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UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL
FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS
TESIS PRESENTADA COMO REQUISITO PARA OPTAR POR EL TITULO DE
CONTADOR PÙBLICO AUTORIZADO
TEMA: “DISEÑO DEL CONTROL INTERNO PARA LA COMPAÑÍA
TRANSEMPAC S.A”
AUTORES: Lissette Maritza Marcillo Mora
Milton Alfredo Quito Parra
TUTOR DE TESIS: Dr.Cs Rafael Sánchez Soberats, Phd.
GUAYAQUIL, ENERO 2016
II
REPOSITORIO NACIONAL EN CIENCIA Y TECNOLOGIA
FICHA DE REGISTRO DE TESIS
TÍTULO “DISEÑO DEL CONTROL INTERNO PARA LA COMPAÑÍA TRANSEMPAC S.A.
AUTOR/ ES:Marcillo Mora Lissette MaritzaQuito Parra Milton Alfredo
REVISORES:
INSTITUCIÓN: Universidad de Guayaquil FACULTAD: CIENCIAS ADMINSITRATIVA
CARRERA: CONTADURÌA PÙBLICA AUTORIZADA
FECHA DE PUBLICACION: Nª DE PÁGS:
ÁREAS TEMÁTICAS: CONTABLE-ADMINISTRATIVA
PALABRAS CLAVE: procedimientos,desarrollo ,diseño, estructura y evaluación
RESUMEN: El desarrollo de este trabajo de Investigación contiene información acerca de la propuesta para el diseño del Control Interno de la Compañía de
Transporte TRANSEMPAC S.A ya que cuenta falencias en su desarrollo de actividades operacionales y efectuar mayor controles sobre las diversas aréas y
diseñar manuales de procedimientos que permitan mantener el control y disminuir el impacto de los riesgos para poder determinar la eficiencia y la
efectividad de las actividades que se realizan en la actualidad. Debido a este proceso se decidió Diseñar y Realizar este trabajo de Investigación que permita
solucionar todos los problemas que se han identificado en el desarrollo de sus actividades operacioneles para garantizar un mejoramiento continuo en las
actividades . Para el desarrollo de este trabajo se ha dividido en Cuatro Capítulos: En el Capítulo I mencionamos el Problema, Objetivos de la Investigación,
Justificación del tema de Investigación y la hipótesis general En el Capítulo II se trata del desarrollo del marco teórico: antecedentes de la
investigación,definiciones de control interno y clasificación, marco contextual y la estructura del control interno.El capitulo III se trata sobre el marco
metódologico y la reseña historica de la empresa, la estructura organizacional y el analisis Foda y el diseño de la investigación, tipos de investigación,
población y muestra y encuesta El capítulo VI se desarrolla la Propuesta del Proyecto, Diseño y Estructura, Implantación, manual de procedimientos y
evaluación y ajustes que ayudan al mejoramiento del desarrollo de las actividades operacionales de la compañía de transporte Transempac S.A
Palabras Claves: procedimientos,desarrollo ,diseño, estructura y evaluación
Nº DE REGISTRO (en base de datos): Nº DE CLASIFICACIÓN:
DIRECCIÓN URL (tesis en la web):
ADJUNTO PDF: SI NO
CONTACTO CON AUTOR/ES: Teléfono: 042843496-0967675242-046023200-0958723479
E-mail: [email protected]@gmail.com
CONTACTO EN LA INSTITUCIÓN: Nombre:Teléfono:
III
E-mail:
UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL
FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS
ESCUELA DE CONTADURÍA PÚBLICA
Certificación del Tutor
Habiendo sido nombrado yo, Dr.Cs Rafael Sánchez Soberats, Phd., como tutor de tesis de
grado como requisito para optar por titulo de Contador Público Autorizado presentado por los
egresado Lissette Maritza Marcillo Mora con CI # 0926572157, y Milton Alfredo Quito
Parra con CI # 0919955989
cuyo tema es:
“DISEÑO DEL CONTROL INTERNO PARA LA COMPAÑÍA TRANSEMPAC S.A”
Certifico que: he revisado y aprobado en todas sus partes, encontrándose acto para su
sustentación.
Dr.Cs Rafael Sánchez Soberats, Phd.
TUTOR DE TESIS
IV
Renuncia de Derechos de Autor
Por medio de la presente certifico que los contenidos desarrollados en este trabajo de
titulación son de absoluta propiedad y responsabilidad de egresado Lissette Maritza Marcillo
Mora con CI # 0926572157, y Milton Alfredo Quito Parra CI #0919955989
“DISEÑO DEL CONTROL INTERNO PARA LA COMPAÑÍA TRANSEMPAC
S.A”, derechos a los que renuncio a favor de la universidad de Guayaquil para que haga uso
a como bien tenga.
Lissette Marcillo Mora Milton Alfredo Quito Parra
CI # 0930463518 CI # 0919955989
V
UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL
FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS
ESCUELA DE CONTADURÍA PÚBLICA
Certificado Sistema Anti plagio
VI
Dedicatoria
Dedico este trabajo: A Dios en primer lugar que con sus consejos a guiado mi
camino y mi vida que con esfuerzo he logrado alcanzar con felicidad una de metas y la más
grande en mi vida.; Agradezco también a mis Padres Esther Parra y Oswaldo Quito por su
apoyo incondicional, por inculcarme valores y principios para crecer y desarrollarme no solo
como persona sino como profesional; a mi familia en general por que con su motivación y
amor me llenaron de ánimos para continuar la lucha por conseguir mi título universitario que
es mi mayor anhelo. MILTON ALFREDO QUITO PARRA.
Dedico este trabajo: A mi Padre Dios ya que con su amor único, me dio la
perseverancia, fortaleza y dedicación para que esta meta se hiciera realidad. A mis Padres
William Marcillo y Maritza Mora que me inculcaron valores principios para poder alcanzar
mis objetivos A mi esposo que me dio fuerzas para continuar y culminar esta meta tan grande
en mi vida. LISSETTE MARITZA MARCILLO MORA.
VII
Agradecimiento
Nuestro mayor Agradecimiento es a Dios por todo su amor, fortaleza y perseverancia
que hemos recibido de El para poder culminar nuestra carrera Universitaria; a nuestros Padres
y demás familiares por su constante motivación y confianza durante nuestra carrera;
Agradecemos también a nuestro Tutor Dr. Cs Rafael Sánchez Soberats, Phd por todas las
atenciones, paciencia y aporte brindado durante este tiempo de desarrollo de nuestra tesis.
Agradecemos a la UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL y a toda su Directiva,
Docentes por haber recibido de ellos todos los conocimientos prácticos, teóricos que
actualmente son la base de nuestro desarrollo ético y profesional.
VIII
UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL
FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS
TESIS PRESENTADA COMO REQUISITO PARA OPTAR POR EL TITULO DE CONTADURÌA PÚBLICA AUTORIZADA
TEMA: “DISEÑO DEL CONTROL INTERNO PARA LA COMPAÑÍA TRANSEMPAC S.A”
Resumen
El desarrollo de este trabajo de Investigación contiene información acerca de la propuesta
para el diseño del Control Interno de la Compañía de Transporte TRANSEMPAC S.A ya
que cuenta falencias en su desarrollo de actividades operacionales y efectuar mayor controles
sobre las diversas aréas y diseñar manuales de procedimientos que permitan mantener el
control y disminuir el impacto de los riesgos para poder determinar la eficiencia y la
efectividad de las actividades que se realizan en la actualidad. Debido a este proceso se
decidió Diseñar y Realizar este trabajo de Investigación que permita solucionar todos los
problemas que se han identificado en el desarrollo de sus actividades operacioneles para
garantizar un mejoramiento continuo en las actividades . Para el desarrollo de este trabajo se
ha dividido en Cuatro Capítulos: En el Capítulo I mencionamos el Problema, Objetivos de
la Investigación, Justificación del tema de Investigación y la hipótesis general En el
Capítulo II se trata del desarrollo del marco teórico: antecedentes de la
investigación,definiciones de control interno y clasificación, marco contextual y la estructura
del control interno.El capitulo III se trata sobre el marco metódologico y la reseña historica
de la empresa, la estructura organizacional y el analisis Foda y el diseño de la investigación,
tipos de investigación, población y muestra y encuesta El capítulo VI se desarrolla la
Propuesta del Proyecto, Diseño y Estructura, Implantación, manual de procedimientos y
evaluación y ajustes que ayudan al mejoramiento del desarrollo de las actividades
operacionales de la compañía de transporte Transempac S.A
Palabras Claves: procedimientos,desarrollo ,diseño, estructura y evaluación
IX
UNIVERSITY OF GUAYAQUIL
FACULTY OF ADMINISTRATIVE SCIENCES
SCHOOL OF ACCOUNTING PÚBLIC AUTHORIZED
THESIS PRESENTED AS A REQUIREMENT TO QUALIFY FOR THE TITLE OF CERTIFIED PUBLIC ACCOUNTANT
“DISEÑO DEL CONTROL INTERNO PARA LA COMPAÑÍA TRANSEMPAC S.A”
Abstract
The development of this research contains information about the proposal for the design of Internal Control Transport Company TRANSEMPAC SA as it has gaps in its development of operational activities and carry out more checks on the various areas and design manuals of procedures will maintain control and reduce the impact of risks in order to determine the efficiency and effectiveness of the activities performed today. Because this process was decided to design and conduct this research that allows to solve all the problems that have been identified in the development of their operacioneles activities to ensure continuous improvement in activities. For the development of this work has been divided into four chapters: Chapter I mention the Problem, Research Objectives, Justification of the research topic and the general hypothesis Chapter II is the development of theoretical framework: a history of the research, internal control definitions and classification, contextual framework and structure of Chapter III Control interno.El is on the methodological framework and historical overview of the company, organizational structure and SWOT analysis and research design, types research and survey population and sample chapter VI Project Proposal, design and structure, implementation, and evaluation procedures manual and adjustments that help improve the development of the operational activities of the shipping company develops Transempac SA
Key words: development, design, structure, procedures and evaluation
X
Tabla de Contenido
Certificación del Tutor……………………………………………………......... IIIRenuncia de Derechos de Autor...........................................................................................IV
Dedicatoria...........................................................................................................................VI
Agradecimiento..................................................................................................................VII
Resumen............................................................................................................................VIII
Abstract................................................................................................................................IX
Introducción...........................................................................................................................1
Capítulo 1...............................................................................................................................3
1. El Problema.............................................................................................................................3
1.1. Planteamiento del Problema............................................................................................3
1.2 Formulación y Sistematización del Problema..........................................................................5
1.2.1 Formulación del Problema..............................................................................................5
1.2.2. Sistematización del Problema................................................................................................5
1.3 Objetivos de la investigación...........................................................................................6
1.3.1. Objetivos General..................................................................................................................6
1.4 Justificación del Proyecto...............................................................................................7
1.4.1. Justificación Teórica..............................................................................................................7
1.4.3. Justificación Metodologica....................................................................................................8
1.4.6. Justificación Práctica...........................................................................................................10
1.5 Hipotesis General..................................................................................................................12
Tabla # 1 Variables Independiente......................................................................................13.
Tabla #2 Variable Dependiente...........................................................................................14.
Capítulo 2.............................................................................................................................15
XI
Marco de Referencia............................................................................................................15
2.1 Marco Teorico...................................................................................................................15
2.1.1 Antecedentes de la Investigación..............................................................................15
2.1.2 Defenición del Control Interno..................................................................................16
2.1.3 Objetivos del Control Interno....................................................................................16
2.1.4 Importancia del Control Interno................................................................................17
2.1.5 Estructura del Control Interno..................................................................................18
2.1.6 Ventajas y Desventajas del Control Interno.............................................................18
2.1.7 Responsabilidad del Control Interno.........................................................................19
2.1.8 Clasificación del Control Interno..............................................................................19
2.1.9 Componetes del Control Interno...............................................................................20
2.9.1.1 Ambiente de Control.................................................................................................21
2.9.1.2 Evaluación de Riesgo................................................................................................23
2.9.1.3 Actividades de Control..............................................................................................24
2.9.1.5 Monitoreo o Supervisión...........................................................................................26
2.2 Marco Conceptual.............................................................................................................27
2.2.1 Proposito de la Evaluación del Control Interno....................................................28
2.2.2 Manual de Procedimientos de Control Interno..........................................................29
2.3 Marco Contextual..............................................................................................................30
2.4 Aspectos Metodologico.....................................................................................................30
Capitulo 3.............................................................................................................................32
3 Marco Metodologico.....................................................................................................32
3.1 Diagnostico Actual de la empresa.....................................................................................32
3.1.1 Reseña Historica de la Compañia..............................................................................32
3.1.2 Filosofía Empresarial.....................................................................................................33
3.2 Mision y Vision de la empresa Transempac S.A.............................................................35
3.2.1 Mision.............................................................................................................................35
3.2.2 Vision........................................................................................................................36
3.3 Estructura Oraganizacional...............................................................................................36
XII
3.4 Analisis de Foda................................................................................................................37
3.5 Diseño de la Investigación................................................................................................41
3.5.1 Investigación de Campo...........................................................................................41
3.5.2 Investigación de Proyecto Factible...........................................................................41
3.6 Tipos de Investigación.......................................................................................................42
3.6.1 Investigación Descriptiva..........................................................................................42
3.6.2 Investigación Exploratoria.........................................................................................42
3.6.3 Investigación Bibliografica.......................................................................................42
3.7 Población y Muestra.........................................................................................................43
3.7.1 Población de Estudio.................................................................................................43
3.7.2 Tamaño de la Muestra..............................................................................................44
3.8 Técnicas e Instrumento para la Recolección de Datos......................................................45
3.8.1 La Encuesta..............................................................................................................46
3.8.2 La Observación..........................................................................................................46
3.9 Análisis e Interpretación de los Resultados............................................................................47
Capitulo 4.............................................................................................................................54
4 La Propuesta.................................................................................................................54
4.1 Título de la Propuesta........................................................................................................54
4.1.1 Fundamentación de la Propuesta..............................................................................54
4.2 Justificación de la Propuesta..................................................................................................55
4.3 Objetivo General de la Propuesta..........................................................................................55
4.4 Objetivos Especificos de la Propuesta....................................................................................55
4.5 Hipotesis de la Propuesta........................................................................................................56
4.6 Etapas de Desarrollo de la Propuesta.....................................................................................56
4.6.1 Diseño o Estudio........................................................................................................57
4.6.2 Implantación por Aréas............................................................................................61
Manual de Control...............................................................................................................64
Conclusiones........................................................................................................................83
Recomendaciones.................................................................................................................84
XIII
Bibliografía..........................................................................................................................85
Indice de Tabla
Tabla 1 Variables Independiente..........................................................................................13
Tabla 2 Variable Dependiente..............................................................................................14
Tabla 3 Factores de Ambiente de Control Interno...............................................................22
Tabla 4 Conocimiemto de Control Interno en la Empresa Transempac S.A......................47
Tabla 5 Necesidad de Control Interno en la Empresa Transempac S.A..............................48
Tabla 6 Apreciación de Falta de Control Interno en la Empresa Transempac S.A.............49
Tabla 7 Frecuencia de Aplicación de Controles...................................................................50
Tabla 8 Confianza Economica para la Implantación de Controles.....................................51
Tabla 9 Importancia del Control Interno en la Empresa......................................................52
XIV
Indice de Figuras
Figura 1 Componentes de Control Interno...........................................................................21
Figura 2 Estrutura Organizacional……………………………………………………….37
Figura 3 Matriz Foda……………………………………………………………………..40
Figura 4 Conocimiemto de Control Interno en la Empresa Transempac S.A.....................47
Figura 5 Necesidad de Control Interno en la Empresa Transempac S.A.............................48
Figura 6 Apreciación de Falta de Control Interno en la Empresa Transempac S.A.........49
Figura 7 Frecuencia de Aplicación de Controles.................................................................50
Figura 8 Confianza Economica para la Implantación de Controles....................................51
Figura 9 Importancia del Control Interno en la empresa.....................................................52
Figura 10 Etapas de desarrollo de propuesta........................................................................56
Figura 11 Ambiente de Control............................................................................................57
XV
1
Introducción
Actualmente muchas empresas se posicionan económicamente gracias al adecuado
desarrollo de las operaciones administrativas y operacionales, por cuanto se centra en un buen
control interno que permita mejorar los procesos con eficiencia y eficacia para cumplir con las 1leyes, 2regulaciones, políticas, procedimientos, Normas y Estándares.
