yprocedimientos del area demedicamentos einsumos …

Fondo Solrdario parala Salud (FOSALUD)

EL SALV·ADOR- V.II,carCU.IIIIICLVll _

MANUAL DEPOLITICAS y PROCEDIMIENTOSDEL AREA DE MEDICAMENTOS E INSUMOS

MEDICOS.

27 de Abril de 2012Gerencia Administrativa.

9" Calle Poniente entre 73 y 75, Col Escalón #3843, San SalvadorTeléfonos: 2528-9703

Correo electrónico: [email protected]

mailto:[email protected]

Área de Medicamentos e Insumos Médicos

ACUERDO DE APROBACIÓN:

Fecha Responsable de elaboración:elaboración Nombre:Lic.José Iván Marcía Guzmán

Cargo: Jefe de Unidad de Medicamento e Insumos médicos

Firma:Fecha de Responsable revisión:revisión Nombre:

Cargo:

Firma:Fecha de Responsables aprobación:aprobación Nombre: Licenciada Verónica Villalta.por la Cargo: Directora Ejecutiva.DirecciónEjecutiva

Firma:Fecha de TRANSCRIPCIÓN DE ACUERDO:aprobaciónConsejoDirectivo.

PRESIDENTA DE CONSEJO DIRECTIVO:Doctora María Isabel Rodríguez.

FIRMA:

9' Calle Poniente entre 73 y 75, Col Escalón #3843, San SalvadorTeléfonos: 2528-9703



REGISTRO DE MODIFICACIONES Y ACTUALIZACIONES.

Solicitado por Elaborado por Autorizado por VersiónFecha: Fecha: Fecha:Resumen de Modificación:

Solicitado por Elaborado por Autorizado por VersiónFecha: Fecha: Fecha:Resumen de Modificación:

Solicitadopor Elaborado por Autorizado _Qor VersiónFecha: Fecha: Fecha:Resumen de Modificación:


Correo electrónico: ivanmarcia@fosalud,gob,sv

INTRODUCCIÓN.

Para la elaboración del presente Manual se han considerado todos aquelloslineamientos y procedimientos vigentes por FOSALUD, con la finalidad desistematizar, estandarizar y aprobar los esfuerzos del personal, así como todas lasacciones encaminadas al cumplimiento eficiente de los objetivos y metas de lainstitución.

NORMAS PARA MODIFICAR Y ACTUALIZAR EL MANUAL.

1. Toda modificación o actualización del presente Manual se realizará sólo conbase en acuerdo del Concejo Directivo de FOSALUD.

2. Las modificaciones o actualizaciones serán realizadas por la Dirección Ejecutivapor medio de sus unidades especializadas en planificación y desarrolloorganizativo de acuerdo con acuerdos del Concejo Directivo.

3. Las modificaciones y actualizaciones aprobadas deberán hacerse constar en lahoja de registro de modificaciones y actualizaciones con fechas, autorizacionesy versión.

PROCEDIMIENTOS PARA DESTRUCCION DE SUMINISTROS MEDICOSVENCIDOS y AVERIADOS.

• La razón principal es dar a conocer las implicaciones técnicas, financierasy administrativas que se incurren cuando por diversos factores se dejancaducar los suministros médicos.

• Por consiguiente, se REITERA una vez más, algunos aspectos necesarios aconsiderar en todos los Establecimientos de Salud, con el fin de dar aconocer el procedimiento a seguir para el reporte de los mismos.

Por lo que se recomienda tomar en cuenta lo siguiente.1. Elaborar cálculo de necesidades apegado a la realidad su

establecimiento.




2. Desarrollar la debida ROTACION DE TODOS LOS PRODUCTOSPERECEDEROS, con el objetivo de evitar su vencimiento antes de suutilización.

3. Realizar actividades de TRANSFERENCIA de los medicamentos einsumos médicos próximos a vencer, maximizando de esta manera suuso, evitando el vencimiento en el establecimiento y desabastecimientoen otro.

4. Se recomienda la coordinación entre el encargado de bodega y defarmacia de la unidad de salud (FOSALUD) para evitar al máximoperdidas que son costos para la institución.

• Los encargados de farmacia con supervisión del médico coordinadorprocederán al levantamiento de inventario de los suministros médicosvencidos y averiados, con la finalidad de identificar, cuantificar y separar delos suministros médicos activos.

• Los medicamentos serán agrupados y separados en sólidos y líquidos.• Elaborar el listado original y copia, tomando como modelo el formulario SD-

1.• Posteriormente se informara cuando se procederá a la recolección y

posterior traslado al centro de acopio designado.

Propósito del procedimiento.

Establecer los lineamientos técnicos para la destrucción de suministros médicosvencidos, y averiados; elaborados por el área de Medicamentos de Fosalud.

