RECIBO DE CAJA O COMPROBANTE DE INGRESO

Es un soporte de contabilidad en el cual constan los ingresos en efectivo o en

cheque  recaudados por la empresa.

El recibo de caja se contabiliza con un débito a la cuenta de caja y el crédito de

acuerdo con su contenido o concepto del pago recibido.

Generalmente es un soporte de los abonos parciales  o totales de los clientes de

una empresa por conceptos diferentes de ventas al contado ya que para ellas el

soporte es la factura.

El recibo de caja, siempre se le debe dar al cliente, pero de igual forma se debe

tener una copia para el departamento para poder mantener la parte contable al día

y de igual forma son un documento requerido por la ley.

Cuando se hace un recibo de caja, se debe tener en cuenta de que estos deben

llevar una numeración. Con esta numeración se le da un mejor orden  y la revisión

de cuentas resulta más sencilla.

El recibo de caja, también debe llevar el nombre del cliente y así mismo la fecha

en la cual fue realizada la transacción. Esto hace que todo el funcionamiento sea

completamente trasparente.

RECIBO DE CONSIGNACIÓN BANCARIA

Este soporte tiene dos opciones para elegir solo una: deposito en efectivo o

cheques de bancos locales y retiro en efectivo o en cheque, de acuerdo con la

cuantía y exigencia del cliente. 

Comprobante que elaboran los bancos y suministran a sus cuentas habientes para

que lo diligencien al consignar. el original queda en el banco, y una copia con el

sello del cajero recibidor o el timbre de la máquina registradora, sirve de soporte

para la contabilidad de la empresa que consigna.

Hay dos tipos de formularios: uno para consignar en efectivo y cheques de banco

locales y otro para consignar remesas o cheques de otras plazas.

FACTURA DE VENTA

Las facturas de venta son un instrumento que sirve como constancia para el

vendedor y para el comprador de la operación realizada. Describe en ella lo que

se ha comprado y por ende vendido, y el precio pagado. En este caso el hecho

descrito es la operación de compraventa. Se deben consignar en ella los datos

personales del comprador y del vendedor, sus domicilios y sus condiciones

respecto a las cargas impositivas. Se deben también dejar anotados los datos de

los productos o servicios vendidos (cantidad, descripción de los mismos para

identificarlos, precio unitario y precio total). También debe aclararse las

condiciones de venta (si es al contado o a crédito, pagadero con cheque, en

efectivo, con tarjera de crédito o débito, si es al por mayor o por menor). Al emitir

facturas el comerciante se obliga al pago de impuestos por el importe facturado.

Si el comprador no abona la factura en el tiempo establecido en ella, el vendedor

puede recurrir a la vía judicial para reclamar el pago. A su vez el comprador

también puede usar la factura para reclamar por la cantidad o la calidad de los

productos entregados, aunque en este caso es más utilizado el remito.

Una vez que se canceló la deuda se debe emitir el recibo de pago

correspondiente.

En panadería se denominan facturas a las masas de repostería de sabor en

general dulce, elaboradas con harina, levadura y en muchos casos adicionadas

con diversos dulces o cremas.

CHEQUE

Se denomina cheque a un título de crédito mediante el cual una persona libra

contra una institución de crédito el pago de un determinado monto de dinero a un

tercero. En otras palabras, mediante un cheque una persona puede autorizar a

otra a retirar dinero de una cuenta sin la presencia del titular de ésta.

Para poder emitir un cheque es necesaria la existencia de una cuenta corriente en

un banco. Mediante esta cuenta, el banco recibe dinero de un depositante y se

obliga a devolverlo pagando los cheques que el librador realice. Es importante

especificar que no es necesario que el librador sea el titular de la cuenta.

Un cheque debe reunir una serie de requisitos: debe hacer mención a su cualidad

de cheque en el texto del documento, debe indicar el lugar y la fecha en que es

expedido, debe indicar el lugar de pago, debe tener la firma del librador, debe

tener la orden de pagar una determinada suma de dinero y debe indicar el nombre

de la institución de crédito donde se tiene la cuenta.

Existen distintos tipos de cheques: el cruzado, que solo puede ser depositado y

cobrado por otra institución de crédito; el cheque al portador, que no necesita

endosarse para transferirse; el cheque a la orden, que es endosable; el cheque

“no a la orden” que solo puede cobrarse por la persona a cuyo nombre esta

emitido; el cheque certificado, que implica una anotación del banco que declara

que existe dinero suficiente en la cuenta para cubrir el importe; el cheque de caja,

que es el emitido por un banco a sus dependencias; el cheque de ventanilla, que

son emitidos por una institución financiera para sus clientes; y finalmente, el

cheque de viajero, que es emitido por una determinada institución de crédito y

abonados por una dependencia suya dentro del país o en el exterior.

