03 folleto ultrasoft descripción de módulos

Descripción de MódulosDescripción de Módulos

Sistema Integral Empresarial Sistema Integral Empresarial (ERP)(ERP)

UltraSoft SystemUltraSoft System

UltraSoft es una solución para la Planeación de los Recursos Empresariales, conocidos como ERP (Enterprise Resource Planning). Está diseñado para empresas manufactureras y comercializadoras que requieren contar con un sistema integral empresarial que les permita enfrentar los retos y exigencias de este siglo. La difícil situación económica del país, globalización de mercados, exigencias de clientes, presiones en costo y calidad, y decremento de las ventas, han orillado a las organizaciones a buscar formas innovadoras y nuevas herramientas empresariales para hacer negocios a fin de aceptar los retos que la actualidad exige y obtener mayores utilidades. Por lo anterior, resultaría imposible anticiparse a los requerimientos de información que su empresa necesita hoy en día y en el futuro con sistemas tradicionales aislados. Por ello, ofrecemos una “Solución Total” que se compone de más de 45 módulos que se han diseñado para controlar y administrar la operación de las áreas de Finanzas, Administración, Manufactura, Distribución, Comercio Electrónico, Servicios y Proyectos.

UltraSoft cuenta con todas las herramientas y avances tecnológicos de alta calidad para contar con conectividad a Bases de Datos Relacionales (RDBMS), integración al Web para acceso de usuarios mediante redes (Intranet/Extranet/Internet), explotación de la información por medio de los más populares Reportadores y Graficadores, entre otras funciones. UltraSoft ha sido creado con una arquitectura única en el mercado que permite adaptar el sistema a las necesidades particulares de su empresa.


UltraSoft SystemUltraSoft SystemSuite Básica

Políticas empresariales

Administra y controla los parámetros de sensibilidad de las aplicaciones que integran a UltraSoft. A través de éstos parámetros se establecen las políticas de operación y modos de comportamiento de cada uno de los módulos, así como de las interfases automáticas con otros módulos que se encuentran integrados. Cuando se establecen las políticas, se personalizan las funciones de cada área, de tal manera que los métodos y procedimientos establecidos serán respetados por las aplicaciones, agilizando y optimizando los procesos. Por lo tanto, el sistema es adaptable totalmente a las necesidades de operación actuales y futuras de su empresa.


Tablas Generales

Mediante éste módulo se controlan y administran las tablas de información de uso compartido de UltraSoft. A través de la definición de claves y conceptos integrados en tablas, se establecen los diferentes catálogos generales que serán utilizados para identificación e integración de datos. Cuando se establecen los catálogos se unifican los criterios de uso de conceptos, mismos que podrán ser consultados en todo momento y serán de gran ayuda sobre todo en el registro de la información y emisión de informes, siendo congruente el uso de conceptos y permitiendo la agilización de cada proceso, eliminando el registro repetitivo de datos y reduciendo errores.


Importación de Datos

Permite el traspaso de datos de aplicaciones que no son de la solución UltraSoft, suministra información que será cargada en las Bases de Datos de las aplicaciones de UltraSoft con la finalidad de aprovechar al máximo la información con la que ya se cuenta, las cuales pueden ser catálogos, saldos iniciales, movimientos, entre otros; evitando la labor de recaptura de los datos. Se puede heredar información de algún otro programa de software, Excel, Access, SQL Server, entre otros y con èsto acelerar sobre todo el proceso de implementación. También se puede utilizar ésta utilería para cargar transacciones de otras compañías y sucursales remotas para centralizar ò recopilar información.

