1. contabilidad para principiantes 2014

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Nota técnica: Contabilidad para principiantes

Daniel Néstor Gallo

1. El balance La contabilidad de una empresa tiene por finalidad mantener un registro actualizado de los bienes y derechos que una entidad posee y de las obligaciones asumidas frente a terceros. Como consecuencia, la diferencia entre lo que ella tiene y lo que debe es su patrimonio neto. Es neto porque se restan activos menos pasivos. Ese registro, que es la contabilidad, puede, por lo tanto, ser visto como un inventario permanente de activos (bienes más derechos contra terceros) y pasivos (obligaciones hacia terceros). La contabilidad permite, entonces, determinar la riqueza que le corresponde a los dueños de una entidad calculada a través de esa simple ecuación antes mencionada: todo lo que tiene menos todo lo que debe es, en definitiva, el patrimonio neto. El mencionado inventario de activos y pasivos puede ser mirado desde otro punto de vista: los propietarios aportaron y los terceros prestaron recursos al ente. Ambos, unos como dueños y otros como acreedores son quienes lo han financiado. Con esa financiación, el ente realizó inversiones (pudo incorporar activos) de los que pretende obtener beneficios. En cualquiera de los dos casos, se concluye en lo mismo. Los contadores, con la inteligencia que los caracteriza, le dan el nombre de balance general o estado de situación patrimonial al producto básico y esencial de la contabilidad. Este reporte es la síntesis, a un momento dado, del inventario de bienes, derechos y obligaciones y tiene la siguiente estructura:

Activo

Pasivo

Patrimonio neto

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Seguidamente, se definen con mayor precisión los términos contables utilizados hasta ahora:

Activo

Pasivo

Patrimonio neto

2. El activo, el pasivo y el patrimonio neto en el balance Activo: a) El activo comprende a todos los bienes materiales o inmateriales que tienen:

valor de cambio (pueden ser cambiados por otros bienes o ser vendidos o ser usados para cancelar obligaciones o para ser distribuidos entre los dueños) o

valor de uso (pueden ser usados para crear otros bienes que tendrán valor de cambio, un ejemplo son las maquinarias).

Los activos, siempre, deben ser capaces de generar un flujo positivo de fondos futuros. No importa si un activo es material o inmaterial. La basura o los desechos industriales son algo material que, generalmente, no tiene valor. Por lo tanto, no pueden ser considerados activos ya que no se pueden cambiar por otro activo ni pueden ser usados para generar valor. Una patente, en cambio, representa algo inmaterial que sirve para crear bienes con valor. Si una patente no sirviera para producir nada ni pudiese ser vendida tampoco podría considerarse un activo porque no produciría un flujo positivo de fondos.

b) Asimismo, desde el punto de vista contable, para que algo forme parte del activo de alguien, no es necesario que se tenga la propiedad del bien. Basta con tener el control de los beneficios económicos que el bien genera (si los beneficios son para Juan, es un activo de Juan). Por tal razón, en algunos casos (por ejemplo en el leasing financiero), un bien que se ha arrendado y del que no se es propietario forma parte del activo aunque, al mismo tiempo, se deba reconocer el pasivo por las cuotas que se deben pagar.

c) Como el balance es un inventario de bienes a una fecha1, para que un activo pueda incorporarse a la contabilidad, debe existir desde antes de ese momento. No deben considerarse como activos a los bienes que se van a fabricar en el próximo ejercicio, la soja que se cosechará el año próximo o al dinero que se va a recibir por alquileres futuros de un inmueble.

d) Otro requisito fundamental para que algo pueda ser considerado activo es que se lo pueda valorizar objetivamente. Son valores objetivos el costo pagado por un bien que se ha comprado o la cotización que ese bien tiene en el mercado. No es un valor objetivo lo que al dueño de un bien le parece que vale el bien. Una empresa puede tener personal altamente calificado o una clientela muy fiel pero, hasta ahora, es imposible asignar, a estos elementos, un valor objetivo. Cualquier valor que se determine podría arbitrario, no objetivo o sesgado.

