urp sesion 6 - gestion de la calidad

1

Diplomado en Dirección de Proyectos

Fundamentos en Dirección de Proyectos

Sesión 6 – Gestión de la Calidad

2

Objetivos de la Sesión Conceptos de Calidad Teorías de Calidad 8. Gestión de la Calidad del Proyecto 8.1 Planificar la Calidad 8.2 Asegurar la Calidad 8.3 Controlar la Calidad

Agenda

3

Objetivos de la Sesión

Los objetivos de la presente sesión son: Describir los conceptos básicos de la gestión

de la calidad. Entender los procesos de la Dirección de

Proyectos relacionados a la gestión de la calidad.

4

Áreas de Conocimiento

Grupo de Procesos de la Dirección de Proyectos

Iniciación Planificación Ejecución Seguimiento y Control

Cierre

Gestión de la Calidad

Planificar la Calidad Realizar el Aseguramiento de la Calidad

Controlar la Calidad

Gestión de Recursos Humanos

Planificar los Recursos Humanos

Adquirir el EquipoDesarrollar el EquipoGestionar el Equipo

Gestión de Comunicaciones

Planificar las Comunicaciones

Gestionar las Comunicaciones

Controlar las Comunicaciones

Gestión de Riesgos

Planificar los riesgosIdentificar riesgosAnálisis cualitativoAnálisis cuantitativoPlan de respuesta

Controlar los Riesgos

Gestión de Adquisiciones

Planificar las Adquisiciones

Efectuar Adquisiciones Controlar las Adquisiciones

Cerrar las Adquisiciones

Gestión de Interesados

Identificar a los Interesados

Planificar la gestión de los Interesados

Gestionar la participación de los Interesados

Controlar la participación de los Interesados

5

Procesos de la Gestión de Calidad

6


Agenda

7

Dos productos con características similares, ¿Cuál elegir?

Gestión de la calidad

8

En todo proyecto es sumamente importante dedicar tiempo a la gestión de calidad para: Prevenir errores y defectos Evitar realizar de nuevo el trabajo, lo que implica ahorrar

tiempo y dinero Tener un cliente satisfecho


9

La gestión de la calidad implica que el proyecto satisfaga las necesidades por las cuales se emprendió. Para ello será necesario lo siguiente:

Convertir las necesidades y expectativas de los interesados en requisitos del proyecto

Lograr la satisfacción del cliente cuando el proyecto produzca lo planificado y el producto cubra las necesidades reales

Realizar acciones de prevención sobre la inspección Buscar en forma permanente la perfección: mejora

continua


10

¿Qué es Calidad?

ISO 9000: “Grado en el que un conjunto de características inherentes cumple con los requisitos”

Philip Crosby: “Calidad es cumplimiento de requisitos” Joseph Juran: “Calidad es adecuación al uso del cliente” William Edwards Deming: “Calidad es satisfacción del

cliente” American Society for Quality: “El grado en el que un

proyecto cumple con los requisitos” Dr. Kaoru Ishikawa: Diseñar, producir y mantener un producto

que sea el más económico, el más útil y siempre satisfactorio para el consumidor.


11

Un Cliente nos llama para decirnos que la casa que hemos entregado no tiene una calidad aceptable. Sin embargo, nunca quedó claro en el alcance del proyecto que es “calidad aceptable” para el Cliente. ¿Qué debería hacer la próxima vez para evitar este inconveniente?

Respuesta: 1. Definir siempre “calidad aceptable” y convertirla en

requisito del proyecto 2. Establecer cómo se medirá la calidad 3. Determinar todo el trabajo necesario para que el

proyecto cumpla con ese requisito

12

¿Cuál de los dos tiene más calidad una camioneta Land Rover usada o un auto Ferrari nuevo?

Diferencia entre “calidad” y “grado”.

13

Diferencia entre “calidad” y “grado”.

Más grado de prestaciones, incluyendo caja de cambio de 7 velocidades, velocidad crucero controlada, sensores para estacionamiento automático, GPS, etc.