Con el paso gigante de la Tecnología la cual cada vez es más exigente y competitiva a
nivel de mercado tanto Interno como externo se busca mejores métodos que permitan optimizar
todos los procesos reduciendo costos pero sin descuidar la calidad ni el buen servicio que se
brinda.
Por tal motivo se elabora un Diseño y Propuesta para la implantación del Control Interno
Contable de la Compañía de Transporte TRANSEMPAC S.A con el objetivo de lograr un
desarrollo correcto y eficiente en el manejo de las operaciones.
La compañía Transempac S.A no cuenta con un control interno contable, corre el riesgo
de tener desviaciones en sus operaciones, y por supuesto las decisiones tomadas no serán las más
adecuadas para su gestión e incluso podría llevar al mismo a una crisis operativa, por lo que se
debe asumir unas series de consecuencias que perjudican los resultados de sus actividades.
Siendo las cosas así resulta claro, que dichos cambios se pueden lograr una implantación de
controles internos, los cuales sean capaces de salvaguardar y preservar los bienes de la empresa.
La responsabilidad principal en la aplicación del control interno en la compañía debe
estar siempre en la cabeza principal que la alta gerencia con el fin que exista
un compromiso real a todos los niveles de la empresa siendo en función una auditoría interna
para la evaluación o supervisión con el fin de garantizar la eficiencia a través del tiempo.Así
1 Obligaciones a determinadas entidades financieras a publicar dichas informe. (JUAN BRAVO, 3A, 1997) 2 Regulaciones.- Es el conjunto de procedimientos y reglas que adoptan la institución para instrumentar las responsabilidades dadas en el marco legal (http://aceproject.org/main/espanol/ei/eic03.htm)
2
como el presente trabajo plantea realizar una propuesta para implantar el control interno
contable.
Para el caso, se propone la Empresa Transempac S.A, donde se pueden determinar las
falencias en el sistema de control interno, ya que nunca se ha realizado una auditoria de control
interno. Esta situación implica que se debería implantar controles internos de la mencionada
empresa.
3
Capítulo 1
1. El Problema
1.1 Planteamiento del Problema
Es muy importante el 3control interno dentro de las pequeñas y medianas empresas, ya
que debido a la ausencia de controles formales y de un diseño de organización y
establecimiento de controles se pueden encontrar errores y fallas en las operaciones. La
organización no cuenta con un manual de procedimientos que regule las operaciones
contables de la empresa.
La implantación de un sistema de Control Interno es indispensable. Es elemento de
vital importancia para una eficiente gestión de todas las operaciones que se desarrollan dentro
de la empresa. Donde laboran sin ninguna revisión y verificación lo cual se espera solamente
una seguridad razonable mas no absoluta de los hechos como es el caso de la empresa
Transempac S.A
El Objetivo del Control Administrativo y Contable que se va a realizar de acuerdo al
diagnóstico inicial de control interno es evaluar el grado de en el que los controles contables
establecidos dentro de la organización aporta en el grado de cumplimiento de los controles
internos así como mejorar dichos procesos en términos de eficacia y eficiencia.
La Compañía de Transporte “TRANSEMPAC S.A” no cuenta con un Manual de
Control Interno, esto dificulta el desarrollo de la organización en el área financiera y
administrativa, por lo que es necesaria la implementación de estrategias que permitan reducir
sus errores en toda su organización y por consiguiente favorezca en el desarrollo y
crecimiento al implantar un Control Interno adecuado, de acuerdo a las necesidades tanto de
la gerencia y empleados para que realicen de manera correcta y efectiva sus funciones.
3 Control Interno.- Es el conjunto de acciones, actividades planes y políticas, normas y registros, procedimientos y métodos, incluido al entorno y actitudes que desarrollan autoridades y cargo, con el objeto de prevenir posibles riesgos que afectan a una entidad. (https://apps.contraloria.gob.pe/packanticorrupcion/control_interno.html)
4
El nivel competitivo del mercado actual, la globalización, el cambio de los intereses
de los clientes, la tecnología, el cambio de normas de aplicación contable y varios factores
externos, exigen a las compañías a efectuar cambios significativos, tanto en la parte
administrativa como en la operativa; con el fin de fortalecer su estructura organizacional para
alcanzar sus objetivos, mediante la optimización de recursos, logrando de esa manera un
mejoramiento continuo empresarial y una obtención de mayor rentabilidad económica en sus
actividades.
En este mundo de grandes avances científicos y de nuevas formas, manejos
administrativos financieros y contables han generado una alta competitividad, un sector
importante para el desarrollo socio económico del país y de la comunidad en general es el
Sistema Comercial, el mismo que es una fuente de satisfacción, ya que son comercializadoras
de los bienes de primera necesidad. (Sistema de Control Interno Basado en Norma COSO, 11
de agosto)
En el Ecuador las empresas pequeñas y medianas padecen problemas de liquidez,
ante eminente conflictos se propone elaborar e implantar el Sistema de control interno en el
departamento contable por ser la área estratégica de procesar y generar los estados
financieros para la toma de decisiones adecuadas, pues este permite tener un mejor control de
liquidez y las políticas utilizadas para la concesión de créditos, ejerciendo un control efectivo
sobre los créditos y cobranzas. (Sistema de Control Interno Basado en Norma COSO, 11 de
agosto)
Por esto que el Control Interno comienza a desarrollarse, ya que provee prácticas e
instrumentos que proveen el control constante tanto del ambiente que la rodea como del
desarrollo de operaciones al interior de la compañía. (Sistema de Control Interno Basado en
Norma COSO, 11 de agosto)
El control se orienta hacia las políticas administrativas financieras de la compañía
bajo métodos y procesos que se relacionan en el resultado final, que es el estado financiero
aplicando las disposiciones de entes regulatorios bajo políticas establecidas a los niveles de
administración, dirección y operaciones con el único fin de que estas funciones sean
5
eficientes, promoviendo datos exactos y confiables para futuras tomas de decisiones
gerenciales de la compañía. (Sistema de Control Interno Basado en Norma COSO, 11 de
agosto)
Las características fundamentales que debe tener la información contable de una
empresa son utilidad y confiabilidad así como el control adecuado que se esté dando a las
operaciones. (Sistema de Control Interno Basado en Norma COSO, 11 de agosto)
Los sistemas de información y comunicación se interrelacionan. Ayudan al personal
de la entidad a capturar e intercambiar la información necesaria para conducir, administrar y
controlar sus operaciones. (PONCE, 2010)
El sistema de información y de comunicación que deberia tener la alta Gerencia en
las tomas de decisiones para el personal y control son los siguientes eficiente eficaz exacto y
factible.
1.2 Formulación y Sistematización del Problema
1.2.1 Formulación del Problema
¿Cómo la Influye el control interno en el mejoramiento de las actividades
operacionales de la Compañía de Transporte “TRANSEMPAC S.A” Especializada en Carga
Aduanera?
1.2.2. Sistematización del Problema
¿Si se aplica control interno se logra un rendimiento óptimo en la distribución de la
empresa?
¿En qué medida el control interno aseguraría que se cumplan las políticas y criterios
establecidos por la administración y en la toma de decisiones?
6
La implantación del control interno en el sistema de Contabilidad, implica la solución
a la problemática existente en el registro, control u seguimiento en la información y en las
operaciones.
Razón por la cual es importante el diseño de estos controles que permitan el registro
efectivo de las operaciones en las áreas antes mencionadas y como una guía oportuna en
la generación de información Administrativa y financiera que generaría la toma de
decisiones oportunas por parte de la alta Dirección en la prevención y solución a
situaciones que se presenten y sean identificadas aplicando el Control Interno.
1.3 Objetivos de la investigación
1.3.1. Objetivos General
Diseñar un Manual de Control Interno de las operaciones en la empresa Compañía de
Transporte “TRANSEMPAC S.A” Especializada en Carga Aduanera para mejorar al
desarrollo administrativo, operacional y financiero de ésta organización.
1.3.2. Objetivos Especificos
Desarrollar los procedimientos administrativos y diseño de políticas contables
homologadas con la normativa vigente.
Diseñar Normas de Procedimientos para lograr que el empleado conozca y pueda
cumplir correctamente sus actividades y funciones para asi evitar malos
procedimientos contables.
Realizar un Operativo de control con el fin de inspeccionar las tareas y actividades
realizadas por el departamento contable para cumplir los objetivos de la empresa
Transempac S.A.
7
1.4 Justificación del Proyecto
1.4.1. Justificación Teórica.
Según expresa (SANTO, 1997) “Los controles internos se implantan con el fin de
detectar, en el plazo deseado, cualquier desviaciones respecto a los objetivos de rentabilidad
establecida por la empresa y de limitar las sorpresas. Dichos controles permiten a la dirección
hacer frente a la rápida evolución del entorno económico y competitivo, asi como las
exigencias y prioridades cambiante de los clientes y adpatar su estructura para asegurar el
crecimiento futuro. Los controles internos fomentan la eficiencia, reduce el riesgo de pérdida
de valor de los activos y ayudan a garantizar la fiabilidad de los estados financieros y el
cumplimiento de las leyes y normas vigente. (p. 3) ”
EL control interno es útil para el logro de diversos objetivos importante que en una
empresa pueda tener para la satifacción de numerosos problemas en las actividades de las
operaciones y reportes diarias de la empresa.
Una Noma de procedimientos de control interno contable aplicadas a la empresa
Transempac S.A con el fin de formar o crear una actividad eficiente y eficaz para un buen
mejoramiento en las áreas administarivas contables que conoscan sus funciones y políticas y
normas establecidas .
Desde este punto de vista esta investigación producira un material para la utilización
de Diseños de normas de procedimientos para la misión del control interno en el área
contable.
Por parte de la Gerencia se va establecer una buena toma de decisiones y buena
comunicación e información para cumplir con lo objetivos y metas para esta investigación
aplicadas a un buen control interno y asi solucionar diversas expectativas y problemas dentro
de la empresa.
8
Según expresa (Luna, Vademecúm Contralor, 2008). “ Las Normas de control interno
tienen como objetivos principales :
Promover, la eficiencia y eficacia, transparencia y economía en las operaciones de la
entidad.
Cuidar los bienes y los recursos contra cualquier pérdida y deterioro y actos ilegales
que pudiera afectarlo.
Cumplir la Normativa aplicable a la entidad y a su operaciones. ( Pag. 89)
1.4.2 Ventajas en la compañía con las normas COSO (Comité de Organizaciones
Patrocinadoras de la comisión de Normas).
Las empresas competitivas que existen en la actualidad tiene la necesidad de aplicar
estrategias y metodos o sistemas contables para todos los niveles de administración para
producir y ser mas competitivos y actuar a las grandes demanda empresariales.
El control interno en la empresa basado a las Normas COSO consideramos un
desarrollo formado a la empresa esperando conseguir resultados de rentabilidad o provecho
y rendimiento con el fin de utilidad en las operaciones y actividades en desarrollo.
El proyecto de investigación desarrollara unas normas de procedimientos que
garantizará un mejoramiento en las actividades de control y producirá constantemente los
objetivos a largo plazo o corto plazo con un modelo de control interno incorporando
supervisión y monitoreo en los equipos de controles.
1.4.3. Justificación Metodologica.
Las organizaciónes y empresa tienen un sistema de necesarios para controlar las
deficiencias contables dentro de las actividades diarias de la empresa.
Adicionalmente permite medir el rendimiento o rentabilidad de la empresa, de sus servicios,
por clientes, por tipo de servicios y como resultado nos da puntos de comparación para
evaluar y poder determinar nuevas estrategias de comerciales.
9
El Control Interno apoya a la seguridad del sistema contable que se utiliza en una
empresa, fijando y evaluando los procedimientos administrativos, contables y financieros
detectando las irregularidades y errores para aplicar soluciones factibles así como; la
administración del personal, los métodos y sistemas contables.
1.4.4 Las normas COSO tienen dos partes:
Un Resumen para la Dirección, que introduce los principales conceptos. Ambiente de
precedente, donde se analizan en detalle los 5 pilares del Control Interno: Ambiente de
Control, Valoración de los incidentes que puede sufrir la compañía, Actividades de Control,
Capacitar y Comunicar de manera entendible la importancia de la reestructuración del control
interno.
Evaluar tareas que se ejecute de manera correcta la función que se estableció mediante
el proceso correcto para alcanzar los objetivos deseados.
Las normas tiene objetivos fundamentales: encontrar una definición clara del Control
Interno, que pueda ser utilizada por todos los interesados en el tema, y proponer un modelo
ideal o de referencia del Control Interno para que las empresas y las demás organizaciones
puedan evaluar la calidad de sus propios sistemas de Control Interno.
1.4.5 Definición del Control Interno
Como un proceso que garantice, con una seguridad razonable (y por lo tanto no
absoluta), que se alcanzan los 3 objetivos siguientes:
1. Eficacia y eficiencia de las operaciones
2. Fiabilidad de la información financiera
3. Cumplimiento de las leyes y normas que sean aplicables.
Uno de los factores que se debe tomar en cuenta y que afectan al ambiente del control
son la integridad, los valores éticos, la moral y la capacidad de los empleados de la entidad, el
estilo de la administración, la estructura de la organización, una asignación clara de las
autoridades, los deberes y las responsabilidades ventajas de la norma COSO.
10
La normas COSO han mejorado sus procesos financieros contables y administrativos
gracias a estas normas que se aplicaron, también realiza la fundamentación teórica de mi
trabajo de estudio. Entonces cuanto más se alejan los propietarios de las operaciones, más
necesario se hace la existencia de un sistema de control interno adecuadamente estructurado.
1.4.6. Justificación Práctica
El establecimiento de controles en el área de contabilidad será la estrategia que tendrá
la organización para proteger sus intereses, generar mayores utilidades, responder mejor
contra las contingencias, y para contribuir a la solución de problemas que se pudieran
presentar para procesarlos con el menor impacto posible hacia la organización.
El problema principal de este estudio investigativo que se presenta en la compañía,
que es generado por la debilidad que presente el actual sistema de control interno, por lo que
permite encontrar las falencias en los objetivos que impiden alcanzar las metas de la
organización.
