· web viewfrancisco fonseca montero y la licda. xinia ramírez bolaños, director y subdirectora...

Dirección General de Auditoría Interna

San José, 21 de Junio de 2013INF-DGAI-016-2013

SeñorFrancisco Fonseca MonteroDirectorDirección Administrativa y Financiera

Asunto: Servicios de Auditoría Informe de control interno sobre seguros bienes inmuebles

Estimado Francisco:

Nos permitimos presentarle el informe N° INF-DGAI-016-2013 sobre los seguros de los edificios propiedad del Ministerio de Hacienda.

En el estudio se determinaron aspectos de control que requieren ser revisados con respecto al proceso de aseguramiento de los edificios propiedad del Ministerio de Hacienda, por lo que se formulan las recomendaciones correspondientes, tendentes a mejorar este proceso.

Dichas recomendaciones están sujetas a las disposiciones del artículo 36 de la Ley Nº 8292 Ley General de Control Interno, que establece un plazo improrrogable de 10 días hábiles, contados a partir de la fecha de recibo del informe, para ordenar la implantación de las recomendaciones o si discrepa de ellas, debe elevar las objeciones y soluciones alternas al señor Ministro en el plazo establecido, con copia a la Auditoría Interna.

Por lo anterior, conforme con esa normativa y el Manual para la atención de informes de la Contraloría General de la República y la Dirección General de Auditoría Interna vigente en el Ministerio de Hacienda1, le agradecemos comunicar a esta Dirección la decisión que se tome al respecto dentro del plazo antes señalado, así como en un tiempo razonable el plan de acción que se defina para la implantación efectiva de lo recomendado.

Atentamente,

Olman Saborío AlfaroDirector General

C. Estudio 003-2013

1 Decreto Nº 34323-H, publicado en La Gaceta No. 38 del 22 de febrero del 2008

Dirección: Av. 2da, Calle 1 y 3, diagonal al Teatro Nacional, San José, Costa Rica •Tel 2284-5242/Fax: 2222-1334 • www.hacienda.go.cr

http://www.hacienda.go.cr/

INF-DGAI-016-2013

INFORME SOBRE LOS SEGUROS DE LOS EDIFICIOS PROPIEDAD DEL MINISTERIO

DE HACIENDA

DIRECCIÓN GENERAL DE AUDITORÍA INTERNA

JUNIO, 2013


INFORME SOBRE LOS SEGUROS DE LOS EDIFICIOS PROPIEDAD DEL MINISTERIO DE HACIENDA

TABLA DE CONTENIDO

RESUMEN EJECUTIVO........................................................................................................................................ i

1. INTRODUCCIÓN...........................................................................................................................................2

1.1 Origen....................................................................................................................................................2

1.2 Objetivo..................................................................................................................................................2

1.3 Alcance..................................................................................................................................................2

1.4 Normativa relacionada en materia de control y atención de informes...........................................................2

1.5 Comunicación Oral de Resultados............................................................................................................3

1.6 Aspectos generales.................................................................................................................................3

2. RESULTADOS..............................................................................................................................................4

2.1. Sobre la situación del aseguramiento de los Bienes Inmuebles...................................................................4

2.2. Sobre la necesidad de políticas................................................................................................................6

2.3. Sobre la necesidad de un procedimiento formal para el aseguramiento........................................................7

2.4. Sobre la necesidad de asignación de funciones.........................................................................................7

3. CONCLUSIONES..........................................................................................................................................8

4. RECOMENDACIONES..................................................................................................................................8





RESUMEN EJECUTIVO

Este informe es el resultado del estudio sobre la revisión de los seguros de las edificaciones propiedad del Ministerio de Hacienda, el cual se realizó de conformidad con el Plan de Trabajo Anual 2013. El objetivo consistió en evaluar el aseguramiento de los bienes inmuebles que tienen construcción, a fin de determinar si este es suficiente para la protección del patrimonio institucional.

La evaluación comprendió la identificación de los bienes inmuebles propiedad del Ministerio de Hacienda al 30 de abril del 2013, que cuentan con algún tipo de edificación, a los que se les verificó los seguros que poseen, las coberturas y la valoración de ellos. El estudio abarcó el periodo comprendido entre el 1 de enero del 2012 al 30 de abril del 2013. Se evidenció en el estudio que existen aspectos que se requieren fortalecer, según se indica a continuación:

Se determinó que existen 29 propiedades del Ministerio que poseen algún tipo de edificación con un valor aproximado de 7,245 millones de colones, de los cuales sólo 5 con un valor de 1,215 millones están asegurados, lo que implica que hay bienes inmuebles por 6.030 millones de colones expuestos a pérdidas económicas y la afectación de la imagen del Ministerio ante la eventual ocurrencia de un incidente. De igual forma se confirmó que únicamente 1 de las 5 propiedades aseguradas, se encuentra debidamente valorada para efecto del seguro, lo que también podría provocar pérdidas económicas pues el aseguramiento no respondería por el valor real de inmueble en el caso de ocurrencia algún desastre natural o de otro tipo.

Actualmente el Ministerio de Hacienda no posee ningún tipo de lineamiento con respecto al aseguramiento de los bienes inmuebles, lo que genera que al 30 de abril del 2013, únicamente 5 de las propiedades que se poseen estén debidamente aseguradas. Ante la situación se considera importante la definición de políticas institucionales en materia de seguros, que sirvan como marco regulatorio del proceso de aseguramiento de los bienes inmuebles según los objetivos institucionales.

