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INSTRUCCIÓN ADMINISTRATIVA No. 023 de 2017 (25 de mayo de 2017)

Por medio de la cual se adopta EL MODELO DE OPERACIÓN POR PROCESOS y EL MAPA DE PROCESOS de la empresa VALOR+ S.A.S.

El Representante Legal de la Sociedad de Economía Mixta VALOR+ S.A.S, en ejercicio de la facultad prevista en los Estatutos Sociales (Art. 69, numeral 14), la Constitución Política (Art. 209 y 269), la Ley 97 de 1993, la Ley 1599 de 2005 y los Decretos 943 de 2014 y 1083 de 2015,y

CONSIDERANDO

Que de conformidad con lo establecido en el artículo 269 de la Constitución Política, las entidades públicas están obligadas a diseñar y aplicar, según la naturaleza de sus funciones métodos y procedimientos de control interno.

Que la Ley 87 de 1993, "Por la cual se establecen normas para el ejercicio de control interno en la entidades y organismos del estado y se dictan otras disposiciones ", estableció normas para el ejercicio del Control Interno en las entidades y organismos del Estado y determinó los objetivos, características, elementos y formas de expresión del Sistema de Control Interno los cuales fueron incorporados para la Empresa VALOR+ S.A.S, mediante la Instrucción Administrativa No. 10 del 16 de marzo de 2017 - Por medio de la cual se adopta e implementa EL MODELO ESTANDAR DE CONTROL INTERNO - MECI, para la Gestión Pública de la entidad.

Que de conformidad con lo establecido en el artículo 6º, de la Ley 87 de 1993, es responsabilidad del representante legal el establecimiento y desarrollo del Sistema de Control Interno y de los jefes de cada una de las distintas dependencias, la aplicación de los métodos y procedimientos al igual que la calidad, eficiencia y eficacia del Control Interno.

Que la Ley 872 de 2003, "Por la cual se crea el Sistema de Gestión de la Calidad en La Rama Ejecutiva del Poder Público y en otras entidades prestadoras de servicios", en su Artículo 1 º señala: "Créase el Sistema de Gestión de la Calidad de las entidades del Estado, como una herramienta de gestión sistemática y transparente que permita dirigir y evaluar el desempeño institucional, en términos de calidad y satisfacción social en la prestación de los seNicios a cargo de las entidades y agentes obligados, la cual estará enmarcada en los planes estratégicos y de desarrollo de tales entidades. El sistema de gestión de la calidad adoptará en cada entidad un enfoque basado en los procesos que se surten al interior de ella y en las expectativas de los usuarios, destinatarios y beneficiarios de sus funciones asignadas por el ordenamiento jurídico vigente".

Que la Ley 872 de 2003 promueve la adopción de un enfoque basado en los procesos, que consiste en la identificación y gestión de la manera más eficaz, de todas aquellas actividades que tienen una clara relación entre sí y las cuales constituyen la red de procesos de la entidad. La gestión por procesos define las interacciones o acciones secuenciales, mediante las cuales

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se logra la transformación de los insumos en producto(s) con las características previamente especificadas, de acuerdo con los requerimientos de la ciudadanía o partes interesadas.

Que el artículo 1 º del Decreto Nacional No. 1537 del 26 de Julio de 2001 "Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 87 de 1993 en cuanto a elementos técnicos y administrativos que fortalezcan el sistema de control interno de las entidades y organismos del Estado", establece que: "Las entidades y organismos del Estado identificarán los procesos institucionales, de tal manera que la gestión de las diferentes dependencias de la organización, se desarrollen articuladamente en torno a dichos procesos, los cuales se racionalizarán cuando sea necesario".

Que el Decreto Nacional No. 943 de 2014, "Por el cual se actualiza el Modelo Estándar de Control Interno - MECÍ" para el Estado Colombiano, determina las generalidades y estructura necesaria para establecer, implementar y fortalecer un Sistema de Control Interno en las entidades y organismos obligados a su implementación, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 5º de la Ley 87 de 1993; modelo que se implementará a través del Manual Técnico del Modelo Estándar de Control Interno.

