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UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA EQUINOCCIAL
Sistema de Educación a Distancia
ESCUELA DE CONTABILIDAD Y AUDITORÍA
Tesis de grado para la obtención del título de:
Licenciatura en Contabilidad y Auditoría
C.P.A
TÍTULO DEL TEMA DE TESIS DE GRADO
“LA AUDITORÍA INTERNA COMO INSTRUMENTO PARA EL MEJORAMIENTO
DE LA INFORMACIÓN OPERATIVA Y FINANCIERA APLICADO A LA
MUNICIPALIDAD DEL CANTÓN TOSAGUA”
Autora:
María Elizabeth Macías Macías
Director: Ing. Rita Zambrano Loor
Manta – Ecuador
II
Noviembre - 2010
DECLARACIÓN
“Del contenido del presente trabajo se responsabiliza la autora” MARÍA
ELIZABETH MACÍAS MACÍAS
.
_____________________________
María Elizabeth Macías Macías
III
IV
AGRADECIMIENTO
Dejo constancia de mi agradecimiento a Dios Todopoderoso que guía mis pasosy
me concede la dicha de vivir esta alegría.
También agradezco a mis padres que fueron las personas que me guiaron
desde mi infancia en mis estudios.
Y de manera muy especial a mi esposo e hijos, ya que con su paciencia
colaboraron a la realización de este trabajo.
A la Universidad Tecnológica Equinoccial, extensión Manta,al personal
Administrativo de la Escuela de Contabilidad y Auditoría por suvaliosa
colaboración, y a todas aquellas personas que de una u otra manera mebrindaron
su apoyo para la realización de este trabajoy todos sus catedráticos por ayudarme
a ser lo que hoy soy, por darme todos los conocimientos y por la experiencia allí
ganada.
María Elizabeth Macías Macías
V
DEDICATORIA
A ustedes BYRON GARZÓN MENDOZA, CRISTHIAN PAUL Y TANIA
ELIZABETH GARZÓN MACÍAS(esposo/hijos), luces que iluminan mi vida,
motivos de superación y esfuerzo, a quien entrego todas mis satisfacciones. Dios
los bendiga siempre
Los amo mucho.
María Elizabeth Macías Macías
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ÍNDICE DE CONTENIDOS
CAPÍTULO I
ANALISIS DE LA SITUACIÓN PROBLEMATICA Pág.
1. ANALISIS DE LA SITUACIÓN PROBLEMATICA 13
1.1. Planteamiento del problema 13
1.2. Antecedentes Históricos 17
1.3. Situación problemática 18
1.4. Diagnostico 19
1.5. Formulación del problema 20
1.6. Sistematización del problema 20
1.7. Objetivos de Estudio 21
1.7.1. Objetivo General 21
1.7.2. Objetivos específicos 21
1.8. Justificación del tema 22
1.9. Delimitación 23
2
2
CAPÍTULO II
MARCO TEÓRICO Pág.
2. FUNDAMETACIÓN CIENTIFICA 25
2.1. ANTECEDENTES 25
2.1.1. El Rol del Estado y los Municipios 25
2.1.2. La Gerencia Municipal 28
2.2. MARCO REFERENCIAL 29
2.2.1. Base legal y normativa de la Unidad de Auditoría Interna 29
2.2.2. Principios Generales sobre Auditoría 31
2.2.3. Normas de Auditoría Generalmente Aceptadas 34
2.2.4. Clasificación de las Auditorías 36
2.2.4.1. Auditoría Interna 37
2.2.4.1.1. Funciones de la Auditoría Interna 37
2.2.4.1.2. Relaciones de la Auditoría Interna 42
2.2.4.2. Auditoría Externa 44
2.2.5. Diferencias entre Auditoría Interna y Auditoría Externa 45
2.2.6. Política de la Unidad de Auditoría Interna 47
2.2.7. Definición y naturaleza de la Unidad de Auditoría Interna 48
2.2.8. Ámbito, misión, objetivos y alcance de la Unidad de
Auditoría Interna
49
2.2.9. Estructura Orgánica y Funcional de la Unidad de Auditoría
Interna
50
2.2.10. Funciones de la Unidad de Auditoría Interna 52
2.2.11. Objetivo de la Unidad de Auditoría Interna 54
3
3
2.2.12. Supervisión técnica y aseguramiento de calidad 55
2.2.13. Plan de Auditoría Interna 58
2.2.14. La Gestión de Riesgo 60
2.2.15. Normas para el ejercicio profesional de la Auditoría Interna 62
1. 2.2.16. 2. Sistema de Control Interno 3. 66
2.2.17. Evaluaciones del Control Interno. 76
2.2.18. Normas de Control Interno 80
2.3. HIPOTESIS 83
CAPÍTULO III
GOBIERNO MUNICIPAL AUTONOMO DEL
CANTÓN TOSAGUA
Pág.
3.1. MUNICIPIO DE TOSAGUA 85
3.1.1. Orígenes 85
3.1.2. Historia 85
3.1.3. Cantonización 86
3.2. Información de la Entidad 87
3.2.1. Objetivos Estratégicos de la Institución 88
3.2.2. Políticas de la Institución 90
3.2.3. Niveles de organización y Divisiones de trabajo por
Procesos
91
3.2.4. Integración de los Procesos. 92
3.3. Estructura Orgánica 94
4
4
3.3.1. Funcionarios principales 94
3.3.2. Funcionarios del Gobierno Municipal Autónomo del Cantón
Tosagua
94
3.4. Diagnostico Institucional 95
CAPITULO IV
DISEÑO METODOLOGICO Y ANALISIS DE LA
SITUACIÓN ACTUAL DE LA ALCALDIA DEL
MUNICIPIO DE TOSAGUA
Pág.
4. DISEÑO METODOLOGICO 99
4.1. Tipo de investigación 99
4.2. Muestra y Universo 99
4.2.1. Universo 99
4.2.2. Muestra 100
4.3. Métodos de la investigación 100
4.4. Diseño de la Investigación 101
4.5. Técnicas e Instrumentos de recolección de datos 101
4.6. Tratamiento y análisis de datos 102
4.7. Análisis de la Situación Actual 102
4.7.1. Presentación y análisis de datos 102
4.8. Consideraciones Generales 121
5
5
CAPITULO V
ANÁLISIS DEL MODELO DE INVESTIGACIÓN Pág.
5. ANÁLISIS DEL MODELO IDE NVESTIGACIÓN 124
5.1. PROPUESTA 124
5.2. Objetivos y Alcances de la Unidad de Auditoría Interna 125
5.1.1. Objetivo General 125
5.1.2. Objetivos Específicos 125
5.3. Misión de la Unidad de Auditoría Interna 126
5.4. Visión de la Unidad de Auditoría Interna 127
5.5. Nivel jerárquico de la Auditoría Interna 127
5.5.1. Niveles de Responsabilidad 127
5.5.1.1. El Concejo Municipal 127
5.5.1.2. Empleados del Nivel Directivo 128
5.6. Obligación del Servidores Públicos 128
5.6.1. Auditor Interno 129
5.7. La Contraloría General 129
5.8. Alcances de la Auditoría Interna 130
5.8.1. Fases de da Auditoría Interna 131
5.8.2. Metodología para la Auditoría Interna 132
5.8.3. Instrumentos de implementación de la Auditoría Interna 134
5.9. Mecanismos para la realización del seguimiento 135
5.10. Independencia 135
5.11. Código de Ética del Auditor Interno 136
5.12. Descripción de Puestos y Funciones 138
5.12.1. Puestos y Funciones Específicas 138
6
6
CAPITULO VI
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES Pág.
6. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES 145
6.2. CONCLUSIONES 145
6.3. RECOMENDACIONES 146
7. BIBLIOGRAFIA 150
8. ANEXOS 154
8.1. ANEXO I Organigrama Estructural I. Municipio de Tosagua 154
8.2. ANEXO II Organigrama de Gestión Financiera 155
8.3. ANEXO III Encuesta a los Servidores y Empleados de la
Alcaldía del Municipio de Tosagua Provincia de Manabí
156
ÍNDICE DE CUADROS
CUADRO N 1 Diferencia de Auditoría Interna y Auditoría Externa 47
CUADRO N 2 Ventajas y Desventajas de los Métodos Para La
Evaluación del Control Interno (Corre)
79
CUADRO N 3 Funcionarios del Municipio Autónomo del Cantón
Tosagua
95
CUADRO N 4 Muestra 100
CUADRO N 5 Periocidad de las Auditorias 103
CUADRO N 6 Uniformidad de Operarios 104
CUADRO N 7 Apoyo de la Contabilidad y el Control Interno 105
CUADRO N 8 Función del Control Interno 108
7
7
CUADRO N 9 Actividades del Control Interno 109
CUADRO N 10 Monitoreo de Actividades de Control Interno 111
CUADRO N 11 Actividades de Control Interno 113
CUADRO N 12 Revisiones de Auditoría Interna 115
CUADRO N 13 Realización de da Auditoría Interna 117
CUADRO N 14 Creación de un Departamento de Auditoría Interna 119
ÍNDICE DE GRÁFICOS Pág.
GRAFICO N 1 Clasificación del Sector Público Ecuatoriano 28
GRAFICO N 2 Auditoría en Forma Gráfica 31
GRAFICO N 3 Estructura Orgánica y Funcional de la Unidad de
Auditoría Interna
51
GRAFICO N 4 Periocidad de las Auditorias 103
GRAFICO N 5 Uniformidad de Operarios 104
GRAFICO N 6 Uniformidad de Operarios 105
GRAFICO N 7 Función del Control Interno 107
GRAFICO N 8 Actividades del Control Interno 109
GRAFICO N 9 Monitoreo de Actividades de Control Interno 111
GRAFICO N 10 Actividades de Control Interno 113
GRAFICO N 11 Revisiones de Auditoría Interna 115
GRAFICO N 12 Realización de la Auditoría Interna 117
GRAFICO N 13 Creación de un Departamento de Auditoría Interna 119
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RESUMEN DE LA TESIS
Actualmente reviste de gran importancia a las instituciones públicas, la
preocupación por mejorar el control administrativo de sus recursos. Es claro que
aún persiste el incremento de múltiples necesidades, y la dificultad de contar con
los recursos para satisfacerlas gradualmente. Esta situación obliga a la alta
dirección a preparar planes, programas, manuales, instructivos, que protejan y
optimicen estos limitados recursos.
En el caso de la organización, en la cual se ha realizado esta investigación, no es
ajena a lo que se acaba de anotar. De allí que resulta obvio nuestro interés por
proponer un mejoramiento en el sistema de control interno que tenga que ver con
el fortalecimiento de la unidad de auditoría interna.
Los recursos que se manejan en la institución significan un rubro muy importante
en la supervivencia de la institución, y por lo tanto, un control eficiente y
adecuado permitiría la ejecución de las operaciones de toda la organización en
cumplimiento de las leyes y normas.
Por lo tanto, el trabajo desplegado en la presente tesis de grado ha buscado
conocer los problemas críticos que se presentan y consecuentemente demostrar
alternativas que tiendan al mejoramiento de los mismos; fundamentalmente
mediante la creación del ente de Control Interno de la entidad.
__________________________ María Elizabeth Macías Macías
9
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Palabras caves
Guía de Auditoría Interna. Control Interno. Principios. Planteamiento
metodológico. Marco teórico. Presentación, análisis e interpretación de datos.
Resultados de la investigación. Organigrama. Misión. Visión.
Manta, Ecuador
Noviembre de 2010
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ABTRACTO OF THESIS
Today is of great importance to public institutions, concern for improved
administrative control of their resources. It is clear that still persists multiple needs
increased, and the difficulty of having resources to meet them gradually. This
situation requires top management to prepare plans, programs, and manuals,
instructions, to protect and optimize these limited resources. In the case of the
Organization, in which this research is made is not unrelated to just score.
Hence that obviously our interest to propose improvements in the system of
internal control that has to do with the strengthening of the internal audit unit.
Resources managed in the institution means a very important item in the survival
of the institution, and therefore a proper and efficient control allow the execution of
operations throughout the organization in compliance with laws and regulations.
Therefore deployed in the present thesis work has sought to know the critical
problems and consistently demonstrate alternatives aimed at enhancing them;
primarily through the creation of the internal control of the entity body.
__________________________
María Elizabeth Macías Macías
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Palabras caves
Words dig Guide of internal audit. Internal control.Principles.Methodological
approach.Theoretical framework.Presentation, analysis and interpretation of
data.Results of the investigation.Organization chart. Mission. Vision.
Manta, Ecuador
Novemberde 2010
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CAPÍTULO I
Análisis de la Situación
Problemática
13
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1. ANALISIS DE LA SITUACIÓN PROBLEMATICA
1.1 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
El País atraviesa por un proceso de cambios históricos fundamentales,
expresado en la participación activa y diversa de los sectores sociales, las luchas
mutuas resaltaron la necesidad de cambios políticos y económicos estructurales,
frente a la crisis del sistema político e institucional que agoto el modelo
democrático representativo que separa el accionar institucional estatal del interés
público.
La nueva Constitución de Montecristi precisamente refuerza la garantía del
derecho de participación ciudadana, e introduce un nuevo actor: la Función de
Transparencia y Control Social. Con la nueva carta magna aprobada nuestro
marco jurídico es un régimen constitucional de derecho, que está garantizando el
libre ejercicio de transparencia de la función pública, el derecho de acceso a la
información de los órganos de la función del Estado y los procedimientos para el
ejercicio del derecho, vinculando los poderes del estado, con la sociedad y con el
sector privado, mecanismo que deben ser abierto al escrutinio público, con el fin
de que la ciudadanía conozca sobre la gestión de los asuntos públicos en lo
relacionado con la integridad, la transparencia, y la obligación de rendir cuentas a
la sociedad civil.
Con la aprobación de la nueva Carta Magna en el referéndum del 28 de
septiembre de 2008, se marca un nuevo rumbo en la organización Política, Social,
Económica y Jurídica del Estado, en donde la soberanía radica en el pueblo cuya
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voluntad es el fundamento de la autoridad y se ejerce a través de los órganos de
poder público y de las reformas de participación previstas en la Constitución de la
República del Ecuador.
Bajo este contexto los entes municipales que integran el régimen autónomo
descentralizado, asumen competencias exclusivas, con el objeto de mejorar el
nivel de vida de su comunidad, interactuando, y articulando con ellos, la
ejecución proyectos y la prestación de servicios, en ejercicio de sus funciones
delegadas con el fin de hacer efectivo el derecho del buen vivir. La distribución
equitativa del presupuesto para la ejecución de las políticas públicas o prestación
de bienes o servicios públicos garantiza los medios para exigir que los mismos
sean oportunos y de calidad. En virtud de ello, la gestión pública municipal
constituye un servicio a la colectividad que se rige por los principios de eficacia,
eficiencia, calidad a favor de un ente colectivo.
Por lo tanto, el ámbito del Gobierno Municipal integrado por el Alcalde,
Concejales, Directivos y Funcionarios Públicos, promoverá el bien común como
el derecho que emana la soberanía del pueblo, y antepondrá el interés general
del interés particular, para el ejercicio de la dignidad que representa en pleno
uso de sus facultades y atribuciones con sujeción al comportamiento en sus
actos que son de escrutinio público.
Cabe señalar que, gestión comprende todas las actividades que realiza la entidad
enfocada al logro de metas y objetivos corporativos, previstos con el
establecimiento de estrategias apegadas a la misión y visión institucional.
15
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Una buena dirección y control municipal busca fundamentalmente:
Asegurar la sobrevivencia de la institución
Fomentar la transparencia
Fortalecer el proceso de rendición de cuentas
Promover el ámbito ético y la cultura de conto
Incrementar la credibilidad en la institución
Promover el mejoramiento sistemático del desempeño municipal
Las normas constitucionales consagradas, y las contenidas en la ley, determinan
que la ciudadanía debe conocer los resultados logrados en la gestión, lo que
revela la conformidad de la ciudadanía al haber recibido los bienes o servicios o
ejecutado la obra, ello implica, la atención a sus necesidades mediante la cual
defienden el interés de lo público, y se constituyen como una instancia de crítica y
de control del poder. Se considera que una buena gestión pública maximiza los
resultados con el mínimo de recursos y, por lo tanto, evita irregularidades,
desperdicios y eventuales sanciones en contra de los servidores públicos.
Por su parte, la Contraloría General del Estado como organismo técnico
encargado del control de la utilización de los recursos estatales, y la consecución
de los objetivos institucionales del Estado y las Unidades de Auditoría Interna,
como parte del sistema de control de las entidades del sector público, le
corresponden comunicarse con la comunidad a través de sus informes
abordando temas que centran su atención en el grado de cumplimiento
alcanzado por la gestión municipal, con el fin de constituirse en actores del
16
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desarrollo precautelando a través de la participación social se transparente el
control de los recursos. Así pues se vincula el concepto de modo cardinal los
poderes del estado con la sociedad civil, y con el sector privado.
Para el desenvolvimiento eficiente de las actividades y proyectos, es necesidad
de la máxima autoridad, establecer los niveles de mando y responsabilidad que
corresponde a cada funcionario, con el fin de asegurar el cumplimiento de las
disposiciones legales y reglamentarias, y las acciones de control definidas para la
buena marcha de la Institución. En el Municipio de Tosagua durante años se
evidencio la falta de la unidad de auditoría interna, encargada de realizar el
control previo y concurrente de sus actividades, de conformidad como lo
establece la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado.
El Control Interno es responsabilidad administrativa de la institución, mediante su
implantación se desarrollaran auditorias, exámenes especiales, verificaciones
preliminares, que frecuentemente aseguran a la máxima autoridad medio
adecuados para la tomas de decisiones encuadradas en el marco legal vigente,
con el fin de mejorar su desempeño institucional.
Para lograr un mejor desempeño la entidad pública debe establecer, y mantener
una función de auditoría interna independiente, competente, con recursos
humanos con altos estándares de ética, con base técnicas que permitan diseñar
mecanismos de control. En definitiva los objetivos principales que persigue son
crear las condiciones para el ejercicio del control, y las de proporcionar asesorías
en los procesos relacionados al manejo de los recursos.
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1.2. ANTECEDENTES HISTÓRICOS
La función primordial del auditor gubernamental es velar por el cumplimiento,
aplicación, y ejecución de las normas constitucionales, mandatos, leyes,
reglamentos y demás disposiciones administrativas institucionales, con el
propósito de mantener un control eficiente y eficaz de los recursos del Estado. En
este marco nos lleva a un presente prodigo en Normas de Auditoria
Gubernamental de General Aceptación; y, demás reglas técnicas de control que
rigen para controlar al buen uso de los recursos públicos, combatir la corrupción
y, la impunidad.
Esta situación nos conduce al desarrollo de regímenes efectivos y justos para el
monitoreo de los ingresos, bienes y pasivos de funcionarios, ya que si se puede
hacer que funcionen, estos regímenes pueden servir como una herramienta
valiosa para evitar abusos. También es importante y crucial, el desarrollo de un
Código de Ética que se ajuste a las condiciones de la entidad para la cual ha
sido diseñada, permitiendo el fortalecimiento y consolidación de un sistema de
transparencia que supone por supuesto no solo el cumplimiento de reglas sino la
obtención de resultados. Prácticas que van acompañada principios que no son,
por supuesto, suficientes por sí mismos, sino que proporcionan medios para
integrar la conducción de la ética en el ambiente más general de la gestión
pública.
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Para estos efectos, el auditor gubernamental en cumplimiento de sus funciones, a
través de sus informes, emite las conclusiones y recomendaciones pertinentes,
en función de la actividad evaluada.
