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Word XP Básico

Introducción 1

Word XP Básico

Introducción ....................................................................................................5

Tema 1: El Entorno de Trabajo de Word XP...................................................7

Objetivos ..............................................................................................7

Introducción..........................................................................................7

La Barra de Menú.................................................................................8

Las Barras de Herramientas.................................................................8

La Regla ...............................................................................................9

El Área de Trabajo ...............................................................................9

La Barra de Estado ............................................................................10

Ejercicios de Repaso..........................................................................12

Tema 2: Uso Básico de Word XP .................................................................15

Objetivos ............................................................................................15

Entrando y Saliendo de Word.............................................................15

Creando un Documento Nuevo ..........................................................16

Moviéndonos por el Documento.........................................................18

Seleccionando partes del documento ................................................21

Caracteres no imprimibles..................................................................23

Hacer clic y escribir ............................................................................23


Tema 3: Operaciones básicas con los documentos......................................27

Objetivos ............................................................................................27

Guardar un documento ......................................................................27

Cerrar un Documento.........................................................................29

Abrir un Documento ...........................................................................29

Utilizar Múltiples Documentos ............................................................32

Ejercicios de repaso ...........................................................................35

Teoría ......................................................................................35

Práctica....................................................................................37

Tema 4: Modificando Nuestro Documento....................................................39

Objetivos ............................................................................................39

Introducción........................................................................................39

Insertando un Carácter, Palabra o Texto ...........................................39

Borrando un Carácter o Palabra.........................................................40

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2 Introducción

Borrar un Bloque de Texto ................................................................. 40

Copiar o Mover un Bloque de Texto de una Posición a Otra ............. 40

Cambiar los Márgenes....................................................................... 41

Cambiar la Alineación y la Sangría .................................................... 43

Cambiar los Tabuladores ................................................................... 46

Cambiar las Fuentes de Letra y sus Características.......................... 47

Ejercicios de Repaso ......................................................................... 49

Teoría ......................................................................................49

Práctica ................................................................................... 51

Tema 5: Imprimir el Documento ................................................................... 53

Objetivos ............................................................................................ 53

Introducción ....................................................................................... 53

Vista Preliminar.................................................................................. 53

Cambiar el Tamaño y Orientación del Papel...................................... 55

Imprimir .............................................................................................. 56


Teoría ......................................................................................58

Práctica ................................................................................... 60

Tema 6: Visiones del Documento................................................................. 61

Objetivos ............................................................................................ 61

Introducción ....................................................................................... 61

Ver Página Normal.............................................................................61

Ver Diseño Web................................................................................. 61

Ver Diseño de Impresión.................................................................... 61

Ver Esquema .....................................................................................62

Ver Barras de Herramientas y la Regla.............................................. 62

Zoom..................................................................................................63


Tema 7: Revisando el Documento ............................................................... 67

Objetivos ............................................................................................ 67

Buscar un Texto................................................................................. 67

Reemplazar Texto.............................................................................. 69

Buscar y Reemplazar Texto............................................................... 70

Ortografía y Gramática....................................................................... 71

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Introducción 3

Sinónimos...........................................................................................73

Traducir ..............................................................................................74

Caracteres Especiales .......................................................................75

Contar palabras..................................................................................76


Teoría ......................................................................................77

Práctica....................................................................................79

Tema 8: Mejorando el Aspecto del Documento ............................................81

Objetivos ............................................................................................81

Encabezados y Pies de Página..........................................................81

Insertando Salto de Página ................................................................84

Insertando Tablas...............................................................................85

Insertando Imágenes..........................................................................86

Otros Objetos de Dibujo .....................................................................92

Insertando Cuadros de Texto .............................................................93

Colocando Bordes..............................................................................94

Bordes de Página...............................................................................96

Utilizando Numeración y Viñetas........................................................97

Letra Capital .......................................................................................99

Ejercicios de Repaso........................................................................100

Teoría ....................................................................................100

Práctica..................................................................................102

Tema 9: Mailing ..........................................................................................105

Objetivos ..........................................................................................105

Introducción......................................................................................105

El asistente para combinar correspondencia....................................105

Crear un origen de datos..................................................................111

Crear y Salvar una Tabla de Datos ..................................................113

Realización del mailing sin usar el asistente ....................................114

Ejercicios de Repaso........................................................................120

Teoría ....................................................................................120

Práctica..................................................................................121

Apéndice A: Opciones de la Barra de Menú ...............................................123

Archivo .............................................................................................123

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4 Introducción

Edición ............................................................................................. 125

Ver ................................................................................................... 127

Insertar............................................................................................. 129

Formato............................................................................................ 131

Herramientas ................................................................................... 133

Tabla ................................................................................................136

Ventana............................................................................................ 138

Ayuda o ?......................................................................................... 138

Sugerencias................................................................................................ 141

Índice alfabético.......................................................................................... 143

Soluciones a los Ejercicios Teóricos .......................................................... 149

Créditos del Manual.................................................................................... 149

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Introducción 5

Introducción Word es un programa que se emplea para la manipulación de documentos. A estos programas, en informática, se les denomina Procesadores de Textos. Como su nombre indica, son programas que se usan para "procesar", es decir, crear, rectificar, hacer copias, imprimir... extensos documentos de texto. También podremos escribir documentos en los que se combinen texto y gráficos, imágenes, dibujos etc. Un procesador de textos amplía las posibilidades a la hora de crear documentos complejos y profesionales. Word XP es uno de entre otros procesadores del mercado informático en entorno Windows XP. Tenemos que pensar que el uso general de un programa u otro se produce por distintas causas, como pueden ser:

• Sus técnicas de mercado

• Su facilidad

• Su precio

• Su apariencia

• Su rapidez

• Su productividad

• etc.

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Tema 1: El Entorno de Trabajo de Word XP 7

Tema 1: El Entorno de Trabajo de Word XP Objetivos Al finalizar esta unidad, la/el alumna/o será capaz de:

• Reconocer el entorno de trabajo de Word XP

• Identificar los distintos elementos que componen la ventana de Word XP, así como describir la utilidad de cada uno de ellos.

Introducción Word presenta una ventana que contiene los elementos propios de una ventana de Windows, pero además incluye ciertos elementos propios de él mismo. A continuación vamos a estudiar estos elementos.

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8 Tema 1: El Entorno de Trabajo de Word XP

La Barra de Menú La Barra de Menú muestra una serie de opciones que dan paso a menús desplegables.

Las Barras de Herramientas Las Barras de Herramientas permiten que tengamos en pantalla, con forma de botón o lista desplegable, algunos de los comandos que se encuentran dentro de las opciones de la barra del menú general. Si queremos ejecutar alguno de estos comandos sólo tenemos que pulsar sobre el botón correspondiente o seleccionar una opción de la lista.

Por ejemplo, el botón corresponde al comando Abrir del menú Archivo del Menú General. (Barra de Menú).

En la barra de herramientas de formato (la inferior) podemos cambiar el tipo , aspecto y tamaño de las letras

N -> Negrita K -> Cursiva S -> Subrayado

También podemos cambiar la alineación del texto e interlineado pulsando en uno de los botones siguientes:

Alineado a la izquierda Centrado Alineado a la derecha Justificado1 .

1 El texto toma una forma cuadrada de manera que está alineado tanto a la izquierda como a la derecha.

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Para mostrar los códigos que emplea Word pulsamos en el botón . Este botón es de tipo activado desactivado (tipo conmutador).

Recuerda que cualquier botón de la barra de herramientas toma unos valores por defecto. Si deseas tomar otros tendrás que utilizar ese comando desde el menú.

La Regla La Regla muestra las posiciones actuales de los márgenes, las tabulaciones, las sangrías, etc.

En la página activa, es decir, la que tiene el cursor, muestra también una regla vertical, donde se indica en centímetros el largo de la página.

El Área de Trabajo El Área de trabajo es la zona blanca donde podemos escribir nuestro documento. El tamaño visible del área de trabajo dependerá del tamaño de la ventana del documento.

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Cuando Word y el documento está maximizado, el área de trabajo será máxima.

El área de trabajo suele presentar una barra de desplazamiento vertical y una barra de desplazamiento horizontal. Junto a la barra de desplazamiento horizontal tenemos cuatro botones que nos permiten cambiar la vista del documento. En la barra de desplazamiento vertical disponemos de tres botones que nos permitirá movernos una página arriba (botón ), una página abajo (botón

) o movernos hasta el siguiente objeto seleccionado de una ventana como la mostrada en la figura (botón ):

La Barra de Estado La Barra de Estado se encuentra en la parte inferior de la pantalla y nos proporciona información sobre: el número de página actual, el número de sección, la posición de esta página dentro del total de páginas, la distancia en centímetros del margen superior, la fila y columna actual del punto de inserción, la hora del sistema. Además tiene información sobre: GRB si el grabador de macros está activado, MCA si las marcas de revisión están

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activadas, EXT si la tecla Extender selección (F8) está activada, SOB si el modo Sobrescribir está activado. A continuación se muestra el idioma actual en que estamos editando el documento. Por último se muestra la casilla del estado del documento, si está preparado para que se añada texto, si se está imprimiendo, si se está guardando etc.

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Ejercicios de Repaso

1. ¿En qué zona de la ventana de Word se encuentra la barra de estado? a. En la parte superior b. En la parte inferior c. Depende de donde la coloque el usuario d. No existe la barra de estado

2. La barra de herramientas... a. Permite que tengamos en pantalla, en forma de botón o

lista desplegable algunos de los comandos que se encuentran dentro las opciones de la barra de menú general.

b. Nos proporciona información sobre el número de página, el número de sección, posición del cursor etc.

c. Muestra una serie de opciones que dan paso a menús desplegables

d. Muestra la posición actual de los márgenes, tabuladores, sangrías etc.

3. Para mostrar los códigos de campo que insertar Word pulsamos el botón...

a.

b.

c.

d.

4. La barra de menú... a. Permite que tengamos en pantalla, en forma de botón o

lista desplegable algunos de los comandos que se encuentran dentro las opciones de la barra de menú general.

b. Nos proporciona información sobre el número de página, el número de sección, posición del cursor etc.

c. Muestra una serie de opciones que dan paso a menús desplegables

d. Muestra la posición actual de los márgenes, tabuladores, sangrías etc.

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5. Qué indica la siguiente información a. Que estamos en el documento 3, de 4 documentos que

tenemos abiertos.

b. Que estamos a 3 centímetros del borde superior de la página 4.

c. Que estamos en la página 3, a 4 centímetros del borde.

d. Que nos encontramos en la página 3 y el documento tiene 4 páginas

6. Dónde se encuentra el indicador a. En la barra de menús b. En la barra de herramientas c. En la barra de estado d. En la barra de información

7. Los botones son respectivamente... a. Negrita, cursiva y subrayado b. Color negro, cursiva y sin estilo c. Negrita, cursiva y sin estilo d. Color negro, cursiva y subrayado

8. ¿Dónde aparece el indicador del idioma en el que estamos escribiendo el documento?

a. En la barra de menú b. En la barra de herramientas c. En la barra de estado d. En la barra de información

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Tema 2: Uso Básico de Word XP 15

Tema 2: Uso Básico de Word XP Objetivos Al finalizar esta unidad, la/el alumna/o será capaz de:

• Entrar y salir de Word.

• Crear nuevos documentos, tanto en blanco, como basados en plantillas existentes.

• Moverse a través de los documentos, usando el teclado, el ratón o la función Ir a.

• Seleccionar texto (tanto con el ratón como con el teclado), y listar los distintos tipo de selecciones que podemos realizar.

• Definir el concepto “caracteres no imprimibles” así como utilizarlo.

Entrando y Saliendo de Word Una vez que tenemos instalado el programa Word XP en Windows XP, podemos acceder a través del botón Inicio en la opción Programas o bien si disponemos de un acceso directo en el escritorio, pulsando sobre él 2 veces y, en pocos segundos, tendremos este procesador de textos preparado para usar. Es importante conocer, cuando se empieza con un programa, cómo entrar y como salir de éste. La forma de entrar en Word la acabamos de ver. Existen diversas formas de salir de Word XP. Estas son:

• Seleccionando la opción Salir que se encuentra en el menú Archivo.

• Pulsando la combinación de teclas [Alt] + [F4] que se usa para cerrar programas.

• Seleccionando la opción cerrar del menú de control de la ventana de Word.

• Haciendo doble clic en el botón de control de la ventana de Word.

• Pulsando una vez sobre el botón de cerrar ventana

Nunca debe apagarse el ordenador estando dentro de Word, ya que podría perderse toda la información.

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16 Tema 2: Uso Básico de Word XP

Ejercicio: Entrar y salir de Word, para cada una de las formas explicadas.

Creando un Documento Nuevo Para comenzar un nuevo documento, pulsamos sobre la opción Archivo de la Barra de Menú y a continuación pulsamos sobre Nuevo...2 . Entonces se nos abre en la parte derecha de la ventana el siguiente panel de tareas:

De este Cuadro podemos seleccionar varias opciones: Abrir un documento: Abrir un documento significa que volvemos a utilizar un documento en el que ya se ha escrito con anterioridad, y que por lo tanto ya ha sido almacenado. Dentro de este apartado nos aparecen los últimos documentos con los que se ha trabajado, y una última opción llamada Más documentos, que nos lleva al cuadro Abrir Archivo opción que se explica posteriormente. Nuevo: En esta opción podemos elegir entre tres tipos de documentos: Documento en blanco: nos prepara un documento con el formato propio de un A4, con un tipo de letra Times New Roman de 10 ptos. Y con una alineación de párrafo a la izquierda. Esta plantilla se encuentra en la pestaña General.

2 Las letras que aparecen subrayadas corresponden a la letra que junto a la tecla ALT abre el menú o ejecuta la opción del menú.

Los "..." que siguen a una opción indican que una vez que pulsemos sobre esta opción, nos dará paso a otra ventana que nos pedirá más información. Estas ventanas se denominan Cuadro de Diálogo.

• Si en un menú aparece una opción o tenue, significa que no está disponible en este momento.

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Página web en blanco: prepara el documento para crear un página web en blanco. Esta opción se utiliza cuando queramos crear documentos que van a ser “colgados” en la red. Mensaje de correo electrónico: esta opción utiliza Word como un editor de correo electrónico, de manera que podamos usar todas las funcionalidades de Word para escribir un correo electrónico. Nuevo a partir de uno existente: abre un documento ya hecho que nos sirve como base para uno nuevo. Nuevo a partir de una plantilla: podemos elegir distintos tipos de formatos de documentos que actúan como plantilla. Podemos obtener plantillas de tres sitios diferentes: Plantillas generales: plantillas que tiene Word XP ya creadas o que nosotros hemos creado. Si utilizamos esta opción, nos aparece un nuevo cuadro (llamado de diálogo o ventana) desde el cual podemos elegir entre distintos tipos de documentos que actúan como plantilla. Cada grupo se encuentra en una pestaña. Alguno de estos son: documento en blanco, memorando elegante, curriculum elegante, fax elegante etc. Esta ventana posee un apartado llamado Vista previa en la cual podemos ver (en aquellas plantillas que lo tengan habilitado) una presentación de la plantilla. Existen tres botones con los cuales podemos ver las plantillas, como iconos grandes, iconos pequeños o detalle. Con los botones de opción o radio-botones, tenemos la posibilidad de crear una nueva plantilla o un documento. Normalmente aparece marcada la opción de documento:

Plantillas de mis sitios web: utilizamos una plantilla obtenida a través de nuestros sitios web. Plantillas de Microsoft.com: utilizamos plantillas que han sido obtenidas a través de la página web de Microsoft. En la parte inferior del cuadro tenemos tres opciones que no tienen nada que ver con la apertura de nuevos documentos y que por lo tanto describiremos brevemente: Agregar sitios de red, Ayuda de Microsoft Word, para acceder directamente a la ayuda y por último Mostrar al inicio, si marcamos esta

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opción, el panel nuevo de nuevo documento aparecerá siempre que entremos en Word. Una vez selecciona cualquiera de las opciones anteriores ya nos encontramos en un documento, listo para empezar a escribir. Vemos que aparece un símbolo como este " | " que parpadea y el puntero del ratón se vuelve una " I " en el Área de Trabajo o de Escritura. Esto significa que ya podemos comenzar a escribir.

Si pulsamos sobre el botón de la barra de herramientas se abrirá un nuevo documento en blanco, basado en la plantilla Normal.dot.

Ejercicio: Escribir el texto siguiente. No utilizar la tecla ENTRAR al final de una línea. Sólo utilizarla al finalizar un párrafo. Si se comete un error dejarlo, ya se corregirá en un ejercicio posterior.

Les agradecemos su demanda de información.

Incluimos nuestro folleto sobre viajes de cruceros que, entre otras cosas, les proporciona información sobre nuestra OFERTA DE CRUCERO por las islas Azores.

Además incluimos un programa con nuestros cruceros por el Mediterráneo y por el Atlántico, junto con una copia de nuestra revista mensual "Cruceros".

Si lo que más les interesa es la tranquilidad, podemos recomendarles un viaje a las islas Azores entre agosto y octubre.

Si, por el contrario, están interesados en una diversión sin igual lo ideal es un crucero por el Mediterráneo.

Tanto en el Mediterráneo como en el Atlántico le garantizamos un viaje inolvidable.

Moviéndonos por el Documento En muchas ocasiones tendremos que movernos por el documento, fundamentalmente para corregir errores. Podemos movernos bien con el teclado o bien con el ratón. Si utilizamos el teclado para movernos utilizaremos los cursores para desplazarnos de carácter a carácter a la derecha o a la izquierda, de línea en línea arriba o abajo. También podemos utilizar determinadas teclas especiales para desplazarnos más rápidamente. Estas teclas son:

[Control] + [→] Desplaza una palabra a la derecha.

[Control] + [←] Desplaza una palabra a la izquierda.

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[Control] + [↑] Desplaza un párrafo hacia arriba.

[Control] + [↓] Desplaza un párrafo hacia abajo.

[Inicio] Se sitúa al principio de la línea.

[Fin] Se sitúa al final de la línea.

[Control] + [Inicio] Se sitúa al principio del documento.

[Control] + [Fin] Se sitúa al final del documento.

[Re Pág] Una ventana hacia arriba.

[Av Pág] Una ventana hacia abajo.

Cuando se utiliza el signo + entre dos teclas significa que se tiene que mantener pulsada la primera y sin soltarla pulsar la segunda.

Ejercicio: Utiliza el teclado para los siguientes desplazamientos. Sitúate al principio del documento.

Sitúate al final del documento.

Sitúate en la tercera palabra de la tercera línea.

Sitúate al final de la cuarta línea.

Sitúate al principio de la sexta línea.

Con el ratón podemos situar el puntero en el lugar donde deseamos situar el cursor y pulsar el botón izquierdo. Si deseamos movernos más allá de lo que nos muestra la ventana utilizaremos las barras de desplazamiento, tanto vertical como horizontal. Comentar que en la barra de desplazamiento vertical se encuentran, en la parte inferior, dos botones para desplazarse una página hacia arriba o una página hacia abajo. Hay que aclarar que al movernos con las barras de desplazamiento sólo desplazamos la vista del documento pero no el cursor, por lo tanto tendremos que situar el puntero del ratón en el lugar seleccionado y pulsar el botón izquierdo.

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Ejercicio: Utiliza el ratón para los siguientes desplazamientos. Sitúate al principio del documento.

Sitúate al final del documento.

Sitúate en la tercera palabra de la tercera línea.

Sitúate al final de la cuarta línea.

Sitúate al principio de la sexta línea.

En caso de que nuestro documento tenga distintas páginas podemos ir a una página determinada seleccionando la opción Ir a... del menú Edición.

Tras esto nos aparece una ventana como la mostrada en la figura.

Pulsando la tecla [F5] o [Control] + [I] aparecerá la misma pantalla.

No olvides que puedes estar viendo una página en la pantalla y tener el cursor en otra lo que hará que al pulsar una tecla volvamos a la página donde se encuentra el cursor.

