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UNIVERSIDAD REGIONAL AUTÓNOMA DE LOS ANDES
“UNIANDES”
FACULTAD DE SISTEMAS MERCANTILES
CARRERA DE CONTABILIDAD SUPERIOR Y AUDITORÍA, CPA.
PROYECTO DE INVESTIGACIÓN PREVIO A LA OBTENCIÓN DEL TÍTULO
DE INGENIERA EN CONTABILIDAD SUPERIOR, AUDITORÍA Y
FINANZAS, CPA.
TEMA:
SISTEMA DE CONTROL INTERNO Y GESTIÓN DE CRÉDITO - COBRANZAS
EN LA EMPRESA TECNIFERTPAC S.A. DEL CANTÓN SANTO DOMINGO,
PROVINCIA DE SANTO DOMINGO DE LOS TSÁCHILAS.
AUTORA: PERALTA PAZ FERNANDA PAULINA.
ASESOR: LCDO. CARRIÓN HURTADO LEONARDO HUMBERTO, MBA.
SANTO DOMINGO – ECUADOR
2017
APROBACIÓN DEL ASESOR DEL TRABAJO DE TITULACIÓN
CERTIFICACIÓN:
Quien suscribe, legalmente CERTIFICA QUE: El presente Trabajo de Titulación realizado
por la señora Fernanda Paulina Peralta Paz, estudiante de la Carrera de Contabilidad
Superior y Auditoría, CPA., Facultad de Sistemas Mercantiles, con el tema “SISTEMA DE
CONTROL INTERNO Y GESTIÓN DE CRÉDITO - COBRANZAS EN LA
EMPRESA TECNIFERTPAC S.A. DEL CANTÓN SANTO DOMINGO,
PROVINCIA DE SANTO DOMINGO DE LOS TSÁCHILAS”, ha sido prolijamente
revisado, y cumple con todos los requisitos establecidos en la normativa pertinente de la
Universidad Regional Autónoma de los Andes -UNIANDES-, por lo que apruebo su
presentación.
Santo Domingo, septiembre de 2017
_______________________________________
Lcdo. Leonardo Humberto Carrión Hurtado, Mba.
ASESOR
DECLARACIÓN DE AUTENTICIDAD
Yo, Fernanda Paulina Peralta Paz, estudiante de la Carrera de Contabilidad Superior y
Auditoría, CPA., Facultad de Sistemas Mercantiles, declaro que todos los resultados
obtenidos en el presente trabajo de investigación, previo a la obtención del título de
INGENIERA EN CONTABILIDAD SUPERIOR, AUDITORÍA Y FINANZAS, CPA.,
son absolutamente originales, auténticos y personales; a excepción de las citas, por lo que
son de mi exclusiva responsabilidad.
Santo Domingo, septiembre de 2017
_______________________________
Sra. Fernanda Paulina Peralta Paz
CI. 171553572-8
AUTORA
DERECHOS DE AUTOR.
Yo, Fernanda Paulina Peralta Paz, declaro que conozco y acepto la disposición constante
en el literal d) del Art. 85 del Estatuto de la Universidad Regional Autónoma de los Andes,
que en su parte pertinente textualmente dice: El Patrimonio de la UNIANDES, está
constituido por: La propiedad intelectual sobre las Investigaciones, trabajos científicos o
técnicos, proyectos profesionales y consultoría que se realicen en la Universidad o por cuenta
de ella.
Santo Domingo, octubre de 2017
_______________________________
Sra. Fernanda Paulina Peralta Paz
CI. 171553572-8
AUTORA
CERTIFICACIÓN DEL LECTOR DEL TRABAJO DE TITULACIÓN
Yo, Oscar Rodrigo Aldaz Bombón, en calidad de Lector del Proyecto de Titulación
CERTIFICO:
Que el presente trabajo de titulación realizado por la estudiante Fernanda Paulina Peralta
Paz sobre el tema: “SISTEMA DE CONTROL INTERNO Y GESTIÓN DE CRÉDITO
- COBRANZAS EN LA EMPRESA TECNIFERTPAC S.A. DEL CANTÓN SANTO
DOMINGO, PROVINCIA DE SANTO DOMINGO DE LOS TSÁCHILAS” ha sido
cuidadosamente revisado por el suscrito, por lo que he podido constatar que cumple con
todos los requisitos de fondo y forma establecidos por la Universidad Regional Autónoma
de los Andes, para esta clase de trabajos, por lo que autorizo su presentación.
Santo Domingo, enero de 2018
__________________________________
Ing. Oscar Rodrigo Aldaz Bombón, Mag.
LECTOR.
Dedicatoria
A Dios por darme la vida, la fuerza y su protección diaria para
llegar hasta este momento tan importante de mi formación
profesional.
A mis padres por siempre darme ánimo, por inculcarme valores
y determinación para alcanzar mis objetivos, gracias por su
sacrificio y esfuerzo.
A mi esposo y a mi preciosa hija por su amor, paciencia,
comprensión y apoyo incondicional los amo mucho.
Fer
RESUMEN.
La aplicación de un Sistema de Control Interno en una empresa se ha tornado indispensable,
ya que este permite evidenciar de forma efectiva si se están alcanzando los objetivos trazados
por la administración, esto se logra mediante la evaluación de la compañía aplicando los
componentes del mismo, al mismo tiempo una eficiente gestión de créditos y cobranzas es
vital, ya que de este depende el nivelar el balance entre la rentabilidad y la liquidez, es decir
si se concede mucho crédito, incrementan las ventas y las utilidades, pero disminuirá la
liquidez porque el efectivo se encuentra en manos de los clientes; y viceversa, al disminuir
el crédito, aumenta la liquidez, disminuyen las ventas y como consecuencia la utilidad.
Para el desarrollo de este proyecto se investigó a la empresa TECNIFERTPAC S.A, ya que
cuenta con problemas en el área de Crédito y Cobranzas provocando altas concentraciones
de cartera vencida, incobrabilidad, altas provisiones de incobrables y un deficiente uso de
los recursos, los resultados obtenidos de la aplicación de la modalidad de investigación
Cualitativa y Cuantitativa, los tipos Descriptiva, Bibliográfica y de Campo, los métodos
Inductivo- Deductivo y Analítico -Sintético, y las técnicas e instrumentos, expusieron el
problema en la cual se sustenta la presente investigación, ratificando la importancia de
implementar un Sistema de Control Interno, bajo la línea de investigación de Auditoría.
El presente proyecto de investigación propone un Sistema de Control Interno para el
Departamento de Crédito y Cobranzas de Tecnifertpac, el mismo que contiene los
mecanismos necesarios para mejorar la concesión y recuperación de los créditos, en el
Ambiente de Control se propone la creación de Valores Éticos, un Organigrama y Manual
de Funciones, en Valoración de Riesgos el Establecimiento de Objetivos, en Actividades de
Control la creación de Políticas y Procedimientos de créditos y cobros, en Información y
Comunicación un cronograma de reuniones, un diseño de circularizaciones y
comunicaciones y en Monitoreo un cuestionario de evaluación del sistema de control interno.
ABSTRACT.
The application about Internal Control System in a company has become indispensable,
since it allows to effectively evidence if the objectives set by the administration are being
reached, this is achieved through the company applying evaluation the components are the
same, at the same time an efficient management from credits and collections is vital, since
on this depends the leveling the balance between profitability and liquidity, that is to say if
it is granted a lot of credit, increase the sales and the profits, but will diminish the liquidity
because the cash is in the hands of customers; and vice versa, as credit decreases, liquidity
increases, sales decrease and consequently profit.
For the development of this project, the company TECNIFERTPAC SA was investigated,
as it has problems in the Credit and Collections area resulting in high concentrations from
the past due loans, uncollectibility, high provisions bad debts and a poor use of resources,
the results obtained of the application about Qualitative and Quantitative research modality,
Descriptive, Bibliographic and Field types, Inductive- Deductive and Analytical-Synthetic
methods, and techniques and instruments, exposed the problem on which the present
research is based, ratifying the implementing an Internal Control System importance, under
the line of Audit research.
The present research project proposes an Internal Control System for the Credit and
Collection Department of Tecnifertpac, which contains the necessary mechanisms to
improve the granting and recovery of credits, in the Control Environment proposes the
creation of Ethical Values , an Organizational Chart and Manual of Functions, in Risk
Assessment the Establishment of Objectives, in Control Activities the creation of Policies
and Procedures of credits and collections, in Information and Communication a schedule
from meetings, a design about circularizations, communications in Monitoring a
questionnaire evaluating the internal control system.
ÍNDICE GENERAL.
Pág.
APROBACIÓN DEL ASESOR DEL TRABAJO DE TITULACIÓN.
DECLARACIÓN DE AUTENTICIDAD.
DERECHOS DE AUTOR.
CERTIFICACIÓN DEL LECTOR DEL TRABAJO DE TITULACIÓN.
DEDICATORIA.
RESUMEN.
ABSTRACT.
INTRODUCCIÓN. ................................................................................................................ 1
Antecedentes. ......................................................................................................................... 1
Planteamiento del Problema. ................................................................................................. 2
Formulación del Problema. .................................................................................................... 3
Delimitación del Problema. ................................................................................................... 3
Objeto de investigación. ........................................................................................................ 4
Campo de acción. ................................................................................................................... 4
Identificación de la línea de investigación. ............................................................................ 4
Objetivo General. ................................................................................................................... 4
Objetivos específicos. ............................................................................................................ 4
Idea a defender. ...................................................................................................................... 4
Variables de investigación. .................................................................................................... 5
Justificación del tema. ............................................................................................................ 5
Metodología a emplear. ......................................................................................................... 6
Resumen de la estructura del proyecto de investigación. ...................................................... 6
Aporte Teórico. ...................................................................................................................... 7
Significación Práctica. ........................................................................................................... 7
Novedad Científica. ............................................................................................................... 7
CAPÍTULO I. ........................................................................................................................ 8
1. MARCO TEÓRICO. ......................................................................................................... 8
1.1 ORIGEN Y EVOLUCIÓN DEL OBJETO DE INVESTIGACIÓN. .............................. 8
1.2 ANÁLISIS DE LAS DISTINTAS POSICIONES TEÓRICAS. ..................................... 8
1.2.1 Contabilidad. ................................................................................................................. 8
1.2.1.1 Importancia. ............................................................................................................... 9
1.2.2 Auditoría. ...................................................................................................................... 9
1.2.2.1 Objetivos. ................................................................................................................. 10
1.2.3 Sistema de Control Interno. ........................................................................................ 10
1.2.3.1 Objetivos del Control Interno. ................................................................................. 11
1.2.3.2 Modelo de Sistema de Control Interno. ................................................................... 12
1.2.3.2.1 Coso I .................................................................................................................... 12
1.2.4 Gestión de Crédito. ..................................................................................................... 15
1.2.4.1 Objetivos. ................................................................................................................. 15
1.2.4.2 Tipos de crédito. ...................................................................................................... 16
1.2.4.2.1 En relación con el objetivo ................................................................................... 16
1.2.3.2.2 En relación con la garantía. ................................................................................... 17
1.2.3.2.3 En relación con las operaciones bancarias. ........................................................... 18
1.2.4.3 Registros y procedimientos contables de crédito. .................................................... 18
1.2.4.4 Componentes de la política de crédito. .................................................................... 19
1.2.4.5 Análisis de crédito. .................................................................................................. 21
1.2.5 Gestión de Cobranzas. ................................................................................................ 22
1.2.5.1 Objetivos. ................................................................................................................. 22
1.2.5.2 Registro y procedimiento contable de la cobranza. ................................................. 23
1.2.5.3 Política de Cobranza. ............................................................................................... 24
1.2.5.4 Trabajo de Cobranza. ............................................................................................... 24
1.3 VALORACIÓN CRÍTICA DE LOS CONCEPTOS PRINCIPALES DE LAS
DISTINTAS POSICIONES TEÓRICAS. ........................................................................... 26
1.4 CONCLUSIONES PARCIALES DEL CAPÍTULO ..................................................... 26
CAPÍTULO II. ..................................................................................................................... 28
2. MARCO METODOLÓGICO.......................................................................................... 28
2.1 CARACTERÍSTICAS DE LA EMPRESA EN EL CONTEXTO INSTITUCIONAL. 28
2.2 DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO METODOLÓGICO.................................. 28
2.2.1 Modalidad de la Investigación. ................................................................................... 28
2.2.2 Tipos de Investigación. ............................................................................................... 29
2.2.2.1 Investigación Descriptiva. ....................................................................................... 29
2.2.2.2 Investigación Bibliográfica. ..................................................................................... 29
2.2.2.3 Investigación de Campo. .......................................................................................... 29
2.2.3 Métodos, Técnicas e Instrumentos. ............................................................................. 29
2.2.3.1 Métodos. .................................................................................................................. 30
2.2.3.1.1 Inductivo – deductivo. .......................................................................................... 30
2.2.3.1.2 Analítico – sintético. ............................................................................................. 30
2.2.3.1.3 Análisis Documental. ............................................................................................ 30
2.2.3.2 Técnicas de Investigación. ....................................................................................... 31
2.2.3.2.1 Entrevista. ............................................................................................................. 31
2.2.3.2.2 Encuesta. ............................................................................................................... 31
2.2.3.2.3 Observación. ......................................................................................................... 31
2.2.3.3 Instrumentos de la Investigación.............................................................................. 31
2.2.3.3.1 Guía de la Entrevista. ............................................................................................ 31
2.2.3.3.2 Cuestionario de encuesta. ..................................................................................... 32
2.2.3.3.3 Citas bibliográficas. .............................................................................................. 32
2.2.3.3.4 Fichas. ................................................................................................................... 32
2.2.4 Población. .................................................................................................................... 32
2.2.5 Interpretación de los Resultados. ................................................................................ 33
2.2.5.1 Entrevista. ................................................................................................................ 33
2.2.5.1.1Entrevista dirigida al Gerente General de la Compañía TECNIFERTPAC S.A. .. 33
2.2.5.2 Encuesta. .................................................................................................................. 34
2.2.5.2.1 Encuesta a Gerente Financiero y Jefe de Créditos y Cobranzas de la Compañía
TECNIFERTPAC S.A. ........................................................................................................ 34
2.2.5.2.2 Encuesta a Asistente de Cobranzas y Vendedores / Cobradores de la Compañía
TECNIFERTPAC S.A. ........................................................................................................ 35
2.2.5.2.3 Encuesta a Contador de la Compañía TECNIFERTPAC S.A. ............................. 37
2.2.6 Verificación de la idea a defender............................................................................... 38
2.3 PROPUESTA DE LA INVESTIGADORA. ................................................................. 39
2.4 CONCLUSIONES PARCIALES DEL CAPÍTULO. .................................................... 39
CAPÍTULO III. .................................................................................................................... 40
3. VALIDACIÓN Y/O EVALUACIÓN DE LOS RESULTADOS DE SU APLICACIÓN. .. 40
3.1 TÍTULO DE LA PROPUESTA: SISTEMA DE CONTROL INTERNO PARA
MEJORAR LA GESTIÓN DE CRÉDITO - COBRANZAS EN LA EMPRESA
TECNIFERTPAC S.A. DEL CANTON SANTO DOMINGO, PROVINCIA DE SANTO
DOMINGO DE LOS TSÁCHILAS. ................................................................................... 40
3.2. DESARROLLO DE LA PROPUESTA. ...................................................................... 40
3.2.1. Justificación de la propuesta. ..................................................................................... 40
3.2.2 Objetivo General. ........................................................................................................ 40
3.2.2.1 Objetivos Específicos. ............................................................................................. 41
3.2.3. Propuesta. ................................................................................................................... 41
3.2.3.1 Evaluación del Sistema de Control Interno. ............................................................ 41
3.2.3.1.1 Planificación. ........................................................................................................ 42
3.2.3.1.2 Ejecución. ............................................................................................................. 47
3.2.3.1.3 Comunicación de resultados. ................................................................................ 49
3.2.3.3. Diseño del Sistema de Control Interno de la empresa TECNIFERTPAC S.A. ...... 53
3.2.3.3.1 Ambiente de Control. ............................................................................................ 53
3.2.3.3.2. Evaluación del riesgo. .......................................................................................... 65
3.2.3.3.3 Actividades de control .......................................................................................... 66
3.2.3.3.4 Información y Comunicación ............................................................................... 77
3.2.3.3.5 Monitoreo. ............................................................................................................. 84
3.3. VALIDACIÓN DE LA PROPUESTA. ........................................................................ 86
3.3.1 CONCLUSIONES PARCIALES DEL CAPÍTULO. ................................................. 86
3.4 CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES FINALES. .......................................... 87
BIBLIOGRAFÍA.
