1+-+directiva+liquidación+de+oficio+obras (1)

GERENCIA DE INFRAESTRUCTURA Y DESARROLLO URBANO

DIRECTIVA N° 001-2013-MDJLO/GIDU

Aprobada por:

RESOLUCIÓN DE GERENCIA MUNICIPAL N° 601-2013-MDJLO/GM

MAYO, 2013

MUNICIPALIDAD DISTRITAL DEJOSÉ LEONARDO ORTIZ

NORMAS Y PROCEDIMIENTOS PARA LA LIQUIDACIÓNDE OFICIODE LOS PROYECTOS DE INVERSIÓN

EJCUTADOS Y/O FINANCIADOS POR LA MUNICIPALIDADDISTRITAL DE JOSÉ LEONARDO ORTIZ

MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE JOSÉ LEONARDO ORTIZGerencia de Infraestructura y Desarrollo Urbano

Fecha13.Mayo.2013Directiva N° 001-2013-MDJLO/GIDU

Normas y Procedimientos para la Liquidación de Oficio de los Proyectos de InversiónEjecutados y/o Financiados por la Municipalidad Distrital de José Leonardo Ortiz

Aprobada por Resolución de Gerencia Municipal N° 601-2013-MDJLO/GMPágina 2 de 12

2

DIRECTIVA N° 001-2013-MDJLO/GIDU

NORMAS Y PROCEDIMIENTOS PARA LA LIQUIDACIÓNDE OFICIO DE LOS PROYECTOS DE INVERSIÓN EJCUTADOS

Y/O FINANCIADOS POR LA MUNICIPALIDADDISTRITAL DE JOSÉ LEONARDO ORTIZ

Aprobada por

RESOLUCIÓN DE GERENCIA MUNICIPAL N° 601-2013-MDJLO/GM

1. OBJETIVO.

Establecer normas y procedimientos, que permitan liquidar de oficio los Proyectos de Inversión, con másde un año (1) años de antigüedad, ejecutados en las modalidades de Administración Directa y/o Encargo(convenio) y que a la fecha reflejan saldos contables como “Construcciones en Curso” en los EstadosFinancieros de la Municipalidad Distrital de José Leonardo Ortiz; teniendo en consideración que dichosproyectos no pueden ser liquidados regularmente por que no disponen de documentos sustentatoriosy/o no cuentan con la documentación técnica completa.

2. FINALIDAD.

a) Contribuir al Saneamiento Contable de los Proyectos de Inversión ejecutados y/o financiados por laMunicipalidad Distrital de José Leonardo Ortiz, que por carecer de la suficiente documentaciónsustentatoria física – financiera, no han sido liquidadas oportunamente.

b) Normalizar el proceso, de Liquidación y Transferencia de los Proyectos de Inversión ejecutados y/ofinanciados por la Municipalidad Distrital de José Leonardo Ortiz, culminar con el trámiteadministrativo pertinente y su reclasificación en el Balance General de la Institución.

c) Dotar de celeridad y eficacia para que se efectúen las liquidaciones físico – financieras pendientesde los Proyectos de Inversión ejecutados y/o financiados por la Municipalidad Distrital de JoséLeonardo Ortiz, así como determinar si los recursos gastados fueron utilizados en concordancia conlo contemplado en el Expediente Técnico de dichos Proyectos.

3. BASE LEGAL Ley N° 29951, Ley de Presupuesto del Sector Público para el Año Fiscal 2013, Vigésima Novena

Disposición Complementaria Final, prorroga hasta el 31.Diciembre.2013 la vigencia del artículo 3° dela Ley N° 29608, Saneamiento de la Información Contable en el Sector Público.

Ley N° 29151, Ley General del Sistema Nacional de Bienes Estatales – SBN. Ley N° 28411, Ley General del Sistema Nacional del Presupuesto y sus modificatorias. Ley N° 27972, Ley Orgánica de Municipalidades. Ley N° 27493, Ley de Saneamiento Físico Legal de Bienes Inmuebles de Entidades del Sector Público. Ley N° 27444, Ley del Procedimiento Administrativo General. Ley N° 27293, Ley del Sistema Nacional de Inversión Pública – SNIP, y su Reglamento Decreto

Supremo N° 102-3007-EF, y sus modificatorias. Ley N° 27171, Ley de Saneamiento y Transferencia de Infraestructura Social Financiada por el Fondo

Nacional de Compensación y Desarrollo Social –FONCODES.





3

Decreto Supremo N° 007-2008-VIVIENDA, Reglamento de la Ley N° 29151 Ley General del SistemaNacional de Bienes Estatales.

Decreto de Urgencia N° 071-2001, Declaran de interés nacional el saneamiento técnico, legal ycontable de los inmuebles de propiedad de las entidades públicas.

