Yudith Castillo

Es un acuerdo entre las partes se conviene la realización de una obra que satisfaga las necesidades expresadas por el contratante.

Estos contratos son usualmente complejos e incluyen diferentes operaciones, tales como la compra de materiales, el uso de maquinarias, movimiento de tierra, entre otras.

Las obras pueden ser de primer establecimiento, de reforma, de reparación, de mantenimiento, entre otras.

Depuración del potencial contratista.

Solicitud de documentos legales del potencial contratista y revisión de los mismos.

Referencias comerciales.

Experiencias externas en manejo de proyectos u obras similares a las que se desea contratar.

Experiencias internas con relación a otras obras o servicios manejados para la empresa.

Identificación conflictos de intereses.

Normas manejo precios de transferencia.

Criterios determinación costos y su comparabilidad con el mercado.

Al momento de iniciar la contratación de una obra ya sea mediante una licitación y/o una adjudicación directa es importante entregarle a la contraparte el Pliego de Condiciones de los términos de la contratación, preferiblemente junto con un borrador del modelo de contrato que podría ser suscrito, con el fin de evitar retrasos al momento de suscripción del contrato.

El contrato debe incluir el detalle de los anexos relativos a la obra que esté siendo contratada tales como:

Formato de Cubicaciones.

Planos de la Obra.

Presupuesto y Análisis de Costos.

Planos del Lugar de Trabajo.

Sistema de Consecuencias.

Especificaciones Técnicas.

Certificación de Inspección Final y Recepción de la Obra.

Cronograma.

Pliego de Condiciones y Adendas del proceso de Licitación.

Objeto del Contrato:

Se debe incluir en el objeto específico del contrato, indicando que la misma la realiza el contratista a su propio riesgo e independencia y de conformidad con las leyes, reglamentos y normas vigentes en la República Dominicana. El contratista debe ser preferiblemente una persona moral de reconocida solvencia y capacidad técnica y financiera.

Subcontratación:

El contrato debe establecer si el contratista podrá o no subcontratar total, parcial y/o algunos servicios de la obra.

Alcance de los Trabajos:

Se debe definir claramente el alcance los trabajos contratados, el control de calidad y las especificaciones técnicas.

Seguridad:

La propietaria debe exigir al contratista la contratación de una empresa de seguridad a fin de velar por los bienes en obra.

Cambios: El contrato debe incluir claramente las modificaciones que puede realizar la propietaria: Debe pactarse que LA PROPIETARIA tenga el derecho de

autorizar previa y expresamente modificaciones, cambios, agregados o supresiones a La Obra, debiendo cada cambio ser autorizado mediante comunicación por escrito emitida por el personal autorizado de LA PROPIETARIA.

No deberán emitirse autorizaciones de cambios para modificaciones cuando las revisiones sean requeridas para lograr el cumplimiento de las especificaciones de La Obra y/o por negligencia, falta u omisión de LA CONTRATISTA o para corregir errores u omisiones que no se ajusten a las prácticas de construcción generalmente aceptadas. En estos casos, los cambios serán realizados, a conformidad de LA PROPIETARIA y a costo de LA CONTRATISTA.

Manejo de Residuos:

El contrato debe indicar cual será el manejo de los residuos tanto sólidos como los generados por la obra.

Identificación del Personal:

Se le debe exigir al contratista contar con un personal depurado, entrenado y debidamente identificado con carnet expedido por la empresa.

Obligaciones:

Las obligaciones tanto de la propietaria como del contratista deben encontrarse debidamente definidas a cuyos efectos debe pautarse con LA CONTRATISTA que la misma debe:

Realizar en todo momento La Obra, de manera que asegure y proteja siempre los intereses de LA PROPIETARIA, tomando las medidas pertinentes para prevenir abusos o uso indebido de las facilidades que le sean proporcionadas.

Suministrar todos los equipos, mano de obra, dirección técnica y personal de apoyo que fuese necesario para realizar La Obra, para lo cual deberá emplear toda su experiencia y sus mejores destrezas, implementando una eficiente administración de La Obra y suministrando la cantidad necesaria de materiales y recursos humanos que le permitan realizar el trabajo en la forma más adecuada, de conformidad con las especificaciones del presente Contrato y sus anexos.

Realizar La Obra con estricto apego a las especificaciones y cotización contenidas en sus propuestas, debidamente aceptadas por LA PROPIETARIA, las cuales figuran en los Anexos del Contrato.