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Seleccionando partes del documento Un bloque es un conjunto de texto que se asocia para realizar un trabajo determinado. Una operación muy importante en Word es la selección de un bloque de texto. Para realizar muchas operaciones (copiar, cambiar formato, copiar formato, eliminar un bloque de texto etc.) hay que decirle previamente a Word, sobre qué parte del texto tiene que actuar, en esto consiste seleccionar. El texto seleccionado se distingue claramente porque aparece en vídeo inverso, esto es fondo en negro y texto en blanco:

Podemos seleccionar con el ratón o con el teclado. Para seleccionar con el ratón existen varios métodos: Arrastrando: para ello colocamos el cursor al principio de la selección, presionamos el botón izquierdo del ratón y, sin soltar el botón, mover el cursor hasta el final de la selección. Observaremos cómo lo seleccionado aparece en vídeo inverso. Seleccionar una palabra: para seleccionar una sola palabra, bastará con hacer doble clic sobre ella. Seleccionar un párrafo: para seleccionar un párrafo existen dos formas. La primera hacer triple clic sobre cualquier palabra del párrafo. Otra manera es colocarnos en la zona del margen de la izquierda (el cursor cambiará de forma a una flecha) y hacer doble clic. Seleccionar una frase: pulsar cobre cualquier palabra de la frase al mismo tiempo que mantengo presionada la tecla Control. Para seleccionar con el teclado tenemos que utilizar las combinaciones de teclas para mover el cursor, al mismo tiempo que dejamos pulsada la tecla Mayúscula, de esta manera se seleccionará desde la posición donde se encuentra el cursor hasta la nueva posición a la que se desplaza. En la siguiente tabla se muestra combinaciones de teclas posibles:

Para seleccionar Presione las teclas Un carácter a la derecha [Mayús] + [→] Un carácter a la izquierda [Mayús] + [←] Palabra a la derecha [Ctrl.] + [Mayús.] + [→] Palabra a la izquierda [Ctrl.] + [Mayús.] + [←] Hasta el final de la línea [Mayús] + [Fin] Hasta el principio de la línea [Mayús] + [Inicio] Una línea abajo [Mayús] + [↓] Una línea arriba [Mayús] + [↑] Hasta el final del párrafo [Ctrl.] + [Mayús.] + [↓] Hasta el principio del párrafo [Ctrl.] + [Mayús.] + [↑] Una pantalla abajo [Mayús] + [AvPág]

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Una pantalla arriba [Mayús] + [RePág] Hasta el final del documento [Ctrl.] + [Mayús.] + [Fin] Hasta el principio del documento [Ctrl.] + [Mayús.] + [Inicio] Todo el documento [Ctrl.] + [E] Si nos interesa seleccionar bloques de texto que no están consecutivos, marcamos el primer bloque de texto y manteniendo pulsada la tecla [Ctrl], seleccionamos el resto de bloques de texto no consecutivos que formarán parte de la selección. A continuación se muestran dos bloques de texto no consecutivos seleccionados:

La opción de seleccionar bloques de texto no consecutivo es una utilidad nueva de Word XP, por lo que no está disponible en versiones anteriores de Word.

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Caracteres no imprimibles En un documento no solamente se van a insertar caracteres (letras, número, símbolos de puntuación etc.) si no que conforme vayamos escribiendo iremos insertando una serie de caracteres invisibles como pueden ser los espacios en blanco, los saltos de línea, cambios de formato, sangrías etc. Es decir son caracteres que no van a imprimir nada, pero que son necesarios para que el documento tenga un formato correcto. En cualquier momento podremos ver estos caracteres o códigos, para ello utilizaremos el botón

[Mostrar u ocultar ¶] en la barra de herramientas estándar. Cuando mostremos los caracteres no imprimibles podrás comprobar como los espacios en blanco aparecen representados por un pequeño punto, las tabulaciones por una flecha, los saltos de página con el símbolo ¶. Ten en cuenta que aunque tengamos visibles en pantalla los caracteres no imprimibles éstos no aparecerán en el documento impreso:

Hacer clic y escribir Esta función, que se ha añadido en Word XP nos permite escribir e insertar objetos (gráficos, imágenes etc.) en cualquier parte de una página

La función “hacer clic y escribir” solo sirve para los modos Diseño de impresión y Diseño Web.

Para incluir texto en la zona blanca existente al final del documento solamente tendremos que hacer clic en la zona donde queramos insertar dicho texto. Según donde situemos el puntero del ratón el texto tomará una alineación y ajuste u otra. Para conocer la alineación y ajuste que tomará el texto que insertemos al hacer clic con el ratón, bastará con fijarnos en la

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forma que tome el puntero. En la siguiente tabla se indica el puntero y la alineación y ajuste que le corresponde:

Puntero Alineación y ajuste

Alinear a la izquierda

Alinear a la derecha

Centrar

Sangría izquierda

Ajuste del texto a la izquierda

Ajuste del texto a la derecha

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1. Cuando el puntero aparezca con la siguiente forma ... a. El texto se alineará a la izquierda. b. El texto se alineará a la derecha. c. El texto se centrará. d. El texto quedará justificado.

2. ¿Qué combinación de teclas podemos utilizar para abandonar Word? a. Control + F4 b. Alt + F4 c. Alt Gr + F4 d. ESC

3. Cuál es la combinación de teclas para desplazarnos al final del documentos? a. Fin b. Control + Fin c. Alt + Fin d. Alt Gr + Fin

4. ¿Qué tecla tenemos que dejar pulsada al mismo tiempo que las teclas desplazamiento para seleccionar el texto?

a. Mayúscula b. Alt c. Control d. Alt Gr

5. ¿En qué menú se encuentra la función “Ir a”? a. Archivo b. Edición c. Ver d. Insertar

6. Desde el panel “Nuevo documento” puedo... a. Abrir un documento ya creado, abrir uno nuevo en

blanco, abrir uno nuevo a partir de uno ya existente o crear uno nuevo a partir de una plantilla.

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b. Solamente puedo abrir un documento nuevo en blanco

c. Solamente puedo abrir un documento en blanco o uno nuevo basado en alguna plantilla.

d. En ningún caso puedo abrir un documento ya existente desde ese panel, ya que sólo sirve para abrir documentos nuevos.

7. Al pulsa el botón Nuevo ... a. Se abre un documento nuevo en blanco. b. Se abre el cuadro de diálogo “Nuevo documento” desde

donde puedo seleccionar la plantilla en la que voy a basar el nuevo documento.

c. Se abre el cuadro de diálogo Abrir, desde donde puedo abrir cualquier documento creado con anterioridad.

d. Se abre el panel de tareas “Nuevo documento”, desde el cual puedo indicar la operación a realizar.

8. En qué menú encontramos la opción para salir de Word. a. Archivo b. Edición c. Ver d. Insertar

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Tema 3: Operaciones básicas con los documentos 27

Tema 3: Operaciones básicas con los documentos En la presente unidad continuaremos aprendiendo operaciones básicas de Word, imprescindibles para trabajar con él.

Objetivos Al finalizar esta unida, la/el alumna/o será capaz de:

• Identificar las diferentes formas y formatos en los que puedo guardar un documento.

• Cerrar documentos correctamente de manera que no perdamos ningún cambio realizado.

• Abrir un documento que ya ha sido guardado y cerrado.

• Buscar documentos guardados y de los cuales no recuerdo el nombre o unidad en la que se guardaron.

• Trabajar con múltiples documentos al mismo tiempo, forma de movernos entre ellos, como organizar la pantalla para su mejor visualización etc.

Guardar un documento Es aconsejable que, antes de empezar a escribir, le pongamos un nombre al documento para identificarlo. En el menú Archivo elegimos Guardar como..., apareciendo este Cuadro de Diálogo.

Desde aquí podemos guardar el fichero con un nuevo nombre, escribiendo este nombre en la parte inferior donde el puntero del ratón cambia a " I " , en el Cuadro de Texto Nombre de Archivo. Se puede escribir este documento con el nombre de otro de la lista superior. Se pulsa con el ratón sobre el nombre que deseamos hasta que quede

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28 Tema 3: Operaciones básicas con los documentos

resaltado en azul y aparezca en el cuadro de la parte inferior (Cuadro de Texto).

Atención: el nuevo fichero se escribe sobre el elegido de la lista, borrando el contenido de éste último.

Podemos cambiar de carpeta donde guardar el documento pulsando sobre las carpetas que aparecen en el cuadro de los Directorios. La carpeta abierta indica el directorio de trabajo actual. También se puede cambiar de unidad pulsando sobre Guardar en. Aparece una Lista Desplegable con las unidades de disco a las que podemos acceder.

Para ir a una carpeta anterior podemos pulsar el botón . La extensión de este nuevo documento puede ser alguna de las que se indican en la lista desplegable Guardar como tipo. Los documentos de Word para Windows, normalmente, se guardan con la extensión .DOC. Por eso no es necesario poner ninguna extensión al fichero cuando se crea nuevo. Una vez que el fichero tiene un nombre, es conveniente usar, cada determinado tiempo, la opción de Guardar dentro de la opción de menú Archivo. Cuando pulsemos sobre esta opción el fichero se grabará en el disco con el nombre que antes le hemos asignado.

Se puede utilizar el botón especial para esta acción que es . Pulsando sobre este icono se realiza la misma función que con Archivo - Guardar. Cuando se tengan varios ficheros abiertos, al mismo tiempo, es conveniente usar la opción Guardar todo del menú Archivo que se emplea para grabar todos los documentos que estén abiertos y todas la acciones relacionados con ellos.

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Ejercicio: Guarda el documento con el nombre VIAJE.DOC

Cerrar un Documento Cuando no necesitamos seguir trabajando con un documento, podemos cerrarlo. Existen diversas formas de cerrar un documento. Estas son:

• Seleccionar la opción Cerrar del menú Archivo.

• Seleccionar la opción Cerrar del menú del botón de control del documento.

• Pulsar dos veces sobre el botón de control de la ventana del documento.

• Pulsar las teclas [Control] + [F4].

• Pulsando una vez sobre el botón de cerrar ventana Si cerramos un documento que ha sido modificado y no se ha guardado o aún no tiene nombre, antes de cerrarse aparece una ventana donde se nos preguntará si deseamos guardar los cambios.

Si pulsamos en el botón [No] los cambios realizados se perderán. Si pulsamos el botón [Cancelar] volvemos al documento. Si pulsamos el botón Si se guardarán los cambios antes de cerrarse el documento. En caso de que el documento no tenga nombre, aparecerá la ventana de Guardar Como... para darle nombre. Si cerramos todos los documentos la barra de menú y las barras de herramientas cambian, como muestra la figura:

Ejercicio: Cierra el documento VIAJE.DOC

Abrir un Documento Abrir un documento significa que volvemos a utilizar un documento que se ha escrito con anterioridad. Hasta este momento, hemos entrado en Word, hemos creado un documento nuevo, hemos escrito algunas palabras, lo hemos grabado (Guardar) y lo hemos cerrado y ahora tenemos la necesidad de volver a usar el documento.

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Dentro de la opción Archivo de la barra de menú tenemos una opción que es Abrir... Aparece un Cuadro de Dialogo parecido al de Guardar , sólo que en este caso se utiliza para elegir el fichero que vamos a usar.

Se puede elegir el directorio donde tenemos el documento que queremos abrir, pulsando 2 veces sobre la carpeta o cambiar de unidad seleccionándola en la lista desplegable Buscar en.

Si en esta carpeta hay documentos de Word (.DOC) aparecerán todos (junto con las carpetas) en el cuadro central. De nuevo sólo tenemos que pulsar 1 vez sobre el documento que queremos para que aparezca en la parte inferior, indicando que está elegido. Si queremos abrirlo pulsamos sobre el botón [Aceptar]. Otra forma de elegir y aceptar más rápidamente es pulsar 2 veces sobre el documento elegido, de esta manera inmediatamente se abrirá el documento. Si no recordamos donde se encuentra el documento que queremos abrir, podemos utilizar la función de búsqueda, ésta se encuentra en el botón Herramientas del cuadro Abrir.

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Al pulsar sobre Buscar… nos aparece el siguiente cuadro de diálogo, éste tiene dos pestañas, Básica y Avanzadas. A continuación mostramos la Básica:

Las opciones disponibles para búsqueda en esta ventana son las siguientes: Buscar texto: escriba el texto que desee buscar, Microsoft Office buscará el texto en los archivos, nombres de archivos y propiedades. Buscar en: ubicación en la que va a buscar Microsoft Office. Resultados posibles: tipo de archivo que se desea buscar, desplegando la lista, nos parece las distintas posibilidades: Documento de Office (Word, Excel, Power Point etc.), Documento de Outlook (mensajes, correos etc.), Páginas Web.

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Una vez introducidos los valores, pulsamos en [Buscar] y los documentos que cumplan las condiciones aparecerán en el cuadro inferior. El botón restaurar restaura la última configuración de búsqueda. Para realizar una búsqueda más detallada, pulsaremos el botón [Avanzada...] con lo que aparece la siguiente ventana:

Se pueden definir diversos criterios de búsqueda, e irlos añadiendo a la lista pulsando el botón [Agregar] (este botón se activa cuando se introduce algún criterio en los campos Propiedad, Condición o Valor). Word nos presenta en el menú Archivo una lista con los últimos cuatro documentos que hemos utilizado. Para abrir uno de ellos basta con pulsar sobre él.

Ejercicio: Abre el documento VIAJE.DOC

Utilizar Múltiples Documentos Word nos permite poder trabajar con más de un documento. Se pueden crear o abrir varios documentos con los que trabajar paralelamente. Cada documento se abrirá en una ventana de Word diferente, por lo que en la barra de tareas de Windows XP nos aparecerán tantas ventanas de Word, como documentos tengamos abiertos. Para cambiar de uno a otro sólo hay que pulsar sobre alguna parte de la ventana, correspondiente al documento con el que queremos trabajar o sobre la barra de tareas seleccionar el botón del archivo que deseemos.

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Para movernos a través de los distintos documentos también disponemos del menú Ventana que nos permite un manejo más eficiente de los distintos documentos.

El submenú está dividido en dos partes. La que en estos momentos nos interesa es la inferior, donde aparecen todos los documentos que tenemos abiertos. El documento activo (el que estamos utilizando en este momento) es el que tiene el símbolo de validación " " (en el caso de la figura, el documento DOC1.DOC). Para cambiar a otro documento sólo tenemos que pulsar sobre el nombre y este documento pasará a ser el activo. La opción de Nueva ventana nos genera una nueva instancia del documento activo. Esto se utiliza para ver simultáneamente distintas páginas de un mismo documento.

Una instancia de un documento es una visión de dicho documento. cuando tenemos más de una instancia, una modificación en una de ellas hará que se modifique en todas las demás.

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Al seleccionar la opción Organizar todo Word nos distribuye todos los documentos, los que en ese momento tenemos abiertos, en el área de trabajo formando un mosaico. En las siguientes figuras podemos ver cómo nos muestra Word la organización con tres documentos abiertos.

Para trabajar con una de ellas sólo tenemos que pulsar sobre la que deseamos y se activará. Se sabe que es la ventana activa porque su Barra de Título cambia a un color Azul Intenso. Para que una ventana vuelva a ocupar todo el Área de Trabajo, pulsaremos sobre su Barra de Título, 2 veces seguidas, o sobre el botón para Maximizar

las ventanas .

Ejercicio: Realiza los siguientes ejercicios: - Crea dos instancias del documento VIAJE.DOC

- Crea un nuevo documento.

- Organiza todas las ventanas.

- Maximiza la instancia 1 de VIAJE.DOC

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Ejercicios de repaso

Teoría

1. ¿En qué menú nos aparece una lista con los documentos abiertos actualmente? a. Archivo. b. Edición. c. Ver. d. Ventana.

2. ¿En qué menú podemos encontrar una lista con los cuatro últimos archivos abiertos?

a. Archivo. b. Edición. c. Ver. d. Ventana.

3. El botón sirve para... a. Ir a la carpeta anterior (un nivel antes que la

actual).

b. Ir a la careta posterior (un nivel posterior a la actual).

c. Deshacer la última operación. d. Rehacer la última operación deshecha.

4. Cuando cerramos un documento y previamente no hemos guardado los cambios del documento...

a. Se pierden los cambios realizados desde la última vez que guardamos el documento.

b. Se guardan automáticamente los últimos cambios. c. Aparece un mensaje de error y no nos deja cerrar hasta

que no guardemos.

d. Aparece un mensaje, que nos indica que no hemos guardado, dando la opción de guardar los cambios, no guardarlos o cancelar la operación de Cerrar.

5. ¿Qué extensión tienen los archivos de Word? a. DOC b. TXT c. TEX

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d. EXE

6. Si no recuerdo donde guardé un determinado documento, podemos usar la función de búsqueda. ¿Dónde se encuentra dicha función?

a. En el menú Edición. b. En el menú Archivo. c. En el botón Herramientas del cuadro de Abrir. d. En el botón Buscar del cuadro Abrir

7. La opción nueva Ventana... a. Abre una nueva ventana con el mismo documento actual. b. Abre una nueva ventana con un nuevo documento en

blanco.

c. Abre una nueva ventana, dándonos la posibilidad de elegir si va a aparecer el documento actual u otro nuevo.

d. No existe la opción Nueva Ventana.

8. En el menú Ventana, el documento actual se señala mediante... a. Un asterisco. b. El símbolo

c. Una fecha como la siguiente: •

d. Una fecha como la siguiente: ⇒

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Práctica 1. Accede a Microsoft Word XP y escriba en un documento nuevo el siguiente

texto (si comente algún error al escribir o falta de ortografía no la corrija, ya lo haremos en ejercicios sucesivos):

La Diputación de Córdoba se constituye, por vez primera, el 18 de agosto de 1813, aunque por un corto periodo de tiempo, hasta mayo de 1814. El Trienio Constitucional le da nueva vida de 1820 a 1823. En octubre de 1836 reiniciaba su andadura, por tercera y definitiva vez, que hasta la fecha ya no sería interrumpida.

2. Guarde el documento recién creado es su carpeta de prácticas con el nombre HISTORIA.DOC.

3. Sin cerrar el documento anterior, cree un nuevo documento en blanco, y escriba en él el siguiente texto:

La Diputación Provincial tiene su sede desde 1967 en el antiguo convento de la Merced Calzada de Córdoba.

El Palacio Provincial conserva la estructura arquitectónica de la primera mitad del siglo XVIII. Es de planta rectangular y en su centro se alza la iglesia. A ambos lados se levantan 2 alas. A la izquierda se sitúa el claustro principal del convento y a la derecha el patio privado o de servicios. El elemento común a todo ello es la amplísima fachada principal que preside la actual plaza de Colón. Su exuberancia decorativa la determinan las placas recortadas y superpuestas y los perfiles que rodean las ventanas y, especialmente, la pintura que imita mármoles y jaspes taraceados, típicos del barroco cordobés. En el centro de la fachada, destaca la portada churrigueresca de la iglesia, cuyo mármol blanco contrasta con la pintura ornamental que decora el frontal del edificio.

4. Guarde el documento recién creado en su carpeta de prácticas con el nombre EDIFICIO.DOC.

5. Vuelva al documento HISTORIA.DOC utilizando para ello el menú Ventana. Compruebe como en dicho menú aparecen todos los documentos abiertos y cómo el actual está marcado.

6. Usa el teclado para realizar las siguientes operaciones de desplazamiento sobre el texto.

• De un sólo paso sitúate al principio del documento.

• Sitúa el cursor dos líneas más abajo.

• Coloca el cursor al final de la línea actual.

• Sitúa al principio de la línea.

• Desplaza el cursor tres palabras a la derecha.

• Avanza al final del documento.

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7. Haz que se muestren los caracteres no imprimibles del documento.

8. Añade una línea en blanco al principio del documento HISTORIA, en la que ponga el siguiente texto “BREVE HISTORIA DE LA DIPUNTACIÓN DE CÓRDOBA”. Haz la misma operación pero en el documento EDIFICIO, añadiendo el texto “LA CASA PALACIO DE LA MERCED”.

9. Usando el ratón y el teclado si fiera necesario, realiza las siguientes selecciones:

• Una palabra.