1 Es una foto instantánea.

HIMBLER

Resaltado

HIMBLER

Resaltado

Es un contrato de arrendamiento financiero, con opción de compra obligatoria a ejercitar a decisión del arrendatario que se utiliza para la puesta a disposición de inmovilizado dentro de empresas y particulares. Este tipo de contrato se caracteriza por la obligatoriedad de dicha opción sobre el bien puesto a disposición.

HIMBLER

Resaltado

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En síntesis, las características que se requieren para que algo sea incorporado como activo al balance de un ente son:

tener valor de cambio o de uso,

tener la propiedad o el control de los beneficios económicos que puede generar,

existir o tener un origen anterior al momento de la incorporación, y

poder ser medido de manera objetiva.

Pasivo: a) El pasivo comprende las obligaciones hacia terceros de entregar dinero, bienes o servicios.

Si existen esa obligaciones es porque hay deudas que cancelar. Por lo tanto, esta expresión implica que será necesario sacrificar activos para liberarse de la obligación.

b) Otro requisito es que la cancelación o el pago (el sacrificio de activos) debe ser ineludible.

No es deuda algo que podría ser pagado si el deudor quiere. Sin embargo, también se consideran equivalentes a ineludibles a aquellos compromisos asumidos voluntariamente como ser ciertos pagos complementarios al personal (gratificaciones) o donaciones decididas que todavía no se efectivizaron. Si bien se podrían “eludir”, la decisión tomada los incorpora al pasivo.

c) Al igual que el activo, las obligaciones que forman parte del pasivo deben existir desde

antes de la fecha a la que se refiere el inventario (balance). Hoy no se puede se tiene un pasivo porque el próximo año habrá que pagar los sueldos del personal o porque se proyecta comprar un auto. El balance es una foto tomada un día determinado: para salir en la foto hay que estar presente. Todavía no existe la deuda porque el auto no ha sido comprado ni los servicios del personal se han prestado.

d) Un pasivo también debe ser cuantificable de manera objetiva para que pueda ser incluido

en el balance. Si no se pudiera cuantificar no se lo puede incluir, ¿cuál sería su valor? Se informará: “hay una obligación por un juicio que seguramente se perderá, pero que no se incluye en el balance porque se desconoce el monto que habría que incorporar”. Esta información forma parte de las notas al balance.

En definitiva, las características que se deben reunir para que algo pueda ser incorporado al pasivo del balance de un ente son:

requerir un sacrificio de activos,

ser ineludibles,

existir o tener un origen anterior al momento de su incorporación, y

poder ser medidos de manera objetiva. La posibilidad de valuar objetivamente2 una partida es requisito fundamental para que tanto un activo como un pasivo puedan ser incluidos en el balance. No se admiten partidas cuya valuación pueda ser arbitraria. Si fuese posible incorporar partidas arbitrarias en los balances, la información seguramente sería sesgada.

2 Las estimaciones de valor son admitidas en la contabilidad siempre que sean objetivas.

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Patrimonio neto Por último, el patrimonio neto es la diferencia entre el activo y el pasivo. Es el neto que le pertenece a los propietarios del ente. El patrimonio neto está siempre compuesto sólo por dos conceptos:

a) los aportes que hicieron los propietarios y b) los resultados que se fueron acumulando porque no fueron retirados por los dueños

(los resultados que no se llevaron se asemejan a nuevos aportes de capital).

No puede haber otro concepto dentro del patrimonio neto. Aportes y resultados acumulados (no retirados), indudablemente, les pertenecen a los dueños. Los aportes que hicieron los dueños constituyen el capital del ente independientemente de la forma jurídica que se les haya dado (capital, aportes a capitalizar, primas de emisión, etc.). Las ganancias (o pérdidas) acumuladas incrementan sus derechos ya que son para ellos. Si se utilizó dinero que estaba en el activo para adquirir un bien que luego se vendió en una suma mayor, ahora hay más dinero. Ese plus le pertenece a los dueños que ahora tienen derechos sobre una suma mayor que la que tenían antes. Reunión del activo, pasivo y patrimonio neto en el balance general Como se dijo antes, el balance o estado de situación patrimonial también puede ser visto como un estado de financiación e inversión.

