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COLCIENCIAS

DE 2015RESOLUCION N° 74923 OCT. 2015

Por la cual se adopta el Modelo Corporativo de Gestion Documental (MCGD) delDepartamento Administrativo de Ciencia, Tecnologia e Innovacion -COLCIENCIAS-

EL SUBDIRECTOR GENERAL ENCARGADO DE LAS FUNCIONES DEDIRECTOR GENERAL DEL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE CIENCIA,

TECNOLOGiA E INNOVACION - COLCIENCIAS

En uso de sus facultades constitucionales, legales y estatutarias, en especial lasconferidas en la Ley 1286 de 2009, del Decreto 1904 de 2009 y en especial del

Decreto 2049 del 16 de octubre'de 2015,

CONSIDERANDO:

Que el numeral 4 del articulo 5 del Decreto 1904 de 2009 consagra como funcion alcargo del Director General de COLCIENCIAS expedir los actos administrativos que Iecorrespondan de acuerdo con la Ley,

Que el articulo 16 de la Ley 594 de 2000 - Ley General de Archivos, menciona a lossecretarios generales 0 funcionarios administrativos de igual 0 superior jerarquia,pertenecientes a las entidades publicas, a cuyo cargo esten los archivos publicos laobligacion de velar por la integridad, autenticidad, veracidad y fidelidad de lainformacion de los documentos de archivo y seran responsablesde su organizacion yconservacion, asi como de la prestacion de los servicios archivisticos.

Que el articulo 3 de la Ley 1712 del 2014, refiere a otros principios de la transparenciay acceso a la informacion publica, el principio de calidad de la informacion y el principiode la divulgacion proactiva de la informacion, considerando tener en cuenta losprocedimientos de gestion documental y la obligacion de publicar y divulgardocumentos y archivos que plasman la actividad estatal y de interes publico.

Que el Capitulo 5 del Decreto 1081 de 2015, refiere como instrumentos de la gestionde informacion publica el registro de activos de informacion publica, el indice deinformacion c1asificada y reservada, el esquema de publicacion de informacion y elprograma de gestion documental.

Que el articulo 2.2.22.2. del Decreto 1083 de 2015, adopta el Modelo Integrado dePlaneacion y Gestion, como un instrumento de articulacion y reporte de la planeaciona partir de las politicas de desarrollo administrativo, para este caso la politica de

Carrera 7 B Bis W 132-28 - Telefana (57-1) 6258480 - Fax (57-1) 6251788 - Bogota D.C. - Colombiawww.calciencias.gav.ca

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''- TODOS POR UNff .-

\ i". NUEVO PAIS''''*,-.-',' - - .".,'.-.~l,,\l. [QUIDAD UlUCMION

~j)COLCIENCIAS

749Resoluci6n No. "Por la cual se adopta el Modelo Corporativo de Gesti6n Documental

(MCGD) del Departamento Administrativo de Ciencia, Tecnologfa e Innovaci6n -COLCIENCIAS-".

"Eficiencia Administrativa" la' gesti6n documental se constituye como uno de loscomponentes.

Que en atenci6n a los recientes lineamientos impartidos por el Archivo General de laNaci6n, se hace necesario el diseno y elaboraci6n de un Modelo Corporativo deGesti6n Documental - MCGD, a partir del anal isis del contexto institucional deCOLCIENCIAS, para formular una politica estratE3gicaque desarrolla /0 planificado yuna politica operativa que desarrolla los controles de la Gesti6n Documental para laEntidad.

Que la estrategia de implementaci6n y despliegue del Modelo Corporativo de Gesti6nDocumental - MCGD, parte del desarrollo de los componentes de: Gesti6n de laPolitica y Normativa, Gesti6n de las Tecnologias en Gesti6n Documental, Gesti6n deSeguridad y Gesti6n del Cambio, con actividades que la Entidad debe adoptar en susplanes de acci6n.

Que el Modelo Corporativo de Gesti6n Documental - MCGD -, fue aprobado por elComite Institucional de Desarrollo Administrativo, mediante Acta NO.05 del 23 deSeptiembre de 2015, como instrumento archivistico para la formulaci6n de una politicade gesti6n de documentos y como documento parte del Sistema de Gesti6n de Calidadde la Entidad, para ejercer el control de los registros en materia de almacenamiento,recuperaci6n y acceso, tiempos de retenci6n, disposici6n final y protecci6n de losmismos.

Que en merito de 10 expuesto,

RESUELVE:

ARTICULO 1°: Adoptar el "Modelo Corporativo de Gesti6n Documental- MCGD" delDepartamento Administrativo de Ciencia, Tecnologia e Innovaci6n - Colciencias,anexo a la presentaci6n resoluci6n.

ARTICULO 2°: EI Modelo Corporativo de Gesti6n Documental - MCGD -, tiene comoalcance desarrollar de manera general, conceptual y estructural los componentes yrequisitos para la gesti6n de registros. Para efectos administrativos y su viabilidadtecnica, todas las dependencias de Colciencias y funcionarios seran responsables dela implementaci6n de politicas y programas que cumplan con los requisitos delModelo.

Carrera 7 B Bfs W 132-28 - TelE~fono (57-1) 6258480 - Fax (57-1) 6251788 - Bogota D.C. - Colombiawww.colciencias.gov.co

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COLCIENCIA5

749Resoluci6n No. "Por la cual se adopta el Modelb Corporativo de Gesti6n Documental

(MCGD) del Departamento Administrativo de Ciencia, Tecnologfa e Innovaci6n -COLCIENCIAS-".

ARTICULO 3°: Comunicar el Modelo Corporativo de Gestion Documental - MCGD atraves del Comite Institucional de Desarrollo Administrativo con la finalidad de adoptarun plan de divulgacion y comunicacion para todos los funcionarios.

ARTICULO 4°: Los temas relacionados con el Modelo Corporativo de GestionDocumental - MCGD serim discutidos en el Comite Institucional de DesarrolloAdministrativo, conforme a 10 establecido en el Modelo Integrado de Planeacion yGestion.

ARTICULO 5°: La coordinacion, implementacion y mejora del Modelo Corporativo deGestion Documental- MCGD -, estara a cargo de la Direccion de Gestion de Recursosy Logistica - DGRL 0 quien haga sus veces. La implantacion, administracion y mejorase realizara a traves de las dependencias a cuyo cargo se encuentren funciones deadministracion de archivos y la gestion documental, el Sistema de Gestion de Calidad,tecnologias e informacion, control interno y las dependencias responsables de losprocesos y procedimientos.

ARTicULO 6°: La presente resolucion rige a partir de la fecha de su expedicion y serapublicada en la pagina web de la Entidad y en Gina.

Dada en Bogota, D.C., a los 23 OCI.2015

PUBLiQUESE, C 'QUESE V CUMPLASE.

~ALEJANDR OLAVA DAvILASubdirector General encargado de la funciones de Director General del

Departamento Administrativo de Ciencia, Tecnologia e Innovacion - COLCIENCIAS

Aprob6: Liliana Marfa ZapataElabor6: John A. Gonzalez FI6rez / Ulliana Mayorga Tovar

Carrera 7 B Bis N" 132-28 - Telefono (57-1) 6258480 - Fax (57-1) 6251788 - Bogota D.C. - Colombiawww.colciencias.gov.co


MODELO CORPORATIVO CODIGO: A104M01

DE GESTION Version: 00@) ~~l~!~~C!AS Rige a partir de su Iiberaci6n en

DOCUMENTAL GINA

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MODELO CORPORATIVO DE GESTION DOCUMENTALAPLICABLE AL DEPARTAMENTO DE CIENCIA Y TECNOLOGIA E

INNOVACION -COLCIENCIAS

SISTF:VI\ OF GESTIO", DF I.A C\Ll!HD Dr: COLClF"'\CL\SI .IlJ vez dntllrgad(l n imprt,(I (',Ie dm:umeu!(I ,e ronsidenmi ulla (.OP!.\ ",0 COVfROL\DA.

