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MANUAL DE USUARIO

DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTION ADMINISTRATIVA

UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA – SEDE MEDELLIN V 1.1

SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÒN DE SOLICITUDES Página 1 de 76

MANUAL DE USUARIO SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN DE SOLICITUDES

VERSIÒN DEL DOCUMENTO 1.0

PRESENTADO A UNIVERSIDAD DE COLOMBIA SEDE MEDELLÌN

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TABLA DE CONTENIDO

1 INTRODUCCIÓN 4

2 CARACTERÍSTICAS DEL APLICATIVO 5

2.1 MÓDULO DE PROCEDIMIENTOS 5

2.1.1 Proceso Gestión de Solicitudes 5

2.2 MÓDULO DE BÚSQUEDA AVANZADA 5

2.3 MÓDULO DE MAESTROS 5

3 INTERFAZ DE USUARIO 6

3.1 DISTRIBUCIÓN DE LA INTERFAZ DE USUARIO 6

3.2 DISTRIBUCIÓN DE LA INTERFAZ DE USUARIO PARA EL MÓDULO DE PROCEDIMIENTOS 8

3.2.1 Opciones de Navegación 8

3.2.2 Bandeja de entrada 8

3.2.3 Búsquedas rápidas 8

3.3 DISTRIBUCIÓN DE LA INTERFAZ DE USUARIO PARA EL MÓDULO DE BÚSQUEDA AVANZADA

9

3.3.1 Panel de búsqueda 9

3.3.2 Lista de procedimientos 9

3.3.3 Botón de seguimiento Error! Bookmark not defined.

3.4 DISTRIBUCIÒN DE LA INTERFAZ DE USUARIO PARA EL MÓDULO DE REPORTES 10

3.4.1 Lista de reportes 10

3.4.2 Botón Ver 10

3.5 DISTRIBUCIÒN DE LA INTERFAZ DE USUARIO PARA EL MÒDULO DE ADMINISTRACIÒN -

USUARIOS 11

3.5.1 Opciones de navegación pestaña usuarios 11

3.6 DISTRIBUCIÓN DE LA INTERFAZ DE USUARIO PARA EL MÓDULO DE GESTIÓN DE

CONSECUTIVOS 12

3.6.1 Panel de búsqueda 12

3.6.2 Lista de consecutivos generados 12

3.6.3 Botón Ver documentos 12

3.7 DISTRIBUCIÓN DE LA INTERFAZ DE USUARIO PARA EL MÓDULO DE EDICIÓN DE

MAESTROS. 13

3.7.1 Lista de maestros 13

3.7.2 Botones 13

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4 FUNCIONALIDADES SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN ADMINISTRATIVA 14

4.1 AUTENTICACIÓN 14

4.2 GESTIONAR UNA SOLICITUD 15

4.2.1 Asistencia administrativa 15

4.2.2 Funcionario 23

4.2.3 Supervisor 36

5 BUSQUEDA AVANZADA 38

6 ADMINISTRACIÓN DE USUARIO 39

6.1 LISTA DE USUARIOS 39

6.1.1 Registrar usuario 40

6.1.2 Editar usuario 45

6.1.3 Grupos 47

6.1.4 Eliminar usuario 51

6.2 GRUPOS 52

6.2.1 Registrar grupo 53

6.2.2 Editar Grupo 54

6.2.3 Miembros de los grupos 54

6.2.4 Asignar usuario a un grupo 55

6.2.5 Eliminar usuario de un grupo 57

6.2.6 Eliminar Grupo 58

6.3 DEPARTAMENTOS 59

6.3.1 Registrar Departamento 60

6.3.2 Editar departamento 60

6.3.3 Registrar departamento hijo 65

6.3.4 Eliminar departamento 67

7 MAESTROS 67

8 SOLICITUD GUARDADA 75

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1 INTRODUCCIÓN El presente documento tiene como finalidad guiar a los usuarios finales en la utilización del aplicativo de Sistema integrado de gestión de solicitudes para realizar sus labores diarias. En las siguientes secciones se describen las características del aplicativo, la distribución del espacio de trabajo, los controles con los que cuenta el usuario para interactuar con el aplicativo, y en general las facilidades proporcionadas por el aplicativo para la realización de las tareas propias del negocio.

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2 CARACTERÍSTICAS DEL APLICATIVO

2.1 MÓDULO DE PROCEDIMIENTOS El Módulo de Procedimientos permite al usuario crear, consultar, y actualizar los procedimientos radicados en la División de Personal de la Universidad Nacional – Sede Medellín; de manera general, el módulo de procedimientos se compone de las siguientes funcionalidades: 2.1.1 Proceso Gestión de Solicitudes 2.2 MÓDULO DE BÚSQUEDA AVANZADA El Módulo de búsqueda avanzada permite al usuario hacer el seguimiento del estado de un procedimiento específico, de los pasos por los que ha pasado, de los usuarios que lo han gestionado y finalmente de las fechas en que ha sido gestionado por cada usuario. 2.3 MÓDULO DE MAESTROS El Módulo de maestros le permite al usuario la creación, edición y borrado de los diferentes datos Maestros que se manejan en el sistema.