Suite ComercialAdministra y controla todos los procesos primordiales y necesartios para el buen funcionamiento de las áreas de ventas y de abastecimiento de la empresa. Se inicia con el procesamiento de las cotizaciones y pedidos de clientes, reuniendo gran variedad de datos en forma automática, como datos generales de clientes, políticas de precios, acuerdos crediticios, políticas de venta, niveles de descuentos, artículos solicitados, zonificación del mercado, etc. La elaboración de cotizaciones y facturación de pedidos, se convierten en una herramienta básica, ya que son módulos generadores de información y de controles de ventas. El control estricto de los clientes y proveedores cada vez se hace más indispensable, pues es la manera de poder conocer a cada uno de ellos y saber sobre sus generales, así como de saber quiénes son las personas “contactos clave” que intervienen en las negociaciones. Asimismo, de la facturación se desprende toda la información estadística y mercadológica que permite a los ejecutivos de la empresa realizar análisis de penetración en los mercados, conociendo el desplazamiento de sus productos en las determinadas zonas geográficas, apoyando en la toma de decisiones y aprovechando los recursos para generación de demanda e incrementar las ventas. Con el diseño de formatos, se dispone de una herramienta indispensable, siendo completa y fácil de usar para crear documentos de impresión del área de ventas. Por el lado de las compras se maneja toda una administración que permite apoyar en acciones de adquisición de productos y materiales, ya sean de compra-venta o fabricación.


UltraSoft SystemUltraSoft SystemSuite Comercial

Pedidos de Clientes

Permite el manejo y control de pedidos de clientes, así como de la elaboración de cotizaciones para envío a clientes, proporciona información de precios de productos, descuentos y acuerdos crediticios con clientes basados en las políticas de comercialización de la empresa y apoya en el proceso de verificación del estatus de clientes. Crea “BackOrder” para productos no existentes que quedan pendientes de surtimiento, así como también crea ordenes de trabajo de producción para la fabricación de los mismos, integrándose al programa maestro de producción, basado en las fechas requeridas por los clientes. Es una herramienta útil que habla por sí sola de su participación en el éxito de la empresa.


Facturación

Administra el ciclo de ventas de la empresa, efectuando la operación de la facturación en forma rápida, simple y sencilla, apoyando a la administración de ventas en la gran cantidad de elementos de información, y controlando en forma automática una alta variedad de transacciones hacia otros módulos de UltraSoft instalados, como : contabilidad general, inventarios, cuentas por cobrar, estadísticas de venta, etc. Se cuenta con varias modalidades de facturación, como es facturación de mostrador “Punto de Venta”, de cotizaciones, de proyectos, de pedidos, de rutas de surtido, entre otras más.


Clientes

La información de los clientes es básica en la administración, los datos generales, de contactos y de tipo crediticio que son tomados y utilizados principalmente para los pedidos, facturas, proyectos, cuentas por cobrar, entre otros módulos. Toda la información de tipo estadística es utilizada para análisis de mercadotecnia. También se incluye la administración de descuentos por cliente : descuento fijos, descuentos especiales, precios especiales de artículos y descuentos especiales por listas de precios, independientemente de la administración de otros descuentos que son manejados en pedidos, cotizaciones y facturación.


Estadísticas de Venta

Brinda una gama de información que permite a la alta dirección de la empresa conocer el comportamiento de comercialización de sus productos, convirtiéndose en un magnifico elemento base estadístico y coadyuva en la creación de estrategias de mercadotecnia. Es una herramienta generadora de información de estadística de ventas, muy útil para realizar análisis mensuales y anuales, acerca de la penetración de productos en un mercado zonificado. Las estadísticas son creadas a partir de la emisión de facturas, y presenta las ventas netas, aplicando las notas de crédito y facturas canceladas.


Compras

Controla las requisiciones de compras en función de las existencias reales, asegura la calidad, precisión y rapidez en la recepción de los productos ó materiales adquiridos, para efecto de que los pedidos fincados con los proveedores no conduzcan a faltantes y/o inflación en inventarios. Administra las adquisiciones derivadas de la demanda, sugiriendo los proveedores más adecuados de acuerdo con su perfil de precios, descuentos y tiempos de entrega. Al autorizar las compras genera back-order, llevando un control preciso de partidas no recibidas por los Proveedores. Administra saldos de requisiciones, ordenes y recepciones.


Proveedores

La información que se registra y controla son los datos generales del proveedor, contactos e información de tipo crediticio que son tomados y utilizados principalmente por los módulos de : compras, inventarios, cuentas por pagar, entre otros. También se administra y controla la información de Descuentos y Límites de Crédito de Proveedores.