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MODELO CORPORATIVO CODIGO: A104M01--_ .. DE GESTION Version: 00

@ (OL9E,~(IAS Rige a partir de su liberaci6n enDOCUMENTAL GINA

Pagina 1 de 1

CONTROL DE CAM BIOS

Version Fecha Numerales Descripcion de la modificacionLos cambios

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GINA

S!SrUL\ m: GI>,no'\ DFL\ (\LlIHD m: cO!nF'\C!.\~I na HZ d",,'a •.gad<, n improo ('s[e dnrnmcH!<> 'it ('<",sidHu"" HnH ('01'1.\ '\0 (:O'TROLU).\,

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MODELO CORPORATIVO CODIGO: A104M01-- DE GESTION Version: 00

(!) COL9si~CIAS Rige a partir de su Iiberaci6n enDOCUMENTAL GINA

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indice general

INTRODUCCION 5

1. OBJETIVO DEL MODELO 6

Objetivo 6

Objetivos especificos 6

2. DIRIGIDO A 7

3. DOCUMENTOS DE REFERENCIA 7

4. DISPOSICIONES GENERALES 7

4.1 Integracion con otros modelos y planes 7

_ 4.2 Marco conceptual 9

h) Definicion del Modelo Corporativo de Gestion Documental 10

5.1 Marco de Formulacion de Politica (MFP) 12

5.2 Orientacion del Modelo Corporativo de Gestion Documental 13

5.3 Componente estrategico 14

5.4 Componente operativo 15

5.5 Definicion de Requisitos 16

6. DESCRIPCION DE LAS OPERACIONES 17

Lineamientos de Creacion 17

Lineamientos de Control 17

6.1 Estandares 17

a) Normas de sistemas de gestion de documentos: 18

b) Normas para la implementacion de procesos gestion documental: 18

6.2 Buenas practicas 20

6.2 Componentes del modelo corporativo de gestion documental... 21

• Gestion politica y normativa 21

• Gestion de tecnologias en gestion documental 21

• Gestion de seguridad 21

• Gestion de cambio 21

SiSflAH IIF m:'<,T!O'\ OF I,A\UfH!) OF COl ClL"\UAS('na HZ de'icanzadu u ilHpre"ol'sh- dm:HlHetl!o SI' uu),i{!enm; Ull;) ('01'1.\ '\0 (:,f\TROL\ n,\.

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http://www.colcieneias.gov.co


DE GESTION Version: 00@) COlCI~,~CIAS Rige a partir de su liberaci6n en

DOCUMENTAL GINA

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7.IMPLEMENTACION Y DESPLIEGUE DEL MODELO CORPORATIVO DE GESTION DOCUMENTAL 22

Componente1: Gesti6n Politica y Normativa 22

Componente 2: Gesti6n de Tecnologias en Gesti6n Documental 25

Componente 3: Gesti6n de la Seguridad 28

Componente 4: Gesti6n del Cambio 30

PROCEDIMI ENTO/S RELACIONADO/S 31

Procedimiento de Control de Registros y Administraci6n de Instrumentos Archivisticos 31

S!SIT\!, GP,'!!O", OF 1.\ (\Lm,D DL('O!nL'Ci\~In,) Vel ,)t'wal';,(al!I' Ii impre.(> (.~!,(~dnrllmenh, 'it umsil!tnmi Hll:l (01'1.\ '>,0 CO'>,TI{OLA1)\.

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INTRODUCCION

MODELO CORPORATIVODE GESTIONDOCUMENTAL

CODIGO: A 104M01Version: 00

Rige a partir de su liberaci6n enGINA

Pagina 1 de 1

La gesti6n documental en el Estado Colombiano implica la organizaci6n y coordinaci6n de todos los

esfuerzos encaminados a la Gesti6n: Creaci6n y Control de Registros de informaci6n de la Entidad,

para 10 cual es necesario emplear mecanismos reguladores de las funciones y actividades

desarrolladas por los Servidores y terceros de la Entidad.

EI presente documento tiene como prop6sito planificar y gestionar de manera articulada la

construcci6n de Marco para la Formulaci6n de Politica que oriente y brinde un mapa de ruta para el

diseno, implementaci6n y mantenimiento del modelo Corporativo de gesti6n documental aplicado al

cicio de vida de los documentos de acuerdo con las normas emitidas por el Gobierno Nacional en

materia de eficiencia administrativa, gesti6n documental, estrategia del gobierno en linea,

transparencia, derecho de acceso a la informaci6n publica y la directiva cero papel y proponiendo un

modelo para la formulaci6n de Politica de Gesti6n Documental Institucional y en consecuencia

hacer explicita una declaraci6n general que represente la posici6n de la Direcci6n de Colciencias

con respecto a la gesti6n de registros de informaci6n.

En el presente documento se encuentra estructurado con una politica general de Gesti6n

Documental y politicas especificas que soportan el Sistema de Gesti6n de Registros las cuales

deben ser conocidas y aceptadas por todos los usuarios de la infraestructura tecnol6gica y la

informaci6n de la Entidad.

SISTF\!.\ m: GCSTH)'\ DF !.A CALmA!) 1)[ COLUF'\CL\S(na n? dr,uFgalil' n imprew ('Sle dnrumullo ,l~wnsidernni unn CO!'L\ '\0 CONfRI:Jf,.UIc\.

d'h'lImnd", a(1!ln!ilHdm del :S,G,C. St' ('nru,'nlnm en d Porl,,1 {k (:nifi{'uriH" http://www.colciencias.gov.co \!i(T{Hiti"S.G,C" rn GINA


1. OBJETIVO DEL MODELO

Objetivo




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Permitir a Colciencias lIegar a un escenario estrategico deseado en materia de gesti6n de los

documentos y registros de informaci6n en cumplimiento de las normas expedidas por el gobierno

nacional en la materia y de conformidad con estandares nacionales e internacionales y buenas

practicas, que Ie otorgue la capacidad de direcci6n y control del sistema de gesti6n de registros y

que como resultado Ie garantice cumplir los requisitos tecnicos y normativos que demand a su

planeaci6n estrategica y los organismos de control.

Objetivos especificos

• Identificar el estado actual de la gesti6n de los documentos/registros al interior de

Colciencias y orientar su desarrollo hacia un estado deseado.

• Disenar un mapa de Ruta de mejoramiento continuo por niveles hasta conseguir procesos

estables que permitan la direcci6n y control en la creaci6n, el mantenimiento, usn,

disposici6n y preservaci6n de los documentos.

• Establecer un marco para la formulaci6n de Politica que facilite un direccionamiento

estrategico, armonizaci6n con el Sistema Integrado de Gesti6n y la formulaci6n de

lineamientos minimos para la gesti6n de registros en Colciencias

• Proveer informaci6n estructurada para la toma de decisiones.

SISTF:M\ OF GFST!O!" OFI ('"LitHO (,OLClFNCLb(na d~,ran:ad(l n ,mpr""(1 e'!f dnunn"nlc ". wnidenlni HILl ('01'1.\'\0 CUNTHOIA If.\.

Lm cI'WtHIH'Il!(lo; ,(('inalindo> dd S,{;.(.'. ,e ('m'utnlnm en d P"rtal {it' Cnkil'nLiH' http://www.colciencias.gov.co ,\lirl'<).s,H"Sf;.C. " GIN'"


2. DIRIGIDO A




Pagina 1 de 1

EI presente documento esta dirigido al Comite de Institucional de Desarrollo Administrativo,

Comite de Archivo, Servidores y Colaboradores/contratistas de Colciencias con el proposito

de aunar esfuerzos, juridicos, tecnicos, financieros y administrativos para adelantar de

manera conjunta todas las acciones que, en virtud de sus competencias, conlleven al

adecuado diseno, desarrollo, implantacion y puesta en marcha de los planes, programas y

proyectos y soluciones que se propongan en el marco del Modelo Corporativo de Gestion

Documental en la Construccion de un mapa de ruta para el diseno del modelo Corporativo

de gestion documental aplicado al cicio de vida de los documentos de acuerdo con las

normas emitidas por el Gobierno Nacional en materia de eficiencia administrativa, gestion

documental, estrategia del gobierno en linea, transparencia, derecho de acceso a la

informacion publica y la directiva cero papel.

Incluye a profesionales y consultores de la Direccion de Gestion de Recursos y Logfstica y

demas asesores que conforman los equipos de trabajo de Colciencias.

3. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

Documentos asociados (Normas legales y documentos extern os controlados)

Consultar en GINA los documentos asociados al procedimiento: Documentos/Consultar/Explorar

documento/documentos asociados.

4. D/SPOS/C/ONES GENERALES

4.1/ntegracion can otros mode/os y planes

• Plan Estrab~gico Institucional

S!STI;L\ Dr GEST!ON DF L\ C\LUMD m: cmOEV:L\S(");1 d'~'iran!.'HI(l P fSk dnulmento 'it wp,i;ienmi tII!;l COP!.\ '0 CONT1H,L\H ..\.