• Un párrafo.

• Todo el documento

• Una línea

10. Repite el ejercicio anterior pero esta vez usando solamente el teclado.

11. Selecciona dos párrafos no consecutivos.

12. Cierra Word almacenando los cambios que se hayan podido realizar en los dos documentos que tenemos abiertos.

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Tema 4: Modificando Nuestro Documento 39

Tema 4: Modificando Nuestro Documento Objetivos Al finalizar esta unidad, la/el alumna/o será capaz de:

• Realizar las operaciones básicas con los caracteres y bloques de texto (insertar, borrar, copiar, mover)

• Configurar los márgenes del documento.

• Definir los conceptos de alineación, sangría, y tabuladores. Listar los diferentes tipos de sangría y tabuladores que existen y cómo configurar estas opciones en un documento.

• Formatear el texto para darle un mejor aspecto, modificando las características del texto.

Introducción Como se comentó en la introducción, una de las características de un procesador de textos es la posibilidad de modificar el contenido de un documento. A la hora de modificar un documento, desde Word XP podremos realizar, entre otros, los siguientes cambios:

• Insertar un carácter, palabra o texto.

• Borrar un carácter o palabra.

• Borrar un bloque de texto.

• Copiar o mover un bloque de texto de una posición a otra.

• Cambiar los márgenes, alineación, sangrías y tabuladores.

• Cambiar los fuentes de letra y sus características (tamaño, color, estilo, etc.)

Insertando un Carácter, Palabra o Texto Si necesitamos insertar un carácter, una palabra o un texto en nuestro documento, basta con situar el cursor en el lugar donde debe ir lo que deseamos insertar, fijarse en la barra de estado que no esté activada la opción de sobreescribir, y escribirlo.

Si en la barra de estado aparece las letras SOB, la opción de sobreescribir estará activada y al escribir un texto, en lugar de insertarlo lo que hará es ir sustituyendo el texto existente por el nuevo texto. Para desactivar la opción de sobreescribir debemos pulsar la tecla "Insert".

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40 Tema 4: Modificando Nuestro Documento

Ejercicio: Añadir al final del documento el siguiente texto: Si tiene alguna pregunta sobre cualquiera de nuestros viajes, no dude en ponerse en contacto con nosotros. Estaremos encantados de respondérselas.

En espera de sus noticias, reciba un cordial saludo.

Borrando un Carácter o Palabra Para borrar un carácter o una palabra tenemos dos formas de hacerlo: 1. Situar el cursor delante del carácter o de la palabra. Si deseamos borrar

un carácter basta con pulsar la tecla [Supr]. Si lo que deseamos es borrar una palabra pulsaremos la tecla [Control] + [Supr].

2. Situar el cursor detrás del carácter o de la palabra. Si deseamos borrar un carácter basta con pulsar la tecla [Retroceso]. Si lo que deseamos es borrar una palabra pulsaremos la tecla [Control] + [Retroceso].

Borrar un Bloque de Texto Una vez marcado como bloque el texto que deseamos borrar, basta con pulsar la tecla [Supr].

Ejercicio: Borrar la palabra Azores del primer párrafo y escribir: Canarias.

Copiar o Mover un Bloque de Texto de una Posición a Otra Tanto si deseamos copiar como si deseamos mover un bloque lo primero que debemos hacer es marcar dicho bloque. Una vez marcado, si queremos copiar el bloque en otro lugar del texto, seleccionaremos la opción Copiar del menú Edición, situaremos el cursor en el lugar donde vamos a copiar el bloque y seleccionamos la opción Pegar del menú Edición. Si lo que deseamos es cambiar de sitio el bloque marcado seleccionaremos la opción Cortar del menú Edición, situaremos el cursor en el lugar donde vamos a situar el bloque y seleccionamos la opción Pegar del menú Edición. Tanto si seleccionamos la opción copiar como la opción cortar, estamos utilizando el portapapeles de Windows. La diferencia está en que mientras que copiar deja el bloque de partida donde está, cortar borra el bloque.

La forma alternativa de cortar es pulsar sobre el icono de la Barra de

Herramientas, para copiar sobre el icono y para pegar sobre el icono

.

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Si utilizamos la opción cortar hay que tener en cuenta que si antes de pegar el bloque volvemos a copiar o cortar otro texto, el anterior se perderá.

Ejercicio: Mover el párrafo que comienza por "Incluimos nuestro ..." detrás del que comienza por " Si, por el contrario, están ..."

Cambiar los Márgenes Otra característica de nuestro documento que podemos cambiar son los márgenes. Para cambiar los márgenes de un documento seleccionaremos la opción Configurar página... del menú Archivo. Entonces aparecerá una ventana como la mostrada en la figura:

Es posible que no aparezca esta pantalla. Esto es debido a que puede estar seleccionada una pestaña distinta de la de Márgenes. Para que aparezca, basta con pulsar en dicha pestaña.

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Una vez en esta pantalla podremos cambiar los márgenes del documento. Dentro de esta ventana existen varios aspectos importantes. El primero de ellos es el bloque Orientación, en el cual podemos indicarle la orientación de la página esta puede ser Horizontal o Vertical.

Otro aspecto es el bloque Página, en el cual aparece la lista desplegable Varias páginas. En ella podemos seleccionar varias opciones:

Normal: es la opción por defecto y la que se utiliza cuando el documento se va a imprimir en folios sólo por una cara. Márgenes simétricos: esta opción la utilizaremos cuando vayamos a imprimir páginas por ambos lados. En estos casos el margen izquierdo y el margen derecho cambia a margen interior y margen exterior. Esto es así porque cuando se imprime a dos caras el margen izquierdo de la cara par coincide con el margen derecho de la cara impar y viceversa, para evitar esta situación se cambia a interior que será el izquierdo en la página impar y el derecho en la página par, y exterior que será el derecho en la página impar e izquierdo en la par. Dos páginas por hoja: esta opción imprimirá dos páginas por hoja. Libro plegado: esta opción se utiliza para la realización de folletos plegados, es decir, la página se dividirá en dos, de manera que al doblarla por su parte central obtengamos 4 páginas. Al seleccionar esta opción se nos activa otra lista desplegable, llamada “Hojas por folleto”, en la cual le podemos indicar a Word el número de hojas que va a tener nuestro folleto. Si el número de hojas es mayor que el permitido por Word, se imprimirán como varios folletos. Por último en el bloque Vista previa tenemos la lista desplegable Aplicar a. En esta lista podremos elegir a que parte del documento se va a aplicar los cambios realizados en la configuración de página.

Para fijar los cambios pulsaremos en el botón [Aceptar]. Para salir sin fijar los cambios pulsaremos el botón [Cancelar].

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El botón de [Predeterminar...] nos actualizará los cambios realizados en la plantilla que estemos utilizando para futuros documentos.

Ejercicio: Cambia los márgenes del documento con los siguientes valores: - Superior: 3 cm.

- Inferior: 2 cm.

- Izquierdo: 4 cm.

- Derecho: 3 cm.

Cambiar la Alineación y la Sangría Para cambiar la alineación y sangrías seleccionamos la opción Párrafo... del menú Formato. Tras seleccionarla aparecerá la siguiente ventana:

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Para cambiar la alineación pulsamos en la lista desplegable Alineación y seleccionamos la que deseamos. Disponemos de las siguientes alienaciones:

• Alineación izquierda: El texto estará justificado sólo al margen izquierdo.

• Alineación centrada: El texto se centrará entre los márgenes izquierdo y derecho.

• Alineación derecha: El texto estará justificado sólo al margen derecho.

• Alineación justificada: El texto se encuentra justificado a ambos márgenes.

La alineación puede cambiarse desde la barra de herramientas pulsando sobre cualquiera de los botones que existen para ello.

La sangría es la separación de un/os párrafo/s con respecto a los márgenes del documento. Podemos cambiar la sangría de todo el párrafo o sólo de la primera línea. Para cambiar la sangría tenemos que tener en cuenta las siguientes consideraciones:

• Si ponemos un número positivo en la casilla Izquierda el margen izquierdo del párrafo se desplazará hacia la derecha los centímetros indicados.

• Si ponemos un número positivo en la casilla Derecha el margen derecho del párrafo se desplazará hacia la izquierda los centímetros indicados.

• Si ponemos un número negativo en la casilla Izquierda el margen izquierdo del párrafo se desplazará hacia la izquierda los centímetros indicados.

• Si ponemos un número negativo en la casilla Derecha el margen derecho del párrafo se desplazará hacia la derecha los centímetros indicados.

En la lista desplegable Especial seleccionamos el tipo de alineación de la primera línea. Si seleccionamos una opción distinta de (ninguna) pondremos los centímetros que se sangrará la primera línea con respecto al párrafo, no con respecto a los márgenes. Además de poder cambiar la alineación y la sangría en esta ventana podemos cambiar el espaciado y la paginación . En el espaciado podemos definir un número determinado de líneas antes del párrafo y/o después del párrafo, así como el interlineado del párrafo.

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Para cambiar la paginación pulsamos en la pestaña Líneas y saltos de página.

En la paginación podemos forzar a que el párrafo sea el primero de una página (Salto de página anterior), a que vaya unido el párrafo con el siguiente, es decir, que los párrafos no estén en páginas distintas (conservar con el siguiente), impedir que líneas del párrafo cambien de página (conservar líneas juntas) o controlar líneas y palabras viudas y huérfanas (control de viudas y huérfanas). Para que se apliquen los cambios, pulsaremos en el botón Aceptar. En caso de querer abandonar sin que se apliquen los cambios pulsaremos el botón Cancelar. El botón Tabulaciones... se explica en el siguiente punto.

Los cambios que realicemos en esta ventana afectará al párrafo en el que se encuentra el cursor. Si deseamos que estas características se apliquen a más de un párrafo tendremos que marcarlos antes.

Ejercicio: Sangra en todos los párrafos la primera línea 1,5 cm. y pon una alineación justificada.

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Cambiar los Tabuladores Para cambiar las tabulaciones seleccionaremos la opción Tabulaciones... del menú Formato, apareciendo una ventana como la de la figura.

Desde esta ventana podemos poner los tabuladores que deseemos con solo introducir su posición en centímetros y pulsando el botón [Fijar] (hasta que no se introduce una posición no se activa este botón). Podemos seleccionar el tipo de alineación y el relleno que tendrá. Podremos borrar todas las tabulaciones pulsando el botón [Eliminar todas]. También podemos cambiar la distancia de los tabuladores predefinidos. Otra forma de poner tabuladores es pulsar en el botón de la parte izquierda de la Regla sucesivamente para seleccionar el tipo de alineación y pulsar sobre la Regla en el lugar donde deseamos situarla. El significado de estos botones podemos verlo en la tabla siguiente:

Tabulación Izquierda (Alinea el texto de izquierda hacia la derecha.)

Tabulación Centrada (Centra el texto a derecha e izquierda.)

Tabulación Derecha (Alinea el texto de derecha hacia la izquierda.)

Tabulación Decimal. (Hasta el momento de colocar el signo decimal (,) los números se desplazan hacia la izquierda.)

Para borrar un tabulador pulsamos sobre él y lo arrastramos fuera de la regla.

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Recuerda que todo lo visto en este apartado se aplicará al párrafo donde se encuentre el cursor. Si deseamos que se aplique a más de un párrafo antes de realizar los cambios tendremos que marcarlos.

Ejercicio: Sitúate al final del documento y realiza las siguientes acciones: - Pulsa cuatro veces la tecla "Intro".

- Pon un tabulador de alineación derecha a 14,5 cm.

- Pulsa la tecla "Tabulador".

- Escribe: Fdo.: <TU NOMBRE>.

Cambiar las Fuentes de Letra y sus Características Para cambiar el tipo de letra y otras características de un texto seleccionamos la opción Fuentes... del menú Formato. La ventana que aparece se asemeja a la presentada en la figura.

Desde esta ventana podemos cambiar: La fuente del texto: seleccionándola de la lista desplegada Fuente. El tamaño de la letra: seleccionándola de la lista desplegada Tamaño, o bien escribiendo en el campo el tamaño. Color de la letra: color de la tinta con la que se escribirá el texto, seleccionando el color deseado en el cuadro Color de fuente.

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El estilo: seleccionándola de la lista desplegable Estilo de fuente. Para el tipo de subrayado se utiliza la lista desplegable Estilo de subrayado. Y para el resto de los efectos, marcaremos las casillas de validación en el cuadro Efectos. Si no marcamos el texto a aplicar la característica, éstas se aplicarán al texto que escribamos desde ese punto. Algunas de estas características pueden cambiarse desde la Barra de Herramientas. Así, podemos seleccionar desde ésta la fuente de letra, el tamaño y el estilo Negrita, Cursiva y Subrayado simple.

Ejercicio: Cambia la fuente a todo el documento a Arial con un tamaño de letra de 11 puntos. Pon tu nombre en negrita.

Ejercicio: Modifica los errores cometidos al escribir el documento VIAJE.DOC

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Teoría

1. ¿Qué significa la opción Márgenes simétricos? a. Que los márgenes izquierdo y derecho serán iguales. b. Que los márgenes superior e inferior serán iguales. c. Se usa cuando vamos a imprimir páginas por ambos lados

e indica que los márgenes superior, inferior, izquierdo y derecho son iguales.

d. Se usa cuando vamos a imprimir páginas por ambos lados y los márgenes izquierdo y derecho pasan a ser interior y exterior.

2. La alineación centrada... a. El texto se centra entre los márgenes izquierdo y

derecho.

b. El texto se justifica a ambos márgenes.

c. Es igual a activar las opciones alinear a la izquierda y alinear a la derecha al mismo tiempo.

d. Las respuestas b y c son correctas.

3. Para evitar que un párrafo no se encuentre dividido en dos páginas, tenemos que activar la casilla:

a. Control de líneas viudas y huérfanas. b. Conservar líneas juntas. c. Conservar con el siguiente. d. Salto de página anterior.

4. Los botones , , son respectivamente: a. Cortar, Copiar, Pegar. b. Copiar, Cortar, Pegar. c. Cortar, Copiar, Copiar formato. d. Cortar, Copiar, Mover con el portapapeles.

5. La alineación de las tabulaciones puede ser: a. Izquierda, derecha, centrada, decimal y barra. b. Izquierda, derecha, centrada, justificada y decimal. c. Izquierda, derecha, centrada y justificada. d. Izquierda, derecha, Justificada y decimal.

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6. La opción Sobreescribir... a. Si está activa hace que cuando añadamos texto al

documento, el nuevo texto vaya sustituyendo al anterior. Si está activa aparecen en la barra de estado las letras SOB.

b. Si está activa hace que cuando añadamos texto al documento, el nuevo texto vaya sustituyendo al anterior. Pero no se marca si está activa en ningún sitio.

c. Se activa o desactiva pulsando la tecla INSERT.

d. Las respuestas a y c son correctas.

7. La sangría... a. Es la separación de los párrafos con respecto a los

márgenes.

b. Es la separación entre unos párrafos y otros.

c. Es el espacio que queda entre las líneas de un párrafo.

d. Son los espacios que Word insertar de manera automática para poder justificar el texto tanto a la izquierda como a la derecha.

8. Si aplicamos alguna característica del formato de la fuente y no tenemos ningún texto seleccionado...

a. No se aplica a ningún texto, es como si no fuésemos hecho nada.

b. Se aplica a todo el documento.

c. Se aplicará al texto que empecemos a escribir a partir de ese punto.

d. Si no tengo nada seleccionado, se desactiva la opción Formato – Fuente, por lo que no podremos cambiar ninguna característica.

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Práctica 1. Accede a Word y abre el documento EDIFICIO.DOC, creado en los ejercicios

de la unidad anterior.

2. Añade al final del documento el siguiente texto: El patio principal, exponente máximo del barroco de placas cordobés, es una composición clásica de arcos sobre columnas geminadas, combinados con la fantasía decorativa de las molduras que enmarcan los balcones.

De anteriores modificaciones, que datan de los siglos XVI y XVII, se conserva el llamado Patio Blanco, ejemplo clásico de arquitectura cordobesa por su proporción y austeridad.

En la fachada sur encontramos un reloj de sol, que indica además de la hora solar; el día, mes, fase zodiacal, estación de esa localización y la hora de los relojes convencionales.

3. En el segundo párrafo del texto, donde pone “Es de planta rectangular [...]” añade el texto necesario para que la frase comience como sigue: “El edificio es de planta rectangular [...]”.

4. Donde pone “[...] que preside la actual plaza de Colón[...]” elimina la palabra “actual” para que ponga “[...] que preside la plaza Colón [...]”.

5. Mueve el último párrafo, que comienza por “En la fachada Sur [...]”, antes del párrafo que empieza por “El patio principal, exponente máximo [...]”.

6. Abre el documento HISTORIA y copia su contenido al principio del documento EDIFICIO. Guarda el documento resultante con el nombre de DIPUTACIÓN.

7. Cierra el documento HISTORIA, deja solo abierto DIPUTACIÓN.

8. Configura el documento de manera q tenga los márgenes superior e inferior a 3 cm y el izquierdo y derecho a 4.

9. Aplica al primer párrafo (“La diputación de Córdoba se constituye [...]”) las siguientes características:

• Tipo de letra “Comic Sans” con un tamaño de 11 puntos.

• Sangría de primera línea de 1,5 cm, alineación justificada e interlineado de 1,5.

10. Aplica al texto comprendido entre “La Diputación Provincial tiene su sede [...]” hasta “[...] la hora de los relojes convencionales” las siguientes características:

• Tipo le letra “Times New Roman”, de tamaño 12, cursiva y color azul.

• Sangría izquierda y derecha de 2 cm y Alineación Derecha.

11. Aplica al resto del documento las siguientes caraterísticas:

• Tipo de letra Arial, en color rojo y con un tamaño de 11 puntos.

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12. Aplica a los títulos “BREVE HISTORIA DE LA DIPUTACIÓN DE CÓRDOBA” y “LA CASA PALACIO DE LA MERCED” las siguientes características:

• Tamaño de 14 ptos y doble subrayado.

• Negrita, Relieve y color azul.

• Espaciado entre caracteres expandido en 2 puntos.

13. Guarda este documento con el nombre de PRACTICA4.

14. Abre un nuevo documento y utiliza tabuladores para que quede lo más parecido posible al siguiente (fíjate en la alineación de cada una de las columnas tabulares):

CONCEPTO LOCALIDAD 1 2 3 ........TOTAL

Carreteras Montoro 190 185 102 ......125.365,40

Carreteras Luque 148 148 203 ......147.965,30

P. Empleo Montalbán 29 35 48 ....2.568.365,48

P. Empleo Zuheros 35 48 48 ....2.968.456,79

15. Guarda este documento con el nombre de INVERSIONES.

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Tema 5: Imprimir el Documento 53

Tema 5: Imprimir el Documento Objetivos Al finalizar esta unidad, la/el alumna/o será capaz de:

• Identificar la ventana de Vista preliminar y las opciones que presenta.

• Modificar el tamaño de papel y orientación del mismo en el documento.

• Imprimir un documento.

• Reconocer las diferentes opciones de impresión que proporciona Word.

Introducción Antes de imprimir un documento debemos asegurarnos que lo que vamos a mandar a la impresora es lo que realmente queremos. Para ello Word XP nos permite utilizar una serie de herramientas. Estas son:

• Vista preliminar.

• Cambiar el tamaño y orientación del papel.

• Especificar la impresora.

• Imprimir.

Vista Preliminar La vista preliminar es una opción para ver por pantalla lo que saldría por la impresora. Para ver una presentación preliminar seleccionamos la opción Vista preliminar... del menú Archivo. Entonces aparecerá una pantalla semejante a la de la figura:

En ella podemos ver la página tal y como aparecerá en la hoja impresa.

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54 Tema 5: Imprimir el Documento

Además tenemos una Barra de Herramientas con los siguientes elementos:

• El botón imprime el documento completo.

• El botón alterna entre el modo de edición (no seleccionado) y el de aumento (seleccionado).

• El botón presenta el documento de hoja en hoja.

• El botón permite presentar hasta 24 hojas del documento en la pantalla.

