universidad tÉcnica de cotopaxirepositorio.utc.edu.ec/bitstream/27000/2053/1/t-utc-3888.pdf ·...

UNIVERSIDAD TÉCNICA DE COTOPAXI

UNIDAD ACADÉMICA DE CIENCIAS DE LA INGENIERÍA Y

APLICADAS

CARRERA DE INGENIERÍA EN INFORMÁTICA Y SISTEMAS

COMPUTACIONALES

TESIS PREVIO A LA OBTENCIÓN DEL TÍTULO DE INGENIEROS EN

INFORMÁTICA Y SISTEMAS COMPUTACIONALES.

TÍTULO:

AUTORES:

Centeno Defas Elvis Paúl

Cordonez Suntasig Sergio Paúl

TUTOR DE TESIS:

Ing. Segundo Humberto Corrales.

ASESOR DE TESIS:

MSc. Susana Pallasco

Latacunga – Ecuador.

2016

“IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA DE GESTIÓN

DOCUMENTAL ADMINISTRATIVA APLICANDO LA

TECNOLOGÍA PHP BAJO EL FRAMEWORK CODEIGNITER,

HTML5, CSS3 Y MYSQL PARA LA UNIDAD ACADÉMICA DE

CIENCIAS DE LA INGENIERÍA Y APLICADAS DE LA

UNIVERSIDAD TÉCNICA DE COTOPAXI EN EL PERIODO 2015 –

2016”.

ii

FORMULARIO DE LA APROBACIÓN DEL

TRIBUNAL DE GRADO

iii

PÁGINA DE AUTORÍA

Nosotros, Elvis Paúl Centeno Defas con cédula de identidad Nro. 172236925-1 y

Cordonez Suntasig Sergio Paúl con cédula de identidad Nro. 050359912-8.

Declaramos que el presente trabajo de investigación ,“IMPLEMENTACIÓN

DE UN SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL ADMINISTRATIVA

APLICANDO LA TECNOLOGÍA PHP BAJO EL FRAMEWORK

CODEIGNITER, HTML5, CSS3 Y MYSQL PARA LA UNIDAD

ACADÉMICA DE CIENCIAS DE LA INGENIERÍA Y APLICADAS DE

LA UNIVERSIDAD TÉCNICA DE COTOPAXI EN EL PERIODO 2015 –

2016”. Es original, autentico y personal. En tal virtud exponemos que el

contenido es de nuestra absoluta responsabilidad legal y académica.

Postulantes:

………………....................... ……………….......................

Elvis Paúl Centeno Defas Sergio Paúl Cordonez Suntasig

C.C. 172236925-1 C.C. 050359912-8

iv

AVAL DEL DIRECTOR DE TESIS

v

AVAL DEL ASESOR METODOLÓGICO

vi

CERTIFICADO DE IMPLEMENTACIÓN

vii

AGRADECIMIENTO

Agradezco primeramente a Dios por

brindarme el don de la vida, a mis padres

que me han guiado y encaminado día a

día en todos los momentos de mi vida,

por brindarme sus consejos y palabras

de aliento, por ser el apoyo incondicional

durante mi formación profesional.

A la Universidad Técnica de Cotopaxi,

que me abrió sus puertas para seguir con

mis estudios y cumplir mi sueño. A los

docentes que con paciencia nos

transmitieron su conocimiento, con las

cátedras que nos impartían, durante

nuestro periodo universitario, guiando

y formando personas útiles para la

sociedad.

A mis amigos y compañeros que

estuvieron en los buenos y malos

momentos, brindándome su apoyo

incondicional, siendo una de las

experiencias más grandes que estarán

plasmadas durante toda mi vida.

Elvis

viii

AGRADECIMIENTO

Agradezco primeramente a Dios por

darme el don de la vida, y de manera

especial a las personas que conforma la

Unidad Académica de CIYA, a cada

docente por su valioso labor diario que

es el de formar profesionales con un alto

nivel humanísticos y competitivo.

Un agradecimiento especial al Ing.

Segundo Corrales, quien a través de

sugerencias y observaciones

contribuyeron en la obtención de este

logro.

También es importante reconocer el

apoyo mi madre Mónica quien a través

de sus palabras de aliento me permitió

desarrollar el sistema, por ser el apoyo

incondicional durante mi formación

profesional para ser una persona de bien.

A mi esposa Maribel, que con su amor,

cariño y apoyo, es el motor, que me

permite seguir día a día superándome y

ser cada día mejor.

Paúl

ix

DEDICATORIA

El presente trabajo está dedicado a Dios

por sobre todas las cosas a mis padres

Segundo y Bethy, que con esfuerzo y

sacrificio confiaron en mí, brindándome

la oportunidad de culminar con éxito mis

estudios.

A mis hermanos Christian, Johanna,

Carina, María Belén, Liseth y Mishell

que me brindaron todo el apoyo, siempre

con sus consejos, a toda mi familia que

estuvieron pendientes de mi formación

profesional.

Elvis

x

DEDICATORIA

El presente trabajo de investigación lo

dedico primeramente a Dios por darme

el don de la vida y rodearme de amor a

través de mi madre, familiares y amigos.

A mi madre Mónica y familiares por

creer en mi capacidad, velar por mi

bienestar esforzándose día a día por

darme la mejor herencia que es la

educación.

A mi esposa Maribel por estar a mi lado

cuidándome y apoyándome

incondicionalmente, sin dudar de mis

capacidades y brindarme su amor, para

ser una persona de bien.

Paúl

xi

ÍNDICE GENERAL.

UNIVERSIDAD TÉCNICA DE COTOPAXI ........................................................ i

FORMULARIO DE LA APROBACIÓN DEL TRIBUNAL DE GRADO ........... ii

PÁGINA DE AUTORÍA ....................................................................................... iii

AVAL DEL DIRECTOR DE TESIS ..................................................................... iv

AVAL DEL ASESOR METODOLÓGICO ........................................................... v

CERTIFICADO DE IMPLEMENTACIÓN .......................................................... vi

AGRADECIMIENTO .......................................................................................... vii

DEDICATORIA .................................................................................................... ix

ÍNDICE GENERAL............................................................................................... xi

ÍNDICE DE TABLAS. ........................................................................................ xvi

ÍNDICE DE CUADROS. .................................................................................... xvii

ÍNDICE DE GRÁFICOS. .................................................................................. xviii

RESUMEN ........................................................................................................... xxi

ABSTRACT ........................................................................................................ xxii

AVAL DE TRADUCCIÓN. .............................................................................. xxiii

INTRODUCCIÓN ............................................................................................. xxiv

CAPÍTULO I ........................................................................................................... 1

FUNDAMENTACIÓN TEÓRICA PARA LA IMPLEMENTACIÓN DE UN

SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL ADMINISTRATIVA APLICANDO

LA TECNOLOGÍA PHP BAJO EL FRAMEWORK CODEIGNITER, HTML5,

CSS3 Y MYSQL PARA LA UNIDAD ACADÉMICA DE CIENCIAS DE LA

INGENIERÍA Y APLICADAS. ............................................................................. 1

1. Antecedentes Investigativos. ........................................................................... 1

1.1. Administración y Gestión Documental. ........................................................... 2

xii

1.1.1. Procesos de un sistema de gestión documental. .................................... 2

1.2. Ingeniería de software. ................................................................................ 3

1.2.1 Software. ........................................................................................................ 4

1.2.1.1 Software Libre. ........................................................................................ 5

1.3. Desarrollo de software. .................................................................................... 6

1.3.1 Ciclo de vida del Desarrollo de Software. ................................................. 7

1.4. Metodología de desarrollo de software. ........................................................... 7

1.4.1. Metodología extrema (XP). ....................................................................... 7

1.5. Introducción a la Programación Web. ............................................................ 12

1.6. Lenguaje de programación. ............................................................................ 13

1.6.1. Php. ......................................................................................................... 13

1.6.2. PhpMyAdmin. ......................................................................................... 14

1.6.3. Html5. ..................................................................................................... 15

1.6.4. Css3. ........................................................................................................ 16

1.6.5 JavaScript. ................................................................................................ 17

1.6.6. JQuery. .................................................................................................... 18

1.6.7. Framework. ............................................................................................. 19

1.6.8. CodeIgniter. ............................................................................................. 20

1.6.8.1. Características. ................................................................................. 20

1.7. Base de Datos. ................................................................................................ 20

1.7.1. MySql. ..................................................................................................... 21

1.8. Servidor Apache. ............................................................................................ 22

1.8.1. Xampp. .................................................................................................... 23

CAPÍTULO II ....................................................................................................... 25

xiii

ANÁLISIS E INTERPRETACIÓN DE RESULTADOS DE LA INFORMACIÓN

DE CAMPO. ......................................................................................................... 25

2. Entorno del lugar de investigación. ................................................................... 25

2.1. Universidad Técnica de Cotopaxi. ............................................................. 25

2.1.1. Filosofía Institucional.......................................................................... 26

2.1.1.1. Misión y visión de la Universidad Técnica de Cotopaxi. ................ 26

2.1.1.2. Misión y visión de la Unidad Académica de Ciencias de la Ingeniería

y Aplicadas. ................................................................................................... 27

2.1.2. Ubicación geográfica. ............................................................................. 27

2.1.3. Organigrama estructural. ......................................................................... 28

2.2. Diseño metodológico. .................................................................................... 29

2.2.1. Métodos de investigación. ....................................................................... 29

2.2.1.1. Método hipotético-deductivo. .......................................................... 29

2.2.1.2. Método analítico-sintético. ............................................................... 29

2.2.2. Tipos de investigación............................................................................. 30

2.2.2.1. Investigación Bibliográfica. ............................................................. 30

2.2.2.2. Investigación de Campo. .................................................................. 30

2.2.3. Técnicas de investigación. ...................................................................... 31

2.2.3.1. Observación...................................................................................... 31

2.2.3.2. Encuesta. ......................................................................................... 32

2.3. Población involucrada. ................................................................................... 33

2.4. Operacionalidad de las variables. ................................................................... 35

2.5 Tabulación y análisis de los datos. .................................................................. 36

2.5.1 Tabulación y análisis de los datos recopilados a través de la aplicación de

la encuesta a los Administrativos de la Unidad Académica de Ciencias de la

Ingeniería y Aplicadas....................................................................................... 36

xiv


la encuesta a los Estudiantes y Docentes de la Unidad Académica de Ciencias

de la Ingeniería y Aplicadas. ............................................................................. 44

2.6. Enunciado de la Hipótesis. ............................................................................. 51

2.7. Verificación de la Hipótesis. .......................................................................... 51

CAPÍTULO III ...................................................................................................... 53

IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

ADMINISTRATIVA APLICANDO LA TECNOLOGÍA PHP BAJO EL

FRAMEWORK CODEIGNITER, HTML5, CSS3 Y MYSQL. .......................... 53

3. Presentación. ..................................................................................................... 53

3.1. Justificación.................................................................................................... 55

3.2. Objetivos. ....................................................................................................... 57

3.2.1. Objetivo general. .................................................................................... 57

3.2.2. Objetivos específicos. ............................................................................. 57

3.3. Análisis de Factibilidad. ................................................................................. 58

3.3.1. Factibilidad Técnica. ............................................................................... 58



3.4. Desarrollo de la propuesta. ............................................................................. 60

3.4.1. Fases del proceso de desarrollo de software. .......................................... 60

3.4.1.1. Primera fase: Planeación ...................................................................... 60

3.4.1.2. Segunda fase: Diseño. .......................................................................... 76

3.4.1.3. Tercera fase: Codificación. .................................................................. 89

3.4.1.4. Cuarta fase: Pruebas. ............................................................................ 98

3.5. Discusión de los resultados. ......................................................................... 105

CONCLUSIONES .............................................................................................. 106

xv

RECOMENDACIONES ..................................................................................... 107

GLOSARIOS DE TÉRMINOS Y SIGLAS ........................................................ 108

BIBLIOGRAFÍA: ............................................................................................... 110

ANEXOS ............................................................................................................ 114

xvi

ÍNDICE DE TABLAS.

TABLA NRO. 2- 1 INVOLUCRADOS. ............................................................ 33

TABLA NRO. 2- 2 OPERACIONALIDAD. ...................................................... 35

TABLA NRO. 2- 3 EXPERIENCIA DE USO DE UN SISTEMA DE GESTIÓN

DOCUMENTAL ADMINISTRATIVA. .............................................................. 36

TABLA NRO. 2- 4 DISPONIBILIDAD DE UN SISTEMA DE GESTIÓN

DOCUMENTAL ADMINISTRATIVA PARA LA SISTEMATIZACIÓN DE

DOCUMENTOS. .................................................................................................. 37

TABLA NRO. 2- 5 BENEFICIOS AL UTILIZAR UN SISTEMA DE GESTIÓN

DOCUMENTAL ADMINISTRATIVA PARA CONTROLAR TRÁMITES EN

LA EDUCACIÓN SUPERIOR. ........................................................................... 38

TABLA NRO. 2- 6 FACTIBILIDAD DEL SISTEMA. ...................................... 39

TABLA NRO. 2- 7 MANEJO DE UN SISTEMA DE GESTIÓN


TABLA NRO. 2- 8 IMPORTANCIA DE AUTOMATIZAR LOS PROCESO A

TRAVÉS DE UN SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

ADMINISTRATIVA. ........................................................................................... 41

TABLA NRO. 2- 9 MEJORAR EL DESARROLLO DE LAS ACTIVIDADES

DE LAS PERSONAS QUE CONTROLAN LOS PROCESOS DE

DOCUMENTACIÓN. .......................................................................................... 42

TABLA NRO. 2- 10 CONSENTIMIENTO PARA LA CREACIÓN E

IMPLEMENTACIÓN DEL SISTEMA. ............................................................... 43

TABLA NRO. 2- 11 VALORACIÓN DE LA ATENCIÓN POR PARTE

SECRETARÍA DE UA-CIYA A LOS ESTUDIANTES. .................................... 44

TABLA NRO. 2- 12 VALORACIÓN DE LA ENTREGA DE DOCUMENTOS

POR PARTE DE LA SECRETARÍA DE UA-CIYA. .......................................... 45

TABLA NRO. 2- 13 REALIZAR LOS TRÁMITES ACADÉMICOS A TRAVÉS

DE LA WEB. ........................................................................................................ 46

TABLA NRO. 2- 14 CONOCIMIENTO ACERCA DE SISTEMA DE GESTIÓN


xvii



TABLA NRO. 2- 16 EXISTENCIA DE UN SISTEMA DE GESTIÓN

DOCUMENTAL ADMINISTRATIVA EN LA UA-CIYA. ............................... 49

TABLA NRO. 2- 17 FACTIBILIDAD DE UN SISTEMA DE GESTIÓN


TABLA NRO. 2- 18 PREGUNTAS RELEVANTES. ........................................ 51

TABLA NRO. 3- 1 PRUEBA DE AUTENTICACIÓN. __________________ 99

TABLA NRO. 3- 2 PRUEBA DE LOGOUT. _________________________ 100

TABLA NRO. 3- 3 PRUEBA DE NUEVO ADMINISTRADOR. _________ 100

TABLA NRO. 3- 4. PRUEBA CREACIÓN DE NUEVA SOLICITUD. ____ 101

TABLA NRO. 3- 5 PRUEBA EDITAR SOLICITUD. __________________ 102

TABLA NRO. 3- 6 PRUEBA CREACIÓN DE NUEVO USUARIO. ______ 103

TABLA NRO. 3-7 PRUEBA EDICIÓN DE NUEVO USUARIO. ________ 104

TABLA NRO. 3- 8 PRUEBA DE CREAR TRÁMITE. _________________ 105

ÍNDICE DE CUADROS.

CUADRO NRO. 3- 1 PERSONAS Y ROLES DEL PROYECTO. -------------- 60

CUADRO NRO. 3- 2 HISTORIA DE USUARIO #1 ------------------------------ 61








CUADRO NRO. 3- 10 HISTORIA DE USUARIO #9 ----------------------------- 65

CUADRO NRO. 3- 11 HISTORIA DE USUARIO #10 --------------------------- 65


xviii








CUADRO NRO. 3- 20 FECHA Y DURACION DE CADA ENTREGA. ------ 70

CUADRO NRO. 3- 21 FLUJO BÁSICO --------------------------------------------- 71

CUADRO NRO. 3- 22 AUTENTICAR USUARIO -------------------------------- 72

CUADRO NRO. 3- 23 AUTORIZAR USUARIO ---------------------------------- 72

CUADRO NRO. 3- 24 LOGIN INVÁLIDO ----------------------------------------- 73

CUADRO NRO. 3- 25 PASSWORD INVÁLIDO ---------------------------------- 73

CUADRO NRO. 3- 26 FUNCIONES ADMINSITRADOR ----------------------- 74

CUADRO NRO. 3- 27 FUNCIONES USUARIO REGISTRADO --------------- 74

ÍNDICE DE GRÁFICOS.