1.% douH111'nll.''i :KlIulilado' del . st' fnrUtTtrHll en d l'ort,t! dt' Ci)!<ifllcia, http://www.colciencias.gov.co\!iH.J-.iti ••'\.G.C. i) ('n GINA



Rige a partir de su liberacion enGINA

Pagina 1 de 1

Plan en el cual se registra la informacion de tipo estrategico que fundamenta el

direccionamiento de la institucion por periodos de tiempo y que permite articular los

objetivos estrategicos institucionaies, con los planes de desarrollo del Estado,

• Manual Gobierno en Linea 3.1.

EI Manual de Gobierno en linea es el resultado de la evolucion de la Estrategia de Gobierno en linea

establecida mediante el Decreto 1151 del 14 de abril de 2008 y determina "los lineamientos que

deben seguir las entidades publicas y los parliculares que desempenan funciones publicas en la

implementaci6n de la Estrategia de Gobierno en linea en Colombia",1

• Plan Institucional de Archivos - PINAR

Es un instrumento archivistico que permite generar cambios planificados, que tiene por objeto dar un

ordenamiento logico de las acciones que se proponen realizar y desarrollar desde las dependencias

operativas como administrativas de la Entidad,

Este instrumento soporta la planeacion estrategica de la funcion archivistica al mas alto nivel

jerarquico de la entidad y permite correlacionar los aspectos administrativos, tecnologicos, tecnicos,

operacionales, normativos y de seguimiento y control para asegurar la adecuada gestion documental

de las entidades del Estado,

• Programa de Gestion Documental - PGD.

Es el instrumento archivistico que describe "el desarrollo sistematico de los procesos archivisticos

encaminados al eficiente, eficaz y efectivo manejo y organizacion de la documentacion producida y

recibida por una entidad, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su

produccion, tramite, consulta y conservacion2.

• Modelo Integrado de Planeacion y Gestion (MIPG)

EI Modelo Integrado de Planeacion cuenta con cinco pollticas de desarrollo administrativos

integrados por componentes y subtemas entre los cuales esta el de Eficiencia Administrativa

Ministerio de Tecnologias de la Informacion: Estrategia Gobierno en Linea. Recuperado de

http://estrategia .gobiernoenl inea. gov. co

2 Archivo General de la Nacion. Resolucion No. 0081 de 2001. Por la cual se adopta el Programa de GestionDocumental del AGN. Bogota: AGN, 2001, p. 1

SISTF,\P. Dr GeSTiON OF j.A (\l.ID.\!) COLClFNUASna H':! d~%'argad(l (l implc,(l nte dntument/' 'H~l'onsiduild Hn;)COP!.\ NO CONTtH)L\ n.\.

Lm; (L)('m],)(,!lt(l~ a('luali/.atlo5 del S.G.C. W ('nt'uc"tnm cn d j'nrl:d dc Cnkientia, http://www.colciencias.gov.co \iirl'(Hili".s,ex .. j} en GINA


MODELO CORPORATIVO CODIGO: A 104M01

DE GESTION Version: 00C!~COlSIENCIAS Rige a partir de su liberaci6n en

DOCUMENTAL GINA

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subtema Gestion Documental modelo que cuenta con una (mica herramienta de evaluacion de la

gestion de los documentos "Formulario Unico Reporte de Avances de la Gestion, Herramienta en

linea de reporte de avances de la gestion, para el monitoreo, evaluacion y control de los resultados

institucionales y sectoriales. Permite, de manera eficiente, hacer seguimiento a la implementacion de

las potiticas de desarrollo administrativo, can subcomponentes asociadas. A traves de esta

herramienta las entidades reportan, en forma periodica, el avance de las metas propuestas para

cada vigencia y el cumplimiento de los requerimientos definidos" 3 el FURAG es la (mica herramienta

con la que cuenta el estado para recopilar informacion sobre el cumplimiento de la normatividad y

aplicacion de la gestion documental.

EI subtema gestion documental se encuentra representado en 23 preguntas esenciales relacionadas

con los procesos de la gestion documental y se relacionan de forma transversal con todos los

componentes de la politica de eficiencia administrativa, por tanto algunas de las preguntas

representadas en otros subtemas permiten recopilar informacion relacionada.

4.2 Marco conceptual

Para los fines del presente Modelo Corporativo de Gestion Documental, se adoptaran

terminas y definiciones enunciados en la normatividad expedida par el Archivo General de la

Nacion, Gobierno en Linea y Modelo Integrado de Planeaci6n y Gestion y estandares

relacionados:

a) Gestion documental:

Conjunto de actividades administrativas y tecnicas tendientes a la planificacion, manejo y

organizacion de la documentacion producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta

su destino final con el objeto de facilitar su utilizacion y conservacion.4

3 Departamento Administrativo de la Funci6n Publica: Modelo Integrado de Planeaci6n y Gesti6n. Recuperado dehttp://modelointeg rado. dafp.gov. col

4 Ley 594 de 2000. Ley General de Archivos

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i", dnnH"l'ul," (1('lllali/HJo' dLi , W (,!H'tH,,,tn1\!en d P(lrtal (If (:l)!dl'lH:iH, http://www.colciencias.gov.co \ikro-,ih"'i.G,C (> en GiNA





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b) Modelo Corporativo de Gestion Documental:

EI modele Corporativo es diseriado para promover el desarrollo de dinamicas de gestion de

informacion coherentes los principios basicos de la gestion documental: Eficiencia, eficacia y

economfa. Asi mismo, proporcionar un marco de referencia para que la institucion desarrollo de

manera secuencial y progresiva sus capacidades para lograr constantemente proyectos exitosos

aprendiendo mejores practicas.

c) Sistema de gestion:

Conjunto de elementos interrelacionados 0 que interactuan en una organizacion con el fin de

establecer pollticas y objetivos, y los procesos para alcanzarlos5.

g) Sistema de gestion para los documentos:

Sistema de gestion para dirigir y controlar una organizacion en 10 relativo a los documentos6.

h) Definicion del Modelo Corporativo de Gestion Documental

La definicion del Modelo Corporativo de Gestion Documental, se fundamenta en 10 expuesto en

los siguientes actos administrativos:

• CONPES 3785 del 9 de diciembre de 2013 "enmarca los lineamientos de la Polltica

Nacional de Eficiencia Administrativa al Servicio del Ciudadano y adopta el modelo de

Gestion Publica Eficiente, dirigido a mejorar la calidad de la gestion, como la prestacion de

los servicios provistos por las entidades de la Administracion Publica"

• Ley 1712 de 2014 en su Articulo 15 "Programa de Gestion Documental... los sujetos

obligados deberan adoptar un Programa de Gesti6n Documental en el cual se establezcan

los procedimientos y lineamientos necesarios para la producci6n, distribuci6n, organizaci6n,

consulta y conservaci6n de los documentos publicos", La planificacion y despliegue

estrategico de un programa de gesti6n documental representa un Conjunto de actividades

administrativas y tecnicas tendientes a la planificaci6n, manejo y organizacion de los

documentos producidos y recibidos por las entidades en desarrollo de sus funciones, desde

5 UNE ISO 30300. Numeral 3.4.1.6 UNE ISO 30300. Numeral 3.4.2

SISTF'\I\ DE GEST!O"; Dr L\ (AUD\D CO! {'IE"\U.\S! 'oa H7, dcwal'galiu n impr""o tsl.t dnrHm~nV,.,l~('(,milierH, ,i \lIU ('01'1..\'0 C( lNTH( II,A f),\..

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MODELO CORPORATIVO CODIGO: A104M01--- DE GESTION Version: 00

(!) ~Ql9~~CIAS Rige a partir de su liberaci6n enDOCUMENTAL GINA

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su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su tramite, utilizaci6n, conservaci6n

y consulta cuyos lineamientos deben estar articulados con la NTCGP1000 e incluye el

Programa de Gesti6n Documental, el cual debe estar articulado con el Plan Estrategico

Institucional yen el Plan de Acci6n Anual.

• Decreto 1080 de 2015 en su Titulo II Capitulo V, Articulo Articulo 2.8.2.5.6 Componentes

de la politica de gesti6n documental. Las entidades publicas deben formular una politica de

gesti6n de documentos.

• Decreto 2573 de 2014, En su "Articulo 5, Componentes, Numeral 2 TIC para el

Gobierno abierto. Comprende las actividades encaminadas a fomentar la construccion de

un Estado mas transparente, participativo y colaborativo involucrando a los diferentes

actores en los asuntos publicos mediante el uso de las Tecnologias de la Informacion y las

Comunicaciones y Numeral 3 TIC para la Gestion. Comprende la planeacion y gestion

tecnologica, la mejora de procesos internos y el intercambio de informacion. Igualmente, la

gestion y aprovechamiento de la informacion para el analisis, toma de decisiones y el

mejoramiento permanente, con un enfoque integral para una respuesta articulada de

gobierno y hacer mas eficaz gestion administrativa instituciones de Gobierno".