Menos grado de prestaciones: caja de cambio de 5 velocidades, apto para caminos pedregosos, GPS.

Sin embargo, la calidad está relacionada con el cumplimiento de requisitos preestablecidos. Por ejemplo, si el requisito de calidad mínima se define como “que no se rompa en caminos pedregosos” seguramente la camioneta usada es de mayor calidad que la Ferrari. Por el contrario, si la calidad se define como “velocidad mínima de 200 km por hora”, la Ferrari supera a la camioneta.

14

Calidad: Es el nivel en el que un conjunto de características inherentes satisface los requisitos.

Grado: Es una categoría que se asigna a productos o servicios que tienen el mismo uso funcional pero características técnicas diferentes.

Cabe destacar que en los proyectos la falta de grado (prestaciones) no es un problema, mientras que la falta de calidad seguramente lo sea.

Calidad y Grado, ¿son lo mismo?


15

Precisión y Exactitud Precisión: Poca dispersión de los valores de

mediciones agrupados. (desviación estándar) Exactitud: Cercanía entre el valor medido y el valor real. Las mediciones precisas no son necesariamente

exactas.


16


17


Agenda

18

Edwards Deming es uno de los pioneros en temas relacionados con la gestión de calidad. Sus tres conceptos más conocidos son: La reacción en cadena Los 14 pasos para la calidad total El ciclo de mejora continua “plan- do-check-act”

Teorías de la Calidad

19

Edwards Deming


20

14 pasos para alcanzar la gestión de la calidad total

1. Publicar la visión, misión y objetivos.

2. Aprender la nueva filosofía.

3. Entender el propósito de la inspección.

4. No asignar trabajos basándose solamente en el precio.

5. Mejora continua.

6. Capacitación.

7. Liderazgo.

8. Innovación.

9. Trabajo en equipo.

10. Eliminar exhortaciones al personal.

11. Eliminar metas numéricas arbitrarias para el personal.

12. Permitir al personal sentir orgullo por su trabajo.

13. Alentar la educación y el desarrollo personal.

14. Aceptar la responsabilidad y compromiso de la gerencia.

Edwards Deming


21

Edwards Deming

Primero se planifica (plan) la calidad, luego se ejecuta (do) el proyecto, después se hace un seguimiento (check) y por último se actua (act) para corregir los desvíos y sistematizar las mejoras. Este ciclo vuelve a repetirse con mejoras sucesivas.


22

Joseph Moses Juran es reconocido principalmente por lo siguiente: La trilogía de la calidad: 1º Planificar la calidad,

2º Controlar la calidad, 3º Mejorar la calidad. Hizo popular el principio de Vilfredo Pareto –

80/20. Hay que involucrar a la alta gerencia en la

gestión de calidad. La calidad se cumple cuando un producto es

“adecuado para el uso”.


23

Kaoru Ishikawa se concentró en las teorías estadísticas para el control de calidad y es reconocido por las 7 herramientas básicas de la calidad: 1. Diagrama causa-efecto: qué causa problemas. 2. Diagramas de flujo: lo que hay que hacer. 3. Hojas de verificación: recolecta y organiza los datos. 4. Histogramas: visión gráfica de las variaciones. 5. Diagrama de Pareto: ranking de problemas. 6. Diagramas de control: control de variaciones. 7. Diagrama de dispersión: relación entre variables.


24

Phillip Crosby fue un convencido de que la calidad debe ser comprendida por todos. Entre sus principales aportes se destacan:

La calidad se define como “conformidad con los requisitos”.

El sistema para administrar la calidad requiere de la prevención en lugar de la inspección.

Hay que definir estándares de desempeño que no dejan dudas. Por ejemplo, cero defectos.


