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XXIV CONGRESO NACIONAL Y DE ORGANISMOS DE CONTROL
Posadas, 15, 16 y 17 de Noviembre de 2017
Tema 2 – La innovación en el control público
Título del trabajo
Aporte del Tribunal de Cuentas a la gestión municipal de los Municipios de Segunda
Categoría de la Provincia de Misiones para el mejoramiento de los estándares de
control
Autores:
Del Bello, Sandra Edith
Paprocki, Letizia Mariel
Ramírez, Alejandra María Lorena
Tribunal de Cuentas de la Provincia de Misiones
1
INDICE
INDICE....................................................................................................................................................2
RESUMEN...............................................................................................................................................2
METODOLOGÍA DE INVESTIGACIÓN.......................................................................................................3
CUERPO DEL TRABAJO............................................................................................................................3
Planteo del problema, objetivo e hipótesis........................................................................................3
Marco teórico.....................................................................................................................................4
Desarrollo...........................................................................................................................................7
Verificaciones administrativas contables en la Provincia de Misiones...............................................7
Falencias detectadas en las verificaciones del artículo 25..................................................................9
Elaboración del formulario para las giras de asesoramiento............................................................11
Datos relevados en las giras de asesoramiento................................................................................13
Conclusiones....................................................................................................................................18
REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS.............................................................................................................20
ANEXOS................................................................................................................................................21
ANEXO I – Acta modelo........................................................................................................................21
ANEXO II – Cuadro de procesamiento de datos obtenidos de las actas...............................................24
RESUMEN
El presente trabajo aborda la experiencia desarrollada por el Tribunal de Cuentas de Misiones,
desde el área de la Dirección General de Inspecciones y Consultas, en el periodo de tiempo
comprendido entre noviembre y diciembre de 2016, y abril, mayo y junio de 2017, con los
municipios de segunda categoría de la Provincia.
Habiendo detectado numerosas falencias dentro de las estructuras administrativas de las
municipalidades de segunda categoría, que generan con posterioridad inconvenientes al
momento de las presentaciones de las rendiciones de cuentas y en las inspecciones realizadas
a estos municipios, surge desde el Tribunal de Cuentas, la inquietud de brindar este aporte a la
gestión municipal para lograr el mejoramiento de los estándares de control.
Para ello, se ha planificado desde el Tribunal de Cuentas, a través de la Dirección General de
Inspecciones y Consultas, la realización de giras de asesoramiento sobre cuestiones
administrativas contables a los municipios de segunda categoría, a cargo de los Contadores
Fiscales de esta área, entrevistándose con Intendentes, Secretarios Tesoreros, de Hacienda y
2
Contadores Municipales, y brindando asesoramientos sobre cuestiones que generalmente se
presentan como conflictivas en las rendiciones de cuentas e inspecciones.
El objetivo del presente trabajo es el de explicar la experiencia desarrollada por el Tribunal de
Cuentas de la Provincia de Misiones en su aporte a los municipios de segunda categoría,
procesando los datos e información recabada en la práctica, a los fines de lograr un
mejoramiento en los estándares de control, como una forma de innovación en esta área.
METODOLOGÍA DE INVESTIGACIÓN
El presente trabajo analiza en primera instancia el procedimiento de inspección y verificación
administrativa contable desde el punto de vista teórico, a través del análisis de la normativa
vigente aplicable, y luego se explica el procedimiento desde el punto de vista práctico,
analizando resultados de inspecciones desarrolladas con anterioridad.
Como parte principal del trabajo se analiza y explica la experiencia desarrollada por los
Contadores Fiscales de la Dirección General de Inspecciones y Consultas, en el periodo de
tiempo comprendido entre noviembre y diciembre de 2016, y abril, mayo y junio de 2017,
durante la gira de visita de asesoramiento a los municipios de segunda categoría de la
Provincia.
Se incluye el procesamiento de los datos obtenidos y la exposición de los resultados de esta
tarea, lo que constituye un aporte a la gestión municipal a partir de una mirada innovadora de
la función de control.
La metodología a emplear será la inductiva, es decir que se lograrán conclusiones como un
conocimiento derivados de los hechos de la experiencia.
Se utilizarán datos obtenidos de fuentes primarias, como también información de fuentes
secundarias.
CUERPO DEL TRABAJO
Planteo del problema, objetivo e hipótesis
Una de las funciones asignadas por la Ley I Nº 3 – Ley Orgánica del Tribunal de Cuentas – a
este organismo, es la de examinar los libros de contabilidad y la documentación existente en
3
las oficinas públicas municipales, así como vigilar su funcionamiento, practicar arqueos de
caja, etc., cuando lo juzgue conveniente.(1)
Así, desde la Dirección General de Inspecciones y Consultas, a través de sus Contadores
Fiscales, se planifican y se llevan a cabo inspecciones a los municipios de la Provincia,
verificando diversos aspectos legales, contables, administrativos, financieros, numéricos y
documentales vinculados a la recaudación de recursos como a la ejecución de los gastos, en el
marco del artículo 25 de la precitada ley.
De la experiencia obtenida en inspecciones efectuadas en años anteriores se han observado
una serie de irregularidades o falencias, la mayoría de ellas de orden administrativo y
contable, situación que se repite en varios municipios con cierta frecuencia y que podrían ser
subsanadas desde una mejora en el ordenamiento interno de tales organizaciones.
Es por ello que el Tribunal de Cuentas se ha planteado la conveniencia de organizar visitas de
asesoramiento a los municipios de segunda categoría en materia de su competencia, a los fines
de mejorar también de esta forma los estándares de control.
Las giras se desarrollaron durante los meses de noviembre y diciembre del año 2016 y durante
los meses de abril, mayo y junio de 2017, elaborándose en cada visita un formulario con el
relevamiento de una serie de datos críticos y actas con recomendaciones.