GRÁFICO NRO. 2- 1 UBICACIÓN GEOGRÁFICA. ___________________ 27

GRÁFICO NRO. 2- 2 ORGANIGRAMA ____________________________ 28

GRÁFICO NRO. 2- 3 EXPERIENCIA DE USO DE UN SISTEMA DE

GESTIÓN DOCUMENTAL ADMINISTRATIVA. _____________________ 36

GRÁFICO NRO. 2- 4 DISPONIBILIDAD DE UN SISTEMA DE GESTIÓN


DOCUMENTOS. ________________________________________________ 37

GRÁFICO NRO. 2- 5 BENEFICIOS AL UTILIZAR UN SISTEMA DE

GESTIÓN DOCUMENTAL ADMINISTRATIVA PARA CONTROLAR

TRÁMITES EN LA EDUCACIÓN SUPERIOR. _______________________ 38

GRÁFICO NRO. 2- 6 FACTIBILIDAD DEL SISTEMA. ________________ 39

GRÁFICO NRO. 2- 7 MANEJO DE UN SISTEMA DE GESTIÓN

DOCUMENTAL ADMINISTRATIVA. ______________________________ 40

xix

GRÁFICO NRO. 2- 8 IMPORTANCIA DE AUTOMATIZAR LOS PROCESO

A TRAVÉS DE UN SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

ADMINISTRATIVA. _____________________________________________ 41

GRÁFICO NRO. 2- 9 MEJORAR EL DESARROLLO DE LAS

ACTIVIDADES DE LAS PERSONAS QUE CONTROLAN LOS PROCESOS

DE DOCUMENTACIÓN. _________________________________________ 42

GRÁFICO NRO. 2- 10 CONSENTIMIENTO PARA LA CREACIÓN E

IMPLEMENTACIÓN DEL SISTEMA. _______________________________ 43

GRÁFICO NRO. 2- 11 VALORACIÓN DE LA ATENCIÓN POR PARTE

SECRETARÍA DE UA-CIYA A LOS ESTUDIANTES. _________________ 44

GRÁFICO NRO. 2- 12 VALORACIÓN DE LA ENTREGA DE

DOCUMENTOS POR PARTE DE LA SECRETARÍA DE UA-CIYA. ______ 45

GRÁFICO NRO. 2- 13 REALIZAR LOS TRÁMITES ACADÉMICOS A

TRAVÉS DE LA WEB. ___________________________________________ 46

GRÁFICO NRO. 2- 14 CONOCIMIENTO ACERCA DE SISTEMA DE




GRÁFICO NRO. 2- 16 EXISTENCIA DE UN SISTEMA DE GESTIÓN

DOCUMENTAL ADMINISTRATIVA EN LA UA-CIYA. _______________ 49

GRÁFICO NRO. 2- 17 FACTIBILIDAD DE UN SISTEMA DE GESTIÓN

DOCUMENTAL ADMINISTRATIVA. ______________________________ 50

GRÁFICO NRO. 3- 1 MODELO BASE DE DATOS. ___________________ 76

GRÁFICO NRO. 3- 2 CASO DE USO SISTEMA _____________________ 77

GRÁFICO NRO. 3- 3 CREAR USUARIO (ADMINISTRADOR). ________ 78

GRÁFICO NRO. 3- 4 EDITAR USUARIO (ADMINISTRADOR). ________ 79

GRÁFICO NRO. 3- 5 BLOQUEAR USUARIO (ADMINISTRADOR). ____ 79

GRÁFICO NRO. 3- 6 CREAR SOLICITUD (ADMINISTRADOR). _______ 80

GRÁFICO NRO. 3- 7 CREAR USUARIO (USUARIO). ________________ 82

GRÁFICO NRO. 3- 8 EDITAR PERFIL USUARIO (USUARIO). ________ 83

xx

GRÁFICO NRO. 3- 9 CREAR TRAMITE (USUARIO). ________________ 84

GRÁFICO NRO. 3- 10 DISEÑO ARQUITECTÓNICO _________________ 85

GRÁFICO NRO. 3- 11 INTERFAZ DEL SISTEMA (ADMINISTRADOR). 86

GRÁFICO NRO. 3- 12 INTERFAZ DEL SISTEMA (USUARIO). ________ 88

GRÁFICO NRO. 3- 13 MENÚ PRINCIPAL DEL SISTEMA. ____________ 90

GRÁFICO NRO. 3- 14 CREAR SOLICITUD. ________________________ 91

GRÁFICO NRO. 3- 15 SUBIR ARCHIVO DE SOLICITUD. ____________ 92

GRÁFICO NRO. 3- 16 CREAR REQUERIMIENTO DE SOLICITUD. ____ 92

GRÁFICO NRO. 3- 17 SOLICITUD CREADA. _______________________ 93

GRÁFICO NRO. 3- 18 ADMINISTRACIÓN DE SOLICITUDES _________ 94

GRÁFICO NRO. 3- 19 CREAR USUARIO __________________________ 95

GRÁFICO NRO. 3- 20 USUARIO CREADO. ________________________ 96

GRÁFICO NRO. 3- 21 ADMINISTRACIÓN DE USUARIOS. ___________ 97

xxi

RESUMEN

TEMA: “IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA DE GESTIÓN

DOCUMENTAL ADMINISTRATIVA APLICANDO LA TECNOLOGÍA

PHP BAJO EL FRAMEWORK CODEIGNITER, HTML5, CSS3 Y

MYSQL PARA LA UNIDAD ACADÉMICA DE CIENCIAS DE LA

INGENIERÍA Y APLICADAS DE LA UNIVERSIDAD TÉCNICA DE

COTOPAXI EN EL PERIODO 2015 – 2016”.

El presente trabajo de investigación tiene como principal objetivo, implementar

un sistema para la Gestión Documental Administrativa, en la Unidad Académica

de Ciencias de la Ingeniería y Aplicadas de la Universidad Técnica de Cotopaxi,

con el propósito de controlar los diferentes trámites que se generan a diario en el

desarrollo de las actividades académicas, optimizando el tiempo de los estudiantes

y administrativos de la Unidad Académica, una de las funciones del sistema es la

realización de los tramites mediante dispositivos móviles por medio de internet.

Utilizando herramientas Libres, y la metodología XP, lo cual nos permite brindar

una solución, que facilita el proceso de desarrollo en la Unidad Académica.

Para la fundamentación teórica, los postulantes emplean, la investigación

bibliográfica, virtual, y la investigación de campo, para obtener información para

su respectivo análisis, la técnica que se aplica es la encuesta con el instrumento

del cuestionario.

Mediante la Encuesta aplicada a los funcionarios administrativos, docentes y

estudiantes de la Unidad Académica, se realiza el análisis e interpretación de los

resultados, lo cual permite evidenciar, que no se dispone de un sistema, para la

Gestión Documental Administrativa.

Finalmente, se realiza la implementación del sistema de Gestión Documental

Administrativa, lo que permite a la Unidad Académica, gestionar de mejor

manera, y llevar un control efectivo de los diferentes trámites que se generan a

diario.

xxii

ABSTRACT

THEME: “IMPLEMENTATION OF A SYSTEM OF ADMINISTRATIVE

DOCUMENTAL MANAGEMENT APPLYING PHP TECHNOLOGY UNDER

THE CODEIGNITER FRAMEWORK, HTML5, CSS3 AND MYSQL FOR

ACADEMIC UNIT OF INGEENERING AND APPLIED SCIENCES AT

COTOPAXI TECHNICAL UNIVERSITY DURING 2015 - 2016 ACADEMIC

YEAR”

The current researching work has as a main objective, to implement an

Administrative Documental Management System at Academic Unit of

Engineering and Aapplied Sciences at Cotopaxi Technical University where the

purpose is to control different procedures which are daily done in the developing

of academic activities, optimizing students and administrative stuff, one of the

functions is the carrying out procedures through mobile devices on the Internet.

Using free tools and XP methodology which allow us to give a solution that

makes easy the process at Academic Unit.

For theoretical basis, applicants use bibliographic, virtual and on-site researching

to get information to analyze; survey is the applied technique using a

questionnaire.

By means of an applied survey, students, teachers and administrative stuff from

Academic Unit, analysis and interpretation done, allow demonstrate that there’s

no a system for Administrative Documental Management.

Finally, implementation of an Administrative Documental Management System

allows to Academic Unit to manage in a better and effective way different

procedures which are done every day.

.

xxiii

AVAL DE TRADUCCIÓN.

xxiv

INTRODUCCIÓN

En la Universidad Técnica de Cotopaxi, ubicada en la Provincia de Cotopaxi,

Cantón Latacunga, Parroquia Eloy Alfaro, se observó que no dispone de un

sistema de Gestión Documental Administrativa para el control de la

documentación, debido a que esta gestión la realizan de forma manual y no se ha

desarrollado un sistema para este efecto lo que ha generado que en la Unidad

Académica almacene la documentación relativa a todo los procesos de forma

física, además de emplear más tiempo en la generación de informes y

certificaciones.

El presente trabajo tiene como objetivo desarrollar un sistema de Gestión

Documental Administrativa para el control de la documentación con la tecnología

PHP, y con una base de datos My SQL.

Para lograr este fin se recolectó y analizó la información tanto física como virtual

relativa a estas herramientas, además de recopilar e interpretar la información de

campo para conocer las necesidades y los procesos que el sistema debe cubrir en

la Unidad Académica de CIYA.

Se construyó un sistema Gestión Documental Administrativa para el control de la

documentación, que facilitará al personal administrativo a controlar los procesos

de un modo más dinámico e interactivo.

Con el presente proyecto de investigación, se busca resolver la interrogante,

¿Cómo se debería llevar un control efectivo del manejo de la información

documental dentro de la Unidad Académica de Ciencias de la Ingeniería y

Aplicadas de la Universidad Técnica de Cotopaxi?

xxv

Teniendo como Objetivo principal, Implementar un Sistema de Gestión

Documental Administrativa aplicando la Tecnología Php bajo El Framework

Codeigniter, Html5, Css3 y Mysql para la Unidad Académica de Ciencias de la

Ingeniería y Aplicadas de la Universidad Técnica de Cotopaxi.

Este trabajo consta de tres capítulos los cuales se detallan e a continuación:

En el capítulo I, se detalla una amplia y bien fundamentada base teórica

proveniente de varios autores, con la información necesaria para comprender la

conceptualización del Sistema de Gestión Documental Administrativa así como

las herramientas y metodología para el desarrollo del sistema.

En el capítulo II consiste en dar a conocer la información obtenida mediante la

investigación de campo, por medio de encuestas realizadas. Los datos obtenidos

en la aplicación de las encuestas fueron tabulados y presentados mediante

gráficas. Adicionalmente con los resultados obtenidos se llegó a la debida

comprobación de la hipótesis.

En el capítulo III presentamos la propuesta, con la respectiva documentación que

se genera en cada fase del desarrollo de la metodología XP, durante la elaboración

del Sistema, basada en las prácticas para su implementación.

1

CAPÍTULO I

FUNDAMENTACIÓN TEÓRICA PARA LA IMPLEMENTACIÓN

DE UN SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

ADMINISTRATIVA APLICANDO LA TECNOLOGÍA PHP BAJO

EL FRAMEWORK CODEIGNITER, HTML5, CSS3 Y MYSQL

PARA LA UNIDAD ACADÉMICA DE CIENCIAS DE LA

INGENIERÍA Y APLICADAS.

1. Antecedentes Investigativos.

La Gestión Documental es una actividad casi tan antigua como la escritura,

que nació debido a la necesidad de documentar actos administrativos y

transacciones legales y comerciales por escrito para dar fe de los hechos. Este

tipo de documentos se plasmaron sucesivamente en tablillas de arcilla, hojas

de papiro, pergaminos y papel, cuya gestión se fue haciendo cada vez más

compleja a medida que crecía el tamaño de los fondos documentales.

Durante siglos, la gestión documental en las organizaciones fue el dominio

exclusivo de administradores, archiveros y bibliotecarios, cuyas herramientas

manuales básicas eran los libros de registro, las carpetas, archivadores, cajas

y estanterías en que se guardan los documentos de papel y más tarde los

documentos en soportes magnéticos u ópticos mediante sistemas de

codificación y clasificación.

2

Más recientemente se incorporaron a ellos los informáticos, que son cada vez

más necesarios debido a la complejidad y nivel de sofisticación que van

alcanzando los sistemas computacionales de apoyo de la actividad

administrativa, así como los profesionales en sistemas de información ellos

son los expertos en los flujos de documentos y los procesos de cada

documento de soporte en papel o electrónico.

1.1. Administración y Gestión Documental.

Según FERNÁNDEZ, Luis David, (2006) Universidad de Málaga. “La

gestión documental abarca el ciclo de vida completo de los documentos, es

decir, el tratamiento secuencial y coherente que se da a los archivos desde que

se producen o reciben en las distintas unidades hasta el momento en que son

eliminados y conservados.”, Pág. 60.

Según los autores Jones y George, (2010). “La administración y gestión

documental es el proceso de planeación, organización, dirección y control de

los recursos y de otra clase, para alcanzar con eficiencia y eficacia las metas

de la organización.”, Pág.5.

Los investigadores consideran que Los sistemas de gestión documental: son

un conjunto de actividades orientadas al flujo de documentos dentro de una

organización, desde su origen hasta su destino final, con el objetivo de reducir

tiempo y mantener los documentos almacenados de forma correcta.

1.1.1. Procesos de un sistema de gestión documental.

Según Toro López, Francisco Y. (2013) en su libro Administración de

Proyectos Informáticos asevera que: “La gestión documental persigue que el

trabajo con los documentos sea más fácil, de manera que una persona sabe

3

qué documentos guardar, cuándo, cómo, y dónde, con el fin de localizarlos

cuando los necesita.

Una buena gestión documental permite realizar la planificación, manejo y

organización de la documentación producida y recibida por las entidades,

desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización

y conservación.

Un programa de gestión documental se puede definir como el conjunto de

instrucciones en las que se detallan las operaciones para el desarrollo de los

procesos de la gestión documental al interior de cada entidad, tales como:

Producción

Recepción

Distribución

Tramite

Organización

Consulta

Conservación

Disposición final de documentos. Pág. 40

1.2. Ingeniería de software.

Según: SOMMERVILLE, Ian, (2011) en su libro Ingeniería de software

asevera que: “la ingeniería de software es una disciplina de ingeniería que se

interesa por todos los aspectos de la producción de software, desde las

primeras etapas de la especificación de sistema hasta el mantenimiento del

sistema después de que se pone en operación.”, Pág.7-8.

Según: FAIRLEY, Richard (2001), en su libro Ingeniería de software asevera

que: “la ingeniería de software se define como la disciplina tecnológica

preocupada de la producción sistemática y mantenimiento de los productos de

4

software que son desarrollados y modificados en tiempo y dentro de un

presupuesto definido. La ingeniería de software difiere de la programación

tradicional en que se utilizan técnicas de ingeniería para especificar, diseñar,

intrumentar, validar y mantener los productos dentro del tiempo y

presupuesto establecidos para el proyecto.”, Pág.5.

Los investigadores consideran que La ingeniería de software: es una

disciplina que se preocupa por la calidad con la que se desarrollara un

sistema, siguiendo técnicas y procedimientos con el fin de obtener un

software de calidad en un determinado tiempo.

1.2.1 Software.

Según PRESSMAN, Roger (2010) en su obra Ingeniería de Software un

Enfoque Práctico menciona que el Software es “ 1) instrucciones (programas

de cómputo) que cuando se ejecutan proporcionan las características,

funciones y desempeño buscados; 2) estructuras de datos que permiten que

los programas manipulen en forma adecuada la información, y 3) información

descriptiva tanto en papel como en formas virtuales que describen la

operación y uso de los programas”, Pág. 3-4.

Según SOMMERVILLE, Ian (2011) en su obra Ingeniería del Software

menciona que “Programas de cómputo y documentación asociada. Los

productos de software se desarrollan par un cliente en particular o para un

mercado en general.”, Pág. 6.

Los investigadores consideran que Software: son instrucciones que indican al

ordenador que es lo que tiene que hacer, también se puede decir que son los

programas utilizados para dirigir las funciones de un sistema de computación.

5

1.2.1.1 Software Libre.

Según el artículo publicado en la web asevera que: “El software libre es

software que viene con autorización para que cualquiera pueda usarlo,

copiarlo y distribuirlo, ya sea literal o con modificaciones, gratis o mediante

una gratificación. En particular, esto significa que el código fuente debe estar

disponible. "Si no es fuente, no es software''. Ésta es una definición

simplificada; ver también la definición completa. Si un programa es libre,

entonces puede ser potencialmente incluido en un sistema operativo.