1.3. SITUACIÓN PROBLEMÁTICA
La Alcaldía del Cantón de Tosagua para el control del recurso público asignado,
está obligada a constituir un departamento de Auditoría Interna, en cumplimiento
con el Reglamento sustitutivo sobre la Organización, funcionamiento y
dependencia técnica de las Unidades de Auditoría Interna de las entidades que
controla la Contraloría General del Estado, expedido mediante Acuerdo No.022
CG publicado en el Registro Oficial No.461 del 28 del 6 de noviembre del 2008, y
de conformidad con el marco constitucional de derecho, que reconoce al
Organismo Técnico Superior de Control como la entidad del estado encargada
del sistema de control administrativo que se compone de auditoría interna,
auditoría externa y del control interno de las entidades del sector público, y de las
entidades privadas que dispongan de recursos públicos.
Actualmente el Consejo del Cantón Tosagua cuenta con la Unidad de Auditoría
Interna; sin embargo existen factores que no le permiten efectuar un trabajo de
calidad, debido a la falta de una programación sistemática entre algunas
debilidades podemos mencionar que no existe una guía que le permita realizar
una auditoría con mayor certeza, escasos conocimientos de procedimientos de
auditoría y desconocimiento de procedimientos realizados por los diferentes
departamentos, entre otros. En razón de lo anterior se convierte en una necesidad
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latente la implementación de una herramienta que facilite la realización del trabajo
del auditor, encaminada a la evaluación de las actividades y funciones de la
Tesorería de esta municipalidad.
1.4. DIAGNOSTICO
De acuerdo con el Articulo 14de la Ley orgánica de la Contraloría General del
Estado, reformas y reglamento, las instituciones del Estado, contarán con una
Unidad de Auditoría Interna, cuando se justifique, que dependerá técnica y
administrativamente de la Contraloría General del Estado, que para su creación o
supresión emitirá informe previo. El personal auditor, será nombrado, removido o
trasladado por el Contralor General del Estado y las remuneraciones y gastos
para el funcionamiento de las unidades de auditoría interna serán cubiertos por
las propias instituciones del Estado a las que ellas sirven y controlan. Implantar la
Auditoría Interna, es de cumplimiento obligatorio para las municipalidades, misma
tendrá autoridad e independencia orgánica y funcional para ejercer el control
El Municipio del Cantón Tosagua, cuenta con la unidad de auditoría interna, sin
embargo dicha departamento no tiene estructurados los procedimientos a seguir
para realizar efectivamente su trabajo, instrumentos necesarios para el
fortalecimiento de los componentes de control interno.
Para mejorar el nivel de integridad de la administración del Consejo Municipal,
habrá que recurrir a mecanismos administrativos reglamentarios de gestión y de
presentación de informes de auditoría, que puedan ayudar a lograr la honradez en
20
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la administración pública y controlar los actos de corrupción al interior de esta. Es
necesario contar con una estructura pública eficiente orientada hacia la
consecución de objetivos claros y transparentes.
1.5. FORMULACIÓN DEL PROBLEMA
El planteamiento del problema lleva necesariamente a formular la siguiente
interrogante de orden general:
¿Qué efectos revela el Municipio del Cantón Tosagua ante la ausencia de
establecer y mantener una función de auditoría interna, que se debería hacer y
cómo se debería proceder para trasnformala en un ente tecnicamente
controlado?
1.6. SISTEMATIZACIÓN DEL PROBLEMA
Esta pregunta requiere ser desdoblada en algunas subpreguntas que busquen
resolver problemas más puntuales o definidos, pero en conjunto apalanquen la
resolución total de la pregunta general, ya planteada.
¿Cuál es la metodología utilizada en materia de Control Interno en el
Gobierno Municipal Autónomo del Cantón Tosagua?
21
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¿Cuáles son los pasos a seguir para lograr fortalecimiento de los
departamentos o de la Unidad de Auditoría Interna en el Concejo
Cantonal del Municipio de Tosagua
¿Cuáles serán las funciones o competencias de carácter administrativo y
operativo de la Unidad de Auditoría Interna en el Concejo Cantonal del
Municipio de Tosagua?
¿Cuál debe de ser la estructura organizativa, funcional y operativa
requerida para la Unidad de Auditoría Interna en el Gobierno Municipal
Autónomo del Cantón Tosagua?
1.7. OBJETIVO DEL ESTUDIO
1.7.1. Objetivo General
Evidenciar que el Municipio de Tosagua, debe contar con una Unidad de
Auditoría Interna, que permita determinar cuáles son las estrategias más
apropiadas para garantizar la existencia de un marco adecuado de trabajo.
1.7.2. Objetivos Específicos
Diagnosticar la situación actual en materia de control interno en el
Municipio del Cantón de Tosagua.
Determinar los aspectos requeridos para establecer y mantener la unidad
de auditoría interna.
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Establecer las funciones o competencias de carácter administrativo y
operativo de la unidad de auditoría interna.
Proponer la estructura orgánica funcional y operativa para la unidad de
auditoría interna.
1.8. JUSTIFICACIÓN DEL TEMA
Las organizaciones que en un momento dado de su existencia se enfrentan con
problemas de índole administrativos y de control, para solucionar los mismos
requieren emprender cambios fundamentados en la Ley.
Cabe señalar que la Unidad de Auditoría Interna, juega un papel fundamental
dentro del Municipio de Tosagua como institución pública, por cuanto, es de vital
importancia llevar un adecuado control de los recursos asignados y generados;
para disponerlos en función del servicio que esta presenta. A su vez la calidad de
las Auditorias, es uno de los temas más importantes a perfeccionar en esta rama,
pues de ello depende la confiabilidad de los estados de control de nuestras
instituciones públicas
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1.9. DELIMITACIÓN
El desarrollo del presente estudio tiene como delimitación, las siguientes:
El tiempo para abordar el estudio para la profundización en el mismo
específicamente el primer semestre de 2009-2010
El estudio de investigación, está concebida el Municipio de Tosagua.
El papel del auditor es importante y crucial, siendo las entidades públicas el
destino de los pueblos, de sus campos y saberes; ya que el aspecto ético
será el único elemento que posibilite orientar sus beneficios a todos los
sectores, restringiendo los efectos negativos del mismo. De igual manera,
esta disciplina posibilita el que hacer libre e independiente de la ciencia
económica, que contribuya a la solución de problemas de este mundo
globalizado, así mismo, hace de la profesión una forma de vida con mayor
contenido moral y enteramente humano.
Como criterio de la Auditoría, la situación descrita se ha presentado debido
a la falta de Control Interno de las Entidades Municipales, en el caso de los
municipios de Manabí debido a que cuentan con unidades de Auditoría
Interna y solamente son sujetos de control por parte de la Contraloría
General del Estado; mediante exámenes de auditorías esporádicas y
parcializadas.
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CAPITULO II
Marco Teórico
25
25
2. FUNDAMENTACIÓN CIENTIFICA
2.1. ANTECEDENTES
2.1.1. El Rol del Estado y los Municipios
En el Ecuador se establecieron las bases jurídicas para organizar al Estado en
regiones, provincias, cantones y parroquias rurales; el órgano legislativo
estableció parámetros para la consecución del buen vivir, entre sus deberes
están dirigir, planificar y regular el proceso de desarrollo impulsando las
actividades en forma ágil, eficiente y descentralizada, con decisión para fijar
rumbos y entregar orientaciones a la sociedad con leyes claras que regulan el
quehacer de todos los ciudadanos, permitiendo potenciar la inversión pública y
privada, empleando proyectos y actividades que generen equidad social e
igualdad de oportunidades.
El Estado no solamente es una expresión de leyes, sino también de las
instituciones que lo componen y de las personas que lo integran. Por ello, la
actitud y comportamiento de los servidores públicos y la gestión de los
administradores del Estado, resultan determinantes a la hora de obtener logros y
resultados.
Los Municipios son gobiernos autónomos capaces de interpretar equitativamente
las aspiraciones de todos sus miembros. Para ello fueron creados, tendrá a su
cargo la dirección de las políticas generales en la materia que le compete, que
aplicaran en la administración pública cantonal. Al gobierno municipal le
corresponden atender a los ciudadanos en lo relacionado a la búsqueda del
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bienestar de la sociedad, obtener resultados en función del interés general,
preocuparse por el quehacer público, fortalecer su imagen corporativa, actuar con
creatividad y mentalidad empresarial, y cumplir con la rendición de cuentas a la
ciudadanía de sus actos.
Debido a la naturaleza especial de los gobiernos descentralizados, los
administradores de la institución son políticos, que cumplen una función temporal
remunerada en nombre del estado. Los servidores públicos son funcionarios de
carreras, designados para desempeñar actividades o funciones en nombre del
Estado, que deben actuar en representación y al servicio de la ciudadanía con los
recursos que aportan y les confían los ciudadanos, para lograr el bien común;
consecuentemente, es responsabilidad de la entidad pública, brindar un servicio
de calidad así como responder por el uso de los recursos administrados.
Al igual que la empresa privada en los Municipios se requiere tener objetivos,
metas, misión, visión, estrategias y poder medir resultados y evaluar su gestión en
términos de eficiencia, eficacia y economía, todo ello dentro de una cultura de
servicios comprometida socialmente en su diario actuar.
A los fines expuestos, la Contraloría General del Estado y la Unidad de
Auditoría Interna encuentran en su misión, el fundamento para evaluar la gestión
de quienes ejercen la función pública en nombre de Estado. El proceso de
modernización y descentralización de competencias, desde el gobierno central a
los Municipios determinado en la nueva Constitución de la República del Ecuador,
demanda de la Contraloría General del Estado como organismo rector del sistema
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27
de control de los recursos públicos, promover y aplicar modernas técnicas de
evaluación y medición de resultados de la administración pública mediante
procesos de auditorías.
La característica fundamental del Estado es su organización, cuyo poder se
distribuye entre las diferentes entidades y organismos que lo integran, con
atribuciones, y competencias establecidas en el nuevo marco legal constituido.
Por tanto, el sector público es el conjunto de entidades, organismos y
dependencias creadas mediante, leyes, decretos, u ordenanzas cuyo propósito es
cumplir con los deberes del Estado, provisto en forma general en el Artículo 225
de la Constitución de la República del Ecuador.
Son deberes primordiales del Estado, la formulación de políticas eficaces para
impulsar sistemas de transparencia y para promover eficiencia de gobierno, la
participación social u obligación de rendir cuentas por parte de los responsables.
Para promover la infraestructura de un sistema de transparencia se requiere,
usualmente, una combinación de estrategias consistentes y prácticas
coordinadas. Las instituciones del estado que integran el sector público
ecuatoriano, se encuentra provisto en el Art. 225 de la nueva Constitución de la
República.
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GRAFICO No 1
CLASIFICACIÓN DEL SECTOR PÚBLICO ECUATORIANO
FUNCIÓN EJECUTIVA FUNCION LEGISLATIVA 1) FUNCION JUDICIAL FUNCION ELECTORAL TRANSPARENCIA Y CONTROL SOCIAL 2) REGIMEN AUTONOMO DESCENTRALIZADO
3) ORGANISMO Y ENTIDADES CREADOS POR LA CONSTITUCIÓN Y LA LEY
4) PERSONAS JURIDICAS CREADAS POR ACTOS
NORMATIVOS DE LOS GOBIERNOS AUTONOMOS DESCENTRALIZADOS
Fuente: elaborado por la autora
2.1.2. La Gerencia Municipal
Actualmente, los municipios tienen el reto de gobernar con competencias
específicas en materia de transparencia de gestión, cuentan con autonomía
política, administrativa, financiera, que se regirán por los principios de solidaridad,
equidad, integración y participación ciudadana. La nueva función del Estado, y el
acceso a tecnologías de información ha creado los mecanismos para que la
ciudadanía demanda de mejores y más amplios servicios, y también exija una
comunidad más activa que participe en la política y en la toma de decisiones.
En el diseño institucional de las administraciones locales, se ha optado por la
figura de gerentes municipales, a fin de responder a las crecientes expectativas y
necesidades de los ciudadanos. Por consiguiente, los alcaldes tienen como reto
generar nuevos y mejores métodos de gobierno en los que se incluya: la
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innovación gubernamental, la definición de efectivos planes, liderazgo que
genere alineación y despliegue de las estrategias gubernamentales, distribución
optima y transparente de los recursos públicos, adecuado seguimiento y
evaluación de las estrategias municipales y la generación de las bases de
modelos de mejora continua en la gestión.
2.2. MARCO REFERENCIAL
2.2.1. BASE LEGAL DE LA UNIDAD DE AUDITORÍA INTERNA, UAI
La Unidad de Auditoría Interna se rige por las disposiciones contenidas
en: Ley Orgánica de Régimen Municipal, publicada en el Registro
Oficial No.331 del 15 de octubre de 1971, reformada conforme al
Registro Oficial No.429 del 27 de septiembre de 2004.
Ley Orgánica de Contraloría General del Estado, publicada en R.O. No
1 del 11 de agosto del 2009
Norma Ecuatoriana de Auditoria Gubernamental, expedidas mediante
Acuerdo No.919 C.G. publicado en la Edición Especial No.6 del 10 de
octubre del 2002.
Normas Ecuatorianas de Auditoria (NEA)
Normas Internacionales de Auditoria (NIA)
Normas de Control Interno expedidas mediante Acuerdo No.020 CG
publicado en la Edición Especial No.6 del 10 de octubre del 2002.
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Reglamento para trámite General de Emisión y Distribución de Informes
de Auditoría Externa e Interna sin Responsabilidades, e informes con
Indicios de Responsabilidades Penal.
Responsabilidad Administrativa y Responsabilidad civil culposa,
expedido mediante Acuerdo No.018 CG publicado en el R.O. No.142
del 7 de agosto del 2003.
Reglamento sustitutivo sobre la Organización, funcionamiento y
dependencia técnica de las Unidades de Auditoría Interna de las
Entidades que controlan la Contraloría General del Estado, expedido
mediante Acuerdo No.022 C.G publicado en el R.O. No.461 del 28 del 6
de noviembre del 2008.
Reglamento para la elaboración y presentación de Informes de Examen
Especial y Memorando de Antecedentes, realizados por las Auditorías
externas e Internas, expedido mediante Acuerdo 010 CG publicado en
el R.O. No. 355 del 9 de junio del 2008.
Ordenanzas, reglamentos y demás disposiciones aplicables a la unidad
de control interno.
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2.2.2. PRINCIPIOS GENERALES SOBRE AUDITORÍA
La palabra Auditoría, viene del latín AUDITORIUS, y de esta proviene auditor, que
tiene la virtud de oír, y el diccionario, lo considera revisor de cuentas colegiado,
pero se asume que esa virtud de oír y revisar cuentas está encaminada a la
evaluación de la economía, la eficiencia y la eficacia en el uso de los recursos, así
como al control de los mismos.
GRAFICO No 2
AUDITORÍA EN FORMA GRÁFICA
Fuente: elaborado por la autora
El grafico muestra que la auditoría es un proceso a través del cual un sujeto
(auditor), lleva a cabo la revisión de un objeto (situación auditada), con el fin de
¿QUIEN?
¿COMO?
¿QUE?
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emitir una opinión acerca de su razonabilidad (o fidelidad), sobre la base de un
patrón o estándar establecido.
Sujeto: es el auditor que realiza la revisión del objeto bajo examen, que puede ser
una cuenta contable determinada, un departamento en forma completa, un
procedimiento, etcétera.
Objeto: es la situación auditada, esta puede ser muy diversa, ya que en algunos
casos se da que sea una empresa en forma completa, y en otros, solo se realiza
esta revisión a una circunstancia precisa.
Estándar: es el punto de comparación que tiene el auditor, para poder evaluar si
la situación bajo examen cumple o no, con un determinado patrón establecido con
anterioridad a la ocurrencia de la situación. Este estándar puede ser por ejemplo,
principios de contabilidad generalmente aceptados, normas de auditorías
generalmente aceptadas, Ley de Régimen Tributario Interno y sus Reglamentos,
Manuales de Procedimiento, en otras palabras cualquier documento que nos
permita apoyar el dictamen final del auditor.
Entenderemos por Auditoría:
1. Una recopilación, acumulación y evaluación de evidencia sobre información
de una entidad, para determinar e informar el grado de cumplimiento entre
la información y los criterios establecidos.
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2. Una sistemática evaluador de operaciones y controles de una organización,
para determinar si se siguen políticas, procedimientos, normas
establecidas, con el fin de verificar si se utilizan los recursos
eficientemente y si se han alcanzado los objetivos de la organización.
3. Un proceso sistemático para obtener y evaluar de manera objetiva, las
evidencias relacionadas con las actividades que se desarrollan en una
entidad pública o privada. El fin del proceso consiste en determinar el
grado de precisión del contenido informativo con las evidencias que le
dieron origen.
De esta tercera definición obtendremos algunos puntos que son importantes
analizarlos para saber que la auditoría es un proceso que reúne varias
características, que son indispensables para una ejecución completa y correcta.
La evidencia que debe obtener el auditor consiste en una amplia gama de
información y datos que lo puedan ayudar a elaborar su informe final. Esta
definición no es estricta en cuanto a la naturaleza de la evidencia que se ha
revisado, más bien nos indica que el auditor debe usar su criterio
profesional para saber cuál de toda la evidencia que posee es la apropiada
para el trabajo que está ejecutando, él debe considerar cualquier elemento
o dato que le permita realizar una evaluación objetiva y expresar un
dictamen profesional.
Los informes a los cuales hace mención la definición, no solo se refiere a
las actividades económicas, es decir, informes financieros de la empresa,
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sino que también al ser una definición general se puede aplicar criterio
profesional para poder relacionarlo con otras actividades de interés
personal.
El auditor tiene un papel que desarrollar en este proceso, el cual es,
determinar el grado de precisión que existe entre los hechos que ocurren
en realidad y los informes que se han elaborado después de haber
sucedido tales hechos.
El auditor realiza su trabajo de acuerdo a los principios de contabilidad
generalmente aceptados (PCGA), sin embargo, en algunas ocasiones los
principios apropiados son algunas leyes, reglamentos, convenios
contractuales, manuales de procedimientos y otras disposiciones
establecidas por la autoridad competente en el tema.
2.2.3. NORMAS DE AUDITORÍA GENERALMENTE ACEPTADAS
Es de conocimiento general que todo tipo de Norma Profesional se establece
con el objetivo de evaluar la calidad y desempeño de los individuos y
organizaciones, por lo tanto, el auditor no está exento de tal situación, y debe
regirse por las Normas de Auditoría Generalmente Aceptadas (NAGAS) que son
los principios fundamentales de auditoría, en los cuales enmarcar su trabajo
durante el proceso de la auditoría misma. El cumplimiento de estas normas
garantiza la calidad del trabajo profesional del auditor. Las NAGAS tienen su
origen en los boletines (StatementonAuditing Estándar-SAS) emitidos por el
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Comité de Auditoría de Instituto Americano de Contadores Públicos de los
Estados Unidos de Norteamérica en el año 1948.
Estas normas por su carácter general se aplican a todo el proceso del examen y
se relacionan básicamente con la conducta funcional del auditor como persona
humana y regula los requisitos y aptitudes que debe reunir para actuar como tal.
Por lo tanto, la auditoría debe ser efectuada por un profesional que tiene un
entrenamiento técnico y la experticia suficiente para desarrollar todo el proceso.
Definición: normas de auditoría son los requisitos mínimos de calidad relativos a
la personalidad del auditor, al trabajo que desempeña y la información que rinde
como resultado de este trabajo.
