PROCEDIMIENTO PARA EL TRATAMIENTO DE RECLAMOS RELATIVOS A SITUACIONES NO EQUITATIVAS O DISCRIMINATORIAS

DEPARTAMENTO DE GESTIÓN Y DESARROLLO DE PERSONAS

Nivel de Confidencialidad

Público

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1

Fecha de Aprobación Legal

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1 de 17

PROCEDIMIENTO PARA EL TRATAMIENTO DE RECLAMOS RELATIVOS A SITUACIONES NO EQUITATIVAS O DISCRIMINATORIAS.

Elaborado por:

Autorizado por:

Aprobado legalmente por:

Coordinador Asesoría Legal, Departamento Gestión y Desarrollo de Personas

Jefatura Departamento Gestión y Desarrollo de Personas

Jefatura División Jurídica

CONTROL DE CAMBIOS

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Numeración del contenido

Cambio Efectuado/Nombre del Responsable

1

Elaboración del Procedimiento en el marco de implementación del Sistema de Igualdad de Género y Conciliación, de la Norma Chilena NCh3262

Jaime Azócar

NOTA DE INCLUSIÓN

En conformidad a la Misión Institucional, este documento ha sido elaborado con un lenguaje inclusivo, que hace explícito lo femenino y lo masculino o utiliza vocabulario neutro y no discriminatorio, que reconoce la diversidad de las personas en los ámbitos de discapacidad, migración, identidad sexual y pueblos indígenas.

NOTA DE CONFIDENCIALIDAD

La información contenida en este documento es de propiedad del Instituto de Previsión Social (IPS) y debe ser tratada de acuerdo a su nivel de confidencialidad, sobre la base de las instrucciones establecidas en la política de clasificación y manejo de información. El uso no autorizado de la información contenida en este documento podrá ser sancionado de conformidad con la ley chilena. Si usted ha recibido este documento por error, le pedimos eliminarlo y avisar inmediatamente al Instituto de Previsión Social (IPS). Lo anterior sin perjuicio de lo dispuesto en la Ley N°20.285 sobre Acceso a la Información Pública, y su Reglamento contenido en el Decreto N°13, de 2009, del Ministerio Secretaría General de la Presidencia.

TABLA DE CONTENIDOS

1.OBJETIVO4

2.ALCANCE4

3.DOCUMENTOS DE REFERENCIA5

4.DEFINICIONES, SIGLAS Y TERMINOS6

5.ROLES Y RESPONSABILIDADES9

5.1Dirección Nacional9

5.2Departamento de Gestión y Desarrollo de Personas9

5.3Funcionarios y Funcionarias9

5.4Coordinadores(as) de Personas Regionales9

5.5Asociación Nacional de Funcionarios y Funcionarias del Instituto de Previsión Social. (ANATRINP)10

6.DESCRIPCIÓN DEL PROCESO10

6.1Recepción del Reclamo10

6.2Investigación de los hechos11

6.3Medidas Precautorias12

6.4Respuesta, Sanción y/o Resolución13

6.5Seguimiento13

6.6Flujo del Proceso14

7.INDICADORES DE GESTIÓN15

8.CONTROL DE REGISTROS DE OPERACIÓN16

OBJETIVO

Este procedimiento tiene por objetivo establecer el mecanismo, las responsabilidades y las acciones necesarias para detectar, presentar reclamos, investigar y sancionar conductas o prácticas de discriminación que puedan generarse en el contexto laboral, cuya responsabilidad estará asentada en el Departamento Gestión y Desarrollo de Personas.

El Instituto de Previsión Social procurará ambientes laborales heterogéneos y mixtos, con igualdad de oportunidades que aseguren la eliminación o reducción de cualquier diferencia entre hombres y mujeres en cuanto a oportunidades, uso, acceso y control de recursos materiales y simbólicos. Del mismo modo, inhibiremos desigualdades, discriminaciones y desventajas que limiten el pleno ejercicio de derechos por parte de las funcionarias y funcionarios de nuestra institución, siguiendo nuestro marco normativo y la mejora continua en un estricto cumplimiento de los requisitos legales vigentes.