Disponible en: http://www.deciencias.net/simulaciones/paginas/libre.htm (04-

01-2016: 15:00 pm).

Según artículo publicado en la web Definición de Software Libre asevera

que:” Software libre es en inglés free software, esta denominación

también se confunde a veces con gratis por la ambigüedad del término

en el idioma inglés es la denominación del software que respeta la libertad

de los usuarios sobre su producto adquirido y, por tanto, una vez

obtenido puede ser usado, copiado, estudiado, cambiado y

redistribuido libremente. El software libre suele estar disponible

gratuitamente, o al precio de costo de la distribución a través de otros

medios.” disponible en la web http://www.softwarelibre.ec/site/ (04-01-2016:

15:30)

Los investigadores consideran que Software Libre: es el tipo de software que

brinda al usuario la libertad de usarlo, estudiarlo, modificarlo, mejorarlo,

adaptarlo y redistribuirlo de acuerdo a la necesidad de cada uno de los usuarios.

http://www.softwarelibre.ec/site/

6

1.3. Desarrollo de software.


asevera que: “Muchos individuos escriben programas. En las empresas hacen

programas de hoja de cálculo para simplificar su trabajo; científicos e

ingenieros elaboran programas para procesar sus datos experimentales, y los

aficionados crean programas para su propio interés y satisfacción. Sin

embargo, la gran mayoría de desarrollo de software es una actividad

profesional, donde el software se realiza para propósitos de negocios

específicos, para su inclusión en otros dispositivos o como productos de

software, por ejemplo, sistemas de información, sistemas de CAD, etcétera.

El software profesional, destinado a usarcé por alguien más a parte de su

desarrollador, se lleva a cabo en general por equipos, en vez de

individualmente. Se mantiene y cambia a lo largo de su vida.”, Pág.5.

Según la página web IBM Rational Software Speed innovations Aacross

the enterprise manifiesta que: “El proceso de desarrollo de software es

aquel en que las necesidades del usuario son traducidas en requerimientos

de software, estos requerimientos transformados en diseño, el diseño

implementado en código, el código probado, documentado y certificado

para su uso operativo “disponible en el sitio web

http://www.rational.com/uml como UMLconf.zip ,(07-02-2014: 14:30).

Los investigadores consideran que Desarrollo de software: es un

determinado número de procedimientos, métodos y herramientas que se

deben aplicar para crear o mantener un software de calidad, para lo cual

es necesario conocer, que es y cómo se debe usar la ingeniería de software

para obtener los resultados.

http://www.rational.com/uml%20como%20UMLconf.zip

7

1.3.1 Ciclo de vida del Desarrollo de Software.

De acuerdo a Toro López, Francisco Y. (2013) en su libro Administración de

Proyectos Informáticos asevera que: “el ciclo de vida ideal para un proyecto

que se use alguna metodología de tipo ágil consiste fundamentalmente de seis

fases:

Explotación

Planificación de entregas

Iteraciones,

Producción

Mantenimiento y

Cierre del proyecto.”, Pág. 25.

1.4. Metodología de desarrollo de software.

1.4.1. Metodología extrema (XP).


asevera que: “La programación extrema (XP) es quizás el método ágil mejor

conocido y más ampliamente usado. El nombre lo acuño Beck (2000) debido

a que el enfoque se desarrolló llevando a niveles “extremos” las prácticas

reconocidas; como el desarrollo iterativo.”, Pág.64-65.

Según HERNÁNDEZ, Jesús (2014), en su obra Análisis y Desarrollo Web

expresa que: “XP es una metodología ágil centrada en potenciar las relaciones

interpersonales como clave para el éxito en desarrollo de software,

promoviendo el trabajo en equipo, preocupándose por el aprendizaje de los

desarrolladores, y proporcionando un buen clima de trabajo. XP se basa en

realimentación continua entre el cliente y el equipo de desarrollo,

comunicación fluida entre todos los participantes, simplicidad en las

8

soluciones implementadas y coraje para enfrentar los cambios. XP se define

como especialmente adecuada para proyectos con requisitos imprecisos y

muy cambiantes, y donde existe un alto riesgo técnico.”, Pág. 11.

Los investigadores consideran que La metodología extrema: es una

metodología factible para el desarrollo de sistemas, ya que se la realiza por

diferentes personas en diferentes módulos, y al momento de realizar las

pruebas necesarias, se integran todos los módulos para así obtener el sistema

deseado.

1.4.1.1. FASES DE LA METODOLOGÍA XP.

1.4.1.1.1. PRIMERA FASE: PLANIFICACIÓN.

Historias de usuario.

El primer paso de cualquier proyecto que siga la metodología X.P es definir

las historias de usuario con el cliente. Las historias de usuario tienen la misma

finalidad que los casos de uso pero con algunas diferencias: Constan de 3 ó 4

líneas escritas por el cliente en un lenguaje no técnico sin hacer mucho

hincapié en los detalles; no se debe hablar ni de posibles algoritmos para su

implementación ni de diseños de base de datos adecuados, etc.

Release planning.

Después de tener ya definidas las historias de usuario es necesario crear un

plan de publicaciones, en inglés “Release plan”, donde se indiquen las

historias de usuario que se crearán para cada versión del programa y las

fechas en las que se publicarán estas versiones. Después de un “Release plan”

tienen que estar claros estos cuatro factores: los objetivos que se deben

cumplir, el tiempo que tardarán en desarrollarse y publicarse las versiones del

programa, el número de personas que trabajarán en el desarrollo y cómo se

evaluará la calidad del trabajo realizado.

9

Iteraciones.

Todo proyecto que siga la metodología X.P. Se ha de dividir en iteraciones de

aproximadamente 3 semanas de duración. Al comienzo de cada iteración los

clientes deben seleccionar las historias de usuario definidas en el “Release

planning” que serán implementadas.

Velocidad del proyecto.

La velocidad del proyecto es una medida que representa la rapidez con la que

se desarrolla el proyecto; estimarla es muy sencillo, basta con contar el

número de historias de usuario que se pueden implementar en una iteración;

de esta forma, se sabrá el cupo de historias que se pueden desarrollar en las

distintas iteraciones.

Programación en pareja.

La metodología X.P. aconseja la programación en parejas pues incrementa la

productividad y la calidad del software desarrollado. El trabajo en pareja

involucra a dos programadores trabajando en el mismo equipo; mientras uno

codifica haciendo hincapié en la calidad de la función o método que está

implementando, el otro analiza si ese método o función es adecuado y está

bien diseñado. De esta forma se consigue un código y diseño con gran

calidad.

Reuniones diarias.

Es necesario que los desarrolladores se reúnan diariamente y expongan sus

problemas, soluciones e ideas de forma conjunta. Las reuniones tienen que ser

fluidas y todo el mundo tiene que tener voz y voto.

10

1.4.1.1.2. SEGUNDA FASE: DISEÑO.

Diseños simples.

La metodología X.P sugiere que hay que conseguir diseños simples y

sencillos.

Glosarios de términos.

Usar glosarios de términos y una correcta especificación de los nombres de

métodos y clases ayudará a comprender el diseño y facilitará sus posteriores

ampliaciones y la reutilización del código.

Riesgos.

Si surgen problemas potenciales durante el diseño, X.P sugiere utilizar una

pareja de desarrolladores para que investiguen y reduzcan al máximo el riesgo

que supone ese problema.

Funcionalidad extra.

Nunca se debe añadir funcionalidad extra al programa aunque se piense que

en un futuro será utilizada. Sólo el 10% de la misma es utilizada, lo que

implica que el desarrollo de funcionalidad extra es un desperdicio de tiempo y

recursos.

Refactorizar.

Refactorizar es mejorar y modificar la estructura y codificación de códigos ya

creados sin alterar su funcionalidad. Refactorizar supone revisar de nuevo

estos códigos para procurar optimizar su funcionamiento.

1.4.1.1.3. TERCERA FASE: CODIFICACIÓN.

La codificación debe hacerse ateniendo a estándares de codificación ya

creados. Programar bajo estándares mantiene el código consistente y facilita

su comprensión y escalabilidad.

11

Crear test que prueben el funcionamiento de los distintos códigos

implementados nos ayudará a desarrollar dicho código. Crear estos test antes

nos ayuda a saber qué es exactamente lo que tiene que hacer el código a

implementar y sabremos que una vez implementado pasará dichos test sin

problemas ya que dicho código ha sido diseñado para ese fin.

A la hora de codificar no seguimos la regla de X.P que aconseja crear test de

funcionamiento con entornos de desarrollo antes de programar.

Nuestros test los obtendremos de la especificación de requisitos ya que en ella

se especifican las pruebas que deben pasar las distintas funcionalidades del

programa, procurando codificar pensando en las pruebas que debe pasar cada

funcionalidad.

1.4.1.1.4. CUARTA FASE: PRUEBAS.

Uno de los pilares de la metodología X.P es el uso de test para comprobar el

funcionamiento de los códigos que vayamos implementando.

El uso de los test en XP es el siguiente:

Se deben crear las aplicaciones que realizarán los test con un entorno de

desarrollo específico para test.

Hay que someter a tests las distintas clases del sistema omitiendo los métodos

más triviales. Se deben crear los test que pasarán los códigos antes de

implementarlos; en el apartado anterior se explicó la importancia de crear

antes los test que el código. Un punto importante es crear test que no tengan

ninguna dependencia del código que en un futuro evaluará. Hay que crear los

test abstrayéndose del futuro código, de esta forma aseguraremos la

independencia del test respecto al código que evalúa. El uso de los test es

adecuado para observar la refactorización. Los test permiten verificar que un

cambio en la estructura de un código no tiene por qué cambiar su

funcionamiento.

12

Test de aceptación. Los test mencionados anteriormente sirven para evaluar

las distintas tareas en las que ha sido dividida una historia de usuario. Para

asegurar el funcionamiento final de una determinada historia de usuario se

deben crear “Test de aceptación”; estos test son creados y usados por los

clientes para comprobar que las distintas historias de usuario cumplen su

cometido. Al ser las distintas funcionalidades de nuestra aplicación no

demasiado extensas, no se harán test que analicen partes de las mismas, sino

que las pruebas se realizarán para las funcionalidades generales que debe

cumplir el programa especificado en la descripción de requisitos.

1.5. Introducción a la Programación Web.

Según CONDOR TINOCO, Enrique E, SORIA SOLÍS, Iván, (2014) en su

libro, Programación Web con CSS, JavaScript, PHP y AJAX, manifiesta que:

”Según van pasando los días, el uso del internet se va convirtiendo en parte

de nuestras vidas en las diferentes actividades que realizamos, encontramos

redes sociales como Facebook, Twiter, y otros, compras y ventas en la web,

transferencias de dinero, existen organizaciones que atienden adecuadamente

a sus clientes; es así que un día cercano todos tendremos a nuestra disposición

el servicio de internet en casa y en nuestros celulares.

La programación web se realiza para la plataforma de internet, ya sea para

desarrollar páginas web dinámicas, aplicaciones para diversos tipos de

transacciones de negocios, portales webs para ofrecer varios servicios como

foros, correo electrónico, noticias, etc.”, Pág. 11.

Los investigadores consideran que la Programación Web: es escribir un

código entendible para que el computador ejecute las actividades deseadas

por el usuario, la programación web es una de las disciplinas más utilizadas

dentro del mundo de internet además no deja de sorprender con la cantidad

de aplicaciones interesantes que se realizan día a día.

13

1.6. Lenguaje de programación.

Según el autor Sanz Santos Miguel Ángel (2005) “Lenguaje de programación

es un conjunto de símbolos y reglas sintácticas y semánticas que definen su

estructura y el significado de sus elementos y expresiones, y es utilizado para

controlar el comportamiento físico y lógico de una máquina.”, Pág. 25.

Según la página de Wikipedia acerca de lenguaje de programación “es un

lenguaje formal diseñado para realizar procesos que pueden ser llevados a

cabo por máquinas como las computadoras. Pueden usarse para crear

programas que controlen el comportamiento físico y lógico de una máquina,

para expresar algoritmos con precisión, o como modo de comunicación

humana.” Disponible en:

https://es.wikipedia.org/wiki/Lenguaje_de_programaci%C3%B3n.(13/08/201

5; 20:35).

Los investigadores consideran que Lenguaje de Programación: son

herramientas diseñadas para detallar un conjunto de acciones consecutivas,

con el objetivo de crear programas según la necesidad del usuario.

1.6.1. Php.

Según HEURTEL, Olivier (2014) en su libro PHP 5.5: Desarrollar un sitio

Web dinámico e interactivo expresa que: “PHP es un lenguaje de script que se

ejecuta del lado del servidor, el código PHP se incluye en una página HTML

normal. Por lo tanto, se puede comparar con otros lenguajes de script que se

ejecutan según el mismo principio: ASP (Active Server Pages), JSP (Java

Server Pages) o PL/SQL Server Pages (PSP).”, Pág.13.

https://es.wikipedia.org/wiki/Lenguaje_formal

https://es.wikipedia.org/wiki/Proceso_%28inform%C3%A1tica%29

https://es.wikipedia.org/wiki/Computadora

https://es.wikipedia.org/wiki/Software

https://es.wikipedia.org/wiki/Algoritmo

https://es.wikipedia.org/wiki/Lenguaje_de_programaci%C3%B3n

14

Según MUÑOZ RODRÍGUEZ, Pedro (2010) en su libro Mantenimiento de

portales de información expresa que: “PHP es un lenguaje de programación.

Con una sintaxis similar a los lenguajes C y Perl, que se interpreta por un

servidor web Apache y genera código HTML dinámico. Es decir, nos permite

crear un programa que se pueda ejecutar en el servidor desde un programa

visualizador de páginas web y dar respuestas en función de los datos que

introduzca el usuario. El cliente nunca vera el código del programa PHP, sólo

le llegarán las paginas HTML que genere el programa.”, Pág.123.

Los investigadores consideran que El lenguaje de programación PHP: es un

procesador de hipertextos de uso general, de código abierto, diseñado para el

desarrollo web de contenido dinámico.

1.6.2. PhpMyAdmin.

Según la página web www.hostname.com, en su artículo ¿Que es

phpMyAdmin? manifiesta que: “PHPMyAdmin es un software de código

abierto, diseñado para manejar la administración y gestión de bases de datos

MySQL a través de una interfaz gráfica de usuario. Escrito en PHP,

phpMyAdmin se ha convertido en una de las más populares herramientas

basadas en web de gestión de MySQL. PhpMyAdmin viene con una

documentación detallada y está siendo apoyado por un gran multi-idioma de

la comunidad. PhpMyAdmin es cada vez mayor lista de características

soporta todas las operaciones de uso común tales como la navegación,

pasando, crear, modificar las bases de datos MySQL, las tablas, campos e

índices. Además, phpMyAdmin le permite administrar usuarios MySQLy

privilegios de usuario. Otra característica común es phpMyAdmin su función

de importación. Con phpMyAdmin, importar base de datos MySQL de copia

de seguridad es fácil y se puede importar un volcado SQL o CSV con unos

clics del ratón. También, usted puede exportar su base de datos en formato

CSV, SQL,XML, Excel y otros”. Disponible en el sitio web

https://www.hostname.cl/blog/que-es-phpmyadmin (20/12/2015: 13:25).

15

Según la página web www.vozidea.com, en su artículo phpMyAdmin mejor

administrador de bases de datos manifiesta que: “La definición sencilla de

phpMyAdmin es un programa gratuito escrito en PHP destinado a la

administración de MySQL vía web. Dicho de otra forma es un script PHP

que nos permite administrar nuestras bases de datos MySQL a través del

navegador.”. Disponible en el sitio web

http://www.vozidea.com/phpmyadmin-administrador-bases-de-datos

(20/12/2015: 15:25).

Los investigadores consideran que PhpMyAdmin: es un software de código

abierto, diseñado para manejar la administración y gestión de bases de datos

MySQL.

1.6.3. Html5.

Según: GOLDSTEIN, Alexis. LAZARIS, Louis. WEYL, Estelle (2011) en su

libro HTML5 Y CSS3 asevera que: “Lo que entendemos hoy como HTML5

ha tenido una historia relativamente turbulenta. Probablemente, ya sabe que

HTML es el lenguaje de marcación predominante usado para describir

contenido, o datos, en la World Wide Web. HTML5 es la última versión del

lenguaje de marcación e incluye nuevas características como mejoras a las

características existentes y algunas API basadas en secuencias de comandos.”,

Pág.30.