El objetivo del presente trabajo es explicar la experiencia desarrollada por el Tribunal de
Cuentas de la Provincia de Misiones en sus visitas de asesoramiento a los municipios de
segunda categoría, procesando los datos recabados y aportando información que agregue
valor a la gestión municipal permitiendo un mejoramiento en los estándares de control.
La hipótesis de trabajo es que con la actualización de la información a partir del diagnóstico,
se logrará insumos para alcanzar mejoras en los estándares de control.
Marco teórico
Una de las funciones que realiza el Tribunal de Cuentas, de acuerdo a lo establecido en la
Constitución de la Provincia de Misiones y la Ley I Nº 3 – Ley Orgánica del Tribunal de
Cuentas – es la de la fiscalización y vigilancia de las operaciones financiero-patrimoniales de
las municipalidades de la Provincia.
Dentro de esta facultad, conferida al organismo en su artículo 25, se realiza la verificación de
diversos aspectos legales, contables, administrativos, financieros, numéricos y documentales,
1() DIGESTO JURÍDICO DE LA PROVINCIA DE MISIONES. Ley I Nº 3. Art. Nº 25. http://www.diputadosmisiones.gov.ar/web_camara/home.php?secretaria=4 consulta de fecha 15/08/2017
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examinando los libros de contabilidad y la documentación existente en las oficinas públicas
municipales, vigilando su funcionamiento, practicando arqueos de caja, controles de la
correcta liquidación, etc.
Este tipo de control se encontraría encuadrado dentro del denominado control técnico, que es
el que tiene el como objetivo el de verificar que la gestión estatal se desarrolle de acuerdo a
las normas legales y reglamentarias, que se cuente con los créditos presupuestarios y que los
actos sean legítimos. (2)
Señala Wierna, que pueden considerarse como controles técnicos a la vigilancia de la marcha
general de la administración pública a las que pertenecen, incluidas sus haciendas anexas y
paraestatales; la fiscalización y vigilancia de todas las operaciones financieras y patrimoniales
del estado y la fiscalización de las empresas públicas por medio de auditores o síndicos. (3)
Valles Vives destaca que, entre las funciones que desarrollan los órganos de control externo,
la de fiscalización es la actividad principal, la imprescindible y la más importante en el estado
democrático y de derecho. (4) Para realizar este tipo de controles, el Tribunal de Cuentas puede utilizar mecanismos como:
inspecciones, ya sean integrales o parciales
arqueos de fondos y valores
recuento de bienes
análisis y evaluación de los controles existentes en los órganos y organismos sujetos a
control
revisión de las rendiciones de cuentas
intervención de los libramientos de pagos
pedidos de informes, etc.
A través de estos procedimientos se efectúa un análisis de la organización y su actividad, con
el objetivo de verificar si su estructura administrativa se rige a las normativas y
reglamentaciones de su funcionamiento. Examina también los sistemas de control interno
verificando si son técnicamente correctos, y si su grado de confiabilidad es aceptable. (5)
2() LAMAS Ernesto Raúl. “Un Eficaz Control Estatal”. Buenos Aires. Macchi. 1980. Pág. 66/673() WIERNA Gustavo Enrique. “Tribunales de Cuentas El Defensor del Pueblo. Guía de Estudio de Contabilidad Pública Nº3”. Departamento de Administración Pública Universidad Nacional de Salta. 1992. Pág. 384() VALLÈS VIVES, Francesc. “Control externo del gasto público y Estado constitucional”. Bellterra U.A.B. 2001. Pág.2285() WIERNA Gustavo Enrique. Op. cit. Pág. 40
5
A este tipo de actividades, de evaluar si las operaciones financieras e información cumplen en
todos sus aspectos significativos con las regulaciones o autoridades que rigen la entidad
auditada, las ISSAIs 100 (6) las definen como a un tipo de auditoria de cumplimiento.
En forma más precisa, en los Principios Fundamentales de la Auditoria de Cumplimiento –
ISSAI 400– (7), relacionados con el proceso de auditoría, se indica que los auditores en la
planeación y diseño de una auditoria de cumplimiento deben:
Conocer la entidad auditada a la luz de las autoridades relevantes.
El auditor debe manejar y conocer la estructura y operaciones de la entidad auditada,
así como sus procedimientos para lograr el cumplimiento. Este conocimiento lo
utilizara para determinar la materialidad y evaluar los riesgos de la falta de
cumplimiento.
Comprender el ambiente de control y los controles internos relevantes y considerar si
es posible asegurar el cumplimiento.
El ambiente de control dependerá del conocimiento que tenga el auditor de la entidad
auditada o materia relevante para el alcance de la auditoria, a tal fin debe evaluar el
sistema de control interno para detectar si existe riesgo de que dichos controles puedan
evitarse o revelar aspectos importantes de cumplimiento.
El auditor debe considerar si los controles internos son oportunos con el ambiente de
control para asegurar el cumplimiento de lo dispuesto en las atribuciones, en todos los
aspectos significativos.
También podemos mencionar que el Instituto de Estudios Técnicos e Investigación (I.E.T.eI.),
en su función específica de definir un modelo que oriente y fundamente la operatoria de los
Tribunales de Cuentas ha dictado normas de auditoria externa para el sector público, normas
de auditoria sobre el control de los ingresos públicos, normas de auditoria informática, normas
de auditoria jurídica, normas de administración de la auditoria jurídica y normas de auditoria
de obras públicas, las que están plasmadas en el manual de normas técnicas de fiscalización
de la hacienda pública (8).
