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FORMATO MEMORANDO DE ASIGNACIÓN DE

AUDITORÍA

Vers ión: 02 FORMATO

MEMORANDO DE ASIGNACIÓN DE

AUDITORÍA

Fecha de Elaboración: 18-07-12

CONTRALDRÍA MUNICIPAL DE ARMENIA


AUDITORÍA

Fecha de Revisión: 11-02-13 MORALIZACIÓN Y MODERNIZACIÓN DEL CONTROL FISCAL


AUDITORÍA Página 1 de 10

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Ciudad y fecha: Armenia, 3 de febrero de 2014

DE:

PARA:

MEMORANDO DE ASIGNACION No. 007

PAULA A N D R E A OSSA SANTA Directora de Vigilancia Fiscal

LUZ ESTELLA J IMENEZ CRUZ Profesional Especializada Coordinador de la auditoria

GLORIA ÁLVAREZ LOAIZA Profesional Universitaria

CAROLINA LIZETH MESA Técnico Administrativo

Contratistas SANDRA LORENA MARTÍNEZ G I R A L D O ^ S ^ y ^ ^ 3

CRISTIAN DAVID PULECIO GÓMEZ LAURA MARCELA HOYOS MONDRAGON

ASUNTO: Asignación de Auditoría

En desarrollo del Plan General de Auditoría de la vigencia 2014, me permito comunicarles que han sido asignados para realizar Auditoría Modalidad Regular Vigencia 2013 a la Personería, bajo los siguientes parámetros:

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1. O B J E T I V O G E N E R A L D E L A AUDITORÍA

Realizar un dictamen integral conformado por la opinión de los estados contables y el concepto sobre la gestión y los resultados, emit iendo además el pronunciamiento sobre el fenecimiento o no de la cuenta, en desarrollo de la Guía de Auditor ia Territorial.

2. C O M P O N E N T E S Y F A C T O R E S

Los componentes y factores a evaluar en la Auditoría Modal idad Regular Vigencia 2013 a la Personería, se relacionan en el siguiente cuadro en el que se t ienen en cuenta además los principios de la Ley 42 de 1993 a los cuales debe apuntar el desarrol lo de cada uno:

COMPONENTE PRINCIPIOS F A C T O R E S

Control de Gestión

Economía, Eficiencia, Eficacia y

Valoración de Costos

Ambientales

Gestión Contractual

Control de Gestión



Ambientales

Rendición y revisión de la cuenta

Control de Gestión



Ambientales

Legalidad Control de Gestión



Ambientales

Gestión Ambiental Control de Gestión



Ambientales

Tecnologías de la Información Control de Gestión



Ambientales Plan de Mejoramiento

Control de Gestión



Ambientales Control Fiscal Interno

Control de Resultados Eficiencia,

Eficacia, Equidad y Efectividad

Planes, Programas y Proyectos

Control Financiero Economía, Eficiencia,

Eficacia

Estados Contables Control Financiero

Economía, Eficiencia,

Eficacia Gestión Presupuestal Control Financiero

Economía, Eficiencia,

Eficacia Gestión Financiera

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3. O B J E T I V O S ESPECÍFICOS

F a s e de Planeación de la Auditoria

-Conocer la dinámica de la Entidad a auditar, mediante la consulta de la información disponible tanto en la Contraloría Municipal como en la Personería frente a: Plan de Acción Institucional o Estratégico, Informes de seguimiento y evaluación del mencionado Plan elaborado por la misma Entidad, Plataforma o direccionamiento estratégico, naturaleza jurídica vigente, procesos, procedimientos y actividades, controles establecidos, informes de auditorías anteriores, funciones de advertencia, fallos de procesos de responsabil idad fiscal, plan de mejoramiento vigente, informes de la oficina de control interno, mapa de riesgos, entre otros.

-Realizar el estudio a la cuenta e informes rendidos.

- Identificar y priorizar los riesgos de la Entidad a fin de focalizar los aspectos a evaluar frente al control fiscal interno.

