Universidad de Guayaquil

Facultad de ciencias administrativas

Escuela de contaduría pública autorizada

Tesis presentada como requisito para optar por el título de contador público autorizado

Tema: “Diseño de un manual de procedimientos y políticas contables para mejorar las

actividades de la empresa Villacís Alvarado Oscar Eduardo”

Autor:

Marjorie Patricia Mora Aguayo

Tutor:

Cpa Johana Marieliza Pilacuán Cadena

Palabras claves:

CONTABILIDAD, PROCEDIMIENTOS, POLITICAS, FUNCIONES

Guayaquil, Marzo, 2018

ii

REPOSITORIO NACIONAL EN CIENCIAS Y TECNOLOGÍAFICHA DE REGISTRO DE TESIS/TRABAJO DE GRADUACIÓN

TÍTULO Y SUBTÍTULO: DISEÑO DE UN MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Y POLITICAS CONTABLES PARA MEJORAR LAS ACTIVIDADES DE LA EMPRESA VILLACIS ALVARADO OSCAR EDUARDO

AUTOR/ES(apellidos/nombres):

MORA AGUAYO MARJORIE PATRICIA

REVISOR(ES)/TUTOR(ES)(apellidos/nombres):

RIVERA AGUILAR ESTRELLA ZULEMA / PILACUAN CADENA JOHANA MARIELIZA

INSTITUCIÓN: UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL

UNIDAD/FACULTAD: CIENCIAS ADMINISTRATIVAS

CARRERA: CONTADURIA PUBLICA AUTORIZADA

GRADO OBTENIDO:FECHA DE PUBLICACIÓN:

MARZO, 2018 N° DE PÁGINAS: 117

ÁREA TEMÁTICA: CONTABILIDADPALABRAS CLAVES/KEYWORDS:

CONTABILIDAD, PROCEDIMIENTOS, POLITICAS, FUNCIONES, CONTROL INTERNO

RESUMEN/ABSTRACT (150-250 palabras): El presente estudio fue desarrollado en la empresa Villacís Alvarado Oscar Eduardo con el objetivo de diseñar un manual de procedimientos y políticas contables para mejorar las actividades diarias de la empresa con el fin de eliminar las deficiencias y debilidades que se dan en el departamento contable durante los procesos que se realizan inadecuadamente debido al mal uso de la información. En la investigación se aplicó teorías y conceptos básicos como el control interno. Se utilizó el tipo de investigación descriptiva y de campo, las técnicas utilizadas para la recolección de datos fueron la observación directa, la entrevista al gerente y al contador, encuesta a los empleados del área contable y administrativo, las preguntas fueron basadas a la problemática actual que atraviesa la empresa, con las cuales se logró determinar la usencia de procedimientos para el proceso del manejo de la información contable. Con los resultados obtenidos se determinó la propuesta para optimizar los procesos actuales, por lo que se procedió a desarrollar los procedimientos necesarios para los colaboradores del área contable de la empresa

ADJUNTO PDF SI NO

CONTACTO CON AUTOR/ES:

Teléfono: 0997810896 E-mail: marjoriemora@hotmail.es

CONTACTO CON LA INSTITUCIÓN

Nombre: Abg. Elizabeth Coronel C.

Teléfono: 2690300

E-mail: elizabeth.coronel@ug.edu.ec

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DEDICATORIA

A: Dedico esta tesis en primer lugar a Dios quien me guía y me permite concluir mi carrera

como contadora, a mi esposo e hijo que son el pilar fundamental de vida

A mi madre por ser padre y madre, por brindarme su apoyo y su amor.

A todas las personas que me ayudaron a seguir desarrollando la tesis y me dijeron que no

me dé por vencida para terminar la tesis en tres meses lo cual me parecía imposible.

Gracias a todos, Dios los bendiga

viii

AGRADECIMIENTO

Primeramente agradezco a Dios, padre todo poderoso el que me dio la vida y me permite

abrir los ojos cada mañana, el que me ama, me cuida y me permite y alcanzar mis sueños.

Agradezco a mi amado esposo Joel Galarza por ser parte de vida, por su amor y cariño

incondicional, a pesar de los momentos difíciles siempre ha sido mi ayuda idónea.

A mi madre que ha luchado tanto en la vida, gracias por darme la oportunidad de estudiar,

por sus consejos, su apoyo incondicional.

A mi hijo lo más hermoso que Dios me dio, fuente de inspiración de lucha, motivo por el cual

debo seguir adelante.

Agradezco a mi tutora Cpa Johana Pilacuán, quien me ha guiado en todo momento, por su

dedicación y paciencia, sin su colaboración hubiera sido más complicado, muchas gracias

Al Ing. Gabriel Villacís por darme la oportunidad de realizar este proyecto de investigación en

su empresa para poder culminar mi carrera.

A todos mis familiares, mis suegros, amigos y todas aquellas personas que forman parte de

mi vida.

Muchas gracias de corazón, Dios los bendiga

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Tabla de contenidoCapítulo 1....................................................................................................................................................2

El Problema.................................................................................................................................................2

1.1 Planteamiento del problema............................................................................................................2

1.2 Formulación y sistematización..........................................................................................................3

1.2.1. Formulación del problema.........................................................................................................3

1.3. Objetivos de la investigación............................................................................................................4

1.3.1. Objetivo general........................................................................................................................4

1.3.2. Objetivos específicos.................................................................................................................4

1.4 Justificación del proyecto.................................................................................................................4

1.4.1. Justificación teórica..................................................................................................................4

1.4.2. Justificación práctica.................................................................................................................5

1.4.3. Justificación metodológica........................................................................................................5

1.5 Delimitación de la investigación.......................................................................................................5

1.6 Hipótesis...........................................................................................................................................6

1.6.1. Variable dependiente:...............................................................................................................6

1.6.2. Variable independiente:............................................................................................................6

Capítulo 2....................................................................................................................................................9

Marco referencial........................................................................................................................................9

2.1 Antecedentes de la investigación......................................................................................................9

2.2 Marco teórico..................................................................................................................................14

2.2.1. Manual.....................................................................................................................................14

2.2.2. Características..........................................................................................................................14

2.2.3. Importancia.............................................................................................................................15

2.2.4. Manual de procedimiento......................................................................................................15

2.2.5. Ventajas del manual de procedimientos..................................................................................16

2.2.6. Contenido de un manual de políticas y procedimientos contables.........................................16

2.2.7. Importancia del Manual de Políticas........................................................................................17

2.2.8. Características de una política.................................................................................................17

2.2.9. Cuentas Contables...................................................................................................................18

2.2.10. Contabilidad...........................................................................................................................18

x

2.2. 11. Información contable............................................................................................................18

2.2.12. Comprobantes y documentos................................................................................................18

2.2.13. Control interno......................................................................................................................19

2.2.14. COSO 2...................................................................................................................................19

2.2.15. Proceso contable...................................................................................................................19

2.2.16. Estructura organizacional......................................................................................................20

2.3 Marco contextual.............................................................................................................................20

2.3.1. Antecedentes de la empresa...................................................................................................20

2.4 Marco conceptual...........................................................................................................................21

2.4.1. Glosario...................................................................................................................................21

2.5 Marco legal......................................................................................................................................23

2.5.1. Servicio de rentas internas – Reglamento LORTI.....................................................................23

2.5.2. Código de trabajo....................................................................................................................25

2.5.3. Instituto de seguridad social....................................................................................................26

Marco Metodológico.................................................................................................................................28

3.1 Diseño de la Investigación..............................................................................................................28

3.1.1. Metodología Cuantitativa........................................................................................................28

3.1.2. Metodología Cualitativa...........................................................................................................28

3.2 Tipo de la investigación...................................................................................................................29

3.2.1. Investigación descriptiva..........................................................................................................29

3.2.2. Investigación de campo...........................................................................................................29

3.3 Población y muestra........................................................................................................................30

3.3.1. Población.................................................................................................................................30

3.3.2. Muestra...................................................................................................................................30

3.4 Técnicas e instrumentos de la investigación....................................................................................31

3.4.1. Observación directa.................................................................................................................31

3.4.2. Entrevista.................................................................................................................................33

3.4.3. Encuesta..................................................................................................................................33

3.5 Validez y confiabilidad de los instrumentos.....................................................................................33

3.5.1. Entrevista al gerente................................................................................................................34

3.5.2. Entrevista a la contadora.........................................................................................................35

3.5.3. Encuesta a los empleados..................................................................................................37

xi

Capítulo 4..................................................................................................................................................47

Propuesta..................................................................................................................................................47

4.1 Titulo de la propuesta......................................................................................................................47

4.2 Objetivo general de la propuesta....................................................................................................47

4.3 Objetivos específicos.......................................................................................................................47

4.4 Detalle de la propuesta....................................................................................................................47

4.4.1. Identificación...........................................................................................................................48

4.4.2. Índice.......................................................................................................................................48

4.4.4. Políticas....................................................................................................................................48

4.4.5. Procedimientos........................................................................................................................48

4.4.6 Diagrama de flujo......................................................................................................................49

4.4.7. Formatos..................................................................................................................................50

4.5 Justificación de la propuesta............................................................................................................50

4.6 Desarrollo de la propuesta..............................................................................................................51

Conclusiones..............................................................................................................................................96

Recomendaciones.....................................................................................................................................97

Bibliografía................................................................................................................................................98

xii

Índice de tablas

Tabla 1 Operacionalización de la variable Dependiente................................................................7

Tabla 2 Operacionalización de la variable Independiente...........................................................8

Tabla 3 Distribución de la población............................................................................................30

Tabla 4 Conoce un manual de procedimientos y políticas contables............................................37

Tabla 5 Funciones definidas en el cargo.......................................................................................38

Tabla 6 Existencia de organigrama de la empresa.......................................................................39

Tabla 7 Sistema contable confiable para la empresa...................................................................40

Tabla 8 Control cronológico de cheques emitidos........................................................................41

Tabla 9 Conocimiento de los procesos del departamento contable.............................................42

Tabla 10 Registro adecuado para la adquisición de materiales, insumos y servicios...................43

Tabla 11 Opinión en cuanto al manual de procedimientos y políticas contables........................44

xiii

Índice de figuras

Figura 1. Ubicación de la empresa Villacís Oscar.........................................................................21

Figura 2. Conoce manual de procedimientos y políticas contables.............................................37

Figura 3. Funciones definidas en el cargo....................................................................................38

Figura 4. Existencia de organigrama de la empresa.....................................................................39

Figura 5. Sistema contable adecuado para la empresa................................................................40

Figura 6. Control cronológico de cheques emitidos.....................................................................41

Figura 7. Conocimiento de los procesos del departamento contable..........................................42

Figura 8. Registro adecuado para la adquisición de materiales, insumos y servicios..................43

Figura 9. Manual que explique de manera detalla el trabajo......................................................44

xiv

UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL

FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS

ESCUELA DE CONTADURÍA PÚBLICA

TESIS PRESENTADA COMO REQUISITO PARA OPTAR POR EL TÍTULO DE CONTADOR PÚBLICO AUTORIZADO

TEMA: “DISEÑO DE UN MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Y POLITICAS CONTABLES PARA MEJORAR LAS ACTIVIDADES DE LA EMPRESA VILLACIS ALVARADO OSCAR EDUARDO”

Autor: Mora Aguayo Marjorie Patricia

Tutor: Cpa Johana Marieliza Pilacuán Cadena

Resumen

El presente estudio fue desarrollado en la empresa Villacís Alvarado Oscar Eduardo con el objetivo de diseñar un manual de procedimientos y políticas contables para mejorar las actividades diarias de la empresa con el fin de eliminar las deficiencias y debilidades que se dan en el departamento contable durante los procesos que se realizan inadecuadamente debido al mal uso de la información. En la investigación se aplicó teorías y conceptos básicos como el control interno. Se utilizó el tipo de investigación descriptiva y de campo, las técnicas utilizadas para la recolección de datos fueron la observación directa, la entrevista al gerente y al contador, encuesta a los empleados del área contable y administrativo, las preguntas fueron basadas a la problemática actual que atraviesa la empresa, con las cuales se logró determinar la usencia de procedimientos para el proceso del manejo de la información contable. Con los resultados obtenidos se determinó la propuesta para optimizar los procesos actuales, por lo que se procedió a desarrollar los procedimientos necesarios para los colaboradores del área contable de la empresa.

Palabras Claves: Contabilidad, procedimientos, políticas, funciones, control interno

xv

UNIVERSITY OF GUAYAQUIL

FACULTY OF ADMINISTRATIVE SCIENCES

SCHOOL OF ACCOUNTING PÚBLIC AUTHORIZED

THESIS PRESENTED AS A REQUIREMENT TO QUALIFY FOR THE TITLE OF CERTIFIED PUBLIC ACCOUNTANT

TOPIC: "DESIGN OF A MANUAL OF PROCEDURES AND POLICIES ACCOUNTANT TO IMPROVE THE ACTIVITIES OF THE COMPANY VILLACIS ALVARADO OSCAR EDUARDO"

Author: Mora Aguayo Marjorie Patricia

Tuthor: Cpa Johana Marieliza Pilacuán Cadena

Abstract

The present study was developed in the company Villacís Alvarado Oscar Eduardo with the objective of designing a manual of procedures and accounting policies to improve the daily activities of the company in order to eliminate the deficiencies and weaknesses that occur in the accounting department during the processes that are performed improperly due to misuse of information. In the research, theories and basic concepts such as internal control were applied. The type of descriptive and field research was used, the techniques used for data collection were direct observation, the interview with the manager and the accountant, survey of the accounting and administrative employees, the questions were based on the current problem that crosses the company, with which it was possible to determine the lack of procedures for the process of handling the accounting information. With the results obtained, the proposal was determined to optimize the current processes, for which reason the necessary procedures for the collaborators of the accounting area of the company were developed.

Keywords: Accounting, procedures, policies, functions, internal control

1

INTRODUCCION

La empresa Villacís Alvarado Oscar Eduardo dedicada a las actividades de construcciones en

estructuras metálicas, presenta problemas en el manejo de la información y desarrollo de las

labores contables, el presente trabajo trata sobre el diseño de un manual de procedimientos y

políticas contables para mejorar las actividades de la empresa, el mismo que sirva de guía y

apoyo para el correcto manejo y presentación de la información.