En este contexto, ante una eventual ocurrencia de alguna situación discriminatoria o no equitativa contra una persona o grupo de personas que trabaje en IPS, se dispondrá de infraestructura, sistemas y medios necesarios para proceder con las medidas que sean pertinentes asumir.

Se entenderá por reclamo cualquier expresión formal que manifieste fundadamente una persona trabajadora del o en el IPS, que sufra o conozca de situaciones no equitativas o discriminatorias en el contexto laboral.

El IPS, por medio del Departamento Gestión y Desarrollo de Personas, considerará un reclamo como una oportunidad de revisar y mejorar las conductas o situaciones discriminatorias o no equitativas de acuerdo con la Norma Chilena NCH3262.

ALCANCE

Este procedimiento tiene alcance a nivel nacional para todo el funcionariado del Instituto de Previsión Social (IPS), sin exclusión de cargo. Esto incluye al personal de planta y a contrata, personas contratadas a honorarios, personas en calidad de suplente y reemplazos, y personas en práctica profesional y/o técnica, con el objeto de dar respuestas adecuadas a sus peticiones, lograr acuerdos satisfactorios y, en caso necesario derivarlos a una posible denuncia por medio del Procedimiento de Maltrato, Acoso Laboral o Sexual.

Aplica también en casos en que, en el reclamo, intervenga o esté involucrado funcionariado del IPS y personal de empresas colaboradoras, de acuerdo a Procedimiento de Gestión de Empresas Contratistas.

Este documento deberá estar a disposición y conocimiento de todas las personas que trabajen en esta Institución.

DOCUMENTOS DE REFERENCIA

· La Constitución Política de la República, especialmente sus artículos 1 y 19 N°2.

· La Ley 20.255, de la Reforma Previsional, en cuyos artículos 53, 54, 55, 57, y 58, se dispuso la creación del Instituto de Previsión Social (IPS), como servicio sucesor y continuador legal del Instituto de Normalización Previsional, del que se le traspasaron todas las funciones y atribuciones, salvo las referidas a la Ley 16.744; se determinó que su dirección superior y administración corresponderá a un Director Nacional; y se declaró que su personal estará afecto a las disposiciones del Estatuto Administrativo de funcionarias y funcionarios públicos.

· Ley N° 18.834 del Estatuto Administrativo (DFL29), artículos 10, 17, 60 y 84 letras l) y m)

· La Ley N° 19.880, de Bases de los Procedimientos Administrativos que rigen los Actos de los Órganos de la Administración del Estado.

· Código del Trabajo, artículo 2.

· El D.F.L N°278 de 1960, del Ministerio de Hacienda; el decreto ley 49 de 1973; y el D.F.L. N°17 de 1989, del Ministerio de Trabajo y Previsión Social, estatuto orgánico del actual Instituto de Previsión Social, en especial su artículo 5, letra d).

· El D.F.L. N°1/19.653, de 2000, del Ministerio Secretaría General de la Presidencia, que fijó el texto refundido, coordinado y sistematizado, de la Ley N° 18.575, Orgánica Constitucional de Bases Generales de la Administración del Estado.

· El D.F.L. N° 278, de 1960, del Ministerio de Hacienda; el D.L. N° 49, de 1973; el D.F.L. N° 17, de 1989, del Ministerio del Trabajo y Previsión Social; la Resolución N° 1600, de 2008, de la Contraloría General de la República, que fijó las normas sobre exención del trámite de toma de razón; y las facultades que me concede el artículo 57°, de la Ley N° 20.255.

· Que, por Oficio Ordinario N° 45943/4326/16, de 27 de diciembre de 2016, la División Jurídica de este Instituto, emite informe sobre la aprobación legal del Protocolo de la especie, estableciendo la procedencia de dictar la correspondiente resolución aprobatoria por el Departamento de Transparencia y Documentación.

· Instructivo Presidencial N° 001 sobre Buenas Prácticas Laborales en Desarrollo de Personas en el Estado. Santiago, enero 2015.