6() ORGANIZACIÓN INTERNACIONAL DE ENTIDADES FISCALIZADORAS SUPERIORES (INTOSAI). “Normas Internacionales de las Entidades Fiscalizadoras Superiores (ISSAIS) Principios Fundamentales de Auditoria del Sector Público – Tipos de Auditoria del sector público – Auditoria de Cumplimiento. Pág. 5. http://www.intosai.org/es/issai-executive-summaries/3-principios-fundamentales-de-auditoria.html. Consulta de fecha 10/08/2017.7() ORGANIZACIÓN INTERNACIONAL DE ENTIDADES FISCALIZADORAS SUPERIORES (INTOSAI). Pág. 12/13. http://www.intosai.org/es/issai-executive-summaries/3-principios-fundamentales-de-auditoria.html. Consulta de fecha 10/08/2017.8() INSTITUTO DE ESTUDIOS TÉCNICOS E INVESTIGACIÓN. “Manual de normas técnicas de fiscalización de la hacienda pública” http://www.ietei.com.ar/wordpress/normas/ Consulta de fecha 10/08/2017.
6
Las normas que se enuncian en el manual precitado, pretenden unificar en un cuerpo
normalizado, técnicas y procedimientos de auditoria para facilitar las tareas de control externo
del sector público, pudiendo aplicarse íntegramente o como una guía. Cabe destacar que la
única norma aprobada por el Secretariado Permanente de Tribunales de Cuentas es la
referente a las normas de auditoria externa para el sector público, las demás fueron puestas
por el Instituto de Estudios Técnicos e Investigación (I.E.T.eI.) a disposición de los distintos
Tribunales de Cuentas para su consideración.
En este manual se propone pasos que debe seguir el auditor gubernamental para el desarrollo
de las tareas, con el fin de obtener elementos de juicios válidos y suficientes que le permitan
emitir opinión sobre la información contable de un ente. Entre otros, figuran por ejemplo,
obtener un conocimiento apropiado de la estructura del ente, sus operaciones y sistemas, las
normas legales que le son aplicables y características propias de sus actividades; identificar el
objeto del examen; evaluar la significación de lo que se debe examinar, teniendo en cuenta su
naturaleza, la importancia de los posibles errores o irregularidades y el riesgo involucrado;
planificar en forma adecuada el trabajo de auditoria, teniendo en cuenta la finalidad del
examen, el informe a emitir, las características del ente cuya información contable será objeto
de la auditoria, etc. (9)
Desarrollo
Verificaciones administrativas contables en la Provincia de Misiones
Tal como se mencionara en apartado anterior, la Ley I Nº 3 – Ley Orgánica del Tribunal de
Cuentas – en su artículo 25º establece en relación a las oficinas municipales, que el tribunal
podrá, cuando lo juzgue conveniente, examinar los libros de contabilidad y la documentación
existente, así como vigilar su funcionamiento, practicar arqueos de caja, etc. siendo facultad
de la Vocalía del área correspondiente o de la Presidencia, proponer la realización de tales
tareas.
En el artículo 67º del Reglamento Interno y de Actuaciones Administrativas del Tribunal de
Cuentas (RIyAA), se establece que el Departamento de Inspecciones y Consultas tendrá la
función de planificar mensualmente las giras de inspecciones a las distintas municipalidades,
practicar periódicamente arqueos de tesorería en los municipios, impartir instrucciones al
finalizar cada ejercicio con el objeto de facilitar las tareas de los funcionarios responsables de 9() INSTITUTO DE ESTUDIOS TÉCNICOS E INVESTIGACIÓN (I.E.T.eI.). “Normas de Auditoria Externa para el Sector Público”. Auditoria de Información Contable. Art. 17.
7
rendir cuentas y agilizar el estudio y consideración de las mismas, verificar que las
registraciones contables estén de acuerdo con las normas vigentes y con los comprobantes
respectivos, controlar el cumplimiento por parte de las autoridades municipales de las
disposiciones legales y reglamentarias en vigor, y asesorar a los Señores Secretarios-
Tesoreros y Contadores Municipales para el mejor cumplimiento de sus tareas (10).
Asimismo, el reglamento precitado establece que el Director General de Inspecciones y
Consultas propondrá al Vocal respectivo el plan de trabajo, límites o ampliación de la
inspección, explicando el o los motivos que lo determinan, debiendo realizarse como mínimo
una inspección anual a cada Municipio (11).
Así, en el marco de la normativa, se dicta la Resolución Nº 342/87 TC, que aprueba la Norma
Técnica Interna Nº 1 para las inspecciones y verificaciones que se practiquen en lo sucesivo,
las que son aplicables a las desarrolladas en las municipalidades.
El objeto de esta resolución es establecer normas básicas que orienten el trabajo de inspección
en lo que respecta a movimiento de fondos y valores, contabilidad, bienes fiscales,
liquidaciones, y trámites y procedimientos, siendo las mismas enunciativas.
Asimismo, en el año 1992 se dicta la Resolución Nº 452 TC en la que se aprueban una serie
de formularios modelo a ser utilizados en las inspecciones en las municipalidades, siendo
ellos los siguientes: cuadro de arqueo de caja (ingresos y egresos), cuadro de cuentas de
terceros, cuadros de control de cuentas de la Dirección General de Rentas (IPA, Ley 724,
Ingresos brutos), cuadros de control de aportes al Instituto de Previsión Social y de deuda de
aportes y contribuciones, estado de registro contables, control presupuestario de ingresos y
egresos, listado y detalle de licitaciones públicas y privadas, control de consorcios, cuadro de
control patrimonial, listado y detalle de subsidios nacionales y provinciales, y control de
padrones.
Otras disposiciones referidas a la temática son los Memorándum 01/12 y 01/14 – DGIyC, que
instruyen sobre la obtención de información para las verificaciones, cuestiones que deben ser
abarcadas en la verificación, informes de los resultados de la verificación y elevación del
expediente de la verificación.
