TALLER RENDICIONES DE CUENTAS

FEP

Reporte División de Administración y Finanzas

• Entregar a los ejecutores de los proyectos FEP 2010 todas las herramientas necesarias para realizar las rendiciones de manera eficiente, cumpliendo con los objetivos del proyecto, la normativa legal vigente y las bases técnicas del programa

• Resolución N°759 del 23 de diciembre de 2003 de la Contraloría General de la República.

•Resolución N° 161 del 17 de marzo del 2007 de la Contraloría General de la República, que modifica la Circular N°759.

•Ordinario N°617del 14 de marzo del 2007 del Servicio de Impuestos Internos.

•Resolución N° 174 del 08 de febrero del 2010 de la Subsecretaría de Previsión Social.

Anticipo

1.Las bases técnicas del programa estipulan tres anticipos:

2.No se podrá cursar un segundo anticipo si el ejecutor no ha rendido el 80% del anticipo anterior.

3.El requisito esencial para solicitar un anticipo, es la constitución de un documento que garantice el 100% del monto solicitado, con una vigencia que asegure la completa rendición del monto total desembolsado por esta Subsecretaría.

4.Una vez recepcionados los recursos fiscales, el ejecutor estará obligado a enviar un comprobante de ingreso el cual deberá estar firmado por la persona responsable del convenio. Este comprobante deberá ser enviado a la Oficina de Partes (Teatinos 317, Santiago).

Primer Anticipo Segundo Anticipo Tercer Anticipo

20% 40% 40%

Anticipo

5.Bajo esta modalidad los ejecutores deberán presentar rendiciones mensuales con o sin movimiento.

6.Las rendiciones deberán ser enviadas a la Oficina de Partes de la Subsecretaría, durante los 5 primeros días hábiles de cada mes.

7.Los recursos desembolsados y no utilizados durante la ejecución del proyecto, deberán ser depositados en la cuenta corriente de la Subsecretaría ( BancoEstado N°9001387). Copia de este documento deberá ser remitido a la oficina de partes, en un plazo no mayor de 5 días hábiles posterior a la fecha del depósito.

8.Los Recursos entregados por el proyecto no podrán ser utilizados para una finalidad distinta, como por ejemplo depósitos a plazo, libretas de ahorro o cualquier otro instrumento financiero.

Reembolsos

1.En este caso el Ejecutor operará con recursos propios y solicitará el reintegro de los recursos utilizados a través de rendiciones de cuentas junto con el Formulario de Reembolso entregado por su supervisor, el cual deberá estar debidamente firmado.

2.No se cursará el reembolso, mientras la rendición no se encuentre aceptada por la Subsecretaría de Previsión Social.

Formalidades derivadas de la rendición

El ejecutor deberá tener un mecanismo de control y registro de las transacciones FEP, que permita diferenciarlas de los movimientos propios de su negocio o actividad.

El ejecutor sólo podrá comenzar a realizar gastos una vez que esté aprobado el convenio mediante resolución.

No se pueden rendir gastos con una fecha posterior a la del término del convenio.

Sólo serán aceptados los gastos que tengan relación con el proyecto, según los ítemes especificados en el convenio.

Deberán rendir sólo hasta el monto presentado y sancionado por convenio en cada ítem, cualquier redistribución de ítem debe ser solicitado previo informe del Supervisor del proyecto y quedar sancionado a través de una resolución firmada por el Subsecretario de Previsión Social y en ningún caso superar los porcentajes estipulados en las bases.

Las modificaciones deben ser sancionadas antes de comenzar su ejecución mediante resolución de la Subsecretaría.

Formalidades derivadas de la rendición

Los informes de rendición deberán estar debidamente firmadas por:

Contador y Representante Legal del proyecto.

No se aceptarán rendiciones enmendadas ( documentos con borrones, remarcados, ilegibles, etc.)

Los formularios deberán representar el valor exacto contenido en los documentos de respaldo.

Una vez aceptada la rendición por la Subsecretaría de Previsión Social no podrá modificarse. Cualquier modificación que se realice debe ser informada a través de una Rendición de Ajuste, la cual deberá cumplir con las mismas formalidades de una Rendición.

Los respaldos de los gastos rechazados por el supervisor no deberán estar contenidos dentro de la rendición aceptada.

Como formato único de rendición sólo se aceptarán los entregados por la Subsecretaría de Previsión Social y sancionados en la Res. Ex. N°

No se aceptarán rendiciones que contengan gastos por concepto de bebidas alcohólicas ni propinas.

