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San José, 19 de octubre de 2017AI-INF-017-2017

LicenciadoFernando Rodriguez GarroMinistro a.i.

Asunto: Informe de control interno sobre el proceso de registro de la cuenta “Otros Ingresos no especificados” en la Dirección General de Contabilidad Nacional.

Estimado señor:

Le remitimos informe de control interno con los resultados obtenidos de la revisión del proceso de registro de la cuenta “Otros Ingresos no especificados”, en la Dirección General de Contabilidad Nacional, estudio realizado en atención al Plan de Trabajo Anual de esta Auditoría Interna del 2017.

El objetivo de la revisión consistió en evaluar los procedimientos establecidos por la Dirección General de Contabilidad Nacional para el registro de la cuenta de otros ingresos no especificados, en el marco de aplicación de las normas NICSP, para el cumplimiento de los objetivos de control sobre la confiabilidad y precisión de la información que se reporta, por el periodo comprendido entre el mes de octubre del 2016 a marzo del 2017, extendiéndose cuando se consideró necesario.

En el desarrollo del estudio se determinaron algunos aspectos que requieren ser revisados y corregidos durante el proceso para el registro contable de los ingresos captados por medio de la cuenta presupuestaria Nº “I-1399000000001”, cuenta de mayor Nº 4996412000, denominadas como “Otros Ingresos no especificados”, a fin de cumplir con las disposiciones normativas y mejores prácticas que rigen la actividad.

El estudio se realizó de acuerdo con la normativa aplicable al ejercicio de la auditoría interna en el Sector Público y estuvo a cargo del Lic. Juan Carlos Ramírez Cortés, Profesional de Auditoría Interna 3, con la supervisión de la Licda. Sonia Gin Lun, Coordinadora de Unidad Auditoría Área de Egresos.

Los resultados y recomendaciones que contiene este informe fueron presentados el 28 de setiembre y 4 de octubre de 2017 a la Licda. Martha Cubillo Jiménez, Viceministra de Egresos a.i., al Lic. Luis Paulino Calderón Lobo, Contador Nacional, Licda. Jeannette Solano García, Subcontadora Nacional, al Lic. Bernal Cordero Carvajal, Coordinador de la Unidad de Registro Presupuestario. Las observaciones realizadas por parte de los participantes en la comunicación, fueron consideradas y valoradas en el Anexo N° 2 de este informe.

1. RESULTADOS

1.1. Sobre la clasificación de los ingresos captados por la cuenta “Otros Ingresos no especificados”.

Entre las actividades sensibles realizadas por la Unidad de Registro Presupuestario, de la Dirección de Contabilidad Nacional, en adelante URP; se tiene la relacionada con la clasificación de los ingresos captados por medio de la cuenta “Otros Ingresos”, contemplada en el procedimiento: “Clasificación de los ingresos “Varios” para el informe diario”. Los cuales provienen de los depósitos realizados por los funcionarios públicos, a favor del Gobierno, por concepto de devolución de salarios pagados de más; devolución de viáticos; reposición de carnet; entre otros; como también por aquellos realizados por sus proveedores y/o por el pago de algún impuesto específico.

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No obstante, de la verificación del registro contable de la cuenta “Otros Ingresos no especificados”, correspondientes a una muestra extraída aleatoriamente de los registros realizados entre octubre 2016 a marzo 2017, se tiene que no siempre era posible clasificar todos los depósitos realizados, por cuanto la información consignada en el espacio previsto para la descripción del “detalle” en el entero de Gobierno, no permitía identificar el concepto al que corresponde.

Por lo anterior, estos casos, junto con aquellos otros que no corresponden a un impuesto específico, se registran en una cuenta común como es la cuenta presupuestaria Nº I-1399000000001, cuenta de mayor Nº 4996412000, “Otros Ingresos no especificados”.

Cuentas cuyos montos registrados por día representaron en promedio un 10.58% de los ingresos captados en el periodo estudiado. Sin embargo, al analizar su participación a nivel mensual se tiene que representaban en promedio un 16,84%, observándose variaciones de importancia relativa en diciembre de 2016 de 21.47%; enero, de 27.25% y 17.7% para marzo, estos dos últimos meses del año en curso.

Al respecto, se tiene conocimiento de las pruebas realizadas por la DGCN para poner en producción, en el Sistema Gestor, el Modulo de Captura de Ingresos, el cual se esperaba que iba a estar a disposición de los usuarios a inicios del 2017. Empero, surgió un inconveniente con los débitos en tiempo real (DTR), que lo ha impedido, y con esto la posibilidad de que los interesados, persona física o jurídica, puedan realizar sus trámites de pago en línea las 24 horas del día los siete días de la semana, disminuir el gasto por concepto de comisiones por intermediación financiera, como también la prestación de los nuevos servicios que esperaba brindar y la disminución de la posibilidad de que se presente un entero de Gobierno con una descripción insuficiente que imposibilite clasificarlo en la partida presupuestaria y de mayor que corresponde1.

