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Informe Etapa 4: Evaluación de los Procesos yResultados de la aplicación de los Instrumentos

técnicos requeridos.

En el marco de la asesoría: “Elaboración y aplicación de

metodologías de seguimiento de la inversión e instructivo para laejecución presupuestaria”

Noviembre de 2012


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I n f o r m e E t a p a 4 | 1

G o b i e r n o R e g i o n a l d e L o s L a g o s

TABLA DE CONTENIDOS


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1. CONTROL DE VERSIONES DEL DOCUMENTO

Versión Fecha DescripciónAutor / Actualizador

ObservadorFecha

Observaciones

1.0.0 28/11/2012 Primera Versión delDocumento

Katherin Conejeros

Jorge DíazDaniel Endara


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2. INTRODUCCIÓN

Este documento corresponde al cuarto informe de la consultoría: “Elaboración yaplicación de metodologías de seguimiento de la inversión e instructivo para

la ejecución presupuestaria”, correspondiente a la etapa “Evaluación de losProcesos y Resultados de la aplicación de los Instrumentos técnicos requeridos”.

Dentro de los aspectos considerados en esta cuarta etapa de la consultoría seencuentran las siguientes actividades y sus productos asociados:

• Reuniones de coordinación con el Gobierno Regional, para medir laaplicabilidad de los instrumentos técnicos.

• Evaluación de la capacidad de mejoramiento de los procedimientos que sedesarrollan en la ejecución de un contrato FNDR, tanto en el seguimiento

y el control del 2% y del FRIL, como en el tiempo y el costo de las obrasFNDR.

•

Capacitación, a los funcionarios del Gobierno Regional que llevan elcontrol de los fondos mencionados, y aplicación del Instructivo y Manualque mejorar sustancialmente la eficiencia del FNDR en los parámetrosantes mencionados.

• Aplicación y Puesta en Marcha del Instructivo para el seguimiento y controldel 2% de Cultura, Deporte y Seguridad Ciudadana y del Fondo Regional de

inversión Local (FRIL) de acuerdo a Los requerimientos del GobiernoRegional y de la Ley de Presupuesto.

• Aplicación y Puesta en marcha del manual de procedimientos de costos ytiempos de la inversi6n FNDR que conlleva contratos explícitos, deacuerdo a Los requerimientos del Gobierno Regional y de la Ley dePresupuesto.

• Ajustes a los Instrumentos validados: deben sustentarse en los resultadosobtenidos en la puesta en marcha de estos instrumentos técnicos y deben

señalar con precisi6n los aspectos que requieren cambios y lasorientaciones que deben hacerse.

Es importante destacar que este informe da cuenta de una trabajo personalizadocon cada uno de los analistas de los 3 tipos de proyectos FNDR para laimplantación del método de seguimiento y control de los proyectos, y de losmanuales de procedimientos e instructivos desarrollados. Además se realizó la


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capacitación y transferencia de los instrumentos elaborados, y se está trabajó enla implementación de la versión final de los manuales, instructivos y planilla decontrol y seguimiento de proyectos.

Además, en esta última etapa del proyecto, se resolvieron inconsistencias e

inconvenientes aparecidos en la etapa de implementación, de modo de afinar losinstrumentos, procedimientos e instructivos para su puesta en marcha.


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3. RESUMEN DE ACTIVIDADES DE APLICACIÓN DE INSTRUMENTOS Y PUESTAEN MARCHA

Las actividades realizadas para la aplicación de los instructivos e instrumentoshan sido orientadas en 3 líneas de acción, las que son descritas a continuación.

3.1 Disponibilización de Instructivos y Manuales de Procedimientos

Este trabajo consistió en capacitaciones individuales con los analistas de losfondos FNDR, FRIL y 2% FNDR, quienes fueron instruidos para asegurar que estánen conocimiento de los recursos que se encuentran en la red y que puedenacceder a ellos.

El resultado es que los analistas saben dónde y cómo encontrar los instrumentos,

instructivos y documentos de referencia.La siguiente estructura muestra el árbol de documentos que se encuentrandisponibles para cada grupo de analistas:

Esta estructura de archivos se encuentra disponible en un servidor compartido endependencias del Gobierno Regional de Los Lagos, y accesible desde cualquiercomputador conectado a la Red del GORE, en la siguiente dirección:\\192.168.100.12


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El Directorio cuenta además con un árbol de navegación web para facilitar labúsqueda de documentos, tal como muestra la siguiente figura.

3.2 Implantación de Mecanismo de Seguimiento y Control deTiempos y Costos de las obras FNDR y Seguimiento de Proyectos FRIL y2%.

En esta línea de acción se trabajó con los analistas para asegurar que están enconocimiento del Mecanismo de seguimiento y control de tiempos y costos deproyectos FNDR y de seguimiento y control de proyectos FRIL y 2%.

El mecanismo se implantó en dos fases:


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Fase 1: Instalación de las planillas de seguimiento

Esta actividad consistió en instalar cada una de las planillas de seguimiento ycontrol de los analistas en un servidor compartido en instalaciones del GORE,permitiendo que cada analista o grupo de analistas acceda a sus planillas para

completar la información de los proyectos, y a la vez instalar la planilla maestrade seguimiento y control de las jefaturas, que les permite acceder de formainstantánea a la información de los proyectos disponibles en las planillas de cadauno de los analistas. La instalación de las planillas se realizó bajo la siguienteestructura de carpetas y permisos:

•

Inversión FNDR:

• FRIL:


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•

2% FNDR:

Esta estructura de archivos se encuentra disponible en un servidor compartido endependencias del Gobierno Regional de Los Lagos, y accesible desde cualquiercomputador conectado a la Red del GORE, en la siguiente dirección:\\192.168.100.12

Además se configuró el acceso en modo lectura de los analistas que trabajan engrupos, a las planillas de sus colegas, para facilitar el acceso a consultas dedatos, según los siguientes criterios:

•

Inversión FNDR: se dio acceso cruzado de lectura a los analistas quetrabajan juntos.

•

FRIL: se dio acceso de lectura a los analistas Ignacio Ortiz y Miguel Soto, ala planilla única de seguimiento de Patricio Zúñiga.

•

2% FNDR: se dio acceso de lectura a la planilla de Cultura, a los analistasde Deportes y Seguridad. Se dio acceso de lectura a la planilla deDeportes, a los analistas de Cultura y Seguridad. Se dio acceso de lectura ala planilla de Seguridad, a los analistas de Deportes y Cultura.


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Fase 2: Estandarización de planillas y migración de datos

En el caso de Inversión FNDR se trabajó en la estandarización de la Planilla deSeguimiento en los siguientes aspectos:

•

Nombres de cabecera modificados en los casos correspondientes.• Campo “Estado”, se incorpora lista desplegable con estados definidos.

• Se agrega hoja “Evaluación de Riesgo” para la evaluación de riesgo de losproyectos de inversión.

• Se incorporan los campos requeridos a la Planilla de Seguimiento individualen los casos que la Planilla original de cada analista no la tuviese.