· Convención sobre la Eliminación de todas las formas de Discriminación contra la Mujer, párrafo decimocuarto del preámbulo.

· Resolución Exenta N°639 de fecha 22 de diciembre de 2017, que aprueba para el Instituto de Previsión Social el documento “Política de Seguridad de la Información para Recursos Humanos Código:POL-01”, cuyo objetivo es que los funcionarios/as entienden sus derechos y deberes relacionados con la Seguridad de la Información, y determinar que sean aptos para desempeñar los roles en los cuales han sido considerados logrando proteger los intereses de la organización; dar cumplimiento a la Política General de Seguridad de la Información, protegiendo la información de accesos no autorizados e implementando sanciones en caso de fuga de información confidencial; y capacitar en materia de Seguridad de la Información, a los funcionarios/as que pertenecen al IPS, a los subcontratados/as, y a todas aquellas personas que interactúen en el manejo de información de la institución. El documento consta de once (11) páginas.

· Instructivo de Trabajo "Acciones de Inclusión Laboral de Personas en Situación de Discapacidad en Procesos de Gestión y Desarrollo de Personas", del Departamento de Gestión y Desarrollo de Personas, IPS. Aprobado el 1 de febrero de 2019.

· Norma Chilena NCH3262, Gestión de igualdad de género y conciliación de la vida laboral, familiar y personal. 

· Manual del Sistema de Gestión de Igualdad de Género y Conciliación NCh3262, del Instituto de Previsión Social.

DEFINICIONES, SIGLAS Y TERMINOS

Concepto

Definiciones

Procedimiento

Documento que describe un proceso, que contiene un conjunto de acciones u operaciones que deben realizarse de manera uniforme, para obtener un determinado resultado, bajo determinadas circunstancias, de aplicación general y obligatoria para los funcionarios y funcionarias del IPS.

Reclamo

Oponerse a algo de palabra o por escrito, expresando una queja o disconformidad. La acción y efecto de reclamar es conocida como reclamación o reclamo.

Reclamante

Persona que hace un reclamo.

Discriminación

Se refiere a cualquier tipo de distinción, exclusión o restricción, que tenga por objeto o por resultado menoscabar o anular el reconocimiento, goce o ejercicios de las personas, sobre la base de igualdad de oportunidades, de los derechos humanos y sobre los derechos fundamentales contemplados en la Constitución Política de Chile.

Discriminación Laboral

Cualquier distinción, exclusión o preferencia que tenga por efecto anular o alterar la igualdad de oportunidades o de trato en el empleo u ocupación (Nch 3162:2012, 3.9). Toda distinción, exclusión o preferencia de trato que, ocurrida con motivo o con ocasión de una relación de trabajo, se base en un criterio de raza, color, sexo, edad, estado civil, sindicación, religión, opinión política, nacionalidad, ascendencia nacional, situación socioeconómica, idioma, creencias, participación en organizaciones gremiales, orientación sexual, identidad de género, filiación, apariencia personal, enfermedad o discapacidad u origen social o cualquier otro que se considere irracional o injustificado, y que tenga por efecto anular la igualdad de trato en el empleo y la ocupación.[footnoteRef:1] [1: Castro, José Francisco (2001) Discriminación en las relaciones laborales. Algunos casos particulares. En: Boletín Dirección del Trabajo, N°146. Disponible en: https://www.dt.gob.cl/portal/1629/articles-62299_recurso_1.pdf]

Relación de los hechos

Informe que compila una serie de hechos, actos, acciones y/u omisiones que se encuentran ligados por un nexo de causalidad a una falta de carácter administrativo o la determinación de responsabilidades, y que se constituye como un insumo para la acreditación de dichas responsabilidades.

Comisión Investigadora

Funcionario/as designado/a por el Departamento de Gestión y Desarrollo de Personas del IPS para realizar una investigación del reclamo, que debe tener la capacitación pertinente contempladas en la matriz de competencias del SGIGC asignadas a la función.