• Decreto 2482 de 3 de diciembre de 2012 en su IIArticulo 5. Reporte de Avances de la

Gestion: Los reportes de avance de gestion de las entidades de la Rama Ejecutiva del orden

nacional deberan registrarse en los plazos que senale la metodologia que adopte el

Departamento Administrativo de la Funcion Publica. Para el registro de los reportes de

avance por parte de las entidades de la Rama Ejecutiva del orden naciona/, adoptese como

medio de captura de informacion y seguimiento el Formulario Unico de Reporte y A vance de

la Gestion''7. La aplicaci6n del formulario es el unico medio que tiene el gobierno para

obtener informaci6n relacionada con la Gestion Documental resultado de este informe se

entiende como la Linea base para el Estado Colombiano.

7 Decreto 2482 de 3 de diciembre de 2012, Articulo 5.S!STF\t\ Dr GeSTIO'\ OF L\ (\UDAD m: co!.nc'\c!.\s

',1;) HCZde'l'iuTt'Hlo n illll'r60 ('sl(' dnrnlllenlo ,e (,(lOsitiulini Hila cOPt\ '\0 CONTROL\D.\.Ln, dOfumnlius ;lrtllali/Hdo, del S.C.C ..w l'l1cut'ntran w d P(Jrttll (I<'Cn!rielJLiu, http://www.colciencias.gov.co \!in'J-'iJj"

S.CJ:. n cn CINA





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5. MODELO DE CORPORATIVO DE GESTION DOCUMENTAL COLCIENCIAS

)Jeclaraci6n de politi~a + Roles & Responsabilidades 1"

,

Requisito(s) Requisito(s) Requisito(s)

5.1 Marco de Formulacion de Politica (MFP)

EI Marco de formulaci6n de politica (MFP) representa una guia para la gesti6n (Direcci6n y control)

de registros de informaci6n en Colciencias. En pocas palabras, desarrolla de manera general,

conceptual y estructural los componentes y requisitos para la gesti6n de registros. Para efectos

administrativos y su viabilidad tecnica, todas las dependencias de Colciencias, contratistas y terceras

seran responsables de la implementaci6n de politicas y programas que cumplan con los requisitos

del Modelo Corporativo de Gesti6n Documental definido par Colciencias.

Los Administradores del MCGD a traves del MFP proporcionaran los requisitos y lineamientos

necesarios para especificar el "Que", el "Porque" y el "Como" para que todas las dependencias 10

implementen/desplieguen en sus archivos de oficina correspondiente. Esta estrategia Ie permitira a

Colciencias hacer el mejor uso de sus recursos para enmarcar las practicas de gesti6n de registros

para la amplia variedad de planes, programas y proyectos.

En general, este Modelo Corporativo de Gesti6n Documental propende por analizar, formular y

conceptuar sobre:

• Polfticas y programas de gesti6n de registros y responsabilidades de las dependencias,

Servidores, contratistas y Colaboradores/contratistas y la flexibilidad para desarrollar sus

SISTF'\L\ DEGESTIO..•.•.1)[ \ (.\UO,\D DVcO! nC\eL\SI'n,] ITZ dn{'aJ'gaiio n impre ••o ('sle dnUHnent(l ,,~ ('(lnsit!enlni nil:) {'OI'F\ '\0 CO'\T!<l IL\ n,\,

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DE GESTION Version: 00(~) COl~Ls.~CIA5 Rige a partir de su liberaci6n en

DOCUMENTAL GINA

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propias estrategias de aplicaci6n en concordancia con su misi6n u obligaciones

contractu ales especifica(s);

• Fijar responsabilidades de gesti6n y mantenimiento del Modelo Corporativo de Gesti6n

Documental incluyendo los tipos de requisitos para el mantenimiento de registros y la

orientaci6n para ser de aplicaci6n en toda la Entidad;

• Diseno de estrategias de implementaci6n y despliegue de acuerdo a sus propias

necesidades de negocio.

5.2 Orientacion del Modelo Corporativo de Gestion DocumentalLa Direcci6n General de gesti6n de Recursos y Logfstica 0 quien haga sus veces tiene

responsabilidades generales para la gesti6n de documentos en Colciencias en virtud de 10

establecido en el Decreto 1080 de 2015 y en ultima instancia, es responsable del control de registros

(almacenamiento, recuperaci6n y acceso, tiempo de retenci6n y disposici6n final y protecci6n)

mediante el diseno/actualizaci6n e implementaci6n de Instrumentos archivisticos y a traves de la

formulaci6n de regulaciones (directrices/estandares), La DGRL emitira los requisitos para el

mantenimiento de registros para las todas las dependencias de Colciencias y en consecuencia

apoyara y orientara a las mismas en el cumplimiento de estos requisitos.

Ejemplos de estos requisitos incluyen:

• Requisitos para el cumplimiento las politicas de Eficiencia Administrativa en materia de Ley

de Transparencia y Gesti6n Documental, Documentaci6n de procedimientos necesarios

para cumplir con las regulaciones;

• Requisitos de mantenimiento de registros para procesos de apoyo, misionales y estrategicos

de Colciencias;

• Requisitos generales para sistemas que gestionan y almacenan los registros de informaci6n

publica;

• Requisitos generales de los programas de formaci6n (Inducci6nlreinducci6n) en gesti6n

documental, incluyendo informaci6n para Col~boradores/contratistas y contratistas.

SISTF\L\ GISnO'" DF 1\ (\UD"l) OF COl ('IC\CL\S('n;; H? de"rargailH H impr6H (',h~ dOtHlHent(, ,to c(,n,iilrnlnJ Hll;) {'OPt\ "'0 COVflUJL\ n.\.

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DGRL 0 quien haga sus veces tambien proporcionara acompafiamiento y una guia practica que

puede ser utilizada por todas las dependencias de Colciencias, Servidores y colaboradores en la

aplicaci6n de estos requisitos de mantenimiento de registros.

Podra proporcionar respuestas a preguntas especificas sobre una determinada tecnologia 0

asesoramiento sobre c6mo trabajar con otros programas 0 sistema de gesti6n institucionales para

apoyar la gesti6n de documentos.

Los ejemplos incluyen:

• Herramientas para ayudar a identificar las fuentes de creaci6n 0 captura de los registros

informaci6n estrategicos y/o hist6ricos;

• Orientaci6n para ayudar a integrar los requisitos de gesti6n y mantenimiento de registros en

los programas de gobierno en linea y donde se implique la Planificaci6n y Control de

registros en el Disefio de procesos de negocio y el Cicio de Vida de Desarrollo de Sistemas

para la gesti6n de Documentos Electr6nicos de Archivos;

• Construir un banco de Preguntas frecuentes acerca de los requisitos de mantenimiento de

gesti6n de registros y archivos creados con nuevas tecnologfas;

• Elaboraci6n de guia de interoperabilidad de Formatos sostenibles (preservaci6n a largo

plazo) para los sistemas electr6nicos de archivo.

5.3 Componente estrategico

EI componente estrategico se disefia con dos prop6sitos: Politicos y Estrategicos

a) Politicos

Establecimiento de una politica de registros que:

• Se adecue a los fines, misi6n y visi6n de la organizaci6n

• Suministrar el Marco de Formulaci6n de Politica que permita establecer los objetivos para la

gesti6n de registros de informaci6n

• Fijar compromisos de cumplimiento de los requisitos aplicables a la gesti6n de registros

• Fijar compromisos de mejoramiento continuo del MCGDSiSTF\I.\ OF GfsnON OF .A i,LllJA!) DEc(X.C!ENCI,\S

(lLl n,? dhuFgado 0 imprfM' (',ie <lnnunenU, ,t ('Om,dunn, Hun COPL\ NO CONf!<OL\D..\.Ln.' d",'IH1'dd'h :l('!luii/lHlik' del S.C,C',.w ('nfllcntnm UI d P,whd (if Co!eil'nL'H, http://www.colciencias.gov.co\!in+.iti ••

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MODELO CORPORATIVO CODIGO: A 104M01---_ .. DE GESTION Version: 00

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• Comunicar y socializar el MCGD al interior de la Organizaci6n

• Conservar la "informaci6n documentada" ace rca de la politica de gesti6n de registros de

informaci6n

• Incluir estrategias de alto nivel relacionadas con la creaci6n y control de registros autenticos,

confiables y utilizables capaces de dar soporte a las funciones y actividades de la

organizaci6n

• Garantizar que la politica de gesti6n de registros se comunica y se implemente en todos los

niveles de la organizaci6n y colaboradores/contratistas.

b) Estrategicos

• Garantizar que el MCGD se armonice con la direcci6n estrategica del Colciencias

• Integrar los requisitos del MCGD en los procesos misionales y de apoyo de Colciencias

• Suministrar los recursos para el establecimiento, implementaci6n, mantenimiento y mejora

continua del MCGD

• Planificar la gesti6n del cambio y socializar la importancia de la eficacia y el de cumplimiento

de requisitos del MCGD.