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3 INTERFAZ DE USUARIO El aplicativo de Sistema Integrado de Gestión de Solicitudes se caracteriza por ser una aplicación que cuenta con una interfaz de usuario gráfica, amigable y de fácil uso. La distribución de los diferentes elementos en la interfaz de usuario, ha sido diseñada para brindar al usuario la posibilidad de contar en todo momento con las herramientas necesarias para la realización de sus tareas en la aplicación. A continuación se presenta una descripción de cada uno de los elementos que hacen parte de la interfaz de usuario del Sistema Integrado de Gestión de Solicitudes 3.1 DISTRIBUCIÓN DE LA INTERFAZ DE USUARIO

Figura 1. Distribución de la interfaz de usuario

La pantalla de la aplicación está dividida en 3 secciones que se describen a continuación: Encabezado de la aplicación se encuentra en la parte superior de la pantalla; este encabezado permanece visible en todas las secciones del sistema, y contiene el logo de la Universidad Nacional, el nombre del sistema, la dependencia dueña del sistema y la información básica del usuario autenticado en el sistema así como el link para cerrar la sesión de usuario. Cabe anotar que esta sección cumple con la plantilla estándar para la imagen gráfica de los sistemas de la Universidad Nacional, y por lo tanto

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conserva una estructura similar a la de los demás aplicativos institucionales. Barra de Navegación En la barra de Navegación de la aplicación se encuentran los enlaces que permiten navegar entre los diferentes módulos del sistema. Pie de página El pie de página de la aplicación se encuentra en la parte inferior de la pantalla y permanece visible en todos los módulos del sistema. Cabe anotar que esta sección cumple con la plantilla estándar para la imagen gráfica de los sistemas de la Universidad Nacional, y por lo tanto conserva una estructura similar a la de los demás aplicativos institucionales.

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3.2 DISTRIBUCIÓN DE LA INTERFAZ DE USUARIO PARA EL MÓDULO DE INICIO

Figura 2. Distribución de la interfaz de usuario del módulo de procedimientos.

3.2.1 Opciones de Navegación

Las opciones de navegación permiten acceder a: 3.2.1.1 Nuevo procedimiento

Permite la iniciar un nuevo procedimiento, la lista de procedimientos que el usuario puede iniciar dependen del rol que posea. 3.2.1.2 Bandeja de entrada

Permite acceder a lista de tareas que se le han asignado al usuario y que están pendientes por realizar. 3.2.1.3 Borrador

Permite acceder a lista de procedimientos iniciados por el usuario pero que no han sido asignadas a otro usuario 3.2.2 Bandeja de entrada Presenta la información de cada una de las tareas que tiene pendientes por realizar el usuario, indica el nombre del procedimiento, el nombre del proceso, el nombre de la tarea, el nombre de quien envía la tarea y la fecha de vencimiento de la tarea. Si la tarea ya esta vencida, la fecha de vencimiento se presenta en color rojo, de lo contrario se presenta de color verde. 3.2.3 Búsquedas rápidas Permite realizar la búsqueda de un procedimiento, por el nombre de la solicitud o por la tarea.

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3.3 DISTRIBUCIÓN DE LA INTERFAZ DE USUARIO PARA OPCIÓN DE BÚSQUEDA AVANZADA

Figura 3. Distribución de la interfaz de usuario del módulo de búsqueda avanzada.

3.3.1 Panel de búsqueda Permite filtrar la lista de casos presentados al usuario acordes a los criterios ingresados. 3.3.2 Lista de procedimientos Lista de procedimientos realizados por todos los usuarios del sistema.

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3.4 DISTRIBUCIÒN DE LA INTERFAZ DE USUARIO PARA EL MÓDULO DE REPORTES

Figura 4. Distribución de la interfaz de usuario del módulo de reportes.

3.4.1 Lista de reportes Lista de reportes disponibles en el sistema. 3.4.2 Botón Ver

Permite acceder al reporte deseado

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3.5 DISTRIBUCIÒN DE LA INTERFAZ DE USUARIO PARA EL MÒDULO DE ADMINISTRACIÒN -

USUARIOS

Figura 5 Distribución de la interfaz de administración- Usuario

3.5.1 Opciones de navegación pestaña usuarios

Al hacer clic en Administración y luego en la pestaña Usuario, el sistema visualiza las siguientes opciones:

Lista de usuario: Permite registrar, editar , eliminar usuarios y administrar los grupos a los que pertenece cada usuario

Grupos: Permite registrar, editar , eliminar grupos y administrar los usuarios asignados a cada grupo

Departamentos: Permite registrar departamentos y departamentos hijos, editar y eliminar departamentos

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3.6 DISTRIBUCIÓN DE LA INTERFAZ DE USUARIO PARA EL MÓDULO DE GESTIÓN DE CONSECUTIVOS

Figura 6. Distribución de la interfaz de usuario del módulo de gestión de consecutivos.

3.6.1 Panel de búsqueda Permite filtrar la lista de consecutivos presentados al usuario acordes a los criterios ingresados. 3.6.2 Lista de consecutivos generados Lista de consecutivos generados en el Sistema Integrado de Gestión de Solicitudes 3.6.3 Botón Ver documentos

Permite acceder a todos los documentos relacionados con el consecutivo

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3.7 DISTRIBUCIÓN DE LA INTERFAZ DE USUARIO PARA EL MÓDULO DE EDICIÓN DE MAESTROS.

Figura 7. Distribución de la interfaz de usuario del módulo de edición de maestros

3.7.1 Lista de maestros Lista de maestros usados en el sistema. 3.7.2 Botones

Permite conocer la lista de valores asociados al maestro.