Ministro/a de Fe

Aquella persona designada por el Departamento Gestión y Desarrollo de Personas que estará a cargo de certificar que exista un registro fidedigno de todas las actuaciones que se realicen en el marco de un procedimiento de investigación por práctica discriminatoria.

Igualdad

Es un principio que tiene como fundamento ético la equivalencia humana de todas las personas, ya que todos y todas somos igualmente humanos, lo cual no admite calificaciones valorativas jerárquicas entre las personas. El principio de igualdad se funda en tres dimensiones:

No discriminación: La prohibición de establecer desigualdades –de todo tipo-, entre personas.

Admisión de la diferencia: Asume que existen diferencias entre las personas, pero que esto no implica que se deba recibir trato desigual ante la ley. Es necesario que se pueda preservar la diferencia en igualdad y libertad.

Autonomía/libertad: Facultad y derecho de las personas para elegir de manera responsable su propia forma de actuar dentro de una sociedad.

Igualdad de oportunidades, entre mujeres y hombres, y no discriminación.

Este es un principio orientador del presente procedimiento. Igualdad de oportunidades significa garantizar que mujeres y hombres pueden participar en distintas esferas (económica, política, participación social, de toma de decisiones, etc.) y actividades (educacionales, formación, empleo, etc.) sobre bases de igualdad.

Iimplica entender las acciones y medidas de conciliatorias como la promoción de la igualdad de oportunidades y no discriminación tanto para hombres como mujeres, considerando la importancia de cada una de las esferas de la vida personal, privada y pública en que se desarrollan las personas.

Igualdad de derecho o de jure

Es la igualdad ante la ley de hombres y de mujeres. Si bien es un paso necesario, la igualdad de jure, por sí misma, es insuficiente para garantizar la igualdad sustantiva o de resultados entre hombres y mujeres.

Igualdad sustantiva o de facto

Igualdad sustantiva es la igualdad de resultados entre hombres y mujeres, la cual supone la vigencia de la igualdad de oportunidades y la corrección de desigualdades por medio de acciones de equidad

Igualdad de trato

La igualdad de trato presupone el derecho a las mismas condiciones sociales, de seguridad, remuneraciones y condiciones de trabajo, tanto para hombres como para mujeres.

Igualdad efectiva

Ausencia real de barreras que limitan las oportunidades de una persona en función de su género.

Equidad

Este es un principio orientador del presente procedimiento. Si bien se puede equipar al de igualdad, las acciones y medidas que procuren una mayor equidad, deben promover un adecuado equilibrio entre el trabajo y la vida familiar y personal, en base a lo que es justo y no una mera cuestión de proporcionalidad

Acciones Positivas

Son medidas concretas y temporales dirigidas a compensar situaciones de desventaja con que parten ciertos grupos, como mujeres, etnias, adultos mayores, personas con discapacidad, entre otros.

SGIGC

Sistema de Gestión de Igualdad de Género y Conciliación de la Vida Laboral, Familiar y Personal.

ROLES Y RESPONSABILIDADES Dirección Nacional

Deberá asegurar el cumplimiento del Procedimiento para el Tratamiento de Reclamos Relativos a Situaciones no Equitativas o Discriminatorias, apoyando al Departamento de Gestión y Desarrollo de Personas en la difusión y gestión del presente documento.

Departamento de Gestión y Desarrollo de Personas

El Departamento de Gestión y Desarrollo de Personas, a través de la Unidad de Asesoría Legal será el encargado de elaborar, implementar y difundir en el Instituto de Previsión Social, el presente procedimiento, a nivel nacional. Es responsable de orientar a los funcionarios y funcionarias, respecto a las formas de reclamos, el proceso de recopilación de antecedentes de los hechos, y las medidas de resguardo, preventivas y/o correctivas que se pueden aplicar.