Durante la revisión del proceso de aseguramiento, se observó que el Departamento de Servicios no posee un manual de procedimientos, ni ha determinado las funciones de los colaboradores por escrito, ni cuáles son los controles que deben existir en el proceso de aseguramiento de los bienes inmuebles. A la fecha, según se nos indicó la elaboración de los manuales de procedimientos internos se encuentran todavía en proceso.

Se determinó que varias Gestorías Administrativas poseen bienes inmuebles a su cargo por lo cual deben de velar por el aseguramiento adecuado si corresponde y el debido seguimiento a las pólizas, sin embargo, no se han definido para las Gestorías funciones específicas relacionadas con la gestión de los seguros de los bienes inmuebles, lo que se considera necesario dadas las labores que deben realizar sobre esta materia.

En razón de lo anterior, se emiten las recomendaciones correspondientes, las cuales están sujetas a las disposiciones del artículo 36 de la Ley N° 8292 Ley General de Control Interno y al Manual para la atención de informes de la Contraloría General de la República y de la Dirección General de Auditoría Interna en este Ministerio.

Pág. i

Dirección: Avenida 2°, calle 1 y 3 San José • Tel 2284-5242 • www.hacienda.go.cr

I INF-DGAI-016-2013Pág. 2 de 22


1. INTRODUCCIÓN

1.1 Origen

Este estudio se realizó de conformidad con el Plan de Trabajo Anual 2013, como una auditoría de cumplimiento.

1.2 Objetivo

Evaluar el aseguramiento de los bienes inmuebles del Ministerio de Hacienda, a fin de determinar si este es adecuado para la protección del patrimonio institucional.

1.3 Alcance

El estudio comprende la revisión del aseguramiento de los bienes inmuebles que son propiedad del Ministerio de Hacienda al 30 de Abril del 2013, según el detalle suministrado por parte de la Dirección Administrativa y Financiera.

Para tal efecto se obtuvo información sobre los bienes inmuebles por parte de la Dirección Administrativa y Financiera, sobre los bienes inmuebles que posee el Ministerio y cuáles de ellos mantienen seguros, con sus respectivas coberturas, de igual forma se contactó a las Gestorías Administrativas para verificar el seguimiento a las pólizas que poseen los bienes de las respectivas dependencias.

Las actividades de este estudio se realizaron de acuerdo con la normativa aplicable al ejercicio de la Auditoría Interna en el Sector Público.

1.4 Normativa relacionada en materia de control y atención de informes

A fin de prevenir efectos negativos por inobservancia de la legislación vigente, a continuación se transcriben los artículos de la Ley General de Control Interno N° 8292 (LGCI), que regulan los deberes del jerarca y titulares subordinados en materia de control y atención de informes.

“Artículo 10. —Responsabilidad por el sistema de control interno. // Serán responsabilidad del jerarca y del titular subordinado establecer, mantener, perfeccionar y evaluar el sistema de control interno institucional. Asimismo, será responsabilidad de la administración activa realizar las acciones necesarias para garantizar su efectivo funcionamiento.”

“Artículo 12. — Deberes del jerarca y de los titulares subordinados en el sistema de control interno. “…c) Analizar e implantar, de inmediato, las observaciones, recomendaciones y disposiciones formuladas por la auditoría interna, la Contraloría General de la República, la auditoría externa y las demás instituciones de control y fiscalización que corresponde…”

“Artículo 36.-Informes dirigidos a los titulares subordinados. Cuando los informes de auditoría contengan recomendaciones dirigidas a los titulares subordinados, se procederá de la siguiente manera: a) El titular subordinado, en un plazo improrrogable de diez días hábiles contados a partir de la fecha de recibido el informe, ordenará la implantación de las recomendaciones. Si discrepa de ellas, en el transcurso de dicho plazo elevará el informe de auditoría al jerarca, con copia a la auditoría interna, expondrá por escrito las razones por las cuales objeta las recomendaciones del informe y propondrá soluciones alternas para los hallazgos detectados .b) Con vista de lo anterior, el jerarca deberá resolver, en el plazo de veinte días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la documentación remitida por el titular subordinado; además, deberá ordenar la implantación de recomendaciones de



INF-DGAI-016-2013Pág. 3 de 15

la auditoría interna, las soluciones alternas propuestas por el titular subordinado o las de su propia iniciativa, debidamente fundamentadas. Dentro de los primeros diez días de ese lapso, el auditor interno podrá apersonarse, de oficio, ante el jerarca, para pronunciarse sobre las objeciones o soluciones alternas propuestas. Las soluciones que el jerarca ordene implantar y que sean distintas de las propuestas por la auditoría interna, estarán sujetas, en lo conducente, a lo dispuesto en los artículos siguientes. c) El acto en firme será dado a conocer a la auditoría interna y al titular subordinado correspondiente, para el trámite que proceda.”

“Artículo 39. —Causales de responsabilidad administrativa. //El jerarca y los titulares subordinados incurrirán en responsabilidad administrativa y civil, cuando corresponda, si incumplen injustificadamente los deberes asignados en esta Ley, sin perjuicio de otras causales previstas en el régimen aplicable a la respectiva relación de servicios.//El jerarca, los titulares subordinados y los demás funcionarios públicos incurrirán en responsabilidad administrativa, cuando debiliten con sus acciones el sistema de control interno u omitan las actuaciones necesarias para establecerlo, mantenerlo, perfeccionarlo y evaluarlo, según la normativa técnica aplicable.//(…) Igualmente, cabrá responsabilidad administrativa contra los funcionarios públicos que injustificadamente incumplan los deberes y las funciones que en materia de control interno les asigne el jerarca o el titular subordinado, incluso las acciones para instaurar las recomendaciones emitidas por la auditoría interna, sin perjuicio de las responsabilidades que les puedan ser imputadas civil y penalmente…”

1.5 Comunicación Oral de Resultados

Los resultados y recomendaciones que contiene este informe fueron comunicados el 14 de Junio de 2013 al Lic. Francisco Fonseca Montero y la Licda. Xinia Ramírez Bolaños, Director y Subdirectora Administrativo y Financiero, al Lic. Gerardo Cruz Zuchini, Jefe del Departamento de Servicios, quienes en términos generales estuvieron de acuerdo en la necesidad de fortalecer este proceso.