ANEXOS.
ÍNDICE DE TABLAS.
Tabla 1. Población utilizada en la investigación. ................................................................. 33
Tabla 2. Encuesta Gerente Financiero y Jefe de créditos. ................................................... 34
Tabla 3: Encuesta de Asistente de Cobranzas y Cobradores / Vendedores ........................ 35
Tabla 4. Encuesta al Contador. ............................................................................................ 37
Tabla 5. Tiempo estimado de trabajo ................................................................................... 47
Tabla 6. Ejecución de la Evaluación de Control Interno. .................................................... 47
Tabla 7. Índices Financieros ................................................................................................ 85
ÍNDICE DE FIGURAS.
Figura 1. Componentes del Control Interno. ....................................................................... 14
Figura 2. Matriz de Recomendaciones. ............................................................................... 52
ÍNDICE DE ANEXOS.
ANEXO Nº 1: CARTA DE APROBACIÓN DE PERFIL DEL PROYECTO DE
INVESTIGACIÓN.
ANEXO Nº 2: CARTA DE APROBACIÓN DE LA EMPRESA.
ANEXO Nº3: FORMATO DE ENTREVISTA APLICADA
ANEXO Nº4: RESULTADOS DE LA ENTREVISTA
ANEXO Nº5: FORMATO DE ENCUESTAS APLICADAS
ANEXO Nº 6: CUESTIONARIOS DE EVALUACIÓN DE CONTROL INTERNO
ANEXO Nº7: HALLAZGO Nº 1
ANEXO Nº 8: HOJAS DE HALLAZGOS
ANEXO Nº 9: CUESTIONARIO DE MONITOREO
ANEXO Nº 10: FOTOGRAFÍAS.
1
INTRODUCCIÓN.
Antecedentes.
El sistema de control interno de una compañía tiene un rol clave en la administración de los
riesgos que son significantes para el cumplimiento de sus objetivos de negocio. Un sistema
solido de control interno contribuye a salvaguardar la inversión de los accionistas y los
activos de la compañía. Facilita la efectividad y la eficiencia de las operaciones, ayuda a
asegurar la confiabilidad del proceso de presentación de reportes internos y externos,
fomenta el cumplimiento de las leyes y regulaciones. Además ayuda a asegurar que la
compañía no está expuesta de manera innecesaria a riesgos financieros que se pueden evitar
y que la información financiera que se usa dentro del negocio sea confiable.
El Crédito es la confianza dada o recibida a cambio de un valor. Desde el punto de vista
comercial, crédito es la capacidad para lograr un préstamo en efectivo o en mercancía para
liquidarlo en una fecha futura, determinada, mediante la promesa moral de hacer el pago
oportuno. El crédito es una imperiosa necesidad para incrementar las ventas, a condición de
que se implanten políticas crediticias y se mantenga un estricto control sobre el área de
crédito y administración de cartera no solo porque puede representar graves pérdidas, sino
porque es la principal y más inmediata fuente de fondos. Otorgar un crédito equivale a
realizar una inversión en un cliente.
Revisada la base de datos del Centro de Documentación e Información Científica CDIC de
la Universidad Regional Autónoma de los Andes “UNIANDES” sede Santo Domingo no
existen antecedentes del tema “Sistema de Control Interno y Gestión de Crédito - Cobranzas
para la empresa TECNIFERTPAC S.A. sin embargo se encontraron 2 temas con aplicación
para distintas empresas que se indican a continuación:
• Sistema de Control Interno y Gestión de Cobranzas en la Empresa Industria de Caucho
y Acero Viteri "INCAVIT S.A.", Autora: Yanos Mackliff Marjorie Carolina, Periodo
(mayo -octubre 2012).
• Sistema de Control Interno y Gestión de Cobranza en la CLINICA BERMUDEZ Autor:
Huerta Toledo José Adrián, Periodo (Noviembre 2012-Abril 2013)
2
Planteamiento del Problema.
La Compañía “TECNIFERTPAC S.A.”, situada en Santo Domingo de los Tsáchilas, según
el Registro Único de Contribuyentes es una empresa Obligada a lleva a Contabilidad y se
dedica a venta de Insumos Agrícolas, esta compañía desde su reactivación en el año 2007 ha
tenido un crecimiento del 12% de ingresos anualmente. Aunque en el año 2016 tuvo un
decrecimiento en sus ingresos por diversos factores. En nuestro país se han presentado
diversas dificultades las cuales han disminuido los ingresos de la clientela lo que ha
producido una acumulación en las deudas, generando altos vencimientos en la cartera.
Se realizó una entrevista previa al gerente de la empresa, a través de la cual se ratificó que
la empresa posee problemas en el área de Crédito y Cobranzas los cuales necesitan ser
solucionados, además de varias falencias tales como:
➢ Cartera vencida de clientes por más de 360 días esta situación provoca que la empresa
deba reconocer una provisión de incobrables del 100% según las Normas de
Contabilidad afectando los resultados de la Compañía.
➢ Se ha verificado que clientes han cancelado a los vendedores y estos pagos no han sido
notificados a la empresa, esto provoca que exista una desactualización en la información
y además una mala imagen de la empresa debido a que al llamar a realizar la cobranza
el cliente comunica que ya ha sido cancelada la factura.
➢ Se ha realizado cobros a clientes los cuales han manifestado que han ejecutado negocios
personales con el Gerente propietario de la Compañía y que se deben cruzar sus saldos
con las deudas de él. Esto causa que además de disminuir la liquidez de la empresa, en
el departamento de cartera se continúa retrasando la cobranza de estos clientes, ya que el
Gerente no cancela inmediatamente las deudas cruzadas de los clientes a la Compañía.
➢ No se realiza un seguimiento continuo a los clientes como la comprobación de saldos
pendientes, este descuido genera que se presenten novedades como los cruces de clientes
con el Gerente o pagos a los vendedores y además la despreocupación de los clientes por
cancelar sus cuentas.
3
➢ La empresa auditora tampoco realiza las cartas de confirmación de saldos con los clientes
al realizar la auditoria, por ende no se puede comprobar que la información Financiera y
reportes del sistema este correcta y actualizada.
➢ No se realizan comités para la aprobación de cupos de créditos para los clientes, por esta
razón se han otorgado créditos desmedidamente e indebidamente por lo que muchas de
estas deudas se han convertido en incobrables.
➢ Los plazos otorgados a los clientes han llegado hasta los 180 días de crédito, lo cual es
excesivo en relación a los plazos de pago a proveedores, estas líneas de crédito han
afectado la liquidez de la compañía.
Tomando en cuenta lo antes indicado si estos problemas no son solucionados, afectaría a la
compañía, ya que al no tener una recuperación efectiva de las ventas a crédito no existen los
ingresos suficientes para que la operación de la empresa continúe exitosamente.
Formulación del Problema.
¿De qué manera se puede mejorar la Gestión de Crédito- Cobranzas en la empresa
Tecnifertpac SA de Santo Domingo de los Tsáchilas?
Delimitación del Problema.
Tecnifertpac SA es una Sociedad Anónima ubicada en la Provincia de Santo Domingo de
los Tsáchilas, en el Cantón Santo Domingo, en la Urbanización Los Laureles Vía al Poste
Km. 1. El representante legal de la Compañía es el Ing. Eber Bermúdez, nombrado desde el
31 de enero del 2016 quien además es el Gerente y accionista mayoritario de la Compañía.
Cuenta con un capital suscrito de $ 462.000 que está distribuido en tres accionistas. Este
contribuyente se encuentra obligado a llevar contabilidad y es contribuyente especial desde
el año 2009, que fue notificado por el Servicio de Rentas Internas. Su actividad principal es
la venta de insumos agrícolas.
La investigación se llevará a cabo hasta Septiembre del 2016.
4
Objeto de investigación.
El objeto de investigación es el Sistema de Control Interno.
Campo de acción.
El campo de acción a aplicar la investigación es la Gestión de Crédito y Cobranzas.
Identificación de la línea de investigación.
La línea de investigación será la Auditoría.
Objetivo General.
Diseñar un modelo de Sistema de Control Interno para mejorar la Gestión de Crédito-
Cobranzas en la empresa “TECNIFERTPAC S.A.” en el cantón de Santo Domingo.
Objetivos específicos.
➢ Sustentar científica y teóricamente en que se fundamenta un Sistema de Control Interno
y la Gestión de Crédito - Cobranzas.
➢ Diagnosticar la situación actual de la empresa sobre los procesos de Gestión de Crédito
- Cobranzas mediante técnicas y herramientas de investigación que permitan evidenciar
el problema planteado.
➢ Proponer un Sistema de Control Interno para mejorar la Gestión de Crédito Cobranzas
en la empresa TECNIFERTPAC S.A., del cantón de Santo Domingo.
➢ Validar por vía de expertos.
Idea a defender.
Con la aplicación de los componentes del control interno se identificará, capturará y
comunicará la información encontrada pertinente en una forma y en un tiempo que les
permita a los empleados cumplir con sus responsabilidades. Esto producirá que exista
información efectiva, y hará posible operar y controlar las Cuentas por cobrar en
TECNIFERTPAC S.A. en la ciudad de Santo Domingo de los Tsáchilas.
5
Variables de investigación.
Variable Independiente.
Sistema de Control Interno.
Variable Dependiente.
Gestión de Crédito Cobranzas
Justificación del tema.
La concesión de un crédito se ha convertido en una herramienta útil para estimular las ventas
y una cobranza efectiva es de suma relevancia en una empresa para la óptima rotación del
capital de trabajo. Esto se puede lograr mediante el diseño de un Sistema de Control Interno
porque permite vigilar las operaciones y suministrar información financiera para la toma de
decisiones, por medio de la organización, clasificación y cuantificación de la informacion
administrativa y financiera. Con el uso de estas herramientas proporcionadas por la Auditoria
se podrá evidenciar los resultados de la propuesta planteada, por lo tanto esta investigación
queda justificada técnicamente.
La elaboración de un Sistema de Control Interno para el departamento Cartera y Cobranzas
es mínimo en comparación con los beneficios que producirá en la Compañía Tecnifertpac
S.A., ya que permitirá a los encargados directos del área de Crédito y Cobranzas tener una
mejor dirección y organización en sus actividades, así como también la optimización de
recursos y mejores resultados en su área. Además a los directivos les permitirá tener una
mejor rotación de su capital de trabajo así como mejores resultados en sus Estados
Financieros.
La investigación realizada en Tecnifertpac S.A. permitirá la obtención del Título de
Ingeniera en Contabilidad Superior, Auditoría y Finanzas, CPA en la Universidad Autónoma
de los Andes UNIANDES.
6
Metodología a emplear.
Modalidad de la investigación.
Para el desarrollo del proyecto se aplicó la modalidad cuantitativa y cualitativa, con
influencia en la cuantitativa porque proporciona al investigador una visión más clara de lo
que puede esperar en la investigación. La investigación cuantitativa permitirá buscar con
mayor exactitud los indicadores y mediciones, con el fin de generalizar sus resultados a
poblaciones y además porque da datos numéricos y se aplicará en el área de cobranzas de la
empresa para sacar conclusiones de cómo se encuentra su funcionamiento.
La investigación cualitativa es aquella donde se estudia la calidad de las actividades,
relaciones, asuntos, medios, materiales o instrumentos en una determinada situación o
problema. Este nos servirá para analizar cómo se desarrolla la gestión de crédito – cobranzas.
En el proyecto se emplearon varios tipos de investigación, entre ellos está la investigación
bibliográfica, de campo, explicativa y descriptiva, dentro de los cuales se utilizaron varios
métodos como son: Inductivo- Deductivo, método Analítico- Sintético y además encuestas
dirigidas a colaboradores de la empresa, entrevista, así como observaciones realizadas a los
procedimientos de la empresa, especialmente en el departamento de Crédito y Cobranzas,
aplicando instrumentos como cuestionarios, guías de entrevistas y observaciones.
Resumen de la estructura del proyecto de investigación.
El proyecto de grado consta de cuatro elementos como:
La introducción en la cual se hace referencia al trabajo de investigación a desarrollar como
son sus antecedentes, planteamiento del problema, formulación del problema, delimitación
del mismo, objeto de estudio y campo de acción, identificación de la línea de investigación,
objetivos generales y específicos, idea a defender, justificación del tema, y metodología a
emplear.
El primer capítulo se refiere al marco teórico y contiene aspectos generales de los
componentes del Sistema de Control Interno, además diferentes aspectos del crédito y la
cobranza, tales como componentes de la política de crédito, registro y procedimiento
contable del crédito, política de la cobranza, registro y procedimiento contable de la
cobranza, trabajo de la cobranza, Auditoría, entre otros.
7
En el segundo capítulo se específica la metodología de investigación a emplearse para
identificar los problemas en la empresa, a través de la utilización de tipos, métodos, técnicas,
e instrumentos de investigación como entrevista a gerencia, encuestas al personal, entre otras
herramientas a utilizarse para analizar la información y de esta forma establecer conclusiones
que orienten la propuesta.