Resolución Directoral N° 012-2012-EF/93.01, de la Dirección Nacional de Contabilidad Pública delMinisterio de Economía y Finanzas, aprueba la Directiva N° 003-2011-EF/93.01, Lineamientos Básicospara el Proceso de Saneamiento Contable en el Sector Público.

Resolución Directoral N° 011-2011-EF/51.01, aprueba el Manual de Procedimientos para las Accionesde Saneamiento Contable de las Entidades Gubernamentales.

Resolución de Contraloría N° 320-2006-CG, que aprueba las Normas Técnicas de Control Interno delSector Público

Resolución de Contraloría N° 195-88-CG, que Norma y Regula la ejecución de Obras Públicas porAdministración Directa.

Ordenanza N° 006-2011MDJLO, que aprueba la nueva Estructura Orgánica y el Reglamento deOrganización y Funciones (ROF) de la Municipalidad Distrital de José Leonardo Ortiz.

4. ALCANCE.

La presente Directiva es de aplicación y cumplimiento obligatorio por el personal de las UnidadesOrgánicas de la Municipalidad Distrital de José Leonardo Ortiz que intervienen en el proceso deLiquidación de Proyectos y de Saneamiento Contable; aplicado a los Proyectos de Inversión ejecutadospor la modalidades de Administración Directa y/o Convenio de Encargo correspondiente a losProgramas de Inversión de Años Fiscales anteriores (con más de cinco (5) años de antigüedad), y que nodisponen de suficiente documentación técnica y/o financiera.

5. DISPOSICIONES GENERALES

5.1. Para efectos de la presente Directiva se considera las siguientes definiciones:

Liquidación de Oficio.- Es el procedimiento aplicado a un Proyecto de Inversión Pública, quehabiendo o no concluido su ejecución física y financiera, no cuentan con la documentaciónsustentatoria de gasto para determinar su valor de liquidación y, a pesar del tiempotranscurrido, aún se encuentra presente en la Cuenta Contable 1501 EDIFICIOS YESTRUCTURAS; es aplicado a los Proyectos de Inversión ejecutados y/o financiados por laMunicipalidad Distrital de José Leonardo Ortiz mediante Administración Directa y/o Conveniode Encargo con más de un (1) años de antigüedad, que a la fecha de vigencia de la presenteDirectiva no cuenta con suficiente información para formular la liquidación de obra.

Costo de Proyecto de Inversión o Valor de Liquidación.- Es la suma que describe la ejecuciónfinanciera del Proyecto de Inversión y que incluye el monto total desembolsado, intereses yotros; así como los deductivos y adicionales; para el caso de una liquidación de oficio está dadopor la valuación establecida, considerando cualidades y características en determinadas fecha yestablecer el costo real del Proyecto.

Valor Contable.- Es el monto que se refleja en los últimos Estados Financieros de laMunicipalidad Distrital de José Leonardo Ortiz. De manera específica para la aplicación de lapresente Directiva corresponde los saldos contables de proyectos pendientes de liquidacióncontabilizados como “Construcciones en Curso”; así mismo los proyectos que registran saldoscontables por tener pendiente la presentación de rendiciones de cuentas.

Saneamiento Contable.- Es el procedimiento contable que permite descargar el saldo de lascuentas que registran los Proyectos de Inversión ejecutadas y/o financiados por laMunicipalidad Distrital de José Leonardo Ortiz, pendientes de liquidación y/o transferencia.

Documentación Técnica.- Son los documentos que registran antecedentes y hechos delproceso constructivo del Proyecto de Inversión desde el inicio hasta la culminación, comprendelos siguientes documentos:





4

Expediente Técnico. Cuaderno de obra. Acta de entrega de terreno. Acta de terminación de obra. Informe final de obra. Acta de recepción de obra. Acta de transferencia de obra. Documentos del Residente y Supervisor. Otros documentos relacionados al Proyecto de Inversión u obra.

Documentación Sustentatoria de Gasto.- Son los documentos que acreditan la inversión ogasto de los recursos financieros asignados por la Municipalidad Distrital de José Leonardo Ortizy comprende los siguientes documentos:

Rendiciones de cuentas sustentadas. Comprobantes de pago autorizados. Órdenes de Compra. Ordenes de Servicio. Facturas, boletas de venta, tickets, recibos de honorarios, liquidaciones de compra y

declaraciones juradas.

Liquidador de Oficio.- Es el servidor de la Municipalidad Distrital de José Leonardo Ortiz querevisa la documentación de obra y prepara el Expediente de Liquidación de los Proyectos deInversión ejecutados y/o financiados, que carecen de documentos técnicos y sustentatoria delgasto.