Inversión Financiación

Activo

Pasivo

Patrimonio neto

El pasivo y el patrimonio neto muestran los aportes de fondos que la entidad recibió de los propietarios.

El pasivo, lo que proveyeron los acreedores: prestamistas, proveedores de mercaderías (que están o estuvieron en el activo y a quienes aún no se le pagó), etc.

El patrimonio neto, los fondos que aportaron los propietarios: el capital y las ganancias que todavía no han retirado.

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Los recursos aportados por ambas fuentes de financiación (acreedores y dueños) fueron invertidos en activos: se compraron mercaderías o máquinas, se prestaron a clientes, se compraron acciones, se mantuvieron en efectivo en la caja, etc. En el fondo, ambos enfoques son iguales y responden a una ecuación que los contables, sintiéndose matemáticos3, llaman “ecuación patrimonial” y que puede plantearse de dos maneras:

Activo - Pasivo = Patrimonio neto

Activo = Pasivo + Patrimonio neto

Ambas ecuaciones reflejan lo que se ha venido explicando y develan el misterio de por qué el “debe” ser igual al “haber”. Los acreedores (haber) son los que proveyeron recursos; pueden ser terceros (acreedores) y dueños (capital). El activo le debe su existencia a aquéllos. Una entidad no puede tener una cantidad de activos que sea mayor o menor que la financiación recibida de los acreedores y de los dueños. Las ganancias son parte del haber ya que se agregan a lo que aportaron los dueños y que ellos podrían retirar si quisieran. Mientras las dejen en la empresa, permiten aumentar la inversión en activos. Las pérdidas son parte del debe porque, a la inversa que las ganancias, reducen los derechos de los dueños y disminuyen las inversiones que pueden hacerse en activos. En definitiva, los resultados acumulados son el neto de ganancias y pérdidas no retiradas. Por lo expuesto, la paridad entre el debe y el haber no se rompe nunca. La partida doble es perfecta.

3. Formato del balance general Como se dijo al comienzo, el balance no es otra cosa que un inventario de los activos y pasivos de un ente. Ese inventario contiene muchos (a veces muchísimos) activos y pasivos. Los contadores los agrupan según sus características y nombran a cada grupo utilizando una terminología específica que puede variar de país en país. Por muchos que sean los activos y pasivos diferentes que haya, en el balance se muestran en una limitada cantidad de categorías para permitir su lectura rápida. La primera clasificación que se advierte en el ejemplo de más abajo, tanto para activos como para pasivos, es la división entre corrientes y no corrientes. Los activos corrientes son aquéllos que se espera se conviertan en dinero en efectivo antes de que pasen doce meses. Los pasivos

3 La contabilidad es considerada la madre de todas las ciencias.

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corrientes son los que vencen antes de que transcurra ese mismo plazo4. Esta división se realiza al solo efecto de permitir extraer algo de información sobre la situación financiera de la empresa: deudas que vencen pronto (antes de un año) y activos que se convertirán en dinero (también antes de un año) para afrontarlas.

Estado de situación patrimonial o balance general al.............

Activo Pasivo Activos corrientes Pasivos corrientes Caja y bancos Cuentas por pagar Inversiones Préstamos Clientes Deudas sociales y fiscales

Otros créditos Total de pasivos corrientes

Bienes de cambio o existencias

Total de activos corrientes Pasivos no corrientes

Préstamos Activos no corrientes Previsiones

Clientes Total del pasivo no corriente

Otros créditos Total del pasivo

Inversiones Bienes de uso Patrimonio neto Activos intangibles Capital

Total del activo no corriente Resultados acumulados

Total del patrimonio neto

Total del activo Total del pasivo y patrimonio neto

Tanto dentro del activo corriente como dentro del no corriente, los activos se ordenan según su grado de liquidez: primero los más líquidos5, como el efectivo y los depósitos en bancos y luego los que tienen un grado menor de liquidez. Las inversiones en títulos con cotización son más líquidas que lo que deben los clientes por las ventas realizadas. Las cuentas a cobrar a clientes son más líquidas que las mercaderías ya que éstas deben ser primero vendidas antes de que se conviertan en efectivo. Los montos que se cobrarán a otras personas no clientes (por ejemplo un préstamo a un empleado o lo que se debe cobrar por la venta de una máquina que ya no se usa) se muestran separados de los clientes porque no tienen por origen las operaciones que hacen al objeto esencial de la empresa (ventas) y se presentan bajo la denominación de otros créditos. Las mercaderías de reventa, los productos elaborados y las materias primas que se tienen para producir algo destinado a la venta tienen una característica común: su destino es venderlos a los clientes. Se los denomina bienes de cambio o existencias.