Sobre este tema, las Normas de Control Interno para el Sector Público, en su disposición Nº 4.4.3 sobre los registros contables y presupuestarios, establece lo siguiente:

“4.4.3 Registros contables y presupuestarios; El jerarca y los titulares subordinados, según sus competencias, deben emprender las medidas pertinentes para asegurar que se establezcan y se mantengan actualizados registros contables y presupuestarios que brinden un conocimiento razonable y confiable de las disponibilidades de recursos, las obligaciones adquiridas por la institución, y las transacciones y eventos realizados.”

Asimismo, las Normas Técnicas para la Gestión y el Control de las Tecnologías de Información, emitidas por la Contraloría General de la República; en la disposición 3.1 incisos g) y h) sobre las consideraciones generales de la implementación de TI, hacen alusión de las previsiones a realizar para poder contar con todos los recursos técnicos requeridos para el desarrollo y una adecuada estrategia de implementación, según se indica a continuación:

“g. Tomar las previsiones correspondientes para garantizar la disponibilidad de los recursos económicos, técnicos y humanos requeridos.// h. Formular y ejecutar estrategias de implementación que incluyan todas las medidas para minimizar el riesgo de que los proyectos no logren sus objetivos, no satisfagan los requerimientos o no cumplan con los términos de tiempo y costo preestablecidos.”

Lo anterior genera el riesgo que las transacciones que se registran en la cuenta “Otros Ingresos no especificados” no correspondan a su naturaleza contable, aspecto que afecta los programas financiados con fondos captados por un impuesto específico.

1.2. Sobre el módulo Captura de Ingresos.

1 Correo electrónico recibido el 10/05/2017, enviado por Jaime Delgado Campos, funcionario de la DGCN

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El Módulo de Captura de Ingresos es una mejora del proceso contable del Poder Ejecutivo, con el cual la DGCN automatizó el proceso seguido por la URP relacionado con los ingresos captados por medio de la cuenta “Otros ingresos”, procedimiento denominado “Clasificación de los Ingresos “Varios” para el informe diario”, en aras de eficientizar su gestión, disminuir los riesgos asociados a los procesos manuales, y asegurar el registro contable de los depósitos según su naturaleza bajo el principio de devengo2.

El pase de este al Sistema Gestor se tenía previsto para enero de 2017; no obstante, fue hasta finales de febrero, 2017 que se realizó3. A partir de esta fecha se inicia un Plan Piloto con la Junta de Pensiones del Magisterio Nacional (JUPEMA), realizando la primera prueba de un pago (Entero de Gobierno) en el Sistema Gestor el 19 de abril; sin embargo, por un problema con el DTR no fructificó, siendo este solventado hasta mediados de julio que se pudo realizar el primer pago de forma exitosa4.

Además de este Plan Piloto, la DGCN tiene previsto realizar dos planes adicionales uno con Cobro judicial y el otro con la Dirección General de Aduanas. Los cuales de acuerdo al cronograma de actividades NICSP-Poder Ejecutivo, se estaría culminando en diciembre, 2017. No obstante, debido a los inconvenientes que se presentaron con el Plan Piloto con JUPEMA, la DGCN está previendo que dicho modulo no va a estar a disposición de todos los usuarios internos y externos a finales del 2017, ya que tienen considerado continuar en el 2018 con el resto de las entidades en forma progresiva.

Aunado con lo anterior, se tiene conocimiento que al 30 de junio de 2017 ninguno de los funcionarios de la URP, con excepción del Coordinador de la Unidad, tenía conocimiento de las bondades que brinda el nuevo aplicativo para agilizar la captura, procesamiento, registro y control del proceso, al realizar de forma sistemática y automatizada todos los registros contables de los pagos tramitados por medio del sistema. Como también de los procedimientos que estarían ejecutándose a partir de su puesta en producción, los cuales de acuerdo al Oficio Nº DCN 1442-2017, del 3 de octubre, 2017, la DGCN ya está haciendo las gestiones pertinentes para publicar en La Gaceta el “Manual del usuario para el registro del Sistema Gestor y Guía de uso para el Módulo de Captura de Ingreso (Enteros Digitales)” a fin de oficializarlos.

Las normas técnicas para la gestión y el control de las tecnologías de información, de la Contraloría General de la República, en el inciso e) de la disposición 3.4 sobre la contratación de terceros para la implementación y mantenimiento de software e infraestructura indica: “e. Establecer, verificar y aprobar formalmente los criterios, términos y conjunto de pruebas de aceptación de lo contratado; sean instalaciones, hardware o software.”

Esta situación expone a la Institución a la materialización de los siguientes riesgos:

La Unidad de Registro Presupuestario tenga que realizar la clasificación de los enteros de gobierno de forma manual, aspecto que limita brindar una seguridad razonable que cada transacción de ingreso se registre de acuerdo con su naturaleza contable.

La Contabilidad Nacional esté limitada para ofrecer al cliente interno y/o externo un instrumento que le permita confeccionar y pagar en línea el entero de gobierno a cualquier hora y día de la semana.