Alcance del procedimiento.

Dentro de las actividades contenidas dentro de este procedimiento se encuentran:1- Procedimiento a seguir para solicitar el descargo de los suministros médicos en

los establecimientos de salud.2- Procedimiento a seguir para solicitar el descargo de los suministros médicos en

Almacene central de FOSALUD.

Políticas, normas y lineamientos de operación.Las políticas y normas establecidas en los presentes lineamientos fueron emitidaspor el Ministerio de Salud, adaptadas para el funcionamiento de Fosalud, por eljefe del área de medicamentos e insumos médicos.




Descripción del procedimiento.

Procedimiento a seguir para solicitar el descargo de los suministros médicosen los establecimientos de salud.

1- El médico coordinador con el apoyo de los encargados de farmacia procederá allevantamiento de inventario de los suministros médicos vencidos y averiados, conla finalidad de identificar cuantificar y separar de los suministros médicos activos.

2- Los medicamentos serán agrupados y separados en sólidos y líquidos.

3- Elaborar el listado provisional, tomando como modelo el formulario SD-1solicitud de descargo bienes muebles del Estado de El Salvador.

4- El listado provisional deberá ser firmado y sellado por el Medico coordinador yencargado de farmacia del establecimiento de salud.

5- Anexar justificación técnica del vencimiento de los productos.

6- Se procederá a su recolección y posterior traslado a centro de acopio designadoque cumpla con siguientes requisitos mínimos, tales como: techado, accesovehicular, con ambiente seco, acceso restringido, (bajo llave), y manejado bajocontrol.

7- Se revisa documento provisional para verificar datos tales como lotes, cantidad yprecios, se emite listado definitivo el cual deberá contar con firma y sello de médicocoordinador y encargado de farmacia, así como VO.Bo. Del Departamento deMedicamentos e Insumas Médicos

8- El Consejo Directivo de FOSALUD, deberá autorizar para proceder a ladestrucción.

9- Una vez autorizada la destrucción, el director o directora ejecutiva deFOSALUD, deberá nombrar la comisión, que evaluará el proceso de tratamiento ydisposición final, para lo cual se deberá identificar y gestionar con una empresaprivada de acuerdo a la ley de Adquisiciones y Contrataciones en Bienes yServicios del Sector público.

10- Notificar a fiscalía para que envíe representante para la verificación decumplimiento del proceso de tratamiento y disposición final de los productos.




Procedimiento a seguir para solicitar el descargo de los suministros médicosen Almacene central de FOSALUD.

1- El Guardalmacén procederá al levantamiento de inventario de los suministrosmédicos vencidos y averiados, con la finalidad de identificar cuantificar y separarde los suministros médicos activos.

2- Los medicamentos serán agrupados y separados en sólidos y líquidos.

3- Elaborar el listado original y copia, tomando como modelo el formulario SO-1solicitud de descargo bienes muebles del Estado de El Salvador

4- El listado original y copia deberá ser firmado y sellado por el guardalmacén ydeberá contar con Vo.Bo. de Gerencia Administrativa.

5- Anexar justificación técnica del vencimiento de los productos.

6- Se procederá a colocarlos aparte de los productos activos en un lugar quecumpla con siguientes requisitos mínimos, tales como: techado, accesovehicular, con ambiente seco, acceso restringido, y manejado bajo control.

7- El Consejo Directivo de FOSALUD, deberá autorizar para proceder a ladestrucción.

8- Una vez autorizados, la Dirección Ejecutiva de FOSALUD, deberá nombrar unacomisión, que evaluara el proceso de tratamiento y disposición final, para lo cualse deberá identificar y gestionar con una empresa privada de acuerdo a la ley deAdquisiciones y Contrataciones en Bienes y Servicios del Sector público.

9- Notificar a fiscal ía para que envíe representante para la verificación decumplimiento del proceso de tratamiento y disposición final de los productos.




Procedimiento de Manejo Medicamentos Estupefacientes,Psicotrópicos y Agregados


Establecer el mecanismo de manejo adecuado de medicamentos, Estupefacientes,Psicotrópicos y agregados; emitidos porla autoridad regulatoria correspondiente.

Alcance del procedimiento.Establecer procedimientos estandarizados dentro de las Unidades de Salud,para el manejo de adecuado de de medicamentos, Estupefacientes,Psicotrópicos y agregados.

Políticas, normas y lineamientos de operación.Las políticas y normas establecidas para el manejo adecuado de demedicamentos, Estupefacientes, Psicotrópicos y agregados; son emitidos por laautoridad regulatoria correspondiente y son de obligarotorio cumplimiento.


Procedimiento de Manejo Medicamentos Estupefacientes,Psicotrópicos y Agregados.