• Garantizar que el MCGD alcance sus objetivos propuestos

• Guiar y suministrar soporte al mejoramiento continuo, acorde con plan de mejoramiento de

Colciencias.

5.4 Componente operativo

EI componente operativo implica la autoridad, responsabilidad y representatividad para:

• Implementar el Modelo Corporativo de Gesti6n Documental

• Reportar a la Alta direcci6n sobre la eficacia del mismo y proponer acciones de mejora

• Fijar las relaciones y acuerdos con terceras pares en temas relacionados con el Modelo

Corporativo de Gesti6n Documental

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CODIGO: A104M01Version: 00


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5.5 Definicion de Requisitos

Los requisitos son las necesidades 0 expectativas establecidas por las partes interesadas, las

obligatorias 0 las que se consideran implicitas por habito 0 practica comun para la organizaci6n, sus

clientes 0 partes interesadas

Para efectos practicos el Modelo Corporativo de Gesti6n Documental (MCGD) sera la instancia en la

cual se especificaran requisitos tecnicos, genericos 0 especificos aplicables a la gesti6n de registros

de informaci6n y constituiran un referente para certificar que el Modelo Corporativo de Gesti6n

Documental (Sistema de Gesti6n de registros) es conforme con los requisitos fijados por Colciencias

por disposiciones reglamentarias 0 con los requisitos de una norma Internacional/nacional p.a, NTC-

ISO 30300/30301 0 demas norma subsidiarias.

Correspondera como administrador de Sistema Corporativo de Gesti6n Documental a la Direcci6n de

Gesti6n de Recursos y Logistica establecer, documentar, implementar y mantener un Sistema de

Gesti6n de Registros y mejorar su eficacia continuamente.

La planeaci6n estrategica del (MCGD), su diseno, documentaci6n e implementaci6n deberan

responder a las caracteristicas, objetivos y necesidades de Colciencias, Las eta pas 16gicas que esto

supone incluyen:

• Determinar las necesidades y expectativas informacionales de los clientes;

• Establecer la politica y objetivos de la calidad del MCGD;

• Determinar los procesos y las responsabilidades necesarias para ellogro de los objetivos de

la MCGD;

• Determinar y proporcionar los recursos necesarios para ellogro de los objetivos de la

MCGD;

• Establecer los metodos para medir la eficacia del proceso de gesti6n documental y aplicar

las medidas correspondientes;

• Determinar los medios para prevenir no conformidades y eliminar sus causas;

• establecer y aplicar un proceso para la mejora continua del MCGD

SISTF\l\ DF G!Sl!O'\ Dr.\ (\UtHD DF COl nF'\UAS!'1];) IT? d"'il'.argai!f.' 0 imrrbf.' ('sit dOl'umcnl(, 'ii; ums,rkruni U!l;l COpt\ '\0 CONTRO!.\n.\.

Ln, d')(,lmJrnfO, af.'1uaiiln<!u;<dd S.CJ',"'" ('I1((Jtnlran UJ d hwhl! {k Cnkknd"" http://www.colciencias.gov.co.\linu-.itioS.C,C 0 ('n GI'\.\

MODELO CORPORATIVO CODIGO: A104M01-- DE GESTION Version: 00

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DOCUMENTAL GINA

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Deberla entenderse que el MCGD ha de incluir como minimo el proceso de gesti6n documental y

sus respectivos procedimientos.

6. DESCRIPCION DE LAS OPERACIONES

EI Modelo Corporativo de Gesti6n Documental debe incluir como minimo los procedimientos que

soportan la gesti6n documental, prestaci6n de servicios archivisticos y la preservaci6n de la

documentaci6n de caracter vital 0 hist6rico de Colciencias.

EI MCGD se filiara de manera generica en el marco del procesos/lineas de acci6n de la gesti6n

documental: Creaci6n y Control, pudiendo estos modificarse 0 especializarse segun las necesidades

de la Colciencias

Lineamientos de Creacion

• Planeaci6n Documental

• Producci6n Documental

• Valoraci6n Documental

Lineamientos de Control

• Gesti6n y tramite

• Organizaci6n documental

• Transferencias

• Disposici6n de documentos

• Preservaci6n Documental a Largo Plazo

6.1 EstandaresComo quiera que el proceso institucional de gesti6n de documentos se basa en un conjunto de sub-

procesos/procedimientos, cuya eficiencia y performance depende de la formulaci6n y despliegue de~!STF\L\ DE GESTIO'\ OF L\ (AUD\!) DE COLf'H:~in\S

[n" no:! d,o,rargadu n impruu {:.'Ie document" ,(~wnsidtn,d UIl;] COPl ..\ ,\f) ":ONH{(I! ..\ HA.tH, df)(,tmH'ntu, ;ww;1!indu;; del S.GJ., f!1n,,'ntnm tn V"rta!(k" :H!fi{'nl'ill;.http://www.colciencias.gov.co \!iH'Hiti(,

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una planeaci6n estrategica y sistematica adecuada. Para lograr dicho despliegue, es recomendable

seguir estandares especificos vinculados con la gesti6n documental.

A continuaci6n se relacionan normas 0 estandares tecnicos relacionados con la gesti6n documental

existentes.

a) Normas de sistemas de gestion de documentos:

• NTC-ISO 15489-1: Gesti6n de documentos. Parte 1: Generalidades.

• GTC-ISO/TR 15489-2 Guia Tecnica Colombiana. Gesti6n de Documentos. Parte 2 Gu[a.

• NTC-ISO 30300: Sistemas de gesti6n de registros: fundamentos y vocabulario.

• NTC-ISO 30301: Sistemas de gesti6n de registros: requisitos.

b) Normas para la implementacion de procesos gestion documental:

Normas generales

• NTC-ISO 16175-1: Principios y requisitos funcionales de los registros en entornos electr6nicos

de oficina. Parte 1: Informaci6n general y declaraci6n de principios.

• UNE-ISO/TR 26122: Analisis de los procesos de trabajo para la gesti6n de documentos.

• NTC-ISO 14533-1 Procesos, elementos de datos y documentos en comercio, industria y

administraci6n. Perfiles de firma a largo plazo. Parte 1. Perfiles de firma a largo plazo para firmas

electr6nicas avanzadas CMS (CAdES).

• NTC-ISO 5985 Directrices de implementaci6n para digitalizaci6n de documentos.

• Norma ISO TR 13028: Directrices para la implementaci6n de la digitalizaci6n de documentos.

• Norma ISO 23081: Procesos de gesti6n de documentos. Metadatos para la gesti6n de

documentos.

S!Sn'''L\ DEGcs'no!\' DF L\ (AUDAD OF CtHCiV'\ClAS!11;) VU, de'lUIl'gali(. n impre,(> ('sie ,jntumcrH.o ,l~ c(Hlsilienmi n,u COPI.-\ NO COVrlU)!A DA,

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MODELO CORPORATIVO CODIGO: A104M01-~--~ DE GESTION Version: 00

@) COL~IENCI~,S Rige a partir de su liberaci6n en

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En cuanto a Normas tecnicas especificas el MCGD podra considerar las siguientes.

PRODUCCION

AIIM/ARMA TR 48Revised Framework for Integration of Electronic Document ManagementSystems and Electronic Records Management Systems.

ISO 10196Document imaging applications -- Recommendations for the creation oforiginal documents.Document management -- Machine-readable paper forms -- Optimal design

ISO 12029 for user friendliness and electronic document management systems(EDMS).

GESTI6N Y TRAMITE

ANSI/ARMA 5Vital Records Programs: Identifying, Managing, and Recovering Business-Critical Records.

ISO 11442 Technical product documentation -- Document manaqement.HB 278 Recordkeeping compliance.