Que la Dirección de Planeación el pasado 28 de febrero de 2017, socializó en la sede de entidad, el MAPA DE PROCESOS a todos los colaboradores, asunto éste que sirvió de herramienta para dar inicio a la implementación del MODELO ESTANDAR DE CONTROL INTERNO - MECI, el cual inició con la Primera Etapa el pasado 1 de marzo de 2017.

Que la empresa VALOR+ S.A.S el pasado 16 de marzo de 2017 mediante la INSTRUCCIÓN ADMINISTRATIVA No. 010 DE 2017 - "Por medio de la cual se adopta e implementa el MODELO ESTANDAR DE CONTROL INTERNO- MECI, se designa el Representante de la Dirección y se crea y conforma el Equipo MECI de la empresa VALOR + S.A.S", dio cumplimiento a las disposiciones legales, enunciadas.

En mérito de lo expuesto,

RESUELVE

ARTÍCULO PRIMERO. ADOPCION. Adoptar EL MODELO DE OPERACIÓN POR PROCESOS y EL MAPA DE PROCESOS de la empresa VALOR+ S.A.S.

ARTÍCULO SEGUNDO: COMPOSICION DEL MODELO DE OPERACIÓN POR PROCESOS. El Modelo de Operación por Procesos de la empresa VALOR + S.A.S, está integrado por: Cuatro (4) Macroprocesos: Macroproceso Estratégico, Macroproceso Misional, Macroproceso de Apoyo y Macroproceso de Seguimiento y Evaluación.

PARAGRAFO PRIMERO: El Macroproceso Estratégico es aquel relacionado con el establecimiento de políticas y estrategias, fijación de objetivos, comunicación, disposición de recursos y revisión por la Alta Dirección.

-~valor En la empresa VALOR + S.A.S, este nivel se encuentra conformado por tres (3) procesos: 1) Gestión Planeación Estratégica, 2) Gestión del Riesgo y 3) Gestión Información y Comunicación.

PARAGRAFO SEGUNDO: El Macroproceso Misional, está conformado por aquellos procesos que proporcionan el resultado previsto por la empresa, en cumplimiento de su objeto social.

Este nivel en la empresa, está conformado por tres (3) procesos: 1) Gestión Comercial, 2) Gestión de Proyectos y Soluciones y 3) Gestión de Servicios.

PARAGRAFO TERCERO: El Macroproceso de Apoyo lo integran aquellos procesos que tienen por objeto soportar los procesos estratégicos, misionales y de seguimiento y evaluación.

Este nivel en la empresa, está conformado por ocho (8) procesos: 1) Gestión Financiera y Contable, 2) Gestión Administrativa, 3) Gestión Talento Humano, 4) Gestión Documental, 5) Gestión Contractual, 6) Gestión Jurídica, 7), Gestión de Calidad y 8) Gestión Tecnología.

PARAGRAFO CUARTO: El Macroproceso de Seguimiento y Evaluación incluye los procesos uti lizados para medir y recopilar datos, destinados a realizar el análisis de desempeño y mejora de la eficacia y eficiencia; es una parte integral de los procesos Estratégicos, Misionales y de Apoyo.

Este nivel en la empresa, está conformado por dos (2) procesos: 1) Seguimiento y Evaluación a la Gestión y 2) Evaluación Independiente.

ARTICULO TERCERO: MAPA DE PROCESOS. El Mapa de Procesos de la empresa VALOR + S.A.S, es la representación gráfica de los Macroprocesos Estratégicos, Misionales, de Apoyo y de Seguimiento y Evaluación, descritos en el Artículo Segundo.

ESTRATtGICOS

Gestion delJUcw,

MISIONALES

Gestión Comercial

Gestión de Proyectos y soluciones

Gcstion de Servicias

DEA.POYO

Gestion lníarmaclbn y comunicación

114i1Nril-MHl®·M CONTROL Y EV ALUAClÓN

Seguimiento y Evaluación J ala Gestión

Evaluac:íón lndcpcndicntc

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ARTÍCULO CUARTO: CADENA DE VALOR. Está conformada por la interacción de los~ procesos misionales dirigidos a satisfacer las necesidades y soluciones requeridas por ,,__ nuestros cl ientes.