-Evaluar y conceptuar sobre el Control Fiscal Interno Primera calif icación, apl icando las pruebas de recorrido a que hayan lugar.

-Establecer la material idad partiendo del análisis en detalle realizado a la entidad y la revisión de la rendición de la cuenta, tales como programas y proyectos establecidos en el Plan Institucional de la Entidad.

-Diseñar y seleccionar el total de la muestra de auditoría distribuido por cada componente a evaluar (gestión, resultados, f inanciero), teniendo en cuenta lo establecido desde la material idad dejando específ icamente lo relacionado con contratos, cuentas, procesos, entre otros; detal lando para cada caso los documentos seleccionados que deberán hacer parte del Plan de Trabajo y Programa de Auditoria.

-Determinar la estrategia de auditoria mediante la cual se definan el alcance, el cómo y dónde se desarrollará la auditoria, quedando registro de esto en el Plan de Trabajo.


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-Consultar el procedimiento de elaboración de informes macrofiscales del cual se debe considerar el contenido para desarrollar en el C o m p o n e n t e j p ^ Financiero, a ser contemplado en el Plan de Trabajo y Programa de Auditoria.

-Elaborar el Plan de Trabajo como carta de navegación del proceso auditor para las fases de ejecución e informe de la auditoria, el cual debe incluir los elementos dados en la Guía de Auditoria Territorial, especialmente el cronograma de actividades para las fases señaladas.

-Elaborar el Programa de Auditoria que consolide el esquema de trabajo para el equipo auditor a desarrollar en la Fase de Ejecución, incluyendo los elementos definidos en la Guía de Auditoria Territorial y los componentes y factores definidos en el numeral 2 del presente Memorando de Asignación.

-Identificar dentro del Plan de Trabajo y Programa de Auditor ia, los t iempos proyectados para el trabajo de campo de la coordinadora de la auditoria.

-Levantar papel de trabajo o documento que permita evidenciar el desarrollo de esta etapa, incluyendo el procedimiento e información consultada para el conocimiento que se tiene de la Entidad a auditar.

-Aplicar en todo caso el procedimiento de Auditoria Regular establecido en el Sistema de Gestión de Calidad para esta fase.

F a s e de Ejecución de la Auditoria

-Desarrollar el Plan de Trabajo y Programa de Auditor ia para los componentes y factores anteriormente definidos, en aras de establecer las observaciones y hallazgos que sean del caso, apl icando los sistemas de control f iscal.

-Aplicar los procedimientos, técnicas y pruebas de auditoria con el fin de obtener evidencia que den cuenta del examen de los componentes y factores a evaluar.

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-Analizar integralmente la gestión y resultados de la Entidad a partir de los factores definidos, lo cual será objeto de calificación en la Matriz de Gestión Fiscal.

-Evaluar el control Fiscal Interno segunda calif icación.

-Identificar y analizar la estructura del Plan Institucional en sus Programas, Proyectos, Metas, Indicadores, entre otros; que correspondan a la competencia de la Personería.

-Conceptuar sobre el nivel de cumplimiento del Plan de Acción o Institucional a partir de la estructura analizada y con base en los informes de seguimiento y evaluación elaborados por la Entidad.

-Verificar y analizar los Informes de Austeridad del Gasto presentados por la Oficina de Control Interno de la Entidad.

-Comprobar con respecto a las TICS la existencia en la página web de la Entidad de: un link de quejas, sugerencias y reclamos de fácil acceso para que los ciudadanos realicen sus comentarios; publicación del Plan de Acción, Informe de gestión y Presupuesto desagregado, así como las modif icaciones a este o a su desagregación; publicación del informe pormenorizado del estado de control interno de conformidad a Ley 1474 de 2011 en sus artículos 76, 74 (tener en cuenta excepciones) y artículo 9 numeral 4 modif icado por el Decreto 19 de 2012 artículo 2 3 1 .

-Evaluar lo relacionado con el software contable.

-Conformar para la gestión ambiental de la vigencia auditada, los proyectos ambientales definidos por la Entidad; así como, la material ización de los mismos.