ORGANlZACI6NHB 5031 Records classification.EAC Encoded Archival ContextISAD(G) Norma internacional qeneral de descripci6n archivfstica.NTC-ISO 1476 Gufa para el establecimiento y desarrollo de tesauros monolingues.NTC 6052: 2013 Norma sobre los registros de autoridad de archivos relativos a instituciones

personas y familias (ISAAR-CPF).ISDIAH Norma Internacional para Describir Instituciones que Custodian Fondos de

Archivo.EAD Descripci6n Archivistica Codificada.ISDF Norma Internacional para la Descripci6n de Funciones.

TRANSFERENCIAISO 16363 Space data and information transfer systems -- Audit and certification of

trustworthy digital repositories.ISO 13008 Informaci6n y documentaci6n. Proceso de migraci6n y conversi6n de

documentos.PRESERVACI6N DE DOCUMENTOS

AS/NZS 1015 Records manaqement-Physical storage.

ISO 10255Document management applications -- Optical disk storage technology,management and standards.

ISO 18925 Imaging materials -- Optical disc media -- Storage practices.ISO 18934 Imaging materials -- Multiple media archives -- Storage environment

ISO/IEC TR 10091Information technology -- Technical aspects of 130 mm optical disk cartridgewrite-once recordinq format.

ISOITR 12654 Electronic imaqinq -- Recommendations for the management of electronic

Sfsn::1!' OF GEST!O,", 01': L\ CAUDAD m: COIOF'\CL\Si 'n;! 1'1:1, dnrarga\l(, n impre,(> (",Ir dnUHnU)h, ," rumhlnnni UlU COl'L\ '\0 CONTHOL\ n,\,

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recording systems for the recording of documents that may be required asevidence, on WORM optical disk.Guide d'application de la NF Z42-013 (Archivage electronique-

GA Z42-019 Specifications relatives a la conception et a I'exploitation de systemesinformatiques en vue d'assurer la conservation et I'integrite des documentsstockes dans ces systemes).Archivage electronique - Specifications relatives a la conception et a

NF Z42-013 I'exploitation de systemes informatiques en vue d'assurer la conservation etl'inteQrite des documents stockes dans ces systemes/Archivo electr6nico.Specifications fonctionnelles d'un composant Coffre-Fort Numerique destinea la conservation d'informations numeriques dans des conditions de nature

NF Z42-020 a en garantir leur integrite dans Ie temps/Especificaci6n. Funcional de uncomponente de seguridad digital para la preservaci6n de la informaci6ndiQital en condiciones que Qaranticen su integridad en el tiempo.

GTC-ISO-TR 18492 Guia Tecnica Colombiana: Preservaci6n a largo plazo de la informaci6nbasad a en documentos electr6nicos

GTC-ISO- TR 15801. Guia Tecnica Colombiana. Informaci6n almacenada electr6nicamente.Recomendaciones para la integridad y la fiabilidad.

ISO 14641: Archivamiento electr6nico - Parte 1: Requisitos sobre el diseno y laoperaci6n de un sistema de informaci6n para la conservaci6n de lainformaci6n electr6nica.

OTRAS NORMAS

ISO 22301 :2012 Societal security -- Business continuity management systems -Requirements

NTC-ISO/IEC 27001 Tecnicas de seguridad. Sistemas de gesti6n de la seguridad de lainformaci6n (SGSI). Requisitos.

NTCGP 1000: 2009 Norma Tecnica de Calidad en la Gesti6n PublicaNTC-ISO 9000 Sistemas de Gesti6n de la Calidad : fundamentos y vocabulario

6.2 Buenas practicas

• Manual para la implementaci6n de la estrategia de gobierno en linea en las entidades del ordennacional de la Republica de Colombia (2012-2015).

• Modelo de requisitos de las aplicaciones para la gesti6n de los documentos electr6nicos dearchivos (MoReq2), publicado por la Uni6n Europea.

SiSTF\l\ GESTiO" DF: L\ (,UD,!) DCCOtCtF:\CL\Sj'na "U, df',:iH';fado n impre,o r,k dou"ll,'nt!, "~ i.'(,n~ider(lni ('OPt\ "10 CO"lTIH.lL\ D,\.

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6.2 Componentes del modelo corporativo de gestion documental

• Gestion politica y normativaEI componente de gesti6n politica y normativa se orienta a la formulaci6n de lineamientos en materiade gesti6n documental y en concordancia con el Modelo Integrado de Planeaci6n y Gesti6n, PlanEstrategico Institucional, Plan de Inversi6n, Plan de acci6n Anual, Plan institucional de Archivos(PINAR) y otros sistemas de Gesti6n,

• Gestion de tecnologias en gestion documentalEI componente de gesti6n de tecnologias de informaci6n en la gesti6n documental se enfoca en ladefinici6n de directrices y requisitos minimos y funcionales para la Gesti6n Documental Electr6nica,documentaci6n de procedimiento, diseno de planes, programas y proyectos especificos y lapreservaci6n a largo plazo e interoperabilidad,

• Gestion de seguridadEI componente de Seguridad de la Informaci6n se enfoca en fijar criterios y iineamientos paragarantizar control y acceso, conservaci6n y preservaci6n y disposici6n final de documentos/registrosde informaci6n

• Gestion de cambio

EI componente de gesti6n del cambio se enfoca al diseno/planificaci6n de la estrategia deapropiaci6n y definici6n del esquema de monitoreo yevaluaci6n.

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7,IMPLEMENTACI6N Y DESPLIEGUE DEL MODELO CORPORATIVO DE GESTI6N

DOCUMENTAL

Componente1: Gestion Politica y Normativa

Diseno de un ModeloCorporativo de Gesti6nDocumental

• Documento base parala declaraci6n depolitica : Manual de

Desarrollar instrumento politicaarchivistico para la • Plan de proyecto de Decretoformulaci6n y desarrollo Diseno (1-2015) •

Numera,Planeaci6n de sistematico de los • Plan de proyecto 2609 dela Gesti6n procesos archivisticos estrategia de 2012Documental encaminados a la despliegue e Ley 594gesti6n de la implementaci6n (11- •documentaci6n de su 2015) de 2000entidad. • Elaboraci6n del

Programa de Gesti6nDocumental - PGD

• Elaboraci6n del PlanInstitucional de

La entidad debe Archivos de la Entidaddefinir: - PINARresponsabilidades, Se deberan fijardisenar Planeaci6n directrices, al interior deestrategica y crear la entidad, que permitanPolitica de Gesti6n normalizar, racionalizarDocumental la producci6n y el

manejo documental.

La entidad documentaen cada uno de losprocedimientos

Elaboraci6n establecidos para el • Ley 594 de 2000, LeyPolitica de sistema de gesti6n General de Archivos;Gesti6n documental el marco • Decreto 2609 de 2009Documental legal general, especifico

y aplicable a sunaturaleza. Seidentifican estandares ybuenas practicasnacionales einternacionalesaplicables y adopta elsistema de gesti6ndocumental por

SISTI\-lA Of GfSn00 OF!.A (\UIHI) DE CO! ClE0C1.\S(n;l H? dts<:~n!;ldo n ,mpre ••o "st.e Jm:tHnt~IIl(,.,,~ton,idernni Ull:! ('01'1.\ 00 ;":O';TI<01,\II.\.

to, oocmnenh" ,I('!ll;jli/ado~'de! S,C.C' . .'it' entllultnw n, d P,wt:iI ,k (:o!denda, http://www.colciencias.gov.co \!kro-"H"".C;.(:." fll GINA



DE GESTION Version: 00@) F?lC!,E:,~C!AS Rige a partir de su liberaci6n en

DOCUMENTAL GINA

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DecretoNumero 2578De 2012

Acuerdo No,039 de 2002

Acuerdo 4 de2013.

