GESTION DE COSTOS EN MICROSOFT PROJECT

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El proceso que describimos a continuación consta de 3 pasos básicos:

1. Carga de costos

2. Edición del plan para ajustarse a los objetivos financieros

3. Generación de un informe del flujo mensual de caja

1- CARGA DE COSTOS:

Trabajaremos con la metodología de asignar un costo fijo total a cada tarea, que el programa

prorrateará uniformemente en la duración definida.

1A- CONFIGURACION DE INTERFAZ –

1- Desplegable Ver ►Uso de Tareas (tildar)

En gral., la vista “Uso de Tareas” muestra a la izquierda la tabla “Costo” y a la derecha, la distribución en el tiempo de los

mismos. La escala temporal, aquella que hayamos definido para el Gantt. En el caso que no esté configurado de esa

forma, procederemos de la siguiente manera:

2- Desplegable Ver ►Tabla ►Costo (tildar)

Esta acción configura el sector izquierdo de la vista.

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3- Cursor en tabla derecha ►Click derecho ►Tildar Costo y destildar cualquier otra opción

Esta acción configura el sector derecho de la vista.

4- Desplegable Formato ►Escala temporal ►Configurar 2 niveles (años y meses), contador 1,

formato (etiqueta, alineación) de año y de mes.

Recordar que podemos ocultar o agregar las columnas que deseemos en la tabla izquierda (recomendamos dejar Costo

fijo y Costo total)

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1 B- INGRESAR COSTOS

Columna Costo fijo ►ingresar los costos de cada subtarea.

NO ingresar costos de tareas resumen , NO ingresar ni editar datos en columna Costo

total

En la columna Costo total podemos observar los correspondientes a las tareas resumen y al global de la obra

En la fila superior de la tabla derecha tenemos el total para cada mes

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2- EDICION DEL PLAN PARA AJUSTAR EL FLUJO DE FONDOS

Si los montos mensuales resultantes no responden a la previsión económica, deberemos editar las duraciones e

interconexiones de tareas hasta alcanzar nuestro objetivo.

Se sugiere usar una vista mixta para controlar el impacto en los montos de nuestro trabajo de edición.

Desplegable Ver ►Tabla entrada

Sugerimos mostrar las columnas Duración, Comienzo, Fin, Predecesoras e insertar otra columna de Sucesoras,

para tener varias alternativas de edición y ver simultáneamente fechas y montos.

Haciendo 2ble clic en una tarea, abrimos la ficha “Información de la tarea” y podemos editar más parámetros.

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3- GENERACION DEL INFORME

Describiremos 2 procedimientos diferentes

A- INFORME DE FLUJO DE CAJA (ESTANDAR DE PROJECT) Este procedimiento sólo permite obtener un archivo PDF (versiones anteriores a 2014), por lo que primero

configuraremos la impresora y el tamaño de hoja para que quepa todo el informe en una sola página, luego

generaremos el informe y recién entonces extraeremos el archivo:

Paso 1: Configurar hoja

Desplegable Archivo ► Imprimir

►Nova PDF (o similar) ► Vista previa

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► Configurar página ► Orientación horizontal, Tamaño A0 (sugerido)

► Vista preliminar (corregimos el tamaño de ser necesario mediante configurar página) ► Cerrar

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Paso 2: Visualizar el informe

Desplegable Informe ►Click en Informes

►Click en Costos

►Click en Flujo de caja

Antes de abrir el informe, podemos configurarlo clickeando en Modificar

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Y editar que datos mostrar en columnas y filas (períodos de tiempo, costos acumulados, previstos, reales, etc.)…

… Detalles de formato …

… o criterios de ordenamiento.

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Cerramos la ventana “Informe general” y abrimos el informe Flujo de caja:

►Configurar página ►Tamaño papel A0 (sugerido) ►Vista preliminar

Verificamos que entre en la hoja o corregimos el tamaño de ser necesario.

Viene ahora el último paso en Project:

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Paso 3: Extracción de archivo PDF

►Imprimir ►Aceptar ►Indicar ruta de guardado

Hemos generado un archivo PDF que mediante programas complementarios como el ABBYY puede

transformarse a Excel para su gestión. La planilla resultante tiene sus celdas en formato texto y no contiene los

subtotales de tareas de resumen, lo que se corrige mediante las herramientas de formato habituales de Excel.

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B- COPIAR LA VISTA “USO DE TAREAS” PROJECT A UNA HOJA EXCEL

Este procedimiento consiste en copiar y pegar en 2 pasos secuenciales y ordenados los valores de las 2 tablas

que componen la presentación Uso de Tareas a una hoja Excel; no se trasladan encabezados de columnas ni

fórmulas y debe a posteriori darse formato a la planilla .

1- Nos posicionamos en la vista “Uso de Tareas” tal como se indicó en “CONFIGURACION DE

INTERFAZ” al principio de este instructivo.

2- Pintar las columnas de tabla izquierda (“Nombre de Tareas” y “Costo Total” sugeridas)

►Click derecho ►”Copiar celdas”

Pegar en una planilla Excel

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Obtenemos los datos de la primer tabla

2- Pintar las columnas de meses en el Project

►desplegable Edición ►”Copiar celdas”

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Pegar a continuación en la planilla Excel

Ya tenemos todos los datos. Revisar la correlación de filas

3- Edición final para presentación del Excel: Agregar los encabezados de columnas,

tipografías, bordes de celdas, alineación, ajustar textos, etc.

Nota :

Ambos procedimientos extraen sólo datos; si se deseare incorporar fórmulas (ej.: sumas de

filas o columnas) para editarlos, cuidar de no duplicar los montos de las tareas resumen con

los de sus correspondientes subtareas.