El manejo de las relaciones comerciales hace necesario el conocimiento de los

diversos documentos que en estas se emplean, como asimismo sus posibilidades.

De ahí la importancia de conocer las ventajas y desventajas que el uso de cada

tipo de cheque ofrece.

COMPROBANTE DE EGRESO

Llamado también orden de pago o comprobante de egreso, es un soporte de

contabilidad que respalda el pago de una determinada cantidad de dinero por

medio de un cheque.

Generalmente, en la empresa se elabora por duplicado, el original para anexar al

comprobante diario de contabilidad y la copia para el archivo consecutivo. Para

mayor control en el comprobante de pago queda copia del cheque, ya que el titulo

valor se entrega al beneficiario.

Los soportes contables deben asentarse en forma ordenada y resumida,

expresando claramente las transacciones que diariamente se realizan en una

empresa.

NOTA DE CONTABILIDAD

La nota de contabilidad es un documento interno de la empresa, que es utilizado

para hacer registros contables, cuando se trata de operaciones que no tienen

soportes externos, u operaciones para las cuales no existen documentos internos

específicos.

En primer lugar, se debe hacer claridad que las operaciones que la empresa

realice con terceros, necesariamente deben tener soportes válidos como son las

facturas. Una factura no puede ser reemplazada por una nota de contabilidad o

cualquier otro documento diferente. Por ejemplo, cuando se realiza compra de

bienes, el único documento válido es la factura, o documento equivalente en el

caso que la operación se realice con una persona no obligada a facturar.

NOTA DEBITO

Es un comprobante que una empresa envía a su cliente, en la que se le notifica

haber cargado o debitado en su cuenta una determinada suma o valor, por el

concepto que se indica en la misma nota. Este documento incrementa el valor de

la deuda o saldo de la cuenta, ya sea por un error en la facturación, interés por

mora en el pago, o cualquier otra circunstancia que signifique el incremento del

saldo de una cuenta.

NOTA CRÉDITO

Es el comprobante que una empresa envía a su cliente a su cliente, con el objeto

de informar la acreditación en su cuenta un valor determinado, por el concepto que

se indica en la misma nota. Algunos casos en que se emplea la nota crédito

pueden ser por: avería de productos vendidos, rebajas o disminución de precios,

devoluciones o descuentos especiales, o corregir errores por exceso en la

facturación. La nota crédito disminuye la deuda o el saldo de la respectiva cuenta.

CONCILIACIÓN BANCARIA

La conciliación bancaria es un proceso que permite confrontar y conciliar los

valores que la empresa tiene registrados, de una cuenta de ahorros o corriente,

con los valores que el banco suministra por medio del extracto bancario.

Las empresas tiene un libro auxiliar de bancos en el cual registra cada uno de los

movimientos hechos en una cuenta bancaria, como son el giro de cheques,

consignaciones, notas debito, notas crédito, anulación de cheques y

consignaciones, etc.

CONSIGNACIÓN BANCARIA

Este es un comprobante que elaboran los bancos y suministran a sus clientes para

que lo diligencien al consignar. El original queda en el banco y una copia con el

sello del cajero o el timbre de la máquina registradora, sirve para la contabilidad de

la empresa que consigna. Hay dos tipos de formatos de consignaciones, uno

para consignar efectivo y cheques de bancos locales y otro para consignar

remesas o cheques de otras plazas.

REEMBOLSO

Se reconoce como reembolso a la operación económica mediante la cual una

persona o entidad recibe de vuelta alguna cantidad de dinero o de bienes

materiales que había entregado como pago de un servicio o producto. El

reembolso suele darse como consecuencia de situaciones erróneas, accidentales

o de la mala realización de una compra en la cual el servicio o el producto no han

podido ser asegurados de la manera en que el comprador lo buscaba.

El reembolso es una situación específica que sucede cuando una persona o

entidad paga por la adquisición de un servicio o producto a aquel que lo otorga.

Ante una mala resolución de esa compra, ya sea tanto voluntaria como

involuntariamente, el comprador puede requerir un reembolso, lo cual significa que

se cancela la operación y al mismo tiempo, al no recibir el comprador aquel

producto o servicio que se había solicitado, se le devuelve el dinero o el material

que haya utilizado para pagar por el mismo. El reembolso es considerado un

derecho del comprador o del cliente ya que se estima que si el servicio no puede

ser completado, debe poder acceder a que se le devuelva la plata o bienes

invertidos.