El efecto que causa la fragilidad del sistema de control interno actual se detectó las
siguientes irregularidades:
Presentación tardía de los estados financieros, variable que no permite evaluar la
situación actual de la compañía y por ende no se puede gestionar decisiones correctas.
El recurso humano no recibe capacitación para cumplir sus funciones de una manera
ágil y eficiente, por lo consiguiente no se encuentran preparados para cubrir las tareas o
funciones designadas en el área.
La compañía es multada por el no cumplimiento de sus obligaciones tributarias,
patronales, siendo esto un gasto más que se adiciona al flujo del efectivo circulante.
En las políticas de cartera no se han tomado en consideración las respectivas políticas
de crédito a los clientes tanto existentes como futuros.
11
Las funciones departamentales no han sido actualizadas en función del crecimiento
del desarrollo operacional y obligaciones a las cuales son sometidas en la actualidad.
Dentro de la situación antes mencionada, adicionalmente se puede tomar en cuenta los
siguientes puntos:
1. La Compañía de Transporte Transempac S.A no ha logrado identificar la ubicación y
causa de las debilidades y deficiencias de sus operaciones.
2. El personal no se encuentra involucrado con los objetivos que se plantea la Compañía
a corto y largo plazo. - La Administración de la Compañía no posee una herramienta
de aplicación para la mejora de su situación empresarial.
Las situaciones en conflicto que vive la compañía se debe a que los accionistas fortalecen
la proyección de emprendedores innovando soluciones que exigen los clientes día a día y no
toman en consideración la parte fundamental de una organización como lo es el control
interno, estudiando la estrategia para los procesos de las áreas financieras contable, operativas
que también son fundamentales para lograr las metas y objetivos sin descuidar las
obligaciones de los entes reguladores.
La asignación de las funciones dentro del organigrama de la compañía debe ser a nivel
general, dar solución a los problemas detectados con óptimas tomas de decisiones.
La elaboración de un Sistema desde el punto de vista de la administración está compuesta de
las siguientes etapas:
1. Análisis de situación: es la etapa en que el analista toma conocimiento del sistema,
se ubica en cuanto a su origen, objetivo y trayectoria.
2. Definición de objetivo: el analista trata de determinar para que ha sido requerido
ya que en general se le plantean los efectos pero no las causas.
3. Formulación del plan de trabajo: el analista fija los límites de interés del estudio
a realizar, la metodología a seguir, los recursos materiales y humanos que necesitará,
el tiempo que insumirá el trabajo y el costo del mismo.
12
Esta etapa se conoce como propuesta de servicio y a partir de su aprobación se
continúa con la metodología.
4. Relevamiento: el analista recopila toda la información referida al sistema en
estudio, como así también toda la información que hace al límite de interés.
Con la información obtenida pone de relieve el nivel de importancia del sistema. Dar
relieve a través de la información obtenida.
5. Diagnóstico: el analista mide la eficacia y la eficiencia del sistema en estudio.
Eficacia es cuando el sistema logra los objetivos y eficiencia es cuando el sistema
logra los objetivos con una relación costo beneficio positiva.
Si un sistema es eficaz pero no eficiente el analista deberá cambiar los métodos del
sistema, si un sistema no es eficaz el analista deberá cambiar el sistema y si un
sistema es eficiente el analista sólo podrá optimizarlo.
6. Diseño: el analista diseña el nuevo sistema.
El objetivo de presentar estas etapas, propias de la "Administración de Sistemas", es
que los encargados de implementar el Sistema de Control Interno en
las organizaciones se den cuenta que las normas que regulan dicho trabajo han sido
estudiadas para su conformación final y que de alguna forma el trabajo que se realice
incluirá estos aspectos
1.5 Hipótesis General
Si se aplicara el control interno contable permanente bajo los alineamientos,
principios y estrategias establecidas en los procedimientos entonces influiría
favorablemente en la gestión de la empresa Transempac S.A. El diseño de un sistema de
control interno contable basado en el informe COSO contribuirá al logro de sus objetivos
y permitirá la obtención de controles efectivos y actualizados y operando para el
cumplimientos de leyes y regulaciones.
13
Variable Independiente: controles contables interno.
Variable Dependiente: actividades operativas
1.5.1 Variables Independientes y Dependientes de la Hipótesis.
Tabla 1 Variables Independiente
Variables Definición Conceptual
Variables Independiente
Reducir tiempos en el
desarrollo de las
actividades
Se refiere a que el personal no
cuenta con parámetros
establecidos para la ejecución de
las actividades.
Evaluar Resultados Una vez establecidos los
lineamientos de control monitorear
y evaluar los resultados
Reducción de Riesgo
Evaluar y medir los resultados
obtenidos para minimizar falencias
y riesgos potenciales.
Elaborada por: Lissette Marcillo Mora
Milton Quito Parra
14
Tabla 2 Variable Dependiente
Variables Definición Conceptual
Variables Dependientes
Mejorar la estructura
Operativa
organizacional de la
empresa.
Se refiere a que los diferentes
departamentos y en si la empresa
en general no cuenta con
manuales de organización
elaborados.
Revisión
departamental
Se debe analizar y revisar cada
uno de los departamentos de la
empresa.
Capacitación al
personal
Estructurar los puestos y funciones
y capacitar al personal para el
desarrollo de actividades, derechos
y prohibiciones.
Elaborada por: Lissette Marcillo Mora
Milton Quito Parra
15
Capítulo 2
Marco de Referencia
2.1 Marco Teórico
2.1.1 Antecedentes de la Investigación
Las normas COSO surgen en el año de 1992, se publicó el Sistema de Control
Interno, en la que por medio de un informe establece una definición común del control
interno y proporciona un estándar mediante el cual las organizaciones pueden evaluar y
mejorar sus sistemas de control. (A.MANTILLA, 2005)
De acuerdo A. Las normas COSO es un proceso diseñado con el objeto de
proporcionar una seguridad en el SCI y con el único objetivo de mejorar la calidad de la
información financiera concentrándose en el manejo corporativo, las normas éticas y el
control interno y el de unificar los criterios ante la existencia de una importante variedad de
interpretaciones y conceptos sobre el control interno. (M.BARQUERO, 2013)
El modelo del COSO (de origen Estadounidense, adaptados en América Latina) son
una ayuda eficiente de manera integral para el desarrollo óptimo y expansivo en la
organización en la compañía que se desea implementar para alcanzar las metas proyectadas
dentro de lo razonable siendo siento utilizadas para tomar la decisión adecuada por la alta
gerencia .
No han existido estudios que permitan evaluar las condiciones actuales en que se
desenvuelve su actividad, sin embargo, se puede observar que existen controles específicos
que se realizan cuando se presentan problemas, no existe un reglamento aprobado por la
Gerencia o Junta de Accionistas en el cual se establezca métodos de control basados en leyes
y reglamentos
La implantación de controles internos, permiten diseñar procesos técnicos de
organización dentro de la empresa, ofreciendo los productos o servicios que demanda el
cliente, de mejor manera para abaratar y recortar procesos, para dar al empresario mejores
16
expectativas de servicio al cliente, evitando el desperdicio de tiempo, esfuerzo y alcanzando
un servicio completo e integral; obligando al recurso humano a desempeñarse de mejor
manera y obtener permanencia en su trabajo, con el fin de detectar en qué grado se cumple
con los objetivos planteados por la empresa.
Las empresas para alcanzar un alto nivel de competitividad necesariamente debe
mantener y mejorar su sistema de control interno en todos los procesos productivos tanto en
servicios como en producción para que los informes contables y financieros mantenga la
veracidad y confiabilidad necesaria como una forma para evitar el aumento en pérdidas
económicas.
2.1.2 Defenición del Control Interno
El control interno se define como un proceso, efectuado por el personal de una entidad,
diseñado con el objeto de proporcionar un grado de seguridad razonable en cuanto a la
consecución de objetivos dentro de las siguientes categorías4:
Eficacia y eficiencia de las operaciones.
Fiabilidad de la información financiera.
Cumplimientos de leyes y normas aplicables.
El control interno es un sistema de comprobación y balances que garantiza que todas las
actividades que se llevan a cabo dentro de la compañía son compatibles con los objetivos
organizacionales. (By Charles T. Horngren, 2000).
2.1.3 Objetivos del Control Interno
Los objetivos del Control Interno se presentan en tres rangos:
Efectividad y Eficiencia en las operaciones
Confiabilidad en la información Financiera
Cumplimientos de las leyes y regulaciones aplicables.
Sus principales objetivos se describen a continuación:4 Control Interno Informe COSO. (MANTILLA).
17
Efectividad y Eficiencia de las operaciones: Este objetivos se refiere a los controles
internos diseñado por la gerencia, para asegurar que las operaciones sean ejecutadas
con efectividad.
Confiabilidad de la información financiera: Este objetivos se refiere a las políticas,
métodos y procedimientos diseñados por la entidad para asegurar que la información
financiera es válida y confiable. Una información es válida, si se refiere a las
operaciones o actividades que ocurrieron y tienen las condiciones necesarias para ser
considerada como tales, en tanto que una información es confiable cuando Brinda
confianza a quienes las usan.
Cumplimientos de leyes y regulaciones aplicables: Este objetivos se refiere a las
políticas y procedimientos específicos establecidos por la entidad para asegurarse que
los recursos son ejecutados de conformidad con las leyes y regulaciones aplicables.
2.1.4 Importancia del Control Interno
.La importancia del control interno varía con la complejidad y dimensión de la
empresa, su actividad principal y el entorno a que se ve sometida. Sin embargo, existen unas
condiciones de eficacia esenciales para lograr un sistema de control interno satisfactorio que
pueden considerarse las siguientes: (DIEZ, 1982)
Objetivos y planes bien definidos
Estructura organizativa sólida
Procedimientos efectivos y documentados
Sistema de autorización y de registro
Competencia e integridad del personal
Un órgano de supervisión y vigilancia
18
2.1.5 Estructura del Control Interno
La estructura del control interno de una entidad consiste en las políticas y
procedimiento establecidos para proporcionar una seguridad razonable de poder lograr los
objetivos específicos de la entidad. (COLÍN, 2002).
Dicha estructura comprende en el ambiente de control, el sistema contable y los
procedimientos de control. El ambiente de control representa la combinación de factores que
afectan las políticas y procedimientos de una entidad, fortaleciendo o debilitando sus
controles.
La estructura de control interno debe ser específica a la entidad de acuerdo son su
tamaño, característica, organización, problema específicos de la empresa, situación legal
aplicable y naturaleza del sistema contable y técnicas de control establecidos.
2.1.6 Ventajas y Desventajas del Control Interno
Ventajas
Lograr objetivos de rentabilidad y rendimiento.
Previene pérdida de sus recursos.
Obtención de información financiera fiable.
Cumplimientos de las leyes y normas aplicables
Suministra información para la dirección sobre el progreso de la entidad.
Evita peligros y sorpresa en el camino.
Desventajas
Algunas personas tienen expectativas superiores y poco realistas sobre el control interno,
buscan soluciones absolutas creyendo que:
El control interno puede garantizar el éxito de una empresa, es decir aseguran los
objetivos básicos de la compañía o cuando menos aseguran la convivencia de la
compañía.
19
El control interno garantiza confiabilidad en los informes financieros y los
cumplimientos de las regulaciones legales.
2.1.7 Responsabilidad del Control Interno
En una organización todos los miembros son responsables del control interno, el
ejecutivo de la empresa. La responsabilidad más directa corresponde a la dirección que se le
asigna a los departamentos de gestión y control interno casi todo el personal cumple alguna
función de control interno, transmitiendo posibles sugerencias adecuadas los miembros de
organización deben de saber que todos están implicado en el control interno.
La responsabilidad del control interno debería de ser de todos los miembros de una
organización, es decir, junta de directores, director ejecutivo, gerencia; y los empleados. El
COSO, proporciona una guía para fijar las responsabilidades de quienes tienen una
participación clave en asegurar la efectividad y eficiencia del control interno en las
organizaciones.
2.1.8 Clasificación del Control Interno
Los controles internos se clasifica en: controles internos contables y controles internos
administrativo. (By Charles T. Horngren, 2000)
Controles Administrativo: Son métodos y procedimientos que facilitan la
planeación de la administración y el control de las operaciones.
Controles Contables: Abarcan los métodos y procedimientos gracias a los cuales se
autorizan las transacciones, se salvaguardan los activos y se garantiza la exactitud de
los registros financieros.
20
2.1.9 Componetes del Control Interno
El control interno según el 5modelo COSO consta de 5 componentes relacionados
entre sí. Estos se derivan del estilo de la dirección del negocio y están integrados en el
proceso de gestión. Los componentes son los siguientes:
Ambiente de control
Evaluación de Riesgo
Actividades de Control
Información y Comunicación
Supervisión y Monitoreo.
Estos componentes generan una agrupación y forman un sistema integrado que va
adecuándose conforme a la circunstancia del ambiente, la función es aplicable a todas las
áreas de operación de la compañía, de su efectividad depende que la administración obtenga
información necesaria para seleccionar alternativas para mejorar la empresa.
5 Componentes de control interno (Informe Coso). Coopers&Lybrand e Instituto de Auditores Internos de España. (Santos, 1997)
21
Figura 1 Componentes de Control Interno
Elaborado: Lissette Marcillo Mora
Milton Quito Parra
2.9.1.1 Ambiente de Control
El núcleo de una empresa es su personal, (sus atributos individuales, incluyendo la
integridad, los valores éticos y la profesionalidad) y en el entorno en que trabaja. Los
empleados son el motor que impulsa la entidad y los cimientos sobre los que descansa todo.
El ambiente de control es la primera línea de defensa en la organización para mitigar los
riesgos. Un ambiente de control fuerte es la mejor señal que podría brindar una entidad hacia
el exterior, debido a que es una poderosa herramienta que opera en la conciencia de las
personas y las orienta para hacer siempre lo correcto, es decir, respetar las leyes, regulaciones
y normas internas dictadas por la entidad. El ambiente de control tiene algunas características
que ejerce influencia en el diseño de sus actividades y en la determinación de sus objetivos y
evaluación de riesgo, la cultura organizacional influye en el ambiente de control. Las
CONTROL INTERNO
Ambiente de control
Evaluación de Riesgo
Información y Comunicación
Supervisión y Monitoreo
Actividades de Control
22
empresas que disponen de un control interno eficaz se esfuerzan por disponer de personal
competente y calificado, a quienes inculca el sentido de integridad y conciencia sobre el
control, estableciendo una actitud positiva desde el nivel más alto de la organización y el
ambiente de control establece políticas y procedimientos, haciendo hincapiés en los valores
compartidos y en el trabajo en equipo para lograr los objetivos de la organización. En el
ambiente de Control, es posible distinguir los factores estructurados de la organización con
un esquema orgánico acompañado por la asignación de autoridad y responsabilidad; reflejada
en el sistema de autorización de las operaciones en los manuales de las funciones y manuales
de procedimientos operacionales y en las políticas de procedimiento para la administración
del personal. También, en el ambiente de control concurren otros factores no estructurados,
cuyo desarrollo depende de las personas y de sus creencias, tales como filosofía y el estilo de
operaciones; experiencia de vida; y el fomento de un clima ético en el negocio.