4 Para los activos se debe hacer una estimación del momento en que se convertirán en efectivo. Para los pasivos

importa la fecha de vencimiento. 5 El activo más líquido es el dinero en efectivo porque se escapa, chorreando como el agua, de las manos.

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Las maquinarias, instalaciones y edificios empleados o usados para la actividad de la empresa son agrupadas bajo la denominación de bienes de uso o propiedad, planta y equipo. Las patentes, marcas u otros activos con características similares se agrupan como activos intangibles. Puede haber activos del mismo grupo clasificados como corrientes o no corrientes. Ello depende del plazo en que se convertirán en dinero. Ciertos clientes pagarán a corto plazo y otros con un plazo mayor. Asimismo, un mismo cliente puede deber una parte a corto plazo y otra a largo plazo: por ejemplo, si pagará en veinte cuotas mensuales, doce serán corrientes y ocho no corrientes. Con respecto al pasivo, la clasificación se realiza según el origen de la deuda. Las cuentas por pagar incluyen a las deudas con proveedores de bienes y servicios. Los préstamos muestran lo que se debe a bancos y acreedores financieros. El renglón de remuneraciones y cargas sociales y el de fiscales (en el ejemplo están unificados) a los sueldos, contribuciones a la seguridad social e impuestos que se adeudan. Las previsiones son deudas con una característica especial: no son deudas ciertas sino contingentes (un juicio contra la compañía con una alta probabilidad de fallo en contra que determinará la necesidad de afrontar el pago de una indemnización no es una deuda cierta todavía, pero tiene una alta probabilidad de serlo). Con respecto al patrimonio neto, la división entre capital (lo aportado por los socios o propietarios) y los resultados acumulados que también les pertenece a ellos (las ganancias incrementan y las pérdidas reducen lo aportado) es la única posible. Es inimaginable que el patrimonio neto pueda contener otra cosa6 aunque a veces aparezcan muchas cuentas. Todas ellas caben en uno de los dos grupos: aportes o resultados acumulados. Un balance confeccionado bajo normas internacionales podría invertir el orden: en el activo primero lo no corriente y luego lo corriente y del otro lado primero el patrimonio neto y luego los pasivos no corrientes y finalmente los corrientes.

4. Asignación de un valor a cada activo y pasivo Lo expresado hasta aquí parece muy sencillo. Las complicaciones comienzan a aparecer cuando se deben asignar valores a los distintos activos y pasivos que tiene una empresa. Se plantean aquí algunas cuestiones:

6 Sin perjuicio de algunas cuestiones especiales referidas a temas de contabilidad superior (que se tratarán más

adelante) y que exceden al alcance de esta nota técnica.

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¿Qué valor se le asigna a las mercaderías compradas? ¿El costo soportado cuando se compraron, el costo de reposición de este momento o el precio al que se espera venderlas?

¿Por cuánto debe figurar un depósito a interés en un banco? ¿Por lo colocado, por lo que se recibirá al vencimiento o por algún otro valor?

¿Cómo reflejar el desgaste de los bienes de uso (propiedad, planta y equipo)?

¿Todos los clientes a los que se le vendió a fiado son cobrables hasta que se demuestre lo contrario o todos son incobrables hasta que paguen?

¿Qué hacer con los juicios que se iniciaron contra la empresa? ¿Se espera a que el juez falle7 para registrar una deuda? ¿O se contabiliza algún importe desde que se conoce que se tiene una demanda?

¿Cómo tratar los juicios iniciados por la empresa contra otras partes? ¿Son activos por lo que se estima que se cobrará o no?

¿Se incluyen entre los activos intangibles los gastos de publicidad realizados?