1.3. Sobre los ajustes realizados por la URP después del cierre en el SIGAF

De acuerdo al artículo 126 del Reglamento a la Ley de la Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos5, a la DGCN le corresponde elaborar y presentar al Despacho del Ministro, mensualmente el informe de ingresos, gastos y financiamiento de la Administración Central. Siendo el procedimiento “Clasificación de los ingresos “Varios” para el informe diario” realizado por la URP, uno de los

2 Oficio Nº DCN-1442-2017 del 03 de octubre, 2017.3 Correo electrónico remitido por Patricia Chinchilla Morales a Jeannette Solano Garcia, el 28 de febrero, 2017.4 Correo electrónico remitido por Marlon Zamora Ulloa a Jaime Delgado Campos, el 14 de Julio, 2017.5 Decreto Ejecutivo Nº 32988. La gaceta Nº 74 del 18/04/2006.




que están involucrados en la generación de la información requerida para este informe ejecutivo, que se debe presentar al Jerarca Institucional.

Alineada con esta función, la DGCN emitió la circular Nº CN001-2017 del 20/02/2017, sobre la apertura y cierre de periodos (meses) en el Sistema Integrado de Gestión de Administración Financiera (SIGAF), con la cual busca incrementar la confiabilidad del proceso de registro contable, al limitar o imposibilitar la apertura y cierre de un mes en el sistema, a todos los funcionarios del Ministerio y de otras instituciones del Sector Público que no pertenezcan a la Unidad de Análisis Contable (UAC), de la DGCN. Esto producto de haber determinado que funcionarios de la Contabilidad Nacional como de otras Instituciones venían abriendo y cerrando periodos que ya tenían el cierre definitivo, sin que se llevara un control de estos.

Además, establece un cierre parcial del periodo vigente, cinco días hábiles del mes siguiente, a todas las sociedades, excepto para la G-206 Ministerio de Hacienda, a fin de permitirle a ésta realizar los ajustes relacionados con el registro de bienes, el registro de las cuentas por cobrar por multas e infracciones laborales, entre otras, y lo pertinente al cobro de tributos (casos en cobro judicial, Tribunal Fiscal Administrativo, cartera morosa, impuesto solidario de la vivienda). Mientras que el cierre definitivo del mes inmediato pasado, de acuerdo con lo conversado con los funcionarios de la UAC, sería los días 20 del mes vigente, una vez realizados los ajustes por parte de las otras Unidades de la DGCN6.

De la revisión realizada de la bitácora de cierres del SIGAF se constató que la URP realizó y/o gestionó ante la UAC seis aperturas (6 de febrero, 1, 13, 22, 24 y 26 de marzo, todos del 2017) en el periodo estudiado7. Al tratar de asociar si en estas se había realizado algún ajuste contable asociado al asiento contable relacionado a la reclasificación del rubro de varios según la Información liquidación de impuestos (ILI), específicamente la cuenta presupuestaria y de mayor denominadas “Otros Ingresos no especificados”, se encontró que esto podía ser difícil, debido por un lado a la falta de controles de las aperturas realizadas antes del 20 de febrero de 2017, que el control implementado por la UAC después de esta fecha, es que la solicitud se realice por medio de correo o por medio de un mensaje en el LYNC; no obstante, en esta no consta la motivación que le dio origen, ni siempre es solicitada o autorizada por el Coordinador de la URP.

En el caso de la URP, no se pudo verificar que llevara un control de los asientos de ajustes realizados en estos casos. Finalmente, al indagar si la información contenida en la bitácoras del Sistema permitirían realizar dicha verificación, se nos indicó que no por cuanto en estas no brindaba los siguientes datos como mínimo: la cédula del funcionario, fecha registro, hora del registro, fecha contable, número de asiento, estado del asiento, detalle del asiento, partida presupuestaria, partida de mayor, entre otros. 8

Al respecto, las Normas de Control Interno para el Sector Público, en la Nº 5.4 sobre la gestión documental, dispone: “5.4 Gestión documental; El jerarca y los titulares subordinados, según sus competencias, deben asegurar razonablemente que los sistemas de información propicien una debida gestión documental institucional, mediante la que se ejerza control, se almacene y se recupere la información en la organización, de manera oportuna y eficiente, y de conformidad con las necesidades institucionales”.

Esta situación provoca que la cuenta de “Otros Ingresos No Especificados” una vez que se cierre en SIGAF eventualmente pueda tener variaciones sin que se pueda establecer en la trazabilidad del proceso la justificación técnica que le dio origen, lo cual a su vez limita el establecimiento de acciones para atender oportunidades de mejora.

1.4. Sobre la documentación de respaldo de la propuesta de asiento contable.

Dentro la operativa normal de la URP, previo a la elaboración de la clasificación y cuantificación de los montos a registrar por impuesto, se realizan una serie de actividades tendientes a asegurar la calidad de la documentación que respalda el asiento contable, a saber: la verificación que los montos indicados en la

6 Correo electrónico remitido por Walter Vega Gonzalez, funcionario de la UAC, del 31/05/2017.7 Correos electrónicos remitidos por Christian Chavarria Montero, Ad, de perfiles del SIGAF, del 15/05/2017 y del 31/05/2017.8 Correo electrónico dirigido a Bernal Cordero Carvajal, sobre la reunión informal sostenida el 26/05/2017.




coletilla corresponden a los montos faciales de los entero de gobierno adjuntos, que la sumatoria de los saldos indicados en las coletillas por entidad coincidan con los reportados en SINPE, y que todos los enteros fueron depositados en SINPE, entre los cinco días hábiles siguientes a su depósito.