Entidad Receptora.- Es la entidad que recibió financiamiento de la Municipalidad Distrital deJosé Leonardo Ortiz, en base a un convenio de encargo para la ejecución de proyectos u obrasde infraestructura. Se encuentran comprendidos como entidades receptoras: InstitucionesEducativas, Instituciones de Salud, Organizaciones Religiosas y Organizaciones Sociales,constituidas sobre la base de Núcleos Ejecutores.

Planos del Proyecto de Inversión ejecutado.- Levantamiento gráfico del Proyecto de Inversiónejecutado que puede ser evidenciado in situ.

Metrados del Proyecto de Inversión ejecutado.- Constituye la expresión cuantificada de lostrabajos de construcción que puede ser verificado in situ.

Valorización del Proyecto de Inversión ejecutado.- Es el valor asignado al Proyecto deInversión ejecutado, determinado a través de una metodología objetiva y técnica, adoptada ysustentada por el Liquidador de Oficio.

5.2. Para que un Proyecto de Inversión ejecutado y/o financiado por la Municipalidad Distrital deJosé Leonardo Ortiz, sea susceptible de ser considerado en el proceso de Liquidación de Oficiodeben cumplir las siguientes condiciones:

a) Que el Proyecto de Inversión ejecutado tenga más de cinco (5) años de antigüedad y que hayasido financiado por la Municipalidad Distrital de José Leonardo Ortiz.

b) Que el Proyecto de Inversión se haya ejecutado físicamente y no cuente con la suficientedocumentación técnica y/o con la documentación sustentatoria de gasto.

5.3. En la Liquidación de Oficio pueden presentarse los siguientes casos:

5.3.1. Que el responsable de la ejecución del Proyecto de Inversión y/o la entidad receptora, a lafecha de vigencia de la presente Directiva no haya cumplido con presentar ladocumentación sustentatoria física – financiera, pese a haber sido notificado medianteCarta Notarial hasta por dos (2) oportunidades y/o publicada la notificación en el DiarioOficial de la Región.





5

5.3.2. Que el Proyecto de Inversión ejecutado y/o financiado por la Municipalidad Distrital de JoséLeonardo Ortiz, mantenga observaciones que no han sido subsanadas por el responsable dela unidad orgánica o entidad receptora que tuvo a su cargo la ejecución física o financieradel proyecto. En este caso, la aplicación de la Liquidación de Oficio estará supeditada a lasubsanación de observaciones.

5.3.3. Que la documentación sustentatoria físico – financiera de los Proyectos de Inversiónejecutados y/o financiados por la Municipalidad Distrital de José Leonardo Ortiz, no hayansido entregadas en el proceso de transferencia de la gestión edil. De probarse tal hecho seiniciaran las acciones administrativas y legales contra quienes resulten responsables.

5.3.4. Que la documentación sustentatoria físico – financiera de los Proyectos de Inversiónejecutados y/o financiados por la Municipalidad Distrital de José Leonardo Ortiz, no hayansido entregadas en el proceso de entrega y recepción de cargo. De probarse tal hecho seiniciaran las acciones administrativas y legales contra quien resulte responsable deconformidad a la normativa vigente y a la Directiva N° 004-2013-MDJLO/GAF, Disposicionesy Procedimientos para la Entrega y Recepción de Cargo del Personal de la MunicipalidadDistrital de José Leonardo Ortiz, aprobada por Resolución de Gerencia Municipal N° 249-2013-MDJLO/GM, de fecha 01.Febrero.2013.

5.3.5. Que la documentación sustentatoria del gasto presentada por el responsable de laejecución del proyecto se haya extraviado dentro de los archivos de la MunicipalidadDistrital de José Leonardo Ortiz. De probarse tal hecho se iniciaran las accionesadministrativas y legales contra quien resulte responsable.

5.3.6. Que la infraestructura del Proyecto de Inversión ejecutado y/o financiado por laMunicipalidad Distrital de José Leonardo Ortiz ya no exista por diversas causales, como laacción de fenómenos naturales, demolición, remodelación, rehabilitación o reconstrucción.

5.3.7. Que la obra haya quedado inconclusa debido a paralizaciones definitivas ordenadas pormandato judicial, por el Instituto Nacional de Cultura, por disposición de algún otroorganismo con atribuciones y competencias o por disposición de la propia municipalidad. Eneste caso, la aplicación de la Liquidación de Oficio debe ser previamente consultada alÓrgano de Control Institucional.

5.3.8. Que el Proyecto de Inversión u Obra haya sido ejecutado físicamente y que existarendiciones de cuenta pendientes de rendir.