¿Cuándo se reconoce la ganancia por una obra que demorará cinco años? ¿Al iniciarla, al concluirla o en algún otro momento?

Los costos incurridos para sembrar soja ¿son un activo o un gasto?

¿Una plantación de maíz se incluye en el activo cuando se siembra, cuando brota la plantita, cuando está más crecida o recién cuando se haga la cosecha?

¿Qué valor se le asigna al ganado que se está criando?

7 No se está sugiriendo que el juez se equivocará.

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5. Determinación de los resultados del ejercicio El inventario patrimonial o balance puede confeccionarse a fin de cada mes, trimestre, año o en cualquier fecha. Su preparación permite conocer si se obtuvieron ganancias o no desde que se hizo el anterior balance o inventario. Para ello sólo habría que comparar el patrimonio neto final con el inicial. Así, sabremos si la riqueza o patrimonio neto de la entidad creció o disminuyó durante el período como consecuencia de los resultados que se fueron acumulando y que pueden haber sido positivos o negativos. Analizaremos un ejemplo simple. 1. Se constituye una sociedad cuyo objeto es la compraventa de pifusios8. Si los socios realizan

un aporte $ 1.000 en efectivo, inicialmente, el inventario patrimonial mostrará lo siguiente:

Activo Pasivo Caja y bancos 1.000

Total del pasivo 0

Patrimonio neto Capital 1.000 Resultados acumulados

Total del patrimonio neto 1.000

Total del activo 1.000 Total del pasivo y patrimonio neto 1.000

2. En la primera operación se compran 600 pifusios a $ 1 cada uno y se los paga al contado. La

situación patrimonial se modifica como se ve más abajo. El activo es el mismo, sólo se modificó su composición. Hay menos dinero pero ahora se tienen $ 600 de mercaderías.

Activo Pasivo

Caja y bancos 400

Mercaderías 600 Total del pasivo 0

Patrimonio neto Capital 1.000 Resultados acumulados



3. Luego se venden 400 unidades a $ 1,50 cada una a cobrarse en 90 días lo que vuelve a

modificar el inventario patrimonial. Se han cambiado 400 pifusios cuyo costo había sido de $ 400 por una cuenta por cobrar de $ 600. El patrimonio se incrementó en $ 200 por la ganancia obtenida. Se ha reemplazado un activo de $ 400 por otro de $ 600.

8 Producto de consumo masivo aún no inventado.

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Activo Pasivo

Caja y bancos 400

Clientes 600 Total del pasivo 0

Mercaderías 200 Patrimonio neto Capital 1.000 Resultados acumulados 200



4. Ahora se venden 100 pifusios más a $ 1,50 en cuenta corriente. El balance vuelve a

modificarse. Se cambiaron 100 pifusios que costaron $ 100 por una nueva cuenta por cobrar de $ 150. La ganancia es de $ 50.

Activo Pasivo

Caja y bancos 400





5. Se cobra la mitad de lo que debía el primer cliente (el de la operación 3): $ 300. El balance

vuelve a cambiar. Hay más efectivo y menos cuentas por cobrar.

Activo Pasivo Caja y bancos 700





6. Ahora se compran 300 pifusios adicionales a $ 1 cada uno a pagar en 180 días. Hay más

mercaderías y, como esa mercadería no se pagó, aparece una deuda.

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Activo Pasivo

Caja y bancos 700 Proveedores 300





7. Lo siguiente es el pago de sueldos al personal por $ 100. Se achican los fondos de la caja y

baja el patrimonio ya que se trata de un gasto.

Activo Pasivo Caja y bancos 600 Proveedores 300





8. Finalmente, antes de terminar el ejercicio, los socios refuerzan el capital con un nuevo

aporte de $ 500 en efectivo.

Activo Pasivo Caja y bancos 1.100 Proveedores 300





Como consecuencia de todas estas transacciones, el patrimonio pasó desde los $ 1.000 que fueron el aporte inicial a $ 1.650. Creció $ 650. ¿Se ganaron $ 650? Ese crecimiento es consecuencia de dos hechos:

i. el nuevo aporte de socios ($ 500) y ii. las ganancias que se acumularon durante el período.