Capítulo 1: El problema. Se detalla la problemática junto con la sistematización de la

investigación. Además de los objetivos tanto general, como específicos y de manera posterior

se menciona la justificación, las diferentes variables y la hipótesis planteada en la presente

investigación.

Capítulo 2: Marco referencial. Se detallada los antecedentes de la investigación que hace

referencia a una breve información que se relaciona con el diseño de manuales de

procedimientos y políticas contables. El Marco Teórico señala diferentes definiciones útiles en

el desarrollo de la investigación. Adicionalmente se menciona el Marco contextual y conceptual.

Capítulo 3: Marco metodológico. Indica los procesos a seguir para la resolución del

problema. Está constituido por el diseño de la investigación, tipo, técnicas e interpretación de

resultados.

Capítulo 4: La propuesta. Es la etapa final donde se basa nuestro proyecto, en ella se

elaboró el diseño del manual propuesto para la empresa.

Y finalmente se concluye con conclusiones y recomendaciones.

2

Capítulo 1

El Problema

1.1 Planteamiento del problema

El hombre hace mucho tiempo atrás se ha propuesto en llevar controles perfectos de los

movimientos financieros que se realizan en las grandes, medianas y pequeñas empresa, por lo

tanto, la contabilidad es el lenguaje de los negocios en el mundo.

A nivel mundial, las empresas requieren de un proceso básico para realizar cada una de las

actividades que se llevan dentro de ellas, independientemente de su actividad económica con

la finalidad de optimizar los recursos, por esto es la importancia de crear instrucciones

detalladas llamados manuales. El diseño de manuales depende de las necesidades que surgen

de cada empresa, de esta manera alcanzará los objetivos para el área contable.

En el Ecuador las empresas del sector de la metalmecánica, algunas de ellas no cuentan

apropiadamente con procedimientos internos y externos del control contable, consideran que

es solo es una técnica para las grandes industrias por la cantidad de funciones e información

que manejan. Por lo tanto, los manuales de políticas y procedimientos deben ser efectuados

independientemente de su actividad económica en el mercado. Las empresas deben contar

con un manual preciso que detalle el cargo, actividad y responsabilidad de cada colaborador del

área contable, para que tengan información correcta, ya que a la hora de la toma decisiones

sea confiable el resultado de los estados financieros. Los objetivos, políticas y procedimientos

se establecen de manera muy clara con el apropiado proceso del registro de las transacciones

contables de la empresa.

3

La empresa Villacís Alvarado Oscar Eduardo, inicio sus actividades comerciales hace varios

años, dedicándose a las actividades de construcciones basadas en estructuras metálicas como:

edificaciones, puentes, viviendas entre otros. La empresa en la actualidad lleva contabilidad, ha

aumentado sus proyectos y también sus funciones y esto ha provocado que los empleados sean

polifuncionales, no hay un control interno por lo tanto no hay responsabilidades en los cargos

asignados.

La compañía ha venido atravesando una serie de inconvenientes en el área contable, entre

las más relevantes, pago de intereses y multas por mora a entes reguladores, problemas con

proveedores, ausencia de políticas contables, perdida de documentos como facturas de

compras y ventas, retenciones, notas de crédito, inadecuado manejo de documentos contables,

se presume que una de las causas principales es que los empleados no poseen un manual de

políticas y procedimientos contables como guía de apoyo en las actividades que realizan a

diario en la empresa, lo cual permita conocer la función, ubicación, cargo y límite de

responsabilidad.

1.2 Formulación y sistematización

1.2.1. Formulación del problema.

¿Cómo afecta la ausencia de un manual de procedimientos y políticas contables en las

actividades diarias de la empresa Villacís Alvarado Oscar Eduardo?

1.2.2. Sistematización del problema.

¿Cómo influye el mal manejo de los documentos contables para la elaboración y

presentación de los estados financieros de la empresa?

4

¿De qué manera la ausencia de políticas y procedimientos contables afecta en las

obligaciones con los entes reguladores?

¿Cómo afecta la ausencia de control en los pagos de planillas al IESS?

1.3. Objetivos de la investigación

1.3.1. Objetivo general.

Diseñar un manual de procedimientos y políticas contables para mejorar las actividades de la

empresa Villacís Alvarado Oscar Eduardo.

1.3.2. Objetivos específicos.

Diagnosticar el nivel de riesgo en los procedimientos contables que actualmente lleva la

empresa.

Analizar la situación contable, tributaria actual, a través de técnicas e instrumentos que

permitan mejorar las actividades existentes del proceso contable.

Verificar la confiabilidad de la información contable mediante la revisión comparativa de

los reportes generados del sistema vs el soporte de cada registro.

Establecer los procedimientos necesarios para el diseño del manual en base a las

actividades que desempeña cada empleado.

1.4 Justificación del proyecto

1.4.1. Justificación teórica.

Se busca mediante la investigación propuesta la aplicación de la teoría y de los conceptos

básicos como el control interno que es un proceso desarrollado por los empleados, dueños y

gerente de la empresa con la conclusión de encontrar explicaciones a situaciones de las

actividades, registros y tareas que son desarrolladas en el departamento contable, realizadas

5

por cada trabajador, con intensión de explicar la obligatoriedad y responsabilidad de sus

laborares bajo un control adecuado al momento de realizar la tarea, para detectar los errores

que se encuentran en la empresa. Por ende la importancia de diseñar un manual que sea útil y

primordial para la empresa Villacís Alvarado Oscar Eduardo.

1.4.2. Justificación práctica.

Para mejorar la estructura organizacional de la empresa es de importancia diseñar la

propuesta, con este manual de procedimientos y políticas contables vamos a conocer como es

el funcionamiento de la empresa y analizar problemas que se encuentren en la misma, así se

propondrá cambios en los procesos que se están llevando para el registro de las operaciones y

tener resultados positivos a la hora de analizar los estados financieros y tomar las decisiones

que se consideren dentro de ella.

1.4.3. Justificación metodológica.

Esta propuesta fue enfocada al sector metalmecánico, industria elegida con el fin de

beneficiarla en sus funciones cotidianas, de esta forma ayudar a regularizar, corregir y organizar

las actividades que se realizan, para que los resultados financieros obtenidos sean más

confiables. Para hacer esta investigación se utilizará las técnicas de la encuesta, la entrevista a

los dueños y empleados que trabajan en el departamento contable y administrativo de la

empresa Villacís Alvarado Oscar Eduardo, para poder lograrlo es importante el diseño de los

procesos convenientes para la empresa.

1.5 Delimitación de la investigación

La presente investigación se realiza en la empresa Villacís Alvarado Oscar Eduardo que ha

venido realizando trabajos de servicio del sector de la metalmecánica, la misma que se

6

encuentra ubicada en las calles Guerrero Martínez 3220 y Cristóbal Colon referente a cuatro

cuadras de la farmacia Cruz Azul, en la ciudad de Guayaquil, provincia del Guayas. La finalidad

del diseño de procedimientos y políticas en el área contable se pretende facilitar la correcta

ejecución de las actividades definidas para cada puesto o cargo establecido, sirviendo como

guía las instrucciones que deben realizar los trabajadores del área contable.

El proyecto se inicia el 2 de octubre del 2017 y terminará el 31 de enero del 2018 en un

plazo no mayor a 6 meses para recopilación de la documentación que proviene de la encuesta

al personal y de entrevistas al gerente y contadora u otras personas implicadas en el proceso

diario que lleva la entidad.

1.6 Hipótesis

Diseñar un manual de procedimientos y políticas contables, mejorará el desempeño de las

actividades en los procesos contables de la empresa Villacís Alvarado Oscar Eduardo.

1.6.1. Variable dependiente:

Manual de procedimientos y políticas contables.

1.6.2. Variable independiente:

Mejorar el desempeño de las actividades en el área contable.

7

Tabla 1 Operacionalización de la variable Dependiente

Variable

dependienteDefinición

ConceptualDefinición operativa

Dimensiones Indicador Ítem o preguntas Técnica e instrumento

Manual de procedimientos y políticas contables

Un manual de políticas y procedimientos es un manual que documenta la tecnología que se utiliza dentro de una rea, departamento, dirección, gerencia u organización.

Desarrollar la propuesta de la siguiente forma:Determinar procedimientos y responsabilidades en la elaboración de las actividades contables

Manual de procedimiento

Manual de políticas

Control interno

Nivel de cumplimiento con el SRI, y normas contables que regulen la entidad

Reporte de vales de caja chica existentes en cada mes

Numero de políticas destinadas a controlar las operaciones contables del negocio.

¿Se realiza control de las actividades contables tributarias?

¿La empresa cuenta con un fondo límite para la caja chica?

¿Existe políticas determinadas en cada rubro contable?

Entrevista

Y

Cuestionario

Nota. Elaboración propia. (2018)

8

Tabla 2 Operacionalización de la variable Independiente

Variableindependiente

Definición Conceptual

Definición operativa

Dimensiones Indicadores Ítem o preguntas Técnica e instrumen

toMejorar el desempeño de las actividades en el área contable.

Se refiere a la forma de mejorar alguna acción o trabajo realizado mediante el cual las transacciones de una empresa son registradas y resumidas para la obtención de los estados financieros

Empleando la propuesta del manual de procedimientos y políticas contables mejorara la organización y clasificación de la información contable

Desarrollo de funciones

Procesos contables

Estructura organizacional

Número de transacciones contables vs estados de cuenta emitido por el banco.

Grado de cumplimiento del control interno.

Numero de funciones específicas, cual es el responsable directo y las responsabilidades a sumir.

¿Las conciliaciones bancarias se realizan mensualmente?

¿Existen controlen en las operaciones del área contable?

¿Existe un documento que describa las funciones a su cargo?

Entrevista

Y

Cuestionario

Nota. Elaboración propia. (2018)

9

Capítulo 2

Marco referencial

2.1 Antecedentes de la investigación

En esta investigación se tomó como referencias investigaciones al tema planteado

como soporte a la propuesta que se nombra a continuación.

Según Cassanello y Sánchez (2016), en su trabajo de investigación titulado “Diseño de

procesos financieros y administrativos, para la empresa Vicente Cueva Maridueña”

plantea como objetivo: Diseñar los procesos financieros y administrativos para la entrega

de información oportuna y eficaz, que ayudará a obtener resultados en la empresa de

servicio de agente de aduana Vicente Cueva Maridueña. Llegando a la conclusión de que

la empresa se maneja con procedimientos inadecuados, sin especificar cual el rol que

debe llevar cada empleado y esto ha llevado a un análisis de la información que arrojan

los estados financieros, y se relaciona con la presente investigación, por lo tanto se

diseñara un manual que cuente con un control interno de la descripción total de las

actividades para aprovechar en forma adecuada los recursos que posee la empresa.

Según Montero y Gonzales (2016) en su trabajo de investigación titulado “Manual de

procedimientos del proceso contable en Azabache s.a. del cantón Ventanas”, planteo

como objetivo general: Diseñar un Manual de procedimientos que contribuya a la calidad

del proceso contable de la empresa Azabache SA. Llegando a la conclusión que la entidad

no cumple con un correcto orden en el manejo de la documentación por la falta de

desconocimiento de tareas y no realiza procesos a seguir para la distribución de tiempo, y

se relaciona con la presente investigación, por lo tanto el control de las actividades es

10

fundamental para cumplir sin problema con los procesos de la compañía y toma de

decisiones gerenciales.

Tomando como referencia a Becerra y Coveña (2016). En su trabajo de investigación

titulado “Diseño de un manual de control interno para el departamento contable de la

empresa Becosa S.A, planteo como objetivo general: Diseñar un manual de procesos

contables de control interno que permite controlar la gestión económica de la empresa

Becosa S.A. sucursal Guayaquil". Llegando a la conclusión que tiene personal

polifuncional, ya que ninguno tiene obligaciones por cual hay retraso en la presentación

de los estados financieros, por lo tanto la empresa Villacís Alvarado Oscar Eduardo

necesita una guía para ser más eficientes en el desarrollo de sus actividades.

Según Álvarez (2012) afirma. “En su trabajo titulado “Manual de procedimientos para el

área contable de distribuidora Negociemos”, planteo como objetivo general: Diseñar los

procesos y procedimientos necesarios para el área contable de la Distribuidora

Negociemos obtenga una información eficaz y eficiente para la toma de decisiones”.

Llegando a la conclusión de implementar un manual de procedimientos y políticas, en el

cual se obtendrá mayor revisión de los registros contables y labores cotidianas, aportando

a la presente investigación de cómo se debe manejar la información de las actividades

diarias de forma confiable y oportuna que permita obtener los estados financieros

precisos.

Según Sierra (2014) afirma. “En el libro Administración Financiera, concluye que el

manejo indiscriminado del área contable, conduce sin lugar a dudas, a una

11

suboptimización de los procesos operativos de las organizaciones que luego afectan en el

manejo del área contable” (p.105).

Esto se relaciona con el trabajo de investigación, por lo que nos permite saber que se

necesita una guía adecuada para los procesos, para alcanzar una buena tarea de las

operaciones que se realizan en el departamento contable y no cometer errores que

afectan dentro y fuera de la empresa.

Según La Editorial Oau (2016) afirma. “En el estudio de manual de procedimientos

existe la obligación de corregir errores en cuanto sean descubiertos, para lograr una

mayor eficiencia en los procesos contables. Por tanto, necesariamente se debe estudiar el

método contable de la compañía, así como las cuentas y, además, tener claros los

conocimientos de contabilidad, para poder identificar y clasificar los errores contables”

(p.46).

Determina un control en los procesos contables y saber de donde surgen los

problemas, por lo tanto se diseña controles específicos en las funciones contables.

Según Estupiñan y Niebel (2015) afirma. “En su libro dice que las actividades de control

son políticas y procedimientos que se desarrollan a través de toda la organización y

garantizan que las directrices de la gerencia se lleven a cabo y los riesgos se administren

de manera que se cumplan los objetivos” (p.85).