Suite FinancieraAdministra y controla todos los procesos básicos requeridos para las áreas de finanzas de la empresa. La planeación de los recursos financieros son la base para mantener equilibrada a la empresa, controlando las fuentes de ingresos y egresos, y aplicando los recursos de manera óptima, y así poder hacer frente a todos los compromisos económicos presentes y futuros, reduciendo riesgos e incrementando la utilidad de la empresa. Se inicia con la planeación presupuestal y recursos bancarios existentes, para asignaciones de las diferentes partidas de gastos. Dichos gastos podrán aplicarse a las compras principalmente de productos y/o materiales requeridos para la fabricación de productos terminados, para productos de compra-venta, nominas, gastos de administración, gastos operativos, entre otros. Mediante el control de las cuentas por cobrar se podrá conocer en el tiempo la recuperación de cartera por concepto de las ventas realizadas a los clientes, generando un sin número de informes de control comercial y financiero. Asimismo, con el control de las cuentas por pagar la empresa podrá mantener un estricto programa de pagos a proveedores, conociendo con exactitud los compromisos formalizados y dar cumplimiento en base a los vencimientos. Todos las éstas transacciones serán reflejadas en la contabilidad general para obtención de comparativos contra lo presupuestado autorizado, conociendo las desviaciones que pudieran existir y de ésta manera medir el comportamiento empresarial. Ideal para la toma de decisiones y aprovechamiento de los recursos financieros de la empresa.


UltraSoft SystemUltraSoft SystemSuite Financiera

Bancos

Las operaciones de la empresa son reflejadas en las cuentas bancarias a través de los ingresos y egresos, permitiendo conocer en todo momento la disponibilidad de efectivo. Mediante la solicitud de expedición de cheques para pagos a proveedores, nominas, gastos generales, entre otros, se mantiene un control y programación de la emisión de cheques, permitiendo conocer los compromisos de pago por fechas y los saldos después del cobro. También se lleva un control de las cuentas de gastos por diversos conceptos conociendose de manera detallada los gastos originados y proceder al reembolso de los mismos. Con la Conciliación Bancaria se tendrán elementos de identificación de movimientos, cruzando los estados de cuenta bancarios.


Presupuestos

Administra los diferentes planes presupuestales de la empresa, con los cuales se podrán conocer los ingresos y egresos por cada departamento por ejercicio. Las áreas operativas de la compañía coadyuvan al logro de los objetivos que se establecen, sin embargo la alta dirección tiene como necesidad imperiosa planear y conocer a detalle los gastos que cada una de ellas originarán durante el tiempo, midiendo el grado de gasto y rentabilidad. Los presupuestos son ingresados a nivel de cuentas contables, y podrán generarse comparativos presupuestales contra reales; es decir, se podrá conocer lo que se tenía planeado y autorizado y lo que se lleva ejercido, realizando análisis del comportamiento vs. la contabilidad general.


Cuentas por Pagar

Controla y administra los pasivos registrados al recibir la mercancía, ayudando ampliamente a la programación de pagos y análisis de proveedores. Proyecta egresos de acuerdo a los vencimientos de los documentos y políticas establecidas con los proveedores. Al momento de elaborar la entrada por recepción de compras, automáticamente se crean los pasivos. Se podrán realizar consultas a pasivos ya registrados, para conveniencia de la empresa, el pasivo se hará “oficial” en el momento deseado a partir del cual, se verá representado en estados de cuenta y antigüedades de documentos. Manejo de políticas de días de pago, días de revisión, tiempo de entrega, condiciones de pago, % de descuento, límite de crédito, aceptación de ordenes total ó parcial.


Cuentas por Cobrar

Controla y administra las cuentas por cobrar, permite una recuperación de cartera en el tiempo adecuado, mejora el control de cada cliente, proyecta ingresos de acuerdo al vencimiento de documentos, y facilita la administración de ventas y crédito de clientes, contando con todos los elementos para el acercamiento y servicio a clientes. Registra en automático los estados de cuenta y antigüedades de documentos, de acuerdo con la fecha de vencimiento calculada desde la emisión de la factura, en función a los días de crédito pactados con los clientes. Colabora en una adecuada recuperación de cartera, al programar por día, semana o mes la cobranza a realizar, se obtienen informes de lo programado vs. cobranza realizada.