El/la Coordinador/a de la Unidad de Asesoría Legal será el/la encargado/a de recibir el reclamo escrito emitida por el/la funcionario/a, designar a la comisión que se encargará de hacer la investigación, debe asegurar el adecuado desarrollo del proceso, y será responsable de administrar, mantener y resguardar los registros de todas las actividades asociadas a la investigación y/o que se desprendan de este procedimiento. La Unidad de Asesoría Legal cumplirá el rol de consejero técnico durante la realización del proceso, orientando e informando a la persona afectada sobre el estado de su reclamo.

La Comisión Investigadora serán funcionarios/as del Departamento de Gestión y Desarrollo de Personas, encargados/as, con capacitación en género y responsabilidades en el Sistema de Gestión de Igualdad de Género y Conciliación del IPS. La Comisión debe ser de carácter paritaria de género, y serán responsables de reunir antecedentes, realizar entrevistas, administrar, mantener y resguardar los registros de todas las actividades asociadas a la investigación, dictaminar resolución de la investigación, y recomendar a la Administración las medidas correctivas, preventivas y/o sanciones que amerite el caso.

Funcionarios y funcionarias

Deben asumir el compromiso de estar en conocimiento de este procedimiento, y apoyar su difusión en la Institución. Asimismo, deben asumir el compromiso de utilizar el procedimiento de reclamos en buena fe.

Coordinadores(as) de Personas Regionales

Deben asumir el compromiso de estar en conocimiento de este procedimiento y apoyar su difusión en la Institución.

Asociación Nacional de Funcionarios y funcionarias del Instituto de Previsión Social. (ANATRINP)

Deben asumir el compromiso de estar en conocimiento de este procedimiento y apoyar su difusión en la Institución.

DESCRIPCIÓN DEL PROCESORecepción del Reclamo

Toda persona funcionaria del IPS, que sufra o conozca de situaciones no equitativas o discriminatorias tiene derecho a presentar un reclamo, a través de uno de los siguientes canales

· A nivel nacional y regional: Por escrito, en documento físico, al Coordinador/a de la Unidad de Asesoría Legal.

· A nivel regional: Por escrito, en documento físico, al Director/a Regional, quien remitirá a Coordinador/a de la Unidad de Asesoría Legal.

· En los casos en que un reclamo de región sea presentado directamente a la Unidad de Asesoría Legal, éste dará aviso a el/la Director/a Regional correspondiente de recepción del caso, en los próximos 2 días hábiles.

Los tipos de situaciones a los cuales este procedimiento se refiere son:

· Situaciones dentro del IPS en donde se incita y/o facilita la discriminación arbitraria por género, etnia, religión, diversidad sexual u otros, contenidas en las leyes N° 19.759 y N° 20.609.

· Discriminación en asignación de remuneraciones y/o compensaciones

· Discriminación en el acceso a oportunidades laborales y desarrollo de carrera.

· Discriminación en el acceso a capacitación y/o formación.

· Discriminación en el acceso a medidas y beneficios de conciliación.

Este procedimiento se iniciará con la recepción del reclamo ante el Coordinador/a de la Unidad de Asesoría Legal dependiente del Departamento Gestión y Desarrollo de Personas.

La persona que quiera realizar un reclamo deberá descargar el Formulario de Reclamo que se encuentra en la web institucional, llenar los datos correspondientes y luego acudir donde la persona encargada de este procedimiento.

El reclamo deberá contener la siguiente información:

· Nombre completo de la persona afectada, cargo que ocupa y dependencia jerárquica.

· Nombre completo de quien o quienes ejercen un acto discriminatorio.

· Relación de los hechos, con fecha y fundamentos que sustentan la situación discriminatoria.

· Fecha y firma de presentación del reclamo.

El/la receptor/a del reclamo en la Unidad de Asesoría legal, debe registrar la recepción del reclamo y entregar copia del registro al/la reclamante, a fin de garantizar el cumplimiento efectivo de los plazos de respuesta. Para ello debe usarse Registro Recepción de Documentos.