Establece medidas sobre la elaboración de resultados en dicha empresa, en donde se

diseña políticas y procesos, para las actividades del personal que deben realizar para el

cumpliendo los objetivos establecidos por la entidad.

12

Según Rey (2013) afirma. “En su libro todo empresario deberá llevar una contabilidad

ordenada, adecuada a la actividad de la empresa, que permita un seguimiento cronológico

de todas sus operaciones, así como la elaboración de sus estados financieros de la

sociedad. Plantea que hay que se diseñar una guía, en función de cada actividad para

tener en forma clara y precisa como llevar la información de acuerdo a sus funciones”. Se

relacionada con la presente investigación por el manual de políticas y procedimientos para

llevar de forma ordenada la información contable.

Según Romero (2013) afirma. “El manual de procedimientos son de obligatoria

aplicación por parte de los entes públicos, los cuales tienen el propósito de garantizar la

razonabilidad y consistencia de las cifras consignadas en los estados contables e informes

complementarios, mediante acciones de validación y registro adecuado de las operaciones

que permitan su confrontación con los flujos reales y físicos de los bienes, derechos y

obligaciones que se reconocen en el proceso contable y revelan la situación

administrativa” (p102). Presupuesto público y contabilidad gubernamental

Requiere que las tareas detalladas en el manual den cumplimiento a las funciones que

permitan establecer resultados verdaderos en los estados financieros, igualmente en los

documentos y sus registros para confirmar veracidad en la información presentada por los

empleados.

Según Valencia (2012) afirma: “El manual de procedimiento su objetivo es expresar en

forma analítica los procedimientos administrativos a través de los cuales se canaliza la

actividad operativa del organismo. Este manual es una guía con la que se explica al

13

personal como hacer las cosas y es muy valiosa para orientar al personal de nuevo

ingreso” (p.71). Como elaborar y usar manuales administrativos

Se relaciona con la presente investigación debido a la necesidad de implementar en

forma detallada las operaciones que se realizan a diario en el área contable de la

empresa.

Según Nieto y Unda (2014) en su trabajo de investigación titulado “Diseño e

implementación de un manual de procedimientos de control contable – financiero

aplicado al departamento de contabilidad de AVIMARQUES CÍA. LTDA, plantea como

objetivo general: Demostrar la ausencia de procesos estructurados en el área contable –

financiera, a través de un análisis sistemático de los procedimientos en el área, para elevar

la eficiencia del departamento, llegando a la conclusión que es preciso una guía de las

funciones del departamento contable para que no exista repetición de las tareas, la cual

se presente de manera ordenada la información contable para realizar los estados

financieros.

Según Fonseca (2011) afirma. “Las actividades deben ser evaluadas en el contexto de

las políticas y procedimientos establecidos por la gerencia, con el fin de afrontar los

riesgos relacionados con los objetivos de cada actividad importante” (p.59). Sistema de

organizaciones para el control interno

Llegando a la conclusión que un mal proceso contable inadecuado, ocasiona falta de

organización en las actividades diarias, por lo tanto no hay información segura al

momento de realizar los estados financieros. Se necesita de un control detallado de las

labores cotidianas que precisen la realidad de la información.

14

2.2 Marco teórico

El presente trabajo de investigación es para mejorar los procesos contables de las

actividades, mediante un manual de procedimientos y políticas contables, a través de la

conceptualización acertada de la literatura de varios autores, que ofrecen teorías

utilizadas al problema de investigación, se consultó libros e internet, en lo cual se

encontró información en cuanto al tema a investigar.

Según Álvarez (2016) afirma. “Conjunto de políticas y procedimientos en papel o

electrónico, que describen el trabajo que realiza un área dentro de la organización el

director general de esta autoriza a las áreas tener su propio manual de políticas y

procedimientos” (p.151). Manual para elaborar manuales de políticas y procedimientos

2.2.1. Manual

Según Álvarez (2016) afirma. “Los manuales son una de las herramientas administrativas y

operativas más eficaces para transmitir conocimientos o experiencias porque documentan la

tecnología acumulada hasta ese momento sobre un tema” (p.66). Manual para elaborar

manuales de políticas y procedimientos

2.2.2. Características

Flexibles: porque se adaptan al desarrollo de la entidad, permiten modificaciones

de acuerdo a las necesidades de la empresa en bienestar de la misma.

Coherentes: Los procedimientos tendrán un orden lógico y secuencial para la

misma.

Utilices y oportunos: sirve de guía básica para los empleados en la realización de

sus labores.

15

Claros y concisos: Es redactado en un lenguaje comprensible para los usuarios y

detallan cada una de las actividades concisamente.

Completos: Consideran los elementos materiales, humanos y la dirección hacia las

metas propuestas.

Utilidad: Estandarizan las actividades a través de la estructura de los

procedimientos”

2.2.3. Importancia

Actualmente tienen la necesidad de operar con eficiencia estableciendo el uso de

manuales de normas, procedimientos y políticas contables necesarios para construir un

sistema financiero confiable. Coherente y acorde al propósito que requiere la misma, de

acuerdo a su estructura, volumen de operaciones, recursos, demanda de productos y/o

servicios por parte de los clientes o usuarios.

2.2.4. Manual de procedimiento

Es un instrumento administrativo que apoya el quehacer cotidiano de las diferentes

áreas de área empresa.

Los manuales de procedimientos son consignados, metódicamente tanto las acciones

como las operaciones que deben seguirse para llevar a cabo las funciones generales de la

empresa. Además, con los manuales puede hacerse un seguimiento adecuado y secuencial

de las actividades anteriormente programadas en orden lógico y en un tiempo definido.

Los procedimientos, en cambio, son una sucesión cronológica y secuencial de un

conjunto de labores concatenadas que constituyen la manera de efectuar un trabajo

dentro de un ámbito predeterminado del tiempo de realización, el uso de recursos

16

materiales, tecnológico y financiero, la aplicación de métodos de trabajo y control para

lograr un eficiente y eficaz desarrollo en las diferentes operaciones de una empresa.

2.2.5. Ventajas del manual de procedimientos

Auxilian en el adiestramiento y capacitación del personal.

Auxilian en la inducción al puesto.

Describen en forma detallada las actividades de cada puesto.

Facilitan la interacción de las distintas áreas de la empresa.

Indican las interrelaciones con otras áreas de trabajo.

Permiten que el personal operativo conozca los diversos pasos que se siguen para

el desarrollo de las actividades de rutina.

Permiten una adecuada coordinación de actividades a través de un flujo de la

información.

Proporcionan la descripción de cada una de las funciones al personal.

Se establecen como referencia documental para precisar las fallas, omisiones y

desempeños de los empleados involucrados en un determinado procedimiento,

2.2.6. Contenido de un manual de políticas y procedimientos contables

Portada o caratula

Índice del contenido

Introducción

Objetivos general

Políticas contables

Procedimientos

17

Diagrama de flujo

Formatos

Anexos

2.2.7. Importancia del Manual de Políticas

Su importancia radica en que representa un recurso técnico para ayudar a la

orientación del personal y también ayuda a declarar políticas y procedimientos, o

proporcionar soluciones rápidas a los malos entendimientos y a mostrar cómo puede

contribuir el empleado al logro de los objetivos del organismo. (Álvarez, 2016, p.91)

2.2.8. Características de una política

Establece lo que la dirección quiere o prefiere que se haga en cada tema

importante de la organización.

No dice cómo proceder (eso lo dice el procedimiento).

Refleja una decisión directiva para todas las situaciones similares.

Ayuda a las personas, a nivel operativo, a tomar decisiones firmes y adecuadas con

la dirección.

Tiende a darle consistencia a la operación.

Es un medio para que a todos se les trate de forma equitativa.

Orienta las decisiones operativas en la misma dirección.

Les quita a los ejecutivos la molestia de estar tomando decisiones sobre asuntos

rutinarios.

Estandariza los procesos, la calidad del servicio, del producto y la atención a

clientes internos y externos.

18

Estandariza la calidad en los servicios y productos que obtiene la organización de

sus proveedores.

Que haya mucha disciplina por parte de la dirección para respetar la política.

Vigilar que se cumpla cabalmente en todos los niveles jerárquicos.

Revisarlas y mejorarlas cada año. (Álvarez, 2016, p.73)

2.2.9. Cuentas Contables

Según Mendoza y Ortiz (2012) afirma. “Las cuentas son el medio contable utilizado para

registrar y resumir los aumentos o disminuciones de las partidas del activo, pasivo,

patrimonio, ingresos y gastos” (p.83). Contabilidad financiera para contaduría y

administración

2.2.10. Contabilidad

Según Ortiz y Mendoza (2016) afirma. “Es un sistema de información integrado a la

empresa, que permite identificar, clasificar, analizar y evaluar, en términos monetarios,

las operaciones y transacciones de una empresa con miras a ofrecer información útil,

veraz, oportuna y eficiente a los interesados” (p.6).

2.2. 11. Información contable

Según Godoy (2009) afirma: “El objetivo de los estados contables es brindar

información sobre el patrimonio del ente emisor a una fecha y su evolución económica y

financiera en el periodo que abarcan con la finalidad de facilitar la toma de decisiones”

(p.15) Contabilidad para abogados

2.2.12. Comprobantes y documentos

19

Según Godoy (2009) afirma. “Elementos respaldatorios de los registros contables, que

expresan los acontecimientos y hechos económicos efectuados por la empresa. El

desarrollo contable parte del acontecimiento económico, y cada uno de estos estar

respaldado por el respectivo comprobante” (p.21) Contabilidad para abogados

2.2.13. Control interno

El control interno es una función que tiene por objetivo salvaguardar y preservar los

bienes de una organización, evitando desembolsos indebidos de dinero y ofreciendo la

mayor seguridad de que no se contraerán deudas y ningún otro tipo de obligación sin

previa autorización. (Olivares, 2013, pág. 95) Contabilidad general

2.2.14. COSO 2

Es un sistema que permite implementar el control interno en cualquier tipo de entidad

u organización. Sus siglas se refieren al Committee of Sponsoring Organizations of the

Treadway Commission, quienes evaluaron y llegaron a la conclusión que la ausencia de

orden en los procesos de una entidad, representa una diversidad de riesgos, por lo tanto,

es necesario evaluarlos y darles una respuesta inmediata para evitar los posibles fraudes o

errores que pudieren surgir. (Estupiñán, 2015, 25 Control interno y fraudes)

2.2.15. Proceso contable

El proceso contable se refiere a todas las operaciones y transacciones que registra la

Contabilidad en un período determinado, regularmente del año calendario o ejercicio

económico, desde la apertura de libros hasta la preparación y elaboración de los estados

financieros. (Vascones, 2002, pag.90) Contabilidad intermedia

20

2.2.16. Estructura organizacional

Es la estructura formal de una empresa, es la forma en que los órganos y cargos están

distribuidos en los distintos niveles (grados) y en los diversos departamentos de la

empresa. La estructura organizacional es compleja y puede ser representada gráficamente

mediante organigrama. (Hernández, 2007, pág. 87) Análisis administrativo

2.3 Marco contextual

2.3.1. Antecedentes de la empresa

Osermind (Villacís Alvarado Oscar Eduardo) es una empresa de nacionalidad

ecuatoriana creada el 1 de julio de mil novecientos noventa con una actividad económica

inicial dedicada a servicios de mantenimiento industrial, sistemas neumáticos, sistema

hidráulico, cambio de piezas de maquinarias, soldadura en general, taller que funcionaba

al sur de la ciudad en las calles Guerrero Martínez 3220 y francisco segura. Con el

asesoramiento y motivación del Ing. Gabriel Villacís hijo del dueño de la empresa de

buscar y ampliar su negocio con otros servicios vinculados a la construcción y público en

general, con todo lo relacionado a estructuras metálicas, es allí que comienza a realizar

obras en el sector de la industria, actividad económica que le ha permitido a Osermind

mantenerse en el mercado.

La compañía actualmente se encuentra ubicada en el centro de la ciudad en las calles

Guerrero Martínez 3220 y Cristóbal Colon referente a cuatro cuadras de la farmacia Cruz

Azul, en la ciudad de Guayaquil, provincia del Guayas.

21

Figura 1. Ubicación de la empresa Villacís Oscar

2.4 Marco

conceptual

2.4.1. Glosario

Actividad: Unidad de actuación o conjunto de actuaciones que se realizan en una

organización para el cumplimiento de sus fines económicos y financieros. En este sentido,

toda organización puede entenderse como una secuencia de actividades con el objetivo

de suministrar un producto/servicio al cliente. (Mora, 2008, pág. 13) Diccionario de

contabilidad, auditoría y control de gestión

Administración.- Conjunto de actividades, incluye planeación y toma de decisiones,

organización, direccion y control dirigidasa los recursos de una organización con el fin de

alcanzar las metas organizacionales de manera eficiiente y eficaz. (Griffin, 2011, pág. 5)

Adminsitracion de empresas

22

Cargo: conjunto de tareas y responsabilidades reconocidas, normales y periódicas que

constituyen el trabajo asignado a un solo empleado. (Sastre, 2009, p.52) Diccionario de

dirección de empresas y marketing

Control: Acción de comprobar que todas las actividades se realicen como fueron

previstas. (Sastre, 2009, p.59) Diccionario de dirección de empresas y marketing

Estados financieros: Son informes que utilizan las instituciones para reportar la

situación económica y financiera y los cambios que experimenta la misma a una fecha o

período determinado. (Olivares, 2013, pág. 95) Contabilidad general

Manual: Conjunto de políticas y procedimientos que describen el trabajo que realiza un

área dentro de la organización. (Alvarez, 2016, pág. 277) Manual para elaborar manuales

de políticas y procedimientos

Organización: Es un proceso encaminado a obtener un fin. Fin que fue previamente

definido por medio de la planeación. (Gomez, 1994, pág. 191) Organización y planeación

de empresas

Organigrama: Grafica que muestra la estructura de una organización, indicando

claramente los nombres de los puestos autorizados y las relaciones entre jefe y

colaborador. (Alvarez, 2016, pág. 278) Manual para elaborar manuales de políticas y

procedimientos

Políticas: Conjunto de lineamientos, directrices, reglas, costumbres y normas

relacionados a un tema en particular, que han sido autorizados por el director general o la

persona designada a ello para facilitar la toma de decisiones en las actividades rutinarias.