Según: PRESCOTT, Preston (2015) en su libro HTML5 asevera que:

“HTML contiene instrucciones especiales que el texto puede enlazar con otro

contenido de Internet. Estos marcadores se suelen llamar “hipervínculos”

(“hyperlinks”, en inglés) y son muy importantes en la composición de la Red:

si no fuera por ellos, esta no podría existir. Los navegadores suelen mostrar

16

los hipervínculos en texto azul y subrayado. Sin un hipervínculo es pulsado,

te llevara a otra página en Internet o a cualquier otra cosa con la que enlace.”,

Pág.3.

Los investigadores consideran que HTML5: es el lenguaje de codificación

que se utiliza para describir la estructura, el contenido en forma de texto, y la

creación de documentos de hipertextos de uso en la World Wide Web.

1.6.3.1. Características de Html5.

Según AUBRY, Christophe (2013) en su libro HTML5 y CSS3: Revolucione

el diseño de sus sitios web, manifiestos que HTML5 sigue en borrador y lo

seguirá estando durante algunos años más. El enfoque general ha cambiado

bastante respecto a versiones anteriores de HTML, añadiendo semántica y

accesibilidad implícitas, especificando cada detalle y borrando cualquier

ambigüedad. También se tiene en cuenta que muchas páginas web actuales

son dinámicas, pareciéndose más a aplicaciones que a documentos. Algo

básico es que HTML5 está definido en base al DOM (la representación

interna de una web con la que trabaja un navegador), dejando de lado la

representación "real", definiendo a la vez un estándar HTML y XHTML.”,

Pág. 29.

1.6.4. Css3.

Según: GOLDSTEIN, Alexis. LAZARIS, Louis. WEYL, Estelle, (2011) en

su libro HTML5 Y CSS3 asevera que: “CSS es un lenguaje de estilo que

describe como se presenta el código HTML o se aplica un estilo. CSS3 es la

última versión de la especificación CSS. El término “CSS3” no es una sola

referencia a las demás características en CSS, sino en tercer nivel en el

progreso de la especificación”, Pág.36.

17

Según: CONDOR, Enrique. SORIA, Ivan. (2014). En su libro: Programación

Web con CSS, JavaScript, PHP y AJAX, asevera que: “Las siglas CSS son

“Cascade Style Sheet”; en español hojas de estilo en cascada. CSS es un

lenguaje que nos permite otorgar atributo a los elementos de los documentos

realizados en HTML (HyperText Markup Language, en español lenguaje de

marcado de hipertexto); CSS permite realizar una separación del diseño

(formato y estilos) de los contenidos de las páginas webs. Es importante

resaltar que, hay características que ofrece CSS y que también se puede

realizar con HTML, pero CSS tiene mayor cantidad de opciones para

personalizar los elementos de una página web en general”, Pág.13.

Los investigadores consideran que CSS3: son las hojas de estilo de cascada

que se utilizan dentro del desarrollo, para añadir diferentes tipos de estilos

que se utilizarán en un proyecto de investigación.

1.6.5 JavaScript.

Según SÁNCHEZ, Miguel Ángel (2012). En su libro JavaScript menciona

que: “JavaScript fue diseñado para ser un lenguaje de elaboración de scripts

que pudieran incrustarse en archivos HTML. No es complicado, sino que, en

vez de ello, es interpretado por el navegador. A diferencia de Java, que

primero es convertido a código de byte fácil de interpretar, JavaScript es leído

por el navegador como código fuente. Esto facilita el aprendizaje de

JavaScript mediante ejemplos, debido a que se puede ver la manera en que

otros usan JavaScript en sus páginas”, Pág. 10.

Según: CONDOR, Enrique. SORIA, Iván (2014) en su libro Programación

Web con CSS, JavaScript, PHP y AJAX aseveran que: “JavaScript es un

lenguaje del lado del cliente; con JavaScript aprenderemos a programar sitios

web que permitan interactuar con el usuario al ejecutar diferentes eventos

https://www.google.com.ec/search?hl=es&tbo=p&tbm=bks&q=inauthor:%22Miguel+%C3%81ngel+S%C3%A1nchez+Maza%22

18

tales como: alertas, validar datos, movimiento de imágenes y obtener

resultados sin hacer uso del servidor”, Pág.11-12.

Los investigadores consideran que JavaScript: es un lenguaje de

programación, se lo utiliza del lado del cliente, principalmente para

interactuar con el usuario al ejecutar diversos eventos dentro de una página

web dinámica.

1.6.6. JQuery.

Según articulo web por ALVAREZ, Miguel Ángel, manifiesta que “JQuery

es un framework JavaScript, pero quizás muchos de los lectores se

preguntarán qué es un framework. Pues es un producto que sirve como base

para la programación avanzada de aplicaciones, que aporta una serie de

funciones o códigos para realizar tareas habituales. Por decirlo de otra

manera, framework son unas librerías de código que contienen procesos o

rutinas ya listos para usar”. Disponible en:

http://www.desarrolloweb.com/articulos/introduccion-jquery.html.

(18/12/2012; 13:30).

Según articulo web, Manuel de JQuery, manifiesta que “JQuery es uno de los

complementos más esenciales para el desarrollo web, usado en millones de

sitios en toda la web, ya que nos facilita mucho el desarrollo de aplicaciones

enriquecidas del lado del cliente, en JavaScript, compatibles con todos los

navegadores”. Disponible en:

http://www.desarrolloweb.com/manuales/manual-jquery.html (20/12/2012;

18:15).

http://www.desarrolloweb.com/articulos/introduccion-jquery.html

http://www.desarrolloweb.com/manuales/manual-jquery.html

19

Los investigadores consideran que JQuery: no es un lenguaje de

programación, sino una serie de funciones y métodos de JavaScript. Y que

por lo tanto, JavaScript es el lenguaje y JQuery es una librería que se puede

usar opcionalmente para facilitar la programación.

1.6.7. Framework.

Según ALEGSA, Leandro. En su publicación Web, Definición de

Framework, manifiesta que: “Framework (plataforma, entorno, marco de

trabajo). Desde el punto de vista del desarrollo de software, un framework es

una estructura de soporte definida, en la cual otro proyecto de software puede

ser organizado.” Disponible en:

http://www.alegsa.com.ar/Dic/framework.php. (12/11/2015; 17:30).

Según articulo web por GUTIÉRRES, Javier, en su publicación Web,

manifiesta que: “En general, con el término framework, nos estamos

refiriendo a una estructura software compuesta de componentes

personalizables e intercambiables para el desarrollo de una aplicación. En

otras palabras, un framework se puede considerar como una aplicación

genérica incompleta y configurable a la que podemos añadirle las últimas

piezas para construir una aplicación concreta.” Disponible en:

http://www.lsi.us.es/~javierj/investigacion_ficheros/Framework.pdf.

(12/12/2015; 13:30). Pág. 1.

Los investigadores consideran que Framework: es una estructura conceptual

y tecnológica de soporte definido, normalmente con artefactos o módulos

concretos de software, que puede servir de base para la organización y

desarrollo de software.

http://www.alegsa.com.ar/Dic/framework.php

https://es.wikipedia.org/wiki/Software

20

1.6.8. CodeIgniter.

Según ESLAVA MUÑOZ, Vicente Javier, (2013). En su libro El nuevo

PHP. Conceptos avanzados, manifiesta que: “Es un framework para

desarrollo de aplicaciones en PHP. Es Open Source y muy pequeño, con una

estructura de sus librerías muy bien estructurado. Destaca por lo liviano que

es por su facilidad para ponerlo en marcha. Solo hay que descomprimirlo y

ponerlo en una carpeta”, Pág. 119.

Según la página oficial de CodeIgniter, asevera que: “CodeIgniter es un

framework PHP potente con una huella muy pequeña, construida para los

desarrolladores que necesitan una caja de herramientas simple y elegante para

crear aplicaciones web con todas las funciones”. Disponible en:

https://www.codeigniter.com/ (20/12/2015; 18:15).

Los investigadores consideran que CodeIgniter: es un framework muy

potente y liviano diseñado para los desarrolladores, con una estructura de sus

librerías bien estructuradas, para crear sitios web dinámicos.

1.6.8.1. Características.

Compatible para PHP4 y PHP5.

Gran documentación con una gran comunidad de desarrolladores.

Gran facilidad de aprendizaje. En poco tiempo se puede hacer grandes

cosas. Utiliza el patrón de diseño Modelo-Vista-Controlador.

1.7. Base de Datos.

Según SPONA, Helma, (2010) en su libro, Programación de bases de datos

con MYSQL y PHP, manifiesta que: “Una base de datos es un conjunto de

datos estructurado. El grado de estructuración depende del formato de la base

de datos. Por lo tanto, dependiendo de las circunstancias, también puede

21

usarse un archivo de texto sencillo como base de datos. Esto sería útil

principalmente para datos estructurados de un modo sencillo. Por supuesto, lo

mismo sucede con los archivos XML. Estos archivos también almacenan

datos de forma estructurada y, por tanto, también pueden denominarse base

de datos”, Pág. 81.

Según KENDALL, Julie E, (2010) en su libro, Análisis y diseño de sistemas,

manifiesta que: ““Una base de datos es una fuente central de datos destinados

a compartirse entre muchos usuarios para una diversidad de aplicaciones. El

corazón de una base de datos lo constituye el sistema de administración de

base de datos (DBMS, database management system), el cual permite la

creación, modificación y actualización de la base de datos, la recuperación de

datos y la generación de informes y pantallas. La persona encargada de

garantizar que la base de datos cumpla sus objetivos se conoce como

administrador de base de datos.”, Pág. 444.

Los investigadores consideran que Base de Datos: Una base de datos es la

herramienta que se utiliza para recopilar y organizar gran cantidad de

información.

1.7.1. MySql.

Según PÉREZ, C, (2008). En libro, MySQL para Windows y Linux, México

manifiesta que: “MySQL es un sistema cliente servidor de administración de

bases de datos relacionales diseñado para el trabajo tanto en los sistemas

operativos Windows como en los sistemas UNIX/LINUX. Además,

determinadas sentencias de MySQL pueden ser embebidas en código PHP Y

HTML para diseñar aplicaciones web dinámicas que incorporan la

información de las tablas de MySQL a páginas Web. Así mismo, MySQL es

compatible con el software más potente de diseño Web, como Dreamweaver

MX.”, Pág. 15.

22

Según DELÉGLISE, Didier (2013). En su libro MySQL 5 (versiones 5.1 a

5.6): Guía de referencia del desarrollador, manifiesta que: “MySQL es un

sistema de administración de bases de datos (Database Management System,

DBMS) para bases de datos relacionales. Así, MySQL no es más que una

aplicación que permite gestionar archivos llamados de bases de datos”, Pág.

69.

Los investigadores consideran que MySQL: es un gestor de base de datos

Open Source relacional muy popular, confiable y rápido que nos permite

almacenar todos los datos de un sistema.

1.8. Servidor Apache.

Según la página web www.webprogramo.com, en su artículo Definición

de Servidor Apache manifiesta que: “Servidor Apache es un servidor Web

de código abierto y trabaja en múltiples plataformas, además es usado

para muchas otras tareas donde el contenido necesita ser puesto a

disposición en una forma segura y confiable. Un ejemplo es al momento

de compartir archivos desde una computadora personal hacia Internet. Un

usuario que tiene Apache instalado en su escritorio puede colocar

arbitrariamente archivos en la raíz de documentos de Apache, desde

donde pueden ser compartidos”. Disponible en el sitio web

http://www.webprogramo.com/que-es-apache-php-y-mysql/ (15/11/2015:

14:00).

http://www.webprogramo.com/que-es-apache-php-y-mysql/

23

Según la página web www.ibrugor.com, en su artículo Apache HTTP

Server: ¿Qué es, cómo funciona y para qué sirve? manifiesta que: “El

servidor Apache HTTP, también llamado Apache, es un servidor web

HTTP de código abierto para la creación de páginas y servicios web. Es

un servidor multiplataforma, gratuito, muy robusto y que destaca por su

seguridad y rendimiento”. Disponible en el sitio web

http://www.ibrugor.com/blog/apache-http-server-que-es-como-funciona-

y-para-que-sirve/ (05/02/2016: 12:50).

Los investigadores consideran que Servidor Apache: es un servidor web

HTTP de código abierto para plataformas Unix (GNU/Linux), Windows,

Macintosh, que nos permiten la implementación del protocolo HTTP para el

ingreso de la dirección URL de esta manera visualizar nuestra página.

1.8.1. Xampp.

Según la página web www.um.es.com, en su artículo Definición Desarrollo

de Aplicaciones Web manifiesta que: “Xampp es un servidor independiente

en base a software libre, con el cual podemos disponer de un servidor propio

o simplemente usarlo para hacer pruebas de nuestras páginas web, bases de

datos, para desarrollar aplicaciones en php, con conexión a base de datos sql

(LAMPP= Linux + Apache + MySQL + PHP + Perl)”. Disponible en el sitio

web http://www.um.es/docencia/barzana/DAWEB/Desarrollo-de-

aplicaciones-web-Xampp.html (15/12/2015: 10:00).

Según la página web www.desarrolloweb.com, en su artículo Definición

Xampp manifiesta que: “XAMPP es un servidor independiente de plataforma,

software libre, que consiste principalmente en la base de datos MySQL, el

servidor web Apache y los intérpretes para lenguajes de script: PHP y Perl. El

nombre proviene del acrónimo de X (para cualquiera de los diferentes

sistemas operativos), Apache, MySQL, PHP, Perl”. Disponible en el sitio

24

web http://www.desarrolloweb.com/articulos/xampp.html (15/12/2015:

10:30).

Los investigadores consideran que Xampp: es un servidor que utilizan los

programadores y desarrolladores Web para realizar pruebas locales de sus

sitios Web antes de subir al internet para no tener inconvenientes durante la

navegación por parte de los usuarios.

25

CAPÍTULO II

ANÁLISIS E INTERPRETACIÓN DE RESULTADOS DE LA

INFORMACIÓN DE CAMPO.

2. Entorno del lugar de investigación.

2.1. Universidad Técnica de Cotopaxi.

De acuerdo a la publicación web de la página oficial de la Universidad Técnica de

Cotopaxi se manifiesta que “En Cotopaxi el anhelado sueño de tener una

institución de Educación Superior se alcanza el 24 de enero de 1995. Las fuerzas

vivas de la provincia lo hacen posible, después de innumerables gestiones y

teniendo como antecedente la Extensión que creó la Universidad Técnica del

Norte.

El local de la UNE-C fue la primera morada administrativa; luego las

instalaciones del colegio Luis Fernando Ruiz que acogió a los entusiastas

universitarios; posteriormente el Instituto Agropecuario Simón Rodríguez, fue el

escenario de las actividades académicas: para finalmente instalarnos en casa

propia, merced a la adecuación de un edificio a medio construir que estaba

destinado a ser Centro de Rehabilitación Social.

En la actualidad son cinco hectáreas las que forman el campus y 82 las del Centro

Experimentación, Investigación y Producción Salache.

Hemos definido con claridad la postura institucional ante los dilemas

internacionales y locales; somos una entidad que por principio defiende la

26

autodeterminación de los pueblos, respetuosos de la equidad de género. Nos

declaramos antiimperialistas porque rechazamos frontalmente la agresión

globalizadora de corte neoliberal que privilegia la acción fracasada economía de

libre mercado, que impulsa una propuesta de un modelo basado en la gestión

privada, o trata de matizar reformas a la gestión pública, de modo que adopte un

estilo de gestión empresarial.

En estos 20 años de vida institucional la madurez ha logrado ese crisol

emancipador y de lucha en bien de la colectividad, en especial de la más apartada

y urgida en atender sus necesidades. El nuevo reto institucional cuenta con el

compromiso constante de sus autoridades hacia la calidad y excelencia educativa.

Disponible en: http://blogutc.blogspot.com/2013/01/utc-celebra-su-xvii-

aniversario-de.html. (20/12/2015: 15:30).

2.1.1. Filosofía Institucional.

2.1.1.1. Misión y visión de la Universidad Técnica

de Cotopaxi.

Misión.- La Universidad "Técnica de Cotopaxi", forma profesionales humanistas

con pensamiento crítico y responsabilidad social, de alto nivel académico,

científico y tecnológico con liderazgo y emprendimiento, sobre la base de

principios de solidaridad, justicia, equidad y libertad; genera y difunde el

conocimiento, la ciencia, el arte y la cultura a través de la investigación científica

y la vinculación con la sociedad para contribuir a la transformación social-

económica del país.

Visión.- Será un referente regional y nacional en la formación, innovación y

diversificación de profesionales acorde al desarrollo del pensamiento, la ciencia,

la tecnología, la investigación y vinculación en función de la demanda académica

y las necesidades del desarrollo local, regional y del país.

http://blogutc.blogspot.com/2013/01/utc-celebra-su-xvii-aniversario-de.html

http://blogutc.blogspot.com/2013/01/utc-celebra-su-xvii-aniversario-de.html

27

2.1.1.2. Misión y visión de la Unidad Académica de

Ciencias de la Ingeniería y Aplicadas.