10() REGLAMENTO INTERNO Y DE ACTUACION ADMISNISTRATIVA DEL TRIBUNAL DE CUENTAS DE MISIONES. Art. 67º ap. 1, 11, 12, 13, 14 y 15. https://htc.misiones.gob.ar/. Consulta de fecha 28/05/201711() REGLAMENTO INTERNO Y DE ACTUACION ADMISNISTRATIVA DEL TRIBUNAL DE CUENTAS DE MISIONES Art. 68. https://htc.misiones.gob.ar/. Consulta de fecha 28/05/2017
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Desde el aspecto práctico, las verificaciones administrativas contables que realiza el Tribunal
de Cuentas de la Provincia de Misiones, dentro del marco del artículo 25 de la Ley I Nº 3, son
ordenadas por Resolución de Presidencia, iniciándose un expediente por cada una de ellas.
El procedimiento de inspección se inicia con la constitución de los Contadores Fiscales en los
municipios presentándose a las autoridades municipales, generalmente Intendente, Secretario
Tesorero y Contador Municipal, informando sobre la Resolución que ordena la inspección y
solicitando una serie de documental para la realización de las tareas.
La secuencia de las tareas es generalmente la siguiente:
Se realiza inicialmente un arqueo de fondos y valores procediendo al recuento físico de las
existencias de dinero, valores, saldos de las cuentas bancarias, la verificación de los
comprobantes que respalden las salidas e ingresos de fondos, para cotejarse con las
registraciones contables. Asimismo se analizan los sistemas de recaudación, determinando la
correcta aplicación de las normas que regulan la percepción, correcta liquidación de los
tributos, el correspondiente ingreso de fondos y su correcta registración contable.
También se realiza el control del área de personal, donde se verifica el regular funcionamiento
de las altas y bajas; mediante muestreos se revisan los conceptos que integran la remuneración
del personal, consignados en los recibos de haberes cotejándolos con la normativa y
documentación que los avalen, conceptos como por ejemplo, antigüedad, asignaciones
familiares, títulos, licencias, incompatibilidades, etc.; se verifican los legajos del personal
corroborando que se encuentren completos y actualizados.
Todo lo previamente explicado respecto a las inspecciones es a título enunciativo, ya que las
herramientas que se utilicen dependerán del organismo al que se pretende inspeccionar.
Concluida la inspección, se redacta un acta dejando constancia de la verificación efectuada y
su resultado, pudiendo requerirse explicaciones y/o aclaraciones y la remisión posterior al
Tribunal de documentación, dejando copia del mismo a las autoridades municipales.
Una vez finalizadas las verificaciones, el Departamento informará a Presidencia sobre lo
actuado, con las conclusiones o sugerencias señalando en forma concreta las medidas que a su
juicio correspondiera adoptar.
Falencias detectadas en las verificaciones del artículo 25
Generalmente, en las verificaciones realizadas por los Contadores Fiscales de la Dirección
General de Inspecciones y Consultas, dentro del marco de lo establecido en el artículo 25° de
la Ley I Nº 3, se han observado una serie de falencias, que son expuestas a continuación.
9
Para cada observación detectada, se analiza su causa y los efectos que presenta en la
administración municipal.
En relación a la verificación del área de personal:
Observación:
- Diferencias detectadas en las liquidaciones de sueldos.
Causa:
- Falta de comprobación de lo dispuesto en las reglamentaciones y liquidaciones
realizadas por parte de los responsables;
- Falta de dispositivos de asignación de la categoría, adicionales y otros conceptos
liquidados al personal;
- Legajos incompletos;
- Falta de designación de Responsables de Personal.
Efecto:
La falta de designación de responsables de Personal y/o la falta de comprobación de los
conceptos liquidados, provocan que la información no esté actualizada, con el riesgo de que
se produzcan errores en las liquidaciones que ocasionen reclamos por parte de los empleados
municipales, o cargos a los responsables de las mismas por parte del control externo.
En relación al control de las recaudaciones:
Observación:
- Diferencias detectadas en las liquidaciones de tasas;
- Diferencias detectadas entre los registros contables, los recibos y los depósitos
realizados;
Causa
- Falta de control del encargado de cobranza de las liquidaciones de las tasas conforme
lo disponen los conceptos estipulados en la Ordenanza Tributaria, tanto de las que se
liquidan en forma manual como las que se liquidan por sistema donde se debe realizar
la verificación de los datos cargados;
- Los registros contables no se encuentran actualizados.
Efecto
La falta de control de las liquidaciones de las tasas conforme a los conceptos enunciados en
las Ordenanzas Tributaria provoca errores en la liquidación, con riesgo de que se generen
cobranzas en exceso o en defecto, ocasionando eventuales reclamos de terceros o daño a la
hacienda pública; 10
La falta de registración de los ingresos provoca errores en los depósitos bancarios.
En relación al control patrimonial:
Observación
- Falta de incorporación de los bienes registrables al registro de inventario permanente
- Falta de registración de las bajas de los bienes en desuso o en condiciones de rezago;
- Falta de identificación de los bienes patrimoniales conforme al registro de inventario.
Causa
- Falta de designación de Encargado de Patrimonio para realizar la carga de datos y su
correspondiente identificación, como así el seguimiento del estado de los mismos;
Efecto
El hecho de que el inventario permanente se encuentre desactualizado, no permite obtener un
estado actual de los bienes registrables, ni mantener un control adecuado de los mismos, como
así tampoco la designación de sub responsables para la custodia y resguardo de los bienes
asignados, dando lugar a pérdidas de bienes y daño a la hacienda pública.
En relación al control de los egresos:
Observación
- Falta de registración contable, o falta de actualización de la misma;
- Falta de antecedentes documentales que sustenten los pagos;
- Falta de cumplimiento de formalidades requeridas.