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4 FUNCIONALIDADES SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN ADMINISTRATIVA El objetivo de la sección de Funcionalidades del Sistema Integrado de Gestión de solicitudes , es presentar una por una cada una de las funcionalidades con las que cuenta el usuario, desde su ingreso al sistema por medio del sub-módulo de autenticación de usuarios, hasta el cierre de su sesión y salida segura del sistema. 4.1 AUTENTICACIÓN El Sistema de Gestión de solicitudes I ha sido diseñado con la visión de garantizar la seguridad en todos los aspectos. Es por esto que el sistema exige, previo al ingreso de un usuario al aplicativo, la autenticación de su identidad por medio del "Nombre de usuario" y la "Contraseña" asignados por el Administrador del Sistema. El ingreso de los usuarios al sistema se hace a través de un navegador web (se recomienda Mocilla Forofos 3.5 o superior), utilizando la URL: http://minasnet.medellin.unal.edu.co:8080/sysworkflow/es-ES/unal/login/login

Figura 8. Interfaz de Ingreso al Sistema Para autenticarse en el sistema, el usuario digita su nombre de usuario en el campo de texto "Usuario" y su contraseña en el campo de texto "Contraseña"; una vez diligenciados ambos campos, debe hacer clic en el botón "Iniciar sesión". El Usuario y Contraseña son los mismos que utiliza cada usuario para realizar su autenticación en el correo electrónico institucional. Una vez autenticado en el sistema, el usuario es re-direccionado por el sistema a la bandeja de entrada de procedimientos pendientes.

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Figura 9. Pantalla inicial del sistema

Después de ingresar al sistema el usuario puede acceder a aquellos módulos, descritos en la sección 3, Para los que tiene permisos de acuerdo con el rol asignado por el administrador del sistema. 4.2 GESTIONAR UNA SOLICITUD

4.2.1 Asistencia administrativa

Usuario de la universidad quien envía la solicitud

Tarea 1: Registrar Solicitud

1. Para crear un nuevo procedimiento, el usuario debe ubicarse en opciones de navegación, y dar clic en el botón , el sistema le presenta una pantalla como la siguiente.

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Figura 10. Interfaz de creación de procedimientos.

2. El usuario debe dar doble clic sobre el procedimiento que desea iniciar. Cabe anotar que dependiendo del rol y de la oficina a la cual pertenezca el usuario, el número de procedimientos que puede iniciar puede variar.

En la figura 10 se muestra el formulario con los campos que se deben diligenciar para Registrar una solicitud y el id de la solicitud, el cual esta resaltado con rojo.

Figura 11. Formulario de Gestión de Solicitudes.

3. Para completar el formulario debe ingresar todos los campos marcados con * (Asterisco), ya que estos campos son de carácter obligatorio:

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• Fecha de solicitud: Trae por defecto la fecha actual y es un campo no editable

Dependencia: se debe seleccionar una dependencia de la lista desplegable presentada por el sistema.

Asunto: se debe seleccionar un Asunto de la lista desplegable presentada por el sistema.

Asunto dependiente: Seleccionar una opción del listado. Nota: Para visualizar las opciones del listado, se debe seleccionar en el listado “Asuntos” algunos de los valores que tenga configurados desde la opción Asunto dependiente

Funcionario: Se debe seleccionar el funcionario de la lista desplegable al que se le enviará la solicitud

Entregable: Seleccionar una opción de las disponibles Nota: Para visualizar las opciones del listado, se debe seleccionar en el listado “Asuntos dependientes” algunos de los valores que tenga configurados desde la opción Asunto dependiente

Prioridad: Se debe seleccionar una opción del listado presentado.

Criticidad: Se debe seleccionar una opción de la lista presentada en el sistema Adjuntar documentos Los campos: Documento No.1, Documento No.2 y Documento No.3 permiten adjuntar documentos, al realizar lo siguiente:

Para cargar el documento, se debe hacer clic en el botón "Examinar", el sistema presenta un explorador de archivos, en el que se debe ubicar y seleccionar el archivo deseado,

Figura 12 Seleccionar documento a adjuntar

4. Para finalizar hacer clic en el botón Abrir para subir el archivo

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Figura 13 Documento adjuntado

Observaciones: Ingresar las observaciones de la solicitud

Hacer clic en Guardar

5. El sistema guarda la solicitud y presenta la siguiente Figura 13 Información de la solicitud, con los siguientes datos:

Siguiente tarea a realizar: 2. Recibir la solicitud”

Empleado: Visualiza el nombre del usuario al que le fue asignado el proceso

Figura 14 Información de la solicitud

Hacer clic en el botón Continuar, el sistema envía la solicitud al usuario al que se le asignó el siguiente proceso: 2.Recibir solicitud

Tarea 4. Finalizar solicitud

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1. Cuando el usuario remitente ingrese a la bandeja de entrada, visualiza la solicitud con la siguiente tarea a realizar, la cual es: 4.Finalizar solicitud

Figura 15 Bandeja de entrada – solicitud enviada

2. Al seleccionar la solicitud, el sistema muestra la siguiente pantalla con los datos de la

solicitud enviada

Figura 16 Finalizar proceso

3. En la pantalla anterior se debe desplegar el listado “¿Se acepta la información recibida?”:

con las opciones 3.1 Si

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Al seleccionar esta opción el sistema agrega los campos: ODS u ODC y Observaciones Cierre como se muestra en la siguiente imagen:

Figura 17 Si se acepta la información

3.1.1 Luego se ingresa los campos:

ODS u ODC

Observaciones cierre Nota: Observaciones cierre solo es obligatorio cuando no se ingresa ODS u ODC Después hacer clic en el botón de Guardar, el sistema muestra la siguiente pantalla donde indica la siguiente tarea: “Fin del proceso” y el nombre del último empleado al que se le asignó la solicitud, es decir el usuario remitente.

