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Office2000

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Impreso en España. Printed in SpainAnagrama «LUCHA CONTRA LA PIRATERIA» propiedadde Unión Internacional de Escritores.

O F F I C E2000Microsoft Word

CENTRO DE ESTUDIOS ADAMS

C A P Í T U L O 1

Introducción

En este capítulo se dan las primerasnociones de Word 2000. En principio,veremos la forma de iniciar el progra-

ma para trabajar con él. Posteriormente nosfamiliarizaremos con la ventana de Word ysus elementos principales, así como con lasdiferentes formas de seleccionar las opcionesde Word. Para finalizar el tema, trataremoslos diferentes métodos que hay para abando-nar la aplicación una vez finalizada unasesión de trabajo.

Office 2000: Word 21

InstalaciónPara instalar Word 2000 desde el paquete Office 2000, es precisotener instalado Windows 95/98/NT/2000 y estar en la pantallaprincipal del mismo. Si se tiene instalada una versión anterior deOffice, Office 95, u otras versiones, por defecto el programa deinstalación reemplazará la versión antigua por la nueva. Si no sedesea que ocurra esto, hay que especificar una carpeta distintapara Office 2000 cuando lo indique el programa de instalación.Aunque se elija reemplazar la versión de Office instalada en elequipo, el programa de instalación conserva los documentos, lasplantillas y otros archivos para que sigan estando disponibles enla nueva versión. Las configuraciones de usuario, como las opcio-nes de Autoformato, etc., también se guardan y tienen validez enla nueva versión.

Se debe desactivar la protección antivirus antes de ejecutar elprograma de instalación. Algunos programas de protección anti-virus, como VSafe.com y Norton AntiVirus AutoProtect puedeninterferir con el programa de instalación de Microsoft Word2000. Si utiliza un programa de protección antivirus en su equi-po, desactívelo antes de ejecutar el programa de instalación.Puede volver a activar el programa de protección antivirus unavez realizada la instalación.

Requisitos mínimos del sistema para Microsoft Word 2000

Para utilizar Microsoft Word 2000, el equipo debe cumplir lossiguientes requisitos mínimos:

• Procesador: Pentium 75 MHz o superior o un procesadorcompatible.

• Sistema operativo: Microsoft Windows 95/98, o MicrosoftWindows NT Workstation 4.0 con Service Pack 3 o poste-rior.

22 Office 2000: Word

• Memoria para utilizarlo en Windows 95 o Windows 98: 16MB de memoria RAM para el sistema operativo, más 4 MB dememoria RAM adicionales para Microsoft Word.

• Memoria para Windows NT Workstation versión 4.0 ServicePack 3 o posterior: 32 MB de memoria RAM para el sistemaoperativo, más 4 MB de memoria RAM adicionales paraMicrosoft Word.

• Espacio requerido en disco: 162 MB para Microsoft Word2000. Este número se refiere a la instalación predeterminada;el espacio libre en disco variará dependiendo de la configura-ción y de las opciones elegidas al instalar. Según las opcionesque se hayan elegido en la instalación personalizada se requeri-rá mayor o menor espacio en disco.

• Unidades de disco: Unidad de CD-ROM.

Para poder utilizar todas las funciones disponibles en Word2000, se recomienda disponer de los siguientes elementos y ser-vicios adicionales:

• Módem: módem de 9600 baudios; se recomienda módem de14400 baudios o más. Actualmente los módems son de 56 K.

• Multimedia: equipo multimedia necesario para sonido y otrosefectos multimedia. No es imprescindible para trabajar conWord 2000.

• Correo electrónico: para utilizar el correo electrónico deOffice, se requiere Microsoft Outlook 2000 o MicrosoftOutlook Express 5.0 o posterior.

Para proceder a la instalación, hay que introducir el CD-ROMen el lector. Normalmente el programa de instalación se ejecuta-rá automáticamente (autorun) y detectará si tiene o no una ver-sión anterior de Office. También se puede iniciar la ins-talación mediante el siguiente procedimiento:


1. Seleccionar Inicio-Ejecutar2. En el cuadro de diálogo Ejecutar, escribir:

D:INSTALAR si se realiza la instalación desde un discocompacto, siendo D: el nombre de la unidad lectora deCD-ROM. Si se tratara de otra unidad, cambiar D por laletra correspondiente.

3. Pulsar Aceptar o la tecla <Enter>

Otra manera de iniciar la instalación es directamente desde elExplorador de Windows:

1. Introducir el CD Rom en el lector.2. Seleccionar Inicio-Programas-Explorador de Windows.3. Seleccionar la unidad D: (o la letra de la unidad lectora

de CD-ROM).4. Hacer doble clic en el archivo INSTALAR.EXE.

En primer lugar, el programa Instalar solicita que se cierren todaslas aplicaciones abiertas (excepto, en su caso, el Explorador deWindows). Si hay alguna otra aplicación activa, como un antivi-rus o una agenda electrónica, se debe suspender la instalación,cerrar las aplicaciones que estén abiertas y reiniciar la instalación.Si no se tiene ninguna aplicación ejecutándose, continuar con lainstalación.

A partir de aquí, se deben seguir las indicaciones que dé el pro-grama Instalar e ir introduciendo los datos de usuario cuando lossolicite, o indicar las opciones deseadas. Si se desea instalar sóloMicrosoft Word y no todos los demás programas que componenOffice 2000, seleccionar la instalación “Personalizada” y seleccio-nar sólo las opciones de Word y las opciones compartidas, comoel WordArt, los módulos de idiomas (inglés y francés) o elAyudante de Office.


Ejecución de WordUna vez instalada la aplicación, hay varias formas de acceder aella:

1. En la ventana de Windows 95/98/NT/2000, hacer clic enInicio – Programas – Microsoft Word

Otra forma de iniciar Word es:

1. Acceder al Explorador de Windows mediante Inicio –Programas – Explorador de Windows

2. En la unidad C:, hacer doble clic en el directorioArchivos de Programa\Microsoft Office\Office

3. En este directorio, hacer doble clic en el accesodirecto Winword


Aún existe otra forma de acceder a Word, si se dispone de labarra de acceso directo de Office. Para iniciar Word desde ella,sólo hay que pulsar el botón Nuevo documento de Office, yseleccionar Documento en Blanco. Se iniciará Word con undocumento en blanco en la pantalla. Si se desea trabajar con undocumento ya creado o de versiones anteriores de Word, tam-bién se puede abrir desde esta barra mediante el botón Abrirdocumento de Office.

Nota: la barra de acceso directo de Office 2000 se instala pordefecto si se elige la opción Típica en la instalación, a no ser que,al instalar la versión anterior de Office (Office 95/97 paraWindows 95/98), se hubiera seleccionado expresamente que nose desea instalar. De todas maneras es más fácil tenerla instaladapara acceder rápidamente a documentos y plantillas.

Al iniciar Word por primera vez, elAyudante de Office, una utilidadcompartida por todas las aplicacionesde Office 97, mostrará un mensaje debienvenida y ofrecerá ayuda sobrediferentes temas relacionados directa-mente con el trabajo en Word. ElAyudante de Word se tratará un pocomás adelante en este capítulo.


Elementos de la ventanade WordWord 2000 presenta un interfaz agradable y fácil de utilizar.Describiremos a continuación los diferentes elementos de la ven-tana de Word. Para los usuarios de otros programas de MicrosoftOffice la mayoría de los conceptos y funciones que se menciona-rán serán ya conocidas. En primer lugar hay que señalar que enWindows se trabaja con ventanas, es decir, se trabaja con diferen-tes documentos de trabajo, pasando de uno a otro. Por supuestosiempre se pueden tener dos ventanas de documento en lamisma ventana de Word (muy útil al copiar o comparar docue-mentos). Para ello basta seleccionar Ventana – Organizar todo.Aparte de los elementos clásicos de una ventana de Windows(menús Control de la aplicación y del documento, botonesMinimizar, Maximizar y Restaurar, en su caso, etc.), aparecenelementos propios de Word:


Barra de herramientasestándar y formatoRegla

Barra de selección

Cuadro de división

Área de texto

Botones de visualizacióndel documento Barra de estado

Barra dedesplazamiento

verticaly horizontal

Botones páginaanterior y siguiente

Barra de Menús

� Barra de Menús. Se muestra debajo de la barra de títulos dela aplicación. Los menús son desplegables y dan acceso atodas las funciones de Word. La selección de opciones sepuede hacer con el ratón, haciendo clic en el menú deseado,o bien con el teclado, pulsando la tecla <ALT> juntamentecon la inicial de la opción deseada o la letra subrayada(Archivo, Tabla). Para cancelar una selección de menú, pul-sar <ESC> o bien hacer clic en el área de documento.Algunas opciones de menú tienen a la izquierda un pequeñoicono: éste aparece cuando la opción tiene un botón asocia-do en alguna de las barras de herramientas mostradas en lapantalla.

Otras opciones de menú tienen a su derecha unos puntos sus-pensivos: esto indica que al seleccionar dicha opción, se abriráun cuadro de diálogo que solicitará información adicionalpara ejecutar la operación.

Algunas opciones de menú tienen a su derecha un pequeñotriángulo que señala hacia la derecha: esta opciones, al selec-cionarlas, despliegan un menú en cascada con opciones adi-cionales.

Hay opciones de menú que tienen a su derecha una tecla ocombinación de teclas: esto indica que se puede ejecutaresa operación pulsando la tecla o combinación de teclasindicada.

Word 2000 presenta opciones inteligentes en el manejo de losmenús. De hecho es capaz de recordar los menús más utiliza-dos y mostrarlos al desplegar el menú. El resto de las opcionesestán más abajo y se visualizan al pinchar en las flechas talcomo muestra la figura:


� Barra de Herramientas Estándar y Formato: Por defecto labarra de Herramientas Estándar y la Barra de Herramientasde Formato aparecen juntas en la misma línea, ahorrandoespacio y facilitando el acceso a las funciones más frecuentes.Debe de quedar claro que son Barras de Herramientas dife-rentes y que pulsando en la flecha pueden accederse a másopciones. Las Barras de Herramientas pueden personalizarsecon la configuración que más guste en Ver – Barra deHerramientas

� Barra de Herramientas Estándard: Puede mostrarse o no enpantalla, y puede personalizarse según las necesidades decada usuario (añadiendo, eliminando o cambiando de posi-ción los botones). La barra de herramientas por defectotiene 22 botones y un cuadro de texto que corresponde alZoom de visualización. Los iconos de la barra deherramientas permiten un acceso más rápido a


opciones de menú que se utilizan con frecuencia, como cor-tar, copiar, pegar, abrir un documento, etc. Todas las opera-ciones que se pueden ejecutar a través de la barra de herra-mientas tienen su correspondiente en los menús desplega-bles; por ejemplo, la primera herramienta de la barra,Nuevo, corresponde al menú Archivo – Nuevo, la segunda,Abrir, corresponde al menú Archivo – Abrir, etc. No todaslas opciones de menú tienen icono en la barra, sólo las deuso más frecuente. Al pasar el puntero por encima de unbotón de la barra de herramientas, si se espera un poco, apa-rece un cuadro de ayuda que muestra el nombre de la opera-ción que realiza el botón. Si este cuadro no aparece, sepuede activar mediante Ver – Barras de herramientas –Personalizar – Opciones, donde se marca la casilla Mostrarsugerencias en las barras de herramientas. También se puedeacceder a este cuadro de diálogo mediante Herramientas –Personalizar – Opciones.

� Barra de Herramientas de Formato. Contiene botonespara modificar formatos, por ejemplo los estilos, el tipo ytamaño de letra, los atributos de letra Negrita, Cursiva ySubrayado, botones para la alineación de los párrafos, etc.Su comportamiento es idéntico al de la barra de herramien-tas Estándar.

Si por algún motivo no aparece alguna de las barras de herra-mientas, se puede activar mediante Ver – Barras de herra-mientas. En el menú que sale, seleccionar la barra que sedesee mostrar en pantalla. Si se desea ocultar una barra, sepuede hacer de la misma forma.

En la parte izquierda de las barras aparece una doble línea enrelieve. Si se pincha y arrastra esa doble línea, se cam-bia la posición de la barra, y, en la mayoría de los


casos, aparece la barra de títulos de la misma. Se puede devol-ver a su sitio pinchando y arrastrando la barra de títulos hastacolocar la barra de herramientas en su posición original, obien se puede devolver a su posición haciendo doble clic en labarra de títulos de la misma.

Nota 1: al colocar una barra de herramientas en vertical, puedeque algunos botones, en concreto los cuadros de texto, cam-bien de formato. Volverán a tomar su forma original en cuan-to se coloque la barra en posición horizontal.

Nota 2: la barra de menús también se puede cambiar de sitiopor el mismo procedimiento.

� Regla. Se trata de una regla graduada en centímetros en laque se pueden modificar directamente en pantalla las san-grías, las paradas de tabulador, los márgenes, la anchura decolumnas en una tabla, la altura de filas en una tabla y laanchura de las columnas periodísticas. La barra de regla sepuede mostrar mediante Ver – Regla. Si está activada la visua-lización Diseño de impresión aparecen dos reglas: la horizon-tal y la vertical. Si estamos en Ver – Normal sólo aparece labarra de regla horizontal. En los modos de visualización deEsquema, no es posible mostrar la regla.

� Área de Texto. Es la zona central de la ventana, y ocupa elárea mayor de la misma. En esta zona se puedeescribir texto, insertar gráficos, rótulos, diagramas,etc. En este área aparecen dos marcas: el punto de


inserción, que es una barra vertical parpadeante, y el indi-cador de final de documento, que es una barra horizontalcorta que marca el final del documento (esta marca aparecesi está activado el modo Ver – Normal, pero no aparece siestá activo Ver – Diseño de impresión).

� Barra de Selección. Se encuentra a la izquierda del área detexto (entre la zona escrita y la regla vertical). Es una columnaque permite, mediante el ratón, seleccionar trozos de texto.Esta columna no se ve, pero al colocar el puntero del ratón enella, se observa que éste toma la forma de una flecha blancaque apunta hacia arriba y a la derecha)

� Barra de Estado. En esta barra se visualiza informacióncomo: posición del punto de inserción dentro de la página,página actual, sección actual, estado de ortografía y gramáti-ca, etc., así como modos de funcionamiento de Word (losmodos están inactivos si tienen un color atenuado, y estánactivos si tienen color negro):

– GRB. Indica que se encuentra activo el modo deGrabación de Macros

– MCA. Indica que el Control de Cambios ha sido activado

– EXT. La tecla de Extender Selección (F8) ha sido activada

– SOB. Word está trabajando en modo SOBREESCRI-TURA.

– AWP. Se ha activado la ayuda para usuarios deWordPerfect.

Todas esta opciones se pueden activar haciendo doble clic enel indicador correspondiente de la barra de estado.

Si está activada la revisión automática de ortografía y gra-mática, también se verá un indicador, semejante aun libro, que indica el estado actual de la ortografía


y gramática del documento. Esto se tratará en un capítuloposterior.

� Barras de desplazamiento horizontal y vertical. Permitenvisualizar cualquier parte del documento (pero sin desplazarel punto de inserción).

� Cuadro de división. Permite dividir la ventana de documentoen 2 partes, denominadas paneles, que permiten visualizar ala vez dos partes diferentes del mismo documento.

Para dividir la ventana, situar el puntero del ratón en cuadrode división, pinchar y arrastrar hasta situar la barra divisoriaen la posición deseada. Si en vez de pinchar y arrastrar se hacedoble clic en el cuadro de división, la ventana de documentose dividirá en 2 paneles iguales. Si estando dividida la ventanaen paneles se vuelve a hacer doble clic en el cuadro de divi-sión, se volverá a ver un único panel. Esta operación puederealizarse también a través del menú Ventana, opción Dividir,y haciendo clic en el lugar de la ventana en el que se quieraestablecer la división.

Para eliminar los paneles, no hay más que hacer doble clic enel cuadro de división, o bien pincharlo y arrastrarlo hasta laposición original, al lado de la flecha de desplazamiento supe-rior.

� Botón Seleccionar Objeto de Búsqueda. Se encuentra situa-do en la parte inferior de la barra de desplazamiento vertical.Permite acceder rápidamente a los principales elementos quese pueden buscar en Word: una determinada página, una sec-ción, buscar palabras o formatos, etc.

� Botones Página Anterior y Página Siguiente: estos botonespermiten desplazar el punto de inserción página a página enun documento de múltiples páginas. Sitúan el puntode inserción al principio de la página anterior y al


principio de la página siguiente, respectivamente. Si se haseleccionado un objeto de búsqueda distinto de Examinar porPáginas, los botones cambian a color azul, y sirven para pasaral anterior objeto buscado o al siguiente objeto buscado. Paraque vuelvan a funcionar como Página siguiente y PáginaAnterior, elegir Examinar por Páginas en Seleccionar Objetode Búsqueda.

� Botones de visualización del documento: permiten cambiarla forma de visualizar el documento entre las cuatro más utili-zadas: Vista Normal, Vista Diseño Web, Vista Diseño deimpresión y Vista Esquema.

Gestión de ventanas

En Word se pueden abrir a la vez todas las ventanas de docu-mento que se deseen; el único límite es la memoria RAM dispo-nible (se debe tener en cuenta que cuantas más ventanas hayaabiertas, más lenta irá la aplicación), aunque, como en cualquieraplicación Windows, sólo puede haber una ventana activa encada momento. Las ventanas pueden tener documentos diferen-tes, pero el mismo documento no puede estar en dos ventanasdistintas. La posibilidad de abrir varios documentos a la vez per-mite realizar consultas, copiar, cortar y pegar información deunos documentos a otros.

Para cambiar de ventana (es decir, pasar el punto de inserción aotra ventana, que será la activa) lo más rápido es pulsar <CTRL>+ <F6>, o bien desplegar el menú Ventana, y de la lista seleccio-nar la ventana a la que se quiere acceder.

Es posible ver todas las ventanas a la vez mediante el menúVentana – Organizar Todo, en cuyo caso para pasar a otra venta-na basta hacer clic en ella.


Si se desea cerrar una ventana, basta con seleccionar el menúArchivo – Cerrar, o bien hacer doble clic en el menú de controlde la ventana a cerrar, o bien pulsar <CTRL> + <F4> estandoactiva la ventana que se desea cerrar. Si se hubieran efectuadocambios en el documento que hay en la ventana que se deseacerrar, Word pedirá confirmación para cerrar sin grabar los cam-bios. Para más información, ver el capítulo 2, sección Guardarun documento.

ALT, CTRL, MAYÚS, Teclas de Función

Las teclas de función, por sí solas o combinadas con ALT,CTRL y/o MAYÚS, permiten ejecutar de forma más rápidaalgunas operaciones de menú. Por ejemplo, la funciónOrtografía (se encuentra en el menú Herramientas) se puedeactivar pulsando <F7>, o el menú contextual se despliega con<MAY> + <F10>. También hay algunas combinaciones decaracteres del teclado con estas teclas que permiten ahorrartiempo respecto de su ejecución por menú; tal es el caso, porejemplo, de la combinación de teclas <CTRL> + <X>, que equi-vale a Edición-Cortar.

La tecla <ALT> pulsada sola activa el menú, y pulsada conjunta-mente con la letra subrayada de una opción de la barra demenús, despliega el menú correspondiente. Para cancelar unaselección de menú, pulsar <ESC> o hacer clic con el ratón encualquier parte del área del documento.

ALT GR

Permite obtener el tercer carácter de las teclas, como la almo-hadilla (#), la tubería ( | ), las llaves ({}), etc. También se pue-den insertar estos caracteres pulsando <CTRL> + <ALT> +carácter, si el teclado es antiguo y no se dispone de la tecla<ALT GR >.


Teclado

BLOQ MAYÚS

Cuando está activada (la luz de Bloq Mayús –o Caps Lock– delteclado está encendida), los caracteres alfabéticos (y sólo ellos) serepresentan en mayúsculas. Si no está activada, se representan enminúsculas.

ENTER

En el área de texto, esta tecla permite crear líneas en blanco ofinales de párrafo. En un menú o cuadro de diálogo, sirve paraaceptar la opción señalada.

TABULADOR

Hace que el punto de inserción “salte” a la siguiente parada detabulador.

BLOQ NUM

Cuando está activada (la luz de Bloq Num – o Num Lock– delteclado está encendida), el teclado numérico (situado en la partederecha del teclado) inserta los números. Si no está activada, esteteclado funciona como las teclas indicadas debajo de los números(Ins, Supr, Inicio, etc.)

Ayuda: el ayudante de officeLa primera vez que se inicia Word, se presentará en pantalla un per-sonaje que interactuará con el usuario en la mayoría de las funcio-nes que desarrolle en Word. Este personaje es el Ayudante deOffice, y su tarea no es únicamente ofrecer ayuda cuando la soliciteel usuario, sino que también es capaz de monitorizar el trabajo quese está realizando y de adelantarse a las necesidades delusuario.


Si no se desea tener el Ayudante en pantalla cuando se está tra-bajando, lo único que hay que hacer es pulsar el botón Cerrardel área del Ayudante, o hacer clic en él con el botón secundario(si no se ha cambiado la configuración del ratón, el botón prin-cipal es el izquierdo y el secundario el derecho) y seleccionarOcultar. Si en cualquier momento se desea que vuelva a apare-cer el Ayudante basta con hacer clic en el símbolo ? situado enla barra de menús y luego seleccionar Mostrar el ayudante deOffice.

Las características del Ayudante se pueden modificar haciendoclic en él con el botón secundario del ratón (botón derecho pordefecto). En el menú que sale se presentan varias opciones paratrabajar y configurar el Ayudante:

� Ocultar: oculta temporalmente el ayudante, hasta que sepulse de nuevo Mostrar el Ayudante de Office en el menúcon el símbolo ?.

� Opciones: en el cuadro de diálogo Opciones del Ayudantede Office, se pueden cambiar los modos de trabajos del ayu-dante:


– Responder a la tecla F1: si se activa esta opción, al pul-sar <F1> se mostrará el Ayudante. Si se desactiva, alpulsar <F1> se mostrará la ayuda de Microsoft Word.

– Ayuda con asistentes: si está activa esta opción, cuandose emplee un asistente el Ayudante mostrará mensajesde ayuda sobre su empleo.

– Mostrar alertas: cuando está activo, permite que elAyudante muestre sus mensajes.

– Buscar ayuda del producto y de programación: buscaayuda acerca de los temas de programación y de pro-ducto cuando se trabaje en Visual Basic para aplica-ciones.

– Mover cuando moleste: se puede cambiar el tamaño delAyudante entre dos disponibles: pequeño y grande (paracambiar el tamaño, debe pasar el puntero delratón por el borde del área del Ayudante, pin-


char y arrastrar cuando salga una doble flecha). Si seactiva esta opción, cuando transcurran 5 minutos sinque se haya recurrido al Ayudante, éste pasará automá-ticamente del tamaño grande al pequeño.

– Sugerir temas de Ayuda: estando activa esta casilla, elAyudante mostrará automáticamente mensajes y panta-llas de ayuda según las operaciones que haya efectuadoel usuario. Para obtener ayuda sólo cuando se solicite,desactivar esta casilla.

– Con sonido: activa los efectos de sonido del Ayudante.

En la línea inferior denominada Mostrar sugerencias acerca de,aparecen las siguientes opciones:

– Uso más eficiente de las funciones: muestra sugeren-cias sobre las funciones que el usuario posiblementeno conozca, y además muestra sugerencias sobre usomás eficaz de funciones que el usuario ya conoce.

– Uso más eficaz del mouse (ratón): muestra sugerenciasacerca de cómo trabajar más rápido y mejor con elratón.

– Métodos abreviados: muestra mensajes acerca de cómose pueden emplear las teclas de método abreviado paraagilizar y hacer más cómodo el trabajo.

– Mostrar sólo sugerencias de prioridad alta: el Ayudantemostrará sólo sugerencias importantes, sobre todoacerca de cómo ahorrar tiempo en el empleo de ciertasfunciones.

– Mostrar sugerencia al inicio: muestra una sugerencia aliniciar una aplicación de Office 97, de forma que el usua-rio se vaya poniendo al día en el empleo de funciones yen las nuevas funciones que incorpore el programa.

– Botón Restablecer mis sugerencias: muestra de nuevotodas las sugerencias, aunque se visualizaránsugerencias ya vistas.


� Elegir Ayudante: en la ficha Galería, se puede elegir un ayu-dante distinto del instalado por defecto. Para cambiar de ayu-dante, pulsar los botones Atrás y Siguiente hasta encontrar elAyudante deseado, y pulsar Aceptar. Es necesario disponer delos disquetes o el disco compacto de instalación para poderhacer este cambio, pues el único Ayudante que se instala pordefecto es Clipo.

� Animar: Realiza una animación del Ayudante. Existen variospatrones que Word 2000 ejecuta aleatoriamente.


Se puede acceder a una ayuda muy completa directamente desdeel menú principal, opción ?. También es posible acceder a ayudassobre temas más específicos pulsando el botón Ayuda en los cua-dros de diálogo, o bien pulsando la tecla <F1>, que, en princi-pio, despliega el Ayudante de Office si está oculto.

La ayuda de Word es sensible al contexto; por tanto, si se haseleccionado una opción de menú y se pulsa <F1>, la ayudamostrará información específica de la opción seleccionada. Lomismo ocurre en los cuadros de diálogo.

Un tema de ayuda se puede imprimir si se desea, desde dentro dela ayuda, seleccionando Opciones – Imprimir.

También se puede buscar ayuda relacionada con un determinadoconcepto. La ayuda y el ayudante de Office entienden el lenguajenatural, de forma que se puede plantear una preguntadirectamente como se desee, y el Ayudante localizará


todos los conceptos relacionados con las palabras claves de la pre-gunta planteada. Se sale de la ayuda cerrando su ventana.

Hay otra forma de obtener ayuda en los cuadros de diálogo:en la parte superior derecha de la mayoría de los cuadros dediálogo, aparece un botón con una interrogación, al lado delbotón Cerrar. Al pulsar este botón, el puntero del ratón setransforma en una flecha con una interrogación. Al hacer clicen un área del cuadro de diálogo, se abrirá un cuadro de ayudamostrando para qué sirve esa área. Se puede conseguir lomismo haciendo clic con el botón secundario del ratón en elárea sobre la que se desea obtener ayuda, y seleccionando laopción ¿Qué es esto?

Salir de WordSalir de Word es cerrar la aplicación, y se puede hacer de variasformas:

– Doble clic en el menú Control de la ventana de aplica-ción

– Clic en el menú Control de la aplicación, y elegir Cerrar– Pulsar <ALT> + <F4>– Desplegar el menú Archivo y elegir Salir

Si no se han grabado las modificaciones realizadas en los docu-mentos que se tengan en pantalla, Word (o el Ayudante deOffice si está activado) lanzará un mensaje de aviso para permitirgrabarlos antes de abandonar Word. Si se elige Sí, se grabaran loscambios realizados; si se elige No, no se guardarán los cambiosrealizados en el documento o documentos en los que se trabajóen la sesión; si se seleccionar Cancelar, no se cerrará Word y sepodrá continuar trabajando con los documentos que estuvieranabiertos.


Ideas principalesEn este capítulo hemos aprendido a:

� Instalar Microsoft Word 2000 para Windows 95/98/NT/2000.

� Iniciar la aplicación.

� Conocer los diferentes componentes de la ventana de Word ytrabajar con varias ventanas.

� Utilizar el teclado.

� Obtener ayuda y configurar el Ayudante de Office 2000.

� Salir del programa.


C A P Í T U L O 2

Creación de un documento

T ras iniciar el programa, aparece laventana de Word con el punto deinserción, ya preparado todo para que

podamos empezar a escribir un documento ytrabajar con él.

En el presente capítulo, vamos a ver de quéforma se introduce texto, y también cómopodemos desplazar el punto de inserción porel documento.

También veremos la forma de seleccionar blo-ques de texto. Esta operación es sumamenteimportante para realizar una gran cantidadde operaciones que sólo deben afectar a unaparte del documento. Entre estas operaciones,una de las más utilizadas es la copia y movi-miento de bloques de texto de un lugar a otrodel documento, o a otro documento.

Aunque se verán con más detalle en un capí-tulo posterior, las operaciones de Guardar yAbrir archivos se presentan aquí, con el objetode que el usuario sepa guardar y recuperar sustrabajos ya desde la primera sesión con Word


Inserción de textoTras arrancar Word, aparece en la pantalla la ventana de undocumento en blanco. En ella, aparte de los elementos pro-pios de Word, aparece el punto de inserción y la marca definal del documento (sólo aparece si se visualiza el documentoen modo Ver – Normal y Vista Esquema). El punto de inser-ción es una pequeña barra vertical parpadeante que indica ellugar del documento en el que se van a insertar los caracteresque se tecleen; la marca de final del documento señala el finaldel mismo.

En cuanto al puntero del ratón, en el área de texto tiene la formade una I mayúscula, mientras que en el área de las barras toma elaspecto de una flecha blanca que apunta hacia arriba y hacia laizquierda. En el área de selección, tiene la misma forma que en elárea de las barras, pero se inclina hacia la derecha en vez de haciala izquierda. El puntero del ratón también tendrá aspectos dife-rentes según las operaciones que se vayan efectuando (por ejem-plo, al insertar un cuadro de texto toma la forma de un signo desuma: +, etc.).

El texto se teclea normalmente, como en una máquina de escri-bir. Cuando se alcanza el margen derecho, la palabra que ya nocabe pasa automáticamente al renglón siguiente sin dividirse, ano ser que esté activa la división de palabras (se verá en un capí-tulo posterior). Por tanto, no se debe pulsar <Enter> al final delas líneas, sino sólo al final de los párrafos o para dejar líneas enblanco.

Cuando se ha insertado texto y éste llena una página, el textosiguiente salta, también de forma automática, a la siguiente pági-na. Este salto se visualiza en pantalla como un cambio real depágina si está seleccionado Ver-Diseño de Impresión. Si no, se veen pantalla una línea punteada de color gris en cuyo centro apa-rece el mensaje —Salto de Página—, o simplemente sevisualiza en la barra de estado que el punto de inserciónse encuentra en la página 2.


