informe pormenorizado de control interno …

ALCALDÍA MAYOR DE BOGOTÁ D.C.

GESTION, PUBLICA

Df,p,v1,4riento Administrah,,,

INFORME PORMENORIZADO DE CONTROL INTERNO DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DEL SERVICIO CIVIL DISTRITAL-DASCD

Jefe de Control Interno, o quien haga sus veces:

ISMAEL MARTÍNEZ GUERRERO

Periodo evaluado: de marzo a junio de 2014 Fecha Elaboración julio 11 de 2014

A continuación se presenta el informe de avances del Modelo Estándar de Control Interno del DASCD correspondiente al cuatrimestre comprendido entre marzo y junio de 2014, describiendo el estado actual del Sistema, las acciones adelantadas durante el periodo de análisis y dificultades en cada uno de los Subsistemas del Modelo, así como también, recomendaciones para la sostenibilidad del mismo. Este informe está estructurado teniendo en cuenta el Decreto 943 de 2014 "Por el cual se actualiza el Modelo Estándar de Control Interno-MECÍ'

1. MODULO DE CONTROL DE PLANEACION Y GESTION

1.1. COMPONENTE DE TALENTO HUMANO

"Este componente tiene como propósito establecer los elementos que le permiten a la Entidad crear una conciencia de control y un adecuado control a los lineamientos y actividades tendientes al desarrollo del talento humano, influyendo de manera profunda en su planificación, gestión de operaciones y en los procesos de mejoramiento institucional, con base en el marco legal que le es aplicable a la Entidad".

Avances

Con relación al componente de talento humano, en el DASCD, entre marzo y junio de 2014 se llevaron a cabo las siguientes actividades:

• Se formuló el Plan Institucional de Recursos humanos para la vigencia 2014, que contiene el programa de inducción y reinducción, el programa de bienestar y el Plan de incentivos.

• Se realizaron actividades encaminadas a promover el bienestar de los servidores públicos. Dentro de algunas de las actividades desarrolladas se encuentran: jornada de bolos, entrega de boletas de cine para quienes cumplieron años en el primer semestre, vacaciones recreativas para los hijos de los funcionarios, clases de rumba aeróbica, masajes, entre otras actividades.

• Se adelantaron jornadas de exámenes ocupacionales y aplicación de la vacuna contra el tétano.

Cra 30 No 25 — 90, piso 9 costado oriental Tel: 3680038 www.serviciocivil.gov.co Información: Línea 195 H

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GEGTION PUBLICA

• Se realizaron jornadas de capacitación al personal de la entidad en formulación de indicadores, cuadro de mando integral, Norma técnica NTD001 de 2011, en el marco de las actividades programadas del Sistema Integrado de Gestión y capacitación acerca de Seguimiento de la Ejecución Contractual a los supervisores de contratos de la Entidad.

• Se realizó una jornada de socialización del Decreto 943 de 2014 y de la estructura actualizada del Modelo Estándar de Control Interno-MECI a los líderes operativos de los diferentes procesos del SIG, por parte del Departamento Administrativo de la Función Pública, a fin que dicha información fuera replicada al interior de la entidad.

• Funcionarios de la entidad participaron en el curso de formación sobre el Plan de Desarrollo Distrital, y algunos han participan en dicho curso como tutores.

• Se realizan jornadas de pausas activas al personal de la entidad para propiciar hábitos saludables en el puesto de trabajo.

• En atención al Plan Institucional de Gestión Ambiental PIGA y las labores del Gestor Ambiental, se realizaron actividades de comunicación y sensibilización sobre el uso eficiente de energía, agua y gestión integral de residuos.

Dificultades

• Formulación tardía del Plan institucional de recursos humanos que hace que se retrase la ejecución de actividades establecidas en el mismo, especialmente en lo atinente al Plan Institucional de Capacitación.

1.2. COMPONENTE DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO

-Conjunto de Elementos de Control que al interrelacionarse establecen el marco de referencia que orienta la entidad pública hacia el cumplimiento de su misión y objetivos institucionales, en procura de alcanzar su visión"

Avances

Con relación al componente de direccionamiento estratégico, en el DASCD, entre marzo y junio de 2014 se llevaron a cabo las siguientes actividades:

• Se validó la plataforma estratégica de la entidad: misión, visión, objetivos estratégicos. Con líderes operativos del SIG, se realizó la construcción de las líneas estratégicas de la entidad.