Causa
- Los registros contables se realizan en el estudio del Contador Municipal y no en el
municipio;
- Los proveedores no entregan los comprobantes fiscales;
- Desconocimiento de la situación fiscal de los proveedores;
Efecto
Retrasos en las rendiciones de cuentas, y reclamos por parte del Tribunal con los consecuentes
reparos formales y/o sustanciales que surgen del estudio de la cuenta, y observaciones en
verificaciones realizadas.
Elaboración del formulario para las giras de asesoramiento
A raíz de las falencias detectadas en general en las verificaciones administrativas contables
realizadas en los municipios de segunda categoría de la Provincia de Misiones, se planteó la
necesidad y la oportunidad de brindar asesoramiento a estos municipios en diferentes órdenes 11
(administrativo, contable, patrimonial, financiero, etc.), como medio de aportar a la gestión y
alcanzar de esta manera mayores estándares de control.
Así se organizaron dos giras de asesoramiento.
La primera de ellas se realizó durante los meses de noviembre y diciembre del año 2016, y
alcanzó a 51 municipios, comprendiendo a todos los municipios de segunda categoría de la
Provincia y a 2 de primera categoría que lo requerían.
Fueron ordenadas por las Resoluciones de Presidencia del TC Nº 375/2016, Nº 380/2016 y Nº
381/2016.
La segunda gira, fue realizada durante los meses de abril, mayo y junio de 2017, alcanzando a
49 municipios, siendo estos el total de los municipios de segunda categoría de la Provincia.
En esta segunda gira, además de realizar el asesoramiento previsto, se realizó un relevamiento
del estado general de las cuestiones sobre las que se había trabajado, para verificar el avance
de las administraciones municipales.
Los instrumentos normativos que las ordenaron fueron las Resoluciones de Presidencia Nº
26/2017, la Nº 33/2017 y la Nº 44/2017.
Para la elaboración del temario a abordar en las giras de asesoramiento se realizaron
reuniones con los Directores Generales del área municipalidades, los Directores Generales de
Inspecciones y Consultas y los Contadores Fiscales a cargo de las verificaciones
administrativas contables y las futuras charlas a desarrollarse.
De las reuniones realizadas se definió un temario de asesoramiento con un listado de
cuestiones a tener en cuenta y un detalle de los reparos frecuentes realizados en las
rendiciones de cuentas, para realizar recomendaciones.
El listado de temas para el asesoramiento abarcaba: la explicación del objeto de la visita, que
estaba destinada al asesorar al Departamento Ejecutivo, con el fin de contribuir a la
organización y mejora de sistemas de control interno del Municipio; promover la constitución
de equipos de trabajo, para aliviar la tarea del Intendente; pedir y ver ordenanzas vigentes
(presupuestarias, tributarias, de sueldos y adicionales, de viáticos, etc.); verificar el estado de
las documentaciones y las rendiciones de cuentas; recomendar que tanto las ordenanzas como
las resoluciones estén ordenadas y archivadas en la municipalidad, no en la oficina del
Contador; sugerir la designación de un encargado de patrimonio y explicar su responsabilidad
y sus funciones; constatar la existencia de padrones municipales y recomendaciones; verificar
el estado del inventario permanente; verificar liquidación de haberes, escalas y sistema de
liquidaciones y estados de legajos del personal; ver convenios y sus movimientos de fondos,
12
afectación de fondos propios en obras de programas nacionales o provinciales (cuando existe
retraso en transferencias de fondos de convenios y el municipio afecta fondos propios para
continuar con las obras o la finalidad del convenio); obras públicas, registro de proveedores
del estado, ayudas económicas, becas, entre otros.
Así se elaboró en una primera instancia un formulario que fue tenido como base para guía de
los temas a tratarse y en el que se plasmaron también datos de interés y las consultas
efectuadas por los funcionarios.
En función de este primer formulario empleado en la primera gira, se elaboró luego el modelo
de acta con recomendaciones que se utilizó en oportunidad de la segunda gira, en la que se
relevó el estado actual de las administraciones municipales y que se agrega como anexo.
Datos relevados en las giras de asesoramiento
Del relevamiento de los datos obtenidos de las actas labradas en oportunidad de constituirse
los Contadores Fiscales en las municipalidades, en la segunda gira, se ha elaborado la tabla de
figuración en el anexo II del presente trabajo.
Así, son de especial interés los que se exponen a continuación:
En relación a la verificación del área de Personal:
Pudo constatarse, que en general, que las municipalidades poseen instrumentos normativos
referidos al régimen de personal, la escala salarial y el régimen de viáticos.
Si bien todavía algunos municipios no instrumentaron estas normativas, en general, luego de
la primera gira de asesoramientos, estas cuestiones se encuentran en proceso de
regularización.
Se observa sin embargo que el 80% de los municipios visitados no tienen designado un
responsable del área de personal. Esta situación puede ser causa luego de diversas
observaciones en las verificaciones, como ser, falta de actualización de legajos, falta de
dispositivos de designación en las categorías o de adicionales, falta de información de las
novedades al liquidador que luego repercuten en errores de liquidación, entre otros, con la
posible multa por aplicación de un procedimiento irregular.
Gráficamente se observa:
13
Ilustración 1 – Municipios que poseen un Responsable de Personal asignado
20%
80%
Responsable de personal
Si No
Fuente: elaboración propia en función del procesamiento de las actas de la segunda gira – Anexo II
Cabe mencionarse que del procesamiento de las actas se obtiene que el 88% de los municipios
manifestó tener los legajos de personal actualizados. No obstante ello, en experiencia de las
verificaciones realizadas anteriormente, este suele ser un motivo de observación frecuente. En
este caso, si bien los responsables manifestaron que los legajos se hallaban actualizados, por
tratarse de una gira de asesoramiento, no se verificaron los mismos, no pudiendo confirmarse
que tal aseveración es correcta.
En relación al control de las recaudaciones:
Dos datos relevantes sobre recaudaciones fueron los de la designación de Responsables de
Recaudaciones, formalmente designados y con obligaciones de rendición precisas, y los del
mantenimiento de los padrones de tasas actualizados.
