visio clase i

Expositor: Jose Carlos Rodríguez Hernández

[email protected]

Instituto de Informática de la Pontificia Universidad Católica del Perú

© 2014 - Todos los derechos reservados 1

MS Visio aplicado a la

mejora de procesos

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© 2014 - Todos los derechos reservados

Introducción

La gestión de procesos es uno de los

factores claves del éxito de las

organizaciones del mundo

globalizado, este enfoque se ha

convertido en un requisito

indispensable para toda

organización que pretende ser

competitiva satisfaciendo a sus

clientes y logrando un crecimiento

sostenido basado en la calidad de

sus procesos y sus productos o

servicios.

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MS Visio

MS Visio es una herramienta fundamental de

colaboración para todo profesional que desea

participar en la Implementación y Mantenimiento

de un Sistema de Gestión de Calidad basado en

la gestión de procesos.

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Proceso de Negocio

Todo proceso de negocio constituye un

conjunto de actividades interrelacionadas, que

persigue la creación de valor y que su salida

final es la conformación de un bien o servicio

para un cliente que puede ser interno o externo

a la organización.

Es transversal a las unidades funcionales.

Involucra roles dentro de la organización.

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Identificación de Interesados

(Stakeholders)

Son todos aquellos que están involucrados y tiene

interes en algún proceso de nuestra organización.

Entre ellos podemos destacar a: Clientes,

Empleados, Socios, Accionistas, Propietarios,

Proveedores, Administración, Sociedad, etc.

Antes de elaborar el mapa de procesos, se debe

tener identificados a los interesados.

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Organigrama

El conocimiento de la organización otorga una

visión clara para las funciones de todos los niveles

y ayuda a los colaboradores ubicarse fácilmente

frente a las responsabilidades y líneas de mando

que debe seguir para un buen desempeño en sus

funciones, reporte de tareas y evaluación de

desempeño.

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Caso Organigrama

En una empresa automotriz el área de Ventas esta

compuesta de la siguiente forma:

Diagrame el organigrama propuesto en MS Visio

Nombre Supervisado_por Puesto Departamento Teléfono

Juan Izusqui Gerente de Ventas Ejecutivo 676783

Luis Vasquez Juan Izusqui Gerente de Ventas - Autos Ventas 678789

Juan Benites Juan Izusqui Gerente de Ventas - Motos Ventas 678789

Ruben Cueva Juan Izusqui

Gerente de Ventas - Repuestos y

Aceites Ventas 545444

Luisa Lara Luis Vasquez Sub-Gerente de Ventas - Autos - Lima Ventas 454445

Pedro LinaresLuis Vasquez

Sub-Gerente de Ventas - Autos -

Provincia Ventas 542234

Maria RengifoJuan Benites Sub-Gerente de Ventas - Motos - Lima Ventas 324355

Luis Bellido Juan Benites

Sub-Gerente de Ventas - Motos -

Provincia Ventas 564333

Gustavo

Paredes Ruben Cueva

Sub-Gerente de Ventas - Repuestos y

Aceites Ventas 545455

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Mapa de Procesos

Un mapa de procesos es un diagrama de valor,

un inventario gráfico de los procesos a nivel

macro de una organización.

El mapa de procesos proporciona una perspectiva

global-local, obligando a “posicionar” cada

proceso respecto a la cadena de valor.

Una vez que se han identificado los procesos

dentro de la organización, se debe proceder a su

clasificación, a través de los tipos de procesos.

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Tipos de Proceso

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Tipos de Proceso - Ejemplo

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Caso: Mapa de Procesos

En una empresa Automotriz se tienen identificados los siguientes

procesos:

Gerencia Operaciones

Planificación Gestión de Compras e Importaciones

Control de Gestión Gestión de Inventarios

Mejora Contínua Gestión de Producción

Gestión de Calidad

Comercial Administración y Finanzas

Gestión de Ventas Gestión Financiera

Gestión de Marketing Gestión Contable

Gestión de Atención al Cliente y Servicio

Post Venta Gestión Activos Fijos

Gestión de TI / Sistemas

Gestión de Recursos Humanos

Gestión Legal

Gestión de Servicios generales e

Infraestructura

Diagrame los procesos propuestos en MS Visio

Identifique los tipos de procesos

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Secuencia de Proceso

La secuencia de proceso nos permite identificar

las relaciones existentes entre los procesos.