Los factores del Ambiente de control se clasifican por su naturaleza en factores estructurados
y en factores no estructurados:
Tabla 3 Factores de Ambiente de Control Interno
Factores Estructurado Factores no Estructrados
Estructura Orgánica
Políticas de Recursos
Humanos y procedimientos
Asignación de Autoridad y
Responsabilidad.
Junta de Directores
Comité de Auditoria
Cultura Corporativa
Integridad y Valores Éticos
Filosofía y Estilo de
operaciones
Competencia de los
empleados
La implantación de un ambiente de Control fuerte para el desarrollo de las operaciones,
dependerá siempre de la manera como la junta de directores, el director ejecutivo, y la
gerencia adoptan la decisión de diseñar e implantar.
23
2.9.1.2 Evaluación de Riesgo
La evaluación de riesgo es el proceso de identificación y análisis de los riesgos relevantes
para el logro de los objetivos de la entidad y para determinar una respuesta apropiada. La
entidad debe ser consciente de los riesgos y enfrentarlos.
Debe señalar objetivos, integrado con todas las áreas y otras actividades de manera que
operen concertadamente. También debe establecer mecanismos para identificar, analizar y
administrar los riesgos relacionados.
Dado que las condiciones gubernamentales, económicas, industriales, regulatorias y
operacionales están en constante cambio, la evaluación de riesgo debe ser un proceso
constante. Implica la identificación y análisis de condiciones modificadas y oportunidades y
riesgos (ciclo de evaluación del riesgo) y la adaptación del control interno para dirigirlo hacia
los riesgos cambiantes.
La identificación y el análisis de los riesgos es un proceso interactivo continuo y
constituye un componente fundamental de un sistema de control interno eficaz. La dirección
debe examinar detalladamente los riesgos existentes a todos los niveles de la empresa y tomar
las medidas oportunas y gestionarlos.
Identificación de Riesgo.- La identificación de los factores externos e internos que
contribuyen a que aumente el riesgo a nivel de identidad resulta esencial para una evaluación
eficaz de los riesgos. Una vez identificado los factores más importantes, los directivos pueden
analizar su relevancia y, en la medida de lo posible, establecer vínculo entre los factores de
riesgos y las actividades del negocio.
A nivel de actividad.- Además de identificar los riesgos a nivel de la empresa, estos deben
ser identificados para cada actividad de la empresa. El tratar los riesgos a nivel de actividad
ayuda a enfocar la evaluación de los riesgos en las unidades o funciones más importante de la
empresa. El análisis de los riesgos no es un ejercicio teórico; por el contario, a veces resulta
esencial para que una empresa tenga éxito. Es más eficaz cuando incluye la identificación de
24
todos los procesos clave del negocio que conlleva un riesgo importante. Podría también
incluir el análisis de procesos, como la identificación de interdependencia clave y los nudos
de control importantes, así como la definición de responsabilidades. El análisis de los
procesos eficaz se centra especialmente en las relaciones de dependencia entre las distintas
áreas de la entidad, estudiando, por ejemplo, el origen de los datos, donde se archivan como
se convierte en informacion útil y quien utiliza esa información.
2.9.1.3 Actividades de Control
La habilidad de la gerencia para tomar decisiones apropiadas es afectada por la calidad de
la información, lo que implica que ésta debería ser apropiada, puntual, actual, exacta y
asequible.
Las actividades de control se fundamentan en políticas y los procedimientos que interesan
confirmar que se ejecute las instrucciones de la dirección. La inclusión de controles dentro
del proceso para medir el comportamiento del personal comprometido en la organización de
la compañía.
Procesos que se ordenan para evaluar y medir el incumplimiento de las funciones,
enfocados en precautelar y centralizar los riesgos que pueden ser objeto.
Las actividades de control en el proceso objeto de estudio se implementara en el
departamento de contabilidad pero se debe considerar que afectara a varios departamento por
ser dicha área quien recopila toda la información para que sea procesada en el estado
financiero asumiendo la responsabilidad y aplicando los criterios de ética profesional sean
necesarios para las funciones a cumplir disminuyendo errores y sobre todo dentro de los
plazos establecidos.
Para un mejor entendimiento sobre las actividades de control he realizado esta ilustración
grafica ya que es totalmente beneficioso para la compañía e importante y muy necesario, y
que indica lo siguiente:
2.9.1.4 Sistema de Información y Comunicación
25
Los sistemas de información y comunicación se interrelacionan. Ayudan al personal de la
entidad a capturar e intercambiar la información necesaria para conducir, administrar y
controlar sus operaciones.
La habilidad de la gerencia para tomar decisiones apropiadas es afectada por la calidad de
la información, lo que implica que ésta debería ser apropiada, puntual, actual, exacta y
asequible.
Este componente está integrado por los siguientes factores:
Cultura de información en todos los niveles
Herramienta para la supervisión
Sistemas estratégicos e integrados
Confiabilidad de la información
Comunicación interna
Comunicación externa
Estos elementos permiten proteger los recursos contra despilfarros, fraudes e ineficiencia.
Asegurar la exactitud y confiabilidad de los datos contables y operacionales. Asegurar el
estricto cumplimiento de las políticas trazadas por la empresa.
Evaluar el rendimiento en los diferentes departamentos o divisiones de la empresa.
El ejercicio del control interno implica que éste se debe hacer siguiendo los principios de
igualdad, moralidad, eficiencia, economía, celeridad, imparcialidad, publicidad y valoración
de los costos ambientales.
El Principio de igualdad consiste en que el SCI debe velar porque las actividades de la
organización estén orientadas efectivamente hacia el interés general, sin otorgar privilegios a
grupos especiales”.
26
Entonces según este autor se confirma que el Principio de moralidad, todas las
operaciones se deben realizar no sólo acatando las normas aplicables a la organización, sino
los principios éticos y morales que rigen la sociedad.
El Principio de eficiencia vela porque, en igualdad de condiciones de calidad y
oportunidad, la provisión de bienes y/o servicios se hagan al mínimo costo, con la máxima
eficiencia y el mejor uso de los recursos disponibles.
El Principio de economía vigila que la asignación de los recursos sea la más adecuada
en función de los objetivos y las metas de la organización.
El Principio de celeridad consiste en que uno de los principales aspectos sujetos a
control debe ser la capacidad de respuesta oportuna por parte de la organización, a las
necesidades que atañen a su ámbito de competencia.
Los Principios de imparcialidad y publicidad consisten en obtener la mayor
transparencia en las actuaciones de la organización, de tal manera que nadie pueda sentirse
afectado en sus intereses o ser objeto de discriminación, tanto en oportunidades como en
acceso a la información.
El Principio de valoración de costos ambientales consiste en que la reducción al mínimo
del impacto ambiental negativo debe ser un factor importante en la toma de decisiones y en la
conducción de sus actividades rutinarias en aquellas organizaciones en las cuales su
operación pueda tenerlo.
2.9.1.5 Supervisión y Monitoreo .
Es un proceso que evalúa la calidad del control interno en la organización y su
desempeño en el tiempo, introduciéndose las modificaciones pertinentes cuando se estime
oportuno. De esta forma, el sistema puede reaccionar ágilmente y cambiar de acuerdo con las
circunstancia.
27
2.2 Marco Conceptual
Denominado también ciclo contable constituye la serie de pasos a la secuencia que
sigue la información contable desde el origen de la transacción (comprobantes o documentos
fuente) hasta la presentación de los estados financieros.
El proceso contable se refiere a todas las operaciones y transacciones que registra la
contabilidad en un periodo determinado, regularmente un año calendario o ejercicio
económico, desde la apertura de libros hasta la preparación y elaboración de los estados
financieros.
El diseño, la implantación, el desarrollo, la revisión permanente y el fortalecimiento del
SCI (Sistema de Control Interno) se debe orientar de manera fundamental al logro de los
siguientes objetivos: (GUSTAVO, 2006 pag.3).
Proteger los recursos de la organización, buscando su adecuada administración ante
riesgos potenciales y reales que los puedan afectar (control interno contable).
Asegurar la oportunidad, claridad, utilidad y confiabilidad de la información y los
registros que respaldan la gestión de la organización.
Velar porque todas las actividades y recursos de la organización estén dirigidos al
cumplimiento de los objetivos previstos (control interno administrativo).
Evitar o reducir fraudes Salvaguarda contra el desperdicio.
Cumplimiento de las políticas de operación sobre bases más seguras.
Comprobar la corrección y veracidad de los informes contables.
Salvaguardar los activos de la empresa.
Promover la eficiencia en operación y fortalecer la adherencia a las Normas fijadas
por la administración.”
Los controles internos relacionados con el sistema de contabilidad están dirigidos a
lograr objetivos como:
Las transacciones son ejecutadas de acuerdo con la autorización general o específica
de la administración.
Todas las transacciones y otros eventos son prontamente registrados en el momento
correcto, en las cuentas apropiadas y en el período contable apropiado, a modo de
permitir la preparación de los estados financieros de acuerdo con un marco de
referencia para informes financieros identificados.
28
El acceso a activos y registros es permitido solo de acuerdo con la autorización de la
administración.
El Control Interno es un proceso que abarca todo el personal de una empresa diseñado para
proporcionar seguridad en el cumplimiento de objetivos.
2.2.1 Propósito de la Evaluación del Control Interno.
Es garantizar la adecuada implantación del autocontrol y administración del riesgo en
los procesos de la empresa, el Control Interno se define como el sistema integrado por el
esquema de organización del conjunto de planes, métodos, principios, normas, procedimiento
y mecanismos de verificación y evaluación adoptadas por una empresa, con el fin de procurar
que todas las actividades, operaciones, así como la administración de la información y los
recursos se realicen de acuerdo con las normas constitucionales y legales vigentes dentro de
las políticas trazadas por la alta dirección y atención a las metas y objetivos previstos.
El objetivo primordial de la evaluación de Control Interno es el seguimiento,
evaluación y corrección de las posibles fallas que puedan presentarse y sean detectadas al
interior de la empresa, una vez que se hayan iniciado o establecidos planes de mejoramiento,
programas y demás actividades encaminadas a lograr un objetivo. Todo esto es posible
lograrlo con un compromiso real de todos y cada uno de los integrantes de la empresa.
Proporcionar además a la alta dirección la información necesaria con el fin de
mantener un adecuado control sobre la organización, reducir los niveles de riesgos inherentes,
revisar y evaluar cada una de las actividades realizadas
El Sistema de Control Interno de una empresa forma parte del Control de Gestión de
tipo táctico y está constituido por el plan de organización, la asignación de deberes y
responsabilidades, el sistema de información financiero y todas las medidas y métodos
encaminados a proteger los activos, promover la eficiencia, obtener información financiera
29
confiable, segura y oportuna y lograr la comunicación de políticas administrativas y estimular
y evaluar el cumplimientos de estas últimas.
El Catálogo de Cuentas es una lista ordenada y pormenorizada de cada una de las
cuentas que integran el Activo, el Pasivo, el Capital Contable, los Ingresos y los Egresos de
una entidad; es un listado de las cuentas que en un momento determinado son las requeridas
para el control de operaciones de una entidad quedando sujeto, por ende, a una permanente
actualización.
El ciclo de vida de cualquier sistema de control hace referencia a los siguientes pasos:
1. Elección, del recurso humano encargado de definir objetivos y políticas, elegidos por la
asamblea de accionistas.
2. Definiciones, de objetivos y políticas por parte de la gerencia para guiar la actuación, al
igual que se debe contratar o designar una persona para que administre todos los recursos
dispuestos para la consecución de objetivos.
3. Planeación estratégica, refiere al diseño de una estrategia a mediano y largo plazo, la cual
incluye aspectos como el mercado, la producción, las finanzas, entre otros.
4. Organización, consiste en preparar un esquema general de la organización y un manual de
procedimientos que detalle todas las actividades y políticas de la empresa.
2.2.2 Manual de Procedimientos de Control Interno
Se va diseñar un manual de Procedimiento para administrar y organizar con eficacia
el funcionamiento de las operaciones y las actividades que se realizan y cada empleado
debera de conocer el manual de procedimientos de control interno
Los Manuales de Procedimientos es diseñada para encontrar fallas e insuficiencias en
las actividades y lograr el cumplimiento d los objetivos .
El Objetivo del Manual de Procedimiento es para dirigir y mejorar y facilitar las
actividades asignadas a cada departamento para asi ayudar la ejecución correcta de las
labores del personal.
30
El Manual debe servir como medio de orientación e integración para el personal de nuevo
ingreso para facilitar su incorporacion y permitir el desarrollo de las actividades de una
manera eficaz , ordenada y sistemática.
2.3 Marco Contextual
Ecuador, en un periodo de 7 años ha experimentado cambios regulatorios en sus aspectos
políticos, tributarios, aduaneros y societarios. Esto ha favorecido el tipo de empresas de
asesoramiento aduanero; su crecimiento ha llevado que dichas empresas pequeñas y
medianas realicen sus operaciones sin el control adecuado, la inadecuada aplicación del
control interno en las operaciones de una empresa permitirá controlar su situación financiera.
El manual de procedimientos es un elemento del sistema de control interno, el cual es un
documento instrumental de información detallado e integral, que contiene, en forma ordenada
y sistemática, instrucciones, responsabilidades e información sobre políticas, funciones,
sistemas y reglamentos de las distintas operaciones o actividades que se deben realizar
individual y colectivamente en una empresa, en todas sus áreas, secciones, departamentos y
servicios. Requiere identificar y señalar quién, cuando, como, donde, para qué, por qué de
cada uno de los pasos que integra cada uno de los procedimientos
2.4 Aspectos Metodologico
La investigación planteada en este trabajo de investigación, está encuadrada en una
investigación de tipo analítica que será la base de una propuesta en diseñar un sistema de
control interno la empresa Transempac S.A, que podría considerarse como un proyecto
factible, complementada con una investigación del tipo documental, sobre el sistema de
control interno para el área contable de la empresa.
El estudio es predominante cuantitativo debido a que este estudio se realizará en el
área de Contabilidad y Auditoría para establecer normas de control interno.
La metodología cuantitativa es aquella que permite examinar los datos de manera
científica, o de manera más específicamente en forma numérica, generalmente con ayuda de
herramientas del campo de la estadística.
31
Para que exista metodología cuantitativa se requiere que entre los elementos del
problema de investigación exista una relación cuya naturaleza sea representable por algún
modelo numérico ya sea lineal, exponencial o similar.
Es decir, que haya claridad entre los elementos de investigación que conforman el
problema, que sea posible definirlo, limitarlos y saber exactamente dónde se inicia el
problema, en cuál dirección va y qué tipo de incidencia existe entre sus elementos.
El fin de este tipo de investigación es predecir el comportamiento del consumidor con
la utilización de métodos de investigación como experimentos y encuestas con el objeto de
obtener resultados descriptivos y generalizados.
La investigación cuantitativa desarrolla y emplea modelos, teorías e hipótesis que
competen a los fenómenos naturales.
32
Capitulo 3
3 Marco Metodologico
3.1 Diagnóstico Actual de la empresa
3.1.1 Reseña Historica de la Compañia
TRANSEMPAC S.A, Inicia sus actividades en la ciudad de Guayaquil, CIUDADELA
LOS ALMENDROS SOLAR 29 MZ.O en enero 01 del año 2013, como objeto social de la
empresa es SERVICIO DE CARGA PESADA TRANSPORTE. La empresa inicia sus
actividades con un capital social de $5000 dólares americanos. Dentro de la ciudad de
Guayaquil cubre toda la zona norte y centro, tanto a grandes como a pequeñas Empresas.