Misión.- Unidad Académica que forma profesionales creativos, críticos y

humanistas que utilizan el conocimiento y técnico mediante la promoción y

ejecución de actividades de investigación y aplicaciones tecnológicas para

contribuir en la solución de los problemas de la sociedad.

Visión.- Unidad Académica con alto nivel científico, técnico y profundamente

humanista generadora de tecnologías, con trabajos inter y multidisciplinario, que

se concretan en proyecto investigativos, productivos, comunitarios y de prestación

de servicios, a través de convenios con instituciones públicas y privadas, locales,

nacionales e internacionales con una administración democrática horizontal,

vinculada con la sociedad.

2.1.2. Ubicación geográfica.

La Universidad Técnica de Cotopaxi está ubicada en la Av. Simón Rodríguez s/n

Barrio El Ejido Sector San Felipe.

GRÁFICO NRO. 2- 1 UBICACIÓN GEOGRÁFICA.

|

Fuente: http://www.utc.edu.ec/contact

Elaborado: Los investigadores.

28

2.1.3. Organigrama estructural.

GRÁFICO NRO. 2- 2 ORGANIGRAMA

Fuente: http://www.utc.edu.ec/organigrama


http://www.utc.edu.ec/organigrama

29

2.2. Diseño metodológico.

2.2.1. Métodos de investigación.

2.2.1.1. Método hipotético-deductivo.

Según CEGARRA. José, (2011) en su obra Metodología de la Investigación

Científica y Tecnológica, menciona que el Método Hipotético Deductivo es: “Lo

empleamos corrientemente tanto en la vida ordinaria como en la investigación

científica. Es el camino lógico para buscar la solución a los problemas que nos

planteamos. Consiste en emitir hipótesis acerca de las posibles soluciones al

problema planteado y en comprobar con los datos disponibles si éstos están de

acuerdo con aquellas”, Pág. 82.

Los investigadores consideran que con este método se formuló la hipótesis y se

verifico o se constató la misma en base a la realidad que se encontró al realizar la

investigación, para así de esa manera comprobar su veracidad en el proceso de un

sistema de gestión documental administrativa y poder dar solución al problema

del manejo de la documentación en la Unidad Académica.

2.2.1.2. Método analítico-sintético.

Según BERNAL, Cesar (2006) en su libro llamado Metodología de la

investigación para administración, economía, humanidades y ciencias sociales

menciona que "Este método estudia los hechos, partiendo de la descomposición

del objeto de estudio en cada una de sus partes para estudiarlas en forma

individual (análisis), y luego se integran dichas partes para estudiarlas de manera

holística e integral (síntesis)". Pág. 57.

Los investigadores consideran que este método permitió identificaran las causas a

partir del problema planteado, descomponer el problema y analizar cada una de

las partes por separado, obteniendo un análisis y luego con la integración de sus

partes obtener la solución factible.

30

2.2.2. Tipos de investigación.

En la presente investigación es importante exponer diferentes medios, lenguajes,

tecnologías y herramientas utilizadas para precisar, profundizar y solucionar

problemáticas de esta naturaleza.

Los tipos de investigación que fueron utilizados son:

2.2.2.1. Investigación Bibliográfica.

La investigación necesita estar basada en descubrimientos y aportes teóricos de la

investigación, es por esto que el investigar en fuentes bibliográficas y virtuales

será de vital importancia para el desarrollo de la investigación, para recolectar este

tipo de información se aplicará la investigación de laboratorio, según LEIVA,

Francisco (1984) en su libro Nociones de investigación científica este tipo de

investigación es: “la que se realiza en lugares determinados, generalmente

construidos a propósito para ello: biblioteca, archivos, filmotecas, laboratorios,

museos, etc.”. Pág. 19.

2.2.2.2. Investigación de Campo.

Además, se necesitó recolectar información correspondiente al lugar donde se

generan los procesos y documento que serán procesados en el Sistema de Gestión

Documental Administrativa, para ello se aplicó la investigación de campo, Según

MORENO. María (1987) en su obra Introducción a la Metodología de la

Investigación Educativa menciona que Investigación de Campo: “Reúne la

información necesaria recurriendo fundamentalmente al contacto directo con los

hechos o fenómenos que se encuentran en estudio, ya sea que estos hechos y

fenómenos estén ocurriendo de una manera ajena al investigador.”, Pág. 42.

31

También, permito obtener nuevos conocimientos del lugar donde se generó la

información de los procesos que fueron tomados para la investigación, además

permito conocer la realidad social y veracidad de la información recolectada en la

Unidad Académica de Ciencias de la Ingeniería y Aplicadas donde aplico la

investigación.

2.2.3. Técnicas de investigación.

La palabra técnica proviene de téchne, un vocablo de raíz griega que se ha

traducido al español como “arte” o “ciencia”. Esta noción sirve para describir a

un tipo de acciones regidas por normas o un cierto protocolo que tiene el

propósito de arribar a un resultado específico, tanto a

nivel científico como tecnológico, artístico o de cualquier otro campo. En otras

palabras, una técnica es un conjunto de procedimientos reglamentados y

pautas que se utiliza como medio para llegar a un cierto fin.

2.2.3.1. Observación.

Según VALARINO Elizabeth, YABER Guillermo, CEMBORAIN María Silvia,

(2010). En su obra titulada Metodología y técnicas de investigación en ciencias

sociales manifiestan que la observación es: “Observar es la acción de percibir un

fenómeno a través de los sentidos o por medio de aparatos. Esta una técnica se

utiliza cuando las variables que se van a estudiar son de naturaleza interactiva o

social, o si se necesita observar cómo es u ocurre determinado fenómeno en un

ambiente real o virtual”. Pág.218.

Según PARDINAS, Felipe (1989). En su obra titulada manifiestan que la

observación es: “Observación es la acción de observar, de mirar detenidamente.

Pero este primer significado de la palabra se presta, en el trabajo científico, a una

ambigüedad que es necesario disipar desde un principio. La observación puede ser

estudiada desde el investigador que observa, que mira detenidamente y desde lo

http://definicion.de/ciencia/

http://definicion.de/tecnologia/

http://definicion.de/arte/

32

observado, lo mirado detenidamente. Por tanto, observación tiene dos sentidos: la

acción del investigador, que puede llamarse también la experiencia del

investigador, el procedimiento de mirar detenidamente o sea, en sentido amplio, el

experimento, el proceso de someter conductas de algunas cosas a condiciones

manipuladas de acuerdo con ciertos principios para levar a cabo la observación;

pero observación significa también el conjunto de cosas observadas, el conjunto

de datos y conjunto de fenómenos.”.Pág.89

Los investigadores consideran que esta la técnica se utilizó para visualizar todas

las falencias que se presentan a diario en la Unidad Académica sobre el

tratamiento de la documentación.

2.2.3.2. Encuesta.

Según VALARINO Elizabeth, YABER Guillermo, CEMBORAIN María Silvia,

(2010). En su obra titulada Metodología de la Investigación manifiestan que: “La

encuesta es otro tipo de técnica para recolección de datos. Se utiliza para conocer

características de un conjunto o grupo de personas en una determinada situación.

Intenta conocer la incidencia, distribución y relaciones entre diversos aspectos o

características que conforman a ese conjunto, como actitudes, variables

demográficas, características de personalidad o atributos de las personas,

creencias, opiniones, afiliaciones, modos de comportarse, intereses y

motivaciones, entre otras.”, pág. 219-220.

Según ABASCAL. Elena, (2005). En su obra Análisis de Encuestas: Conceptos y

Modelos, menciona que la encuesta: “Es una primaria de obtención de

información sobre la base de un conjunto objetivo, coherente y articulado de

preguntas, que garantiza que la información proporcionada por una muestra pueda

ser analizada mediante métodos cuantitativos y los recursos sean extrapolables

con determinados errores y confianzas a una población”, Pág. 14.

33

Los investigadores consideran que La encuesta: es una técnica de investigación,

que nos permitió recolectar la información necesaria en base a una serie de

preguntas dirigida a la muestra de la población de estudio en nuestro proyecto

mediante la aplicación del instrumento que fue el cuestionario.

2.3. Población involucrada.

El Sistema de Gestión Documental Administrativa incluye todos los procesos

generados en la Unidad Académica de Ciencias de la Ingeniería y Aplicadas de la

Universidad Técnica de Cotopaxi, al ser una institución de educación superior con

gran trayectoria se generan una gama de procesos para cada actividad enfocada en

realizar el buen nombre de la misma, para efectos de investigación se tomara

como muestra al personal administrativo y estudiantes de la Unidad Académica.

TABLA NRO. 2- 1 INVOLUCRADOS.

INVOLUCRADOS

DIRECTOR ACADÉMICO 1

SECRETARIAS DE LA UNIDAD ACADÉMICA CIYA 2

COORDINADORES DE CARRERA 5

DOCENTES DE LA UNIDAD 93

ESTUDIANTES DE LA UNIDAD ACADÉMICA CIYA 2011

USUARIOS EN GENERAL 200

TOTAL 2312

Fuente: Secretaria de la Unidad Académica CIYA.


34

MUESTRA

En nuestra investigación fue necesario aplicar la muestra, debido a que nuestra

población o universo es mayor a 100 personas.

Donde:

n - Tamaño de la muestra

Z - Nivel de confianza con que se realiza la investigación (1.96)

P - Probabilidad de ocurrencia (0.5)

Q - Probabilidad de ser escogido (0.5)

N - Población total (2312 hab.)

€ - Margen de error (Se asume el 5 %).

𝑛 =𝑍2𝑥𝑃𝑥𝑄𝑥𝑁

€2(𝑁 − 1) + 𝑍2𝑥𝑃𝑥𝑄

𝑛 =1.962𝑥(0.5)(0.5)2312

0.052(2312 − 1) + 1.962(0.5)(0.5)

𝑛 =1.962𝑥(578)

0.0025(2311) + 1.962(0.25)

𝑛 =2220.4448

5.7775 + 3.8416(0.25)

𝑛 =2220.4448

5.7775 + 0.9604

𝑛 =2220.4448

6.7579

𝑛 = 328.57 𝑛 = 329

35

2.4. Operacionalidad de las variables.

TABLA NRO. 2- 2 OPERACIONALIDAD.

HIPÓTESIS VARIABLES INDICADORES

La implementación de

un Sistema de Gestión

Documental

Administrativa ayudará

a llevar el control

efectivo sobre el

tratamiento de la

documentación a los

estudiantes, docentes,

administrativos de la

Unidad Académica de

Ciencias de la

Ingeniería y Aplicadas

de la Universidad

Técnica de Cotopaxi.

Independiente

La implementación de un

Sistema de Gestión

Documental Administrativa.

-Nivel de

Conocimiento.

- Comprensión del

tema.

- Requerimientos.

- Medios a utilizar.

- Tecnología.

- Conocimientos del

sistema de gestión

documental.

Dependiente

Ayudará a llevar el control

efectivo sobre el tratamiento de

la documentación a los

estudiantes, docentes,

administrativos de la Unidad

Académica de Ciencias de la

Ingeniería y Aplicadas de la

Universidad Técnica de

Cotopaxi.

- Existencia.

- Ventajas.

- Información

adecuada.

- Beneficios

- Impacto.


36

2.5 Tabulación y análisis de los datos.


la encuesta a los Administrativos de la Unidad Académica de Ciencias de la

Ingeniería y Aplicadas.

1. ¿Usted alguna vez ha utilizado un sistema de gestión documental

administrativa?


DOCUMENTAL ADMINISTRATIVA.

Descripción Frecuencia Porcentaje

SI 1 12,50%

NO 7 87,50%

TOTAL 8 100%

Fuente: Encuestados.



GESTIÓN DOCUMENTAL ADMINISTRATIVA.


Elaborado: Los investigadores

ANÁLISIS:

Se observa que el 87,50% de los encuestados afirma que no han utilizado un

sistema de Gestión Documental Administrativa y el 12,50% opinan lo contrario.

Esto quiere decir que el Sistema de Gestión Documental Administrativa es un

sistema nuevo y desconocido para las personas.

12,50%

87,50%

SI

NO

37

2.- ¿En la dependencia en donde usted trabaja dispone de un sistema de

Gestión Documental Administrativa para la sistematización de documentos?

TABLA NRO. 2- 4 DISPONIBILIDAD DE UN SISTEMA DE GESTIÓN


DOCUMENTOS.


SI 0 0,00%

NO 8 100,00%

TOTAL 8 100%



GRÁFICO NRO. 2- 4 DISPONIBILIDAD DE UN SISTEMA DE GESTIÓN


DOCUMENTOS.

.



ANÁLISIS:

Se observa que el 100% de los encuestados afirma que en donde trabajan no existe

un sistema de gestión documental administrativa para la sistematización de los

documentos. Esto quiere decir que la Unidad Académica de CIYA no dispone de

este sistema para la sistematización de documentos.

0,00%

100,00%

SI

NO

38

3. ¿Conoce los beneficios que ofrece el utilizar un sistema de gestión

documental administrativa para controlar tramites en la educación superior?

TABLA NRO. 2- 5 BENEFICIOS AL UTILIZAR UN SISTEMA DE GESTIÓN

DOCUMENTAL ADMINISTRATIVA PARA CONTROLAR TRÁMITES EN

LA EDUCACIÓN SUPERIOR.


SI 4 50,00%

NO 4 50,00%

TOTAL 8 100%



GRÁFICO NRO. 2- 5 BENEFICIOS AL UTILIZAR UN SISTEMA DE

GESTIÓN DOCUMENTAL ADMINISTRATIVA PARA CONTROLAR

TRÁMITES EN LA EDUCACIÓN SUPERIOR.



ANÁLISIS:

Se observa que el 50,00% de los encuestados afirma que conocen los beneficios

que ofrece el utilizar un sistema de Gestión Documental Administrativa para el

control de trámites en la educación superior y el 50,00% opinan lo contrario. Esto

quiere decir que este sistema es factible para controlar los diferentes trámites para

dar seguimiento a los procesos que se generan en la Unidad Académica.

50,00%50,00%SI

NO

39

4. ¿Está de acuerdo que se desarrolle en la Unidad Académica CIYA, un

sistema de Gestión Documental Administrativa para el control y seguimiento

de los diferentes tramites?

TABLA NRO. 2- 6 FACTIBILIDAD DEL SISTEMA.


SI 8 100,00%

NO 0 0,00%

TOTAL 8 100%



GRÁFICO NRO. 2- 6 FACTIBILIDAD DEL SISTEMA.



ANÁLISIS:

Se observa que el 100% de los encuestados afirma que están de acuerdo que se

desarrolle en la UA-CIYA, un sistema Gestión Documental Administrativa para el

control y seguimiento de los diferentes trámites. Esto quiere decir que la

universidad requiere y apoya el desarrollo de este sistema para el control y

seguimiento de los diferentes procesos.

100,00%

0,00%

SI

NO

40

5. ¿Considera que adquirir un sistema de gestión documental administrativa

permitirá un cambio en su metodología de trabajo, está dispuesto a realizar

dicho cambio?

TABLA NRO. 2- 7 MANEJO DE UN SISTEMA DE GESTIÓN



SI 6 75,00%

NO 2 25,00%

TOTAL 8 100%



GRÁFICO NRO. 2- 7 MANEJO DE UN SISTEMA DE GESTIÓN




ANÁLISIS:

Se observa que el 75,00% de los encuestados es consciente que adquirir un

sistema para la gestión documental administrativa permitirá cambios en la forma

en que laboran actualmente, adicionalmente poseen la mejor predisposición de

adoptar nuevas forma de trabajo. Mientras que el 25,00% opinan lo contrario.

Esto evidencia la necesidad de un sistema de gestión documental administrativa y

la capacidad de los administrativos, docentes y estudiantes de la Unidad

Académica de adoptar nuevos herramientas de trabajo.

75,00%

25,00%

SI

NO

41

6.- ¿Usted considera importante poseer información detallada de los procesos

que se gestiona en la dependencia a su cargo, a través de un sistema de

gestión documental administrativa?

TABLA NRO. 2- 8 IMPORTANCIA DE AUTOMATIZAR LOS PROCESO A

TRAVÉS DE UN SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

ADMINISTRATIVA.


SI 7 87,50%

NO 1 12,50%

TOTAL 8 100%



GRÁFICO NRO. 2- 8 IMPORTANCIA DE AUTOMATIZAR LOS PROCESO

A TRAVÉS DE UN SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

ADMINISTRATIVA.



ANÁLISIS:

Se observa que el 87,50% de los encuestados afirma lo importante de poseer

información detallada de los procesos que se gestiona en la UA- CIYA a través de

un sistema, mientras que el 12,50% opinan lo contrario. Esto afirma la necesidad

de automatizar el control de procesos generados en la dicha dependencia y de esta

manera dar seguimiento a la documentación a través de sistemas informáticos.