1.6 Aspectos generales

El proceso y control del aseguramiento institucional se encuentra concentrado en el Departamento de Servicios del la Dirección Administrativa y Financiera, para lo cual, tratándose de bienes inmuebles, lleva un control de la pólizas de seguros suscritas con el Instituto Nacional de Seguros.

Por su parte, las Gestorías de la Dirección Administrativa y Financiera, que prestan servicios a las distintas Dependencias, llevan un control de las pólizas de seguro de las propiedades que se ubican dentro del ámbito de acción de cada Gestoría.

En los casos que existen seguros, las pólizas mantienen las siguientes coberturas, las cuales se detallan en el Anexo 2:

Cobertura A: Incendio Hostil y Rayo Cobertura B: Riesgos Varios Cobertura C: Inundación, Deslizamiento y Vientos Cobertura D: Convulsiones de la Naturaleza

Según información obtenida del SIGAF el monto gastado por el Ministerio por concepto del aseguramiento de los bienes inmuebles durante el 2012, fue de ¢14.044.723,26 correspondiente a las primas de seguro pagadas para 5 propiedades.

El Decreto N°33208 Reglamento de Organización de la Dirección Administrativa y Financiera del Ministerio de Hacienda, le asigna al Departamento de Servicios como funciones la formulación de las políticas institucionales en materia de seguros, velar porque éstas se cumplan, y asesorar a las diferentes Dependencias del Ministerio en la materia.



Por su parte, el modelo de organización adoptado por la Dirección Administrativa y Financiera, según se indica en la Resolución DAF-1334-2007 del 28 de setiembre del 2007 “Creación de las aéreas gestoras de la Dirección Administrativa y Financiera” centraliza la parte rectora de la función en cada uno de los Departamentos que conforman la Dirección Administrativa Financiera, y a la vez traslada actividades operativas bajo un Modelo de Gestorías, destacadas en las Dependencias que conforman el Ministerio, las cuales dependen jerárquicamente del Director Administrativo y Financiero, y técnicamente de los Departamentos que conforman la Dirección según materia que se trate. Este tipo de estructura se caracteriza porque los titulares del nivel central especializado, tienen responsabilidad jerárquica sobre un equipo de trabajo, de muy alto nivel técnico, y responsabilidad técnica sobre las funciones destacadas en las diferentes Dependencias del Ministerio, a través de las Gestorías.

2. RESULTADOS

2.1. Sobre la situación del aseguramiento de los Bienes Inmuebles.

Según información suministrada por el Departamento de Servicios de la Dirección Administrativa y Financiera, al 30 de abril del 2013 el Ministerio de Hacienda contaba con 60 propiedades, entre terrenos, fincas, edificios y viviendas. (Ver Anexo N°1). Dichas propiedades poseen un valor según la Dirección Administrativa y Financiera de 9.164 millones de colones y se encuentran distribuidas en todo el país.

De acuerdo con la consulta digital realizada en el Registro Nacional, de las 60 propiedades, 29 poseen construcción con un valor total de 7.245 millones de colones. Las 31 propiedades que no poseen construcción tienen un valor de 1.920 millones de colones.

De las 29 propiedades con alguna edificación, se encuentran aseguradas solamente 5, con un valor 1215 millones de colones, lo que representa un 17% del valor de los bienes inmuebles con edificaciones, quedando un 83% que equivale a 6,030 millones de colones, en propiedades que no se encuentran aseguradas.

En tales condiciones la institución estaría asumiendo un riesgo importante, pues ante la ocurrencia de eventos como incendio u otros tipos de desastres que pueden darse en algunos de los activos no asegurados, podrían generarse pérdidas económicas significativas; así como una eventual afectación de la imagen institucional ante los inconvenientes que puedan surgir en la prestación de los servicios.

Por otra parte, respecto a los bienes asegurados, se determinó, con base en las pólizas de seguro, que los valores de los bienes inmuebles detallados en el listado entregado por parte de la Dirección Administrativa y Financiera son sustancialmente menores a los valores establecidos por el Instituto Nacional de Seguros, según se detalla a continuación:

Cuadro Nº1: Comparativo de valore de propiedades aseguradas en miles

PropiedadesValor S/

DAF Valor S/ INSEdificio de la DGI 152.680 955.426 Edificio en el Brujo 10 19.445 Laboratorio Aduanero 85.364 189.960 Oficinas Centrales 967.890 3.071.659 Barrio Escalante PCF 8.981 30.977



Total ¢ 1.214.925 ¢ 4.267.467

Fuente: Datos tomados de la DAF, Pólizas del INS y consulta electrónica en el Registro Nacional

Esta condición refleja una subvaluación de los bienes inmuebles del Ministerio, lo cual puede conducir a errores en la toma de decisiones relacionadas con su aseguramiento. Adicionalmente, de acuerdo con información proporcionada por el agente de seguros que brinda atención al Ministerio, los valores, con excepción del establecido para el edificio de las oficinas centrales, se encuentran desactualizados, lo que también podría acarrear pérdidas económicas para el Ministerio en el evento de que se materialicen los riesgos de ocurrencia de algún desastre natural o de otro tipo, como ya ha sucedido en el pasado con los incendios ocurridos en los edificios que ocupaban las Aduanas de Limón y Peñas Blancas, los cuales al 30 de abril del 2103, permanecen sin póliza de seguro.