5.4. Acciones y documentos similares a ser considerados para las Liquidaciones de Oficio.

CASO 1: Proyectos que carecen de documentos técnicos y/o Informe Final de ejecución.

a) Acta de Verificación del Estado Físico del Proyecto de Inversión, de acuerdo a lo indicado enel Formato N° 1.

b) Informe Técnico elaborado por el Liquidador de Oficio, que contenga su opinión sobre elestado de la infraestructura del Proyecto de Inversión ejecutado y/o financiado por laMunicipalidad Distrital de José Leonardo Ortiz, así como la opinión de la procedencia o node la Liquidación de Oficio.

c) Conformidad (Visación) de la Sub Gerencia de Infraestructura.

d) Valorización final de acuerdo al Reglamento Nacional de Tasaciones del Perú, según elFormato N° 2; de ser el caso.

e) Fotografías actuales del Proyecto de Inversión u Obra, si existiese, con presencia delprofesional designado por la Sub Gerencia de Infraestructura.

f) Copia del Expediente Técnico o Presupuesto de Obra más Planos Post Construcción delProyecto u Obra y Resolución de aprobación, en caso de existir.





6

CASO 2: Proyectos terminados con observaciones pendientes de subsanar por el responsable delproyecto.

a) Informe Técnico elaborado por el Liquidador de Oficio, con aprobación de la Sub Gerenciade Infraestructura, sustentando el estado de las observaciones pendientes de subsanar; asímismo haciendo referencia a las unidades orgánicas y/o funcionario o servidoresinvolucrados en el proceso de ejecución del proyecto u obra.

b) En caso de existir, adjuntar al Informe Técnico, copia de las observaciones formuladas a laSub Gerencia de Infraestructura que no fueron absueltas en su oportunidad.

c) La Gerencia de Infraestructura y Desarrollo Urbano solicitará a la Gerencia deAdministración y Finanzas, la relación de Proyectos de Inversión que tienen saldos porrendir. Independientemente de las acciones que tome la Gerencia de Administración yFinanzas al respecto, la Gerencia de Infraestructura y Desarrollo Urbano notificará medianteCarta Notarial o mediante Publicación en el Diario Oficial de la Región a los responsables dela ejecución del Proyecto de Inversión para que presenten la documentación faltante.

d) La documentación técnica faltante, también deberá ser requerida a la Unidad Orgánica quetuvo a su cargo la ejecución de obra, al Residente, al Supervisor o Inspector, segúncorresponda.

e) En caso de ya existir documentos que acrediten notificaciones formuladas a las UnidadesOrgánicas, Residentes, Supervisores o Inspectores, según corresponda, encargados de laejecución; se evaluará la necesidad de formular una nueva notificación o sencillamente darpor agotadas las notificaciones y proceder a formular la Liquidación de Oficio.

f) Transcurrido el plazo legal otorgado mediante la notificación y de no obtener ladocumentación faltante, la Sub Gerencia de Infraestructura, procederá a comunicar estehecho a la Gerencia Municipal a través de la Gerencia de Infraestructura y DesarrolloUrbano y solicitará la autorización para proceder a la Liquidación de Oficio la misma que seoficializara mediante Resolución de Gerencia Municipal.

g) La falta de información de un Proyecto de Inversión es causal para aplicar la Liquidación deOficio; sin embargo cuando la obra no haya sido concluida físicamente o cuando existenrendiciones de cuentas pendientes de rendir, tal procedimiento no es aplicable.

CASO 3: Proyectos de Inversión que ya no existen físicamente.

a) Por acción de fenómenos naturales que hayan causado la destrucción de la obra.

b) Por demolición o reconstrucción para remplazarlo por una nueva infraestructura.

c) Por mantenimiento de infraestructura, otro similar donde no exista infraestructura.

6. PROCEDIMIENTO GENERAL.

Liquidación con Personal de la Municipalidad Distrital de José Leonardo Ortiz

6.1. La Gerencia de Infraestructura y Desarrollo Urbano solicitará a la Gerencia de Administración yFinanzas, información contable detallada de los Proyectos de Inversión que se encuentranpendientes de liquidación; la misma que deberá ser sustentada con análisis de cuentas, y de ser elcaso con auxiliares estándar y otros reportes que reflejen el costo del proyecto.

6.2. La Sub Gerencia de Infraestructura identificará los Proyectos de Inversión que por su naturaleza,tiempo transcurrido, disponibilidad de información y otros factores; se encuentran en condicionesde someterse a un procedimiento de Liquidación de Oficio.





7

6.3. Informe Técnico preparado por el personal de la Sub Gerencia de Infraestructura, en el que seindique las causas más relevantes de cada uno de los Proyectos de Inversión que obligan a laMunicipalidad a practicar la Liquidación de Oficio; tales como: naturaleza del proyecto, antigüedad,estado actual, estado financiero, falta de información, etc. Así mismo considerar el efecto de suaplicación como es el Saneamiento Contable.

