SUPERINTENDENCIA FINANCIERA DE COLOMBIAINFORME PORMENORIZADO DEL ESTADO DEL CONTROL INTERNO

LEY 1474 DE 2011

Jefe de Control Interno: Antonio Gómez Carranza

Período evaluado: Marzo – Junio de 2019Fecha de elaboración: Julio de 2019

Informe Pormenorizado del Estado del Sistema de Control InternoPeriodo Abril a junio de 2019

De conformidad con las disposiciones contenidas en el Artículo 9 de la Ley 1474 de 2011, la Oficina de Control Interno presenta y publica el informe sobre el estado del Sistema de Control Interno en la Superintendencia Financiera de Colombia, correspondiente al período Marzo a junio de 2019. El Modelo Estándar de Control Interno-MECI proporciona una estructura de CONTROL de la gestión, que especifica los elementos necesarios para construir y fortalecer el Sistema de Control Interno. La nueva estructura busca una alineación a las buenas prácticas de control referenciadas desde el Modelo COSO, razón por la cual, se fundamenta en cinco componentes, a saber: (i) ambiente de control, (ii) administración del riesgo, (iii) actividades de control, (iv) información y comunicación y (v) actividades de monitoreo.

Esta estructura está acompañada de un esquema de asignación de responsabilidades y roles para la gestión del riesgo y el control, el cual se distribuye en diversos servidores de la entidad, no siendo ésta una tarea exclusiva de la Oficina de Control Interno: (i) Línea estratégica, conformada por la alta dirección y el equipo directivo; (ii) Primera Línea de Defensa, atendida por los gerentes públicos y los líderes de proceso; (iii) Segunda Línea de Defensa, conformada por servidores responsables de monitoreo y evaluación de controles y gestión del riesgo (jefes de planeación, supervisores e interventores de contratos o proyectos, comités de riesgos donde existan, comité de contratación, entre otros); y (iv) Tercera Línea de Defensa, atendida por la Oficina de Control Interno.

Ambiente de Control

Este componente focaliza primordialmente el compromiso, liderazgo y los lineamientos de la alta dirección de la Superintendencia Financiera y del Comité Institucional de Control Interno. En el periodo se vivenció a través de la gestión institucional, la ejecución de los siguientes comités en los cuales se trataron temas de relevancia para la Entidad:

Comité Institucional de Coordinación de Control Interno

Se efectuó un comité en el mes de mayo en el cual se trataron los siguientes temas que permiten una adecuada supervisión del Sistema de Control Interno:

Seguimiento y modificación al plan 2019 Estatus de Auditorías 2018 y 2019 Propuesta Estatuto de Auditoría 2019 Propuesta Cambio de Nombre del Proceso Política de Riesgos de Procesos Avance Proyectos OCI Presentación Modelo de las Tres Líneas de Defensa

Comité Institucional de Gestión y Desempeño

Se realizo un Comité el 6 de mayo del año en curso los temas tratados fueron:

Seguimiento del Plan Estratégico Sectorial a marzo 2019, Seguimiento a los Autodiagnósticos del MIPG a marzo de 2019, Seguimiento Plan de Acción Anual – PAA a marzo de 2019, Estrategia de Rendición de Cuentas – 2019, ITN, Ley de Transparencia y Acceso a la Información, Administración del riesgo de gestión de la Entidad, Informe de Gestión Documental, Eliminación de Documentos Resultado de la Aplicación de las TRD de

la SFC, Metodología para el Mejoramiento de Servicio al Ciudadano – AsisTEC

Evaluacion del Riesgo

Politica de administración de Riesgos

La Entidad llevó a cabo la revisión y actualización de la Política de riesgos de procesos, por lo cual se aprobó en el Comité Institucional de Coordinación de Control Interno la versión que incorpora los siguientes cambios:

Se extrae la política de la guía metodológica de riesgos y, se elabora y presenta en forma independiente.

Se contemplan los siguientes requisitos del FURAG: o Objetivo alineado a los lineamientos estratégicos, Alcance,

Tratamiento de Riesgos, Responsable del Seguimiento, Periodicidad del Seguimiento, Nivel de aceptación de riesgos, Nivel para calificar el impacto, Análisis del contexto interno y externo de la entidad, Cambios significativos del entorno, Nivel de aceptación y Apetito del riesgo y los informes de seguimiento a los riesgos elaborados por la Oficina de Control Interno, los cuales se presentan ante el Comité Institucional de Coordinación de Control Interno.