Inventarios

Regula las existencias a través de mínimos, máximos, diagnóstico A B C, mercancía en transito, y posición neta de inventario, entre otros. Administra la disponibilidad de materiales por lote, sublote, series, pedimentos aduanales, fechas de caducidad y FIFO/LIFO. Con reubicación por pasillo, anaquel y ubicación. Realiza inventario físico, generando marbetes y etiquetas de identificación de productos para el control de existencias vs. inventario físico. Mantiene una relación muy estrecha con el programa maestro de producción, para el balance de inventarios, ofreciendo servicios para cubrir las demandas de producción. Controla las existencias de las bodegas y almacenes no importando el punto geográfico en donde estén ubicadas.


Materia Prima

Administra los almacenes de materia primas y materiales de empaque que son utilizadas en el proceso de manufactura. Las materias primas son todos aquellos materiales que intervienen en el proceso de producción y que son consideradas como partes de utilización en las diferentes operaciones para la fabricación de productos terminados. Las partes pueden estar integradas en ensambles y subensambles, y también pueden ser parte de los materiales requeridos para los ensambles. Todos las materiales forman parte del control de Inventarios.


Producto Terminado

Mediante èste módulo se controlan y administran los almacenes de productos terminados. Los productos terminados son todos aquellos que son fabricados y que pueden estar compuestos por diferentes partes “materiales” que intervinieron en el proceso de producción, o bien productos de compra-venta que comercializa la empresa. Todos los productos terminados forman parte del control de Inventarios. Contempla la administración de 26 listas de precios de venta por producto, para precio a público en general, precio a distribuidores, precio a mayoristas, precio a clientes preferenciales, precios departamentales, etc., y pueden ser configurados en moneda nacional o extranjera.


Costos de Inventario

Los costos de movimientos de compras e inventarios que se realizan en los diferentes módulos, son calculados en línea y tiempo real de acuerdo con la estructura de división, compañía, sucursal, bodega y almacén definidos, de tal forma que cuando se consultan los costos se estará visualizando el costo del último movimiento capturado en el sistema. El sistema efectúa el cálculo de los diferentes tipos de costeo de acuerdo con la naturaleza de los movimientos efectuados, los cuales provienen de diferentes fuentes como: Costo Promedio, Costo Estándar, Costo UEPS, Costo PEPS. Se pueden realizar consultas a cualquier fecha, consulta de años y meses anteriores entre rangos por : División, Compañía, Sucursal, Bodega y Almacén y entre rango de artículos.

UltraSoft SystemUltraSoft SystemSuite Manufactura

Administra y controla los procesos de planeación de la producción, del control de la producción y el costeo de la fabricación de productos, bajo los siguientes métodos :

Manufactura Justo en tiempo (JIT) : Estrategia de manufactura que tiene como filosofía lograr el máximo aprovechamiento de recursos humanos, maquinarias y materiales, ideal para procesos repetitivos que requieren de una fabricación basada en rendimientos.

Circulo Cerrado de Planeación de Manufactura ( MRP II ) : Estrategia de manufactura que permite integrar, planear y ejecutar funciones bien definidas de trabajos en proceso de acuerdo al modelo APICS MRPII, ideal para procesos por lotes que requieren de una fabricación basada en una diversa combinación de cantidades.

Estos métodos pueden ser aplicados para talleres de maquinas, líneas de producción de ensambles y empresas de una planta con proceso continuo y repetitivo. También es posible la fabricación de productos con demanda independiente y dependiente.

Demanda Independiente: Utilizado para diversos procesos que son realizados para productos que no requieren de otros materiales y sufren transformación. Demanda Dependiente: Utilizado para aquellos productos terminados que necesitan diversos procesos y que integran muchos materiales, ensambles y subensambles.