Es importante mencionar que las modificaciones realizadas a las planillas

individuales fueron las estrictamente necesarias para el correcto funcionamientode la Planilla Maestra que extrae el conjunto de datos, tratando de no modificarconsiderablemente el formato original de cada analista.

En el caso de 2% FNDR se implantó la Planilla única de Control y Seguimiento deproyectos, a partir de planillas de seguimiento existentes, estandarizando lanomenclatura de los campos, y migrando los datos existentes desde las planillasde Cultura, Deportes y Seguridad Ciudadana. Además, a cada una de las planillasse seguimiento de proyectos de Cultura, Deportes y Seguridad, se incorporó lasiguiente información:

•

Campo “Estado”, que se incorpora con una lista desplegable con estadosdefinidos.

• Hoja “Evaluación de Riesgo” para la evaluación de riesgo de los proyectos.

En el caso del FRIL, se implantó una planilla de seguimiento de proyectos similara la usada por los analistas, incorporando las siguientes modificaciones:

• Nombres de cabecera modificados en los casos correspondientes.

• Campo “Estado”, que se incorpora con una lista desplegable con estadosdefinidos.

• Hoja “Evaluación de Riesgo” para la evaluación de riesgo de los proyectosde inversión.

Es importante mencionar que las modificaciones realizadas a la planilla usadaactualmente fueron las estrictamente necesarias para el correcto funcionamiento


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de la Planilla Maestra de Seguimiento de Proyectos, que extrae el conjunto dedatos, tratando de no modificar considerablemente el formato original.

Junto a lo anterior y para cada uno de las líneas de proyectos, se entregó unInstructivo para facilitar el uso de la planilla de control y seguimiento, que

contiene las indicaciones para completar los campos requeridos, cambios deestado, Evaluación de Riesgo y las consideraciones necesarias para el correctofuncionamiento de la misma.

3.3 Actualización de documentos y planillas de control y seguimiento

En esta línea de acción se trabajó con los administradores para instruirlosrespecto a cómo actualizar, modificar y compartir los documentos de modo queel Gobierno Regional tenga independencia y autonomía en seguir ampliando y

mejorando el modelo de procedimientos.

Además, junto a cada documento entregado, se entrega en formato digital losdocumentos editables para que puedan ser actualizados cuando sea necesario.

Para la actualización del Directorio de Instructivos e Instrumentos, y de lasPlanillas de Control y Seguimiento de Proyectos, se adjunta anexo a este informelos siguientes procedimientos:

•

Manual de Mantención del Directorio de Instructivos e Instrumentos del

GORE X.• Manual de Mantención de la Planilla de Seguimiento de Proyectos de

Inversión FNDR.

•

Manual de Mantención de la Planilla de Seguimiento de Proyectos de 2%FNDR

• Manual de Mantención de la Planilla de Seguimiento de Proyectos de FRIL.


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4. EVALUACIÓN DE LA IMPLANTACIÓN

El trabajo de implantación del mecanismo de seguimiento y control de tiempos ycostos (planilla maestra automatizada) y de los manuales de procedimientos einstructivos, realizado en reuniones individuales y grupales, permitió por un lado

difundir, capacitar y reforzar el uso de los instructivos e instrumentos, y por otroanalizar el nivel de apropiación y disposición de los analistas para el uso de losmismos. A continuación se revisarán y analizarán los resultados y eventualesproblemas del proceso de implantación.

4.1 Evaluación general y nivel de apropiación de los analistas

4.1.1 Fondo Inversión FNDR

Se trabajó individualmente con los analistas para instruirlos sobre el acceso a los

recursos disponibles y al uso de la Planilla de Seguimiento actualizada a partir delos datos entregados por cada uno de ellos. En general, se tuvo buena disposiciónpara la capacitación entregada y se manifestó aceptación ante los cambiospresentados. No se presentaron mayores dificultades, ya que el uso de la Planillade Seguimiento es una práctica habitual dentro del equipo de inversiones, por lotanto el éxito de la implantación dependerá de la capacidad del GobiernoRegional para reforzar en forma permanente el uso de estos instrumentos.

A continuación se presenta la evaluación general de cada uno de los Analistas:

Nombre Analista Evaluación

Isabel Alegría Se trabajó en la actualización de la planilla personal. Buenadisposición ante los cambios realizados. La planilla fueimplementada correctamente para su uso.

Karin Barrientos Se actualizó la planilla personal incorporando camposrequeridos, los que fueron menores. Hubo problemas en laimplementación debido a que utiliza hipervínculos a otras

planillas donde maneja los proyectos de forma individual,dichos problemas deben ser solucionados.

Alejandro Berguecio Se trabajó en la actualización de la planilla personal. Buenadisposición ante los cambios realizados. La planilla fueimplementada correctamente para su uso.


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Paola Cabello Se trabajó en la actualización de la planilla personal deforma preliminar ya que no se obtuvieron los datosactualizados.

René Cárcamo Se trabajó en la actualización de la planilla personal. Las

modificaciones realizadas fueron un poco mayor respecto alresto de los analistas debido a que trabaja con Programas.Se incorporaron los campos requeridos y el formato. Laplanilla fue implementada correctamente para su uso.

Paulina Huidobro Se actualizó la planilla personal incorporando camposrequeridos, los que fueron menores. Hubo problemas en laimplementación debido a que utiliza hipervínculos a otrasplanillas donde maneja los proyectos de forma individual,dichos problemas ya fueron solucionados y quedó listo parasu uso.

Gloria Quezada Se actualizó la planilla personal incorporando camposrequeridos, los que fueron menores. Hubo problemas en laimplementación debido a que utiliza hipervínculos a otrasplanillas donde maneja los proyectos de forma individual,dichos problemas deben ser solucionados.

Víctor Munzenmayer Se trabajó en la actualización de la planilla personal. Lasmodificaciones realizadas fueron un poco mayor respecto alresto de los analistas debido a que manejabaprincipalmente datos de programación de pagos, pero no de

seguimiento. Se incorporaron los campos requeridos y elformato necesario. La planilla fue implementadacorrectamente para su uso.

Jorge Vera Se trabajó en la actualización de la planilla personal. Buenadisposición ante los cambios realizados. La planilla fueimplementada exitosamente para su uso. En su casoparticular, la Planilla de seguimiento de la jefatura noextraerá los datos del analista debido a que su compañerade equipo concentra esa información.

En el caso de los analistas de Inversión FNDR, el uso de una planilla diferenciadapara cada analista, con algunas estandarizaciones mínimas necesarias para lalectura de su información, facilitará el trabajo de los analistas en el registro dela información de seguimiento de proyectos.


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4.1.2 Fondo FRIL

Se trabajó individual y grupalmente con los analistas para instruirlos sobre elacceso a los recursos disponibles y al uso de la Planilla de Seguimiento a partir delos datos entregados por Patricio Zúñiga. En general, se tuvo buena disposición

para la capacitación entregada y se manifestó interés por contar conprocedimientos e instrumentos estandarizados. Sin embargo, en este equipoexiste una dinámica de concentración de la información que puede generarproblemas a la hora de mantener actualizada dicha información, pues solo unapersona concentra la información de los demás analistas y la registra en laplanilla de control y seguimiento. Aunque esta dinámica requiere que el equipoFRIL se reúna al menos una vez por semana para compartir la información ycompletar la planilla de seguimiento, no permite a todos los analistasempoderarse de sus proyectos, generando una dependencia hacia uno de losmiembros del equipo.