En relación con este tema, el Instituto Nacional de Seguros, en el documento “Acuerdo de Aseguramiento” del 16 de Enero del 2013, señala en lo que es de interés:

“Artículo 7. Condición de aseguramiento Es requerimiento de este seguro que las sumas aseguradas indicadas en las Condiciones Particulares no sean inferiores al valor real efectivo de los bienes amparados. El porcentaje de depreciación a utilizar estará en función de edad, desgaste, estado de conservación y obsolescencia del bien. Si el aseguramiento es según libros de contabilidad, la depreciación que se utilice será la contable.

Artículo 26. Sobreseguro En caso de siniestro, el Instituto indemnizará por el valor del daño efectivamente sufrido, por lo que en ningún caso el Instituto será responsable por suma mayor al valor real del interés que el Asegurado tenga sobre el bien destruido o dañado a la fecha del siniestro.

Artículo 27. Infraseguro Esta póliza está sujeta a la condición de proporción indemnizable, esto es, si la propiedad cubierta por este seguro se encuentra en el momento de la pérdida con un monto mayor a la suma asegurada, el Asegurado y/o Tomador solo tendrá derecho a recuperar bajo el presente contrato la proporción de la pérdida mencionada tal y como la guarde la suma Asegurada con respecto a los valores totales de dicha propiedad. Para la cobertura de F “Pérdida de Beneficios” En caso de pérdida, el Instituto no será responsable por una proporción mayor de la que exista entre el monto Asegurado en esta cobertura y el “Beneficio Bruto” en empresas con actividades industriales, o entre el monto Asegurado en esta cobertura y los “Ingresos” en empresas con actividades comerciales, que se hubiese obtenido de no haber ocurrido el siniestro, durante los doce (12) meses inmediatamente siguientes a la fecha del daño o destrucción de la propiedad asegurada.”

Las condiciones encontradas, tanto en lo referente a la ausencia de pólizas de seguro para algunos de los bienes inmuebles como a la subvaluación y desactualización de los valores en otros casos, puede obedecer a la ausencia de una política de aseguramiento y de un procedimiento institucional en esta materia; aspectos que serán abordados en otros apartados de este informe.

Al respecto, las Normas de control interno para el Sector Público2, en la norma 4.3, sobre la Protección y conservación del patrimonio, señala en lo que interesa: “El jerarca y los titulares subordinados, según sus competencias, deben establecer, evaluar y perfeccionar las actividades de control pertinentes a fin de asegurar razonablemente la protección, custodia, inventario, correcto uso y control de los activos pertenecientes a la institución, incluyendo los derechos de propiedad intelectual. Lo anterior, tomando en cuenta, fundamentalmente, el bloque de legalidad, la naturaleza de tales activos y los riesgos relevantes a los cuales puedan verse expuestos…”,

2 N° R-CO-9-2009 del 26 de enero del 2009



2.2. Sobre la necesidad de políticas.

El Reglamento de Organización de la Dirección Administrativa y Financiera del Ministerio de Hacienda, Decreto N°33208 del 18 de julio del 2006, establece en el artículo N°8 como una de las funciones del Departamento de Servicios, la siguiente:

“8.4) Formular las políticas institucionales en materia de seguros, velar porque éstas se cumplan y asesorar a las diferentes Dependencias del Ministerio en la materia".

Dicha política se considera importante, por cuanto el aseguramiento provee protección financiera, en el evento de que ocurra un desastre en las edificaciones, especialmente de aquellas que se encuentran en uso por parte del Ministerio, facilitando la recuperación y normalización de los servicios, y por tanto es indispensable definir en qué condiciones es necesario dicho aseguramiento dependiendo del riesgo que se pretende trasladar y cuáles las coberturas.

No obstante lo anterior, según la información suministrada por la Subdirectora de la Dirección Administrativa y Financiera, Licenciada Xinia Ramírez Bolaños y por el jefe del Departamento del Servicios, Licenciado Gerardo Cruz Zuchini, el 22 de febrero del 2013, a la fecha no existe un tratamiento establecido para el aseguramiento de los bienes inmuebles, su valoración, o las coberturas que se deben mantener.

Ello debido a que, según lo indicó el señor Cruz Zuchini, se encuentran trabajando en la confección de los manuales de procedimientos internos del Departamento, dejándose de lado la formulación de políticas institucionales relacionadas con seguros, por cuanto estas involucran a otras dependencias fuera de la Dirección Administrativa y Financiera.

La falta de definición de políticas en materia de seguros, deja a las distintas unidades que intervienen en estos procesos, sin parámetros o límites que les sirvan de guía para definir las acciones a seguir, según sean las condiciones de cada bien inmueble, así como para establecer, si así fuera necesario, las responsabilidades que eventualmente deriven por las decisiones u omisiones que al respecto tomen los funcionarios que ostentan la competencia para tal efecto.

Dichas políticas pueden fijar, entre otros aspectos, el estándar para las coberturas que debe de mantener cada póliza, los lineamientos básicos sobre la renovación y valoración de las propiedades del Ministerio, así como la determinación de cuáles propiedades deben de ser aseguradas, tanto si se realiza el 100% de las propiedades o solo un porcentaje de acuerdo al nivel de riesgo.