87,50%

12,50%

SI

NO

42

7. ¿La utilización de sistema de Gestión Documental Administrativa hará que

su desempeño sea más eficiente y eficaz?

TABLA NRO. 2- 9 MEJORAR EL DESARROLLO DE LAS ACTIVIDADES

DE LAS PERSONAS QUE CONTROLAN LOS PROCESOS DE

DOCUMENTACIÓN.


SI 8 100,00%

NO 0 0,00%

TOTAL 8 100%



GRÁFICO NRO. 2- 9 MEJORAR EL DESARROLLO DE LAS

ACTIVIDADES DE LAS PERSONAS QUE CONTROLAN LOS PROCESOS

DE DOCUMENTACIÓN.



ANÁLISIS:

Se observa que el 100,00% de los encuestados afirma que la Utilización del

sistema de gestión documental administrativa hará que su desempeño sea más

eficiente y eficaz. Esto quiere decir que al poseer este sistema, el trabajo será más

rápido y propenso a cambios en el desempeño autónomo de los empleados.

100,00%

0,00%

SI

NO

43

8. ¿Estaría de acuerdo en utilizar un sistema de gestión documental

administrativa, para controlar los documentos que se lo realiza

manualmente?

TABLA NRO. 2- 10 CONSENTIMIENTO PARA LA CREACIÓN E

IMPLEMENTACIÓN DEL SISTEMA.


SI 8 100,00%

NO 0 0,00%

TOTAL 8 100%



GRÁFICO NRO. 2- 10 CONSENTIMIENTO PARA LA CREACIÓN E

IMPLEMENTACIÓN DEL SISTEMA.



ANÁLISIS:

Se observa que el 100% de los encuestados afirma que están dispuestos a utilizar

el sistema de gestión documental administrativa y de esta manera automatizar su

gestión.

100,00%

0,00%

SI

NO

44

2.5.2 Tabulación y análisis de los datos recopilados a través de la aplicación

de la encuesta a los Estudiantes y Docentes de la Unidad Académica de


1. ¿Cómo valora usted la atención de la secretaria de la Unidad

Académica de CIYA?

TABLA NRO. 2- 11 VALORACIÓN DE LA ATENCIÓN POR PARTE

SECRETARÍA DE UA-CIYA A LOS ESTUDIANTES.


Buena 250 77,88%

Mala 50 15,58%

Regular 21 6,54%

TOTAL 321 100%



GRÁFICO NRO. 2- 11 VALORACIÓN DE LA ATENCIÓN POR PARTE

SECRETARÍA DE UA-CIYA A LOS ESTUDIANTES.



ANÁLISIS:

Según el gráfico se evidencia que el 77,88% de los encuestados afirma que la

atención por parte de la secretaría de la UA-CIYA es Buena, el 15,58% afirma

que es Mala y el 6,54% afirma que es Regular. Esto quiere decir que la atención

que brinda la secretaría de la UA-CIYA a los estudiantes es Aceptable.

4,98%

84,11%

10,90%

Rapida

Normal

Lenta

45

2.- ¿Cómo calificaría la entrega de documentos por parte de la Unidad

Académica de CIYA?

TABLA NRO. 2- 12 VALORACIÓN DE LA ENTREGA DE DOCUMENTOS

POR PARTE DE LA SECRETARÍA DE UA-CIYA.


Rápida 16 4,98%

Normal 270 84,11%

Lenta 35 10,90%

TOTAL 321 100%



GRÁFICO NRO. 2- 12 VALORACIÓN DE LA ENTREGA DE

DOCUMENTOS POR PARTE DE LA SECRETARÍA DE UA-CIYA.



ANÁLISIS:

Según el gráfico se evidencia que el 84,11% de los encuestados afirma que la

entrega de documentos por parte de la secretaría de la UA-CIYA es Normal, el

10,90% afirma que es Lenta y el 4,98% afirma que es Rápida. Esto quiere decir

que la secretaría UA-CIYA está en la necesidad de emitir los documentos de una

manera más rápida, para brindar a los estudiantes una atención efectiva.

4,98%

84,11%

10,90%

Rapida

Normal

Lenta

46

3. ¿Considera importante la realización de sus trámites académicos a través

de un Sistema de Gestión Documental Administrativa a través de la Web?

TABLA NRO. 2- 13 REALIZAR LOS TRÁMITES ACADÉMICOS A TRAVÉS

DE LA WEB.


SI 321 100,00%

NO 0 0,00%

TOTAL 321 100%



GRÁFICO NRO. 2- 13 REALIZAR LOS TRÁMITES ACADÉMICOS A

TRAVÉS DE LA WEB.



ANÁLISIS:

Según el gráfico se evidencia que el 100% de los encuestados afirma que es

importante realizar sus trámites vía internet. Esto quiere decir que la UA-CIYA

está en la necesidad de implementar un sistema de Gestión Documental

Administrativa para cubrir las necesidades académicas de los estudiantes.

100,00%

0,00%

SI

NO

47

4. Conoce usted ¿Qué es un sistema de Gestión Documental Administrativa?

TABLA NRO. 2- 14 CONOCIMIENTO ACERCA DE SISTEMA DE GESTIÓN



SI 21 6,54%

NO 300 93,46%

TOTAL 321 100%



GRÁFICO NRO. 2- 14 CONOCIMIENTO ACERCA DE SISTEMA DE




ANÁLISIS:

Según el gráfico se evidencia que el 93,46% de los encuestados afirma no tener

conocimiento que es Sistema de Gestión Documental Administrativa, mientras

que tan solo un 6,54% saben de lo que se trata el Sistema de Gestión Documental

Administrativa. Esto quiere decir que la mayoría de los encuestados no tienen idea

sobre este tema, por lo cual sería necesario que investiguen la funcionalidad de

este sistema.

93,46%

6,54%

SI

NO

48

5. ¿Usted ha utilizado un sistema de Gestión documental Administrativa?




SI 31 9,66%

NO 290 90,34%

TOTAL 321 100%







ANÁLISIS:

Según el gráfico se evidencia que el 90,34% de los encuestados afirma no haber

utilizado un Sistema de Gestión Documental Administrativa, mientras que tan

solo un 9,66% saben utilizar un Sistema de Gestión Documental Administrativa.

Esto quiere decir que el sistema de Gestión Documental Administrativa no ha sido

manejado por la mayor parte de los encuestados.

93,46%

6,54%

SI

NO

49

6.- ¿Conoce usted si dentro de Unidad Académica de CIYA existe un sistema

de Gestión Documental Administrativa?

TABLA NRO. 2- 16 EXISTENCIA DE UN SISTEMA DE GESTIÓN

DOCUMENTAL ADMINISTRATIVA EN LA UA-CIYA.


SI 26 8,10%

NO 295 91,90%

TOTAL 321 100%



GRÁFICO NRO. 2- 16 EXISTENCIA DE UN SISTEMA DE GESTIÓN

DOCUMENTAL ADMINISTRATIVA EN LA UA-CIYA.



ANÁLISIS:

Según el gráfico se evidencia que el 91,90% de los encuestados afirma no saber

de la existencia de un Sistema de Gestión Documental Administrativa en la UA-

CIYA, mientras que un 9,10% tiene conocimiento que dentro de la UA-CIYA

exista un Sistema de Gestión Documental Administrativa. Esto quiere decir que

los encuestados no saben de la existencia de un Sistema en la UA-CIYA.

93,46%

6,54%

SI

NO

50

7. ¿Cree usted si se implementa un Sistema de Gestión Documental

Administrativa, mejoraría los procesos que se realizan en la Unidad

Académica de CIYA?

TABLA NRO. 2- 17 FACTIBILIDAD DE UN SISTEMA DE GESTIÓN



SI 300 93,46%

NO 21 6,54%

TOTAL 321 100%



GRÁFICO NRO. 2- 17 FACTIBILIDAD DE UN SISTEMA DE GESTIÓN




ANÁLISIS:

Según el gráfico se evidencia que el 93,46% de los encuestados afirma que es

factible la implementación de un Sistema de Gestión Documental Administrativa

en la UA-CIYA, mientras que un 6,54%se oponen a la implementación del

sistema dentro de la UA-CIYA. Esto quiere decir que la UA-CIYA requiere el

desarrollo de este Sistema para controlar de forma organizada el flujo de

documentos dentro de la Unidad.

93,46%

6,54%

SI

NO

51

2.6. Enunciado de la Hipótesis.

La hipótesis que se planteó para realizar el trabajo investigativo es la siguiente:

“La implementación de un Sistema de Gestión Documental Administrativa

ayudará a llevar el control efectivo sobre el tratamiento de la documentación a los

estudiantes, docentes, administrativos de la Unidad Académica de Ciencias de la

Ingeniería y Aplicadas de la Universidad Técnica de Cotopaxi.”

2.7. Verificación de la Hipótesis.

Con la finalidad de comprobar la hipótesis se aplicó la técnica de la encuesta a los

Funcionarios administrativos, Docentes y Estudiantes de la Unidad Académica de

Ciencias de la Ingeniería y Aplicadas. Los resultados obtenidos fueron analizados

e interpretados, los resultados se los detalla a continuación:

TABLA NRO. 2- 18 PREGUNTAS RELEVANTES.

PREGUNTA SI NO

¿Estaría de acuerdo en utilizar un sistema de gestión documental

administrativa, para controlar los documentos que se lo realiza

manualmente?

100% 0%

¿Considera importante la realización de sus trámites académicos a

través de un Sistema de Gestión Documental Administrativa a

través de la Web?

100% 0%

TOTAL 100% 0%



52

En base a los resultados obtenidos al aplicar la encuesta a los Funcionarios

administrativos, Docentes y Estudiantes de la Unidad Académica de Ciencias de

la Ingeniería y Aplicadas , podemos observar en las preguntas relevantes, una gran

acogida, hacia la implementación de una sistema de Gestión Documental

Administrativa, de igual manera la totalidad de funcionarios encuestados,

coinciden que una solución de este tipo, ayuda a la optimización de los procesos

académicos que se generan en la Unidad Académica.

Técnicamente se puede decir, con la ayuda de los Funcionarios administrativos de

la Unidad Académica de Ciencias de la Ingeniería y Aplicadas, que el sistema de

Gestión Documental Administrativa cumple con todos los requisitos y normas

establecidas, para su respectivo funcionamiento dentro de la Unidad Académica.

Ante estos resultados, se concluye que la implantación del Sistema de Gestión

Documental Administrativa es factible, y la hipótesis “La implementación de un

Sistema de Gestión Documental Administrativa ayudará a llevar el control

efectivo sobre el tratamiento de la documentación a los estudiantes, docentes,

administrativos de la Unidad Académica de Ciencias de la Ingeniería y Aplicadas

de la Universidad Técnica de Cotopaxi”, se ha validado satisfactoriamente.

53

CAPÍTULO III

IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA DE GESTIÓN

DOCUMENTAL ADMINISTRATIVA APLICANDO LA

TECNOLOGÍA PHP BAJO EL FRAMEWORK CODEIGNITER,

HTML5, CSS3 Y MYSQL.

3. Presentación.

Realizando el análisis respectivo para la implementación de un Sistema de

Gestión Documental Administrativa, para el control y seguimiento de la

información documental en la Unidad Académica de Ciencias de la Ingeniería y

Aplicadas de la Universidad Técnica de Cotopaxi, ubicada en la Provincia de

Cotopaxi, Cantón Latacunga, Parroquia Eloy Alfaro 2015 – 2016, se ha procedido

a investigar cómo se realiza el proceso de manejo de documentación manual y la

necesidad que tiene la Unidad Académica de CIYA, de contar con un sistema para

gestionar el manejo de la información documental de forma correcta y ordenada,

a través de encuestas aplicadas a los administrativos, docentes y estudiantes que

forman parte de dicha Unidad.

Concluido el estudio del problema y las necesidades se comprobó que en la

Unidad Académica de Ciencias de la Ingeniería y Aplicadas no dispone de un

Sistema de Gestión Documental Administrativa para el control y seguimiento de

los trámites académicos que se realiza a diario, lo que genera mucho tiempo al

momento de ubicar los documentos requeridos por los estudiantes.

54

Un inconveniente adicional es el tiempo utilizado para recolectar información

respecto a algún tipo de documento, por lo cual el personal administrativo de la

Unidad Académica debe buscar en medios físicos. Por tanto es necesaria la

implementación de nuestro sistema.

Para el desarrollo de la investigación se utilizaron herramientas de Software libre

tales como PHP, HTML5, MYSQL, CSS3, CODEIGNITER, las cuales son

necesarias para el desarrollo de un sistema eficaz y confiable.

El Sistema de Gestión Documental Administrativa facilitara al personal

administrativo mantener la información automatizada de los trámites que se

recepten en la secretaría de la Unidad Académica, al igual los estudiantes podrán

realizar sus trámites vía web, de forma segura, toda esta información estará

almacenada en una base de datos lo cual facilitara localizar los documentos de

forma rápida optimizando el tiempo.

55

3.1. Justificación.

La necesidad de gestionar, preservar y difundir el conocimiento científico técnico

en un contexto de trasferencia de tecnología hace fundamental la ejecución de un

sistema que pueda administrar los documentos que ingresan diariamente a la

Unidad Académica de Ciencias de la Ingeniería y Aplicadas de la Universidad

Técnica de Cotopaxi, mediante la implementación de un Sistema de Gestión

Documental Administrativa, para así dar un servicio de calidad y excelencia a los

estudiantes y administrativos.

El propósito de esta investigación es que se pueda elaborar e implementar un

Sistema de Gestión Documental Administrativa dentro de la Unidad Académica

de Ciencias de la Ingeniería y Aplicadas para que el personal encargado, recepte

el ingreso de documentos, realice el seguimiento respectivo y no tengan

problemas al momento de despacharlos. Al igual los estudiantes podrán realizar

sus respectivos trámites digitalmente, desde la web, ya que actualmente lo

realizan de forma manual. Y sea esta una nueva manera de realizar los trámites

dentro de la Unidad Académica, optimizando el tiempo tanto de los estudiantes

como de los administrativos.

Con la creación de este sistema obtendremos una gran ayuda para la Unidad

Académica de Ciencias de la Ingeniería y Aplicadas de la Universidad Técnica de

Cotopaxi, considerando la gran importancia de este aporte investigativo, que dará

un avance tecnológico en el manejo de la documentación dentro de dicha

dependencia, que fortalecerá el desarrollo de nuestra Universidad.

Al momento de la elaboración del sistema para la Gestión Documental

Administrativa en la Unidad Académica de Ciencias de la Ingeniería y

Aplicadas, utilizaremos herramientas libres, como es el caso del lenguaje de

programación PHP el cual nos permitirá realizar una aplicación fácil de usar y

modificar, y la base de datos MySQL en la cual se almacenara todos los pedidos o

56

registros ingresados; la integración de estos dos tipos de programas nos permitirá

el aprovechamiento de las últimas características de los lenguajes de

programación, y la obtención de un sistema confiable e interactivo.

Mediante el desarrollo de este proyecto de investigación se pueden mencionar

como beneficiarios directos a los docentes, administrativos y estudiantes de la

Unidad Académica de Ciencias de la Ingeniería y Aplicadas de la Universidad

Técnica de Cotopaxi debido a que podrá contar con un sistema para la Gestión

Documental Administrativa, permitiéndole así la optimización de sus recursos, y

a la vez brindar un excelente servicio e imagen de la Institución.

Los costos de financiamiento para el tema planteado serán asumidos por los

investigadores, y de igual manera se puede mencionar que se cuenta con todo el

conocimiento teórico práctico para el desarrollo del mismo y con el apoyo de la

Institución, por lo cual se puede decir que el Proyecto reúne características,

condiciones técnicas y operativas que aseguran el cumplimiento de sus metas y

objetivos.

Este proyecto es totalmente factible a razón de que la Unidad Académica de

Ciencias de la Ingeniería y Aplicadas de le Universidad necesita de la

implementación de un Sistema de Gestión Documental Administrativa que ayude

a los estudiantes, docentes y administrativos a llevar su documentación

automatizada.

57

3.2. Objetivos.

3.2.1. Objetivo general.

Implementar un sistema de Gestión Documental Administrativa aplicando

la Tecnología PHP bajo el Framework CODEIGNITER, HTML5, CSS3

Y MYSQL para el correcto manejo de la documentación en la Unidad

Académica de Ciencias de la Ingeniería y Aplicadas de la Universidad

Técnica de Cotopaxi en el periodo 2015 – 2016.

3.2.2. Objetivos específicos.

Inquirir información sobre el tema, con el fin de argumentar y sustentar la

investigación a realizar.