(Alvarez, 2016, pág. 279) Manual para elaborar manuales de políticas y procedimientos

23

Procedimiento: Guía detallada que muestra como dos o más personas que realizan un

trabajo dentro de la organización. En un procedimiento solo se incluye el trabajo de las

personas sobre las cuales la organización tiene injerencia, no sobre proveedores externos

ni sobre clientes externos. (Alvarez, 2016, pág. 280) Manual para elaborar manuales de

políticas y procedimientos

Proceso: Todo proceso tiene proveedores y clientes. Dentro de cada proceso puede

haber uno o más procedimientos. Un proceso se realiza con materias primas, mano de

obra, maquinaria y equipo, métodos y procedimientos y medio ambiente. (Alvarez, 2016,

pág. 280) Manual para elaborar manuales de políticas y procedimientos

2.5 Marco legal

Todos y cada artículo de los estatutos diferentes sirven como base y fundamento para

la presente investigación, las cuales señalan las obligaciones que hay que cumplir para

funcionar en el país legalmente.

2.5.1. Servicio de rentas internas – Reglamento LORTI

Art. 19.- Contribuyentes a llevar contabilidad.- Están obligadas a llevar contabilidad y

declarar el impuesto en base a los resultados que arroje la misma todas las sociedades.

También lo estarán las personas naturales y sucesiones indivisas que al primero de enero

operen con un capital o cuyos ingresos brutos o gastos anuales del ejercicio inmediato

anterior, sean superiores a los límites que en cada caso se establezcan en el Reglamento,

incluyendo las personas naturales que desarrollen actividades agrícolas, pecuarias,

forestales o similares.

24

Art. 20.- Principios generales.- La contabilidad se llevará por el sistema de partida

doble, en idioma castellano y en dólares de los Estados Unidos de América, tomando en

consideración los principios contables de general aceptación, para registrar el movimiento

económico y determinar el estado de situación financiera y los resultados imputables al

respectivo ejercicio impositivo.

Art. 21.- Estados financieros.- Los estados financieros servirán de base para la

presentación de las declaraciones de impuestos, así como también para su presentación a

la Superintendencia de Compañías y a la Superintendencia de Bancos y Seguros, según el

caso. Las entidades financieras así como las entidades y organismos del sector público

que, para cualquier trámite, requieran conocer sobre la situación financiera de las

empresas, exigirán la presentación de los mismos estados financieros que sirvieron para

fines tributarios.

Art. 50.- Obligaciones de los agentes de retención. La retención en la fuente deberá

realizarse al momento del pago o crédito en cuenta, lo que suceda primero. Los agentes

de retención están obligados a entregar el respectivo comprobante de retención, dentro

del término no mayor de cinco días de recibido el comprobante de venta, a las personas a

quienes deben efectuar la retención.

En el caso de las retenciones por ingresos del trabajo en relación de dependencia, el

comprobante de retención será entregado dentro del mes de enero de cada año en

relación con las rentas del año precedente. Así mismo, están obligados a declarar y

depositar mensualmente los valores retenidos en las entidades legalmente autorizadas

para recaudar tributos, en las fechas y en la forma que determine el reglamento.

25

Art. 56.- Impuesto al valor agregado sobre los servicios.- El impuesto al valor agregado

IVA, grava a todos los servicios, entendiéndose como tales a los prestados por el Estado,

entes públicos, sociedades, o personas naturales sin relación laboral, a favor de un

tercero, sin importar que en la misma predomine el factor material o intelectual, a cambio

de una tasa, un precio pagadero en dinero, especie, otros servicios o cualquier otra

contraprestación.

2.5.2. Código de trabajo

Codificación 17 Registro oficial suplemento 167 última modificación del código de

trabajo 26-sep-2012 en estado vigente define:

Art. 1.- Ámbito de este Código.- Los preceptos de este Código regulan las relaciones

entre empleadores y trabajadores y se aplican a las diversas modalidades y condiciones de

trabajo. Las normas relativas al trabajo contenidas en leyes especiales o en convenios

internacionales ratificados por el Ecuador, serán aplicadas en los casos específicos a las

que ellas se refieren.

Art. 8.- Contrato individual.- Contrato individual de trabajo es el convenio en virtud del

cual una persona se compromete para con otra u otras a prestar sus servicios lícitos y

personales, bajo su dependencia, por una remuneración fijada por el convenio, la ley, el

contrato colectivo o la costumbre.

Art. 42.- Obligaciones del empleador.- Son obligaciones del empleador: entre las

cuales tenemos.

Pagar las cantidades que correspondan al trabajador, en los términos del contrato y de

acuerdo con las disposiciones de este Código.

26

Establecer comedores para los trabajadores cuando éstos laboren en número de

cincuenta o más en la fábrica o empresa, y los locales de trabajo estuvieren situados a más

de dos kilómetros de la población más cercana.

Proporcionar oportunamente a los trabajadores los útiles, instrumentos y materiales

necesarios para la ejecución del trabajo, en condiciones adecuadas para que éste sea

realizado

Art. 79.- Igualdad de remuneración.- A trabajo igual corresponde igual

remuneración, sin discriminación en razón de nacimiento, edad. sexo, etnia, color, origen

social, idioma, religión, filiación política, posición económica, orientación sexual, estado de

salud, discapacidad, o diferencia de cualquier otra índole; más, la especialización y

práctica en la ejecución del trabajo se tendrán en cuenta para los efectos de la

remuneración.

2.5.3. Instituto de seguridad social

Art. 73.-Inscripción del afiliado y pago de aportes.- El empleador está obligado, bajo su

responsabilidad y sin necesidad de reconvención, a inscribir al trabajador o servidor como

afiliado del Seguro General Obligatorio desde el primer día de labor, y a remitir al IESS el

aviso de entrada dentro de los primeros quince (15) días, con excepción de los

empleadores del sector agrícola que están exentos de remitir los avisos de entrada y de

salida, acreditándose el tiempo de servicio de los trabajadores únicamente con la planilla

de remisión de aportes, sin perjuicio de la obligación que tienen de certificar en el carné

de afiliación al IESS, con su firma y sello, la fecha de ingreso y salida del trabajador desde

el primer día de inicio de la relación laboral.

27

Art. 83.- Derecho del empleador para descontar aportes al trabajador.- Sin perjuicio de

las obligaciones patronales correspondientes, el patrono tiene derecho a descontar a los

afiliados, al efectuar los pagos de sueldos y salarios, el valor de los aportes personales, el

de los descuentos por otros conceptos que el Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social

ordenare, y el de las multas que este impusiere a sus afiliados. Si el patrono no ha hecho

uso del derecho a descontar los aportes personales, al efectuar el pago de sueldos y

salarios, podrá ejercerlo en el pago siguiente o subsiguiente, como plazo máximo.

Art. 94.-Responsabilidad patronal.- Si por culpa de un patrono el IESS no pudiere

conceder a un trabajador o a sus deudos las prestaciones en dinero que fueran

reclamadas y a las que habrían podido tener derecho, o si resultaren disminuidas dichas

prestaciones por falta de cumplimiento de las obligaciones del empleador, este será

responsable de los perjuicios causados al asegurado o a sus deudos, responsabilidad que

el Instituto hará efectiva mediante la coactiva.

28

Capítulo 3

Marco Metodológico

3.1 Diseño de la Investigación

El diseño para la propuesta es cuantitativo y cualitativo ya que se utilizará técnicas para

la recolección de información por medio de la entrevista y la encuesta, la investigación

será descriptiva y de campo con esto se podrá realizar el análisis del control interno de la

empresa, utilizando los instrumentos mencionados.

Se investigará la estructura organizacional y funcional de la empresa, especialmente el

área contable. Se investigó técnicas de recolección de información, para identificar cuáles

son los factores que influyen en las tareas contables diarias de la empresa, en la cual se

detectó varios inconvenientes en los procesos, no convenientes para la empresa.

3.1.1. Metodología Cuantitativa

Según oriol (2013) afirma. “Es el procedimiento de decisión que pretende señalar, entre

ciertas alternativas, usando magnitudes numéricas que pueden ser tratadas mediante

herramientas del campo de la estadística. Por eso la investigación cuantitativa se produce

por la causa y efecto de las cosas “(p.41). Metodologías cualitativas e investigación

La técnica que se utiliza es la encuesta para la recolección de opiniones de los

encuestados con el propósito de efectuar un análisis de los resultados cuantitativos

estadísticos que son utilices para la investigación.

3.1.2. Metodología Cualitativa

Según Pérez y Báez (2007) afirma. “La investigación con esta metodología hace

conveniente cuando se desea conocer las razones por lo que los individuos (aisladamente

29

o en grupo: consumidores, empleados, etc.) actúan de la forma en que lo hacen, tanto en

lo cotidiano, como cuando un suceso irrumpe de forma tal que pueda dar lugar a cambios

en la percepción que tienen de las cosas” (p.24). Investigación Cualitativa

Esta metodología hace referencia al análisis de cualidades, además permitirá mayor

comprensión de los diferentes procesos que lleva la empresa en la actualidad por medio

de la entrevista y la observación.

3.2 Tipo de la investigación

3.2.1. Investigación descriptiva

Según Maldonado (2015) afirma. “Mediante este tipo de investigación, que utiliza el

método de análisis, se logra caracterizar un objeto de estudio o una situación concreta,

señalar sus características y propiedades” (p.41). La metodología de la investigación

Consiste en describir el comportamiento, situaciones y eventos que surgen en el

departamento contable sin influir sobre él, toda información obtenida del área contable

permitirá establecer la importancia de la idea para implementar el manual de políticas y

procedimientos para las funciones que se dan en la empresa.

3.2.2. Investigación de campo

Según Maldonado (2015) afirma. “Este tipo de investigación se apoya en informaciones

que provienen entre otras de entrevistas, cuestionarios, encuestas y observaciones”

(p.39). La metodología de la investigación

Para la presente investigación se facilita la obtención de fuentes primarias donde

ocurren los hechos para obtener información del gerente y cargos más relevantes de la

30

empresa, los mismos que se son afectados por falta de conocimiento en los procesos

internos de la empresa.

3.3 Población y muestra

3.3.1. Población

Según Gonzales (2012) afirma. “La población es el conjunto de todos los elementos de

la misma especie que se presentan en una característica determinada o que corresponden

a una misma definición y a cuyos elementos se le estudiaran sus características y

relaciones” (p72). Metodología de la investigación con ejemplos

La población en la presente investigación es la empresa Villacís Alvarado Oscar

Eduardo, conformada por 9 personas, las que se detallan a continuación:

Tabla 3 Distribución de la población

Cargo CantidadGerente general 1Contador 1Asistente contable 1Asistente administrativa 1Operativos 5Total 9

Nota. Fuente: Elaboración propia (2018)

3.3.2. Muestra

Según González (2012) afirma. “La muestra es el subconjunto de la población. A partir

de los datos de las variables obtenidos de ella (estadísticas), se calculan los valores

estimados de esas mismas variables para la población” (p.73). Metodología de la

investigación con ejemplos

31

La empresa Villacís es empresa dedicada a la industria de la metalmecánica con un

número pequeño de empleados, por lo tanto no se escogió ninguna muestra y se investigó

a todo el personal contable y administrativo de la empresa.

3.4 Técnicas e instrumentos de la investigación

Existen varias técnicas para la recolección de la información del trabajo, como técnicas

se utilizara lo siguiente:

3.4.1. Observación directa

Según Bernal (2010) afirma. “La observación cada día cobra mayor credibilidad y su uso

tiende a generalizarse, debido a que permite obtener información directa y confiable,

siempre y cuando se haga mediante un procedimiento sistematizado y muy controlado”

(p.194). Metodología de la investigación

La observación se realizará en la empresa Villacís Alvarado Oscar para conocer el

mecanismo que utilizan en las tareas diarias, como se maneja la información y cuál es su

comportamiento ante los problemas que se dan en el departamento contable.

UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL

FACULTAD DE CIENCIAS ADMINSITRATIVAS

Proyecto de investigación

“Diseño de un manual de procedimientos y políticas para mejorar el área contable de la

empresa Villacís Alvarado Oscar Eduardo”

32

Ficha para la observación directa

Aspecto Si No No aplica

¿Se realiza control de las actividades

contables tributarias?

X

¿Cuenta con políticas contables para la

elaboración y presentación de los estados

financieros?

X

¿Existe políticas determinadas en cada rubro

contable?

X

¿Existe un documento que describa las

funciones a su cargo?

X

¿Existen plazos en cuanto a los créditos que

se otorgan a los clientes?

X

¿Los cobros a clientes son emitidos a nombre

de la compañía?

X

¿Se lleva en orden cronológico de la fotocopia

de los cheques emitidos por la empresa?

X

¿Se lleva control de los gastos, cuentas y

documentos por pagar?

X

¿Existe registro y control de los ingresos? X

¿Las conciliaciones bancarias se realizan

mensualmente?

X

¿La empresa cuenta con un fondo límite para

la caja chica?

X

¿Se mantienen al día en las obligaciones con

los entes reguladores?

X

¿Existe una fecha límite de recepción de

facturas de los proveedores?

X

¿Existe reloj biométrico para el control de

asistencia y horas extras de los empleados?

X

¿El acceso al sistema contable es limitado? X

33

3.4.2. Entrevista

Según Maldonado (2015) afirma. “Una encuesta es un conjunto de preguntas

normalizadas dirigidas a una muestra representativa de la población o instituciones, con el

fin de conocer estados de opinión o hechos específicos” (p.177). La metodología de la

investigación

La entrevista se realizará al gerente de la organización que nos aportará información

para nuestro trabajo de investigación, así como también se entrevistará a la contadora

para profundizar las situaciones que se dan en el departamento contable.