Normas personales: se refieren a las cualidades mínimas que el auditor debe
tener para poder realizar su trabajo, son exigencias que el carácter profesional de
la auditoría le impone. Existen cualidades que los auditores deben mantener
durante toda su vida profesional, entre ellas están:
Entrenamiento y capacidad profesional; el trabajo de auditoría debe ser
desempeñado por personas que, teniendo título profesional legalmente
expedido y reconocido, tenga entrenamiento técnico adecuado y capacidad
profesional como auditores.
Independencia; El auditor está obligado a mantener una independencia
mental en todos los asuntos relativos a su trabajo profesional.
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Cuidado o esmero profesional; El auditor está obligado a ejercitar cuidado y
diligencia razonable en la realización de su examen y en la preparación de
su dictamen o informe.
La formación técnica se obtiene, generalmente, en la universidad, escuelas
técnicas e institutos profesionales, sin embargo la experiencia y capacidad
profesional se adquiere con el tiempo.
La norma requiere que el auditor desempeñe su trabajo con el máximo de
atención, diligencia y cuidado que pueda esperarse de una persona con sentido
de la responsabilidad. Exige al auditor la obligación de cumplir con las normas
relativas a la realización del trabajo y preparación del informe y a cumplir con los
códigos de ética profesional establecidos por la profesión.
2.2.4. CLASIFICACIÓN DE LAS AUDITORÍAS
En el ámbito de la administración, la auditoría es una función asesora - técnica al
servicio de la dirección superior de la empresa, cuya misión fundamental es
apoyar la gestión empresarial en lo relativo a las necesidades de información,
evaluación y control para el proceso de toma de decisiones, tanto internas como
externas a la organización. En este ámbito podemos encontrar dos tipos de
auditorías que son las más comunes; auditoría interna y auditoría externa.
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2.2.4.1. Auditoría Interna
Evalúa la efectividad de los registros contables y/o demás mecanismos o
procedimientos que posee una empresa, con la intención de prever
modificaciones en los mismos para hacerlos más confiables y seguros, y de esa
manera evitar al máximo las posible irregularidades motivadas por un deficiente
control interno de la empresa.
2.2.4.1.1. Funciones de la Auditoría Interna
Tiene por objeto verificar los diferentes procedimientos y sistemas de control
interno establecidos por una empresa, con objeto de conocer si funcionan como
se había previsto y al mismo tiempo ofrecer a la dirección posibles cambios o
mejoras en los mismos. Es una pieza fundamental de control en grandes
empresas y se estructura, dentro de las mismas, como un departamento que
funciona independientemente y depende directamente de la gerencia.
Las empresas se preocupan de salvaguardar sus activos; esto significa que se
debe estar verificando constantemente si el control interno es eficaz, de lo
contrario se deben proponer mejoras. Es un control cuyas funciones consisten en
examinar y evaluar la adecuación y eficiencia de otros controles.
El auditor interno lleva a cabo una función muy importante al interior de las
empresas mercantiles, gubernamentales o cualquier otra forma de organización,
dado que al revisar los sistemas de información interna pueden determinar si
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éstos han sido diseñados de acorde a las instrucciones que ha emitido la
dirección general de la entidad. De esta revisión se puede extraer la información
necesaria para saber si los sistemas implementados son los correctos o se
necesita implementarle mejoras o simplemente se debe desarrollar otro nuevo
para así mejorar la calidad de los controles.
El auditor interno tiene dentro de sus labores la revisión de actividades tales como
control de calidad, investigación de mercado, políticas de personal y muchos otros
temas que se relacionan sólo de modo muy lejano con la información financiera.
Estos auditores tienen que estar en una alerta permanente para poder detectar e
informar a la dirección de la empresa, cualquier asunto o situación que ocurra al
interior de la entidad a la que pertenece.
En 1941 se creó en Nueva York el Instituto de Auditores Internos (IIA), cuya sede
está hoy el Altamonte Springs, Florida, y al que actualmente pertenecen los
auditores de la mayoría de los países de Europa e Iberoamérica, así como los de
Estados Unidos y Canadá. En 1947 el Instituto introdujo, entre los atributos de los
auditores internos, una cláusula que les permitía incluir un examen del
funcionamiento de otras actividades distintas a las contables y financieras,
comienza entonces un progresivo avance de las atribuciones de los auditores
internos y se produce un cierto distanciamiento de la contabilidad y de los estados
financieros de las empresas, que pasan a ser el campo de juego y la finalidad de
la auditoría externa.
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Desde la fecha antes mencionada, la auditoría interna ha seguido avanzando
considerablemente en importancia y categoría dentro de la organización de las
empresas, buscando su posición al lado del más alto nivel de dirección e
informando a ésta, ya sea de forma directa o bien a través del comité de auditoría,
con acceso directo al presidente o director general de la compañía. Justamente
esta posición es la que asegura la independencia de la auditoría interna y, al
mismo tiempo, la sitúa frente a un gran desafío y considerables riesgos.
El concepto moderno de esta función es radicalmente distinto de la idea que,
tradicionalmente identificaba al departamento de auditoría interna, como una
unidad preocupada básicamente de asegurar el correcto registro de las
transacciones desde la perspectiva contable y financiera, con objeto de eliminar
errores y fraudes de esta naturaleza. Si a ello añadimos la protección de los
activos de la organización, tendremos el clásico contenido funcional de las
auditorías internas hasta los años 40/50. La auditoría interna es:
Una unidad con atribuciones y facultades para auditar todas las
operaciones de las organizaciones.
Situada en el organigrama en dependencia directa de la alta dirección.
Actuando como control de los restantes controles de la organización.
Buscando prestar un servicio a los auditados y a la dirección.
Independiente para la formulación de sus opiniones y
recomendaciones.
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La declaración de responsabilidades de la auditoría interna, fue publicada por el
Instituto de Auditores Internos en 1947 y revisada en 1990, la define como una
función de valoración independiente establecida dentro de una organización para
examinar y evaluar sus actividades como un servicio a la organización.
El objetivo es asistir a los miembros de la organización en el cumplimiento
efectivo de sus responsabilidades, con la finalidad que les proporcione análisis,
valoraciones, recomendaciones, consejo e información sobre las actividades
revisadas. Además incluye la promoción de un control efectivo a un costo
razonable.
La independencia de los auditores es otro aspecto importante, ya que estos
deben ser independientes de las actividades que auditen. La independencia
permite a los auditores internos emitir juicios imparciales y sin prejuicios, lo que es
esencial para la adecuada ejecución de las auditorias, esto se consigue mediante
un adecuado nivel de autoridad en la organización, y en su estructura orgánica
funcional.
La objetividad es una actitud mental independiente que los auditores internos
deberían mantener en la realización de auditorías. Los auditores internos en
ningún caso deben subordinar sus juicios en materia de auditoría a los de otros.
Diseñar, instalar y manejar sistemas no son funciones de auditoría. Tampoco el
diseño de procedimientos para sistemas es una función de auditoría. La
realización de tales actividades supone un perjuicio para la objetividad de la
auditoría.
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Ahora, si se quiere ser auditor hay que conocer los principios y la teoría de las
funciones de planificación, organización, dirección y coordinación. De esta
manera, la auditoría interna pasa de ser un órgano de control a ser staff de la
dirección, un consultor interno de la empresa.
El contenido funcional de la auditoría interna dependerá del concepto que la
dirección tenga de ella, de los objetivos que pretenda conseguir, de las
peculiaridades y características de cada empresa, del estilo propio de dirección, y
de la personalidad y criterio del director de la misma.
Por lo tanto, la auditoría interna se caracteriza en la actualidad porque:
Es parte de la dirección
Exige personal calificado de toda confianza y discreción.
No debe tener limitada su actividad
Debe disponer de su propio estatuto
Debe buscar el aumento de la eficiencia de la empresa.
No debe tener más control que la de la propia dirección
Cuando la auditoría interna opera como un órgano de confianza de la dirección,
ésta la utiliza con frecuencia y recaba informes de auditoría sobre los aspectos
globales de la gestión para los que no son suficientes las informaciones u
opiniones de los responsables de cada área.
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2.2.4.1.2. Relaciones de la Auditoría Interna
La auditoría interna debe mantener buenas relaciones con todas las unidades, y
departamentos de la empresa, así como conocer su funcionamiento con cierta
precisión. De manera muy especial debe relacionarse con:
Control de gestión
Departamento económico – financiero
Organización y métodos
Centros de producción de la empresa
Asesoría y Servicios Staff
Informático
Por lo tanto debe tener un conocimiento real de las funciones que estas unidades
llevan a cabo, familiarizarse con ellas y, formar equipo con sus hombres para
documentarse, como paso previo a la realización de programas concretos de
auditoría de gestión.
La modernidad de un departamento de auditoría interna exige tener buenas
relaciones con los auditores externos. Lo contrario es, anacrónico y va incluso
contra lo dispuesto por la dirección de la empresa, que es en definitiva quién
requiere los servicios de los auditores externos para recibir de ellos una opinión
real sobre su situación financiera. Las normas y prácticas de auditoría establecen
muy claramente la necesidad de una actuación coordinada y eficaz de ambos
auditores tal como se indica más adelante.
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Los aspectos fundamentales en torno a los cuales debe girar dicha colaboración
son:
Coordinación de sus trabajos sin duplicaciones ni interferencias.
Intercambio de experiencias e información de todo tipo sobre auditorias
efectuadas, programas, papeles de trabajo, etc.
Discusión de las conclusiones a las que la auditoría externa va llegando
a lo largo del desarrollo de su trabajo, antes de elevarlas a definitivas.
Demanda de la colaboración de la auditoría interna para la iniciación de
determinados trabajos en los cuales es preciso un conocimiento
personal del responsable del área auditada;
Entre las relaciones de los auditores internos y externo, constan aspectos más
destacados:
Encuentros periódicos para discutir temas de mutuo interés.
Acceso mutuo a los programas y papeles de trabajo.
Intercambio de los informes de auditoría y de las comunicaciones de la
dirección.
Entendimiento común sobre técnicas, métodos y terminología de
auditoría.
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2.2.4.2. Auditoría Externa
Es desarrollada por auditores externos independientes, los cuales centran su
trabajo principalmente en el análisis de los estados financieros u otra situación
determinada que desee revisar la empresa que solicita este servicio, así como en
la verificación muy general de sus operaciones en un ejercicio determinado.
Las organizaciones deben presentar en algún momento sus informes financieros
a otros usuarios externos, tales como bancos, financieras, proveedores,
acreedores, accionistas, inversionistas y otros. En cada uno de estos casos los
usuarios externos necesitan que la información contable presentada por la
empresa, tenga la seguridad necesaria que ellos necesitan, por lo tanto los
informes deben cumplir con los principios de contabilidad generalmente
aceptados.
Aunque los auditores internos, son independientes del resto de empleados de la
empresa, siempre se puede presentar la posibilidad que los usuarios externos
puedan dudar de la información financiera presentada por estos, esta
desconfianza se presenta dado que los auditores internos deben revisar el trabajo
de sus mismos compañeros de empresa, en virtud de ello, los usuarios externos
siempre solicitan que la información contable sea revisada por auditores externos,
a quienes se les puede contratar como a cualquier otro profesional, ya que por no
pertenecer a la planta de la empresa, sus informes representan una mayor
confianza.
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Una de las características principales de los auditores externos, es que realizan
su trabajo con una actitud mental de integridad y objetividad, es decir, libre de
todo prejuicio. El valor que pueda representar el dictamen de estos auditores,
dependerá únicamente de su reputación profesional, reputación que se obtiene
dado a su independencia mental y objetividad que utiliza en cada trabajo
desarrollado, además cabe destacar que el único activo que posee un auditor, es
su prestigio y reputación profesional.
2.2.5. DIFERENCIAS ENTRE AUDITORÍA INTERNA Y AUDITORÍA EXTERNA
La auditoría externa se puede definir como un servicio público prestado por
profesionales calificados en contaduría, que consiste en la realización según
normas, y técnicas específicas, de una revisión de los estados financieros de la
empresa, y la auditoría interna, es un servicio prestado por profesionales que
forman parte de la institución.
Los trabajos de auditoría externa se desarrolla de acuerdo con normas, y
procedimientos internacionales homologados, que no suelen ser
substancialmente alterados ni modificados, mientras que los procedimientos de
auditoría interna son mucho más flexibles y dependen, en cada caso, de la
empresa auditada.
En el grafico que mostramos a continuación le expondremos brevemente las
características de la auditoría interna y de la auditoría externa según el origen del
equipo auditor:
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CUADRO No. 1
DIFERENCIA DE AUDITORÍA INTERNA Y AUDITORÍA EXTERNA
CONCEPTO
AUDITORÍA INTERNA AUDITORÍA EXTERNA
SUJETO
Empleado (Evitar que traslade
información a otros sitios)
Función: Salvaguardar empresa
Profesional Independiente: Se fija
solo en la imagen fiel (legislación
vigente) Su función es evaluar la
empresa
GRADOS DE
INDEPENDENCIA
Limitada: El auditor interno no se
limita exclusivamente a dar un
informe de todo sino que se
dedica a evaluar las peticiones de
la dirección del concejo. Debe
seguir un programa
Total: Está sujeto a las directrices
Técnicas de auditoría.
RESPONSABILIDAD
Laboral
Penal: El informe del auditor tiene
consecuencias jurídicas
OBJETIVO
Examen de gestión ( =Toda
actuación que se realice sobre
activos o pasivos de la empresa)
El sentido de activo o pasivo debe
tomarse como se consideran
desde el derecho mercantil
Examen de la situación financiera
para dar opinión
INFORME EMITIDO
Dirigido a la gerencia, dirección
y/o Consejo de Administración.
Puede hacerse para cualquier
tipo de empresa
Accionistas o Consejo de
Administración: con carácter
obligatorio si lo obliga la ley o con
carácter optativo si lo desea la
empresa.
USO DEL INFORME
Va dirigido exclusivamente a la
instancia de gobierno de la
empresa ( Su transmisión tiene
carácter informativo con efectos
de responsabilidad administrativa,
civil y presunción penal)
Va dirigido a la empresa y al público
en general. Necesidad para cotizar
en bolsa y emitir todo tipo de valores.
Fuente: elaborado por la autora
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2.2.6. POLÍTICA DE LA UNIDAD DE AUDITORÍA INTERNA, UAI
Las políticas constituyen las orientaciones fundamentales de las acciones a seguir
por la Unidad de Auditoría Interna en el desarrollo de sus planes y programas,
también regula, y limita las acciones, estableciendo directrices de aplicación
general.
Las políticas de la Unidad Auditoría Interna de las municipalidades son:
1. Planificación anual de las actividades de Auditoría Interna
2. Confidencialidad del personal de los trabajos de Auditoría
3. Prohibición de recibir dádivas o regalos de personas que tengan interés o
sean parte del proceso de auditoría o examen especial.
4. Los auditores internos guardaran discrecionalidad en las expresiones a
emitir.
5. Se mantendrá permanente objetividad y se conservara un criterio
profesional independiente en las labores de control.
6. Organización adecuada del archivo de los papeles de trabajo.
7. Emisión oportuna de informes de auditoría con sus correspondientes,
comentarios, conclusión, y recomendaciones.
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8. Se promoverá permanentemente la implantación de las recomendaciones
completadas en los informes.
2.2.7. DEFINICIÓN Y NATURALEZA DE LA UNIDAD DE AUDITORÍA
INTERNA, UAI
El Instituto de Auditores Internos, IAI (2006) señala que:
“La auditoría interna es una actividad independiente y objetiva de aseguramiento y
consulta, concebida para agregar valor y mejorar las operaciones de una
organización. Ayuda a una organización a cumplir sus objetivos aportando un
enfoque sistemático y disciplinado para evaluar y mejorar la efectividad de los
procesos de gestión de riesgo, control y gobierno.”1 Se reconoce por lo tanto
que la unidad de auditoría interna realiza las siguientes actividades:
Realiza función de asesoría y consultoría
Ponga énfasis en la necesidad de agregar valor a la organización
Ponga énfasis en la evaluación de los a procesos de riesgo, controles y
dirección, para mejorar su efectividad.
Consecuentemente, las organizaciones públicas existen para crear valor,
mediante el desarrollo de obras y servicios en beneficio de la comunidad, motivo
por el cual, los auditores internos son consultores y asesores, que buscan
beneficios y mejoras para la entidad.
1TheInstitute of InternalAuditors (2006) Marco para la Práctica Profesional de la Auditoría Interna (1ra edición). Florida –
USA. Pág.17
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2.2.8. ÁMBITO, MISIÓN, OBJETIVOS Y ALCANCE DE LA UNIDAD DE
AUDITORÍA INTERNA, UAI
En los Artículos 1, 2, 3 del Reglamento Sustitutivo de la Organización,
Funcionamiento, y Dependencia Técnica de las Unidades de Auditoría Interna de
la entidad que controlan la Contraloría General del Estado, establecen:
Ámbito:
“Este reglamento rige para las instituciones del Estado previstas en el artículo 225
de la Constitución de la República del Ecuador, a las personas jurídicas de
derecho privado que dispongan de recursos públicos; y a los bancos, y entidades
financieras públicas.”
Auditoría Interna:
“La auditoría interna constituye una actividad independiente, y objetiva de
aseguramiento y consulta, concebida para agregar valor y mejorar las
operaciones de una organización; evalúa el sistema de control interno, los
procesos administrativos, financieros, legales, operativos y estratégicos, gestión
de riesgos, control y dirección de la entidad.”
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Objetivo y alcance:
“Las unidades de auditoría interna, mediante la aplicación de técnicas y
procedimientos de auditoría, avaluarán la eficiencia del sistema de control interno,
la administración de riesgo institucionales, la efectividad de las operaciones, el
cumplimiento de leyes y regulaciones aplicables que permitan el logro de los
objetivos institucionales. Proporcionará asesoría en materia de control a las
autoridades, niveles directivos y servidores de la entidad para fomentar la mejora
en sus procesos y operaciones.”2
2.2.9. ESTRUCTURA ORGÁNICA Y FUNCIONAL DE LA UNIDAD DE
AUDITORÍA INTERNA
A continuación se presenta la estructura orgánica y funcional de la Unidad de
Auditoría Interna del Gobierno Municipal Autónomo del Cantón de Tosagua,
aprobado por el Concejo Cantonal.
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Reglamento Sustitutivo sobre la Organización, Funcionamiento y Dependencia Técnica Unidades de Auditoría Interna, Acuerdo No.022 CG publicado en el R.O. 461 del 6 de noviembre de 2008
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GRAFICO No3
ESTRUCTURA ORGÁNICA Y FUNCIONAL DE LA UNIDAD DE AUDITORÍA INTERNA
Fuente: elaborado por autora
Cabe señalar, que de conformidad con lo previsto en el Artículo 8 del
Reglamento de las Unidades de Auditoría Interna, su ubicación orgánicamente
será en el nivel asesor de la máxima autoridad de la municipalidad, para cuyo
propósito, debe considerarse la organización corporativa del Consejo Cantonal
(Cuerpo Colegiados) es decir en el nivel o jerarquía más altos de la entidad.
Por lo cual, el nivel organizacional del que dependa la Unidad debe ser tal, que le
asegure una adecuada consideración y acción ante las recomendaciones de la
auditoria, es decir que debe encontrarse dependiendo del nivel más alto de la
organización.
CONCEJO CANTONAL
ALCALDE
AUDITOR GENERAL
SECRETARIA
SUPERVISOR
EQUIPO AUDITORIA 2
EQUIPO AUDITORÍA 1
EQUIPO AUDITORIA 3
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2.2.10. FUNCIONES DE LA UNIDAD DE AUDITORÍA INTERNA
Las principales funciones de la UAI de la Municipalidades son las siguientes:
1. Asesorar al Alcalde, miembros del Concejo Cantonal, y a los servidores
que requieran los servicios profesionales, con sujeción a las leyes, y
normas de auditoría.