Figura 18 Fin del proceso

3.1.2 Al hacer clic en el botón Finish, el sistema redirecciona a la bandeja de entrada y

elimina la solicitud de la bandeja de entrada

3.2 No: Al seleccionar esta opción, el sistema agrega los campos: Motivo de aclaración y solicitud de aclaración como se muestra en la siguiente pantalla

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Figura 19 Finalización de la solicitud

3.2.1 Después se ingresa los campos:

Solicitud de aclaración

Motivo de aclaración: Desplegar y seleccionar una opción del listado

3.2.2 Luego hacer clic en el botón de Guardar, el sistema visualiza una ventana con la siguiente información: Siguiente tarea: 3. Responder solicitud Empleado: Nombre del empleado al que se le asignó la solicitud Siguiente tarea: 5. Responder solicitud – Supervisor Empleado: Nombre del supervisor

Figura 20 Tareas a realizar

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El sistema envía la solicitud a ambos empleados, se debe responder al menos uno de los dos. Al responder una se elimina de pendientes la otra, es decir, si el funcionario responde la tarea “3. Responder solicitud”, se borra la tarea “5. Responder solicitud - Supervisor” asignada al supervisor y envía un correo de notificación al supervisor indicando que se atendió la solicitud, si el supervisor la contesta la tarea “5. Responder solicitud - Supervisor”, se elimina la tarea “3. Responder solicitud” y envía un correo de notificación al usuario funcionario indicando que se atendió la solicitud.

3.2.3 Al hacer clic en el botón de Continuar, el sistema re direcciona al usuario a la bandeja de entrada y envía la solicitud al usuario supervisor y el remitente.

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4.2.2 Funcionario

Usuario al que se le asignó la solicitud Tarea 2: Recibir Solicitud Cuando el usuario al que se le asignó el proceso inicia sesión en el sistema, en la bandeja de entrada se puede visualizar el caso que le fue asignado, a qué proceso pertenece, la tarea en la que se le ha asignado, el usuario quien la envió y la fecha de vencimiento.

Figura 21 Solicitud recibida

6. Para seleccionar la solicitud, se debe hacer doble sobre la misma o hacer clic derecho y

seleccionar la opción , el sistema visualiza la ventana “Recepción de la solicitud” con los siguientes datos:

Fecha de solicitud: Visualiza por defecto la fecha actual y es no editable.

Dependencia

Asunto

Asunto dependiente

Entregable

Funcionario

Prioridad

Criticidad

Observaciones

Acción

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Figura 22 Información de la solicitud recibida

7. El enlace permite visualizar los documentos adjuntos en la solicitud, al hacer clic sobre el mismo.

Figura 23 Documentos adjuntos en la solicitud

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8. El sistema muestra la ventana “Documentos subidos” como se visualiza en la Figura 16 Documentos adjuntos en la solicitud, esta ventana lista los archivos de la solicitud, los

cuales se pueden descargar al hacer clic en el botón Descargar , como se observa en la Figura 17 Descargar documentos de la solicitud

Figura 24 Descargar documentos de la solicitud

9. Para responder la solicitud, se debe desplegar el listado Acción, como se visualiza en la siguiente imagen y seleccionar la respuesta requerida

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Figura 25 Responder solicitud

RESPONDER SOLICITUD

Las respuestas de la solicitud pueden ser: Atender, Reasignar, Rechazar y/o Solicitar más

información

Atender

Permite informar la fecha en la que se va a atender la solicitud

1. Para atender una solicitud, se debe seleccionar la opción “ATENDER” del listado “Acción hacer clic en el botón Guardar

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Figura 26 Atender solicitud

El sistema visualiza los siguientes datos para ser ingresados:

Fecha de entrega del ANS: El sistema asigna la fecha automáticamente

Fecha probables de Entrega

Observaciones Atención Al finalizar, hacer clic en el botón de Guardar.

2. El sistema muestra la siguiente ventana, con la siguiente tarea a realizar: “3. Responder solicitud” y el nombre del usuario al que le fue asignado la solicitud

Figura 27 Información de la solicitud atendida

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4. Al hacer clic en el botón continuar el sistema envía la solicitud al usuario al que se le asignó la solicitud para realizar la tarea: 3.Responder solicitud

5. El sistema redirecciona al usuario a la bandeja de entrada Tarea 3 Responder solicitud

Figura 28 Bandeja de entrada – Solicitud atendida

6. Al seleccionar la solicitud, el sistema visualiza la siguiente pantalla con los datos de la solicitud enviada

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Figura 29 Solicitud enviada

7. Al hacer clic en el botón de Guardar, el sistema muestra la siguiente ventana con la

información de la siguiente tarea: “4. Finalizar el proceso” y el nombre del empleado que envió la solicitud, es decir el usuario remitente.

Figura 30 Siguiente tarea – Solicitud enviada

8. Hacer clic en el botón Continuar, el sistema redirecciona al usuario a la bandeja de entrada y envía la solicitud al usuario quien envío la solicitud, el cual es el encargado de realizar la tarea 4. Finalizar solicitud

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Reasignar

Permite enviar la solicitud a otro funcionario de la dependencia.

1. Para resignar una solicitud se debe seleccionar “REASIGNAR” en el listado “Acción” el

sistema visualiza el listado de funcionario, en el cual se debe de seleccionar una opción y hacer clic en el botón de Guardar

Figura 31 Reasignar solicitud

2. El sistema visualiza la siguiente ventana la cual informa la siguiente tarea: “2. Recibir

solicitud” y el nombre del usuario al que se le reasignó la solicitud, es decir el usuario reasignado.