2.3. Sobre la necesidad de un procedimiento formal para el aseguramiento

En la revisión del proceso de aseguramiento que se realiza en el Ministerio se determinó que no existe un procedimiento escrito que integre todas las actividades que tienen que ver con el aseguramiento de los bienes inmuebles y que establezca a su vez los controles, el grado de participación y responsabilidad que competen a los funcionarios de cada una de las unidades que tienen injerencia en esta materia. En su lugar, cada una de ellas reacciona dependiendo de cada bien inmueble que ingrese a la Administración, sin que exista una adecuada comunicación entre estas, lo que puede dar lugar a la existencia de propiedades no aseguradas ante el desconocimiento de la existencia del activo.

Lo anterior lo justificó el Ingeniero Gerardo Cruz Zuchini, en que desde su ingreso al Departamento de Servicios en el 2010, iniciaron un proceso para mejorar el transporte que brindaba el departamento, y fue hasta el 2012 que se enfocaron al levantamiento de los distintos procesos de esa unidad administrativa. Agregó el señor Cruz, que en la actualidad existe una planificación para que al finalizar el año 2013 este aspecto esté resuelto.



El apartado 1.4 de las normas de control interno para el Sector Público (N-2-2009-CO-DFOE), asigna en el inciso c) que es responsabilidad del jerarca y los titulares subordinados: “La emisión de instrucciones a fin de que las políticas, normas y procedimientos para el cumplimiento del SCI, estén debidamente documentados, oficializados y actualizados, y sean divulgados y puestos a disposición para su consulta.”

El inciso e) punto 4.2.4 de las normas citadas, en lo referente a la documentación, señala lo siguiente: “Las actividades de control deben documentarse mediante su incorporación en los manuales de procedimientos, en las descripciones de puestos y procesos, o en documentos de naturaleza similar. Esa documentación debe estar disponible, en forma ordenada conforme a criterios previamente establecidos, para su uso, consulta y evaluación.”

2.4. Sobre la necesidad de asignación de funciones.

La Resolución DAF-1334-2007 del 28 de septiembre del 2007 emitida por la Dirección Administrativa y Financiera indica en el Considerando Tercero: “Que para el cumplimiento de la Misión se requiere un modelo de organización que centralice la parte rectora de la función en cada uno de los Departamentos que conforman la Dirección Administrativa Financiera, y a la vez traslade actividades operativas bajo un Modelo de Gestorías, destacadas en las Dependencias que conforman el Ministerio, las cuales dependerán jerárquicamente del Director Administrativo y Financiero y técnicamente de los Departamentos que conforman la Dirección. Este tipo de estructura se caracteriza porque los titulares del nivel central especializado, tienen responsabilidad jerárquica sobre un equipo de trabajo, de muy alto nivel técnico, y responsabilidad técnica sobre las funciones destacadas en las diferentes Dependencias del Ministerio, a través de las gestorías.”

Durante la revisión del proceso de seguimiento a las pólizas y a la gestión de aseguramiento de los bienes inmuebles en el Ministerio por parte de las Gestorías, se determinó que algunas no realizan estos procesos, e incluso que Gestorías que poseen bienes inmuebles asegurados, no cuentan con una descripción o detalle de las labores o funciones a realizar en torno a esta materia y que tienen que ver, entre otros aspectos, con el control de vencimiento de las pólizas, actualización de los valores de los bienes inmuebles para el aseguramiento, pago de las primas de seguro, entre otros.

La falta de asignación de tales funciones y el desconocimiento de los encargados en las Gestorías del proceso de aseguramiento de los bienes inmuebles en la institución, podría generar que los edificios que pertenecen al Ministerio en el cual se desarrollen labores, no estén debidamente asegurados o no se gestione el seguimiento a las pólizas o la actualización de los valores de estos bienes inmuebles, lo que podría provocar que en caso de algún incidente el Ministerio no pueda recibir una indemnización o que dicha compensación no sea suficiente para cubrir los costos del suceso.

3. CONCLUSIONES

El aseguramiento de los bienes inmuebles constituye un aspecto vital en cualquier organización, pues le permite facilitar su recuperación y normalización de los servicios, en el evento de que se dé un desastre natural o de otro tipo. En el caso del Ministerio, esta situación cobra relevancia en vista de la magnitud de las inversiones que mantiene por este concepto las cuales, al 31 de diciembre del 2012 superan los 9.000 millones de colones y que algunos de estos inmuebles son utilizados por la institución para su operación normal, como es el caso algunas aduanas, oficinas centrales y bodegas. No obstante la importancia de esta materia, en el estudio se determinó algunas debilidades que requieren la atención de la Administración, en relación con los siguientes aspectos:

3.1 Un 83% del valor de los activos con construcción que posee el Ministerio, equivalente al valor reportado por este concepto de 6.030 millones de colones no se encuentran protegidos con una póliza de seguro, exponiéndose el Ministerio a pérdidas económicas y la afectación de la imagen ante la eventual ocurrencia de un desastre natural o de otro tipo que afecte la prestación del servicio. Adicionalmente existe una desactualización de los valores utilizados



para el seguro de algunas de las propiedades lo que puede afectar la toma de decisiones respecto al aseguramiento, y con ello la exposición a riesgos de pérdidas económicas. Ver puntos 2.1 de este informe.

3.2 El Ministerio no cuenta con políticas institucionales en materia de seguros, que sirvan como marco regulatorio del proceso de aseguramiento de los bienes inmuebles, lo que podría ser a su vez el principal motivo por el cual a la fecha sólo existan 5 propiedades aseguradas por parte del Ministerio y se tiene algún desconocimiento sobre el proceder respecto a riesgos, bienes a proteger, y coberturas. Ver puntos 2.2 de este informe.