Maquinaria y Equipo

Mantiene actualizada, controlada y monitoreada la información de las maquinas, equipos y herramientas asignadas en los centros de trabajo de la planta, manteniéndolas en condiciones aceptables de operación para el desarrollo de la fabricación. Así mismo, mantiene clasificados y agrupados a todos los componentes de la maquinaria. Lleva el control de las especificaciones técnicas y de servicio, las cuales se integran en un programa automático o por excepción de mantenimiento preventivo, correctivo y predictivo. Se obtiene la generación de ordenes de servicio de reparación que han sido programadas en diferentes fechas, permitiendo llevar el seguimiento de las actividades desarrolladas por cada orden, y conociendo los costos originados por la mano de obra, refacciones usadas e indirectos.


Partes y Modelos

Permite el manejo y control de productos terminados, materias primas, materiales de empaque, ensambles y subensambles, considera la asignación de partes sustitutas en caso de escasez u obsolescencia, así mismo integra la configuración de modelos y/o formulaciones con estructuras de productos para la fabricación de productos terminados, proporcionando información de las listas de materiales, catálogos de formulaciones con rendimientos, implosión y explosión de materiales. Asimismo, establece las políticas para la fabricación de grupos de productos que la empresa produce, ya sea para demanda independiente ó dependiente, por fechas específicas, períodos ó semanas, basadas en tamaños de lotes ó bien en un ambiente justo a tiempo, considerando hasta diez rutas de fabricación por producto.


Plan de Recursos de Planta

Administra y controla los centros y secciones de trabajo de todos los centros de costo, así como de todas las operaciones que se realizan en piso, considerando la programación de tiempos efectivos e improductivos de cada una de las rutas de procesos de fabricación de productos. Se controlan los calendarios de producción, así como también los turnos y jornadas laborales. Se administra el personal de piso de la planta productiva y la organización de las cuadrillas de personal de los centros de trabajo para la fabricación de los diferentes turnos, permitiendo contar con información actualizada a detalle de la capacidad existente instalada y poder comparar las cargas de trabajo vs. capacidad de la planta.


Programa Maestro de Producción

Una vez definido el plan de negocios de la empresa, es integrado el plan maestro que predice lo que será vendido basado en pronósticos, pedidos de clientes ó ambos. Es expresado en términos de productos finales y es desarrollado en coordinación con el plan de mercadeo y de fabricación en fechas específicas, períodos ó semanas. Al mismo tiempo una evaluación de capacidad es efectuada, para asegurar que los recursos necesarios en términos de recursos humanos, maquinaria y tiempos de fabricación estén disponibles. Brinda una gama de información que permite a la dirección de planta conocer el programa maestro detallado y los requerimientos brutos necesarios de productos, así como el balance maestro proyectado. Se pueden manejar programas maestros simulados.


Ordenes de Producción

Controla y mantiene actualizada la información de las ordenes de producción que son generadas por las diferentes fuentes como pedidos de clientes, stock de seguridad, pronósticos de venta, pedidos ínter compañías, promociones especiales, requerimientos de partes de servicio, stock de anticipación, propagandas, investigación y desarrollo, entre muchas otras más. Es posible integrar ordenes por grupos de fuentes en números de lotes específicos para fabricación y poder realizar especiales seguimientos de los mismos. Proporciona información de ordenes para stock, por clientes, etc. por fechas, semanas y períodos, integrando listas de surtido.


Planeación de Requerimientos de Materiales

El Plan de requerimientos de materiales (MRP II) explosiona el plan maestro de producción obteniendo un programa de ordenes de compra y ordenes de fabricación para los componentes y materiales requeridos en el programa maestro. Las listas de materiales, políticas de planeación, rutas de proceso y datos de inventarios son los elementos necesarios para guiar al proceso de explosión de materiales. Una liberación planeada para un producto terminado ó ensamble provoca un requerimiento neto para cada uno de los subensambles y/o componentes necesarios para fabricar los productos en un período de tiempo estimado. Estos requerimientos netos son determinados por la multiplicación de la cantidad requerida de productos terminados por las cantidades necesarias de subensambles y componentes.