25

La Guía del PMBOK® es compatible con las siguientes teorías relacionadas con la gestión de calidad: Deming, Juran, Ishikawa, Cosby ISO (Organization for Standarization) TQM (Total Quality Management) Six Sigma Costo de la calidad (COQ) Análisis de modos de fallo y efectos Revisiones del diseño Mejora continua

PMBOK y Teorías de la calidad

26

Tanto la dirección profesional de proyectos como la visión moderna de la gestión de calidad reconocen los siguientes principios básicos:

Buscar siempre la satisfacción del cliente Es preferible la prevención en lugar de la inspección Mejora continua en los procesos (PDCA): Iniciativas de Calidad

como Six Sigma, CMMI (Modelo de Madurez y Capacidad Integrado), Gestión de la Calidad Total (TQM), Lean Six Sigma, Modelo de Madurez de la Dirección Organizativa de Proyectos (OPM3)

Los directores son los responsables de brindar recursos para un proyecto exitoso

Costo de la Calidad = Costo de conformidad + Costo de No Conformidad


27

¿Qué es Six Sigma? Es una estratega de negocios enfocada en el mejoramiento

continuo, mediante el entendimiento de las necesidades del cliente.

Permita eliminar la variabilidad en los procesos con el fin de eliminar defectos.

El valor de sigma es un proceso basado en “defectos por millón de oportunidades DPMO”.

6 Sigma es equivalente a 3.4 dpmo.


28

Si bien en las grandes empresas existen departamentos destinados para la planificación, aseguramiento y control de calidad del proyecto, el DP, aunque no sea un experto en temas de calidad, debe realizar las siguientes acciones: Recomendar mejoras en los procesos y políticas de calidad de la

empresa Establecer métricas para medir la calidad Revisar la calidad antes de finalizar el entregable Evaluar el impacto en la calidad cada vez que cambia el alcance,

tiempo, costo, recursos y riesgos. Destinar tiempo para realizar mejoras de calidad Asegurar que se utilice el control integrado de cambios

El director del proyecto y la calidad

29


Agenda

30

Incluye los procesos y actividades de la organización ejecutante que determinan responsabilidades, objetivos y políticas de calidad a fin de que el proyecto satisfaga las necesidades por las cuales fue emprendido.

Implementa el sistema de gestión de calidad por medio de políticas y procedimientos, con actividades de mejora continua de los procesos llevados a cabo durante todo el proyecto.

Se aplica a todos los proyectos, independientemente de la naturaleza de su producto.

El incumplimiento de los requisitos de calidad del producto o del proyecto puede tener consecuencias negativas para el proyecto

8. Gestión de la Calidad

31


Agenda

32

Proceso por el cual se identifican los requisitos de calidad y/o normas para el proyecto y el producto, documentando la manera como el proyecto demuestra el cumplimiento con los mismos.

Debe realizarse en forma paralela a los demás procesos de planificación del proyecto.

Ejemplo: Cambios propuestos en el producto para cumplir con las normas de calidad identificados, pueden requerir ajustes en el costo o en el cronograma y análisis de riesgos de impacto en los planes.

8.1 Planificar la Calidad

33

La calidad NO se incorpora al proyecto cuando se encuentra en marcha mediante procesos de inspección. Por el contrario, la calidad se planifica, se diseña y se incorpora antes de que comience la ejecución del proyecto.

Al momento de planificar la calidad es importante identificar las normas de calidad relevantes. Por ejemplo, las normas ISO 21500 sobre Dirección de Proyectos podrían ser muy útiles para no re-inventar la rueda.

Normas ISO 9000 1. Escribir lo que hacemos 2. Hacer lo que hemos escrito 3. Registrar lo que hicimos 4. Verificar 5. Actuar sobre la diferencia (Mejorar)

¡Recordar!

8.1 Planificar la Calidad

34

8.1 Mapa del Proceso

Análisis Costo Beneficio

Factores Ambientales de la Empresa

Activos de los Procesos de la Organización

Plan de Dirección del Proyecto

Plan de Gestión de la Calidad

Registro de Interesados

Registro de Riesgos

Documentación de Requisitos

Costo de Calidad

Siete herramientas básicas de calidad

Benchmarking

Diseño de experimentos

Muestreo estadístico

Herramientas adicionales de planificación de calidad

Reuniones

Plan de mejora de proceso

Métricas de calidad

ACTUALIZACIONES

Documentos del Proyecto

Listas de Verificación de Calidad

35

8.1 Entradas

Plan de Dirección del Proyecto• Línea base del alcance• Línea base del tiempo• Línea base del costo• Otros planes de gestión

Documentación de Requisitos• Requisitos de documentación recoge los requisitos que el

proyecto deberá cumplir relacionada con expectativas de los interesados .