El tercer capítulo se refiere a la propuesta de la investigación que de acuerdo a la validación
y/o evaluación de los resultados del estudio desarrollado radica en la implementación de un
Sistema de Control Interno y Gestión de Crédito y Cobranzas en la empresa Tecnifertpac
S.A., que con su aplicación mejorará la gestión de los recursos de la empresa.
Aporte Teórico.
El aporte teórico de este Sistema de Control Interno servirá de modelo en otras empresas,
para mejorar la Gestión del Departamento de Crédito - Cobranzas en el manejo del proceso
de concesión de créditos, seguimiento y control de créditos - cobros y una mejor
organización en sus actividades, de esta forma se superará la efectividad del departamento
de Cartera y aumentará la liquidez en la empresa.
Significación Práctica.
La Gestión de Crédito y Cobranzas de la empresa TECNIFERTPAC S.A. mejorará
significativamente poniendo en práctica la propuesta señalada ya que incrementará las
seguridades a la hora de otorgar un cupo de crédito, la gestión de cobro será efectiva,
mejorando así los flujos corrientes de la empresa. Recuperando el capital de trabajo en una
forma más organizada, contribuyendo al normal desarrollo y crecimiento de la empresa.
Novedad Científica.
El modelo de Sistema de Control Interno y Gestión de Crédito Cobranzas es una propuesta
interesante para la empresa TECNIFERTPAC S.A. ya que a través de una buena
administración de cuentas por cobrar, el establecimiento de políticas de cobranzas y
procedimientos de cobro se podrá garantizar un mejor desempeño del departamento de
Cratera y esto producirá beneficios económicos futuros para la empresa.
8
CAPÍTULO I.
1. MARCO TEÓRICO.
1.1 ORIGEN Y EVOLUCIÓN DEL OBJETO DE INVESTIGACIÓN.
El trabajo investigativo se realizará en la Compañía “TECNIFERTPAC S.A.”, situada en la
ciudad de Santo Domingo de los Tsáchilas, dedicada a la venta de Insumos Agrícolas desde
el año 2007; dicha empresa no cuenta con un sistema de control interno que le permita un
adecuado control de sus actividades y el cumplimiento de normas, políticas, métodos y
procedimientos para el normal desenvolviendo y desarrollo organizacional.
Al no existir un adecuado sistema de control interno, la empresa puede presentar un alto
porcentaje en el vencimiento de cartera. Además, no contará con información actualizada y
necesaria respecto de los valores vencidos, proporcionando una mala imagen de la empresa
frente a los clientes y disminución en la rentabilidad.
1.2 ANÁLISIS DE LAS DISTINTAS POSICIONES TEÓRICAS.
A continuación detallaremos los principales conceptos teóricos que serán utilizados como
referencia en la presente investigación.
1.2.1 Contabilidad.
“Contabilidad se define como el proceso de identificar, medir y comunicar la información
económica de una entidad para todos los usuarios” (Ahmad H., 2015, pág. 16).
La contabilidad es el lenguaje y el soporte de las decisiones de los hombres de negocio. No
llevar la contabilidad de acuerdo a las normas internacionales de información financiera es
como guiar un avión sin medidor de gasolina, altímetro, velocidad o brújula. (Fierro Martínez,
2015, pág. 12)
De acuerdo a los autores citados, la contabilidad se constituye en el soporte fundamental
para el adecuado control de las operaciones de las empresas dedicadas a la prestación de
bienes o prestación de servicios.
9
1.2.1.1 Importancia.
“La contabilidad constituye, por tanto, una valiosa herramienta al servicio de la empresa y
sus gestores”. (Ortega Fernandez, 2012, pág. 15)
Los registros contables es un tema muy importante para la empresa y en especial para los
usuarios contables ya que trata desde los soportes con los cuales se efectúan los registros de
las transacciones comerciales hasta llevarlos a los libros que la ley considera obligatorios
para la empresa, se trata los registros contables, de los cuales se dice, que se trata de un
conjunto orgánico de registros o documentos destinados a la anotación de los hechos
traducidos en formulas contables. (Granados, 2010, pág. 120)
En base a las conceptualizaciones de los citados autores, la contabilidad es importante para
toda empresa y especialmente para los encargados de esta área, ya que otorga las pautas,
lineamentos, métodos, procesos para hacer un trabajo eficiente y eficaz que permita a toda
organización alcanzar los índices más altos de rentabilidad y el cumplimiento de los
objetivos.
1.2.2 Auditoría.
La auditoría es una herramienta para proporcionar a la dirección, a otras personas interesadas
y a las empresas, una evaluación independiente y objetiva de las operaciones. Sirve para dos
importantes funciones: ayudar a asegurar la responsabilidad e identificar medios para mejorar
la operatividad. (Montes, Montilla, & Mejía, 2014, pág. 21)
Una primera definición del término auditoria, de una forma amplia y general, podría ser la del
proceso sistemático encargado de controlar, verificar e inspeccionar una actividad concreta,
con el fin de estimar, mediante el contraste de determinada información y documentos, el nivel
con que los resultados de tal actividad se adecuan a criterios o normas preestablecidas.
(Montaño F. J., 2014, pág. 7)
Corroborando las definiciones anteriores se puede concluir que la auditoria es un examen
independiente y sistemático ejecutado para establecer si las actividades y resultados cumplen
con lo establecido y también para comprobar si esos procedimientos han sido realizados
efectivamente y son los apropiados para lograr los objetivos.
10
1.2.2.1 Objetivos.
El objetivo básico de la auditoría consiste en determinar si los elementos contabilizados son
razonables, consiguiendo con ello disponer si estos son necesarios para llevar a cabo la
actividad desarrollada por la compañía. Además, la auditoría busca comprobar si los elementos
contabilizados se corresponden con la realidad física, económica y jurídica de los mismos, y
su coste es recuperable como consecuencia del negocio de la empresa. (Montaño F. J., 2014,
pág. 19)
“El objetivo principal de una auditoria es expresar una opinión sobre la fiabilidad de la
información económica – financiera contenida en las cuentas anuales.” (Orta, Castrillo,
Sanchez-Mejía, & J. Sierra, 2012)
Los autores determinan que la auditoria constituye un examen de los Estados Financieros
por un auditor independiente, dando una opinión acerca de la presentación y su posición
financiera de conformidad con los principios contables generalmente aceptados y aplicando
los objetivos que la auditoría plantea.
1.2.3 Sistema de Control Interno.
“El control interno se puede definir como el conjunto de normas, métodos, procedimientos,
manuales y políticas coordinadas, que efectúa la más alta dirección –gobierno corporativo-,
encaminado a proporcionar seguridad razonable, para el logro de los objetivos.” (Montaño
E. , 2013, pág. 57)
El control interno es el proceso diseñado y ejecutado por los encargados de la dirección de la
entidad, la gerencia y otro personal para proveer una certeza razonable sobre el logro de los
objetivos de la entidad con respecto a:
• La confiabilidad de la emisión de informes financieros.
• La eficacia y eficiencia de las operaciones.
• El cumplimiento de las leyes y regulaciones aplicables.
11
Por lo tanto el control interno se diseña y se implanta para abordar los riesgos identificados
del negocio que amenacen el logro de cualquiera de estos objetivos. (Napolitano, Holguín,
Tejero, & Valencia, 2013)
El control interno comprende el plan de la organización y todos los métodos y medidas
coordinados que se adoptan en un negocio para salvaguardar sus activos, verificar con
exactitud y la confiabilidad de sus datos contables, promover la eficiencia operacional y
fomentar la adherencia a las políticas prescritas. (Mantilla B, 2013, pág. 6)
El sistema de control interno es la aplicación de varios elementos contenidos en diferentes
componentes, dependiendo del modelo, con el fin de salvaguardar los activos de una
empresa, obtener información financiera real y además entregar herramientas para la mejora
contínua del negocio.
1.2.3.1 Objetivos del Control Interno.
• Proteger los recursos y bienes de posibles riesgos.
• Garantizar eficiencia, eficacia y economía en todas las operaciones, facilitando que los
funcionarios cumplan la misión institucional.
• Velar que las actividades y recursos cumplan los objetivos de la entidad.
• Garantizar la evaluación de la gestión organizacional.
• Asegurar la oportunidad y confiabilidad de la información
• Definir y aplicar medidas para prevenir riesgos.
• Garantizar que el sistema disponga de mecanismos de verificación y evaluación.
• Velar por que se disponga de procesos de planeación. (Montes, Montilla, & Mejía, 2014,
pág. 22).
a) Alcanzar la eficacia y la eficiencia en sus operaciones.
b) Velar por el cumplimiento de las leyes y regulaciones correspondientes.
12
c) Permitir que la información contable sea fidedigna y corresponda a las operaciones del ente,
con lo cual se obtiene la inclusión de todas las transacciones en las cuales la organización
ha participado.
d) Velar por la salvaguarda y custodia de los activos propios y de terceros. (Montaño E. , 2013,
pág. 56)
Cada empresa establece su misión, fijando los objetivos que espera obtener y las estrategias
para conseguirlos. Así mismo el control interno establece objetivos importantes los mismos
que respaldaran las actividades de las empresas.
1.2.3.2 Modelo de Sistema de Control Interno.
1.2.3.2.1 Coso I
Los componentes pueden ser considerados como un conjunto de `procedimientos que son
utilizados para evaluar el control interno y comprobar su efectividad. Para realizar la
estructura de control interno se requiere de sus componentes.
A continuación, en la siguiente tabla de resumen los componentes del control interno y sus
elementos con su respectiva definición:
COMPONENTES DEL CONTROL INTERNO.
Ambiente de Control
El ambiente de control tiene una influencia profunda en la
manera como se estructuran las actividades del negocio, se
establecen los objetivos y se valoran los riesgos. Esto es cierto
no solamente en su diseño, sino también en la manera cómo
opera en la práctica. El ambiente de control esta influenciado
por la historia y por la cultura de la entidad. Influye en la
conciencia del control de su gente. Establecen las políticas y los
- Integridad y valores éticos.
- Estructura Organizacional.
- Asignación de autoridad y
responsabilidad.
- Políticas y prácticas sobre
recursos humanos.
13
procedimientos apropiados, incluyen a menudo un código de
conducta escrito, el cual fomenta la participación de los valores
y el trabajo en equipo, en aras de conseguir los objetivos de la
entidad. (Mantilla B, 2013, pág. 71)
Valoración de Riesgos
Cada entidad enfrenta una variedad de riesgos de fuentes
externas e internas, los cuales deben valorarse. Una condición
previa a la valoración de riesgos es el establecimiento de
objetivos, enlazados en distintos niveles y consistentes
internamente. La valoración de riesgos es la identificación y el
análisis de los riesgos relevantes para la consecución de los
objetivos, constituyendo una base para determinar cómo se
deben administrar los riesgos. Dado que la economía, la
industria, las regulaciones y las condiciones de operación
continuarán cambiando, se requieren mecanismos para
identificar y tratar los riesgos especiales asociados con el
cambio. (Mantilla B, 2013, pág. 71)
- Objetivos
- Riesgos
- Manejo de cambio
- Evaluación
Actividades de Control
Las actividades de control son las políticas y los
procedimientos que ayudan a asegurar que las directivas
administrativas se lleven a cabo. Ayudan a asegurar que se
tomen las acciones necesarias para orientar los riesgos hacia la
consecución de los objetivos de la entidad. Las actividades de
control se dan a todo lo largo de la organización, en todos los
niveles y en todas las funciones. Incluyen un rango de
actividades diversas como aprobaciones, autorizaciones,
verificaciones, conciliaciones, revisiones de desempeño
operacional, seguridad de activos y segregación de funciones.
(Mantilla B, 2013, pág. 72)
- Integración con la valoración
de riesgos
- Políticas y Procedimientos
- Evaluación
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Figura 1. Componentes del Control Interno.
Fuente: (Mantilla B, 2013, pág. 72)
Elaborado por: Fernanda Peralta
La aplicación de un Sistema de Control Interno en una empresa se ha tornado indispensable,
ya que este permite evidenciar de forma efectiva si se están alcanzando los objetivos trazados
por la administración, esto se puede lograr mediante la evaluación de las actividades de la
compañía aplicando los componentes del mismo, el Ambiente de Control se propone la
creación de Valores Éticos, un Organigrama y Manual de Funciones, en Valoración de
Riesgos el Establecimiento de Objetivos, en Actividades de Control la creación de Políticas
y Procedimientos de créditos y cobros, en Información y Comunicación un cronograma de
reuniones, un diseño de circularizaciones y comunicaciones y en Monitoreo un cuestionario
de evaluación del sistema de control interno.
Información y Comunicación
Debe identificarse, capturarse y comunicarse información
pertinente en una forma y en un tiempo que les permita a los
empleados cumplir con sus responsabilidades. Los sistemas de
información producen reportes, contienen información
operacional, financiera y relacionada con el cumplimiento, que
hace posible operar y controlar el negocio. Tiene que ver no
solamente con los datos generados internamente, sino también
con la información sobre eventos, actividades y condiciones
externas necesarias para la toma de decisiones, informe de los
negocios y reportes externos. (Mantilla B, 2013, pág. 72)
- Información
- Comunicación
Actividades de Monitoreo
Los sistemas de control interno deben monitorearse, proceso
que valora la calidad del desempeño del sistema en el tiempo.
Es realizado por medio de actividades de monitoreo ongoing
(continuo), evaluaciones separadas (independientes) o
combinación de las dos. El monitoreo ongoing ocurre en el
curso de las operaciones. Incluye actividades regulares de
administración y supervisión y otras acciones personales
realizadas en el cumplimiento de sus obligaciones. (Mantilla B,
2013, pág. 72)
- Actividades de monitoreo.
- Evaluaciones Separadas.
- Información de Deficiencias.
15
1.2.4 Gestión de Crédito.
Cuando una empresa vende bienes y servicios puede exigir el pago al contado en la fecha de
entrega o antes, o extender crédito a sus clientes y permitir cierta demora en el pago. Las
siguientes secciones ofrecen una idea de lo que interviene en la decisión de la compañía de
conceder o no el crédito a sus clientes. Otorgar crédito equivale a realizar una inversión en un
cliente, ligada a la venta de un producto o servicio. (Westerfield, 2012, pág. 846)
Centrémonos ya en la gestión del crédito comercial representado por los proveedores. Como
ya comentáramos, los clientes alargan los plazos de pago haciendo en ellos una fuente de
“financiación espontánea” concedida en las operaciones comerciales usuales, y “gratuita”,
evitando así acudir al crédito bancario a corto plazo que supone un coste explícito. Es en este
punto en donde vamos a trabajar, pues en determinadas circunstancias se presentan costes
explícitos o implícitos en la operación, que puedan afectar a la posición del proveedor o del
cliente. (Ruiz & Gil, 2012, pág. 223)
El término crédito proviene del latín creditum, de credere, tener confianza. Aun cuando no
existe una definición generalmente aceptada, podemos definir la operación de crédito como
“la entrega de un valor actual, sea dinero, mercancía o servicio, sobre la base de la confianza,
a cambio de un valor equivalente esperado en un futuro, pudiendo existir adicionalmente un
interés pactado” (Villaseñor Fuente , 2009, pág. 11)
El crédito es una herramienta utilizada por las empresas para aumentar el flujo de ventas, de
esta forma las empresas captan clientes, pero además se convierten en una fuente de
financiamiento para los clientes. Este crédito se debe otorgar después de haber realizado
varios filtros para garantizar el retorno de la inversión realizada.