Respecto al registro de la información, no se presentaron mayores dificultades,ya que el uso de la Planilla de Seguimiento es una práctica que ya se realiza en elequipo.

A continuación se presenta la evaluación general de cada uno de los Analistas:

Nombre Analista Evaluación

Ignacio Ortiz Se trabajó únicamente en la apropiación de losinstrumentos e instructivos, ya que este Analista no poseeuna planilla de seguimiento personal que contenga toda lainformación de sus proyectos.

Patricio Zúñiga Hubo problemas en la implementación debido a que suplanilla de seguimiento cambia de formato con ciertafrecuencia. Por ende, se actualizó la planilla de proyectosincorporando cambios menores requeridos para funcionar,sin interferir en su dinámica de registro.

Miguel Soto Se trabajó únicamente en la apropiación de losinstrumentos e instructivos, ya que este Analista no poseeuna planilla de seguimiento personal que contenga toda lainformación de sus proyectos. Buena acogida a laestandarización de procedimientos y uso de los instructivose instrumentos.


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En el caso del Analista FRIL que registra los datos, el uso de la planilla existentecon algunas estandarizaciones mínimas necesarias para la lectura de suinformación, facilitará su trabajo en el registro de la información de seguimientode proyectos y disminuirá la sensación de cambio de prácticas laborales quepodrían dificultar el proceso de registro de la información.

4.1.3 Fondo 2% FNDR

Se trabajó individual y grupalmente con los analistas para instruirlos sobre elacceso a los recursos disponibles y al uso de la nueva Planilla de Seguimiento deProyectos, elaborada y actualizada según la información entregada por cadagrupo de analistas (Cultura, Deporte, Seguridad Ciudadana). En general, hubogran interés y disposición para la capacitación entregada, principalmente por los

analistas con menos tiempo en la institución. Sin embargo, hubo algunasdificultades en la implantación del mecanismo de seguimiento, dado que lapráctica de registrar información en una única planilla de control y seguimientono es habitual en todos los equipos, existiendo múltiples planillas coninformación en el mismo equipo, y sin estandarización entre las mismas. Por lotanto el éxito de la implantación dependerá de la capacidad del GobiernoRegional para reforzar en forma permanente el registro de la información enforma estandarizada, oportuna y permanente.

A continuación se presenta la evaluación general de cada uno de los grupos de

Analistas:Nombre Analista Evaluación

Cultura Se trabajó en la migración de los datos a la nueva planillaestandarizada, en la disponibilizacion y apropiación de losprocedimientos e instructivos, y en el uso de la planilla,con excelente recepción y disposición del equipo. Lasprincipales dificultades se presentaron al migrar lainformación a una única planilla, dado que la prácticahabitual del equipo es usar distintas planillas según la etapa

del proceso, lo que no les permite tener un mapa completode la situación de un proyecto.

Deportes Se trabajó en la migración de los datos a la nueva planillaestandarizada, en la disponibilización y apropiación de losprocedimientos e instructivos, y en el uso de la planilla,con solo algunos de los integrantes del equipo, ya que huboinasistencias a las reuniones y capacitaciones programadas.


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Sin embargo esto no fue impedimento para la implantacióndado que uno de los miembros del equipo manejaba lainformación de todos los proyectos. Las principalesdificultades se presentaron al migrar la información a unaúnica planilla, dado que la práctica habitual del equipo es

usar distintas planillas según la etapa del proceso, lo queno les permite tener un mapa completo de la situación deun proyecto.

Seguridad Ciudadana Se trabajó en la migración de los datos a la nueva planillaestandarizada, en la disponibilización y apropiación de losprocedimientos e instructivos, y en el uso de la planilla,con solo uno de los integrantes del equipo, ya que elsegundo miembro no participó de las capacitacionesrealizadas. La principal dificultad se presentó en relación ala poca información disponible en planillas para migrar a la

planilla única estandarizada de seguimiento, en relación alos campos definidos para dicha planilla.

Respecto al nivel de apropiación de los procedimientos e instructivos, dichoproceso tomará tiempo, pues conlleva cambio de prácticas laborales que enalgunos casos es difícil de lograr por múltiples razones personales, profesionalese históricas, lo que requiere un reforzamiento permanente de los responsables dela institución.

4.2 Evaluación de la capacidad de mejoramiento de losprocedimientos

A partir del trabajo realizado, en particular el conocimiento de las dinámicasinternas y de los equipos de trabajo, el equipo de consultoría considera queexiste capacidad y potencial en los equipos profesionales para implantar losprocedimientos entregados, y una vez lograda esta etapa, se debe avanzar en

generar y registrar indicadores operativos que permitan cuantificar la efectividady eficacia de los procedimientos. De esta forma se dispondrá de informaciónhistórica que posibilitará entrar a una nueva etapa de mejoramiento continuo,logrando consolidar un alto nivel de madurez asociado al modelo de calidaddefinido para las instituciones públicas.


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5. AJUSTES A LOS INSTRUMENTOS E INSTRUCTIVOS

Para realizar los ajustes finales a los instrumentos e instructivos se realizó unareunión con las jefaturas de Inversión FNDR (Andrea Carrasco) e Inversión

Complementaria (Elmo Almonacid), para validar las observaciones surgidas en larevisión con los analistas en la etapa anterior y que no fueron aplicadas.

A continuación se presenta el resumen de observaciones y el resultado de larevisión.

5.1 Observaciones FNDR

Nombre instructivo o instrumento Observado por

Instructivo para gestión de convenio mandato Isabel Alegría

1 – Importante: Se debe validar lo indicado “Los convenios que son delsubtítulo 33 deben ir a toma de razón de contraloría siempre.”

Resultado: Se debe indicar que el envío a Contraloría se realiza para losProyectos sobre 10.000 UTM y para los Programas y Estudios sobre 5.000 UTM.

Instructivo para supervisión de la ejecución Isabel Alegría, René Cárcamo

2-b: Validar si se dejarán los siguientes puntos, ya que el Gobierno Regionalactualmente no cuenta con ellos

Credencial de identificación

Kit de inspección

Resultado: Dejar los puntos.

El instructivo está orientado a visitas de inspección de obras y no se incluyelas particularidades de los Programas.

Resultado: Queda como se diseñó porque la mayoría correspondería a obras.

Instructivo para modificaciones de proyectos Paola Cabello

1-Importante: Donde dice “Por compensación de partidas…” no debiera ir, yaque en estricto rigor no debiera realizarse (las UT no debieran informar).

Resultado: Eliminar este punto.


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Instructivo para Licitación, Adjudicación yContratación

Karin Barrientos

1 – b: No es obligatorio que las unidades técnicas envíen las bases delicitación al Gobierno Regional según el convenio completo e irrevocable.