• La lista desplegable permite definir el porcentaje de presentación del documento.

• El botón muestra (activado) u oculta la regla (desactivado).

• El botón reestructura el documento de forma que intenta que el documento ocupe una página menos.

• El botón presenta el documento a pantalla completa, ocultando la barra de título y la barra de menú (sólo muestra la barra de herramienta y el documento.

• El botón Cerrar abandona la presentación preliminar.

• El botón nos muestra información sobre el objeto que seleccionemos.

Ejercicio: Mira la presentación preliminar del documento.

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Cambiar el Tamaño y Orientación del Papel Antes de imprimir también podemos cambiar el tamaño y orientación del papel. Para ello seleccionamos la opción Configurar página... del menú Archivo. Nos aparece la siguiente ventana:

Pulsamos la pestaña Papel, cambiando la presentación de la ventana.

Para cambiar el tamaño lo seleccionamos de la lista desplegable Tamaño del papel. También se puede personalizar cambiando el Ancho y el Alto. En el bloque Origen del papel, podemos seleccionar la bandeja de la impresora desde la que se va a imprimir las primera página de cada sección

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(lista Primera página) y el resto de páginas de la sección (lista Otras páginas). Para salir pulsamos el botón [Aceptar] o el botón [Cancelar] para aceptar o no los cambios realizados respectivamente.

Imprimir Para imprimir un documento sólo tenemos que pulsar sobre la opción Imprimir... del menú Archivo o bien pulsando la combinación de teclas [Control] + [P].

En este Cuadro de Diálogo seleccionaremos las opciones de impresión deseadas: Todo: Imprimiremos todo el documento. Página Actual: Se imprimirá la página en la que se encuentra el cursor en ese momento (no tiene que ser la que estamos viendo). Selección: Imprimirá el bloque seleccionado. Se activa cuando tenemos marcado un bloque. Páginas: Se imprimirá el rango de páginas especificado el cuadro de texto. El rango se separa con el guión (por ejemplo: 12-15). Para imprimir desde una página hasta el final se pone el número inicial de página y se finaliza con el guión (12- imprime desde la página 12 al final). Número de copias: Podremos indicar el número de copias impresas que deseamos. Por defecto se imprime una copia. Intercalar: Esta opción sólo tendrá validez si imprimimos más de una copia Si está activada (por defecto lo está) el resultado de la impresión será el de juegos completos del archivo impreso, en cambio, si está desactivada tendremos juegos de cada una de las páginas. Imprimir en archivo: Si marcamos esta opción, en lugar de imprimir el documento se nos creará un fichero de disco con los códigos de la impresora especificada.

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Doble cara manual: permite imprimir el documento por los dos lados del papel si no se dispone de una impresora adecuada. Cuando se ha impreso un lado, Microsoft Word pide que se vuelva a colocar el papel en la bandeja. Páginas por hoja: seleccionamos el número de páginas del documento que se van a imprimir por cada hoja. Escalar al tamaño de papel: seleccionamos el tamaño de papel en el que deseamos imprimir el documento y Word ajustará automáticamente el tamaño de la fuente y los gráficos. Esta opción es similar a las funciones de Ampliar y reducir en una fotocopiadora. Opciones: Si pulsamos el botón de opciones podremos definir la calidad de borrador, que se impriman las notas del resumen junto con el documento, etc.

Para poder especificar la impresora por la que deseamos que salga el documento impreso (en caso de que dispongamos de más de una impresora o fax/módem) pulsamos en la lista desplegable Nombre

Para seleccionar una impresora se pulsa en la impresora de la lista. El botón Propiedades nos permite modificar parámetros de la impresora seleccionada.

Ejercicio: Imprime el documento.

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Teoría

1. La opción para cambiar el tamaño del papel se encuentra en... a. La ficha Papel dentro del cuadro “Configurar página”

del menú Archivo.

b. La ficha Diseño dentro del cuadro “Configurar página” del menú Archivo.

c. La ficha Diseño dentro del cuadro “Configurar página” del menú Formato.

d. La ficha “Tamaño papel” dentro del cuadro “Configurar página” del menú Formato.

2. La opción Páginas, del cuadro Imprimir... a. Nos sirve para indicarle si vamos a imprimir las

páginas pares o impares del documento, esta opción se usa para imprimir a doble cara.

b. Sirve para indicar el rango de páginas a imprimir c. Indica el número de páginas del documento. d. Las respuestas b y c son correctas.

3. El botón de la barra de herramientas estándar: a. Es similar a la opción Imprimir del menú Archivo. b. Manda directamente a imprimir el documento, mientras

que en la opción Imprimir del menú Archivo, nos aparece el cuadro de Imprimir para modificar las opciones de impresión.

c. Nos muestra el cuadro de Imprimir para poder modificar las opciones de impresión.


4. El botón de la Vista previa: a. Cambia la configuración de impresión de manera q se

impriman dos páginas por hoja.

b. Copia el documento en otro documento nuevo. c. Reestructura el documento de forma que éste ocupe una

página menos.

d. No es un botón de la ventana de Vista previa.

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5. El botón Cerrar de la Vista previa: a. Cierra solamente la vista previa, volviendo a la vista

anterior del documento.

b. Cierra el documento sin guardar los cambios. c. Cierra el documento y nos pregunta si queremos guardar

los cambios que no hayan sido guardados.

d. No hay botón Cerrar en la Vista Previa.

6. ¿Podemos imprimir un documento en calidad Borrador? a. No, en calidad borrador sólo se pueden imprimir las

notas y/o resúmenes del documento.

b. Si, siempre que lo indiquemos dentro del cuadro Opciones, al que accedemos a través del botón Opciones del cuadro Imprimir.

c. Si, puedo imprimir cualquier parte del documento en calidad Borrador.


7. ¿ Podemos imprimir solamente la parte seleccionada de un documento? a. No, sólo podemos restringir la impresión indicando el

intervalo de páginas que queremos imprimir.

b. Si, siempre que lo seleccionado sean páginas completas.

c. Si, siempre que no sean bloques de texto alternos. d. Si, podemos imprimir cualquier parte seleccionada del

documento.

8. El botón de la Vista previa... a. Muestra en pantalla cuatro páginas del documento. b. Permite presentar hasta 24 páginas del documento en

pantalla.

c. Cambia la configuración de impresión de forma que se impriman 4 páginas por hoja.

d. Este botón no se encuentra en la Vista Previa, sino en la barra de herramientas estándar y sirve para insertar una tabla en el documento.

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Práctica 1. Abre el documento DIPUTACIÓN creado en la práctica de la unidad anterior.

2. Inserta justo delante del texto “CASA PALACIO DE LA MERCED” el siguiente texto:

¿Qué es la Diputación de Córdoba?

Es el órgano de gobierno de la provincia, fomenta y administra sus intereses, asegura la prestación integral y adecuada de servicios públicos de competencia municipal en todo el territorio de la provincia.

La Diputación coopera con los municipios mediante aportaciones económicas, a través de los planes provinciales, de la asistencia y asesoramiento técnico y jurídico a los Ayuntamientos de la provincia. Las materias sobre las que recae la ayuda y asistencia son tres básicamente: el saneamiento y control ambiental, la ingeniería y el urbanismo y el bienestar social.

3. Guarda los cambios realizados al documento.

4. Cambia la orientación de las páginas del documento a horizontal.

5. Utiliza la Vista Previa para comprobar el resultado de la modificación.

6. Vea la vista previa del documento a pantalla completa.

7. Cierre la pantalla completa y la Vista previa.

8. Cambia el formato de todo el texto del documento, excepto de los títulos, a las siguientes características:

• Tipo de fuente Comics Sans MS, con un tamaño de 16 ptos sin negrita, ni cursiva, ni subrayado y en color Negro.

9. Vuelve a colocar la orientación de las páginas del documento en Vertical.

10. Imprime el documento en calidad borrador e imprimiendo dos páginas por hoja.

11. Guarda el documento con el nombre PRACTICA5.

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Tema 6: Visiones del Documento 61

Tema 6: Visiones del Documento Objetivos Al finalizar esta unidad, la/el alumna/o será capaz de:

• Identificar las diferentes vistas con las que podemos trabajar en un documento. Enumerar las ventajas e inconvenientes que cada una de ellas presenta, de forma que trabajemos con la que más se adapte a nuestras necesidades en cada momento.

• Configurar las barras de herramientas que Word tiene.

• Utilizar el Zoom del documento.

Introducción En Word un documento puede ser visto de diversas formas, llamadas vistas del documento, cada una de estas vistas está pensada para una forma de trabajar o tipo de documento. Dependiendo de la vista con la que estemos trabajando podremos realizar determinadas funciones específicas.

Ver Página Normal La vista normal es la que se suele utilizar para realizar el trabajo habitual. Muestra el formato de texto (por ejemplo, interlineado, fuente y tamaño de la fuente, cursiva y negrita, etc.) pero simplifica el diseño de la página de manera que pueda escribir y modificar texto rápidamente. Word presenta el texto en una columna continua, indicando saltos de página con líneas punteadas. Desde esta visión no podremos, por ejemplo, insertar un cuadro de texto (esto se verá en capítulos posteriores). Para cambiar a página normal, seleccionaremos Normal del menú Ver.

Ver Diseño Web En esta vista se trabaja cuando estamos creando una página Web o un documento que se va a ver en pantalla (no va ser impreso). Esta vista nos mostrará el documento tal y como se vería en un navegador Web. Para seleccionar esta vista, elegiremos Diseño Web del menú Ver.

Ver Diseño de Impresión Diseño de impresión muestra cada página del documento aproximadamente como se verá cuando se imprima. Word presenta la página, el texto y los objetos en su tamaño y posición reales. Se puede modificar y dar formato al texto y ver los resultados en la pantalla. Para seleccionar esta vista, elegiremos Diseño de impresión del menú Ver.

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62 Tema 6: Visiones del Documento

Ejercicio: Pasa el documento a la vista Diseño de página y observa las diferencias de presentación. Luego vuelve a página normal.

Ver Esquema La vista esquema nos muestra la estructura del documento, podremos utilizarla para ver solamente los títulos principales del documento o todo el texto. Esta vista es útil para reorganizar cada una de los distintos apartados en los que está dividido el documento, para ello bastará con organizar los títulos de los mismos, reorganizándose todo el texto. Todas estas opciones se verán más detenidamente en el curso de Word Avanzado. Para seleccionar esta vista, seleccionamos Esquema en el menú Ver.

Ver Barras de Herramientas y la Regla Los comandos (Barras de herramientas... y Regla que se encuentran en el menú Ver) se utilizan para ver u ocultar las distintas Barras de Herramientas y la Regla. Las Barras de Herramientas incluyen botones para algunos de los comandos más comunes de Word, incluyendo los comandos Abrir, Copiar e Imprimir. La Regla nos indica, en centímetros, la posición del texto. Para mostrar u ocultar una Barra de Herramientas seleccionamos la opción Barras de herramientas... del menú Ver, con esto se despliega un nuevo menú como el que aparece en la figura:

Seleccionando las distintas opciones aparecerán las barras de herramientas. Las barras mostradas tienen una marca de verificación al lado del nombre. Para mostrar u ocultar la regla se selecciona la opción Regla del menú Ver. Cuando la Regla está presente en la pantalla, al igual que en el caso anterior, aparece una marca de verificación al lado del nombre del comando.

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Ejercicio: Muestra y oculta la Barra de Herramientas de dibujo y la Regla.

Zoom Podemos realizar una ampliación o disminución de la visión de la página. Para ello seleccionaremos la opción Zoom... del menú Ver. Tenemos ciertos porcentajes de aumento o disminución, ya incluidos, o también podemos personalizar el aumento o disminución introduciendo el %.

En la Barra de Herramientas disponemos de una lista desplegable en la que podemos seleccionar o poner el porcentaje de visión de la página

Ejercicio: Amplía y disminuye la visión del texto. Por último pon la visión al 100%.

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64 Tema 6: Visiones del Documento


1. Para activar o desactivar las barras de herramientas... a. Accedemos al menú Edición y dentro de este menú

seleccionamos la opción Barras de Herramientas.

b. Accedemos al menú Ver y dentro de este menú seleccionamos la opción Barra de Herramientas.

c. Pulsamos con el botón derecho sobre cualquier parte de alguna barra de herramientas y nos aparece el menú para activar y desactivar barras.


2. Tengo un ordenador que no tiene capacidad suficiente para trabajar de una manera rápida con Word. ¿Qué vista es la más aconsejable para trabajar en este caso?.

a. Normal.

b. Diseño Web.

c. Diseño de impresión.

d. Esquema.

3. Si estoy creando en Word un archivo que se va a mostrar a través del explorardor de Internet...

a. Utilizaré la Vista Normal. b. Utilizaré la vista Diseño Web. c. Utilizaré la vista Esquema Web. d. No utilizaré la vista “Diseño Web”, ya que esta me

sirve para ver documentos que ya estén en Internet, pero no para crear documentos que se vayan a mostrar en Internet, ya que Word no permite esa opción.

4. ¿Cuál es la vista que más se asemeja a cómo quedará el documento una vez impreso?

a. Normal. b. Diseño Web. c. Diseño de Impresión. d. Ninguna de las opciones anteriores es correcta.

5. Para mostrar la Regla... a. La regla siempre se encuentra visible. b. Bastará pulsar sobre la opción Regla del menú Ver.

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c. Depende de la configuración seleccionada al instalar Word.

d. La regla es una barra de herramientas mas, por lo que se activa y desactiva igual que cualquier barra de herramientas.

6. Puedo cambiar la vista de un documento de la siguiente manera... a. Seleccionando la vista correspondiente en el menú Ver. b. Utilizando los botones de la parte inferior izquierda

del área de trabajo (los que se encuentran junto a la barra de desplazamiento horizontal.)

c. Seleccionando la vista correspondiente en el menú Formato.

d. Las respuestas a y b son correctas.

7. Si queremos reorganizar el documento, cambiando capítulos o apartados de lugar, ¿cuál será la vista mas adecuada?

a. Normal. b. Diseño de Impresión. c. Esquema. d. Ninguna de las opciones anteriores es correcta.

8. Podemos modificar el tamaño con el que vemos el documento en pantalla mediante:

a. La opción Zoom del menú Vistas. b. La lista desplegable de la barra de Herramientas. c. La opción Zoom del menú Ver o la lista desplegable de

la barra de herramientas.

d. Las respuestas a y b son correctas.

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Tema 7: Revisando el Documento 67

Tema 7: Revisando el Documento Objetivos Al finalizar esta unidad, la/el alumna/o será capaz de:

• Utilizar las funciones de Buscar y reemplazar el texto, de manera que cuando tenga que buscar o reemplazar un determinado texto no se haga leyendo el documento.

• Aplicar las opciones que proporciona Word de forma que la búsqueda sea lo más efectiva posible.

• Usar la función de Ortografía y gramática para evitar cometer faltas de ortografía y/o expresiones incorrectas.

• Emplear funciones que nos ayudan en la redacción de los documentos, tales como buscar sinónimos y traducir palabras.

• Insertar símbolos especiales que no se encuentran en el teclado y que suelen necesitarse (©, flechas, etc.)

Buscar un Texto A veces es necesario buscar una palabra o texto dentro del documento. Word proporciona el comando Buscar... dentro del menú Edición que realiza esta tarea. Al seleccionar esta opción nos aparece una ventana como la mostrada en la figura:

En el cuadro Buscar introduciremos la palabra o texto que deseamos buscar. Si activamos la opción Resaltar todos los elementos encontrados en selecciona todas las repeticiones de la palabra o frase buscada a la vez. Al activar esta casilla se nos habilita la lista inferior en la cual podemos indicarle la parte del documento en la que queremos buscar.

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68 Tema 7: Revisando el Documento

Si deseamos parametrizar la búsqueda pulsaremos el botón [Más] con lo que la ventana se abre mostrando el siguiente aspecto.

Si la casilla Coincidir mayúsculas y minúsculas no está marcada Word ignorará las mayúsculas y las minúsculas. Así, en el ejemplo anterior buscará "del", "Del", "DEL", "dEL", "deL", "dEL", "DEl" y "DeL". Si la casilla está marcada sólo localizará "del". Si no marcamos la casilla Sólo palabras completas, Word buscará el texto que escribamos tanto como palabras independientes como incluidas dentro de una palabra. Así, si deseamos encontrar "del" Word encontrará la palabra "del" y palabras como "delante" y "modelos". Si la casilla está marcada, sólo encontrará la palabra "del". Si marcamos la casilla de validación Usar caracteres comodín podremos indicar operadores de búsqueda especial. Según el texto a buscar podremos utilizar distintos comodines, los más usuales son la interrogación (?) que sirve para sustituir un único carácter y el asteristico (*) que sirve para sustituir cualquier cadena de caracteres. Otros caracteres comodín son < (comienzo de una palabra), > (final de una palabra),[], {} etc. La casilla Suena como busca palabra en Inglés que suenen como la palabra buscada pero que no se escribe igual. Por ejemplo si estamos escribiendo en Inglés, y buscamos las palabras que suene como “moni”, nos encontrará las apariciones de “money”. La opción Todas las formas de la palabra sustituye todas las formas de una palabra en inglés situada en el campo Buscar con las formas correspondientes de la palabra en inglés que hayamos escrito en la casilla Remplazar con. Esta opción no está disponible si están activadas las casillas Usar caracteres comodín o Suena como. Con el botón [Especial], podemos insertar caracteres que no están en el teclado pero que puede ser necesario buscarlos en un momento determinado, por ejemplo, saltos de página, guiones, gráficos, etc..

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Word buscará desde el lugar donde se encuentra el cursor, pero la dirección de búsqueda (hacia arriba o hacia abajo) podemos seleccionarla en la lista desplegable Buscar. Si la palabra se encuentra y está repetida a lo largo del documento se puede seguir buscando pulsando el botón [Buscar Siguiente]. Se puede buscar con formato, es decir, el tipo de atributos que tienen las letras de esa palabra (negrita, cursiva, subrayado, etc). Para ello pulsaremos el botón [Formato]. Este botón muestra otro menú, donde podemos elegir los atributos del texto. Se puede incluso buscar un párrafo o estilo. Para anular todos los atributos de una palabra se pulsa sobre el botón [Sin formato].

Reemplazar Texto A la hora de escribir un documento es frecuente la aparición en varios lugares de una palabra o texto. En este caso podremos escribir una combinación de letras que no coincidan con una palabra real (por ejemplo "xxx") que sea rápida de escribir, y una vez terminado el documento reemplazar la palabra por la real. También es muy útil cuando descubrimos un error de escritura en una palabra que puede aparecer más de una vez en el documento. Para utilizar esta opción seleccionamos Reemplazar... del menú Edición. La ventana que aparece es semejante a la de buscar, con la diferencia del cuadro de texto donde introducir el texto con el que reemplazar y los botones de [Reemplazar] y [Reemplazar todo].

Los botones estarán inactivos hasta que se introduzca un texto en Buscar y Reemplazar con. Si pulsamos el botón [Reemplazar todos], buscará todas las apariciones del texto introducido en Buscar y lo reemplazará con el texto escrito en Reemplazar con. Si pulsamos el botón [Buscar siguiente] buscará la primera aparición del texto introducido en Buscar y para reemplazarlo por el texto escrito en Reemplazar con tendremos que pulsar el botón [Reemplazar]. Al igual que ocurría con la opción de buscar, si deseamos parametrizar la búsqueda pulsamos el botón [Más] y definimos los parámetros.

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Hay que tener cuidado con el botón Reemplazar todo ya que podemos hacer cambios en el documento que no deseamos y que son luego difíciles de deshacer.

Ejercicio: Reemplaza octubre por diciembre y agosto por octubre. ¿Qué pasaría si primero se remplazara agosto por octubre y luego octubre por diciembre?

Buscar y Reemplazar Texto En ocasiones necesitamos buscar un texto que no por el contenido del mismo, si no por el formato que se le ha aplicado, o que además del texto concreto queramos que éste tenga un determinado formato, por ejmplo queremos buscar la palabra “casa”, pero solamente cuando esté escrita en negrita. Para realizar una búsqueda en la que intervenga el formato, debemos utilizar el botón [Formato], al pulsar este botón nos aparecerá un menú desde el cual podemos acceder a las distintas opciones de formato de un texto (Fuente, Párrafo, Tabulaciones etc.)