1.2.4.1 Objetivos.
En el proceso de formular la decisión respecto del curso de acción para dirigirse a un fin, es
de capital importancia tener una comprensión clara de la meta: el desarrollo de la política de
crédito: esto significa comprender los objetivos generales de la empresa, tanto de sus
operaciones de producción y ventas, como para otras áreas menos tangibles como son las
relaciones públicas. (Villaseñor Fuente , 2009, pág. 26)
16
Existen cuatro objetivos básicos del departamento de crédito que dependen del grado de
tolerancia que vaya a aceptar la dirección:
1.- Lograr el mayor volumen de ventas.-
Se espera que el aumento de los gastos de la cobranza y en las pérdidas por cuentas malas se
vea contrarrestando con el incremento esperando en la utilidad de las ventas a crédito. Este
objetivo obliga a ser generosos en el crédito y en la cobranza.
2.- Buscar la optimización de las ventas, pero controlando la cobranza.
Esto se logra con un otorgamiento generoso en el crédito, pero con políticas y procedimientos
rígidos en la cobranza.
3.- Tener la más alta seguridad en los clientes con políticas de cobro benignas.
En este caso se establece una política rígida de crédito y se ofrece un trato generoso en el
cobro.
4.- Maximizar la seguridad financiera de la empresa.
Para lograr esto, se deben establecer políticas, procedimientos y controles rígidos tanto en el
otorgamiento de crédito como en la cobranza. La empresa se priva de ciertas ventas para dar
la rigidez a sus presupuestos. (Montaño García , 2010, pág. 14)
Tal como lo comentan los autores los objetivos de otorgar un crédito es elevar el volumen
de ventas, y este es fácil de obtener pues siempre habrá clientes interesados en la compra de
producto a crédito, de la mano a estos objetivos deben estar ligados la excelente gestión de
cobranza para que el proceso de las ventas sea terminado con éxito.
1.2.4.2 Tipos de crédito.
Existen varios tipos de crédito a continuación nombramos varias clasificaciones
1.2.4.2.1 En relación con el objetivo
• De comodidad.
Es aplicable cuando se otorga con fines de financiamiento y sólo se da un plazo
17
al cliente para que revise sus facturas y elabore el cheque de pago. Los plazos
pueden variar entre una semana y 30 días.
• De financiamiento de los inventarios.
En este caso, hay un desplazamiento de los inventarios desde los almacenes del
vendedor hasta los del deudor. El plazo varía entre 30 días y un año. Debe
examinarse la rotación de las mercancías del deudor, para evitar que se dé un
plazo mayor del necesario.
• De financiamiento de las cuentas por cobrar.
Este tipo de crédito permite al deudor hacer compras en mayores cantidades al
efectuar los pagos a plazos o en un tiempo relativamente largo. El plazo varía
entre seis meses y tres años.
1.2.3.2.2 En relación con la garantía.
• Crédito personal o quirografario.
Es aplicable cuando se garantiza el cumplimiento del crédito con la firma del
deudor, dada su imagen o cualidades personales que tenga.
• Crédito prendario.
Es aplicable cuando se señala como garantía un bien mueble o se endosa en
garantía un título de crédito, como letra de cambio, pagaré, bonos, cédulas,
etcétera.
• Crédito documentado.
Es aplicable cuando se expiden a favor del acreedor títulos de crédito en los que
se señala la fecha de vencimiento. Pueden ser letras de cambio o pagarés.
18
• Crédito Hipotecario.
Es aplicable cuando se señalan como garantía bienes inmuebles, como maquinaria
instalada, edificios, terrenos, bodegas, etcétera.
1.2.3.2.3 En relación con las operaciones bancarias.
En materia de crédito, el sistema bancario proporciona financiamiento al comercio y a la
industria mediante la celebración de un contrato de apertura de crédito, reglamentado por las
leyes mercantiles y que pueden tener las modalidades:
• Crédito simple
• Crédito en cuenta corriente
• Descuentos de títulos
• Arrendamiento de equipo
• Carta de crédito
• Tarjeta de crédito (Montaño García , 2010, pág. 19)
Existen varios tipos de crédito que se amoldan a las necesidades de los solicitantes o
demandantes, tienen distintas aplicaciones dependiendo del uso que se le vaya a dar. Entre
los más utilizados son los créditos comerciales y bancarios.
1.2.4.3 Registros y procedimientos contables de crédito.
La cuenta clientes solo se usa cuando se trata de importes adeudados por clientes, partidas
por cobrar que se clasifican como un activo circulante en el balance general. Los importes
por cobrar correspondientes a préstamos a funcionarios de la compañía, anticipos a
empleados documentos recibidos y los intereses acumulados sobre los documentos por
19
cobrar también se consideran activo circulante, si se piensa cobrarlos dentro de un año o
menos. (Guajardo & Andrade, 2014, pág. 272)
Cuenta del activo corriente. Eventualmente parte del crédito concedido podría corresponder
al Activo de largo plazo, que se encarga de registrar y controlar los créditos concedidos a
personas naturales o jurídicas que reciben créditos comerciales. Requiere registros auxiliares
(Kárdex) que controlen de manera individual las cuentas pendientes. (Zapata Sánchez, 2011,
pág. 156)
Según los autores nos indican que las cuentas por cobrar pueden ser contabilizadas con los
siguientes nombres de acuerdo al plan de cuentas de la compañía, estos pueden ser, Cuentas
por Cobrar o Clientes. En el Ecuador las normas generalmente aceptadas son las Normas
Ecuatorianas de Contabilidad, Normas Internacionales de Contabilidad y las Normas
Internacionales de Información Financiera.
1.2.4.4 Componentes de la política de crédito.
Si una compañía decide otorgar crédito a sus clientes, debe establecer procedimientos para
hacerlo y luego cobrar. En particular, tomará en cuenta los siguientes componentes de la
política de crédito:
1.- Términos de la venta.- Los términos de la venta establecen como se propone la empresa
vender sus bienes y servicios. Una decisión básica es si requerirá efectivo o dará crédito. Si
otorga crédito a un cliente, los términos de la venta especificarán (quizá de manera implícita)
el plazo del crédito, el descuento por pronto pago y el periodo de descuento, así como el tipo
de instrumento de crédito.
2.- Análisis de crédito.- Cuando una compañía entrega crédito, determina cuanto esfuerzo debe
invertir en tratar de distinguir entre los clientes que pagarán y los que no lo harán. Las empresas
usan varios mecanismos y procedimientos para determinar la probabilidad de que los clientes
no paguen; en conjunto, se conocen como análisis de crédito.
3.- Política de cobranza.- Después de haber concedido el crédito la firma tiene el problema
potencial de cobrar en efectivo, para lo cual debe establecer una política de cobranza.
(Westerfield, 2012, pág. 847)
20
Las políticas se establecen de acuerdo con el objetivo de la empresa y con los objetivos
departamentales, así como con las directrices que establezcan los miembros del consejo de
administración, por eso no se puede generalizar, pero como ejemplo podemos señalar
algunas de ellas:
• Tiempo
Esta política indica el tiempo máximo concedido a los clientes. Puede y debe
ajustarse frecuentemente a las condiciones financieras de la localidad.
• Plazos
Es la más importante y una de las primeras políticas que se deben fijar. En la
determinación de los plazos máximos y mínimos debe examinarse cuidadosamente
lo siguiente:
a) Los plazos que den otras empresas similares
b) La inversión que se requiere en las cuentas por cobrar.
c) Los recursos de financiamiento disponibles y el costo de capital.
d) La determinación del porcentaje de crédito que podrán financiar los proveedores.
• Descuentos por pronto pago
El dinero tiene un costo; para obtenerlo con oportunidad, algunas veces tiene un costo
mayor. Para establecer esta política, se debe fijar un porcentaje que resulte atractivo
a los clientes como un incentivo de compra. Si la empresa está organizada para
vender a crédito, debe hacer una evaluación del porcentaje de descuento que ofrece
en operaciones de riguroso contado, con el fin de ver si realmente es atractivo para
el cliente y productivo para la empresa.
• Pronto pago
Esta política autoriza al cliente a pagar dentro de determinado número de días a partir
de la fecha de la factura, del embarque de la mercancía, de la recepción de la
mercancía o de las visitas del vendedor.
21
• Crédito comercial
Esta política se establece de acuerdo con la cercanía o lejanía del cliente. Debe
determinarse si se otorgan 30, 45 o 60 días para que el cliente pague. (Montaño
García , 2010, pág. 17)
La agrupación de los componentes de la política de crédito se puede realizar de diferentes
formas pero todas resumen en lograr una buena venta con un excelente otorgamiento de
crédito y una cobranza efectiva. Si se cumple todas estas políticas teóricamente las
compañías no deberían tener mayor problema en la recuperación de su capital.
1.2.4.5 Análisis de crédito.
Cuando una compañía entrega crédito, determina cuánto esfuerzo debe invertir en tratar de
distinguir entre los clientes que pagarán y los que no lo harán. Las empresas usan varios
mecanismos y procedimientos para determinar la probabilidad de que los clientes no paguen;
en conjunto, se conocen como análisis de crédito. (Westerfield, 2012, pág. 847)
El análisis puede hacerlo una sola persona o in comité de analistas formado por tres personas
que hacen la evaluación independientemente y miden el grado de desacuerdo que puedan tener.
En este caso, también se fija un límite máximo de desacuerdo para poder aceptar el crédito.
Si los tres analistas dan calificaciones muy diferentes, significa que la información no es
precisa y, por tanto, no debe aceptarse.
Los elementos que los analistas deben estudiar para conceder el crédito a un cliente son:
1. Reputación
Imagen o renombre que tenga la persona o institución de ser buena pagadora.
2. Arraigo
El tiempo que se tenga en un domicilio, en el trabajo o con un negocio.
3. Garantía
El valor de los bienes muebles o inmuebles que aseguren el cumplimiento de la deuda.
22
4. Solvencia
La capacidad de pago oportuno del deudor. (Montaño García , 2010, pág. 37)
El análisis de crédito es imprescindible en una compañía puesto que la venta a crédito es
catalogada como una inversión en los clientes, por lo cual el hecho de otorgar un crédito
debe ser analizado de una forma muy minuciosa pues es el capital el que está en riesgo.
1.2.5 Gestión de Cobranzas.
La cobranza es el sistema administrativo que tiene por objeto recuperar el importe de las ventas
en la fecha de vencimiento. Para que el departamento de cobranzas pueda llevar a cabo su
función, necesita tener facultades que le permitan presionar al cliente en forma adecuada y
lograr la recuperación del crédito pendiente. (Montaño García , 2010, pág. 58)
Uno de los activos circulantes más importantes de un negocio, considerado un activo líquido,
es la cantidad de dinero que representa el capital de trabajo invertido en cuentas por cobrar a
clientes. La rotación de esta cantidad es vital para la estabilidad de la empresa. En la mayoría
de las firmas mejor administradas se realizan frecuentes pruebas para determinar el estado
satisfactorio de estas cuentas. En ocasiones, la tarea de convertir esas cuentas en efectivo,
medir la calidad y la rotación de las cuentas por cobrar y, en general, vigilar este importante
activo del negocio, se considera que va más allá de la función de cobranzas, participando en
ello los más altos niveles con responsabilidad de la situación financiera de la empresa.
(Villaseñor Fuente , 2009, pág. 218)
Estos autores nos indican que una buena gestión de cobranzas garantiza la liquidez de la
empresa y la rotación del capital de un negocio. Es de suma importancia ser minuciosos en
estas áreas, ya que los mínimos descuidos pueden dar lugar a desvíos de fondos, acarreando
una serie de problemas que incluso pueden llegar a presentar una mala imagen de la
compañía.
1.2.5.1 Objetivos.
La cobranza tiene como objetivo principal y universal cobrar oportunamente. El objetivo
secundario depende de las características de la empresa y la política establecida en forma
rígida y tolerante.
23
Si la posición de la empresa es rígida respecto a la cobranza, el objetivo secundario debe ser
cobrar el dinero. Esto significa que se cobrará al cliente hasta el último centavo que deba a la
empresa, sin importar el costo de la cobranza. No importa que se pierda el cliente, ya que con
esta política se busca que la empresa tenga una firme estructura económica.
Cuando la posición es tolerante en la cobranza, el objetivo secundario debe ser conservar al
cliente. (Montaño García , 2010, pág. 60)
Una empresa comercial pronto se quedaría sin capital de trabajo si no se resarciera
continuamente merced a la liquidación de sus ventas, originando un movimiento de efectivo
por parte de sus clientes. (Villaseñor Fuente , 2009, pág. 215)
Si no se tiene los objetivos definidos en la empresa y en especial los objetivos que marquen
el paso al área de cobranzas, toda la estructura presentará deficiencias permanentes que
pueden conducir a la posibilidad de convertirse en incobrable el crédito concedido, pérdida
en las ventas, pérdida de prestigio de la compañía, deficiencia en otras funciones como
contabilidad, producción, distribución y en la administración en general.
1.2.5.2 Registro y procedimiento contable de la cobranza.
Cada empresa debe contar con registros y procedimientos de cobro especialmente diseñados
para satisfacer sus necesidades. El sistema establecido debe ajustarse a los objetivos y políticas
de la empresa, al volumen de operaciones, al tipo de clientela, al medio donde opera, al criterio
de los propietarios y a un gran número de variables que inciden en el buen o mal
funcionamiento del sistema. Por ello, el ejecutivo debe diseñar un sistema propio, pero puede
seguir lineamientos generales, como los que se presentan a continuación:
Existen dos procedimientos generales de la cobranza:
a) la cobranza por excepción
b) la cobranza general.
La cobranza por excepción se establece en aquellas empresas en las que el objetivo secundario
es tolerante, o sea, conservar al cliente. En este caso se supone que el 70% de la clientela
24
pagará voluntariamente y con oportunidad, por lo cual el sistema de cobranza establece solo
para el 30% restante.