2. Preparar el plan anual, y presentarlos a la Contraloría General de Estado
hasta el 30 de septiembre de cada año.
3. Realizar principalmente auditorias de gestión y exámenes especiales
planificados e imprevistos, para evaluar la gestión operativa, administrativa,
financiera, ambiental y técnica de la entidad.
4. Evaluar la gestión del ciclo presupuestario de la municipalidad, y sus
indicadores de gestión..
5. Mantener un programa de seguimiento del cumplimiento de las
recomendaciones establecidas en los informes de auditorías internas y
externas.
6. Proporciona informes a la Contraloría para que determine las
responsabilidades administrativas y las responsabilidades civiles culposas,
así como también los indicios de responsabilidad penal.
7. Emitir, y actualizar el manual específico de la Unidad, y someterlo a la
aprobación de la Contraloría.
8. Procurar la capacitación continua y permanente del personal de la Unidad
de auditoría interna.
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9. Mantener independencia mental, y actuar con objetividad en el
cumplimiento de sus funciones, observando el código de ética, normas
profesionales de la auditoria de carácter nacional e internacional.
10. Estar libre de cualquier injerencia política, o de autoridad, para actuar con
profesionalismo, objetividad, independencia y ética, en el ejercicio de
control.
11. Preparar mensual y semestralmente la información de las actividades
cumplidas y remitirlas a la Contraloría.
12. Enviar a la Contraloría, Alcalde, y Concejo Cantonal, los informes de
auditoría, después de la conferencia final de resultados.
13. Cumplir con las normas e instrucciones que expida la Contraloría para el
eficaz funcionamiento técnico.
14. Ejercer las demás funciones conferidas por la ley.
2.2.11. OBJETIVO DE LA UNIDAD DE AUDITORÍA INTERNA, UAI
El objetivo principal de la UAI es, asistir a los miembros de la organización en el
cumplimiento de sus responsabilidades, debiendo también:
a) Revisar si en la organización se están ejerciendo correctamente las
funciones de planificación, organización, dirección y control.
b) Determinar la efectividad de los sistemas de contabilidad, controles
internos y operativos de la organización.
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c) Revisar la confiabilidad e integridad de la información financiera, así como
los medios utilizados para identificar, medir, clasificar y presentar dicha
información.
d) Revisar los medios utilizados para salvaguardar los bienes, además de
verificar la existencia de dichos activos.
e) Evaluar la economía, eficiencia y efectividad con las cuales se han
empleado los recursos.
f) Revisar las operaciones y programas para determinar si los resultados son
coherentes con los objetivos, y metas establecidas, y si fueron llevados a
cabo de acuerdo con lo planificado.
g) Coordinar las labores de la UAI con los auditores externos.
h) Evaluar el cumplimiento de las recomendaciones constantes en informes
de auditoría interna y externa.
2.2.12. SUPERVISIÓN TÉCNICA Y ASEGURAMIENTO DE CALIDAD
La Unidad de Auditoría Interna, como parte integrante del control interno, es
objeto de evaluación por parte de Contraloría, de cuyo organismo depende
técnica, financiera y administrativamente, principalmente en la aprobación de los
planes anuales de trabajo y sus modificaciones, el control de calidad de los
informes, la determinación de responsabilidades, la evaluación de desempeño de
sus miembros con la utilización de indicadores objetivos y cuantificables, la
aprobación de los manuales específicos de auditoría interna, el cumplimiento de
la normas que se expidan sobre la materia, y la aprobación o negación de la
creación, restauración o supresión de las Unidades de Auditoría Interna.
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Los trabajos de auditoría deben ser adecuadamente supervisados para asegurar
el logro de sus objetivos, la calidad del trabajo y el desarrollo profesional del
personal de la Unidad. Previa su distribución los informes en la entidad, este
documento deberá ser sometido al control de calidad y luego aprobado por el
Contralor General del Estado.
El Auditor General, es responsable de que exista una adecuada supervisión del
trabajo, proceso que comienza con la planificación y continúa a través de las
fases del examen, evaluación, ejecución, comunicación y seguimiento del trabajo.
El jefe de Unidad tiene la responsabilidad general de la supervisión, pero puede
designar a miembros adecuadamente experimentados de auditoría interna, para
desempeñar esta tarea.
También debe adoptar las medidas necesarias para asegurar que se cumpla esta
responsabilidad, dicha medidas incluyen políticas y procedimientos diseñados
para:
a) Minimizar el riesgo de que los juicios profesionales emitidos por los
auditores internos puedan ser inconsistentes con el juicio profesional del
Auditor General, y produzcan un efecto adverso significativo sobre el
trabajo.
b) La supervisión se extiende a la formación y desarrollo del personal, y a la
evaluación del desempeño de los auditores internos, a los controles de
tiempo y gastos.
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c) Los papeles de trabajo deben ser revisados para asegurar que soportan
adecuadamente las comunicaciones del trabajo, y que todos los
procedimientos de auditoría necesarios han sido aplicados. La evidencia de
la revisión del supervisor consiste en que el supervisor coloque sus
iníciales y la fecha, en cada papel de trabajo una vez revisado.
En ese contexto, el Auditor General en cumplimiento con la NAG AG - 08, debe
desarrollar, y mantener un programa de aseguramiento de calidad y mejora que
cubra todos los aspectos de la actividad de auditoría interna, y revise
continuamente su efectividad, de manera que se ayuda a la municipalidad a
agregar valor, mejorar las operaciones de la organización, y a proporcionar
aseguramiento de que la actividad de auditoría interna cumple con las normas
que regulan su ejercicio profesional y el código de ética.
Un programa de calidad de auditoría interna, de conformidad con las NEPAI3
incluye los siguientes aspectos:
Supervisión del trabajo de los auditores internos para asegurar su
conformidad con las normas.
Evaluaciones internas realizadas periódicamente para evaluar la calidad
del trabajo realizado.
Evaluaciones externas, normalmente en el Municipio es atribución de la
Contraloría General evaluar la calidad de las operaciones.
3NEPAI: Normas Internacionales para el Ejercicio Profesional de la Auditoría Interna
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Consecuentemente, un efectivo proceso de supervisión al aseguramiento de la
calidad implica:
Implementación de programas de calidad.- El auditor general es responsable de
implementar procesos para suministrar aseguramiento razonable a los
interesados de la actividad de auditoría interna, de que se desempeña; de
acuerdo con las Normas Profesionales de Auditoría Interna y el código de ética;
que opere de una manera eficaz, eficiente y que los terceros interesados perciban
que agrega valor y mejora las operaciones de la organización.
2.2.13. PLAN DE AUDITORÍA INTERNA
El Articulo 11 de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado,
establece que la coordinación, y orientación para la preparación del plan anual
de auditoría, debe ser de conformidad con las políticas, y objetivos de control
expedidos por el Controlador General del Estado.
Normalmente el plan anual se fundamentara en un diagnostico que le permita
conocer, entre otros aspectos principales el FODA del Concejo Cantonal, su
misión, visión, objetivos estratégicos, metas dentro del marco de la planificación
estratégica, paralelamente a ello, el Programa Operativo Anual (POA), a ser
ejecutados durante el periodo con el presupuesto institucional.
Esta información, es completada con las auditorías realizadas en años anteriores,
en ejecución y los trabajos pendientes de realizar, en relación con el número de
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auditores disponibles, su preparación y experiencia, la posibilidad de contar con
nuevos profesionales para conformar equipos multidisciplinarios. Documento que
servirá para evaluar el desempeño de los auditores internos, las actividades, el
alcance, el tiempo, y la asignación de recursos necesarios, para alcanzar los
objetivos de la gestión de control de la unidad.
Para la formulación del plan anual, se coordinara con la Dirección Regional de la
Contraloría, con el fin de evitar duplicación en los trabajos, coadyuvando de esta
manera a la estructuración de un sistema integrado de control. Es frecuente
establecer en las políticas de control, que del total de 220 días laborables al año
por auditor, se destine un 70 % para actividades programadas, y el 30% restante
para imprevistos.
Además, es importante señalar que al planificar el trabajo anual, el Auditor
General debe considerar algunos aspectos clave, como lo es, la gestión de riesgo
de la municipalidad, mediante las siguientes preguntas:
¿Está debidamente contemplado el riesgo en la administración
estratégica de la municipalidad?
¿Existe un método para identificar y ponderar debidamente todo los
riesgos relevantes?
¿Están debidamente vinculados los objetivos, riesgos, procesos y
controles?
¿Existen medidas de tratamiento para mitigar los riesgos inherentes
y obtener un nivel de riesgo residual adecuado
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¿Existen mapas de riesgo de los procesos clave de la entidad?
2.2.14. GESTIÓN DE RIESGO
La estrategia de riesgos de la entidad debe estar reflejada en el plan de auditoría
interna, con un enfoque coordinado para aumentar las sinergias entre los
procesos de gestión de riesgo de la entidad y de auditoría interna. Por
consiguiente el Auditor General debe establecer planes basados en la evaluación
de los riesgos para la consecución de los resultados, y determinar las prioridades
de la actividad de auditoría interna.
El universo de auditoría puede incluir componentes del plan estratégico en donde
se refleja los objetivos generales. Es probable que, también refleje la actitud de la
entidad hacia el riesgo, y el grado de dificultad para cumplir con los objetivos
planificados.
Los cambios en la dirección de la gestión municipal deben reflejarse en las
actualizaciones del universo de auditoría y en el plan de actividades. En este
sentido es aconsejable realizar evaluaciones, con el propósito de que se reflejen
las estrategias, y el estilo de dirección más actualizados posibles.
Existe una gran variedad de modelos de riesgo que ayudan al Auditor General a
establecer prioridades, entre las aéreas potenciales a auditar. La mayoría utilizan
factores de riesgo tales como: impacto financiero, calidad de los controles
internos, grado de cambio o estabilidad, tiempo transcurrido desde la última
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auditoría, complejidad, monto de los recursos a examinar, incidencias políticas,
etc.
Consecuentemente, el plan contendrá actividades de: arrastre, planificadas e
imprevistas, cuyos porcentajes de dedicación en días/hombre, son establecidos
en las políticas emitidas por el Contralor. Los cambios, modificaciones y
ampliaciones que se realicen con posterioridad a la aprobación del plan anual
deben ser solicitados para su aprobación, seguimiento y evaluación respectiva.
De acuerdo con los lineamientos y políticas del plan nacional de control emitidas
por el Contralor, las actividades que habrán de ser previstas para su ejecución en
el plan de la UAI están orientadas, fundamentalmente a proporcionar
asesoramiento al Alcalde y a la ejecución de Auditorias de gestión y exámenes
especiales.
Los planes se enviaran mediante impresión en papel y en forma digital, a la
Dirección Regional de la Contraloría, para su debida revisión y coordinación,
hasta el 30 de septiembre previo a su aprobación por el Contralor General, en
concordancia con lo dispuesto en el Articulo 16 de la Ley Orgánica de la
Contraloría General del Estado.
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2.2.15. NORMAS PARA EL EJERCICIO PROFESIONAL DE LA AUDITORÍA
INTERNA
Los auditores internos deben observar las “Normas de Auditoria Gubernamental”,
expedidas mediante Acuerdo No. 019 CG publicado en la Edición Especial No.6
del 10 de octubre del 2002, que se clasifican en:
1. Normas personales del auditor
Las normas personales del auditor se refieren a la personalidad del auditor interno
para la condición de un trabajo, basado en la capacidad, independencia, cuidado
y pericia profesional con que se desempeñara, al conducir una auditoria y
generar un producto final objetivo y de calidad.
2. Normas de planificación del trabajo
Las normas de planificación de trabajo, de auditoría interna, se relacionan con la
suficiente compresión, de la misión, visión, metas, objetivos y controles, que
permiten al auditor determinar la naturaleza, duración y extensión de los
procedimientos aplicarse para que el trabajo resulte efectivo, tales como:
Planificación anual
Planificación preliminar de la auditoria
Planificación especifica de la auditoria
Evaluación del riesgo
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Evaluación del control interno
Memorando de planificación de la auditoria
Compresión global de los sistemas de información computarizada.
3. Normas de ejecución del trabajo
Las Normas de Ejecución del Trabajo, proporcionan al auditor interno una base
para juzgar la calidad de la gestión institución y de las operaciones administrativas
y financieras, obteniendo evidencia suficiente, comprobatoria y relevante, tales
como:
Programas de auditoria
Materialidad de auditoria
Evaluación del cumplimiento de las disposiciones legales y reglamentos
Papeles de trabajo
Evidencia suficiente, competente y relevante
Muestreo en la auditoria
Verificación de eventos subsecuente
Comunicación de hallazgos
Supervisión del trabajo
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4. Normas de informes de trabajo
Las nomas de informe de trabajo, se relacionan con el producto final del trabajo
del auditor, en el cual presenta sus comentarios, Conclusiones y
recomendaciones, estas normas son:
1. Informe de auditoria
2. Contenido y estructura del informe
3. Convocatoria de la conferencia fin
4. Oportunidad en la comunicación de resultados
5. Presentación del informe
6. Implantación de recomendaciones
El Institute of InternalAuditors (IIA) a partir del 1 de enero de 2004, emitió las
Normas Internacionales para Ejercicio Profesional de la Auditoría Interna, al cual
están obligados a observar los auditores internos.
Ciertamente las actividades de auditoría interna, son relacionadas en ambientes
legales y culturales diversos, dentro de organizaciones que varían según sus
propósitos, tamaño y estructura, y por personas de dentro o fuera de la
organización. Si bien estas diferencias pueden efectuar la práctica de la auditoría
interna en cada ambiente, el cumplimiento de las NEPAI, es esencial para el
cumplimiento de las responsabilidades d los auditores internos.
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64
Las actividades de aseguramiento comprenden la tarea de evaluación objetiva de
las evidencias, efectuada por los auditores internos, para proporcionar una
opinión o conclusión independiente respecto de un proceso, sistema u otro
asunto. Existen tres partes en los servicios de aseguramiento:
1. La persona o grupo directamente implicado en el proceso, sistema u otro
asunto, es decir el dueño del proceso
2. El auditor interno; y,
3. La persona o grupo que utiliza la evaluación, es decir el usuario
Los servicios de consultoría son por naturaleza consejos y son desempeñados
por la auditoría interna, debiendo en todo caso mantener objetividad y no asumir
responsabilidad de gestión. El propósito de esta norma es:
Definir principios básicos del ejercicio de la auditoría interna
Proveer un marco para ejercer y promover un amplio rango de
actividades de auditoría interna de valor añadido.
Establecer las bases para evaluar el desempeño de la auditoría interna.
Fomentar la mejora en los procesos y operaciones de la organización.
Las normas sobre atributos se relacionan con las características de las
organizaciones, y las personas que desarrollan actividades de auditoría interna.
Las normas de desempeño describen la naturaleza de las actividades de auditoría
interna y proveen criterios de calidad con los cuales puede evaluarse el
desempeño de estos servicios. Mientras que las normas de implantación, se
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aplican a determinados tipos de actividades de auditoría interna, establecidas par
trabajaos de aseguramiento y consultoría.
4. 2.2.16. SISTEMA DE CONTROL INTERNO
El control interno constituye un proceso aplicado por la máxima autoridad, la
dirección y el personal de cada institución, que proporciona seguridad razonable
de que se protegen los recursos públicos y se alcancen los objetivos
institucionales. Constituyen elementos del control interno: el entorno de control, la
organización, la idoneidad del personal, el cumplimiento de los objetivos
institucionales, los riesgos institucionales en el logro de tales objetivos y las
medidas adoptadas para afrontarlos, el sistema de información, el cumplimiento
de las normas jurídicas y técnicas; y, la corrección oportuna de las deficiencias de
control.
El control interno será responsabilidad de cada institución del Estado y tendrá
como finalidad primordial crear las condiciones para el ejercicio del control externo
a cargo de la Contraloría General del Estado.
El ejercicio del control interno se aplicará en forma previa, continua y posterior:
a) Control Previo.- Los servidores de la institución, analizaran las actividades
institucionales propuestas, antes de su autorización o ejecución, respecto a
su legalidad, veracidad, conveniencia, oportunidad, pertinencia y
conformidad con los planes y presupuestos institucionales
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b) Control Continuo.- Los servidores de la institución, en forma continua
inspeccionarán y constatarán la oportunidad, calidad y cantidad de obras,
bienes y servicios que se recibieren o prestaren de conformidad y calidad
con la ley, los términos contractuales y las autorizaciones respectivas.
c) Control Posterior.- La unidad de auditoría interna será responsable del
control posterior interno ante las respectivas autoridades y se aplicará a las
actividades institucionales, con posterioridad a su ejecución.
La Contraloría General del Estado mediante Acuerdo 020 CG del 5 de septiembre de
2002, emitió las NIC-SP, que constituyen guías generales orientadas a promover una
adecuada administración de los recursos públicos, y a determinar el correcto
funcionamiento administrativo de estas entidades y organismos, con el objeto de
buscar la efectividad, eficiencia y economía en la gestión institucional.
Este cuerpo legal instrumenta procedimientos encaminados a proporcionar una
seguridad razonable, para que las entidades puedan lograr los objetivos específicos
que se trazaron; tienen soporte técnico en principios administrativos, disposiciones
legales y normativa técnica pertinente.
Las NCI-SP se caracterizan por ser:
Concordantes con el marco legal vigente, disposiciones y normativa de los
sistemas de contabilidad gubernamental, presupuesto, tesorería,
endeudamiento público y con otras disposiciones relacionadas con el
control interno.
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Compatibles con los Principios de Administración, las Normas de Auditoria
Gubernamental emitidas por la CGE. y la Normativa de Contabilidad
Gubernamental emitida por el Ministerio de Finanzas.
Sencillas y claras en su presentación y referidas a un asunto especifico.
Flexibles, permiten su adaptación y actualización periódica de acuerdo con
las circunstancias, según los avances en la modernización de la
administración gubernamental.
Las NCI-SP se encuentran agrupadas por áreas, sub-áreas y títulos. Las áreas de
trabajo constituyen campos donde se agrupan un conjunto de normas
relacionadas con criterios afines y se clasifican en:
Generales.- tales como los funcionamientos del control interno, sus
componentes, herramientas y normas generales.
Para el área de administración financiera gubernamental.- tales como de
contabilidad gubernamental, presupuesto, tesorería, anticipos de fondo y
cuentas por cobrar, inversiones en existencias, bienes de larga duración, y
deuda pública.
Para el área de recursos humanos
Para l área de sistemas de información computarizada
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Para el área de inversiones en proyectos y programas.- con normas que
tratan de regular las acciones de contratación, ejecución, recepción y
liquidación de obras, así como el correspondiente control de las obras
construidas por administración directa.
En este contexto, en 1992, se emitió en EE.UU. el informe del COMMITEE OF
SPONSORING ORGANIZATIONS, (Informe de Organización Patrocinadores)
conocido como informe COSO, como una respuesta a las inquietudes que
planteaban la diversidad de conceptos, definiciones e interpretaciones existentes
en torno al control interno y, como herramienta para promover la rentabilidad,
transparencia, y la honestidad de la gestión de los administradores de los
recursos públicos, y privados.
Posteriormente en 1999, en la Conferencia Interamericana de Contabilidad de
San Juan, Puerto Rico, se recomendó un marco latinoamericano de control
interno similar al COSO en español, en base de las realidades de la región, para
lo cual se nombró una comisión especial de representantes de la Asociación
Internacional de Contabilidad, AIC y a Federación Latinoamericana de
Contabilidad, FLAI para iniciar el desarrollo del marco Integrado de Control Interno
para Latinoamérica, MICIL. El MICIL se emite en el año 2004, y es un modelo
basado en estándares de control interno para pequeñas, medianas, y grandes
empresas desarrollando en el informe COSO.