Resultado: Redactar indicando que se deben enviar las bases como unarecomendación para tener asesoría del Gobierno Regional.

1 – e: Fijar un plazo según convenio mandato, máximo 5 días para informar alGobierno Regional el ID de licitación.

Resultado: Definir como 3 días desde que ha sido publicada la licitación.

Planilla de seguimiento Isabel Alegría

Hay ciertos campos de la planilla de control y seguimiento que no son

completados por los analistas ya que corresponden a información que manejala Unidad de programación y control presupuestario.

Resultado: Son definidos los campos requeridos por la jefatura y se acuerdaincorporarlos en las planillas individuales en caso que no lo tengan. Además seacuerda modificar para que la Planilla de la jefatura sólo capture los datos dePaulina Huidobro (ya que ella tiene los de Jorge Vera). Los analistas tendránacceso en modo lectura a la Planilla de Seguimiento de su compañero de equipo.

5.2 Observaciones FRIL


Instructivo para revisión de admisibilidad deproyectos

Miguel Soto

Sobre el cierre del proceso de admisibilidad, se indica que no se elabora uncertificado de aprobación de admisibilidad para cada proyecto. Se indica que

el secretario del CORE elabora y entrega un Oficio con la priorización de losproyectos y el monto.

Resultado: No existe un certificado de admisibilidad por proyecto, pero si uncertificado con la priorización de los proyectos y el monto, que es el requisitopara comenzar la revisión de admisibilidad. El cierre de la admisibilidad segatilla cuando se registran los resultados de admisibilidad en el sistema.


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Instructivo para gestión de convenio mandato Miguel Soto, Ignacio Ortiz

Dado que se observa en el instructivo anterior que no se elabora certificadoque acredita admisibilidad, no es necesario que aparezca en este instructivoel certificado como requisito para elaborar el convenio mandato.

Resultado: Según el punto anterior, la gestión de convenios tiene como requisitoque el proyecto sea admisible y que haya sido seleccionado por el CORE.

Se indica que la firma del Convenio por parte del Alcalde se realizainmediatamente después de elaborar el Convenio, sin pasar por visaciónJurídica ni de la Jefatura (de Unidad y División). Una vez que ya está firmadopor el Alcalde, se envía a Jurídica, visación de las Jefaturas y firma delIntendente.

Resultado: Se corrige el flujo, el que debe ser: Jurídica, Jefatura, firma deAlcalde y firma del Intendente.

En relación al punto anterior, se indica que la resolución se elabora una vezque el convenio vuelve firmado por el Alcalde, y juntos se van a revisión deJurídica.

Resultado: Se indica que son procesos distintos, por lo que no necesariamentevan juntos. Sin embargo se recomienda que la resolución debiera elaborarsejunto con el convenio, y seguir el mismo flujo excepto la firma de Alcalde.

Instructivo para supervisión de la ejecución Ignacio Ortiz

Actualmente no se hace una planificación de las visitas de supervisión. Serecomienda evaluar con la Jefatura si se debe mantener esa sección en el

instructivo.

Resultado: Se indica mantener la sección, acuñando el concepto de priorizaciónde proyectos a visitar.

No se especifica lo que ocurre cuando se rechaza una solicitud de vehículo.Se recomienda incorporar al instructivo el dejar algún tipo de constancia deque no se realizó una visita programada por falta de vehículo y que seavisada por la Jefatura.

Resultado: Se indica que se debe avisar a la Jefatura de la Unidad, yreprogramar la visita.

En la especificación de los implementos que se deben llevar a una visita desupervisión, se recomienda sacar aquellos implementos que no existen en elGORE: Cámara fotográfica, Casco, Credencial de Identificación.

Resultado: Se indica mantener el punto, especificando que la Cámara se puedereemplazar por un Teléfono Celular con cámara, y que la credencial deidentificación puede ser reemplazada por una tarjeta de presentación.


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Instructivo para gestión de pagos Miguel Soto

Se recomienda incorporar el plazo tope de recepción de solicitudes deremesa, el que debería ser el día 22 de cada mes. Si la solicitud llegadespués de ese día, se debería dejar para el mes siguiente.

Resultado: Se indica incorporar este punto.

Instructivo para licitar, adjudicar y contratarproyectos FRIL

Patricio Zúñiga

Especificar todos los documentos que se deben adjuntar respecto a laapertura de la licitación, según instructivo FRIL. Sin embargo no se encontródicha información en el instructivo.

Resultado: Se consultó a Patricio Zúñiga y se incorporaron los documentosespecificados en las bases generales de licitación.

Instructivo para realizar seguimiento técnico deproyectos FRIL

Patricio Zúñiga

Se recomienda especificar en el instructivo de Seguimiento Técnico que elITO también debe informar la programación financiera. Sin embargo no seespecifica en qué instancia (dado que el informe de avance físico y financieroque se había especificado para ser pedido junto a cada estado de pago sesolicitó sacar, ver observaciones aplicadas).

Resultado: Se indica que se debe solicitar una actualización junto a cada estadode pago.

Instructivo para realizar solicitud de remesa deproyectos FRIL

Patricio Zúñiga

La Unidad Técnica no debe solicitar la 4ta copia cedible al Ejecutor.

Resultado: Se indica no hacer mención a la 4ta copia.


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5.3 Observaciones 2% FNDR


Instructivo para gestión de convenios Vanessa Díaz, Jimena Soto,Liza Campos

Se indica que el Analista no es el encargado de gestionar la firma delRepresentante Legal.

Resultado: Se indica que el Analista si es el responsable.

Corregir la distribución de las copias. Se indica que se entrega copia delConvenio y Resolución a Oficina de Partes.

Resultado: Se indica la distribución, considerando que se firman dos copias delconvenio: original del convenio para la DAF y otro para el representante legal delbeneficiario. Copias del convenio para Oficina de Partes, y carpeta del proyecto.

Resolución original a DAF, y copias a Oficina de Partes, representante legal debeneficiario y carpeta del proyecto.

Se indica que la visación del Departamento de Jurídica debería ser antes dela visación del Jefe de Unidad y del Jefe de División.

Resultado: Se corrige el flujo, quedando de la siguiente manera: Jefe de Unidad,Jurídica, Jefe de División, firma del beneficiario y firma del Intendente.

Instructivo para gestión de pago Liza Campos

Se indica que no es posible contactar a los beneficiarios (representante legal)

con dos semanas de anticipación para confirmar la asistencia a la ceremoniade entrega de recursos, por la variabilidad de agenda del intendente, por loque este plazo debería ser menor.

Resultado: Se indica no detallar tiempo.

Se indica que se debería incluir en el instructivo las acciones asociadas a laentrega de recursos cuando el beneficiario tiene rendiciones de proyectosanteriores con problemas, y la consecuencia de que los cheques caducanmientras se resuelven los problemas.

Resultado: Se indica incorporar una indicación que Analista debe gestionar larevalidación de cheques.