Los Medicamentos Estupefacientes, Psicotrópicos y agregados, se conocen comoMedicamentos Controlados, debido a que son sustancias con alto potencial deDependencia, por lo que su abuso causa daño a la salud.

De acuerdo a la Ley Reguladora de las actividades relativas a estas drogas, es a laautoridad reguladora ya la División Antinarcotráfico, a quienes les compete dentrode sus respectivas atribuciones, la fiscalización de la importación, exportación,producción, fabricación, distribución, comercialización e inspección de lassustancias Estupefacientes, psicotrópicos y agregados.

La autoridad reguladora ,solamente reconoce a los establecimientos de Salud delMSPAS, por lo que FOSALUD deberán cumplir con los lineamientos siguientes:

1. Sólo podrán prescribir, Psicotrópicos, Estupefacientes y Agregados, los médicosy odontólogos inscritos en los registros de la junta de vigilancia respectiva.




2. La prescripción de Psicotrópicos, Estupefacientes y Agregados, se realizan enrecetarios especiales. Cada establecimiento de salud, tendrá sus propias recetasespeciales para la prescripción y dispensación de productos controlados, estasserán proporcionadas por los establecimientos de salud.

3. En cada receta debe prescribirse solamente un medicamento de uso controlado,no excediendo la cantidad necesaria para un mes.

4. Las prescripciones en las recetas, deberán ser escritas con tinta azulo negro,letra legible y de molde, sin testaduras, entrelineas o enmiendas, de lo contrario seanulara la receta.FOSALUD abastece por medio de la Regional de Salud o en su defecto porHospital, los cuales deberán llevar este mismo control para la dispensación a susUnidades de Salud.FOSALUD cuenta con su propio libro control, autorizado por el Presidente y elSecretario de la autoridad reguladora. La autorización tendrá vigencia para un año.

5. Los medicamentos controlados, deben estar almacenados en un lugar seguro yseparado del resto de medicamentos, en un área restringida con ventilaciónadecuada, temperatura controlada, buena iluminación, en anaqueles con llave.

6. FOSALUD maneja los siguientes productos:

Estupefacientes y psicotrópicos:Bromazepam 3mg Tableta ranurada oral.Diazepam 5mg/ml solución inyectable i.v. Ampolla 2ml.Fenobarbital 100mg Tableta ranurada oral.

Agregados:Mepivacaina Clorhidrato sin epinefrina3% solución inyectable Cartucho 1.8 mI.Oxitocina Sintética 5u.ílml solución inyectable í.m.-í.v. Ampolla 1 mI.

Para el caso en especial de la Mepivacaina Clorhidrato sin epinefrina3% solucióninyectable Cartucho 1.8 mI., este producto es exclusivo de uso odontológico por loque la autoridad reguladora aprobó manejo diferente en lo que respecta a custodiay distribución el cual se detalla a continuación:




EI médico odontólogo de unidad de salud, es el responsable de la custodia ymanejo de este producto, para lo cual deberá de llevar un libro control en el cualanotara entradas y salidas.

Las salidas deberán ser respaldadas por los procedimientos odontológicosefectuados a paciente.Estos lineamientos deberán ser de estricto cumplimiento, ya que de darse un malmanejo a estos productos podrían ser sujetos a sanción las cuales podrían serdesde suspensión de ejercicio de profesión hasta cárcel.

Lineamientos para Administración de Farmacias.


Establecer los linimientos y procedimientos necesarios para la AdecuadaAdministración de Farmacias dentro de las Unidades de Salud de FOSALUD.

Alcance del procedimiento.Mejorar el manejo de farmacias del FOSALUD, garantizando la gestión ydisponibilidad de recursos requeridos para una provisión eficiente de los serviciosde salud, haciendo uso de herramientas e instrumentos técnicos administrativospara el control, registro, uso y custodia de los bienes asignados a losestablecimientos de salud.

Políticas, normas y lineamientos de operación.Estos lineamientos son de aplicación obligatoria por lo que en aquellosestablecimientos de modalidad de 24 horas tendrán que distribuirse las actividadesque realizará cada recurso unificando criterios, por lo que deberán hacer delconocimiento del Departamento de medicamentos e insumos médicos quienesrealizaran las actividades.





LINEAMIENTOS:1. Seleccionar los medicamentos a ser utilizados en los servrcros de

salud, en coordinación con médicos de acuerdo a criterios técnicos yepidemiológicos.

2. Elaborar listado básico local, utilizando como referencia el listadobásico oficial de medicamentos del MINSAL.

3. Programar los requerimientos de medicamentos de acuerdo a lasnecesidades de la Unidad de Salud, tomando en cuenta lo siguiente:

• Información relativa al consumo histórico.• Revisar las existencias registradas.• Tomar en cuenta la demanda insatisfecha documentada.• Considerar las variaciones en la demanda de pacientes de acuerdo a la

incidencia de algunas enfermedades y situaciones emergentes y periodovacacional.