Los procesos raramente operan en forma aislada,

su salida normalmente , forma parte de la entrada

de los procesos subsecuentes

Proceso A Proceso B Proceso C

ENTRADA SALIDA

RETROALIMENTACION

PROVEEDOR CLIENTE

CONTROLES

RECURSOS

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Caso: Secuencia de Procesos

Dentro de la Gestión Comercial de una empresa Automotriz se

tienen identificados los siguientes procesos:

Gestión de Ventas

Planificación y Presupuesto de Venta

Facturación

Despacho y Seguimiento de Pedido

Registro y Administración de Clientes

Proceso de Venta

Gestión de Credito

Diagrame los procesos propuestos en Visio

Identifique la secuencia de procesos

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Diagramas de Flujo

Un diagrama de flujo nos ayuda a describir las

actividades de un proceso de una manera

secuencial y sistemática de tal forma que se puede

transmitir de una manera estándar a los equipos

de los procesos, así mismo hace que los procesos

no dependan de las personas si se encuentran

descritos y documentados, esta información pasa

a ser un activo muy de la misma.

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Diagramas de Flujo: Recomendaciones

Recomendaciones:

• Las líneas de conexión no se crucen en lo

posible.

• El diagrama de flujo este diagramado en una

sola página en lo posible.

• No deben haber muchos signos de decisión.

• El inicio debe colocarse a la izquierda.

• Enumerar las formas para una identificación en

el momento de la descripción del proceso.

• Las actividades deben describirse con

infinitivos.

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Diagrama de Flujo Básico: SimbologíaSIMBOLO NOMBRE DESCRIPCION

TERMINAL El terminal permite graficar el inicio y el fin de un

diagrama de flujo.

ACTIVIDAD Indica una actividad o tarea.

DECISION Se utiliza para indicar una toma de decisión

(Si/NO), se puede utilizar para alternativas de

acción frente a semáforos, para decisión de

seguimiento.

DOCUMENTO Indica la referencia a un documento , se puede

acompañar con una actividad lo cual indica que

en esa actividad utiliza dicho documento.

SUBPROCESO Indica un procedimiento o proceso definido.

DATOS Indicada la entrada o salida de productos,

servicios, datos o información.

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Diagrama de Flujo Básico: Simbología SIMBOLO NOMBRE DESCRIPCION

BASE DE DATOS Representa la escritura o almacenado de datos

en la base de datos.

DATOS EXTERNOS Representa la escritura o almacenado de datos

en disco o el línea.

REFERENCIA EN

PAGINA

Permite conectar las actividades para evitar que

las líneas de conexión se superpongan.

REFERENCIA A OTRA

PAGINA

Permite conectar las actividades entre una y

otra página.

ENTRADA MANUAL Representa la intervención de usuario para un

ingreso de datos requerido.

OPERACION MANUAL Representa la intervención de usuario para

realizar un proceso manual.

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Diagrama de Flujo Básico: Simbología SIMBOLO NOMBRE DESCRIPCION

TARJETA Representa la entrada de datos o lectura de

datos de una memoria de almacenamiento

(USB, Disco Externo).

EVALUACION Representa la evaluación de una condición

determinada para poder continuar con el flujo.

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Diagrama de Flujo Básico

Inicio

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Ejercicio 1: Proceso de Compra

•Se crea una Solicitud de Compra.

•Se aprueba, rechaza o solicita cambios a la solicitud.

•Se solicitan cotizaciones para seleccionar al proveedor.

•Se crea una Orden de Compra.

•Se aprueba, rechaza o modifica la orden.

•Se envía la orden de compra se imprime y envía al proveedor.

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