Alquiler:

Algunos contratos contemplan el alquiler o suministro de equipos o herramientas; en dicho caso se deberá especificar en el contrato de obra o se deberá suscribir un contrato adicional que rija estas obligaciones.

No Relación Laboral:

Es importante establecer el no vínculo laboral entre la propietaria y la contratista:

LA CONTRATISTA debe declarar, para los efectos laborales, que es el único empleador del personal que prestará Los Servicios y por tanto, LA PROPIETARIA no tiene relación laboral alguna ni con LA CONTRATISTA ni con el personal de ésta. Cualquier tipo de pago o indemnización al personal de LA CONTRATISTA en materia laboral, fondo de pensiones, de seguridad social o de seguridad y salud ocupacional, debe ser responsabilidad única y exclusiva de LA CONTRATISTA.

LA CONTRATISTA debe hacerse responsable de toda demanda con motivo de salario, ruptura, suspensión de contrato, accidentes de trabajo y cualquier otra que se genere con motivo de las relaciones con los empleados que laboren en o para La Obra.

Responsabilidades:

Deben ser definidas de manera especifica:

LA CONTRATISTA deberá asumir, con motivo de la ejecución de La Obra a su cargo, toda responsabilidad civil, laboral y/o penal con relación a cualquier violación a las leyes y resoluciones vigentes y las reclamaciones de toda índole que se fundamenten en las actuaciones de LA CONTRATISTA, sus representantes, empleados, obreros o quienes actúen o laboren por su cuenta o mandato.

LA PROPIETARIA bajo ninguna circunstancia debe hacerse responsable

por las deudas y compromisos asumidos por LA CONTRATISTA con los empleados, subcontratistas y/o suplidores de materiales y equipos utilizados en La Obra.

LA CONTRATISTA debe obligarse a cumplir con las leyes, normas y

regulaciones existentes en la República Dominicana en materia de Seguridad y Salud en el Trabajo, comprometiéndose a proveerle a sus empleados los equipos de protección personal y herramientas necesarias para procurar su saludable y seguro desempeño.

Precio:

En la forma de pago debe detallarse el monto total a ser pagado y si el mismo incluye o no impuestos; adicional debe detallarse si el precio es cerrado y/o el mismo podría ser variado en el transcurso de la construcción.

Es recomendable que el último pago sea realizado contra recepción conforme de la obra por la propietaria y con la presentación de la póliza de vicios ocultos en caso de ser necesaria la misma.

Certificación de Aceptación:

Con la conclusión de la obra las partes deben emitir una certificación suscrita por los representantes autorizados de las mismas.

Defectos:

El contrato debe incluir la forma de manejo de los defectos que sean notificados a LA CONTRATISTA para fines de corrección y preparación para la entrega de la obra y el plazo en el que deberán ser corregidos por ella.

LA CONTRATISTA deberá ser la responsable de corregir cualquier defecto que resulte del uso de materiales o mano de obra inadecuados debiendo correr por cuenta de ella los costos necesarios.

Otras: Garantías. Mantenimientos. Tratamiento fiscal y proceso de facturación. Controles de calidad. Responsabilidades con respecto a permisos. Cumplimiento normas laborales. No Cesión. Sumisión a las leyes. Garantías y Representaciones. Garantía de contratos con suplidores de servicios. Manejo de gastos y honorarios legales. Ley aplicable. No competencia. Elección de Domicilio. No Exclusividad. Notificaciones. Disposiciones Migratorias.

Dependiendo del tipo de obra, las pólizas y fianzas a ser exigidas pueden variar. En todo caso, es fundamental que las mismas sean oportunamente presentadas por el contratista con una empresa de seguros que esté dentro del ranking provisto por la Superintendencia.

Entre las pólizas más importantes están:

Póliza de Responsabilidad Civil General (General Liability) todo riesgo, para cubrirse y a la vez eximir a LA PROPIETARIA de cualquier demanda por daños a terceras personas y propiedad durante el curso de la ejecución de los trabajos. El límite de responsabilidad no deberá ser menor del monto del Contrato.

Constancia del Seguro Social al día.

Cobertura de seguro por Responsabilidad de Vehículos de Motor (Fianza

Judicial) y límite de póliza que cubra equipos de motor propios, no propios, alquilados que suministre por lo menos una cobertura de RD$1,000,000.00 por lesiones, fallecimiento o daños a la propiedad resultantes de accidentes.

Fianza de avance de obra que garantice una suma igual al monto del avance, la cual estará destinada para garantizar el avance inicial o anticipo previsto en el Contrato, concedido por LA PROPIETARIA a favor de LA CONTRATISTA.