� Si se desea que no se dividan expresiones en las que hay guio-nes manuales (por ejemplo, fechas: 15-07-95), se deben inser-tar guiones de no separación, pulsando la combinación deteclas <CTRL> + <MAYÚS> + <->.

� Si se quiere conservar siempre unidas dos o más palabras (elnombre de un rey, por ejemplo: Felipe II), se deben insertarespacios de no separación, pulsando la combinación <CTRL>+ <MAYÚS> + <barra espaciadora>.

� No confundir la letra “l” minúscula con el número “1”, ni laletra “O” con el número “0”.

� El salto manual de página se emplea cuando se desea escribiren la página siguiente y no se ha completado la actual. Paraello, se sitúa el punto de inserción en el lugar donde se quie-re que termine la página actual, y se pulsa <CTRL> +<Enter>, o bien se selecciona el menú Insertar-Salto-Saltode Página.

� Varias líneas cortas consecutivas pueden ser tratadas como unúnico párrafo si en vez de pulsar <Enter> se pulsa <MAYÚS>+ <Enter> al final de cada línea. Se respetarán así todas lascaracterísticas de párrafo de la primera línea: paradas de tabu-lador, sangrías, interlineado, etc.

� Si se desea que la primera línea de un párrafo se introduzcahacia la derecha, no utilizar la barra espaciadora, sino la tecla<TAB> (situada encima de la tecla Bloq Mayús).


Desplazamientopor el documento

Una vez escrito el documento, es necesario desplazarse por él conmucha frecuencia, por ejemplo para revisar el texto, consultartemas anteriores, cortar, copiar y pegar partes del mismo, o reali-zar cualquier modificación.

Hay dos tipos de movimiento: el que afecta únicamente a lavisualización del documento (sin mover, por tanto, el punto deinserción), y el que afecta a la posición del punto de inserción ala vez que a la visualización. Si se hace con las barras de desplaza-miento, el movimiento sólo afecta a la visualización; sise emplea cualquier otro procedimiento de desplaza-miento, afecta a ambos.


� Barras de desplazamiento. Se utilizan las barras de desplaza-miento horizontal y vertical. Si estas barras no se visualizan enpantalla, se puede activar su presentación mediante el menúHerramientas – Opciones – Ver. En este cuadro de diálogo seactivan las casillas de Barra Vertical y Barra Horizontal, y sepulsa Aceptar. El funcionamiento de las barras de desplaza-miento es igual que en cualquier ventana de Windows.

� Con el teclado. Las flechas de movimiento del punto deinserción permiten desplazar el mismo un carácter a laizquierda, uno a la derecha, una línea arriba o una línea abajo.

� La tecla Inicio. Sitúa el punto de inserción en la primeraposición de la línea actual, mientras que la tecla Fin lo sitúa alfinal de la línea actual.

� Las teclas AvPág y RePág. Llevan el punto de inserción a lamisma posición en la siguiente pantalla de líneas y en la ante-rior pantalla de líneas, respectivamente. Si se desea avanzar alprincipio de la página siguiente, pulsar <CTRL> + <AvPág>,y para retroceder al principio de la página anterior, pulsar<CTRL> + <RePág>.

Salta a la primera posición de la página anterior.

Salta a la primera posición de la página siguiente.

Estos controles están situados en la parte inferior de la barra dedesplazamiento vertical, y se pulsan con el ratón.

La combinación de teclas <CTRL> + <Inicio> sitúa el punto deinserción al principio del documento, y <CTRL> + <Fin> lositúa al final del mismo.

Una forma peculiar de desplazar el punto de inserciónconsiste en utilizar la función VOLVER ATRÁS


(<MAYÚS> + <F5>). Esta función devuelve el punto de inser-ción a la posición que ocupaba cuando se hizo la última modifi-cación en el texto. Esta combinación de teclas permite retrocederhasta tres veces. La cuarta vez que se pulse, el punto de inserciónvolverá a su posición actual.

También puede accederse en un solo salto a una posición deter-minada, por ejemplo a una página específica, mediante la fun-ción IR A (<F5> o Edición – Ir a). En el cuadro de diálogo Ir ase elige primero el tipo de destino (página, sección, marcador,etc.), y a continuación en el cuadro de texto Nº de... se escribe elnúmero de elementos que se quiere que salte el punto de inser-ción. Pulsar el botón Siguiente, Anterior o Ir a, según donde sequiera desplazar el punto de inserción.

Se puede también desplazar el punto de inserción mediante elbotón Seleccionar Objeto de Búsqueda. Al pulsar este botón,salen doce botones, cada uno de los cuales establece un objetoque se puede buscar. Dentro de este botón, tenemos también laopción Ir a. Esta opción se tratará más adelante.

Si se ha desplazado la visualización mediante las barras de despla-zamiento y se desea colocar el punto de inserción en el lugar quese está visualizando, basta con hacer clic con el ratón enla posición deseada y el punto de inserción se colocaráen ella.


Seleccionar el textoEn muchas ocasiones, cuando ya se tiene un texto escrito sedesea hacer determinados cambios en él, como modificar el tipoo tamaño de letra, cortar, copiar, etc. En tales casos es necesarioseleccionar primero el texto que se va a manipular.

Se puede seleccionar texto tanto con el ratón como con el te-clado.

� Seleccionar texto con el ratón. Se puede utilizar el ratónsolo o combinado con las teclas <CTRL>, <ALT> o<MAYÚS>. Para seleccionar:

� Palabras. Hacer doble clic en la palabra.

� Párrafos. Hacer triple clic en cualquier lugar del párrafo.

� Frases. Pulsar la tecla <CTRL> y, sin soltarla, hacer clicen cualquier punto de la frase. Finalmente, soltar la tecla<CTRL>.

Si se quiere seleccionar un texto de longitud variable, basta conhacer clic en la primera posición del texto, pulsar <MAYÚS> ysin soltar, hacer clic en la última posición del texto que se quieremarcar.

También se puede seleccionar cualquier cantidad de textohaciendo clic en la primera posición del mismo y sin soltar elbotón izquierdo del ratón arrastrar hasta la última posición.

Word ofrece otra posibilidad de selección de texto con ratón: uti-lizar la barra de selección. Esta barra es un área en blanco que seencuentra en la parte izquierda de la ventana de documento. Esuna barra invisible, pero se sabe que es el área de selección si alponer el puntero del ratón en ella aquél toma la formade una flecha inclinada que apunta hacia arriba y haciala derecha.


Utilizando la barra de selección, se puede:

— Seleccionar una línea completa, situando el puntero delratón en la barra de selección, a la altura de la línea, yhaciendo doble clic.

— Seleccionar un párrafo, situando el puntero del ratón en labarra de selección, a la altura del párrafo y haciendo dobleclic.

— Seleccionar el documento completo, situando el punterodel ratón en la barra de selección en cualquier punto deldocumento y haciendo triple clic. Esta acción equivale almenú Edición-Seleccionar todo.

— Seleccionar varias líneas o párrafos, situando el punterodel ratón a la altura de la primera línea que se quiera selec-cionar, y pinchar y arrastrar dentro del área de selecciónhasta la última línea.

� Con el teclado.

Situar el punto de inserción al principio del texto que se va aseleccionar; a continuación pulsar <MAYÚS> y, sin soltar, utili-zar las teclas de movimiento del punto de inserción para exten-der la selección. Al final, soltar <MAYÚS>.

Hay una forma de evitar tener pulsada la tecla <MAYÚS>,que consiste en emplear la función EXTENDER SELEC-CIÓN (<F8>). Si se coloca el punto de inserción al principiodel texto que se va a seleccionar y se pulsa F8 (o se hace dobleclic en el indicador EXT de la barra de estado), cuando a con-tinuación se empleen las teclas de movimiento el texto se iráresaltando. Durante esta operación en la barra de estado apa-rece el indicador EXT, que informa de que está activado elmodo EXTENDER SELECCIÓN. Cuando Wordopera en este modo, también se puede pulsar cual-


quier carácter, ya que entonces la selección se extenderá hastael primer carácter que coincida con el pulsado (esto tambiénvale para los finales de párrafo: si se pulsa la tecla <Enter> laselección se extenderá hasta el siguiente final de párrafo). Paradesactivar el modo EXT, pulsar <ESC> o hacer doble clic enel indicador EXT de la barra de estado (esto no cancela laselección).

Si se desea cancelar una selección realizada con cualquier métodode los vistos, hacer doble clic en cualquier lugar del área de texto,o bien utilizar cualquier tecla de movimiento del punto de inser-ción (sólo si está desactivado el modo EXT).

Copiar y mover el texto

A continuación se va a tratar una de las operaciones más fre-cuentes dentro de los procesadores de texto, que es cambiar elorden del texto (mover) o duplicar el texto (copiar). Se puedecopiar y mover texto (o cualquier otro elemento, incluidos losgráficos) utilizando el teclado o el ratón. Esta operación sepuede realizar dentro del mismo documento o entre docu-mentos distintos, para pasar información de unos a otros.

Mover y copiar son dos operaciones muy semejantes:

� Seleccionar el elemento que se va a copiar o mover.

� Para copiar, seguir cualquiera de los pasos siguientes:

a. Seleccionar Edición-Copiar, o hacer clic en el iconoCopiar de la barra de herramientas (o bien pulsar lacombinación <CTRL> + <C>). Estas opciones copian laselección en el Portapapeles de Windows.


b. Pulsar <CTRL> y sin soltar, pinchar y arrastrar la selec-ción hasta su destino. Al arrastrar la selección, se veráuna barra vertical de color gris, parecida al punto deinserción, que indica el lugar donde se insertará lacopia de la selección al soltar el botón izquierdo delratón. Por último, soltar la tecla <CTRL>. (es muyimportante soltar primero el botón del ratón y despuésla tecla <CTRL> si no se realiza en este orden, semoverá el texto en vez de copiarse). Esta operación noemplea el Portapapeles, y en ninguno de los dos casosdesaparece de pantalla.

Para mover, seguir cualquiera de las opciones siguientes.

a. Seleccionar Edición-Cortar, o bien pulsar el iconoCortar de la barra de herramientas (o bien pulsar<CTRL> + <X>). Al igual que en el caso anterior,cualquiera de estas t res opciones emplea e lPortapapeles, pero en este caso la selección desapa-rece de pantalla.

b. Pinchar y arrastrar la selección hasta su destino. Al igualque en la opción b- de copiar, esta operación no empleael Portapapeles, y el texto desaparece de su lugar origi-nal para situarse en el destino.

c. Si al copiar o cortar se han empleado las opciones a-, acontinuación hay que seleccionar Edición-Pegar o hacerclic en el botón Pegar de la barra de herramientas (obien pulsar <CTRL> + <V>). Si se ha empleado una delas opciones b-, no es necesario Pegar, ya que con elratón ambas operaciones son directas.

Nota: cualquiera de estas operaciones permite copiar o moverinformación entre documentos diferentes.


Guardar el documentoSalvar, grabar, archivar o guardar un documento consiste en crearuna copia del mismo en disco duro, disquete o cualquier otrosoporte, para que no se pierda al apagar el ordenador y poderrecuperarlo y seguir trabajando con él en sesiones posteriores.

Para guardar un documento:

1. Seleccionar el menú Archivo y elegir Guardar o Guardarcomo, o bien hacer clic en el icono Guardar de la barrade herramientas.

2. En el cuadro de diálogo Guardar Como, seleccionar elsubdirectorio o la unidad de disco en que se va a efec-tuar la grabación (generalmente disquetera A, la carpetade mis documentos o el escritorio).

3. Word 2000 tiene un interfaz agradable que permiteacceder a los directorios más comunes directamente. Enla barra de la izquierda se pueden seleccionarcon un simple clic las carpetas de Historial, Mis


documentos, Escritorio, Favoritos y las Carpetas Web.Otra manera de seleccionar el directorio en el que se vaa archivar el documento es en el menú desplegablesituado en Guardar en. Para acceder a una carpeta osubdirectorio, hacer doble clic en ella.

4. En el cuadro de texto Nombre de Archivo, escribir elnombre del documento; si no se le pone extensión,Word le asignará por defecto la extensión DOC. Losnombres de documentos deben cumplir las normas delsistema operativo Windows 95/98/NT.

5. Pulsar Guardar o <Enter>

Abrir un archivoUn documento que ha sido grabado puede ser recuperado enpantalla para seguir trabajando con él o hacerle cualquier modifi-cación. A esta operación se la denomina abrir o recuperar eldocumento. Para ello se procede así:

1. Seleccionar Archivo – Abrir o pulsar el botón Abrir de labarra de herramientas estándar. Se presentará en pan-talla el cuadro de diálogo Abrir, que es muy parecido alde Guardar Como (tener cuidado para no confundirlos).

2. Seleccionar la unidad de disco y el directorio en el quese encuentra el documento que se quiere recuperar, dela misma forma que se vio en Guardar.

3. En el cuadro Nombre de Archivo, escribir el nombre delarchivo que se desea recuperar. En vez de escribirlo, tam-bién se puede seleccionar el nombre de archivo del cua-dro de lista que hay debajo. Se pueden seleccionar variosdocumentos para abrirlos a la vez, pulsando la tecla<MAYÚS> sin soltar y seleccionando los documentosconsecutivos de la lista. Si los documentos están saltea-dos en la lista, pulsar <CTRL> sin soltar e ir haciendo clicen cada documento que se desee recuperar. Cada docu-mento se recuperará en una ventana diferente.

4. Pulsar Abrir o <Enter>


Si no se desea trabajar más con el documento basta con cerrarlohaciendo clic en la cruz situada en la esquina superior derecha dela ventana activa o seleccionar Archivo – Salir.

Nota: Al lado del botón Abrir aparece una flecha. Si se pincha enella se abren diferentes opciones: Abrir, Abrir como de solo lectu-ra, Abrir copia y Abrir en el Explorador.

Guardar un documentopreviamente guardadoCuando se guarda un documento en disco, se almacena unacopia del mismo de forma que podamos recuperarla en sesionesposteriores de trabajo. Además, es interesante grabar cada pocotiempo el documento en el que se está trabajando, para evitarque, por una caída de tensión o cualquier otro problemaque afecte al suministro eléctrico del ordenador, se pier-da el trabajo realizado.


Si el documento ya ha sido grabado previamente, ya tiene nom-bre asignado. En esta situación, si se han realizado cambios en elmismo que se desean grabar, basta pulsar el botón Guardar de labarra de herramientas Estándar, o bien seleccionar Archivo –Guardar. El documento se guardará inmediatamente sin mos-trarse ningún mensaje en pantalla.

Ahora bien, si se ha utilizado el documento actual como basepara crear otro documento, y no se desea perder la versión origi-nal del mismo, en vez de pulsar Guardar, se debe ir a Archivo –Guardar como y darle un nombre distinto al documento modifi-cado. De esta forma, al final tendremos dos documentos: el quesirvió de base y el modificado.

AutoguardarComo se ha comentado anteriormente, si un documento no seguarda en un soporte (disco duro, disquete, etc.), no se podrátrabajar con él en posteriores sesiones de trabajo. Si durante unasesión de trabajo, hay una caída de tensión y/o se desconectaaccidentalmente el ordenador, Word guardará una copia deldocumento que había en pantalla en el momento de la descone-xión. Esta función se llama Autoguardar, y está activada para rea-lizar copias de seguridad de los documentos abiertos, cada 10minutos. Si se desea activar o desactivar el autoguardado, omodificar el intervalo de grabación de seguridad, seguir los pasossiguientes:

1. Seleccionar Herramientas – Opciones – Guardar2. Para que esté activo Autoguardar, marcar la casilla

Guardar info. de Autorrecuperación cada, y en la casillasiguiente especificar el intervalo en minutos que transcu-rrirá entre cada grabación de seguridad.Si se desea desactivar el autoguardado, desmarcar lacasilla mencionada.

3. Pulsar Aceptar o <Enter>


Conviene insistir en el hecho de que estas copias de seguridadsólo valen en caso de desconexión del ordenador. Dicho de otraforma, si se guarda el documento o se cierra el documento o laaplicación sin guardar los cambios, la copia de seguridad seborra, y no será posible recuperar posteriormente el documentoy/o los cambios no guardados. La mejor protección para evitarpérdidas indeseadas, es guardar cada poco rato el documentomediante las opciones vistas Guardar o Guardar como.



� Escribir texto.

� Introducir saltos manuales de página.

� Introducir espacios y guiones manuales.

� Movernos por todo el documento empleando tanto el ratóncomo el teclado.

� Seleccionar bloques de texto para su posterior modificación.

� Copiar y mover bloques de texto.

� Guardar el documento escrito en un archivo de disco.

� Cerrar un documento.

� Recuperar un archivo guardado en disco.

� Volver a guardar un documento previamente guardado.

� Configurar la opción de Autoguardar.


C A P Í T U L O 3

Correcciones del documento

E s muy frecuente que, al mecanogra-fiar un documento, cometamos errores.A veces escribimos caracteres indebidos,

otras veces nos saltamos palabras o inclusolíneas completas, e incluso puede ser que trasescribir deseemos eliminar una parte del textoque ya no interesa. Vamos a aprender a reali-zar todas estas operaciones en este capítulo.

Por otra parte, hay muchos errores que sondifíciles de detectar por las limitaciones queimpone la percepción humana a la hora decorregir un documento. Para resolver este pro-blema Word dispone de potentes correctoresortográficos y gramaticales. Además, hay otrasherramientas, como la Autocorrección, quecorrigen automáticamente muchos de loserrores de mecanografiado.

Otra herramienta de edición, que es un com-plemento en la redacción de escritos, es elDiccionario de Sinónimos. Este diccionarionos evitará tener que repetir una palabra conmucha frecuencia, ya que permite sustituir lamisma por otra palabra que posea el mismosignificado.


Borrar el textoSe puede eliminar desde un solo carácter hasta el documentocompleto, y según la cantidad de texto que se desee eliminar seempleará un sistema u otro de los propuestos a continuación:

<RETROCESO>: Borrar un carácter a la izquierda del punto deinserción, y de ahí hacia la izquierda, retrocediendo el punto deinserción una posición cada vez.

<CTRL> + <RETROCESO>: Borrar una palabra a la izquierdadel punto de inserción, o la parte de la palabra situada a laizquierda del punto de inserción (incluyendo el espacio en blan-co).

<SUPRIMIR>: Borrar un carácter a la derecha del punto deinserción, y de ahí hacia la derecha. El punto de inserción no semueve.

<CTRL> + <SUPR>: Borra desde la posición del punto de inser-ción hasta el final de la palabra.

Al borrar texto, el texto que se encuentre a la derecha del borra-do se desplaza hacia la izquierda.

Si se desea borrar una cantidad variable de texto:

1. Seleccionar el texto que se desea borrar.2. Pulsar Suprimir o Retroceso, o bien Edición-Cortar (si

después no se pega lo cortado, es equivalente a borrar).Esto permite borrar todo el documento o trozos muygrandes de él.

Recuperar el texto borradoSi se ha eliminado por error una parte del texto, o se haejecutado alguna operación incorrecta, se puede anular


su efecto sobre el texto mediante el comando Edición-Deshacer,o bien pulsando el icono Deshacer de la barra de herramientas opulsando <CTRL> + <Z>. Esta opción permite deshacer hastalas 100 últimas operaciones que se hayan realizado. Hay algunasoperaciones que no se pueden deshacer, en cuyo caso el menúEdición mostrará la opción Imposible Deshacer, en color gris.

Si se deshace por error algo que no se deseaba modificar, sepuede emplear el botón Rehacer de la barra de herramientas, queinvierte la operación de deshacer.

En el caso de ambos botones (Deshacer y Rehacer), cada unotiene a la derecha un botón de flecha, que al ser pulsado desplie-ga una lista con las últimas operaciones que se pueden deshacer orehacer, en su caso. Hay que tener en cuenta que las operacionesse deshacen en orden anticronológico, o sea, de la más reciente ala más antigua. Por tanto, para deshacer una operación realizadahace un cierto tiempo, hay que deshacer también las operacionesque se efectuaron después de la misma.

Nota: los espacios en blanco, las pulsaciones de la tecla <TAB> ylos finales de párrafo (pulsaciones de la tecla <Enter> en el docu-mento) también se pueden borrar. Si no se visualizan, se puedepulsar el botón Mostrar u ocultar ¶. Al pulsar este botón sevisualizan los caracteres de final de párrafo (¶), las pulsacionesde la tecla <TAB> (➜), los espacios en blanco (•), etc.

Insertar y sobreescribirEn ocasiones, al corregir un documento es necesario añadir pala-bras o caracteres dentro del texto ya escrito. Para poder hacerlo,Word debe encontrarse en el modo Inserción, que es el modopor defecto. En esta caso, sólo es necesario situar el punto deinserción en el lugar donde se desea añadir texto, y escribirlo. Eltexto que se encuentra a la derecha se va corriendo haciala derecha para dejar espacio a los caracteres que se estántecleando.


Si se hace doble clic en la casilla SOB de la barra de estado, elmodo pasará a ser el de Sobreescritura, y en la barra de estado severá el indicador SOB en negrita (si se está en modo Inserción, elindicador está en gris). En este modo, al introducir texto el quese encuentra a la derecha se va borrando a medida que se escribe.Para volver al modo Inserción, hacer doble clic en la casilla SOBde la barra de estado.

Nota: Igual que se pueden eliminar finales de párrafo, saltosmanuales de página y otros efectos aplicados sobre un documen-to, se pueden aplicar también sobre un texto ya escrito. Porejemplo, si se desea dividir un párrafo en dos, sólo hay que situarel punto de inserción donde se desee cortar el párrafo y pulsar latecla <Enter>. Esto es válido para muchas de las operaciones quese explican en el presente manual.

Cambiarmayúsculas - minúsculasEn ocasiones se tiene un texto ya escrito y se desea poner elmismo en letras mayúsculas o minúsculas. Para hacerlo:

1. Seleccionar el texto que se va a modificar.2. Dar uno de los pasos siguientes:

a) Pulsar <MAYÚS> + <F3>. esta combinación deteclas, si el texto está en minúsculas, por ejemplo, seconvierte en tipo Título, es decir, la primera letra decada palabra en mayúsculas y el resto en minúscu-las; si sobre este texto convertido se vuelve a pulsar<MAYÚS> + <F3>, el texto se convierte todo amayúsculas. Si se vuelve a pulsar la combinación deteclas, el texto volverá a su estado inicial.

b) Seleccionar Formato – Cambiar mayúsculas y minús-culas. Esta opción despliega el cuadro de diálogoCambiar mayúsculas y Minúsculas, en elque hay 5 opciones de conversión:


- Tipo oración.- Esta opción convierte la primeraletra después de un punto (seguido o aparte) enmayúsculas.

- minúsculas.- Convierte todo el texto selecciona-do en minúsculas.

- MAYÚSCULAS.- Convierte todo el texto seleccio-nado en mayúsculas.

- Tipo Título.- Convierte la primera letra de cadapalabra en mayúsculas, y el resto en minúsculas.

- tIPO INVERSO.- Convierte las letras mayúsculasdel texto en minúsculas, y las minúsculas enmayúsculas.


Ortografía y gramáticaWord puede revisar posibles errores ortográficos y/o gramatica-les. La revisión de estos posibles errores es, por defecto, automá-tica, y se produce mientras se va tecleando el texto del documen-to. Realmente, lo que hace Word es ir buscando cada palabra oexpresión en sus diccionarios internos y marcarla si no apareceen los mismos. Además de detectar palabras que no exis-ten en sus diccionarios, Word también es capaz de


detectar palabras duplicadas, o con uso irregular de mayúsculas,o incluso palabras con números, ofreciendo diferentes posibilida-des de corrección según el caso. La revisión gramatical tambiénsigue la misma pauta, sólo que es capaz de comparar inclusoestructuras de oración. Los posibles errores ortográficos quedansubrayados por una línea quebrada de color rojo, y los posibleserrores gramaticales, por una línea quebrada de color verde(obviamente, estas líneas no salen al imprimir el documento).Además, al estar activada la corrección automática, en la barra deestado se ve el indicador de Estado de ortografía y gramática, quees como un libro abierto. Si en dicho libro se ve un aspa roja,quiere decir que aún quedan errores sin revisar en el documento.Si en el libro se ve una marca de verificación roja, significa queya no quedan errores sin revisar en el documento.

Para revisar un error ortográfico marcado por Word, sólo hayque hacer clic en él con el botón secundario del ratón. Saldrá unmenú contextual con las principales opciones de corrección. Lasprimeras opciones del menú, que aparecen en negrita, son suge-rencias de Word para sustituir la palabra marcada (si no haysugerencias, Word también lo indicará). Para reemplazar la pala-bra por una de las sugerencias, sólo hay que seleccionar la pala-bra deseada y Word reemplazará automáticamente la palabramarcada por la seleccionada. Por el contrario, si la palabra escorrecta y no se desea reemplazarla, seleccionar del menú laopción Omitir todas, que ignorará la palabra cuantas veces apa-rezca en el documento (pero, si se revisa otro documento, lapalabra la volverá a marcar como posible error). Si la palabra esde uso muy frecuente, se puede añadir al diccionario personaliza-do de Word mediante la opción Agregar (se tratará este temamás adelante en el presente capítulo). De esta forma, Word con-siderará que la palabra es correcta en cualquier documento en elque aparezca escrita.


Si la palabra escrita es incorrecta, y es un error que se comete amenudo, se puede indicar a Word que la reemplace automática-mente al escribirla mediante la opción Autocorrección:

1. En la palabra errónea, hacer clic con el botón secunda-rio

2. En el menú contextual, seleccionar Autocorrección3. En el cuadro de diálogo de Autocorrección, escribir una

corrección y pulsar Aceptar o <Enter>

La próxima vez que se cometa el mismo error, Word lo corregiráautomáticamente. La Autocorrección se desarrollará más adelan-te en este capítulo.

Si se desea acceder al cuadro de diálogo Ortografía y gramática,se puede seleccionar la opción Ortografía del menú contextual.Este cuadro de diálogo se explicará más adelante en este mismocapítulo.

Una forma de pasar rápidamente de un error marcado al siguien-te es hacer doble clic en el icono de Estado de ortografía y gra-mática. Esta operación seleccionará automáticamente elsiguiente error marcado y desplegará el menú contextualreferido a la palabra marcada como errónea.


La edición de un documento se hace más lenta cuando se tienenactivadas las revisiones ortográfica y gramatical automáticas. Si elordenador no tiene demasiada memoria RAM, puede ser másconveniente desactivar la revisión automática y corregir todo eldocumento al final. Para desactivar la revisión automática:

1. Seleccionar Herramientas – Opciones – Ortografía ygramática

2. Desactivar las casillas de verificación Revisar ortografíamientras escribe y Revisar gramática mientras escribe



El indicador de Estado de ortografía y gramática desaparecerá dela barra de estado. Si se desea revisar el documento, cuando seconsidere oportuno se puede activar Herramientas – Opciones –Ortografía y gramática y realizar así la corrección del mismo,según se verá a continuación.

Verificar la ortografíaPara comenzar la revisión de un documento, se seleccionaHerramientas – Ortografía y gramática, o se pulsa el iconoOrtografía y gramática de la barra de herramientas, o bien sepulsa <F7>.

La verificación ortográfica y gramatical comienza en el lugardonde se encuentra el punto de inserción. En la barra de estadoWord presenta el mensaje <<Word está revisando la ortografíadel documento y la gramática del documento>>

Si Word finaliza la revisión sin encontrar ninguna palabra desco-nocida, muestra un cuadro de diálogo informativo en el queindica que la revisión ha terminado; para cerrarlo y continuar eltrabajo, pulsar Aceptar o <Enter>. Pero si Word encuentra unapalabra que no está en ninguno de los diccionarios activos,muestra en pantalla el cuadro de diálogo Ortografía, en el que sepuede ejecutar cualquier operación de corrección:

� Si la palabra es incorrecta:

a) Seleccionar la palabra correcta del cuadro de listaSugerencias y Pulsar el botón Cambiar o Cambiartodas.

b) Escribir correctamente la palabra en el cuadro detexto «No se encontró» y pulsar Cambiar o Cambiartodas.La diferencia entre Cambiar y Cambiar todas es que,mientras en el primer caso sólo cambia la pala-bra actual, en el segundo caso cambia todas sise ha cometido varias veces el mismo error.


� Si la palabra es correcta:

a) Dejar la palabra como está, pulsando Omitir (la pasasólo esta vez, pero la próxima vez que aparezca volveráa detenerse en ella), u Omitir Todo, que la pasa todaslas veces que la encuentre en la presente revisión deldocumento, o bien,

b) Agregar la palabra a un diccionario personalizado, quepor defecto es PERSONAL.DIC. Para añadir la palabrapulsar Agregar.

Cuando se ejecuta cualquiera de las cuatro operaciones anterio-res, Word prosigue la verificación ortográfica y salta automática-mente a la siguiente palabra que no aparezca en los diccionarios,repitiéndose el proceso.

Si la comprobación no se inició al principio del documento,cuando Word llegue al final del mismo continuará la revisióndesde el comienzo del documento.

Si alguna palabra en el proceso de revisión es cambiada o ignora-da incorrectamente, pulsando Deshacer repetidamente se puedenanular tantos cambios como sea necesario.


Verificar la ortografía de un trozode texto seleccionadoPara revisar la ortografía de un trozo de texto del documento:

1. Seleccionar el texto2. Pulsar el botón Ortografía y gramát ica, elegir

Herramientas – Ortografía y gramática o pulsar la tecla<F7>.

Cuando termine de verificar la selección, Word preguntará si sedesea revisar el resto del documento. Si se elige Sí, Word prose-guirá la revisión desde el principio del documento. Si se eligeNo, finalizará la revisión.