La cobranza general debe implantarse en las empresas que tienen como objetivo secundario
cobrar el dinero al 100% de los clientes, sean buenos o malos pagadores. (Montaño García ,
2010, pág. 62)
1.2.5.3 Política de Cobranza.
Como ya se mencionó, toda función o conjunto de actividades de la empresa debe estar
reglamentada mediante políticas claras, definidas y por escrito, para que los ejecutivos y los
empleados de un departamento sepan que se puede hacer, cuales son los límites de su actuación
y que es lo que no se puede hacer. (Montaño García , 2010, pág. 60)
La política de cobranza es el último elemento de la política de crédito. Consiste en supervisar
las cuentas por cobrar para detectar problemas y obtener el pago de las cuentas vencidas.
(Westerfield, 2012, pág. 859)
Una empresa bien organizada determinará qué división de ella asumirá la responsabilidad
de la cobranza, y procederá a establecer una clara política general que cubra el trabajo de
cobro. Esta política, por supuesto se someterá a análisis periódicos de acuerdo con las
condiciones y necesidades de la compañía.
1.2.5.4 Trabajo de Cobranza.
En general las empresas llevan a cabo la siguiente secuencia de procedimientos con los clientes
morosos:
1.- Envían una carta de aviso de morosidad para informar al cliente del estado de atraso de
la cuenta.
2.- Efectúan una llamada telefónica al cliente.
3.- Contratan una agencia de cobranza
25
4.- Emprenderán acciones legales en contra del cliente.
En ocasiones, una compañía podría negarse a otorgar un crédito adicional a los clientes, hasta
que éstos regularicen sus pagos. Esto podría suscitar irritación en un cliente normalmente
bueno, lo que podría generar un conflicto de intereses entre el departamento de cobranzas y de
ventas. (Westerfield, 2012, pág. 860)
El verdadero trabajo de cobranzas empieza al vencer una cuenta. Diversos sistemas pueden
utilizarse para enfocar la atención del personal de cobranza en las cuentas vencidas.
Seleccionar el sistema adecuado para determinado tipo de operación estará en relación directa
con el sistema de contabilidad básico utilizado para facturar a los clientes y registrar las cuentas
por cobrar.
Para obtener una amplia información sobre los diversos sistemas en uso es aconsejable
solicitarla a las diversas empresas que venden este tipo de sistemas y equipos, con lo cual se
podrá seleccionar el más económico y eficiente para un trabajo en particular. El costo del
personal administrativo es un factor de capital importancia; por lo tanto, cualquiera sistema de
facturación, y de seguimiento de cobranza demasiado complicado, podría retrasar el
crecimiento de una organización comercial. El procedimiento de cobro es una de las muchas
actividades de una empresa que en su conjunto determina su eficiencia. (Villaseñor Fuente ,
2009, pág. 222)
Ciertas empresas comerciales generan trabajo de cobranza en tan grandes volúmenes, que
resulta ventajoso adiestrar y emplear a personal especializado en cobranza, sin la
responsabilidad de aprobar el crédito, pero casi siempre subordinados a este departamento.
Dichas organizaciones pueden encontrarse en aquellas industrias donde el número de cuentas
es muy elevado y la cantidad promedio de cada transacción es más bien pequeña y uniforme.
Las ventajas de este sistema, donde las condiciones de crédito así lo justifiquen, incluyen
posibles ahorros en salarios debido al tipo de personal que se necesita, el desarrollo de un
experto e idóneo manejo de la cobranza a través de la especialización, la liberación de cargas
de trabajo al personal más valioso, permitiéndole así dedicarse a más complejas tareas de
crédito.
26
1.3 VALORACIÓN CRÍTICA DE LOS CONCEPTOS PRINCIPALES DE LAS
DISTINTAS POSICIONES TEÓRICAS.
En este capítulo se describen los principales conceptos de autores reconocidos, los mismos
que están vinculados con las variables de la presente investigación. Esto permitirá sustentar
teóricamente las diversas posiciones que se alcanzarán en el desarrollo de este proyecto.
Según Samuel Alberto Mantilla, el control interno comprende el plan de la organización y
todos los métodos y medidas coordinados que se adoptan en un negocio para salvaguardar
sus activos, verificar con exactitud y la confiabilidad de sus datos contables, promover la
eficiencia operacional y fomentar la adherencia a las políticas prescritas
De acuerdo a las definiciones anteriores se evidencia que el control interno es una
herramienta fundamental para toda empresa, ya que los cinco elementos del COSO I
contribuyen a mejorar la gestión en los departamentos de una empresa. El control interno
pretende minimizar los riesgos, mejorando los controles a través del cumplimiento de
políticas establecidas que permitan alcanzar el desarrollo de los objetivos de la organización.
La eficiente gestión de créditos – cobranzas, es fundamental para generar liquidez y
solvencia a la empresa, una eficaz administración de la cartera, ayuda a que la compañía
pueda cumplir con las obligaciones contraídas en corto, mediano y largo plazo.
1.4 CONCLUSIONES PARCIALES DEL CAPÍTULO
En este capítulo se analizó las dos variables que servirán para el desarrollo de la propuesta
del Sistema de Control Interno, de acuerdo con las necesidades del área de Crédito –
Cobranzas de la empresa TECNIFERTPAC S.A de lo cual se pudo concluir lo siguiente:
✓ La primera variable el sistema de control interno es muy importante ya que nos ayuda
a monitorear cada departamento o actividad que se realiza en la empresa, debido a
que este evalúa los diversos niveles de autoridad, así como el desempeño, dirección,
lineamientos, entre otros, de esta forma con los resultados obtenidos en la evaluación
se pueden tomar las correcciones necesarias, de esta forma se justifica plenamente la
27
importancia de un sistema de control interno, fundamentando teóricamente a través
de reconocidos autores.
✓ En la segunda variable de acuerdo con los autores se definió que la gestión de crédito
y cobranzas es un aspecto primordial para que la empresa genere liquidez, que le
permita desarrollar todas sus actividades con tranquilidad, ayudando a cubrir
obligaciones contraídas, el control de las cobranzas es fundamental y para su
ejecución es necesario sin duda que la empresa cuente con un adecuado sistema de
control interno.
28
CAPÍTULO II.
2. MARCO METODOLÓGICO.
2.1 CARACTERÍSTICAS DE LA EMPRESA EN EL CONTEXTO
INSTITUCIONAL.
La empresa Tecnifertpac SA es una Sociedad Anónima ubicada en la Provincia de Santo
Domingo de los Tsáchilas en el Cantón Santo Domingo en la Urbanización Los Laureles
Vía al Poste Km. 1. El representante legal de la Compañía es el Ing. Eber Bermúdez,
nombrado desde el 31 de enero del 2016 quien además es el Gerente y accionista mayoritario
de la empresa. Esta Sociedad cuenta con un capital suscrito de $ 462.000 que está distribuido
en tres accionistas. Este contribuyente se encuentra obligado a llevar contabilidad y es
contribuyente especial desde el año 2009, que fue notificado por el Servicio de Rentas
Internas. Su actividad principal es la venta de insumos agrícolas.
Entre los principales productos que comercializa se encuentran los fertilizantes tales como;
Palmabono, Sulfato de Magnesio, Solubor, etc., así como también agroquímicos como
Benfurol, Tordon, entre otros. El mercado en el que se desenvuelve la compañía existen
importantes competidores, tales como Brenntag, Delcorp, Fertpacific, Fertisa, Agripac, entre
otros, muchos de ellos son trasnacionales. Las sociedades anónimas en el Ecuador se
encuentran reguladas por varios organismos como son; Superintendencia de Compañías
(Ley de Compañías, NIIF), Servicio de rentas Internas (Ley de Régimen Tributario),
Ministerio de Relaciones Laborales (Código de Trabajo).
2.2 DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO METODOLÓGICO.
2.2.1 Modalidad de la Investigación.
Para el desarrollo de la investigación se aplicó la modalidad cuantitativa y cualitativa, con
influencia en la cuantitativa porque proporcionaron al investigador una visión más clara de
lo que puede esperar en la investigación.
29
La investigación cuantitativa permitió buscar con mayor exactitud los indicadores y
mediciones, con el fin de generalizar sus resultados a poblaciones y además porque da datos
numéricos y se aplicará en el área de cobranzas de la empresa para sacar conclusiones de
cómo se encuentra su funcionamiento.
La investigación cualitativa es aquella donde se estudia la calidad de las actividades,
relaciones, asuntos, medios, materiales o instrumentos en una determinada situación o
problema. La misma procura por lograr una descripción holística, esto es, que intenta
analizar exhaustivamente, con sumo detalle, un asunto o actividad en particular. Este nos
servirá para analizar cómo se desarrolla la gestión de crédito – cobranzas de la compañía.
2.2.2 Tipos de Investigación.
2.2.2.1 Investigación Descriptiva.
Se utilizó la investigación descriptiva porque permitió caracterizar la información
proveniente del departamento de crédito – cobranza y su incidencia en los resultados de la
compañía.
2.2.2.2 Investigación Bibliográfica.
La investigación bibliográfica nos permitió recopilar información, a través de textos, leyes,
revistas, internet y documentos referentes al área de las Ciencias Contables y Auditoría.
2.2.2.3 Investigación de Campo.
Se utilizó también la investigación de campo porque se entrevistó y se encuestó a directivos,
empleados del departamento de Crédito y cobranza y a clientes, para profundizar la
problemática referida.
2.2.3 Métodos, Técnicas e Instrumentos.
Los métodos utilizados en esta investigación fueron:
30
2.2.3.1 Métodos.
2.2.3.1.1 Inductivo – deductivo.
El método inductivo utiliza el razonamiento para obtener conclusiones que parten de hechos
particularmente aceptados como válidos, para llegar a conclusiones cuya aplicación sea de
carácter general. El método se inicia con un estudio individual de los hechos y se formulan
conclusiones universales que se postulan como leyes, principios o fundamentos de una
teoría. Se analizará específicamente la información que se mantiene con los clientes y de
esta manera se llegará a conocer si está funcionando correctamente el departamento.
Deductivo, este método de razonamiento consiste en tomar las conclusiones generales para
obtener explicaciones particulares. El método se inicia con el análisis de los postulados,
teoremas, leyes, principios, etcétera, de aplicación universal y de comprobada validez, para
aplicarlos a soluciones o hechos particulares. Este método se utilizará para desarrollar el
problema, partiendo de la información obtenida de la compañía en la entrevista al Gerente,
deduciendo así el objeto de estudio, además con la bibliografía de varios textos se realizará
un resumen de la teoría a ser aplicada en esta investigación.
2.2.3.1.2 Analítico – sintético.
El método analítico es un proceso cognoscitivo que consiste en descomponer un objeto de
estudio, separando cada una de las partes del todo para estudiarlas en forma individual. Este
método nos sirvió para dividir en partes el sistema de control interno y de esta forma
analizarlo detalladamente para la aplicación del mismo en la compañía.
El método sintético integra los componentes dispersos de un objeto de estudio para
estudiarlos en su totalidad. Este método nos permitió realizar una síntesis de los problemas
del área de crédito –cobranzas y de esta forma plantear soluciones específicas para esta área
de la empresa.
2.2.3.1.3 Análisis Documental.
Mediante este método se logró recabar información mediante la utilización de documentos
permitiendo así recolectar, seleccionar, analizar y presentar resultados coherentes.
31
Con la utilización de procesos lógicos y mentales que toda investigación requiere, se
procedió al análisis, síntesis, deducción, inducción sobre el tema investigativo plateado,
teniendo como finalidad obtener resultados que sirvan de base para constatar la existencia
del problema de crédito–cobranzas en la empresa, determinando así la solución adecuada.
2.2.3.2 Técnicas de Investigación.
Las técnicas de Investigación que se utilizaron en la presente investigación son las
siguientes:
2.2.3.2.1 Entrevista.
Es una técnica para obtener datos que consisten en un dialogo entre dos personas el
entrevistador y el entrevistado, la entrevista se la aplicó al dueño de la empresa con la
finalidad de conocer las operaciones y falencias que se han registrado en el área de crédito-
cobranzas.
2.2.3.2.2 Encuesta.
Es una técnica que consiste en obtener datos de varias personas cuyas opiniones
impersonales interesan al investigador, la encuesta se la aplicó a los empleados a fin de
obtener información relevante que ayudará a la investigación.
2.2.3.2.3 Observación.
Esta técnica permitió tener una mejor expectativa del funcionamiento de la empresa,
observar cada uno de sus procesos y determinar cuáles son las falencias y debilidades de la
empresa en cuanto a su sistema de control.
2.2.3.3 Instrumentos de la Investigación.
2.2.3.3.1 Guía de la Entrevista.
Es un documento en el que contiene un banco de preguntas sobre un tema específico que
van ser realizadas al entrevistado a fin de obtener información. Se aplicó al momento de
32
realizar la entrevista del dueño o gerente de la empresa, ya que facilita registrar las respuestas
que va proporcionando de manera detallada. De esta manera se obtuvo de una manera
generalizada información acerca de los problemas del área de Crédito- Cobranzas.
2.2.3.3.2 Cuestionario de encuesta.
Es un instrumento de recogida de datos rigurosamente estandarizado que operacionaliza las
variables objeto de observación e investigación, por ello las preguntas de un cuestionario
constituyen los indicadores de la encuesta. Este instrumento se aplicó a los empleados de la
empresa al momento de realizar la encuesta con preguntas sobre los posibles problemas
relacionados con la gestión de cartera - cobranzas y que ayudaron a recopilar información
de manera más rápida.
2.2.3.3.3 Citas bibliográficas.
Es el conjunto de datos precisos y detallados con los que se facilita la revisión documentos,
cualquiera sea su formato, o a una de sus partes y a sus características editoriales, este
instrumento se aplicó en la realización de este proyecto, para indicar de donde se ha extraído
la información bibliográfica.
2.2.3.3.4 Fichas.
Servirá para tomar apuntes de los hallazgos que se realicen en el momento que se esté
realizando la observación.
2.2.4 Población.
La población de esta investigación es de 8 elementos y se ha considerado el personal que
labora en la empresa y que se encuentra relacionado con el área de cobranzas.
33
Tabla 1. Población utilizada en la investigación.
DESCRIPCIÓN
CANTIDAD
GERENTE GENERAL 1
GERENTE FINANCIERO 1
JEFE DE COBRANZAS 1
ASISTENTE DE COBRANZAS 1
VENDEDORES/COBRADORES 3
CONTADOR 1
TOTAL 8
Fuente: Empresa TECNIFERTPAC S.A.