Combinando la opción de reemplazar con el formato podremos buscar en el documento un determinado formato y reemplazarlo por otro, por ejemplo, todas las negritas queremos sustituirlas por cursivas.

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Ortografía y Gramática Word XP tiene activada la corrección ortográfica y gramatical de forma que cuando vamos escribiendo nuestro documento, si una palabra no se encuentra en el diccionario, esta aparece resaltada con una línea ondulada en rojo (si el error es ortográfico) o verde (si el error es gramatical) debajo de dicha palabra.

Esta utilidad, hace que el proceso de escritura sea más lento, ya que se tiene que parar a buscar en el diccionario y además comprobar ciertas reglas gramaticales, lo que hace que necesitemos un equipo potente para poder obtener un rendimiento óptimo. Por esta razón la corrección gramatical sólo está activa parcialmente. Podemos corregir sobre la marcha una palabra pulsando con el botón derecho del ratón sobre ella, con lo se despliega un menú contextual donde podremos seleccionar la palabra correcta o cambiarla manualmente seleccionando la opción Ortografía...

Aún así, es conveniente, una vez terminado el documento y antes de mandarlo a la impresión, pasarle la revisión ortográfica y gramática a dicho documento, tanto para corregir todas las palabras de una vez en lugar de ir buscando las palabras subrayadas en rojo como para realizar una revisión gramatical más exhaustiva. Para pasar la revisión ortográfica seleccionamos la opción Ortografía y gramática... del menú Herramientas.

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Si Word encuentra una palabra que no esté en su diccionario aparecerá la ventana mostrada en la figura:

La palabra que no ha sido encontrada aparece resaltada en el cuadro de texto No se encontró. Word normalmente sugiere una palabra para sustituir a la incorrecta. También podemos introducir la palabra correcta escribiéndola en el cuadro de texto. Para sustituirla pulsamos el botón [Cambiar]. Si pulsamos el botón [Cambiar todas] Word buscará todas las apariciones de la palabra errónea y la sustituirá por la correcta. Cuando se trata de un error gramatical, nos aparece en el cuadro Sugerencias una o varias posibles soluciones al error.

Recuerda que si una palabra no ha sido encontrada, no quiere decir que esté mal escrita, sólo que no está en el diccionario, de igual forma, si no encuentra ningún error tampoco significa que no haya faltas de ortografía, ya que la revisión ortográfica no es sensible a contexto.

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Si la palabra está correctamente escrita, podemos ignorar esta corrección y continuar con la revisión ortográfica pulsando el botón [Omitir]. Si hay más apariciones de esta palabra en el documento sería conveniente pulsar el botón [Omitir todas] en lugar del botón [Omitir] ya que si no lo hacemos así la siguiente vez que se encuentre con la palabra volverá a mostrarnos la ventana. También podemos agregarla al diccionario para que en futuros documentos no aparezca como incorrecta.

Hay que tener mucho cuidado al agregar una palabra al diccionario ya que si se incluye incorrectamente escrita, la revisión ortográfica no podrá identificarla como errónea.

Ejercicio: Pasa la revisión ortográfica y gramatical al documento.

Sinónimos Es frecuente la necesidad de encontrar el sinónimo de alguna palabra para evitar la redundancia. Para que Word nos sugiera el sinónimo de una palabra situamos el cursor en la palabra (también se puede marcar) y seleccionar la opción Sinónimos... del submenú Idioma del menú Herramientas.

Podemos seleccionar una palabra de la lista Reemplazar por el sinónimo pulsar en el botón [Reemplazar] para sustituir nuestra palabra por su sinónimo. Para buscar nuevos sinónimos de la palabra que está en el cuadro de texto Reemplazar por el sinónimo pulsamos en el botón [Buscar]. En la lista Significados aparecen los distintos campos semánticos a los que puede pertenecer la palabra, dando distintos sinónimos para cada campo.

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Ejercicio: Busca y sustituye la palabra "inolvidable" del párrafo que comienza por "Tanto en el Mediterráneo ..." por un sinónimo.

Traducir La función traducir, permite traducir la palabra selecciona al Inglés. Para ello basta con tener seleccionada la palabra que se quiera traducir y seleccionar la opción Traducir del submenú Idioma del menú Herramientas. Nos aparece en la parte derecha de la pantalla el siguiente panel:

Las opciones que nos aparecen en el panel son las siguientes: ¿Qué desea traducir? Le indicamos la parte del documento que queremos traducir. Aquí podemos escribir el texto a traducir, o traducir lo que tengamos marcado en ese momento en el documento (selección actual) o todo el documento.

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Word sólo traduce palabras sueltas. No es capaz de traducir un texto completo. Por lo que si queremos traducir el documento entero tendremos que utilizar un servicio de los disponibles en la web (última opción del panel Traducir)

Buscar en el diccionario seleccionamos el idioma origen y destino de la traducción en la lista desplegable Diccionario. En el cuadro Resultados, nos aparecen los resultados de la traducción (en este ejemplo se ha traducido la palabra “casa”). Si seleccionamos una palabra del cuadro Resultados y pulsamos el botón [Reemplazar], la palabra se sustituirá en el documento. Traducir por medio del web sirve para traducir utilizando uno de los servicios disponibles en la Web.

Caracteres Especiales En ocasiones cuando estamos editando un texto es necesario la inserción en el mismo de caracteres que no están disponibles en el teclado, para poder utilizar un abanico de caracteres más amplio, Word nos proporciona la opción Símbolo del menú Insertar, al pulsarla nos aparece el siguiente cuadro:

En la ficha Símbolos, vemos los caracteres asociados con el tipo de letra seleccionado en el cuadro Fuente, para insertar cualquiera de estos caracteres bastará con seleccionarlo y pulsar sobre el botón [Insertar]. Si tenemos que insertar un símbolo en repetidas ocasiones puede ser útil asignarle una combinación de teclas, para ello utilizamos el botón [Teclas].

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En la segunda ficha que tenemos, la ficha Caracteres especiales, nos aparece una serie de caracteres especiales tales como (guión largo, guión corto, salto de párrafo etc.) así como la combinación de teclas asociada.

Contar palabras Word nos permite realizar una estadística con el número de palabras, párrafos o páginas de un texto, esto puede ser útil cuando tenemos limitado el tamaño del texto en el escrito, por ejemplo cuando escribimos algún artículo, alguna carta de queja a algún periódico etc. Para que Word nos haga esta estadística utilizaremos el comando Contar palabras del menú Herramientas. Word realizará el cálculo mostrándonos el resultado en un cuadro de diálogo como el que se muestra a continuación:

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Teoría

1. Si buscamos la cadena “p?s?”, ¿cuáles de las siguientes palabras encontraría? a. pasa, piso, posa, presa. b. pasa, posa, prisa. c. pasa, piso, prosa, posa. d. Ninguna de las opciones anteriores es correcta.

2. La función Traducir de Word... a. Permite traducir un bloque de texto. b. Sólo traduce texto suelto, pero incluye un enlace para

poder utilizar un traductor de la Web.

c. Permite traducir un bloque de texto, aunque luego tengamos nosotros que revisar la traducción ya que no suele darle el sentido correcto a las oraciones.

d. Ninguna de las opciones anteriores es correcta.

3. Para insertar un carácter especial: a. Lo haré a través de la opción Símbolo del menú

Insertar.

b. Algunos caracteres tienen combinaciones de teclas asociadas con lo que bastará pulsar esas teclas.

c. Sólo se pueden insertar mediante la combinación de teclas asociada, por lo que si un carácter no tiene combinación asociada primero habrá que asignarle una (a través del la opción Símbolo, del memú Insertar.)

d. Las opciones a y b son correctas.

4. La opción sinónimos se encuentra en: a. Menú Insertar b. En el botón Sinónimos de la barra de herramientas. c. En el submenú Idioma del menú Herramientas. d. Las respuestas a y b son correctas.

5. Si buscamos la cadena “[a-e]*s. Buscará: a. Todas las palabras que empiecen por a o por e y

terminen en s.

b. Solamente las palabras “as” y “es”.

c. Todas las palabras que empiecen por a, b, c, d, e, y terminen en s.

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6. ¿Qué diferencia hay entre pulsar Reemplazar y Reemplazar todas? a. “Reemplazar” reemplaza sólo la palabra seleccionada

actualmente y “Reemplazar todas” reemplazada todas las apariciones que hay en el documento de la palabra buscada.

b. Ambas son iguales.

c. “Reemplazar” se usa cuando se busca una sola palabra y “Reemplazar todas” cuando hemos buscado varias palabras diferentes y queremos reemplazarlas al mismo tiempo.


7. Si activamos la casilla “Coincidir mayúsculas y minúsculas”, pero no la casilla “Usar caracteres comodín” y busco la cadena “Perro?”, ¿Cuáles de los siguientes valores serian posibles resultados de la búsqueda?

a. Perro?, perro?, PerrO? b. Perro? c. Perros d. Perros, PeRRos, PERROS

8. Si queremos modificar todas las apariciones de la palabra Eprinsa, por Eprinsa, pero puesto en negrita...

a. No hay ninguna función apropiada para ello, tendríamos que hacerlo a mano, una a una.

b. No se pueden usar formatos en las opciones de Búsqueda y Reemplazar por lo que lo más fácil sería lo siguiente: con la función Buscar, vamos buscando la palabra “Eprinsa” y cada vez que encuentre una pulsamos el botón Negrita.

c. Usando la función Reemplazar. En la cual buscamos la palabra Eprinsa, y la reemplazamos por “Eprinsa” con formato negrita.


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Práctica 1- Abra el documento DIPUTACIÓN, creado en una práctica anterior.

2- Añada al final del documento el siguiente texto: OFICINA DE INFORMACIÓN

La mejora de la relación entre los ciudadanos y la Diputación de Córdoba es el objetivo fundamental de la Oficina Provincial de Información y Atención al Ciudadano que pretende dar una respuesta eficaz y de calidad a las demandas informativas del conjunto de los ciudadanos de nuestra provincia.

Esta oficina contribuirá a difundir y a hacer más atractivas y accesibles las actividades de la Diputación. Su utilidad depende de la cercanía a los ciudadanos y el desarrollo de tareas informativas y orientativas para un mejor conocimiento de la Diputación de Córdoba.

Nuestro servicio se ofrece a

Los Ayuntamientos de la Provincia.

Las Asociaciones y Colectivos de la Provincia.

Los Ciudadanos/as de la Provincia.

Las Áreas y Servicios de la Corporación, Secciones Sindicales y Trabajadores en general.

Otras Instituciones.

3- Almacena los cambios realizados al documento.

4- Muestra el documento en las distintas vistas que tenemos disponibles: Normal, Diseño Web, Diseño de Impresión y Esquema.

5- Vuelve a la vista que te sea más cómoda para trabajar.

6- Desactiva la regla.

7- Utiliza la función adecuada para poner en Negrita y subrayado todas las apariciones de la palabra Diputación que se encuentren en el texto.

8- Vuelve a activar la regla.

9- Realiza la revisión ortográfica y gramatical al documento sin añadir ninguna palabra al documento.

10- Sustituye en el texto alguna de las apariciones de las palabras “respuestas”, “andadura” y “fachada”, por un sinónimo.

11- Añade al final del documento el siguiente texto: Contacto y Horario

De Lunes a Viernes de 9 a 14 h.

957 555 555

[email protected]

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12- Utiliza la función adecuda para comprobar el número de pabras, letras, párrafos etc... que tiene el documento.

13- Busca la traducción al Inglés para las palabras “edificio”, “fachada” y “plaza”, (no las sustituyas en el texto, sólo busca su traducción).

14- Almacena los cambios llevados a cabo sobre el documento.

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Tema 8: Mejorando el Aspecto del Documento 81

Tema 8: Mejorando el Aspecto del Documento Objetivos Al finalizar esta unidad, la/el alumna/o será capaz de:

• Crear encabezados y pié de página al documento.

• Paginar de manera manual el documento, de forma que pueda incluir nuevas páginas en blanco sin necesidad de haber rellenado de texto la anterior.

• Realizar tablas, elementos muy usados para resumir información y ver ésta de manera esquematizada.

• Insertar objetos gráficos. Estos pueden ser: Imágenes, tanto provenientes de archivos, como aquellas que incorpora el propio Office. Cuadros de texto, que nos permitirá poner trozos de texto en cualquier parte del documento, incluso dentro del propio texto a modo de revista. Objetos de dibujo: pequeños dibujos con formas básicas con los que podremos crear un dibujo más complejo.

• Colocar bordes, tanto individualmente a uno o varios párrafos como bordes a toda la página.

• Crear listas numeradas o listas con viñetas.

Encabezados y Pies de Página Para poner a nuestro documento una cabecera o un pie de página seleccionamos la opción Encabezado y pie de página del menú Ver. Si el documento se está mostrando en modo Normal, pasa al modo Diseño de página. Entonces aparece marcado el área reservada para el encabezado con el cursor en su interior y una ventana con una serie de botones agrupados en cinco grupos.

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82 Tema 8: Mejorando el Aspecto del Documento

Para alternar entre la cabecera y el pie de página tenemos el botón . Cuando activamos el botón entramos en el pie de página y cuando lo desactivamos volvemos a la cabecera.

Además podemos hacer que las páginas pares tengan una cabecera o pie

de página y las impares otra pulsando sobre el botón . Con esto aparece un cuadro de diálogo semejante al de la figura.

En el cuadro Encabezados y pie de página marcamos la casilla de validación Pares e impares diferentes, con lo que en el cuadro Vista previa aparecen dos páginas.

También podemos indicar que la primera página sea diferente, es decir, no tengan la misma cabecera o pie de página que el resto del documento (por

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ejemplo cuando incluimos una portada que no lleva ni cabecera ni pie de página). Una vez aceptamos, el nombre de la cabecera cambia mostrándonos a qué página corresponde la cabecera (página impar o par).

Para introducir el encabezado de la página par (si estamos en una impar) o

impar (si estamos en una par) pulsamos el botón . Para volver a la página

impar o par pulsamos el botón . Es importante reseñar que salvo estas excepciones todas las páginas tendrán la misma cabecera o pie de página y que al cambiarlos en cualquier página, se cambiarán en todas. Desde esta ventana podemos elegir el formato de la numeración y empezar a partir de un número en concreto pulsando en el botón [Números de línea...] Pulsando en el botón [Aceptar] pasamos de nuevo a la ventana anterior. En la ventana Encabezado y pié de página aparecen 5 botones que nos permiten incluir en la cabecera o pie de página:

El número de página.

El número total de páginas que tiene el documento.

Permite definir el formato de los números de página.

La fecha del sistema.

La hora del sistema. Cuando terminamos de introducir los datos, pulsamos el botón [Cerrar]. Si estábamos en el modo de ver Normal, como cambió de modo al entrar en el encabezado o pie de página, vuelve al modo Normal.

Hay que tener presente que en este modo no se verá ni la cabecera ni el pie de página. Para verlos tendremos que cambiar al modo Diseño de impresión o seleccionar Presentación preliminar... del menú Archivo.

También podemos incluir los campos fecha, hora y número de página desde el menú Insertar. Tanto la cabecera como el pie de página presentan dos tabuladores: uno en

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el centro con justificación centrada y otro en el margen derecho con justificación derecha. Si queremos modificar las notas del encabezado, estando en vista de página normal, tenemos que pulsar sobre la opción Ver-Encabezado y pie de página del menú Ver y si estamos en vista de diseño de página basta con hacer doble clic en la zona de la cabecera o del pie de página.

Ejercicio: Coloca una cabecera con el nombre de la empresa centrado "AGENCIA DE VIAJES LA CARAVANA" y un pie de página con el número de página justificado a la derecha.

Insertando Salto de Página En muchos casos, cuando estamos escribiendo un documento, necesitamos pasar a una nueva página sin que hayamos llegado al final de la anterior. Una forma de hacerlo sería pulsar la tecla [Intro] hasta que pasara a la siguiente página, pero cualquier modificación en el texto precedente podría alterar el resultado. Para que esto no ocurra debemos introducir un salto de página. Esto provoca el paso a una nueva página a partir de dicho salto, y aunque se modifique texto anterior siempre estará el salto. Para insertar un salto de página, situamos el cursor en el lugar donde deseamos insertarlo y seleccionar la opción Salto... del menú Insertar. Aparece una ventana como la de la figura:

Pulsamos en aceptar y ya tenemos el salto de página. Otra forma de hacerlo es presionando las tecla [Control] + [Intro].

Ejercicio: Sitúate al final del documento e inserta un salto de página.

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Insertando Tablas Las tablas permiten crear documentos que incluyan datos con un formato de cuadrícula, como por ejemplo esta:

A UNO DOS TRES CUATRO

B� CINCO SEIS SIETE OCHO

C� NUEVE DIEZ ONCE DOCE

D� TRECE CATORCE QUINCE DIEZ Y SEIS

Si pulsamos sobre la opción Tabla, comprobamos que casi todas las opciones están tenues, es decir, que no las tenemos disponibles para elegirlas. La única opción que tenemos es Dibujar tabla, Insertar tabla, Ordenar... y Fórmula.... Para insertar una tabla seleccionamos la opción Insertar tabla... del menú Tabla. Aparece la ventana siguiente:

En esta ventana podemos definir el número de filas y de columnas que tendrá la tabla, aunque una vez creada podemos añadir tanto filas como columnas. También podemos indicar el ajuste de las columnas, este puede ser: Ancho de columna fijo: seleccionamos esta opción en el caso en el que queramos que las columnas tengan un tamaño específico de centímetros. Si tenemos seleccionada la opción Automático, insertará columnas de igual ancho entre los márgenes. Autoajustar al contenido: se ajusta automáticamente el ancho de las columnas dependiendo del texto que se escriba. Autoajustar a la ventana: cambia automáticamente el tamaño de la tabla para que se ajuste a la ventana de un explorador Web. Cuando el tamaño de

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la ventana del explorador Web varíe, el tamaño de la tabla se ajustará automáticamente para que quepa en la ventana. En la opción Estilo de Tabla, podemos indicarle a la tabla un autoformato concreto pulsando el botón [Autoformato...] Una vez que tenemos la tabla insertada, ya tenemos las restantes opciones del menú Tabla disponibles. Todas éstas están preparadas para actuar sobre las filas y columnas de la tabla. Los movimientos entre las columnas se realiza mediante la tecla [Tab] (salto adelante) y [Mayúscula] + [Tab] (salto atrás). Podemos actuar sobre las columnas y filas de la tabla usando las opciones del menú Tabla para ampliar el ancho o el alto, eliminar filas o columnas enteras, etc.

También se pueden elegir las tablas pulsando sobre el botón de la Barra de Herramientas.

Ejercicio: En la nueva página pon centrado, en negrita y con tamaño 16 "TARIFA DE PRECIOS" y debajo inserta la siguiente tabla:

Insertando Imágenes Disponemos de la posibilidad de incluir imágenes. Para insertar una imagen seleccionaremos la opción Imagen del menú Insertar. Esto despliega un submenú. En él podremos seleccionar entre imágenes prediseñadas de Word (Imágenes prediseñadas...) o imágenes creadas por nosotros (Desde archivo...).

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Si seleccionamos la opción Imágenes prediseñadas... aparecerá un panel en la parte derecha de la ventana como el que se muestra en la figura:

En este panel podemos buscar mediante una palabra clave una imagen de las galerías de Office. Escribimos en el cuadro de texto Buscar texto la palabra clave por la que vamos a buscar. Podemos personalizar aún mas la búsqueda indicando la colección en la que vamos a buscar, así como el tipo de medio que vamos a buscar (imágenes, fotografía, películas o sonidos). Pulsamos el botón Buscar y nos aparecerá en la parte inferior de del panel de tareas una vista en miniatura de las imágenes que coinciden con la búsqueda realizada:

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Para insertar cualquier imagen de las que nos han aparecido sólo tenemos que pulsar sobre ella. Si pulsamos en la parte derecha de la imagen nos aparece un menú en el que podemos realizar diversas opciones sobre el clip de imagen, tales como insertar, borrar, copiarlo a otra colección etc.