6.4. La Sub Gerencia de Infraestructura, indicando la conformidad del Informe Técnico – Contable del(los) Proyecto(s) u Obra(s) elaborado por su personal, elevará un Informe a la Gerencia deInfraestructura y Desarrollo Urbano.

6.5. La Gerencia de Infraestructura y Desarrollo Urbano, acompañando el Informe Técnico de la SubGerencia de Infraestructura; solicitará a la Gerencia de Asesoría Jurídica emita el Informe Legal querespalde la Liquidación de Oficio de determinado Proyecto o grupo de Proyectos.

6.6. La Gerencia de Asesoría Jurídica emitirá el Informe Legal justificando y respaldando la aplicación deLiquidación de Oficio; teniendo en consideración que esta medida es la más apropiada pararegularizar liquidaciones de Proyectos de Inversión que carecen de información, los mismos quepermanentemente son causal de observación por parte de los Órganos de Control.

6.7. La Gerencia de Asesoría Jurídica emite Opinión y devuelve el Expediente a la Gerencia deInfraestructura y Desarrollo Urbano, quien a su vez solicitará a la Gerencia Municipal emita laResolución declarando procedente la aplicación de la Liquidación de Oficio a determinado Proyectoo grupo de Proyectos.

6.8. Una vez emitida la Resolución de Gerencia Municipal que declara procedente aplicar la Liquidaciónde Oficio a determinado Proyecto o grupo de Proyectos, la Gerencia de Infraestructura y DesarrolloUrbano y la Sub Gerencia de Infraestructura dispondrán acciones inmediatas para su cumplimiento

6.9. A propuesta de la Sub Gerencia de Infraestructura, la Gerencia de Infraestructura y DesarrolloUrbano designará al personal que conducirá el proceso de Liquidación de Oficio de uno o másproyectos. La liquidación comprenderá a uno o más liquidadores y de ser el caso un supervisor.

6.10. El Liquidador de Oficio recopila información, verifica en campo, suscribe actas de verificación yactas de transferencia, prepara el Expediente de Liquidación, elabora la Liquidación de Oficio,coordina y conduce el proceso hasta tramitarlo para aprobación. Del supervisor, de ser el caso,verificará que el trabajo de campo sea absolutamente serio y eficiente.

6.11. La recopilación de documentación técnica y financiera de los Proyectos de Inversión ejecutados y/ofinanciados por la Municipalidad Distrital de José Leonardo Ortiz, que son materia de liquidación,contará con el apoyo de todo el personal que pertenece a la Gerencia de Infraestructura yDesarrollo Urbano, quienes brindarán información y aportes a los liquidadores; adicionalmente labúsqueda de información estará a cargo de personal que considere la Gerencia Municipal, el cualserá asignado por Memorando.

6.12. Si luego de efectuar requerimientos y notificaciones para obtener información, la documentacióntécnica y financiera es escasa o no existe; el Expediente de Liquidación de Oficio se limitará aconformarlo y aprobarlo con los actuados del proceso de liquidación, con los formulariosestablecidos en la presente Directiva y con la información proporcionada por la Sub Gerencia deContabilidad.

6.13. La Sub Gerencia de Infraestructura autorizará con Memorando a el(los) Liquidador(es) y Supervisorde ser el caso, para que evalúen in situ el estado del Proyecto de Inversión u Obra y suscriban demanera conjunta con autoridades y de los beneficiarios, el Acta de Verificación Física del Proyectode Inversión u Obra según modelo del FORMATO N° 1.

6.14. El personal designado para esta labor verificará que los documentos existentes, sean idóneos yreúnan las formalidades básicas que permitan llevar a cabo el proceso de Liquidación de Oficio.





8

6.15. En cualquier etapa del proceso de liquidación, la Sub Gerencia de Infraestructura deberá solicitar ala Sub Gerencia de Contabilidad, el valor contable actualizado de la obra materia de liquidación,con la finalidad de que dichos valores sean consignados en los documentos y la Resolución deLiquidación.

6.16. La Sub Gerencia de Contabilidad remitirá información detallada de los valores contables,debidamente clasificados por cuenta y por año, según los últimos Estados Financieros de laMunicipalidad. Adicionalmente y en caso de disponer remitirá copia de auxiliares estándar yreportes de ejecución que puedan ser utilizados como fuente de información contable.

6.17. Si se dan las condiciones para formalizar la transferencia de la Obra, el personal autorizadosuscribirá el acta correspondiente según modelo del FORMATO N° 3. En casos excepcionales lafalta del acta de transferencia no es impedimento para aplicar la Liquidación de Oficio.