Investigación de los hechos

Cuando un reclamo sea presentado al Unidad de Asesoría Legal, se contará con 5 días hábiles para revisar el reclamo, asegurando que se trate de una situación contenida en este procedimiento. En el caso de que el/la Coordinador/a de la Unidad de Asesoría Legal diera cuenta que el caso hace referencia a una situación de maltrato laboral, acoso laboral y/o sexual, se deberá llamar a quien presenta el reclamo, para que presente denuncia de acuerdo a lo consignado en el Procedimiento de Denuncia de Conductas de Maltrato y Acoso Laboral y Sexual.

Cuando el reclamo se refiera a situaciones no equitativas o de discriminación laboral, el Departamento de Gestión y Desarrollo de Personas, de acuerdo con el mérito de los antecedentes o gravedad de los hechos, designará una Comisión Investigadora, que deberá realizar el proceso de recopilación de antecedentes de los hechos.

Para la conformación de la Comisión, se definirá un mínimo de dos personas, con conocimiento en la norma NCH3262 y capacitación pertinente a sus cargos dentro del Sistema de Gestión de Igualdad de Género y Conciliación. Los/as integrantes de la Comisión Investigadora no podrán pertenecer al área desde donde surge el reclamo, y deben gozar de independencia de los/as involucrados del reclamo. Se asignará, además, un/a ministro/a de Fe, mientras dure el procedimiento. En caso de que el reclamo involucre al Departamento de Gestión y Desarrollo de Personas de tal forma que le imposibilite realizar la investigación asegurando transparencia, se deberá remitir la investigación al Gabinete de Dirección Nacional.

La Comisión Investigadora deberá iniciar la investigación en un plazo no superior a 5 días hábiles desde acogido el reclamo, y oír a las partes involucradas, así como los eventuales testigos de los hechos, para lo cual se podrán realizar entrevistas presenciales, telefónicas o por video conferencia, así como la revisión de antecedentes y la recepción de prueba que pudiera ser aportada por las partes. La investigación deberá quedar por escrito, dejando constancia de las acciones realizadas por la Comisión, de las declaraciones efectuadas por quienes se encuentren involucrados en la investigación y de las pruebas presentadas.

La investigación deberá realizarse en un plazo de 30 días contados desde la recepción del reclamo para realizar la investigación correspondiente. Sin perjuicio de lo anterior de acuerdo con:

1) La complejidad del caso, en particular cantidad de trabajadores/as a entrevistar, dispersión geográfica, sistemas de trabajo, cantidad de antecedentes a revisar, etc.;

2) Vacaciones, licencias, permisos de personas involucradas en el reclamo o testigos importantes, y,

3) Otros casos no descritos y que a juicio de la Comisión Investigadora puedan implicar demora en la resolución del caso, se podrá prorrogar la investigación hasta por un plazo de 30 días adicionales, debiendo autorizarse por la jefatura del Departamento Gestión y Desarrollo de Personas la respectiva prórroga, dejando registro de ello e informando a las partes la prórroga de la investigación.

Se mantendrá estricta reserva de la investigación y se garantizará que ambas partes sean oídas.

Las entrevistas que se realicen por la Comisión en el marco de la investigación se desarrollarán preferentemente en oficinas del Departamento de Gestión y Desarrollo de Personas del IPS, salvo que existan razones fundadas para estimar que ello pueda afectar la intimidad y/o la situación laboral de los/las involucrados/as.

Toda actuación debe quedar registrada en forma escrita, levantándose un acta de registro que individualice a los/las intervinientes, el lugar, fecha y hora, así como la actuación que se trate, que deberá ser firmada por los/las intervinientes. Toda gestión realizada en el marco de la investigación deberá efectuarse en presencia de el/la ministro/a de fe.

Los reclamos por prácticas discriminatorias deberán además de ser investigadas de acuerdo a lo establecido en este procedimiento, ser tratadas por medio del tratamiento de acciones correctivas tal como lo establece el Procedimiento Tratamiento de Hallazgos del SGIGC.

Cerrada la investigación, se emitirá un informe que deberá contener al menos los siguientes antecedentes:

· Identificación de las partes involucradas.

· Relación de los hechos que sustentan el reclamo.

· Mención de todas y cada una de las pruebas consideradas.

· Relación de las declaraciones que forman parte de la investigación.