Fianza de Vicios Ocultos ascendente al 10% del valor total de La Obra

por un período de 1 año contado a partir de la recepción final conforme de La Obra o luego de la aceptación y firma conforme por Las Partes de la cubicación del cierre final de los trabajos ejecutados, cual de las 2 fechas ocurra primero; la misma estará destinada a garantizar los gastos de cualquier reparación que hubiera necesidad de hacer, por vicios ocultos o evidenciados al momento o con posterioridad a 1 año de efectuarse la recepción de la obra; dicha Fianza deberá ser entregada por LA CONTRATISTA a LA PROPIETARIA a más tardar dentro de los 5 días laborables siguientes contados a partir de la recepción final conforme de La Obra y luego de la aceptación y firma conforme por Las Partes de la cubicación del cierre final de los trabajos ejecutados.

Fianza de Fiel Cumplimiento que garantice una suma ascendente al 10% del valor total de La Obra según monto convenido en el Contrato.

Póliza Todo Riesgo de Construcción (TRC), cuya cobertura sea igual al monto total de La Obra y que sea enviada a LA PROPIETARIA, para su validación, aprobación y archivo.

Adicional a las pólizas y fianzas se deben establecer las siguientes obligaciones respecto a las mismas:

LA CONTRATISTA obtendrá el acuerdo de sus aseguradores para renunciar a los derechos de subrogación contra LA PROPIETARIA.

LA CONTRATISTA acuerda que los requerimientos mínimos de seguro tal y como sean establecidos, no limitarán ni eliminarán las responsabilidades legales o contractuales hacia LA PROPIETARIA o hacia terceros.

LA CONTRATISTA debe obligarse y comprometerse a no cancelar ningún seguro o sustancialmente alterarlo mientras La Obra se encuentre en ejecución, sin una notificación previa a LA PROPIETARIA con por lo menos 30 días de antelación y aceptación expresa de ésta.

Las fianzas y pólizas deberán ser entregadas por LA CONTRATISTA a LA PROPIETARIA, exceptuando la de vicios ocultos, dentro de los 10 días siguientes a la firma del Contrato.

LA CONTRATISTA debe comprometerse a renovar las fianzas y pólizas, las veces que fuera necesario, debiendo suministrar a LA PROPIETARIA evidencia de la renovación de las mismas, según aplique, dentro de los 10 días anteriores a la fecha de su vencimiento.

Estas deben ser definidas de manera clara: LA CONTRATISTA debe hacerse exclusivamente responsable de cualquier

daño que ocasione a terceros en su persona o en sus bienes, debiendo consecuentemente, reparar los irrogados a causa de la ejecución de La Obra, eximiendo de responsabilidad de toda naturaleza frente a terceros a LA PROPIETARIA. En caso de que LA PROPIETARIA fuere puesta en causa por los daños y perjuicios ocasionados, debe pactarse que LA CONTRATISTA se comprometa a asumir la defensa de LA PROPIETARIA, suministrando y pagando la asistencia y asesoría legal necesarias a esos fines y/o cubriendo costos y honorarios por esos conceptos.

LA CONTRATISTA debe obligarse a indemnizar a LA PROPIETARIA por

todos los gastos que pudiesen surgir de su incumplimiento de las obligaciones contraídas por el Contrato. De manera especial, LA CONTRATISTA debe declarar que indemnizará y mantendrá indemne a LA PROPIETARIA de cualquier erogación en que tuviese que incurrir la segunda en razón de las leyes laborales, de seguridad social, civiles y/o penales dominicanas.

Debe pactarse que LA CONTRATISTA no podrá oponerse, en forma alguna, a que LA PROPIETARIA ejerza en cualquier tiempo, antes de la terminación de La Obra o después de terminada ésta y pagada, el derecho de comprobar la verdadera cantidad y calidad del trabajo efectuado o el hecho de que el mismo no llene los requisitos estipulados en el Contrato y sus anexos, de acuerdo a las Especificaciones Técnicas estipuladas y de percibir, por consiguiente, de LA CONTRATISTA el importe de los daños y perjuicios que se le haya irrogado por falta de cumplimiento del mismo.

En caso de que la contratista no termine la obra a su cargo dentro del plazo estipulado en el contrato, se deberán establecer las indemnizaciones por cada día calendario en exceso que sea necesario emplear para su terminación.