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Instructivo para visitas de verificación de actividades Priscila Sáez, Liza Campos

Se indica que no existe actualmente un calendario de visitas como lo señalael instructivo, pero que es importante mantener dichas instrucciones y que secomience a hacer.

Resultado: Se indica mantener este punto ya que debería hacerse.

Se sugiere que debería incorporarse tanto a este como al instructivo delejecutor, que esté presente en una visita de verificación de carácterobligatorio al menos un integrante de la Directiva de la Instituciónbeneficiada.

Resultado: Se indica incorporar el punto a ambos instructivos.

Se indica que no deberían aparecer elementos que se deben llevar a la visitay que no existen o no están disponibles en el GORE, como Cámara Fotográficay Credencial de Identificación GORE.

Resultado: Se indica mantener el punto, especificando que la Cámara se puedereemplazar por un Teléfono Celular con cámara, y que la credencial deidentificación puede ser reemplazada por una tarjeta de presentación.

Se indica que no debería estar en el listado de ítems a verificar en una visitade verificación de actividades, la actualización de la copia de la libreta conlos movimientos bancarios (aplica en el caso de aportes realizados por otrasentidades).

Resultado: Se indica que se debe mantener el punto.

Instructivo para revisión de rendiciones Priscila Sáez, Liza Campos

Se debería especificar que las boletas y facturas recibidas deben estar enbuen estado, o en caso contrario venir acompañadas con una copia clara derespaldo.

Resultado: Se indica que se debe especificar que no se aceptan copias.

Se debería incorporar a la verificación de una rendición recibida que vengaun Informe de Rendición Económica.

Resultado: Se indica no incorporar dicho punto, considerando que losBeneficiarios no tienen capacidad de hacer un informe de estas características.

Respecto a la verificación de actividades, se indica que no se verifican losaportes de otras fuentes porque Contraloría no lo pide.

Resultado: Se indica que si se deben verificar dichos aportes.


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Instructivo para el ejecutor de proyectos 2% FNDR Priscila Sáez, Liza Campos

Incorporar que en la rendición de gastos debe presentar obligatoriamente elformulario 29.


Si indica que se debe presentar en la rendición el formulario 29.


Se indica que se debería especificar el monto máximo de las boletas en elinstructivo precisando que el tope es $5000, y no como se defineactualmente (referenciando el monto máximo indicado en el reglamentovigente del fondo).

Resultado: Se indica no precisar el monto y hacer referencia al Reglamento del

año en curso.

Planilla de seguimiento de proyectos 2% FNDR Ignacio Arancibia, LizaCampos

Eliminar columnas "Total del Proyecto” y “Aporte Solicitado", debido que lacolumna “Monto Aprobado” por el GORE es lo prioritario en la rendición.Esto es para los tres fondos.

Resultado: Se indica no eliminar las columnas mencionadas.

Eliminar el campo “Nueva fecha de término”, que se completa cuando hayuna modificación de tipo “Aumento de Plazo”, ya que sólo ocurre paraalgunos proyectos, y se puede manejar como dato en el campo observacionesasociadas a la modificación.

Resultado: Se indica no eliminar la columna mencionada, y se indica además quese debe dividir la Fecha de Resolución y Convenio en dos campos: Fecha deResolución y Fecha de Convenio.


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5.4 Listado de instructivos e instrumentos

A continuación se listan los instructivos e instrumentos que se han disponibilizadodentro de un servidor compartido en el Gobierno Regional de Los Lagos. Losdocumentos se encuentran diferenciados por fondo, es decir, Inversión FNDR,FRIL y 2% FNDR. Para cada uno de ellos se despliega una sección con Manuales deProcedimientos, Instructivos e Instrumentos.

El directorio señalado contiene los siguientes documentos:

FNDR

Procesos de Inversión FNDR

•

Manual de Procedimientos para Definición de Cartera de Proyectos CORE

• Manual de Procedimientos para Asignación Presupuestaria

• Manual de Procedimientos para Elaboración y Firma de Convenio Mandato

•

Manual de Procedimientos para Licitación, adjudicación y contratación

• Manual de Procedimientos para Supervisión de la Ejecución

• Manual de Procedimientos para Gestión de Pagos

•

Manual de Procedimientos para Modificación de Proyectos

• Manual de Procedimientos para Reprogramación de Pagos

• Manual de Procedimientos para Gestión de solicitudes

• Manual de Procedimientos para Cierre Administrativo de Proyectos

•

Manual de Procedimientos para Caución de Boletas de Garantía

• Manual de Procedimientos para Devolución de Boletas de Garantía

•

Manual de Procedimientos para Cobro de Boletas de Garantía

• Manual de Procedimientos para Revisión Técnica para Liquidación deContrato


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Roles de Inversión FNDR

•

Actividades del Analista de inversiones

•

Actividades de la Unidad Técnica

•

Actividades del Jefe del Departamento de Estudios de Inversiones

• Actividades de la Secretaria DACG

Instructivos de Inversión FNDR

Rol Analista de Inversiones

• Instructivo para Gestión de Asignación Presupuestaria

• Instructivo para Gestión de Convenio Mandato

•

Instructivo para la Supervisión de la Ejecución

• Instructivo para la Gestión de Pagos

• Instructivo para Modificaciones de Contrato

•

Instructivo para Completar la Planilla de Control y Seguimiento

Rol Unidad Técnica

• Instructivo para Licitación, Adjudicación y Contratación

•

Instructivo para Seguimiento Técnico de Proyectos

• Instructivo para la Solicitud de Pagos

• Instructivo para Recepción de Obras

Instrumentos de Inversión FNDR•

Formato Informe de Visita a Terreno

• Formato Ficha de Supervisión de Obras

• Formato Informe de Evaluación de Modificación


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FRIL

Procesos FRIL

•

Manual de Procedimientos para Difusión y Capacitación

•

Manual de Procedimientos para Ingreso de Proyectos

• Manual de Procedimientos para Admisibilidad Administrativa

• Manual de Procedimientos para Selección de Proyectos

•

Manual de Procedimientos para Elaboración y Firma de Convenios

• Manual de Procedimientos para Licitación, Adjudicación y Contratación

• Manual de Procedimientos para Autorización de Administración Directa

•

Manual de Procedimientos para Supervisión de Inicio de Obras

• Manual de Procedimientos para Visita de Supervisión de Obras

• Manual de Procedimientos para Gestión de Pago

• Manual de Procedimientos para Modificación de Proyecto

•

Manual de Procedimientos para Programación Mensual de Pagos

• Manual de Procedimientos para Liquidación de Proyecto

• Manual de Procedimientos para Devolución de Recursos

•

Manual de Procedimientos para Cierre Administrativo

Roles FRIL

•

Actividades del Analista FRIL

• Actividades del Jefe de Unidad de Inversión Complementaria



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Instructivos FRIL

Rol Analista FRIL

• Instructivo para Revisión de Admisibilidad de Proyectos

•

Instructivo para Gestión de Convenio Mandato

•

Instructivo para la Formalización de un Proyecto

•

Instructivo para Supervisión de Inicio de Obras

• Instructivo para Supervisión de la Ejecución

• Instructivo para Gestión de Pagos

•

Instructivo para Gestión de Modificaciones

• Instructivo para Cierre Administrativo de Proyecto

• Instructivo para Completar la Planilla de Control y Seguimiento

Rol Unidad Técnica

• Instructivo para Licitar, Adjudicar y Contratar Proyectos FRIL

• Instructivo para Seguimiento Técnico de Proyectos FRIL

•

Instructivo para Realizar Solicitud de remesa de Proyectos FRIL

• Instructivo para Recepción de Proyectos FRIL

Instrumentos FRIL

Formato Informe de Visita a Terreno

Formato Ficha de Supervisión de Obra

Formato Informe de Evaluación de Modificación


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2% FNDR

Procesos 2%FNDR

• Manual de Procedimientos para Publicación del Reglamento

•

Manual de Procedimientos para Recepción de Proyectos

•

Manual de Procedimientos para Admisibilidad Administrativa

•

Manual de Procedimientos para Evaluación Técnica y Cualitativa

• Manual de Procedimientos para Selección y Publicación

• Manual de Procedimientos para Elaboración y Firma de Convenios

•

Manual de Procedimientos para Gestión de Pagos

• Manual de Procedimientos para Entrega de Recursos

• Manual de Procedimientos para Visita de Verificación de Actividades

•

Manual de Procedimientos para Gestión de Modificaciones

• Manual de Procedimientos para Rendición y Cierre Administrativo

Roles 2% FNDR

• Actividades del Analista 2%

• Actividades del Jefe de Unidad de Inversión Complementaria


Instructivos 2% FNDR

Rol Analista 2%FNDR

• Instructivo para Revisión de Admisibilidad y Evaluación Técnica yCualitativa de Proyectos

•

Instructivo para Gestión de Convenios

• Instructivo para Gestión de Pago


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• Instructivo para Visitas de Verificación de Actividades

• Instructivo para Gestión de Modificaciones

•

Instructivo para Revisión de Rendiciones

•

Instructivo para Completar la Planilla de Control y Seguimiento

Rol Ejecutor de Proyectos 2% FNDR

• Instructivo para el Ejecutor de Proyectos 2% FNDR

Instrumentos 2% FNDR

• Formato de Ficha de Visita de Verificación de Actividades

•

Formato Informe de Evaluación de Modificación

Además de lo anterior fueron incorporados instrumentos que han sido deelaboración de los mismos funcionarios del Gobierno Regional y otros documentosde referencia de normativa. La documentación anteriormente mencionada seencuentra en los documentos anexos entregados, estos son “Manual de

Procedimientos” e “Instructivos” para FNDR, FRIL y 2% FNDR.


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6. Recomendaciones

A continuación se presentan las principales recomendaciones asociadas alproceso de implantación de los manuales de procedimientos, instructivos einstrumentos desarrollados en el marco de esta consultoría.

•

Es importante tener presente que la formalización de procesos yprocedimientos conlleva a un esfuerzo adicional de seguimiento, control ymonitoreo. Lograr que se respeten los procedimientos establecidos es unproceso lento y continuo que requiere un reforzamiento permanente. Ental sentido es importante definir metas y plazos para evaluar el nivel deimplantación de los productos entregados. La implantación definitiva delos productos entregados puede demorar entre uno y dos años.

• Una vez lograda la implantación de los procedimientos definidos, surgirá

de forma natural nuevas necesidades de herramientas e instrumentos deapoyo informático que mejoren las prestaciones en el registro y flujo de lainformación, apuntando a la implementación de sistemas de informaciónque faciliten la concentración de los datos, la rapidez y disponibilidad delos datos, y la generación de informes y reportes en tiempo real.

• En la implantación de nuevos procesos y procedimientos, uso deinstructivos e instrumentos, conlleva cambio de prácticas laborales que enalgunos casos es difícil de lograr por múltiples razones personales,profesionales e históricas. En tal sentido se recomienda asociar a los

indicadores de desempeño profesional el uso de los procedimientos einstructivos entregados en esta consultoría.

•

Toda implantación de un modelo de calidad requiere la definición de unresponsable, con un rol profesional específico (Responsable de Calidad),que debe reforzar, monitorear, mejorar y controlar que se respeten losprocedimientos e instructivos, apoyado con mecanismos de registro ygeneración de indicadores que permitan medir el desempeño de losprocesos. Además, dicho profesional debe ser responsable de mantener ladisponibilidad del repositorio digital y gestionar y controlar la mejora y

mantención de los documentos.

• Se recomienda que se trabaje en fomentar una cultura de compartir lainformación operativa asociada a los proyectos para mejorar los tiemposde respuesta asociados a los requerimientos administrativos y operativos.

•

Se recomienda dar un plazo de 6 meses para garantizar el mayor grado deasimilación de los procesos, procedimientos e instructivos, antes de


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hacerlos públicos (sitio web del GORE). Es importante que después dedicho proceso se pueda respaldar con una resolución firmada por elintendente donde se instruya y se valide dichos manuales e instructivos.

• Se debe tener presente que cambios en los reglamentos y disposiciones

legales que puedan realizarse en el futuro tendrán impacto en los procesosy procedimientos establecidos, los que deberán ser mantenidos yactualizados.

• Se propone realizar una estrategia especial para involucrar a las UnidadesTécnicas en el conocimiento y aplicación de los instructivos, buscarmecanismos de disponibilización de los recursos, y en especial,mecanismos de verificación que den fe que los utilizan. A juicio de laConsultora, éste es uno de los principales factores de riesgo que tieneimpacto directo en el tiempo y en los costos de los proyectos.

• Se propone destinar recursos en las planificaciones económicas futuraspara facilitar la adquisición de equipamiento técnico necesario para lasvisitas a terreno, así como los medios de transporte requeridos.

• Se propone que una vez validado y verificado el funcionamiento delmétodo de control y seguimiento de tiempos y costos de los proyectosimplantado (Planilla Maestra automática), se escale a una nueva planillaresumen a un mayor nivel jerárquico, que rescate la información de lasplanillas maestras de seguimiento de Inversión FNDR, 2% FNDR y FRIL.


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7. ANEXOS.

7.1 Anexo 1: Manual de Mantención del Directorio de Instructivos eInstrumentos del GORE X.

Dentro de la red interna del Gobierno Regional de Los Lagos se implementó unárbol de directorios donde se disponibilizaron distintos documentos (Manuales,instructivos, procesos, instrumentos, etc.).

• Estructura del directorio

El directorio se dividió en 3, en base a los principales proyectos de inversión delGORE.

• FRIL

•

2% FNDR• Inversión FNDR

Dentro de cada uno de estos directorios se puede navegar y seleccionar lo que sedesee.


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• Actualización de documentos

Si se desea actualizar un documento, se deben seguir los siguientes pasos:

1. Ubicar el documento que se desea modificar.

2.

Realizar los cambios correspondientes.3.

Guardar el documento con el mismo nombre y reemplazarlo en eldirectorio.

4.