Transcurrido los años y con la experiencia adquirida amplía su mercado a toda la ciudad de
Guayaquil y a las diferentes ciudades. Posteriormente TRANSEMPAC S.A se dedica al
servicio personalizado de Transporte de Carga la cual cuenta con una flota de vehículos
debidamente equipados con Radios y monitoreo. TRANSEMPAC S.A - Cuenta con personal
altamente calificado y con una gran experiencia cumpliendo así todas las actividades con un
gran nivel de profesionalismo.
Desde el año 2014 brinda un servicio altamente competitivo estableciendo una
seguridad de que la mercadería llegue a su destino con conformidad y en la fecha prevista
realizando sus servicios en unidades propias como son furgones de 5 toneladas de capacidad
y 22 metros cúbicos que poseen rastreo satelital para su mayor seguridad, la empresa también
cuenta con operadores para camiones doble ejes, simples y camiones Semitraylers de
acuerdo al peso y volumen de la mercadería a transportar.
La compañía se ha desarrollado en el servicio de transporte de carga aérea, carga
suelta y de contenedores, terrestres, nacionales y locales para diferentes ciudades o puntos de
Norte, Centro, Sur y Oriente del país, con la seguridad de tener a su representada como uno
de nuestro principales clientes.
33
3.1.2 Filosofía Empresarial
Su vocación por la seguridad para el Cargue, movilización de mercadería ha permitido el
crecimiento de nuestra empresa que consiste en:
Análisis de Riesgo de mercaderías.
Inspección de Camiones.
Proceso de Cargue.
Custodia Pasiva.
Seguimiento vía GPS ( Monitoreo Satelital)
Análisis de Riesgo de Mercaderias.
Verificamos que el producto que se Transporta cuente con el seguro de Transporte
Ecuatoriano Suiza asegurando que el producto este asegurado frente a cualquier eventualidad
que en transcurso de la entrega pueda suceder.
Contamos con Seguros de carga importación / exportación y Transporte Interno ya sea
marítima, terrestre, aérea para que realice el transporte de la mercancía, en caso de pérdida de
las mismas, con cobertura para precautelar riesgo sobre la mercadería de operación y logística
dentro del territorio nacional.
Ampara riesgos en transporte de mercaderías, desde que están bajo responsabilidad del
asegurado.
Inspección de Camiones.
Se realiza una check list de inspección de camiones para verificar el estado del vehículo
antes de que la carga del Producto sea embarcado.
La seguridad debe ser la máxima para todos los conductores, incluyendo aquellos que
conducen los camiones más grandes que pueden representar un reto especial. Los camiones
funcionan de manera diferente por lo que algunos conductores deben tener una licencia
comercial y una formación especial, la seguridad de los camiones también se extiende a la
condición del propio camión. Hay varias cosas que deberían formar parte de una inspección
regular de seguridad para los camiones para garantizar las mejores condiciones para realizar
un viaje seguro. El mantenimiento adecuado es importante para la seguridad del camión. La
34
inspección diaria debe incluir la verificación de la presión y condición de las llantas, frenos y
todos los otros fluidos, luces y direccionales y aseguramos que los espejos y parabrisas estén
limpios y ajustados apropiadamente.
Una inspección previa al viaje ayudará encontrar problemas que podrían causar un
accidente o una avería.
La inspección e informe del camión durante el viaje con ayuda del transportista sabemos
cuándo el vehículo necesita reparaciones, brindando un buen estado al camión.
Proceso de Cargue.
-Se verifica que el producto sea estibado de manera correcta de manera que el producto al
trasportarlo no se deteriore.
-Revisión de seguridades y embalajes de carga y volumen y conteo de mercadería
-Análisis y emisión de informe de aforo e inspección, con fotos durante todo el proceso.
-Seguimiento del proceso de inspección de carga.
-Envió de informe electrónico con novedades del proceso de verificación de mercaderías.
-Inspección de cargue de contenedor se realiza en la bodega de carga del proveedor con el fin
de verificar especialmente que cargadas en el contenedor sean las mismas descritas en la lista
de empaque, en la factura comercial y en el BL.
Custodia Pasiva.
La Compañía TRANSEMPAC S.A cuenta con custodia personalizada por carretera con
un control y ubicación de la mercadería en Puertos con alta seguridad para transportar la
carga a su destino. Se cuenta con personal de seguridad autorizado por las autoridades
competentes para viajar en cabinas y custodiar la carga sin ningún problema, con resguardo
Armado desde la puerta de salida desde los diferentes recintos Portuarios hasta la bodega y
ciudad que designe el cliente, con guardias totalmente armados custodiando la carga
complementado con vehículo con comunicación troncalizada, monitoreo satelital y
comunicación vía celular.
35
Seguimiento Vía GPS (Candado Satelital)
Otra forma de asegurar que el Camión llegue bien a su destino es instalarle un sello
satelital el mismo que debe romperse una vez que llegue al destino del cliente.
Tenemos un seguimiento GPS en tiempo real, las 24 horas y los 365 días del año con
mayor control de la logística en la operación, mayor control en la seguridad en el traslado de
las mercadería.
Contamos con un historial de viajes realizados por cada uno de los camiones, con
notificaciones vía SMS o email cuando los camiones se alejan de los límites geográficos,
alerta de velocidad, desactivación y activación remota del motor del camión en caso de robo.
Este seguimiento vía GPS es con el fin de controlar mejor el traslado de la mercadería,
monitorear con los conductores, e incrementar su productividad.
Contamos con protección y asistencia en todo territorio Nacional que permiten localizar el
vehículo más cercano a un destino específico para la recogida y entrega más rápidas.
3.2 Misión y Visión de la empresa Transempac S.A
3.2.1 Misión
Satisfacer las necesidades logísticas y Operacionales de nuestros clientes en el área de
comercio Exterior y Aduana. Brindado un servicio Total, personalizado y Justo a Tiempo.
Consolidar un Servicio de Transporte de Carga Terrestre en todo el territorio
Ecuatoriano, con la habilidad de Atraer Gente Capaz, donde se ejecuten aquellas Fortaleza
Particulares que Comprometan una actitud de trabajo Duro y Constante que posibiliten un
futuro promisorio con proyección internacional.
36
3.2.2 Visión
Lograr liderazgo, consolidarnos como los mejores en Operaciones y Logística de
comercio en el Ecuador con presencia Internacional, a través de un mejoramiento continuo de
la calidad de servicio y precios, que logren un firme patrón de confianza con nuestros
clientes.
Ofrecer el más eficiente y confiable servicio de transporte especializado en carga
aduanera, basado en nuestra amplia experiencia para satisfacer las necesidades de nuestro
cliente y contribuyendo con el desarrollo sostenible del país.
3.3 Estructura Oraganizacional
TRANSEMPAC S.A cuenta con 40 empleados en la actualidad, se presenta la estructura
orgánica que mantiene para la ejecución de funciones:
TRANSEMPAC S.A cuenta con un Presidente Ejecutivo, mismo que tiene a su cargo 3 áreas:
Gerencia General: Área encarga del manejo estratégico de la organización
Gerente de Operaciones: Abarca las actividades referentes a los servicios prestados por
TRANSEMPAC S.A como comercio exterior, aduanas y transporte.
Gerente Administrativa -Financiera: Departamento de apoyo encargado de la administración,
servicios generales, y gestión financiera de TRANSEMPAC S.A.
37
Figura 2 Estructura Organizacional
Elaborado por: Los Autores
3.4 Análisis de Foda
El análisis FODA es una herramienta que se utiliza para comprender la situación
actual de una empresa u organización. El objetivo de esta herramienta ayuda a determinar si
la organización está capacitada para desempeñarse en el medio.
Mientras más competitiva en comparación con los competidores esté la empresa
mayores probabilidades tiene de éxito. FODA es una sigla que significa Fortalezas,
Oportunidades, Debilidades y Amenazas.
Es el análisis de variables controlables, las debilidades y fortalezas son internas de la
organización y por lo tanto se puede actuar sobre ellas con mayor facilidad, y de variables
controlables, las oportunidades y amenazas las presenta el contexto y la mayor acción que
podemos tomar con respecto a ellas es preverlas y actuar a nuestra conveniencia.
38
El análisis ayuda a encontrar el mejor acoplamiento entre las tendencias del medio, y
permitirá a la empresa formular estrategias para aprovechar sus fortalezas, prevenir el efecto
de sus debilidades, utilizar a tiempo sus oportunidades y anticiparse al efecto de amenazas.
Con el análisis FODA se puede detectar:
Las Fortalezas de la empresa.- Los recursos y destrezas que ha adquirido la empresa,
aquello en lo que tiene una posición más consistente que la competencia.
Las Oportunidades en el entorno.- Variables que están a la vista de todos pero que, si no
son reconocidas a tiempo, significan la pérdida de una ventaja competitiva.
Las Debilidades de la empresa.- Aquellos factores en los que se encuentra en una posición
desfavorable de sus competidores.
Las Amenazas en el entorno.- Variables que ponen a prueba la supervivencia de la empresa
y que, a tiempo, pueden esquivarse o ser convertidas en oportunidades.
Fortalezas
Capacidad de captar clientes;
Atención personalizada a empresas;
Alto grado de colaboración en las actividades por parte de los empleados;
Grupo de trabajo motivado y orientado al logro de los objetivos;
Posee estabilidad financiera producto de las utilidades generadas en los años
anteriores;
La empresa se encuentra al día en todas sus obligaciones con los colaboradores y las
entidades de control gubernamental y municipal.
Debilidades
Mala distribución de recursos;
No existe designación de funciones por departamentos;
Escasos sistemas de evaluación y control de las operaciones administrativas y
financieras, lo que ocasiona limitaciones en las mismas;
No se actualiza los reglamentos en el ámbito legal;
No se realiza un seguimiento por clientes;
39
Débil imagen en el mercado.
Oportunidades
Mejora del sistema de comercialización con el uso de medios electrónicos;
Incrementar la cobertura de mercado;
Las empresas buscan que en el menor tiempo sea entregado el producto solicitado;
Alianzas estratégicas con los proveedores para la obtención de mejores descuentos
por volumen y créditos;
Obtener rentabilidad al ingresar a nuevos segmentos empresariales.
Amenazas
Alta concentración de productos sustitutos y marcas de productos que cumplen
funciones similares;
Incremento en el poder de negociación de los proveedores, presionando por mejorar
su rentabilidad con precios más altos en los productos;
40
Figura 3 Matriz Foda
41
3.5 Diseño de la Investigación
El tipo de diseño a elegir se encuentra condicionado por el enfoque seleccionado, el
problema a investigar, el contexto que rodea la investigación, los alcances del estudio a efectuar
y las hipótesis formuladas. (SAMPIERE, 2010).
El método de investigación del presente trabajo corresponde al método Inductivo que
partirá del estudio de analizar las falencias y la estructura actual administrativa de la empresa
Transempac S.A con el objeto de llegar a una eficaz implantación de manuales de administración
y organización en un Sistema de Control Interno.
3.5.1 Investigación de Campo
En el estudio sistemático de problemas en el lugar en que se producen los
acontecimientos, con el propósito de descubrir, explicar causas y efectos, entender la naturaleza e
implicaciones, establecer los factores que los motivan y permiten predecir su ocurrencia.
(MINERVA, 2010) .
3.5.2 Investigación de Proyecto Factible
Comprende la elaboración y desarrollo de una propuesta de un modelo operativo viable,
para solucionar problemas, requerimientos o necesidades de organizaciones o grupo sociales;
puede referirse a la formulación de políticas, programas, tecnologías, método o proceso. Para su
formulación y ejecución debe apoyarse en investigaciones de tipo documental, o un diseño que
incluya ambas modalidades. (MINERVA, 2010)
Este estudio es factible porque permite la elaboración de una propuesta de un modelo
operativo viable, o una solución posible, cuyo propósito es satisfacer una necesidad o solucionar
un problema, se cuenta con la aprobación de los directivos y empleados de la compañía de
transporte Transempac S.A.
42
3.6 Tipos de Investigación
La realización de este proyecto se desarrolla mediante la aplicación del método científico
que permitirá su culminación de una manera sistemática y eficiente del mismo, entre los cuales
se encuentran:
3.6.1 Investigación Descriptiva
Predomina en esta investigación, el método analítico descriptivo con rangos de
aplicaciones prácticas, lo que permitió conocer la realidad del problema planteado, en este caso
de la empresa de transporte Transempac S.A. A partir de este conocimiento se pudo elaborar una
propuesta que sirvió para mejorar la problemática investigativa seleccionada.
Se utilizó la estadística descriptiva para el análisis de los datos así como para describir los
diferentes resultados en sus respectivos análisis e interpretaciones, buscando y realizando cruce
con la información obtenida en el marco teórico.
3.6.2 Investigación Exploratoria
Se investigó las situaciones necesarias, suficientes y oportunas para la realización de la
indagación con las diferentes unidades de la misma, permitiendo incrementar nuevas diferencias
científicas y poder profundizar en un problema que tiene gran afectación socioeconómica en
condiciones concretas.
3.6.3 Investigación Bibliografica
El Dr. (PONCE, 2010) En su obra “Guía para el Diseño de Proyectos”, manifiesta que la
investigación bibliográfica es la que se sirve de la búsqueda, recopilación, valoración crítica de la
información bibliográfica como fundamentos para ponerse al tanto del estado de un tema
específico.
43
Para esta investigación se busco sustento teórico en la información actualizada extraída
de libros, revistas, manuales, internet que provee datos sobre diseño e implantación de control
interno.
3.7 Población y Muestra
Dentro de este proyecto se utilizaran términos estadísticos, entonces por lo tanto sus
definiciones se hacen imprescindibles para entender las propuestas se elaboraran en adelante.
Conceptualizar Población y Muestra es una necesidad que nace del hecho de que las
estadísticas no tienen sentido si no se consideran o se relacionan dentro del contexto con que
se trabajan.
3.7.1 Población de Estudio
Es el conjunto de individuos que tienen las características a estudiar definidas en los
objetivos del estudio, a los que se deseará generalizar los resultados obtenidos.
La selección de esta población ha de posibilitar el cumplimiento de los objetivos del estudio
y ha de permitir generalizar los resultados obtenidos.
La población de estudio son los empleados de la empresa Transempac S.A para tener una
población segura y finita.
44
3.7.2 Tamaño de la Muestra
El muestreo es importante para el investigador ya que es imposible entrevistar a todos los
miembros de una población debido problemas de tiempo, recursos y esfuerzo. Al seleccionar
una muestra lo que se hace un estudio de toda la población, pero que la misma sea lo
suficientemente representativa de ésta para que luego pueda generalizarse con seguridad de
ellas a la Población.