• Los componentes de la documentación de los requisitos incluyen, pero no se limitan a, proyecto (incluido el producto) y los requisitos de calidad.

• Los requisitos son utilizados por el equipo del proyecto para ayudar a planificar cómo se llevará a cabo el control de calidad del proyecto.

36

8.1 Herramientas y Técnicas

Análisis Costo Beneficio

37

8.1 Herramientas y Técnicas Costos de Calidad (COQ)

• Costos de la calidad incluye todos los costos incurridos durante la vida del producto de la inversión en la prevención de no conformidad con los requisitos, la evaluación del producto o servicio de conformidad con los requisitos, y no cumplir con los requisitos (reproceso).

• Los costos de fallos a menudo se clasifican en internos (que se encuentra por el proyecto) y externa (que se encuentra por el cliente).

• Los costos por fallos también se denominan costos de mala calidad.

38

8.1 Herramientas y TécnicasCostos de Conformidad = (Costos Prevención + Costos Inspección)

Costos de No Conformidad = (Costo de fallos internos + costo de fallos externos)

COQ = Costos de Conformidad + Costos de No Conformidad

39

¿Qué costos son mayores, los de conformidad o los de falla?

Enfoque reactivo – Ejemplo de gastos % gastosPrevención 5%Evaluación 15%Fallas internas y externas 80%TOTAL 100%

Costo de Calidad COQ

40

Trabajar en reducir los costos de falla en la etapa de planificación del proyecto es muy rentable.

Costo de Calidad COQ

41

8.1 Herramientas y Técnicas Siete herramientas básicas de calidad

Diagrama de flujo

Diagrama de control

Hoja de VerificaciónHistograma

Diagrama causa-efecto

Diagrama de dispersión

Diagrama de Pareto

42

También llamados diagramas de Ishikawa o de espina de pescado.Ilustran como se pueden asociar varios factores a problemas o defectos potenciales

Diagrama causa y efecto

Es una forma creativa para buscar causas potenciales de un problema.Ayuda a estimular los pensamientos y generar discusión.Utilizado para analizar factores que llevarán a un resultado.


43


44


• Hojas de Verificación– Se conocen como las actas de escrutinio y puede ser

utilizado como una lista de verificación cuando se recopilan datos.

– Las hojas de verificación se utilizan para organizar los hechos de una manera que facilite la recogida eficaz de los datos útiles acerca de un problema potencial de calidad.

– Son especialmente útiles para la recopilación de datos de atributos, mientras que la realización de inspecciones lo son para identificar defectos.

45


• Diagramas de Pareto

46


Siete herramientas básicas de calidad• Histogramas

47


• Diagramas de Control

Para los procesos repetitivos, los límites de control se establecen en ±3δ.

¡Recordar!

Diagrama de control

48


Los límites de control superior e inferior generalmente se fijan en unidades sigma (desviación estándar).

1 sigma = 68.26% 3 sigma = 99.73%

6 sigma = 99.99985%

49


• Diagramas de Dispersión

La dirección de la correlación puede ser proporcional (correlación positiva), inversa (correlación negativa), o podría no existir (correlación cero).

50


Diseño de experimentos

51

8.1 Herramientas y Técnicas Muestreo estadístico

• El muestreo estadístico consiste en elegir parte de una población de interés para la inspección (por ejemplo, la selección de diez dibujos de ingeniería al azar de una lista de setenta y cinco).

• La frecuencia de muestreo y tamaños deben determinarse durante el proceso de Gestión de la Calidad del Plan por lo que el costo de la calidad incluirá el número de pruebas, los desechos esperados, etc.