3.4.3. Encuesta

Las encuestas se definen como la recopilación de datos dentro de un tema de opinión

especifico, mediante el uso de formularios aplicados sobre una muestra de unidades de

población, diseñados con preguntas precisas para solicitar las opiniones de los

encuestados y así obtener respuestas confiables. La información de las encuestas se

tabula, se analiza e interpreta. (Razo 2015, p.238) Metodología de la investigación

La encuesta son preguntas que van preparadas para profundizar las causas e

inconvenientes de los problemas que se han desarrollado molestias al área contable,

preguntas que van dirigidas a un grupo de empleados del área del tema de interés que se

está investigando, la cual se realizará individualmente a cada colaborador de la empresa.

Con la información obtenida de la encuesta y las entrevistas se diseñará el manual de

procedimientos y políticas contables que ayudará al departamento en los procesos

contables que lleva actualmente la empresa.

3.5 Validez y confiabilidad de los instrumentos

34

3.5.1. Entrevista al gerente

Nombre: Gabriel Villacís

1. ¿La empresa cuenta con un fondo límite para la caja chica?

La empresa no cuenta con fondo para caja chica, la asistente me llama para

solicitar que hay que comprar algo necesario para la obra y tiene que esperar hasta

que yo llegue a la oficina.

2. ¿Se realiza control de las actividades contables tributarias?

No hace un control de las actividades contables que realizan los trabajadores.

3. ¿Cuenta con políticas contables para la elaboración y presentación de los estados

financieros?

No contamos con políticas para la elaboración y presentación de los estados

financieros, la contadora los elabora bajo sus propios criterios, se los presenta

cuando lo requiere alguna institución.

4. ¿Existe una fecha límite de recepción de facturas de los proveedores?

No existe fecha límite para recibir las facturas de los proveedores.

5. ¿Existe políticas determinadas en cada rubro contable?

No

6. ¿Existe reloj biométrico para el control de asistencia y horas extras de los

empleados?

La empresa no cuenta con un reloj biométrico, el registro de los empleados se

hace en una agenda en oficina, cuando van a obra se controla la entrada y salida

del personal por medio del supervisor de obra.

35

7. ¿Considera que es necesario implementar un manual de políticas y

procedimientos contable dentro de la empresa que sirva de guía y apoyo a los

empleados?

Si el uso del manual sirve para mejorar el desarrollo organizacional de varias

maneras, al igual que las políticas contables que se establezcan. Sería un gran

beneficio para la empresa contar con el manual, el mismo que ayudará y guiará a

los empleados en sus labores cotidianas.

3.5.2. Entrevista a la contadora

Nombre: Fabiana Bajaña

1. ¿Existe registro y control de los ingresos?

Para llevar el registro de los ingreso no siempre contamos con el soporte ya que el

gerente se encarga de realizar los depósitos, no lo hace con la fecha establecida

que es entregada la papeleta para realizar el deposito a la cuenta bancaria de la

empresa, el gerente no siempre entrega el comprobante de haber realizado a

veces se olvida de hacer el depósito y lo hace mucho tiempo después, el registro se

realiza cuando se ha confirmado la transacción en la cuenta.

2. ¿Existen plazos en cuanto a los créditos que se otorgan a los clientes?

No el gerente no tiene establecido plazos de crédito a todos los clientes

3. ¿Los cobros a clientes son emitidos a nombre de la compañía?

No siempre salen a nombre de la empresa los cheques que se reciben, para

realizar los depósitos hay que esperar que venga el gerente para entregarle los

cheques y el efectivo de ser el caso.

36

4. ¿Se lleva un control de los gastos, cuentas y documentos por pagar?

Por lo general siempre en obra piden de último momento que se compre algún

material, se compra cerca del lugar y no le dan factura o el empleado no pide, las

cuentas por pagar no lleva un control estricto debido a que el dueño a veces se

lleva la factura de los materiales comprados y no la devuelve de inmediato y no se

realiza la retención como lo estable la entidad reguladora.

5. ¿Las conciliaciones bancarias se realizan mensualmente?

Las conciliaciones bancarias no se realizan ya que no hay un control de los cheques

emitidos, no solo la asistente gira los cheques, también el gerente, el mismo que

carga la chequera, no hay registro de lo que gira, se olvida de anotar el valor y

beneficiario en el talón de la chequera. Los estados de cuenta no llegan a la

dirección de la empresa, llegan a la casa del gerente.

6. ¿Se mantienen al día en las obligaciones con los entes reguladores?

Las declaraciones no son canceladas a tiempo debido a muchos inconvenientes

antes mencionadas. La cancelación de las planillas de aportes no siempre se

cancelan tarde, cuando pasa es porque se la generación de las mismas se hace

después de la fecha establecida, a los proveedores porque a veces no consta la

factura en contabilidad.

7. ¿El acceso al sistema contable es limitado?

No solo el contador tiene acceso, debido a que todos realizan ingreso de

información al sistema contable.

37

3.5.3. Encuesta a los empleados

1. ¿Conoce que es un manual de procedimientos y políticas contables?

Tabla 4 Conoce un manual de procedimientos y políticas contables

Alternativa Población PorcentajeSi 1 14%

No 6 86%Total 7 100%

Nota. Información recopilada para la encuesta

Figura 2. Conoce manual de procedimientos y políticas contables.

Análisis

Solo el 14% sabe lo que es un manual de procedimientos y políticas contables, mientras

que en su mayoría el 86% desconoce lo que es manual de políticas y procedimientos, es

notable que aquí los procedimientos se realicen mecánicamente y esto trae dificultades

en sus tareas cotidianas en las operaciones contables de la empresa. Desconocen lo

importante que es, el cual les sirve de guía y apoyo en sus funciones.

14%

86%

SiNo

38

2. ¿Tiene definidas las funciones que están a su cargo?

Tabla 5 Funciones definidas en el cargo.

Alternativas Población PorcentajeSi 1 14%

No 6 86%Total 7 100%

Nota. Información recopilada para la encuesta

Figura 3. Funciones definidas en el cargo

Análisis

Podemos apreciar en el grafico solo 14% esta consiente de sus funciones que debe

realizar en la empresa, mientras que el 86% no tiene sus funciones definidas las

actividades que cotidianamente se ejecutan en la empresa. Se puede evidenciar la

desorganización en cuanto al compromiso para realizar las tareas por desconocimiento de

cuáles y como deben ejecutarse sus trabajos en cuanto a las necesidades de la empresa.

14%

86%

SiNo

39

3. ¿La empresa cuenta con un organigrama o esquema de organización?

Tabla 6 Existencia de organigrama de la empresa

Alternativas Población PorcentajeSi 0 0%

No 7 100%Total 7 100%

Nota. Información recopilada para la encuesta

Figura 4. Existencia de organigrama de la empresa

Análisis

El 100% de la población contesto que no existe un organigrama dentro de la empresa,

ni siquiera sencillo, es evidente que no hay una organización definida en los niveles

jerárquicos que establezca de manera clara la labor de cada empleado en cuanto a sus

funciones que hace y el puesto a que corresponde. Es importante dar a conocer cuáles son

sus responsabilidades en el cargo que desempeñan para evitar duplicidad de trabajo.

100%

SiNo

40

4. ¿Cree usted que el sistema contable que lleva actualmente la empresa es

confiable?

Tabla 7 Sistema contable confiable para la empresa

Alternativas Población PorcentajeSi 0 0%

No 5 71%Tal vez 2 29%Total 7 100%

Nota. Información recopilada para la encuesta

Figura 5. Sistema contable adecuado para la empresa

Análisis

El 71% por ciento de la población contesto que no es confiable y el 29% tal vez piense

que es confiable. Si bien podemos decir que todo el personal tiene acceso al sistema

contable, esto es negativo para la empresa, se puede evidenciar que al momento de

generar los reportes la información no ha sido ingresada correctamente al sistema.

71%

29%

SiNoTal vez

41

5. ¿Se lleva en orden cronológico de la fotocopia de los cheques emitidos por la empresa?

Tabla 8 Control cronológico de cheques emitidos

Alternativas Población PorcentajeSi 0 0%

No 5 71%Tal vez 2 29%Total 7 100%

Nota. Información recopilada para la encuesta

71%

29%

SiNoTal vez

Figura 6. Control cronológico de cheques emitidos

Análisis

El 29% de la población desconoce si se lleva un control adecuado secuencial de la

fotocopia de los cheques, mientras que el 71% contesto afirma que no existe o se lleva un

control oportuno de los cheques emitidos. Es necesario llevar un control y registro

periódicamente de los cheques que se desembolsa, esto ayudara a tener flujo para las

operaciones.

42

6. ¿Conoce cuáles son los procedimientos contables adecuados?

Tabla 9 Conocimiento de los procesos del departamento contable

Alternativas Población PorcentajeSi 1 14%

No 4 57%Desconoce 2 29%

Total 7 100%

Nota. Información recopilada para la encuesta

Figura 7. Conocimiento de los procesos del departamento contable

Análisis

En las respuestas el 14% de la población conoce de los procesos que se deben realizar

en el área contable al momento de realizar sus funciones, mientras que el 57% no tienen

idea de cómo llevar los procedimientos contables y el 29% desconoce de los procesos que

deben llevarse en sus funciones que realizan en la empresa.

14%

57%

29%

SiNoDesconoce

43

7. ¿Existe un procedimiento definido para la adquisición de materiales, insumos y

servicios para empresa?

Tabla 10 Registro adecuado para la adquisición de materiales, insumos y servicios

Alternativas Población PorcentajeSi 0 0%

No 7 100%Desconoce 0 0%

Total 7 100%

Nota. Información recopilada para la encuesta

100%

SiNoDesconoce

Figura 8. Registro adecuado para la adquisición de materiales, insumos y servicios

Análisis

En el grafico se puede observar que el 100% de la población índica que no existe un

procedimiento de registro adecuado para solicitar la adquisición insumos, materiales o

servicios. Es muy importante el control de lo que ingresa a la empresa corre riesgos como:

desabastecimiento, robos, etc.

44

8. ¿Está de acuerdo que la empresa tenga a su alcance un manual de

procedimientos y políticas contables que explique de manera detallada como

ejecutar cada función?

Tabla 11 Opinión en cuanto al manual de procedimientos y políticas contables

Alternativas Población PorcentajeSi 7 0%

No 0 0%Total 7 100%

Nota. Información recopilada para la encuesta

Figura 9. Manual que explique de manera detalla el trabajo

Análisis

El 100% del personal está consciente de la necesidad de que exista un manual de

políticas y procedimientos, ya que este es un instrumento que les permite conocer el

desarrollo de sus funciones dentro de la empresa, es guía de apoyo para desenvolverse

mejor en sus funciones diarias.

100%

SiNo

45

3.6 Análisis de los resultados

Mediante la observación, preguntas realizadas en la encuesta y en la entrevista se

determinó que la empresa realiza operaciones inadecuadas en el área contable, esto se

debe a que la mayoría del personal desconoce los procedimientos para la ejecución de

ciertas actividades contables, entre las inconsistencias se encontró que:

La empresa no cuenta con un fondo de caja chica para los gastos menores, no hay

un custodio responsable, el único que maneja el efectivo es el gerente, si hay un

improvisto hay que esperar hasta que llegue con el dinero.

No existen políticas contables para la elaboración y presentación de los estados

financieros, la contadora los elabora bajo su propio criterio.

La documentación contable no se clasifica de manera ordenada, todo se lleva en

una sola carpeta.

No existe documentación como facturas de compras y ventas, retenciones, notas

de crédito y débito, en los comprobantes de ingreso, egreso y diarios no existe

soporte de lo antes descrito.

No se realizan las conciliaciones bancarias, el contador desconoce de esta

actividad.

Los cobros a clientes no son depositados inmediatamente, el recaudador solo

realiza depósitos cuando hay cobros en gran cantidad.

Las declaraciones no son realizadas a tiempo, la contadora presenta sustitutivas

con intereses y multas

46

No hay registro de entradas y salidas en reloj biométrico, el personal se registra en

una agenda que es del dueño.

No cuentan con una persona específica destinada para el retiro de las retenciones

efectuadas por el cliente.

47

Capítulo 4

Propuesta

4.1 Titulo de la propuesta

Diseño de un manual de procedimientos y políticas contables para mejorar las

actividades de la empresa Villacís Alvarado Oscar Eduardo.

4.2 Objetivo general de la propuesta

Diseñar un manual de procedimientos y políticas contables para mejorar la actividad

económica y contable de la empresa Villacís Alvarado Oscar Eduardo.

4.3 Objetivos específicos

Analizar las políticas contables que requiere la empresa implementando reglas y

normas por escrito de las instrucciones.

Plasmar procedimientos contables de forma secuencial y ordenada a través del

diagrama de flujo para ejecutar cada proceso de trabajo.

Mejorar los procesos existentes estableciendo políticas y procedimientos para los

cargos y actividades que se desempeñan dentro del área contable.

4.4 Detalle de la propuesta

En la presente investigación se expresa la necesidad de diseñar un adecuado instructivo

como guía y apoyo en las actividades diarias que se realizan el departamento contable.

Contenido de la propuesta:

Identificación

Índice

Alcance

48

Políticas

Procedimientos

Diagrama de flujo

Formatos

4.4.1. Identificación

Es la portada del manual en donde consta el logotipo, nombre de la empresa, fecha de

elaboración y el título del manual propuesto.

4.4.2. Índice

Se presenta de forma ordenada, los apartados principales que establecen el manual de

procedimientos y políticas.

4.4.3. Alcance

El ámbito de aplicación es el área contable y los cargos que son desempeñados por el

contador, asistente contable, asistente administrativa entre otros cargos que tienen

actividades relacionadas con el departamento contable.

4.4.4. Políticas

La aplicación de las políticas contables es una guía básica para la acción, se va a

prescribir los límites generales dentro del cual se realizan las actividades. Las mismas que

son de gran importancia para la empresa para cumplir con los objetivos establecidos.

4.4.5. Procedimientos

Aquí se detalla del procedimiento de las actividades de cada uno de los empleados en

cuanto a sus cargos y responsabilidades, para que no exista la duplicidad de las funciones

y la información sea registrada de manera adecuada.