Analizar y Diagnosticar como se lleva a cabo el proceso del tratamiento de

la documentación dentro de la Unidad Académica de Ciencias de la

Ingeniería y Aplicadas de la Universidad Técnica de Cotopaxi.

Desarrollar un Sistema de Gestión Documental Administrativa, para el

seguimiento de información documental en la Unidad Académica de


58

3.3. Análisis de Factibilidad.

Después de la realización de la investigación de campo, se procedió a la

implementación del Sistema de Gestión Documental Administrativa, teniendo

todas las facilidades por parte de la Unidad Académica de Ciencias de la

Ingeniería y Aplicadas, por lo cual la ejecución del proyecto, fue totalmente

factible.

3.3.1. Factibilidad Técnica.

El proyecto de investigación fue factible técnicamente, ya que los investigadores,

obtuvieron información detallada sobre el tema en base a la investigación

Bibliográfica, así como documentación propia de las herramientas, lo cual facilito

la implementación del sistema.


3.3.2.1. Gastos directos.

TABLA NRO. 3-1: GASTOS DIRECTOS

DETALLE VALOR TOTAL

Materiales de Oficina 300,00

Horas-Internet 150,00

Copias 70,00

TOTAL 520,00

Realizado por: Los Investigadores.

59

3.3.2.2 Gasto total

TABLA NRO. 3-2: GASTO TOTAL

DETALLE VALOR TOTAL

GASTOS DIRECTOS 520,00

GASTOS INDIRECTOS 300,00

SUBTOTAL 820,00

Imprevistos 10% 82.00

TOTAL 902,00


Para el desarrollo del proyecto los gastos directos e indirectos fueron cubiertos por

los investigadores.


El proyecto, fue Factible, dado que la Unidad Académica de Ciencias de la

Ingeniería y Aplicadas, dió todas las facilidades, para la implementación, para la

capacitación del personal administrativo.

60

3.4. Desarrollo de la propuesta.

Para el desarrollo del sistema se empleó una metodología ágil que cumple con un

ciclo de desarrollo incremental entre el cliente y el equipo de desarrollo conocida

como XP(Programación Extrema), esta metodología permite optimizar el proceso

de desarrollo puesto que se van a ir realizando cambios durante todo el transcurso

del proyecto.

3.4.1. Fases del proceso de desarrollo de software.

La metodología Ágil XP a utilizar en nuestro proyecto contiene cuatro fases:

Planeación

Diseño

Codificación

Pruebas.

3.4.1.1. Primera fase: Planeación

La fase de planeación inicia, al conseguir los requerimientos, que permiten a los

miembros del equipo técnico XP, que entiendan el contexto del funcionamiento

para el software.

3.4.1.1.1. Personas y roles del proyecto.

CUADRO NRO. 3- 1 PERSONAS Y ROLES DEL PROYECTO.

PERSONA CONTACTO ROL

Paúl Cordonez 0995786909 TRACKER O

RASTREADOR

Ing. Segundo

Corrales

0998458313 COACH O

ENTRENADOR

Paúl Cordonez

Elvis Centeno

0995786909

[email protected]

0979358368

[email protected]

EQUIPO TÉCNICO

Realizado por: Los investigadores.

61

3.4.1.1.2. Historias de Usuarios.

Para el proyecto se necesitó desarrollar las siguientes historias de los usuarios.

Administrador:

CUADRO NRO. 3- 2 HISTORIA DE USUARIO #1

Número: 001 Usuario: Administrador

Nombre: Registro de Usuarios

Prioridad: Alta Riesgo en desarrollo: Alto

Responsable: Los investigadores.

Estimación Horas: 24 Iteración Asignada: 1

Descripción: El administrador es el encargado de establecer los permisos

y los ámbitos del sistema a los que pueden acceder los distintos usuarios

mediante una contraseña asignada.

El Administrador registra a los personas que van a utilizar el sistema de

UA-CIYA.

Observación: El usuario con perfil de administrador es quien puede crear,

actualizar y eliminar los distintos trámites académicos.




Nombre: Asignación de Perfiles de Usuario




Descripción: El Administrador procederá a asignar los perfiles que

manejaran los usuarios del sistema de la UA-CIYA.

Observación: El usuario con perfil de administrador es el único que

puede crear, actualizar y eliminar los trámites, y usuarios del sistema.


62



Nombre: Editar Usuario

Prioridad: Media Riesgo en desarrollo: Medio



Descripción: El Administrador procederá a editar los datos del usuario.

Observación: El Administrador puede editar todos los campos

correspondientes a la información del usuario, de igual manera cambiar la

contraseña.





Nombre: Eliminar Usuario




Descripción: El Administrador procederá a eliminar a los usuarios del

sistema.

Observación: El Administrador puede eliminar a todos usuarios.

63






Nombre: Crear Solicitud

Prioridad: Alta Riesgo en desarrollo: Alta



Descripción: El Administrador procederá a crear todos los trámites que se

utilizarán dentro de la UA-CIYA.

Observación: El Administrador crea todos los trámites que se utilizan en

la UA-CIYA, es aquí donde se procede a subir los modelos de trámites,

requisitos que el estudiante necesita para aplicar a dicho trámite.


Nombre: Crear ,Editar y Eliminar Estados Solicitud




Descripción: El Administrador procederá a crear, editar y eliminar los

estados que sean necesarios para aplicar el respectivo trámite.

Observación: El Administrador crea, editar y eliminar todos los estados

que necesiten los trámites, es decir en esta parte se procederá a asignar el

recorrido de dicho trámite.

64



Funcionario/a Secretaria/o.


Número: 008 Usuario: Secretaria/o

Nombre: Registro de Usuarios




Descripción: Estos funcionarios/as pueden registrar a los estudiantes,

docentes de la UA-CIYA.

Observación: El usuario con perfil de funcionario secretario/a es quien

puede registrar, a los estudiantes y docentes.



Nombre: Editar Solicitud

Prioridad: Media Riesgo en desarrollo: Media



Descripción: El Administrador procederá a editar todos los trámites que

se utilizarán dentro de la UA-CIYA.

Observación: El Administrador edita todos los trámites que se utilizan en

la UA-CIYA.

65



Nombre: Editar Usuario




Descripción: El funcionario/a procederá a editar los datos del usuario.

Observación: El funcionario/a puede editar todos los campos

correspondientes a la información del usuario, ya sea de igual manera

cambiar la contraseña.





Nombre: Eliminar Usuario




Descripción: El funcionario/a procederá a eliminar a los usuarios del

sistema.

Observación: El funcionario/a puede eliminar a todos usuarios.

66



Estudiante




Nombre: Gestionar Trámites




Descripción: El funcionario/a podrá gestionar los trámites que le sean

asignados.

Observación: El funcionario/a podrá gestionar los trámites que le sean

asignados, es decir gestionara la ruta del trámite.

Número: 012 Usuario: Estudiante

Nombre: Registro en el Sistema




Descripción: El estudiante procede a registrarse en el sistema de la UA-

CIYA

Observación: El usuario con perfil de Estudiante procederá al registro en

el sistema, llenando un formulario con su respetiva información, para que

pueda acceder al sistema.

67






Nombre: Editar Perfil




Descripción: El estudiante procede a editar su información en el sistema

de la UA-CIYA

Observación: El usuario estudiante puede editar su perfil de usuario,

actualizar su contraseña, subir su fotografía.


Nombre: Aplicar Trámite




Descripción: El estudiante procede a aplicar a algún trámite académico

que necesite realizar en la UA-CIYA.

Observación: El usuario estudiante aplica a un trámite, donde deberá

adjuntar los requisitos que dicho trámite necesite para empezar una gestión

en la UA-CIYA.

68



Docente




Nombre: Detalles de Trámite




Descripción: El estudiante procede verificar el estado del trámite

académico que aplico en la UA-CIYA.

Observación: El usuario estudiante recibe una lista detallada, donde

muestra en qué estado se encuentra el trámite académico que aplico es

decir puede estar en Por gestionar, En Proceso o Finalizado.

Número: 016 Usuario: Docente

Nombre: Editar Perfil




Descripción: El docente procede a editar su información en el sistema de

la UA-CIYA

Observación: El usuario docente puede editar su perfil de usuario,

actualizar su contraseña, subir su fotografía.

69






Nombre: Aplicar Trámite




Descripción: El docente procede a aplicar a algún trámite que necesite

realizar en la UA-CIYA.

Observación: El usuario docente aplica a un trámite, donde deberá

adjuntar los requisitos que dicho trámite necesite para empezar una gestión

en la UA-CIYA.


Nombre: Detalles de Trámite




Descripción: El docente procede verificar el estado del trámite que aplicó

en la UA-CIYA.

Observación: El usuario docente recibe una lista detallada, donde muestra

en qué estado se encuentra el trámite académico que aplicó es decir puede

estar en Por gestionar, En Proceso o Finalizado.

70

Es importante mencionar el papel que jugaron las historias de usuarios, en la

estimación de los tiempos que fueron requeridos para la elaboración del proyecto

de investigación. Después de la recolección de todas las historias de usuarios, se

reunió el equipo de trabajo, donde se plantearon los tiempos necesarios para su

desarrollo e implementación, los cuales resultaron en estimaciones inusualmente

aproximadas de los tiempos de desarrollo.

Release Planing. Después de tener ya definidas las historias de usuario es

necesario crear un plan de publicaciones, en inglés “Release planing”, donde se

indiquen las historias de usuario que se crearán para cada versión del programa y

las fechas en las que se publicarán estas versiones.

CUADRO NRO. 3- 20 FECHA Y DURACION DE CADA ENTREGA.

ITERACIÓN FECHA DURACIÓN

1 Del 01 de Octubre al 31 de Octubre

del 2015.

03:00:00 horas diarias.

2 Del 01 de Noviembre al 14 de

Noviembre del 2015.


3 Del 15 de Noviembre al 31 de

Noviembre del 2015.


4 Del 01 de Diciembre al 31 de

Diciembre del 2015.



71

4.1.1.3. Requerimientos Funcionales de la propuesta.

Flujo básico de los requerimientos del sistema de Gestión Documental

Administrativa en la Unidad Académica de Ciencias de la Ingeniería y Aplicadas:

CUADRO NRO. 3- 21 FLUJO BÁSICO

DESCRIPCIÓN: Flujo Básico

DETALLE:

1. El usuario digita en la barra de navegación

www.utc-gedocad.com.

2. El usuario selecciona la opción Registrarse.

3. El usuario debe registrarse en el sistema para tener

acceso a las funcionalidades, llenando un formulario

con su información personal.

4. El usuario selecciona la opción Registrar.

5. El sistema envía un correo electrónico al usuario,

notificando que ya puede acceder al sistema.

6. El usuario ingresa su número de cedula y password

en las casillas, correspondientes al formulario.

7. El usuario selecciona la opción Ingresar.

8. El sistema verifica el número de cedula y password

del usuario.

9. El sistema autentica al usuario para acceder al

sistema.

10. El sistema autoriza al usuario su Perfil de entrada,

para poder dar los privilegios necesarios para su

utilización.

11. El sistema nos re direcciona a la página principal del

sistema.

12. Fin del flujo básico.


72

3.4.1.1.3.1. Autenticar Usuario.

CUADRO NRO. 3- 22 AUTENTICAR USUARIO

DESCRIPCIÓN

: Autenticar Usuario

DETALLE:

1. El sistema establece una conexión directa a la base de

datos.

2. El sistema envía la información de Login y password a

la base de datos.

3. El sistema recibe el código correcto de usuario.

4. El flujo continúa al paso 9 del flujo básico.


3.4.1.1.3.2. Autorizar Usuario.

CUADRO NRO. 3- 23 AUTORIZAR USUARIO

DESCRIPCIÓN

: Autorizar Usuario.

DETALLE:

1. El sistema establece una conexión directa a la base de

datos.

2. El sistema envía la información de Login y password a

la base de datos.

3. El sistema recibe el código correcto de usuario.



73

3.4.1.1.3.3. Flujos Alternativos.

Login y Password Inválidos:

CUADRO NRO. 3- 24 LOGIN INVÁLIDO

DESCRIPCIÓN: Login Inválido

DETALLE:

1. El sistema muestra un mensaje de alerta indicando

que el Usuario o Contraseña son inválidos.

2. El sistema reinicia las casillas de Usuario/CI y

Contraseña para que el usuario ingrese nuevamente

su información.

3. El sistema nos muestra un mensaje de alerta cuando

el usuario no ingresa los campos requeridos.



CUADRO NRO. 3- 25 PASSWORD INVÁLIDO

DESCRIPCIÓN: Password Inválido

DETALLE:

1. El sistema muestra un mensaje de alerta indicando

que el Usuario o Contraseña son inválidos.

2. El sistema reinicia las casillas de Usuario/CI y

Contraseña para que el usuario ingrese nuevamente

su información.

3. El flujo continúa al paso 6 del flujo básico


74

3.4.1.1.3.4. Funcionalidad para el Usuario:

CUADRO NRO. 3- 26 FUNCIONES ADMINSITRADOR

DESCRIPCIÓN: Funciones Administrador

DETALLE:

1. Puede crear, editar, guardar, y consultar Usuarios.

2. Puede dar Perfiles de acceso a los Usuarios.

3. Puede crear, editar, guardar, consultar Solicitudes.

4. Puede crear, editar, guardar, Estados para las

Solicitudes.

5. Puede subir el archivo del formato de las Solicitudes

detallando los requisitos que se necesitan para aplicar

a dicho Trámite.


CUADRO NRO. 3- 27 FUNCIONES USUARIO REGISTRADO

DESCRIPCIÓN: Funciones Usuario Registrado

DETALLE:

1. Puede Registrarse llenando el formulario de Registro.

2. Puede editar su Perfil de Usuario. (Puede poner su

fotografía).

3. Puede cambiar su contraseña.

4. Puede crear su respectivo trámite de Solicitud.

(descargando el archivo adjunto e incorporando todos

los requisitos necesarios para aplicar a dicho Trámite

de Solicitud).


75

3.4.1.1.3.5. Requisitos no funcionales:

1. El sistema se accederá mediante un entorno Web.

2. El entorno virtual sera desarrollado en HTML5 utilizando CSS3,

JavaScript, PHP.

3. El gestor de Base de Datos sera MySQL.

3.4.1.1.4. Especificaciones Suplementarias.

La interfaz del sistema debe ser amigable para tener una buena relación entre el

usuario.

3.4.1.1.4.1. Disponibilidad.

El sistema debe tener una disponibilidad continua, en vista que a la Unidad

Académica de Ciencias de la Ingeniería y Aplicadas, ingresan diferentes tipos de

trámites a diario.

3.4.1.1.4.2. Operatividad.

Garantizar que el sistema Web funcione correctamente sin ninguna clase de

errores tomando en cuenta todos los requerimientos, para tener control total sobre

el sistema.

3.4.1.1.4.3. Adaptabilidad.

El sistema de Gestión Documental Administrativa que se va a implementar, debe

ser compatible con el navegador Web que se va a utilizar.

3.4.1.1.4.4. Desempeño.

El sistema debe tener un desempeño efectivo ya que el propósito es de optimizar

el tiempo y los recursos.

76

3.4.1.1.4.5. Seguridad.

El sistema cuenta con una seguridad necesaria para acceder a él, además la

confianza de realizar todos los tramites sin ninguna clase de peligro.

3.4.1.2. Segunda fase: Diseño.

En esta fase se elaboran diseños breves, que nos ayudan como referencia para

realizar el proceso de diseño y posterior desarrollo e implementación. Se deben

utilizar diseños sencillos como sea posible, para tener un mejor entendimiento

dentro del grupo desarrollador.

3.3.1.2.1. Modelo de la base de datos del software.

GRÁFICO NRO. 3- 1 MODELO BASE DE DATOS.

Fuente: MySQL Workbench.


77

3.4.1.2.2. Modelo General de Casos de Uso.

Los diagramas de casos de uso, documentan el comportamiento de un sistema

desde el punto de vista del usuario.

GRÁFICO NRO. 3- 2 CASO DE USO SISTEMA

Fuente: StarUML


78

3.4.1.2.3. Diagrama de Secuencia

GRÁFICO NRO. 3- 3 CREAR USUARIO (ADMINISTRADOR).

Fuente: StarUML


79

GRÁFICO NRO. 3- 4 EDITAR USUARIO (ADMINISTRADOR).

Fuente: StarUML


GRÁFICO NRO. 3- 5 BLOQUEAR USUARIO (ADMINISTRADOR).

Fuente: StarUML


80

GRÁFICO NRO. 3- 6 CREAR SOLICITUD (ADMINISTRADOR).

Fuente: StarUML


81

GRÁFICO 3-6 EDITAR SOLICITUD (ADMINISTRADOR).

Fuente: StarUML


82

GRÁFICO NRO. 3- 7 CREAR USUARIO (USUARIO).