52


Herramientas adicionales de planificación de la calidad• Tormenta de ideas: Se utiliza para generar ideas• Análisis de campos de fuerzas: Estos diagramas

representan fuerzas a favor y en contra del cambio• Técnica de grupo nominal: El objetivo es permitir que las

ideas se analicen en tormenta de ideas, a través de grupos pequeños para después ser revisadas en grupos más grandes.

• Gestión de calidad y herramientas de control: Se utilizan para vincular y secuenciar las actividades identificadas.

53

Son diagramas de las fuerzas a favor y en contra de un cambio.

Análisis de campos de fuerzas

54

Técnica de Grupo Nominal

55


ReunionesEquipos de proyecto pueden celebrar reuniones de planificación para desarrollar el plan de gestión de calidad

Entre los participantes en estas reuniones están: Director de Proyecto, Patrocinador, miembros del equipo de proyecto, determinados interesados, todos aquellos que tengan responsabilidades relativas a las actividades de la Gestión de la Calidad del Proyecto

56

8.1 Salidas

57

8.1 Salidas

Es una herramienta estructurada específica de cada componente, que se usa para verificar que se hayan ejecutado una serie de pasos necesarios.

Algunas organizaciones disponen de listas de verificación desarrolladas por asociaciones profesionales o proveedores de servicios comerciales

Deben incorporar los criterios de aceptación incluidos en la línea base del alcance

Listas de Verificación de Calidad

58

La Gestión de la Calidad tiene por fin último u objetivo final:

a) Determinar políticas, objetivos responsabilidades de calidad.

b) Implementar el Sistema de Gestión de Calidad.

c) Lograr que el proyecto satisfaga las necesidades por las cuales fue emprendido.

d) Ninguna de las anteriores.

Pregunta tipo examen PMP

59


Agenda

60

Proceso que consiste en auditar los requerimientos de calidad y los resultados de las mediciones de control de calidad, para asegurar que se utilicen las definiciones operacionales adecuadas y normas de calidad adecuadas.

A menudo las actividades de aseguramiento de calidad son supervisadas por un departamento de aseguramiento de calidad.

Cubre también la mejora continua del proceso, que es un medio iterativo de mejorar la calidad de todos los procesos.

8.2 Realizar el Aseguramiento de Calidad

61


Gestión de calidad y herramientas de control

Plan de Gestión de la Calidad

Documentos del proyecto

Auditorías de Calidad Análisis de

ProcesosPlan de mejoras de proceso


Mediciones de control de calidad

Solicitudes de Cambio

ACTUALIZACIONES




62

8.2 Entradas Mediciones de control de calidad

• Mediciones de control de calidad son los resultados de las actividades de control de calidad. Se utilizan para analizar y evaluar la calidad de los procesos del proyecto en relación con los estándares de la organización ejecutante o con los requisitos especificados.

• Mediciones de control de calidad también pueden comparar los procesos utilizados para crear las medidas, y validar medidas reales para determinar su nivel de exactitud.

Documentos del proyecto• Los documentos del proyecto pueden influir en el trabajo

de control de calidad y deben ser monitoreados en el contexto de un sistema de gestión de la configuración.

63

8.2 Herramientas y Técnicas Gestión de la Calidad y Herramientas de Control

• El proceso utiliza las herramientas y técnicas de la gestión de la calidad y los procesos de control de calidad.

• Además, otras herramientas que están disponibles son:

1. Diagrama de Afinidad: organiza varias ideas por grupos de interés común.

2. Gráficas de programación de decisiones de proceso (PDPC): identifica qué podría salir mal durante el desarrollo de un plan. Se utiliza para comprender un objetivo y su relación con los pasos para alcanzarlo.

3. Diagramas de relaciones: indica las relaciones causa-efecto y facilita el análisis sobre los diferentes aspectos de un problema.

64

8.2 Entradas Gestión de la Calidad y Herramientas de Control

4. Diagrama de árbol: descompone grandes categorías en menores niveles, para facilitar la toma de decisiones desde lo general hacia lo particular. Ejemplo: EDT, estructura de desglose de recursos, etc.

5. Matrices de priorización: utiliza criterios matemáticos para ponderar y seleccionar entre pares de alternativas, hasta llegar a la decisión óptima.