• Capacidad estimada de almacenamiento.

4. Recepción de los Medicamentos e Insumos Médicos.

• Verificar la correcta identificación del producto impresa en la etiqueta:Nombre Genérico, concentración, número de lote, fecha de fabricación,fecha de vencimiento, leyenda de propiedad.

• Comprobación física del medicamento e insumo médico: Cantidad,etiquetado y condiciones adecuadas de calidad.

• De encontrar diferencias entre el vale de entrega contra lo remitido por elalmacén se procederá inmediatamente a elaborar nota dirigida alguardalmacén notificando la discrepancia debiendo firmar esta nota lapersona que realiza la entrega y quien recibe.

• El personal de farmacia al momento de recibir el medicamento e insumomedico debe de plasmar el sello de la Unidad de Salud en el vale respectivo,así como colaborar en el traslado de los suministros médicos hacia el lugarde resguardo de estos (Bodega o Farmacia).

5. Almacenar Los Medicamentos Adecuadamente Para Garantizar SuConservación Y Manejo Técnico Administrativo Considerando LosSiguientes Aspectos:

• Clasificación y rotulado de estanterías, de acuerdo a grupos terapéuticos opor orden alfabético.




• Revisión de fechas de vencimiento: Primero en expirar, primero en entregar.• Identificar los medicamentos que no cumplan los requisitos de calidad,

separándolos en un lugar adecuado, notificarlo al jefe inmediato superior yreportarlo a control de calidad.

• Medicamentos que necesiten refrigeración, mantenerlos en un refrigeradorpara uso exclusivo de medicamentos, queda terminantemente prohibidoguardar todo tipo de alimentos.

• Mantener el local de farmacia limpio y ordenado, libre de insectos yroedores, ventilado, de preferencia con luz natural y que cuente con laseguridad adecuada.

6. Elaboración adecuada de instrumentos de registro y control, realizandolas siguientes actividades:

• Registrar en el tabulador diario los medicamentos entregados según receta ycódigo del medicamento, este descargo debe de ser elaborado diariamentepor cada encargado de farmacia. Posteriormente archivar las recetas paraefectos de supervisión.

• Actualizar el kárdex de medicamentos e insumas médicos, por cada ingresoy por salidas mensualmente.

• Elaborar un resumen mensual, tomando los datos del tabulador diario demedicamentos e insumas médicos y enviarlo a la sede administrativa alDepartamento de Medicamentos e Insumas Médicos los primeros 5 díascalendario de cada mes.

• Mantener disponible información relacionada con consumos históricos yexistencias.

• Estos documentos deberán ser elaborados con lapicero negro o azul ypermanecer en las instalaciones de la unidad de salud, bajo resguardo delos encargados de farmacia, y accesibles para efectos de supervisión.

• Elaboración de documentos de transferencia interna o externa, dejandoconstancia de esta actividad, previa autorización del Departamento deMedicamentos e Insumas Médicos.

• Realizar inventario mensual selectivo de 15 suministros y comparar contarjetas de Kárdex y corroborar que no exista diferencia y dejar constanciade su ejecución.

• Realizar un inventario físico una vez al año el 31 de diciembre y remitirlo alDepartamento de Medicamentos e Insumas Médicos en los primeros 5 díasdel mes.

• Notificar a los médicos de la disponibilidad y vencimientos de medicamentosen farmacia semanalmente.




7. Garantizar la disponibilidad oportuna de medicamentos que serándispensados a los pacientes de Unidades de Salud, para lo cual deberáseguir las siguientes indicaciones:

• Solicitar medicamentos a bodega de unidad de salud Fosalud (donde exista)mediante requisición, de acuerdo a existencias.

• Dispensar diariamente los medicamentos a usuario, mediante recetacorrectamente llenada firmada y sellada por el responsable de la atenciónmédica.

• Los medicamentos deben prescribirse utilizando el nombre genéricoestablecido en el Listado Oficial vigente, de acuerdo a su nivel de uso yregulación de prescripción.

• La receta debe contener:• Lugar y fecha de la prescripción• Nombre completo del paciente• Edad• Sexo• Número de registro o Expediente Clínico• Nombre genérico del medicamento• Concentración del medicamento• Vía de administración• Dosis• Cantidad prescrita en números y letras• Sello del establecimiento de salud.

• La receta debe elaborarse con letra clara y legible, escrita con tinta colornegro o azul, sin borrones, abreviaturas y enmendaduras.

• Queda estrictamente prohibido la dispensación de recetas que no cumplancon lo descrito anteriormente.

• Clasificar las recetas diariamente de acuerdo a código del medicamento.