Para modificar las opciones de búsqueda pulsamos sobre el botón Modificar. En la parte inferior del panel de tareas Insertar imagen tenemos las siguientes opciones:

• Galería multimedia: muestra el cuadro de diálogo de la galería multimedia de Office.

• Galería multimedia en línea: accedemos a clips en Internet.

• Sugerencias para buscar clips: nos muestra la ayuda de Office con diferentes sugerencias para facilitar la búsqueda de imágenes.

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Como ya se ha comentado antes, si pulsamos sobre la opción Galería multimedia... se nos muestra el cuadro de diálogo de la galería multimedia. En ella los clips se encuentran agrupados por categorías, para que sea más fácil la búsqueda de los mismos. En la parte izquierda del cuadro aparecen las distintas colecciones, y en la parte derecha de la ventana los clips pertenecientes a la colección seleccionada.

Si pulsamos el botón Buscar... nos aparecerá en la parte izquierda de la pantalla un cuadro de búsqueda de clips similar al del panel de tareas previamente explicado.

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La otra opción que tenemos para insertar imágenes es insertarlas desde un archivo, para ello seleccionamos la opción Desde archivo... del submenú Imagen del menú Insertar, ésta nos da paso a una ventana, desde donde podemos elegir entre varios tipos de imágenes.

Si tenemos activada la opción Vistas en miniatura del botón Vistas podremos ver la imagen sobre el nombre del archivo.

Al pulsar el botón [Aceptar] se nos insertara la imagen seleccionada en el documento.

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Podemos cambiar las características de la imagen seleccionando la opción Imagen... del menú Formato, apareciendo una ventana como la mostrada en la figura:

Para que el texto se ajuste a la imagen debemos seleccionar la pestaña Diseño y optar por el tipo que deseamos.

Las imágenes que tiene la característica de Detrás del texto o Delante del texto y estamos en la vista normal, éstas no se verán. Para verlas hay que estar en la vista de Diseño de impresión.

Ejercicio: Inserta debajo de la tabla una imagen relacionada con los viajes.

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Otros Objetos de Dibujo En un documento de Word, además de introducir imágenes ya creadas con anterioridad, podemos utilizar la barra de herramientas de Dibujo para crear nuestros propios dibujos:

Para facilitar la creación de dibujos compuestos por varios objetos, Word XP incorpora el lienzo de dibujo. Cuando nosotros insertamos un objeto automáticamente Word creará un lienzo de dibujo, éste nos permite incorporar dentro de él los distintos objetos que van a componer nuestro dibujo, de esta forma, a la hora de moverlo o cambiarlo de sitio podremos tratarlo como un único objeto. .

Para dibujar cualquier objeto bastará con pulsar sobre el botón correspondiente. A continuación hacemos clic en el lienzo de dibujo, en la

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zona donde vayamos a comenzar a dibujar el objeto, mantenemos el botón del ratón pulsado y arrastramos, cuando queramos terminar de dibujar el objeto bastará con soltar. Para hacer objetos regulares, por ejemplo un cuadrado o un circulo perfecto, al mismo tiempo que estás dibujando el objeto mantén pulsado la tecla [Mayús]. Además de los diferentes objetos de dibujos en la barra de herramientas también encontrarás diferentes botones que te van a permitir modificar características de los objetos de dibujo introducidos como por ejemplo el color del borde, tipo de línea, color de relleno, sombras etc.

Insertando Cuadros de Texto Un cuadro de texto es un cuadro que se agrega al documento, con la posibilidad de colocarlo en cualquier parte de la página. Para poner un cuadro de texto en nuestro documento tenemos que estar en la vista diseño de página, ya que si estamos en la vista de página normal, al insertar un cuadro de texto Word pasará, al igual que con las imágenes, al modo de Diseño de impresión de forma automática. Para insertar el cuadro de texto seleccionamos la opción Cuadro de texto del menú Insertar. Se nos muestra, el lienzo de dibujo en el documento y el puntero del ratón cambia a una cruz. Entonces podemos colocar el cuadro de texto en cualquier parte del lienzo. Para ello pulsamos en la esquina superior izquierda y arrastramos hasta la esquina inferior derecha. Para cambiar las características de un cuadro de texto, primero pulsamos sobre el cuadro de texto, y luego seleccionamos la opción Cuadro de texto... del menú Formato. Aparece entonces la siguiente pantalla.

En esta ventana, entre otras cosas, podemos cambiar el Ajuste del texto, es decir, hacer que el texto del documento rellene las zonas de la página que no ocupa el marco por ambos lados, sólo por uno de ellos, que el marco quede sin relleno, etc. Para ello pulsamos en la pestaña Ajuste.

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También podemos cambiar el borde de cuadro de texto, su posición, su tamaño, etc.

Si tenemos un documento con cuadros de texto y estamos en la vista de página normal, éstos no se verán. Para verlos hay que estar en la vista de Diseño de página.

Ejercicio: Inserta un cuadro de texto con el nombre de la empresa en la esquina superior izquierda.

Colocando Bordes Si deseamos resaltar un texto o un objeto (tabla, imagen, marco, etc.) esta opción permite rodearlo con un borde, e incluso rellenar este párrafo con un sombreado determinado y aplicarle un color. Para definir los bordes seleccionamos la opción Bordes y sombreado... del menú Formato.

Existen distintos tipos de bordes (Estilo) y colores (Color) de borde para elegir. Los efectos de los bordes que se elijan se verán reflejados en el cuadro Vista previa. Cuando pulsamos sobre uno de los laterales de la página del cuadro Vista previa, sólo aparecen las flechas en ese lateral, eso significa que el borde que se coloque sólo aparecerá en ese lateral. Si seguimos pulsando sobre los demás laterales, el borde aparecerá en éstos. Esta es una forma de marcar sólo un lateral con borde sin necesidad de colocar todo el cuadro.

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Si pulsamos el botón [Línea horizontal...] se cierra el cuadro de bordes y sombreado y se abre el cuadro de línea horizontal, en el cual se pueden elegir entre distintos estilos de líneas y bordes para agregar a una página Web. El cuadro es el que se muestra a continuación, en él simplemente tenemos que seleccionar la barra horizontal que deseemos y pulsar [Aceptar]

Otra de las posibilidades de las que disponemos es sombrear el párrafo, para ello pulsamos sobre la pestaña Sombreado.

En esta ventana podemos elegir el porcentaje de relleno, el color del fondo y estilo de la trama.

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Ejercicio: Pon bordes a la tabla y a la imagen.

Bordes de Página Los bordes de página son similares a los bordes de párrafo ya comentados anteriormente, sin embargo el borde se aplica a las páginas del documento. Para ponerle un borde a la página deberemos seleccionar la pestaña Borde de página del cuadro Bordes y Sombreados:

Como podemos comprobar esta ficha es similar a la anterior, pero recuerda que el borde que seleccionemos se aplicará como borde de página. Además se ha añadido un nuevo elemento llamado Arte que permite seleccionar motivos artísticos con los que adornar los bordes de página:

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Como existen impresoras que no pueden imprimir en todo el ancho del papel es importante cuando pongamos un borde de página que comprobemos que éste se imprime correctamente, para ello podemos utilizar la Vista preliminar. Hay varias formas de solucionar el problema: aumentar el margen inferior del borde o indicar que la distancia se mida desde el texto y no desde el borde de la página. Con el botón [Opciones] de la ficha Borde de página, nos aparece el siguiente cuadro de diálogo:

En este cuadro tenemos distintas opciones para configurar el borde de página, como por ejemplo, si vamos a medir desde el texto o desde el borde físico de la página, si el borde va a incluir a los encabezados y pié de página etc.

Utilizando Numeración y Viñetas En determinados documentos necesitamos numerar texto. Para ello podemos utilizar la numeración y las viñetas.

Para utilizar las viñetas pulsaremos el botón antes de comenzar a escribir el párrafo, con lo que este párrafo tomará las características de viñeta (comienza con un punto y tiene sangría francesa).

Para utilizar la numeración pulsaremos el botón antes de comenzar a escribir el párrafo, con lo que este párrafo tomará las características de numeración (comienza con un número y tiene sangría francesa).

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Tanto las características de las viñetas como las de la numeración pueden cambiarse seleccionando la opción Numeración y viñetas... del menú Formato. Al seleccionarla aparece la siguiente ventana:

Esta ventana tiene 4 posibilidades, de las cuales veremos las dos primeras: Viñetas: desde este cuadro podemos cambiar el tamaño de las viñetas, elegir entre varios los modelos de puntos que nos muestra, e incluso se pueden elegir nuevas viñetas pulsando sobre Personalizar....También podemos cambiar la sangría francesa. Números: Es semejante al anterior con la salvedad de los formatos que podemos elegir.

Para modificar cualquiera de los valores (tanto de viñetas como de numeración) pulsamos el botón [Personalizar....]

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Ejercicio: Escribe al final del documento el siguiente texto:

• IVA no incluido.

• Precios válidos hasta fin de año.

Letra Capital Un recurso frecuentemente utilizado, sobre todo en textos literarios, para dar mayor realce, es hacer que la primera letra del primer párrafo aparezca con un formato mayor, es lo que se llama letra capital. Para poner una letra capital tenemos que acceder al menú Formato la opción Letra capital, nos aparecerá la siguiente pantalla (es importante tener el cursor en el párrafo al que le vamos a incluir la letra capital):

En la parte superior de la misma, indicamos si el párrafo no va a tener letra capital (Ninguna), la letra va ir dentro del texto (En texto) o la letra va a ir en el margen (En margen). A continuación podremos configurar la fuente que se va a utilizar para dibujar la letra capital, así como el número de líneas de texto que ocupará y la distancia hasta el texto.

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Teoría

1. Para insertar el número de página en el encabezado o pié de página...

a. Pulsaremos el botón de la barra de herramientas estándar.

b. Pulsaremos el botón de la barra de herramientas de encabezados y pies de página.

c. Directamente, en el encabezado o pie de página, ponemos el número que corresponda a la página con el teclado.


2. Si tenemos un documento de 5 páginas, y nos encontramos en el encabezado de la segunda...

a. Si pulsamos aparecerá un 2 y si pulsamos un 5.

b. Si pulsamos aparecerá un 2 y si pulsamos un 5.

c. Tanto si pulsamos como aparecerá un 2.

d. Tanto si pulsamos como aparecerá un 5.

3. Si estoy escribiendo un texto, y quiero pasar a la siguiente hoja, sin necesidad de rellenar la actual completamente...

a. Le voy dando muchas veces a la tecla “Intro” hasta que pase hoja.

b. No se puede cambiar de página si antes no se ha rellenado completamente de texto la anterior.

c. Inserto un salto de página. d. Las respuestas a y c son correctas.

4. En una tabla... a. Las filas van en horizontal y las columnas en

vertical.

b. Las columnas van en horizontal y las filas en vertical.

c. Siempre tiene que haber el mismo número de filas que de columnas.

d. Todas las filas deben de tener el mismo tamaño entre si. Lo mismo ocurre con las columnas.

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5. El lienzo de dibujo... a. Es la zona que nos proporciona Word en donde podemos

hacer los dibujos que después copiaré al documento.

b. Es el programa incluido en Word para dibujar. c. Es un programa incluido en Windows para dibujar

(similar al Paint) con la diferencia que desde él podemos enviar los dibujos que hagamos a Word, cosa que no podemos hacer con Paint.

d. Es una zona delimitada del documento donde podemos incluir objetos de dibujo, de manera que luego podemos tratar todos esos dibujos como si fueran uno solo.

6. Si después de terminar de escribir un encabezado de página, al cerrarlo, éste desaparece...

a. Vuelvo a entrar a Encabezados y pié de página, ya que probablemente no lo habré creado correctamente.

b. Cambio a la Vista Diseño de Impresión, ya que si estoy en cualquiera de las otras vistas del documento el encabezado no se muestra.

c. No me preocupo, ya que los encabezados y pie de página no se muestran en pantalla, solo se ven cuando se imprima el documento.

d. Ninguna de las respuestas anteriores es correcta.

7. Tenemos una tabla ya creada, y nos damos cuenta de que necesitamos una fila más al final de la misma...

a. Me coloco en la última celda y pulso la tecla TAB. b. Me coloco en la última fila y selecciono la opción

“Insertar filas en la parte inferior” del submenú “Insertar” del menú “Tabla”.

c. Coloco el cursor en la línea siguiente a la tabla e inserto una nueva tabla de 1 fila y tantas columnas como tenga la anterior. Esta nueva tabla se unirá a la anterior consiguiendo así añadirle una nueva fila.

d. Todas las respuestas son correctas.

8. Para cambiar las características de la imagen... a. Menú Formato, seleccionamos la opción Imagen... b. Pulsando con el derecho sobre la Imagen y

seleccionamos Formato de Imagen.

c. Todas las respuestas son correctas.

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Práctica 1. Abre el documento DIPUTACIÓN, con el que hemos estado trabajando en

prácticas anteriores.

2. Aplica a todo el texto del documento las siguientes características:

• Fuente Times New Roman de 12 puntos.

3. Añade un encabezado al documento como el que se muestra a continuación. Ten en cuenta que “Diputación de Córdoba” se encuentra alineado a la izquierda y la fecha de hoy a la derecha.

Diputación de Córdoba Pon aquí la

fecha actual

4. Añade un pié de página con el siguiente texto alineado a la derecha: Página: Pon aquí el nº de pagina

5. Inserta delante de cada uno de los títulos que se muestran a continuación un salto de página, de manera que ahora el documento nos ocupará tres página.

CASA PALACIO DE LA MERCED

OFICINA DE INFORMACIÓN

6. Utiliza la vista previa para comprobar el número de páginas con las que cuenta el documento.

7. Cierra la Vista previa.

8. Añade la imagen que se encuentra en el archivo Patio1.jpg justo detrás del párrafo “La Diputación Provincial tiene su sede [...]”. Pida a su profesor el archivo Patio1.jpg.

9. Añade la imagen patio2.jpg a continuación del párrafo que empieza por “De anteriores modificaciones, que datan de los soglo [...]”. Pida a su profesor el archivo Patio2.jpg.

10. Coloca las imágenes de forma que éstas queden centradas en la hoja y con el texto arriba y abajo. Como se muestra a continuación:

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11. Pon el texto que aparece a continuación de “Nuestro servicio se ofrece a:[...]” hasta “Otras instituciones” en forma de lista numerada. Utiliza una lista numera con letras en minúscula (a, b, c, etc.)

12. Añade un borde inferior al encabezado y un borde inferior al pié de página.

13. Crea el siguiente documento, utilizando para ello las herramientas de Word que consideres oportunas (la imagen de la “i” es una imagen prediseñada de Word XP, en caso de que no se encuentre instalada en su ordenador, puedes seleccionar cualquier otra):

14. 15. Guarda este documento con el nombre de CARTEL.

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Tema 9: Mailing 105

Tema 9: Mailing Objetivos Al finalizar este tema, la/el alumna/o será capaz de:

• Realizar un mailing, esto es, una carta que se va a enviar a varios usuarios, siendo el cuerpo de la carta el mismo para todos cambiando únicamente los datos de cada uno de los destinatarios.

Introducción Si observamos detenidamente un Mailing o una Circular comprobaremos que todos los documentos tienen un cuerpo común y lo único que cambia son las distintas direcciones de los destinatarios. La división de un documento de este tipo sería:

• Documento de Datos

• Documento de Direcciones (Documento Principal) El documento de datos de los destinatarios se debe agrupar de este modo:

La tabla tiene unos componentes que tienen estos nombres: Un campo es cada uno de los apartados en que dividimos la dirección. Un registro es la ficha con los campos rellenos. Con esta introducción podemos pasar a explicar como se realizan documentos de fusión: Mailing y Circulares.

El asistente para combinar correspondencia Word XP incluye, a través del panel de tareas Combinar correspondencia, un asistente que nos guiará en el proceso de la combinación de correspondencia.

----Campo----

NOMBRE APELLIDO1 APELLIDO2 DIRECCION JUAN LOPEZ RODRIGUEZ C/ LA UVA , 12 PEDRO MORAN GARCIA C/ EL PASO, 5 MARIA ROJAS MATEO C/ PEREJIL, 23

----------------------------------------Registro-----------------------------------------

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106 Tema 9: Mailing

Para activar el asistente y por lo tanto, realizar una combinación de correspondencia, accedemos al menú Herramientas y dentro de éste a Cartas y correspondencia y a Asistente para combinar correspondencia...

Nos aparece el panel de tareas de Combinar correspondencia:

En la parte superior del panel de tareas tenemos las distintas posibilidades e información que tenemos que aportar al asistente para ir realizando la combinación. En la parte inferior del mismo nos aparece el paso del asistente en el que estamos, así como el siguiente. Cuando estamos en un paso que no es el primero, nos aparece también el paso anterior. El primer paso del asistente es el tipo de documento que vamos a crear, este puede ser: cartas, mensajes de correo electrónico, sobres, etiquetas o listas de direcciones. Seleccionamos el tipo de documento y pasamos al siguiente paso utilizando en vínculo Siguiente de la parte inferior del panel de tareas.

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Tema 9: Mailing 107

A continuación, tenemos que seleccionar donde se va a iniciar el documento principal, podemos iniciarlo en el documento actual, empezar a partir de una plantilla o empezar a partir de otro documento. Fíjate como en la parte inferior del panel de tareas, podemos también volver al paso anterior.

El tercer paso es seleccionar la lista de destinatarios. Las opciones que nos da son: Utilizar una lista existente, Seleccionar los contactos de Outlook o Escribir una lista nueva.

Dependiendo de la opción seleccionada en la parte superior del panel de tareas (destinatarios) varía la parte central del mismo. Si seleccionamos la opción Utilizar una lista existente, hacemos uso del botón Examinar... el cual nos abrirá un cuadro para seleccionar la lista de destinatarios que vamos a usar. Cuando tenemos ya seleccionada una lista de destinatarios se nos activará el botón Editar lista de destinatarios... el cual abre la lista de destinatarios para realizarle modificaciones.

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108 Tema 9: Mailing

Si seleccionamos la opción Seleccionar de los contactos de Outlook, las opciones que tenemos son las siguientes:

Con Elegir la carpeta de contactos, seleccionamos la carpeta donde se encuentran almacenados los contactos que vamos a utilizar. Editar lista de destinatarios es similar a la anterior, nos abre la lista de manera que podemos modificarla. Por último si seleccionamos la opción Escribir una lista nueva, nos aparece el botón Crear... el cual nos da acceso a utilidad para crear un origen de datos.

Para no interrumpir la explicación del asistente de combinación de correspondencia, vamos a suponer que tenemos el origen de datos ya creado. La explicación para realizar un nuevo Origen de datos se explica en el siguiente apartado de la unidad.

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Tema 9: Mailing 109

Una vez seleccionado o creado el origen de datos, pasamos el siguiente paso: Escribir la carta.

En este paso, si no tenemos ya la carta escrita (carta, etiqueta etc.) pasamos a escribirla, teniendo en cuenta que podemos añadirle una serie de elementos que se nos muestran en el panel (bloque de direcciones, saludo etc.) Quizá el elemento más importante que se va a incluir en un documento combinado son los campos, ya que será lo que personalice el documento. Para ello pulsamos el botón [Más elementos...] y nos aparecerá una ventana desde la cual podemos seleccionar el campo del origen de datos a incluir.

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110 Tema 9: Mailing

Una vez escrita la carta, pasamos al siguiente paso: Obtener una vista previa:

En este paso, obtenemos una vista previa de cómo quedará el documento combinado. En la parte superior del panel de tareas, podemos ir moviéndonos por los distintos destinatarios, e incluso buscar un destinatario concreto. En la parte central del panel de control, podemos realizar cambios sobre los destinatarios, para ello se da la posibilidad de Editar la lista de destinatarios... y de excluir del resultado de la combinación al destinatario que haya en pantalla en ese momento.