CAJA MENOR

El recibo de caja menor es un soporte de los gastos pagados en efectivo, por

cuantías mínimas que no requieren el giro de un cheque, para ello se establece un

fondo denominado caja menor.

Son aquellos que tienen la finalidad de soportar los gastos de menor cuantía, cuyo

valor y frecuencia no amerita realizar el pago con cheque, como gastos de

transporte, fotocopias, por lo general para la atención de estos gastos se crean

fondos de caja menor a cargo de un custodio que responde por su manejo. Se

elaboran en original, el cual se anexa como soporte al formato de reembolso

correspondiente.

ARQUEO DE CAJA MENOR

El arqueo de caja es el análisis de las transacciones del efectivo, en un momento

determinado, con el objeto de comprobar si se ha contabilizado todo el efectivo

recibido y si el saldo que arroja esta cuenta corresponde con lo que se encuentra

físicamente en caja en dinero efectivo, cheques o vales. Sirve también para saber

si los controles internos se están llevando adecuadamente.

Los auditores o ejecutivos asignados para ello, suelen efectuar arqueos de caja en

fechas no previstas por el cajero. Es frecuente que en los arqueos de caja

aparezcan faltantes o sobrantes, con respecto a la cuenta de control del libro

mayor. Estas diferencias se contabilizan generalmente en una cuenta denominada

diferencias de caja. Se le cargan los faltantes como pérdidas y se abonan los

sobrantes como ingresos. Si no se subsanan estas diferencias, al cierre del

ejercicio, la cuenta diferencias de caja se deberá cancelar contra la de pérdidas y

ganancias.

TÍTULOS DE VALORES

Los títulos valores son documentos necesarios para legitimar el ejercicio del

derecho literal y autónomo que en ellos se incorpora, pueden ser de contenido

crediticio, corporativo o de participación y de tradición o representativo de

mercancías.

Desde el punto de vista material el título valor es un documento escrito, siempre

firmado (unilateralmente) por el deudor; es además un pedazo de papel que

contiene diversas menciones En un segundo plano, se define al título valor como

un derecho en beneficio de una persona. El derecho consignado en el documento,

nace con la creación de éste. Tiene un valor en la actividad económica en general

y en los negocios mercantiles en especial, por ello y para el desarrollo de la

economía de un país, interesa que el titulo como valor en sí mismo, pueda entrar

en circulación económica como los demás bienes.

Quien suscribe un título valor se obliga a una prestación frente al poseedor del

título, o quién resulte tal, y no subordina esa obligación a ninguna aceptación, ni a

ninguna contraprestación.

CLASIFICACIÓN DE LOS TÍTULOS VALORES

Según su derecho incorporado:

Títulos jurídico-obligacionales o cambiarios: Se definen como aquellos que

incorporan un derecho de crédito. Ej. Cheque, letra de cambio… etc.

Títulos jurídico-personales o de participación: Estos se definen como aquellos

que atribuyen a su titular una determinada posición en el ámbito de una entidad

organizada. Ej. Las acciones de una S.A.

Títulos jurídico-reales o de tradición: Vienen definidos como aquellos que

incorporan la posesión y en muchos casos la disponibilidad de unas determinadas

mercancías. Ej. Un resguardo de depósito en almacenes generales.

Según la circulación:

Títulos nominativos: Se definen como aquellos que designan como titular a una

persona determinada, persona cuya titularidad se recoge en el propio título valor.

El ejemplo más claro lo constituye el cheque nominativo. Están sometidos a un

régimen de transmisión restrictivo ostentando un grado de transmisibilidad de

grado mínimo. La principal restricción operativa que se impone a la

transmisibilidad es la que se concreta en el deber de comunicación de la

transmisión ya que para que surta efectos deben cumplirse ciertos deberes de

comunicación.

Sí el título valor nominativo está emitido individualmente, la comunicación debe

dirigirse al deudor, sí no, este puede negarse a pagar al nuevo acreedor. Sí por el

contrario el título valor nominativo está emitido en serie, la comunicación deberá

emitirse al emisor.

Títulos valores a la orden: Son aquellos que designan como titular a una

persona determinada pero permiten la designación de otros titulares en el propio

documento. Ej. Letra de cambio: aquí aparece un titular originario llamado librador

si bien este puede transmitir a través del endoso a un nuevo tomador. Esto

representa una transmisibilidad de grado medio.