-Analizar el componente control f inanciero para la Entidad a partir de los factores definidos, lo cual será objeto de calif icación en la Matriz de Gestión Fiscal, y teniendo en cuenta el procedimiento para elaboración de informes macrofiscales.

-Establecer la existencia de contratos de fiducias y su pertinencia.



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-Realizar la opinión de los estados f inancieros conforme a los resultados del procedimiento auditor, así: sin salvedades o limpia, con salvedades, Adversa o Negativa, Abstención de Opinión. En este sentido, establecer subest imaciones, sobrest imaciones o incert idumbres contables.

-Realizar el pronunciamiento sobre el fenecimiento o no de la cuenta fiscal rendida, apl icando los criterios técnicos en la matriz de evaluación de la gestión fiscal y la Ley 42 de 1993.

-Hacer el seguimiento a las denuncias, derechos de petición y quejas instauradas en la Contraloría Municipal de Armenia que sean incluidas en el proceso auditor.

-Verif icar la existencia de Funciones de Advertencia comunicadas a la Personería en la vigencia 2013 y las que correspondan a la vigencia 2012 y hacer seguimiento si es el caso.

-Determinar las observaciones de auditoria que se produzcan en el ejercicio de la auditoria y configurar hallazgos una vez val idado en el comité respectivo, especialmente los que tengan connotación fiscal pues éstos se encuentran fundamentados en los conceptos derivados del proceso auditor.

-Identificar los Beneficios de Control que sean del caso.

F a s e de Informe de Auditoría

-Elaborar el Informe Preliminar de la Auditoria Regular del cual hagan parte las observaciones de auditoria siguiendo el formato incluido en el sistema de gestión de calidad de la Contraloría Municipal.

-Conformar el Informe Final de la Auditoria Regular incluyendo las consideraciones del ente de control a la contradicción realizada por la Entidad y los hallazgos f inalmente determinados.

. •

-Levantar los traslados para remitir a las instancias competentes y a Responsabi l idad Fiscal de la Contraloría Municipal de Armenia, si es el caso.

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-Elaborar los reportes de Beneficios de Control en el formato establecido en el Sistema de Gestión de Calidad de la Entidad, cuando sea aplicable.

-Proyectar las Funciones de Advertencia en el caso de que sean consideradas.

4. T E R M I N O S D E R E F E R E N C I A

4.1 DURACIÓN

El proceso auditor se iniciará a partir del 3 de febrero de 2014 y culminará el 29 de agosto de 2014 con la aprobación del respectivo informe.

Las fechas para cada fase son:

Fase de Planeación (20%): inicia el 3 de febrero de 2014 y termina el 12 de marzo de 2014. Fase de Ejecución (60%): inicia el 13 de marzo de 2014 y termina el 21 de julio de 2014. Fase de Informe (20%): inicia el 22 de julio de 2014 y termina el 29 de agosto de 2014. Act ividades de Cierre (Comunicación informe de auditoría, elaboración de traslados, di l igenciamiento de reporte de Beneficios de Control, elaboración de Función de Advertencia, evaluación del proceso auditor, entrega de expediente de Auditoria): inicia el 30 de agosto de 2014 y termina el 19 de septiembre de 2014.

4.2 A L C A N C E

Durante este proceso auditor se evaluaran las siguientes variables:

FACTOR VARIABLES

Gestión Contractual

Especificaciones técnicas en la ejecución de los contratos

Deducciones de ley Objeto contractual


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Labores de interventora, supervisión y seguimiento

Liquidación de los contratos

Rendición y revisión de la cuenta Oportunidad en la Rendición de la cuenta

Suficiencia y calidad de la información rendida

Legalidad Cumplimiento de normas internas y externas Gestión Ambiental Gestión e inversión ambiental

Tecnologías de la Información Sistemas de información

Plan de Mejoramiento Cumplimiento del plan de mejoramiento y

efectividad de las acciones Control Fiscal Interno Calidad y efectividad de los controles