8. Asegurar la dispensación adecuada de los medicamentos cumpliendolas siguientes funciones:

• Brindar información verbal relacionada con el tipo de medicamento prescrito,para que sirve, dosis, frecuencia, tiempo de uso, información especial,posibles efectos secundarios y la manera como debe prepararse en el casode suspensiones que vienen en polvo.

• Si las condiciones del usuario lo ameritan deberá reconstituirse elmedicamento antes de entregárselo.

• Complementar la información verbal escrita en el empaque primario delmedicamento, que contenga la información siguiente: Dosis, frecuencia ytiempo que durara el tratamiento. Los medicamentos serán entregadosconservando su empaque primario.




9. Dispensación de Insumos médicos hacia personal de enfermería.• El personal de enfermería deberá de elaborar una requisición de lo que

proyecta consumir en la semana y entregarla al encargado de farmacia paraque este le entregue los insumos médicos y así poderlo descargar en eltabulador diario y contabilizar los consumos mensuales.

• Cuando los insumos médicos se encuentren en Bodega, será el encargadode bodega el que entregará los insumos, pero al final de mes deberá denotificar a encargado de farmacia del consumo para que sea incorporadoeste en el resumen mensual de medicamentos.

10. Elaboración de requisición de medicamentos e insumos médicosEl departamento de medicamentos e insumos médicos elaboraProgramación anual de abastecimiento.

• La calendarizaci6n de la recepción de las requisiciones es notificado por elDMIM, como también la fecha y hora en la cual se abastecerá, en elmomento de recibir la requisición.

• El encargado de farmacia debe respetar las fechas establecidas para elenvío de la requisición al departamento de medicamentos e insumosmédicos.

• Se deberá de elaborar en el formato oficial prenumerado (correlativo), veranexo (SOLICITUD y VALE DE SALIDA DE MATERIALES). Se debe deelaborar requisiciones por separado para medicamentos y para insumosmédicos ya que son dos almacenes independientes.

• Anotar los códigos de los medicamentos e insumos médicos, la unidad demedida y la descripción de acuerdo al listado oficial de medicamentos.

• Anotar la cantidad en existencia física de farmacia y bodega al momento deelaborar la requisición y su fecha de vencimiento, ya que esto se toma encuenta al momento de efectuar la autorización para su despacho.

• El consumo bimensual es la suma de los consumos de dos meses.

• La cantidad solicitada, en ella se debe de anotar la cantidad que se necesitapara cubrir la demanda del período solicitado, según la unidad de medida; noanotar decimales solo enteros, por ejemplo si necesita medicamento para 4




meses. será el consumo bimensual multiplicado por dos, mas el períodovacacional que se presente y posteriormente restar la cantidad en existencia,con el propósito de evitar sobreabastecimiento y vencimiento de losmedicamentos.

• La requisición debe de ser elaborada y firmada por el encargado de farmaciay el médico coordinador deberá de revisar la requisición y si esta de acuerdocon las cantidades solicitadas firmar y sella, además se debe de colocar elsello de la unidad de salud correspondiente. De lo contrario no será recibidaen el Departamento de Medicamentos e Insumos Médicos.

ELABORACION DE DOCUMENTOS UTILIZADOS EN FARMACIA"TIPOS DE DOCUMENTOS EMPLEADOS EN FARMACIA

• Los formatos empleados en han sido elaborados con el objetivo de mejorarel manejo de farmacias del FOSALUD, garantizando la gestión ydisponibilidad de recursos requeridos para una provisión eficiente de losservicios de salud, haciendo uso de estas herramientas e instrumentostécnicos administrativos para el control, registro, uso y custodia de los bienesasignados a los establecimientos de salud.

• Los documentos empleados son los siguientes:

1. Tabulador Diario2. Kárdex3. Resumen mensual4. Transferencia5. Formulario para realización de inventario6. Requisición7. Informe de inestabilidad8. Notificación de medicamentos vencidos9. Recetas

TABULADOR DIARIO

• Colocar el nombre de la unidad de salud, mes y año en todas las páginas.• Agrupar la recetas por medicamento, presentación.• Registrar en el tabulador diario los medicamentos entregados según receta y

presentación del medicamento,• El descargo debe de ser elaborado diariamente por cada encargado de

farmacia.




• Realizar la sumatoria de los días del 1 al 15 anotar el resultado en el subtotal.

• Realizar la sumatoria de los días del 16 al 31 anotar el resultado, el total deconsumo a fin de mes es la suma de los 31 días.

• El dato de consumo total debe ser trasladado al kárdex para su descargo.• Posteriormente archivar las recetas y el tabulador para efectos de

supervisión.• Este documento debe llenado a lapicero de color azul o negro, no utilizar

lápiz, no debe de contener tachones ni enmendaduras de ninguna clase.

KARDEX• Datos de carácter constante: Son aquellos que se mantienen fijos durante el

tiempo de uso de la tarjeta.Código, nombre, presentación, almacén, etc.