6.18. La determinación del valor de tasación de la obra, es opcional y está supeditado a las condiciones yestado actual de la obra. De ser necesaria su aplicación deberá regirse por el Reglamento Nacionalde Tasaciones y utilizar el FORMATO N° 2.

6.19. Todos los actuados formarán parte del Expediente de Liquidación, tanto la información existentecomo la que se obtenga o elabore durante el proceso de liquidación. Incluye así mismo la propiaLiquidación de Oficio que será preparada según modelo del FORMATO N° 4 por la persona opersonas designadas para dicho fin.

6.20. En caso de existir documentación técnica y/o financiera, también formarán parte del Expediente deLiquidación los siguientes documentos:

Expediente técnico. Cuaderno de obra. Acta de entrega de terreno. Acta de terminación de obra. Informe final de obra. Acta de recepción de obra. Acta de transferencia de obra. Documentos del Residente y Supervisor. Documentos sustentatorios de gasto.

6.21. Una vez completo el Expediente de Liquidación, la Sub Gerencia de Infraestructura elevará elExpediente a la Gerencia de Infraestructura y Desarrollo Urbano para continuar con el trámite deaprobación.

6.22. La Gerencia de Infraestructura y Desarrollo Urbano asume la conformidad y tramita el Expedientede Liquidación a la Gerencia Municipal para que mediante Resolución apruebe la Liquidación deOficio.

6.23. La Gerencia Municipal aprueba la Liquidación de Oficio, luego se remite un ejemplar de laResolución de Liquidación a la Sub Gerencia de Contabilidad para que proceda a realizar eldescargo contable que corresponda. En el caso de Saneamiento Contable se procederá conforme ala normativa de la materia.

7. PROCESO DE TRANSFERENCIA.

A. CUANDO LA OBRA EXISTE FÍSICAMENTE Y/O SE ENCUENTRA OPERATIVA.

7.1. El Acta de Transferencia es el documento legal mediante el cual se transfiere la obra a la entidadreceptora (Institución Educativa, Institución de Salud, Organizaciones Religiosas y OrganizacionesSociales, constituidas sobre la base de Núcleos Ejecutores), debiendo suscribirla enrepresentación de la Municipalidad Distrital de José Leonardo Ortiz o la Comisión que se designemediante Resolución de Gerencia Municipal; y de la otra parte el representante legal de laentidad receptora.





9

7.2. Cuando las entidades receptoras carecen de autonomía contable, el acta de transferencia deberásuscribirla el representante legal de la instancia más representativa o de más alto nivel a la cualpertenece la entidad receptora.

7.3. El acta de transferencia deberá contener: aspectos generales del proyecto, valor referencial,valor contable según los últimos estados financieros y otros aspectos básicos de la obra.

7.4. El acta de transferencia se suscribirá por triplicado, un ejemplar para cada una de las partesintervinientes y un ejemplar para que se remita a la Sub Gerencia de Contabilidad recomendandoefectuar el descargo contable.

7.5. En casos excepcionales se puede obviar el acta de transferencia; dependiendo la naturaleza delProyecto de Inversión u Obra, del estado de la obra, del tipo de uso u administración de obra y dealgún otro factor técnico que impida realizar la transferencia.

B. CUANDO LA OBRA NO EXISTE FÍSICAMENTE Y/O SE ENCUENTRA INOPERATIVA.

7.6. No existe obligatoriedad para suscribir un acta de transferencia cuando las obras ya no existenfísicamente por cualquier circunstancia o cuando se encuentran inoperativas por diversosfactores.

7.7. Si se aprueba la Liquidación de Oficio sin contar con acta de transferencia, se asume que elProyecto de Inversión es un caso excepcional que no puede ser transferido; por tanto el descargoo rebaja de los saldos contables debe efectuarse únicamente con la Resolución que aprueba laLiquidación de Oficio.

8. RESPONSABILIDADESLa aplicación del procedimiento de Liquidación de Oficio en la Municipalidad Distrital de José LeonardoOrtiz, no exime de responsabilidad a quienes por alguna razón estuvieron inmersos en las siguientescausales:

a) Por incumplimiento, omisión o usurpación de funciones en la ejecución física y financiera delProyecto de Inversión ejecutado y/o financiado por la Municipalidad Distrital de José Leonardo Ortiz

b) Por el incumplimiento de funciones en la Supervisión del proyecto.

c) Por no haber liquidado el proyecto en su debido momento.

d) Por apropiación o pérdida de información.

e) Por la no ejecución física del proyecto y el uso indebido de los recursos financieros asignados alproyecto.

f) Por incumplimiento en la presentación de información física y/o documentación sustentatoria degasto.

g) Por obstaculizar el debido proceso de ejecución y liquidación del proyecto.

h) Por negligencia en el desempeño de sus funciones en la ejecución y liquidación del proyecto.

i) Por la reiterada resistencia al cumplimiento de las órdenes de sus superiores relacionadas con elSaneamiento Contable de los Proyectos en los cuales tuvo participación en su ejecución.

j) Por no alcanzar la información presupuestal y financiera del Proyecto, así como sus respectivosdocumentos sustentatorios de gasto, dentro de los plazos señalados.