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Tema 9: Mailing 111

El siguiente y último paso es completar la combinación de correspondencia:

Las dos opciones que se nos muestran son Imprimir y Editar las cartas individuales... Con la primera de ellas, se mandaría a imprimir las cartas directamente a impresora, esta opción no es recomendable, ya que si las cartas contienen algún error se imprimirán con él, por lo que es recomendable revisarlas (usando la vista previa del paso anterior) antes de utilizar esta opción. Con Editar cartas individuales, nos aparece un cuadro en el que se puede indicar los registros que vamos a combinar. Una vez seleccionado se nos creará un documento nuevo con el resultado de la combinación.

Crear un origen de datos A través del asistente para combinar correspondencia podemos crear un origen de datos, éste se guardará en un archivo que posteriormente podremos volver a utilizar como origen de datos de una futura combinación. En versiones anteriores, cuando se creaba un origen de datos con Word, lo que se creaba es un documento de Word que contenía en su interior una tabla, en esa tabla cada una de las columnas es un campo y cada una de las filas un registro. En la versión de Word XP, los archivos que se crean para realizar la combinación de correspondencia son archivos de origen de datos (extensión ODC), aún así, Word XP, sigue reconociendo los documentos de Word con

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112 Tema 9: Mailing

tablas como archivos de origen de datos, así como el resto de archivos que se reconocían como origen de datos en las versiones anteriores. La creación del origen de datos se realiza en al paso 3 del asistente para la combinación de correspondencia. Para crear un nuevo origen de datos, se selecciona la opción Escribir una lista nueva... y posteriormente el botón [Crear]. Aparece la siguiente ventana:

Esta pantalla es parecida a la de versiones anteriores de Word. En la parte superior de la pantalla vemos una serie de campos que Word incluye por defecto (Título, Nombre, Apellidos, Nombre de la organización etc.), debajo aparece una serie de botones: Nueva entrada: crea un nuevo registro, para introducir más datos. Eliminar entrada: borra el registro actual. Buscar entrada: permite buscar un registro. Filtrar y ordenar: permite realizar filtros a los datos de manera que no aparezcan todos en la combinación de correspondencia. Personalizar: permite modificar los campos del origen de datos (añadir campos, eliminar, etc.) En la parte inferior podemos movernos a través de los registros, utilizando los botones [Primera], [Anterior], [Siguiente] y [Última]. Lo normal será que los campos que vayamos a utilizar en nuestro origen de datos no coincidan con los que nos aparecen por defecto. Para modificar éstos bastará con pulsar el botón [Personalizar].

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Tema 9: Mailing 113

Cuando pulsamos el botón [Personalizar], nos aparece la siguiente ventana:

En ella aparecen la lista de campos actuales. Los botones que vemos a la derecha del cuadro nos permiten hacer determinadas operaciones sobre los mismos: Agregar... Añade un nuevo campo a la lista. Los nuevos campos se insertarán siempre por debajo del campo actualmente marcado. Eliminar: elimina el campo seleccionado actualmente. Cambiar nombre: cambia el nombre al campo actualmente seleccionado. Subir: sube una posición en la lista el campo actualmente marcado. Bajar: baja una posición el campo actualmente marcado. Con este botón y el anterior se ordena la lista de campos. De esta manera podemos crear nuestra propia lista de campos, sin tener que utilizar la que Word proporciona.

Crear y Salvar una Tabla de Datos Si nos ha resultado difícil el proceso para crear un origen de datos con la herramienta que proporciona el asistente, también podemos crear una tabla de datos, para usar ésta como origen. Para ello realizamos los siguientes pasos: Abrimos un documento nuevo. Creamos una tabla como la anterior de manera que tenga un número de columnas igual a los campos que se van a rellenar de la ficha de cada persona. Si necesitamos más filas pulsamos la tecla [Tab] en la ultima columna y se irán añadiendo o bien con la opción Insertar fila del menú Tabla.

NOMBRE APELLIDO1 APELLIDO2 DIRECCION POBLACION

JUAN PEREZ MARIN C/ LA UVA, 1 CORDOBA

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114 Tema 9: Mailing

MARIA RODRIGUEZ LOPEZ C/ RONDA, 23 CORDOBA

LUIS� PEREZ� GARCIA� C/ ARRIBA, 7 CORDOBA

Para evitar problemas a la hora de coger los datos por parte de Word es aconsejable no dejar ninguna línea en blanco delante de la tabla.

Realización del mailing sin usar el asistente Lo primero que tenemos que hacer es mostrar la barra de herramientas indicada, para ello accedemos al menú Herramientas, opción Cartas y correspondencia y dentro de ésta seleccionamos Mostrar las barra de herramientas de combinar correspondencia. Para poder seleccionar esta opción debemos estar colocados en un documento nuevo o en uno abierto (si es que vamos a utilizar un documento ya creado como documento principal). La barra de herramientas que se nos muestra es la siguiente:

La mayoría de las opciones de esta barra se encuentran desactivadas, estando sólo activas las dos primeras, correspondientes a Configuración del documento principal y a Abrir origen de datos. Pulsamos sobre el primer botón de la barra de herramientas de combinar correspondencia y nos aparece la siguiente ventana:

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Tema 9: Mailing 115

En ella debemos seleccionar el tipo de documento principal que vamos a usar, éste puede ser una carta, correo electrónico, sobre, etiquetas etc. Una vez seleccionado pulsamos [Aceptar]. El siguiente paso es indicarle el archivo desde el que vamos a coger los datos para realizar la combinación de correspondencia. Para ello pulsamos

el botón de la barra de herramientas de combinar correspondencia. Nos aparece la siguiente pantalla, en la que debemos de seleccionar el archivo que contiene los datos de la combinación:

Una vez seleccionado el documento Origen de datos, se los activan una serie de botones de la barra de herramienta de origen de datos:

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116 Tema 9: Mailing

El siguiente paso es crear el documento principal, para ello escribimos de forma normal el texto común para todos los destinatarios. Dejando sitio en el lugar donde deben de aparecer los campos de combinación, es decir, los datos que son diferentes para cada uno de los destinatarios y que son cogidos del origen de datos. Los campos de combinación los debemos de insertar en los lugares donde queremos que nos aparezcan los datos de los destinatarios, para ello

colocamos el cursor en el lugar deseado y pulsamos el botón de la barra de herramientas de combinar correspondencia: Al pulsarlo nos aparece una ventana con la lista de campos disponibles

Para insertar un campo de combinación solamente tenemos que seleccionarlo y pulsar el botón Insertar. De esta manera el campo se insertará en el lugar del documento principal donde tengamos el cursor. Seguiríamos escribiendo el texto e insertando campos hasta completar el documento modelo (no es necesario utilizar todos los campos de la tabla). En cualquier momento podemos ver como quedaría el documento modelo con valores reales pulsando el botón (toma el primer registro de la tabla). Para volver a ver los nombres de los campos pulsamos de nuevo el mismo botón.

Si queremos que en el documento maestro se nos marquen los campos de combinación, tenemos que pulsar el siguiente botón “Mostrar campos de combinación”. De esta manera los campos de combinación aparecerán sobre fondo gris.

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Tema 9: Mailing 117

La fusión final se puede hacer de cualquiera de las siguientes formas:

• Realizar la fusión comprobando los posibles errores que puedan surgir.

Pulsando el botón . Entonces aparece la siguiente ventana para seleccionar el tipo de fusión con comprobación que deseamos realizar.

• Realizar la combinación en un nuevo documento: En este caso pulsamos

el botón . Se creará un nuevo documento con tantas páginas como registros tenga la tabla de donde se toman los datos.

• Realizar la combinación e imprimirlo directamente: En este caso pulsamos

el botón . Las páginas generadas se envían directamente a la impresora. Esta forma de generar el mailing no es conveniente ya que si existe algún error en el documento maestro, todas las páginas impresas lo tendrán y tendremos que tirar el trabajo.

• Especificar los destinatarios. Si en el resultado de la combinación de correspondencia no se desea que aparezcan todos los destinatarios del origen de datos podemos utilizar el siguiente botón . Entonces aparece una ventana como la mostrada en la figura para seleccionar los destinatarios:

En la primera columna aparece una marca de verificación con la cual podemos indicarle si el destinatario aparecerá o no. Sin embargo si tenemos muchos destinatarios puede llegar a ser engorroso ir marcando uno por uno

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118 Tema 9: Mailing

los que queremos que aparezcan, si los destinatarios a seleccionar cumplen una determinada condición podemos incluir ésta, para ello pulsamos en cualquiera de las pestañas que hay en la parte superior, junto a los nombres de los campos, se nos despliega la siguiente lista:

Aquí podemos indicarle si queremos que aparezcan aquellos que son iguales a un determinado valor (siempre valores que ya existen en el campo), Si pulsamos sobre la última opción, Avanzado, se nos abre la siguiente ventana:

Esta ventana tiene dos pestañas Filtrar registros en que puedo poner las condiciones que deben de cumplir los destinatarios para que aparezcan en el resultado de la combinación de correspondencia. Ejemplo, si solamente quisiera a aquellas personas que no fuera de Córdoba tendría que poner en Campo Ciudad, en Comparación: Distinto de (existe lista de valores) y en Comparado con: Córdoba.

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Tema 9: Mailing 119

La segunda pestaña, Ordenar registros, nos sirve para indicar el orden en el que quiero que me aparezcan los destinatarios. Para ello tengo que indicarle el campo por el cual quiero ordenar y si ese orden va a ser ascendente o descendente. Nos permite indicarle varios criterios de ordenación por si coinciden los primeros.

En el ejemplo anterior los destinatarios están ordenados por Departamento en orden ascendente (A-Z), para aquellos del mismo departamento se encuentran ordenados por la ciudad, en orden descendente (Z-A).

Ejercicio: Realizar un mailing con los datos de una tabla con los campos descritos a continuación y con el texto base siguiente:

Tabla:

Cabecera (tendrá Estimado Sr. o Estimada Sra.), Nombre, Apellido1, Apellido2, Dirección, CP, Población y Provincia.

Introducir al menos 10 registros.

Texto:

<Nombre> <Apellido1> <Apellido2>

<Dirección>

<CP> - <Población>

<Provincia>

<Cabecera> <Apellido1>

Nos es grato dirigirnos a usted para comunicarle nuestro deseo de que nos acompañe, junto a su familia, en la celebración de nuestro 25 aniversario de VIAJES LA CARAVANA.

Esperando su presencia, se despide atentamente

Fdo.: [NOMBRE DEL ALUMNO]

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120 Tema 9: Mailing


Teoría

1. Con el botón ... a. Podemos ver como quedaría el documento con valores

reales.

b. Sirve para indicarle cual es el archivo que contiene los datos de origen.

c. Sirve para indicar el tipo de documento que vamos a crear (carta modelo, sobres, etiquetas etc.)

d. Con él se activa la corrección ortográfica.

2. Con el botón : a. Podemos ver como quedaría el documento con valores

reales.

b. Sirve para indicarle cual es el archivo que contiene los datos de origen.

c. Realiza la combinación de correspondencia en un documento nuevo.

d. Sirve para especificar los destinatarios a los que le vamos a enviar el documento.

3. Si utilizo un archivo de Word como archivo de origen de datos... a. Lo mejor es crear una tabla en la que cada fila sea un

registro y cada columna un campo.

b. Lo mejor es crear una tabla en la que cada fila sea un campo y cada columna un registro.

c. Para evitar problemas es aconsejable no dejar ninguna línea en blanco por delante de la tabla.


4. Si tengo un origen de datos con 10000 personas pero solamente quiero mandarle el mailing a aquellas que son de Córdoba...

a. No se puede hacer, tendría que tener una base de datos solamente con los de Córdoba.

b. Utilizando el botón veo los destinatarios a los que puedo mandarle las cartas, y selecciono, mediante su marca de verificación, solamente aquellos que sea de Córdoba.

c. Utilizando el botón veo los destinatarios a los que puedo mandarle las cartas, realizo un filtro sobre

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Tema 9: Mailing 121

los datos, de forma que de manera automática me seleccionen los que cumplen el criterio.

d. Utilizando el botón veo los destinatarios a los que puedo mandarle las cartas, sin embargo no puedo hacer ningún filtro ya que el filtro solo funciona para aquellos campos con valores numéricos y Córdoba no es un valor numérico.

5. La combinación de correspondencia... a. Puedo hacerla sólo usando el asistente que Word

incorpora para tal efecto.

b. Word no incorpora ningún asistente para el mailing, sólo podemos hacerlo con la barra de herramientas.

c. Usando la opción asistente para cartas, del submenú Cartas y Correspondencia del menú Herramientas.

d. Podemos hacerlo con tanto con el asistente como con la barra de herramientas.

6. ¿ Podemos coger como origen de datos un archivo de Excel? a. No, solo archivos de Word que contengan Tablas. b. No, aunque puedo coger los datos de otros programas

que no sean Word, Excel no es uno de ellos.

c. No, solo puedo coger archivos de Word, contengan o no los datos en tablas.

d. Sí

7. ¿Cuantos documentos habrán intervenido para hacer un mailing? a. Dos, el documento de datos y el principal. b. Tres, datos, principal y el documento resultado. c. Dos, Documento de datos y documento resultado. d. Dos o tres, dependiendo de si el resultado de la

combinación lo hemos hecho en otro documento o sobre el mismo documento principal

8. Podemos obtener ordenados los documentos resultado? a. Sí b. No, siempre aparecerán en el orden que tienen en el

origen de datos.

Práctica 1. Crea en un documento nuevo la siguiente tabla (no dejes ninguna línea al

comienzo del documento, insertar directamente la tabla):

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122 Tema 9: Mailing

Trato Nombre Apellidos Departamento

Sr. José García Orizola RRHH

Sr. Pedro Maqueda Ruiz Explotación

Sr. Marcos Medina Pozo Ventas

Sr. Luis Rosa Ramírez Ventas

Sra. María Luque Martín Contabilidad

Sra. Luisa Cardenal Cobo Contabilidad

Sra. Begoña Sánchez Guardián Contabilidad

Sr. Enrique López López Mantenimiento

Sra. Ana Belén Soria Cañero Ventas

2. Guarda el documento anterior con el nombre de EMPLEADOS.

3. Crea la siguiente invitación que va a ser enviada a las personas que tenemos almacenadas en el archivo anterior.

<Trato> <Nombre> <Apellidos>

<Departamento>

Estimado <Trato> <Nombre>:

Le comunicamos que el próximo día 25 de Junio, tendrá lugar en la junta general de empleados, en la que se tratarán los temas más relevantes ocurridos en nuestra empresa el presente año.

Se ruega su presencia o la de al menos una persona de su departamento de <departamento>

Esperando su presencia, se despide atentamente:

Rosario García Velasco

Jefa de RRHH

4. Guarda el documento con el nombre, REUNION PRINCIPAL

5. Realiza la combinación de correspondencia de manera que creemos en un nuevo documento las cartas para cada uno de los empleados. Almacena este documento con el nombre CARTAS REUNIÓN.

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Apéndice A: Opciones de la Barra de Menú 123

Apéndice A: Opciones de la Barra de Menú Archivo El menú que presenta es:

Nuevo...

Abre el panel “Nuevo documento”, desde él podemos abrir un documento ya existente, abrir uno en blanco, abrir un documento nuevo basado en uno ya existente o abrir un documento nuevo basado en una plantilla.

Abrir...

Abre un documento existente.

Cerrar

Cierra el documento actual. Si el fichero no tuviese nombre, Word nos mostraría un Cuadro de Diálogo donde nos pregunta si deseamos guardar el documento.

Guardar

Almacena el documento en el disco de donde se abrió. Si no tiene nombre, aparece la ventana de Guardar como.

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124 Apéndice A: Opciones de la Barra de Menú

Guardar como...

Se utiliza para guardar un documento con otro nombre o para darle por primera vez nombre al documento.

Guardar como página Web...

Guarda el documento con formato HTML para presentarlo en una página Web de Internet.

Buscar

Nos permite buscar un documento. Abre el panel de Búsqueda básica a través del cual podemos buscar un archivo que contenga un determinado texto. Indicarle el tipo de archivo a buscar y las ubicaciones posibles. También da acceso a opciones de Búsqueda avanzada.

Versiones...

Permite mantener distintas versiones de un documento.

Vista previa de la página Web

Abre el explorador y muestra como se verá nuestro documento en él, en el caso de que lo guardemos como una página web.

Configurar página...

Podemos modificar todas las características correspondientes a la página entera, es decir, los márgenes, tamaño y orientación, etc...

Vista preliminar

Nos muestra el documento tal y como saldrá por impresora.

Imprimir...

Imprime todo o parte del documento.

Enviar a

Permite enviar el documento a determinados lugares como a un correo electrónico, un fax, a otra aplicación, etc.

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Propiedades

Muestra las propiedades del documento actual.

Salir

Abandona Word.

Edición Esta opción presenta el siguiente menú:

Deshacer

Deshace la ultima operación realizada sobre el documento. Si la última acción es deshacer, rehace la modificación.

Repetir

Permite repetir la última acción realizada.

Cortar

Cortar elimina el bloque de una posición copiándolo en el portapapeles.

Copiar

Copia el bloque marcado al portapapeles.

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Portapapeles de Office...

Muestra el panel del portapapeles de Office, desde él puedes pegar elementos copiados anteriormente.

Pegar

Pega lo que hay en el portapapeles en el lugar del cursor.

Pegado especial...

Esta opción se utiliza, entre otras, para la vinculación de objetos.

Pegar como hipervínculo

Permite vincular texto de páginas Web de Internet.

Borrar

Esta opción se utiliza para borrar un carácter, bloque u objeto seleccionado.

Seleccionar todo

Marca todo el texto del documento.

Buscar...

Se usa para buscar una palabra o texto en el documento.

Reemplazar...

Si queremos buscar para reemplazar una palabra elegimos ésta opción.

Ir a...

Permite saltar a una página determinada.

Vínculos...

Permite cambiar las características del vínculo o abrir el programa con el que se creó el objeto vinculado.

Objeto...

Abre el programa con el que se creo el objeto para una posible modificación.

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Ver El menú que presenta es :

Normal

Presenta una visión normal del documento.

Diseño Web

Presenta el documento como si fuera una página Web.

Diseño de impresión

Presenta una visión de la página como se verá impresa.

Esquema

Presenta el documento en formato esquema.

Panel de tareas

Muestra el panel de tareas.

Barras de herramientas

Presenta un submenú para mostrar u ocultar las distintas Barras de Herramientas.

Regla

Muestra u oculta la Regla.

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Mapa del documento

Muestra u oculta la ventana de los estilos Títulos del modo de ver Diseño en pantalla.

Encabezado y pie de página

Permite la inclusión de notas en la parte superior (Encabezado) o en la parte inferior (Pie de página) de una página.

Notas al pie

Nos muestra las anotaciones al pie.

Marcas

Nos permite mostrar el contenido de un comentario.

Pantalla completa

Oculta todos los elementos de la pantalla, como barras de herramientas, menús, barras de desplazamiento, barras de título, la regla, el área de estilo y la barra de estado. Cuando se elige Pantalla completa, Word mostrará la barra de herramientas “Pantalla completa”. Para volver a mostrar en pantalla los elementos, hacemos clic en el botón Cerrar pantalla completa de la barra de herramientas situada en la esquina inferior derecha de la pantalla.

Zoom

Permite realizar una ampliación o disminución de la visión de la página.

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Insertar El menú presentado al seleccionar esta opción es:

Salto...

Inserta un salto de página, salto de columna, salto de ajuste de texto o un salto de sección.

Números de página...

Inserta la inclusión del número de página.

Fecha y hora...

Inserta la fecha o la hora, pudiéndose mostrar ésta en diferentes formatos.

Autotexto

Lugar de almacenamiento para texto o gráficos que utilizamos en repetidas ocasiones; por ejemplo, una dirección postal que utilicemos con frecuencia, una cláusula de contrato estándar o una lista larga de distribución de memorandos. Cada selección de texto o gráficos se graba como un elemento de Autotexto y se le asigna un nombre exclusivo.

Campo...

Inserta un campo.