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BO HUe9FINA

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Deparlain.to Allmoistr3two de, SOrvi.o

• Se realizó una jornada de relanzamiento de la planeación estratégica de la entidad, en junio, con la participación de todos los funcionarios. En este ejercicio, cada una de las dependencias, presentó los avances acumulados en cumplimiento de los objetivos institucional y del Plan de Desarrollo Distrital.

• Se realizó el seguimiento a los planes de acción por dependencia y proyectos de inversión a corte 31 de marzo de 2014.

• Se realizó la redefinición de los procesos misionales de la entidad, los cuales fueron presentados a personal de diferentes dependencias.

• Se celebraron dos Comités de Desempeño Institucional para presentar evaluación de la planeación estratégica de la entidad, la cual se realizó a través de una encuesta aplicada al personal de la institución, se presentó para aprobación la Política del SIG y el mapa de procesos.

• Se realizó el Comité de conciliación, dos veces al mes, dando cumplimiento al mandato legal establecido, y las actas del Comité se encuentran diligenciadas en el módulo de Comité de Conciliación en el Sistema de Información de Procesos Judiciales de Bogotá — SI PROJ.

• Se realizaron cuatro (4) sesiones del Comité de contratación, en los que se hizo seguimiento a la ejecución del Plan Anual de Adquisiciones para la vigencia 2014, se aprobaron modificaciones al mismo, entre otras actividades.

• A través de los Comités con los que cuenta la entidad, se hace seguimiento a los compromisos y metas institucionales.

• Actualizaciones de procedimientos, manuales, instructivos y formatos en los diferentes procesos.

• Digitalización en el aplicativo SIG de información de algunos de los procesos.

• Rediseño gráfico de la estructura de los diferentes módulos del aplicativo SIG de la entidad.

Dificultades

• Se mantiene duplicidad en la información consignada en el aplicativo del SIG y el espacio de información de los procesos de la entidad, en la intranet institucional, situación que puede generar confusión en la consulta de la información actualizada en los diferentes procesos.

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BO O Á HIK9ANA


GESTION PUBLICA AdMilliStriltivo del Servicio CI,

• Rezago por parte de los procesos del sistema en el cargue de información en el aplicativo del Sistema Integrado de Gestión-SIG, que no permite contar con una herramienta de consulta real sobre la información de los diferentes subsistemas implementados en la entidad.

• Deficiencias en la formulación de indicadores, e identificación de indicadores que solamente miden eficacia, dejando de un lado la medición de la eficiencia y efectividad de los procesos.

1.3. COMPONENTE ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO

"Conjunto de elementos que le permiten a la entidad identificar, evaluar y gestionar aquellos eventos negativos, tanto internos como externos, que puedan afectar o impedir el logro de sus objetivos institucionales".

Avances

Con relación al componente de administración del riesgo, en el DASCD, entre marzo y junio de 2014 se llevaron a cabo las siguientes actividades:

• En el marco de las auditorías realizadas a los procesos de gestión estratégica, gestión del talento humano y gestión contractual y jurídica, se realizó seguimiento a las acciones establecidas en la matriz de riesgos de los procesos mencionados.

• Se realizó seguimiento a los riesgos de corrupción asociados a los procesos misionales de la entidad.

• Se realizó una revisión general a la matriz de riesgos institucional y se propuso oportunidades de mejora a este instrumento.

Dificultades

• Falta de apropiación por parte de líderes e integrantes de algunos procesos, de las herramientas para la administración de riesgos, reflejado en que no se observa los seguimientos que hacen a las acciones establecidas en la matriz de riesgos.

• Falta de capacitaciones y socializaciones alrededor de la gestión de los riesgos en los procesos, de tal manera que éstos sean identificados y tratados de manera estratégica.


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GESTION PUBLICA

Departamento Administrativo del Servicio

MÓDULO CONTROL DE EVALUACIÓN Y SEGUIMIENTO

2.1. COMPONENTE AUTOEVALUACIÓN INSTITUCIONAL

"Es aquel componente que le permite a cada responsable del proceso, programas y/o proyectos y sus funcionarios medir la efectividad de sus controles y los resultados de la gestión en tiempo real, verificando su capacidad para cumplir las metas y los resultados a su cargo y tomar las medidas correctivas que sean necesarias para el cumplimiento de los objetivos previstos por la entidad".

Avances

Con relación al componente de autoevaluación institucional, en el DASCD, entre marzo y junio de 2014 se llevaron a cabo las siguientes actividades:

• Se aplicó una encuesta a todo el personal de la entidad, a fin de determinar el grado de apropiación de la misión, visión, objetivos estratégicos y funciones de la entidad, así como la percepción de los funcionarios sobre el cumplimiento de estos elementos de la planeación estratégica.