Elaborado por: Fernanda Peralta
2.2.5 Interpretación de los Resultados.
Luego de haber realizado las respectivas entrevistas y encuestas a los involucrados de la
empresa TECNIFERTPAC, se obtuvo los siguientes resultados e interpretaciones que se
detallan a continuación:
2.2.5.1 Entrevista.
2.2.5.1.1 Entrevista dirigida al Gerente General de la Compañía TECNIFERTPAC S.A.
De los resultados obtenidos en la entrevista realizada al Gerente General de Tecnifertpac
S.A. se puede interpretar que la empresa no ha diseñado un Sistema de Control interno para
el área de Crédito y Cobranzas, por ende no se han diseñado ni revisado metas, objetivos,
políticas para disminuir la morosidad de la cartera.
Aun no se ha realizado un plan formal de capacitación para el área de cartera y cobranzas.
Tecnifertpac no cuenta con un comité de crédito, la mayoría de los clientes son conocidos
por lo que se les ha otorgado créditos sin análisis exigentes, ni se ha solicitado documentos
adicionales que garanticen los créditos otorgados.
Los resultados obtenidos en la aplicación de la entrevista, se evidencian en el Anexo Nº 4.
34
2.2.5.2 Encuesta.
2.2.5.2.1 Encuesta a Gerente Financiero y Jefe de Créditos y Cobranzas de la Compañía
TECNIFERTPAC S.A.
Tabla 2. Encuesta Gerente Financiero y Jefe de créditos.
N PREGUNTA SI NO ANALISIS
FI FR FI FR
1 ¿Existe en la empresa la
infraestructura adecuada
para el área de crédito y
cobranzas?
0 0% 2 100% La totalidad de los encuestados
reconoce que el área de crédito y
cobranzas no cuenta con la
infraestructura necesaria.
2 ¿Se ha diseñado un sistema
de control interno para el
área de créditos y
cobranzas?
0 0% 2 100% Todos los encuestados ratifican que
no cuentan con un sistema de
control interno
3 ¿Existen políticas
claramente definidas para
el departamento de crédito
y cobranzas?
0 0% 2 100% El total de los encuestados afirman
que no existen políticas definidas.
4 ¿Existe alguna garantía del
personal que maneja la
cobranza?
0 0% 2 100% El total de los funcionarios
respondió que no existen garantías
del personal de cobranzas.
5 ¿Solicita la empresa de
forma periódica
confirmación directa a los
clientes de su saldo
mediante el envío del
correspondiente extracto
de la cuenta?
0 0% 2 100% El total de los encuestados contestó
que no se realizan confirmaciones
de saldos periódicas.
6 ¿La cartera física se
custodia bajo suficientes
medidas de seguridad?
2 100% 0 0% El total de los funcionarios
contestaron que la cartera se
encuentra bien custodiada.
7 ¿Todos los ingresos o
cobranzas, son reportados
oportunamente al
Departamento de
Tesorería?
1 50% 1 50% La mitad de los encuestados
menciona que no son reportados a
tiempo los cobros.
35
8 ¿Se realizan programas de
capacitación
específicamente diseñados
para el personal del área de
cobranzas?
0 0% 2 100% Unánimemente contestaron que no
se realizan capacitaciones al
personal de cobranzas
9 ¿Se realizan reuniones de
planificación para
presupuestar las ventas y
cobranzas?
0 0% 2 100% El total de los funcionarios
contestaron que no se realizan
planificaciones de ventas y
cobranzas.
10 ¿Cuál de las siguientes
circunstancias influye
mayoritariamente en la
morosidad de su cartera?
Falta de
voluntad del
cliente
0 0% En esta pregunta los encuestados
contestaron que la morosidad en la
cartera tiene influencia tanto de la
falta de análisis de los clientes
como la ausencia de políticas de
cobro.
Incapacidad de
Pago
0 0%
Falta de
análisis al
cliente
1 50%
Ausencia de
políticas de
cobros
1 50%
Fuente: Empresa TECNIFERTPAC S.A.
Elaborado por: Fernanda Peralta
2.2.5.2.2 Encuesta a Asistente de Cobranzas y Vendedores / Cobradores de la Compañía
TECNIFERTPAC S.A.
Tabla 3: Encuesta de Asistente de Cobranzas y Cobradores / Vendedores
N PREGUNTA SI NO ANÁLISIS
FI FR FI FR
1 ¿El área de cobranzas dispone de
manuales de funciones y
procedimientos para apoyar su
labor?
0 0% 4 100% El total de los encuestados
afirma que no existen manuales
de funciones y procedimientos.
2 ¿Se utilizan referencias externas de
crédito para juzgar la solvencia de
pago de los clientes?
0 0% 4 100% La totalidad de los encuestados
contestaron que no se usan las
referencias externas para juzgar
la solvencia de los clientes.
36
3 ¿Se notifica al funcionario
responsable el vencimiento de los
documentos del cliente a su cargo?
4 100% 0 0% El total de los funcionarios
contestó que si son informados
los vencimientos de los clientes.
4 ¿Se elaboran recibos de caja pre
enumerados por cada vez que se
efectúa una cobranza o venta de
contado, entregando el original al
cliente y conservando una copia con
su firma de conformidad?
4 100% 0 0% La totalidad de los encuestados
coinciden en que si se realizan
recibos con la naturaleza
consultada.
5 ¿Los registros de los clientes
contienen el suficiente detalle que
permita la fácil identificación?
0 0% 4 100% El total de las respuestas afirman
que no hay suficiente detalle de
la información de los clientes.
6 ¿Los asesores de ventas evalúan en
forma prolija de capacidad del
cliente para venderle una opción a
crédito?
0 0% 4 100% La totalidad de los encuestados
contesta que no se realiza una
evaluación prolija de la
capacidad del cliente.
7 ¿Los cobros realizados son
depositados íntegramente y el
mismo día en que se recaudaron?
0 0% 4 100% El total de los encuestados
contestaron que los depósitos de
las cobranzas no se realizan el
mismo día.
8 ¿Conoce usted con claridad cuáles
son las funciones atribuidas a su
cargo?
1 25% 3 75% La mayoría de los funcionarios
encuestados admiten que no
conocen claramente sus
funciones.
9 ¿Las cuentas de mayor antigüedad
son enviadas con el abogado?
0 0% 4 100% En forma unánime se observa
que la empresa no cuenta con un
apoyo legal para dichos casos.
10 ¿Cómo califica usted la política de
recuperación de cartera vencida en
el área de cobranzas?
Excelente
0 0% La mayoría de los encuestados
dicen que la política de
recuperación de cartera vencida
es regular.
Muy buena 0 0%
Buena 1 25%
Regular 3 75%
Mala 0 0%
Fuente: Empresa TECNIFERTPAC S.A.
Elaborado por: Fernanda Peralta
37
2.2.5.2.3 Encuesta a Contador de la Compañía TECNIFERTPAC S.A.
Tabla 4. Encuesta al Contador.
N PREGUNTA SI NO ANALISIS
FI FR FI FR
1 ¿Existen políticas
contables definidas en
cuanto al tratamiento de las
cuentas por cobrar?
0 0% 1 100% Queda evidenciado que no existen
políticas definidas.
2 ¿Se concilia mensualmente
los reportes auxiliares con
las del mayor general de
las cuentas de Clientes?
0 0% 1 100% La totalidad expresa que no se
concilia mensualmente los saldos
de cartera.
3 ¿La cartera física se
custodia bajo suficientes
medidas de seguridad?
1 100% 0 0% El total de encuestados afirman que
la cartera física esta custodiada con
seguridad.
4 ¿Se realizan arqueos de
cheques de los clientes
periódicamente?
0% 0% 1 100% No se realizan arqueos de cheques
de clientes
5 ¿Se realizan
circularizaciones
periódicas a los clientes
con el fin de confirmar los
saldos pendientes?
0 0% 1 100% Se evidencia que no se realizan
circularizaciones a los clientes.
6 ¿Se realizan arqueos de
caja de ventas sorpresa
para verificar los valores
cobrados?
0 0% 1 100% No se realizan arqueos de caja de
ventas sorpresa
7 ¿Las diferencias
reportadas por una
Circularización a clientes,
se investigan por una
persona distinta al
departamento de
cobranzas?
1 100% 0 0% La totalidad contesta que las
diferencias en las circularizaciones
son investigadas por personas
distintas a cobranzas.
8 ¿Se mantiene archivos
contables de las cuentas de
clientes morosos?
0 0% 1 100% No existen archivos o files de
seguimiento de las cuentas de
clientes morosos.
38
9 ¿Se realiza convenios de
pago con los clientes de
cuentas vencidas?
0 0% 1 100% Se evidencia que no se realizan
convenios de pago con los clientes
vencidos.
10 ¿Se realiza una gestión
periódica de recuperación
de las retenciones fiscales
de los clientes?
0 0% 1 100% No se realiza periódicamente la
gestión de recuperación de las
retenciones fiscales.
11 ¿Existe una política para la
recuperación de los
valores enviados a la
provisión de cuentas
incobrables?
0 0% 1 100% No existen políticas contables para
el registro de la recuperación de los
valores enviados a provisión.
12 ¿Se continúa con la gestión
de cobro después de haber
dado de baja a las cuentas
incobrables en los registros
contables?
0 0% 1 100% Una vez dada de baja la cuenta por
cobrar no se continúa con la
gestión de cobro.
Fuente: Empresa TECNIFERTPAC S.A.
Elaborado por: Fernanda Peralta
2.2.6 Verificación de la idea a defender.
Luego de aplicar los instrumentos de investigación se obtuvo los siguientes resultados.
En las preguntas 1 y 3 de la entrevista realizada al Gerente General se puede evidenciar que
el Departamento de Créditos y cobranzas no cuenta con un sistema de control interno, por
ende tampoco se han creado políticas para mejorar la gestión del mismo.
En las preguntas 3 de la encuesta a los Jefes de departamento y 1 de la encuesta a los
colaboradores del departamento de cartera, se puede evidenciar que la empresa Tecnifertpac
no cuenta con Políticas y procedimientos diseñados para el departamento de Crédito y
Cobranzas. La falta de estas herramientas perjudica la gestión del departamento
exponiéndolo a vencimientos elevados, deficiente gestión en la aprobación de créditos,
desvíos de fondos, etc.
Podemos constatar en las preguntas 1 y 8 de la encuesta dirigida a los colaboradores del
departamento de Cartera, que dicho departamento no cuenta con manuales de funciones que
39
detallen con claridad las actividades a desempeñarse por el personal involucrado,
permitiendo organizar de mejor manera las tareas y responsabilidades, evitando duplicidad
de tareas y optimizando el tiempo del recurso humano.
En base a los resultados obtenidos de la información proporcionada por los involucrados se
verifica la idea a defender.
2.3 PROPUESTA DE LA INVESTIGADORA.
Para la presente investigación se ha utilizado el modelo de control interno de Samuel
Mantilla, expuesto en su libro Auditoria de Control Interno.
✓ Evaluar el Control Interno mediante sistema COSO I
✓ Emitir una opinión sobre el control Interno de la Empresa Tecnifertpac S.A.
✓ Diseñar un sistema de Control Interno.
2.4 CONCLUSIONES PARCIALES DEL CAPÍTULO.
Mediante la aplicación de las Técnicas e instrumentos de investigación se obtuvo las
siguientes conclusiones:
✓ El área de Crédito Cobranzas no dispone de un manual de funciones así como
programas de capacitación que fortalezca el desempeño y la eficacia en la gestión de
este departamento.
✓ Se determinó que existe un endeble control en el departamento de Crédito –
Cobranzas ya que demuestra que en el proceso de una concesión de crédito no se
realiza una investigación prolija de los clientes lo cual genera un riesgo alto de
incobrabilidad, esto se debe a la falta del establecimiento de políticas y
procedimientos.
✓ No se realizan confirmaciones periódicas de los saldos de los clientes lo que facilita
los desvíos o irregularidades en los cobros.
40
CAPÍTULO III.
3. VALIDACIÓN Y/O EVALUACIÓN DE LOS RESULTADOS DE SU
APLICACIÓN.
3.1 TÍTULO DE LA PROPUESTA: SISTEMA DE CONTROL INTERNO PARA
MEJORAR LA GESTIÓN DE CRÉDITO - COBRANZAS EN LA EMPRESA
TECNIFERTPAC S.A. DEL CANTON SANTO DOMINGO, PROVINCIA DE
SANTO DOMINGO DE LOS TSÁCHILAS.
3.2. DESARROLLO DE LA PROPUESTA.
3.2.1. Justificación de la propuesta.
La bibliografía investigada y desarrollada en el capítulo I, sobre Auditoría, Control Interno,
COSO, Crédito, Cobranzas es el fundamento en el cual se encuentra basada la propuesta,
concluyendo en que la implementación de un Sistema de Control Interno es esencial en
cualquier empresa para minimizar los riesgos y proteger el capital de los inversionistas.
La aplicación de técnicas de investigación como son la entrevista y la encuesta realizadas a
ejecutivos y personal administrativo del área de crédito- cobranzas, confirma la existencia
de la problemática planteada en esta investigación.
En la propuesta se desarrolló un modelo de control interno basado en los cinco elementos
del sistema COSO I, el mismo que aportará a mejorar los puntos de control de la Gestión de
Crédito y Cobranzas, respaldando las actividades diarias, minimizando los riesgos y
optimizando los recursos. De acuerdo a los párrafos descritos anteriormente se justifica la
propuesta del diseño de un Sistema de Control Interno para mejorar la gestión de Crédito y
Cobranzas de la empresa Tecnifertpac S.A. en Santo Domingo de los Tsáchilas.
3.2.2 Objetivo General.
Mejorar la Gestión de Crédito- Cobranzas a través del diseño de un Sistema de Control
Interno en la empresa “TECNIFERTPAC S.A.” en el cantón Santo Domingo.
41
3.2.2.1 Objetivos Específicos.
• Evaluar mediante cuestionarios y entrevistas el control interno del área de Crédito-
Cobranzas.
• Verificar la existencia de un buen ambiente de control, que permita conocer cómo se
encuentra estructurada la organización, así como el establecimiento de
responsabilidades y funciones a todo el personal.
• Confirmar si el personal está involucrado en la creación y cumplimiento de los
objetivos establecidos por la entidad.
• Conocer si se encuentran implementadas políticas y procedimientos en el
departamento de crédito y cobranzas.
• Verificar la existencia de canales de información y comunicación.
• Constatar que se realicen evaluaciones continuas a los procesos del Sistema de
Control Interno.
3.2.3. Propuesta.
Planificación para la evaluación del sistema de control interno del Área de Gestión de
Crédito y Cobranzas de la empresa Tecnifertpac S.A. correspondiente al período del 01 de
Julio del 2016 al 31 de Julio del 2016.
3.2.3.1 Evaluación del Sistema de Control Interno.
La evaluación se fundamenta con los siguientes elementos:
42
3.2.3.1.1 Planificación.
a) Memorando de Planificación
PLANIFICACIÓN PARA LA EVALUACIÓN AL SISTEMA DEL CONTROL
INTERNO AL ÁREA DE CRÉDITO Y COBRANZAS EN LA EMPRESA
TECNIFERTPAC S.A. DE SANTO DOMINGO CORRESPONDIENTES AL
PERÍODO 2016.