Figura 32 Información de solicitud reasignada

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3. Al hacer clic en Continuar, el sistema envía la solicitud al usuario al que se le asignó el

proceso para realizar la tarea 2.Recibir solicitud

Figura 33 Bandeja de entrada – Solicitud reasignada

4. El sistema redirecciona al usuario a la bandeja de entrada

Rechazar

El sistema permite informar que no se atenderá una solicitud

1. Al desplegar el listado “Acción” y seleccionar la opción “Rechazar”, el sistema visualiza los siguiente campos los cuales deben ser ingresados:

Motivo de rechazo: Desplegar y seleccionar una opción

Observaciones rechazo

Documento No.1: Posibilidad de adjuntar documento



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Figura 34 Rechazar solicitud

2. Al finalizar hacer clic en el botón de Guardar

El sistema muestra la siguiente ventana con la información de la siguiente tarea a realizar: “4. Finalizar solicitud” y el nombre del usuario quien envió la solicitud.

Figura 35 Información de solicitud no atendida

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3. Al hacer clic en el botón Continuar, el sistema redirecciona al usuario a la bandeja de entrada

4. El sistema envía la solicitud al usuario quien envió la solicitud y realiza la tarea 4. Finalizar solicitud. (Ver tema Tarea 4.Finalizar solicitud)

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Solicitar más información

Permite devolver la solicitud al solicitante o usuario remitente cuando la información para atender

la solicitud no es clara

1. Para solicitar más información de una solicitud, se escoge la opción “solicitar más

información”, el sistema visualiza el campo: Información requerida, el cual debe de ser ingresado

Figura 37 Solicitar más información

2. Al finalizar de diligenciar, hacer clic en el botón de Guardar. El sistema muestra la siguiente ventana con la información de la siguiente tarea a realizar: “1. Registrar solicitud” y el nombre del usuario que había enviado la solicitud, es decir el usuario remitente.

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Figura 38 Información de solicitud

Al hacer clic en el botón de continuar, el sistema redirecciona al usuario a la bandeja de entrada y envía la solicitud al usuario quien envió la solicitud para realizar la tarea 1.Registrar solicitud

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4.2.3 Supervisor

Es el supervisor del departamento del usuario al que se le asignó la solicitud Tarea 5 Responder solicitud - Supervisor

Figura 39 Bandeja de entrada – Responder solicitud supervisor

8.1.1 Al seleccionar la solicitud, el sistema visualiza la siguiente pantalla con la información

de la solicitud

Figura 40 Responder solicitud supervisor

8.1.2 Al hacer clic en el botón de Guardar, el sistema muestra una ventana con la información

de la solicitud

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Figura 41 Información de la solicitud

8.1.3 Al hacer clic en el botón de Continuar, el sistema finaliza el proceso. Nota: Las tareas 3,4 y 5 se repetirán hasta que se responda “Si” a la pregunta “¿Se acepta la información recibida?” como se visualiza en la Figura 28 Finalizar proceso

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5 BUSQUEDA AVANZADA Al hacer clic en Búsqueda avanzada, el sistema muestra un listado de todas las solicitudes existentes

Figura 42 Búsqueda avanzada

Los filtros que se pueden realizar son por:

Proceso: Gestión de solicitudes

Tareas: Seleccionar y desplegar una de las opciones configuradas

Usuario actual: Desplegar y seleccionar el usuario deseado

Estado: Todos, borrador, pendiente, cancelados y completos

Número de procedimientos: Ingresar el id de la solicitud, resaltado con rojo en la Figura 10. Formulario de Gestión de Solicitudes

Nombre del procedimiento: Ingresar el procedimiento deseado a consultar, éste es el título de la solicitud que aparece en la parte superior el mismo

Desde fecha: Ingresar la fecha desde que se que desea filtrar

Hasta fecha: Ingresar la fecha hasta que se desea filtrar

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Después de realizar el filtro deseado, se hace clic en el botón Filtro , el sistema lista las solicitudes relacionadas con el criterio de búsqueda, como se visualiza en la figura 19 Resultados de la búsqueda

Figura 43 Resultados de la búsqueda

6 ADMINISTRACIÓN DE USUARIO

Permite administrar los usuarios incluyendo los grupos y departamentos a los que pertenezcan.

6.1 LISTA DE USUARIOS

Hacer clic en Administración, luego en la pestaña Usuarios y para finalizar hacer clic en Lista de

usuarios .

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Figura 44 Lista de usuarios

El sistema visualiza el listado con los usuarios del sistema.

Nota:

Para esconder las opciones de navegación, se debe hacer clic en el icono << subrayado con rojo

en la imagen anterior, esta funcionalidad aplica en todas las secciones.

6.1.1 Registrar usuario

Para registrar un nuevo usuario, se debe hacer clic en el enlace “Nuevo” visualizado al lado

izquierdo del listado de los usuarios.

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Figura 45 Enlace Nuevo - Registrar usuario

El sistema visualiza la siguiente pantalla .

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Figura 46 Registrar Usuarios

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En la pantalla anterior se debe ingresar los siguientes datos:

Foto

Para adjuntar una foto, se debe hacer clic en el botón de Examinar, el sistema presenta un

explorador de archivos, en el que se debe ubicar y seleccionar el archivo deseado.

Figura 47 Adjuntar foto – Currículum

Después hacer clic en el botón de Abrir, el sistema adjunta la foto seleccionada.

Curriculum

Para adjuntar un curriculum, se debe seguir el mismo proceso explicado anteriormente.