• Aplicación de encuestas de satisfacción y percepción sobre las capacitaciones, seminarios o diplomados coordinados por el DASCD a servidores públicos de diferentes entidades distritales, así como también sobre las actividades de bienestar realizadas (celebración del día de la Secretaria(o) a todo los servidores que desempeñan esta labor).

• Se elaboraron informes de avance sobre el cumplimiento de las metas del Plan de Desarrollo Distrital, informes de carácter misional, entre otros, para la Secretaría General, Secretaría Distrital de Hacienda y la Secretaría Distrital de Planeación Distrital.

• Realización de reuniones en las diferentes dependencias para hacer control y evaluación de las actividades programadas.

Dificultades

• No se cuenta en la mayoría de los procesos con instrumentos documentados de autoevaluación, que faciliten la identificación de oportunidades de mejora, desde los mismos procesos, sino que la mayoría, están asociados ejercicios de evaluación externos al proceso.


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2.


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IrniliSttatIVO Gervon

2.2. COMPONENTE DE AUDITORÍA INTERNA

"Este componente busca verificar la existencia, nivel de desarrollo y el grado de efectividad del Control Interno en el cumplimiento de los objetivos de la entidad pública".

Avances

El área de Control Interno, cumpliendo con el rol de evaluación independiente, realiza evaluaciones con las características de imparcialidad, neutralidad y objetividad, siguiendo los cronogramas aprobados por el Comité de Coordinación de Control Interno. En esta dirección, se realizan, auditorías, seguimientos y presentación de informes, de acuerdo a las necesidades de la entidad y los requerimientos legales vigentes.

Con relación al componente de auditoría interna, en el DASCD, entre marzo y junio de 2014 se llevaron a cabo las siguientes actividades:

• Se realizó auditoría interna de gestión a los siguientes procesos: gestión estratégica, gestión del talento humano y gestión contractual y gestión jurídica. También se realizó informe de arqueo a la caja menor de la entidad.

• Se presentaron los siguientes informes de manera oportuna, de acuerdo al marco legal establecido:

sz Informe sobre derechos de autor a la Dirección nacional de Derechos de autor

✓ Informe de seguimiento al Plan anticorrupción y de atención al ciudadano correspondiente al primer trimestre de 2014, información que se publicó en el portal web institucional.

✓ Informe de seguimiento a los riesgos de corrupción, en el marco del seguimiento al Plan de anticorrupción del primer trimestre de 2014.

✓ Informe del mapa de riesgos que puedan impactar los resultados previstos en Planes de Gestión y proyectos de inversión de riesgos, presentado a la Secretaría General.

✓ Informe sobre controles de advertencia por parte de entes de control a corte de 31 de mayo de 2014.

v Informe de relación de causas que impactan los resultados de avances de la gestión presupuestal.

✓ Informes que de relación de informes presentados por Control interno en cumplimiento de sus funciones y sobre la ejecución del Programa de Auditoría.

✓ Informe de seguimiento a la Directiva 03 de 2013. ✓ Informe de Austeridad del gasto a corte del primer trimestre de 2014.

• Se realizó seguimiento a los planes de acción de la Oficina Asesora de Planeación, Subdirección de Gestión Corporativa y CD-talento humano y Subdirección jurídica, en el marco de las auditorías realizadas en el periodo de


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GESTIÓN PUBLICA Dei:altamente Administrativo del revvicio CÑi

reporte.

• Se atendieron los requerimientos realizados por partes interesadas durante el segundo trimestre. Algunos de los requerimientos estuvieron asociados con:

*Resultados de seguimiento al Plan anticorrupción y de atención al ciudadano. *Resultados de auditorías en el tema contractual en la administración del exalcalde Samuel Moreno. *Acciones adelantadas para prevenir actos de corrupción. *Plan y estructura del área de control interno. *Requerimientos de la Contraloría de Bogotá en el marco de la auditoría regular que vienen realizando al DASCD-vigencia 2013.

• Se realizó seguimiento a la presentación oportuna de los diferentes informes de la cuenta anual 2013 y mensual (enero, febrero, marzo, abril y mayo) a la Contraloría de Bogotá D.C., de acuerdo a la Resolución 011 de 2014 y 013 de 2014.

• Se realizó el Comité de Coordinación de Control Interno en abril y junio de 2014, en donde se mostró el resultado de las auditorías realizadas y se socializó el Decreto 943 de 2014, entre otras temáticas.