Cambio de idiomaSi en el documento que se va a corregir hay palabras escritas enotro idioma, es posible corregirlas, siempre y cuando se dispongadel diccionario del idioma correspondiente. En tales casos, lo máscómodo es, cuando haya una palabra o expresión en otro idioma:

1. Seleccionar la/s palabra/s2. Escoger Definir Idioma dentro del menú Herramientas –

Idioma, y seleccionar el idioma correspondiente dentrode la lista


Cuando Word revise estas palabras, cambiará automáticamenteal diccionario del idioma adecuado. Si el diccionario no está pre-sente, Word indicará que no se puede abrir el diccionario deidioma que se requiere.

Hay una manera todavía más fácil. Al seleccionar lapalabra se puede definir el idioma directamente en elmenú contextual.


1. Botón derecho del ratón2. Seleccionar Idioma

Word 2000 incluye los diccionarios de Inglés, Francés y Españolpor defecto. También existe la posibilidad de adquirir otrosmódulos de idiomas en el mercado.

Opciones de verificación

En el cuadro de diálogo Ortografía existe un botón de Opciones.Al pulsarlo se despliega en pantalla el cuadro de diálogoOpciones con la categoría Ortografía y gramática seleccionada(también se puede acceder a este cuadro de diálogo medianteHerramientas-Opciones-Ortografía y gramática). En él se pue-den modificar algunos aspectos que afectan a la corrección deldocumento, como por ejemplo si se van a corregir pala-bras con números o palabras en mayúsculas, etc.


En la categoría de ortografía encontramos:

� Revisar ortografía mientras escribe: al marcar esta casilla seactiva la revisión ortográfica del documento mientras se edita.

� Ocultar errores de ortografía en este documento: si se activaesta casilla, no se visualizan en pantalla los subrayados rojosde los posibles errores de ortografía. De todas formas, aunquelos errores se visualicen en pantalla, no se imprimen.

� Sugerir siempre: si esta casilla está marcada, Word buscarásugerencias para las palabras no encontradas en eldocumento.

� Sólo del diccionario principal: no activar esta casilla


si se desea que Word sugiera términos no sólo del diccionarioprincipal, sino también de los diccionarios suplementariosabiertos. Conviene tener en cuenta que cuantos más dicciona-rios se encuentren abiertos, más lenta es la revisión ortográfica,dado que Word tendrá que buscar cada palabra no encontradadel documento en todos ellos para mostrar las sugerencias.

� Omitir palabras en MAYÚSCULAS: si se activa esta opción,Word no corregirá las palabras en mayúsculas.

� Omitir palabras con números: si se marca esta casilla, Wordno corregirá las palabras que contengan números.

� Omitir archivos y direcciones de Internet: si esta casilla seactiva, Word no corregirá las rutas de acceso, nombres dearchivos ni direcciones de Internet.

� Diccionario personalizado: en este cuadro desplegable aparecela lista de los diccionarios personalizados abiertos. Estos diccio-narios son los que emplea Word para corregir el documento,junto con el diccionario principal. Cuando una palabra no apa-rece en los diccionarios y Word la marca como posible error, sise pulsa Agregar, la palabra en cuestión se agregará al diccionariopersonalizado que aparezca en el cuadro Diccionario personali-zado. Por defecto, el diccionario personalizado es PERSO-NAL.DIC, aunque se pueden crear todos los diccionarios perso-nalizados que se desee, según se verá más adelante.

En la categoría de gramática encontramos:

� Revisar gramática mientras escribe: si esta opción está activa,Word revisará la gramática del documento mientras se editaéste.

� Ocultar errores de gramática en este documento: al igualque en la opción correspondiente de ortografía, si se marcaesta casilla Word no mostrará en la pantalla el subra-yado verde que denota los posibles errores gramatica-les del documento.


� Revisar gramática con ortografía: si se marca esta casilla,cuando se vaya a revisar la ortografía del documento tambiénse revisará la gramática del mismo. Esta opción no afectacuando la revisión ortográfica transcurre en segundo plano, esdecir, cuando la revisión es automática, sino sólo cuando sevaya expresamente a revisar la ortografía medianteHerramientas – Ortografía o bien mediante la pulsación de<F7> o del botón Ortografía y gramática.

� Estadísticas de legibilidad: desmarcar esta casilla si no se deseaque Word muestre el cuadro de diálogo Estadísticas de legibili-dad después de pasar el corrector gramatical. Este cuadro dediálogo proporciona información sobre la estructura de las ora-ciones del documento y la facilidad de lectura del mismo (ora-ciones simples, complejas, frases largas, dificultad del vocabula-rio, etc.).


— A la derecha de las opciones mencionadas se encuentra lacategoría Estilo de escritura en el cual se pueden seleccionaren una lista desplegable diferentes valores (verificación rápi-da, verificación exhaustiva, Técnico, etc.). Sirve para definirel nivel de exactitud en la corrección que necesitamos,dependiendo del tipo de texto que se está redactando.

— Botón Valores: Sirve para defitir con precisión las opcionesde la verificación gramática rápida (incluir palabras enCatalán, Gallego o Vasco, unos incorrectos de Adverbios yAdjetivos, etc.). Esta opción puede ser muy útil a la hora dedefinir qué es lo que queremos corregir o no seleccionandolas opciones que nos interesan.

— Botón Volver a revisar documento: Permite volver a revisar laortografía y gramática del documento sin tener en cuenta laspalabras u oraciones que el usuario decidió saltar.


Diccionarios del usuarioYa se ha mencionado que es posible crear y utilizar varios diccio-narios personalizados que contengan las palabras que el usuariodesee agregar. Para crear un diccionario, seguir el procedimiento:

1. Seleccionar Herramientas – Opciones – Ortografía ygramática, o bien pulsar el botón Opciones del cuadrode diálogo Ortografía y gramática.

2. En la sección Diccionarios Personalizados, elegir elbotón Diccionarios, y en el cuadro de diá logoDiccionarios personalizados, pulsar el botón Nuevo.

3. Se abrirá el cuadro de diálogo Crear diccionario perso-nalizado. En el cuadro de texto Nombre de Archivoescribir el nombre para el diccionario. Éste tendrá laextensión DIC, y se encontrará situado en el directorioC:\Windows\Application Data\Microsoft\HerrCorrjunto con los demás diccionarios. Se puedencrear diccionarios distintos para diferentes gru-


Creación

pos de palabras, por ejemplo se puede tener un diccio-nario con términos médicos y otro con términos lega-les.

4. Pulsar el botón Guardar

5. En el cuadro de diálogo Diccionarios personalizados,pulsar Aceptar o <Enter>

6. En el cuadro de diálogo Opciones, pulsar Aceptar o<Enter>

Se pueden tener abiertos a la vez hasta 10 diccionarios persona-les. Para activar uno o más, acceder a Herramientas – Opciones– Ortografía y gramática – Diccionarios, y en la lista deDiccionarios Personalizados hacer clic en los que se deseen acti-var (si un diccionario está activo, tiene una marca de verificaciónen la casilla situada a la izquierda de su nombre). Para desactivarun diccionario, hacer clic en él (desaparecerá la marca dela casilla situada a su izquierda).


Apertura y cierrede diccionariosde usuario

Cuantos más diccionarios se tenga abiertos, más lenta irá la revi-sión ortográfica, por lo que se recomienda desactivar en cadacaso los diccionarios que no se vayan a utilizar en la revisión deun documento dado.

Si se ha agregado por error una palabra incorrecta, es posible edi-tar el diccionario como un documento normal y corregir laspalabras que contiene. Para hacerlo:

1. Abrir el diccionario como un documento normal.

2. Corregir las palabras que se deseen.

3. Seleccionar Archivo – Guardar como, y en el cuadro delista desplegable Guardar Archivo Como seleccionar elformato Sólo Texto. No modificar el nombre del archivoni su posición en el disco duro.


Hay una manera mucho más fácil y rápida de modificar los dic-cionarios personales en Word 2000. Para conseguirlo:

1. Seleccionar Herramientas – Opciones – Ortografía ygramática, o bien pulsar el botón Opciones del cuadrode diálogo Ortografía y gramática.

2. Pulsar el botón Diccionarios para acceder al menúDiccionarios personalizados.

3. Hacer clic en el botón modificar para abrir el documentoWord con las palabras del diccionario. Ahora puedehacer los cambios que considere necesarios

4. Guarde el documento con la extensión original.


Edición de undiccionario

Si un diccionario se queda obsoleto, o bien se sabe que no esnecesario, se puede eliminar del disco. Para ello:

1. Elegir Herramientas – Opciones – Ortografía y gramática– Diccionarios

2. En el cuadro de diálogo Diccionarios personalizados,seleccionar el diccionario que se desea eliminar

3. Pulsar el botón Quitar

4. En el cuadro de diálogo Diccionarios personalizados,pulsar Aceptar o <Enter>. En el cuadro Opciones –Ortografía y gramática, pulsar Aceptar o <Enter>


Eliminación deun diccionario

SinónimosEn muchas ocasiones al escribir un texto se encuentra la mismapalabra repetida varias veces. Para evitar la repetición, se puederecurrir a otra palabra que signifique lo mismo. Word incorporaun completo diccionario de sinónimos, en el que se pueden con-sultar tanto una palabra seleccionada o una palabra escrita direc-tamente en el cuadro de diálogo Sinónimos.

Para consultar una palabra del texto:

1. Seleccionar la palabra

2. Acceder a Herramientas – idioma – Sinónimos, o pulsar<MAYÚS> + <F7>

En el cuadro de diálogo Word presenta una lista de sinónimospara la palabra seleccionada, basándose en la acepción de dichapalabra que se encuentra marcada en el cuadro de listaSignificados. Si hay varios significados posibles, se puede selec-cionar uno haciendo clic en él.


Si ninguna palabra de las ofrecidas es adecuada, se puede ampliarla búsqueda:

1. Seleccionar una palabra de la lista de sinónimos. Estapalabra aparecerá en el cuadro de texto Reemplazarcon el Sinónimo.

2. Pulsar el botón Buscar.

Word mostrará ahora los sinónimos de dicha palabra. Tambiénes posible escribir directamente la palabra que se quiere consultaren el cuadro de texto Reemplazar con el Sinónimo, y luego pul-sar el botón Buscar.

Si se encuentra la palabra apropiada para reemplazar a la deltexto, seleccionarla de la lista de sinónimos y pulsar Reemplazar.

Para volver a mostrar la palabra anterior y sus sinónimos, pulsarAnterior.

Autocorrección

Word también suministra una potente herramienta de correc-ción: Autocorrección. Esta herramienta, en su uso más comple-to, lo que hace es comprobar las palabras o cadenas de caracteresa medida que se van escribiendo, y, si alguna de ellas puede serreemplazada por otra palabra o expresión ya especificada, lareemplaza automáticamente. Word incorpora una lista muyamplia de expresiones y palabras incorrectas que se reemplazaránpor otras palabras o expresiones. Para visualizar esta lista:

1. Seleccionar Herramientas – Autocorrección –Autocorrección

2. Visualizar la lista completa mediante la barra dedesplazamiento que aparece a la derecha de lalista.


Como se puede ver, en la parte superior de la fichaAutocorrección aparecen opciones adicionales de correcciónautomática, como son Corregir dos mayúsculas seguidas y Poneren mayúscula primera letra después del punto. Estas opcionesestán activas por defecto, pero si se desea desactivarlas, hacer clicen ellas con el ratón y pulsar Aceptar. En general, es aconsejableque estas opciones estén activadas.

Si existen expresiones que no dan problemas al usuario, se pue-den eliminar, seleccionándolas en la lista y pulsando Eliminar.

Si hay expresiones, incluso siglas, que se desea que se reemplacencuando son escritas por otras expresiones:

1. Seleccionar Herramientas-Autocorrección

2. En la lista que aparece debajo de Reemplazar según seescribe:

– En Reemplazar, escribir la palabra o expresión quese reemplazará

– En Con, escribir la palabra o expresión que reempla-zará a la anterior al ser escrita.

3. Pulsar Aceptar

Este método suele ser muy útil cuando se emplean con frecuen-cia determinadas expresiones, como nombres extranjeros com-plejos o expresiones largas. En estos casos es aconsejable crearunas siglas o un código especial para esas palabras o expresionesen el cuadro de diálogo Autocorrección. Por ejemplo, si seemplea con frecuencia un nombre complejo como Heinrich VonHeirtziergendolf, se puede escribir en Reemplazar (cuadro dediálogo Autocorrección, ficha Autocorrección) HVH, y en Con,escribir el nombre completo. De esta forma, cada vez que seescriba HVH en un documento, este código se reemplazaráautomáticamente por el nombre correcto. Además, de esta formase anula la posibilidad de cometer errores cuando seescribe varias veces el mismo nombre.


Si no se desea que Word reemplace unas cadenas de caracterespor otras, proceder de la siguiente manera:

1. Activar Herramientas – Autocorrección

2. En la f icha Autocorrección, desactivar la opciónReemplazar según se escribe



AutotextoEsta función es parecida a la anterior, sólo que admite texto, grá-ficos y efectos gráficos, y cualquier elemento que se pueda incluiren documentos de Word, con la ventaja de que, con sólo pulsarunas teclas, se pueden incluir todos los elementos a la vez con losformatos que hayan establecido para los mismos. Para crear unelemento de autotexto, seguir los pasos siguientes:

1. Seleccionar en el documento los elementos que se vana almacenar en el elemento de autotexto

2. Pulsar Insertar – Autotexto, y elegir Autotexto.Aparecerá el cuadro de diálogo Autocorrección con laficha Autotexto desplegada. En el cuadro Elemento deAutotexto, escribir el nombre que se le va a dar al ele-mento de autotexto, o bien dejar el nombre que proponeWord. El nombre puede tener hasta un máximo de 32caracteres

3. En la lista desplegable Buscar en, seleccionar la plantillaque almacenará el elemento de autotexto. Por defecto,suele ser Todas las plantillas activas, pero si se desea,se puede almacenar sólo en la plantilla Normal (NOR-MAL.DOT). Las plantillas se verán en un capítulo poste-rior del presente manual

4. Pulsar Agregar

Para insertar el elemento de autotexto que se ha creado:

1. Colocar el punto de inserción en el lugar del documentoen el que se desee insertar el autotexto

2. Escribir el nombre del elemento de autotexto

3. Pulsar <F3>


También se puede insertar un elemento de autotexto desde elcuadro de diálogo de Autotexto:

1. Colocar el punto de inserción en el lugar del documentoen el que se desee insertar el autotexto

2. Activar Insertar – Autotexto


3. En la lista de nombres de autotexto que aparece debajodel cuadro Elementos de Autotexto, seleccionar el ele-mento de autotexto que se desea insertar

4. Pulsar Insertar

Si se desea modificar el elemento de autotexto, seguir los pasossiguientes:

1. Insertar el elemento de autotexto, y hacerle las modifica-ciones deseadas

2. Seleccionar el elemento de autotexto, ya modificado, yactivar Insertar – Autotexto

3. Seleccionar el nombre del elemento de autotexto en lalista de Elementos de Autotexto

4. Pulsar Agregar

5. Word 2000 pedirá entonces confirmación para redefinirel elemento de autotexto. Pulsar Sí

Los cambios realizados al elemento de autotexto sólo tendránvalidez desde la modificación. Por tanto, si se había insertado elelemento de autotexto previamente en algún punto del docu-mento actual o de otro documento, ese elemento no reflejará loscambios realizados.

También es frecuente eliminar elementos de autotexto que handejado de ser útiles. Hay que tener en cuenta que al eliminar unelemento de autotexto, no se eliminan los elementos que sehayan introducido al insertar dicho elemento en un documento.

Para eliminar un elemento de autotexto:

1. Seleccionar Insertar – Autotexto

2. En la lista de nombres de elementos de autotexto queestén definidos, elegir el que se desea eliminar

3. Pulsar el botón Eliminar

4. Pulsar el botón Cerrar


Por último hay que señalar que el Autotexto tiene su propiabarra de herramientas que permite ahorrar tiempo al insertarestos elementos. Para visualizar la barra de herramientas deAutotexto:

1. Seleccionar Ver – Barra de herramientas

2. Hacer clic en Autotexto

La citada barra de herramientas tiene el siguiente aspecto:

AutocompletarEsta función se apoya en la función de autotexto. Al teclear losprimeros cuatro caracteres del nombre de un elemento de auto-texto, Word ofrece automáticamente una sugerencia, mostrándo-la en un recuadro amarillo, con el nombre del elemento de auto-texto cuyos primeros cuatro caracteres coincidan con los teclea-dos. Si en dicho caso se pulsa <Enter>, se acepta lainserción del elemento de autotexto. Si se continúaescribiendo, desaparece el recuadro amarillo y se puede


continuar escribiendo texto y trabajando con el documento deforma normal. Si las sugerencias no aparecen, proceder de lasiguiente forma:

1. Seleccionar Herramientas – Autocorrección, o bien ele-gir Insertar – Autotexto

2. Seleccionar la ficha Autotexto

3. Activar la casilla Mostrar sugerencia de Autocompletarpara Autotexto y fechas


Este sistema es muy sencillo de emplear cuando se utilizan confrecuencia determinadas entradas de autotexto, como saludos ydespedidas en cartas, encabezados y pies de página, etc.


� Eliminar caracteres, palabras y bloques de texto.

� Recuperar texto borrado por equivocación.

� Deshacer y rehacer operaciones.

� Utilizar el modo Insertar y el modo Sobreescribir.

� Cambiar el texto de mayúsculas a minúsculas y viceversa.

� Utilizar el corrector ortográfico y gramatical.

� Utilizar el diccionario de sinónimos.

� Emplear las herramientas Autocorrección, Autotexto yAutocompletar.


C A P Í T U L O 4

Gestión de archivos

Una de las mayores ventajas que pro-porciona trabajar con un procesadorde texto en vez de hacerlo con una

máquina de escribir es que existe la posibili-dad de almacenar los documentos en un discopara su posterior edición.

Un documento almacenado en disco estásujeto a las normas del sistema operativo encuanto al nombre, extensión y ruta de acceso.Un archivo, por tanto, se identifica por laletra de la unidad de disco, su ubicación(camino a través de las carpetas de discohasta llegar hasta él), el nombre y la exten-sión, por ejemplo: C:\Mis documentos\Word2000.doc.

Este capítulo tratará de la gestión de losarchivos mediante las operaciones de guardar,cerrar, abrir, buscar, dividir y unir archivos.

Las plantillas son una importante utilidadpara dar formato a los documentos en Word.En este capítulo también veremos para quésirven las plantillas y cómo se manejan, asícomo la forma de resolver algunos problemasmuy comunes que surgen al emplearlas.


GuardarYa se ha visto en un tema anterior que guardar un documentoconsiste en dar un nombre al texto o plantilla que se tiene en pan-talla para almacenarlo en disco, ya sea en disco duro o en disque-te. No es preciso almacenar un documento al comenzar a escribir-lo, pero sí se debe hacer al menos cuando se vaya a cerrar el archi-vo y se desee seguir trabajando con él en sesiones posteriores. Noobstante es importante guardar el documento repetidas vecesmientras se está trabajando en él para evitar posibles fallos del sis-tema que nos harían perder las modificaciones realizadas.

El nombre que se dé a un documento debe cumplir las normasdel Sistema Operativo; en general, el nombre puede:

1. Constar de 1 a 255 caracteres, en los que se incluyenespacios en blanco, el signo de suma ( + ), las vocalesacentuadas, los números del 0 al 9, etc.

2 Hay ciertos caracteres prohibidos en los nombres largosde archivos, que son: asterisco ( * ), dos puntos ( : ),apertura de interrogación ( ¿ ), cierre de interrogación (? ), barra invertida ( \ ), comillas ( “ ), signos mayor que( > ) y menor que ( < ), y la barra vertical o tubería ( | ).

Después de guardar un documento, éste permanece en pantallapara que el usuario pueda continuar trabajando con él. Paracerrarlo, es decir, quitarlo de la pantalla, hay que seleccionarArchivo – Cerrar, hacer doble click en el menú control de la ven-tana de documento o pulsar <CTRL> + <F4>.

Word ofrece varias alternativas para archivar documentos:

� Archivo-Guardar.

La primera vez que se archiva un documento con Archivo-Guardar, el cuadro de diálogo que se presenta es el deGuardar como. En él se introduce el nombre, unidad dedisco y ruta en que deseamos salvar el fichero. Pero en


veces posteriores, como el documento ya tiene nombre, al esco-ger esta opción Word lo graba automáticamente, sin pedir con-firmación para reemplazar la anterior versión del mismo.

Elegir Archivo-Guardar es equivalente a pulsar el botón Guardarde la barra de herramientas.

Esta opción de archivado se emplea para guardar periódicamenteel documento en el que se está trabajando. Este archivado debehacerse cada 15 o 20 minutos para evitar que, en caso de descone-xión accidental, se pierda todo o buena parte del trabajo realizado.

� Archivo-Guardar como.

Esta opción tiene la misma función que la anterior si el docu-mento se graba por vez primera, pero si el documento ya ha sidoguardado antes, Guardar como ofrece la posibilidad de grabar laversión actual del archivo con otro nombre y así no reemplazar(“machacar”) la versión que ya está guardada en disco.

En el cuadro de diálogo Guardar como también aparece el cua-dro de lista desplegable Guardar archivo como, que permiteseleccionar el formato en que se archivará el documento. Haymúltiples formatos disponibles, desde el propio de Word (DOC)hasta formatos de WordPerfect, de versiones anteriores de Word(incluyendo versiones bajo MS-DOS), etc. Ésta es una forma deconvertir documentos a otros formatos.

Si la primera vez que se guarda un documento, está activa laopción Preguntar por las propiedades del documento(Herramientas – Opciones – Guardar), al darle al botónGuardar en el cuadro de diálogo Guardar como, se presentará alusuario el cuadro de diálogo Propiedades del documento, en elque se puede introducir datos como la persona que mecanogra-fió el mismo, las estadísticas de edición y revisión del documen-to, etc. Esta información es opcional, y por tanto no es obliga-torio rellenarla. Si no se desea que, al guardar los docu-mentos, salga este cuadro, desactivar la opción antesmencionada.


Guardar un documentocon una contraseñaEn muchas ocasiones se desea mantener la confidencialidad delos documentos restringiendo el acceso a las personas no autori-zadas. En tales casos, se puede establecer una contraseña deforma que sólo la persona que la conozca pueda abrir y/o modifi-car el documento protegido. Se debe tener en cuenta que si seolvida la contraseña se perderá la posibilidad de acceder al docu-mento.

Para proteger un documento, seguir el procedimiento siguiente:

1. Elegir Archivo – Guardar como

2. En el cuadro de diálogo Guardar como, escribir un nom-bre de archivo y elegir un directorio y una unidad paragrabar el documento (si el documento que se va a prote-ger no había sido guardado previamente). Si el docu-mento ya había sido guardado con anterioridad, sepuede prescindir de este paso.

3. Pulsar el botón Herramientas y después seleccionarOpciones generales. En la sección Opciones de compar-tir archivos para “el nombre del documento”:

� Contraseña: si se escribe una contraseña aquí, sólo losusuarios que la conozcan podrán abrir el documento.

Las contraseñas distinguen entre mayúsculas y minús-culas (o sea, que se consideran contraseñas distintasCLAVE, clave, Clave y cLaVe, dado que están escritasen diferentes combinaciones de mayúsculas y minúscu-las). Pueden tener hasta 15 caracteres, incluyendoletras, números y caracteres especiales.


� Contraseña de Escritura: al asignar una contraseña deescritura al documento, los usuarios que conozcan lacontraseña podrán abrir y modificar el documento.Los usuarios que no conozcan la contraseña, podránabrir el documento pero no guardar los cambios reali-zados, a no ser que guarden el documento asignándoleun nombre de archivo distinto (o sea, no podránmodificar el documento original, aunque sí podránguardarlo con un nombre distinto si han efectuadocambios en él).

� Recomendado sólo lectura: si se marca estacasilla, al abrir el documento Word preguntará


si se desea abrir como sólo lectura. Si se pulsa Sí, y semodifica el documento, sólo podrá guardarse asignán-dole un nombre de archivo distinto. Si pulsa No, seabre como archivo normal, y podrá guardarse con elnombre original. Se puede activar esta casilla sin necesi-dad de establecer una contraseña.

Se pueden establecer dos contraseñas para el documen-to, de forma que sólo el usuario que conozca la contra-seña de apertura pueda abrir el documento, y de formaque sólo el usuario que conozca las dos contraseñaspueda abrir y modificar el documento.

En el momento de teclearlas, las contraseñas se visuali-zan como asteriscos, para que ninguna persona puedavisualizar lo que se ha tecleado.

4. Pulsar Aceptar o <Enter>. Word volverá a solicitar quese introduzca la contraseña o contraseñas. Teclearlas ypulsar Aceptar o <Enter>.

5. En el cuadro de diálogo Guardar como, pulsar Guardar.En caso de que el documento ya tuviera nombre, Wordsolicitará confirmación para reemplazar la ver-sión del disco. Pulsar Sí.


Nota importante: si se pone una contraseña a un documento ydespués se olvida la contraseña, no se podrá abrir el documen-to, quitarle la protección ni recuperar los datos que contiene.Es aconsejable guardar una lista de las contraseñas y sus docu-mentos correspondientes en un lugar seguro.

Si se desea eliminar una contraseña:

1. Abrir el documento, tecleando la clave o claves necesa-rias.

2. Seleccionar Archivo – Guardar como

3. Pulsar el botón Herramientas y luego seleccionarOpciones generales

4. Eliminar el contenido de las casilla Contraseña yContraseña de Escritura

5. Pulsar Aceptar

6. En el cuadro de diálogo Guardar como, pulsar Guar-dar

Cerrar un documento

Cuando no se va a seguir trabajando con un documento en lasesión actual, lo más conveniente es descargarlo de la memoriapara dejar más RAM libre (la velocidad de un ordenador se veafectada por la cantidad de memoria RAM libre que le queda).Para cerrar un documento, se puede dar uno de los pasossiguientes:

a) Seleccionar Archivo – Cerrar

b) Hacer doble clic en el menú control de la venta-na de documento


c) Hacer clic en el menú control de la ventana del docu-mento y elegir Cerrar

d) Pulsar <CTRL> + <F4>

Si al cerrar un documento no se ha archivado los cambiosrealizados en el mismo, antes de borrarlo de pantalla Wordadvertirá de este hecho y preguntará si se desea archivar loscambios antes de cerrar. Si la respuesta es afirmativa, lo gra-bará en disco y borrará de pantalla; si no, lo borra directa-mente.

Abrir un documento

Esta operación consiste en volver a poner en pantalla un docu-mento que se guardó, para seguir trabajando con él. No haylímite fijo para abrir documentos: se pueden poner en pantallacuantos sean necesarios. El único límite es la memoria RAM delordenador.

Word no permite abrir el mismo documento en más de una ven-tana. Cada vez que se recupera un documento, éste se abre en supropia ventana. Si se tienen varias ventanas de documento abier-tas, lo más sencillo para acceder a una u otra es utilizar el menúVentana, en el que aparecerá una lista de las ventanas abiertas yde los documentos que las ocupan.

Para abrir un documento, se elige Archivo – Abrir o se pulsa elbotón Abrir de la barra de herramientas. Se despliega así el cua-dro de diálogo Abrir, en el que hay que seleccionar la unidad dedisco, ruta y nombre del archivo. En el cuadro de texto Nombrede archivo pueden emplearse los comodines * y ?.

Si en el cuadro de diálogo Abrir se pulsa en la flecha delbotón Abrir, se selecciona la opción de Abrir como desolo lectura, el documento abierto no se podrá guardar


con las modificaciones realizadas, a no ser que medianteArchivo – Guardar como se le dé otro nombre.

Si se desea, se pueden abrir varios archivos a la vez. Para ello,seleccionarlos de la manera siguiente:

– Si los archivos están seguidos en la lista, seleccionar elprimero, pulsar sin soltar la tecla <MAYÚS> y hacerclic en el último archivo que se desee abrir. Soltarentonces la tecla <MAYÚS>

– Si los archivos están en posiciones no contiguas en lalista, seleccionar el primero, pulsar la tecla <CTRL> sinsoltar y hacer clic en todos aquellos que se desee selec-cionar. Soltar entonces la tecla <CTRL>

Una vez seleccionados los archivos deseados, pulsar el botónAbrir. Cada documento se abrirá en una ventana independiente,aunque el proceso tardará más o menos en función del númerode archivos que se hayan seleccionado.

Además de abrir archivos generados en la propia aplicación,Word también permite abrir archivos procedentes de otras apli-caciones, como WordPerfect 5.1, 4.2, 6.0, AmiPro, etc. En talcaso utiliza un convertidor para el tipo de archivo que se deseaabrir. En muchos casos, los convertidores de tipos de archivopueden no haberse instalado, ya que son componentes opciona-les. Si falta alguno de estos conversores, se puede agregar volvien-do a ejecutar el programa de instalación. Word 2000 lo haráautomaticamente si tiene el CD insertado en el lector, si no es asíun mensaje le pedirá que lo introduzca.

Si sobre los archivos seleccionados se pulsa el botón secundariodel ratón (por defecto es el botón derecho), se muestra un menúcontextual referido a operaciones habituales de archivo, comocortar, copiar, cambiar nombre, imprimir, eliminar,enviar o crear acceso directo.


Nota: Word puede abrir archivos generados en otras aplicacio-nes, siempre y cuando reconozca las versiones. Por ejemplo, enWord 2000 se pueden abrir archivos de las versiones anterioresde Word (2.0, 6.0, 7.0, 97 y versiones bajo MS-DOS), pero enWord 6.0 no se pueden abrir archivos generados en versionesposteriores a la misma, o sea, de las versiones 7.0, 97 y 2000 ano ser que al crear dichos archivos se almacenaran con el for-mato de la versión anterior correspondiente de Word. Porejemplo, si se crea un documento en Word 2000 y en el cuadrode diálogo Guardar como se especifica Guardar archivo comotipo: Word 6.0, se podrá abrir el mismo en Word 6.0, Word7.0 ó en Word 2000, aunque posiblemente se pierdan algunosformatos.