El COSO y el MICIL recomiendan que el control interno, como un modelo
integrado a la gestión de las organizaciones, se fundamenta en los valores, y en
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un código de conducta ética, para sensibilizar a las personas de su
responsabilidad por el cumplimiento de los deberes, con la entidad, los usuarios
de los servicios y la sociedad en general.
Con el afán de promover la adopción de estrategias que permitan el logro de los
objetivos institucionales, y de todos los niveles de la organización en un ambiente
de transparencia, y honestidad, COSO, con el apoyo de varias agrupaciones
profesionales de contabilidad y auditoría, en el año 2004 emitieron un segundo
informe COSO, con el nombre de “Gestión de Riesgos Empresariales - Marco
Integrado” que podríamos denominarlo COSO II, incorporando los siguientes
aspectos relevantes:
Incorporar objetivos estratégicos como una nueva categoría de objetivos
institucionales.
Incrementa de cinco a ocho, el número de componentes mediante la
incorporación de los tres siguientes: establecimientos de objetivos,
identificación de eventos y respuesta a los riesgos.
Énfasis en el establecimiento de estrategias y en la administración de los
riesgos, mediante el uso de herramientas que permitan evitarlos,
administrarlos, compartirlos o aceptarlos.
Sin embargo, en el año 2006, dentro del proyecto anticorrupción “si se puede” del
Ecuador, se emitió el Marco Integrado de “Control de los Recursos y los Riesgos-
70
70
Ecuador” (CORRE) que se fundamentan en el COSO II, el mismo que a
continuación presentamos a manera de resumen:
De acuerdo con el CORRE el control interno se define como: “Un proceso,
efectuado por el consejo de administración, la dirección y el resto de personal de
una entidad, diseñado con el objeto de proporcionar un grado de seguridad
razonable en cuanto a la consecución de objetivos dentro de las siguientes
categorías:
Honestidad y responsabilidad.
Eficiencia y eficacia en las operaciones
Fiabilidad de la información
Salvaguarda de los recursos; y
Cumplimiento de las leyes y normas.
El control interno aporta seguridad razonable a la máxima autoridad de la
organización, respecto del cumplimiento de los objetivos, y la existencia de
errores o irregularidades en las operaciones, consecuentes no aporta seguridad
total o absoluta.
El control interno adecuadamente diseñado y aplicado es el mejor antídoto contra
las irregularidades, el fraude y la corrupción en sus diferentes manifestaciones,
porque establece la obligación de asumir conductas éticas en todos los niveles de
organización, como base para su funcionamiento. La responsabilidad se entiende
como la obligación de los funcionarios públicos de responsabilidad se entiende
71
71
como la obligación de los funcionarios públicos de responder, reportar, explicar o
justificar.
Los componentes de control interno tomados del CORRE que se basa en el
COSO ERM (Enterprise Risk Management) o Administración de los riesgos
empresariales son:
5. Ambiente interno de control.- El componente establece:
Una filosofía de gestión integral de riesgo
Nivel de riesgo que la alta dirección asume (Apetito de riesgo)
Rol supervisor de la máxima autoridad y demás ejecutivos en la gestión
integral de riesgo
La integridad y los valores éticos
Una estructura de gestión de riesgos: sistemas de delegación de autoridad,
roles y responsabilidades y líneas de reporte
Estándares de recursos humanos: habilidad y competencia de los
empleados
6. Establecimiento de objetivos.- Dentro del marco de la definición de la misión y
visión, la gerencia establece las estrategias, y objetivos. Los objetivos se
clasifican en cuatro categorías:
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Estratégicos
Operacionales
Reporte o presentación de resultados
Cumplimiento
7. Identificación de eventos.- La administración reconoce que la incertidumbre
existe, lo cual se traduce en no poder conocer con exactitud cuando y donde
un evento pudiera ocurrir, los eventos con impacto negativo (riesgos) y con
impacto positivo (oportunidades)
8. Evaluación de riesgo.- Consiste en la identificación de los factores que podrían
hacer que la entidad cumpla sus objetivos propuestos. Los riesgos pueden
ser:
Riesgos inherentes
Se refieren a la posibilidad de que ocurran errores o irregularidades significativas
antes de considerar la efectividad de los sistemas de control. Estos riesgos están
totalmente fuera de control del Auditor, porque es propio de la operación del ente.
Riesgos de control
Existe el peligro de que los controles internos no detecten o eviten errores e
irregularidades significativas en forma oportuna.
Riesgos de detección
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Se refieren al riesgo de que los procedimientos de auditoría seleccionados no
detecten errores o irregularidades significativas.
9. Respuesta a los riesgos.- Evaluar posibles respuestas:
Evitar el riesgo
Reducir la expansión de una línea de productos a nuevos mercados
Vender una división, unidad de negocio o segmento
Dejar de producir un producto o servicio altamente riesgoso
Compartir el riesgo
Comprar de seguros contra perdidas inesperadas significativas
Contratación de outsourcing para procesos del negocio
Compartir el riesgo con acuerdos sindicales o contractuales
Aceptar el Riesgo
Auto – asegurarse (Self-insuring) contra perdidas
Aceptar los riesgos de acuerdo a los niveles de tolerancia de riesgo
Mitigar el riesgo
Fortalecimiento del Control Interno en los procesos del negocio
Diversificación de productos
Establecimiento de límites a las operaciones y monitoreo
Reasignación de capital entre unidades operativas
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74
10. Actividades de control.-
Controles preventivos.- Diseñados para evitar riesgos, errores o incidentes
antes de su ocurrencia.
Controles detectivos.- Diseñados para detectar de forma rápida riesgos,
errores o incidencias
Controles Correctivos.- Diseñados para remediar o reducir daño como
consecuencia de riesgo, errores o incidentes ocurridos.
11. Información y comunicación.-
La información relevante, debe ser identificada, capturada, procesada y
comunicada oportunamente y forma adecuada
Los sistemas de información deben apoyar la toma de decisiones y la
gestión de riesgo (ERM)
La administración debe enviar un mensaje al personal resaltando su
responsabilidad ente el ERM
El personal debe entender su rol en el ERM así como su contribución
individual en relación con el trabajo de otros.
12. Supervisión y monitoreo (Ongoing).- Es esencial monitorear los riesgos y la
efectividad de las medidas de control para asegurar que el cambio de
circunstancias no altera las prioridades de los riesgos. La revisión sobre la
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75
marcha es esencial para asegurar que el plan de administración permanece
relévate. Este componente se integra de los siguientes factores:
Supervisión permanente.- Autoevaluación
Supervisión Interna.- Mediante la auditoría interna
Evaluación Externa.- Con la participación de la auditoría externa
Es indudable que si los ocho componentes del CORRE funcionan de manera
integrada en toda la organización, bajo el liderazgo de la máxima autoridad, como
principal responsable de su implementación.
2.2.17. EVALUACIONES DEL CONTROL INTERNO
El auditor debe evaluar a la organización, y los sistemas que se encuentren en
funcionamiento en sus aspectos formales y reales. El estudio comprenderá las
funciones del personal vinculado con las áreas específicas a evaluar; así como, si
los informes financieros y los reportes operacionales son adecuados para fines de
gestión y de control.
El estudio y evaluación del control interno se realizara a base del objetivo general
de la auditoría, y los objetivos específicos del examen, los sistemas y
procedimientos vigentes para que la entidad ejecute sus actividades en forma
eficiente, efectiva y económica, a fin de cumplir con las metas y objetivos
planificados. Por consiguiente, el auditor obtendrá evidencia de los controles
internos para:
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Formarse una opinión acerca de su efectividad; y
Evaluar el riesgo y la efectividad de los controles de cumplimiento durante
el periodo auditado.
El auditor interno debe remitir el informe a la máxima autoridad, sobre la
evaluación del control interno durante la ejecución de la auditoria, a fin de permitir
la aplicación inmediata de las recomendaciones. La información y resultados que
obtengan en esta etapa, permitirán estructurar la matriz del riesgo de las áreas
que definirá el alcance de las pruebas a realizar.
Por consiguiente, la evaluación preliminar del sistema de control interno, es esta
primera fase, que nos permite acumular información sobre el funcionamiento de
los controles existentes e identificar los componentes relevantes, tales como
áreas, actividades, programas, proyectos, rubros, cuentas, etc., que en las
siguientes fases del examen se someterán a las pruebas y procedimientos de
auditoría. El auditor interno, como parte de la organización es responsable de
avaluar la calidad y cabal aplicación de los controles internos establecidos, cuya
metodología incluye:
Conocer los ocho componentes de control interno
Evaluar el riesgo de control; y,
Probar la eficiencia de los controles.
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77
Para la evaluación del control interno (CORRE) existen tres métodos:
Cedulas descriptivas
Cuestionarios;
Diagramas de flujo
A continuación las principales ventajas y desventajas que tienen los métodos
brevemente descritos:
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78
CUADRO No. 2
VENTAJAS Y DESVENTAJAS DE LOS METODOS PARA LA EVALUACIÓN
DEL CONTROL INTERNO (CORRE)
VENTAJAS DESVENTAJAS
NARRATIVAS:
-Su utilización es muy sencilla
-Es aplicable en pequeñas entidades.
-Prevalece normalmente la creatividad e
iniciativa del auditor
Su descripción se realiza a base de la
observación del auditor.
-Se requiere habilidad del auditor para
expresarse por escrito
-Normalmente realizan auditores
experimentados
-No se aplican en entidades grandes
-Por ser descriptivo no permite una visión en
conjunto
-Se hace difícil detectar áreas criticas
FLUJO GRAMAS:
-Se obtiene una secuencia lógica y ordenada
de las actividades y procesos.
-Permite una verificación grafica en un solo
plano.
Se verifica la falta de controles.
-Determina procesos burocráticos y cuellos
de botella
-Detecta hechos, controles y debilidades.
-Facilita la formulación de recomendaciones
-El auditor debe tener experiencia en
evaluación de control interno
-Conocimientos especializados en la
utilización y simbología de los diagramas de
flujo
-Existe personal experto con poco
conocimiento en esta técnica
-Requiere de mayor tiempo y recursos
CUESTIONARIO:
-Es el más utilizado
-Facilita administración del trabajo
Se detecta las diferencias con mayor rapidez
-Es fácilmente entendible por los auditores
inexpertos
-Austeridad en tiempo y recursos.
-Se limita a preguntas cerradas
-Muchas veces genera molestias a ejecutivos
-Se encuentra ausente una visión grafica en
un solo plano
-Las preguntas no siempre abarcan todas las
deficiencias
MATRICES:
-Permite detectar debilidades de control
interno.
-Relaciona a personas con procesos y
actividades
-Está limitada a una visión parcial y no global
-Requiere experiencia
-Conocimiento y criterio del auditor
Fuente: CGE, MAG, 2002, Acuerdo 031 CG, Corporación EDI-Abaco, Págs.50, 51
79
79
2.2.18. NORMAS DE CONTROL INTERNO
El Contralor General de Estado mediante el Acuerdo 039 - CG publicado en el R.O No
78 del 2009-12-01, expidió las Normas de Control Interno para las entidades, organismos
del sector público y personas jurídicas de derecho privado que dispongan de recursos
públicos, que tiene por objeto propiciar con su aplicación, el mejoramiento de los
sistemas de control interno y la gestión pública.
100-00 NORMAS GENERALES
100-01 Control interno
100-03 Responsables del control interno
100-04 Rendición de cuentas
200-00 AMBIENTE DE CONTROL
200.01 Integridad y valores éticos
200-02 Administración Estratégica
200-03 Políticas y prácticas del Talento
200-04 Estructura organizativa
200-05 Delegación de Autoridad
200-06 Competencia Profesional
200-07 Coordinación de acciones organizacionales
200-08 Adhesión a las políticas institucionales
200-09 Unidad de Auditoría Interna
300-00 EVALUACION DEL RIESGO
300-01 Identificación de riesgos
80
80
300-02 Plan de mitigación de riesgos
300-03 Valoración de los riesgos
300-04 Respuesta al riesgo
400-00 ACTIVIDADES DE CONTROL
401 Generales
401-01 Separación de funciones y rotación de labores
401-02 Autorización y aprobación de transacciones y operaciones
401-03 Supervisión
402 Administración Financiera - PRESUPUESTO
402-01 Responsabilidad de Control
402-02 Control previo al compromiso
402-03 Control previo al devengado
402-04 Control de la evaluación ejecución del presupuesto por resultados
403 Administración financiera - TESORERÍA
403-01 Determinación y recaudación de los ingresos
403-02 Constancia documental de la recaudación
403-03 Especies valoradas
403-04 Verificación de los ingresos
403-05 Medidas de protección de las recaudaciones
403-06 Cuentas corrientes bancarias
403-07 Conciliaciones bancarias
403-08 Control previo al pago
403-09 Pagos a beneficiarios
403-10 Cumplimiento de obligaciones
81
81
403-11 Utilización del flujo de caja en la programación financiera
403-12 Control y custodia de garantías
403-13 Transferencia de fondos por medios electrónicos
404 Administración Financiera - DEUDA PÚBLICA
405 Administración Financiera - CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL
406 Administración financiera - ADMINISTRACIÓN DE BIENES
407 ADMINISTRACIÓN DEL TALENTO HUMANO
408 ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS
409 GESTION AMBIENTAL
410 TECNOLOGÍA DE LA INFORMACIÓN
500 INFORMACION Y COMUNICACION
600 SEGUIMIENTO
82
82
2.3. HIPOTESIS
Tomando como referencia la siguiente afirmación realizada por Michael Hammer.
“… las revoluciones frecuentes empiezan con la única intención de mejorar los
sistemas que eventualmente se han venido abajo y que la revolución que ha
terminado con la organización tradicional empezó con el esfuerzo por mejorarla”,
se plantean las siguientes hipótesis que guiarán el desarrollo del presente trabajo
investigativo:
Uno de los problemas más álgidos y prioritarios del Municipio del Cantón
de Tosagua, es la falta en la estructura orgánica funcional del
departamento de auditoría interna.
Con la identificación exacta de los problemas críticos priorizados del
proceso de auditoría y control interno de la Institución y haciendo uso de
las normas nacionales e internacionales para el ejercicio de la profesión, se
podrá conformar dentro de la institución un unidad de auditoría interna,
adaptada a la reales necesidades de la organización; el que una vez
aprobado y aplicado permitirá lograr mejores resultados; transformar a la
institución en un ente técnicamente administrado y eficientemente
controlado por la unidad de auditoría interna
83
83
CAPITULO III
Gobierno Municipal
Autónomo del Cantón
Tosagua
84
84
3. MUNICIPIO DEL CANTON TOSAGUA
3.1. ORÍGENES
Sociocultural
En la Prehispánica antes de la llegada de los españoles, Tosagua fue un
asentamiento de la tribu Tosagua, que pertenecían al reino de los Caras, y
adoraban a varios dioses, como la luna, el sol, el mar y al río Carrizal.
Colonial
En 1594 como consecuencia de la conquista española, el gobernador de
Guatemala, Pedro Alvarado, dejó en Tosagua a Luis Moscoso, 30 españoles
varias docenas de indios centroamericanos. El 8 de diciembre de 1628Tosagua
fue elevada a parroquia eclesiástica, y fue consagrada a laInmaculada
Concepción de la Virgen María.
3.1.1. Historia
En 1822 Tosagua pertenecía a Montecristi; en 1827 pasó a formar parte del
Cantón Portoviejo; posteriormente el 30 de septiembre de 1852, pasa a formar
como parroquia del Cantón Rocafuerte.
En 1917 surge un poderoso brote de peste bubónica, que diezmó
considerablemente a sus habitantes.
85
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El 21 de septiembre de 1935 Se produce un pavoroso incendio, destruyendo casi
la totalidad de la Ciudad.
El 30 de septiembre de 1852 Tosagua permaneció como parroquia del Cantón
Rocafuerte.
En Economía Productiva y Política Institucional se suscitaron los siguientes
acontecimientos históricos de orden social:
1979 Creación de Camal Municipal
1984 Fundación de la Cámara de Comercio
1987 Creación del Patronato Municipal
1997 Inauguración de la Agencia del Banco de Pichincha
3.1.2. Cantonización
En la administración del Doctor Osvaldo hurtado Larrea, Presidente
Constitucional de la República, entre la comisión especial de límites de la
República y el Concejo Provincial de Manabí, resolvieron elevar a la parroquia de
Tosagua de la jurisdicción del cantón Rocafuerte, provincia de Manabí, el 25 de
enero de 1984, tras su aprobación reconocida en el Registro oficial No. 669.
86
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3.2. INFORMACIÓN DE LA ENTIDAD
El Cantón Tosagua, cuenta con una población urbana, y rural conformada por
gente infantil, joven, adulta mayor, organizada, saludable gracias a eficientes
programas de salud preventiva y curativa con servicios y personal médico
permanente de clase y calidez. Además se ha constituido en un modelo de
excelencia educativa para la provincia de Manabí con infraestructura y
equipamiento acorde con las ciencias aplicadas en el área de la producción, se
han asentados dentro de su geografía centro de enseñanza de educación
superior, que aportan al desarrollo de todos los sectores.
El 90% de la población tiene los servicios básicos que reconoce el derecho de
la población a vivir en un ambiente que garantice el buen vivir. En otra
perspectiva la colectividad cuenta con un edificio municipal funcional y estético,
que atiende los requerimientos de los ciudadanos, a través de personal
comprometido con el desarrollo del cantón y altamente capacitado para servir
de forma eficientes a sus conciudadanos.
Las autoridades, y la sociedad civil trabajan conjuntamente y de manera
transparente, constituyéndose en efectivos protagonistas de la gestión estatal
y su control.
87
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Misión Institucional
Planear, implementar y sostener las acciones del desarrollo del gobierno local.
Dinamizar los proyectos de obras y servicios con calidad y oportunidad, que
aseguren el desarrollo social, y económico de la población, con la participación
directa, y efectiva de los diferentes actores sociales, dentro de un marco de
transparencia y ética institucional optimizando los recursos humanos altamente
comprometidos, capacitados y motivados.
Visión Institucional
El Gobierno cantonal, se constituirá en un ejemplo del desarrollo y contará con
una organización interna, altamente eficiente, que gerencia productos y servicios
compatibles con la demanda de la sociedad, y capaz de asumir los nuevos
papeles vinculados con el desarrollo, con identidad cultural y de género,
descentralizando, desconcentrando y optimizando los recursos.
3.2.1. Objetivos Estratégicos de Institución
La Corporación Municipal tiene por objeto
Procurar el bienestar de la colectividad y contribuir al fomento y protección
de los intereses locales.
Planificar e impulsar el desarrollo físico del Cantón en sus áreas urbanas y
rurales.
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88
Acrecentar el espíritu de integración de todos los actores sociales y
económicos, el civismo, y la confraternidad de la población para lograr el
creciente progreso del Cantón.
Coordinar con otras entidades, el desarrollo y mejoramiento de la cultura,
de la educación y la asistencia social.
Investigar, analizar y recomendar las soluciones más adecuadas a los
problemas que enfrenta el Municipio, con arreglo a las condiciones
cambiantes, en lo social, político y económico.
Estudiar la temática municipal, y recomendar la adopción de técnicas de
gestión racionalizada, con procedimientos de trabajo uniforme y flexible,
tendiente a profesionalizar, y especializar la gestión del gobierno local.
Auspiciar y promover la realización de reuniones frecuentes para discutir
los problemas sociales, mediante el uso de mesas redondas (silla vacía),
seminarios, talleres, conferencias, simposios, cursos y otras actividades de
integración y trabajo.