49

4.4.6 Diagrama de flujo

El diagrama de flujo es la elaboración del procedimiento, ya que a través de él se ve

gráficamente y en forma consecutiva el desarrollo de una actividad determinada. Como

por ejemplo recibir, enviar, etc. A continuación se explica la simbología básica de la

diagramación.

Símbolo Nombre Descripción

Inicio o Fin Representa el inicio y final de un proceso

Proceso Indica un determinado proceso, funciones y actividades

Decisión Esto demuestra que se debe tomar una decisión: si o no

Documento Representa cualquier documento que entre, se utilice, se genere o salga del procedimiento

Línea de flujo Indica el orden de la ejecución de las operaciones

Bloque de documentos

Refiere a un conjunto de documentos

Archivo Indica la acción de almacenamiento de archivos, reportes, etc.

Conector dentro de la misma pagina

Circulo que se utiliza para indicar continuidad del diagrama de flujo

50

Conector con otra pagina

Se utiliza para indicar continuidad del diagrama en una hoja adicional

4.4.7. Formatos

Los formatos contienen datos fijos y espacios en blanco como facturas, vale de caja,

etc., para ser llenados con información requerida en los procesos que se ejecutan para uso

interno y externo; consta de varios ejemplares que pueden tener diferentes usos diversos

de acuerdo a la necesidad de la actividad que se elabore.

4.5 Justificación de la propuesta

Con la propuesta se espera impulsar a la empresa con nombre comercial Osermind, a

fortalecer la actividad contable y su desarrollo a través del diseño de un manual de

procedimientos y políticas contables, que permita tomar las mejores decisiones y guiar sus

acciones, así la consecución de los objetivos fijados y al mismo tiempo controlar todas las

tareas contables.

51

4.6 Desarrollo de la propuesta

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Y POLITICAS CONTABLES

Marzo 2018

Manual de procedimientos yPolíticas contables de la empresa

Villacís Alvarado Oscar Página 1 de 47

AprobóRevisóElaboró

Marjorie Mora

52

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Manual de procedimientos yPolíticas contables de la empresa

Villacís Alvarado Oscar

Índice

Introducción……………………………………………………………….. 3

Objetivos del manual……………………………………………………… 4

Alcance……………………………………………………………………. 4

Organigrama………………………………………………………………. 6

Política Manejo de la caja chica…………………………………………... 7

Procedimiento Manejo de la caja chica…………………………………… 8

Diagrama de flujo Manejo de la caja chica……………………………….. 9

Política de Conciliación bancaria………………………………………..... 10

Procedimiento de Conciliación bancaria……………………………….…. 11

Diagrama de flujo de Conciliación bancaria…………..……………….…. 12

Política de Cuentas por cobrar…………………………………………..… 13

Procedimiento de Cuentas por cobrar……………………………………... 14

Diagrama de flujo de Cuentas por cobrar………………..………..………. 15

Políticas de Cuentas por pagar………………………………….…..……... 16

Procedimiento de Cuentas por pagar…………………………………....… 17

Diagrama de flujo de Cuentas por pagar………………………………..… 18

Política de Estados financieros……….…………………………………… 19

Procedimiento de Estados financieros……….…………………….……… 20

Diagrama de flujo de Estados financieros……….………………..…….…. 21

53

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Manual de procedimientos yPolíticas contables de la empresa

Villacís Alvarado Oscar

Políticas de Declaración y pago de impuestos…..…………..……..…..….. 22

Procedimiento de Declaración y pago de impuestos……….……..…..…… 23

Diagrama de flujo de Declaración y pago de impuestos……….………..… 24

Políticas de Roles y pago de sueldo….…….………….…..…………...….. 25

Procedimiento de Roles y pago de sueldo….…………….…….…..……... 26

Diagrama de flujo de Roles y pago de sueldo….…………….……….…... 27

Políticas de Compra de materiales, insumos o servicios……………..….... 28

Procedimiento de Compra de materiales, insumos o servicios……….…... 29

Diagrama de flujo de Compra de materiales, insumos o servicios…..….... 30

Políticas de Control y pago de planillas Iess…...….……….……....……... 31

Procedimiento de Control y pago de planillas Iess……………....…...…... 32

Diagrama de flujo de Control y pago de planillas Iess …...….………….... 33

Políticas de Registro de anticipo de obra. …………………..……….…… 34

Procedimiento de Registro de anticipo de obra. …………………….……. 35

Diagrama de flujo de Registro de anticipo de obra. ………..…………….. 36

Formatos…………………………..………………………………….…… 37

54

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Manual de procedimientos yPolíticas contables de la empresa

Villacís Alvarado Oscar

1. Introducción

El propósito fundamental de la elaboración del manual de procedimientos es

establecer cuáles son las responsabilidades de los cargos asignados para cada

colaborador en el departamento contable, lo cual ayudará a la orientación de

los colaboradores en sus las actividades asignadas de manera clara para el

beneficio de la entidad.

Para la elaboración del presente manual se tuvo en cuenta el conjunto de

políticas y procedimientos de contabilidad, lo cual generan información

necesaria para la tomar decisiones.

55

56

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Manual de procedimientos yPolíticas contables de la empresa

Villacís Alvarado Oscar

2. Objetivo del manual

El objetivo del manual es detallar las políticas, procedimientos y principios

necesarios para la elaboración y presentación de los estados financieros, el

mismo que servirá de ayuda y guía al personal del departamento de

contabilidad

2. Alcance

El alcance del presente manual comprende departamento de contabilidad de la

empresa para ser aplicado por los colaboradores que afectan de manera diaria

las operaciones contables

3. Responsables

Elaborado por: Marjorie Mora

Revisado por:

Autorizado y aprobado por:

57

Organigrama propuesto

Sistemas

Ayudante de obra

Oficiales de obra

Supervisor de obra

Asistente administrativo

Jefe de logística Jefe de operaciones

Mensajero

Asistente contable

Contadora

Gerente general

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Manual de procedimientos yPolíticas contables de la empresa

Villacís Alvarado Oscar

Bodeguero

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Manual de procedimientos yPolíticas contables de la empresa

Villacís Alvarado Oscar

Objetivo:

Llevar de manera eficiente la administración del fondo de la caja chica.

Políticas:

El fondo para la de caja chica será de $200.00 para los cubrir los gastos

menores.

La reposición se debe realizar al 75% de haberse consumido la caja chica.

La reposición de la caja chica será en cheque.

El responsable de la caja chica deberá guardar el efectivo dentro de un cajón

bajo llave.

La caja chica solo es solo para cubrir gastos mínimos, no para préstamos o

anticipo de sueldo.

Los desembolsos deben constar con los respectivos soportes.

Para lo que es movilización, se debe hacer firmar el vale de caja como soporte,

ya que no hay justificativo.

Los justificativos de desembolso de la caja chica deberán contener el visto

bueno del contador.

Periódicamente y sin previo aviso por parte de cualquier funcionario que

designe el gerente se realizará una “auditoria” al fondo de caja chica,

verificando que la suma del dinero en efectivo más todas las facturas sea igual

al valor total del fondo.

Manejo de la caja chica

Responsable: Asistente contable

59

N° Actividad1 Asistente contable Recibe el requerimiento del empleado para incurrir en el

gasto vinculado con el giro de negocio.2 Asistente contable Elabora el recibo del vale de caja por el concepto,

beneficiario, fecha y valor, lo hace firmar del solicitante para constancia del dinero que le entrega.

3 Empleado solicitante Recibe el efectivo, realiza la compra y solicita la factura al proveedor como soporte del gasto.

4 Empleado solicitante Entrega la factura del gasto realizado al asistente contable.

5 Asistente contable Recibe la factura original, lo compara con el valor entregado y verifica que la factura conste con los datos antes expuestos, guarda la factura con los demás soportes en la caja donde se encuentra el dinero en efectivo.

7 Asistente contable Emite un reporte detallando los gastos al que adjunta las facturas, los vales debidamente ordenados y lo entrega al contador para su verificación.

8 Contadora Verifica el reporte de caja chica y decide si lo aprueba o no.

9 Contadora Da el visto bueno a los vales de caja que estén debidamente soportados y los que no están, descuento para el empleado por no justificar el gasto.

10 Contadora Elabora la liquidación de compra y emite la solicitud con los respectivos respaldos para el reembolso de la caja chica y envía a gerencia para su aprobación.

11 Gerencia Revisa y aprueba para que se emita el cheque

12 Contadora Realiza el cheque a nombre del custodio e imprime el recibo y envía a gerencia para la recolección de firmas.

13 Gerencia Realiza la firma conjunta y lo devuelve a la contadora

14 Contadora Registra el cheque y hace firmar del asistente el recibo como constancia de entregarle el fondo de la caja chica.

15 Asistente contable Recibe el cheque y saca copia para el archivo cronológico, efectiviza el cheque para la reposición de la caja chica

16 Asistente contable Archiva el reporte de caja chica junto con los documentos justificativos.

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Manual de procedimientos yPolíticas contables de la empresa

Villacís Alvarado Oscar Página 8 de 44

PROCEDIMIENTO: MANEJO DE LA CAJA CHICAManual de procedimientos yPolíticas contables de la empresa

Villacís Alvarado OscarManual de procedimientos y

Políticas contables de la empresa Villacís Alvarado OscarManual de procedimientos y

Políticas contables de la empresa Villacís Alvarado Oscar

Manual de procedimientos yPolíticas contables de la empresa

Villacís Alvarado OscarManual de procedimientos yPolíticas contables de la empresa

Villacís Alvarado OscarManual de procedimientos yPolíticas contables de la empresa

Villacís Alvarado Oscar

Manual de procedimientos yPolíticas contables de la empresa

Villacís Alvarado Oscar

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Manual de procedimientos yPolíticas contables de la empresa

Villacís Alvarado Oscar

No

DIAGRAMA DE FLUJO: MANEJO DE CAJA CHICA

ASISTENTE CONTABLE EMPLEADO CONTADORA GERENCIA

Recibe el requerimiento del empleado

Inicio

Elabora el vale de caja

por el dinero que entrega

Recibe el efectivo, realiza la compra y pide la

factura

Entrega la factura del

gasto realizado al asistente

Recibe la factura y la compara con el valor

entregado

Emite un reporte detallado de los gastos

Recibe y verifica el reporte de la caja chica

Elabora la liquidación de compra y solicitud para el reembolso

Da el visto bueno de vales soportados y descuento a los que están sin justificar

Fin

Si

Revisa y aprueba para emitir el

cheque

Realiza el cheque a nombre del custodio para

recolección de firmas

Realiza las firmas conjuntas

Envía a la contadoraRegistra el cheque y lo hace

firmar del asistenteRecibe y efectiviza para la

reposición

Archiva el reporte con los

soportes

Fin

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Manual de procedimientos yPolíticas contables de la empresa

Villacís Alvarado Oscar

Procedimi

Objetivo

Verificar todos los movimientos bancarios que no se encuentren registrados para detectar las faltas y comprobar las operaciones financieras no reconocidas por el banco, con el fin de lograr la información veraz y oportuna.

Políticas:

El proceso de conciliación bancaria debe efectuarse mensualmente, hasta los

cinco primeros días del mes.

Las conciliaciones bancarias deben imprimirse y archivarse con el estado de

cuenta que envía el banco.

Llevar un control secuencial de los cheques emitidos.

Todo comprobante de egreso tiene que tener firma y sello de la institución.

Los cheques de los proveedores deben salir cruzado y al nombre del mismo.

Todo comprobante de ingreso debe constar el depósito o transferencia

bancaria.

Personas que intervienen

Asistente contable

Contador

Conciliación bancaria

Responsable: Asistente contable

62

N° Responsable Actividad

1 Asistente contable Recibe mensualmente del gerente el estado de cuenta emitido por el banco.

2 Asistente contable Realiza la comparación de los movimientos entre el mayor auxiliar y el estado bancario.

3 Asistente contable Coteja los saldos detallados contra los asentados para reflejar diferencias.

4 Asistente contable Verifica los cheques que todavía no han sido cobrados por el proveedor.

5 Asistente contable Registra los depósitos, notas de crédito y débito en el libro bancos, procediendo a generar la transacción.

6 Asistente contable Verifica si hay inconsistencias con depósitos, cheques emitidos en el banco.

7 Asistente contable Procede a generar el documento que avala la conciliación bancaria, confirmando el saldo del estado bancario vs el saldo de sistema y envía a la contadora.

8 Contadora Verifica y aprueba la conciliación bancaria.

8 Contadora Realiza un listado de los cheques no consignados por más de tres meses y realiza una llamada al proveedor para preguntar por dicho cheque no consignado.

9 Contadora Firma la documentación y devuelve al asistente para el archivo

10 Asistente contable Recibe y archiva la documentación, el estado de cuenta y libro banco.

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Manual de procedimientos yPolíticas contables de la empresa

Villacís Alvarado Oscar

PROCEDIMIENTO: CONCILIACION BANCARIA

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Manual de procedimientos yPolíticas contables de la empresa

Villacís Alvarado Oscar

Diagrama de flujo: Conciliación bancaria

FinFirma la documentación y

devuelve

Verifica y aprueba la conciliación

Recibe y archiva

Verifica inconsistencias en cheques o depósitos

Registra los depósitos no considerados

Verificación de cheques no cobrados

Realiza comparación entre le mayor auxiliar y estado

bancario

Recibe mensualmente el estado bancario del gerente

Inicio

Asistente contable Contadora

Coteja los movimientos para reflejar diferencias

Procede a generar el documento que avala la

conciliación bancaria

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Manual de procedimientos yPolíticas contables de la empresa

Villacís Alvarado Oscar

O Objetivo

Políticas:

Objetivo

Llevar un eficiente cobro de las facturas vencidas de los clientes y dar un seguimiento continuo de las retenciones.

Políticas:

Llevar un registro de las cuentas por cobrar.

Verificar que las facturas pagadas tengan su comprobante de retención.

Recuperar la cartera vencida de forma oportuna.

Los clientes que estén en mora serán contactado vía teléfono y correo

electrónico semanalmente.

Las notas de crédito deben adjuntarse a la factura correspondiente.