Sin embargo, en la verificación realizada por esta Auditoría Interna de los controles que tiene implementados en la DGCN, desde la recepción de la documentación remitida por las entidades financieras, hasta que se emite el asiento contable relacionados con la captura de los ingresos por medio de la cuenta otros ingresos, se determinaron las siguientes situaciones:

Desde el 21 de octubre del 2015, el funcionario de la URP no firma el libro de traslado de la documentación recibida en ventanilla correspondiente a los ingresos captados por las entidades financieras.

Oficios de remisión de los enteros de gobierno por parte de la entidad financiera, que no tenían el sello de recibido de la Contabilidad Nacional. Por ejemplo: 02 y 13 de diciembre, 2016; 18 de enero, 2017; 02 y 03 de febrero de 2017.

Enteros de gobierno sin el sello de recibido de la entidad financiera. Referencia: enteros de gobierno Nos 0614980 y 707751 ambos del 7/11/2016, el 667797 del 15/11/2016, el 0639314 del 2/12/2016, el 0650991 del 15/12/2016 y el 0602764 del 14/03/2017, todos del Banco de Costa Rica (BCR).

Enteros de gobierno, que de acuerdo con la fecha del recibido por la entidad financiera, se registró en SINPE cinco días hábiles después de ser depositados. Referencia: enteros de gobierno Nos

0655603 del 19/12/2016 y 747960 del 10/3/2017 ambos del BCR); o se registraron en SINPE, incluso antes de haber sido recibido por la entidad financiera (Entero de gobierno No. 836636 del 8/03/2017).

Ausencia del listado de verificación del saldo indicado en SINPE coincida con el monto reportado que el Banco de Costa Rica, entre la documentación de respaldo de la propuesta del asiento contable del 14/3/2017.

Falta de la cinta de comprobación de las deducciones aplicadas a algunos enteros de gobierno del Banco de Costa Rica, que explicara la diferencia encontrada entre el monto que aparece en dicho entero y el indicado en el listado de comprobación de los montos identificados y distribuidos por impuestos. Entre estos se tienen los siguientes: 372313 del 3/2/2017; 768147 del 8/3/2017 y del 25/11/2016 el 233087, 233088 y el 703374.

Al ser consultado estas situaciones a los funcionarios de recepción y de la URP se nos indicaron las siguientes razones: a. Al funcionario de la Unidad se le ha olvidado firmar el recibido de la información entregada por las entidades financieras; b. Esto pudo obedecer a que se dieron en algún momento en que no estaban y algún otro funcionario estaba atendiendo temporalmente la ventanilla; c. Esta es una revisión que se hace en la URP, y cuando se presenta se llama a la entidad para que se apersonen a la DGCN para colocarle el sello correspondiente; d. Al respecto, no se hace nada ante la entidad financiera; e y f. Pudo ser por un error involuntario. Los argumentos expuestos, no exoneran de la responsabilidad que asiste de cumplir con los procedimientos mínimos de control, para garantizar la confiabilidad de la información.

Al respecto, las Normas de Control Interno para el Sector Público, de la Contraloría General de la República, contenida en el punto Nº 5.6 referente a la calidad de la información, establece lo siguiente:

“5.6 Calidad de la información; El jerarca y los titulares subordinados, según sus competencias, deben asegurar razonablemente que los sistemas de información contemplen los procesos requeridos para recopilar, procesar y generar información que responda a las necesidades de los distintos usuarios. Dichos procesos deben estar basados en un enfoque de efectividad y de mejoramiento continuo…”




Lo anterior genera el riesgo que los asientos contables no tengan el respaldo documental que permita brindar una seguridad razonable del saldo de la cuenta “Otros Ingresos no especificados”, lo cual afecta de forma negativa su valor de uso para la toma de decisiones gerenciales.

1.5. Sobre los enteros entregados de más o menos.

De acuerdo con lo establecido en la actividad número cinco del procedimiento denominado “Clasificación de los Ingresos “Varios” para el informe diario” en aquellos casos en donde se determine una diferencia entre el monto consignado en el reporte de recaudación obtenido de SINPE y lo indicado por el banco se debe proceder a revisar las coletillas de los diferentes bancos, contra el Reporte de recaudación (ILI), si existe una diferencia no significativa (menor a 1000 colones) se elabora una boleta positiva en el artículo 293-03 (Ingresos Varios), posición presupuestaria I-1399000000001, cuenta Nº 4112-001-001, en caso que la diferencia en el reporte de la recaudación sea menor que la suma de los totales y en caso que la diferencia es significativa (unos ¢10.000.00) se vuelve a revisar la documentación o se llama al respectivo banco.

En la práctica, de ser el saldo reportado en SINPE mayor al indicado por la entidad financiera, lo que procede es llamar al banco a fin de solicitar los enteros de gobierno faltantes o hacer la solicitud formalmente. En caso contrario, lo que hacen es esperar hasta que el banco realice la solicitud del o los documentos asociados a esa diferencia; la cual sería analizada por la Dirección quién determinaría si procede o no la solicitud, empero ninguna de estas situaciones se ha presentado en los últimos tres años9.