Capacitación del recurso humano, que apunte a la profesionalización de la
gestión municipal.
Mejorar y ampliar la cobertura de servicios de manera paralela al
mejoramiento de la administración con el aporte de la comunidad.
89
89
3.2.2. Políticas de la Institución
Los ejes centrales de las políticas de trabajo son:
a. Concertación con los diferentes actores sociales, para el logro de una
participación efectiva en el desarrollo del Cantón.
b. Movilización de esfuerzos para dotar al Municipio de una infraestructura
administrativa, material y humana que permita receptar y procesar
adecuadamente los efectos de la descentralización.
c. Fortalecimiento de mecanismos para mejorar e incrementar los ingresos de
recaudación propia, impuestos, tasas, contribuciones, etc. que permita el
autofinanciamiento de los gastos, mediante un proceso de gerencia
municipal.
d. Preservar y encausar los intereses municipales y ciudadanos como
finalidad institucional.
e. Voluntad política, trabajo en equipo y liderazgo, para la búsqueda
constante de los más altos niveles de rendimiento.
f. Identificación de los problemas prioritarios de la comunidad y búsqueda
oportuna de las soluciones más adecuadas, con el menor costo y el mayor
beneficio.
90
90
3.2.3. Niveles de organización y Divisiones de trabajo por Procesos
Los objetivos de la Gestión por Procesos:
Conocimiento de los roles públicos en atención a las demandas de la
sociedad con criterios eficientes de administración por procesos o
productos.
Involucrar la gestión por procesos como modelo sistémico en la
organización del trabajo, esto es, interrelacionarlo con los demás sistemas
de gestión pública.
Lograr la satisfacción del cliente en la entrega de servicios con calidad en
la oportunidad y productividad.
Implementar procedimientos de gestión basados en la administración
operativa de productos con el correspondiente control y monitoreo de
resultados.
Adaptar el trabajo al dinamismo propio de la administración y a los cambios
permanentes de tecnología.
Integrar y mantener equipos de trabajo interdisciplinario, y promover la
polifuncionalidad de las actividades, que apunten a profesionalizar la fuerza
del trabajo y a la aplicación de políticas y métodos más viables para el
manejo de régimen remunerativo, sustentado en la evaluación de
resultados.
91
91
3.2.4. Integración de los Procesos.
En el diagrama de procesos se suelen distinguir los siguientes tipos de procesos:
Proceso Legislativo, que determina las políticas en las que se sustentarán los
demás procesos institucionales para el logro de objetivos. Su competencia se
traduce en los actos normativos, resolutivos y fiscalizadores. Lo integra el:
El Concejo Municipal.
Proceso Gobernante, que orienta y ejecuta la política trazada por el proceso
legislativo; le compete tomar las decisiones, impartir las instrucciones para que
los demás procesos bajo su cargo se cumplan. Es el encargado de administrar,
coordinar y supervisar el cumplimiento eficiente y oportuno de las diferentes
acciones y productos. Está integrado por:
La Alcaldía.
Proceso Asesor, que corresponde al consultivo, asistencia técnica y asesoría o
de consejo a los demás procesos. Su relación es indirecta con respecto a los
procesos sustantivos u operativos. Sus acciones se perfeccionan a través del
Proceso Gobernante, quien podrá asumir, aprobar, modificar los proyectos,
estudios o informes presentados por el Proceso Asesor. Lo integran:
Comisiones Especiales y Permanentes del Concejo.
92
92
Gestión Legal
Procesos Habilitantes o de Apoyo, es el que presta asistencia técnica y
administrativa de tipo complementario a los demás Procesos. Integrado por:
Gestión Financiera
Secretaría General
Gestión de Desarrollo Administrativo
Comisaría y Policía
Procesos Sustantivos o Productivos; Generador de Valor, que es el encargado de
la ejecución directa de las acciones de las diferentes gerencias de productos y de
servicios hacia el cliente; encargado de cumplir directamente con los objetivos y
finalidades de la municipalidad, ejecuta los planes, programas, proyectos y demás
políticas y decisiones del Proceso Gobernante. Los Productos y servicios que
entrega al cliente, lo perfeccionan con el uso eficiente de recursos y al más bajo
costo, y forma parte del proceso agregado de valor. Está conformado por:
Gestión de Obras Públicas
Gestión de Servicios Públicos
Gestión de Planificación
93
93
3.3 ESTRUCTURA ORGÁNICA
3.3.1. Funcionarios principales
La Municipalidad del Cantón Tosagua, según la Ordenanza y su correspondiente
Reglamento Estructural y Funcional, para su dirección y control tiene la siguiente
estructura orgánica (ANEXO I):
Nivel Directivo Superior: está compuesto por el Concejo Cantonal, formado
el Alcalde, concejales principales y suplentes.
Nivel de Asesor: formado por el Asesor Jurídico y, la Dirección de Gestión
de Planificación.
Nivel de Apoyo: integrado el Departamento de Gestión Administrativa, y
de Gestión Financiera.
Niveles Operativo: que lo forman la Dirección de Obras Publicas, la
Dirección de Planificación y la de Servicio Públicos.
3.3.2. Funcionarios del Gobierno Municipal Autónomo del Cantón Tosagua
Los servidores públicos que de penden de la institución, está integrado por el
personal de las diferentes Áreas y Departamentos, de la siguiente manera:
94
94
CUADRO N 3
FUNCIONARIOS DEL MUNICIPIO AUTONOMO DEL CANTÓN TOSAGUA
PERSONAS Nº
FUNCIONARIOS Y EMPLEADOS MUNICIPALES 92
OBREROS MUNICIPALES 62
PATRONATO MUNICIPAL 7
JUNTA CANTONAL DE PROTECCIÓN DE DERECHO, JCPD4 3
CONTRATADOS MUNICIPALES 15
TOTAL 179
Fuente: Municipio Autónomo del Cantón Tosagua Elaboración: Autora
3.4. DIAGNOSTICO INSTITUCIONAL
La unidad de auditoría, constituye un elemento importante del control interno de la
entidad, su labor se concentra principalmente en exámenes especiales de las
operaciones administrativas y/o financieras con sujeción a las disposiciones
legales y normas nacionales e internacionales de auditoría aplicables al sector
público.
Sin embargo, para poder realizar eficientemente esta labor, es imprescindible
contar con un recurso humano especializado en el área, como es la figura del
auditor, el cual tiene como función velar por la correcta utilización de los recursos
de la institución.
4Junta Cantonal de Protección del Derecho
95
95
No existe sin embargo, en dicho organismo un titular designado por la Contraloría
General del Estado para el funcionamiento de la Unidad de Auditoría Interna,
designación que está prevista en la Ley.
Dentro de este marco referencial, se puede expresar, basado de acuerdo a la Ley
Orgánica de Régimen Municipal en el Capítulo II, De la Auditoria, Art. 453.- En las
municipalidades habrá un auditor interno que será designado por el concejo, de
una terna de fuera de su seno, presentada por el alcalde. El auditor interno,
ejercerá sus funciones de conformidad con la ley y responderá por éstas ante el
Alcalde y el Concejo. La designación del auditor interno será para cuatro años y
no excederá del plazo previsto para el alcalde en sus funciones, sin perjuicio de
que el concejo pueda removerlo por causa justificada de acuerdo con la ley.
En el Artículo. 456 Del mismo cuerpo legal señala que: en las municipalidades
que por el volumen de sus rentas no se justifique tener un auditor de tiempo
completo, se podrá contratar los servicios de un auditor por tiempo parcial, el que
ejercerá sus funciones por lo menos una vez cada semestre para informar al
concejo del movimiento presupuestario y económico de la municipalidad. De no
realizarse dicha contratación, las funciones asignadas al auditor en el artículo
anterior, serán desempeñadas por el jefe de la dirección financiera, de acuerdo al
reglamento orgánico y funcional de la municipalidad.
De conformidad con el Articulo 14 de la Ley de la Contraloría General del Estado
Ecuatoriano establece que las Instituciones del Estado contarán con una unidad
de auditoría Interna cuando se justifique.
96
96
Por otra parte la creación y el funcionamiento de las Unidades de Auditoría
Interna no ha posibilitado ni garantizado la existencia de controles internos. La
designación de los auditores internos, conforme lo prevé la Ley Orgánica de
Régimen Municipal, está a cargo del titular de la jurisdicción. El Auditor interno
carece pues de independencia frente a la autoridad que lo designa quien por otra
parte tiene asignadas la mayor parte de las competencias vinculadas con el
dictado de actos vinculados a la disposición de recursos presupuestarios,
contrataciones y designación de personal, entre otros.
En consecuencia muchas de las operaciones que deben ser auditadas
internamente corresponden a decisiones tomadas por la propia autoridad que
designó al auditor interno. Su falta de independencia funcional, la ausencia de un
régimen jurídico propio que rija la relación de empleo de éstos, la falta de
estabilidad funcional, entre otros aspectos, han contribuido a debilitar aún más el
sistema.
97
97
CAPITULO IV
Diseño Metodológico y
Análisis de la Situación
Actual de la Alcaldía del
Municipio de Tosagua
98
98
4. DISEÑO METODOLOGICO
4.1. TIPO DE INVESTIGACIÓN
Básica
Este trabajo de investigación es del tipo básico, por cuanto todos los aspectos son
teorizados, aunque sus alcances serán prácticos en la medida que sean aplicados
por el Municipio de Tosagua.
Descriptiva – Explicativa
La investigación a realizar es del nivel descriptiva - explicativa, por cuanto se
describe los nuevos conceptos de control interno, y las pautas establecidas en
las normas técnicas de control interno para el sector público.
4.2. Muestra y Universo
4.2.1. Universo
El universo o población objeto de investigación estuvo constituida personas que
laboran en la Alcaldía Municipal de Tosagua, que son los que trabajan y tienen
relación con los aspectos, administrativo-financiero de la referida institución.
(ANEXO II)
99
4.2.2. Muestra
De la población se utilizó como muestra 26 personas que forma parte del Concejo
Municipal y la Gestión Financiera ya que en este personal estaría la base para la
Auditoría Interna
CUADRO N 4
MUESTRA
FUNCIONARIOS CANTIDAD
LA ALCALDIA 2
CONCEJO MUNICIPAL 6
GESTION FINANCIERA 18
TOTAL 26
FUENTE: Autora de tesis ELABORACIÓN: Autora de tesis
4.3. MÉTODOS DE LA INVESTIGACIÓN
De acuerdo con el objetivo general de la presente investigación, como lo es la
importancia de la Auditoría Interna como instrumento para el mejoramiento de la
información operativa y financiera aplicado al Municipio de Tosagua, le
corresponde el tipo de investigación considerada como descriptivo documental,
por que se ocupa de la exposición de las caracteristicas que identifican los
diferentes elementos y componentes, y busca especificar las propiedades
importantes de la investigación. Cabe señalar que tambien, tiene correspondencia
con el tipo de investigación de campo, como tal; ya que la revisión de los datos
relevantes, se sustenta en fuentes primarias como son, la entrevista a los propios
100
respondables de las acciones, y por supuesto, la revisión de documentos
generados por la por la organización.
4.4. DISEÑO DE LA INVESTIGACIÓN
En cuanto al diseño, se tiene que el estudio es un diseño de investigación de
campo, por el cual se tiene que los datos de interes son recopilados de la propia
realidad, es decir se pulsara la opinion de los funcionarios adscritos a la
Corporacion Municipal con responsabilidades administrativas relacionadas con el
manejo de presupuestos, a los procedimientos administrativos empleados, control
interno, entro otros; con la finalidad de conocer opinión con relación a la
importancia de la Auditoria Interna en dicha dependencia del Municipio de
Tosagua.
4.5. TÉCNICAS E INSTRUMENTOS DE RECOLECCIÓN DE DATOS
Para la recolección de datos se utilizara como técnica: la observación y la
entrevista fundamentada en un cuestionario de preguntas cerradas el cual se
desea tener información.
En este orden de idea, se tiene que la aplicación y conjunción de las técnicas e
instrumentos antes mencionados, permiten además de recolectar la información,
constatar la información obtenida durante la investigación y al mismo tiempo,
considerar diferentes ópticas para verificar el estudio de las variables, con relación
a la Unidad de Auditoría Interna en la Alcaldía del Municipio de Tosagua.
101
4.6. TRATAMIENTO Y ANÁLISIS DE DATOS
Se considera como tratamiento y análisis, una serie de textos bibliográficos con
respecto a la auditoría, en los cuales se hayan emitidos recomendaciones en
base a las conclusiones obtenidos en la investigación, y están referidos
fundamentalmente a lograr:
Determinar los alcances y logros de la auditoría interna realizados en los
últimos años.
Identificar el plan o programa de trabajo, implementado para llevar a cabo
las recomendaciones previstas emitidas en los informes de auditoría.
Determinar el significado de la detección temprana de los riesgos y
dificultades que comprometan los ajustes, reemplazo de bienes o procesos
vitales que puedan estar afectando el funcionamiento del Municipio.
4.7. ANALISIS DE LA SITUACIÓN ACTUAL
4.7.1. Presentación y análisis de datos
Encuesta
Previa presentación y explicación de la finalidad de la presente encuesta, se
procederá a efectuar las siguientes preguntas a los 26 miembros de la Alcaldía,
Concejo Municipal y la Gestión Financiera del Municipio de Tosagua Provincia de
Manabí. (ANEXO III)
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Pregunta N°1.- ¿Con que periodicidad se realizan las auditorias?
CUADRO N 5
PERIOCIDAD DE LAS AUDITORIAS
Alternativa frecuencia Porcentaje
Mensuales 26 100%
Trimestrales 0 0%
Semestrales 0 0%
Anual 0 0%
TOTAL 26 100%
FUENTE: Encuesta al personal del Concejo, Alcalde, y gestión financiera ELABORACIÓN: Autora de tesis
GRAFICO N 4 PERIOCIDAD DE LAS AUDITORIAS
FUENTE: Encuesta a personal del Concejo, Alcalde, y gestión financiera ELABORACIÓN: Autora de tesis
INTERPRETACION:
Según la interpretación de la pregunta N° 1, se puede denotar que el 100% de los
encuestados afirman que en el Municipio de Tosagua, se realizan mensualmente,
es decir que el resto de las categorías no mostraron frecuencia.
Mensuales Trimestrales Semestrales Anual
100%
0% 0% 0%
103
Pregunta N °2.- ¿La uniformidad de los operarios contables viene dada por?
CUADRO N 6
UNIFORMIDAD DE OPERARIOS
Alternativa frecuencia Porcentaje
Su aplicación en el tiempo de acuerdo a políticas y
procedimientos establecidos con anterioridad 26 100%
Políticas que permiten la comparación de la
información 0 0%
TOTAL 26 100%
FUENTE: Encuesta a personal del Concejo, Alcalde, y gestión financiera ELABORACIÓN: Autora de tesis
GRAFICO N 5 UNIFORMIDAD DE OPERARIOS
FUENTE: Encuesta a personal del Concejo, Alcalde, y gestión financiera ELABORACIÓN: Autora de tesis
INTERPRETACION:
En cuanto a la interpretación de la pregunta N° 2, se puede denotar que el 100%
de los entrevistados, se inclina por la determinación de la uniformidad de las
operaciones contables dadas por su aplicación en el tiempo de acuerdo a políticas
y procedimientos establecidos con anterioridad. Notándose que la otra pregunta
no mostro frecuencia alguna.
De acuerdo a políticas y procedimientos con anterioridad
Políticas que permiten la comparación de la información
100%
0%
104
Pregunta N° 3.- ¿Considera que el sistema de contabilidad apoya el ejercicio de
Control Interno y Auditoría?
CUADRO N 7
APOYO DE LA CONTABILIDAD Y EL CONTROL INTERNO
Alternativa frecuencia Porcentaje
Si 0 0%
No 26 100%
TOTAL 26 100%
FUENTE: Encuesta a personal del Concejo, Alcalde, y gestión financiera ELABORACIÓN: Autora de tesis
GRAFICO N 6 UNIFORMIDAD DE OPERARIOS
FUENTE: Encuesta a personal del Concejo, Alcalde, y gestión financiera ELABORACIÓN: Autora de tesis
Si No
0%
100%
105
INTERPRETACION:
En la interpretación de la pregunta N° 3, se observa que ninguno de los
entrevistados, se inclina por la afirmación de que el sistema de contabilidad
apoya el ejercicio de Control Interno y la auditoría, es decir que un 100% opina lo
contrario. Esto confirma que en el Municipio de Tosagua; específicamente el área
de contabilidad no apoya el Control Interno ni su función de la auditoría, lo cual
perjudica y dificulta mantener a la organización en la dirección de sus objetivos
institucionales.
También se explica que los datos contables basados en políticas y
procedimientos establecidos con anterioridad, muestran una mayor consistencia
en el flujo de los resultados obtenidos; sin embargo, resulta conveniente contar
con un departamento que lleve el control, y analice no sólo lo correspondiente al
aspecto financiero, sino también otros aspectos, tales como procedimientos
administrativos, de gestión control.
106
Pregunta N° 4.- ¿Quién es el responsable de ejercer la función de Control
Interno?
CUADRO N 8
FUNCIÓN DEL CONTROL INTERNO
Alternativa frecuencia Porcentaje
El Auditor Interno 0 0%
El Jefe de Contabilidad 0 0%
El Jefe de Administración 0 0%
El Alcalde 26 100%
Un agente externo 0 0%
TOTAL 26 100%
FUENTE: Encuesta a personal del Concejo, Alcalde, y gestión financiera ELABORACIÓN: Autora de tesis
GRAFICO N 7 FUNCIÓN DEL CONTROL INTERNO
FUENTE: Encuesta a personal del Concejo, Alcalde, y gestión financiera ELABORACIÓN: Autora de tesis
El Auditor Interno
El Jefe de Contabilidad
El Jefe de Administración
El Alcalde Un agente externo
0% 0% 0%
100%
0%
107
INTERPRETACION:
Según se desprende de la pregunta N° 4, se observa que el 100% de los
entrevistados, confirma que el alcalde, es responsable de ejercer la función de
Control Interno. Por ende es el encargado de ejercer la función principal en el
Control Interno que se aplica a la institución; lo cual, es de vital importancia, que
este papel lo ejerzan personas externas a la organización.
108
Pregunta N° 5.- ¿Considera que las actividades de Control Interno, abarcan
aspectos tales como?
CUADRO N 9
ACTIVIDADES DEL CONTROL INTERNO
Alternativa frecuencia Porcentaje
Evaluación de Programas y Proyectos 14 54%
Patrimoniales y de gestión 0 0%
Presupuestario y económico 12 46%
TOTAL 26 100%
FUENTE: Encuesta a personal del Concejo, Alcalde, y gestión financiera ELABORACIÓN: Autora de tesis
GRAFICO N 8
ACTIVIDADES DEL CONTROL INTERNO
FUENTE: Encuesta a personal del Concejo, Alcalde, y gestión financiera ELABORACIÓN: Autora de tesis
Evaluación de Programas y Proyectos
Patrimoniales y de gestión
Presupuestario y económico
54%
0%
46%
109
INTERPRETACION:
Como se observa en la respuesta dada a la pregunta N°5; los entrevistados se
inclinan por la alternativa de que las actividades de Control Interno en el Municipio
de Tosagua, abarcan la evaluación de programas y proyectos, mientras que un
46% corresponden al área presupuestaria y económica. Desde este punto de
vista se puede inferir en el presente análisis, que en las actividades
correspondientes del Control Interno, la evaluación es manejada, por un solo
departamento, lo cual, podría ser negativo, en función de un adecuado control
para el manejo de los recursos.