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Símbolo...

Inserta un símbolo o carácter especial que no aparece en el teclado.

Comentario

Inserta un comentario.

Referencia

Dentro se encuentran agrupadas opciones que en versiones anteriores se encontraban dispersas en el menú. Tenemos las siguientes opciones: Nota al pié: inserta una nota al pié. Título: permite crear títulos al pié de una imagen, tabla o ecuación. Referencias cruzadas: inserta en el documento una referencia cruzada a un elemento (ilustración, tabla etc.) Índices y tablas: crea índices, tablas de contenido y tablas de ilustraciones.

Componente Web

Permite insertar distitos tipos de componentes para páginas web (vistas de documentos, barras de vínculos etc.)

Imagen

Inserta una imagen en el lugar donde se encuentra el cursor.

Diagrama

Permite crear un diagrama en el lugar donde se encuentre el cursor. Word XP incluye diferentes tipos de diagrama: organigrama, de ciclo, radial, piramidal, de Venn y de círculos concéntricos.

Cuadro de texto

Inserta un cuadro de texto en la posición actual del documento con el que trabajamos.

Archivo...

Inserta un archivo en la posición actual del documento con el que trabajamos.

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Objeto...

Inserta un objeto en el lugar donde se encuentra el cursor.

Marcador...

Inserta un marcador en la posición actual del documento. Un marcador es Posición o selección de texto a la que se le asigna un nombre para poder hacer referencias. Word marca la posición con el nombre especificado por el usuario. Estos marcadores tienen más utilidades que los marcadores de posición, ya que sirven, por ejemplo, para crear y numerar referencias cruzadas.

Hipervínculo...

Inserta un hipervínculo. Un hipervínculo es un texto o gráfico en colores y subrayado donde se puede hacer clic para saltar a un archivo, a una parte determinada de un archivo, a una página HTML en World Wide Web o a una página HTML en una intranet. Los hipervínculos pueden saltar a Gopher, telnet, grupos de debate y sitios FTP.

Formato El menú que presenta es:

Fuente...

Nos permite elegir distintos tipos de fuentes de letras, su tamaño, su aspecto, etc.

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Párrafo...

En párrafo podemos definir las características que tendrá el párrafo o párrafos seleccionados.

Numeración y viñetas...

Permite la definición de la numeración o viñetas que se utilizarán en el documento.

Bordes y sombreado...

Define las características de los bordes y del sombreado.

Columnas...

Permite la definición de columnas de estilo periodístico.

Tabulaciones...

Permite definir los tabuladores que deseamos utilizar.

Letra capital...

Da formato a una letra, palabra o texto seleccionado para que aparezca como una inicial grande o letra capital.

Dirección del texto...

En tablas y cuadros de texto permite cambiar la orientación del texto.

Cambiar mayúsculas y minúsculas...

Cambia los caracteres seleccionados por todas las letras en mayúsculas, todas las letras en minúsculas o una combinación de letras en mayúsculas y minúsculas.

Fondo

Define las características del fondo del documento.

Tema...

Aplica un tema al documento. Un tema es un conjunto unificado de elementos de diseño y combinaciones de colores.

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Marcos

Permite dividir el documento en marcos, siguiendo una estructura de página Web.

Autoformato...

Analiza un documento de Word para identificar elementos específicos y da formato al texto aplicando estilos de la plantilla adjunta.

Estilo y formato...

Permite definir o cambiar los estilos.

Mostrar formato...

Abre el panel Mostrar formato en el que se nos muestra el formato del texto seleccionado.

Objeto...

Esta opción se activa cuando tenemos seleccionado un objeto, imagen o cuadro de texto. Permite cambiar las características de estos.

Herramientas El menú de la opción herramientas es:

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Ortografía y gramática...

Revisa la ortografía y la gramática del documento.

Idioma

Permite cambiar el idioma para la corrección ortográfica y gramática, búsqueda de sinónimos, traducción y separación de palabras con guiones final de línea.

Contar palabras...

Cuenta el número de páginas, palabras, caracteres, párrafos y líneas de un documento.

Autorresumen...

Examina el documento seleccionando las frases más relevantes relacionadas con el tema principal.

Control de cambios...

Permite controlar los cambios que se realizan a un documento, permitiendo resaltar estos cambios, aceptar o rechazar los cambios realizados y comparar dos documentos.

Comparar y combinar documentos...

Esta opción se utiliza para la combinación de un documento con otro.

Proteger documento...

Elimina la protección de los documentos a excepción de las opciones especificadas. También sirve para escribir la contraseña necesaria para desbloquear un documento.

Cartas y correspondencia...

Dentro se encuentran agrupadas varias opciones que antes estaban dispersas en el menú: Asistente para combinar correspondencia: esta opción se utiliza para la combinación de documentos (mailing, circulares, etc.) Mostrar barra de herramientas de combinar correspondencia: muestra la barra de herramientas de combinar correspondencia, de manera que podamos hacer un mailing sin necesidad de utilizar el asistente.

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Sobres y etiquetas: imprime un sobre, una única etiqueta postal o el mismo nombre y dirección en una hoja completa de etiquetas postales. Asistente para cartas: ejecuta un asistente para la creación de cartas tipo.

Macro...

Graba una macro, ejecuta cualquier macro o comando de Word estándar o abre una macro para modificarla.

Plantilla y complementos...

Adjunta una plantilla diferente a la que se está utilizando al documento activo.

Opciones de autocorrección...

Personaliza las especificaciones utilizadas para corregir texto automáticamente según se escribe.

Personalizar...

Personaliza las asignaciones de los botones de barras de herramientas, los comandos de menús y las teclas de método abreviado.

Opciones...

Modifica las opciones de Word que controlan la presentación en pantalla, la impresión, la información sobre el usuario, las opciones de edición, ortografía, gramática y otras.

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Tabla El menú que presenta al seleccionar esta opción es:

Dibujar tabla

Crear una tabla a medida, dibujando el número de filas y columnas con sus altos y anchos correspondientes.

Insertar

Permite insertar una tabla, columnas (a la derecha o a la izquierda de la seleccionada) filas (arriba o debajo de la fila seleccionada) o celdas.

Eliminar

Permite elimina la tabla, fila/s seleccionada/s, columnas seleccionadas o celdas seleccionadas.

Seleccionar

Selecciona la tabla, fila, columna o celda en la que nos encontremos.

Combinar celdas

Une las celdas seleccionadas.

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Dividir celdas...

Divide las celdas seleccionadas.

Dividir tabla

Divide la tabla en dos tablas partiendo por la fila activa.

Autoformato de tablas...

Aplica automáticamente formatos a una tabla, incluyendo bordes y sombreado predefinido.

Autoajustar

Permite ajustar el ancho de las columnas según diferentes criterios (según el contenido de la celda, según la ventana o tener siempre un ancho fijo). También incluye las opciones Distribuir filas uniformemente que da igual alto de fila a la tabla o filas seleccionada y Distribuir columnas uniformemente que da igual ancho de columna a la tabla o columnas seleccionadas.

Repetición de filas de título

Si esta opción se encuentra marcada cuando la tabla quede cortada por un salto de página repetirá la primera fila de la tabla al comienzo de la segunda hoja.

Convertir

Tiene dos opciones: Covertir texto en tabla la cual crea una tabla e introduce el texto marcado en dicha tabla. Y Convertir tabla en texto si estamos en una tabla, convierte el contenido de ésta en texto normal.

Ordenar...

Organiza la información de las filas, listas o párrafos seleccionados por orden alfabético, numérico o de fecha.

Fórmula...

Efectúa cálculos matemáticos con los números e inserta su resultado en forma de campo.

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Ocultar líneas de división

Presenta una cuadrícula en la tabla señalando las celdas. Esta cuadrícula no aparece en la impresión.

Propiedades de la tabla

Abre el cuadro de propiedades de la tabla, desde el cual podemos indicar el tamaño de las filas y columnas, ajuste del texto, alineación horizontal y vertical etc.

Ventana El menú desplegado al seleccionar la opción es:

Nueva ventana

Nos presenta una nueva visión del documento activo.

Organizar todo

Organiza los documentos en mosaico.

Dividir

Divide una ventana en dos paneles. La forma del puntero cambiará para indicar una división.

Ayuda o ? El menú de Ayuda es:

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Ayuda de Microsoft Word

Abre el asistente de Ayuda de Microsoft Word.

Contenido e índice

Presenta el contenido del sistema de Ayuda de Word, instrucciones para utilizar Word, información de referencia, ejemplos y demos de las funciones de Word, información sobre el lenguaje de las macros de WordBasic e información sobre soporte técnico. Además, presenta un índice completo de la información que contiene el sistema de Ayuda de Word.

¿Qué es esto?

Permite obtener ayuda de un objeto de Word haciendo clic sobre él.

Office en el Web

Conecta con direcciones de Internet donde se ofrece diversa información.

Activar producto

Activa el programa.

Ayuda para WordPerfect...

Ofrece información y demostraciones para llevar a cabo tareas en Word para Windows. También se puede acceder a la Ayuda para usuarios de WordPerfect haciendo doble clic en "AWP" en la barra de estado.

Detectar y reparar...

Detecta y corrige los errores de la aplicación automáticamente

Acerca de Microsoft Word...

Presenta información acerca de la copia de Microsoft Word instalada en el sistema, incluidos el número de versión, los avisos de derechos de autor, legales y de licencia, y la información de nuestro sistema.

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Sugerencias 141

Sugerencias Si encuentra alguna errata en el manual le agradeceríamos nos lo hicieran saber llamando al número 957 21 12 18, por correo electrónico a la dirección formació[email protected], o bien por correo ordinario a Dpto. de formación de EPRINSA (Calle Manuel María de Arjona, nº 1, 14001 Córdoba) a la atención de Josefina Romero e indicando el número de página donde se encuentra dicha errata. Por otra parte no dude en hacernos cualquier sugerencia que pueda ayudarnos a mejorar el contenido del presente manual. Muchas gracias.

mailto:formació[email protected]�

"

Índice alfabético 143

Índice alfabético "

"Av Pág" ................................. 19 "Control" + "F4"........................ 29 "Control" + "Fin" ....................... 19 "Control" + "Flecha abajo"........ 19 "Control" + "Flecha ariba" ........ 19 "Control" + "Flecha derecha" ...18 "Control" + "Flecha izquierda"..19 "Control" + "I" ........................ 20 "Control" + "Inicio".................... 19 "Control" + "Intro"..................... 84 "Control" + "Retroceso"............ 40 "Control" + "Sup"...................... 40 "Ctr\l ......................................... 56 "F5" .........................................20 "Fin.......................................... 19 "Inicio...................................... 19 "Insert" ..................................... 39 "Mayuscula"+"Tab" .................. 86 "Re Pág" ................................. 19 "Retroceso".............................. 40 "Supr"....................................... 40 "Tab" ........................................ 86

¿

¿Qué es esto? .......................141 A

Abriendo un Documento .... 29–32 Abrir... .............................30, 125 Acerca de Microsoft Word......141 Activar producto..................... 141 alineación................................. 43

Apéndice A\: Opciones de la barra de menú..................125–41 Archivo .............................125–27 Archivo... ............................... 132 Area de trabajo.......................... 9 Area de Trabajo..................18, 34 Atotexto ................................. 131 Autoajustar ............................ 139 Autoformato de tablas... ........ 139 Autoformato........................... 135 Autorresumen........................ 136 Ayuda de Microsoft Word ...... 141 Ayuda o ? .........................140–41 Ayuda para WordPerfect... .... 141

B

Barra de Estado ...................... 10 Barra de Herramientas ............ 48 Barra de Menú........................... 8 barra de Título ......................... 34 Barra de Título......................... 34 Barras de Herramientas .....8, 129 Barras de herraminetas ........ 62 borde ....................................... 94 Bordes de Página.................... 96 Bordes y sombreado......94, 134 Borrando un carácter............... 40 Borrar .................................... 128 Borrar un bloque de texto........ 40 borrar un caracter.................... 40 borrar una palabra................... 40 Buscar ................................... 126 Buscar un texto ..................67–69 buscar una palabra.................. 67

C

144 Índice alfabético

Buscar y Reemplazar Texto .... 70 Buscar... ......................... 67, 128

C

cabecera.................................. 81 Cambiar el tamaño ............ 55–56 Cambiar la alineación y la sangría .............................. 43–45 Cambiar los fuentes de letra.. 47–48 Cambiar los márgenes ...... 41–43 Cambiar los tabuladores.... 46–47 Cambiar mayúsculas y minúsculas... ......................... 134 campo................................... 105 Campo................................... 131 Caracteres Especiales............. 75 Caracteres no imprimibles....... 23 Cerrando un documento.......... 29 Cerrar.............................. 29, 125 cerrar un documento ............... 29 Circular .................................. 105 Colocando bordes ............. 94–96 columnas ................................. 85 Columnas... ........................... 134 Combinar celdas ................... 138 Combinar correspondencia... 136 Combinar documentos... ....... 136 Comentario............................ 132 Comentarios .......................... 130 Componente Web.................. 132 Configurar página... \b ........... 126 Contar palabras............... 76, 136 Contar palabras... .................. 136 Contenido e índice................. 141 Control de cambios................ 136

Convertir tabla a texto............139 Copiar .............................40, 127 Copiar o mover un bloque de texto de una posición a otra...40–41 copiar un bloque ......................40 Cortar ..............................40, 127 Creando un Documento.....16–18 Crear y salvar la tabla de datos.........................................105–14 cuadro de texto ........................93 Cuadro de texto..............93, 132 Cuadro de texto......................93 cursores ...................................18

D

Desde archivo... ...............86, 90 Deshacer ...............................127 Detectar y reparar... ...............141 Diagrama ...............................132 Dibujar tabla...........................138 Dirección del texto... ..............134 Directorios................................28 Diseño de página ...................129 Diseño en pantalla .................129 Distribuir filas uniformemente..................................................139 Dividir .....................................140 Dividir celdas..........................139 documento activo.....................33 Documento maestro...............129 documentos de fusión............105

E

Edición .............................127–28 El Area de Trabajo ...............9–10 El Entorno de Trabajo ..........5–13

F


Eliminar.................................. 138 Encabezado y pie de página 81, 84, 130 Encabezados y pies de página...........................................81–84 Entrando y saliendo de Word.15–16 Enviar a..................................126 errata ..................................... 143 espaciado ................................ 44 especificar la impresora ........... 57 Esquema................................129 estilo ........................................ 48 Estilo... ...................................135

F

Fecha y hora..........................131 filas .......................................... 85 Fondo..................................... 134 Fondo.....................................135 Formato ........................... 133–35 Fórmula..................................139 fuente de la letra ...................... 47 Fuente....................................133 Fuentes... ................................47

G

Guardando un Documento. 27–34 Guardar..................... 28, 30, 125 Guardar como HTML .............126 Guardar como... ...............27, 126 Guardar Como........................ 29 Guardar todo ..........................28

H

Hacer clic y escribir.................. 23 Herramientas ................... 135–37

I

Idioma ................................... 136 Imagen.............................86, 132 Imagen.................................... 86 Imágenes prediseñadas...86, 87 Imprimiendo el documento .53–57 Imprimir ..............................56–57 imprimir un documento............ 56 Imprimir... ........................56, 126 Insertando cuadro de texto.92–94 Insertando imágenes..........86–91 Insertando salto de página ...... 84 Insertando tablas................85–86 Insertando un carácter .......39–40 Insertar .............................131–33 Insertar columna.................... 138 Insertar fila ........................... 113 Insertar tabla...................85, 138 insertar un carácter ................. 39 insertar una imagen................. 86 instancia .................................. 33 Ir a....................................20, 128

L

La Barra de Estado ............10–11 La Barra de Menú...................... 8 Las Barras de Herramientas ..... 8 Letra Capital ............................ 99 Letra capital........................... 134 Listas numeradas .................... 98

M

Macro... ................................. 137 Mailing......................105–24, 105 Mapa del documento............. 130 Marcador... ............................ 133

N

146 Índice alfabético

Marcos................................... 135 Maximizar ............................... 34 Mejorando el aspecto del documento............................. 1–4 Microsoft en el Web............... 141 Modificando nuestro documento.......................................... 39–48 mover un bloque...................... 40 movernos por el documento .... 18 Moviéndonos por el documento.......................................... 18–20

N

Normal................................... 129 Notas al pie ........................... 130 Nueva ventana ............... 33, 140 nuevo documento.................... 16 Nuevo... .......................... 16, 125 numeración.............................. 97 Numeración y viñetas ........... 98 Numeración y viñetas... ......... 134 número de página ................... 10 número de sección .................. 10 Números de página... ............ 131

O

Objeto.................... 128, 133, 135 Objetos de Dibujo .................... 92 Oculatar líneas de división .... 140 Opciones... ............................ 137 Ordenar... .............................. 139 Organizar todo ............... 34, 140 Ortografía y Gramática ...... 70–73 Ortografía y gramática... 71, 136

P

página normal.......................... 61

paginación................................44 Pantalla completa ..................130 Párrafo... .........................43, 134 Pegado especial... \b .............128 Pegar ...............................40, 128 Pegar como hipervínculo .......128 Personalizar... ........................137 pie de página ...........................81 Plantilla y complementos... ....137 Portapapeles de Office... .......128 Predeterminar.........................43 Preparar página................41, 55 Presentación pre......................83 Procesadores de Textos .........5 Propiedades...........................127 Propiedades de la tabla .........140 Proteger documento... ...........136

R

reemplazar ...............................69 Reemplazar texto...............69–70 Reemplazar.....................69, 128 Referencia..............................132 registro .................................105 Regla .....................9, 46, 62, 129 Repetir ...................................127 Revisando nuestro documento...........................................67–74 revisión gramatical ...................71 revisión ortográfica...................71

S

Salir .................................15, 127 salir de Word............................15 salto de página.........................84 Salto... .............................84, 131

T


sangrías ................................... 43 Seleccionar ............................ 138 Seleccionar fila ......................139 Seleccionar todo ....................128 Símbolo..................................132 sinónimo .................................. 73 Sinónimos ..........................73–74 Sinónimos... .....................73, 74 Sombreado .............................. 95 sugerencia ............................. 143 Sugerencias...........................143

T

Tabla................................ 138–40 tablas ....................................... 85 Tabulaciones... ............... 46, 134 tamaño de la letra .................... 47 Tamaño del papel .................... 55 tamaño y orientación del papel 55 Tema...................................... 134 Traducir........................ 74, 75, 77

U

Unidades de Disco................... 28

Uso Básico de Word XP.......... 15 Utilizando múltiples documentos...........................................32–34 Utilizando numeración y viñetas.............................................. 1–4

V

Ventana................................. 140 Ver....................................129–30 Ver Barras de Herramientas y la Regla..................................62–63 Ver diseño de página .........61–62 Ver diseño en pantalla............. 61 Ver Esquema .......................... 62 Ver página normal ................... 61 Versiones... \b ....................... 126 Vínculos... ............................. 128 Visiones del documento .....61–63 vista preliminar...................... 53 Vista preliminar...........53–54, 126

Z

Zoom ................................63, 130 Zoom... ................................... 63

Z

Soluciones a los Ejercicios Teóricos 149

Soluciones a los Ejercicios Teóricos

Preg 1 Preg 2 Preg 3 Preg 4 Preg 5 Preg 6 Preg 7 Preg 8

Tema 1 b a a c d c a c

Tema 2 a b b a b a d a

Tema 3 d a a d a c a b

Tema 4 d a b a a d a c

Tema 5 a b b c a d d b

Tema 6 d a b c b d c c

Tema 7 d b d c c a b b

Tema 8 b a c a d b d c

Unid. 9 a c d c d d d a

Créditos del Manual El presente manual ha sido realizado por el Departamento de Formación de la Empresa Provincial de Informática, de la Excma. Diputación de Córdoba y fue terminado y preparado para su distribución el día 20 de Julio de 2007. Para obtener una copia, puede dirigirse al propio departamento de Formación de Eprinsa (Telef.: 957-21-12-18), solicitarlo por correo electrónico a la dirección [email protected].

mailto:[email protected]�

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