• Datos de carácter variable: Son aquellos que se van complementando amedida que se registran los movimientos del inventario.Ingresos, egresos, saldos, precio unitario, etc.

• Datos de carácter adicional: Son aquellos que se utilizan para ampliar oexplicar situaciones no comunes.

SUMINISTRO DE INFORMACION• El encargado del tarjetero, debe recibir la documentación que ampara

tanto los ingresos como los egresos:Notas de Remisión o envío, transferencias, vales de salida, actas de

descargo, etc.• La documentación recibida debe revisarse con el objeto de detectar

anomalías en los códigos, descripciones, unidades, cantidades, etc.Si hay anomalías reportarlas inmediatamente para su corrección y no

perder de vista que esto genera diferencias entre el saldo de tarjeta conla existencia física.

REGISTRO DE DATOS.a) Seleccione el documento a trabajar, si son de diferentes fechas, seleccione

el más retrasado. Inicie el trabajo de registro con los ingresos para evitarsaldos rojos.

b) Seleccione la tarjeta correspondiente al primer ítem descrito en eldocumento.

e) Registre en la tarjeta los datos requeridos, los cuales extraerá deldocumento fuente. Elaborado con cualquier tipo de maquina o letra legible(de molde).

d) Efectúe los cálculos aritméticos requeridos: determinación del saldo, valortotal, etc.




d) Al concluir la transcripción de todos los ítems del documento, colóquele undistintivo que denote que ya fue trabajado y archívelo adecuadamente.

d) Si quedase alguna transcripción pendiente, archive temporalmente eldocumento y manténgase pendiente de liquidar lo más pronto posible eneste caso.

RESUMEN MENSUAL.• Colocar nombre de la Unidad de Salud, mes y año en todas las páginas.• En casilla de otros ingresos, anotar todos los ingresos que se efectúen y que

no procedan del Almacen El Matazano.• En la casilla de transferencias, anotar únicamente la cantidad de

medicamento transferido hacia otros establecimientos de salud en el mes.• En la casilla de consumo, se deberá anotar únicamente lo que se ha

consumido en el mes.• En la casilla de existencias total anotar la sumatoria de existencias bodega

mas existencia farmacia.• En la casilla de vencimientos anotar los vencimientos de medicamentos e

Insumos Médicos.• Es obligatorio colocar el nombre, firma, teléfono de encargado de farmacia y

medico coordinador de lo contrario no se dará por recibido.• Este resumen debe ser enviado a las oficinas centrales los primeros 5 días

calendario de cada mes.

TRANSFERENCIA.• Anotar la fecha que se realiza la transferencia.• Colocar el nombre de unidad que solicita y recibe.• Anotar el código del producto, unidad de medida, descripción No. De lote,

Fecha de vencimiento.• Cantidad Transferida, Costo Unitario(EI precio es por unidad o por ciento)• Anotar justificación de transferencia.• Nombre, firma y sello de quien transfiere y quien recibe.• Realizar transferencias de acuerdo a consumos históricos, existencias y

vencimientos.

FORMULARIO PARA LA REALlZACION DE INVENTARIO.

• Anotar Nombre de Unidad de Salud, fecha en que realiza el inventario.• Colocar el código del producto, descripción, unidad de medida, procedencia

Número de lote, Fecha de vencimiento.• Cantidad disponible: es la que se encuentra en buen estado para ser

despachado.




• Avería: es aquel medicamento que no se puede dispensar por problemas decalidad o se encuentra averiado.

• Vencido: medicamento que se encuentra vencido (Mantener identificado yaislado de medicamento disponible, no descargar de kárdex).

• Total es la suma de Disponible+Avería+Vencido.• Es importante colocar el costo unitario (ciento o unidad).• Anotar nombre y firma de quien superviso y elaboro el inventario.• Realizar inventario mensual selectivo de 15 suministros y comparar con

tarjetas de Kárdex y corroborar que no exista diferencia y dejar constanciade su ejecución.

• Realizar un inventario físico una vez al año el 31 de diciembre y remitirlo alDepartamento de Medicamentos e Insumos Médicos en los primeros 5 díasdel mes, según formato anexo (FORMULARIO PARA REALlZACION DEINVENTARIO).

• Notificar a los médicos de la disponibilidad y vencimientos de medicamentosen farmacia semanalmente.

REQUISICION.El departamento de medicamentos e insumos médicos elabora Programaciónanual de abastecimiento.

• El encargado de farmacia debe respetar las fechas establecidas para elenvío de la requisición a departamento de medicamentos e insumasmédicos.

• Se deberá de elaborar en el formato oficial, Se debe de elaborarrequisiciones por separado para medicamentos y para insumas médicos yaque son dos almacenes independientes.