Información Personal

*Nombres

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*Apellidos

*ID de Usuario (*)

*Correo electrónico

Dirección

Código postal

País: Desplegar y seleccionar una opción del listad

Estado o Región: Desplegar y seleccionar una opción del listado

Ubicación: Desplegar y seleccionar una opción del listado

Teléfono

Cargo

Se reporta a: Desplegar y seleccionar una opción del listado

Reemplazado por: Desplegar y seleccionar una opción del listado

Fecha de expiración

Calendario

Estado

Rol

Cambiar contraseña

*Nueva Contraseña

*Confirmar contraseña

Botón Guardar

Botón Cancelar

Cabe recalcar que los campos marcados con asterisco (*) son obligatorios, al finalizar de ingresar

la información se debe hacer clic en el botón Guardar, el sistema almacena la información del

nuevo usuario.

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6.1.2 Editar usuario

Permite modificar la información de un usuario

Hacer clic en el botón de Editar en el usuario deseado, como se muestra en la siguiente imagen.

Figura 48 Botón Editar – Editar usuario

El sistema visualiza la información actual del usuario en la siguiente pantalla.

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Figura 49 Editar usuario

Luego se procede con la actualización de los datos requeridos, al finalizar hacer clic en el botón de

Guardar, el sistema valida que los datos obligatorios se encuentren registrados y almacena el

registro actualizado en la base de datos.

Nota:

En caso de que el usuario no se la haya asignado una foto en el momento de registrarlo, el

sistema visualiza la imagen señalada con rojo por defecto.

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6.1.3 Grupos

Esta sección permite conocer los grupos a los que el usuario esta asignado o asignar un grupo a

un usuario.

Hacer clic en el botón Grupo del usuario deseado.

Figura 50 Grupos

El sistema visualiza una ventana con la información del grupo o los grupos a los que pertenece el

usuario.

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Figura 51 Usuario con grupos asignados

Si por lo contrario, el usuario seleccionado no tiene Grupo, el sistema visualiza el mensaje “Este

usuario no está asignado a un grupo”

Figura 52 Usuario sin grupos asignados

6.1.3.1 Asignar un Grupo a un usuario

Permite asignar un grupo a un usuario seleccionado.

Hacer clic en el botón Grupo y en la ventana visualizada, presionar el enlace .

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Figura 52 Enlace Asignar grupo.

El sistema visualiza el listado con los grupos disponibles.

Figura 53 Asignar grupo.

Luego hacer clic en el enlace del grupo al que desea agregar al usuario, el sistema

visualiza el siguiente mensaje, confirmando que se realizò con éxito el proceso..

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Figura 54 Mensaje de confirmación – Asignar grupo.

6.1.3.2 Eliminar grupo a un usuario

Permite eliminar un grupo a un usuario determinado.

Hacer clic en el botón Grupo, el sistema visualiza una ventana con el listado de los grupos al que

pertenece el usuario.

Figura 55 Grupos asignados

Hacer clic en el enlace del grupo a eliminar, el sistema visualiza el siguiente mensaje:

“¿Está seguro de eliminar este grupo de usuario?”.

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Figura 56 Mensaje de confirmación eliminar grupo.

Hacer clic en el botón Aceptar, el sistema elimina el grupo del listado de grupos al que pertenece el

usuario.

Figura 57 Eliminar grupo.

6.1.4 Eliminar usuario

Permite eliminar usuario.

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Hacer clic en el botón del listado de los usuario, el sistema visualiza la ventana “Resumen

de casos por usuario” con la cantidad de las solicitudes que tenga en Pendientes, Borradores,

Completados y Cancelados.

Figura 58 Resumen de casos por usuario.

Luego hacer clic en el botón Borrar, el sistema elimina el usuario de la Lista de usuarios.

6.2 GRUPOS

Hacer clic en el botón Administración luego en la pestaña Usuarios y después en la opción

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Figura 59 Grupo.

Como se visualiza en la imagen anterior, el sistema visualiza el listado con los grupos existentes.

Nota:

El grupo “SOLICITANTES”, no debe ser modificado ni eliminado. Es necesario para el registro de

las solicitudes. Todos los usuarios que puedan registrar solicitudes deben ser asociados a este

grupo. Los grupos de “DEPARTAMENTO 1 y 2 pueden ser modificados cuando se desee y

reemplazados por las dependencias a los cuales se envían las solicitudes. Los integrantes de las

dependencias deben ser asociados a cada grupo. Los grupos que se creen de las dependencias

deben ser creados como departamentos (como se explica en la opción 6.3 Departamentos).

6.2.1 Registrar grupo

Permite crear un grupo.

Hacer clic en el enlace , el sistema visualiza la siguiente ventana.

Figura 60 Registrar grupo.

En la pantalla anterior, se debe ingresar los siguiente datos, los campo marcados con asterisco

son obligatorios:

* Nombre

Estado: Desplegar y seleccionar un opción del listado

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Al finalizar de ingresar los datos, hacer clic en el botón Guardar, el sistema valida que los datos

obligatorios se encuentre diligenciados y que el Nombre ingresado no se encuentre creado y

almacena la información en la base de datos.

6.2.2 Editar grupo

Permite modificar la información de un Grupo.

Hacer clic en el enlace del grupo deseado, el sistema visualiza la siguiente ventana con la

información correspondiente al grupo seleccionado.

Figura 61 Editar grupos.

Luego realizar la actualización de los datos requeridos, al finalizar hacer clic en el botón Guardar,

el sistema valida que los datos obligatorios se encuentre registrados y almacena los cambios

realizados en la base de datos.