Buscar un archivoEn muchas ocasiones, cuando se desea localizar un documentopara trabajar o realizar alguna operación de archivo con él, no serecuerda su nombre o su ubicación. Word proporciona diferentesherramientas para localizar ficheros. En la mayoría de los cuadrosde diálogo que involucran el trabajo con ficheros, como Abrir,Vincular a archivo (de Insertar – Hipervínculo), Insertar –Archivo, etc., aparecen unos cuadros de texto y una serie debotones para buscar archivos.

En la parte inferior se pude seleccionar:

� Nombre de archivo: en este cuadro de texto se introduceel nombre del archivo que se desea abrir, si se recuerda elmismo. Se pueden emplear los comodines ? y * para repre-sentar grupos de archivos. Por ejemplo, si se escribe*.DOC, se localizarán todos los documentos deWord, con extensión DOC, situados en la carpetaactual. Si se escribe A*.*, se encontrarán todos los


archivos de la carpeta activa cuyo nombre empiece por laletra A, independientemente de cuál sea el resto del nom-bre o la extensión del archivo.

▲ Tipo de archivo: en este cuadro de lista desplegable sepueden seleccionar distintos tipos de archivos. Por ejem-plo, si se desea visualizar únicamente los documentos deWord, se elegirá la opción correspondiente. Si se deseavisualizar sólo plantillas, también hay una opción parahacerlo.

Una de las ventajas de Word 2000 frente a otras versionesanteriores de Word es que permite pasar de las carpetasmás usuales en la que se guardan documentos con un sim-ple clic. Nos referimos a la barra izquierda del cuadro dediálogo donde se puede seleccionar: Historial, Mis docu-mentos, Escritorio, Favoritos y Carpetas Web. Esta funciónpermite ahorrar tiempo y agrupar más eficientemente losdiferentes subdirectorios de trabajo.


Para la mayoría de las búsquedas, rellenar los criteriosmencionados arriba es suficiente. Pero en muchas ocasio-nes lo que se desea es buscar en qué carpeta se guardó undeterminado archivo o documento. Para hacerlo:

1. En la esquina superior derecha seleccionarHerramientas y después Buscar. Se abre el cuadro dediálogo correspondiente.

2. En el cuadro de diálogo Buscar, en la parte superior,aparece el cuadro de lista Buscar los archivos que coin-cidan con estos criterios, con los criterios establecidospara la búsqueda. Por defecto, suele poner “Tipo dearchivo es Todos los documentos de Word” (viene de loque se haya especificado en el cuadro de diálogo Abrir,en la parte de búsquedas), lo que hace referencia alhecho de que sólo se buscarán documentos de Word encualquiera de sus versiones. Si se desea eliminar estecriterio, pulsar el botón Eliminar. Si se desea restablecerel criterio mencionado, pulsar el botón Nuevabúsqueda.


2. Si se marca la casilla Coincidir con todas las formas dela palabra, Word buscará los criterios especificados enla misma combinación de mayúsculas y minúsculas enque se escribieron, excepto cuando se trate del nombredel documento.

3. Si se marca la casilla Coincididencia exacta, Word bus-cará el nombre manteniendo la diferencia entre mayús-culas y minúsculas.

4. Si se desea agregar más criterios de búsqueda, en lasección Definir más criterios se pueden ir agregando losque se considere oportuno, para lo cual:

— Elegir el operador Y u O. El operador Y obliga a quese cumplan las condiciones especificadas a la vez,mientras que O selecciona un documento tanto sicumple sólo uno de los criterios como si cumple losdos.

— En la lista Propiedad, elegir sobre qué propiedad deldocumento se va a establecer la condición.

— En Condición, elegir si el texto que se busca en lapropiedad especificada se encuentra al principio o alfinal de dicha propiedad, o si puede encontrarse encualquier parte de la misma.

— En Valor, escribir el texto, fecha o elemento que sebusca

— Pulsar Agregar a la lista para añadir la condiciónespecificada a la lista de condiciones.

— Proceder así para todos los criterios que se deseeestablecer. Si se desea eliminar uno de los criteriosque se ha agregado, seleccionarlo de la lista queaparece en el cuadro superior y pulsar el botónEliminar.

5. En el cuadro de texto Buscar en, especificar en qué car-peta se iniciará la búsqueda. Si se desea que labúsqueda comience en el directorio raíz del


disco duro y que también se busque en las subcarpetasdel mismo, marcar la casilla Buscar en subcarpetas, conlo que se consigue hacer una búsqueda en todo el discoduro.

6. Una vez establecidas las opciones anteriores, si sedesea, se puede guardar la búsqueda para poderemplearla en ocasiones posteriores. Para guardarla, pul-sar el botón Guardar búsqueda, y darle a la misma unnombre, hasta un máximo de 80 caracteres. Se admitenespacios en blanco en los nombres de búsqueda, asícomo otros símbolos especiales.

Si se tiene guardada una búsqueda y se desea utilizarlapara buscar, pulsar el botón Abrir búsqueda, seleccionarel nombre de la búsqueda de la lista y pulsar Abrir, conlo que se recuperarán en el cuadro de diálogo Buscartodos los criterios y especificaciones grabados en lamisma.

Si se desea cambiar el nombre o eliminar una bús-queda guardada, pulsar también el botón Abrir bús-queda, seleccionar la búsqueda deseada y pulsarEliminar para borrarla (esta operación pide confirma-ción), o bien pulsar Cambiar nombre para modificar elnombre.

7. Una vez creada o abierta una búsqueda, sólo hay quepulsar el botón Buscar ahora. Se cierra el cuadro dediálogo de Buscar y sale de nuevo el cuadro de diálogoAbrir, aunque, dependiendo del tamaño del disco duroy de la cantidad de información grabada en él, la bús-queda puede requerir más o menos tiempo para ejecu-tarse. Cuando finaliza la búsqueda, aparecen los nom-bres de los archivos encontrados en pantalla, y desdeaquí se puede visualizar su contenido o abrirlos direc-tamente


Plantillas

Las plantillas son herramientas para la creación de documen-tos tipo. Se trata de un conjunto de formatos (dimensionesde la hoja, márgenes, tipo de letra y tamaño por defecto,etc.) que se pueden emplear como base para la creación dedocumentos. El uso de plantillas simplifica la creación, edi-ción y maquetado de documentos. Las plantillas de Wordpueden almacenar estilos, texto y gráficos predefinidos,macros, configuraciones de la barra de herramientas, elemen-tos de autotexto, valores de los menús, teclas de métodoabreviado, etc.

Al trabajar en un documento, normalmente sólo se pueden uti-lizar los elementos de Autotexto, las macros, los estilos, lasbarras de herramientas personalizadas, las opciones de menúpersonalizadas y las teclas de método abreviado almacenadas enla plantilla adjunta al documento o en la plantilla Normal. Parapoder utilizar elementos de este tipo que estén almacenados enotra plantilla, hay que cargar ésta. Básicamente, existen dostipos de plantilla: las plantillas globales y las que no son globa-les. La diferencia es que una plantilla global se carga automáti-camente al iniciar Word, por lo que se podrán utilizar todos loselementos almacenados en ella y comentados en el párrafoanterior (aunque el documento esté basado en otra plantilladiferente). Por lo mismo, generalmente no se puede disponerde los elementos de este tipo que no estén cargados en unaplantilla global.

Para cargar una plantilla, seguir el método siguiente:

1. Elegir Herramientas – Plantillas y complementos


2. Pulsar el botón Agregar

3. En el cuadro de diálogo Agregar plantilla, elegir la uni-dad de disco (normalmente es C:) y el directorio en elque se encuentra la plantilla que se desea cargar comoplantilla global. La ruta en la que se encuentran las plan-ti l las es por defecto C:Windows\ApplicationData\Microsoft\Plantillas. No obstante si actualiza Word97 a Word 2000 las plantillas anteriores se mantienen ensu ubicación original. Es decir, si deseamos cargar laplantilla Fax Elegante como plantilla global, dentro deldirectorio C:\Archivos de programa\MicrosoftOffice\Plantillas, abrir el directorio Cartas y faxes(haciendo doble clic en él), y seleccionar laplantilla Fax Elegante de la lista. A continua-ción, pulsar Aceptar.


4. En el cuadro de diálogo Plantillas y complementos, apa-recerá el nombre de la plantilla en el cuadro Los elemen-tos marcados están cargados. Si se desea que la planti-lla elegida esté cargada, la casilla de verificación dedicha plantilla debe estar marcada.

5. Pulsar Aceptar

Al cerrar Word, se descargan las plantillas cargadas con elcomando Plantillas y complementos, y la próxima vez que se ini-cie Word habrá que repetir el proceso. Para evitar esto, se puedencargar las plantillas deseadas de forma automática cada vez que seinicie Word. Esto implica que hay que copiar estas plantillas enla carpeta Inicio:

1. Desde el escritorio de Windows 95/98, seleccionar Inicio– Programas – Explorador de Windows

2. Abrir el directorio donde se encuentran las plan-tillas que se desean copiar en el directorioInicio.


Normalmente, si se tenía instalado Word 97, estas plan-tillas se encuentran en el directorio C:\Archivos de pro-grama\Microsoft Office\Plantillas, o dentro de uno de sussubdirectorios (como Cartas y faxes, Memorandos, etc.).Si Word 2000 es de nueva instalación (no ha actualizadouna versión anterior) las plantillas se encontrarán en lasiguiente ruta: C:Windows\Application Data\Microsoft\Plantillas

3. Seleccionar las plantillas que se van a copiar, pulsandola tecla <CTRL> sin soltar y haciendo clic en cada unode los archivos (las plantillas de Word tienen la exten-sión DOT)

4. Una vez seleccionadas las plantillas, pulsar el botónCopiar de la barra de herramientas del Explorador, obien elegir Edición – Copiar

5. Abrir el directorio C:Windows\Application Data\Microsoft\Word \Inicio

6. Pulsar el botón Pegar de la barra de herramientas delExplorador, o bien seleccionar Edición – Pegar

De esta forma, la próxima vez que se inicie Word, las plantillascopiadas en el directorio Inicio se cargarán automáticamentecomo plantillas globales.

Word incorpora varias plantillas predefinidas, aparte de las quepueda crear cada usuario para sus necesidades particulares. Lamayoría de los documentos se basan en la plantilla Normal deWord. El nombre de archivo de esta plantilla esNORMAL.DOT. Dado que esta plantilla está disponible paratodos los documentos, se dice que es una plantilla global. Seencuentra almacenada en el directorio C:Windows\ApplicationData\Microsoft\Plantillas.

Si se desea crear un documento basado en una plantilladiferente de Normal, se pulsará Archivo – Nuevo, y en


el cuadro de diálogo Nuevo, se escogerá la categoría que sequiera, y dentro de ella la plantilla deseada. Word también per-mite cambiar la plantilla de documento después de haber crea-do éste:

1. Seleccionar el menú Herramientas – Plantillas y comple-mentos

2. Pulsar el botón Adjuntar

3. En el cuadro de diálogo Adjuntar plantilla, abrir el direc-torio en el que se encuentre la plantilla que se deseaadjuntar al documento actual, y seleccionarla

4. Pulsar Abrir

5. En el cuadro de diálogo Plantillas y complementos, pul-sar Aceptar



� Guardar un documento.

� Proteger un documento con contraseña, tanto para lecturacomo para escritura.

� Cerrar y abrir documentos.

� Buscar documentos empleando criterios de búsqueda.

� Utilizar plantillas de forma básica.


C A P Í T U L O 5

Atributos de presentación

Una vez escrito el texto, de un docu-mento, podemos mejorar su aspectomediante cambios de formato. Los

formatos que vamos a estudiar en el presentecapítulo se relacionan sobre todo con loscaracteres y con los párrafos. Vamos a verentre otras cosas cómo cambiar tipos de letra,modificar atributos de los caracteres, elegir untamaño de letra distinto, etc. Igualmenteveremos cuáles son los principales formatos depárrafo, como por ejemplo la alineación, elinterlineado o las sangrías.

Otro aspecto interesante relacionado con elformato de caracteres y párrafos es la posibili-dad de añadir efectos de sombreado y bordes ylíneas. Estos efectos mejoran mucho la presen-tación de un documento.

Cuando se trabaja con documentos extensos,es conveniente definir y emplear estilos. Losestilos son un grupo de formatos predefinidosque facilitan al usuario el trabajo, a menudoengorroso, de formatear un texto.


Formato de carácterLas diferentes características de una letra, número o símbolo(fuente, tamaño, color, estilo, etc.) se pueden aplicar al textoantes o después de escribirlo. Si se hace después de escribir, hayque seleccionar el texto previamente.

La forma más rápida de modificar algunas de las característicasde la letra, como la fuente o tipo de letra, el tamaño en puntosy/o algunos estilos (negrita, cursiva, subrayado, etc.) es a travésde la barra de herramientas Formato. Para ello, una vez escrito eltexto, basta con seleccionar el texto que se quiere modificar ypulsar el botón correspondiente al atributo que se quiera cam-biar. Por ejemplo, si se quiere poner en negrita una palabra, seselecciona dicha palabra y luego se pulsará el botón de negrita enla barra de herramientas Formato.

Para quitar o desactivar un estilo establecido, se selecciona eltexto correspondiente y se vuelve a pulsar el botón del atributoque se desea desactivar.

La barra de herramientas Formato, sólo permite cambiar algunosatributos de carácter. Para acceder a todos los atributos de carác-ter susceptibles de ser modificados, se utiliza el menú Formato –Fuente. Una vez elegida esta opción, se muestra el cuadro de diá-logo Fuente, en el que pueden seleccionarse todas las característi-cas de la letra. Este cuadro además de la pestaña Fuente, muestrala pestaña de Espacio entre caracteres (que permite modificar elkerning o distancia entre dos caracteres consecutivos) y la pesta-ña Efectos de texto (que permite asignar al texto seleccionadoefectos de animación).


En la pestaña Fuente se puede establecer:

� Fuente o tipo de letra. En esta área aparece una lista de fuen-tes posibles, ocupando el primer lugar la fuente actual. Lostipos de fuentes que aparecen en la lista dependen de laimpresora instalada en Windows y de otras aplicaciones delentorno Windows.

� Estilo de fuente. En esta lista se pueden asignar o quitar altexto seleccionados los estilos Negrita, Cursiva, ambos oNormal. Dependiendo de la fuente elegida puedenaparecer los cuatro estilo o no.


� Tamaño. Permite establecer la dimensión, en puntos, de loscaracteres.

� Color de Fuente. Permite establecer el color que tendran loscaracteres, por defecto es el negro (Automático). Puede elegir-se un color de los establecidos por el programa o crearse unode usuario. El color de la fuente, se visualizará siempre enpantalla pero sólo se imprimirá en color, en caso de disponerde una impresora en color.

� Estilo de subrayado. Permite establecer el tipo de subrayadopara el texto. Algunos de los tipos disponibles en la lista son:subrayado sencillo, doble, de sólo palabras, punteado, grueso,raya, ondulado, etc.

� Color del subrayado. Permite seleccionar el color de la líneaque subraya el texto. Esta opción sólo está disponible en casode que se haya elegido algún tipo de subrayado. Este color sevisualiza en pantalla, pero si la impresora es en blanco ynegro, se imprimirá en negro o en tramas de gris.

� Efectos. Esta sección permite añadir a la letra determinadosatributos:

Tachado. El texto se muestra con una tachadura. Ej: Word2000

Doble tachado. El texto se muestra con una doble tachadura.Ej: Word 2000

Superíndice. Eleva el texto seleccionado sobre la línea base ylo cambia a un tamaño de fuente menor, si está disponible.Este efecto suele utilizarse para escribir por ejemplo fórmulasmatemáticas: (a+b)2

Subíndice. El texto subíndice queda un poco por debajo delos demás caracteres y en tamaño menor. Se utiliza por ejem-plo para editar fórmulas químicas: H2O


Word 2000

Word 2000

Sombra. El texto seleccionado se muestra con un sombreado,dándole un aspecto tridimensional. Ej: WWorord 2000d 2000

Contorno. Este efecto provoca que los caracteres se muestrencomo un doble filo sin rellenar. No todos los tipos de fuenteadmiten este efecto de caracteres.. Ej: WWoorrdd 22000000..

Relieve. Hace que el texto seleccionado aparezca como siestuviera elevado por encima de la página, en relieve. Ej:Word 2000

Grabado. El texto se visualiza como si los caracteres hubieransido grabados o prensados en la hoja. Ej: Word 2000

Versales. Este estilo formatea los caracteres alfabéticos demanera que la letra mayúscula permanece igual y la minúscu-la tiene el tamaño aproximado de la minúscula y el aspecto dela mayúscula. Ej: WORD 2000

Mayúsculas. Presenta en mayúsculas los caracteres alfabéticosseleccionados. Ej: WORD 2000

Oculto. Oculta o visualiza el texto. El texto oculto se puedevisualizar en la pantalla pero no se imprimirá (como anotacio-nes o correcciones, etc.). En Herramientas-Opciones-Ver sepuede activar o desactivar la casilla verificación Texto oculto.Para imprimir texto oculto, haga clic en Opciones del menúHerramientas, después en la ficha Imprimir y, a continuación,seleccione la casilla de verificación Texto oculto.

� Vista Previa: Permite visualizar cómo quedará el texto unavez modificado antes de modificarlo en el documento

Si se desea cambiar el tipo de letra por defecto en los documen-tos de Word, seguir los pasos siguientes:

1. Seleccionar Formato – Fuente – Fuente

2. Establecer las características de la letra que sedeseen


3. Pulsar el botón Predeterminar

4. Word pedirá confirmación antes de archivar los cambiosrealizados. Para almacenarlos, pulsar Sí

A partir de este momento, los nuevos documentos que se creen,basados en la plantilla activa, tendrán por defecto la letra estable-cida. Este cambio no afecta a los documentos ya creados.

En la pestaña Espacio entre caracteres, se podrá establecer:


� Escala: Permite expandir o comprimir el texto horizontal-mente con un porcentaje de su tamaño actual. Admitesporcentajes comprendidos entre 1 y 600. A mayor porcen-taje de escala, mayor expansión de los caracteres y viceversa.Si el valor que se especifica en el cuadro es 100%, es nor-mal. Si es superior al 100%, aumenta el espacio entre loscaracteres (normalmente, parece que la letra es más grande,pero esto es sólo un efecto óptico fruto del aumento de ladistancia entre las letras). Si por el contrario se elige unaescala inferior al 100%, se consigue un efecto de compre-sión del texto.

� Espacio: Permite elegir si el interletraje va a ser Normal,Expandido o Comprimido. En estos dos últimos casos sepuede especificar, en el cuadro de texto De situado a la dere-cha, el espacio entre letras específico en puntos.

� Posición: Permite seleccionar la posición que van a ocuparlos caracteres respecto de la línea de texto (o línea base, quees la línea imaginaria en la que se apoyan los caracteres enel texto). Existen tres posiciones verticales dentro de lalínea para los caracteres: Normal, Elevado o Disminuido.En estos dos últimos casos, se puede especificar, en el cua-dro de texto De situado a la derecha de la opción, cuántospuntos se van a elevar o a bajar los caracteres respecto de lalínea base.

� Espacio de ajuste para fuentes: Ajusta automáticamente elespacio entre caracteres, de forma que la palabra completaaparezca con un espaciado más uniforme. El ajuste de espaciosólo funciona con fuentes TrueType o Adobe Type Manager.Se puede especificar manualmente, en el cuadro de texto Desituado a la derecha de la opción, cuántos puntos se van aajustar los caracteres.


En la pestaña Efectos de Texto, se podrá establecer:

� Animaciones: Con el fin de dar énfasis a determinadas partesde un documento, se puede animar texto. Word 2000 incluyeuna serie de animaciones de texto integradas tales como: lumi-nosos, reflejos, textos chispeantes, etc. La animaciones de textoson efectivas en documentos que se van a mostrar en pantalla,puesto que en un documento impreso aparecerán como textonormal. Para añadir al texto seleccionado efectos de animación:

1. Seleccionar el texto

2. Formato – Fuente – Efectos de texto


3. Seleccionar el tipo de animación o efecto deseado dese-ado

4. Pulsar Aceptar

Para quitar el efecto de animación, seguir el mismo procedimien-to y, en los tipos de animación, elegir Ninguna.

� Vista Previa: Permite visualizar como quedará un determina-do efecto antes de incorporarlo al documento que se está edi-tando.

Caracteres especialesWord permite insertar en un documento, caracteres especialesque no se encuentran en el teclado. Estos caracteres, llamadossímbolos, se pueden utilizar para resaltar puntos específicos en eltexto, para escribir caracteres matemáticos, introducir flechas,etc.

Para insertar un símbolo, proceder como sigue:

1. Situar el punto de inserción en el lugar donde se vaya ainsertar el símbolo.

2. Seleccionar Insertar-Símbolo.Se muestra el cuadro de diálogo Símbolo, en el quese puede seleccionar el grupo de iconos deseado.Según la fuente de letra seleccionada en la lista des-plegable Fuentes, se mostrará un grupo de iconosdiferentes.


Los símbolos se muestran en un tamaño muy pequeño; para ver-los mejor, hacer clic en uno de los símbolos, y quedará resaltadoy en tamaño mayor.

3. Si es el símbolo deseado se puede hacer doble clic enél para incorporarlo al texto, o bien pulsar el botónInsertar.

4. El cuadro de diálogo no se cierra, de forma que se pue-den insertar tantos símbolos como sea necesario. Alfinal, pulsar Cancelar.

Los símbolos insertados en un documento pueden modificarsecomo texto normal, por ejemplo, se les puede seleccionar,cambiar el tamaño, poner en negrita, etc. Lo único que no sepuede hacer con ellos es cambiarles el tipo de letra, si esto sehiciera, cambiaría el símbolo por el correspondiente a la fuen-te elegida.


Los símbolos se pueden borrar igual que si se tratara decaracteres normales, con las teclas Retroceso y Suprimir, otambién seleccionándolos y pulsando cualquier tecla deborrado.

Formato de párrafo

El formato de párrafos consiste en asignar a los mismos unaserie de características específicas, como son la alineación, elinterlineado, espaciado entre párrafos, sangrías, tabulaciones,etc.

El formato de párrafos puede asignarse antes o después de editarel texto. Para dar formato a uno o más párrafos:

1. Situar el punto de inserción en cualquier lugar del párra-fo, o, si son varios párrafos, seleccionarlos.

2. Activar el menú Formato-Párrafo, mediante la barra demenús o haciendo doble clic en un indicador de sangríade la regla (si la visualización de la regla no está activa-da, elegir Ver-Regla). En ambos casos se muestra enpantalla el cuadro de diálogo Párrafo.

3. Seleccionar Sangría y espacio. En este cuadro de diálo-go se pueden modificar las siguientes características deformato:

En este cuadro de diálogo se pueden modificar lassiguientes características de formato:

En la pestaña Sangría y Espacio:


� Alineación: Es la distribución de las líneas de un párrafo res-pecto de los márgenes izquierdo y derecho, y puede ser decuatro tipos: Izquierda, Derecha, Centrada y Justificada. Laalineación de los párrafos también modificarse mediante losiconos de alineación que están en la barra de herramientas deformato.

Izquierda: Cuando todas las líneas de un párrafo quedan ali-neadas con respecto al margen izquierdo del documento.

Derecha: Cuando todas las líneas de un párrafo que-dan alineadas con respecto al margen derecho deldocumento.


Centrada: Las líneas del párrafo quedan centradas en el puntoequidistante entre el margen derecho e izquierdo.

Justificada: Las líneas del párrafo quedan alineadas con res-pecto al margen derecho e izquierdo. Esta alineación quetodas las líneas del párrafo empiecen en con un carácter en laposición del margen izquierdo y acaben con un carácter en laposición del margen derecho, repartiendo el espacio sobranteentre el resto de las palabras que componen la línea del párra-fo.

� Sangría: Las sangrías se pueden considerar como un desplaza-miento temporal de la posición en la que comienzan o acabanlas líneas de los párrafos con respecto a los márgenes iquierdoy derecho. Pueden ser de varios tipos:

Izquierda: Es un desplazamiento del párrafo respecto al mar-gen izquierdo de la páginas. Puede tomar valores positivos onegativos (en este último caso, el párrafo se adentra en el mar-gen izquierdo de la página y se denomina Salta Margen)

Derecha: Igual que la anterior, pero respecto al margen dere-cho de las páginas.

Especial: Incluye las Sangrías de Primera Líneas y la SangríaFrancesa, según afecte a la primera línea del párrafo (Sangríade Primera Líneas) o a todas las líneas del párrafo excepto a laprimera (Sangría Francesa). La sangría de primera línea semide desde la sangria izquierda, no puede tomar valores nega-tivos. La sangría francesa tampoco puede tomar valores nega-tivos.

Las sangrías también se pueden establecer desde la Regla, arras-trando con el ratón los indicadores de sangría a las posicionesdeseadas. Hay cuatro indicadores de sangría: de primera línea,francesa, izquierda y derecha. Para saber cual es cada uno deellos, situar el puntero del ratón encima de un indicador de san-gría y en unos segundos aparecerá el nombre del indica-dor.


� Espaciado: Permite establecer el espacio que existirá entre dospárrafos consecutivos dentro de un documento. Normalmentese utiliza para dar un espacio de separación mayor que el exis-tente entre las líneas de un mismo párrafo. Al hacer esto, seevita tener que pulsar varias veces la tecla <ENTER> al termi-nar un párrafo para separarlo del siguiente.

El espacio entre los párrafos puede ser:

Anterior: Se mide por delante de la primera línea de lospárrafos afectados

Posterior: Se mide a continuación de la última línea de lospárrafos

En ambos casos el valor tiene que ser mayor que cero. Estos valo-res se miden en puntos, igual que el tamaño de la letra.

� Interlineado: Permite establecer la separación entre las líneasde un mismo párrafo. Puede ser:

Sencillo: Establecer en espacio entre líneas en una sóla línea.1,5 líneas: El espacio entre líneas será un 50% mayor que enel interlineado simple.

Doble: El espacio entre líneas será un 100% mayor que en elinterlineado simple.

Mínimo: Permite fijar al usuario un interlineado mínimo enel cuadro de texto “En” que Word no puede modificar, nisiquiera aunque se modifique el tamaño de la letra.

Exacto: El usuario establece un interlineado en el cuadro detexto “En” que Word no puede modificar, ni siquiera aunquese modifique el tamaño de letra.

Múltiple: Se expresa el interlineado como un porcentaje delsimple. Si en el cuadro de texto “En” se especifica, por ejem-plo 1,2 el interlineado será un 20% mayor que elsimple. Si se especifica 0,8 el interlineado será un20% menor que el simple.



Un valor recomendable para esta opción de formato es 1,3 ó1,4, ya que el interlineado doble separa un exceso de líneas yel sencillo las deja demasiado juntas.

En la pestaña Líneas y Saltos de páginase tendrá opción demodificar algunos aspectos avanzados de formato de párrafos,sobre todo en lo referente a cómo se verán afectados los párrafospor saltos de página.

� Control de líneas viudas y huérfanas. Si se activa esta opción,la última línea de un párrafo no podrá quedar separada de lasdemás por un salto de página (línea huérfana), y auto-máticamente saltará con ella a la página siguiente la

penúltima línea. Lo mismo ocurre si es la primera línea delpárrafo la que queda separada de las demás por un salto depágina (línea viuda). En este caso, la línea viuda pasará a lapágina siguiente de manera automática (siempre y cuando estémarcada la opción de Control de líneas viudas y huérfanas).

� Conservar líneas juntas. Al activar esta opción, las líneas delpárrafo quedarán siempre unidas, es decir, el párrafo no podráquedar dividido por un salto de página.

� Conservar con el siguiente. Esta opción obliga a que elpárrafo actual y el siguiente no puedan quedar separadospor un salto de página. Es interesante sobre todo para man-tener unidos, por ejemplo, un título de epígrafe y su párrafosiguiente.

� Salto de página anterior. Esta opción mantiene delante delpárrafo siempre un salto de página, que le obliga a ser el pri-mer párrafo de la página siguiente.

� Suprimir números de línea. Esta opción obliga a eliminar losnúmeros de línea lo cual puede mejorar la presentación.

� No dividir con guiones. Impide que se separen palabras conguiones en un párrafo determinado.

TabulacionesAunque forman parte del formato de párrafo, las tabulacionesmerecen un capítulo aparte.

Una parada de tabulación es una posición en el párrafo a la quese accede directamente al pulsar la tecla <TAB>. Por ejemplo, sihay un tabulador fijado en la posición 8 cm. desde el margenizquierdo, al pulsar <TAB> el punto de inserción saltará,sin cambiar de línea, hasta esa posición.


Hay cinco tipos de tabuladores:

� Izquierdo. Al pulsar la tecla <TAB> y llegar al tabulador, loscaracteres escritos se alinean a la izquierda respecto del ejedel tabulador. Se suele emplear para texto normal.

� Derecho. Al pulsar la tecla <TAB> y llegar al tabulador, loscaracteres escritos se alinean a la derecha respecto del eje deltabulador. Se suele emplear para números.

� Centrado. Al pulsar la tecla <TAB> y llegar al tabulador, loscaracteres escritos se centran respecto del eje del tabulador. Sesuele emplear para rótulos.

� Decimal. Al pulsar la tecla <TAB> y llegar al tabulador, loscaracteres escritos se alinean a la derecha respecto del eje deltabulador, hasta que se pulsa el carácter de alineación de deci-males, que es generalmente la coma (se puede modificar en laconfiguración de Windows) y a partir de ella, el resto de loscaracteres se alinean a la izquierda. Se emplea para escribirnúmeros con diferente cantidad de decimales.

� Barra. Inserta una línea vertical a través del párrafo seleccio-nado, en la posición de la regla que se especifique.

Los tabuladores pueden llevar un complemento: una guía o relle-no de tabulador. Esta característica inserta una línea de formatovariable desde el punto en el que se pulsa la tecla <TAB> hasta eltabulador que lleva guía.