Ley 594 de2000,Art. 24obligatoriedadde las tablas deretenci6n,

Manual de gesti6n

Tablas de retenci6ndocumental

Elaborar listado deseries, con suscorrespondientes tiposdocumentales, a lascuales se asigna eltiempo de permanenciaen cada etapa del ciciovital de los documentos,

• Formato Cuadro deClasificaci6n

Desarrollar EsquemaDocumental - CCD

Elaboraci6n que refleje la • Matriz decaracterizaci6nCuadros de jerarquizaci6n de la DocumentalClasificaci6n documentaci6n

Documental producida la • Formato depor Identificaci6n deentidad, Unidades productoras• Manual de gesti6n

Elaborar Tabla deValoraci6n Documentalde para aquelladocumentaci6n que

Elaboraci6n como consecuencia delos recientes cambiosTablas de administrativos de • Tablas de Valoraci6n Decreto 1080

Valoraci6n y Documental de 2015Documental organicidad en la

Entidad no fueronorganizados bajo ninguncriterio 0 lineamientotecnico archivistico

Elaboraci6nTablas deRetenci6nDocumental

La entidad debegenerarinstrumentos decontrol archivistico

Los instrumentos yherramientas declasificaci6n ydescripci6n deberimcumplir con las ••caracteristicas de sersistematicos, uniformes,flexibles y coherentes,estos han sidodocumentados,declarados, divulgadose incluidos en el sistemade gesti6n dedocumental. Los bancosterminol6gicos hannormalizado yestandarizado las clasesy categoriasdocumentales,

de la ••ntaci6n hist6rica

S!S!F\I\ m: (;F~T!O' DF 1\ (\1 II)\D m: COl ClV'in \~I IT/ dt~,u.'gad(> n im!" .•.~(.tsk dm:llmenlo w nHl,itl€nlni Hll:l (01'1,\ '0 ('{),'dl<lIIAH,\,

Lo~ d,)<,IIHH'ldos :H'walindm dd S,G,( '. Sl' ('I1Cl!\:nlnlll en d {'onu! d~ (u!fi('l1dH, http://www.colciencias.gov.co\!inu-.ilio",G,(, ('1\ (;l"i\

MODELO CORPORATIVO CODIGO: A104M01---- DE GESTION Version: 00

(~) ~%~!s.,~CIAS Rige a partir de su liberaci6n enDOCUMENTAL GINA

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La entidadimplementa unesquema que Iepermita realizar elmonitoreo yevaluaci6n. Paraesto debera realizar

con que cuenta laentidad al ArchivoGeneral de la Naci6n,con el fin de conservar eincrementar elpatrimonio hist6rico

Desarrollo y monitoreode los indicadores delos procedimientosrelacionados con lagesti6n documental.

Documentar elmonitoreo del sistemade gesti6n documentalque Ie permite medir lapolltica y observar eldesempeno del sistema.

Analisis peri6dico de lasmediciones para evaluary monitorear eldesempeno de los

•

•

Procedimientoauditoria cumplimientoy verificaci6n derequisitos para lagesti6n de registrosIndicadores de gesti6nde registros

TransferenciasElectr6nicasNF Z42-025

SISTF'\I:\ DF GCST!O:;" DF L\ cum.\1> DC CO! nr\CL\SIna noz d,''lcargad!, n imprt~(' (',1<-dncllmenU, ,e ul!1'iidenmi Hna COI'!.\ 1\0 CONTIHTLHiA ..

tn;, d'h'umn,!(h :t,'w,liizlHius del :'i.GJ....w enUH,n!l'il!l en d Portu! (I<'fulfi('neilL, http://www.colciencias.gov.co "ti(T()-,Uioh.GJ~.0 UI GI\A


MODELO CORPORATIVO CODIGO: A 104M01Version: 00DE GESTION Rige a partir de su liberaci6n en@) (OLCIENCIAS

DOCUMENTAL GINA

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Componente 2: Gestion de Tecnologias en Gestion Documental

Implementaci6n de unsistema para la gesti6n delos documentos Circular Externa 002 deelectr6nicos de archivo 2012 del Archivo General ISO 14105La entidad debera cumplir

de la Naci6n - AGN, ANSI/ARMA 5refiere las ISO 11442con especificaciones recomendaciones para las ISO 16175-2tecnicas y requerimientos, diferentes entidades ISO 16175-3que deben estar interesadas en adquirir 0

acompanado de politicas desarrollar sistemas de Ley 527 de 1999y procedimientos para que gesti6n de documentos.el sistema permita como

normas NTCminimo: Compilacion Normativa IS015489-1Reflejar el esquema Este manual es un medio

(Creaci6n y• registro,de la documentaci6n de aprendizaje que facilite clasificaci6n,plasmada en los la consulta y difusi6n de gesti6n ycuadros de las normas nacionales almacenamiento,clasificaci6n y TRD sobre documento retenci6n,• Controlar el cicio electr6nico, preservaci6n a disposici6n finalvital del documento, largo plazo, sistemas de yLa entidad es decir, desde la gesti6n de documento documentaci6nusa las producci6n hasta la electr6nico de archivo, de procesos deherramientas disposici6n final, interoperabilidad y firma la gesti6ntecnol6gicas este ultimo proceso digital. documental)como apoyo a SGDEA • se encuentralos procesos reflejado en las TRD • Modelo de requisitos NTC IS015489-de la gesti6n • EI SGDEA es una para la gesti6n de 2de herramienta y por 10 documentosdocumentos mismo no reemplaza electr6nicos de Modelo delos instrumentos archivo. Requisitos para

archivisticos, entre la Gesti6n deellos los Cuadros de • Guia para la gesti6n Documentosclasificaci6n y las de documentos Electr6nicos deTRD electr6nicos en Archivo (MoReq)

• Mantener la ambientes ofimaticosintegridad Guia NO.6 "Ceroarchivistica de los Referencia: papelen lafondos, a partir de administraci6nagrupaciones Infografias AGN publica:documentales sistemas de(Expedientes, • Documentos y gesti6n deSeries, Subseries), Expedientes documentosasi como el vinculo Electr6nicos electr6nicosarchivistico de los • SGDEAdocumentos

Expedientes de Acuerdo No. 002Armonizar la gesti6n • ( 1 4 MAR 2014)•

Archivosdocumental enambiente fisico yelectr6nico

• Atender los




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Definicion demedios yformatos

principiosarchivisticos deprocedencia y ordenoriginal

• Gonsiderar losprocesos detransferencia enaplicaci6n de lasTRD

• Gestionar y controlarla eliminaci6n dedocumentoselectr6nicos dearchivo,

• Asegurar lapreservaci6n de losdocumentoselectr6nicos dearchivo a largo plazo

• Facilitar la utilizaci6nde estandares deinteroperabilidadpara el intercambiode informaci6n entrediferentes sistemasde informaci6n

Greaci6n diseiio ymantenimiento de unesquema de metadatos

En el ambito dedocumento electronico esimportante definir elformato del documentoadecuado de manera quepreserve su aspecto visualen el tiempo,independiente de lasherramientas y sistemasutilizados para crear,almacenar 0 prestar losarchivos,

Guia implementacion deMetadatos

Esta guia brinda loselementos basicos para lacreaci6n y gesti6n de unesquema de metadatos alinterior de la Entidad,

Guia de interoperabilidad ygesti6n documental

lEG 82045-1lEG 82045-2ISO 13008ISO 15836ISO 23801

ISO 14289-1ISO 32000-1ANSI/ARMA 16ISO 13008

SISTF:\!A G!sno'\J m: I ,A (,;LIIMO DC COl ,ClV\CL\S1'11>1 dtirarga!.lu u impr('.(l ('sit dnuHllenf(, "{~(,(>I)';iderHd Hlh! COPt\ '\0 CONTHOL."l),\,

1.0, dUtHmeui(,,, ;H'!"a!i!:HJn~ de! S,GJ', 'ie enueutruu ell d PurF;;! (it' Co!rif'l]ciu;,http://www.colciencias.gov.co ,\'!irflHib"S.C,C." ('n GINA



DE GESTION Version: 00(!) COlCIENCIAS Rige a partir de su Iiberaci6n en

DOCUMENTAL GINA

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Protocolo para laDigitalizaci6n de ISO 12033Documentos con Fines ISO 12651-1Probatorios (2016) ISO 29861

Disposiciones para la ISOITR 12654Digitalizaci6n La Circular Externa No. NTC 5985con fines creaci6n 005 de 2012 emitida por el GTC ISO 15801archivlsticos Disposiciones para la AGN, establece las Ley 527 de 1999

recomendaciones paraDigitalizaci6n captura lIevar a cabo procesos de Guia NO.5con fines de digitalizaci6n y Digitalizaci6ncontingencia y comunicaciones oficiales Certificada decontinuidad electr6nicas en el marco Documentosdeln acio dela

La entidad deberacontemplar un conjunto decriterios yrecomendaciones enmateria de seguridad,conservaci6n ynormalizaci6n de lainformaci6n, de los

Formulaci6n formatos y de las Guia de interoperabilidad y ANSI/ARMA 16de aplicaciones que deben gesti6n documental ISO 13008Iineamientos ser tenidos en cuenta parala implementaci6n deproyectos deinteroperabilidad ...