Una muestra representativa es aquella que puede determinar la problemática capaz de
generar los datos con los cuales se identifican las fallas dentro del proceso para estudiar los
fenómenos hallados en las muestra .El tipo de muestra a aplicarse es Probabilística
estratificada porque conocemos el número exacto de la población.
n=N Zα/2
2p(1-p)
(N-1)e2+ Zα/22p(1-p)
En donde :
n Tamaño de la muestra
N Población
Z Nivel de confianza
e Error estándar
p Porcentaje de probabilidad de acierto
Al reemplazar los datos de cada una de las variables se tiene:
45
Siglas Descripción Datos
N Población 22
Z Nivel de confianza 0.95
p Probabilidad de acierto 0.50
e Error estándar 0,05
Con los datos del apartado anterior tenemos
n=22 * (1,96)2 * 0,50 * (1-0,50)
(22-1) * 0,052 + 1,962 0,50 * (1-0,50)
n=22 * (0,9604)
(21) *0,0025 + (0,9604)
n= 21,1288
0,0525 + 0,9604
n=21,1288
1,0129
n= 21,0168 ≈ 21
3.8 Técnicas e Instrumento para la Recolección de Datos.
La información que se realizó mediante las encuesta a los miembros de los departamento
de operaciones, administrativos y financieros de la compañía de transporte Transempac S.A .Este
procedimiento es efectiva para guíar y contribuir a un conocimiento del objeto de estudio y al
análisis de necesidades específicas.
46
3.8.1 La Encuesta
Las encuesta es un instrumento de investigación descriptiva que precisan identificar las
preguntas a realizar, las personas seleccionadas en una muestra representativa de la población,
especificar las respuesta y determinar el método empleado para recoger la información que se
vaya obteniendo. (TRESPALACIOS).
Como herramienta se realizó un cuestionario estructurado como técnica de recolección de
información a las cuales los participantes respondieron las preguntas.
3.8.2 La Observación
Esta técnica utilizada obtiene aspectos de la realidad y recoge datos para que
posteriormente sean analizados sobre la base del marco teórico, esta técnica se utilizó con los
miembros de los departamentos de operaciones, administrativos y financieros como un registro
sistemático para confrontarlas a la realidad existente para presentarla a la revisión y control.
47
3.9 Análisis e Interpretación de los Resultados
Resultado de la Encuesta Aplicada a los Directivos y Empleados de la Empresa
Transempac S.A.
1.- Conoce usted lo que es Control Interno?
Tabla 4 Conocimiemto de Control Interno en la Empresa Transempac S.A
AREAS SI NO ALGO TOTAL
GERENCIA 2 1 1
OPERACIONES 2 1 3
FINANCIERO 2 1 3
ADMINISTRATIVA 4 2 6
TOTAL 10 2 3 13
PORCENTUAL 67% 13% 20% 100%
Fuente: EncuestaElaborado por: Los Autores
Figura 4 Conocimiemto de Control Interno en la Empresa Transempac S.A
67%13%
20%
1.-Conocimiemto de Control Interno en la Empresa Transempac S.A
SINOALGO
Elaborado por: Los Autores
Análisis y Conclusiones: El 67% de los encuestados tienen conocimiento de contabilidad y
administración, lo que significa que la experiencia y la práctica y el conocimiento que tienen la
aplicación de controles internos así como la implantación que se empleará será de fácil la
aplicación. La totalidad del porcentaje entre el desconocimiento y conocimiento parcial sobre
control interno no son variables que afecten al estudio.
48
2.- Cree usted que es necesario Implantar un sistema de Control Interno en la Empresa?
Tabla 5 Necesidad de Control Interno en la Empresa Transempac S.A
AREAS SI NO TALVEZ TOTAL
GERENCIA 3 1 4
OPERACIONES 2 1 3 6
FINANCIERO 5 5
ADMINISTRATIVA 6 6
TOTAL 16 2 3 21
PORCENTUAL 76% 10% 14% 100%
Fuente: EncuestaElaborado por: Los Autores
Figura 5 Necesidad de Control Interno en la Empresa Transempac S.A
76%
10%14%
2.- Cree usted que es necesario implantar un sistema de control interno en la empresa
Transempac S.A?SI NO TALVEZ
Elaborado por: Los Autores
Análisis y Conclusiones: El 76% de los encuestados creen en la necesidad de la aplicación de
implantar un sistema de control interno para la empresa con el fin de mejorar la operatividad.
49
3.-Considera Usted que Existe Defeciciencia en el Control Interno de la Empresa?
Tabla 6 Apreciación de Falta de Control Interno en la Empresa Transempac S.A
AREAS SI NO TALVEZ TOTAL
GERENCIA 1 1
OPERACIONES 1 1
FINANCIERO 10 1 1 12
ADMINISTRATIVA 2 1 3
TOTAL 14 2 1 17
PORCENTUAL 82% 12% 6% 100%
Fuente: EncuestaElaborado por: Los Autores
Figura 6 Apreciación de Falta de Control Interno en la Empresa Transempac S.A
82%
12%
6%
3.-Considera Usted que Existe Defeciciencia en el Control Interno de la Empresa?
SINOTALVEZ
Elaborado por: Los Autores
Análisis y Conclusiones: El 82% del personal de la empresa ha observado deficiencias en su
operatividad en general, sin mencionar un área específica o un proceso determinado.
50
4.- Con que Frecuencia cree usted que se debe realizar los Controles dentro de la
Empresa?
Tabla 7 Frecuencia de Aplicación de Controles.
ÁREAS DIARIO SEM QUINC MENS ANUAL TOTAL
GERENCIA 1 1
OPERACIONES 3 2 2 2 3 12
FINANCIERO 1 1
ADMINISTRATIVA
1 1 1 3
TOTAL 4 2 3 5 3 17
PORCENTUAL 23% 12% 18% 29% 18% 100%
Fuente: EncuestaElaborado por: Los Autores
Figura 7 Frecuencia de Aplicación de Controles.
24%
12%
18%
29%
18%
4.- CON QUE FRECUENCIA CREE USTED QUE SE DEBE REALIZAR LOS CONTROLES DENTRO DE LA EMPRESA?
DIARIOSEMANALQUINCENAMENSUALANUAL
Elaborado por: Los Autores
Análisis y Conclusiones: La mayoría del personal encuestado coincide en que los controles
deben ser mensuales con un 29%. Diarios un 23%, semanales 12%, quincenales y anuales con un
18%.
51
5.- Considera usted que la Implantación de Controles Contables Generaría Confianza
Economicamente para la empresa?
Tabla 8 Confianza Economica para la Implantación de Controles
AREAS SI NO TALVEZ TOTAL
GERENCIA 1 1
OPERACIONES 1 2 3
FINANCIERO 9 1 10
ADMINISTRATIVA 2 1 3
TOTAL 13 1 3 17
PORCENTUAL 76% 6% 18% 100%
Fuente: EncuestaElaborado por: Los Autores
Figura 8 Confianza Economica para la Implantación de Controles
76%
6%18%
5.-Considera usted que la Implantación de Controles Contables Generaría Confianza Economicamente para
la empresa?
SINOTALVEZ
Elaborado por: Los Autores
Análisis y Conclusiones: El 76%, coincide en que los Controles Contables si generaría
confianza económicamente para la empresa, el 18% opina que tal vez podría ser y un 6% que no.
52
6.- Cree Usted que es importante el Control Interno en la Empresa Transempac S.A?
Tabla 9 Impotación del Control Interno en la Empresa.
AREAS SI NO TALVEZ TOTAL
GERENCIA 4 4
OPERACIONES 3 4 7
FINANCIERO 6 6
ADMINISTRATIVA 5 5
TOTAL 18 4 22
PORCENTUAL
Fuente: EncuestaElaborado por: Los Autores
Figura 9 Importancia del Control Interno en la empresa
82%
18%
6.- Cree Usted que es importante el Control Interno en la Empresa Transempac S.A
SINOTALVEZ
Elaborado por: Los Autores
Análisis Global de los Resultados
Los datos obtenidos en esta investigación en forma general son el reflejo de la necesidad que
requiere la empresa TRANSEMPAC S.A en la implantación de cun control interno contable que
53
le permita asegurar y salvaguardar sus activos asi como el cumplimiento eficaz de sus
operaciones a través de proceso identificados y claramente definidos.
54
Capitulo 4
4 La Propuesta
4.1 Título de la Propuesta
Diseñar un Manual de Control Interno en la empresa Transempac S.A, basado al modelo
COSO, tiene como propósito fundamental servir de guía para el desarrollo adecuado para las
actividades que cotidianamente se realizan en los departamento, ya que no cuentan con una
herramienta adecuada para tener un control óptimo de las actividades que se realizan.
4.1.1 Fundamentación de la Propuesta
La empresa Transempac S.A no cuenta con manuales de control interno, se realizan las
actividades diariamente empíricamente sin ningún control y están expuestas a una
probabilidad de riesgo superior.
Es importante que la gerencia de la empresa Transempac S.A, brinde los lineamientos
adecuados para cada una de las áreas que la conforman, logrando que la realización de las
actividades asignadas sea realizada dentro de un ambiente de control adecuadamente
establecido.
De manera adicional la gerencia debe ser la encargada de realizar los correctivos
necesarios cuando la empresa lo requiera, realizando las evaluaciones tanto al personal como
a su gestión, brindándole la información necesaria a los colaboradores sobre cada una de las
actividades a realizar así como en el ambiente de trabajo en la cual se desempeñaran.
Por lo tanto la propuesta de una implantación de un manual de control interno basado al
modelo COSO 1 , tiene como punto de partida la gerencia asignar un equipo de control de la
áreas en general ya que estas áreas deben de tener un nivel alto de confianza para poder
controlar de una manera adecuada.
55
La propuesta para la Empresa Transempac S.A abarca a las áreas de gerencia general,
operaciones, financieros, administración dicha propuesta se implantaran controles internos y
de esta manera se proporcionara una seguridad razonable a los procesos, actividades y
brindar una visión moderna de su estructura y desempeño.
4.2 Justificación de la Propuesta
La propuesta del Proyecto se enfoca en reducir las deficiencias operativas de la empresa
para así lograr resultados eficiente en el control interno de la empresa Transempac S.A, a
través de un diseño de sistema de control interno que permitirá lograr a la empresa un
desarrollo de gestión empresarial exitosa, estableciendo un alto grado de confiabilidad sobre
las operaciones, procedimientos y registros contables que se implantaran en los manuales de
controles, la función Directiva permitirán estar bien definidas los cuales guiaran las
actividades y operaciones en forma apropiada y uniforme fortaleciendo el crecimiento y
avance de la organización .
4.3 Objetivo General de la Propuesta
El objetivo primordial del proyecto es realizar un modelo y determinar directrices bien
definidas a través de los diferentes manuales de organización en el control interno contable y
administrativo con el objeto de guiar las actividades y operaciones de modo adecuado y
uniforme potenciando un eficiente de control interno para TRANSEMPAC S.A.
4.4 Objetivos Especificos de la Propuesta
1.- Diseño y Estructuración del organigrama y niveles de la jerarquía de la empresa a través
de políticas, reglamentos y normas que permitan gestionar los riesgos y lograr mayor
eficiencia y eficacia en todas sus funciones.
2.- Determinar las áreas estructurales de la empresa y la fluencia de la comunicación y la
informacion entre ellas.
56
3.- Desarrollar la implantación de controles internos en la empresa, creando un equipo de control de monitoreo el cumplimiento del mismo.
4.- Realizar la estructura de los diagrama de flujos dentro de los procesos de la información y productivos.
6.- Evaluación y Ajustes de todas las operaciones atravez del control interno.
4.5 Hipótesis de la Propuesta
Si se lograría implantar los manuales de funciones, procedimientos, reglamentos atravez
del control interno le proporcionaría a TRANSEMPAC S.A un incremento en el manejo de
los procesos y su operatividad dentro de los servicios de Transporte que ofrece obteniendo
mejores utilidades, mayor rentabilidad aumento en el rendimiento y calidad del servicio.
4.6 Etapas de Desarrollo de la Propuesta
Figura 10 Etapas de desarrollo de propuesta
Elaborado por : Los Autores
1.- Diseño o Estudio de un Sistema de Control Interno Contable
2.- Implantación por aréas
3.- Evaluación y Ajustes
57
Etapa I
4.6.1 Diseño o Estudio
Al diseñar una Guía de Control interno desde adentro de la organización, este se vuelve
parte integrada en los procesos de planificación, ejecución y seguimiento de la gerencia. Los
empleados y hasta la alta gerencia es lo que realiza el control interno, éste logra por los
individuos dentro de la organización, con los que ellos hacen y dicen, consecuentemente el
control interno es ejecutado por la gente, los empleados de la empresa deben conocer su rol , sus
responsabilidades, y los límites de autoridad. La gerencia debe implantar actividades de control,
realizar su seguimiento y evaluar, la implantación de esas actividades requiere de mucha
iniciativa de la gerencia y comunicación intensiva entre la gerencia y el personal.
Figura 11 Ambiente de Control
Elaborado por: Los Autores
Integridad y valores Éticos.
Filosofía y estilo de operación de la administración.
Estructura organizaciónal
Compromiso para la competencia
Comité o equipo de Auditoria
EVALUACION DEL COMPONENTE
AMBIENTE DE CONTROL
58
1.- Integridad y valores Éticos.- Este factor trata sobre la concientización del personal del
departamento de contabilidad y demás personal involucrado en actividades contable de su
compromiso personal y la calidad del trabajo
Objetivo
Lograr que los empleados sean eficientes, productivos y competitivos.
a) El personal involucrado en actividades contables deben de aportar con un programa o código de conducta, valores morales y éticos.
b) Se tiene que transmitirle a los empleados actitudes positivas y poactivas.
c) Tiene que hacerse conciencia al personal la discriminacion y manipulación en cualquiera
de sus formas de expresión.
d) Se le debe inculcar al personal a trabajar en equipo siempre, disfrutando de aportar el
valor agregado en el trabajo, sirviendo a los demas para lograr las metas de la empresa.
2.- Compromiso por la competencia.- Factor que comprende la evaluación, Capacitación y
Rotación personal por la empresa.
Objetivo:
Que los empleados poseen un nivel de competencia, que permita comprender la importancia
del desarrollo y mantenimiento de controles.
a) El personal debe contar con un nivel de competencia profesional requerido por la
empresa de TRANSEMPAC S.A
b) Debe definirse adecuadamente el conocimiento de las actividades de la empresa
TRANSEMPAC S.A
c) Se tiene que analizar detenidamente las tareas que realiza cada empleado.
d) Los registros de los empleados se tienen que actualizar periódicamente.
e) Los registros de los empleados deben mostrar las habilidades y conocimientos
adquiridos dentro de la empresa.
f) Deben analizarse las tareas asignadas al personal de las actividades contables.
g) Debe de dárseles seguimientos a las evaluaciones que se realizan al personal.
59
3.- Comité de cumplimiento del control interno contable.
Este factor comprende un consejo o equipo de control que vigilan y dan atención al sistema de
control interno.
Un eficiente equipo de control deberá estar integrado de la siguiente manera:
Presidente del Comité: Director Presidente
Vicepresidente del Comité: Gerente General
Primer Vocal: Gerente Financiero
Segundo Vocal: Gerente Administrativo
Tercer Vocal: Gerente de Operaciones
Comité de Cumplimiento de Control Interno:
Establecer la Misión y Visión de la entidad.
Supervisa y Revisa y aprueba los objetivos generales que se deben cumplir.
Delega especificamente la responsabilidad y autoridad.
Evaluación de la consistencia los presupuestos operacionales.
Autoriza y aprueba las estratégicas, los planes de operación y las políticas de la
administarción para el logro de los objetivos.
Asumir la responsabilidad del sistema de control interno contable.
Vigilar y dar los seguimientos a los sistemas de control interno contable.