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Vale decir que el crecimiento del patrimonio neto ($ 650) excluido el segundo aporte de los propietarios ($ 500) es el resultado del período que va desde la constitución de la sociedad hasta el día que se emitió el inventario patrimonial (o balance) anterior. Se puede decir que el resultado del ejercicio puede representarse por la siguiente fórmula:

Resultado del ejercicio = PNF – (PNI + AS – RS)

PNF: Patrimonio neto final

PNI: Patrimonio neto inicial

AS: Aportes nuevos realizados por los dueños durante el ejercicio

RS: Retiros de los dueños en el ejercicio (de resultados acumulados o por reducción del capital).

Aplicando la fórmula al ejemplo planteado antes:

1.650 – (1.000 + 500 – 0) = 150

Como puede apreciarse, con el balance general es suficiente para saber cuál fue el resultado del período. Sin embargo, los contadores, para mejorar la calidad de la información contable inventaron el estado de resultados o el “cuadro de pérdidas y ganancias”. Pensaron que si bien el balance puede informar cual fue el resultado del ejercicio, no dice como generó. Entonces, inteligentemente9, desagregaron, en otro cuadro, el importe que en el balance aparece en el renglón de los resultados acumulados (sólo la parte acumulada durante este ejercicio).

Estado de resultados del período.............

Ventas 750 Costo de ventas -500

Ganancia bruta 250 Gastos operativos -100

Ganancia del período 150

Como puede apreciarse, la información se ha enriquecido. Se conocen los motivos por los cuales se produjo la ganancia de $ 150. Se vendieron en $ 750 bienes que habían sido comprados en $ 500 y se gastaron $ 100 en el pago de sueldos. Antes sólo se sabía que se habían ganado $ 150. Se vuelve sobre un tema explicado antes.

9 Los contadores son muy inteligentes.

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En el enfoque inicial se dijo que el pasivo y el patrimonio neto representaban a los acreedores (el haber) ya que ellos fueron quienes aportaron los recursos (financiación) para que sean invertidos en activos (inversión), y por eso el activo era deudor (el debe) de aquéllos, podremos entender mejor el signo de las ganancias y de las pérdidas. Las ganancias son acreedoras (van al haber) porque aumentan los derechos de los propietarios, permiten que se invierta más en activos. Las pérdidas, en cambio, son deudoras (van al debe) porque tienen el efecto contrario sobre la riqueza de los dueños y, para soportarlas, se han tenido que consumir activos o asumir deudas10.

6. El ejercicio siguiente 9. El siguiente ejercicio (o año en la vida de la empresa) tiene como inventario patrimonial

inicial el que fue final del anterior. Cuando finalice y se emita el nuevo balance, debe tenerse muy en claro cuales fueron los resultados acumulados durante este período. El cuadro que sigue es la repetición del final anterior. Así comienza el nuevo ejercicio.

Activo Pasivo

Caja y bancos 1.100 Proveedores 300





10. La primera transacción del segundo ejercicio es la venta de 300 pifusios a $ 1,80 cada uno.

La operación no se realiza al contado sino que se otorga un plazo al cliente. Se dan de baja 300 pifusios que están valuados a $ 1 cada uno y se incorpora al activo una cuenta por cobrar de $ 450. Se han ganado $ 150. Los resultados se comienzan a acumular dese cero para poder conocer el resultado de este ejercicio. Para ver esto con más claridad, se usa una cuenta de resultados acumulados diferente de la que contiene los resultados acumulados del ejercicio pasado11.

10 Proverbio chino: Los activos y las pérdidas tienen saldo deudor. Los pasivos, el capital y las ganancias tienen

saldo acreedor. Puede haber activos o pérdidas si alguien las financia; siempre le deben su existencia a alguien. Los pasivos, el capital y las ganancias son acreedores; ellos pusieron el dinero.

11 Muchas empresas utilizan una sola cuenta para agrupar a todos los resultados acumulados pero para conocer el

resultado del ejercicio tienen en cuenta esta situación.