El documento ya está disponible para su uso.

•

Agregar un nuevo documento al árbol de directorio

Si se desea agregar un nuevo documento al directorio se deben seguir lossiguientes pasos (Para ejemplificar, supondremos que el nuevo documento que se

desea ingresar pertenece a un nuevo proceso FRIL):

1. Crear el documento que se desea ingresar en formato pdf(nuevodocumento.pdf) asociado al proceso.

nuevodocumento.pdf

2.

Definir el nuevo proceso. Supongamos que deseamos ingresar un nuevoproceso del FRIL, denominado “Nuevo Proceso FRIL”.

3.

Luego, debemos introducir esta nueva ruta en el directorio, para ellodebemos editar el archivo menú.html. Para el ejemplo, debemosubicar el trozo de código de los procesos del FRIL, en este caso la línea46 y agregar un nuevo proceso, es decir, cambiar el N° 15 por el 16.


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4.

Luego, ir hasta el final de los procesos, y agregar el proceso 16. En estecaso, ir hasta la línea 61 y bajo ella agregar esta nueva línea,reemplazándolo por los datos del nuevo proceso.

5. Finalmente, insertar el nuevo documento al directorio de procesos delFRIL:“FRIL/MANUALES PROCEDIMIENTOS/PROCESO/nuevodocumento.pdf”,que se encuentra dentro de la carpeta Inversiones de la red del GORE.


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7.2 Anexo 2: Manual de Mantención de la Planilla de Seguimiento deProyectos de Inversión FNDR.

•

DESCRIPCIÓN DEL FUNCIONAMIENTO

Para poder implementar un procedimiento de seguimiento y control de losproyectos, se tomaron las planillas de los analistas y se estandarizaron. En estasplanillas se registran los datos relevantes que competen al proyecto. Luego, sedesarrollaron 3 planillas de seguimiento y control (FNDR, FRIL y 2%), que pormedio de una macro obtiene el consolidado de las planillas de los analistas. Estaplanilla resumen se le disponibilizará al jefe encargado de cada grupo deanalistas para poder llevar un seguimiento actualizado del estado de cada uno delos proyectos.

Para el caso particular de los proyectos de inversión FNDR, se hace unconsolidado de 9 planillas distintas.

• ESTRUCTURA DE CARPETAS

A continuación se define la estructura de carpetas de los proyectos deinversión FNDR que se alojarán en el servidor del GORE de Los Lagos con losrespectivos usuarios que tendrán permisos de acceso a las carpetas:


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•

AGREGAR UNA NUEVA PLANILLA DE EXTRACCIÓN DE DATOS

Para definir una nueva planilla desde donde extraer los datos se deben seguir los

siguientes pasos:1. Definir la estructura de carpeta: Se debe definir la carpeta en donde se

alojará la nueva planilla como se muestra en el ejemplo.

2.

Definir la nueva planilla de extracción de datos: Se debe definir lanueva planilla, siguiendo el mismo modelo de las otras planillas deinversión FNDR y se debe alojar en la Carpetaejemplo.

3. Definir quién tendrá permiso a la “Carpetaejemplo”.


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4. Modificar carpetas en servidor: Crear esta nueva “Carpetaejemplo” enel servidor, copiar la “planillanueva.xls" dentro de la carpeta, y luegodefinir el permiso de acceso a las carpetas.

5. Modificar el código en la “Planilla Seguimiento FNDR 2012.xlsm”:a. Se debe ingresar a dicha planilla y abrir el editor de Visual Basic.

Para ello teclear al mismo tiempo “alt + f11”.

b.

Dirigirse a la línea 43 y cambiar el valor de la variable nanalistaspor 10 (ya que ahora serán 10 las planillas de donde se extraeránlos datos).

c.

Dirigirse a la línea 78 y ubicar el trozo de código donde sedefinen desde que planillas se extraerán los datos, una vez ahí,copiar el trozo de código de un Elseif y agregarlo abajo como semuestra en el ejemplo. Se debe modificar la ruta, es decir, lanueva “Carpetaejemplo” y la “planillanueva.xls”.


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d.

Cerrar y guardar los cambios, luego la planilla está lista paraejecutarse y extraer los datos desde las 10 nuevas planillas.

• CAMBIAR LA COLUMNA IDENTIFICADORA PARA CONTAR EL “ALTO” DE LOSPROYECTOS

La planilla de seguimiento cuenta con una “columna identificadora”, es un datorequerido, y es la que sirve para poder contar el número de proyectos (contar elnúmero de filas) que se manejan dentro de la misma hoja.

En el caso de los proyectos del 2% FNDR la columna identificadora es la cabeceranombrada “CODIGO BIP”. Si se desea cambiar la columna identificadora se debehacer lo siguiente:

1.

Abrir la planilla “Planilla Seguimiento FNDR 2012.xlsm”.2.

Abrir el editor de código en Visual Basic, para ello teclear

simultáneamente “alt + f11”.3. Ubicarse en la línea de código 25 y cambiar el nombre N° por el nombre

de la cabecera que se desea contar. Por ejemplo si se desea que lacolumna identificadora sea ahora “NOMBRE” se debe modificar por esenombre.


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4.

Cerrar y guardar los cambios, luego la planilla está lista para ejecutarse.


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•

CREAR NUEVAS PLANILLAS DE SEGUIMIENTO Y CONTROL PARA UN NUEVOAÑO

Para lograr el seguimiento y control de los proyectos en un nuevo año se debeproceder de la siguiente manera:

1. Se debe definir la nueva estructura de archivos a ocupar. Paraejemplificar, asumiremos que queremos realizar un nuevo seguimiento delos proyectos para el año 2013. Independiente de los archivos extras quepuedan existir dentro de estas 10 carpetas (Gloria Quezada, KarinBarrientos, Alejandro Berguecio, Paola Cabello, Isabel Alegría, VíctorMunzenmayer, René Cárcamo, Paulina Huidobro, Jorge Vera y Planillaseguimiento-FNDR)), se deben crear 10 nuevos archivos y nombrarlos con

el respectivo año de seguimiento. El formato y diseño de estos nuevosarchivos debe ser igual a los existentes del año 2012 para lograr elcorrecto funcionamiento de la planilla de seguimiento.

2.

Una vez creado los archivos, debemos dirigirnos a la “Planilla SeguimientoFNDR 2013.xlsm”.

3. Una vez ahí, abrir el editor de visual basic. Para esto debemos teclearsimultáneamente “Alt+f11”.

4.

Luego, debemos dirigirnos a la línea 78 y ubicar la línea de código dondereferencia los archivos del año 2012. Una vez identificados, debemos

modificar el nombre por los nuevos archivos del año 2013.


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5.



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7.3 Anexo 3: Manual de Mantención de la Planilla de Seguimiento deProyectos de 2% FNDR

•

DESCRIPCION DEL FUNCIONAMIENTO


Para el caso particular de los proyectos del 2% FNDR, se hace un consolidado de 3planillas distintas, ya que los analistas trabajan en grupo.