En relación a la designación de Responsables de Recaudaciones, el 69% de los municipios
visitados manifestó contar con ellos en oportunidad de la segunda gira realizada, ya que en la
primera gira, si bien habían encargados de recaudación, pocas veces se hallaba formalizada la
tal designación.
Gráficamente se observa:
14
Ilustración 2 – Responsables de Recaudaciones formalmente designados en los municipios
69%
31%
Responsable asignado por Resolucion
SiNo
Fuente: elaboración propia en función del procesamiento de las actas de la segunda gira – Anexo II
En relación al mantenimiento de los padrones de tasas actualizados el 80% de los municipios
manifestó que los mismos se hallan completos. Un número importante de municipios lleva la
liquidación de las tasas por sistema informático, que actualiza automáticamente los padrones.
Gráficamente se observa:
Ilustración 3 – Mantenimiento de padrones de tasas actualizados
80%
20%
Padrones actualizados
SiNo
Fuente: elaboración propia en función del procesamiento de las actas de la segunda gira – Anexo II
En relación al control patrimonial:
En general, es esta una de las áreas que se encuentra más desatendida en los municipios. El
bajo cumplimiento de la normativa en la materia se origina en que la mayoría de los
municipios no poseían Encargado de Patrimonio, situación que se verificó en la primera gira
realizada. Sin embargo, en la segunda gira, se pudo constatar que el 57% de los municipios
15
respondió que el Encargado de Patrimonio ya se encontraba asignado por resolución; no
obstante se observó, que no tenían asignadas las funciones y competencia conforme a la
normativa.
Gráficamente se observa:
Ilustración 4 – Responsables asignados como Encargado de Patrimonio
57%
43%
Encargado de Patrimonio
SiNo
Fuente: elaboración propia en función del procesamiento de las actas de la segunda gira – Anexo II
Lo anterior hace que no se cumplan las funciones como lo determina la normativa: Una de
ellas es la designación de sub-responsables, que es esencial para la custodia y preservación de
los bienes, donde se pudo constatar que solo el 8% lo implementaron.
Gráficamente se observa:
Ilustración 5– Asignación de Sub- responsables de Patrimonio
8%
92%
Subresponsables
SiNo
Fuente: elaboración propia en función del procesamiento de las actas de la segunda gira – Anexo II
16
En relación al registro en el inventario permanente, se observó que no se encuentra
actualizado en función a su incorporación y/o baja, situación que hace que no se tenga un
estado actual del Patrimonio Municipal, esto también tiene relación con la falta de asignación
de funciones al Encargado de Patrimonio; tal es así que solo el 31% de los municipios posee
actualizado este libro.
Gráficamente se observa:
Ilustración 6– Estado del Registro de Inventario Permanente
31%
69%
Inventario permanente actua-lizado
Si
No
Fuente: elaboración propia en función del procesamiento de las actas de la segunda gira – Anexo II
Otra de las cuestiones relacionadas con el registro de los bienes, es la falta de datos de
identificación de los mismos que se correspondan precisamente con el registro. Se constató
que solo el 33% de los municipios han manifestado que los bienes se encuentran
identificados.
Gráficamente se observa:
Ilustración 7– Estado de identificación de los bienes
33%
67%
Identificación de los bienes
SiNo
Fuente: elaboración propia en función del procesamiento de las actas de la segunda gira – Anexo II17
En relación al control de los egresos:
Ante la consulta de si la documentación de egresos de la municipalidad se halla actualizada y
completa, el 82% ha respondido afirmativamente. No obstante ello, en experiencias de las
verificaciones administrativas contables realizadas con anterioridad, en la mayoría de los
casos la documental no solo no se encuentra integrada, sino que ni siquiera se halla en los
municipios, ya que son remitidas al Contador Municipal para su procesamiento y luego
permanecen allí indefinidamente.
Gráficamente se observa:
Ilustración 8 – Documentación actualizada y completa
82%
18%
Documentación actua-lizada y completa
SiNo
Fuente: elaboración propia en función del procesamiento de las actas de la segunda gira – Anexo II
Conclusiones
A raíz de una serie de irregularidades o falencias detectadas dentro de las estructuras
administrativas de los municipios de segunda categoría de la Provincia de Misiones, que
generan con posterioridad inconvenientes al momento de las presentaciones de las rendiciones
de cuentas y en las inspecciones realizadas a estos municipios, surgió la necesidad fortalecer
el vínculo con estas organizaciones mediante el asesoramiento brindado en visitas in situ, para
mejorar la gestión municipal y por ende los estándares de control.
Se analizó en primera instancia el estado del arte, para pasar luego a profundizar la normativa
vinculada con las funciones asignadas al Tribunal de Cuentas de Misiones y finalmente a la
normativa específica relacionada con las formalidades, papeles de trabajo y tareas a
desarrollar en las inspecciones y verificaciones a las municipalidades.
18
Del diagnóstico previo surgido de inspecciones anteriores, las principales falencias detectadas
se relacionaron con las áreas de personal, recaudaciones, control patrimonial y egresos,
procediéndose a detallar las observaciones y luego sus causas y posibles efectos en la
administración municipal.
A partir de dicho diagnóstico, en reuniones de trabajo con Directores Generales y Contadores
Fiscales de las áreas de Inspecciones y Consultas y Municipalidades, se procedió a planificar
las giras de asesoramiento y se definió un listado con los temas a incluir, las cuestiones a tener
presente, y el detalla de los reparos frecuentes realizados en las rendiciones de cuenta a los
fines de efectuar recomendaciones pertinentes.
Surgió así como herramienta de trabajo un formulario guía para las visitas de asesoramiento
en el que se recabaron también datos de interés y consultas efectuadas por funcionarios; y
posteriormente un modelo de acta con recomendaciones que fue utilizado en la segunda gira.