asegurar los aspectosmas normativos yoperativos de la

La entidad deberacontemplar un conjunto decriterios yrecomendaciones enmateria de seguridad,conservaci6n ynormalizaci6n de lainformaci6n, de losformatos y de las Guia de interoperabilidad yaplicaciones que deben gesti6n documentalser tenidos en cuenta parala implementaci6n deproyectos deinteroperabilidad ...

asegurar los aspectosmas normativos yoperativos de laintero erabilidad

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CODIGO: A104M01Version: 00


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Componente 3: Gesti6n de fa Seguridad

Referencia AGN

ISO 14289-1Ley 1712de2014

GA Z42-019NF Z42-013NF Z42-020NTCISO18492ISO 17028

Norma ISO14721 :2003Openarchivalinformationsystem(OAIS)--Referencemodel10propone elmarcoreglamentariode archivospara laconservaci6ny acceso a lainformaci6n

Manual de Gesti6nDocumentalGuiaimplementaci6n deMetadatos para laGesti6nDocumentalGuia DeAccesibilidad DeDocumentosElectr6nicos (2016)Tablas de Controlde Acceso (2016)

•

•

•

•

• Procedimiento dearchivamiento WEB(2016)

• Procedimientoarchivamiento demedios sociales(2016)

Infografia

Preservaci6n Digital a LargoPlazo

• Formato Acta deeliminaci6n

Garantizar la integridad decada uno de los documentosgestionados, que impidacualquier cambio sobre eloriginal

Garantizar la creaci6n dedocumentos electr6nicosaccesibles

Garantizar la posibilidad delocalizaci6n, facilitando lasbusquedas y sin depender derelaciones extern as entre lareferenda y el contenido

Garantizar el control deacceso

Garantizar la trazabilidad delos accesos y del cicio devida

Garantizar su autenticidad,permitiendo contrastar suorigen y ofrecer certezasobre su autoria

Garantizar la preservaci6n alargo plazo de losdocumentos, por ejemplo conmecanismos de restauraci6ny mantenimiento de lascondiciones ambientales

La entidadlineamient

AccesibilidadTrazabilidad

SISTI'},1\ GEST!O' or 1\ ( ,LID,!) OF COLUL'CI\Sf,U '(('j d(''inu';!,iuio n impl'e,o hI<' dnUlm<'Hh, \i' ('(.nsilierHni HIl;) ('OPL\ "i0 {ONTIH !L\D,\,

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MODELO CORPORATIVO CODIGO: A104M01- DE GESTION Version: 00

~'") fm Rige a partir de su liberaci6n enf?j~ DOCUMENTAL GINA

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la eliminaci6n de documentosy la depuraci6n de losArchivos de Gesti6n de susdiferentes UnidadesAdministrativas

La eliminaci6n dedocumentos es la actividadrealizada para aquellosdocumentos que han perdidosus valores primarios ysecundarios, sin perjuicio deconservar su informaci6n en

SiST!\!\ DCGESTiO'"' DE I" (,LUH!) Df COLO f'\CL\S! l1a H? dl''''Jrga(io (> illl[H'C'O dnflHllt~nl.(, ('(,,,,illfl'Hr!J un:\ ('01'1.\ NO CONTI<lIL.\D,,\,

Ln, dO(,lllnt'U('" a<:iuaiindo,', dd S.G,(', Sf fnfU~l)trall en d i'(wt:l1 d" Cu!rientiu, http://www.colciencias.gov.co\!icro ..••il.ioS.G,C 0 ('n GINA

MODELO CORPORATIVO CODIGO: A 104M01----------_.__ ._-_.- DE GESTION Version: 00

(~ ~OLC!~:~CIAS Rige a partir de su liberaci6n en

DOCUMENTAL GINA

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Componente 4: Gestion del Cambio

Formularestrategia decapacitaci6n yformaci6n

Promoci6ndivulgaci6n enla entidad

Con el fin de institucionaiizar elconocimiento en Gesti6nDocumental en todos losservidores publicos, cada entidadincluye dentro de su plan decapacitaci6n para los servidorespublicos, la Estrategia de GD

Dicho plan debe contener accionessobre, minimo las siguientestematicas:

• Modelo Corporativogesti6n Documental

• Manual de gesti6nDocumental

• Instrumentosarchivisticos

• Metadatos• Tendencias TI en GD

En la medida en que se vaimplementado la Estrategia deGesti6n Documentalla entidadrequiere de una divulgaci6nfocalizada en diferentes temas.Por ello la entidad realiza accionesde promoci6n ydivulgaci6n en temas como:

• Capacitaci6n

La implementa unesquema que Ie permita realizar elmonitoreo y la evaluaci6n. Paraesto debe definir las metodologias,los indicadores, los responsables,las herramientas y la periodicidaden que realizara dicho monitoreo yevaluaci6n y realizar ellevantamiento de la linea de base,de manera que permita

Plan de gesti6n decambio

Plan de capacitaci6na servidores ycolaboradores

Formulaci6n deindicadoresProcedimientoauditoria del Sistema

LEY 872DE 2003

"Por la cualse crea elsistema degesti6n dela calidaden la RamaEjecutivadel PoderPublico y enotrasentidadesprestadorasdeservicios" .

SIST!\!\ DEGESTIO", OF 1.\ c.,UO.\!) DE cOIn E'\U\\(na IT? deS':arg;lli(1 0 imp,"e,o ('sle dO(BmenU, St con,idera,.,i UIl:) COPt, '\0 CO'dRilL\ Dc\.

Lo;, donmH'ui<.>, ;l('WaiizjHh" del S,G.f CIll'lIClltf"U ell d PO,"la! (h. Cn!riclH:;U, http://www.colciencias.gov.co\!ino-.itioS.(;.C 0 ('n (;1:".\

MODELO CORPORATIVO CODIGO: A 104M01----- DE GESTION Version: 00

@) COLCIENCIAS Rige a partir de su liberaci6n en

DOCUMENTAL GINA

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PROCEDIMIENTO/S RELACIONADO/S

Procedimiento de Control de Registros y Administracion de Instrumentos Archivisticos

Establecer lineamientos para la definici6n de control de registros de informaci6n y la

administraci6n de los instrumentos archivisticos en el Departamento Administrativo de Ciencia y

Tecnologia e Innovaci6n - Colciencias, definiendo segun sea el caso, la creaci6n y los controles

para la identificaci6n, almacenamiento, protecci6n, recuperaci6n y acceso, tiempos de retenci6n

y hasta la disposici6n final de los registros de informaci6n institucionales de la Entidad.

EI procedimiento abarca las actividades de caracterizaci6n de los registros de informaci6n que

incluyen:

• Almacenamiento de los registros

• Tiempos de retenci6n

• Disposici6n final

• Recuperaci6n y acceso

• Protecci6n de los registros de informaci6n.

Aplica a la totalidad de las areas de COLCIENCIA, cubriendo el cien par ciento de los procesos

de la gesti6n de calidad.

SISTI\!\ or GfSnO'i OF 1\ (\111).\0 m: cO! nF'\Ci\~l',u ',('J d,,';raq,ad(> n impre.(> ('sit, dnnnnenh> Sf t(.n"hlernni Ull;) ('01'1\ '\0 (ONTROL,\D\.

I,m d,,('um('llt(>' :n'!II;lii/:"Io, del S.GJ. . Si' <:1H'ut'utnm en d P<.'rtal de (!)!riel](i:l, http://www.colciencias.gov.co.Hjfl.lJ-.iti •••••.kC" <:n (,1:\'\

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DE GESTION Version: 00@) F2.lFIENCIAS Rige a partir de su liberaci6n en

DOCUMENTAL GINA

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Elaboro Reviso AproboNombre: Nombre: Nombre:Jhon Alexander Gonzalez Comite de Desarrollo Comite de Desarrollo'

Administrativo AdministrativoCargo: Cargo:

Directora de Gesti6n de Recursos Cargo:Contratista DGRL Logistica NA

Fin del manual.

~ISTF\H IlC GESTIO"; DC L\ (\1,11),\1) DC COLClF"CF.\S( n;; va dhtargail(l n imprH(' ('slednrumenh' 'it wl1siilenml Hila ('01'1.\ '\0 CO'\fIH IL.\ n.\,

I.'h dl)"HlTl<'nl", ;!rw~lij,Hh,del ~.G.(. w entu~ntnm en d h,,1al .k Cnkieud", http://www.colciencias.gov.co \!irHHili"S.G.C l) ('ll GINA


colciencias resolucion de2015 23 oct. 2015...tecnologias e informacion, control interno y las...

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