Títulos valores al portador: Son aquellos que legitiman como titular al mero

poseedor siempre que exista “justa causa determinante de la transferencia

posesoria” (legítima al poseedor causal). Los títulos valores se transmiten a través

de la mera transferencia posesoria siempre que esta obedezca a una causa lícita.

CARACTERÍSTICAS DE UN TITULO VALOR

Es un documento especial, necesario y constitutivo. Especial, porque en el

constituye un crédito a favor de una persona, constituye un derecho de reclamar

y una prueba de la obligación para el acreedor y una obligación del deudor de

pagar o entregar un bien o mercancía ; Es formal: porque debe cumplir con los

requisitos exigidos por la ley para que exista; Es constitutivo por que el titulo valor

requiere para que nazca a la vida jurídica, se incorpore en él un derecho para el

acreedor y se requiere que el documento se ha exhibido por este ( presentar el

documento).

LA LETRA DE CAMBIO.

Es un título valor que se extiende por una persona (acreedor - librador) y recoge

una obligación de pago aceptada por otra persona (deudor - librado) de una

cantidad determinada en la fecha de su vencimiento.

En el caso de transmisión de la letra de cambio, mediante la fórmula del endoso,

el pago deberá realizarse al endosatario (acreedor actual). Debiendo responder el

endosante (acreedor original o posteriores) frente al endosatario (acreedor actual)

de la solvencia económica de la persona obligada al pago (deudor).

Funciones:

En el tráfico mercantil la letra de cambio puede cumplir las siguientes funciones:

Medio de pago, sustituyendo el pago en moneda.

Instrumento de crédito, garantizando un pago aplazado.

Medio para obtener un crédito, mediante el descuento bancario.

EL CHEQUE.

Es un título valor emitido por una persona (librador) en el que se contiene una

orden de pago a cargo de otra (librado) a favor del tenedor legítimo del documento

(librador o tercero).

La emisión del cheque debe librarse necesariamente contra un banco o entidad de

crédito que tenga fondos existentes a disposición del librador.

El concepto de cheque engloba también el concepto de talón.

Funciones:

El cheque nos permite disponer de nuestros fondos en un banco o entidad de

crédito y utilizarlo como medio de pago.

EL PAGARÉ.

Es un título valor que contiene una promesa de pago de una cantidad determinada

por una persona (firmante) a favor de una persona determinada (tenedor).

El firmante de un pagaré queda obligado de igual manera que el aceptante de una

letra de cambio.

Es el título valor menos conocido, guardando grandes similitudes con la letra de

cambio.

CDT

El CDT (Certificado de Depósito a Término) es un titulo valor que emite un banco a

un cliente que ha hecho un depósito de dinero con el propósito de constituir el

CDT.

El CDT se hace por un plazo o término de tiempo determinado que debe ser como

mínimo de 30 días.

El CDT es redimible o reembolsable sólo en los plazos y términos pactados al

momento de constituir el CDT, lo que quiere decir, que si el CDT se pactó a 360

días el banco no lo pagará ni podrá ser obligado a pagarlo hasta tanto se venza

dicho término.

El CDT puede ser negociado o endosado.

Cada entidad financiera fija un monto o valor mínimo para la apertura de un CDT.

La tasa de interés que se paga por un CDT depende del plazo pactado y del

monto del CDT.

Por lo general, los intereses o rendimientos financieros se pagan al vencimiento

del título valor junto con el capital.

ACCIONES

Una acción o acción ordinaria es un título emitido por una sociedad que representa

el valor de una de las fracciones iguales en que se divide su capital social. Las

acciones, generalmente, confieren a su titular, llamado accionista, derechos

políticos, como el de voto en la junta de accionistas de la entidad, y económicos,

como participar en los beneficios de la empresa.

Normalmente las acciones son transmisibles sin ninguna restricción, es decir,

libremente.

Como inversión, supone una inversión en renta variable, dado que no tiene un

retorno fijo establecido por contrato, sino que depende de la buena marcha de la

empresa.

LOS BONOS

Los bonos son títulos valores que incorporan una parte alícuota de un crédito

colectivo constituido a cargo de una sociedad o entidad sujeta a la inspección y

vigilancia del Estado. En otras palabras el bono es un título valor que participa de

determinado crédito colectivo a cargo de una sociedad. Por lo tanto es un título

valor de contenido crediticio, en la medida que es representativo de una obligación

consistente en pagar cierta suma de dinero a cargo del eminente, en ese evento

una sociedad.