Anotaciones sobre Microsoft Word 2003

Por Jesús Carranza

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Directrices y ejemplos de Campos

Los campos se utilizan como marcadores de posición de datos que pueden cambiar en un documento y para crear cartas modelo y etiquetas en documentos de combinación de correspondencia.

Microsoft Word inserta campos cuando se utilizan determinados comandos, como el comando Fecha y hora del menú Insertar. También se pueden insertar campos personalizados de forma manual mediante el comando Campo del menú Insertar.

Seguridad Cualquiera que lea un documento, podrá ver los códigos de campo empleados, por lo que le recomendamos no colocar en ellos ningún dato que desee mantener en privado.

Usos comunes de los campos

Puede insertar un campo si desea:

Mostrar información sobre un documento como el nombre del autor, el tamaño del archivo o el número de páginas. Para ello, utilice el campo AUTHOR, FILESIZE, NUMPAGES o DOCPROPERTY.

Sumar, restar o realizar otros cálculos. Para ello, utilice el campo = (Fórmula).

Trabajar con documentos en una combinación de correspondencia.

En otros casos, resulta más sencillo utilizar los comandos y opciones de Word para agregar la información deseada. Por ejemplo, puede insertar un hipervínculo mediante el campo HYPERLINK, pero es más sencillo utilizar el comando Hipervínculo del menú Insertar.

Códigos de campo

Los códigos de campo aparecen entre llaves ( { } ). Los campos son similares a las fórmulas de Microsoft Excel, el código de campo es como la fórmula y el resultado de campo como el valor que genera la fórmula. Puede cambiar entre mostrar códigos de campo y resultados en el documento.

Las llaves de los campos no se pueden insertar escribiendo los caracteres con el teclado, pero sí pueden insertarse mediante el método abreviado de teclado CTRL+F9.

Modificar Códigos de campo

Haga clic con el botón secundario del mouse (ratón) en el campo y, a continuación, haga clic en Modificar campo y cambie las propiedades del campo.

En algunos campos debe mostrar el código de campo para editar el campo. Para ello, haga clic en el campo y, a continuación, presione MAYÚS+F9, si quiere ver todos los códigos de campo del documento pulse ALT+F9.

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Actualizar Códigos de campo

Siga uno de estos procedimientos:

Para actualizar un solo campo, haga clic en él o en los resultados del campo y, a continuación, presione la tecla F9.

Para actualizar todos los campos del documento, haga clic en el comando Seleccionar todo del menú Edición y, a continuación, presione la tecla F9.

Marcadores

Un marcador identifica una ubicación o selección de texto a la que asigna un nombre e identifica para futuras referencias. Por ejemplo, puede utilizar un marcador para identificar el texto que desea revisar más adelante. En lugar de desplazarse por el documento para localizar el texto, puede ir al texto utilizando el cuadro de diálogo Marcador.

1. Seleccione un elemento al que desee asignar un marcador o haga clic en el lugar donde desee insertar un marcador.

2. En el menú Insertar, haga clic en Marcador.

3. En Nombre del marcador, escriba o seleccione un nombre.

Los nombres de los marcadores deben comenzar por una letra y pueden incluir números. No puede incluir espacios en el nombre de un marcador. No obstante, puede utilizar el carácter de subrayado para separar palabras, por ejemplo, "Primer_título".

4. Haga clic en Agregar.

CODIGO DE CAMPO DATE

{ DATE [ \@ "Imagen Fecha-Hora "] [Modificadores] }

Inserta la fecha actual.

Puede insertar un campo DATE en el cuerpo de un documento mediante la opción Campo del menú Insertar y, a continuación, especificar el formato en el que desea ver la fecha.

Formato de Fecha

\@ "Formato Fecha-Hora"

Especifica un formato de fecha distinto del predeterminado. Si selecciona un formato en el cuadro de diálogo Campo (comando Campo, menú Insertar), Word insertará el modificador de Formato fecha-hora correspondiente.

Para utilizar un formato que no aparezca en el cuadro de diálogo Campo, haga clic en el botón Códigos de campo y escriba el modificador de formato en el cuadro Códigos de campo.

Para construir el formato de fecha-hora utilice los códigos siguientes:

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d para el día (5)

dd para el día con cero delante (05)

ddd para el día de la semana abreviado (lun)

dddd para el día de la semana (lunes)

M para el mes 1

MM para el mes con cero delante (01)

MMM para el mes abreviado (ene)

MMMM para el mes completo (enero)

yy para el año con dos cifras (10)

yyyy para el año completo (2010)

‘ texto literal ‘ puede añadir textos entre comillas simples para complementar a la fecha.

CODIGO DE CAMPO REF

{ [REF] Marcador [Modificador ] }

Inserta el texto o gráfico representado por el marcador especificado. El marcador debe definirse en el documento activo.

El campo { REF Título} inserta el texto representado por el marcador Título.

CODIGO DE CAMPO IF

El campo IF realiza una de dos acciones alternativas, en función de la condición especificada. Por ejemplo, la instrucción "Si hace sol, iremos al parque; si no, iremos al cine" especifica una condición que debe cumplirse (que haga sol) para realizar una determinada acción (ir al parque). Si no se cumple la condición, se realiza una acción alternativa (ir al cine).

El siguiente campo IF es un tipo similar de instrucción. Si el registro de datos actual contiene "Buenos Aires" en el campo Ciudad, Microsoft Word imprime el primer texto entre comillas en el documento combinado resultante de ese registro de datos. De lo contrario, imprime el segundo texto. En este ejemplo se utilizan los campos IF y MERGEFIELD conjuntamente.