Planes, Programas y Proyectos

Cumplimiento de las metas establecidas en términos de cantidad, calidad, oportunidad,

resultados, satisfacción e impacto de la población beneficiada y coherencia con los

objetivos misionales Estados Contables Cuentas de los estados contables

Gestión Presupuestal Programación, elaboración, presentación,

aprobación, modificación y ejecución Gestión Financiera Indicadores Financieros

En todo caso para lo relacionado con las variables de los factores de estados contables, gestión presupuestal y gestión f inanciera, se tendrá en cuenta el procedimiento de elaboración de informes macrofiscales en lo atinente al Fiscal y Financiero.

Igualmente, las variables a evaluar pueden ser adicionadas según sean propuestas por los integrantes del equipo auditor.

5. V I G E N C I A O P E R I O D O A AUDITAR

En el marco de la Auditoria Regular se evaluará la vigencia 2013; no obstante, en el evento que sea requerido por el equipo auditor frente a casos específ icos se podrá analizar información de vigencias anteriores a la antes citada para incluir dentro de la evaluación.

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6. V I G E N C I A D E L P L A N G E N E R A L D E AUDITORIA T E R R I T O R I A L P G A T

La presente auditoría corresponde al PGAT del año 2014.

7. TÉRMINOS Y A P R O B A C I O N D E L P L A N D E T R A B A J O 55 La coordinadora en conjunto con el equipo auditor establecerá los roles y responsabil idades frente a la evaluación de cada uno de cada uno de los componentes de la gestión fiscal, quedando evidencia de ello en el Plan de Trabajo o Programa de Auditoria.

Los objetivos de la fase de ejecución y de la fase de informe deben ser tenidos en cuenta en el programa de auditoría.

Como soporte de la determinación de la muestra de auditoria, debe incluirse como papel de trabajo en la fase de planeación el modelo del aplicativo de muestreo di l igenciado correspondiente a la Guía de Auditoria Territorial; el cual puede ser descargado de la plataforma Drive, Documentos compart idos.

Como evidencia de los papeles de trabajo para cada una de las fases de planeación y ejecución, deberá incluirse en CD la Matriz de Gestión Fiscal di l igenciada.

Para el desarrollo del presente Memorando de Asignación es necesario tener en cuenta los l ineamientos de la Guía de Auditoria Territorial y el procedimiento de Auditoria Regular establecido en el Sistema de Gestión de Calidad; así como, los formatos que lo conforman.

Teniendo en cuenta la operación de la plataforma COVI , esta debe ser objeto de consulta para la generación de estadísticas, cruce de información entre la Entidad y el Municipio, entre otros aspectos.

Teniendo en cuenta las actividades de capacitación y bienestar que son programadas para la Contraloría Municipal, es importante considerarlas dentro de la programación de la auditoria.




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La construcción de las observaciones y hallazgos que tengan connotación fiscal o que corresponda a traslado a otras instancias, deberán corresponder a los l ineamientos de la Guía de Auditoria, y deberán ser levantados por el integrante del equipo auditor que detecte la irregularidad, revisados por la coordinadora de la auditoria y el abogado que se encuentre asignado a la entidad auditada o el adscrito a la Dirección de Vigi lancia Fiscal.

En caso de que se genere Función de Advertencia, esta deberá ser construida por el integrante del equipo auditor que detecte la situación que la origine, revisada por la coordinadora de la auditoria y el abogado que se encuentre asignado a la entidad auditada o el adscrito a la Dirección de Vigilancia Fiscal.

Frente a los hal lazgos, funciones de advertencia y beneficios de control que sean detectados por la coordinadora, estos surtirán el filtro del abogado incluido en el proceso auditor o el adscrito a la Dirección de Vigilancia Fiscal.

Quienes consideren tener impedimentos o confl ictos de interés de los determinados en las disposiciones legales respecto al ente a auditar, deberán informar por escrito (Je esta situación a la mayor brevedad posible.

PAULA A NDREA OSSA SANTA Directora Vigi lancia Fiscal

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