A continuación se define la estructura de carpetas de los proyectos 2% que sealojarán en el servidor del GORE de Los Lagos con los respectivos usuarios quetendrán permisos de acceso a las carpetas:


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•





2. Definir la nueva planilla de extracción de datos: Se debe definir lanueva planilla, siguiendo el mismo modelo de las otras planillas del 2%,

y se debe alojar en la Carpetaejemplo.


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4.

Modificar carpetas en servidor: Crear esta nueva “Carpetaejemplo” enel servidor, copiar la “planillanueva.xls" dentro de la carpeta, y luegodefinir el permiso de acceso a las carpetas.

5. Modificar el código en la “Planilla Seguimiento 2% FNDR 2012.xlsm”:a.

Se debe ingresar a dicha planilla y abrir el editor de Visual Basic.Para ello teclear al mismo tiempo “alt + f11”.

b. Dirigirse a la línea 53 y cambiar el valor de la variable nanalistaspor 4 (ya que serán 4 las planillas de donde se extraerán losdatos).


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c. Dirigirse a la línea 59 y ubicar el trozo de código donde sedefinen desde que planillas se extraerán los datos, una vez ahí,copiar el trozo de código de un Elseif y agregarlo abajo como semuestra en el ejemplo. Se debe modificar la ruta, es decir, lanueva “Carpetaejemplo” y la “planillanueva.xls”.

d.

Cerrar y guardar los cambios, luego la planilla está lista para

ejecutarse y extraer los datos desde las 4 nuevas planillas.


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•

CAMBIAR LA COLUMNA IDENTIFICADORA PARA CONTAR EL “ALTO” DE LOSPROYECTOS


En el caso de los proyectos del 2% FNDR la columna identificadora es la cabeceranombrada “N°”. Si se desea cambiar la columna identificadora se debe hacer losiguiente:

1.

Abrir la planilla “Planilla Seguimiento 2% FNDR 2012.xlsm”.2. Abrir el editor de código en Visual Basic, para ello teclear

simultáneamente “alt + f11”.

3.

Ubicarse en la línea de código 25 y cambiar el nombre N° por el nombrede la cabecera que se desea contar. Por ejemplo si se desea que lacolumna identificadora sea ahora “Nombre Proyecto” se debe modificarpor ese nombre.

4.



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•



1. Se debe definir la nueva estructura de archivos a ocupar. Paraejemplificar, asumiremos que queremos realizar un nuevo seguimiento delos proyectos para el año 2013. Independiente de los archivos extras quepuedan existir dentro de estas 4 carpetas (2% Cultura, 2% Deporte, 2%Seguridad y Planilla seguimiento-2porciento), se deben crear 4 nuevosarchivos y nombrarlos con el respectivo año de seguimiento. El formato ydiseño de estos nuevos archivos debe ser igual a los existentes del año

2012 para lograr el correcto funcionamiento de la planilla de seguimiento.

2.

Una vez creado los archivos, debemos dirigirnos a la “Planilla Seguimiento2% FNDR 2013.xlsm”.

3. Una vez ahí, abrir el editor de visual basic. Para esto debemos teclearsimultáneamente “Alt+f11”.

4. Luego, debemos dirigirnos a la línea 59 y ubicar la línea de código dondereferencia los archivos del año 2012. Una vez identificados, debemosmodificar el nombre por los nuevos archivos del año 2013.


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5.



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7.4 Anexo 4: Manual de Mantención de la Planilla de Seguimiento deProyectos de FRIL.

•

DESCRIPCION DEL FUNCIONAMIENTO


Para el caso particular de los proyectos FRIL, se hace un consolidado desde unasola planilla y se extraen los datos que se requieren.


A continuación se define la estructura de carpetas de los proyectos FRIL quese alojarán en el servidor del GORE de Los Lagos con los respectivos usuariosque tendrán permisos de acceso a las carpetas:


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•





2.

Definir la nueva planilla de extracción de datos: Se debe definir lanueva planilla, siguiendo el mismo modelo de las otras planillas delFRIL, y se debe alojar en la Carpetaejemplo.


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4. Modificar carpetas en servidor: Crear esta nueva “Carpetaejemplo” enel servidor, copiar la “planillanueva.xls" dentro de la carpeta, y luegodefinir el permiso de acceso a las carpetas.

5.

Modificar el código en la “Planilla Seguimiento FRIL 2012.xlsm”:a. Se debe ingresar a dicha planilla y abrir el editor de Visual Basic.

Para ello teclear al mismo tiempo “alt + f11”.b.

Dirigirse a la línea 43 y cambiar el valor de la variable nanalistaspor 2 (ya que serán 2 las planillas de donde se extraerán losdatos).


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c.

Dirigirse a la línea 59 y ubicar el trozo de código donde sedefinen desde que planillas se extraerán los datos, una vez ahí,copiar el trozo de código del IF y agregarlo abajo como se

muestra en el ejemplo. Se debe modificar la ruta, es decir, lanueva “Carpetaejemplo” y la “planillanueva.xls”. Además,cambiar el IF por un Elseif.

d.

Cerrar y guardar los cambios, luego la planilla está lista paraejecutarse y extraer los datos desde las 2 nuevas planillas.


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CAMBIAR LA COLUMNA IDENTIFICADORA PARA CONTAR EL “ALTO” DE LOSPROYECTOS


En el caso de los proyectos FRIL la columna identificadora es la cabeceranombrada “NOMBRE PROYECTO”. Si se desea cambiar la columna identificadorase debe hacer lo siguiente:

1.

Abrir la planilla “Planilla Seguimiento FRIL 2012.xlsm”.2. Abrir el editor de código en Visual Basic, para ello teclear

simultáneamente “alt + f11”.

3.

Ubicarse en la línea de código 25 y cambiar el nombre N° por el nombrede la cabecera que se desea contar. Por ejemplo si se desea que lacolumna identificadora sea ahora “ID” se debe modificar por ese nombre.

4. Cerrar y guardar los cambios, luego la planilla está lista para ejecutarse.


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1. Se debe definir la nueva estructura de archivos a ocupar. Paraejemplificar, asumiremos que queremos realizar un nuevo seguimiento delos proyectos para el año 2013. Independiente de los archivos extras quepuedan existir dentro de estas 2 carpetas (Patricio Zuniga y Planillaseguimiento - FRIL), se deben crear 2 nuevos archivos y nombrarlos con elrespectivo año de seguimiento. El formato y diseño de estos nuevosarchivos debe ser igual a los existentes del año 2012 para lograr el

correcto funcionamiento de la planilla de seguimiento.

2.

Una vez creado los archivos, debemos dirigirnos a la “Planilla SeguimientoFRIL 2013.xlsm”.

3.

Una vez ahí, abrir el editor de visual basic. Para esto debemos teclearsimultáneamente “Alt+f11”.

4. Luego, debemos dirigirnos a la línea 59 y ubicar la línea de código dondereferencia los archivos del año 2012. Una vez identificados, debemosmodificar el nombre por los nuevos archivos del año 2013.


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x elaboración y aplicación metodologías de seguimiento de la inversión e instructivo para la...

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