6.2.3 Miembros de los grupos

Permite visualizar los usuarios que pertenecen al grupo. Adicionalmente permite asignar y eliminar

usuarios al grupo.

Para visualizar los miembros pertenecientes al grupo, hacer clic en el enlace del grupo

deseado.

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Figura 62 Miembros del grupo.

Como se muestra en la imagen anterior, se visualiza el listado de los usuario que pertenece al

grupo seleccionado.

6.2.4 Asignar usuario a un grupo

Permite asignar un usuario a un grupo seleccionado.

Hacer clic en el enlace , el sistema visualiza un listado con el listado de los usuario que

pertenecen al grupo seleccionado.

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Figura 63 Enlace Asignar - Asignar usuarios a un grupo.

Luego hacer clic en enlace señalado con rojo en la imagen anterior, el sistema visualiza

el listado de los usuarios existentes.

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Figura 64 Asignar usuarios a un grupo.

Marcar la casilla del usuario al que se desea agregar al grupo, como se muestra en la imagen

anterior, al finalizar hacer clic en el enlace el sistema asigna los usuario seleccionados al

grupo.

6.2.5 Eliminar usuario de un grupo

Permite eliminar un usuario de un grupo seleccionado.

Hacer clic en enlace , el sistema visualiza un listado con el listado de los usuario que

pertenecen al grupo seleccionado.

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Figura 65 Eliminar usuario de un grupo.

Luego hacer clic en botón el sistema visualiza el siguiente mensaje “¿Está seguro que

desea eliminar este usuario?”

Figura 66 Mensaje de confirmación de eliminación de usuario de un grupo.

Para finalizar con el proceso, hacer clic en el botón Aceptar, el sistema elimina el usuario del grupo

seleccionado.

6.2.6 Eliminar grupo

Permite borrar grupos.

Hacer clic en enlace del grupo deseado, el sistema visualiza el siguiente mensaje:

“¿Desea eliminar este grupo?”.

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Figura 67 Mensaje de confirmación - Eliminar grupo.

Hacer clic en el botón Aceptar, el sistema elimina el grupo seleccionado.

6.3 DEPARTAMENTOS

Hacer clic en Administración, luego en la pestaña Usuarios y después en la opción

.

Figura 68 Departamentos

El sistema visualiza el listado de los departamentos existentes.

Se deben crear los departamentos como las dependencias a las cuales se les envían solicitudes.

Desde esta opción se asocian los integrantes de cada dependencia y se nombra uno de los

integrantes como supervisor.

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6.3.1 Registrar departamento

Permite crear un departamento

Hacer clic en la opción , el sistema visualiza la siguiente ventana.

Figura 69 Información del Departamento

Luego ingresar los siguientes datos:

Nombre del departamento.

Al finalizar hacer clic en el botón , el sistema valida que la información se encuentre

diligenciada y almacena el nuevo departamento en la base de datos.

6.3.2 Editar departamento

Permite modificar la información de un departamento.

Para que la opción “Editar” se encuentre de manera habilitada, primero se debe hacer clic sobre el

nombre del departamento, y después en la opción , el sistema visualiza la siguiente pantalla

con la información correspondiente al departamento seleccionado.

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Figura 70 Editar Departamento.

En la pantalla se puede editar los siguientes datos:

Nombre de Departamento.

Manager: Desplegar y seleccionar un opción del listado.

Estado: Desplegar y seleccionar un opción del listado.

Al finalizar de actualizar la información, hacer clic en el botón Guardar, el sistema almacena los

cambios realizados en el Departamento seleccionado.

6.3.2.1 Modificar usuarios asignados

Permite modificar los usuarios pertenecientes al departamento seleccionado.

Las modificaciones que se pueden realizar al Departamento en cuantos a los usuarios asignados

es de Asignar o Eliminar usuarios.

6.3.2.1.1 Asignar usuario

Para agregar usuarios a un Departamento, se debe hacer clic sobre el registro de Departamento

que se carga en el listado, (al que se pretende asignarle algún Usuario), luego hacer clic sobre la

opción Usuarios , la cual se presenta en la parte superior del listado de Departamentos.

Después de dar clic sobre dicha opción, el sistema carga en pantalla los usuarios que pertenecen

al Departamento (si tiene usuarios asociados). Por otro lado, también presenta la opción Asignar

usuarios, la cual se presenta en la parte superior izquierda.

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Figura 72 Asignar usuario a Departamento.

Al hacer clic sobre la anterior opción, el sistema carga un listado de los grupos que existen

actualmente.

Figura 73 Usuarios disponibles

Para asignar un usuario en específico al Departamento, se debe dar clic sobre el nombre del

Usuario, y luego dar clic sobre la opción , lo cual indica que el usuario seleccionado se ubicará

en la sección “Usuarios Asignados”

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Figura 74 Agregar usuario a Departamento

Figura 75 Usuario agregado a Departamento

6.3.2.1.2 Eliminar Usuario

Permite eliminar un usuario.

Si se pretende eliminar un Usuario que se encuentre asignado al Departamento, entonces se

selecciona el Nombre del usuario que aparece en la sección “Usuarios Asignados”, y luego se da

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clic sobre la opción , lo cual indica que el usuario seleccionado se ubicará en la sección

“Usuarios Disponibles”

Figura 76 Eliminar usuario asignado a Departamento

Figura 77 Usuario Eliminado

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6.3.3 Registrar Sub-Departamento

Permite registrar un departamento hijo a un departamento padre.