Word incorpora paradas de tabulación por defecto, que son detipo izquierdo y situadas cada 1,25 cm a partir del margenizquierdo.

Para construir una tabla a base de tabuladores:

1. Se puede escribir primero la tabla y después cambiar lasparadas de tabulador, o bien hacerlo al revés. En cual-quier caso, es más aconsejable primero escribirla tabla y después modificar las paradas detabulador, ya que, si no se saben las posiciones


exactas de las paradas, es más fácil evaluar dóndepuede ir cada una si las columnas ya están escritas.

Si se desea escribir antes la tabla, se debe tener encuenta los siguientes aspectos:

- Se puede pulsar, si se desea, TAB al principio de lalínea, si bien esto no es obligatorio dado que sepuede obtener el mismo efecto cambiando las sangrí-as de primera línea. Sólo es obligatorio poner untabulador al principio de la línea si la primera columnalleva un tipo de tabulador que no es izquierdo.

- Sólo se debe pulsar una vez la tecla TAB para pasar deuna columna a la siguiente. Si un dato se queda muypegado al de la columna anterior, no importa; esto searreglará cuando se cambien las paradas de tabulador.

- Cuando se llega al final de una línea, se pulsa<Enter> y se comienza con la siguiente.

- Si se desea ver los caracteres no imprimibles de lostabuladores (cada pulsación de la tecla de tabulaciónse representa con una flecha que apunta hacia laderecha), pulsar el botón Mostrar u ocultar todo. Deesta forma es más fácil comprobar si se ha pulsadomás de una vez la tecla <TAB>.

Una vez escrita la tabla, seguir con el paso 2º.

2º Si el texto está ya escrito habrá que seleccionar lospárrafos. Si no se ha escrito todavía, basta situar elpunto de inserción en el lugar a partir del cual se van amodificar las paradas de tabulación.

3º Las paradas de tabulador se pueden cambiar a travésdel menú Formato o mediante la Regla:

� Regla: a la izquierda de la Regla horizontal, hay un botónque muestra el tipo de parada de tabulador:


Tabulación izquierda.

Centrar tabulación.

Tabulación derecha.

Tabulación decimal.

Tabulación Barra

Es posible modificar las paradas de tabulador con el ratón utili-zando la regla. Para ello, seleccionar el tipo de tabulador deseadopulsando el botón situado a la izquierda de la regla horizontal. Acontinuación hacer clic en la regla en la posición en la que sequiere colocar el tabulador. Si se quiere desplazar un tabulador,simplemente hay que pincharlo y arrastrarlo a su nueva posición.Eliminar un tabulador y arrastrarlo hacia cualquier punto fuerade la regla.

Nota: tener en cuenta que sólo se debe colocar una parada detabulador por cada columna. O sea, que si se tienen trescolumnas, sólo habrá que colocar tres paradas de tabulador,una para cada columna.

Mediante la regla no se puede colocar directamente relleno alos tabuladores.

� Menú Formato: A través del menú Formato existen tres for-mas de acceder al cuadro de dialogo Tabulaciones:

— Opción Párrafo y pulsar el botón tabulaciones— Opción Tabulaciones— Hacer doble clic en uno de los tabuladores definidos en la

Regla


El cuadro de diálogo consta de los siguientes apartados:

� Tabulaciones predeterminadas. Como se vio antes, Wordsuministra unas paradas de tabulación por defecto, que sonde tipo izquierdo y situadas cada 1,25 cm comenzando en elmargen izquierdo, y sin relleno. Si se quiere establecer unintervalo distinto, teclearlo en el cuadro de textoTabulaciones Predeterminadas. Si también se desea modificarel tipo de alineación y poner relleno a estos tabuladores, mar-car la posición del tabulador en el cuadro Posición, hacer clicen la alineación correspondiente y en relleno elegir uno de loscuatro disponibles.

� Posición. En este cuadro se escribe la posición en centímetrosen la que se desea establecer un tabulador.


� Alineación. Permite seleccionar uno de los cinco tipos de ali-neación.

� Relleno. Permite eleccionar un tipo de relleno: puntos, guio-nes o guiones de subrayado o ninguno (si no se desea rellenopara la parada de tabulador).

Cada vez que se escriba un valor en el cuadro Posición, se debeelegir una Alineación un Relleno, y se debe pulsar el botónFijar. De esta forma el nuevo tabulador aparecerá en el cuadrode lista situado debajo del cuadro de texto Posición. Esta ope-ración se repite tantas veces como tabuladores se desee estable-cer. Tener en cuenta que las paradas de tabulador tipo Barra noson propiamente paradas de tabulador, sino que únicamentemarcan una línea vertical entre una columna y la siguiente; porlo tanto, no se les puede asignar un relleno.

Para eliminar un tabulador, seleccionarlo del cuadro de listaPosición y pulsar el botón Eliminar. Si se quieren eliminar todosa la vez, pulsar Eliminar todas. En la sección Tabulaciones quedesea borrar, aparecerán los tabuladores borrados.

Si se desea modificar alguna de las características de uno delos tabuladores, como la alineación o el relleno, seleccionarlodel cuadro de lista Posición, modificarlo, y pulsar Fijar alfinal.

Cuando se termine de trabajar en este cuadro de diálogo, pulsarAceptar.

Es importante resaltar que se pueden emplear los dos sistemasde cambio de paradas de tabulador combinados (por la barrade regla y por el menú); por ejemplo, se pueden colocar lasparadas de tabulador mediante la barra de regla, y después iral menú para poner relleno a las paradas de tabulador ya fija-das.


Bordes y sombreadoEsta opción permite poner bordes y sombreado a las tablas, gráfi-cos, párrafos y texto en general. El borde puede ser completo obien constar sólo de parte de las líneas y, en el caso de seleccionartexto, puede abarcar el párrafo completo o bien sólo el texto pro-piamente dicho. Se puede poner un borde a texto ya escrito obien crear el borde antes de escribir (pero generalmente se escribeprimero el texto) en este caso:

1. Seleccionar el texto que va a llevar borde y/o sombrea-do.

2. Acceder a Formato – Bordes y sombreado – Bordes. Eneste cuadro de diálogo aparecen varios apartados:

- Valor.- Permite seleccionar una de estas opciones:Ninguno, Cuadro, Sombra, 3D o Personalizado. Alelegir una de ellas, se verá en el cuadro de Vista pre-via un ejemplo de cómo queda la opción selecciona-da.

- Estilo.- En esta lista se puede seleccionar un estilode borde distinto del predeterminado. Hay muchosdiferentes, incluyendo líneas quebradas, onduladas,con efectos, etc.

- Color.- En esta sección se puede seleccionar uncolor de línea.

- Ancho.- En esta lista se puede seleccionar un grosorpara las líneas que definen el borde.


Si se desea modificar cada línea del borde por separado, seleccio-nar el estilo, color y ancho que se quiere aplicar y hacer clic en lalínea deseada en Vista previa, o bien hacer clic en uno de losbotones que aparecen al lado y debajo de la muestra de Vistaprevia. Repetir este proceso para todas las líneas que se vayan amodificar. De esta misma forma también se pueden quitar bor-des que se hayan agregado por error, volviendo a hacer clic enuna línea seleccionada o bien pulsando el botón del bordecorrespondiente.

Es importante hacer notar que estos cambios se pueden aplicar alpárrafo completo, o bien sólo al texto que esté seleccionado (si seha seleccionado texto antes de ir a Bordes y sombreado). Cuandose elige Aplicar a: Párrafo, los bordes y cambios que se hagan eneste cuadro se aplicarán al párrafo completo, mientrasque si se elige Aplicar a: Texto, sólo el texto que estéseleccionado reflejará las modificaciones.


Si se pulsa el botón Opciones, se pueden modificar las distanciasque quedarán entre el texto escrito y los bordes superior, inferior,izquierdo y derecho.

3. Si se desea añadir un sombreado, elegir la pestañaSombreado. En Relleno, seleccionar el color para elrelleno, y en Tramas elegir un Estilo y un Color. Borde ysombreado son opciones independientes; puede añadir-se un borde sin sombreado y viceversa.

El sombreado también puede ponerse sólo al textoseleccionado o al párrafo completo, así que antes deaceptar en el cuadro de diálogo comprobar quese ha elegido el texto deseado.


4. Pulsar Aceptar.

La mayoría de estos cambios se pueden realizar desde la barra deherramientas de Tablas y bordes. Para activar esta barra, pulsar elbotón Tablas y bordes, situado en la barra de herramientasEstándar. Utilizar los cuadros y botones Estilo de línea,Grosor de la línea y Color del borde para elegir los atributos delínea, y el botón de Color de sombreado para aplicar un relleno.Pulsar después la flecha que hay a la derecha del botón Bordes, yelegir el borde que se desea colocar. Al hacerlo, el texto seleccio-nado o el párrafo actual mostrarán los bordes y sombreados ele-gidos. Tener en cuenta que no todas las opciones del cuadro dediálogo estarán disponibles aquí.


Para volver a ocultar la barra de herramientas de bordes, seleccio-nar Ver – Barras de herramientas y en el cuadro de diálogodesactivar la casilla correspondiente a Tablas y bordes. Tambiénse puede hacer clic en el botón Tablas y bordes.

Se puede mover el texto con su borde y/o sombreado. Basta conseleccionar y arrastrar el texto hasta la nueva posición, o biencortar y pegar.

Para eliminar un borde o sombreado, basta seleccionar el textoque lo lleva y acceder a Formato – Bordes y sombreado. Ponerlas opciones que se desea eliminar en Ninguno y Aceptar.

Cuadros de textoLa función Cuadro de texto es similar a la de Borde, pero haydiferencias marcadas entre ambas. La principal es que un cuadrode texto convierte en objeto gráfico al elemento que contiene, yasea un título, un trozo cualquiera de texto, etc. Además, los cua-dros de texto se pueden vincular entre sí de forma que el textoescrito en uno fluya automáticamente a los cuadros de textoencadenados que le siguen. Esta característica permite dar forma-tos avanzados a los documentos que se creen.

Se puede insertar un cuadro de texto antes o después de añadir elelemento que irá enmarcado.

Para añadir un cuadro de texto a un texto o elemento ya creado:

1. Seleccionar el texto o elemento

2. Elegir Insertar – Cuadro de texto


Word enmarca la selección con un cuadro de borde fino.

Cuando se inserta un cuadro de texto y la forma de visualizaciónno es Diseño de impresión, automáticamente Word pasará almodo de Diseño de impresión.

Conviene observar que al crear un cuadro de texto, aparece unanueva barra de herramientas, denominada Cuadro de texto, quecontiene algunos de los botones con los que se va a poder gestio-nar el cuadro o cuadros creados.

Para realizar cualquier operación con el cuadro de texto, comomodificarlo, cambiar sus dimensiones o moverlo, es necesarioseleccionarlo antes. Para activar el cuadro de texto, hacer clicen el borde del mismo (el puntero del ratón debe tener laforma de una flecha que apunta hacia arriba y un poco hacia laizquierda, con una flecha de cuatro puntas en su parte supe-rior). Se observará que alrededor del cuadro de texto apareceun borde rayado y ocho cuadros blancos en el borde, que sonlos llamados cuadros de control. Hecho esto, ya se puede reali-zar cualquier modificación, incluso la edición del texto quecontiene.

Una vez activado el cuadro de texto, seleccionar Formato –Bordes y sombreado, y modificar el borde y sombreado del cua-dro de texto según se vio en el apartado Bordes y sombreado(también se puede hacer con la barra de Tablas y bordes).


Activar un cuadrode texto

Cambiar losbordes de uncuadro de texto

Lo más cómodo es, en Diseño de Impresión, pinchar el bordedel cuadro de texto con el ratón (el puntero del ratón debe tenerla forma mencionada arriba) y arrastrarlo hasta su nueva posi-ción. Se verá una línea discontinua que simula el borde del cua-dro de texto. Donde se encuentre este borde rayado se situará elcuadro de texto al soltar el botón izquierdo del ratón.

Primero hay que seleccionar el cuadro de texto. Los elementosque permiten cambiar el tamaño del mismo son los cuadros decontrol. Al pasar el puntero del ratón sobre un cuadro de con-trol, aquél toma la apariencia de una doble flecha. Si se pincha yse arrastra el ratón en el sentido que indica la doble flecha, secambiará las dimensiones del cuadro de texto. Si se desea cam-biar a la vez el ancho y el alto del cuadro de texto, se debe selec-cionar uno de los cuadros de control de las esquinas.

Si se desea que el cuadro de texto tenga unas dimensiones con-cretas, en vez de emplear el ratón se le puede dar un tamañoespecífico mediante Formato – Cuadro de texto:

1. Seleccionar el cuadro de texto

2. Acceder a Formato – Cuadro de texto.

3. En la sección Tamaño y rotación de la ficha Tamaño,escribir en los cuadros de texto Ancho y Alto las dimen-siones específicas en centímetros para el cuadro de texto

Si se desea asignar al cuadro de texto un porcentajeespecífico de las dimensiones originales, introducir losdatos de porcentajes en la sección Escala, en los cua-dros Alto y Ancho. Por ejemplo, si se desea que el cua-dro de texto tenga un ancho que sea el 80% del tamañoactual (o sea, que tenga un 20% menos de anchura),introducir 80 en la casilla Ancho

Si se marca la casilla de verificación Bloquear relaciónde aspecto, cuando se intente cambiar una de lasdimensiones del cuadro cambiará también laotra, de manera que ambas mantengan susproporciones originales.


Modificar laposición de uncuadro de texto

Modificar eltamaño de uncuadro de texto

4. Pulsar Aceptar.

Si se desea eliminar el cuadro de texto y el texto que contiene:

1º Seleccionar el cuadro de texto2º Pulsar Supr

Si sólo se quiere eliminar el cuadro de texto, y no el texto quecontiene:

1. Seleccionar el texto contenido en el cuadro

2. Pulsar el botón Cortar o Edición – Cortar

3. Suprimir el cuadro de texto


Eliminar uncuadro de texto

4. Pulsar Edición – Pegar o el botón Pegar para volver ainsertar el texto cortado

El texto externo a un cuadro de texto se puede distribuir de for-mas distintas respecto de éste. Para cambiar la forma en que sedistribuye,


2. Acceder a Formato – Cuadro de texto

3. Elegir la ficha Diseño. En Estilo de Ajuste, seleccionar eltipo de ajuste que se desea:


Cambiar el ajustealrededor de uncuadro de texto

_ En línea con el texto: sitúa el texto empezando porla primera línea después del cuadrado.

_ Cuadrado: ajusta el texto alrededor de todos loslados del cuadro, dejando un hueco para el mismo

– Estrecho: si la forma es irregular, este tipo hace queel texto se ajuste a los contornos de la misma, contor-neando la forma

– Detrás del texto: El tipo de ajuste se realiza en elinterior de las partes del objeto que estén abier-tas.

– Delante del texto:Es la opción contraria a la anterior.Se pueden conseguir efectos muy interesantes com-biando diferentes presentaciones en un documento.Para mover un objeto en relación con el texto, selec-cionar el objeto, hacer clic en Ordenar en el menúDibujo (barra de herramientas Dibujo) y, a continua-ción, hacer clic en Delante del Texto o Detrás deltexto.

Si se pulsa en el botón Avanzado y luego en la pesta-ña Ajuste de texto se accede a la ventana Diseñoavanzado. Cuando se elige uno de los tres primerosajustes, se activan las opciones de Diseño avanzadoy aquí se puede seleccionar de qué manera se va adistribuir el texto en los laterales del objeto: puede serpor Ambos lados, Sólo derecho, Sólo izquierdo oSólo el mayor.

Si se ha seleccionado el tipo de ajuste Cuadrado oSuperior e inferior, se puede tener acceso a modifi-car la distancia entre los límites del cuadro y el textoexterno. Estas distancias se encuentran en la secciónDistancia desde el texto.


Ya se ha comentado anteriormente que una de las caracterís-ticas de los cuadros de texto es que se pueden concatenar, deforma que el texto escrito en el primero de ellos fluya porlos cuadros siguientes, independientemente de que esténsituados en la misma página o en páginas distintas del docu-mento.

Para encadenar un cuadro de texto con el siguiente:

1. Crear el primer cuadro de texto, en la posición y con eltamaño que se deseen.


Vincular uncuadro de texto

2. Crear el segundo cuadro de texto, con las característi-cas deseadas.

3. Seleccionar el primer cuadro de texto y pulsar el botónCrear vínculo con cuadro de texto, situado en la barra deherramientas de Cuadro de texto. El puntero del ratón seconvierte en una jarra.

4. Al pasar el puntero del ratón por encima del segun-do cuadro de texto, la jarra se inclina. Esto significaque este segundo cuadro se puede vincular con elprimero. Hacer clic en este punto para establecer elvínculo.

Desde este momento, el texto que se escriba en un cuadro detexto fluirá al que tiene vinculado, y de éste, si se ha creado untercer cuadro de texto y se ha vinculado con el segundo, fluiráal siguiente, y así con todos los cuadros que se hayan vincula-do, como en una cadena. Se pueden vincular uno a uno todoslos cuadros que se precisen. Tener en cuenta el hecho de que lavinculación sólo afecta al texto escrito en los cuadros, no al for-mato de los mismos: o sea, que es posible dar bordes y caracte-rísticas de formato distintas a los cuadros, aunque estén vincu-lados.

Si se desea romper un vínculo entre cuadros de texto:

1. Seleccionar el cuadro de texto que se desea desvincular

2. Pulsar el botón Romper vínculo hacia delante de la barrade herramientas Cuadro de texto.


Se puede cambiar la dirección del texto escrito dentro de un cua-dro. Para hacerlo:


2. En la barra de herramientas de Cuadro de Texto, pulsarel botón Cambiar dirección del texto hasta que éstetenga la orientación deseada

Cambiar los bordes y sombreados del cuadro de texto:

Se puede modificar el relleno y las líneas de contorno de un cua-dro de texto:


2. Acceder a Formato – Cuadro de texto – Colores ylíneas

3. En la sección Relleno, elegir el color deseado para elfondo. Se pueden elegir no sólo colores, sino tambiéndiferentes efectos de relleno, como degradados, textu-ras, tramas, etc.

4. En la sección Línea, se puede elegir el tipo de línea queva a bordear el cuadro, así como el grosor y el estilo delínea

Si se desea quitar la línea que aparece alrededor delcuadro, seleccionar Color y elegir Sin línea.



Estilos

Los estilos son una potente herramienta de Word, que facilitan yevitan errores en el formateo de párrafos y caracteres. Hay dostipos de estilos: de párrafo y de carácter. Se pueden definir comoun conjunto de valores por defecto para cada párrafo o carácter(por ejemplo, tipo y tamaño de la letra, sangrías, tabulaciones,atributos de letra, etc.). Los estilos de tipo párrafo pue-den llevar características de tipo de letra, mientras quelos de carácter no pueden llevar más que formatos de


carácter, no de párrafo. Los estilos se pueden aplicar antes o des-pués de escribir el texto o párrafos; si se hace después, hay queseleccionarlos primero.

Para asignar un estilo a un texto:

1. Si se va a aplicar un estilo de párrafo a varios párrafos,seleccionarlos primero. Si sólo se va a aplicar a unpárrafo, basta situar el punto de inserción en cualquierpunto del mismo. Si se va a aplicar un estilo de carácter,seleccionar el texto al que se va a aplicar.

2. En la barra de herramientas de Formato, el primer cua-dro corresponde a los estilos. Desplegar la lista pulsan-do la flecha hacia abajo situada a la derecha de esteprimer cuadro. En principio puede que sólo sevean unos cuantos estilos, los más utilizados.Si se desea ver la lista completa, pulsar la


tecla <MAYÚS> antes de hacer clic en la flecha de lalista desplegable del cuadro de estilos. Como se puedeobservar, cada estilo lleva su nombre y una muestra delos formatos que aplica; además, en la parte derechade cada estilo se puede ver si es de tipo carácter o detipo párrafo: los de tipo carácter llevan una “a” y los detipo párrafo llevan una marca de final de párrafo: ¶.También se puede acceder mediante el menú Formato– Estilo, y en el cuadro de diálogo Estilo seleccionar delcuadro de lista Estilos el que se desea. Al hacer clic enuno de ellos, en la sección Descripción se verá lascaracterísticas del estilo seleccionado, así como unamuestra En Vista previa del párrafo, y si se desea apli-carlo, hay que pulsar el botón Aplicar. En este cuadrode diálogo también se pueden crear estilos personali-zados, modificar los existentes o borrar los que nosean necesarios.

Se ha mencionado antes que es posible crear estilos de usuario.Para crear un estilo seguir los pasos siguientes:

1. Seleccionar Formato-Estilo

2. Pulsar el botón Nuevo. En el cuadro de diálogo NuevoEstilo escribir, en el cuadro de texto Nombre, un nombrepara el estilo, hasta 253 caracteres, incluyendo todos lossímbolos (menos la barra invertida, las llaves y el puntoy coma) y espacios en blanco.

3. En Tipo de estilo, seleccionar si el estilo va a ser depárrafo o de carácter. El tipo de estilo por defecto es depárrafo.

4. En Basado en, seleccionar el estilo base sobre el quevamos a crear el nuevo. Por defecto, es el estiloNormal.

5. En Estilo del párrafo siguiente, seleccionar el estilo quellevará el párrafo que se escriba a continuaciónde un párrafo con el estilo que se va a crear.


Crear un estilo

6. Pulsar el botón Formato y seleccionar las característicasque se deseen incluir en el estilo referentes a tipo deletra, características de párrafo, bordes, etc.

7. Pulsar el botón Teclas para asignar una combinación deteclas al estilo. Hacer clic en el cuadro Nueva Tecla deMétodo Abreviado y a continuación pulsar la combina-ción de teclas que se desee especificar para el estilo:por ejemplo: <CTRL> + <ALT> + <M>. Asegurarse deque la combinación de teclas no esté asignada a otrafunción (si está asignada a otra función, debajo de lacombinación aparecerá su función actual). Si lo está,borrar la combinación de teclas y elegir otra. PulsarAsignar y después Cerrar.

8. Si se desea que el estilo esté disponible para todoslos documentos basados en la plantilla actual (NOR-MAL.DOT por defecto), marcar la casilla Agregar a laPlantilla. Si se marca además la casilla Actualizar auto-máticamente, el estilo se redefinirá automáticamentecada vez que se aplique formato manual con el estilo acualquier párrafo. Word actualiza todos los párrafos deldocumento activo que tengan aplicado el estilo. O sea,que si un párrafo tiene un estilo en el que se ha marca-do dicha casilla, si a dicho párrafo le cambios algún for-mato o atributo, automáticamente ese cambio se refleja-rá en el estilo y además se modificarán todos los párra-fos en el documento actual que tengan aplicado dichoestilo.

9. Pulsar Aceptar en el cuadro de diálogo Nuevo Estilo.

10. Pulsar Aplicar si se desea aplicar el estilo al párrafoactual o a los seleccionados, o Cancelar si no se deseaaplicar el estilo creado en este momento.


Hay una forma más sencilla de crear estilos (sólo sirve para esti-los de tipo párrafo):

1. Crear el párrafo base y asignarle los formatos desea-dos

2. En el cuadro de Estilos de la barra de herramientas deFormato, escribir un nombre de estilo. Asegurarse deque ese nombre no exista en la lista de estilos.

3. Pulsar <Enter>

El estilo creado sólo estará disponible en el documento actual, ano ser que lo copiemos en las plantillas de documento que se uti-licen con frecuencia.


Si lo que se desea es modificar un estilo:

1. Seleccionar un párrafo (o un trozo de texto si es un estilode carácter) con el estilo que se desea cambiar

2. Aplicarle los nuevos formatos

3. Seleccionar Formato – Estilo y pulsar Modificar

4. Hacer clic en el cuadro Nombre y seleccionar el nombredel estilo que se va a modificar

5. Si se activa la casilla Actualizar automáticamente elestilo desde ahora, el estilo se actualizará automática-mente sin que vuelva a mostrarse este cuadro de diá-logo.

6. Hacer clic en Aceptar.


Modificar unestilo

Se pueden ver todos los estilos de los párrafos del documento sise procede así:

1. Seleccionar Ver – Normal

2. Acceder a Herramientas – Opciones – Ver

3. En la sección Opciones de las Vistas Normal yEsquema, en el cuadro de texto Ancho del área de esti-lo, dar un valor mayor que 0 (2,5 por ejemplo para verlosin problemas).

4. Pulsar Aceptar

De esta forma, en el área izquierda de la pantalla, a la izquierdade la barra de selección, se verá una barra con los nombres de losestilos aplicados a cada párrafo del documento actual.


Eliminar un estilo

También se pueden ver todos los títulos de los párrafos cuyosestilos sean Título1, Título2, hasta Título9, si se activa Ver –Mapa de documento. Esta forma de visualización, que se puedeactivar estando en cualquiera de las vistas del documento (ya seaDiseño de impresión, Normal, etc.) muestra a la izquierda deldocumento un área en la que se visualiza la estructura del docu-mento en forma de esquema, con los títulos de los epígrafes quetengan asignados los estilos mencionados antes (desde Título1hasta Título9). Además, al ver los títulos de los epígrafes de estaforma, se puede desplazar el punto de inserción directamente acualquiera de ellos, haciendo clic en el título correspondiente. Ala izquierda de cada título hay un signo +, si el nivel contienesubniveles y no se visualizan, o un signo -, si el nivel contienesubniveles y éstos se visualizan. Se puede visualizar este esquemade formas diferentes. Por ejemplo, si sólo interesa en un determi-nado momento ver los niveles principales (Título1) se puedehacer clic en el signo - que aparece a la izquierda del primer ele-mento que lleve un estilo Título1 (esto se denomina contraer elesquema). Al revés, si se desea visualizar el contenido de un nivelque está contraído, se puede expandir haciendo clic en el signo +correspondiente.

Para eliminar un estilo, seguir los pasos siguientes:

1. Seleccionar Formato – Estilo

2. Seleccionar el nombre del estilo de la lista de Estilos

3. Pulsar el botón Eliminar

No se pueden eliminar estilos predeterminados de Word,aunque sí se pueden modificar.

Si se elimina un estilo de párrafo, Word aplica el estiloNormal a todos los párrafos que tenían dicho estilo apli-cado. Por tanto, al eliminar un estilo no se conservan losformatos en el documento ni en la plantilla.



� Cambiar los tipos de letra y los atributos de la misma

� Insertar caracteres especiales.

� Modificar los formatos de los párrafos: interlineado, sangrías,alineación, etc.

� Cambiar las paradas de tabulador.

� Establecer bordes y sombreados.

� Crear y gestionar cuadros de texto.

� Crear, modificar y eliminar estilos.


C A P Í T U L O 6

Formato de página

E n el capítulo anterior vimos diferentesmaneras de modificar la presentacióndel texto, cambiando tanto el formato

de los caracteres como el de los párrafos.

En este capítulo vamos a dar un paso máspara completar el aspecto final del documen-to, modificando o añadiendo ciertos elemen-tos que constituyen el formato de secciones yde páginas. Entre estos elementos están losmárgenes, el tipo y clase de papel, la alinea-ción vertical del texto, la numeración delíneas y páginas y los encabezados y pies depágina.

Si queremos que estos formatos afecten a dife-rentes partes del documento, es necesarioconocer el concepto de sección y saber aplicarsaltos de sección para que los nuevos formatosno modifiquen todo el documento, sino sólola parte del mismo que nos interese.


Sección

Una sección en un documento es una parte del mismo que tieneunas características de formato específicas diferentes de las de otraspartes del documento en uno o más de los aspectos siguientes:

� Encabezados y pies de página.� Número de columnas.� Márgenes.� Tamaño/clase de papel.� Orientación de la página.� Alineación Vertical.� Numeración de líneas.� Posición y/o formato de los números de página.� Estilo y colocación de las notas a pie.� Bordes de página.

Las secciones pueden ser de extensión muy variable y abarcardesde un solo párrafo hasta el documento completo.

Los saltos de sección se visualizan en pantalla si está activo Ver-Normal; se ven como una doble línea punteada en gris, y en elcentro de la misma se lee “Salto de sección” (tipo de salto). EnDiseño de impresión no se ve el salto de sección directamente enpantalla, sino a través de la barra de estado, en la que se indica,junto con la página actual, la sección en que se encuentra elpunto de inserción.

Cuando se modifican una o más de las características de formatoenumeradas arriba, el cambio afecta a toda la sección, por lo que,si sólo se quiere que afecte a una parte del documento, se puede:

1. Situar el punto de inserción en el lugar a partir del cualse va a hacer la modificación.

2. Seleccionar Insertar-Salto.3. En la sección Saltos de sección, seleccionar

uno de los cuatro siguientes:


� Página Siguiente: Se inserta un salto de página a la vez queun salto de sección, de forma que la nueva sección se inicia enla página siguiente.

� Continuo: La nueva sección se inicia dentro de la página actual,justo a partir de la posición en que se encuentra el cursor.

� Página par: La nueva sección se inicia en la siguiente páginapar, insertándose una página en blanco si es necesario.

� Página impar: la nueva sección se inicia en la siguiente pági-na impar, insertándose una página en blanco si es necesario.

Otra forma de insertar saltos de sección consiste en seleccionarel texto que se va a modificar y seleccionar la opción de menúArchivo/Configurar página/Diseño. Dentro del cuadro de diá-logo correspondiente aparece un cuadro de texto llamadoAplicar a, en el que se puede seleccionar qué texto se verá afec-tado por el cambio. Elegir Texto seleccionado y pulsarAceptar. De esta forma se insertarán los saltos de sec-ción correspondientes al comienzo y al final del textomarcado. También se puede colocar el punto de inser-


ción en el lugar en el que se desea insertar el salto de sección, yseleccionar después la opción u opciones de formato para lanueva sección, eligiendo en el cuadro de texto Aplicar a, laopción De aquí en adelante.