Los riesgos de seguridad digital se encuentran contemplados tanto en la metodología de riesgos de procesos como en su política.

Los riesgos de corrupción y fraude cuentan con metodología y política independiente

Matrices de Riesgos

La Entidad llevó a cabo la revisión y actualización de las matrices de riesgos de los 20 procesos. se identificaron 88 riesgos los cuales se clasifican en los siguientes procesos:

Procesos de

Apoyo;

36%(32)

Administración del riesgo de gestión de la Entidad

Con la metodología de riesgos establecida el pasado 3 de agosto por parte del DAFP, los veinte (20)procesos revisaron yactualizaron las matrices deriesgos conel apoyo de la OAP.

Valoración del riesgo

Rie

sgos

ca

talo

gado

spo

r tip

o

Extremo0

Alto5

Moderado13

Bajo70

EstratégicoOperativo

FinancieroCumplimiento

Seguridad Digital

Rie

sgos

ca

talo

gado

spo

r mac

ropr

oces

o

Procesos de Control;7%(6)

88Procesos

Misionales;

30%(26)

Procesos Estratégicos;

27%(24)

Riesgos identificados

2 3

8 4 1

17 27 4 12 10

Actividades de Control

Documentación SGI

Teniendo en cuenta la importancia de las Políticas de Operación como elemento de control, para la definición de lineamientos alineados a los procesos y procedimientos, se observó en el periodo de seguimiento la actualización de algunas de las políticas y procedimientos, como se detalla a continuación:

Seguimiento a la Gestión

Plan de Acción Anual:

Ejecución presupuestal a junio SIIF:

Informacion y Comunicación

Proceso de Comunicaciones

La entidad tiene estructurado el proceso “Comunicaciones”, cuyo objetivo es “Implementar las estrategias de comunicación interna y de protección al consumidor financiero definidas a partir del plan de comunicaciones anual con el fin de dar a conocer la gestión de la Entidad por medio de canales efectivos de comunicación.”.

La comunicación interna responde a la necesidad de difundir y transmitir información institucional al interior de la entidad, así como contar con Servidores Públicos informados de manera clara y oportuna sobre los objetivos, estrategias, planes, programas y la gestión de la Superintendencia Financiera. A continuación, se detallan los siguientes mecanismos que fortalecen la comunicación interna:

Noticias de nuestra entidad Boletín informativo Reporte de medios Personas para supersonas SST Biblioteca Sisuf Gestión ambientas SGI Pantallas SFC

Por otra parte, a nivel de comunicación externa como mecanismo estratégico, para el cumplimiento al principio constitucional de publicidad y transparencia, que tiene como propósito contactar, difundir y transmitir información de calidad a sus grupos de valor, la Entidad ha venido haciendo uso de los medios que se describen a continuación:

Contenidos informativos del Portal Web Información para redes sociales Proyectos de circulares Comunicados de prensa Boletín Minhacienda capitulo SFC

Otro elemento importante de comunicación son los mecanismos para recepción, registro y atención de peticiones, quejas, reclamos, solicitudes, felicitaciones y denuncias por parte de la ciudadanía; en este caso, la Superfinanciera mantiene y gestiona una serie de canales de servicio, a través de los cuales los grupos de valor caracterizados por la entidad pueden solicitar trámites y servicios, sobre temas de competencia de la entidad. Según los protocolos de servicio al ciudadano, los canales actuales de atención son: escrito, presencial, telefónico y virtual

Actividades de Monitoreo

A continuación, se relacionan las acciones permanentes de monitoreo y supervisión efectuadas, que permiten valorar la efectividad del Control Interno en la Superintendencia; la eficiencia, la eficacia y efectividad de los procesos; el nivel de ejecución de los planes, programas y proyectos; y finalmente los resultados de la gestión. Lo anterior, con el fin de detectar las desviaciones frente a las metas planificadas y generar de manera oportuna las recomendaciones que permitan encaminar acciones que contribuyan al mejoramiento continuo:

Evaluación Independiente

Auditorias:

Auditoría Definición, Resultados y Metas de Indicadores. (todos los procesos)

Auditoría al proceso Servicio al Ciudadano. Auditoría al Resultados de los informes de supervisión vs adopción de

recomendaciones en la "Entidad Supervisada" Auditoría Seguimiento a Instrucciones SFC sobre implementación

nuevo marco normativo NIIF Auditoría al proceso de Generación y Divulgación de Información –

TRM y Estadísticas Auditoría Ciberseguridad Auditoría Plan de Contingencia y Avance Plan de Continuidad Auditoría de Gestión Documental y Bibliográfica 2018 Auditoría Criterios de evaluación y de discriminación en el

tratamiento de las solicitudes y proceso- Reparto Auditoría Gestión Contractual

Seguimientos:

Seguimiento contratación SIRECI Evaluación por cambio de responsable caja menor Seguimiento Presupuestal trimestral Seguimiento al Mapa de Riesgos de Corrupción SFC Plan Anticorrupción y Atención al Ciudadano Informe Pormenorizado Cuatrimestral MECI Seguimiento Plan de Mejoramiento CGR- SIRECI Seguimiento actividades del Plan Estratégico Sector Hacienda –

capítulo SFC. Seguimiento Boletín Deudores Morosos del estado Seguimiento Sistema de Información y Gestión del Empleo Público

(SIGEP) Seguimiento Austeridad y Eficiencia del Gasto Público (mensual y

trimestral) Informe Seguimiento planes de mejora consolidado Seguimiento verificación cumplimiento normas de uso de software

(Derechos de Autor) Seguimiento evaluación de los Acuerdos de Gestión 2018 y

suscripción 2019. Seguimiento a la Evaluación del Desempeño segundo semestre de

2018 Seguimiento al proceso de Concertación de Objetivos 2019 Seguimiento Declaración de Bienes y Rentas 2019 Seguimiento Sistema Único de Información de Trámites-SUIT Seguimiento Comité y Junta de Contratación

Autoevaluación

Comités:

Periódicamente se llevan a cabo los Comités Directivos, instancia en la cual se realiza el seguimiento a temas estratégicos institucionales, para asegurar el cumplimiento de las metas de Gobierno.

Se efectúan Comités Institucionales de Gestión y Desempeño, con el propósito de evaluar los avances de la operación y la articulación de MIPG en la Superfinanciera.

Igualmente, en la entidad se llevaron a cabo los Comités Institucionales de Coordinación de Control Interno, instancia que tiene entre sus funciones: evaluar el estado del Sistema de Control Interno y aprobar las modificaciones, actualizaciones y acciones de fortalecimiento del sistema

Se realizan Comités de Calidad en el cual se recomiendan a la Alta Dirección las acciones necesarias para la implementación, adaptación, complementación y mejoramiento permanente del Sistema de Gestión Integrado, de conformidad con las normas vigentes, promover el compromiso de la Alta Dirección en el desarrollo y mejoramiento del sistema, aprobar programas de auditorías internas de calidad y evaluar y aprobar los cambios estructurales en los procesos

Planes de Acción:

Implementación del Modelo Integrado de Planeación y Gestión (MIPG)

El Modelo Integrado de Planeación y Gestión (MIPG) se concentra en las prácticas y procesos que adelantan las entidades públicas para realizar una gestión y desempeño institucional, que generen valor a lo público. Es así, como la Superintendencia Financiera de Colombia siguiendo este marco normativo, dio continuidad a la implementación del nuevo modelo a partir

de la participación de las diferentes líneas de defensa establecidas en la entidad.

Los avances en el cierre de brechas de las diferentes dimensiones del MIPG, se han adelantado mediante el desarrollo de los planes de acción definidos por cada uno de los responsables asignados. A continuación, se presenta un resumen de los logros alcanzados en el periodo evaluado:

Conclusiones

Es preciso mencionar que no se presentaron dificultades significativas en el Sistema de Control Interno para el periodo evaluado.

La Oficina de Control Interno considera que el Sistema de Control Interno de la Superintendencia Financiera de Colombia se encuentra en un nivel adecuado, toda vez que realiza actividades que contribuyen a fortalecer día a día el Modelo Integrado de Planeación y Gestión – MIPG.

Elaboró: LAA