La experiencia se concretó así en dos giras de asesoramiento que abarcaron principalmente a
todos los municipios de segunda categoría, siendo la primera de ellas exclusivamente de
asesoramiento, pasando a incluir en la segunda gira un relevamiento del estado general de las
cuestiones trabajadas en la anterior, para verificar avances.
Concluidas las giras de asesoramiento se procedió a sistematizar los datos e información
recabada, surgiendo como una de las cuestiones relevantes, la falta de designación de
responsables y la asignación de funciones específicas para las principales áreas de gestión del
municipio como personal, recaudación y patrimonio, a pesar de una exigencia legal en este
último caso. Esta situación fue revertida en parte, en el caso de recaudaciones y patrimonio,
según pudo constatarse en oportunidad de la segunda gira de asesoramiento.
Otra cuestión relevante fue la actualización de los padrones de tasas municipales. El 80% de
los municipios manifiesta que se encuentran actualizados, en su mayoría los padrones son
llevados mediante sistemas informáticos disminuyendo las posibilidades de error. Aun así,
algunos municipios efectúan de manera manual el mantenimiento del padrón. Es un tema
crítico, toda vez que si una liquidación de efectúa sobre una base desactualizada puede
generar cobranzas en exceso o en exceso o en defecto, con el posible reclamo de
contribuyentes o daño a la hacienda público.
En lo que a egresos se refiere, el 82% ha respondido que la documentación se halla
actualizada e integrada, cuestión que en verificaciones anteriores eran causa de observaciones.
Por último, el área más crítica fue patrimonio, en la que, además de la cuestión de la falta de
designación de responsables, se agrega que, las altas y bajas de los bienes no se encuentran
19
registrados en el inventario permanente, los bienes no están identificados, ni asignados a cada
agente que tiene el uso y goce del mismo, y se encuentra a cargo de su mantenimiento y
conservación.
Se entiende que existe una correlación entre la falta de designación de responsables y ciertas
falencias que tienen que ver con legajos desactualizados, información y procedimientos
incompletos, por lo que se resaltó esta sugerencia en todas las visitas.
Estas visitas de asesoramiento permitieron conocer como organismo de control externo, tanto
a la entidades objeto de verificación, como su ambiente de control, hecho que contribuyó a la
organización y mejora del control interno de los municipios, y a la promoción de equipos
estables de trabajo que permitan aliviar la tarea del Intendente, Contador y Tesorero, y asumir
responsabilidades específicas por parte de los agentes municipales.
El camino está iniciado. No obstante, los primeros resultados de esta experiencia de
asesoramiento, la apropiación e internalización de las cuestiones repasadas y revisadas en
conjunto con los funcionarios municipales, tendrán su recompensa en oportunidad de
desarrollarse las futuras inspecciones, con las formalidades y metodología propia de este tipo
de procedimiento.
Esta nueva mirada del control, fortalecerá el vínculo con las municipalidades generando, a
mediano plazo, valor agregado a la gestión de tales organizaciones para el mejoramiento de
los estándares de control.
REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS
DIGESTO JURÍDICO DE LA PROVINCIA DE MISIONES. Ley I Nº 3. Art. Nº 25.
http://www.diputadosmisiones.gov.ar/web_camara/home.php?secretaria=4
LAMAS Ernesto Raúl. “Un Eficaz Control Estatal”. Buenos Aires. Macchi. 1980.
WIERNA Gustavo Enrique. “Tribunales de Cuentas El Defensor del Pueblo. Guía de Estudio
de Contabilidad Pública Nº3”. Departamento de Administración Pública Universidad
Nacional de Salta. 1992.
VALLÈS VIVES, Francesc. “Control externo del gasto público y Estado constitucional”.
Bellterra U.A.B. 2001.
ORGANIZACIÓN INTERNACIONAL DE ENTIDADES FISCALIZADORAS
SUPERIORES (INTOSAI). “Normas Internacionales de las Entidades Fiscalizadoras
20
Superiores (ISSAIS) Principios Fundamentales de Auditoria del Sector Público – Tipos de
Auditoria del sector público – Auditoria de Cumplimiento. http://www.intosai.org/es/issai-
executive-summaries/3-principios-fundamentales-de-auditoria.html.
INSTITUTO DE ESTUDIOS TÉCNICOS E INVESTIGACIÓN. “Manual de normas técnicas
de fiscalización de la hacienda pública” http://www.ietei.com.ar/wordpress/normas/
TRIBUNAL DE CUENTAS DE MISIONES. “Reglamento interno y de actuación
administrativa. https://htc.misiones.gob.ar/
TRIBUNAL DE CUENTAS DE MISIONES. “Resolución N° 342/87”
TRIBUNAL DE CUENTAS DE MISIONES. “Resolución N° 452/92”
TRIBUNAL DE CUENTAS DE MISIONES. “Memorándum N° 01/12”
TRIBUNAL DE CUENTAS DE MISIONES. “Memorándum N° 01/14”
ANEXOS
ANEXO I – Acta modelo
En la Localidad de , a los días del mes de de 2017, se presentan los Contadores Fiscales del Tribunal de Cuentas C.P…. , siendo atendidos por el Intendente Municipal de …. , el Sr…. , por Contador Municipal CP. ….. y el Tesorero Municipal Sr. , a quien se le comunica que la visita responde a lo ordenado por Resolución de Presidencia N° XX/2017 agregada al Expediente N° XX/17 caratulado “ ”. Procediendo a efectuar la siguiente verificación.