• Se gestionó la asignación de usuarios y claves para que personal de control interno pueda acceder de manera directa, en rol de consulta, a aplicativos de interés para hacer seguimiento a los procesos judiciales, como SIPROJ.

• El área de control interno acompañó los cierres de los procesos de Contratación adelantados por la entidad, a fin de hacer seguimiento al cumplimiento de las formalidades establecidas en cada uno de los procesos.

• En cumplimiento de su rol con entes de control, desde control interno se facilitó el flujo y suministro de información a la Contraloría de Bogotá D.C. en el marco de la Auditoría Modalidad Regular Vigencia 2013.

Dificultades

• En atención a requerimientos solicitados por la Contraloría de Bogotá D.C., en el marco de la auditoría regular a la vigencia 2013, se han presentado retrasos en el inicio de algunas auditorías incluidas en del Programa Anual de auditoría.

• Algunos instrumentos existentes en la entidad, como la matriz de riesgos institucional, no cuenta con espacios que permitan dejar evidencia de los seguimientos realizados para evaluar la efectividad de los controles.


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GESTION PUBLICA

2.3. COMPONENTE PLANES DE MEJORAMIENTO

"Se caracterizan como aquellas acciones necesarias para corregir las desviaciones encontradas en el sistema de control Interno y en la gestión de los procesos, como resultado de la Autoevaluación realizada por cada líder de proceso, de la Auditoría Interna de la Oficina de Control Interno, Auditoría Interna o quien haga sus veces y de las observaciones formales provenientes de los Órganos de Control".

Avances

Con relación al componente de Planes de mejoramiento, en el DASCD, entre marzo y junio de 2014 se llevaron a cabo las siguientes actividades:

• Se realizó seguimiento a corte de abril y mayo de las acciones implementadas por las dependencias de la entidad, en cumplimiento al Plan suscrito con la Contraloría de Bogotá D.C. En el marco de la auditoría regular a la vigencia 2013 que se encuentra haciendo el organismo de control, se reportó el avance de las diferentes acciones contempladas.

• Se formularon planes de mejoramiento en los procesos de gerencia estratégica y gestión de talento humano, derivados de las auditorías internas de gestión realizadas a dichos procesos. Dado que en abril se inició la ejecución de las auditorías contempladas en el Programa Anual de auditorías, el seguimiento a los planes de mejoramiento construidos se tiene previsto para agosto.

Dificultades

• No se ha afianzado la cultura de dejar soportes y evidencias que permitan determinar el grado de cumplimiento de las acciones establecidas en el plan de mejoramiento con la Contraloría de Bogotá D.C.

• Falta de aprehensión de elementos para fortalecer la construcción de Planes de mejoramiento que sean estratégicos y efectivos.

3. EJE TRANSVERSAL DE INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN

"Este eje es transversal a los Módulos de Control del Modelo, dado que en la práctica las organizaciones y entidades lo utilizan durante toda la ejecución del ciclo PHVA; de tal manera, que complementa y hace parte esencial de la implementación y fortalecimiento de los Módulos en su integridad".

Con relación al eje transversal de información y comunicación, en el DASCD, entre marzo

Cra 30 No 25 — 90, piso 9 costado oriental Tel: 3680038 www.serviciocivil.gov.co Información: Línea 195 HUqANA


CEIGTIÓN PUBLIC:. Del;art...1,,110 AlmnistrItivo

y junio de 2014 se llevaron a cabo las siguientes actividades:

• Se diseñaron y pusieron en funcionamiento encuestas para la entidad (sobre actividades de bienestar, necesidades de capacitación, percepción sobre grado de cumplimiento de la misión, visión, objetivos estratégicos) y para otras entidades (clima organizacional), formularios para convocatorias de contratistas y empleos temporales.

• Actualización de la Página WEB en sus diferentes módulo y trámite de las solicitudes radicadas en el correo oficial de la Entidad. La página se mantiene actualizada, con temas sobre convocatorias de empleos temporales o contratistas, circulares externas, alianzas estratégicas, temas de transparencia, y temas de interés para las entidades, lo servidores públicos y la ciudadanía en general.

• Conformación de expedientes físicos y digitalizados de las evidencias de acuerdo con las tablas de retención documental.

• Desarrollos, modificaciones y avances en los diferentes sistemas existentes (SI-CAPITAL-SIGIA).

• Publicación de los documentos y actos administrativos de los procesos contractuales, de conformidad con el artículo 19 del Decreto 1510 de 2013 "Por el cual se reglamenta el sistema de compras y contratación pública", en el Sistema Electrónico de Contratación Pública — SECOP. Adicionalmente, se publicaron los procesos contractuales en el portal de la Alcaldía Mayor de Bogotá D.0 de Contratación a la Vista.