6. Diagramas de red de la actividad: representa la secuencia gráfica de las actividades. Por ejemplo, AON.

7. Diagramas matriciales: indica las relaciones lógicas entre los factores, las causas y objetivos que aparecen en las filas y columnas de la matriz.

65

8.2 Herramientas y Técnicas Auditorías de Calidad

Las auditorías de calidad las lleva a cabo el departamento de aseguramiento de calidad, en caso que este departamento no exista, las debe realizar el DP. Con estas auditorías hay que dar respuesta a los siguientes interrogantes: - ¿Se están aplicando las políticas y normas de calidad?, - ¿Son efectivos y eficientes los procesos actuales?

¡Recordar!

Auditorías de Calidad

66

8.2 Entradas Análisis de Procesos

Análisis de Procesos

Cuando el proyecto tiene procesos repetibles se hacen revisiones periódicas a los fines de seguir un proceso de mejora continua.

No se puede hacer el trabajo de hoy, con métodos de ayer y permanecer en el negocio mañana. Por lo tanto, es necesario la Mejora Continua.

67

Los siguientes son costos de calidad, EXCEPTO:

a) Costos de prevención.

b) Costos de inspección.

c) Costos de nivelación.

d) Costos de falla interna.


68


Agenda

69

Proceso por el cual se monitorean y registran los resultados de la ejecución de las actividades del Plan de Calidad para evaluar el rendimiento y recomendar los cambios necesarios.

El control de calidad se lleva a cabo durante todo el proyecto.

A menudo el control de calidad es realizado por un departamento de control de calidad o una unidad de la organización.

8.3 Controlar la Calidad

70

El equipo de dirección de proyectos debería tener un conocimiento de los procesos estadísticos de control y en especial las diferencias de:

Prevención (evitar que haya errores en el proceso) e inspección (evitar que los errores lleguen a manos del cliente)

Muestreo por atributos (resultado conforme o no conforme) y muestro por variables (resultado se mide según una escala continua que refleja el grado de conformidad)

Tolerancias (rango establecido para los resultados aceptables) y límites de control (identifican las fronteras de la variación normal para un proceso estadísticamente aceptables)

8.3 Controlar la Calidad

71



Documentos del proyecto


ACTUALIZACIONES




Listas de Control de Calidad

Datos del desempeño de trabajo

Solicitudes de cambio aprobadas

√

Entregables


Siete herramientas básicas de calidad

Muestreo estadístico

Inspección

Revisión de solicitudes de cambio aprobadas

Mediciones de control de calidad

Solicitudes de Cambio

Cambios aprobados validados

Entregables validados

Información sobre el desempeño del trabajo

72

8.3 Herramientas y Técnicas Revisión de solicitudes de cambio aprobadas

• Todas las solicitudes de cambio aprobadas deben ser revisados para verificar que se llevaron a cabo tal como fueron aprobados.

8.3 Salidas Entregables validados

• Uno de los objetivos del proceso de control de calidad es determinar la exactitud de los resultados finales.

• Mediante los resultados del proceso de Control de Calidad se verifican los resultados finales.

• Entregables verificados son un insumo para validar Alcance de aceptación formal.

73

La ley de Pareto dice que:

a) Todo trabajo se extenderá hasta copar todo el tiempo que ha sido programado para ello.

b) Toda persona ascenderá en la jerarquía de la organización hasta ocupar su nivel natural de incompetencia.

c) A menor cantidad de planificación y control se generarán mayor cantidad de problemas y defectos.

d) Una cantidad pequeña de causas genera la mayor parte de los problemas.


74

Gestión de la Calidad

1. Es enfocada en ambas, la administración del proyecto y en el producto del proyecto.

2. Mejora la administración del proyecto así como la calidad del producto

3. La calidad debe ser planeada, no solo inspeccionada

4. No “Gold Plating”

5. Inversiones en administración de la calidad del producto deben ser mayormente iniciativa de la organización ejecutora

75

¿Preguntas?

urp sesion 6 - gestion de la calidad

Documents