SISTEMA DE GESTION EN SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO

Y AMBIENTE SSTA-I-17

INSTRUCTIVO INGRESO DOCUMENTACIÓN PARA

CONTRATISTAS

Fecha Versión

09/04/2019 1

CONTROL DE CAMBIOS

VERSION NATURALEZA DEL CAMBIO FECHA

1 Se Emite Este Documento Con El Código SSTA-I-17 9/04/2019

EQUIPO SST DIRECCION SST

ELABORADO APROBADO

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Antes de ingresar al sistema BPMS tener presente los siguientes aspectos:

a) Escanear e identificar los documentos del paquete de ingreso por cada

trabajador (16 documentos).

b) Escanear los documentos a blanco y negro, en archivos separados.

c) Cada documento debe ser un archivo en formato PDF - para un total de

16 archivos por trabajador.

d) El documento del certificado o entrenamiento en alturas y la verificación

de este debe digitalizarse y los dos deben guardarse en el mismo archivo

en formato PDF.

e) Marcar cada archivo con el nombre del documento que se escaneo;

Ejemplo: Cedula de ciudadanía, Afiliación EPS, Afiliación ARL.

f) Previamente crear una carpeta en el computador para identificar los

documentos por trabajador.

g) Los archivos se deben cargar en el siguiente orden:

1. Hacer entrega del formato SSTA - F- 76 Requisitos para ingreso de

personal contratista, diligenciado por cada trabajador.

2. Fotocopia de la cedula por las dos caras legible.

3. Fotocopia de certificado de afiliación a EPS. (no mayor a 30 días

calendario).

4. Fotocopia de certificado de afiliación a ARL. (no mayor a 30 días

calendario).

5. Fotocopia de certificado de afiliación AFP. (no mayor a 30 días

calendario).

6. Planilla del aporte vigente al sistema de seguridad social.

7. Copia recibo de pago y/o pantallazo de la transacción electrónica del

pago mensual de la seguridad social.

8. Examen médico de aptitud máximo un año de vigencia a nombre del

empleador Examen médico de aptitud (De acuerdo con el riesgo).

9. Registro de validación del examen médico (pantallazo de la plataforma

tecnológica donde registre nombre y cedula del colaborador o correo IPS

confirmando el examen).

10. Registro de Inducción y de la evaluación de SST por parte de la

empresa (Directo – Contratista).

11. Registro entrega Elementos de Protección Personal y dotación.

12. Perfil del cargo a desempeñar en el proyecto.

13. Registro de socialización del perfil de cargo a desempeñar en el

proyecto.

14. Certificación vigente de trabajo en alturas de acuerdo al nivel que

corresponda. Capacitación en trabajo en alturas (Resolución 1409/12).

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15. Registro de validación del certificado de alturas (pantallazo de la

plataforma tecnológica donde registre nombre y cedula del colaborador o

correo centro de entrenamiento confirmando el curso).

16. Copia del contrato de trabajo

INGRESAR AL SISTEMA BPMS

El Bussiness Process Magnament Service (BPMS) es una herramienta que permite gestionar, almacenar y consultar la información que se genera y hace parte de los procesos de la compañía. Esta herramienta funciona con el motor de búsqueda Google Chrome, su uso es fácil y amigable para cualquier usuario que desee utilizar los servicios que posee el BPMS. A continuación, se explicará cada paso a seguir para el ingreso al BPMS:

1. Ingrese al BPMS registrando la siguiente URL en la barra de búsqueda del navegador: http://190.216.202.237:8080/bpms

2. Una vez ingrese a la URL , aparecerá en pantalla lo siguiente:

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3. Digite en el campo de nombre de usuario la dirección de correo electrónico asignado, seguido de la contraseña:

Ejemplo:

Usuario: construcciones@gmail.com

Contraseña: amarilo2015

4. Después de ingresar al sistema aparecerá la siguiente pantalla:

Seleccionamos la opción “RADICAR” se desplegará otra pestaña que tendrá

por nombre “tipo documental” y daremos clic en la opción “Paquete de

ingreso contratista”.

5. (1) Dar clic en crear radicado, aparecerá un número de radicado asignado

por el sistema, relacionado con (2) paquete de ingreso del contratista; esto

con el fin de anclar los 16 archivos en PDF.

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6. En la opción (3) seleccionar archivo; adjuntar los 16 documentos digitalizados en formato PDF.

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7. Cuando la palabra “LISTO” aparezca en azul se debe (4) seleccionar el

cuadro de documento, automáticamente se seleccionan los 16 archivos

como se observa en la imagen

8. Dar clic en (5) la flecha doble y automáticamente se trasladarán los 16

archivos a la ventana izquierda cómo se observa en la imagen.

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9. Una vez adjunto, se dará clic sobre la pestaña “INDEXAR” se visualizará el

documento y al lado derecho de la ventana deberán diligenciarse todos los

campos que solicita el sistema (Proyecto, obra, nombre contratista, NIT

contratista, nombre del trabajador, cedula del trabajador y fecha de ingreso).

10. Al finalizar de diligenciar los campos que solicita el sistema daremos clic en el

icono (6) Guardar

El sistema guardará el documento para revisión del inspector de seguridad y salud

en el trabajo de la obra.

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11. Después de guardar el documento es importante dar Clic en (7) Comentario

12. Seleccionado el icono comentario aparecerá una ventana para dar clic en el (8)

cuadro agregar.

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13. Aparecerá un (9) cuadro dónde se escribirá el comentario:

Ejemplo: la documentación se encuentra en el sistema

14. Se selecciona la opción (10) enviar por correo: se digita la dirección de correo

electrónico del Inspector de SST y finalmente se da (11) clic en “Guardar”

15. Una vez guardado el comentario, se debe dar (12) clic en “Aceptar” para que

el sistema envié un correo con el comentario al Inspector de Seguridad y

salud correspondiente a la dirección de correo ingresada.

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REVISIÓN Y CONFIRMACION DEL INSPECTOR AL CONTRATISTA

1) El inspector ingresará al sistema BPMS dónde revisará cada archivo

validando los documentos indexados por el contratista.

2) El Inspector deberá ingresar a BPMS cuando reciba el correo con el

comentario realizado por el contratista, quien anteriormente le confirma que

los documentos ya se encuentran en el sistema.

3) El inspector también deberá agregar un comentario dónde confirma que

todos los documentos se encuentran completos sin novedades o por el

contrario indicando si hace falta algún requisito para el ingreso del personal.

4) El contratista recibirá un correo directamente de BPMS dónde se encuentra

la aprobación del inspector o las observaciones que se presenten.

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¿Qué hacer cuando se sube por error un documento que no corresponde?

En el comentario debe informar al inspector el cargue de los documentos de los

trabajadores también puede comunicarle al Inspector el archivo (nombre o número

con el que está marcado el pdf) que se encuentra en el sistema que no corresponde

o tiene algún error, para que el inspector pueda eliminarlo.

**Sí se presenta alguna novedad con el sistema BPMS o el usuario por favor

comunicarlo por medio de un correo electrónico al Inspector del proyecto

para realizar el respectivo acompañamiento**.