• Se encuentra en pruebas finales el Sistema de Contratación — SISCO.

• Se aprobaron por parte de las dependencias de la entidad las herramientas de apoyo en la organización documental (Tablas de retención Documental), las cuales se presentarán ante el consejo Distrital de Archivos para su aprobación.

• Se continuó con la digitalización de concepto técnicos de la subdirección técnica, los cuales se conservarán en el aplicativo para su posterior consulta, conforme a las Tablas de Retención Documental.

• Se dispone de cuenta en Facebook y Twitter, a través de las cuales se divulga información que genera el departamento en cuanto a su competencia misional e información general, tendiente a dar mayor transparencia en cada una de las actuaciones por parte de la entidad.

• Se utiliza el "NOTI-SIG" como herramienta comunicativa para fortalecer el sistema de gestión documental y el Sistema Integrado de gestión. De igual manera, se utiliza el canal de comunicación Canal TV DASCD disponible en el portal web


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GESTION PUBLICA

Oepadamento AdInfliseatIvo del SOrViCIO

institucional para fortalecer la comunicación con las entidades, servidores públicos y ciudadanía.

• Se utiliza el CHAT interactivo como herramienta de comunicación donde se puede dar información inmediata a las entidades, servidores públicos y/o ciudadanía de los servicios con los que cuenta el Departamento.

• La entidad remitió el informe mensual sobre atención de PQRs a la Secretaría General y la Veeduría Distrital.

Dificultades

• Pese a que se encuentra con un borrador de Plan de Comunicaciones, la entidad aún no ha aprobado y adoptado el Plan de Comunicaciones Institucional.

ESTADO GENERAL DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO

Se evidencia la existencia de diferentes elementos del Sistema de Control Interno en la entidad, así como también de la mejora paulatina en ellos. Hay elementos que permiten observar el diseño y ejecución de estrategias, políticas, directrices que dan cumplimiento a las disposiciones establecidas en la normatividad vigente y que contribuyen a un buen desempeño institucional. En términos generales, el Sistema de Control Interno cuenta con elementos que lo sustentan y se encuentra en proceso de mejoramiento, para lo que es necesario avanzar en actividades que contribuyan a una mayor aprehensión del mismo, por parte del personal de la entidad.

RECOMENDACIONES PARA EL MEJORAMIENTO CONTINUO DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO

• Acelerar el registro de información en los módulos del aplicativo del Sistema Integrado de Gestión del DASCD, por parte de los responsables de las diferentes dependencias y procesos, de acuerdo a su competencia, con el debido acompañamiento de la Oficina Asesora de Planeación, para que la herramienta contenga en tiempo real la información susceptible de ser consultada sobre el SIG en la entidad, y se termine con el proceso de tener en paralelo dicha información.

• Gestionar actividades asociadas a la construcción de instrumentos documentados de autoevaluación de los procesos, de tal manera que se tomen las acciones correctivas, preventivas y de mejora pertinentes.

• Fortalecer la formulación de indicadores, de tal manera que se mida no solamente


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De,:arIllinceto Aininstr3tivo del Servicio

eficacia, sino eficiencia y efectividad en las dependencias, y buscar que éstos guarden estrecha relación con las metas formuladas.

• Continuar con la implementación del Subsistema interno de gestión documental y archivo- SIGA, continuar el trabajo de organización del fondo documental acumulado del archivo central y la actualización de las tablas de retención documental para su respectiva aprobación.

• Fortalecer el seguimiento al Mapa de Riesgo Institucional y el Mapa de riesgo de cada una de las áreas del Departamento, a fin de evaluar la efectividad de los controles establecidos en los mismos; así como también, realizar capacitaciones sobre gestión de riesgos.

• Continuar con las estrategias de divulgación de la política de la cultura de Control y Autocontrol en los funcionarios del departamento, que contribuya al mejoramiento continuo y desarrollar acciones encaminadas a generar sentido de pertenencia y responsabilidad, teniendo en cuenta lo establecido en el Decreto 943 de 2014.

• Fortalecer los seguimientos a las acciones correctivas, preventivas y de mejora identificadas en los procesos de la entidad, de tal manera que se monitoree adecuadamente la efectividad de las mismas.

• Aprobar y socializar el Plán de Comunicaciones Institucional.

IS EZGLJERRERO Asesor •n ro Interno

RICARDO ADQ.L O PARDO Profesion specializado Control Interno


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