1. Antecedentes
NOMBRE: Tecnifertpac S.A.
DIRECCION: Vía al Poste Km 1 ½ Urbanización Los Laureles
TIPO DE TRABAJO: Evaluación de Control Interno
AREA: Crédito Cobranzas
PERIODO: 1 de Enero al 31 de Diciembre del 2016
2. Motivos del examen
Esta evaluación al Sistema de Control Interno del área de Crédito y Cobranzas, se la realiza
con el fin de obtener el título de Ingeniería en Contabilidad Superior, Auditoria y Finanzas
CPA de la Universidad Autónoma de los Andes UNIANDES, el tema de esta propuesta se
encuentra aprobado por la Dirección General.
Esta actividad también fue aprobada por el representante legal de la empresa Tecnifertpac
S.A. por medio de una carta de aceptación.
3. Objetivos del examen
• Efectuar el proceso de evaluación del sistema de control interno del área de Crédito
y Cobranzas de la empresa Tecnifertpac S.A.
• Establecer conclusiones sobre el funcionamiento del sistema de control interno en
el área de Crédito Cobranzas de la empresa Tecnifertpac S.A.
43
4. Alcance del examen
La evaluación del Sistema de Control Interno del área de Crédito cobranzas de la empresa
Tecnifertpac S.A. se efectuará por el periodo comprometido entre 01 de Enero al 31 de
Diciembre del 2016 y estará desarrollada en base al sistema COSO I.
5. Base Legal
• Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF)
• Normas Internacionales de Contabilidad (NIC)
• Normas Ecuatorianas de Auditoria (NEA)
• Ley de Régimen Tributario Interno
• Ley de Compañías
• Código de Trabajo
• Ley de Seguridad Social.
6. Objetivo de Tecnifertpac S.A.
En los estatutos de creación de la compañía señala que el objetivo de TECNIFERTPAC S.A.
es: VENTA DE INSUMOS AGRICOLAS
7. Estructura Orgánica
Tecnifertpac, durante el año 2016 se encuentra conformada de la siguiente manera:
Nivel Gobernante
• Junta General de Accionistas
• Representante Legal Gerente General
• Presidente
44
• Gerente Financiero / Administrativo
• Contabilidad
• Tesorería
• Recursos Humanos
• Servicios (Mensajería, Aseo, Guardianía)
Nivel Operativo
• Gerencia Comercial
• Ventas
• Crédito Y Cobranzas
• Adquisiciones y Logística
8.- Sistema de Archivo
Durante la realización del examen la documentación revisada se encontró archivada en las
oficinas de la empresa en la Gerencia General de TECNIFERTPAC S.A., todos los
documentos se encuentran archivados en forma secuencial, cronológica y en orden
alfabético.
9.- Unidades responsables
Las unidades relacionadas con el examen son las siguientes:
Gerente General
Gerente Financiero
Jefe de cobranzas
Asistente de cobranzas
Vendedores/ Cobradores
Contador
45
10.- Estado de Operaciones
La empresa Tecnifertpac S.A. al 31 de Diciembre del 2016 cuenta con un total de cartera de
$ 548.196,81. De este total el 3.83% está por vencer un valor de $ 20.986,20 y el 96.17% se
encuentra vencido.
11.- Financiamiento
Recursos Materiales
Para la Evaluación del Sistema del Control Interno a realizarse se va a necesitar la utilización
de equipos de cómputo, materiales de oficina, suministros para impresión y otros, dando un
costo total de $140.50.
12.- Puntos de Interés de Auditoría
En el examen realizado al sistema del control interno se puede referir varios puntos:
• Verificar la existencia de un buen ambiente de control, que permita conocer cómo se
encuentra estructurada la organización, así como el establecimiento de
responsabilidades y funciones a todo el personal.
• Confirmar si el personal está incluido en la creación y cumplimiento de los objetivos
establecidos por la entidad.
• Conocer si se encuentran implementadas políticas y procedimientos en el
departamento de crédito y cobranzas.
• Verificar la existencia de canales de información y comunicación.
• Constatar que se realicen evaluaciones continuas a los procesos del Sistema de
Control Interno.
46
13.- Grado de confiabilidad de la información
Crédito por primera vez
El proceso para realizar una venta a crédito por primera vez, inicia con la elaboración de una
solicitud de crédito realizada por el representante de ventas, a la que se adjuntaba referencias
del cliente. Esta solicitud es presentada el Gerente Comercial quien es el encargado de
aprobar o negar las solicitudes. Una vez aprobada la solicitud el Gerente Comercial procedía
a determinar los cupos y plazos para la venta.
Esta solicitud pasa al departamento de Créditos, directamente al auxiliar de créditos, quien
es la encargada de la creación del código con todos los datos adicionales e informa al
departamento de ventas para la respectiva facturación y despacho del producto.
Renovación de créditos
En los casos en los que el cliente ya tuvo un crédito aprobado y desea realizar una nueva
compra. El vendedor se dirige al departamento de ventas para solicitar la facturación del
nuevo pedido, es decir no realiza nuevamente el proceso de elaborar una solicitud de crédito.
Cobranza
Para realizar las cobranzas los vendedores / cobradores recibían semanalmente un reporte de
cuentas por cobrar con la cual se dirigían y programaban sus cobranzas. Esta cobranza estaba
supervisada por la Gerencia comercial y el Departamento de créditos.
14.- Tiempo estimado de Ejecución
La ejecución de la presente evaluación se estima llevar a cabo en 30 días laborables, los
cuales se dividirán de la siguiente forma:
47
Tabla 5. Tiempo estimado de trabajo
FASES ACTIVIDADES TIEMPO
PLANIFICACIÓN • Conocimiento preliminar 10
EJECUCIÓN • Evaluación de Control Interno 10
COMUNICACIÓN DE RESULTADOS • Elaboración y entrega de Informes 5
TOTAL 30
Fuente: Investigación.
Elaborado por: Fernanda Peralta
14.- Productos a obtener
• Cuestionario de control interno
• Hojas de Hallazgo
• Informe de Auditoría
• Matriz de recomendaciones
Fernanda Peralta
Auditora Estudiante Uniandes.
3.2.3.1.2 Ejecución.
Se procede a realizar una evaluación del control interno que mantiene la empresa
Tecnifertpac S.A. Esta evaluación está dividida en cinco puntos de acuerdo a los
componentes del sistema de control interno COSO 1.
Tabla 6. Ejecución de la Evaluación de Control Interno.
a) Matriz de resultados de la aplicación del Cuestionario a Gerencia General
NIVEL DE CONFIANZA NIVEL DE RIESGO
76-100% ALTO 76-100%
51-75% MEDIO 69,75% 51-75%
15-50% 30,25% BAJO 15-50%
48
b) Matriz de resultados de la aplicación del Cuestionario a Gerencia Financiera
NIVEL DE CONFIANZA NIVEL DE RIESGO
76-100% ALTO 76,12% 76-100%
51-75% MEDIO 51-75%
15-50% 23,88% BAJO 15-50%
c) Matriz de resultados de la aplicación del Cuestionario al Jefe y asistente de Cobranzas
NIVEL DE CONFIANZA NIVEL DE RIESGO
76-100% ALTO 79,50% 76-100%
51-75% MEDIO 51-75%
15-50% 20,50% BAJO 15-50%
d) Matriz de resultados de la aplicación del Cuestionario a Vendedores Cobradores
NIVEL DE CONFIANZA NIVEL DE RIESGO
76-100% ALTO 76-100%
51-75% MEDIO 62,50% 51-75%
15-50% 37,50% BAJO 15-50%
e) Matriz de resultados de la aplicación del Cuestionario al Contador General
NIVEL DE CONFIANZA NIVEL DE RIESGO
76-100% ALTO 76-100%
51-75% MEDIO 64,79% 51-75%
15-50% 35,21% BAJO 15-50%
f) Matriz consolidada de Nivel de Confianza
Nivel confianza = 29.47%
Nivel de riesgo = 71,53%
Fuente: Investigación
Elaborado por: Fernanda Peralta
AMBIENTE DE CONTROL 2,50% 5,63% 3,75% 5,00% 5,00% 21,88%
EVALUACIÓN DE RIESGO 5,00% 2,50% 2,50% 7,50% 6,00% 23,50%
ACTIVIDADES DE CONTROL 6,00% 8,00% 3,00% 12,50% 10,71% 40,21%
INFORMACION Y COMUNICACIÓN 6,75% 3,75% 6,25% 7,50% 1,50% 25,75%
MONITOREO Y SUPERVISION 10,00% 4,00% 5,00% 5,00% 12,00% 36,00%
SUMAN 30,25% 23,88% 20,50% 37,50% 35,21% 29,47%
GERENTE
FINANCIERO
CRÉDITO Y
COBRANZA
VENDEDORES/
COBRADORESCONTADOR
TOTAL POR
COMPONENTEGERENTE
GENERAL
COMPONENTE
EVALUADOS
NIVEL DE CONFIANZA
49
3.2.3.1.3 Comunicación de resultados.
A continuación se detalla los resultados obtenidos de la evaluación
a) Informe
Santo Domingo de los Tsáchilas, 08 de Febrero del 2017
Señor
Eber Bermúdez
Gerente General
TECNIFERTPAC S.A.
De mis consideraciones:
Informe sobre el Sistema de Control Interno
Se evaluó el Sistema de Control Interno de la Compañía TECNIFERTPAC S.A. al área de
Crédito y Cobranzas, cuyo alcance comprende el período del 1 de Enero al 31 de Diciembre
del 2016, así como cada uno de los elementos que lo componen, como son: Misión, Visión,
Objetivos, Políticas, Funciones, Procedimientos y demás documentos inmersos en esta
revisión.
Responsabilidad de la Administración de la Compañía por la información entregada.
La administración de la Compañía TECNIFERTPAC S.A. es responsable de la preparación
y presentación de toda la información y documentación necesaria para permitir la respectiva
revisión, así como de mantener una efectiva estructura de control interno para alcanzar los
objetivos de la empresa.
Responsabilidad del evaluador
Mi obligación es expresar conclusiones y recomendaciones sobre cada uno de los temas de
la evaluación del Control Interno con base en los procedimientos que hemos considerado
necesarios para la obtención de evidencia suficiente y pertinente, con el propósito de obtener
50
una seguridad razonable de nuestras conclusiones sobre el Control Interno en el área de
Gestión de Crédito Cobranzas.
Principales observaciones, consecuencias y recomendaciones
Esta evaluación expone las principales observaciones detectadas, sus consecuencias y
recomendaciones.
Opinión
En función de los objetivos establecidos, alcance y de la metodología de trabajo utilizada,
de los procedimientos utilizados concluimos que en el periodo revisado desde el 01 de Enero
al 31 de Diciembre 2016, encontramos varias evidencias las cuales nos demuestran con
debida materialidad que la compañía TECNIFERTPAC S.A en varios aspectos importantes
tiene una estructura inadecuada del Sistema de Control Interno.
Atentamente,
Fernanda Peralta.
Auditora Estudiante Uniandes
TECNIFERTPAC S.A.
N
º
Detalle de Recomendación Dirigido a: Responsabl
e:
Acción a realizar Fecha de
Inicio
Fecha Final
1 Crear valores corporativos que influencie en la conciencia de la gente
en sus labores diarias, además crear una estructura organizacional
mediante la cual se definan las áreas claves de autoridad, responsabilidad
y se establezca las líneas apropiadas de información.
Se debe elaborar un manual de funciones que incluya a asignación de
autoridad y responsabilidad en las actividades operativas. Se establezca
relaciones de información y protocolos de autorización.
Gerente
General
Departament
o de Crédito
y Cobranzas
Gerente
General
Crear Valores
corporativos
Elaborar una estructura
organizacional.
Realizar un Manual de
Funciones.
1/03/2017
30/03/2017
2 Establecer los objetivos que marquen la dirección de las actividades del
departamento de Crédito y Cobranzas, establecer mecanismos
necesarios para la identificación, el análisis y la mitigación de los
riesgos.
Gerente
General
Desarrollar los objetivos
operacionales, de
información Financiera y
de Cumplimiento.
1/03/2017
30/03/2017
3 Establecer políticas y procedimientos que ayuden a asegurar que se están
llevando a cabo los objetivos trazados por la compañía. Esto debe incluir
actividades diversas tales como aprobaciones, autorizaciones,
verificaciones, revisión del desempeño de las operaciones, seguridad de
activos y segregación de responsabilidades.
Gerente
General
Gerente
Comercial
Crear políticas de
Créditos y Cobranzas.
Elaborar un Manual de
Procedimientos
1/04/2017
30/04/2017
4 Revisar periódicamente los índices financieros que produce el Estado
Financiero con el fin de tomar decisiones que conduzcan a mejorar la
posición Financiera de la compañía. Emitir semanal o mensualmente
análisis de la gestión del área de créditos y cobranzas. Crear el sistema
Gerente
General
Contador
Implementar
comunicaciones a los
clientes para la
1/03/2017
30/03/2017
51
MATRIZ DE RECOMENDACIONES.
52
de recordatorios y seguimiento a los clientes morosos que guie las
actividades del departamento mencionado.
Gerente
General
Departament
o de Crédito
y Cobranzas
Jefe y
Auxiliar de
Cobranzas
realización de los cobros
y confirmación de saldos.
Revisión de índices
financieros.
5 La administración debe efectuar un seguimiento constante de ambiente
interno y externo mediante cuestionarios de post evaluación del Sistema
de Control Interno, que les permita conocer y aplicar medidas oportunas
sobre condiciones reales o potenciales que afecten el desarrollo de
actividades institucionales, la ejecución de los planes y cumplimiento de
los objetivos previstos.
Gerente
General
Jefe y
Auxiliar de
Créditos
Contador
Evaluar el sistema de
Control Interno con las
herramientas necesarias.
Cuestionarios, Reportes,
Índices.
1/05/2017
31/5/2017
Figura 2. Matriz de Recomendaciones.
Fuente: Investigación
Elaborado por: Fernanda Peralta.
52
53
3.2.3.3. Diseño del Sistema de Control Interno de la empresa TECNIFERTPAC S.A.
3.2.3.3.1 Ambiente de Control.
Este componente comprende el establecimiento de valores éticos, una propuesta sobre la
estructura de la organización, procedimientos y políticas.
Tecnifertpac S.A.
Ambiente de Control Página 1 de 4
a) Integridad y Valores Éticos
La efectividad de los controles internos no puede elevarse por encima de la integridad y de los valores éticos
de la gente que los crea, administra, opera y monitorea. La integridad y los valores éticos son elementos
esenciales del ambiente de control, y afectan al diseño, la administración y el monitoreo de los otros
componentes del control interno.