La Gerencia de Administración y Finanzas y la Sub Gerencia de Infraestructura, bajo responsabilidadfuncional y administrativa, brindarán información a la Gerencia de Asesoría Jurídica y/o ProcuraduríaPública Municipal, de las personas que tuvieron determinada participación en la obra u proyecto, paraque en base a ello y según el grado de responsabilidad se disponga las acciones legales y administrativasque corresponda.





10

9. RESTRICCIONES.

La presente Directiva no es aplicación en los siguientes casos:

9.1. Para los Proyectos de Inversión u Obras ejecutadas y/o financiadas y/o por encargo (convenio)que se encuentren en Proceso Judicial por incumplimiento de obligaciones por parte de la propiaMunicipalidad o de la entidad receptora, en lo que respecta a la ejecución de metas físicas o la noejecución en obra de los recursos financieros asignados por la Municipalidad Distrital de JoséLeonardo Ortiz.

Una vez resuelto el Proceso Judicial se elevará consulta a la Gerencia de Asesoría Jurídica paradefinir si procede aplicar la Liquidación de Oficio y se defina al mismo tiempo las metas y/omonto a liquidar. Para determinar el estado del Proceso Judicial la Gerencia de Asesoría Jurídicadebe solicitar el informe a la Procuraduría Municipal requiriéndole hacer las precisionescorrespondientes.

9.2. Para los Proyectos de Inversión y Obras ejecutadas por Administración Directa y/o Encargo(convenio) con una antigüedad de más de un (1) año, que cuenten con información pero quetienen pendiente de subsanar aspectos técnicos y financieros.

9.3. Para los Proyectos de Inversión y Obras ejecutadas por Administración Directa y/o Encargo(convenio), que sin causa justificada quedaron inconclusas y/o paralizadas; mientras no existarecomendación para liquidar de parte del Órgano de Control Institucional o alguna instanciaJudicial, según corresponda.

9.4. Para los Proyectos de Inversión y Obras ejecutadas por Administración Directa y/o Encargo(convenio) dentro del último año, computados al 31 de Diciembre del último ejercicio.

10. SANEAMIENTO CONTABLE

CONSTRUCCIONES EN CURSO.

10.1. El procedimiento implica realizar el descargo o rebaja contable de las Cuentas de “Construccionesen Curso” que se refleja en los Estados Financieros de la Municipalidad Distrital de José LeonardoOrtiz, resultante de la ejecución de Proyectos de Inversión que se encuentran pendientes deliquidación y/o transferencia.

10.2. El descargo o rebaja contable se realiza previo Acuerdo del Concejo Municipal, quien en base alas Actas de Aprobación del Expediente de Saneamiento del Comité de Saneamiento Contable,autoriza a la Sub Gerencia de Contabilidad a implementar las acciones de saneamiento de lasCuentas Construcciones en Curso.

Formará parte del Expediente de Saneamiento la Resolución de Gerencia Municipal que apruebala Liquidación de Oficio del Proyecto de Inversión.

10.3. Cuando exista Acta de Transferencia debe adjuntarse copia al Expediente de SaneamientoContable, y de ser factible hacer mención en el Acuerdo de Concejo Municipal.

10.4. En casos excepcionales, cuando no exista Acta de Transferencia; la Sub Gerencia de Contabilidadrealizará el descargo o rebaja contable con el Acuerdo de Concejo Municipal que autoriza elSaneamiento Contable, transfiriendo el saldo a una cuenta de gasto.

ENCARGOS GENERALES Y CUENTAS POR COBRAR DIVERSAS DE DUDOSA RECUPERACIÓN.

10.5. Las diferentes instancias administrativas de la Municipalidad Distrital de José Leonardo Ortizimplementarán medidas orientadas a recopilar documentación sustentatoria de gasto y/orendiciones de cuentas pendientes de rendir; de manera especial cuando dicha información seaimprescindible para poder liquidar de oficio una determinada obra.





11

10.6. Si las rendiciones de cuentas o documentos sustentatorios de gasto tienen observaciones decarácter administrativo o de procedimiento, la Sub Gerencia de Infraestructura elevara consulta ala Gerencia de Asesoría Jurídica para resolver y opinar sobre el punto observado, si la opiniónabsuelve la observación se formulará la Liquidación de Oficio, que formara parte integrante delExpediente de Saneamiento con el cual el Comité de Saneamiento mediante Acta solicitara laautorización del Concejo Municipal para proceder a la rebaja contable.