· Análisis y conclusiones de la investigación.

· Medidas, acciones y/o sanciones a considerar producto de las conclusiones del proceso.

Tanto el registro escrito del proceso de investigación como el Informe Investigación, se mantendrá en custodia del Coordinador/a de la Unidad de Asesoría Legal, por el período de vigencia contractual de las partes involucradas, en archivo físico reservado. Se mantendrá un registro de Cierre de Investigación, con sus respectivas conclusiones y medidas aplicadas.

Medidas Precautorias

Se podrán evaluar y disponer de medidas precautorias o de resguardo necesarias respecto de los/as involucrados/as durante el tiempo que dure la investigación, de acuerdo a la gravedad del caso y especialmente si los hechos perjudican física y/o psicológicamente a quien presenta el reclamo. Las medidas precautorias que se podrán adoptar para estos efectos serán entre otras, la separación de los espacios físicos, si quien presenta un reclamo contra otra persona desempeña funciones en el mismo lugar, la redistribución del tiempo de trabajo, redestinar a uno/a de los involucrados/as, u otra que estime pertinente. Una primera evaluación de las medidas precautorias deberá ser realizada en las primeras 24 horas de recibido el reclamo, de acuerdo a instrucción de la jefatura del Departamento de Gestión y Desarrollo de Personas. Se podrán sumar medidas precautorias en cualquier momento durante el proceso de investigación, procurando la mayor celeridad posible. Cualquier medida de las señaladas deberá procurar no implicar el menoscabo o pérdida de derechos de las personas involucradas y será implementada con consentimiento absoluto y expreso de los involucrados o involucradas. Se deberá guardar Registro de Medidas Precautorias, en custodia de la Unidad de Asesoría Legal.

Respuesta, Sanción y/o Resolución

El Departamento de Gestión y Desarrollo de Personas, a través de su jefatura, comunicará personalmente a las partes, en un plazo no superior a 15 días contados a la emisión del informe, de las resolución, conclusiones y cierre del proceso investigativo, dejándose constancia escrita de la notificación del cierre de la investigación. En caso de que no se pueda realizar la respuesta de manera presencial, se realizará a través de correo electrónico u oficio reservado a los/as involucrados/as.

Atendida la gravedad de los hechos constatados en la investigación realizada, se podrán considerar la aplicación de las medidas correctivas/positivas y/o sanciones, como notas de demérito. En los casos que el reclamo se haya referido a procesos internos de remuneración, formación, capacitación, desarrollo de carreras y/o oportunidades laborales, o acceso a medidas de conciliación, cuya resolución contemple la revisión de procedimientos y aplicación de acciones correctivas, preventivas y/o positivas, se deberá además levantar registro de hallazgo, de acuerdo con el Procedimiento Tratamiento de Hallazgos del SGIGC.

Seguimiento

Se podrán tomar acciones dirigidas a prevenir, solucionar y mejorar posibles repercusiones a la sana convivencia y relaciones laborales que hayan derivado del reclamo. Las acciones para prevenir prácticas discriminatorias en el IPS quedarán establecidas en el Plan de Acción de Ambiente Laboral, a gestionarse cada año.

En aquellos casos de reclamos acogidas, a 15 días de comunicación de resultados a las partes, se deberá realizar una entrevista de seguimiento a cargo del Departamento de Gestión y Desarrollo de Personas, a personas involucradas en la investigación. Se debe utilizar Registro de Entrevista de Seguimiento.

En la entrevista se deberá indagar en:

a)Valoración y opinión respecto al procedimiento,

b)Percepción del ambiente laboral posterior a la resolución de la investigación, conflictos, repercusiones experimentados/as.

De identificarse repercusiones negativas en el ambiente laboral por causa del reclamo y/o investigación, se deberán establecer medidas para restituir la buena convivencia y el óptimo desarrollo laboral de todos/as los/as involucrados.