Los cheques o efectivo son depositados a la cuenta de la empresa.

Solo el mensajero puede retirar el cobro del cheque o efectivo mediante el

recibo de cobro que debe adjuntarse al mismo.

Cuentas por cobrar

Responsable: Asistente contable

65

Responsable Actividad1 Contador Imprime el listado de las cuentas por cobrar y lo envía a

la asistente contable.2 Asistente contable Verifica las cuentas que ya están vencidas

3 Asistente contable Llama a los clientes y manda un correo para confirmar el pago de las facturas vencidas.

4 Asistente contable Confirma pago de los clientes y realiza la programación de las recaudaciones de cheques o efectivo.

5 Asistente contable Manda cobrar al mensajero con el block de recibo de cobro debidamente enumerado.

6 Mensajero Retira el cheque o efectivo, elabora el recibo de cobro hace que el cliente lo firme y selle y le entrega la copia, la original la grapa con el cheque y el comprobante de retención.

7 Mensajero Entrega a la asistente los cobros del día y le devuelve el block de recibo de cobro.

8 Asistente contable Recibe los cheques o efectivo junto con el recibo y el comprobante de retención y verifica las facturas que están cancelando.

9 Asistente contable Envía a la contadora la documentación para el registro del pago y dar de baja las facturas, junto con la programación de cobro.

10 Contadora Recibe y realiza el registro de la transacción y emite los comprobantes de ingreso respectivo y los firma.

11 Contadora Realiza las papeletas de depósito los cheques recibidos de los clientes.

12 Contadora Envía a la asistente las papeletas de depósito, para que mande a depositar

13 Asistente contable Recibe y manda a depositar con el mensajero14 Mensajero Realiza el depósito en la institución bancaria.15 Mensajero Entrega a la contadora el comprobante del depósito

bancario.16 Asistente contable Recibe los comprobantes de los depósitos y los adjunta a

los comprobantes de ingreso y archiva.

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PROCEDIMIENTO: CUENTAS POR COBRARManual de procedimientos yPolíticas contables de la empresa

Villacís Alvarado OscarManual de procedimientos y

Políticas contables de la empresa Villacís Alvarado OscarManual de procedimientos y

Políticas contables de la empresa Villacís Alvarado OscarManual de procedimientos y

Políticas contables de la empresa Villacís Alvarado OscarManual de procedimientos y

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Políticas contables de la empresa Villacís Alvarado Oscar

Manual de procedimientos yPolíticas contables de la empresa

Villacís Alvarado OscarManual de procedimientos yPolíticas contables de la empresa

Villacís Alvarado OscarManual de procedimientos y

Políticas contables de la empresa Villacís Alvarado Oscar

Manual de procedimientos yPolíticas contables de la empresa

Villacís Alvarado OscarManual de procedimientos yPolíticas contables de la empresa

Villacís Alvarado OscarManual de procedimientos yPolíticas contables de la empresa

Villacís Alvarado OscarManual de procedimientos yPolíticas contables de la empresa

Villacís Alvarado Oscar

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Manual de procedimientos yPolíticas contables de la empresa

Villacís Alvarado Oscar

Diagrama de flujo: Cuentas por cobrarContadora Asistente contable Mensajero

Envía a la asistente contable para el

depósito correspondiente

Realiza las papeletas de depósito

Registra e imprime el comprobante y firma

Envía a la contadora para el registro

Confirma cobros y

realiza la programación

Recibe los cheques y

verifica las facturas canceladas

Entrega al asistente la

recaudación del día

Retira el cheque y entrega el recibo

Manda a recaudar con

el recibo de cobro

Llama a los clientes y envía correo

Verifica cuentas vencidas

Imprime el listado de

cuentas por cobrar

Inicio

FinRecibe, adjunta con

los ingresos y archiva

Recibe y manda a depositar

Entrega a la asistente

el comprobante

Realiza el depósito en el banco

67

Cuentas por pagar

Responsable: Asistente contable

Objetivos

Realizar el pago de las facturas de los proveedores que el negocio ha adquirido por bienes y servicio.

Políticas:

Las facturas se recibirán hasta el día 26 de cada mes.

Los pagos a los proveedores serán cancelados mediante cheque cruzado.

El cheque se pagara al primer beneficiario.

Los cheques que se anulan serán rasgados y archivado en secuencia.

Los pagos a proveedores es con crédito a (30) treinta, (45) cuarenta y cinco y

(60) sesenta días.

El comprobante de retención es elaborado inmediatamente el recibir la factura

y llamar para que la retiren.

El gerente es el único de autorizar el pago a los proveedores.

Tener los saldos actualizados de las cuentas por pagar.

Los Comprobantes de egreso se archivan de acuerdo al número de cheque.

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Manual de procedimientos yPolíticas contables de la empresa

Villacís Alvarado Oscar

68

N° Responsable Actividad

1 Asistente contable Recibe la factura de las adquisiciones de bienes y/o servicios si valida dentro de la fecha de recepción.

2 Asistente contable Verifica que la factura sea un documento autorizado por el SRI y que no sea caducado.

3 Asistente contable Realiza la retención e ingreso al sistema contable para su registro.

4 Asistente contable Realiza el cruce de anticipos en caso de haberlos

5 Contadora Semanalmente imprime un reporte de las cuentas por pagar y lo manda por correo a la gerencia.

6 Asistente contable Recibe el reporte impreso de la contadora y adjunta las facturas físicas vencidas y por vencer y envía a la gerencia para la autorización del pago al proveedor.

7 Gerencia Recibe el reporte de las cuentas por pagar junto con las facturas físicas y lo verifica con el que envió la contadora.

8 Gerencia Revisa el vencimiento, el detalle de la factura por trabajo o ingreso de mercadería y decide o no aprobarlo.

9 Gerencia Envía a la asistente las facturas para el pago.10 Asistente contable Recibe y realiza el cheque y comprobante de egreso y lo

envía a la gerencia para la recolección de firmas.11 Gerencia Una vez que los cheques tienen la firma conjunta es

devuelto al asistente para que soporte el pago.12 Asistente contable Saca fotocopia de los cheques emitidos para archivo en el

cronológico de cheques de proveedores.13 Asistente contable Envía a la contadora para la elaboración del cronograma

de pago.14 Contadora Realiza el cronograma de pago detallando el monto,

proveedor, fecha máximo de pago, devuelve al asistente.15 Asistente contable Realiza la cancelación al proveedor pide que le firme el

comprobante y le coloque el sello de la empresa, entrega el cheque y la retención.

16 Asistente contable Procede al archivo de la documentación.

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Manual de procedimientos yPolíticas contables de la empresa

Villacís Alvarado Oscar

PROCEDIMIENTO: CUENTAS POR PAGAR

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Manual de procedimientos yPolíticas contables de la empresa

Villacís Alvarado Oscar

Diagrama de flujo: Pago a proveedores

Gerencia Asistente contable Contadora

Envía al asistente el reporte

Envía al asistente lo que va a salir para el pago

Recibe el reporte impreso y adjunta las facturas físicas y

envía a gerencia

Realiza el cruce de anticipos en

caso de tener

Realiza la retención e ingreso al sistema

Realiza el cheque y comprobante de egreso

Semanalmente imprime un reporte de proveedores y envía

por correo a gerencia

Revisa y compara con lo que envió la contadora, vencimiento

de la factura y detalle

Verifica la factura autorizada por el SRI y no sea caducada

Recibe facturas de bienes y/o servicios si dentro del plazo

Inicio

Realiza la cancelación al proveedor y archiva

Realiza el cronograma detallando monto, proveedor

y fecha máxima de pagoEnvía a la contadora para la

programación de pago

Saca copia de los cheques para el archivo cronológico

Fin

Cuando los cheques tienen la firma conjunta se devuelve al

asistente

Envía a gerencia para la recolección de firmas

Devuelve para el pago

70

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Manual de procedimientos yPolíticas contables de la empresa

Villacís Alvarado Oscar

Elaboración de los estados financieros

Responsable: Contador

Objetivos

Proporcionar información de las operaciones financieras y económicas que se realizan

en la empresa.

Políticas:

Toda información financiera tiene que presentar característica específica,

oportuna, comprensible y confiable.

La preparación y presentación de los estados financieros debe ser de acuerdo a

las normas y leyes vigentes en el ecuador.

Los estados financieros deben ser presentados cada mes al gerente general.

La gerencia tomará en cuenta el análisis financiero para tomar decisiones.

71

N° Responsable Actividad

1 Asistente contable Verifica que el mes se encuentre cerrado y cuadrado debidamente.

2 Asistente contable Entrega al contador la documentación física

3 Contadora Recibe del empleado responsable los comprobantes y documentos físicos que justifiquen los registros que se realizan en la empresa.

4 Contadora Comprueba que las facturas, comprobantes de retención y otros documentos contables sean legales y estén bien llenados con los datos de la empresa.

5 Contadora Verifica los errores y los corrige en el caso de haberlos.

6 Contadora Elabora los estados financieros

7 Contadora Imprime, firma y envía a la gerencia para la revisión y aprobación.

8 Gerencia Recibe y se realiza una reunión donde se muestre y explique los estados financieros del mes

9 Gerencia Finalmente gerencia decide firmar o no.

10 Gerencia Aprueba los estados financieros firmándolos.

11 Contadora Recibe los estados financieros y los archiva.

B

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Manual de procedimientos yPolíticas contables de la empresa

Villacís Alvarado Oscar

PROCEDIMIENTO: ELABORACION DE LOS ESTADOS FINANCIEROS

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Manual de procedimientos yPolíticas contables de la empresa

Villacís Alvarado Oscar

Diagrama de flujo: Elaboración de los estados financieros

ConatdoraAsistente contable Contadora Gerencia

Entrega al contador la documentación física

Verifica que le mes se encuentre cerrado y

cuadrado

Imprime, firma y envía al gerente

Verifica los registros y corrige en el caso de haberlos

Elabora los estados financieros

Comprueba que los documentos sean legales y

estén bien llenados

Recibe del empleado registros de la

documentación

Inicio

No

Si

Aprueba

Firma los estados financieros

Fin

Recibe y archiva

Recibe y realiza una reunión donde se explique

los estados financieros

Fin

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Manual de procedimientos yPolíticas contables de la empresa

Villacís Alvarado Oscar

Declaración y pago de impuestos

Responsable: Contador

Objetivo

Cumplir de manera eficiente y oportuna con las declaraciones mensuales.

Políticas:

Es responsable de cumplir a tiempo con las obligaciones tributarias.

Las declaraciones y pagos se efectuarán en los plazos establecido por el

Servicio de Rentas Internas.

Las facturas, comprobantes de retenciones y notas de crédito, tienen

que cumplir los requisitos legales de la entidad controladora

Las declaraciones no pueden cancelarse sin que antes sean vistas por el

gerente para analizar y autorizar el pago.

74

N° Responsable Actividad

1 Asistente contable Elabora mensualmente los reportes de las compras, ventas, notas de crédito y comprobantes de retenciones.

2 Asistente contable Entrega a la contadora el físico de la documentación para la declaración.

3 Contadora Verifica la secuencia de las retenciones, las ventas, notas de crédito aplicadas y recibidas.

4 Contadora Confirma los registros e información contable.

5 Contadora Elabora el borrador para las declaraciones de los formularios del IVA 104 y retención a la fuente 103.

6 Contadora Imprime y envía a la gerencia para su revisión y aprobación, junto con el cuadro de compras y ventas.

7 Gerencia Verifica la vigencia del pago según el número del RUC

8 Gerencia Revisa el borrador para la respectiva declaración de los formularios 103 y 104 y decide aprobarlo o no.

9 Contadora Realiza la declaración y genera el comprobante de pago de la declaración del Iva y retención.

10 Contadora Emite el cheque para la cancelación de los comprobantes de la declaración.

11 Contadora Envía a gerencia para la colección de firmas12 Gerencia Recibe y se realiza la firma conjunta y devuelve a la

contadora.13 Contadora Recibe, registra el cheque e imprime el comprobante de

egreso13 Contadora Saca copia para el cronológico de cheques y manda a

cancelar al banco con el mensajero.14 Mensajero Cancela en el banco y entrega el comprobante de pago a

la contadora.15 Contadora Recibe el comprobante e imprime el detalle de las

declaraciones para el archivo.16 Contadora Archiva con los respectivos soportes de la declaración.

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Villacís Alvarado Oscar

Manual de procedimientos yPolíticas contables de la empresa

Villacís Alvarado Oscar

Diagrama de flujo: Declaración y pago de impuestos

Asistente contable Mensajero Contadora Gerencia

PROCEDIMIENTO: DECLARCION Y PAGO DE IMPUESTOS

Elabora mensualmente

InicioVerifica la secuencia de las

retenciones, factura, NC

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Villacís Alvarado Oscar

Diagrama de flujo: Declaración y pago de impuestos

Procedimiento: Roles y pago de sueldos

Responsable: Asistente administrativo

Objetivo

Realizar de manera correcta los roles y el pago de los sueldos a los empleados.

Políticas:

Todos los empleados deben registrarse a la hora de entada y salida.

Los empleados solo trabajan los fines de semana cuando lo disponga el

gerente, este día será considerado como tiempo extra.

El pago de los empleados se realiza mediante cheque cada quincena.

Todos los roles de pago deben estar debidamente firmados.

Los roles de pago deben ser revisados por el gerente antes de su cancelación.

Elabora mensualmente

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N° Responsable Actividad1 Gerencia Entrega el registro de control de asistencia al asistente

administrativo.

2 Asistente administrativo

Recibe y verifica la asistencia de los empleados, faltas, permisos, atrasos y horas extras que tiene cada trabajador.

3 Asistente administrativo

Corrobora las horas extras de los empleados con el gerente, mediante un reporte.

4 Gerencia Verifica el reporte de las horas extras para que se incluyan o no en el rol.

5 Asistente administrativo

Elabora el rol de pago y lo envía a la contadora para su revisión.

