IX Validacin de datos, frmulas 3D

Al trmino de esta leccin usted podr:

Validar datos

Consolidar datos con formulas 3D

5. Validacin de datos

La Validacin de datos es una herramienta extremadamente til

especialmente cuando compartimos un archivo de Excel con

diferentes usuarios y necesitamos limitar las opciones de datos

que se deben ingresar en las celdas.

Por ejemplo, podemos necesitar que los usuarios completen el campo Producto, nos

muestre una lista de los productos a elegir.

Tambin se busca limitar la posibilidad de cifras

incorrectas.

Por ejemplo, que Excel nos muestre un mensaje de

error cuando el nmero ingresado est fuera de los

parmetros deseados.

En estos casos, Validacin es la herramienta que resuelve nuestros problemas.

Vamos a utilizar el ejemplo de la derecha.

Tenemos solamente dos columnas: Productos y

Ventas. Necesitamos limitar que solo puedan

seleccionarse determinados productos (Estos

fueron asignados en la columna D) y que las

ventas sean valores enteros mayores que cero.

En Excel 2007 se hace desde la pestaa Datos y el men Validacin de datos.

PASOS

A. Validacin de Productos.

1. Seleccionamos las celdas a las cuales queremos

limitar la seleccin y que muestre el men con las

opciones disponibles. Seleccionamos entonces las

celdas A2:A14

2. En la pestaa de Datos, al oprimir Validacin de datos se despliega un nuevo men

con tres opciones:

Validacin de datos: Es donde ingresamos los criterios y restricciones.

Rodear con un crculo datos no vlidos: Rodea con un crculo rojo los datos de las

celdas a las cuales les asignamos una restriccin pero que por alguna razn

tienen datos que estn fuera de estos rangos.

Borrar crculos de validacin: Deja de mostrar los crculos del punto anterior.

3. Seleccionamos Validacin de datos. Se despliega

un men como el de la siguiente figura.

Tenemos 3 vietas de opciones:

Configuracin: En la cual configuramos qu

valores estn permitidos.

Mensaje de entrada (opcional): Si es necesario

indicar mediante un mensaje cuando se

selecciona la celda con la validacin.

Mensaje de error (opcional): Mensaje cuando se ingresa un valor fuera de los

permitidos. A su vez tenemos tres Estilos para manejar los errores.

o Grave: Directamente NO deja ingresar datos fuera de los indicados.

o Advertencia: Cuando se ingresa un valor fuera de los establecidos, nos

avisa de esta condicin, pero da la posibilidad de ingresarlo o rechazar.

o Informacin: Simplemente avisa que el valor no corresponde a los

asignados.

Vamos pestaa por pestaa.

4. Configuracin.

Por defecto nos indica permitir Cualquier valor. En nuestro ejemplo, tenemos una lista

especfica con los productos que necesitamos que estn disponibles. Seleccionamos la

opcin Lista lo cual nos habilita a mostrar la lista desplegable (como la que se ve en la

primera imagen de este tutorial) y el origen donde se encuentran los datos disponibles.

En este caso, el Origen son las celdas =$D$2:$D$6 (debemos tener las referencias fijas si

no tendremos problemas al querer copiar la validacin en otras celdas).

5. Mensajes de error

Para no extenderme mucho ms, simplemente pondr un Mensaje de Error en el cual

indico:

Estilo: Advertencia (como se menciona en el punto 3)

Ttulo (lo que se mostrar en la barra azul del mensaje): ingreso Error de datos

Mensaje de error: El producto no est dado de alta.

Para finalizar presione aceptar apareciendo el botn caracterstico del men desplegable.

B. Validacin de Ventas.

Los pasos son idnticos al anterior. Solo cambia el criterio. En lugar de seleccionar de

una lista, debemos ingresar un rango de valores aceptables.

Seleccionadas las celdas de la columna B (B2:B14), selecciono Nmero entero (si

quisiramos un rango que permita cualquier tipo de nmero debemos seleccionar

Decimal), y fijo el mnimo en cero y el mximo en cualquier nmero muy grande (no

estamos validando en este ejemplo un mximo, as que puede ser 99999999999999).

5.2 Consolidar informacin usando formulas 3d

Para consolidar datos, se combinan los valores de varios rangos de datos. Por ejemplo, si

tiene una hoja de clculo de cifras de gastos para cada una de sus oficinas regionales,

puede utilizar una consolidacin para reunir estas cifras en una hoja de clculo de gastos

para toda la organizacin.

Excel permite consolidar datos de varios modos. El mtodo ms flexible es crear frmulas

que hagan referencia a las celdas de cada rango de datos que se vaya a combinar. Las

frmulas que hacen referencia a las celdas de varias hojas de clculo se denominan

frmulas 3D.

Utilizar frmulas 3D

Si utiliza referencias 3D en las frmulas no habr restricciones en el diseo de los rangos

de datos independientes. Puede cambiar la consolidacin del modo que necesite. La

consolidacin se actualiza automticamente cuando cambian los datos de los rangos de

origen.

Utilizar frmulas para combinar datos

En el siguiente ejemplo, la frmula de la

celda A2 agrega tres nmeros de tres

posiciones diferentes en tres hojas de

clculo distintas.

Agregar datos a una consolidacin con

referencias 3D Cuando todas las hojas

de clculo de origen tengan el mismo

diseo, podr utilizar un rango de nombres

de hojas en frmulas 3D. Para agregar otra

hoja de clculo a la consolidacin, slo

tendr que mover la hoja al rango al que

haga referencia la frmula.

Cuestionario:

Marque con una V si es Verdadero o una F si es Falso, segn corresponda

1 Cuando el nmero ingresado est fuera de los parmetros deseados la

validacin resuelve estos problemas

2 Validacin de datos: Es donde ingresamos los criterios y restricciones.

3 Advertencia: Cuando se ingresa un valor fuera de los establecidos, nos

avisa de esta condicin, y no nos da la posibilidad de ingresarlo o rechazar.

4 Excel NO permite consolidar datos de varios modos.

5 Para consolidar datos, se combinan los valores de varios rangos de datos

6 Las frmulas que hacen referencia a las celdas de varias hojas de clculo

se denominan frmulas 3D.

7 Si se utiliza referencias 3D en las frmulas no habr restricciones en el

diseo de los rangos de datos independientes

8 Se puede validar una celda en relacin a una lista predefinida

9 Rodear con un crculo datos no vlidos: Rodea con un crculo rojo los datos

Fuera de la restriccin definida.

10 Para agregar otra hoja de clculo a una consolidacin, slo se tendr que

mover la hoja al rango al que haga referencia la frmula

Le recordamos ingresar al Entorno Virtual de Aprendizaje para desarrollar la evaluacin

correspondiente a este tema, hacer consultas e interactuar con otros participantes de este

curso.

www.e-araucana.cl/moodle