110
Pregunta N° 6.- ¿cuándo se realiza el monitorea de las actividades referidas al
Control Interno se realiza?
CUADRO N 10
MONITOREO DE ACTIVIDADES DE CONTROL INTERNO
Alternativa frecuencia Porcentaje
En función de la ocurrencia de los
acontecimientos 16 62%
Cuando se producen cambios en
las organizaciones 10 38%
TOTAL 26 100%
FUENTE: Encuesta a personal del Concejo, Alcalde, y gestión financiera ELABORACIÓN: Autora de tesis
GRAFICO N 9
MONITOREO DE ACTIVIDADES DE CONTROL INTERNO
FUENTE: Encuesta a personal del Concejo, Alcalde, y gestión financiera ELABORACIÓN: Autora de tesis
En función de la ocurrencia de los acontecimientos
Cuando se producen cambios en las organizaciones
62%
38%
111
INTERPRETACION:
En la interpretación del resultado obtenido en la pregunta N° 6, se observa que el
62% de los entrevistados confirman que el monitoreo de las actividades referidas
al Control Interno se realiza, en función de la ocurrencia de los acontecimientos,
mientras que el 38% indica que esto sucede sólo cuando ocurren cambios en la
organización. De manera general se tiene que, existe una buena planificación de
las actividades de auditoría y control, pues el monitoreo, muestrario de las
actividades económica reacciona por las ocurrencias de las actividades
programadas como lo indica los principios y lineamientos de una planificación en
el Control Interno.
112
Pregunta N° 7.- ¿Qué tipo de actividades de Control Interno se realizan por lo
general en el Municipio de Tosagua?
CUADRO N 11
ACTIVIDADES DE CONTROL INTERNO
Alternativa frecuencia Porcentaje
Medición de desempeño 0 0%
Establecimientos de Normas Operacionales 14 54%
Comparación de Normas 0 0%
Toma de decisiones de medidas correctivas 12 46%
TOTAL 26 100%
FUENTE: Encuesta a personal del Concejo, Alcalde, y gestión financiera ELABORACIÓN: Autora de tesis
GRAFICO N 10
ACTIVIDADES DE CONTROL INTERNO
FUENTE: Encuesta a personal del Concejo, Alcalde, y gestión financiera ELABORACIÓN: Autora de tesis
Medición de desempeño
Establecimientos de Normas
Operacionales
Comparación de Normas
Toma de decisiones de medidas correctivas
0%
54%
0%
46%
113
INTERPRETACION:
En base a los resultados presentados en la respuesta de la pregunta N 11, se
tiene que el 54% de los entrevistados opinan que el tipo de Control Interno que se
realiza en la Alcaldía de Tosagua, se da en función del establecimiento de
Normas Operacionales, por ser esta institución relativamente nueva, por otro lado
un 46% indica que el tipo de actividades de control es en función de la toma de
medidas correctivas.
114
Pregunta N° 8.- ¿Qué tipo de exámenes de Auditoría se realizan?
CUADRO N 12
REVISIONES DE AUDITORIA INTERNA
Alternativa frecuencia Porcentaje
Revisión de confiabilidad de la información Financiera 6 23%
Revisión de Sistemas para asegurar el cumplimiento
de políticas 0 0%
Valoración de la eficiencia de los recursos materiales y
humanos 6 23%
Consistencia de resultados con objetivos y metas 14 54%
Todas las anteriores 0 0%
Ninguna 0 0%
TOTAL 26 100%
FUENTE: Encuesta a personal del Concejo, Alcalde, y gestión financiera ELABORACIÓN: Autora de tesis
GRAFICO N 11
REVISIONES DE AUDITORIA INTERNA
FUENTE: Encuesta a personal del Concejo, Alcalde, y gestión financiera ELABORACIÓN: Autora de tesis
Revisión de confiabilidad de la información
Financiera
Revisión de Sistemas para
asegurar el cumplimiento
de políticas
Valoración de la eficiencia de los
recursos materiales y
humanos
Consistencia de resultados con
objetivos y metas
Todas las anteriores
Ninguna
23%
0%
23%
54%
0% 0%
115
INTERPRETACION:
Como se puede observar en la respuesta de la pregunta N° 12, se tiene
diferentes opiniones, como resultado de los funcionarios entrevistados. Un 57%
expresa que el tipo de funciones de auditoría Interna se realiza según la
consistencia de resultados con objetivos y metas, mientras que un 23% indica que
el tipo de función es por la valoración de la eficiencia de los recursos materiales y
humanos, y por último un 23% restante señala que en la Auditoría Interna también
revisa la información financiera y el sistema de asegurar el cumplimiento de
políticas.
Con base a este resultado, se puede deducir que en la institución objeto de
estudio, predomina el trabajo elaborado bajo objetivos y metas, pero de igual
forma tiene la libertad del uso de los diferentes tipos de funciones, lo cual, es de
gran importancia en la optimización de las tareas, para un adecuado control de las
operaciones.
116
Pregunta N° 9.- ¿Las evaluaciones de Auditoría de tipo interno de donde se
realizan?
CUADRO N 13
REALIZACIÓN DE LA AUDITORIA INTERNA
Alternativa frecuencia Porcentaje
Dentro del Departamento de
Administración 10 38%
Dentro del Departamento de Contabilidad 16 62%
En una Unidad Especializada 0 0%
TOTAL 26 100%
FUENTE: Encuesta a personal del Concejo, Alcalde, y gestión financiera ELABORACIÓN: Autora de tesis
GRAFICO N 12
REALIZACIÓN DE LA AUDITORIA INTERNA
FUENTE: Encuesta a personal del Concejo, Alcalde, y gestión financiera ELABORACIÓN: Autora de tesis
Dentro del Departamento de
Administración
Dentro del Departamento de
Contabilidad
En una Unidad Especializada
38%
62%
0%
117
INTERPRETACION:
Como se desprende de los resultados obtenidos, se tiene que el 62% de los
encuestados confirma que las evaluaciones internas se realizan dentro del
Departamento de Contabilidad, mientras que un 38% confirma que se desarrolla
en la Unidad de Administración.
En base en expuesto, se confirma que las actividades de evaluaciones internas
se deben desarrollar en una Unidad auditora como la propuesta en este estudio;
para de esta manera, obtener en forma exacta y precisa los resultados,
garantizado el adecuado manejo de los recursos económicos.
118
Pregunta N° 10.- ¿Considera pertinente la creación de un Departamento de
auditoría Interna?
CUADRO N 14
CREACIÓN DE UN DEPARTAMENTO DE AUDITORÍA INTERNA
Alternativa frecuencia Porcentaje
Si 26 100%
No 0 0%
TOTAL 26 100%
FUENTE: Encuesta a personal del Concejo, Alcalde, y gestión financiera ELABORACIÓN: Autora de tesis
GRAFICO N 13
CREACIÓN DE UN DEPARTAMENTO DE AUDITORÍA INTERNA
FUENTE: Encuesta a personal del Concejo, Alcalde, y gestión financiera ELABORACIÓN: Autora de tesis
Si No
100%
0%
119
INTERPRETACION:
Como se pone en evidencia en la respuesta a la pregunta N°14, el 100% de los
individuos entrevistados, consideran que “sí”, es pertinente, la creación de la
Unidad de Auditoría Interna en el Municipio de Tosagua. Lo cual se traduce como
positivo, ya que avala la intención de la presente investigación, y pone de
manifiesto la preocupación, de los mismos, por el correcto manejo de los recursos
económicos.
120
4.8. CONSIDERACIONES FINALES DEL PROCESO
El Gobierno Municipal Autónomo de Cantón Tosagua, es una institución que está
inmersa en un proceso que lleva años en etapa de modernización, las políticas
promovidas por el estado en la actualidad aspiran a garantizar la viabilizarían de
este proceso amparado en el nuevo marco constitucional.
Existen 12 herramientas básicas de la modernización que se aplican en el
siguiente orden:
1. Eliminación de la burocracia.- Suprimir tareas administrativas,
aprobaciones y papeleos innecesarios.
2. Eliminación de la duplicación.- Suprimir actividades idénticas que se
realizan en partes diferentes del proceso.
3. Evaluación de valor agregado.- Estimar cada actividad del proceso para
determinar su contribución a la satisfacción de las necesidades del
cliente.
4. Simplificación.- Reducir la complejidad de los procesos
5. Reducción del tiempo del ciclo del proceso.- Determinar las formas de
aminorar el tiempo del ciclo y así minimizar los costos.
6. Prueba de errores.- Dificultar la realización incorrecta de la actividad.
121
7. Eficiencia en la utilización de los equipos.- Hacer uso efectivo de los
bienes.
8. Lenguaje simple.- Reducir la complejidad de la manera de cómo
escribimos y hablamos, hacer que las personas que utilizan nuestros
documentos puedan comprenderlos fácilmente.
9. Estandarización.- Elegir una formula sencilla de realizar una actividad.
10. Alianza con proveedores.- El output del proceso depende, en gran parte,
de la calidad de los inputs que recibe el proceso. El desempeño general
de cualquier proceso aumenta cuando mejora inputs de sus proveedores.
11. Mejoramiento de situaciones importantes.- Esta técnica se utiliza cuando
las diez herramientas de modernización no han dado los resultados
deseados.
12. Automatización y/o mecanización.- Aplicar herramientas, equipos, y
computadores a las actividades rutinarias.
122
CAPITULO V
Análisis del Modelo de
Investigación
123
5. ANÁLISIS DEL MODELO DE INVESTIGACIÓN
5.1 PROPUESTA
La auditoría Interna se fundamenta en el Autocontrol, al permitir que cada
empleado de la Institución pueda controlar su trabajo, detectar desviaciones y
efectuar correctivos; en la Autorregulación, al tomar como base la capacidad
institucional para reglamentar de manera participativa las normas, métodos y
procedimientos, y en la Autogestión, al facilitar que cada área o dependencia
interprete, coordine, aplique y evalué la función administrativa y emprenda las
acciones necesarias hacia el logro de los objetivos, metas y resultados.
Proporcionar una orientación clara sobre la planificación, y la forma de llevar a
cabo las actividades de auditoría, de tal manera que se puedan implantar
mecanismos técnicos de aplicación, con el fin de obtener evidencias que
permitan ser evaluadas objetivamente. El trabajo consiste en documentar los
hallazgos, los cuales podrán ser considerados desviación o no por parte del
auditor cuando se evidencie el hecho. Sobre esta base se elabora el contenido
del informe y se comprueba el grado de cumplimiento de los objetivos, los planes,
los programas, proyectos y procesos, así como sobre irregularidades y errores
presentados en la operación de la Entidad, evaluación que permite do a la
máxima autoridad de la institución tomar la decisiones pertinentes para mejorar
el proceso de gobierno en el cumplimiento de sus objetivos.
124
5.2. OBJETIVOS Y ALCANCE DE LA UNIDAD DE AUDITORÍA INTERNA
5.2.1. Objetivo general
Examinar en forma posterior las actividades operativas, administrativas,
financieras y ecológicas de esta Municipalidad, para establecer el grado en que su
servidores han cumplido con sus atribuciones y deberes, administran y utilizan los
recursos en forma eficiente, efectiva y eficaz, logran sus metas y objetivos
propuestos; y si la información que producen es oportuna, útil, correcta, confiable
y adecuada.
5.2.2. Objetivos Específicos
Evaluar la eficiencia, efectividad, economía y eficacia en el manejo de los
recursos humanos, materiales, financiero, tecnológicos, ecológicos y de
tiempo.
Evaluar el cumplimiento de metas y objetivos establecidos para la
prestación de servicios de esta municipalidad.
Ejercer con eficiencia el control sobre ingresos y gastos públicos.
Verificar el cumplimento de las disposiciones constitucionales, legales,
reglamentarias y normativa aplicables en la ejecución de las actividades
desarrolladas por esta Municipalidad.
125
Formular recomendaciones dirigidas a mejorar el control interno, contribuir
al fortalecimiento de la gestión institucional y promover su eficiencia
operativa y de apoyo.
Proporcionar asesoramiento a las autoridades y a los funcionarios que
requieran los servicios profesionales de la Auditoría Interna con sujeción a
las leyes y normas de auditoría general aceptación, en el análisis,
desarrollo, implantación y mantenimiento de los sistemas y procesos
institucionales a través de una participación activa y oportuna en el campo
de su competencia y en función del mejoramiento continuo del sistema de
control interno de esta municipalidad.
Cumplir con las normas e instrucciones que expida la Contraloría General
del Estado para el eficaz funcionamiento técnico de la Unidades de
Auditoría Interna.
5.3. MISIÓN DE LA UNIDAD DE LA AUDITORÍA INTERNA
Realizar el control posterior de las operaciones y actividades de esta
Municipalidad, a través de auditorías y exámenes especiales con sujeción a las
disposiciones legales, normas nacionales e internacionales. Generar informes de
calidad con recomendaciones tendientes a mejorar el control interno y la gestión
institucional proporcionando asesoría técnica administrativa a las autoridades
niveles directivos y servidores de la Municipalidad exclusivamente en áreas de
control.
126
5.4. VISIÓN DE LA UNIDAD DE LA AUDITORÍA INTERNA
Constituirse en una unidad técnicamente, a fin de aplicar procedimientos
modernos de auditoría con personal de actitud positiva, capacitado acorde con el
avance de la ciencia y tecnología comprometido con el desarrollo y mejoramiento
continuo de su trabajo.
5.5. NIVEL JERÁRQUICO DE LA UNIDAD DE AUDITORÍA INTERNA
Para alcanzar la mayor independencia en el cumplimiento de sus funciones y
responsabilidades, la Unidad de Auditoría Interna se encuentra ubicada
orgánicamente en el nivel asesor del Concejo Municipal y el Alcalde como
máxima autoridad del Gobierno Municipal del Cantón Tosagua.
5.5.1. Nivel de Responsabilidad
5.5.1.1. El Concejo Municipal
Tiene la responsabilidad primaria, ya que éste es el encargado de crear,
modernizar y respaldar la Unidad de Auditoría Interna del Municipio,
proporcionándole todos los elementos que requiera para su funcionamiento
efectivo; de la misma manera, el respaldo que necesita se debe extender a la
divulgación de las funciones y objetivos de la UAIM, a todos los funcionarios y
servidores de su institución, y la exigencia para que las recomendaciones que
emita se lleven a la práctica en el menor tiempo posible por los responsables, en
todos los niveles.
127
5.5.1.2. Empleados del Nivel Directivo
Es compromiso institucional y obligación de los empleados del Nivel Directivo
(empleados encargados de las diversas áreas o dependencias de la Entidad)
participar comprometidamente en el proceso de Auditoría Interna, mediante el
suministro oportuno de la información y documentación requerida por los
empleados de la Oficina Asesora en Control Interno de la Entidad o quien haga
sus veces, responsables de adelantar la auditoría.
De otra parte, el Nivel Directivo deberá acatar las directrices que imparta el
Concejo Municipal, relacionadas tanto con el diseño y consolidación de los Planes
de Mejoramiento, como con la ejecución, presentación de avances y ajustes de
los mismos, como consecuencia del informe presentado por el Asesor en Control
Interno o quien haga sus veces, producto de la realización de la Auditoría Interna.
5.6. OBLIGACIÓN DE LOS SERVIDORES PÚBLICOS
Los empleados responsables de los distintos procesos de la Entidad, participar en
forma dinámica y decidida en el desarrollo de la Auditoría Interna, a través de la
entrega oportuna de la información y documentación solicitada por el auditor. De
igual modo, los empleados responsables de los procesos, deberán atender las
directrices u orientaciones que impartan el Concejo Municipal y el Nivel Directivo,
128
5.6.1. Auditor Interno
Es el funcionario responsable por evaluar oportuna y permanentemente todos los
sistemas y procesos de control de la municipalidad, bajo las metodologías
diseñadas por la Contraloría General, que le permitan medir los riesgos
operacionales existentes, y proponer las medidas correctivas para promover la
calidad del gasto público municipal y contrarrestar los efectos de los riesgos,
como un medio de lucha a favor de la transparencia, en contra de la corrupción y
el desperdicio de los recursos del Estado
5.7. CONTRALORÍA GENERAL DEL ESTADO
Es el órgano rector del control gubernamental, de emitir las normas,
metodologías, procedimientos y demás técnicas de auditoría que ayuden a que la
auditoría interna enfoque su trabajo con un criterio gerencial, bajo una
coordinación de actividades y esquemas definidos de planificación, ejecución,
control e información de los resultados de la gestión de la Unidad de Auditoría
Interna del Municipio. Para esto, el órgano rector pondrá en ejecución un Plan de
Capacitación Continua, para desarrollar tanto la auditoría interna como la externa.
129
5.8. ALCANCES DE LA AUDITORÍA INTERNA
La Auditoría Interna debe tener alcance en tres (3) aspectos básicos de
evaluación a saber:
1. Cumplimiento: Verifica el apego de la Entidad a las normas
constitucionales, legales, reglamentarías y de autorregulación que le son
aplicables.
2. Estratégico: Hace referencia al proceso mediante el cual se evalúa y
monitorea el desenvolvimiento de los sistemas y/o métodos gerenciales de
la Entidad. Evalúa el logro de los objetivos misionales.
3. Gestión y Resultados: Comprueba las actividades relativas al proceso de
gestión de la Entidad, con el propósito de identificar el nivel de economía,
eficiencia, eficacia y efectividad en el manejo de los recursos y los
controles; de los métodos de medición e información sobre el impacto o
efecto que producen los bienes y servicios entregados a la comunidad o
partes interesadas.
130
5.8.1. Fases de da Auditoría Interna
Las siguientes son las cuatro (4) fases primordiales en las cuales está
comprendido el ejercicio de la Auditoría Interna:
1. Planeación: Las auditorías se deben llevar a cabo tomando como soporte
un Programa de Auditoría Interna, instrumento de trabajo detallado que se
convierte en la guía para la ejecución del Plan de Auditoría Interna por
parte de la Oficina Asesora en Control Interno de la Entidad o quien haga
sus veces.
2. Ejecución: La aplicación de la Auditoría Interna se soporta en el conjunto
de Normas de Auditoría Generalmente Aceptadas, las cuales pretenden
estandarizar los procesos auditores y formalizar el trabajo de auditoría
propiamente dicho. Para efectuar el examen de auditoría Interna pueden
utilizarse cualquiera de las siguientes técnicas: Encuesta, Entrevista,
Flujogramas, Análisis de Pareto, Datos de Prueba y Muestreo.
3. Elaboración y Presentación de Informes: Los resultados de la Auditoría
Interna deben ser comunicados mediante documento escrito al Gerente
General de la Entidad y a cada uno de los niveles directivos responsables
para que atiendan las recomendaciones y/o observaciones, e implementen
las acciones de mejoramiento insinuadas por la Oficina Asesora en Control
Interno o quien haga sus veces. Los informes de Auditoría Interna,
131
elaborados y presentados por la Oficina Asesora en Control Interno de la
Entidad o quien haga sus veces, deben ser ejecutivos y detallados.
4. Seguimiento: Es necesario hacerle seguimiento a las acciones de
mejoramiento implementadas por el Gerente General y cada uno de los
niveles directivos responsables de los procesos, como consecuencia de los
resultados de la Auditoría Interna.
5.8.2. Metodología para la Auditoría Interna
Las siguientes son las actividades a realizar para la implementación de la
Auditoría Interna:
1. Elaborar el Programa Anual de Auditoría Interna, el cual deberá contener al
menos los siguientes aspectos:
Identificación de procesos, actividades, áreas o dependencias críticas.
Objetivos y alcance.
Responsabilidades.
Recursos.
Cronograma de Auditoría.