Aportar planes para el mejoramiento continuo.
60
4.- Filosofía y estilo de operaciones de la entidad.
Este factor es cuya finalidad es de hacer del conocimiento del personal la naturaleza y las
actividades de la empresa.
Objetivo:
Transmitir a todo el personal, su compromiso y autocontrol con respecto a los controles internos
y valores éticos.
a) Los objetivos establecido por la administración para las operaciones de la empresa de
transporte, deben de estar acorde a la realidad de la empresa.
b) Se tiene que establecer una interacción entre el deparatmento administartivo contable y
personal de actividades derivadas.
c) La función de la contabilidad debe de ser percibida como un elemento importante del
sistema global de control dentro de la empresa.
d) La función de contabilidad debe de estar centralizada.
e) Establecer información financiera oportuna, confiable y suficiente como herramienta útil
para la administración y control.
5.- Estructura organizativa.
Este factor propone establecer un organigrama de las áreas funcionales de la empresa de
Transporte .
Objetivos:
a) A cada empleado tiene que tener bien definida la delimitación de su responsabilidad.
b) Los empleados a quienes se le ha delegado autoridad, estan obligados a operar según lo
encargado.
c) Los empleados deben reportar a diario sus actividades realizadas durante el día .
d) Debe proporcionárseles el respectivo manual de funciones a cada uno de los empleados.
e) La estructura Organizativa debe facilitar el flujo de información.
61
f) La actividades deben ser planeadas y controladas de manera que se desarrollen para el
cumplimiento de los objetivos y cumplir con las leyes y regulaciones aplicables a la
empresa.
g) Se deben establecer políticas y procedimientos para el manejo del personal, que den
como consecuencia personal competente y digno de confianza, para un sistema efectivo
de control interno.
Propuesta para el desempeño Personal
1. Establecimiento de procedimientos para la fijación de revisiones, con la periodicidad que
la gerencia estime oportuno, sobre aspecto de orden interno como los sueldos y salarios,
las vacaciones, ascenso y promociones, fechas y formas de pago , viáticos e incentivos.
2. Contratar personal capacitado con sueldos llamativos para que de esta manera se
desempeñen eficientemente en sus funciones.
3. Cumplimiento del Código de Trabajo.
4. Elaborar políticas claras en relación a la contratación del personal, la fijación de los
salarios.
5. Se deben tener expediente del personal los cuales tienen que tener un caracter de estricta
confidencialidad, debiendo contener para cada trabajador para cada trabajador de la
empresa tanto datos de caracter general.
Etapa II
4.6.2 Implantación por Aréas
Se implantara un equipo de control que se encargara de velar y se cumpla todas las
normas con el fin de cumplir los objetivos con eficiencia y eficacia de esta manera aportaría a la
cultura de la imagen de la empresa.
Este equipo de control va a responder a los intereses de la alta Dirección pues así fue
creado para aportar y así reflejar la realidad de lo que se está ocurriendo en la Empresa en un
periodo de tiempo determinado, reflejara la función y cumplimiento que de detecten a través de
62
la aplicación de la Guía de Control Interno que proponemos con vista a corrección oportuna y la
erradicación de la deficiencia y incumplimiento a través de las decisiones tomada de la alta
Dirección en respuesta a la búsqueda de mayores resultados en la producción en las finanzas y en
la contabilidad y en todo el funcionamiento de una forma eficaz y eficiente de la entidad.
Estos controles se proponen que se realicen una vez al mes por el equipo de designado
para total efecto por las distintas áreas que se seleccione de acuerdo a un plan que se establezca
por la misma de esta manera o de esta forma se pretenda que todos los trabajadores creen
conciencia y un sentido de pertenencia en el cumplimiento en la tareas y respuesta designadas
para cada puesto de trabajo logrando así que cada trabajador al tomar conciencia de su
responsabilidad llegando aplicarse autocontroles para detectar cualquier admisión deficiencias o
error cometido en algún procesamiento de la información y en su corrección oportuna antes que
se personen a realizar el control interno el equipo designado para ellos.
Etapa III
4.6.3 Evaluación y Ajustes
Establecer resultados mediante el cumplimiento de los objetivos y se determina el grado de la
empresa, el modelo COSO propone una categorización de objetivos que pretende unificar los
puntos de vista al respecto. Tales categorías son las siguientes:
a) Eficiencia y Eficacia de las operaciones: son aquellos relacionados con la efectividad y
eficiencia de las operaciones de la organización. Este objetivo está relacionado con los
controles que la administración debe adoptar, para la protección de sus operaciones.
b) Confiabilidad en los Estados Financieros: este objetivo tiene relación con las políticas,
métodos y procedimientos dispuestos por la administración para asegurar que la
información financiera elaborada por la entidad es válida y confiable, al igual que revela
la razonabilidad de los informes.
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c) Cumplimiento de Leyes y Regulaciones: Esta dirigido a la adherencia a leyes y
reglamentos estatales así como también, a las políticas emitida por la gerencia.
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MANUAL DE CONTROL
INTERNO
CONTABLE
Manual de Procedimientos de control Interno
Área ContableFacturación
Descripcción del Proceso: Aqui se detallara las etapas de registro y la información de las transacciones y de las operaciones contables
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Objetivos de Procedimientos: Mejorar el proceso contable estableciendo normas y procedimietos adecuados dentro del área de contabilidad, identificando los procesos más ágiles y confiables que permitan el registro oportuno de la información contable.
Normas de Procedimientos:
3 Verificar que todas las documentaciones esten completa y cumplan con los requisitos de validez.
4 Identificar y registrar todas las transacciones y examinando la veracidad de los documentos y soportes.
5 Todo documentos debera estar firmado por el responsable y aprobado por la persona que le corresponda.
Facturación:La facturación de servicios de transporte se realiza luego que la mercaderia llegue a su destino o despacho al cliente y aprobación y verificaciòn de valores y estará cargo previo del contador general.Los requisitos para la realizar una factura son:
Nombre de la empresa de quien se factura Dirección Número de Rúc Fecha de emisión de la factura Código cantidad y descripción, valor unitario y valor total I.V.A Número Consecutivo de facturación
Autorizado Aprobado Revisado
Área Contable
Cuentas por cobrar
Descripcción del Proceso: Se debera ingresar los datos de los cobros diarios en el sistema, descargar el estado de cuenta el pago de la factura y se debe reflejar si el pago es en efectivo o en cheque.
Objetivos de Procedimientos: Su objetivo primordial es registrar todas las operaciones
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originadas por adeudos del clientes, o de funcionarios o empleados de la compañía.
Manual de Procedimientos:
La factura es tramitada como cuenta por cobrar debera contabilizar los ingresos procedentes de la prestación de servicios.
La factura que se expidan a cargo de clientes y el duplicado como documentos contabilizado a las cuentas por cobrar ,ambos ejemplares tendran el mismo trámite con la variante de registro de costo y ventas.
Cobros:
1. Catera Vencida
La revision de la cartera se realizará una vez al mes.
2. Cierre de mes
El cierre de mes se realizará el ultimo día de cada mes, luego de esto todas las facturas que se emiten tendrían fecha de emsión del siguiente mes.
Autorizado Aprobado Revisado
Área Contable
Cuentas por Pagar
Descripcción del Proceso:. Estos pagos se realizará de acuerdo al flujo de efectivo presupuestado o de acuerdo a las necesidades de cada área, estas compras tienen su porpia política.
Los documentos de pagos deben reflejar con exactitud la transacción
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Las solicitudes deben ser autenticas y apropiadas Los adelantos y pagos anticipados a proveedores, requieren la aprobación previa
de la Gerencia General.
Objetivos de Procedimientos: Comprobar que los saldos de los proveedores sean razonables y que el importe de las compras sea acorde con las necesidades de la empresa y verificar que los saldos de la cuentas por pagar representan deudas reales de la empresa.
Manual de Procedimientos:
Recibir documentación: Factura , Nota de Venta, Orden de compras, y revisar la documentación recibidad y lo archiva en la carpetas cuentas por pagar en alfabetico.
Realizar un detalle de pagos de los proveedores enviando a la gerencia una vez autorizada por la gerencia;
Proceder con el proceso de emisión de cheque y con su respectivo comprobante de egreso con la copia de cheque y retencion.
Autorizado Aprobado Revisado
Área Financiero
Activos Fijos
Descripcción del Proceso:. La responsabilidad respecto sobre el control sobre la adquisición, exitencia, ubicación y estado general de los muebles y inmuebles corresponde a la Dirección Adminitrativa y Financiero.
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Objetivos de Procedimientos: Controlar todas las compras ventas y baja de Activos Fijos así como la custodia y registro razonable de acuerdo alos tipos de activos existente.
Manual de Procedimientos:
Alcance y Dispocisiones
6 La Gerencia General aprobará la compra, ventas de los Activos Fijos de la compañía, asi como la adquisición de inmuebles.
7 Se debera tomar en cuenta la vida útil del bien basado en el periodo normal establecido por la ley.
Responsables
Los responsables del registro de la compra, depreciación, o bajas de la ventas, serán los encargados del departamento de contabilidad o administarción.
La compras de los Activos deberan tener su respectiva factura de compra, bedidamente autorizada por la gerencia general.
Registro
Una vez adquirido los activos fijos estos deben ser claramente identificados, mediante una etiqueta o numero secuencial para facilitar su localización y ejercer un eficiente control.
Se mantendra un archivo de las facturas originales que respaldan la adquisión de activos fijos en las que se hara referencia al código de identificación correspondiente para el pago dentro del proceso de cuentas por pagar, se utilizara copias con su sellos respectivos indicando que el original de la factura se encuentra en el archivo de activos fijos. Las cuentas de los Activos Fijos en el mayor general deben ser conciliadas mensualmente con el Modulo Activos Fijos, el cual muestra un detalle completo de los activos, esta funcion estara a cargo al Contador General.
Autorizado Aprobado Revisado
Area Administrativo
Nómina
Descripcción del Proceso:. Se debera elaborar una hojas de Asistencia y deberan estar firmadas por el empleado, y luego ser revisada, aprobadas y firmadas por un supervisor cuando sea aplicable.
Objetivos de Procedimientos: Este procedimiento tiene como objeto establecer las
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políticas o condiciones, actividades, responabilidades y controles para lograr una equitativa y adecuada compesación de la empresa Transempac.
Manual de Procedimientos:
Selección de Personal
Para la contratación del personal previamente se realizara una selección de personal, para lo cual se estudiara las solicitudes de empleo, se realizara una entervista preliminar al igual que si es necesario se requirirá una prueba de conocimiento de acuerdo al presupuesto requerido, un informe: otra entrevista con el Jefe inmediato y se procedera a la selección definitiva.
Acta de Finiquito
Es el documento por medio del cual el trabajador acepta la liquidación de sus haberes pendientes de pago.
En este documento se debe detallar los conceptos de la liquidación y no hacer constar una suma global. Así se determinarán los valores de:
Remuneraciones pendientes de pago al trabajador Parte proporcional de la remuneracion adicionales: Pago por vacaciones no gozadas, si fuere el caso Otros valores adeudados al trabajador por cualquier otro concepto; Descuento y deducciones ( Aporte al IESS, Impuesto a la Renta etc.)
Instituto Ecuatoriano De Seguridad Social
Aviso de Entrada
Cuando un trabajador ingresa a prestar su servicio a la compañía el empleador deberá dar el respectivo aviso de entrada, al IESS, para lo cual el trabajador debera presentarnos las siguiente documentación cual fuera el caso: copia de cédula de identidad y una foto tamaño carnet.
Dichos documento serán presentados inmediatamente, ya que esto depende que se puede llenar debidamente dichos avisos y enviarlos.
Este aviso deberá ser enviado en plazo máximo de cinco días a partir del ingreso del trabajador a prestar su servicios, pero la incripcción abarcará desde el primir día de labor.
Cabe indicar que el carnet de afiliación de trabajador debidamente llenado y firmado por el empleador.
Luego de regresar este aviso sellado por IESS se archivará en la carpeta personal del trabajador.
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Aviso de Salida
Del mismo modo el Empleador dára aviso al IESS la fecha en que el trabajador se separa de la compañía, y dejare d prestar su servicios bajo su dependencia, dichos avisos se llenan en original y copia.
Este aviso deberá ser enviado en el plazo máximo de quince a contarse desde el día que el trabajador dejare de prestar su servicios.
Luego de regresar este aviso sellado por dicha institución se archivara en la carpeta del trabajador.
Planillas de Aporte
Para el pago de aporte, tanto personales como patronales, el empleador, su representante o los funcionarios que tuvieran a su cargo el pago de remuneraciones a los trabajadores, llenaran y enviaran al IESS, la respectiva planilla prevista para el efecto. Se utilizara por cada mes de aportación y se presentará por duplicado.
Para todos los casos en que el empleado o trabajador hubiera laborado el mes completo, se hará constar como treinta dia remunerados, inclusive febrero y los meses de 31 días, de igual manera se hará para el personal que salga de vacaciones.
Plazo
El envio de planillas y aportes y el deposito de los valores correspondiente se podrán efectuar dentro de los 15 días siguiente, al mes que correspondan los aportes sin que cause intereses ni multas.
Si el ultimo día de plazo fuera sábado, domingo o día de descanso obligatorio aquel se extendera al siguiente día hábil.
Planillas De Fondo De Reserva
Es obligación de los trabajadores depositar en el Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social los valores correspondiente al Fondo de Reserva de sus trabajadores afiliados al IESS.
Estos valores se depositarán con las presentación de las correspondientes planillas. En esta planillas se hára constar la nómina anuales con la indicación de los valores que se entregan.
Otras Obligaciones con el Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social
El asistente de contabilidad deberá proporcionar todos los documentos necesarios, llenos y verificado, para que el personal de la compañía pueda hacer uso de las múltiples prestaciones sociales que presta el IESS.
Entre las múltiples prestaciones que necesitan documentacion llenada por la compañía:
Aviso de enfermedad
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Aviso de maternidad Avisos de accidente de trabajo Solicitudes de Préstamo Quirografario Solicitudes de Fondo de Censatía Solicitudes de Jubilación Certificado Patronal etc.
Todos estos documento deberán ser llenados a las disposiciones legales vigenetes en el IESS.
Autorizado Aprobado Revisado
Área Contable
Obligaciones Laborales y Patronales
Roles de Pago
Sueldo o Salario Unificado
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Actualmente la remuneración incluye ( comisiones, bonos de responsabilidad, décimo tercer sueldo, decimo cuarto componente salarial.
Vacaciones
Todo trabajador que aya completado un año de servicio, tendra derecho a vacaciones remuneradas, por un periodo interrupido de 15 días.
Si el trabajador ha laborado por mas de 5 años en la empresa, a partir del sexto tendra derecho a un dia adicional de vacaciones, por cada año excedente hasta llegar un total de máximo de 30 días.
Sobresueldos
Décimo tercer Sueldo
Los empleadores tienen la obligación de pagar a sus empleados el décimo tercer sueldo hasta el 15 de diciembre de cada año.
El monto de esta remuneración se calculara tomando la doceava parte del total de la remuneración percibidas, por el trabajador, durante el período comprendido
entre el primero de diciembre del año anterior y el 30 de novimebre del año en curso.
Si un trabajador no hubiere laborado el año completo, se tomara la doceava parte de lo percibido durante el tiempo que hubiere laborado para ese empleador.