3.3 El Departamento de Servicios no posee un manual de procedimientos, ni ha determinado las funciones de los colaboradores por escrito, lo cual ha deparado que no se determinen cuales son los controles que deben existir en el proceso de aseguramiento de los bienes inmuebles, de igual forma, esta falta de control ha provocado descoordinación entre las unidades que participan del proceso de aseguramiento de los bienes inmuebles. Si bien en el plan establecido por ese Departamento para el 2013, se prevé la elaboración de los manuales de procedimientos internos, a la fecha se encuentran todavía en proceso. Ver puntos 2.3 de este informe.

3.4 No se han definido para las Gestorías funciones relacionadas con la gestión de los seguros de los bienes inmuebles lo que implica que no posean conocimiento de estos aspectos, pese que en el Departamento de Servicios, según indicó el Ing. Gerardo Cruz Zuchini, la función de ellos es la de solicitar el trámite o gestión a través del ese Departamento, el cual se encarga de realizar la solicitud final, ante el Instituto Nacional de Seguros. Ver puntos 2.4 de este informe.

4. RECOMENDACIONES

Al Director Administrativo y Financiero

4.1 Girar instrucciones al Departamento de Servicios para que en coordinación con las unidades correspondientes, se proceda con lo siguiente:

a. Efectuar un estudio tendente a determinar la situación que presentan los bienes inmuebles propiedad del Ministerio, en cuanto a condición, valor, uso y riesgos que los afectan, de manera que esto sirva de insumo para el establecimiento de políticas institucionales en materia de seguros y a su vez para la toma de decisiones en el aseguramiento de propiedades. Ver punto 3.1 de este informe.

b. Establecer la práctica de efectuar revisiones periódicas de los valores de aseguramiento de las propiedades del Ministerio de Hacienda, de manera que se cuente con información cierta y oportuna del valor de cada una de ellas para los cursos de acción que se definan, conforme con las políticas que se establezcan al respecto. Ver punto 3.1 de este informe.

c. Definir políticas institucionales en materia de seguros, que sirvan como marco regulatorio del proceso de aseguramiento de los bienes inmuebles del Ministerio, donde se contemplen los aspectos relacionados con este tema, tales como: la institución con la cual se contratará el aseguramiento, las pólizas y coberturas que se contratarán, los bienes inmuebles que serán asegurados según su condición de riesgo, los valores por los cuales se suscribirán los seguros, entre otros. Ver punto 3.2 de este informe.

d. Elaborar un procedimiento para el proceso de aseguramiento institucional el cual debe contener una descripción lógica y detallada de las actividades que deben realizarse para la ejecución de éste, con indicación clara de quién, cómo, cuándo, dónde y para qué han de realizarse estas actividades, señalando el grado de participación y responsabilidad por estas. Dicho procedimiento deberá ser debidamente aprobado y comunicado a las instancias correspondientes. Ver punto 3.3 de este informe.



e. Establecer las funciones correspondientes para las Gestorías de la Dirección Administrativa y Financiera, que brinden respaldo a la labor que deben de realizar en materia aseguramiento de bienes inmuebles, y a su vez delimiten la participación y responsabilidad de estas en ese proceso; como: el seguimiento de las pólizas, la actualización de los valores de los bienes, el presupuesto, entre otros. Ver punto 3.4 de este informe.

Las recomendaciones contenidas en este informe, están sujetas a las disposiciones del artículo 36 de la Ley Nº 8292 Ley General de Control Interno, que establece un plazo improrrogable de 10 días hábiles, contados a partir de la fecha de recibo del informe, para ordenar la implantación de las recomendaciones o si discrepa de ellas, debe elevar la objeción y soluciones alternas al señor Ministro en el plazo establecido.

___________________________ ________________________________________Gustavo Adolfo Cascante Calvo Guillermo Badilla MartínezProfesional de Auditoría Interna 2 Coordinador Auditoría Servicios Corporativos

C. Estudio N°003-2013Archivo



Anexo 1

Detalle de propiedades del Ministerio de Hacienda al 30 de abril del 2013

Patrimonio Provincia Nº de Finca Ubicación Física Estado Actual Construcción Valor

241439 San José 15983F-000San Pedro, 200 metros norte de la entrada principal del Colegio Salesiano Don Bosco

Terreno en trámite para su venta

Si posee construcción 11.000.000

282235 San José 15983-F-000San Pedro, 200 metros norte de la entrada principal del Colegio Salesiano Don Bosco

Casa de Habitación en trámite para su venta

Si posee construcción 23.096.244,19

241449 San José 212027-000 Actual parqueo del Edificio Central

Utilizándose. Corresponde al Parqueo anexo del Edificio Central.