• Anotar la fecha de la solicitud.• Unidad que solicita y recibe.• Código, unidad de medida, Descripción.• Existencia total: Suma de existencia de farmacia mas bodega con sus

respectivas fechas de vencimiento.• Consumo Bimensual: colocar el consumo histórico de dos meses.• La cantidad solicitada, en ella se debe de anotar la cantidad que se necesita

para cubrir la demanda de el período solicitado según la unidad de medidano anotar decimales solo enteros, por ejemplo si necesita medicamento para4 meses, será el consumo bimensual multiplicado por dos, mas el períodovacacional que se presente y posteriormente restar la cantidad en existencia,con el propósito de evitar sobreabastecimiento y vencimiento de losmedicamentos.

• La requisición debe de ser firmada por el encargado de farmacia y el médicocoordinador deberá de revisar la requisición y si esta de acuerdo con las




cantidades solicitadas firmar y sellar, de lo contrario no será recibida en elDepartamento de Medicamentos e Insumos Médicos.

• La calendarización de la recepción de las requisiciones es notificado por elDMIM, como también la fecha de abastecimiento se confirma en el momentode entregar la requisición.

INFORME DE INESTABILIDAD DE MEDICAMENTOS E INSUMOS MEDICOS.• Clasificación y rotulado de estanterías, de acuerdo a grupos terapéuticos o

por orden alfabético.• Revisión de fechas de vencimiento: Primero en expirar, primero en entregar.• Identificar los medicamentos que no cumplan los requisitos de calidad,

separándolos en un lugar adecuado, notificarlo al jefe inmediato superior yreportarlo en el formato anexo (Informe de Inestabilidad de Medicamentos eInsumos Médicos) .

•

RECETAS.• Dispensar diariamente los medicamentos a usuario, mediante receta

correctamente llenada firmada y sellada por el responsable de la atenciónmedica.

• Los medicamentos deben prescribirse utilizando el nombre genéricoestablecido en el Listado Oficial vigente, de acuerdo a su nivel de uso yregulación de prescripción.

• La receta debe contener:• Lugar y fecha de la prescripción• Nombre completo del paciente• Edad• Sexo• Número de registro o Expediente Clínico• Nombre genérico del medicamento• Concentración del medicamento• Vía de administración• Dosis• Cantidad prescrita en números y letras.• Firma original del prescriptor.

• Sello con el nombre del prescriptor y el número de la junta de vigilancia.• Sello del servicio o del establecimiento de salud.• La receta debe elaborarse con letra clara y legible, escrita con tinta color

negro o azul, sin borrones, abreviaturas y enmendaduras.• Clasificar las recetas diariamente de acuerdo a código del medicamento.




• Queda estrictamente prohibido la dispensación de recetas que no cumplancon lo descrito anteriormente.

PROCEDIMIENTO RELATIVOS A DISTRIBUCION DEMEDICAMENTOS E INSUMOS A LOS ESTABLECIMIENTOS DE SALUD

Propósito del procedimiento.Contar con directrices claras, precisas, propias y eficientes que faciliten y optimicenel flujo constante de distribución de Medicamentos e Insumos Médicos, a través deuna red de enlaces de transporte y centros de abastecimientos de necesidadinmediata a nivel nacional.

Alcance del procedimiento.Programar anualmente las rutas y fechas de abastecimiento, este documento eselaborado en los meses de noviembre y diciembre y es enviado a GerenciaAdministra para el consolidado del Plan de Trabajo del siguiente año. Estaprogramación cuenta con 4 distribuciones al año.

Políticas, normas y lineamientos de operación.Estos procedimientos son de obligatorio cumplimiento


PROCEDIMIENTO RELATIVOS A DISTRIBUCION DEMEDICAMENTOS E INSUMOS A LOS ESTABLECIMIENTOS DE SALUD.Este proceso inicia con la programación anual de rutas y fechas de abastecimiento,este documento es elaborado en los meses de noviembre y diciembre y es enviadoa Gerencia Administra para el consolidado del Plan de Trabajo del siguiente año.Esta programación cuenta con 4 distribuciones al añoAntes de iniciar el procedimiento de abastecimiento hacia los establecimientos desalud, se le envía a Gerencia Técnica las fechas de recepción de requisiciones yde entrega de los suministros médicos a las unidades de salud.

Las actividades en el proceso de abastecimiento son:1- Recepción de Requisiciones.

El personal de farmacia y médico debe de entregar las requisiciones alDepartamento de Medicamentos e Insumos Médicos en el tiempo estipulado




para cada región, para no generar atraso en el proceso de abastecimiento,en el momento de recepción se le notifica a personal de farmacia el día quese le despachara el medicamento.

