01 Julio 2015

Urgente o Importante, ¿Que hago primero? Un sistema simple para organizar las labores

diarias para ser más eficiente.

Diariamente tenemos miles de cosas por hacer y al parecer el día no nos alcanza, es difícil

enfocarse en una sola actividad para terminarla y pasar a otra. Como Gerentes que

administramos recursos muchas veces nos vemos rebasados por la cantidad de decisiones que

tenemos que tomar y al final de día nos da la impresión de que no avanzamos mucho y que

aún hay muchas cosas por hacer y terminar. Muchas veces pasa que estamos terminando una

actividad que es muy importante sin embargo surge otra que va atrasada y hay que suspender

la actividad en la que estábamos para poner atención en la que es más urgente.

La urgencia nos habla de que el tiempo que se tenía destinado para terminar esta actividad se

está a punto de agotar y es por eso que aunque tal vez no sea muy importante la prioridad es

más alta, ya que no hay tiempo para terminarla. Suena simple pero en forma práctica es difícil

decidir todos los días con respecto a que actividad hacer y cual dejar de hacer. El verdadero

reto de cualquier gerente es manejar el tiempo en forma magistral.

En el presente artículo se expone un sistema simple para organizar las labores diarias

enfocadas a ser más eficiente.

Cuando tenemos un listado de actividades y no es muy claro cuál es la prioridad del día es

recomendable trabajar con una herramienta simple de 4 bloques. En donde los ejes serán

Urgente vs Importante.

En una hoja de papel, de Excel, Power Point o en el pizarrón dividir en 4 bloques como se

presenta a continuación:

El signo (+) representa que hay más urgencia o importancia, signo (–) representa que hay

menos urgencia o importancia. Así es como se forman 4 bloques. Uno donde pondremos las

cosas que son Más urgentes e importantes (#1), Más urgentes pero menos importantes (#2),

Menos urgentes pero más importantes (#3), Menos urgentes y menos importantes (#4).

Es muy simple identificar las actividades que están en los bloques 1 y 4, sin embargo siempre

tenemos confusión con respecto a la prioridad de los bloques 2 y 3, para muchos es más

prioritario el bloque 3 que el 2 ya que el bloque 3 representa las actividades que son

importantes pero no tan urgentes. Para entender el razonamiento que hay detrás de darle

prioridad primero al bloque 2 veamos el significado de los colores.

Amortiguador de tiempo

Lo más sensible en las actividades que hacemos a diario es el manejo del tiempo para esto se

ha desarrollado una herramienta simple llamada amortiguador de tiempo; en la cual se divide

el tiempo disponible que tenemos para llevar a cabo una acción en 4 partes de la siguiente

forma:

3 1

4 2

Urgente

Importante

+

+

-

-

Zona Verde del 66% al 100% del tiempo total

Zona Amarilla del 33% al 65% del tiempo total

Zona Roja del 0% al 32% del tiempo total

Zona Negra el tiempo de ha agotado

La razón por la cual el bloque rojo va antes del amarillo es debido a que lo que nos determina

la prioridad es la cantidad de tiempo que tenemos para terminar la actividad y aunque el

bloque amarillo es más importante que lo que está en el bloque rojo tenemos de un 33% al

65% del tiempo para acabarlo, pero en el caso de las acciones que están en el color rojo sólo

nos queda menos de un 32% del tiempo.

Por último

Hay que actualizar diariamente está tabla de 4 bloques para ir sacando todas las actividades en

color negro después las actividades en color rojo, posteriormente las que están en color

amarillo y por último las de color verde.

Salvador Peña

Julio 2015

http://www.salvadorpena.com