Si posee construcción

148.564.496

241464 Alajuela 199384-000 Aguas Zarcas, Barrio La Gloria En trámite de Donación al IDA

No posee construcción 111.814

244166 Alajuela 216251-000 Upala, de la Terminal de Buses, 100 metros al Este

Con problema de localización. Debe realizarse tramite de des inscripción ante la Procuraduría. Pendiente

No posee construcción

1.850.000

241477 Heredia 105686-000Santiago, Urbanización Las Terrazas, de la Empresa Cobeles, 50 metros sur.

Con problema de localización. Debe realizarse trámite de desinscripción ante la Procuraduría. Pendiente


109.209

241481 Heredia 124415-000San Rafael, Urbanización Monte Real, de la Municipalidad 300 metros al este.



1.000.000

241483 Heredia 141807-000 Horquetas



2.100.000

241484 Guanacaste 11600-003 Barrio La Victoria, 50 metros oeste y 100 metros al sur



1.000.000

241486 Guanacaste 14419-B-000 Distrito Mayorga, Quebrada Grande, carretera a la Cruz



1.000.000

241488 Guanacaste 35536-000 Belén, del cruce de Santa Ana, 200 metros sur



1.000.000

241491 Guanacaste 46240-000 Centro, 25 metros sur de Ferretería Sabas

Proceso de desahucio, poseedor no permite realizar avalúo





241498 Puntarenas 13800-B-000Chacarita de Puntarenas, Cabinas Roblemas frente a las instalaciones de la Coca Cola


No posee construcción 3.668.875

282239 Puntarenas 13800-B-001Chacarita de Puntarenas, Cabinas Roblemas frente a las instalaciones de la Coca Cola



241500 Puntarenas 71167-000 Mojón de Esparza, detrás del antiguo Salón Galaxias


No posee construcción 348.340

282240 Puntarenas 71167-000 Mojón de Esparza, detrás del antiguo Salón Galaxias

Casa Tramite para su venta

Si posee construcción 424.096

282242 San José 50510-000 Antiguas Bodegas de Proveeduría Institucional Terreno en Uso Si posee

construcción 39.693.500

241441 San José 50510-001 Antiguas Bodegas de Proveeduría Institucional Terreno en Uso


282243 San José 72845-000 Merced Terreno Edificio DGI Si posee construcción 40.627.500

241442 San José 72845-001 Merced Terreno Edificio DGI Si posee construcción 112.052.123

282244 San José 75523-000 Central Actual Terreno del Edificio Central


241443 San José 75523-000 Central Actual Terreno del Edificio Central


282246 San José 002857-000 Central Antiguo Edificio de Presupuesto Nacional


244012 San José 002857-001 Central Edificio en Tramite de venta


278402 San José 388625-000 Granadilla, del Taller Wabe 700 metros este y 200 norte

Se utiliza como Bodega de Mantenimiento


278404 San José 275602-000 Patarrá, 1 km al este de la Escuela Juan Monge Guillén En trámite para su venta Si posee


278405 Alajuela 20878-000 Boca Tapada



258.103.888

278415 Guanacaste 36730-000Santa Lucía de Porosal, carretera al puente la amistad, km 18. Del Bar El Burrito 2 km al este

En trámite de ventaNo posee construcción 4.257.814

278416 Guanacaste 48392-000Las Juntas de Abangares, del puente Caballo Blanco 230 metros este

En trámite de ventaNo posee construcción 10.205.552

278418 Guanacaste 57883-000Cañas dulces de Liberia, 1200 metros llegando al Bar Las Albardas

En trámite de ventaSi posee construcción 11.707.151

278421 Limón 22649-000 Roxana En trámite de venta No posee construcción 49.023.448

278424 San José 415574-000

De la Cruz Roja, 50 norte, 300 oeste y 300 sur, segunda entrada de los Condominios Cerros de Escazú

En trámite de venta


40.000.000

278425 San José 089047-B-000 Control de Activos

Corresponde al Inmueble utilizado por Control de Activos


282250 San José 154981-000 Barrio Escalante, Avenida 5, Calle 33

Corresponde al Inmueble utilizado por Policía de Control Fiscal





278422 San José 154981-001 Barrio Escalante, Avenida 5, Calle 33

Corresponde al Inmueble utilizado por Policía de Control Fiscal


282251 Alajuela 074880-000 50 norte de la Catedral de Alajuela Administración Tributaria de Alajuela


278423 Alajuela 074880-001 50 norte de la Catedral de Alajuela Administración Tributaria de Alajuela


206004357 San José 601642-000 Calle Blancos Bodegas de Antiguo Banco Nacional

Si posee construcción 4.268.965.300

206010290 Limón 028268-000

Rancho Redondo, aproximadamente 500 metros este y 3.5 km al sur del puente sobre el Río Costa Rica, ubicado sobre la carretera principal que une el Parque Braulio Carrillo con Pococí.



75.552.445,50

206010291 Limón 028290-000




27.232.035,30

206010293 Limón 032501-000




33.000.277,20

206010296 Limón 043627-000




40.294.545,20

206010295 Limón 043626-000




35.254.161,00

206010294 Limón 043628-000




86.757.264,50

206010292 Limón 036524-000




47.574.161,40

S/P Cartago 189231-000 Antiguo Sanatorio Durán instalaciones del INTA En trámite de venta No posee





206010287 Puntarenas 0060719-000 Puerto Cortés, contiguo al Edificio de Correos de Costa Rica En trámite de venta


206010288 Puntarenas 041483-000De la esquina noreste de la Iglesia Católica 300 metros norte y 150 metros este


S/P Cartago 086039-000

San Rafael, La Chinchilla, de la intersección de la carretera San Rafael, Volcán Irazú, aproximadamente 700 metros al norte



737.316.200

S/P Puntarenas 040877-000Finca Coto 47, contiguo instalaciones del taller mecánico de Palma Tica


206010284 San José 437831-000 Residencial Parque Valle del Sol, Casa Nº 59, Pozos de Santa Ana En trámite de venta

No posee construcción 567.719.950,00

206010285 San José 406376-000 Tirrases, Urbanización Berroiba En trámite de venta No posee construcción 8.775.450

206010286 Puntarenas 059977-000 Contiguo a los Tribunales de Justicia En trámite de venta


206010289 Cartago 072507-000 San Nicolás de Cartago En trámite de venta No posee construcción 136.038.100,00

S/P Puntarenas 163811-000 Puesto de Control El Brujo En trámite de venta Si posee construcción 10.000