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Activo Pasivo



Mercaderías 100 Patrimonio neto Capital 1.500 Resultados acumulados 150 Resultados acumulados nuevos 240

Total del patrimonio neto 1890


11. Después de la venta anterior, se pagan $ 100 de sueldos lo que reduce las ganancias de este

ejercicio a $ 100.

Activo Pasivo Caja y bancos 1.000 Proveedores 300





12. Se pagan $ 300 al proveedor que había vendido, en el ejercicio anterior, 300 pifusios (ver

operación 6). Esto disminuye el activo y también el pasivo pero no genera ningún resultado.

Activo Pasivo Caja y bancos 700 Proveedores 0





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13. Se cobran los $ 300 pendientes del cliente de la operación 3. Aumenta el activo Caja pero disminuye, al mismo tiempo, el activo Clientes.

Activo Pasivo






14. Finalmente, los socios deciden retirar $ 130 de los $ 150 de ganancia que obtuvieron en el

primer ejercicio. Se reduce el saldo de la Caja y también se achica el patrimonio neto por el retiro de parte de las ganancias. Por eso, los resultados acumulados anteriores bajan a $ 20.

Activo Pasivo

Caja y bancos 870 Proveedores 0





Se acumularon durante este ejercicio $ 140 de ganancias nuevas las que se muestran separadas de las anteriores. Se recuerda que la finalidad de arrancar de nuevo con las cuentas de resultado es poder determinar el resultado de cada ejercicio. El estado de resultados de este ejercicio, donde se “desagrega” la acumulación de resultados del balance es el que sigue:

Estado de resultados de este período.............

Ventas 540 Costo de ventas -300

Ganancia bruta 240 Gastos operativos -100

Ganancia del período 140

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El balance o estado de situación patrimonial es una foto de lo que se tiene y de lo que se debe a una fecha determinada. En cambio el estado de resultados muestra la película o lo que ocurrió durante un período. Se calcula el resultado global por diferencia patrimonial con la fórmula presentada antes:

Resultado del ejercicio = PNF – (PNI + AS – RS)

1.660 – (1.650 + 0 – 130) = 140

7. Funcionamiento de la contabilidad La contabilidad es, como se dijo, un sistema de inventario permanente12. El balance, el estado de situación patrimonial o el estado de situación financiera (como se lo llame) es la síntesis de ese inventario. La complejidad de los patrimonios de las empresas no permite, en la práctica, que puedan utilizarse tan pocos agrupamientos como los que se emplearon en el ejemplo anterior. Así, lo que se expuso como mercaderías, normalmente se agrupa con otros cuyo destino final es ser vendidos (materias primas, productos elaborados, productos en curso de elaboración, mercaderías de reventa, etc. u otras denominaciones más adecuadas al tipo de bienes con que opera la empresa) bajo la denominación Bienes de cambio o Existencias. Si bien en el balance, que es sintético, se muestra todo en el renglón “bienes de cambio” o “existencias”, en el manejo diario se utilizan cuentas con denominaciones más específicas. Éstas, a su vez, se componen de subcuentas (por ejemplo una subcuenta para cada tipo de mercadería).

La necesidad de una contabilidad minuciosa reconoce diferentes causas:

Los patrimonios de las empresas son complejos ya que incluyen infinidad de bienes, derechos y obligaciones diferentes.

La contabilidad no sólo tiene por finalidad informar sintéticamente sobre el patrimonio y los resultados de una empresa a los terceros interesados en contratar con ella. La información más detallada ayuda, de manera significativa, a quienes la administran y deben tomar decisiones.

La contabilidad es también un valioso instrumento de control del patrimonio de una empresa. Si la contabilidad, que ayuda a mantener actualizado el “inventario” dice que tiene que haber una cierta cantidad de cuentas por cobrar a clientes o una cierta cantidad de mercaderías, ello facilita el control patrimonial contra errores o irregularidades. Si la contabilidad dice que tiene que haber $ 34.798 en la caja el recuento deberá arrojar ese total (a menos que haya un error o desfalco).

12 ¡Qué brillante definición!