Rendiciones que no estén debidamente firmadas por las personas que correspondan.

Gastos por concepto de diarios o revistas.

Documentos que estén, remarcados, enmendados o ilegibles.

Artículos de uso personal, que no estén contenidos en los ítems de gasto del proyecto.

No se aceptarán todos aquellos gastos que no estén contenidos en las bases y que no tengan relación con el funcionamiento del proyecto.

Ejemplos de gastos rechazados

Documentos que respaldan una rendición

Para los Organismos Privados que presenten una rendición deberán hacerlo a través de documentación en original, excepto los formularios que paguen los impuestos o imposiciones.

Para los Organismos Gubernamentales deberán rendir a través de documentación fotocopiada.

Todos los documentos deben estar debidamente emitidos sin borrones ni enmendaduras.

Las facturas: deben estar correctamente emitidas a nombre de la organización, sociedad, agrupación o persona natural, dependiendo de quien haya celebrado el convenio. Por ejemplo: Si es un Sindicato y este tiene su RUT propio, debe ser emitido a nombre de este.

Las boletas de ventas y servicios: este tipo de boleta se aceptará por compras inferiores a 1 UF para aquellas que no tengan detalle.

Vales por: Este tipo de documento se utilizará sólo cuando no sea posible obtener como respaldo una boleta, factura u otro documento mercantil, por ejemplo: gasto por concepto de fotocopias, llamadas de teléfono público, locomoción colectiva, embarcaciones, etc.

Documentos que respaldan una rendición

Boletas de honorarios: Sólo se recibirá boletas de honorarios cuando se trate de un servicio prestado por una persona.

¿Quien paga el impuesto del 10% de las retenciones?

En caso de ser una persona natural, quien está contratando el servicio deberá pagar el impuesto. En este caso la boleta deberá ser emitida con los valores en bruto, es decir, incluyendo el impuesto.

Si es una organización, sociedad y/o agrupación que declare impuestos, ésta deberá retener el 10% y pagarlos a la Tesorería General de la República.

¿Cómo se rinden las boletas de servicio en el formulario de rendición de cuentas?

Cuando la boleta es emitida a una persona natural, debe rendir el monto total que se le pagó es decir, el bruto.

Si el contratante retiene el 10%, se debe rendir el líquido en el mes que se realizó el gasto y el mes siguiente, debe rendir el impuesto que se pagó. Adjuntando una planilla que detalle cada una de las retenciones que se pagaron.

Documentos que respaldan una rendición

Fotocopias de los formularios de las cotizaciones previsionales: En este caso sólo deben ser ingresados en la rendición de cuenta el monto que corresponde al personal contratado por el proyecto.

Boletos de taxi: este documento debe estar respaldado con la ruta que realice el vehículo y las personas que ocuparon el servicio.

Todos los documentos tributarios deben estar debidamente timbrados y vigentes.

PRESENTACION DE LOS FORMULARIOS DE RENDICION

TÉRMINO NORMAL

Desde el punto de vista de la Subsecretaría de Previsión Social un proyecto estará en condiciones de ser terminado cuando cumpla con las siguientes condiciones:

Cuando se hayan concluido todas las actividades o productos contemplados en el convenio.

Cuando la Subsecretaría de Previsión Social haya aceptado y contabilizado todas las rendiciones .

Cuando el ejecutor haya rendido o devuelto el 100% de lo anticipado por esta Subsecretaría.

Los bienes adquiridos en el marco de la ejecución de los proyectos FEP 2010, su destino, durante o después de la vigencia del contrato será decidido por la Subsecretaría mediante comunicación oficial.

Una vez terminado el proyecto y dictada la Resolución de término, el ejecutor deberá enviar a la oficina de partes, una solicitud de devolución de los documentos en garantía, dirigida al Supervisor del proyecto, quién a su vez deberá autorizarla.

TÉRMINO ANTICIPADO

La Subsecretaría de Previsión Social podrá dar término anticipado al proyecto de forma unilateral en los siguientes casos:

Cuando el ejecutor del proyecto no cumple con las obligaciones contraídas en el convenio .

Cuando el ejecutor del proyecto no cumple con lo establecido en las bases del Fondo de Educación Previsional.

CONSECUENCIAS

En ambos casos la Subsecretaría está autorizada para hacer efectiva la Garantía de Fiel cumplimiento y en el caso de existir uso indebido de los anticipos recibidos se podrá hacer efectiva la Garantía de Anticipo.