Por ejemplo, en la revisión de la documentación que sustenta el registro contable realizado el día 6 de enero del 2017, no se encontró ninguna solicitud formal o aval emitido por el Contador Nacional en que se autorice al funcionario de la URP a incorporar como parte de los comprobantes que respaldan el monto indicado en SINPE de un ¢1,000,000.00, los enteros de gobierno que habían sido entregados de más el 3 de enero del 2017 por el Banco de Costa Rica.

Sobre este tema la norma Nº 4.2 inciso e) sobre la documentación, como uno de los requisitos de las actividades de control contenidas en las Normas de Control Interno para el Sector Público, dispone:

“4.2.e Documentación. Las actividades de control deben documentarse mediante su incorporación en los manuales de procedimientos, en las descripciones de puestos y procesos, o en documentos de naturaleza similar. Esa documentación debe estar disponible, en forma ordenada conforme a criterios previamente establecidos, para su uso, consulta y evaluación.”

Lo anterior genera el riesgo que se efectúen operaciones no autorizadas que eventualmente podría afectar negativamente las arcas del estado.

1.6. Sobre la revisión y aprobación del registro contable.

En el procedimiento relacionado con “Clasificación de los ingresos “Varios” para el informe diario”, en su actividad Nº 8, indica que el Coordinador recibe el rubro de varios, clasificados y boleteados, procede a revisar una por una la clasificación de los enteros, su posición presupuestaria y cuenta de mayor, si está correcto, procede a entregar a la persona encargada de cuadrar la caja diaria. Si hay errores o deficiencias, devuelve para las correcciones pertinentes. Este proceso tiene como fecha límite 5 días hábiles.

Con la actividad anterior, se busca que el Coordinador de la URP o el o los funcionarios al que se le asigne, se constituyan en un filtro, para asegurar la integridad y confiabilidad de la información registrada sobre los ingresos captados por la cuenta “Otros Ingresos no especificados”, al poder determinar discrepancia en la digitación, error en la clasificación, omisiones, documentos traspapelados, errores en el etiquetado de cada grupo de enteros, entre otros.

9 Preguntas 4 de la Minuta de CI Nº 01 del 23/03/2017, indagación con el encargado de la URP de llevar el proceso.




No obstante, se determinaron las siguientes inconsistencias:

Solo el 52.38% (11/21) de las propuestas de asiento analizadas se pudo evidenciar que fueron revisadas por un funcionario de la Unidad.

Entero de Gobierno depositado en dólares, Nº 693405 del 18 de enero de 2017 del Banco de Costa Rica, en adelante BCR, el cual no fue detectado por el funcionario encargado de realizar la clasificación y distribución de los ingresos captados por las entidades financieras en la cuenta otros ingresos, ni por el funcionario al que se le asignó su revisión.

Propuestas de asientos contables que no contenían entre la documentación de respaldo la lista de comprobación de los montos identificados y distribuidos por impuestos. Como es el caso de los días 8 de noviembre de 2016 y 18 de enero de 2017.

Enteros de Gobierno asociados a la cuenta presupuestaria Nº I1399000000001, cuyo monto indicado en el listado de comprobación de los montos asignados por impuesto no coincidía con el valor facial indicado en el documento. Ver Anexo Nº 1.

De los revisados, 6 casos del grupo de enteros correspondiente a cuenta de “Otros Ingresos no especificados” no correspondía a la cuenta de mayor Nº 4996412000. Referencia: Cajas del 15, 17, 25 de noviembre, 15 de diciembre, todas del 2016; como también las del 18 de enero y 21 de febrero, ambas del 2017.

Entero de gobierno traspapelado, por un monto de ¢47.822,20, que aparecía asociado al grupo de documentos que respaldaban el monto registrado a la cuenta 291-01, reintegro de efectivo, cuando en realidad debió estar en el grupo que respaldaba el registrado en la cuenta 293-45, “Otros Ingresos no especificados”. Situación que no fue detectada por el funcionario al que se le asignó su revisión.

Al ser consultado el funcionario de la URP sobre estos aspectos indicó, que en los primeros 4 casos pudo ser un error involuntario, por cuanto dentro de los documentos de respaldo electrónicos los documentos constaban. Además, manifestó duda por cuanto la cuenta es en colones, por lo que no debió suceder ese error, indicando que el problema es que se toman los montos indicados en la cinta de comprobación del banco.

Sobre el particular, las Normas de Control Interno para el Sector Público, de la Contraloría General de la República, dispone lo siguiente:

“4.5.1 Supervisión constante; El jerarca y los titulares subordinados, según sus competencias, deben ejercer una supervisión constante sobre el desarrollo de la gestión institucional y la observancia de las regulaciones atinentes al SCI, así como emprender las acciones necesarias para la consecución de los objetivos.”

Lo anterior genera el riesgo que los asientos contables no estén libres de errores materiales que eventualmente no brinden una seguridad razonable del saldo de la cuenta “Otros Ingresos no especificados”, afectando de forma negativa su valor de uso para la toma de decisiones gerenciales.