Fuente: StarUML


83

GRÁFICO NRO. 3- 8 EDITAR PERFIL USUARIO (USUARIO).

Fuente: StarUML.


84

GRÁFICO NRO. 3- 9 CREAR TRAMITE (USUARIO).

Fuente: StarUML


85

3.4.1.2.4. Diseño arquitectónico.

GRÁFICO NRO. 3- 10 DISEÑO ARQUITECTÓNICO

Fuente: Microsoft Visio 2013.


86

3.4.1.2.5. Diseño de la interfaz.

Para tener una idea clara del funcionamiento del Sistema, detallaremos a

continuación una breve explicación de cada una de las tareas que se realizaran en

el Sistema.

3.4.1.2.5.1. Interfaz del sistema (Administrador).

GRÁFICO NRO. 3- 11 INTERFAZ DEL SISTEMA (ADMINISTRADOR).

Fuente: Sistema de Gestión Documental Administrativa GEDOCAD


3.4.1.2.5.1.1. Menú interfaz Administrador.

INICIO.- Es el botón donde muestra la información de los procesos que

se van a realizar en la Unidad Académica de Ciencias de la Ingeniería y

Aplicadas.

CREAR TRÁMITE.- Es el botón donde muestra el listado de las

solicitudes para aplicar a cualquier trámite, es aquí donde procederemos a

realizar nuestro trámite.

87

GESTIÓN DE TRÁMITES.- Es el botón donde muestra la lista de

solicitudes que están por gestionar, y a la vez los estados en que se

encuentra los trámites que han aplicado los usuarios.

REPORTES.- Es el botón donde muestra los reportes de todos los

trámites que se han realizado. Es decir los que están por gestionar, en

proceso, y finalizado.

ADMINISTRACIÓN.- Es el botón donde muestra un listado de las

solicitudes y usuarios que existen en el Sistema, es aquí donde se crean las

solicitudes con sus respectivos requisitos para que el usuario pueda aplicar

a dicho trámite. Al igual se crean los usuarios y se asignan los Perfiles

para acceder al sistema.

NOMBRE USUARIO.- Es el botón donde se puede editar el Perfil de

Usuario (Cambiar contraseña, nombre, apellido, fotografía.) y salir de

nuestro Sistema.

88

3.4.1.2.5.2. Interfaz del sistema (Usuario).

GRÁFICO NRO. 3- 12 INTERFAZ DEL SISTEMA (USUARIO).



3.4.1.2.5.2.1. Menú interfaz Usuario.

INICIO.- Es el botón donde muestra la información de los procesos que

se van a realizar en la Unidad Académica de Ciencias de la Ingeniería y

Aplicadas.

CREAR TRÁMITE.- Es el botón donde muestra el listado de las

solicitudes para aplicar a cualquier trámite, es aquí donde procederemos a

realizar nuestro trámite.

GESTIÓN TRÁMITES.- Es el botón donde muestra en qué estado se

encuentra el trámite que hemos aplicado.

89

NOMBRE USUARIO.- Es el botón donde se puede editar el Perfil de

Usuario (Cambiar nombre, apellido, cambiar fotografía, etc.) y salir de

nuestro Sistema.

3.4.1.2.6. Identificación de actores del software.

ADMINISTRADOR (SECRETÁRIA).- Es la persona que interactúa

continuamente con el sistema, realiza el mantenimiento respectivo en

cualquier momento (Crear, Modificar, Borrar Solicitudes y Usuarios) la

información del sistema. Es decir en nuestro Sistema llamaremos

Administrador a las Secretarias de la Unidad Académica CIYA ya que

tendrán el dominio total del Sistema.

FUNCIONARIO.- Son las personas quienes van a gestionar los trámites

que se realicen dentro de la Unidad Académica CIYA.

USUARIO.- Es la persona que puede acceder a dichas funciones del

sistema, en nuestro Sistema llamaremos Usuario al Estudiante, quien

tendrá Perfil de Usuario, solo podrá aplicar a los trámites.

3.4.1.3. Tercera fase: Codificación.

La fase de codificación, consiste en escribir el código de acuerdo a los parámetros

establecidos por la persona que adquiere el sistema, para que sea implementado de

la mejor manera y tenga una funcionalidad efectiva durante su ejecución.

Normalmente en esta fase se requiere mayor dedicación, ya que es la más

importante en el transcurso del desarrollo del sistema, en vista que de esta fase

depende que obtengamos un sistema de calidad. Esta fase es donde se agrupa toda

la programación del sistema, para definir la aplicación con todos los procesos

necesarios para el ensamblaje de los módulos y dispositivos.

90

3.4.1.3.1. Menú principal del sistema.

Luego de haber registrado correctamente el usuario, se asignara su respectivo

Perfil de Usuario, el Perfil de las secretarias será Administrador, una vez

ingresado correctamente los datos, ingresara al Sistema con el nivel de

Administrador desde ese perfil tendrá acceso a todas las funciones que ofrece el

Sistema.

GRÁFICO NRO. 3- 13 MENÚ PRINCIPAL DEL SISTEMA.

Fuente: Sistema de Gestión Documental Administrativa GEDOCAD.


91

3.4.1.3.1.1. Crear solicitud.

El Administrador podrá crear las solicitudes que se utilizan en la Unidad

Académica de Ciencias de la Ingeniería y Aplicadas.

GRÁFICO NRO. 3- 14 CREAR SOLICITUD.



92

GRÁFICO NRO. 3- 15 SUBIR ARCHIVO DE SOLICITUD.



GRÁFICO NRO. 3- 16 CREAR REQUERIMIENTO DE SOLICITUD.



93

GRÁFICO NRO. 3- 17 SOLICITUD CREADA.



94

3.4.1.3.1.2. Administración de solicitudes.

Se visualiza todas las Solicitudes que han sido creadas por el Administrador,

desde aquí se puede administrar las solicitudes.

GRÁFICO NRO. 3- 18 ADMINISTRACIÓN DE SOLICITUDES


Realizado por: Los investigadores

95

3.4.1.3.1.3. Crear usuario

El Administrador podrá crear usuarios, si estos tienen alguna dificultad al

momento de crearlos.

GRÁFICO NRO. 3- 19 CREAR USUARIO


Realizado por: Los investigadores

96

GRÁFICO NRO. 3- 20 USUARIO CREADO.



97

3.4.1.3.1.4. Administración de usuarios.

Se visualiza todas los usuarios que han sido creados por el Administrador, desde

aquí se puede administrar los usuarios.

GRÁFICO NRO. 3- 21 ADMINISTRACIÓN DE USUARIOS.



98

3.4.1.4. Cuarta fase: Pruebas.

El principal objetivo de las pruebas de un Software, es encontrar todos los errores

y fallas que puedan ocurrir durante todo el procedimiento de la creación del

sistema, si las pruebas son corregidas correctamente, una vez concluidas las

respectivas pruebas vamos a obtener un software efectivo que cumpla todas las

necesidades del usuario. En este proceso participan todas las personas que van a

utilizar el sistema.

3.4.1.4.1 Plan de pruebas.

a) Objetivo.

Analizar y verificar que todos los requerimientos del Sistema cumplan con

todas las necesidades expuestas por los usuarios, realizando las respectivas

pruebas del funcionamiento del sistema, para obtener un sistema eficaz,

eficiente y efectivo.

b) Alcance.

El siguiente plan de pruebas tiene la capacidad de verificar que todos los

módulos del sistema funcionen correctamente sin ningún margen de error.

99

3.4.1.4.1.1. Plan de prueba.

TABLA NRO. 3- 1 PRUEBA DE AUTENTICACIÓN.

DESCRIPCION Autenticación de usuario

CONDICION

DE

EJECUCIÓN

Ninguna

PRUEBAS

El usuario ingresa a la página de inicio del sitio que

contiene el sistema.

Se presenta una ventana de Login donde se solicita CI

y Password.

El usuario ingresa sus credenciales.

El sistema valida las credenciales del usuario

Si las credenciales son correctas, el usuario accederá

al sistema con las funciones de Perfil Usuario.

Si las credenciales son incorrectas, se redirigirá a la

pantalla de Login nuevamente, el sistema presentara

un mensaje de error.



100

TABLA NRO. 3- 2 PRUEBA DE LOGOUT.

DESCRIPCION Logout del sistema

CONDICION

DE

EJECUCIÓN

El usuario debe estar autenticado.

PRUEBAS

El usuario dentro del sistema selecciona la opción

Salir.

El sistema destruye la sesión activa del usuario.

El usuario es redirigido a la página de Login.



TABLA NRO. 3- 3 PRUEBA DE NUEVO ADMINISTRADOR.

DESCRIPCION Nuevo Administrador

CONDICION

DE

EJECUCIÓN

Ninguna

PRUEBAS

El Administrador Ingresa al menú de Administración.

El Administrador ingresa a la opción Usuarios.

El Administrador selecciona crear Usuario.

El Administrador ingresa todos los datos del nuevo

usuario.

El Administrador selecciona perfil de Administrador

al usuario.

Usuario creado correctamente con el perfil de

Administrador.



101

TABLA NRO. 3- 4. PRUEBA CREACIÓN DE NUEVA SOLICITUD.

DESCRIPCION Nueva Solicitud

CONDICION

DE

EJECUCIÓN

El Administrador debe estar autenticado.

PRUEBAS


El Administrador ingresa a la opción Solicitudes.

El Administrador selecciona crear Solicitudes.

El Administrador ingresa todos los detalles de la

solicitud, con sus respectivos requerimientos y archivo

de solicitud.

El Administrador selecciona crear Solicitud.

Solicitud creada correctamente.



102

TABLA NRO. 3- 5 PRUEBA EDITAR SOLICITUD.

DESCRIPCION Editar Solicitud

CONDICION

DE

EJECUCIÓN


PRUEBAS


El Administrador ingresa a la opción Solicitudes.

El Administrador selecciona editar Solicitudes.

El Administrador ingresa todos los detalles de la

solicitud, con sus respectivos requerimientos y archivo

de solicitud.

El Administrador selecciona guardar Solicitud.

Solicitud modificada correctamente.



103

TABLA NRO. 3- 6 PRUEBA CREACIÓN DE NUEVO USUARIO.

DESCRIPCION Nuevo Usuario

CONDICION

DE

EJECUCIÓN


PRUEBAS



El Administrador selecciona crear Usuario.

El Administrador ingresa todos los datos del nuevo

usuario.

El Administrador selecciona crear usuario.

Usuario creado correctamente.



104

TABLA NRO. 3-7 PRUEBA EDICIÓN DE NUEVO USUARIO.

DESCRIPCION Edición Nuevo Usuario

CONDICION

DE

EJECUCIÓN


PRUEBAS



El Administrador selecciona editar Usuario.

El Administrador ingresa los nuevos datos del

usuario.

El Administrador selecciona guardar.

Usuario guardado correctamente.



105

TABLA NRO. 3- 8 PRUEBA DE CREAR TRÁMITE.

DESCRIPCION Crear trámite

CONDICION

DE

EJECUCIÓN

Usuario Autenticado

PRUEBAS

El usuario ingresa a la página de inicio del sitio que

contiene el sistema.

Selecciona Crear trámite.

Se muestra un listado de Solicitudes.

El usuario selecciona aplicar a solicitud deseada.

El usuario se descarga el archivo de solicitud.

El usuario llena los requisitos que necesita para

aplicar la solicitud

El sistema valida todos los requisitos.

El usuario presiona Crear Trámite.

Trámite creado correctamente.



3.5. Discusión de los resultados.

Los resultados obtenidos en el presente trabajo de investigación fueron aceptables,

ya que se logró cumplir con todos los objetivos planteados y satisfacer las

necesidades del usuario.

La colaboración del Ing. Segundo Corrales y del MgS. Hernán Yánez, ayudó a

concluir con éxito el proyecto, obteniendo un software de confiable que servirá a

los estudiantes de la Unidad Académica de Ciencias de la Ingeniería y Aplicadas

de la Universidad Técnica de Cotopaxi.

106

CONCLUSIONES

Los procesos que se generan en la Unidad Académica están bien definidos

en cuanto a documentación y personal a cargo de gestionar dichos

documentos, lo que facilito automatizar su gestión a través de un sistema

de Gestión Documental Administrativa.

Se aplica las distintas técnicas de investigación, para la recolección de

datos, por medio de la encuesta, los datos sirven de base para la ejecución

del presente proyecto de investigación.

Se desarrolló un sistema de Gestión Documental Administrativa basándose

en el sistema documental Quipux que permite tanto a los administrativos,

estudiantes y docentes, controlar y dar seguimiento a la gestión de

trámites que se genera en la Unidad Académica de CIYA de la UTC.

El Sistema de Gestión Documental Administrativa cumple con las

necesidades de los Administrativos y Estudiantes de la Unidad Académica

de Ciencias de la Ingeniería y Aplicadas.

107

RECOMENDACIONES

Para controlar procesos a través de sistemas informáticos se recomienda

hacer el levantamiento de información relativa a dicho proceso con la

mayor fidelidad posible a la realidad, esto garantizará un alto porcentaje de

control al momento de explotar la información almacenada con el sistema.

La elección de la metodología de desarrollo a ser aplicada debe ser

analizada en base al desarrollo a ser realizado, para este caso se

recomienda utilizar la metodología XP, porque en esta metodología se

prioriza el trabajo en equipo, iteraciones para entregar y revisar con el

usuario final la funcionalidad del sistema.

Al desarrollar aplicaciones informáticas es recomendable crear interfaces

amigables con el usuario, es decir que sean gráficas y sencillas de utilizar

esto minimizara el tiempo de aprendizaje del manejo del sistema.

Es recomendable capacitar de forma presencial a los usuarios finales,

además de proporcionar un CD con el manual de usuario del sistema.

108

GLOSARIOS DE TÉRMINOS Y SIGLAS

Administración: se dice de quien supervisa o contrala el acceso y el

funcionamiento del sistema.

Almacenamiento: Se define el lugar donde se guardaran los documentos.

API. Es el acrónimo de Application Programming Interface (Interfaz de

programación de Aplicaciones).

Aplicación.- Es un tipo de programa informático diseñado como

herramienta para permitir a un usuario realizar uno o diversos tipos de

trabajos.

Autenticación: Autenticidad de los documentos.

Búsqueda: Es la búsqueda de diferentes tipos de documentos en una

organización.

Creación: Se refiere a la creación, de documentos en una organización.

CSS: (Cascading Style Sheets, Hojas de estilo en cascada). Mecanismo

para añadir estilo (p.ej. fuentes colores, espaciado) a los documentos web.

Digitalización: Técnica que permite la reproducción de información que

se encuentra de manera analógica (papel, video, sonido, cine, microfilme y

otros) en otra, que sólo puede ser leída o interpretada por computador.

Ejecución.- Es el proceso mediante el cual una computadora lleva a cabo

las instrucciones de un programa informático.

Envió: Es la acción de enviar un documento, a la persona responsable.

Framework: Un conjunto estandarizado de conceptos, prácticas y

criterios para enfocar un tipo de problemática particular que sirve como

referencia, para enfrentar y resolver nuevos problemas de índole similar.

HTML: HypertText Markup Language (lenguaje de marcas de hipertexto)

es el lenguaje en el cual están escritas las páginas web.

HTTP: Hypertext Transfer Protocol o HTTP (en español protocolo de

transferencia de hipertexto).

Informática: Es una ciencia que estudia métodos, procesos, técnicas, con

el fin de almacenar, procesar y transmitir información y datos en formato

digital.

109

Interactuar: Ejercer una acción o relación recíproca dos o más personas o

cosas

Librería.- Es un conjunto de implementaciones funcionales, codificadas

en un lenguaje de programación, que ofrece una interfaz bien definida para

la funcionalidad que se invoca.

Plataforma.- Es un sistema que sirve como base para hacer funcionar

determinados módulos de hardware o de software con los que es

compatible.

Recepción: Se trata del ingreso de documentos impresos por motivo de

alguna situación a solucionar en una empresa.

Recuperación: Un documento debe estar debidamente organizado para

cuando se lo necesite se lo pueda encontrar fácilmente.

Sistema: Conjunto de reglas o principios sobre una materia relacionados

entre sí.

110

BIBLIOGRAFÍA:

BIBLIOGRAFÍA BÁSICA

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Edición, pág.19

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de sus sitios web. Segunda Edición, 2013, pág. 40.

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referencia del desarrollador. Primera Edición, 2013, pág. 69.

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la Academia, 22ª edición, 2001.

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http://es.wikipedia.org/wiki/Desarrollo_%C3%A1gil_de_software

114

ANEXOS

universidad tÉcnica de cotopaxirepositorio.utc.edu.ec/bitstream/27000/2053/1/t-utc-3888.pdf ·...

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