10.7. La Sub Gerencia de Infraestructura dispondrá de personal para coordinar con el Comité deSaneamiento Contable, los mecanismos que permitan regularizar y/o subsanar las rendiciones decuentas pendientes.

10.8. Cuando los saldos pendientes de rendir registrados como “cuentas por cobrar diversas de dudosarecuperación” que corresponden a proyectos o actividades que no tiene un nombre específicoy/o que por su naturaleza no se pueden cuantificar metas: el Concejo Municipal medianteAcuerdo puede autorizar la rebaja contable de oficio, previa Acta de Aprobación del Comité deSaneamiento, formando parte del Expediente de Saneamiento el Informe Técnico y Legal de laGerencia de Infraestructura y Desarrollo Urbano y la Gerencia de Asesoría Jurídica,respectivamente.

10.9. Cuando no existan documentos sustentatorios de gasto originales, no serán válidas las copias decomprobantes de pago legalizadas y/o fedateadas.

11. FINANCIAMIENTO.

11.1. Las acciones de verificación física, recopilación de información y liquidación de los proyectosdemandas de recursos financieros para el cumplimiento de la labor que realizarán losprofesionales, técnicos y personal de apoyo designados por la Municipalidad Distrital de JoséLeonardo Ortiz.

11.2. La Municipalidad Distrital de José Leonardo Ortiz asumirá el financiamiento, poniendo adisposición los recursos financieros y los medios necesarios para el cumplimiento de lasactividades aplicables en las Liquidaciones de Oficio y de Saneamiento Contable

12. RESPONSABILIDAD DE CUMPLIMIENTO.

Son solidariamente responsables del cumplimiento de lo dispuesto en la presente Directiva: la GerenciaMunicipal, la Gerencia de Infraestructura y Desarrollo Urbano, la Gerencia de Administración y Finanzas,la Gerencia de Asesoría Jurídica, la Sub Gerencia de Infraestructura, la Sub Gerencia de Contabilidad, elÓrgano de Control Institucional, a través de sus Jefaturas; y el Comité de Saneamiento Contable en loque le compete.

13. DISPOSICIONES COMPLEMENTARIAS

Primera.- Las Liquidaciones de Oficio de los Proyectos de Inversión ejecutados y/o financiados por laMunicipalidad Distrital de José Leonardo Ortiz, al Ejercicio 2010, y que se encuentran inmersas en elproceso de Saneamiento de la Información Contable de la Municipalidad Distrital de José LeonardoOrtiz, serán ejecutadas por el Comité de Saneamiento Contable y la Comisión de Apoyo al Comité deSaneamiento Contable. La Sub Gerencia de Infraestructura realizara las acciones de coordinación, apoyoy aquellas que le correspondan, y le sean asignadas.

Segunda.- Las Liquidaciones de Oficio de los Proyectos de Inversión ejecutados y/o financiados por laMunicipalidad Distrital de José Leonardo Ortiz, en el Ejercicio 2011, serán realizadas por la Sub Gerenciade Infraestructura siguiendo los lineamientos de la presente Directiva.

Tercera.- La Sub Gerencia de Infraestructura o el Comité de Saneamiento Contable, según corresponda,en el marco de la Ley N° 29951 Ley de Presupuesto del Sector Público para el Año Fiscal 2013,presentarán un Plan de Trabajo debidamente sustentado para la realización de las Liquidaciones deOficio y de Saneamiento Contable, respectivamente, a fin de prever su financiamiento y los recursos quesean necesarios para su cumplimiento.





12

Cuarta.- Toda situación no prevista en la presente Directiva, serán resueltos por la Gerencia Municipalprevio Informes Técnico y Legal de Gerencia de Infraestructura y Desarrollo Urbano y la Gerencia deAsesoría Jurídica, según corresponda.

Quinta.- El incumplimiento de las normas establecidas en la presente Directiva constituye falta decarácter disciplinario y se sancionará de acuerdo a las normas correspondientes.

14. DISPOSICIONES FINALES.

Primera.- La presente Directiva entrará en vigencia a partir del día siguiente de su aprobación medianteacto resolutivo.

Segunda.- Cualquier cambio en la Estructura Orgánica de la Municipalidad Distrital de José LeonardoOrtiz obliga a la modificación inmediata de la presente Directiva.

José Leonardo Ortiz, Mayo del 2013.Elaborado por: Asesoría ExternaFecha: Propuesto por: Gerencia de Infraestructuray Desarrollo UrbanoFecha:

Revisado por: Gerencia de Asesoría JurídicaFecha: Aprobado por: Gerencia MunicipalFecha:

1+-+directiva+liquidación+de+oficio+obras (1)

Documents