1.7. Necesidad de revisar y actualizar el procedimiento.

La URP para realizar la clasificación y cuantificación de los ingresos captados por medio de la cuenta “Otros Ingresos” dispone del procedimiento denominado “Clasificación de los Ingresos “Varios” para el informe diario”. Este procedimiento de acuerdo a lo dispuesto en la Circular DCN-0914-2016 del 16 de junio de 2016




no estaría vigente por no estar considerado entre los que se les amplió el plazo para su desarrollo en el Sistema Gestor Contable. Adicional a esta situación en la verificación realizada de su validez y suficiencia se determinaron las siguientes situaciones:

El procedimiento no dispone de los aspectos mínimos formales, esto por cuanto no indica su alcance, el marco normativo que lo sustenta, no siempre indica el responsable de la actividad, número de edición y el o los procedimientos que deja sin efecto.

No contempla todas las actividades a realizar, como la recepción y traslado de la información remitida por las entidades financieras, o el procedimiento a seguir cuando uno o más enteros no tienen el sello de recibido de la entidad financiera, relacionado con las actividades a realizar por el funcionario antes de realizar la clasificación de los enteros de Gobierno o lo relacionado con la salvaguarda de la documentación de respaldo.

Actividades realizadas por un funcionario diferente al indicado en el procedimiento, como es el caso de la actividad número dos, relacionada con la elaboración del cuadro con lo reportado por cada entidad financiera del rubro de varios, la cual debería ser ejecutada por el encargado de clasificar los ingresos “Varios”. No obstante, es realizada por otro funcionario que baja la información de SINPE. Otro ej. La actividad número 9, relacionado con la revisión de la clasificación de los enteros, está estrictamente designada al Coordinador de la Unidad. No obstante, en la práctica este la viene delegando a algunos de sus colaboradores.

Los aspectos antes señalados, evidencia el riesgo de que el procedimiento seguido en la URP, no esté permitiendo estandarizar la ejecución de éste independientemente del funcionario que lo realice, ni se constituya en una herramienta válida y suficiente para garantizar la calidad de la información que se les remite a los órganos decisorios relacionados con los ingresos captados, así como tampoco para sentar las responsabilidades de cada una de las partes participantes durante su ejecución. Lo cual podría venir en detrimento de los principios de transparencia, eficiencia y eficacia de lo actuado y en la imagen de la Institución ante la opinión pública.

La condición antes señalada, se contrapone con lo dispuesto en la norma Nº 4.1, sobre las actividades de control de las Normas de Control Interno para el Sector Público, que dicta lo siguiente:

“4.1 Actividades de control. El jerarca y los titulares subordinados, según sus competencias, deben diseñar, adoptar, evaluar y perfeccionar, como parte del SCI, las actividades de control pertinentes, las que comprenden las políticas, los procedimientos y los mecanismos que contribuyen a asegurar razonablemente la operación y el fortalecimiento del SCI y el logro de los objetivos institucionales. Dichas actividades deben ser dinámicas, a fin de introducirles las mejoras que procedan en virtud de los requisitos que deben cumplir para garantizar razonablemente su efectividad.”

1.8. Sobre otros aspectos de la organización de la DGCN.

Ente las funciones de la URP dispuestas en el artículo 12, del Decreto Ejecutivo N° 35535-H del Reglamento de la Organización de la Dirección General de Contabilidad se establece la obligación de en el inciso i), de suministrar la información requerida por la Unidad de Asesoría y Estudios Especiales o la Unidad de Fiscalización y Control; en los términos y plazos solicitados; para la resolución de sus fiscalizaciones y resolución de estudios.

La anterior labor está en concordancia con lo dispuesto en el inciso c) del artículo 93 de la Ley N° 8131 de Ley de la Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos, que en el inciso c) dispone el




deber de velar porque las instituciones del sector público atiendan los principios y las normas mencionados en el inciso anterior”

No obstante, en la verificación realizada por esta Auditoría Interna, se determinó que esta función no es llevada a cabo por la Unidad, por cuanto, según el Coordinador de la URP, la Unidad de Fiscalización y Control, en adelante UFC, “no existe”10, .mientras que para la Subdirección, esta Unidad se debió inhabilitar de forma temporal para poder aprovechar el recurso humano en otras labores de mayor prioridad en este momento para la Dirección11, situación que se viene dando desde los últimos dos años aproximadamente.

Al respecto, no existe evidencia de que dicha inhabilitación de la Unidad fuera oficializada y comunicada al Despacho del Sr. Ministro, donde se indicaran los argumentos técnicos y legales que sustentaban esta decisión, los riesgos operacionales de corto, mediano y largo plazo que esto implica tanto a nivel del Ministerio, como a nivel rector, junto con el plan de mitigación que asegure que las funciones que le competen a la UFC de acuerdo con el Reglamento citado, “temporalmente” se dejarían de realizar y por cuánto tiempo se estaría prolongando esta condición, además, a que instancias estas funciones serían recargadas y los controles adicionales que estaría implementando, y su impacto en los indicadores de eficiencia y eficacia de éstas.

Esta situación ocasiona que la DGCN realice algunas de las funciones que le confiere la Ley 8131, LAFRPP, como órgano rector del Subsistema de Contabilidad, específicamente, el de asegurar que el registro contable se realice de acuerdo con la normativa vigente, así como validar a lo interno de la DGCN la calidad y oportunidad de la información que le remiten a las instancias tomadoras de decisión.