Décima Cuarta Remuneración
Esta remuneración será pagada a los trabajadores hasta el 15 de marzo de cada año. El monto de esta bonificación será equivalente a un salario mínimo vital , (USD $366.00).
El trabajador que no hubiere laborado el año completo tan solo recibirá la parte proporcional correspondiente al tiempo trabajado con el mismo empleador.
Utilidades
Los trabajadores tienen derecho a participar en las utilidades anuales de la compañía.
El empleador esta obligado ha reconocer y repartir a sus trabajadores el 15% de las utilidades obtenidas en la empresa del año anterior.
Forma de calculo.- Para determinar las utilidades anuales de la compañía y en base a ello establecer la participación de los trabajadores, se tomara la utilidad del ejercicio establecido del estado de resultados de la empresa.
Forma de Distribución: Para distribuir el 15% de utilidades que corresponde a los trabajadores hay que diferenciar entre el 10% al que tienen derecho a todos los trabajadores individualmente considerados, el 5% restante que se reparte en proporciónde la cargas familiares de cada uno de ellos. La distribución se realizará de la siguiente
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manera :
El 10% se distribuirá en partes iguales entre los trabajadores de la Empresa, en consideración al tiempo laborado por cada uno de ello en año, sin tomar en cuenta el total de las remuneraciones recibidas durante el año correspondiente al reparto.
El 5% restante se repartirá en proporción a las cargas familiares, ( esposa, hijos menores de 18 años) y tiempo de servicio de cada trabajador.
Autorizado Aprobado Revisado
Área Operaciones
Descripcción del Proceso:. Planificar, dirigir y coordinar las actividades de prestación de servicio de carga .El objetivo es Gestionar los recursos disponibles, determinando los procedimientos y los niveles de calidad para garantizar un servicio competitivo.
Objetivos de Procedimientos: Dar seguridad al cliente como a la compañía desde el
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momento en que la mercaderia llega. Es responsabilidad del Jefe de Operaciones cumplir con todas las funciones y objetivos para de la compañía por la efectiva y eficiente prestación de los servicios y operaciones.
Manual de Procedimientos:
Procesos
8 Confirmar el calendario de producción y embarque, y luego elaborar el calendario definitivo de embarque y llegada al puerto.
9 Revisar la dimensión de la carga a transportar10 Registrar el ingreso de camion al Puerto11 Entergar Guía de remisión a cada unidad12 Llenar pase de puerta con datos del camión13 Verificar que el chofer entrego la carga a la bodega del cliente14 Entregar las Guia de Remisión con el recibido del cliente a la asistente contable
para proceder con la factura.15 Entergar dinero para viáticos al chofer
Autorizado Aprobado Revisado
Políticas para Fondo de Caja Chica
Objetivos de Procedimientos: Establecer Normas que regulen el manejo del Fondo destinado a Caja Chica.
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Manual de Procedimientos:
Caja chica
Caja chica representa el fondo en efectivo que tenemos para pagos menores de USD 100.00. Será un fondo fijo con reposición determinada por el nivel de actividad no mayor a tres reposiciones mensuales.
Reposición de Caja Chica
Como es un fondo fijo, el unico ingreso a esta caja se hara mediante reposición de caja chica y se debe hacer un comprobante de reposicion e caja chica y adjuntar los respectivos soportes.
Egreso de caja chica
Los egresos referidos fondo se actualizan por medio de un vale de caja chica, aprobado por el Contador General de la empresa.
Todos los comprobantes de Caja Chica al momento de la reposición deben estar debidamente respaldados con sus justificativos y cancelados con un sello que diga pagado de Caja Chica.
En todo caso, es responsabilidad de la persona encargada del manejo de estos fondos, el correcto uso.
La Delegación podrá darse mediante comunicación escrita al responsable de la custodia del Fondo de Caja Chica.
Se prohibe utilizar los Fondos de Caja Chica para anticipos de Sueldos, anticipos de gastos a empleados y funcionarios de la compañía.
Procedimiento
Los procedimientos que se utilizan para el normal desenvolvimiento de esta área son:
Egreso de Caja Chica Reposición de Fondo de Caja Chica Arqueo de Caja Chica
Contabilización
Al momento de la reposición, de acuerdo con el Plan de cuentas vigente se debitará a las cuentas respectivas de gastos con créditos a la cuenta Bancaria respectiva .
Por otra parte, en cada vale individual se debera codificar a la cuenta que deben cargarse en relación con el pago.
Responsabilidad
Se deberá designar a la persona de Tesorería que se haga responsable del Fondo de Caja
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Chica.
Es responsabilidad de la Administración, periodicamente, verificar el saldo de efectivo en poder de la persona asignada a la custodia de dichos fondo. ( Arqueo Sorpresivos).
Seguridades
El fondo de Caja Chica será mantenido en alguna caja se Seguridad que exista y bajo llaves.
Reposición de Caja Chica
Toda reposición de fondo de caja chica, deberá efectuarse mediante un comprobante de egreso, respaldado por un comprobante de reposición de caja chica, el cual aparece en orden númerico Todos los valores de caja chica debidamente aprobados.
Aplicable
Esto es aplicable para el responsable del manejo del Fondo de la Caja Chica.
Funcionamiento
El comprobante de Reposición de Caja Chica debe ser elaborado por la persona encagada del fondo, luego entregado para su revisión y aprobación por el Contador General.
Contabilización y Verificación
El Contador General verificará consistencia del comprobante de Caja Chica y sus respectivos justificativos antes de la elaboración del cheque, y luego se elaborará el cheque y se propcedera a pago.
Autorizado Aprobado Revisado
Políticas de pagos y entregas de cheques.
Descripcción del Proceso:. Entre los múltiples pago que tiene la compañía se integrará los
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siguientes, para el mejor manera del disponible y controles de presupuesto.
Pagos a Proveedores Pagos de nómina Pago de Viáticos Pago de otras cuentas por pagar
Objetivos de Procedimientos: Cumplir con todo el plazo de los pagos pactados, a través de un presupuesto y un flujo de dinero, para cubrir todas las compras, costos y gastos incurridos en periodos determinados.
Manual de Procedimientos:
Pago a Proveedores
La política de la Compañía es Pagar todos los días Viernes de acuerdo a la disponibilidad de fondos, y a los acuerdos pactados con los distintos proveedores que generalmente son de 15 a 30 días plazo.
La verificación de toda la documentación de soporte, cumpla con los requisitos indispensables y con las debidas aprobaciones y montos autorizados estipulados en la compañía en la política de compras. En este grupo se encuentran los siguiente rubros:
Pago por Compra de Activos Fijos Pago por compras de respuesto o materiales Pago de servicios básicos Pago por servicios generales Pago por servicios de mantenimiento Pago por gastos de viaje Pago por gastos de Honorarios y suscripcciones Pago por compra de gastos generales
Pago de Nómina
Se pagara de acuerdo a lo estipulado en la política de nómina y leyes vigentes.
Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social
El pago a los aportes al Seguro Social se realiza el día 15 del mes siguiente, emitiendo un cheque certificado a nombre del Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social.
El pago de Fondos de Reserva se lo realizará hasta el 30 de Septiembre de cada año, de igual manera con un cheque certificado a nombre del Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social.
Pago a Servicios de Rentas Interna
Se pagará las obligaciones correspondiente al Impuesto al Valor agregado y Retenciones en la Fuente de acuerdo al noveno dígito del RUC.
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El impuesto a la Renta del año anterior se pagará de acuerdo al calendario vigente determinado por Servicios de Renta Internas, y estos pagos se lo realizan mediante débito bancario.
Pagos de Viáticos
Los pagos de los Viáticos se realizan mediante cheque a nombre del beneficiario o transportista, un dia antes del viaje de la persona con el debido soporte de la autorización de viáticos .
Pagos a Otras Cuentas por Pagar
La Formas y fechas de pagos de estas obligaciones serán de exclusiva autorización de la Gerencia General, Gerencia Administartiva Financiera, o de acuerdo al tiempo y forma pactada con terceros.
Documentación de respaldo para todos los desembolsos a efectuar
Documentos de Respaldo
Cheque
Comprobante de Egreso
Comprobante de Retención
Documentos de Respaldo
Los documentos de Respaldo deberán cumplir con dos normas reglamentarias.
1.- Normas Externas (Reglamentos Legales)
2.-Normas Internas ( Firma de Autorización)
Los documentos de respaldo tienen que ser: Facturas, Notas de Ventas, contratos, recibo de caja, solicitud de cheque.
Cheque
El cheque debe cumplir con las normas de seguridad de la compañía.
1.- Girar a nombre del beneficiario
2.- Llenar la ficha debidamente completa
3.- Firma y sello de autorización
Comprobante de Egreso
Los comprobantes de egreso deben ser emitido del sistema computarizado de contabilidad. Todos los comprobantes de egreso deben tener los siguientes requisitos:
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Numeracion secuencial Fecha de pago o elaboración Nombre de beneficiario Concepto de pago Valor del cheque cantidad en numeros Cuentas contables Nombre de la persona que lo elabora Firma autorizada Firma de responsabilidad Firma y sello de cancelación del beneficiario
Todo comprbante de egreso tendra su documento de respaldo.
Autorizado Aprobado Revisado
Políticas de Compras y Gastos
Descripcción del Proceso: Controlar todas las compras asi el registro razonable de
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acuerdo a los tipos de compras realizadas. Se entiende como control de compras aquellas condiciones que cumplan de manera optima: calidad, cantidad, precio, condiciones de pago oportunidad, coneniencia y racionalidad.
Manual de Procedimientos:
Para que se realice una compra debe tener una autorización expresa por parte de uan de las gerencias respectivas. Entre las diferentes compras señalaremos los siguientes grupos importantes:
Compras de activos fijos Gastos generales Compras de materiales e insumos e insumos de inventarios locales e importados Gastos de importaciones de ordenes en proceso
Compras de Activos Fijos
Estas compras seran autorizadas por la gerencia general según estipula en los manuales de procedimiento y política.
Gastos Generales
Los unicos autorizados para la aprobacion de gastos son las gerencias.
Compra de Materiales Insumos
Locales – con preforma.
Como consecuencia del examen del inventario y de la verificación física de la no existencia del material salicitado, se reclutas las ofertas, del banco de datos que se mantienen de todos los proveedores de escogen por lo menos tres de ellos a los que se le pide la cotizacion de estas productos.
Autorizado Aprobado Revisado
Políticas de Cobro
Normas
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Todos los cobros deben de ser efectuados mediante la utilización del recibo de cobro entregado por el analista de cobranzas de acuerdo a las clausulas pactadas en los contratos de servicios.
El cobro sera máximo de 30 dias. Ningun empleado esta autorizado para conceder a un cliente plazos de cancelación
diferentes a los establecidos por la compañía y claramente especificados en las facturas. Toda accion contraria a esta norma sera considerada com incumplimiento al control interno de la compañía.
Ningun empleado esta autorizado a conceder descuentos que no sean autorizados por la gerencia.
Los cheques recibidos por pago de facturas o contratos deben ser cruzados a nombre de la empresa, por ninguna circunstancia debem recibirse como parte de pago cheque de tercero.
Cuando el pago se recibe en efectivo se debe registrar inmediatamente y no ser de uso personal ese cobro, ya que si se le comprueba sera una falta al control y reglamento intenso de la compañía.
Recibos de Cobros
El recibo de cobro cancelado es el comprobante que la compañía reconoce como cancelación unica de parte del cliente.
El recibo de cobro es intransferible y solamente podra ser usado por la persona a quien fue entragado.
El recibo unicamente debe ser emitido por concepto de cobro de nuestras facturas o por concepte de cheques protestados.
Cuentas Incobrables a lo establecido en la ley o reglamento Una cuenta o podra ser considerada com incobrable hasta tanto no se demuestre
que: Se han agotado todos los recursos de cobro tanto del analista como del contador
general. El cliente haya desaparecido del lugar en donde estuviere ubicado y no puede ser
localizado. El cliente haya sido embargado. El negocio se encuentra en estado de insolvencia absoluta.
Autorizado Aprobado Revisado
Políticas de Nómina
Debe existir un archivo permanente por cada empleado el cual deberia incluir entre otros
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documentos los siguientes:
Solicitud de empleo Contrato de trabajo debidamente legalizado Aviso de entrada sellado por el instituto ecuatoriano de seguridad social Partido de matrimonio y nacimiento de sus hijos Certificado de honorabilidad Copias de cédula, carnet de afiliación, libreta militar, papeleta de votación. Declaración del impuesto a la renta Memorando referente a: aumentos de seldos, cambio de posición, promociones,
cambios departamentales,otros, etc. Aviso de salida sellado por el instituto ecuatoriano de seguridad social. Acta de finiquito laboral sellada por el ministerio de trabajo Otros documentos Realizar liquidación del impuesto a la renta de cada persona de la compañía Se deben realizar pruebas periodicas de los archivos en referencia
Cancelacion de haberes con cheque
El pago con cheque se realizara quincenalmente a todo el personal que tiene contrato, deberan ser preparados por el asistente de contabilidad, revisado y aprobado por el cantador general. La entrega de sobres de pago lo realizara el asiatente contable.
Autorizado Aprobado Revisado
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Conclusiones
Culminada la presenta investigación sobre la propuesta de implantar control interno contable se ha podido identificar que la empresa Transempac S.A , no dispone de un control interno para ninguna área de la empresa.
El diseño del sistema de control interno contribuye al mejoramiento de las actividades operacionales.
Transempac S.A., no ha asignado niveles de Jerarquía ni de responsabilidad a cada área departamental, por lo que los empleados no realizan a cabalidad sus funciones dejando todo a medias implicando que otra persona terminen el trabajo desviando sus esfuerzo dejando inconclusas sus actividades diarias, incrementando los costes de operación y errores en la operatividad de la empresa.
Transempac S.A , no tiene normas políticas de control interno en los procesos, ni como tampoco a la gestión de riesgo de la empresa.
La aplicación de control interno en la organización mejora las condiciones de trabajo de los colaboradores através de su situación de trabajo.
A continuación se mencionan algunas ventajas obtenidas con la implantación de nuestra propuesta:
Asignación de Funciones a los responsables por cada una de las actividades de acuerdo a las áreas departamentales.
Generacion de las políticas para cada uno de los puestos y procesos de la áreas de la empresa Transempac S.A.
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Recomendaciones
Atráves de un equipo o comité de control para la revisión y aprobación de manuales, proceder a
un monitoreo y evaluación de control y personal para cada una de las áreas de la empresa.
Estructurar una base legal y normativa clara y completa, designando atribuciones y competencias
a los diferentes deparatmento contribuyendo así al cumplimiento eficiente de las funciones y
responsabilidades para cada área.
Establecer controles que permiter evaluar el adecuado cumplimiento y funcionamiento de las
actividades de cada área y permitan tomar decisiones adecuada y oportunas.
Implantar un reglamento específico de operaciones de control interno que permitan tomar
decisiones adecuada.
Redacción, emisión y entrega de manuales de control interno sobre sus funciones y
responsabilidades a cada integrante de la organización para que desempeñe sus tareas de mejor
manera.
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ANEXOS
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Anexo 1: Documentos Comerciales Contables de la Empresa.
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Anexo2 : Formato para la encuesta realizada para el proyecto de la tesis.
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