282247 Limón S/N Aduana Limón En uso No pudo ser consultada 30.000.000

282248 Limón S/N Administración Tributaria En uso No pudo ser consultada 30.000.000

258748 Limón S/N Aduana Limón (Planta Baja) En uso No pudo ser consultada 25.022.528

258749 Limón S/N Administración Tributaria (Planta Alta) En uso

No pudo ser consultada 25.022.528

206006356 San José 117432-000 Distrito Hospital Terreno para construir varios edificios


Fuente: Información suministrada por la Dirección Administrativa y Financiera



Anexo N°2

Coberturas de seguros para edificio según el documento “Acuerdo de Aseguramiento

Cobertura Básica”

Cobertura A: Incendio Hostil y Rayo

La protección ofrecida por esta cobertura cubre las pérdidas que resulten de:

1. Incendio hostil y rayo.2. Incendio de bosques, malezas, selvas, charrales, praderas, pampas o fuego empleado en el despeje del terreno, siempre y cuando no sean producidos por el Asegurado. 3. Daños causados por el calor y el por humo producto del incendio casual y hostil; y daños por humo de una operación repentina, inusual y defectuosa de unidades de cocina o calefacción y solamente cuando tal unidad esté provista de un extractor de humo o chimenea.

Cuando ocurra un evento amparable por este contrato, el Instituto cubrirá los daños que sean consecuencia de las medidas adoptadas para extinguir y evitar la propagación del incendio, así como los daños por evacuación, demolición u otras similares, para salvar lo bienes Asegurados; además cubre el hurto de los bienes Asegurados durante el incendio. Adicionalmente cubre los gastos en que el Asegurado incurra para aminorar la pérdida, destrucción o daño, pero en todo caso, la suma total a pagar no excederá el límite de responsabilidad amparado.

Coberturas Adicionales

Cobertura B: Riesgos Varios

El Instituto por esta cobertura, se compromete con el Asegurado y/o Tomador a indemnizar la pérdida sufrida por el bien Asegurado a consecuencia de:

1. Motín, huelga, paro legal, conmoción civil, daño malicioso o actos de personas malintencionadas: Esta protección opera solamente cuando los daños que sufran directamente los bienes Asegurados, sean producto de:

a. La acción de toda autoridad legalmente constituida, que tenga como fin reprimir cualquiera de las alteraciones del orden público cubiertas; la tentativa de ejecutar dicha reprimenda; o bien, aminorar las consecuencias de tales alteraciones.

b. Actos de huelguistas realizados con motivo de disturbios de carácter laboral. c. Acciones que se lleven a cabo para contrarrestar un disturbio obrero. d. El incendio y la explosión, el robo, el hurto y rotura de cristales que ocurran a causa de un motín, huelga,

paro legal o conmoción civil.

2. Colisión de vehículos de terceras personas contra la propiedad asegurada, caída de aeronaves u objetos desprendidos de éstas. Ampara los daños que sufran directamente los bienes asegurados, producto de los riesgos mencionados.

3. Implosión y explosión o el incendio derivado de la misma. Ampara los daños que sufran directamente los bienes Asegurados, producto de:

a. La explosión o ruptura de calderas, tubos, turbinas o máquinas de vapor y partes rotativas de maquinaria. b. Implosión.



4. Caída de árboles, antenas y torres de televisión, radio, electrificación y similares.

Cobertura C: Inundación, Deslizamiento y Vientos

Quedan comprendidos dentro del alcance de esta cobertura, los daños derivados de:

1. Inundación: Quedan comprendidos dentro del alcance de esta cobertura, los daños derivados de:

a. La elevación de las aguas de ríos, lagos, diques, represas, embalses y otros depósitos semejantes, producida esa elevación por fenómenos de la naturaleza.

b. La entrada de agua proveniente de los sistemas públicos de alcantarillado pluvial, siempre y cuando esto se origine por obstrucción o falta de capacidad de conducción del mismo, y se encuentren fuera del control del Asegurado.

2. Deslizamiento: Quedan comprendidos dentro del alcance de esta cobertura, los daños derivados del desplazamiento de una masa de tierra, roca u otro material de que están formados los predios adyacentes, o sobre los cuales están asentados los edificios o instalaciones del Asegurado.

3. Vientos: Ampara los daños producidos a la propiedad asegurada como consecuencia de:

c. La acción directa o indirecta de vientos huracanados que incluye la inundación en los términos usados en esta póliza, siempre que sea provocada por las precipitaciones pluviales que usualmente acompañan a estos fenómenos de la naturaleza.

d. La acción directa o indirecta de vientos locales que, sin alcanzar el grado destructivo ni expansivo geográfico de los vientos huracanados, pueden provocar daños a la propiedad asegurada. En tales casos, el Instituto aplicará sobre las pérdidas y por evento, el deducible establecido en las Condiciones Particulares de este contrato

Cobertura D: Convulsiones de la Naturaleza

Quedan comprendidos dentro del alcance de esta cobertura, los daños derivados de:

1. Temblor y terremoto y el incendio derivado del mismo. 2. Erupción volcánica, maremoto, fuego subterráneo y el incendio derivado de los mismos.Estas cuatro coberturas corresponden a los principales aspectos a subsanar con el aseguramiento de los bienes inmuebles, por lo que se consideran esenciales para cualquier edificio según el Instituto Nacional de Seguros.


· web viewfrancisco fonseca montero y la licda. xinia ramírez bolaños, director y subdirectora...

Documents