Vales de Materiales

Administra y controla las entradas de materiales y partes a los centros de costo, dichas entradas son asignadas a las ordenes de trabajo que se encuentran en proceso. Asimismo, controla y maneja entradas y salidas por los diversos conceptos, de los centros de costo a los almacenes de inventario y a los centros y secciones de trabajo de producción, efectuando movimientos entre éstos. También, se realiza la reubicación de productos terminados que se encuentran dentro de los centros de costo de producción, enviandose como lotes de materiales en las diferentes bodegas y almacenes de productos terminados.


Trabajos en Proceso

Mediante la liberación de ordenes de fabricación, las ordenes planeadas se asignan a piso para la realización de las mismas y de ésta manera poder cumplir con el programa maestro de producción. Para apoyar las actividades de piso se pueden generan notas de especificaciones especiales para las ordenes y así lograr mayor productividad del personal de planta. Se realiza la planeación y asignación de las cuadrillas por centros de costo y rutas de fabricación y se mantiene el control de los avances efectuados generando los costos por mano de obra, maquinaria, materiales e indirectos. Asimismo, se controlan los reprocesos por conceptos como el de falta de cumplimiento de calidad, reutilización de partes, integración de ensambles ó subensambles maquilados, entre otros.


Control de Maquilas

Permite administrar y controlar las diferentes partes que serán enviadas a proveedores de maquilas para la realización de trabajos externos requeridos para dar cumplimiento a la ejecución de las ordenes de producción en base al programa maestro de producción para cumplir con la fabricación de productos terminados, ensambles y subensambles. Controla los tiempos de entrega, para efectos de poder contar con las partes en el momento en que serán necesitados para la fabricación y poder cumplir con el tiempo programado para la terminación de los productos.


Control de Calidad

Una vez terminado el proceso de pruebas iniciales para la producción de productos, ó bien cuando ha finalizado la etapa requerida ó el proceso total de fabricación de productos, son realizadas las estrictas pruebas de control de calidad de los productos terminados, por medio de una inspección minuciosa y rigurosa, en donde son probadas las tolerancias de aceptación que se hayan definido para cada producto, manteniendo el registro de los estatus encontrados en las revisiones, y en su caso, permitir la aceptación, reproceso ó desecho de los mismos. Se obtienen diferentes informes de inspección de trabajos en proceso ó productos terminados por tipo de estatus.


Costos de Producción

Controla los costos estándar de materiales, mano de obra, refacciones y gastos indirectos originados por la fabricación de productos terminados. Los costos de producción pueden conocerse a nivel de detalle por concepto de cada orden de trabajo ò a nivel de totales generales de todas las ordenes realizadas en fechas, semanas y periodos. También es posible conocer la información de los costos estándar vs. costos reales originados.

Suite InformativaAdministra y controla toda la información de consulta relativa a la solución UltraSoft, compuesta por cuatro áreas básicas de grupos de consulta :

Manuales de Capacitación : Integra las características básicas de plataformas de sistemas operativos en donde el sistema puede correr, esquema de escalabilidad y porteabilidad entre plataformas, requerimientos necesarios para disponer a usuarios finales las aplicaciones de manera local natural, en una intranet y extranet bajo la web en un ambiente local y remóto, introducción a nuevos usuarios, otros más.

Manuales de Consulta : Contiene información relativa a cada uno de los procesos por aplicación, llegando hasta el mínimo detalle de cada una de las unidades de información “datos” requeridos por cada pantalla de proceso presentada, integrando toda una relación del impácto de los datos registrados dentro del sistema.

Manuales de Flujos de Procesos : Mantiene toda una consulta de información relacionada a las estructuras de función por cada aplicación, permitiendo conocer las acciones que se realizan con las diferentes intefases entre todos los módulos integrados.

Manuales de Implementación : Cuenta con toda la información de apoyo para la fase inicial y poner en marcha el sistema, así como para afinar las políticas, métodos y procedimientos administrativos que la empresa establezca en función a los flujos de proceso requeridos.


03 folleto ultrasoft descripción de módulos

Documents