2. CONCLUSIONES

El proceso de registro de la cuenta “Otros ingresos no especificados” presenta las siguientes debilidades de control interno que no permiten brindar una seguridad razonable de su saldo:

2.1 El hecho que, por factores externos, no siempre se puedan clasificar los ingresos según su naturaleza contable, los cuales se espera subsanar con la puesta en producción del Módulo de Captura de Ingresos, del Sistema Gestor. Ver punto 1.1 de este informe.

2.2 La problemática técnica con la transmisión de los Débitos en Tiempo Real que se presentó con la puesta en producción del Módulo de Captura de Ingresos, del Sistema Gestor, incide en que se mantenga el riesgo de que existan ingresos captados que no se estén registrando contablemente de acuerdo con su naturaleza. Ver punto 1.2 de este informe

2.3 La inexistencia de un control de los ajustes realizados a periodos (mensuales) ya cerrados definitivamente, en donde por lo menos se indique la motivación del mismo, los asientos modificados y el funcionario que realizó y aprobó el ajuste . Ver punto 1.3 de este informe

2.4 La determinación de una serie de situaciones, desde la recepción de la información remitida por las entidades bancarias hasta la emisión de la propuesta de asiento contable, hacen dudar si las actividades establecidas previas a la clasificación y cuantificación de los montos a registrar en la cuenta “Otros Ingresos no especificados” aseguran su calidad. Ver punto 1.4 de este informe

10 Pregunta Nº 16, Minuta CI Nº 002, del 8 de mayo de 2017, indagatoria con el Coordinador de la URP.11 Comunicación verbal sostenida el Equipo a cargo del estudio con la Subdirectora de Contabilidad Nacional, el 14 de julio, 2017.




2.5 El uso de actividades informales para el tratamiento de las diferencias encontradas entre la información remitida por la entidad financiera y el reporte de recaudación (ILI), que afectan la trasparencia del proceso seguido. Ver punto 1.5 de este informe.

2.6 La presencia de aproximadamente un 47% de las propuestas de asiento no contaban con elementos que evidenciaran que fue revisada la clasificación de los enteros de gobierno, su posición presupuestaria y cuenta de mayor, a pesar que el procedimiento establece explícitamente que debe hacerse la revisión del 100% de los mismos. Ver punto 1.6 de este informe

2.7 El hecho que los procedimientos no contemplan todas las actividades que involucra el proceso de clasificación de los ingresos “varios” para el informe diario”, ni que las actividades indicadas efectivamente las esté realizando el funcionario asignado para ello. Ver punto 1.7 de este informe

2.8 El encontrarse la Unidad de Fiscalización y Control inhabilitada aproximadamente hace dos años, genera la necesidad de valorar por parte de esa Dirección, cuál va a ser el futuro de esa Unidad, dada la relevancia de sus funciones para el cumplimiento de los objetivos y competencias rectoras conferidas en la Ley 8131, LAFRPP. Ver punto 1.8 de este informe.

3. RECOMENDACIONES

En aras de colaborar con la Administración en el fortalecimiento continuo del control interno, recomendamos a ese Despacho, ordenar al Director General de la Contabilidad Nacional, el cumplimiento de las siguientes acciones de mejora:

3.1. Emitir las disposiciones pertinentes para que a más tardar a diciembre del 2018 el módulo de Captura de Ingresos este a disposición de los usuarios internos y externos, con los controles pertinentes para asegurar la clasificación de cada depósito según su naturaleza contable, para que realicen los depósitos a favor del estado por medio del Sistema Gestor a fin de incrementar la eficiencia de sus procesos como la prestación del servicio de pago los 365 días del año.

3.2 Emitir las disposiciones pertinentes para que los nuevos procedimientos de la Unidad de Registro presupuestario y la Unidad de Registro Patrimonial incluya las actividades de control pertinentes para asegurar que por cada apertura de un mes ya cerrado definitivamente en el SIGAF, se documente la motivación, el detalle de las cuentas y los asientos a los que se le hizo el ajuste y de acuerdo al monto del ajuste se valore si debe ser autorizado por el Contador Nacional.

3.3 Generar las instrucciones pertinentes para que se valore los aspectos de calidad de la información, la aplicación de las disposiciones del procedimiento, la evidencia de la revisión realizada de la clasificación y distribución de los ingresos, a fin de disponer con un lineamiento que regule las actividades a realizar mientras se pone a disposición de los usuarios el Módulo de Captura de Ingresos.

3.4 Girar los lineamientos pertinentes para que antes de que se ponga a disposición de los usuarios el Módulo de “Captura de Ingresos”, la Dirección General de Contabilidad Nacional, cuente con los instructivos funcionales respectivos, debidamente validados y oficializados.




3.5 Analizar la conveniencia de reactivar la Unidad de Fiscalización y Control, considerando como marco legal las competencias y objetivos conferidos a la DGCN en la Ley 8131, LAFRPP, y las funciones establecidas en el Reglamento de Organización de la Dirección General de Contabilidad Nacional.

El resultado del análisis, hacerlo del conocimiento del Despacho del señor Ministro con el fin de que se tomen las decisiones que correspondan.

Por último, nos permitimos recordar que las recomendaciones contenidas en el presente informe, están sujetas a las disposiciones del artículo 37 de la Ley Nº 8292 Ley General de Control Interno, que establecen un plazo de 30 días hábiles, para ordenar al titular subordinado el cumplimiento de las recomendaciones. Si los subordinados discrepan de ellas, dentro del plazo de Ley, deben proponer a esta Auditoría Interna las soluciones alternas para la valoración respectiva.

