utilizar las funciones
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La hoja de cálculoUtilizar las funciones
La hoja de cálculo Prof. José Ruiz
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Utilizar las funciones
Imagina que tenemos un presupuesto para los componentes informático y queremos conocer el importe total. Evidentemente, si tenemos pocos componentes, podemos utilizar una hoja de cálculo y aplicar una fórmula del tipo Total = A1 + A2 + A3 + …, pero si tenemos muchos componentes (1000 o más, por ejemplo), la tareas será tediosa.
Para esta y otras muchas ocasiones, Excel incorpora una serie de herramientas que nos facilitan la introducción de las fórmulas para efectuar cálculos. Estas herramientas son:
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Herramientas:• Barra de fórmulas.• Piloto automático.• Funciones.• Asistentes.
Empleando estas ayudas, el proceso de crear funciones es muy sencillo. Por ejemplo, para resolver una suma:
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Introducimos los datos y hacemos “clic” en el icono Autosuma.
Seleccionamos el rango de celdas que queremos sumar y hacernos “clic” en el botón confirmar.
Seleccionamos el rango de celdas que queremos sumar y hacemos “clic” en el botón confirmar.
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La fórmula se ha creado y nos ofrece el resultado en la celda.
La fórmula se ha creado y nos ofrece el resultado en la celda
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Tipos de funciones:
Cuando hablamos de funciones, nos estamos refiriendo a una serie de fórmulas que ya vienen incorporadas en el programa y que podemos emplear para crear otras nuevas.Disponemos de distintos tipos de funciones:
• Hoja de cálculo• Estadísticas• Matemáticas• Lógicas• Financieras
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La barra de fórmulas:Como has podido observar, si nos ayudamos de la barra de fórmulas, la creación de funciones para realizar cálculos es un proceso muy sencillo. Conviene, entonces, conocer con más profundidad las herramientas que incorpora.
Área de hojaNos indica lo que está sucediendo en la celda activa.
RechazarRechaza los cambios realizados en la línea de entrada.
Asistente de funcionesEjecuta el asistente que nos guía en el proceso de crear fórmulas empleando funciones predefinidas
FunciónActiva la línea de entrada para insertar una función.
ConfirmarConfirma los datos introducidos en la línea de entrada
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El proceso de creación de una fórmula sería:
1- Situarnos en la celda en la que deseamos insertar la fórmula.2- Hacer “clic” en el icono Función o en el asistente: Funciones3- Escribir la fórmula en la línea de entrada.4- Confirmar o rechazar los cambios.
En la línea de entrada puedes emplear también los signos matemáticos y los paréntesis. Es importante crear perfectamente las fórmulas, utilizando con rigor el lenguaje matemático, pues, en caso contrario, el programa nos devolvería mensajes de error o la operación equivocada.
El asistente: funciones
Cuando deseamos insertar una fórmula con el asistente, hacemos “clic” sobre su icono y se nos muestra su ventana.
Seleccionando una categoría, accedemos a las distintas funciones que nos ofrece Excel. Una vez que hemos elegido una función, vemos cómo aparece en la ventana fórmula. A continuación , debemos indicar los números (celdas o rangos de celda) que deben asignarse como argumentes a la fórmula.
Los podemos seleccionar haciendo “clic” dentro de las celdas que deseamos incorporar o escribiendo directamente en cada una de las ventanas que aparecen. Una vez que hemos finalizado la fórmula, haremos “clic” en Aceptar.
El asistente: funcionesBuscar una funciónEn este espacio se puede escribir una descripción de la función que se quiere buscar.
Seleccionar una categoríaEn este desplegable están todas las categorías de funciones para que elijamos la que nos interesa.
Seleccionar una funciónUna vez elegida la categoría se muestran todas las funciones correspondiente a la misma para ser elegida.
Breve descripciónSe describe lo que realiza la función elegida y muestra un ejemplo de implementación.
Formato de las celdas.
El formato de las celdas nos permite definir aspectos estéticos y aspectos técnicos de las distintas celdas de nuestra hoja de cálculo. Con él hacemos más sencilla la forma en que podemos trabajar con los datos que se incluyen en nuestra tabla. Por ejemplo, interesa destacar el total de una suma con negrita o dando un fondo de color a la celda.Las hojas de cálculo nos deben ofrecer distintas posibilidades para poder modificar el formato con el que vamos a trabajar. Tenemos a nuestra disposición todas estas opciones en la ventana Formato de Celdas del menú formato. Podemos variar el tipo de letra, el color y el borde de las celdas , la alineación de los párrafos, el número de cifras decimales mostrado en cada celda, etc.
Pestañas de formato.Podemos elegir el tipo de formato que queremos asignar a la celda.
Seleccionar Categoría.Se muestran las categorías de celda