Seguimiento y revisión.
132
2. Presentar el Programa Anual de Auditoría Interna a la Contraloría General
del Estado para su revisión y aprobación, y lograr de esta manera su
compromiso y apoyo al mismo.
3. Realizar las acciones propias para el desarrollo de la Auditoría Interna,
para lo cual se requiere contar con los siguientes elementos:
Documento de análisis general de la Entidad.
Planes y Programas.
Proyectos.
Informes anteriores de la Oficina Asesora en Control Interno de la
Entidad o quien haga sus veces.
Informes resultantes de la Autoevaluación del Control.
Informes anteriores de órganos de control fiscal.
Planes de mejoramiento.
Normas de Auditoría Interna Generalmente Aceptadas.
Plan General de Contabilidad Pública.
Disposiciones del Gobierno Nacional y de los órganos de control a las
cuales se encuentra sujeta la Entidad.
4. Elaborar y presentar a la máxima autoridad y a cada uno de los empleados
responsables de los procesos, actividades, áreas o dependencias
auditadas, el respectivo informe de Auditoría Interna, para su conocimiento
y con el propósito de que se emprendan las acciones preventivas o
correctivas, las cuales deberán ser implementadas en un Plan de
133
Mejoramiento, de acuerdo a las observaciones y/o recomendaciones
planteadas en el citado informe por parte de la Oficina Asesora en Control
Interno o quien haga sus veces, como producto de los resultados obtenidos
en la ejecución de la Auditoría.
5. Efectuar el seguimiento a las acciones preventivas o correctivas
implementadas por los responsables de los procesos en el respectivo Plan
de mejoramiento, como producto de los resultados arrojados por el informe
de Auditoría Interna, emitido por la Oficina Asesora en Control Interno de la
Entidad o quien haga sus veces.
5.8.3. Instrumentos de implementación de la Auditoría Interna
El Formato No. 01, denominado Programa Anual de Auditoría Interna, se
constituye en el instrumento a utilizar para la implementación de la Auditoría
Interna. Los respectivos Informes de Auditoría Interna, serán elaborados por
escrito por parte de la Oficina Asesora en Control Interno de la Entidad o quien
haga sus veces, y presentados a la máxima autoridad, y a cada uno de los
empleados responsables de los procesos, actividades, áreas o dependencias
auditadas, para su conocimiento y con el propósito de que se emprendan las
acciones preventivas o correctivas, las cuales deberán ser implementadas en un
Plan de Mejoramiento, de acuerdo a las observaciones y/o recomendaciones
planteadas en el citado informe, como consecuencia de los resultados obtenidos
en la ejecución de la Auditoría.
134
5.9. MECANISMOS PARA LA REALIZACIÓN DEL SEGUIMIENTO
La Oficina Asesora en Control Interno de la Entidad o quien haga sus veces,
utilizará los mecanismos necesarios que le permitan efectuar el seguimiento a las
acciones de mejoramiento implementadas por los responsables de los procesos,
como producto de los resultados arrojados por el Informe de Auditoría Interna,
presentado por la citada oficina.
5.10. INDEPENDENCIA
El personal de la Unidad de AuditoríaInterna del Gobierno Municipal de Tosagua,
tendrá y demostrara el máximo grado independencia y por lo tanto no participara
en los procesos de administración, aprobación, contabilización o adopción de
decisiones y o disposiciones dentro del Municipio, no realizará actividades de
control previo ni concurrente, se abstendrá de participar en el ejercicio de sus
funciones, en actividades que estén bajo su examen, por tanto estará impedido de
gestionar directa o indirectamente, ventajas, empleos u otros beneficios, para sí,
su cónyuge y sus parientes. En las actividades de toma de inventarios físicos,
entrega, recepción, avalúos remates, bajas y otros actos similares , su
participación si fuere necesario, se limitara a observar dichas prácticas, sin
aprobar ni firmar los documentos respectivos, pero con la obligación de informar
sobre el particular a la máxima autoridad de la municipalidad.
135
5.11. CÓDIGO DE ÉTICA DEL AUDITOR INTERNO
El auditor interno está llamado a jugar un importante papel con respecto a la
implantación de las normas en materia de administración y control de los recursos
públicos, consecuentemente es necesario establecer un marco normativo de
conducta para aquellos funcionarios que tendrán a su cargo la delicada misión del
control gubernamental; en el que se establece que el
Auditor Interno deberá observar y cumplir los siguientes Códigos de Ética:
Honorabilidad
Independencia
Reserva
Probidad
Credibilidad y confianza.
Integridad.
Confidencialidad
Cordialidad y buena conducta
Expresión oral
Objetividad e imparcialidad
Neutralidad política
Secreto profesional
Competencia profesional
136
COMPROMISO CON LA INSTITUCION Y LA PATRIA.- Las acciones del auditor
serán orientadas hacia el desarrollo de una eficaz Administración Pública y al
servicio de la comunidad. Para conseguir este objetivo, deberá comprometerse
con los intereses de la Contraloría General, en salvaguarda del patrimonio
público.
CONFLICTO DE INTERESES.- Cuando un auditor realice el examen en una
entidad cuidará que su actuación no origine conflicto de intereses. En particular, el
auditor deberá garantizar que dicho examen no incluya responsabilidades o
facultades de gestión que correspondan a los directivos de la entidad fiscalizada.
RENDICIÓN DE CUENTAS.- El auditor deberá rendir cuentas ante la autoridad
respectiva por sus acciones, decisiones u omisiones que afecten a la colectividad,
y deberá someterse a la revisión y análisis de aquellas.
DECLARACIÓN PATRIMONIAL JURAMENTADA.- El auditor deberá presentar, al
inicio, cuando haya variación de su patrimonio, y al término de su gestión, la
declaración patrimonial juramentada, de conformidad con los preceptos
constitucionales y legales vigentes.
IMPEDIMENTO PARA SER AUDITOR.- No podrá ser designado ni contratado
como auditor quién, por su conducta irregular conocida de forma pública y notoria,
o evidenciada por la presentación de pruebas, demuestre que su incorporación a
la Contraloría General o su permanencia en ella, originaría presunciones de que
su actividad sea incompatible con lo establecido en este Código. La exigencia de
137
calidad profesional y personal para los auditores, y, en general, para los
servidores de la Contraloría, deberán ser rigurosamente cumplidas.
BENEFICIOS NO PERMITIDOS.- El auditor no deberá, en ningún caso, de modo
directo ni indirecto, para sí ni para terceros, solicitar, aceptar o admitir dinero,
obsequios, promesas u otras ventajas, y particularmente en las siguientes
situaciones:
Por retardar o dejar de hacer ciertas tareas relativas a sus funciones.
Por hacer valer su influencia ante otro auditor, a fin de que éste retarde
o deje de hacer tareas relativas a sus funciones.
5.12. DESCRIPCIÓN DE PUESTOS Y FUNCIONES
5.12.1 Puestos y Funciones Específicas
En el marco de las funciones generales indicadas anteriormente y de acuerdo a
los objetivos, enfoque y alcance que debe tener el trabajo de la Unidad de
Auditoria Municipal, se presentan a continuación los puestos y funciones
específicas que debe desarrollar el personal que integra las mismas, atendiendo a
su ubicación dentro de la estructura organizativa de la unidad
138
Identificación
Nombre del puesto: Director o Jefe de La Unidad de Auditoría
Interna Municipal
Área a la que pertenece: Consejo Municipal
Cargo del Jefe Directo: Contraloría General del Estado Consejo
Municipal
Número de Plazas: 01
Función Básica
Apoyo Gerencial y evaluación permanente el control interno y funcionalidad de los
sistemas administrativos y financieros diseñados para la ejecución y control de
todas las operaciones.
Funciones Específicas
a) Cumplir y velar por el cumplimiento de la normativa legal y técnica que
regula el ejercicio de la auditoria gubernamental.
b) Organizar, planificar, dirigir, controlar y evaluar las funciones
administrativas y operativas de la Unidad de Auditoría Interna, en el marco
139
de las regulaciones técnicas emitidas por la Contraloría General del
Estado, y de acuerdo con las condiciones de la Municipalidad.
c) Asesorar a las autoridades superiores de la Municipalidad y a otros
funcionarios y empleados, para mejorar su gestión, a partir de la evaluación
de los programas, procesos, actividades, operaciones y el ambiente y
estructura de control interno en general en todo el ámbito de la
municipalidad.
d) Elaborar y someter para aprobación del Consejo Municipal, el Plan anual
de Auditoria y sus modificaciones, con base en la normativa emitida por la
Contraloría General del Estado, el cual servirá de guía para la planificación
específica de cada trabajo que se ejecute.
e) Enviar a la Contraloría General del Estado, en el mes de enero de cada
año y cuando sufra modificaciones, copia del Plan Anual de Auditoria
debidamente aprobado por el Consejo Municipal.
f) Mantener comunicación permanente con la Contraloría General, para
efectos de coordinación de la ejecución del Plan Anual de Auditoria.
g) Designar a los Auditores, para la realización de trabajos específicos, de
acuerdo con la Panificación anual.
h) Aprobar la planificación especifica que deben presentar los auditores
designados para realizar cualquier trabajo de auditoría.
i) Planificar eventos de capacitación que promueva la Contraloría General.
140
j) Ejercer y velar porque se aplique un proceso adecuado de control de
calidad de cada trabajo de auditoría asignado, que garantice el
cumplimiento oportuno y adecuado de la metodología de la auditoría
interna, y de los procedimientos específicos definidos en los programas de
auditoría.
k) Tener acceso a todas las fuentes de evidencia necesarias para alcanzar
los objetivos de las auditorias, lo cual contribuirá a fortalecer la objetividad
del trabajo.
l) Presentar los informes de Auditoría, debidamente supervisados, previo a
dar conocimiento los resultados a los responsables de las áreas evaluadas,
al Consejo Municipal, al Alcalde y a la Contraloría General del Estado
m) Velar porque los supervisores y auditores discutan previamente los
resultados de las auditorias previas a la redacción final del informe de
auditoría.
n) Enviar a la Contraloría General del Estado copia de cada uno de los
informes de auditoría, dentro de los 5 días siguientes a su aprobación.
o) Velar porque se presenten las denuncias ante las instancias
jurisdiccionales correspondientes cuando durante el proceso de auditoría
se determine indicios razonables de actos o hechos ilícitos.
141
Factores de Evaluación
Eficiencia demostrada en el desempeño de sus funciones y el logro de
objetivos
Oportunidad y efectividad en los procesos d apoyo a las unidades
orgánicas
Grado de cumplimiento de las normas
Manejo de personal
Grado de propuesta para la mejora de la gestión municipal
Cumplimiento en la presentación de informes de gestión
Coordinación
Contraloría General de la República.
Concejo Municipal
Alcaldía
Con todas las unidades orgánicas de la Municipalidad.
Supervisión
Todas las unidades orgánicas de la Municipalidad estarán supervisadas por la
Contraloría General del Estado.
142
Condiciones de Trabajo:
Lugar físico: El cargo se desarrolla principalmente dentro de la Oficina de
Administración ubicada en la sede de la Municipalidad.
Horario de Trabajo: El horario laboral es de lunes a viernes de 8.00 Am a las
5.30 p.m. con 90 minutos de refrigerio.
Perfil del Puesto
Estudios: Título universitario
Especialidad: Contabilidad, Administración o Economía
Experiencia: Dos años en cargos similares
Otros Estudios: Manejo de Office (Word, Excel, Power Point) SIAF,
Sistemas de Tesorería, Abastecimientos y Contabilidad, Sistemas
Administrativos y manejo de internet.
143
CAPITULO VI
Conclusiones y
Recomendaciones
144
6. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
6.1 CONCLUSIONES
1. Toda Institución Pública, debe de contar con su respectiva unidad de Auditoría
Interna, con el fin de salvaguardar y controlar el buen uso de sus recursos. No
solamente tomando en cuenta los hechos más relevantes, sino también los
menos significativos, puesto que para la auditoria todo los hechos son
importantes.
2. Es necesario que toda Institución proteja sus activos y proporcione seguridad
razonable en la presentación de sus informes financieros. Así mismo que
confiera eficacia y eficiencia en sus operaciones y también se dé cumplimiento
de sus leyes y regulaciones, con la finalidad de medir sus resultados entre los
objetivos propuestos y su rendimiento real.
3. El proceso de control que se realiza en las diferentes áreas, no cumple a
cabalidad con sus objetivos. En parte esto se debe a la falta de competencia
de los responsables del control, así como también a una falta de conocimiento
sobre las leyes, normas, reglamentos que se requieren de su uso para mejorar
el control de la entidad.
4. El método utilizado para las labores de control y verificación se considera el
más apropiado, es un proceso que mantiene un marco legal aprobado para
estas labores.
145
5. Para la realización de sus actividades de control, no se tiene un instructivo de
aplicación para la prevención de problemas, adicionalmente a ello, tampoco se
cuenta con los correspondientes flujogramas de procedimientos de los
procesos; por lo que se torna necesario implementar tanto el instructivo de
aplicación, los flujogramas de procedimientos y la nueva documentación que
garantice la correcta y eficiente administración de los recursos.
6. A partir de los resultados del análisis institucional (entrevistas) se ha
demostrado la hipótesis de que uno de los problemas más álgidos y prioritarios
de la Institución, radica en la falta de una Unidad de Auditoría Interna
7. Se tiene que la presente investigación está orientada a estudiar la propuesta
de creación de la Unidad de Auditoría Interna de la Alcaldía del Municipio de
Tosagua, que permita cumplir con lo descrito en marzo del 2008 por el señor
Contralor General del Estado, que facultado en lo que determina la Ley,
autoriza la creación de la Unidad de AuditoríaInterna de los Municipios.
146
6.2. RECOMENDACIONES
1. El Concejo Cantonal debe conocer las necesidades existentes y estimular la
creación de la Unidad de Auditoría Interna encargada de realizar el control de
los recursos, que una vez que sea aprobada coadyuvará hacia el logro de
mejores resultados.
2. La promulgación de Ley de Empresas Publicas hace un reconocimiento
explícito a que la administración de las empresas del estado, deben contar con
una unidad de auditoría interna de conformidad con la Ley Orgánica de la
Contraloría General del Estado.
3. El Concejo Cantonal debe establecer el compromiso para que con este marco
jurídico vigente, la organización inicie un proyecto de implantación exitosa a
través de la normalización de sus procesos.
4. Para el mejoramiento del control, es necesario implementar programas de
capacitación que permitan el fortalecimiento de las competencias, habilidades,
destrezas de los responsables del manejo de los recursos. Así mismo planes
que permitan socializar sus experiencias que vayan en beneficio de la
institución.
5. Es necesario y urgente la aplicación de las leyes, normas, reglamentos que
regulan y normalizan el correcto manejo de los recursos. Con ello se previene
la malversación de fondos, fraudes y otros ilícitos.
147
6. .Es pertinente que la unidad de auditoría interna, realice auditorias periódicas
aplicando el enfoque a la evaluación de procesos e identifique aquellos
procesos que no generan valor para mejorarlos.
7. Es necesario que el personal que participa en la implementación de nuevas
técnicas de auditorías, reciba información y orientación oportuna para
interactuar en condiciones óptimas.
148
Bibliografía
149
7. BIBLIOGRAFIA
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Ley Orgánica de Régimen Municipal y su Reglamento;
Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado y su Reglamento;
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151
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Materiales y Equipos Dañados o Extravoiados Propiedad del Cliente de la
Empresa PDVSA, BARIVE S.A. IUTAG –Falcón.
152
ANEXOS
153
ANEXO I
ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL I. MUNICIPIO DE TOSAGUA
FUENTE: Alcaldía de Tosagua
ELABORACIÓN: Alcaldía de Tosagua
154
ANEXO II ORGANIGRAMA DE GESTION FINANCIERA
FUENTE: Autora de tesis ELABORACIÓN: Autora de tesis
SUBPROCESO DE CONTABILIDAD
1 JEFE DE SECCION
SUBPROCESO DE RENTAS
1 JEFE DE SECCIÓN
DIRECCIÓN FINANCIERA 1 DIRECTOR DE
GESTIÓN
1 ASISTENTE ADMINISTRATIVO
SUBPROCESO DE AVALÚOS Y CATASTROS
1 JEFE DE SECCIÓN
1 ASISTENTE ADM 1 AUX. DE AVALÚOS Y
CATASTROS
1 ASISTENTE TECNICO FINANCIERO CONTABLE 1 RECAUDADOR MUNICIPAL
SUBPROCESO DE BODEGA
1 JEFE DE SECCIÓN
TESORERÍA MUNICIPAL
1 TESORERO MM.
1 ASISTENTE ADMINISTRATIVO
2 ASISTENTE ADMINISTRATIVO
1 ASISTENTE ADMINISTRATIVO
1 ASIS. CONTABLE MM.
SUBPROCESO DE PRESUPUESTOS
1 JEFE DE SECCIÓN
1 ASISTENTE ADMINISTRATIVO
ALCALDIA CONCEJO
155
ANEXO III
ENCUESTA A LOS SERVIDORES Y EMPLEADOS DE LA ALCALDIA DEL MUNICIPIO DE TOSAGUA PROVINCIA DE MANABÍ
ENCUESTA
Previa presentación y explicación de la finalidad de la presente entrevista, se procederá a efectuar las
siguientes preguntas al Alcalde a sus Asesores Legales, y altos ejecutivos del Municipio de Tosagua
Provincia de Manabí.
Nota: se marca con una equis (x) la alternativa seleccionada.
Pregunta N°1.- ¿Con que periodicidad se realizan las auditorias?
a. Periodos en lapsos Mensuales
b. Periodos en lapsos Trimestrales
c. Periodos en lapsos Semestrales
d. Anual
Pregunta N°2.- ¿La uniformidad de los operarios contables viene dada por?
Políticas y procedimientos establecidos con anterioridad
Políticas que permiten la comparación de la información
Pregunta N°3.- ¿Considera que el sistema de contabilidad apoya el ejercicio de Control Interno y Auditoría?
Si
No
Pregunta N°4.- ¿Quién es el responsable de ejercer la función de Control Interno?
a. El Auditor Interno
b. El Jefe de Contabilidad
c. El Jefe de Administración
d. El Alcalde
e. Un agente externo
Pregunta N°5.- ¿Considera que las actividades de Control Interno, abarcan aspectos tales como?
a. Evaluación de Programas y Proyectos
b. Patrimoniales y de gestión
c. Presupuestario y económico
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Pregunta N°6.- ¿cuándo se realiza el monitorea de las actividades referidas al Control Interno se realiza?
a. En función de la ocurrencia de los acontecimientos
b. Cuando se producen cambios en las organizaciones
Pregunta N°7.- ¿qué tipo de actividades de Control Interno se realizan por lo general en la Alcaldía del
municipio de Jaramijó.?
a. Medición de desempeño
b. Establecimientos de Normas Operacionales
c. Comparación de Normas
d. Toma de decisiones de medidas correctivas
Pregunta N°8.- ¿Qué tipo de revisiones de Auditoría se realizan?
a. Revisión de confiabilidad de la información Financiera
b. Revisión de Sistemas para asegurar el cumplimiento de políticas
c. Valoración de la eficiencia de los recursos materiales y humanos
d. Consistencia de resultados con objetivos y metas
e. Todas las anteriores
f. Ninguna
Pregunta N°9.- ¿Las evaluaciones de Auditoría de tipo interno de donde se realizan?
a. Dentro del Departamento de Administración
b. Dentro del Departamento de Contabilidad
c. En una Unidad Especializada
Pregunta N°10.- ¿Considera pertinente la creación de un Departamento de auditoría Interna?
Si
No
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Firma encuestador