Funcionarios MunicipalesCargo Apellido y nombres / TeléfonoIntendente
Tel.Secretario …
Tel.Contador Municipal
Tel.RECOMENDACIONES:
Ordenanzas vigentes AñoPresupuestoTributariaRégimen de PersonalEscala SalarialViáticos
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RECOMENDACIONES:
Liquidación de Haberes EstadoResponsable de PersonalSistema de LiquidaciónLegajosProcedimiento de pagoRECOMENDACIONES:
Encargado de Patrimonio Resolución Asignación Funciones
Subresponsables Estado de las Planillas
RECOMENDACIONES:
Patrimonio – Identificación Estado
RECOMENDACIONES:
Inventario Permanente Estado
RECOMENDACIONES:
Frecuencia de los depósitos EstadoDiariaSemanalOtraBanco Macro en la localidadDeposita enRECOMENDACIONES:
Encargados de Recaudaciones Resolución de Asignación de Funciones
RECOMENDACIONES:
Padrones Municipales Estado
RECOMENDACIONES:
Registro y archivo Resoluciones
Estado
RECOMENDACIONES:
Rendiciones de Cuentas Fecha últimaTrimestralAnualRECOMENDACIONES:
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Documentación EstadoCompletaIncompletaEn la municipalidadEn la oficina del contadorRECOMENDACIONES:
Registros Contables EstadoSistema Manual/Computarizado/MixtoResolución de AprobaciónVigente desdeDetalle de registros habilitados
RECOMENDACIONES:
Convenios Incorporados al Presupuesto
RECOMENDACIONES:
Obras Públicas Sí – NoDepartamento TécnicoRECOMENDACIONES:
No siendo para más, se da por finalizado el acto el día --- del corriente mes, firmándose dos ejemplares de un mismo tenor y a un solo efecto, en el lugar y por los funcionarios ut-supra mencionados.
23
ANEXO II – Cuadro de procesamiento de datos obtenidos de las actas
Instrumento normativo Personal Recaud. Patrimonio Ingresos
Registro y archivo de
resoluciones
Egresos
MunicipioRégimen
de personal
Escala salarial
Escala de
Viáticos
Respons. de personal
Legajos actualiz.
Responsable asignado por Resolución
Encarg Patrim. Subrespons. Identific. de
los bienesInventario actualiz.
Padrones actualiz.
Documentación actualizada y
completa
Azara si si si si si si si no no no no si siAlmafuerte si si si no si no no no no no si no siAlba Posse si si si si si si no no no no si si si
Arroyo del Medio si si si no si no no no si si no si siBonpland no si si no si si si no no no si si siCaa Yari si si si no si si no no no si si si siCapioví si si si no si si si no no no si si si
Caraguatay si si no no si no no no no no si no siColonia Polana no si no no si si si no no no si no siColonia Alberdi si si si no si si si no si si si si siColonia Aurora si si si no si si no no no si si si si
Corpus si si si si si si si no no no si si siConcep.de la Sierra si si no no si si no no no no si si si
Cerro Cora si si si no si si no no si no si si siColonia Victoria no si si no no si no no no no no no siColonia Delicia si si si no si si no no no no si si si
Cerro Azul no si si no si si si no no si si no noDos Arroyos no si si no si si si no no no si si siEl Alcazar si si si si si no si no si no si si siFachinal si si si no si no si no no no si no si
Florentino no si si no no no no no no no si no si24
Instrumento normativo Personal Recaud. Patrimonio Ingresos
Registro y archivo de
resoluciones
Egresos
MunicipioRégimen
de personal
Escala salarial
Escala de
Viáticos
Respons. de personal
Legajos actualiz.
Responsable asignado por Resolución
Encarg Patrim. Subrespons. Identific. de
los bienesInventario actualiz.
Padrones actualiz.
Documentación actualizada y
completa
AmeguinoGaruhapé si si si no si si si no si no si si si
General Alvear no si si no si no no no no no si si noGeneral Urquiza si si no no si no si no no no no no si
Gobernador López no si si si si no si si si no si si siGobernador Roca si si si no si si si no si si si si si
Guaraní si si si no si si no no no si si si siHipólito Irigoyen si si si no si si si no si si si si si
Itacaruaré si si si no si si si si si no si si noLos Helechos si si si si si si no no si no no no no
Loreto no si si no si si si no no no si si siMártires si si no no si si si no no no no si no
Mojón Grande si si si no si si si no si si si si si9 de Julio no si si no no no no no no no no si no
Olegario V. Andrade si si si no si si si no no no si si si
Panambí si si si si si si si no no no si si siProfundidad si si si no no si no no no no si si siPuerto Leoni no si si no si no no no no si si si si
Puerto Libertad si si si si si si si no si no si si siPuerto Piray si si si si si si si si no no si si si
Ruiz de Montoya no si si no no si si no si si si si siSan José si si si no si no no no no no si si si
25
Instrumento normativo Personal Recaud. Patrimonio Ingresos
Registro y archivo de
resoluciones
Egresos
MunicipioRégimen
de personal
Escala salarial
Escala de
Viáticos
Respons. de personal
Legajos actualiz.
Responsable asignado por Resolución
Encarg Patrim. Subrespons. Identific. de
los bienesInventario actualiz.
Padrones actualiz.
Documentación actualizada y
completa
San Martin si si si no si si no no si si si si siSan Antonio no si si si si no si no no no no si noSanta María si si si no si no no no no no no no noSanto Pipo no si si no si si si si si si si si siSanta Ana no si no no si si si no no si no no si
Santiago de Linier si si si no no si si no no no si no noTres Capones si si si no si no no no si si si si si
Si 34 49 43 10 43 34 28 4 16 15 39 37 40No 15 0 6 39 6 15 21 45 33 34 10 12 9
Total 49 49 49 49 49 49 49 49 49 49 49 49 49Porcentajes
Si 69% 100% 88% 20% 88% 69% 57% 8% 33% 31% 80% 76% 82%No 31% 0% 12% 80% 12% 31% 43% 92% 67% 69% 20% 24% 18%
26