Se debe establecer la entrega de los informes del progreso de los trabajo por parte de LA CONTRATISTA, donde indique la eficiencia en tiempo, calidad y costo del Proyecto, las actividades críticas, las acciones a tomar para terminar el mismo con calidad y costo así como el tiempo estimado.

Se sugiere pactar en el contrato la no realización de pagos sin que se tenga el informe de progreso anexo.

Se le debe exigir a la contratista entre otros los reportes siguientes: Reporte Comparativo y Descriptivo del avance de Obra en

relación al cronograma original. Reporte Financiero, el cual deberá incluir estatus de

ejecución en términos financieros en relación al estimado a inicio de obra.

Reportes de Incidentes en Obra (en caso de ocurrir alguno).

Reporte de Ordenes de Cambio. Reporte de Estimado de Valor para concluir obra

(proyección de valor final de obra). Estudios, Pruebas y otros de materiales y verificaciones

técnicas de terceros.

Para los proyectos que lo requieran, LA CONTRATISTA deberá entregar con la recepción final conforme de La Obra los planos tal y como construido (“As Builts”), los cuales deben ser revisados y aprobados por LA PROPIETARIA.

Se sugiere pactar en el contrato la no realización de pago final hasta tanto no hayan sido entregados dichos planos.

Lo relativo a la propiedad intelectual debe quedar claramente estipulado en el contrato, sobre todo cuando se trate de contrataciones de diseño. Normalmente se estipula que cualquier documento u otro material que sea preparado por LA CONTRATISTA solo o con terceros con motivo de la ejecución de la Obra será propiedad de LA PROPIETARIA. Asimismo se suele pactar que todos los originales de programas de computadora, trabajos, audiovisuales o cualquier otro trabajo autoría de la contratista, desarrollados para el cumplimiento de la Obra, serán de LA PROPIETARIA. LA CONTRATISTA debe convenir realizar todas las gestiones y obtener los permisos que sean necesarios para que LA PROPIETARIA pueda proteger dichos derechos.

El acceso a la información confidencial debe limitarse a empleados autorizados de LA CONTRATISTA que tengan necesidad de familiarizarse con dicha información para poder prestar los Servicios requeridos por LA PROPIETARIA, debiendo LA CONTRATISTA asegurarse de que el personal que tenga acceso a las informaciones esté consciente de que las mismas son confidenciales. Asimismo puede pactarse el plazo de vigencia de dicha confidencialidad.

El contrato debe establecer claramente los motivos de suspensión de la obra, tales como:

Ocurrencia grave perturbación del orden.

Cualquier causa grave que a juicio de LA PROPIETARIA impida o dificulte la continuación de la Obra.

Puede convenirse también suspensión si LA PROPIETARIA, como resultado de sus inspecciones, detecta incumplimiento o desviaciones de las Especificaciones Técnicas establecidas en el Contrato y/o sus anexos.

Las causas de rescisión pueden variar, pero las mismas deben estipularse claramente, pudiendo ocurrir normalmente por las siguientes causas: Si LA CONTRATISTA rehúsa adoptar las medidas

necesarias para la realización de la Obra contra posibles daños o es negligente en tomar las medidas necesarias.

Si LA CONTRATISTA retrasa intencionalmente el ritmo de la Obra de tal manera que no sea terminada en la fecha indicada en el Contrato.

Si LA CONTRATISTA es declarada en quiebra o hace una cesión de bienes total a beneficio de sus acreedores, o si se le asigna a un Administrador como consecuencia de su insolvencia.

Si LA CONTRATISTA constantemente rehúsa o falla en suministrar trabajadores lo suficientemente competentes, materiales, etc. o de manera persistente no hace caso de las leyes, resoluciones vigentes, o persiste en violar cualquier condición, estipulación o acuerdo contenido en el Contrato. En estos casos se estipula otorgar un período de cura y la facultad de LA PROPIETARIA de tomar posesión de la Obra y de todos los materiales, herramientas y equipos de LA CONTRATISTA.

Se puede convenir asimismo que el contrato termine por voluntad unilateral de LA PROPIETARIA y sin responsabilidad para la misma en cualquier momento de la vigencia del mismo y sin necesidad de que mediara causa justificada, siempre y cuando se lo notifique a LA CONTRATISTA con un plazo de antelación a la fecha efectiva de terminación. En este caso LA PROPIETARIA puede convenir pagar a LA CONTRATISTA, los trabajos que hubiera realizado LA CONTRATISTA a conformidad de LA PROPIETARIA y conforme con las Especificaciones Técnicas contenidas en el Contrato y los anexos correspondientes al momento en que ocurra la rescisión.