HIMBLER

Resaltado

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Si en una fábrica de autos se utilizara sólo el rubro bienes de cambio para acumular todo lo que finalmente se destina al intercambio, no sería posible mantener un control adecuado sobre las innumerables partes en existencia ni asignar responsabilidades a las personas en caso de faltantes de existencias físicas. Lo mismo ocurre con los clientes; no basta tener una “bolsa” con el total que hay para cobrar a los clientes; es necesario saber cuanto debe cada uno para poder gestionar adecuadamente las cobranzas. La denominación de las cuentas por utilizar se define en el llamado “plan de cuentas”. Éste es variable de empresa en empresa y se ajusta a las necesidades de información de cada una. El plan de cuentas incluye cuentas patrimoniales que reflejan los activos, pasivos y patrimonio neto de la empresa y que se muestran (agrupadas) en el balance. Las cuentas de resultados tienen por finalidad clasificar las causas por las que se obtuvieron ganancias y pérdidas. Son, en la práctica, subcuentas en las que se detalla lo que aparece en el balance como resultados acumulados aumentando o disminuyendo el patrimonio neto(la parte de este ejercicio). Las cuentas de orden13 no tienen efecto patrimonial. Reflejan bienes de terceros en depósito y contingencias. Su objeto es que estas cuestiones queden registradas. Las cuentas de orden son, en muchos casos, reemplazadas por las notas con información complementaria. La organización contable y administrativa de una empresa debe asegurar que la contabilidad capte todas las transacciones que modifican su patrimonio de manera de poder mantener actualizado los registros. Este ordenamiento hace a la diferencia entre una empresa ordenada y bien administrada y otra que no lo es. Los libros de contabilidad han ido variando con el tiempo hasta llegar a sistemas integrados en los que una transacción dispara la emisión de la documentación de respaldo y todas las anotaciones contables y extracontables relacionadas.

Sin perjuicio de ello, los libros habituales de contabilidad más conocidos son:

Diario14: Se anota cada transacción con el formato de un asiento.

Mayor: Se acumulan rodos los movimientos relacionados con una misma cuenta para obtener su saldo. Una cuenta puede llamarse “Deudores por ventas”.

Sub-diarios: Con la finalidad de sistematizar las anotaciones, todas las transacciones del mismo tipo se vuelcan en registros o “diarios” específicos.

Sub-mayores: Se acumulan todos los movimientos relacionados con una misma sub-cuenta para obtener su saldo. La sumatoria de los saldos de las sub-cuentas debe coincidir con el saldo de la cuenta. Hay una subcuenta para cada cliente donde figura

13 Dados los objetivos de este curso, por ahora se recomienda olvidarlas. Consisten en anotaciones que se incluyen

en las notas al balance. 14 Hay obligación legal de llevarlo cumpliendo ciertos requisitos.

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lo que él debe. La sumatoria de las subcuentas debe coincidir con la cuenta “Deudores por ventas”.

Inventario y balances15: Se vuelcan los balances que se emiten y se detallan las partidas que componen el patrimonio de la empresa a esa fecha.

Cada transacción se convierte en un asiento que modifica la situación patrimonial y, frecuentemente, los resultados de la empresa. Al cierre del ejercicio o período, a veces es necesario ajustar la valuación de un activo o de un pasivo mediante un asiento16. Los cambios patrimoniales alteran la protección de los acreedores, el valor de la acción, los dividendos a accionistas. Por ello es necesario que cada asiento tenga el debido respaldo documental de manera de que se pueda verificar su legitimidad para una eventual rendición de cuentas ante socios, inversores, el estado o como prueba en un litigio.

La documentación de respaldo de los asientos reconoce diferentes orígenes. Puede haber sido:

Emitida por terceros y controlada en al empresa (facturas de compras, recibos por pagos efectuados, etc.).

Emitida por la empresa y completada por terceros (remito conformado que respalda la factura de venta, recibos por el pago de sueldos, etc.).

Emitida por la empresa de carácter interno (informes de producción, papeles de trabajo para el cálculo de las amortizaciones, estimación de provisiones y previsiones, etc.).

15 También es obligatorio 16 Si en una transacción se registró la compra de acciones por $ 20.000 la cuenta Acciones tendrá ese saldo. Es

necesario ajustarlo para llevar el saldo a lo que valen al cierre (por ejemplo $ 19.000 o $ 21.000).

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