6 Contadora Verifica que las horas extras sean incluidas y que los descuentos respectivos sean descontados.

7 Contadora Contadora envía a la gerencia para su aprobación.

8 Gerencia Verifica y analiza el rol de pago y aprueba o no para que emitan los cheques.

9 Asistente administrativo

Realiza los cheques y comprobante de egreso y envía a gerencia para la recolección de firmas.

10 Gerencia Recibe los cheques, realizan la firma conjunta y se devuelve a la asistente.

11 Asistente administrativo

Cuando tiene los cheques firmados le saca fotocopia para el archivo cronológico de cheques.

12 Asistente administrativo

Realiza la cancelación de sueldo y entrega el cheque y rol individual a cada empleado.

13 Empleados Firman el rol de pagos y comprobante de egreso para recibir el cheque.

14 Asistente administrativo

Comprueba que todo el rol de pago no le falte ninguna firma y envía a la contadora para la contabilización

15 Contadora Recibe, realiza el registro contable y procede al archivo de la documentación

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Villacís Alvarado Oscar

PROCEDIMIENTO: ROLES Y PAGO DE SUELDO

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Villacís Alvarado Oscar

Diagrama de flujo: Roles y pago de sueldo

Inicio

Entrega el registro de control

Verifica, faltas permisos, horas extras

Corrobora horas extras con el gerente

Verifica el reporte y autoriza horas extras

Elabora el rol de pagos y envía a la contadora

Analiza el rol de pagos y autoriza

Cheque y comprobantes de

egreso

Recibe los cheques se realiza la firma conjunta

Realiza la cancelación a los empleados

Empleados firman los roles

Verifica que los roles estén firmado y envía Fin

Gerencia Asistente administrativo Contadora Empleados

Verifica las horas extras y descuentos

Envía a gerencia

para su aprobación

Envía al asistente para

emitir los cheques

Envía a gerencia para la

recolección de firmas

Devuelve los cheques firmados

Saca copia para el

cronológico de cheques

Registra y archiva

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Villacís Alvarado Oscar

Objetivo

Suministrar a la empresa a tiempo materiales, suministros y servicios, mediante estos

bienes y servicios desarrollar las actividades eficientemente.

Políticas:

Todo requerimiento debe ser realizado por un formato establecido por la

empresa.

Es responsable del abastecimiento oportuno de materiales de construcción a los

diferentes proyectos.

Mantener una lista de proveedores, donde estén actualizados los datos para

los pedidos correspondientes.

Para realizar la compra de un bien o servicio debe haber por lo menos 3

cotizaciones para que elija el gerente general.

Los materiales y suministros serán registrado por el personal encargado, al

momento de realizar la compra.

El gerente es el único en autorizar la compra, mediante la firma de la orden de

compra.

Procedimiento: compra de materiales, suministros y servicios

Responsable: Asistente contable

79

N° Responsable Actividad1 Departamento

solicitanteEnvía el requerimiento de los insumos o servicios a la gerencia.

2 Gerencia Evalúa y autoriza o no el requerimiento. Si lo aprueba paso 3 o fin del proceso.

3 Gerencia Envía el requerimiento al asistente administrativo para que realice la cotización.

4 Asistente administrativo

Solicita vía correo varias cotizaciones a los proveedores del requerimiento.

5 Asistente administrativo

Recibe las cotizaciones y envía a la gerencia mínimo tres cotizaciones.

6 Gerencia Elige la mejor cotización que sea conveniente para la empresa y autoriza al asistente contable para que se genere la orden de compra.

7 Asistente contable Elabora la orden de compra de acuerdo a la cotización y realiza el pedido al proveedor por correo electrónico y llama a confirmar la recepción de lo solicitado.

8 Asistente contable Recibe los materiales de ser el caso y verifica el pedido y la que la factura sea llenada correctamente.

9 Asistente contable Firma la guía y factura de la compra realizada y saca copia para el solicitante y bodeguero para el ingreso de mercadería.

10 Asistente contable Elabora el comprobante de retención, lo envía escaneado al proveedor y registra la compra.

11 Asistente contable Procede al archivo de la factura junto con la orden de compra.

PROCEDIMEINTO: COMPRA DE MATERIALES, INSUMOS Y SERVICIOS

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Villacís Alvarado Oscar

Diagrama de flujo: Compra de materiales, insumos y servicios

Solicita las cotizaciones vía correo

No

Si

Gerente envía para las cotizaciones

Decisión

Gerente evalúa y autoriza el

requerimiento

Solicitante envía el requerimiento de materiales a la gerencia

Inicio

Recibe las cotizaciones y envía a gerencia

Recibe los materiales y revisa la factura

Revisa y elige la que sea conveniente

Elabora la orden de compra y realiza el pedido por correo

Firma factura y guía, copia para bodeguero

Fin

Dpto. Solicitante Gerencia Asistente Administ Asistente contable

Fin

Envía a la asistente contable la

autorización

Elabora la retención

Procede al archivo

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Villacís Alvarado Oscar

Procedimiento: Control y pago de planillas Iess

Responsable: contador

Objetivo

Controlar todas las novedades de entrada, salida horas extras y sueldo del personal

para cumplir con el ente regulador.

Políticas:

Todo empleado nuevo que ingresa a trabajar en la empresa se le realizará el

aviso de entrada desde el primer día de trabajo.

Las planillas de aportes, préstamos quirografarios y fondo de reserva deben ser

generados después del 5 día de cada mes.

Los avisos de entrada y salida deben efectuarse el mismo día, cualquiera que

sea el caso del trabajador.

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PROCEDIMIENTO: CONTROL Y PAGO DE PLANILLAS IESS

N° Responsable Actividad1 Contadora Ingresa las horas extras de los empleados a la página de

Iess dentro de los primeros 5 días del mes

2 Contadora Imprime el listado general de las planillas de ajustes que realizo de las horas extras.

3 Contadora Elabora el aviso de entrada del personal nuevo si lo hubiere, o el aviso de salida para el personal saliente.

4 Contadora Genera todas las planillas de aportes, préstamos y fondo de reserva.

5 Contadora Imprime todos los comprobantes y los envía al asistente contable para que emita el cheque

6 Asistente contable Recibe y realiza el cheque y comprobante de egreso para recaudar firmas a gerencia.

7 Gerencia Recibe y revisa la planilla de aporte con los roles de pago para constatar las horas extras.

8 Gerencia Firma el cheque para que la cancelación se haga antes del quince para no generar multa e intereses.

9 Asistente contable Recibe y saca copia para el cronológico de cheques que se lleva en la empresa.

10 Asistente contable Manda a realizar la cancelación de todas las planillas del Iess con el mensajero.

11 Mensajero Acude al banco y realiza la cancelación de las planillas del Iess.

12 Mensajero Entrega al asistente el recibo del banco por la cancelación de planillas.

13 Asistente contable Recibe y envía a la contadora para la contabilización.

14 Contadora Realiza el registro contable y procede al archivo.

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Villacís Alvarado Oscar

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Manual de procedimientos yPolíticas contables de la empresa

Villacís Alvarado Oscar

Diagrama de flujo: Control y pago de planillas IESS

Firma el cheque

Realiza el cheque y comprobante de egreso y envía a

gerencia

Verifica la planilla de ajustes con el rol

Saca copia para el cronológico de cheque

Archiva la documentación

Fin

Contadora Asistente contable Gerencia Mensajero

Imprime todos los comprobantes

Imprime la planilla de ajustes

Ingresa horas extras a la página del Iess

Genera todas las planillas de aporte, PQ y fondo de

reserva

Elabora aviso de

entrada o salida

Inicio

Manda al mensajero a cancelar las planillas

Cancela las planillas

en el banco

Entrega al asistente

el recibo del banco

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Villacís Alvarado Oscar

Procedimiento: Registro de anticipos de obra

Responsable: Contador

Objetivos

Llevar un registro y adecuado control de anticipos de obra entregados por clientes.

Políticas:

Se confirmará el adelanto realizado por el cliente al momento de firmar el

contrato del proyecto y se haga efectivo el abono para trabajar en la obra.

El departamento contable registra y controla el o los anticipos entregados por el

cliente por avance de la obra.

El documento que confirma la solicitud de los adelantos de la obra al promotor

del proyecto es “Planilla de trabajo”.

Se abrirá un archivo nuevo por cada “Obra nueva” detallando los costos

generados para la ejecución de la obra.

85

PROCEDIMIENTO: RESGISTRO DE ANTICIPOS DE OBRA

N° Responsable Actividad1 Supervisor de obra Informa al departamento contable semanalmente los

avances de la obra del cliente

2 Contadora Elabora la planilla de trabajo, detallando el valor, fecha mano de obra, costo de materiales, costos del proyecto y envía a gerencia.

3 Gerencia Verifica la planilla para su aprobación.

4 Gerencia Establece el porcentaje de abono para los avances de la obra y envía a la contadora.

5 Contadora Recibe, escanea y envía al cliente por correo electrónico la planilla al cliente, solicitando el abono.

6 Contadora Confirma el anticipo del cliente y registra en el sistema e imprime el comprobante

7 Contadora Procede al archivo

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Villacís Alvarado Oscar

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Manual de procedimientos yPolíticas contables de la empresa

Villacís Alvarado Oscar

Diagrama de flujo: Registró de anticipos de obra

Archiva

Confirma abono para avance en obra y registra

Recibe y escanea la planilla, envía por correo solicitando el abono

Envía a la contadora

Establece el porcentaje de avance de obra

Gerente verifica la planilla para la autorización.

Envía a gerencia

Supervisor Informa avances de obra

Contadora realiza Planilla de trabajo indicando valor, fecha

y costos

Inicio

Fin

Supervisor de obra Contadora Gerencia

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Manual de procedimientos yPolíticas contables de la empresa

Villacís Alvarado Os car

FORMATOS

88

Formato N° 1

Vale de caja chica

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Villacís Alvarado Oscar

Fecha: Valor

Sirvase entregar a:

La suma de

Por concepto de:

AUTORIZADO SOLICITANTE

VALE DE CAJA CHICA

89

Formato N° 2

Factura

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Villacís Alvarado Oscar

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Villacís Alvarado Oscar

Formato N° 3

Comprobante de retención

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Villacís Alvarado Oscar

Formato N° 4

Nota de crédito

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Villacís Alvarado Oscar

Formato N° 5

Rol de pago

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Formato 6

Requisición de materiales

FECHA

SOLICITADO POR:

AREA

ITEM ACTIVIDAD UND CANT1 Instalacion de ceramica en cocina principal Bulto 2

OBSERVACIONES:Se requiere este material para el dia 30 de enero

Autorizado por:

FORMATO DE REQUISICION DE MATERIALES

RUC 0902558279001Direccion Guerrero Martinez 3220 y Cristobal Colon

Guayaquil - Ecuador

Siliconna transparenteDESCRIPCION

MES

DE:

ENER

O 20

18

N°

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94

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Manual de procedimientos yPolíticas contables de la empresa

Villacís Alvarado Oscar

Formato N° 7

Control de asistencia – personal de obra

Entrada Salida123456789

10111213141516171819202122

Total laboradas

Hora

CONTROL DE ASISTENCIA DEL PERSONAL DE OBRA

N° Empleado Cedula Día Firma ObservacionesFecha

95

FIN

96

Conclusiones

1. En la presente investigación se comprobó que la empresa no ha establecido de

forma documentada políticas para las tareas y funciones que realizan a diario los

empleados de los registros contables relacionado con las transacciones de los

movimientos que realiza la empresa como cancelación de nómina, declaraciones,

entre otras actividades de contabilidad.

2. Se pudo evidenciar que no existe un manual de procedimientos que establezca las

funciones y responsabilidades de forma ordenada de los registros y operaciones

del departamento contable, lo cual ha causado que no se lleve con éxito el trabajo

y se generen procesos inadecuados por el deficientemente uso de la información.

3. Se recomienda acoger el manual de procedimientos y políticas contables para la

futura implementación del mismo en el área contable con el fin de formalizar los

procesos y que sirva como guía de consulta y control para las operaciones del giro

del negocio.

97

Recomendaciones

1. Se recomienda dar una adecuada instrucción al personal para la implementación

del manual de procedimientos y políticas contables, con el propósito que quede

claro el uso del mismo, así los colaboradores expresen y despejen sus dudas, para

el correcto uso.

2. Se debe emplear este manual en los procesos, procedimientos y políticas

contables, para realizar las labores diarias para el logro de las ocupaciones y así

evitar errores significativos que afecten a la empresa.

3. Se recomienda revisar y actualizar el presente manual anualmente, los primeros

días de enero o cuando existan reformas significativas referentes a leyes,

reglamentos, normas y otros, en el área contable.

98

Bibliografía

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México: Panorama editorial

Sierra, M.G. (2014). Administración de Almacenes y control de inventarito. México:

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Obtenido de http://www.monografias.com/trabajos29/manual-politicas/manual-politicas.shtml.

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Estupiñán G. Rodrigo (2015) Control Interno y Fraudes: Coso 1, 2, 3: Bogotá, Colombia: Ecoe Ediciones

100

ANEXOS

101

Anexo 1: Carta de autorización de la empresa

102

Anexo 2: Encuesta a los empleados

UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL

FACULTAD DE CIENCIAS ADMINSITRATIVAS

Proyecto de investigación

“Diseño de un manual de procedimientos y políticas para mejorar el área contable de la

empresa Villacís Alvarado Oscar Eduardo”

ENCUESTA

1. ¿Conoce que es un manual de procedimientos y políticas contables? SI NO

2. ¿Tiene definidas las funciones que están a su cargo?SI NO

3. ¿La empresa cuenta con un organigrama o esquema de organización?SI NO

4. ¿Cree usted que el sistema contable que lleva actualmente la empresa es confiable?

SI NO Tal vez

5. ¿Se lleva en orden cronológico de la fotocopia de los cheques emitidos por la empresa?

SI NO Tal vez

6. ¿Conoce cuáles son los procedimientos contables adecuados?SI NO Desconoce

7. ¿Existe un procedimiento definido para la adquisición de materiales, insumos y servicios para la empresa?

SI NO Desconoce

8. ¿Está de acuerdo que la empresa tenga a su alcance un manual de procedimientos y políticas contables que explique de manera detallada como ejecutar cada función?

SI NO