{ IF { MERGEFIELD Ciudad } = "Buenos Aires" "Llame a nuestras oficinas locales." "Envíenos el formulario que se adjunta en el sobre." }

Word inserta un campo IF en este formulario al hacer clic en el botón Insertar campo de Word de la barra de herramientas Combinar correspondencia y, a continuación, en Si...Entonces...Sino.

{ IF { MERGEFIELD Porcentaje } = { REF Descuento } "Le ofreceremos un descuento mayor. " " " }

(El texto no se imprime si el número del campo de datos Porcentaje no es igual al número del campo Descuento.)

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Ejemplo creación de Formularios

CREACIÓN DE FORMULARIOS CON WORD.

uno. creamos un documento nuevo de Word.

dos. sobre el espacio gris que queda a la derecha de las barras de herramientas, hacer clic con el botón derecho del ratón, se desplegará un menú con las barras de herramientas que ofrece Microsoft Office 2003® (f.01) y escogemos “formularios”. Saldrá una barra flotante de herramientas que anclaremos en la parte superior simplemente arrastrándola. (f.02 y f.03)

(f.01)

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(f.02)

(f.03)

tres. ahora colocaremos un encabezado y un pie de página. Vamos a ver/encabezado y pie de página. (f.04) En el ejemplo hemos pegado en el encabezado una imagen con el anagrama del CPJV. Conviene dejar dentro del cuadro del encabezado un espacio (f.05) para que a la hora de escribir texto, éste no quede muy pegado al primero. Con la barra de desplazamiento vertical iremos a la parte inferior del documento y rellenaremos el cuadro de pie de página. (f.06)

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(f.04)

(f.05)

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(f.06)

cuatro. empezamos a rellenar el documento, conviene poner un párrafo inicial con información sobre el formulario (f.07).

(f.07)

cinco. empezamos a introducir los campos en los que se debe introducir la información. En el ejemplo se escribe “asociación” y a continuación pulsamos sobre “campo con texto” de la barra de herramientas formulario que anteriormente habíamos abierto (f.08). Aparecerá un sombreado gris que indica el espacio donde se ha de introducir dicha información a quien reciba el documento.

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(f.08)

seis. ahora configuraremos las características de dicho campo. Para ello le seleccionamos, pulsamos con el botón derecho del ratón sobre el y seleccionamos propiedades del menú contextual (f.09), abriéndose un cuadro de diálogo (f.10)

(f.09)

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(f.10)

siete. en tipo escogeremos qué tipo de contenido deberá ir en ese campo (texto normal, número, fecha, fecha actual, hora actual o cálculo) (f.11) En texto predeterminado podemos introducir un texto si queremos que salga por defecto. En largo máximo introduciremos el nº máx de caracteres, en nuestro caso 20. (f.12).

(f.11)

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(f.12)

ocho. en formato de texto podemos introducir cómo queramos que salga el texto independientemente de cómo lo introduzca el usuario (mayúsculas, minúsculas, primera mayúscula, formato de título o “nada”) (f.13)

(f.13)

nueve. si pulsamos sobre agregar ayuda podemos introducir un texto de ayuda para facilitar al destinatario rellenar el campo activo, ya sea saliendo dicho texto de ayuda en la barra de estado o mediante un cuadro de diálogo pulsando F1 (f.14)

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(f.14)

diez. queremos saber el nº de registro, por lo que añadimos otro campo de texto (f.15) (repetir pasos cinco a nueve), pero en esta ocasión el tipo de texto a introducir será número y limitaremos el largo máximo a 3. En formato del texto escogeremos “0”.

(f.15)

once. ahora queremos saber la localidad (f.16), pero esta vez introduciremos una lista. Las listas se usan cuando existe un numero limitado yno muy extenso de contenidos que pueden ir en un campo. Pulsamos sobre el botón campo de form. con lista (f.17) de la barra e herramientas de formulario. De nuevo saldrá un campo gris y de nuevo deberemos escoger propiedades del menú contextual obtenido al pulsar con el botón derecho del ratón sobre dicho campo.

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(f.16)

doce. saldrá un nuevo cuadro de diálogo (f.18), en elemento de la lista introduciremos los datos que deban ir en el campo que estamos, en nuestro caso el nombre de las localidades donde hay asociaciones miembro del CPJV.

(f.18)

trece. cada vez que escribamos un elemento, pulsaremos en agregar (f.19) Observamos que podemos mover los elementos introducidos hacia arriba o hacia abajo para ordenarles. Nosotros colocaremos el nombre de los pueblos por orden alfabético. Al acabar con la lista veremos que en el campo sale por defecto el primer elemento de la lista, en nuestro caso Cogeces del Monte (f.20).

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(f.19)

(f.20)

catorce. ahora colocaremos otro campo para saber la provincia de cada asociación (repetir pasos cinco a nueve). Dado que todas las asociaciones son de Valladolid, en texto predeterminado, pondremos Valladolid, saliendo por defecto en el formulario de modo que no haya que escribir nada en él, pero con la posibilidad de cambiarlo si hubiese algún caso excepcional de alguna asociación de otra provincia (f.21)

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(f.21)

quince. ahora introduciremos cuadros de verificación seleccionando esta opción de la barra de herramientas de formulario (f.22). Estas casillas al pulsar sobre ellas se marca una cruz, siendo muy prácticas para rellenar formularios tipo test. (f.23)

(f.23)

dieciseis. Ahora protegeremos el documento para que sólo se pueda modificar los campos creados. NO funciona ningún campo hasta que no se protege el documento. Vamos a herramientas/proteger documento, saliendo el panel de tareas de Office a la derecha (f.24). Marcamos admitir sólo este tipo de edición en el documento y escogemos rellenar formularios. Después pulsamos sí, comenzar a respetar la protección, nos pedirá una contraseña y guardamos.