Atención: por defecto los saltos de sección que se insertan al ele-gir Texto seleccionado o De aquí en adelante en el cuadro detexto Aplicar a, son de página siguiente. Para modificar estaopción, antes de aplicar los formatos que afecten a secciones hayque acceder a Archivo – Configurar Página – Diseño, y enEmpezar sección, especificar Continuo y Aceptar. Esta opciónespecifica que los saltos de sección que se realicen serán pordefecto continuos, a no ser que el usuario indique otro tipo desalto en Insertar – Salto – Salto de sección.

Existe la posibilidad de convertir un salto de sección de páginasiguiente en uno continuo y viceversa. Para hacerlo, procedercomo sigue:

1. Situar el punto de inserción a continuación del salto desección

2. Seleccionar Archivo – Configurar página – Diseño

3. En el cuadro Empezar sección, seleccionar a qué tipo sedesea convertir el salto de sección. Por ejemplo, si elsalto de sección de la sección anterior es de Páginasiguiente, para convertirlo en continuo elegir Continuo.Hacerlo al revés si se desea convertir un salto Continuoen uno de Página siguiente



Para eliminar un salto de sección, situar el punto de inserción enla primera posición de la línea siguiente al salto, y pulsarRetroceso. También se puede colocar el punto de inserción justodelante del salto de sección y pulsar SUPR. El texto anterior alsalto de sección tomará las características de formato de la sec-ción siguiente al salto de sección eliminado. Por tanto, es muyconveniente asegurarse bien antes de eliminar un salto de sec-ción.

Márgenes del documentoSe pueden cambiar cuando se desee los márgenes Izquierdo yDerecho del documento pinchando y arrastrando los indicado-res de márgenes, situados en la barra de regla. Si se desea modifi-car los márgenes a través del menú, se hace a través del menúArchivo – Configurar Página – Márgenes. Convienerecordar que un cambio de márgenes afecta a todo eldocumento a no ser que se efectúe un cambio de sec-


ción. De hecho, en el cuadro de diálogo de Configurar Página –Márgenes, se puede elegir qué parte del documento se verá afecta-do por la modificación de los márgenes, en la sección Aplicar a.

Para cambiar los márgenes en un texto ya escrito, sólo para unaparte del mismo:

1. Seleccionar la parte de texto en el que se van a cambiarlos márgenes.

2. Acceder a Archivo-Configurar página-Márgenes

3. Escribir los valores en centímetros que se desea quetengan los márgenes izquierdo, derecho, superior e infe-rior. Si se desea establecer un margen de encuaderna-ción, establecerlo aquí también. Si se activa la casillaMárgenes simétricos, no aparecen los márgenes izquier-do y derecho, sino Interior y Exterior. Esto se debe a quela opción Márgenes simétricos es para imprimir el docu-mento por las dos caras. El margen interior es el que seencuentra en el lomo del libro, tanto en páginas parescomo impares, y el exterior el que se encuentra en losbordes izquierdo y derecho del libro abierto. En estecaso el margen de encuadernación también varía, dadoque se tiene en cuenta únicamente en el margen interior,que es por donde van sujetas las hojas al lomo del libro.

4. En el cuadro de lista desplegable Aplicar a, elegir Textoseleccionado. Otras opciones que pueden aparecer aquíson:

� Todo el documento: el cambio de márgenes afectará a todo eldocumento y no sólo a la sección actual.

� De aquí en adelante: inserta un salto de sección por delantedel punto de inserción, aplicándose el cambio a partir delsalto.

5. Si se pulsa la casilla Predeterminar, los cambiosafectarán al valor por defecto en todos los docu-


mentos que se creen en esta sesión de trabajo o en futu-ras sesiones. Si se hace así, Word preguntará si sedesea almacenar los cambios en la planti l laNORMAL.DOT; al pulsar Sí, la modificación se almace-nará para los futuros documentos. Este cambio no afec-ta a los márgenes ya establecidos ni a documentos yaescritos.

6. Pulsar Aceptar.

Si el trozo de texto que se seleccionar para modificar los márge-nes ocupa menos de una página, el cambio de los márgenessuperior e inferior no se apreciará.


Tamaño del papelDesde el cuadro de diálogo Configurar Página se puede accedera la categoría Tamaño del papel. En ella se pueden modificar lasdimensiones de la página de impresión, por defecto es DIN A4,y también la orientación del papel. Estas opciones afectan, igualque las anteriores, a todas las páginas de la sección actual, a noser que se hagan los saltos de sección correspondientes. Lo máscómodo, si ya se tiene escrito el texto y no se desea cambiarestas opciones a todo el documento:

1. Seleccionar el trozo de texto que se va a modificar.

2. Acceder a Archivo-Configurar Página-Tamaño delpapel.

3. En el cuadro de diálogo, se pueden modificar los valoressiguientes:

� Tamaño del papel: En este cuadro de lista desplegable sepuede seleccionar uno de los tamaños predeterminados deWord o establecer un tamaño personal.

� Ancho: si ninguno de los tamaños predeterminados se ajustaa las dimensiones de la hoja de papel, se puede teclear en estecuadro de texto el ancho en centímetros del papel.

� Alto: en este cuadro de texto se introduce la altura del papelen centímetros para tamaño de papel personalizado.

� Orientación: en esta sección se puede elegir la orientaciónque va a tener la hoja. La orientación puede ser Vertical (valorpor defecto) u Horizontal (apaisada).

En el cuadro de Vista Previa, se verán los cambios aplicados a lasdimensiones y orientación de la página.

4. En el cuadro de lista desplegable Aplicar a, ele-gir la opción Texto seleccionado.


5. Si se pulsa el botón Predeterminar, Word preguntará si sedesea redefinir la plantilla NORMAL.DOT basándose en lasnuevas características del papel, y advierte de que los cam-bios, si la respuesta es afirmativa, serán aplicados a todoslos documentos futuros.

6. Pulsar Aceptar.

La unidad de medida viene marcada por la que se especifique enHerramientas-Opciones-General; en la parte inferior del cuadrode diálogo se encuentra el cuadro de lista desplegable Unidadesde medida, en el que se puede elegir entre pulgadas, centímetros,puntos y picas, cuyas equivalencias son las siguientes:

1 pulgada = 2,54 cm = 72 puntos = 6 picas = 6 líneas


Alineación verticalPara modificar la alineación vertical de las páginas de una sec-ción, se puede elegir entre tres valores: Superior, Centrada yJustificada. Para hacerlo, si el texto ya está escrito, lo más cómo-do es:

1. Seleccionar las páginas que van a llevar una alineaciónvertical diferente. Si ya se han establecido sal-tos de sección, marcar las secciones que se


vayan a modificar, o, si es una sola sección, hacer clicen cualquier lugar de la misma

2. Acceder a Archivo – Configurar Página – Diseño. En elcuadro de lista desplegable seleccionar el tipo de alinea-ción deseada.

3. En el cuadro de lista Aplicar a, escoger la opción desea-da


Numeración de líneasSe pueden añadir automáticamente números de línea a todo oparte del documento. Estos números se sitúan a la izquierda delas líneas correspondientes según como se haya configurado lanumeración. Los números de línea se visualizan en Ver-Diseño de impresión.


Para numerar parte de las líneas de un documento:

1. Seleccionar el texto cuyas líneas van a ir numeradas.

2. Acceder a Archivo-Configurar Página-Diseño

3. Pulsar el botón Números de línea

4. En el cuadro de diálogo Números de línea, primero acti-var la casilla Agregar números de línea. Con esto, elresto de las opciones ya pueden ser modificadas:

� Iniciar en: Es el número con que se iniciará la numeración enla primera línea de la sección.

� Desde el texto: Es la distancia entre los números de línea y elborde izquierdo de las líneas numeradas.

� Intervalo: Es el intervalo de números de línea que se impri-mirán.

� Sección Numeración: En esta sección se puede elegir la formaen que se reiniciará la numeración de líneas:

Reiniciar cada página: reinicia la numeración en cada página.

Reiniciar cada sección: reinicia la numeración al cambiar desección.

Continua: la numeración se continua de unas páginas y sec-ciones a las siguientes, sin reiniciarse.

5. Pulsar Aceptar.

6. En el cuadro de diálogo Configurar Página, elegir enAplicar a, la opción Texto seleccionado, y en Empezarsección, elegir la opción deseada para la nueva sección:si va a ser un salto de sección en continuo, en páginanueva, etc.

7. Pulsar Aceptar.


Si no se desea que una o más líneas de la sección vayan numera-das:

1. Seleccionar las líneas a las que se vaya a quitar lanumeración.

2. Acceder a Formato-Párrafo-Líneas y saltos de página.

3. Activar la casilla Suprimir números de línea.

4. Pulsar Aceptar.

Si se quiere eliminar la numeración de líneas de toda la sección,basta situar el punto de inserción en la sección correspondiente yacceder de nuevo a Archivo-Configurar Página-Diseño-Númerosde línea; a continuación desactivar la casilla Agregar números delínea. Finalmente, pulsar Aceptar.

Encabezados y pies de páginaUn encabezado es un texto (puede incorporar gráficos u otrasopciones) que se repite en todas o parte de las páginas de undocumento, y aparece, generalmente, en la parte superior de laspáginas. Un pie de página es lo mismo, sólo que aparece en laparte inferior de las páginas.


La forma de crear encabezados y pies es la misma. Se va a expli-car utilizando como ejemplo un encabezado:

1. Seleccionar Ver-Encabezado y pie de página. Estaopción muestra en pantalla la barra de herramientas deEncabezado y pie de página, así como una zona en laparte superior de la página enmarcada con un borderayado, en la que se incluirán los elementos que sedesee que aparezcan en el encabezado.

2. Si se desea crear un encabezado o pie diferente para laprimera página, y/o bien encabezados o pies distintospara páginas pares e impares, en la barra de herramien-tas de Encabezado y pie de página, pulsar el botónConfigurar Página, en la barra de herramientas deEncabezado y pie, y elegir la categoría Diseño. En lasección Encabezados/Pies de página, marcar las casi-llas deseadas. Pulsar Aceptar.

3. Escribir el texto del encabezado. Se pueden añadir gráfi-cos, tablas y cualquier elemento disponible en Word.También se puede aplicar cualquier opción de formato(alineación del texto, tipo y tamaño de la letra, etc.). Enla barra de Encabezado y pie de página, hay variosbotones para añadir elementos específicos o para cam-biar formatos o configuraciones:

� Insertar Autotexto: permite insertar un elemento de autotex-to en el encabezado o pie.

� Insertar número de página: al pulsar este icono se añade alencabezado la numeración automática de páginas. Si se deseaque las páginas se numeren con otro formato numérico, porejemplo con números romanos, acceder a Insertar - Númerode página y pulsar el botón Formato, o bien pulsar el botónFormato del número de página en la barra de herramientas deEncabezado y pie. En el cuadro de lista desplegable Formatode número, seleccionar el deseado. En la secciónNumeración, elegir si se va a Continuar desde la sec-ción anterior, o si a la página se le va a asignar un


número determinado, en Empezar en. Pulsar Aceptar, y en elsiguiente cuadro de diálogo también pulsar Aceptar.

� Insertar número de páginas: este botón se emplea cuando sedesea que conste en el encabezado o pie el número total depáginas del documento.

� Formato del número de página: se emplea para cambiar elformato o la numeración de los números de página.

� Insertar fecha: pulsando este botón se inserta la fecha actualdel sistema en la posición del cursor.

� Insertar hora: pulsar este botón si se desea insertar la horaactual en el encabezado.

� Configurar página: despliega el cuadro de diálogo Configurarpágina.

� Mostrar u ocultar texto del documento: desactiva o activa lavisualización del texto del documento mientras se está traba-jando en encabezados o pies de página.

� Igual que el anterior: este botón vincula o desvincula unencabezado o pie del de la sección anterior. Cuando dos sec-ciones tienen sus encabezados o pies vinculados, al hacer cam-bios en los encabezados o pies de una, estos cambios se refle-jan en la sección siguiente.

� Cambiar entre encabezado y pie: pulsando este botón pode-mos pasar del encabezado al pie y viceversa.

� Mostrar el anterior: muestra el encabezado o pie de la secciónanterior.

� Mostrar el siguiente: muestra el encabezado o pie de la sec-ción siguiente.

4. Si se desea escribir un pie de página, pulsar elbotón Cambiar entre encabezado y pie. El pro-ceso es igual que antes, ya que también se


pueden tener pies de página distintos para páginaspares, impares o la primera página.

5. Finalmente, pulsar el botón Cerrar de la barra de herra-mientas de Encabezado y pie de página.

Los encabezados y pies no se visualizan si el documento se mues-tra en Ver – Normal. En cambio, sí se ven en Archivo – Vistapreliminar y en Ver Diseño de impresión. Se puede editar elencabezado o pie directamente haciendo doble clic en el área delmismo, en cuyo caso el encabezado o pie se pondrá en letranegra, se volverá a mostrar la barra de Encabezado y pie de pági-na, y se podrá trabajar con ellos. El resto del texto se pondrá encolor gris. Si no se desea visualizar este texto en color gris mien-tras se está trabajando con encabezados o pies, pulsar el botónMostrar u ocultar texto del documento.

También es posible editar el encabezado o pie situando el puntode inserción en la sección que se va a modificar y seleccionandoVer – Encabezado y pie de página de nuevo.

Por defecto, los encabezados y pies se imprimen a 1,27 cm delos bordes superior e inferior, respectivamente, de la página.Este valor se puede modificar accediendo a Archivo –Configurar Página – Márgenes, en la sección Desde el borde –Encabezado o Pie de página, se pueden especificar valores dife-rentes para estas distancias. Esta operación suele ser necesariacuando la impresora no imprima el pie, o bien lo corte; en estecaso, sólo hay que aumentar el valor de la distancia desde elextremo de la página hasta el pie.


Numeración de páginasYa se ha visto que al crear un encabezado o pie de página sepuede incluir la numeración automática pulsando el iconoInsertar número de página. Si no se quiere crear un encabezado opie para incluir sólo la numeración, ésta se puede insertar direc-tamente. Para hacerlo:

1. Acceder a Insertar-Números de página.

2. En el cuadro de diálogo Números de página, seleccionarla Posición del número de página y la Alineación delmismo. Si se desea que la primera página no lleve núme-ro, desactivar la casilla Número en la primera página. Enel cuadro de muestra se verá el resultado. Si en Archivo-Configurar Página-Diseño se marcó, en la secciónEncabezados/pies de página, la casilla Pares e imparesdiferentes y/o Primera página diferente, el resultado de lanumeración se verá afectado por este hecho.

3. Si se quiere cambiar el formato de la numeración o bienhacer que ésta comience en un número específico, pulsarel botón Formato y en el cuadro de diálogo Formato delos números de página seleccionar el Formato de númeroy/o el nuevo número de página. Pulsar Aceptar.

4. Pulsar Aceptar.


Cuando se inserta un número de página con esta opción, elnúmero aparece dentro del encabezado o pie, y situado dentro deun marco. Si por equivocación se ha insertado un númeromediante esta opción y también en un encabezado o pie, y comoresultado aparece varias veces el número en el encabezado o pie,editar el encabezado o pie y hacer clic en el número que se deseaeliminar. Al hacerlo, si fue insertado mediante Insertar –Números de página, se verá alrededor del número un marco gris.Hacer clic en el borde del marco y pulsar Suprimir para elimi-narlo.

Notas al pie de páginaUna nota al pie de página no es más que una aclaración que sehace a una determinada palabra o expresión incluida en el texto.Para insertar una nota a pie:

1. Situar el punto de inserción a continuación deltexto que llevará una anotación.


2. Seleccionar Insertar-Nota al pie. Se abre el cuadro dediálogo Notas al pie y notas al final, en el que se puedeelegir si se va a insertar una nota al pie o una nota alfinal (lo mismo que la nota la pie, sólo que se sitúa alfinal del documento), y el método de numeración. Si seactiva Autonumeración, Word renumera las notas deforma automática, si se mueve, borra o inserta una notanueva. A la derecha de autonumeración se muestra elformato que va a tener la numeración. Si se desea modi-ficarlo, pulsar el botón Opciones-Notas al pie y modificarlos puntos que se desee:

� Colocar en: se puede elegir si se van a colocar las notas alfinal del texto de la página o al final de la página.

� Formato de número: en este cuadro de lista desplegable sepuede escoger el formato que va a tener la numeración de lasnotas.

� Iniciar en: si la primera nota no empieza con el pri-mer valor, (1, a, etc, dependiendo del formato que se


haya dado a la numeración de las notas), se puede especificaraquí el valor por el que se desea comenzar a numerar.

� Numeración: en esta sección se define cómo se van a renume-rar las notas. Si se selecciona Continua, las notas se numeranconsecutivamente. Si se marca Reiniciar en cada sección,cada comienzo de sección las notas comenzarán por el primervalor de numeración. Si se escoge Reiniciar en cada página,las notas reiniciarán su numeración cada vez que haya uncambio de página.

En vez de Autonumeración, se puede elegir Marca personal,que permite insertar una marca de usuario para numeración denotas. El usuario debe teclear un valor en la marca personalhasta un máximo de 10, y debe hacerlo cada vez que inserteuna nota. En vez de teclear la marca, se puede pulsar el botónSímbolo y seleccionar del mapa de caracteres un carácter espe-cial. La inserción de una marca de referencia personal no afectaa las marcas de referencia de nota numeradas automáticamente.

3. Pulsar Aceptar para insertar la nota al pie, o bien pulsarCerrar si se desea aceptar los cambios realiza-dos (que afectarán a todas las notas de la sec-ción) sin insertar una nueva nota.


4. Si está activado Ver-Normal, se abrirá en la parte inferiorde la pantalla una ventana aislada del documento por unseparador en el que aparece un cuadro de lista desple-gable con opciones de nota a pie, y un botón llamadoCerrar, para cerrar la ventana de notas al pie cuando setermine de crearla. Si está activo el modo de visualiza-ción Ver-Diseño de Impresión, el punto de inserción sesituará en la parte inferior de la página, a continuacióndel número o valor de la nota a pie, y allí se escribirá elcontenido de la nota. Para seguir trabajando en el docu-mento, simplemente hacer clic en el texto. Si se deseamodificar una nota creada, pulsar Ver-Notas al pie si lavisualización está en Ver-Normal, y simplemente hacerclic en la nota si está en Ver-Diseño de Impresión.

Cuando se visualiza o crea una nota en Ver – Normal,se tiene acceso a varias opciones mediante el cuadro delista Notas al pie:


� Todas las notas al pie. Esta opción muestra todas las notas alpie definidas en el documento.

� Separadores de nota a pie. Las notas a pie suelen ir separadasdel texto del documento mediante una línea de 5 cm de longi-tud. Si se quiere añadir, modificar o eliminar un separador,seleccionar Separador de notas al pie. El panel de notas al piecambiará para mostrar el separador actualmente establecido,que se puede borrar o modificar directamente en esta pantalla.

Si se desea restablecer el separador por defecto, volver a estaopción y pulsar el botón Restablecer.

� Separador de cont. de notas al pie. Cuando una nota quedacortada por un salto de página, Word lo suele mostrar con unseparador distinto del habitual. Por defecto, el separador decontinuación de notas al pie es una línea que va de margen amargen. Este separador, al igual que el anterior, se puedemodificar, eliminar o restablecer.

� Aviso de cont. de notas al pie. En esta opción se escribe elmensaje que se desea que aparezca cuando una nota al piequede dividida por un salto de página. Puede ser un mensajecomo “Esta nota continúa en la página siguiente”.

Si se ve en pantalla el panel de notas al pie, cuando se termine deinsertar las notas pulsar el botón Cerrar para cerrar el panel.

Para eliminar una nota al pie, seleccionar la marca de referenciade la nota en el texto y borrarla.

Notas al finalLas notas al final son iguales que las notas al pie, y tienen lasmismas opciones. La diferencia estriba en que, mientraslas notas al pie se suelen colocar en la página donde seencuentra el texto anotado (si las notas son muy largas o


hay muchas, puede que salten a la página siguiente), las notas alfinal se suelen colocar al final del documento o al final de la sec-ción en la que se encuentran, todas agrupadas.

Para insertar una nota al final, seguir los pasos siguientes:

1. Seleccionar Insertar – Nota al pie, y hacer clic en Nota alfinal

2. Elegir la numeración y las opciones de Nota al final quese consideren oportunas. Estas opciones son las mis-mas que las de notas al pie, salvo que en el cuadro dediálogo Opciones (Insertar – Nota al pie – Opciones) noaparece Reiniciar numeración en cada página, y que enColocar se tienen las opciones Final del documento oFinal de la sección


Al igual que antes, se abrirá el panel de notas al final si la visualiza-ción está en Ver – Normal y se podrán realizar los mismos cambiosque los vistos en las notas al pie.


Convertir notas al pie en notasfinales y viceversaHay ocasiones en las que, al finalizar la inserción de las notas alpie, se desea convertir éstas en notas finales, o viceversa. Estaoperación es muy sencilla:

1. Acceder al menú Insertar – Nota al pie – Opciones

2. Pulsar el botón Convertir

3. Se abrirá el cuadro de diálogo Convertir notas. Hay tresopciones

� Convertir las notas al pie en notas al final� Convertir las notas al final en notas al pie� Intercambiar notas al pie y notas al final

Elegir la opción deseada

4. Pulsar Aceptar o <Enter> en todos los cuadros de diálo-go abiertos

No obstante la opción más sencilla es con el botón derecho delratón que despliega el siguiente menú que posibilita un accesorápido a la conversión:


Bordes de páginaOtra opción que afecta al diseño de las páginas en cada sección oen el documento completo, es la de Bordes de página.

Un borde de página es un recuadro que rodea todo el contenidode la página. Este recuadro puede tener diferentes formatos, quepermiten dar al documento un aspecto formal o festivo.

Para poner un borde a las páginas de una sección:

1. Situar el punto de inserción en cualquier lugar de la sec-ción.

2. Seleccionar Formato – Bordes y sombreado – Borde depágina

3. Elegir en Valor la opción que se desee. En Estilo, Colory Ancho, al igual que ocurría con los bordes de párrafo,se puede elegir el tipo de línea que enmarcará la página.Si se desea, en vez de líneas se puede escoger un Artede línea, que tiene múltiples diseños para dar al docu-mento un aspecto alegre o formal. Hay unos170 modelos diferentes.


4. Elegir en qué bordes se va a visualizar la línea o el artede línea que se haya escogido. Cuando se elige un artede línea, no se pueden poner artes diferentes a cadaborde, aunque sí se puede poner o quitar el arte en cadaborde por separado

5. En Aplicar a, elegir a qué partes del documento se van aaplicar los bordes establecidos

6. Pulsar Aceptar



� Utilizar los saltos de sección

� Modificar los márgenes de la página

� Seleccionar el papel de la impresora, así como su orientación

� Alinear el texto verticalmente

� Numerar las líneas

� Poner encabezados y pies de página

� Numerar las páginas

� Introducir notas explicativas al final de la página o al final dela sección o documento

� Crear bordes para las páginas


C A P Í T U L O 7

Otras funciones de Word

Además de las operaciones de edición detexto anteriormente vistas, hay unaserie de funciones que permiten efec-

tuar determinadas opciones, tales como bus-car y/o reemplazar texto, insertar en el docu-mento la fecha que tenga el sistema, así comoactivar la división de palabras al final de laslíneas, para lograr una mejor presentación delos documentos. Por último, trataremos lasdiferentes formas que proporciona Word paravisualizar el documento en pantalla.


BuscarWord ofrece la posibilidad de buscar en el documento determi-nado texto, formato (cualquier formato de carácter o párrafo) otexto con formato (por ejemplo, palabras en negrita). Tambiénpermite buscar estilos y algunos códigos como los saltos depágina manuales, códigos de tabulación, retornos manuales,etc.

Al seleccionar Edición – Buscar se despliega en pantalla el cua-dro de diálogo Buscar y reemplazar. Esta opción también sepuede activar mediante el botón Seleccionar objeto de búsque-da, y eligiendo el botón Buscar. En la ficha Buscar:

� Buscar: En este cuadro de texto se introduce el texto o patrónde búsqueda que se quiere localizar.


Para que aparezcan el resto de las opciones del cuadro, pulsarel botón Más, aparecerán entonces las Opciones de búsqueda:

� Buscar: en este cuadro de lista desplegable, se puede elegir enqué dirección se efectuará la búsqueda: Hacia delante, Haciaatrás o en Todo el documento.

� Coincidir mayúsculas y minúsculas: si se activa esta casilla, eltexto se buscará con la misma combinación de mayúsculas yminúsculas con que se escribió en el cuadro de texto Buscar.Si no se marca esta casilla, el texto se buscará independiente-mente de la combinación mayúsculas y minúsculas con que seescribió.

� Sólo palabras completas: si se activa esta casilla, el texto sebuscará como palabra completa y no como parte de otraspalabras. Por ejemplo, si se busca la palabra “grande” sin acti-var esta casilla, se encontrarán también las palabras“grandes” y “grandeza”. Si se activa, sólo se encontra-rá la palabra “grande”.


� Usar caracteres comodín: permite realizar búsquedas avanza-das mediante patrones de búsqueda especiales. Por ejemplo,se pueden utilizar los comodines * y ? para buscar cadenas decaracteres especiales. Ejemplo:

? ma? encuentra «mar» y «mal».

* m*a encuentra «mala» y «maleza».

[ ] am[ao]r encuentra «amar» y «amor». Busca la palabracon cualquier carácter de los que aparecen entre cor-chetes.

[-] [c-m]oro encuentra «coro» y «loro». El intervalo debeir en orden ascendente, y localizará cualquier palabraen la que la primera letra vaya de la “c” a la “m”.

[!] m[!e]to encuentra «mito» y «moto», pero no «meto».Excluye el carácter que va a continuación del cierre deadmiración.

[!x-z] m[!a-f ]s encuentra «mis» y «mus», pero no «mas» ni«mes». Esta expresión excluye cualquier carácter com-prendido en el intervalo especificado.

� Suena como: permite realizar búsquedas avanzadas de laspalabras que no se sabe exactamente como se escriben.

� Todas las formas de la palabra: permite realizar búsquedascomplejas analizando todas las formas de la palabra basándoseen los diccionarios de Word 2000

En la sección Buscar, el botón Formato permite buscar formatode fuentes, de párrafo, de idioma o de estilo o texto resaltado. Elbotón Especial permite buscar códigos especiales, como marcasde referencia de notas a pie, marcas de párrafo, marcas de tabula-ción, saltos de sección, etc. Las opciones seleccionadas en elbotón Formato aparecerán en el espacio gris que hay debajo delcuadro de texto Buscar, en el cuadro de diálogo Buscar. Para eli-minar todas los formatos que aparecen en este cuadro,pulsar el botón Sin formato.


Una vez establecidas las condiciones de búsqueda, se pulsa elbotón Buscar Siguiente. En el texto aparecerá la primera cadenade caracteres que cumple el patrón de búsqueda especificado,quedando seleccionada. El cuadro de diálogo Buscar no se cierra,y para que se continúe la búsqueda se vuelve a pulsar BuscarSiguiente. Cuando finalice la búsqueda, Word lanzará un mensa-je en el que informa de esta circunstancia.

Cuando se ha lanzado una búsqueda, se puede continuar sin quesea necesario tener el cuadro de diálogo Buscar y reemplazarabierto. Los botones Página anterior y Página siguiente, que seencuentran en la parte inferior de la barra de desplazamiento ver-tical, se ponen de color azul cuando se efectúa una búsqueda, ysu función varía: si se ha buscado algún elemento, estos botonesse llaman Búsqueda anterior/Ir a y Búsqueda siguiente/Ir a.Pulsándolos, la búsqueda continuará hacia delante o hacia atrás,hasta que se pulse el botón Seleccionar objeto de búsqueda y seescoja Examinar por páginas.

ReemplazarLas características de esta función son muy semejantes a las de laopción Buscar, pero además ofrece la posibilidad de reemplazarel texto con otro texto, el formato con otro formato, o un estilopor otro.

A la función Reemplazar se accede desde el menú Edición. Elcuadro de diálogo Reemplazar es semejante al de Buscar, sóloque aparece un nuevo cuadro de texto llamado Reemplazar en elque se escribe, en su caso, el texto que vaya a sustituir a la cadenaescrita en el cuadro de texto Buscar. Una vez seleccionadas lasopciones deseadas, se pulsa el botón Buscar Siguiente, con lo queWord localizará y dejará marcada la primera ocurrencia del texto,estilo o formato que se quiere reemplazar. Se podrá pulsar enton-ces el botón Reemplazar, con lo que Word sustituirá laocurrencia actual por la sustituta, y saltará automática-mente a la siguiente ocurrencia. Si se desea reemplazar


todas las ocurrencias en una sola operación, pulsar el botónReemplazar todo, que no pide confirmación para cada sustitu-ción. Si no se desea que la ocurrencia actual sea sustituida, pulsarel botón Buscar Siguiente, para que no se reemplace y salte a lasiguiente ocurrencia del elemento a sustituir.

Si se ha efectuado una sustitución incorrecta, se puede emplearla función Deshacer (Edición – Deshacer o pulsar el iconoDeshacer) para anularla.

FechaSe puede insertar el campo Fecha y Hora seleccionando la opciónInsertar – Fecha y hora. En el cuadro de diálogo Fecha y hora, sepuede elegir el formato deseado. Si se activa la casilla Actualizarautomáticamente, Word actualizará de manera automáti-ca la fecha y la hora al imprimir el documento. Si no se


desea que Word actualice la fecha o la hora, eliminar la selecciónde esta casilla, y la fecha y hora se procesarán como texto normal.