Flujo del Proceso

INDICADORES DE GESTIÓN

INDICADOR PMG

Meta

Cumplimiento

Medios de Verificación

Nombre

Fórmula de cálculo:

Porcentaje reclamos de Prácticas Discriminatorias o no Equitativas

que se constituyen en investigación en el año t.

(Número de reclamos de Prácticas Discriminatorias o no Equitativas que se constituyen en investigación en el año t / número de reclamos recibidas formalmente de acuerdo a procedimiento establecido año t)*100

80% < IG ≤ 100%

Anual

-Comprobante Recepción de Formulario de Reclamo de Prácticas Discriminatorias o no Equitativas.

-Informe de Investigación

Tasa de equilibrio de reclamos por sexo y área de trabajo en el año t.

(Número de reclamos por parte de mujeres/hombres año t/ número de reclamos recibidas año t)*100

(Número de reclamos por en cada área de trabajo año t/ número de reclamos recibidas año t)*100

50%

Anual

-Comprobante Recepción de Formulario de Reclamo de Prácticas Discriminatorias o no Equitativas.

Percepción de eficacia de procedimiento de reclamos de prácticas discriminatorias o no equitativas, de involucrados/as en denuncias, en el año t.

(Número de respuestas positivas por parte de personas involucradas en denuncias cerradas año t/ número de denuncias abiertas año t)*100

80% < IG ≤ 100%

Anual

Entrevista Seguimiento

Cumplimiento de Plan de Acción Ambiente Laboral en el año t.

(Número total de actividades de Plan de Acción Ambiente Laboral realizadas en año t/Número total de actividades programadas en año t)*100

80% < IG ≤ 100%

Anual

Plan de Acción Ambiente Laboral

CONTROL DE REGISTROS DE OPERACIÓN

Nombre del Registro

Tipo de Registro

Responsable o Propietario

Ubicación

Soporte

Medio de Almacenamiento

(Recuperación)

Tiempo de Retención

Disposición

Formulario de Reclamo

Formulario

Coordinador/a, Unidad de Asesoría Legal

Carpeta Física Unidad de Asesoría Legal

CONFIDENCIAL

Respaldo: Copia digital guardada en computador de Coordinador/a Jurídico

Física

Carpeta Física indexada por fecha recepción de denuncia.

Durante período de vigencia contractual de las partes involucradas.

Eliminación del archivo por trituradora de papeles, y eliminación archivo respaldo.

Registro Medidas Precautorias

Formulario

Coordinador/a, Unidad de Asesoría Legal

Carpeta Física Unidad de Asesoría Legal

CONFIDENCIAL

Respaldo: Copia digital guardada en computador de Coordinador/a Jurídico

Física

Carpeta Física indexada por fecha recepción de denuncia.

Durante período de vigencia contractual de las partes involucradas.

Eliminación del archivo por trituradora de papeles, y eliminación archivo respaldo.

Registro de Entrevista de Seguimiento

Formulario

Coordinador/a, Unidad de Asesoría Legal

Carpeta Física Unidad de Asesoría Legal

CONFIDENCIAL

Respaldo: Copia digital guardada en computador de Coordinador/a Jurídico

Física

Carpeta Física indexada por fecha recepción de denuncia.

Durante período de vigencia contractual de las partes involucradas.

Eliminación del archivo por trituradora de papeles, y eliminación archivo respaldo.

Informe y Cierre de Investigación

Formulario

Coordinador/a, Unidad de Asesoría Legal

Carpeta Física Unidad de Asesoría Legal

CONFIDENCIAL

Respaldo: Copia digital guardada en computador de Coordinador/a Jurídico

Física

Carpeta Física indexada por fecha recepción de denuncia.

Durante período de vigencia contractual de las partes involucradas.

Eliminación del archivo por trituradora de papeles, y eliminación archivo respaldo.

Plan de Acción Ambiente Laboral

Formulario

Coordinador/a, Unidad de Asesoría Legal

Portal SGIGC IPS

Respaldo: Copia digital guardada en computador de Coordinador/a, Unidad de Asesoría Legal

Digital

Intranet.ips.gob.cl, en sitio de Norma NCh3262

Indefinido

No aplica

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