Por lo anterior, le agradecemos comunicar a esta Auditoría Interna, dentro del plazo señalado la decisión que se tome al respecto a las recomendaciones que se plantean en el presente informe.

Dejándolo informado para la toma de decisiones.

Atentamente,

Máster Ronald Fernandez Romero Subdirector de Auditoría Interna

Lic. Juan Carlos Ramírez Cortés Licda. Sonia Gin LunProfesional de Auditoría Interna 3 Coordinadora de Unidad Auditoría Área de Egresos

RFR/sgl/jcrcc: Estudio N°022-2016 Criterio N° 13_Partidas contables




Anexo N° 1

Cuadro resumen de Enteros de gobierno del Banco de Costa Rica, cuyo monto indicado en el listado de comprobación y distribución no coincidía con el monto facial indicado en el documento, y que fueron

presentados ante la DGCN. Periodo: 1 de octubre, 2016 al 31 de marzo, 2017

Nº Entero de Gobierno Monto documento

Monto en el listado.

727651 del 25/11/2016 ¢1,400.00 ¢1,087.50

0663278 del 25/11/2016 ¢6,252.50 ¢6,252.00

0481770 del13/12/2016 ¢3,745.00 ¢3,775.00

0587556 del 23/03/2017 ¢3,105.00 ¢2,792.50

0549998 del 23/03/2017 ¢12,568.53 ¢12,868.53

772624 del 23/03/2017 ¢3,842.34 ¢3,892.34

0645779 del 23/03/2017 ¢14,250.00 ¢14,200.00

0526638 del 23/03/2017 ¢62,820.00 ¢62,800

0660076 del 23/03/2017 ¢2,657.20 ¢3,657.20

724105 del 23/03/2017 ¢5,297.56 ¢5,907.86 Fuente: Información de respaldo de la propuesta de asiento contable contemplados

en la muestra.




ANEXO N° 2VALORACIÓN DE LAS OBSERVACIONES DE LA COMUNICACIÓN ORAL DE RESULTADOS

COMENTARIOS VALORACIÓN"Sobre lo dispuesto en el artículo 7 del D.E. 39665-H

Al respecto en el oficio DCN-1442-2017, se indica que el Módulo de Captura de Ingresos constituye parte de las mejoras para automatizar el proceso contable del Poder Ejecutivo. Y que no está contemplado en las disposiciones indicadas en el D.E. Nº 39665-H sobre la implementación de las NICSP, exceptuando que se ha solicitado que cuando los sistemas de las unidades primarias de registro, estén preparados y se genere el hecho imponible y se tenga que pagar por entero de gobierno, se traslade dicha información al módulo de captura de ingresos (enteros digitales), para que automáticamente se genere el cobro respectivo.

Adicionalmente, detallan una serie de circunstancias que han privado y que ponen en riesgo el pode cumplir con la culminación de los planes pilotos en diciembre 2017 tal como se tenía establecido en el cronograma de actividades NICSP-Poder Ejecutivo.

Valoradas las observaciones indicadas, tomando en consideración que la NICSP N° 23 “Ingresos de Transacciones sin contraprestación” tiene un transitorio que otorga a la institución un plazo de 5 años para la implementación efectiva de los aspectos relacionados con los ingresos, y que el Módulo de Captura de Ingresos se encuentra en la fase final, se aceptan las observaciones y se procede a realizar los ajustes pertinentes.

Sobre los ajustes realizados por la URP después del cierre

Al respecto, los auditados coinciden en que la apertura de un periodo ya cerrado definitivamente debe corresponder a un monto relevante y por tanto debidamente documentado y motivado.

Sobre este aspecto, se hace hincapié que los ajustes a los que se hace referencia son aquellos que se realizan posterior al cierre definitivo de un periodo (mes), por lo que no se consideran los que son efectuados como parte de la operativa normal de la Unidad.

Sobre la validez de la documentación anexada al asiento contable.

D. Martha indica que las diferencias entre las firmas de una persona se debe analizar con cuidado, por cuanto pueden privar situaciones implícitas a ésta que le hacen difícil firmar siempre igual. Sin que por ello estas diferencias signifiquen necesariamente que la firma ha sido realizada por otra persona.

A raíz de lo indicado, se hace una prueba de campo con el funcionario que aparece firmando los documentos examinados, a fin de confirmar si éstas habían sido realizadas por ella, determinando que dichas firmas fueron realizadas por el funcionario, que por razones de salud le impiden firmar de forma similar. Dado lo anterior, este aspecto se elimina del informe.

Sobre otros aspectos de la organización de la DGCN

Se indica que este tema, la suspensión temporal de la Unidad de Fiscalización y Control, se encuentra en revisión, tomando en consideración las funciones que esta tiene, tanto en la parte organizacional como en la parte rectora. Asimismo, se hace ver la importancia de enfocar la recomendación sobre el futuro de esta Unidad dentro de la gestión que realiza la DGCN.

Valoradas las observaciones indicadas por el auditado, se procede a realizar los ajustes pertinentes-.



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