El campo Fecha y hora se puede visualizar de diferentes maneras,que se controlan desde el menú Herramientas – Opciones – Ver.Si la casilla Códigos de campo está seleccionada, en vez de visua-lizarse la fecha y hora actuales se verá en pantalla el código decampo (aparece entre llaves), aunque en presentación preliminary en impresión se verá la fecha y/u hora con el formato elegido.Se puede conseguir que se visualicen los códigos de camposituando el puntero sobre el código, haciendo clic con el botónderecho del ratón y seleccionando Activar o desactivar campos.En este mismo cuadro de diálogo, se puede elegir la manera enque se visualizará en pantalla el sombreado del código de campo.Normalmente, al hacer clic en un código de campo, se ve elmismo con un sombreado gris. Se puede elegir entre esta opción(Si está seleccionado) y Siempre o Nunca.


También se puede actualizar manualmente la fecha o la hora encualquier momento si se insertan como campo. Para hacerlo,colocar el puntero del ratón en el campo y hacer clic con elbotón derecho del ratón, y en el menú contextual que se desplie-ga, seleccionar Actualizar campos. También se puede actualizar elcampo situando el punto de inserción en él y pulsando la tecla<F9>. Para eliminar el campo, hay que seleccionarlo y pulsarSuprimir, o bien situar el punto de inserción delante del campo ypulsar dos veces <Suprimir>, o bien situarlo justo al final y pul-sar dos veces <Retroceso>.

Nota: Los códigos de campo se actualizarán al imprimir si lacasilla de Actualizar vínculos, en el cuadro de diá logoHerramientas – Opciones – Imprimir (sección Opciones deimpresión), está activada. De lo contrario, se imprimirá el códigocon el valor que tenía cuando fue insertado. Además, si en estemismo cuadro de diálogo se ha activado la casilla Códigos decampo (sección Incluir con el documento), en vez de imprimirseel valor correspondiente se imprimirá el código de campo.

ComentariosLos comentarios son anotaciones que añaden el autor y loscorrectores del documento, y que en principio se visualizan enpantalla pero no serán impresos. Para añadir un comentario enun documento:

1. Situar el punto de inserción en el lugar donde se quiererealizar el comentario.

2. Seleccionar Insertar – Comentario. Se insertará unamarca con las iniciales del autor, según constan enHerramientas – Opciones – Información del usuario,entre corchetes y con un número de orden, al tiempoque se abre la ventana Comentarios de, en la parte infe-rior de la pantalla, con la misma marca decomentario y el mismo número. En esta ventana


se introduce el texto del comentario. Si se van a insertarmás comentarios no es necesario cerrar la ventana; sepuede ir haciendo clic en el texto o en la ventana cadavez que se quiera añadir o modificar texto. Al finalizar,para quitar la ventana de Comentarios de la pantalla,pulsar el botón Cerrar.

Las marcas de los comentarios se insertan en texto oculto, por loque no se visualizan en pantalla. Si se desea visualizar las marcas,pulsar el botón Mostrar u ocultar ¶, de la barra de herramientasestándar. También se visualizan si se accede a Herramientas –Opciones – Ver y en la sección Marcas de Formato se marca lacasilla Texto oculto o la casilla Todas. Si lo que se quiere es visua-lizar el contenido del comentario, hacer doble clic en la marca dereferencia correspondiente, o bien acceder a Ver – Comentarios,o pasar el puntero por encima del texto comentado. Cuando sedeja un intervalo breve de tiempo el puntero encima deun texto comentado, éste, que está en color amarillo


pálido, toma un color amarillo fuerte y al lado del puntero apa-rece la marca del comentario. Un momento después desapareceesa marca y aparece el comentario, junto con el nombre de lapersona que lo insertó.

Para eliminar un comentario, seleccionar la marca de referencia ypulsar <Suprimir>. Si hay más comentarios a continuación delque se ha eliminado, se renumeran automáticamente. Tambiénse puede hacer clic con el botón secundario del ratón encima dela marca de comentario (o en el texto que esté de color amarillo)y seleccionar la opción Eliminar comentario.

Si se desea imprimir el texto con los comentarios, acceder aHerramientas – Opciones – Imprimir y en la sección Incluircon el documento, marcar la casilla Comentarios. De estaforma, al imprimir el documento, se incluirán en los lugarescorrespondientes las marcas de referencia de los comentarios, yen una página aparte, al final del documento, se incluirán loscontenidos de cada comentario junto con la marca correspon-diente.

Si sólo se desea imprimir los comentarios, no el documentocompleto, seleccionar Archivo – Imprimir, y en la lista desplega-ble Imprimir, seleccionar Comentarios.

Nota: Si se elige imprimir el documento con los comentarios, enVista preliminar no se visualizan los mismos, pero sí se imprimi-rán.

Repetición de la última acciónA medida que se va escribiendo, Word guarda un registro de laspulsaciones realizadas hasta que se ejecuta una operación distintao se mueve el punto de inserción, lo que permite repetir textoescrito en los lugares en que sea necesario. Para hacerlo, situar elpunto de inserción en el lugar deseado y pulsar<CTRL> + <Y> o bien Edición – Repetir escritura.


Word también permite repetir texto al que se ha dado formato,aunque éste sea complejo, tanto si se ha asignado el formatomediante el menú Formato – Fuente como si se ha hecho a tra-vés de la barra de herramientas de formato. Si a continuación seselecciona otro bloque de texto y se pulsa <F4>, se asignará a estebloque el mismo formato que al anterior. Esta operación tam-bién se puede hacer mediante el menú Edición – Repetir.

Además, Word posee una herramienta que permite copiar el for-mato de un elemento del documento, ya sea un texto cualquiera,un párrafo o una sección. Esta operación facilita mucho el for-mateo de documentos, ya que, si un párrafo tiene un formatocomplejo, en vez de repetir dicho formato en otro párrafo, sim-plemente tenemos que utilizar la herramienta Copiar formato:

1. Seleccionar el elemento cuyo formato se va a copiar. Si esun párrafo, se debe seleccionar también la marca de fin depárrafo (se visualiza con el botón Mostrar u ocultar ¶). Si esuna sección, se debe marcar el salto de sección situado alfinal de la misma. Si es un texto cualquiera, seleccionarlo

2. Hacer clic en el botón Copiar formato, situado en labarra de herramientas estandar. El puntero del ratón seconvertirá en una brocha

3. Seleccionar el texto, párrafo o f inal de sección.Automáticamente el elemento seleccionado tomará elformato del elemento inicial. El puntero del ratón recupe-rará su forma normal

Si en el paso 2, en vez de hacer clic se hace doble clicen el botón Copiar formato, el botón queda anclado, deforma que se puede copiar un formato determinado enpuntos salteados del documento. Al final de esta opera-ción, pulsar ESCAPE o volver a hacer clic en elbotón Copiar formato para desactivarlo.


División de palabras con guionesLa división de palabras la realiza de forma automática Word, y esaconsejable sobre todo cuando se ha establecido alineación justi-ficada, ya que a veces quedan mucho espacio en blanco entre dospalabras consecutivas. Word se basa en el diccionario de divisiónde palabras (MSHY_ ES.LEX), que contiene las reglas de divi-sión de palabras en español.

La división de palabras afecta tanto al texto escrito como al quese escriba, por tanto puede hacerse antes o después de escribir.En particular, si se escoge la división automática, es convenientehacerlo después de escribir.

La división de palabras se activa en Herramientas – Idioma –Guiones. Se desplegará el cuadro de diálogo Guiones.

Para dividir automáticamente las palabras del documento:

1. Marcar la casilla División automática del documento.

2. Marcar la casilla Dividir palabras en mayúsculas si sedesea que éstas sean divididas.

3. En el cuadro Zona de división, seleccionar la cantidad deespacio que Word dejará entre el final de la última pala-bra y el margen derecho (Word utilizará este espaciopara determinar si debe o no dividir una palabra).Cuanto menor sea la zona de división, más palabras sedividirán; cuanto mayor sea, menos palabras se dividi-rán.

4. En el cuadro Limitar guiones consecutivos a, teclear elnúmero máximo de líneas sucesivas que pueden tenerguiones.

5. Pulsar Aceptar.


Si no se quiere que un fragmento de texto lleve división de pala-bras, seleccionarlo y acceder a Formato – Párrafo – Líneas y sal-tos de página. En el cuadro de diálogo marcar la casilla No divi-dir con guiones, y pulsar Aceptar.

Word también permite dividir manualmente las palabras, deforma que el usuario controla en qué lugar se insertará el guióncuando una palabra se divida:

1. Seleccionar el texto que se desea dividir y acceder aHerramientas–Idioma–Guiones.

2. Pulsar el botón Manual. Cuando Word muestre una pala-bra para dividirla, seguir uno de estos pasos:

– Si desea dividir la palabra en un lugar diferente del ofre-cido, hacer clic en la posición adecuada y pulsar Sí.

– Para insertar el guión en la posición ofrecida, pulsar elbotón Sí.

– Para no dividir esta palabra, pulsar el botón No.

– Para detener la división de palabras, pulsar el botónCancelar.

Con esta opción Word permite dividir manualmente palabras nosólo en cualquier texto seleccionado sino también entodo el documento.


Si se desactiva la función de división de palabras, se eliminala división y las palabras quedarán sin guiones.

Si en algunas ocasiones no se desea que una expresión especial,como un nombre compuesto o una expresión con guiones,quede dividida, se puede hacer lo siguiente:

– El guión de la expresión pulsarlo como <CTRL> + _(guión bajo, que se saca con <MAYÚS> + <->)

– Si no se quiere que una expresión que contiene espaciosen blanco quede dividida en dos o más líneas, sustituirlos espacios en blanco de la misma por <CTRL> +<MAYÚS> + <espacio>

Visualización del documentoWord ofrece varias posibilidades para visualizar el documento enpantalla:

� Normal: Esta es la opción por defecto. En esta forma devisualización se puede escribir, modificar texto y darle forma-to, pudiéndose ver el formato de caracteres y de párrafos. Nose visualizan como tales los saltos de página o de sección,sino que se representan con una línea punteada en gris y unadoble línea punteada en gris respectivamente. No se puedetrabajar cómodamente con elementos gráficos como marcoso imágenes. Para cambiar a esta forma de visualización, selec-cionar Ver-Normal. También se puede pulsar el icono Vistanormal, situado a la izquierda de la barra de desplazamientohorizontal.

� Diseño de Impresión: Esta forma de visualización hacemás legibles los documentos en pantalla, para lo quemuestra letras más nítidas y más grandes que como real-mente se van a imprimir. Se utiliza para leer docu-mentos en pantalla. Se puede activar este modo de


visualización mediante Ver – Diseño de impresión o pul-sando el botón Vista Diseño de impresión en pantalla,situado en la parte izquierda de la barra de desplazamien-to horizontal.

� Diseño Web: Esta opción muestra el documento tal comoserá en forma de página web. En esta forma de presentaciónlos marcos, columnas, encabezados y pies de página y notas alpie aparecen en su posición correcta.

Se puede realizar cualquier modificación de texto o formato,y pueden manejarse con el ratón los marcos y elementos gráfi-cos: moverlos, cambiarles el tamaño, etc.

Se accede a esta forma de visualización seleccionando Ver –Diseño web, o bien pulsando el botón Vista Diseño web,situado en la parte izquierda de la barra de desplazamientohorizontal.

Microsoft pone especial énfasis en el area de Internet y creardocumentos Web que se puedan leer e imprimir por cualquiernavegador (Explorer, Netscape, etc).

� Zoom: se puede modificar el porcentaje de visualización deldocumento en cualquiera de las formas de visualizacióncomentadas. Este porcentaje es 100% para tamaño natural,200% para ver el documento con más detalle, o 75% paravisualizar el documento en un tamaño inferior.

El zoom se puede modificar en Ver – Zoom, y en el cuadrode diálogo Zoom marcar uno de los porcentajes preestableci-dos o bien elegir un tanto por ciento personalizado (entre10% y 500%) en Porcentaje. También se puede seleccionaruno de los tamaños predefinidos: Ancho de página, Toda lapágina o Varias páginas:


Ancho de página: muestra un documento de forma que los már-genes izquierdo y derecho entren en la ventana de documento.

Ancho de texto: muestra un documento con el texto visuali-zable en pantalla.

Toda la página: reduce el tamaño de visualización de formaque se visualice en pantalla una página completa del docu-mento. Suele emplearse esta forma de presentación cuando semodifica la orientación del papel o cuando las sangrías intro-ducen los párrafos en los márgenes izquierdo y derecho.

Varias páginas: muestra una o más páginas. Para ver más pági-nas a la vez, hacer clic en el icono de monitor que aparece bajoesta opción y arrastrar hasta seleccionar el número de páginasque se desee visualizar. También es posible hacerlo modifican-do el porcentaje de visualización hasta que quepan en pantallatodas las páginas que se quiere ver a la vez.

El zoom también se puede modificar desde el cuadrode texto Zoom, situado en la barra de herramientasestándard.


� Esquema: en esta forma de presentación se visualiza el textodel documento como si se tratara de un esquema. Apareceuna barra de herramientas de esquema, para poder crear ymodificar un esquema, como se verá en un capítulo posterior.

� Vista preliminar: se accede a esta forma de visualizacióndesde el menú Archivo, escogiendo Vista preliminar, o bienhaciendo clic en el botón Vista preliminar de la barra deherramientas estándar. Se muestra el documento tal comoquedará al imprimirlo, y también una barra de herramientaspara el control de la visualización preliminar y algunas otrasfunciones. Se puede visualizar una, dos o más páginasa la vez, pulsando el botón Una página o Varias pági-


nas (en este caso hay que pinchar y arrastrar para marcarcuántas páginas se desean visualizar a la vez). También hayiconos para Imprimir, Aumentar la visualización, Zoom,Reducir el documento una página, mostrar o no la barra deregla (desde la que se pueden cambiar los márgenes y sangríasy modificar los tabuladores), etc. Para salir de esta forma devisualización, pulsar el botón Cerrar.

� Pantalla completa: esta forma de visualización desactiva lasbarras de herramientas, de menú, de estado y todos los ele-mentos que restan espacio de visualización al documento.Para activarla, seleccionar Ver – Pantalla completa.

En la ventana sólo se verán una barra gris en la parte superior,que representa a la barra de menús (esta barra está ocultahasta que situemos el puntero del ratón encima de ella), y labarra de herramientas Pantalla completa, que sólocontiene un botón: Cerrar pantalla completa.


Para salir de esta forma de visualización, seguir uno de estostres caminos:

a) Pulsar el botón Cerrar pantalla completa (barra de herra-mientas Pantalla completa)

b) Pulsar ESCAPE

c) Mostrar la barra de menús y elegir Ver – Pantalla com-pleta

� Mapa de documento: esta forma de visualización es comple-mentaria de las cinco primeras vistas en este capítulo. Al acti-var el mapa, aparece a la izquierda del área de documento unazona en gris en la que se visualiza un esquema con los títulosdel documento, y que permite desplazarse por el documentode forma rápida. Si se desea acceder a uno de los epígrafes,basta hacer clic en el título correspondiente para saltar a él. Eltítulo se mostrará en la parte superior de la página, y en elMapa el título aparece resaltado para mostrar su posicióndentro del documento. Todos los títulos y subtítulos de unesquema aparecen en el Mapa. Para elegir el nivel de detalleque se mostrará en el Mapa, hacer clic en el signo menos (-)situado a la izquierda de uno de los títulos. Esta operacióncontraerá los subtítulos de ese determinado título. Para volvera mostrarlos, hacer clic en el signo más (+) que está situado allado del título.

Se puede modificar el tamaño del Mapa del documento. Parahacerlo, situar el puntero del ratón en el borde derecho delpanel del Mapa. En ese momento, el puntero se transformaráen una doble flecha horizontal y se podrá pinchar y arrastrarpara modificar la anchura del panel.

Si los títulos son muy largos y no se visualizan completos enel Mapa del documento, no es necesario modificar el tamañodel panel, ya que, cuando se sitúa el puntero del ratón sobreel título se visualizará éste completo.


Se puede cerrar el mapa de una de las formas siguientes:

a) Pulsar el botón Mapa del documento, situado en la barrade herramientas estándar.

b) Seleccionar Ver – Mapa del documento.

c) Hacer doble clic en el borde derecho del panel.

d) Pinchar y arrastrar el borde derecho del panel hacia laizquierda hasta cerrarlo.



� Buscar texto, formatos y códigos dentro del documento.

� Sustituir texto, formatos o códigos por otros.

� Insertar la fecha del sistema en el documento.

� Trabajar con códigos.

� Insertar comentarios en el texto.

� Emplear las funciones Deshacer y Rehacer para eliminar ovolver a aplicar los últimos cambios realizados en el docu-mento.

� Aplicar la función de repetición de texto o formato.

� Copiar el formato de una parte del texto en otro sitio.

� Activar la función de división de palabras al final de la línea.

� Visualizar el documento de diferentes formas.

� Trabajar con el Mapa de documento.


C A P Í T U L O 8

Impresión

El objetivo final de todo procesador detextos es obtener una copia impresa delos documentos que se crean. Una vez

se ha escrito, revisado y formateado el docu-mento, lo único que falta por hacer con él esimprimirlo.

Se puede imprimir todo el documento o bienuna o varias de sus páginas, como tambiénun bloque de texto seleccionado.

Antes de poder imprimir hay que seleccionarla impresora de entre aquellas que han sidoinstaladas en Windows. Ahora bien, la insta-lación de la impresora ha de hacerse desdeWindows, aunque en Word se pueden hacerdeterminados ajustes de la instalación.Conviene recordar aquí que la impresoraseleccionada determina la forma de imprimiry mostrar el texto en pantalla.

Es aconsejable que, antes de imprimir, sevisualice cómo quedará el documento una vezimpreso, mediante la Vista preliminar.Además, es muy conveniente archivar el docu-mento antes de imprimirlo para no perder eltrabajo realizado si surge algún problema enla impresión (pero no es indispensable archi-var un documento para poder imprimirlo).

Por otra parte, es posible imprimir un docu-mento o enviar varios documentos a lavez a la cola de impresión.


Imprimir un documentoPara imprimir un documento es preciso tener la impresora por laque se va a obtener la copia impresa conectada, configurada y ensituación correcta (con papel, tinta, etc.).

Generalmente, para imprimir un documento se suele recuperaréste en pantalla para darle los últimos repasos, y comprobarcómo quedará impreso a través de la Vista preliminar.

Se puede imprimir un documento de forma rápida, sin cambiarninguna opción de impresión, pulsando el icono Imprimir de labarra de herramientas estándar, o bien el icono Imprimir de labarra de herramientas de Vista preliminar. Pero si se desea tenerla posibilidad de modificar las opciones predeterminadas deimpresión, se debe acceder a Archivo – Imprimir. Se desplegaráel cuadro de diálogo Imprimir:

� Impresora: muestra el nombre de la impresora activa y elpuerto al que está conectada, así como su estado actual(imprimiendo, inactiva, etc.). De la lista de impresoras, sepuede seleccionar otra, según el dispositivo en el que se deseeimprimir. Pulsando el botón Propiedades, se accede al cuadrode diálogo de Propiedades de la impresora seleccionada,donde se pueden realizar algunos cambios de configuración.

La opción Imprimir en archivo se tratará más adelante.

� Intervalo de páginas: permite especificar las páginas que sedesea imprimir:

Todo: imprime el documento completo.

Página actual: imprime la página actual (la que contiene elpunto de inserción).

Selección: si se ha seleccionado texto, esta opciónaparece activa; marcarla si se desea imprimir sólo eltexto seleccionado.


Páginas: permite imprimir las páginas que se especifiquen. Sepueden especificar páginas salteadas, separando sus númerosde página con comas, o bien intervalos de páginas, poniendoun guión entre los números de página de los extremos delintervalo. A continuación se muestran algunos ejemplos deesta opción:

– Para imprimir las página 2, 4, 5, 6, 7 y 10 se puedeescribir: 2,4-7,10.

– Para imprimir de la página 1 a la 17, escribir –17

– Para imprimir de la página 20 hasta el final, escribir 20-

– Para imprimir las páginas de la 3 a la 8 de la sección 2,escribir p3s2-p8s2

– Para imprimir la sección 2 completa, escribir s2

– Para imprimir la sección 3 y la 5, escribir s3,s5

� Copias: en este cuadro se puede teclear la cantidad de copiasdel documento que se desean imprimir. Si se marca la casillaIntercalar, se imprimirá cada copia completa, mientras que sino está marcada esta casilla al imprimir, se imprimirá elnúmero de copias especificado la página 1, después el númerode copias de la página 2 y así sucesivamente.

� Imprimir: permite seleccionar qué información se va a impri-mir:

Documento: imprime el documento completo o las páginasespecificadas.

Resumen: imprime sólo la información de resumen (propie-dades) del documento. Estas propiedades son las que apare-cen al seleccionar Archivo – Propiedades.

Comentarios: sólo imprime los comentarios del documento.

Estilos: únicamente imprime las descripciones de losestilos que se han empleado en el documento.


Autotexto: imprime los elementos de Autotexto definidos enla plantilla actual y los que están asignados a todas las planti-llas.

Asignaciones de teclas: imprime los nombres de las macrosde la plantilla activa, las teclas a las que están asignadas y susdescripciones. También imprime las teclas de método abrevia-do definidas para la plantilla activa.

� Imprimir sólo: permite especificar la forma en que se van aimprimir las páginas:

El intervalo: imprime el texto deseado por orden de páginade la primera a la última.

Páginas impares: imprime sólo las páginas impares especifica-das en Intervalo de páginas, o de todo el documentosi está marcado para imprimir Todo el documento.


Páginas pares: imprime sólo las páginas pares especificadas, olas de todo el documento si está seleccionado para imprimirTodo el documento.

Las opciones Páginas pares y Páginas impares se empleanpara imprimir documentos a dos caras: por ejemplo, prime-ro se imprimen las impares, se vuelven a colocar en laimpresora invertidas, y se procede a imprimir las páginaspares.

� Opciones: permite seleccionar opciones adicionales de impre-sión. El cuadro de diálogo es el mismo que se muestra alseleccionar Herramientas – Opciones – Imprimir:

Borrador: imprime un documento de forma esquemática.Cuando se imprime un documento en calidad de borrador,Word no imprime el formato ni la mayoría de los gráficos;esto hace que la impresión sea más rápida. El resultadodepende del tipo de impresora instalada, aunque hay impre-soras que no admiten esta opción.

Actualizar campos: si se marca esta opción, los campos que sehayan insertado en el documento se actualizarán automática-mente al imprimir.

Actualizar vínculos: si se activa esta casilla, los vínculos deldocumento se actualizarán al imprimir.

� Permitir alternar entre A4 y Carta: activar esta casilla de veri-ficación si se desea que Word ajuste el formato de los docu-mentos automáticamente a un tamaño de papel estándar dife-rente del tamaño estándar (establecido por defecto para elpaís). Esta opción afecta sólo al documento impreso, no alformato del documento.

� Impresión en segundo plano: si se activa esta casilla, sepodrán continuar trabajando en Word mientras seejecuta la impresión de documentos. Esta opcióngasta más memoria, y además hace que la impresión


sea más lenta, por lo que, si se tienen problemas de memoriaen el ordenador o se desea una impresión mucho más rápida,conviene desmarcar esta opción.

� Imprimir PostScript sobre el texto: esta opción, cuando estáactivada, imprime código PostScript en un documento deWord para Macintosh en la parte superior del texto del docu-mento.

� Orden inverso: imprime las páginas especificadas comenzan-do por la última página y terminando por la primera.


En la sección Incluir con documento se encuentran opcionesque permiten imprimir el documento (o las páginas especifi-cadas) junto con la información que se marque aquí. Porejemplo, se puede imprimir el documento junto con sus pro-piedades y sus comentarios.

� Propiedades del documento: imprime la información deresumen de las propiedades del documento en una páginaaparte, después de imprimir el documento.

� Códigos de campo: imprime los códigos de campo en vez delos resultados de los campos.

� Comentarios: imprime los comentarios, tal como se vio enun tema anterior.

� Texto oculto: permite imprimir el texto oculto del docu-mento. No se imprime el subrayado de puntos que apareceen el texto cuando está activa la visualización del textooculto.

� Dibujos: imprime con el documento los elementos gráfi-cos creados con la barra de Dibujo. Si se desactiva estacasilla, no se imprimirán los objetos de dibujo creados enWord, se imprimirá únicamente un cuadro vacío en sulugar. Normalmente, desactivar esta opción hace que laimpresión sea más rápida cuando el documento tienedibujos.

En la sección Opciones para el documento activo, se puedenestablecer opciones de impresión que sólo serán válidas parael documento actual.

� Imprimir datos sólo para formularios: imprime sólo losdatos situados en los campos de un formulario, con vistas aimprimir en un impreso ya creado.

Por último, la opción Bandeja predeterminada permite establecerla bandeja de impresora que se utilizará cuando seimpriman documentos en Word.


Una vez que se han establecido todas las configuraciones desea-das para la impresión, se puede ejecutar la misma pulsando elbotón Aceptar del cuadro de diálogo Imprimir. Word indicaráque se está preparando para imprimir automáticamente el docu-mento, y en una casilla de la barra de estado aparecerá un indica-dor que muestra el envío de las páginas del documento a laimpresora. Cuando finaliza el envío de las páginas, comienza laimpresión.

Nota: Cuando se envía un documento a imprimir, en la partederecha de la barra de tareas de Windows 95/98 aparece unindicador de impresora. Si se hace doble clic en dicho indica-dor, se abre la ventana de la impresora, y en ella se verán losdocumentos que se encuentran en la cola de impresión. Paraeliminar documentos de la misma, seleccionarlos y elegirDocumento – Cancelar impresión, en la barra de menús de laventana.

Imprimir varios documentosEs posible también enviar varios documentos a imprimir, en cuyocaso se establecerá una cola de impresión por orden de llegada a lamisma. Para hacerlo, se debe acceder a la orden Archivo – Abrir –Herramientas. Si se desea, se puede efectuar una búsqueda paralocalizar los archivos deseados. En la lista de documen-tos, seleccionar los archivos que se desea imprimir.


Para seleccionar varios archivos consecutivos en la lista, seleccio-nar el primero, pulsar <MAYÚS> sin soltar y hacer clic en el últi-mo archivo que se va a seleccionar.

Para seleccionar varios archivos no consecutivos, pulsar la tecla<CTRL> sin soltar e ir haciendo clic en cada archivo que sedesee seleccionar.

Una vez seleccionados los archivos, se pueden enviar a imprimirde dos formas:

a) Hacer clic en uno de ellos con el botón derecho delratón, y seleccionar Imprimir.

b) Pulsar el botón Herramientas y seleccionar Imprimir.

Ambos métodos envían directamente a impresora los archivosseleccionados (no se abre el cuadro de diálogo Imprimir).

Imprimir en un archivoEn ocasiones, se desea imprimir por otra impresora distinta dela que se tiene conectada al ordenador en el que se creó eldocumento de Word (por ejemplo, porque la impresora actualno es demasiado rápida o no da una alta calidad de impre-sión). Si el ordenador desde el cual se desea imprimir no tieneinstalado Word 2000, no se podrá imprimir directamente eltexto. Para poder hacerlo, seguir los pasos dados a continua-ción:

1. Teniendo el documento que se desea imprimir en panta-lla, seleccionar Archivo – Imprimir

2. En el cuadro de diálogo Imprimir, seleccionar la casi-lla Imprimir en archivo, así como las opciones desea-das


3. En la sección Impresora, seleccionar el nombre de laimpresora por la que se desea imprimir. Es necesarioque, aunque la impresora deseada no esté físicamenteconectada al equipo en el que se ha creado el documen-to de Word, el controlador o driver de dicha impresora síesté instalado en el ordenador en el que se realizanestas operaciones. Pulsar Aceptar

4. Se mostrará en pantalla el cuadro de diálogo Imprimir aun archivo. Seleccionar la unidad y/o la carpeta en laque se desea colocar el archivo de impresión (si se va aimprimir desde otro ordenador, conviene grabar el archi-vo de impresión en A:). También hay que darle un nom-bre de archivo, preferiblemente compatible con el siste-ma operativo MS-DOS (8 caracteres máximo para elnombre, sin incluir espacios en blanco; además, el pro-grama le asigna por defecto la extensión PRN). PulsarAceptar

5. Para imprimir este archivo desde el sistema operativoMS-DOS, o bien desde Windows 95 (a través de Inicio –Ejecutar), escribir el siguiente comando:

COPY /B Nombre de archivo <<Puerto de la impreso-ra>>

Por ejemplo, si el archivo de impresión se llamaDOCUMENT.PRN, y se encuentra en un disquetesituado en la unidad A:, y la impresora por la que se vaa imprimir se encuentra conectada en el puerto LPT1(puerto de impresora por defecto para la inmensamayoría de los equipos), habría que teclear la siguienteorden:

COPY /B A:\DOCUMENT.PRN LPT1



� Imprimir un documento o parte de él.

� Cambiar las opciones de impresión.

� Enviar a la impresora varios documentos a la vez.

� Imprimir a través de un archivo de impresión.


C A P Í T U L O 9

Tablas

Las tablas se han convertido con justiciaen una de las herramientas más útilesde los procesadores de texto. La función

de las tablas es presentar la información enfilas y columnas sin necesidad de utilizartabuladores.

Las tablas permiten organizar textos y núme-ros dentro de una cuadrícula de líneas y crearformularios con líneas y sombras.

Una manera elegante de presentar texto eimágenes en un documento es mediante unapresentación “maquetada” que consiste enincluir el citado texto e imágenes en las celdasde una tabla. Word 2000 permite asignar unborde = 0 (sin borde) con lo que se consigueun acabado limpio y bien organizado.

Al final del capítulo también trataremos decómo convertir texto en tablas y viceversa.