ARTÍCULO QUINTO: ESTRUCTURA. El Modelo de Operación por Procesos adoptado por la empresa VALOR + S.A.S, tiene caracterizado cada uno de los procesos conforme al ciclo. Planear, Hacer, Verificar, Actuar (PHVA), los detalles específicos se ilustran en la caracterización de los procesos y en los procedimientos de cada proceso, los cuales hacen parte integrante de los mismos.

ARTÍCULO SEXTO: FORMATOS DE CARACTERIZACION. Toda la documentación relacionada con la materialización del MODELO DE OPERACIÓN POR PROCESOS de la empresa VALOR + S.A.S (Mapa de Procesos, Procesos, Procedimientos, Formatos, Manuales, Guías, Políticas, entre otros), debe ser parametrizada por la Dirección de Planeación, quien será el área encargada de la Administración del Modelo, previo acompañamiento y asesoría a cada una de las áreas y siguiendo los protocolos establecidos para el efecto, los cuales harán parte integrante del Modelo adoptado mediante el presente acto administrativo.

ARTICULO SEPTIMO: RESPONSABLES GENERALES. Es responsabilidad del nivel directivo de la empresa, velar por el cumplimiento de la implementación del MODELO DE OPERACIÓN POR PROCESOS, debiendo para ello:

1). Verificar que los Servidores Públicos implementen los Procesos y Procedimientos, establecidos por la entidad.

2). Divulgar la información propia de los Sistemas de Gestión y Control. 3). Verificar el cumplimiento de los controles establecidos en los procedimientos. 4). Realizar el seguimiento, el análisis y la medición de los indicadores de los procesos. 5). Implementar Planes de Mejora. 6). Enfocar la entidad como un sistema en busca de la calidad total.

PARAGRAFO 1. En el MODELO DE OPERACIÓN POR PROCESOS, se asignaron los servidores públicos responsables de cada proceso, bajo las directrices generales de la Alta Dirección, así:

1 ). Gestión Planeación Estratégica: Alta Dirección, Dirección de Planeación y todo el Equipo Directivo.

2). Gestión del Riesgo: Directora de Planeación y todo el Equipo Directivo. 3) Gestión Información y Comunicación: Director Administrativo. 4). Gestión Comercial: Gerente Comercial 5) Gestión de Proyectos y Soluciones: Gerente Comercial y Director de Proyectos y

Soluciones. 6). Gestión de Servicios: Gerente de Operaciones 7). Gestión Financiera y Contable: Director Financiero 8). Gestión Administrativa: Director Administrativo. 9). Gestión Talento Humano: Director Administrativo.

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12). 13). 14). 15). 16)

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Gestión Documental: Director Administrativo Gestión Contractual: Secretaría General y Director Jurídico Contractual Gestión Jurídica: Secretaría General Gestión de Calidad: Directora de Planeación Gestión Tecnología: Gerente de Tecnología Gestión Seguimiento y Evaluación a la Gestión: Directora de Planeación Gestión Evaluación Independiente: Jefe Oficina de Control Interno

ARTICULO OCTAVO. CONSTRUCCION NORMOGRAMA. La construcción del Normograma de cada uno de los dieciséis (16) Procesos le corresponde realizarla al responsable del mismo, tal como figura en el artículo séptimo del presente Acto Administrativo.

PARAGRAFO 1. PLAZO. El plazo para la construcción del Normograma de cada uno de los dieciséis (16) Procesos será máximo hasta el 29 de septiembre de 2017.

PARAGRAFO 2. ASESORIA. La Secretaría General brindará asesoría y acompañamiento en aquellos casos que el responsable del proceso lo requiera para la construcción del nomograma que le corresponde, e informará permanentemente a cada área responsable de los procesos de los cambios normativos que se vayan presentando.

ARTICULO NOVENO. VIGENCIA. La presente Instrucción Administrativa rige a partir de la fecha de expedición.

PUBLIQUESE Y CUMPLASE

Dada en Medellín, a los veinticinco (25) días del mes de mayo de 2017.

~ ES BAN TOBON URRE~

Representante Legal '()')f '