Para agregar un sub-departamento a un Departamento, se debe hacer clic sobre el registro de

Departamento que se carga en el listado, luego hacer clic sobre la opción Nuevo Sub-

Departamento , la cual se presenta en la parte superior del listado de

Departamentos.

Después de dar clic sobre la opción, el sistema carga en pantalla el formulario de ingreso del Sub-

Departamento

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En la pantalla anterior se indica el siguiente dato para ser ingresado:

Nombre del departamento

Al finalizar hacer clic en el botón Guardar, el sistema valida que el campo se encuentre

diligenciado y almacena la información en la base de datos

Nota:

Al agregar un departamento hijo a un departamento, la opción Borrar ya no se visualiza al

departamento padre.

Figura 75 Opción borrar no visualizada en departamento padre

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6.3.4 Eliminar departamento

Permite eliminar un departamento.

Parar eliminar un departamento o departamento hijo se debe hacer clic en el enlace del

departamento deseado, el sistema visualiza el mensaje “¿Desea eliminar este departamento?”.

Figura 76 Mensaje de confirmación - Eliminar departamento.

Luego hacer clic en el botón Aceptar, el sistema elimina el departamento seleccionado.

7 MAESTROS

Esta sección permite modificar las opciones visualizadas en los listados:

Para registrar una nueva opción del listado deseado, se debe hacer clic en el botón Consultar

valores como se muestra en la figura 41 Consultar valores.

Figura 77 Consultar valores.

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El sistema lista las opciones del listado.

Figura 78 Opciones del listado.

En la pantalla anterior se puede registrar, editar y eliminar opciones.

Registrar opción del listado

Para registrar una nueva opción se debe hacer clic en el enlace , el sistema visualiza la

siguiente ventana.

Figura 79 Registrar nueva opción

Se procede a diligenciar los siguientes datos:

Valor.

Plazo.

Alerta.

Unidad: Desplegar y seleccionar una opción del listado.

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Para finalizar hacer clic en el botón Guardar, el sistema almacena la información ingresada y

visualiza el nuevo registro en la pantalla opciones del listado.

Figura 80 Nueva opción registrada.

Para confirmar el registro, dirigirse al formulario y desplegar el listado al que se le creó la nueva

opción.

Figura 81 Opción registrada visualizada.

Como se muestra en la imagen anterior, la opción registrada ya se visualiza en el listado.

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Modificar opción del listado

Ingresar a la sección maestro y hacer clic en el botón Consultar valores del listado requerido.

Figura 82 Seleccionar listado.

El sistema lista las opciones correspondientes al listado.

Figura 83 Opciones del listado.

Hacer clic en el botón Editar, el sistema visualiza la ventana que se muestra en la Figura 22

Registrar nueva opción, solo que en esta ocasión muestra los datos correspondientes a la opción

seleccionada.

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Figura 84 Datos de la opción seleccionada.

Luego se realiza la actualización de los datos y se hace clic en el botón Guardar , el

sistema visualiza la pantalla con las opciones correspondiente al listado, en la que podemos

visualizar los cambios realizados en la opción seleccionada.

Figura 85 Opción modificada – Registro.

Para verificar la modificación, dirigirse al formulario de la solicitud y desplegar las opciones del

listado en el que se presentó la actualización del registro.

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Figura 86 Visualización de opción modificada.

Eliminar opción del listado

Ingresar a la sección maestro y hacer clic en el botón Consultar valores del listado requerido

Figura 87 Seleccionar listado.

El sistema lista las opciones del listado en la siguiente pantalla.

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Figura 88 Opciones del listado – Modificación.

Hacer clic en el botón Borrar de la opción a eliminar.

Figura 89 Mensaje de verificación.

El sistema visualiza un mensaje de verificación con la información del valor maestro de la opción

seleccionada como se muestra en la imagen anterior, en la que se debe hacer clic en el botón

eliminando el registro y direccionando a la ventana en la que se muestra las opciones

correspondientes al listado.

Figura 90 Opciones del listado – Eliminación.

Como se visualiza en Figura 90 Opciones del listado - Eliminación, la opción seleccionada ya no

se muestra, para verificar la eliminación, dirigirse al formulario y desplegar el listado seleccionado

al inicio del proceso.

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Figura 91 Opción eliminada.

Como se puede visualizar en la Figura 91 Opción eliminada, la opción seleccionada ha sido

eliminada.

Nota:

La “Figura 79 Registrar nueva opción” varía dependiendo del maestros a modificar:

Maestro Criticidad:

Figura 92 Criticidad.

Maestro Motivos de rechazo:

Figura 93 Motivos de rechazo.

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Maestro Orígenes:

Figura 94 Orígenes.

Maestro prioridades:

Figura 95 Prioridades.

Maestro entregable

Figura 96 Entregable

8 SOLICITUD GUARDADA

En la sección de borrador se visualizan las solicitudes que Una vez guardada la solicitud y si por algún motivo el usuario no puedo continuar con el registro de la solicitud, al hacer clic en el botón

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Guardar y salir del sitio, el sistema guarda la solicitud y la información almacenada en Borradores, ubicado en la opción de navegación, como se muestra en la siguiente imagen.

Figura 97 Solicitud Guardada.

Para visualizar la información diligenciada, se debe hacer doble clic en la solicitud, el sistema visualiza una ventana con los datos ingresados previamente.

Figura 98 Información de solicitud guardada.

Cabe recalcar que los archivos adjuntos, no se visualizan, estos solo se muestran una vez finalizado el proceso de registro de solicitud.

versiÒn del documento 1.0 presentado a universidad...

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