2- Autorización de RequisicionesLas requisiciones originales autorizadas son remitidas al Almacen elMatazano para su preparación de acuerdo a las rutas establecidas, searchiva una copia

3- Preparación de requisiciones en el Almacén.En el Almacén se preparan los medicamentos de acuerdo las requisicionesautorizadas por el DMIM, estas son entregadas al personal de transporte elcual recibe de acuerdo a vale de salida que emite el sistema de inventarios,este mismo día se notifica a encargados de farmacia la hora aproximada deentrega a personal de farmacia.

4- Despacho de los medicamentos e insumos médicos a personal detransporte y entrega en cada establecimiento de salud.

Al día siguiente personal de transporte sale hacia los establecimientos desalud a efectuar la entrega de los medicamentos e insumos médicos alpersonal de farmacia, el recurso de farmacia recibe de acuerdo a valeemitido por Almacén, se revisa y se firma y sella de conformidad, luego seprocede a ordenar en la farmacia de acuerdo a grupo terapéutico y poderlodispensar a los pacientes en los respectivos turnos.

5- El personal de transporte entrega vales a DMIM y almacenes.El personal de DMIM y almacenes archivan los vales firmados de recibidospor cualquier reclamo posterior.

Guía Técnica Para Suministros de emergencia

Propósito del procedimiento.Disponer de un listado de medicamentos e insumos médicos, que sirva dreferenciapara cubrir las necesidades de salud de la población afectada en caso de

desastre

Alcance del procedimiento.FOSALUD ha elaborado el presente documento, en el cual se desarrollanaspectos importantes para el manejo de los suministros médicos a ser utilizados en




las diferentes fases del desastre siendo estos los siguientes: Gestión desuministros médicos, Listado de medicamentos, Listado de Insumos Médicos.

Políticas, normas y lineamientos de operación.Con la presente, se podrá optimizar los recursos existentes y estandarizar laatención en salud con un enfoque de riesgo, siendo este el marco de referenciapara el manejo oportuno antes, durante y después de un desastre.


Parámetros a ser considerados para la descripción de suministros médicos

Medicamentos

A. Fase de desastre

Fase I o Aguda (A): Se define como la etapa inicial de un desastre que suelepresentar una elevada tasa de mortalidad, desplazamiento de refugiados hacialos albergues y una alta prevalecía de enfermedades transmisibles.Fase II o Sub-Aguda (S/A): Esta se caracteriza por descenso gradual de losíndices de mortalidad que se presentan en la fase aguda de la emergencia, enesta los albergues se convierten en comunidades más estables.B. Condiciones del paciente

leve (l): A este grupo corresponde los pacientes con lesiones leves que puedenser atendidos en el lugar y no requiere de un traslado a un centro de salud.

Moderada (M): En este grupo se incluyen a los pacientes con lesiones de medianagravedad que no requieren de una urgente atención médica. Pueden esperar unlapso de tiempo para su traslado a un centro de salud, sin comprometer la vida dela víctima.

Grave o Severo (G): En este grupo se incluye a todos aquellos pacientes que serequieren atención hospitalaria y su traslado debe ser urgente.Insumos Médicos

Aguda (A)Sub-Aguda (S/A)Aplican las mismas consideraciones que en el apartado de medicamentos

IV. Componentes para la gestión de suministros médicos para emergenciasanitaria




a. Sistema de información

El objetivo de un sistema de información es proveer los elementos de juicio,objetivos para la toma de decisiones y la ejecución acciones.

En casos de desastre, la recolección de información debe ser simultánea a laprovisión de servicios de salud.

Con relación a la información de suministros médicos es importante manteneractualizados lo siguiente: Inventarios, consumos, necesidades a corto y medianoplazo, capacidad de almacenamiento, costos, etc.

b. Selección de suministros médicos

La selección de suministros médicos es realizada de acuerdo al tipo evento odesastre.

c. Control y monitoreo de suministros médicos

Se aplican las siguientes estrategias operacionales:

Niveles de existencias, Estimación de necesidades, control de existencias, controlde caducidad, vigilancia de la calidad, Intervalos de entrega.

d. Distribución de suministros médicos

En las situaciones de desastres, uno de los elementos críticos en el proceso deadministración de los suministros médicos lo constituye la distribución. Esta tienecomo objetivo asegurar la disponibilidad de los suministros necesarios en formaoportuna a las personas afectadas, garantizando la conservación de la calidad delos suministros, evitando perdidas y mala utilización de los recursos.

Para que el proceso de distribución se realice de manera eficiente es importanteque exista una coordinación y comunicación efectiva entre los departamentos deinvolucrados dentro de nuestra institución.

Esto requiere el desarrollo de un sistema de información que permita conocer elnúmero de personas afectadas, los problemas de salud que requieren atención yun registro de los inventarios de existencias en cada uno de los sitios e atención.




yprocedimientos del area demedicamentos einsumos …

Documents