Creación de una tablaPara crear una tabla se pueden seguir tres caminos:

a) Pulsar el botón Insertar tabla, situado en la barra deherramientas Estándar, y pinchar y arrastrar hasta definirel número de filas y columnas que se desea que tenga latabla. No hay límite en el número de filas, pero el máxi-mo número de columnas es 63.

b) Seleccionar Tabla-Insertar tabla, y en el cuadro de diá-logo Insertar tabla, especificar las dimensiones de latabla (filas y columnas) así como el ancho para lascolumnas (por defecto se les asigna una anchura auto-mática en función de las dimensiones de la página y delnúmero de columnas). En este cuadro de diálogo, si sedesea, se puede elegir un elemento de Autoformato


para la tabla, lo que permite asignar a la misma un for-mato predefinido por Word o bien un formato personali-zado.

c) Activar la barra de herramientas Tablas y bordes, y tra-zar la tabla mediante el botón Dibujar tabla. Para hacer-lo, sólo hay que pinchar y arrastrar para delimitar loslímites exteriores, y después ir trazando las divisiones.Esta opción es muy práctica cuando se desea crear unatabla muy irregular.

Utilizar cualquiera de los 3 sistemas.

La tabla, por defecto, presenta unos bordes sencillos. Se puedecomenzar a introducir el contenido de las celdas. Cuando eltexto no cabe en la anchura de una celda, ésta se hace más altapara poder seguir la introducción, sin modificarse la anchura dela columna. Si dentro de una celda se pulsa <Enter> se crea unnuevo párrafo dentro de la celda actual.

Para insertar un tabulador dentro de una celda, hay que pulsar<CTRL> + <Tab>, pues de lo contrario lo que ocurrirá será queel punto de inserción se situará en la siguiente celda a la derechao bien en la primera celda de la siguiente fila (si estaba en la últi-ma celda de la fila). La tecla <Tab> también permite modificar lacantidad de filas de la tabla: si el punto de inserción estaba colo-cado en la última celda de la tabla y se pulsar <Tab>, se añadeuna fila. De esta forma se puede ir modificando el número defilas de la tabla según se va escribiendo el contenido de la misma.

El texto y números que se escriban dentro de una celda puedenformatearse como texto normal, por ejemplo se les puede asignarformato de letra y párrafo (alineación dentro de la celda, etc.).Según se verá, se pueden seleccionar varias celdas, filas o colum-nas, o incluso la tabla completa, para dar el mismo formato a lasceldas seleccionadas.

Se pueden copiar y mover las filas, columnas, celdas ais-ladas y celdas seleccionadas igual que si se tratara de


texto normal. También se pueden copiar y mover celdas a otrastablas del mismo o de otros documentos.

Para eliminar una tabla, hay que seleccionarla toda, incluyendoen la selección el código de fin de párrafo (¶) situado justo acontinuación de la tabla, y pulsar la tecla Supr. Si no se incluyeeste código, se borrará el texto de las celdas seleccionadas, pero latabla permanecerá.

Mover el punto de inserciónen la tablaSe puede mover el punto de inserción a cualquier punto de latabla situando el puntero del ratón en el lugar elegido y haciendoclic. También se puede emplear el teclado para efectuar los des-plazamientos:

� <TAB>: como se ha mencionado antes, esta tecla desplaza elpunto de inserción a la siguiente celda a la derecha de laactual, y si la celda actual es la última de la fila, lo desplaza ala primera celda de la fila siguiente. Si hay texto en la celdadestino, quedará seleccionado. Además, si se pulsa la tecla Tabestando situado el punto de inserción en la última celda de latabla, se añadirá una nueva fila a la misma.

� <MAYÚS> + <TAB>: desplaza el punto de inserción a lacelda anterior, con la misma pauta que la tecla Tab, pero noañade filas a la tabla.

� <ALT> + <INICIO>: pasa a la primera celda de la fila actual.

� <ALT> + <FIN>: el punto de inserción se sitúa en la últimacelda de la fila actual.

� <ALT> + <RePág>: sitúa el punto de inserción en laprimera celda de la columna actual.


� <ALT> + <AvPág>: sitúa el punto de inserción en la últimacelda de la columna actual.

� Flecha arriba: sitúa el punto de inserción en la fila anterior.

� Flecha abajo: sitúa el punto de inserción en la fila siguiente.

� Flecha derecha: el punto de inserción, si la celda tiene texto,se sitúa un carácter a la derecha. Si no tiene texto, lo sitúa enla celda siguiente.

� Flecha izquierda: sitúa el punto de inserción en el carácteranterior si la celda tiene texto. Si no tiene texto, lo sitúa en lacelda anterior.

Selección de celdas, filasy columnas� Celda: situar el puntero del ratón en la parte izquierda de la

celda, hasta que tome la forma de una flecha inclinada queapunta hacia arriba y a la derecha. Hacer clic, y la celda que-dará seleccionada.

� Fila: hay varias formas de seleccionar una fila:

– Colocar el punto de inserción en una celda de la fila yacceder a Tabla-Seleccionar -Fila.

– Colocar el puntero del ratón en la barra de selección, ala altura de la fila que se quiere seleccionar, y hacer clic.Si se quiere seleccionar varias filas, proceder de lamisma manera, hacer clic y arrastrar en la direccióndeseada.

– Proceder como si se fuera a seleccionar una celda,pero hacer doble clic.


� Columna: son dos las formas de seleccionar una columna:

– Colocar el punto de inserción en una celda de la columnay acceder a Tabla-Seleccionar-Columna.

– Colocar el puntero del ratón en el borde superior de laprimera celda de la columna. El puntero toma la formade una flecha negra que apunta hacia abajo. Hacer clicpara seleccionar la columna. Si se quiere seleccionar variascolumnas, pinchar y arrastrar en la dirección deseada.

� Tabla: la manera más sencilla de seleccionar la tabla completaes situar el punto de inserción en cualquier celda de la tabla yacceder a Tabla-Seleccionar tabla.

Modificar el tamañoSe puede modificar las dimensiones en filas y columnas de latabla, e incluso se pueden insertar filas y columnas en cualquierposición de la misma. La adición de filas y columnas se puedehacer de una en una o varias a la vez, marcando las columnas ofilas que se desea insertar. También es posible desplazar hacia laderecha o hacia abajo una o más celdas, para dejar libre un huecoque haga falta, insertando celdas vacías.

1. Situar el punto de inserción en una celda de la fila que sedesplazará hacia abajo. Si se va a insertar más de una fila,o se desea insertar columnas o celdas, seleccionarlas.

2. En el menú Tabla, aparecerá Insertar filas, Insertarcolumnas o Insertar celdas, según se procediera en elpaso anterior. Hacer clic en la opción pertinente. Sepuede hacer clic en el botón Insertar filas, que aparece acontinuación del botón Tablas y bordes. Este botón cam-bia de aspecto según la selección que se hayarealizado en la tabla. Por ejemplo, si se hanseleccionado varias celdas, se muestra el botón


Insertar celdas. Esta última opción es la más rápida parainsertar un número cualquiera de filas.

De forma automática, el tamaño de la tabla será modificado aldeseado. Si el cambio no fuera correcto, se puede anular estaoperación mediante la función Deshacer.

También es posible eliminar filas, columnas o celdas que sobrenen la tabla. Para ello, seguir el procedimiento siguiente:

1. Situar el punto de inserción en la fila, columna o celdaque se desee eliminar. Se pueden eliminar varias filas,columnas o celdas seleccionándolas previamente.

2. Acceder al menú Tabla-Eliminar-Celdas. Si no hay filaso columnas enteras seleccionadas, se mostrará el cua-dro de diálogo Eliminar celdas, en el que hay cuatroopciones de borrado:

Desplazar celdas hacia la izquierda. Elimina las cel-das seleccionadas, desplazando las que se encuentrena la derecha hacia la izquierda.

Desplazar celdas hacia arriba. Elimina las celdasseleccionadas, desplazando las que se encuentrandebajo hacia arriba.

Eliminar toda la fila. Suprime la fila completa.

Eliminar toda la columna. Suprime la colum-na completa.


Si hubiera filas o columnas seleccionadas, se eliminarían directa-mente a través del menú Tabla-Eliminar-Filas o Tabla-Eliminar-Columnas.

Formato de tablaSe puede modificar el ancho de las columnas y las alturas de lasfilas directamente con el ratón:

� Altura de las filas: pinchar y arrastrar los indicadores de altu-ra de fila que se encuentran situados en la regla vertical, a laizquierda de la pantalla (la barra de regla vertical sólo apareceen Diseño de impresión y si se ha activado la visualización dela regla). También se puede pinchar y arrastrar las líneas queseparan una fila de la siguiente.

� Anchura de las columnas: pinchar y arrastrar las líneas delímite entre las columnas, hasta lograr la anchura deseada.También se puede modificar la anchura pinchando y arras-trando los indicadores de anchura de columna que estánsituados en la regla horizontal.

También se puede modificar la anchura y altura de columnas yfilas a través del menú Tabla-Propiedades de la tabla. Para hacer-lo, si se van a modificar las características de una sola fila ocolumna, es suficiente situar el punto de inserción enuna de sus celdas. Si se van a modificar las característicasde varias filas o columnas, seleccionarlas previamente;


acceder al menú Tabla-Propiedades de la tabla y escoger Fila oColumna. Al escoger Fila, se tienen las siguientes opciones:

� Alto de específico: permite definir el alto de la fila actual o delas filas seleccionadas. Se mide en centímetros o la unidad quequeramos emplear.

� Alto de fila: permite especificar en el menú desplegable el altode la fila.

� Romper la fila entre páginas: si se activa esta casilla, el textode una fila puede quedar dividido por un salto depágina. Si no se marca, la fila entera que vaya a serdividida pasará a la página siguiente.


� Repetir como fila de encabezado en cada página: si se activaesta casilla se puede tener siempre visible el encabezado de latabla como indicativo de las secciones.

También aparecen los botones:

� Fila anterior: si se pulsa este botón se seleccionará la fila ante-rior a la que se está dando formato.

� Fila siguiente: permite seleccionar rápidamente la fila siguien-te a la que se está dando formato.

Si se selecciona la ficha Columna en el cuadro de diálogoPropiedades de tabla, las opciones disponibles son las siguientes:


� Ancho preferido: permite especificar la anchura de las celdaso columnas seleccionadas.

� Medir en: por defecto está en centímetros, pero se puedenespecificar otras unidades de medida (pulgadas, etc.).

A continuación aparecen los botones:

� Columna anterior: permite seleccionar la columna anterior.

� Columna siguiente: permite seleccionar la columna siguiente.

Si se selecciona la ficha Tabla encontraremos las siguientes opcio-nes:


� Alineación: permite alinear la tabla según los márgenesizquierdo y derecho de la página.

Izquierda: alinea la tabla al margen izquierdo de la página.

Centrada: centra la tabla horizontalmente en la página

Derecha: alinea la tabla al margen derecho de la página.

� Sangría a la izquierda: establece la distancia que se guardaráentre el margen izquierdo de la página y el texto que seencuentra en la tabla. También se puede modificar directa-mente con el ratón, mediante los indicadores de sangría decada columna en la tabla, que están situados en la barra deregla horizontal.

� Ajuste de texto: permite ajustar el texto de un documentocon respecto a la tabla insertada.

Ninguno: no hay ajuste de texto.

Alrededor: El texto rodea a la imagen ofreciendo posibilida-des estéticas.

Respecto al botón Bordes y Sombreado, cuando se activa mues-tra el cuadro de diálogo Bordes y Sombreado ya tratado en uncapítulo anterior.

División de la tablay unión de tablasUna tabla se puede dividir en varias; para hacerlo, seguir el pro-cedimiento dado a continuación:

1. Colocar el punto de inserción en la fila a partirde la cual se dividirá la tabla. La fila actual serála primera fila de la tabla nueva.


2. Seleccionar Tabla-Dividir tabla. También se puede hacerpulsando las teclas <CTRL> + <MAYÚS> + <Enter>. Seinsertará una marca de párrafo (¶)

Para recomponer una tabla que ha sido dividida, sólo hay queeliminar el símbolo de final de párrafo que hay entre las dostablas, y éstas se unirán. Si hay texto entre las dos tablas, se inte-grará en la segunda tabla.

Unir y dividir celdasSe pueden unir dos o más celdas de filas o de columnas diferen-tes. Para combinar dos o más celdas, seguir los pasos dados acontinuación:

1. Marcar las celdas que se desea unir.

2. Seleccionar Tabla – Combinar celdas, o bien pulsar elbotón Combinar celdas de la barra de herramientasTablas y bordes. Las celdas pasarán a ser una sola.

Conviene insistir en que un grupo de celdas unidas o combina-das se comportan como una única celda, y por tanto no es lomismo que quitar el borde de separación de dos celdas, ya queésto sólo elimina la línea del borde, pero no une lasceldas.


Para dividir celdas no hay ningún requisito especial. Para dividiruna o más celdas en varias:

1. Seleccionar las celdas que se van a dividir.

2. Acceder a Tabla – Dividir celdas, o pulsar el botónDividir celdas de la barra de herramientas Tablas y bor-des. Al hacerlo, se desplegará el cuadro de diálogoDividir celdas, en el que se introducirá el número decolumnas o filas en que se desea dividir las celdasseleccionadas.

Si se activa la casilla Combinar celdas antes de dividir,primero se combinan las celdas seleccionadas y luegose aplican los valores de Filas y Columnas a la seleccióncompleta.

3. Pulsar Aceptar.

También se pueden dividir celdas mediante el botón Dibujar tablade la barra de herramientas Tablas y bordes, como se vio anterior-mente.

Alineación de celdasEl contenido de una celda puede alinearse dentro de la celda.Esta opción es especialmente útil cuando se ha modificado laaltura de las filas, ya que por defecto el texto quedará en la partesuperior de las celdas.

Para cambiar la alineación del texto pulse el botón derecho delratón:

1. Seleccionar las celdas que vayan a ser modificadas.

2. Pulsar el botón derecho del ratón y en el menú contextualque aparece elegir Alineación de celdas. A conti-nuación marcar o activar la alineación deseada.


Dirección del textoEl contenido escrito de una celda puede alinearse verticalmentedentro de la misma celda. Esta opción es especialmente útil cuan-do se ha modificado la altura de las filas, ya que por defecto eltexto se orientará horizontalmente en el interior de las celdas.

Para cambiar la orientación del texto:

1. Seleccionar las celdas que vayan a ser modifi-cadas.


2. Pulsar el botón derecho del ratón y seleccionar Direccióndel texto.

3. Aparecerá una ventana que muestra las posibles orien-taciones de una manera gráfica y con un ejemplo visibleal lado derecho de la ventana.

Distribuir filas y columnasCuando se crea una tabla con la herramienta Dibujar tabla, o biencuando se han modificado la altura de las filas y la anchura de lascolumnas, puede interesar asignar a las columnas y/o filas unaaltura/anchura uniforme. Para hacerlo:

1. Seleccionar las columnas o filas que se van a distri-buir

2. En la barra de herramientas Tablas y bordes,pulsar el botón Distribuir filas uniformemente oDistribuir columnas uniformemente. Estas


opciones se pueden aplicar también desde el menú con-textual de Tabla – Distribuir columnas uniformemente oDistribuir filas uniformemente.

Automáticamente, las filas seleccionadas tomarán lamisma altura, sin variar el tamaño total de la tabla. Si loque se distribuye son varias columnas, todas ellas ten-drán la misma anchura, sin por ello variar las dimensio-nes de la tabla.

Líneas de las tablasPor defecto, cuando se crea una tabla ésta aparece con unos bor-des sencillos. Si se desea cambiar o eliminar estos bordes:

1. Seleccionar la tabla o bien las celdas a las que se vayaa modificar líneas

2. Acceder a Formato – Bordes y sombreado. Aparecerándos nuevas opciones en la sección Valor, Todos yCuadrícula, que permite añadir líneas no sólo en los bor-des del rango de celdas seleccionadas, sino también laslíneas de división entre ellas. Escoger las líneas desea-das y darles formato igual que en el caso de bordes depárrafo y de texto. También se puede añadirsombreado.


En la sección Aplicar a, se puede elegir entre cuatro posibles ele-mentos para aplicar los cambios: se puede asignar bordes y som-breado sólo al texto seleccionado (opción Texto), al párrafo com-pleto (opción Párrafo), a la celda o grupo de celdas seleccionadas(opción Celda) o a la tabla entera (opción Tabla, que funcionaaunque sólo se tenga seleccionada una parte de la tabla). PulsarAceptar.

Todos estos cambios se pueden realizar también a través de labarra Tablas y bordes:

1. Seleccionar las celdas que se van a modificar. Mostrarla barra Tablas y bordes (botón Tablas y bordes de labarra de herramientas estándar)


2. Seleccionar un tipo de línea en el cuadro de lista Estilode línea. A continuación elegir un grosor de línea (cua-dro de lista Grosor de línea) y un color para la misma(botón Color de línea).

3. En la paleta de bordes, elegir el borde que se va aasignar a las líneas de las celdas seleccionadas. Si loque se desea es eliminar un borde, pulsar el botón delborde correspondiente para desactivarlo. La paleta debordes también se encuentra en la barra de herramien-tas de formato

4. Pulsar el botón Color de sombreado si se desea asig-nar a las celdas un fondo de color

Si se quitan las líneas de la tabla la tabla, para ver lasdivisiones como líneas no imprimibles, marcar laopción Tabla – Ocultar líneas de división. Las líneas dela cuadrícula se visualizan en pantalla, pero no seimprimen. Para visualizar de nuevo las líneas de lacuadrícula, seleccionar Tabla – Mostrar líneas de divi-sión.



� Crear una tabla.

� Seleccionar filas, columnas, un rango de celdas y la tabla entera.

� Modificar el formato de la tabla.

� Dividir y unir tablas.

� Unir y dividir celdas.

� Poner líneas a la tabla.


C A P Í T U L O 1 0

Columnas de Texto

En Word se pueden utilizar tres tipos decolumnas de texto: las columnas tabu-lares, las columnas periodísticas y las

columnas paralelas. Las columnas periodísti-cas son las que se emplean habitualmente enperiódicos, revistas y otros tipos de publicacio-nes, como boletines, memorándums, etc. Eltexto fluye desde el principio de la primeracolumna hasta el final de la página, subiendoa continuación al principio de la segundacolumna y así sucesivamente. El texto, pues,fluye en forma descendente a lo largo de lascolumnas de la página.

Word permite insertar en un documento grá-ficos generados por otros programas o poraplicaciones propias de Microsoft. Se puede,como es obvio, combinar texto y gráficos enun mismo documento, facilitando así la pro-ducción de informes comerciales, materialesdidácticos y otros documentos en los que sehace necesaria la inclusión de gráficos.

Asimismo, una vez insertado un gráfico oimagen de cualquier tipo en un documento,se le pueden hacer una gran cantidad demodificaciones para darle un aspecto final:posicionarlo en el documento, cambiar susdimensiones, girarlo, etc.


Columnas periodísticasLa principal característica de estas columnas es que el texto fluyede arriba a abajo en la primera. Cuando se alcanza un final depágina o un salto de columna, continúa en la siguiente, y así decolumna en columna y de página en página. Las columnas perio-dísticas generalmente tienen el mismo ancho, pero no es necesa-rio que sea así, ya que se les puede asignar un ancho diferente acada una.

La visualización de las columnas es diferente si se trabaja envisualización Diseño de impresión o en cualquier otro tipo devisualización. Si está activo Ver – Normal, Esquema o DiseñoWeb, las columnas no se ven lado a lado, sino unas debajo deotras, sin diferenciarse los finales de cada columna (sólo se ve sise ha realizado un salto de columna manual). En cambio, en Ver– Diseño de impresión se ven las columnas lado a lado. Tambiénse visualizan las columnas en su disposición real si se accede aArchivo – Vista preliminar.

Para definir columnas periodísticas en una parte del documento,se debe tener en cuenta que el cambio de columnas, a no ser quese haga un salto de sección, afectará a todas las páginas de la sec-ción actual.

Para definir unas columnas periodísticas, proceder como sigue:

1. Dependiendo del texto que se desee modificar, sepuede seguir uno de los pasos siguientes:

� Si se desea modificar el número de columnas de todo el docu-mento, hacer clic en Edición – Seleccionar todo, o bien hacertriple clic en la barra de selección.

� Si se desea cambiar el número de columnas de un trozo deldocumento, primero seleccionar dicho fragmento detexto.


� Si el documento ya ha sido dividido en secciones, para cam-biar el número de columnas de una sección, situar el puntode inserción en ella; si son varias secciones, seleccionar todaslas que se desee modificar.

2. Acceder a Formato-Columnas.3. En el cuadro de diálogo Columnas seleccionar las opcio-

nes deseadas:

� Preestablecidas: en esta sección se puede seleccionar un for-mato de columna de los predefinidos en Word. Los tres pri-meros botones permiten definir 1, 2 ó 3 columnas de igualancho. En cambio, el cuarto botón, aplica al texto el forma-to de dos columnas, pero la columna de la izquierda tieneuna anchura que es la mitad de la de la derecha. El quintobotón también establece dos columnas, pero esta vez es la dela derecha la que tiene la mitad de anchura que la de laizquierda.

� Número de columnas: en este cuadro de texto se puede selec-cionar o escribir directamente el número de columnas que sedesea establecer. Se puede establecer hasta un máximo de 45columnas, pero como cada columna ha de tener un anchomínimo de 1,27 cm, en una hoja DIN A4 normal se puedendefinir como máximo 11 columnas (según los valores estable-cidos para los márgenes).

� Línea entre columnas: si se activa esta casilla, se insertará unalínea entre cada dos columnas. Esta línea tendrá la longitudde la columna más larga de la página actual. Las líneas entrecolumnas sólo se visualizan en Archivo-Vista preliminar o enVer-Diseño de impresión.

� Ancho y espacio: permite establecer la anchura de cadacolumna y el espacio que va a dejarse entre cada dos colum-nas.

Col nº: en esta casilla se muestra el número decolumna cuyas características se van a modificar. La


columna n.º 1 será la que esté más cerca del margen izquier-do, y el número irá aumentando hasta llegar a la última, queserá la que esté colocada al lado del margen derecho.

Ancho: permite establecer la anchura para el número decolumna especificado si la casilla Columnas de igual anchoestá desactivada. Si está activada, al modificar el ancho deesta columna se modificará el ancho de todas las columnasdefinidas en la sección.

Espacio: en este cuadro de texto se puede introducir o selec-cionar el espacio libre entre una columna y la siguiente. Aligual que en el caso anterior, si la casilla Columnas de igualancho está marcada, todos los espacios entre columnas serániguales.

Columnas de igual ancho: como se ha mencionado, si estacasilla está marcada, no se podrá asignar una anchura diferen-te a cada columna, todas tendrán el mismo ancho.

� Aplicar a: como se vio en el capítulo correspondiente a lassecciones, en este cuadro de lista desplegable se puede selec-cionar la parte del documento a la que se desea aplicar el for-mato de columna.

� Empezar columna: si se marca esta casilla, se comenzará unacolumna nueva justo a continuación del punto de inserción,insertándose para ello un salto de columna. Si se seleccionaesta casilla de verificación, se debe seleccionar, en Aplicar a,De aquí en adelante.

� Vista previa: en este cuadro se visualizarán las columnas y lasopciones de formato que se vayan aplicando en las mismas.

Si se van a definir columnas de igual anchura con las opcionespor defecto (espacio entre columnas, sin líneas, etc), se puedeutilizar el botón Columnas de la barra de herramientasestándar. Para ello se sitúa el punto de inserción en lasección a la que se va a dar formato de columnas, o bien


se selecciona el texto a formatear, y se pulsa el botón Columnas,arrastrando el ratón hasta marcar el número de columnas desea-do.

No debe ocurrir necesariamente que el texto de una columnafluya hasta el final de la página para que se inicie la nuevacolumna. Si se desea cortar una columna en un lugar determi-nado y que el texto escrito a continuación se traslade a lacolumna siguiente, se puede insertar un salto de columna en laposición del punto de inserción. Para insertar un salto decolumna:

1. Situar el punto de inserción en el lugar en que se deseaque termine la columna actual.

2. Acceder a Insertar-Salto, y en el cuadro de diálogoSalto, seleccionar Salto de columna.

3. Pulsar Aceptar.


Los saltos de columna así creados se visualizan como saltos decolumna reales en Archivo-Vista preliminar o en Ver-Diseño deimpresión, pero en el resto de las visualizaciones se presentancomo una línea discontinua etiquetada en el centro como Saltode columna.

También se puede insertar un salto de columna mediante la pulsa-ción de la combinación de teclas <CTRL> + <MAYÚS> + <Enter>.

En las ocasiones en que se desea dar formato de columnas a unsolo trozo del documento, es deseable que las columnas definidastengan todas la misma longitud, en particular si se va a seguirescribiendo debajo de las mismas con un número de columnasdistinto. Para lograr que las columnas estén balanceadas, se colo-ca el punto de inserción al final del texto de la última columna yse selecciona Insertar-Salto-Continuo. Esto sólo funcionará si nose han establecido saltos de columna manuales.

Nota: el formato del párrafo puede ocasionar problemas albalancear las columnas de estilo periodístico. Si ocurre este pro-blema, seleccionar Formato – Párrafo, y hacer clic en la fichaLíneas y saltos de página. Desactivar las casillas Controlde líneas viudas y huérfanas, Conservar líneas juntas ySalto de página anterior.


Nota: no se pueden utilizar columnas periodísticas en encabeza-dos, pies de página, comentarios ni marcos o cuadros de texto. Sise desea distribuir el texto de una forma parecida a las columnasperiodísticas en cualquiera de estos elementos, utilizar tablas.

Columnas paralelasEste tipo de columnas es el más adecuado para crear, por ejem-plo, guiones de cine o de teatro, etc. No existe en Word ningunaopción propiamente de columnas paralelas. Para crearlas se recu-rre a las tablas, tal como se vio en el capítulo anterior. Se suelecrear una tabla compuesta por tantas filas como intervencionestengan los personajes del guión, por ejemplo, y 2 columnas, laprimera para el nombre del personajes y la segunda para su textocorrespondiente. Si no se quiere que se visualicen las líneas de latabla, marcar toda la tabla y, en Formato – Bordes y sombreado,seleccionar la opción Ninguno. Hay que tener en cuenta que lacuadrícula, aunque se visualice en pantalla si está activada laopción Tabla – Mostrar líneas de división, no se imprime (si nose desea visualizar estas líneas, seleccionar Tabla – Ocultar líneasde división).

Una vez creada la tabla y escrito el texto, se modifica la anchurade las columnas para adecuarlas a las necesidades del documento.

ClasificaciónEs posible ordenar texto seleccionado por orden alfabético,numérico o cronológico, tanto listas como columnas tabularespor alguna de sus columnas, y las tablas por filas. El comandoempleado es Tabla – Ordenar. Por defecto, si no se ha selecciona-do un trozo de texto Word clasificará todo el documento, por loque se debe seleccionar siempre el texto que se desea ordenar. Sise trata de una tabla, se pueden ordenar sólo parte de lasfilas de la tabla o toda ella; en el primer caso basta consituar el punto de inserción en cualquier celda de la


misma; en el segundo, hay que seleccionar las filas que se deseaordenar. A continuación se selecciona Tabla – Ordenar.Aparecerá el cuadro de diálogo Ordenar, y en él se definen lascaracterísticas de la clasificación:

� Ordenar por: se debe seleccionar el tipo de ordenación que sedesea para el campo, párrafo o columna elegido en el cuadroanterior. Si la ordenación es alfanumérica, seleccionar Texto;si se van a clasificar números, seleccionar Numérico; por últi-mo, si el contenido del campo, columna o párrafo es de tipofecha, seleccionar Fecha.

� Ascendente o Descendente: se debe escoger el orden de clasi-ficación, si va a ser el natural (texto de la A a la Z, númerosdel 0 al 9 y fechas de la más antigua a la más reciente, es elascendente) o inverso (descendente).

� Luego por: permite seleccionar otro criterio añadido de orde-nación.

Se pueden establecer hasta tres claves de clasificación. La clavesegunda, que se rellena en la sección Luego por del cuadro dediálogo Ordenar, sólo funcionará cuando la primeraclave sea igual para dos o más registros, en cuyo casoéstos se clasificarán por esta segunda clave. Lo mismo


ocurre con la tercera clave, que se puede establecer debajo de lasegunda: sólo se tendrá en cuenta cuando dos o más registrostengan coincidentes las claves primera y segunda y sólo ordenarálos registros que tengan ambas claves idénticas.

� La lista será: en esta sección se puede elegir si Word va aignorar la primera fila de la selección o de la tabla al ordenar(por ejemplo, no se debe ordenar la fila de títulos de unatabla o de unas columnas tabulares), marcando la opción Conencabezado. Para que Word tenga en cuenta todas las filas dela selección o de la tabla al ordenar, marcar Sin encabezado.

Finalmente, pulsar Aceptar para ejecutar la ordenación. Ésta sehará en pantalla, no afectando al contenido del disco (o sea, queno se guardará a no ser que se archive el documento ordenado).

En el caso que se utilicen campos se debe pulsar el botónOpciones y elegir en el cuadro de diálogo Opciones el separadorde campos empleado (si se trata de tabuladores, puntos y comas,comas, etc.); en tal caso se considera que un campo abarca hastael siguiente carácter de separación de campos y que un registroabarca hasta la siguiente marca de fin de párrafo. En el cuadro dediálogo Opciones se pueden además marcar otras característicasde clasificación:

� Separar campos con: marcar Tabulaciones, Puntos y comas uOtro (escribir el carácter de separación en la casilla).

En la sección Opciones encontramos:

� Ordenar sólo columnas: si se marca esta casilla, se ordenarásólo el contenido de una columna, sin ordenarse el contenidodel resto de las columnas del texto seleccionado. Esta casillano puede marcarse cuando se vayan a ordenar columnas tabu-lares o tablas.

� Distinguir mayúsculas de minúsculas: si se activa esta casilla,si hay dos palabras escritas igual, pero la primera tiene letras enmayúsculas y la segunda sólo en minúsculas, la prime-ra precederá a la segunda después de la clasificación.


Por último encontramos:

� Idioma de ordenación: Word permite emplear las reglas deordenación de otros idiomas. Para ello, seleccionar el idiomacuyas reglas se desea emplear en la lista.


� Crear columnas periodísticas.

� Crear columnas paralelas.

� Ordenar columnas y tablas.


wod

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