• Integridad y ética moral
Transparentamos nuestras prácticas de hacer negocios con un trato justo, no solo con los clientes sino con
nuestros trabajadores.
• Responsabilidad
En Tecnifertpac S.A. entendemos que debemos vender productos de calidad a precios justos. El trabajo
constante con principios y prácticas saludables nos permite ser una compañía responsable con nuestro
entorno.
Elaborado por:
Fernanda Peralta Revisado por: Aprobado por: Código: TF-2016-FP
54
Tecnifertpac S.A.
Ambiente de Control Página 2 de 4
• Lealtad
El respaldo de gente comprometida, honesta y leal permite que Tecnifertpac S.A. sea líder y pionera en el
sector agrícola del Ecuador.
• Compromiso
El compromiso con la excelencia en todos los aspectos de nuestro negocio nos permite mantener nuestro
liderazgo. Por ello, desarrollamos todas nuestras actividades con la máxima integridad y responsabilidad.
• Honestidad
Transparencia, ser consistente entre lo que pienso, lo que digo y lo que hago, ser coherente, expresarse con
autenticidad.
• Proactividad
Tomar iniciativas positivas asumiendo la responsabilidad para que las cosas sucedan, enmarcados en las
políticas y procedimientos de la empresa.
• Productividad
Hacer más y mejor con menos recursos.
b) Estructura Organizacional
La estructura organizacional de una entidad proporciona la estructura conceptual mediante la cual se
planean, ejecutan, controlan y monitorean sus actividades para la consecución de los objetivos globales.
Elaborado por:
Fernanda Peralta Revisado por: Aprobado por: Código: TF-2016-FP
55
ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL
GERENTE FINANCIERO
CONTABILIDAD
RECURSOS HUMANOS
TESORERIA
SERVICIOS GENERALES
ASISTENTE CONTABLE
CRÉDITOS Y COBRANZAS
AUDITORIA ASESORIA LEGAL
ADQUISICIONES LOGISTICA
ASISTENTE DE BODEGA
ESTIBAJE
ASISTENTE CARTERA
VENTAS
VENDEDOR DISTRIBUIDORESES
VENDEDOR NORTE
GERENTE COMERCIAL
JUNTA GENERAL DE ACCIONISTAS
BODEGUERO
GERENTE GENERAL
PRESIDENTE
55
56
Tecnifertpac S.A.
Ambiente de Control
Página 4 de 4
c) Asignación de Autoridad y responsabilidad.
Esto incluye la asignación de autoridad y responsabilidad para actividades de
operación, y el establecimiento de relaciones de información y de protocolos de
autorización.
El manual de funciones consiste en la definición de la estructura organizativa de una
empresa. Engloba el diseño y descripción de los diferentes puestos de trabajo
estableciendo normas de coordinación entre ellos. Es un documento que especifica
requisitos para el cargo, interacción con otros procesos, responsabilidades y funciones.
Elaborado por:
Fernanda Peralta Revisado por: Aprobado por: Código: TF-2016-FP
57
A continuación el Manual de funciones propuesto a Tecnifertpac S.A.
Tecnifertpac S.A.
Manual de Funciones
Página 1 de 6
GERENTE GENERAL
Misión
Planificar, organizar, dirigir, supervisar y controlar que todas las actividades Administrativas
y Financieras de la Empresa se realicen eficientemente, buscando un uso adecuado de los
recursos humanos, materiales, financieros y tecnológicos, además representa legal, judicial y
extrajudicial a la institución, cumple y hace cumplir las políticas, las leyes, reglamentos y
estatutos de la Empresa.
IDENTIFICACIÓN Y REFERENCIA EN EL CARGO DE TRABAJO
Departamento: Gerente General.
Dependencia directa: Directorio
Subordinados: Todo el personal de la empresa.
RESPONSABILIDADES Y OCUPACIONES
Convocar a sesiones de Junta General y de Directorio, ordinarias o extraordinarias, y
presidir sus deliberaciones.
Firmar con el Gerente General los títulos de las acciones, los certificados provisionales,
los depósitos de acciones y todos los títulos en serie que se emitieren.
Planificar, ejecutar y controlar los procesos administrativos, y los procesos operativos que
se realicen en la empresa.
58
Presentar a conocimiento y aprobación del Directorio, el Plan General Anual Operativo,
Presupuesto Anual, Plan de Recursos Humanos, y evaluaciones periódicas.
Encargarse del área financiera, monitoreando y motivando al personal, preocupándose del
servicio al cliente y los procesos de la misma.
Administrar la gestión empresarial y de calidad de la compañía; estableciendo sistemas,
métodos y procedimientos orientados a optimizar la tensión tanto de los clientes internos
como externos.
Participar en la gestión estratégica de la institución, mediante acciones de planeación y
ejecución de proyectos.
Supervisar el control de las operaciones de crédito, tesorería y plazos de cobro.
Velar por todas la funciones de mercadeo de la empresa.
Ejercer Representación Legal.
GRUPO DIRECTIVO
MARCO DE RELACIÓN
a) Interno:
• Con todo el personal de la Empresa para fines de trabajo
b) Externo:
Con Instituciones Privadas y Públicas.
Elaborado por:
Fernanda Peralta Revisado por: Aprobado por: Código: TF-2016-FP
59
Tecnifertpac S.A.
Manual de Funciones
Página 2 de 6
GERENTE FINANCIERO
Misión
Garantizar el manejo eficiente de los recursos de la empresa y obtener los mayores
rendimientos y márgenes de rentabilidad para los accionistas.
IDENTIFICACIÓN Y REFERENCIA EN EL CARGO DE TRABAJO
Departamento: Administrativo Financiero
Dependencia directa: Gerente General
Subordinados: Contador General, Jefe de Tesorería, RRHH
RESPONSABILIDADES Y OCUPACIONES
Elaboración de presupuestos.
Manejo del departamento de presupuesto, compras, ventas, inversiones.
Control de los libros contables y responsable de los dineros de la empresa.
Supervisar el control de las operaciones de crédito, tesorería y plazos de cobro.
Gestión de créditos.
Relación con proveedores.
GRUPO ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO
MARCO DE RELACIÓN
a) Interno:
• Todos los departamentos.
b) Externo:
• Proveedores, Clientes.
Elaborado por:
Fernanda Peralta Revisado por: Aprobado por: Código: TF-2016-FP
60
Tecnifertpac S.A.
Manual de Funciones
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JEFE DE CARTERA Y COBRANZA
Misión
Gestionar y controlar la recuperación del crédito en base a una evaluación eficiente, en
concordancia a las normas, procedimientos y políticas establecidas por la institución y
Organismos de Control, buscando rentabilidad, calidad financiera y calidad de servicio.
IDENTIFICACIÓN Y REFERENCIA EN EL CARGO DE TRABAJO
Departamento: Comercialización
Dependencia directa: Gerente Financiero
Subordinados: Asistente de Créditos y Cobranzas
RESPONSABILIDADES Y OCUPACIONES
Realizar gestiones de cobranzas
Realizar el análisis de los vencimientos de las Cuentas por Cobrar.
Controlar y evaluar el cumplimiento de las metas del departamento en relación a las
cobranzas.
Elaborar informes y análisis del departamento requeridos por la Gerencia general para
la toma de decisiones.
Participar en el comité de aprobación de créditos a los clientes.
Creación de los códigos de los nuevos clientes con los datos informativos, cupos y
plazos aprobados en los comités.
Organiza y supervisa el adecuado manejo del archivo del departamento y custodia de
los documentos que garantizan el otorgamiento de los créditos;
Entrega mensual de reportes de análisis de la cuentas por cobrar;
Revisión aleatoria de cuadres de ventas;
Tener un permanente control de la morosidad y visitar a los clientes deudores.
Realizará un reporte semanal de las solicitudes aprobadas y negadas.
GRUPO ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO
MARCO DE RELACIÓN
a) Interno:
• Gerencia Financiera, Gerente general, Jefe de ventas, tesorería, contador
general, Asistente contable
b) Externo:
• Jefe de sucursal, clientes
Elaborado por:
Fernanda Peralta Revisado por: Aprobado por: Código: TF-2016-FP
61
Tecnifertpac S.A.
Manual de Funciones
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ASISTENTE DE COBRANZAS
Misión
Gestionar y controlar la recuperación del crédito en base a una evaluación eficiente, en
concordancia a las normas, procedimientos y políticas establecidas por la institución y
Organismos de Control, buscando rentabilidad, calidad financiera y calidad de servicio.
IDENTIFICACIÓN Y REFERENCIA EN EL CARGO DE TRABAJO
Departamento: Comercialización
Dependencia directa: Jefe de Cartera y Cobranzas
Subordinados: Ninguno
RESPONSABILIDADES Y OCUPACIONES
Control de expedientes de créditos
Archivo de solicitudes de crédito, estudios de crédito y aprobaciones.
Verificación de referencias crediticias comerciales y bancarias.
Atención telefónica a clientes.
Programar visitas a clientes.
Gestiones de cobranzas y cancelaciones de las mismas en el sistemas;
Organiza el archivo del departamento y custodia de los documentos que garantizan el
otorgamiento de los créditos;
Entrega mensual de reportes de análisis de la cuentas por cobrar;
Revisión de cuadres de ventas;
Elaborar cartas de notificaciones para solicitud de cancelaciones a los clientes.
Realizar el seguimiento de los expedientes de los clientes con morosidad.
Elaborar las cartas de Circularización para confirmación de saldos y verificar las
respuestas juntamente con el departamento de contabilidad.
GRUPO ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO
MARCO DE RELACIÓN
c) Interno:
• Gerencia Financiera, Gerente general, Jefe de ventas, tesorería, contador
general, Asistente contable
d) Externo:
• Jefe de sucursal, clientes
Elaborado por:
Fernanda Peralta Revisado por: Aprobado por: Código: TF-2016-FP
62
Tecnifertpac S.A.
Manual de Funciones
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VENDEDORES COBRADORES
Misión
Realizar una excelente gestión de venta y post-venta de tal forma que los clientes puedan obtener
toda la asesoría y ayuda que requieran logrando que se identifiquen con la empresa y garantizando
la fidelidad de los mismos.
IDENTIFICACIÓN Y REFERENCIA EN EL CARGO DE TRABAJO
Departamento: Comercialización.
Dependencia directa: Gerencia Comercial y Gerencia Técnica
Subordinados: Jefe de Bodega.
RESPONSABILIDADES Y OCUPACIONES
Realizar una excelente gestión de ventas ya sea en mostrador, vía telefónica o mediante
visitas en plantación;
Gestión de venta y post-venta;
Cobranza dentro del plazo establecido para cada cliente;
Coordinación de logística en entrega de los productos al cliente
Control y manejo de caja de ventas;
Emitir facturas;
Visitar clientes;
Asesorar a los clientes y fidelizarlos a la empresa;
Obtener los cobros dentro del plazo establecido;
GRUPO ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO
MARCO DE RELACIÓN
a) Interno:
• Gerente Comercial, Técnico Y Financiero, Jefe de cartera, Jefe de compras, Jefe
de bodega.
b) Externo:
• Clientes
Elaborado por:
Fernanda Peralta Revisado por: Aprobado por: Código: TF-2016-FP
63
Tecnifertpac S.A.
Manual de Funciones
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2 .6 CONTADOR GENERAL
Misión
Planificar, organizar, ejecutar y controlar las actividades contables de la Empresa bajo el
cumplimiento de los procedimientos establecidos en la misma con el fin de garantizar el
registro correcto y oportuno de las operaciones económicas de la organización respetando los
principios establecidos por la ley.
IDENTIFICACIÓN Y REFERENCIA EN EL CARGO DE TRABAJO
Departamento: Administrativo Financiero
Dependencia directa: Gerente Financiero.
Subordinados: Asistente Contable-Tributario.
RESPONSABILIDADES Y OCUPACIONES
Mantener un sistema contable oportuno y al día con los registros de las operaciones
económicas, garantizando la aplicación correcta de las normas contables;
Llevar y mantener actualizada la contabilidad de la institución, sus registros, anexos y
demás documentos de respaldo;
Analizar los sistemas contables y estados financieros y presentar informes al Gerente
Financiero y Gerente General de la Empresa para la toma de decisiones;
Realizar periódicamente arqueos de Caja Chica y revisiones de liquidaciones de la misma;
Supervisar el adecuado manejo, registro, control y emisión de información contable de la
matriz y sucursal;
Preparar, revisar y cancelar las declaraciones de pagos, por concepto de retención de
impuestos a la renta y otras obligaciones tributarias vigentes;
Elaboración de estados financieros y conciliaciones bancarias;
Contabilización de operaciones de crédito con bancos y terceros;
Revisión y control de egresos;
64
Revisión de documentación física con registros contables;
Declaración de impuestos;
Emisión de planilla de aportes del IESS (aporte patronal y personal)
Relación IESS, SRI municipio;
Cálculo décimo, fondos de reserva, vacaciones, etc;
Cierre de caja diario (ventas diarias vs efectivo + depósitos + cheques) pasar a
departamento de Cartera;
Analizar las cuentas por cobrar vencidas mensualmente para elaborar la respectiva
provisión de incobrables.
Cruzar información con el departamento de Cartera revisando el saldo contable con los
reportes emitidos.
GRUPO ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO
MARCO DE RELACIÓN
a) Interno:
• Gerencia General, Departamento Financiero.
b) Externo:
• Sistema Contable Informático, Auditores, SRI, IESS.
Elaborado por:
Fernanda Peralta Revisado por: Aprobado por: Código: TF-2016-FP
65
3.2.3.3.2. Evaluación del riesgo.
Tecnifertpac S.A.
EVALUACIÓN DEL
RIESGO
Página 1 de 1
Identificación de los objetivos de Control Interno
a) Objetivos de operaciones
• Alcanzar una utilidad bruta anual del 30%
• Ampliar el catálogo de productos incursionando en nuevas líneas de negocio.
• Mejorar la productividad de tal forma que consigamos una utilidad neta del 4%.
• Aplicación de políticas y procedimientos que permitan recuperar la cartera
vencida.
b) Objetivos de información financiera
• Realizar la revisión de los Estados Financieros mensualmente con el fin de
corroborar la confiabilidad de sus cifras.
• Cumplir con la entrega de la Información Financiera a las entidades solicitantes.
• Recuperar un 30% de la cartera vencida con el fin de mejorar el índice de liquidez
presentado en el periodo terminado al 2016.
c) Objetivos de Cumplimiento
• Cumplir con las obligaciones con las entidades reguladoras, tales como
Superintendencia de Compañías, Servicio de Rentas Internas, Mercado de Valores,
INEC, Ministerio de Ambiente, Municipio, Instituto Ecuatoriano de Seguridad
Social, Ministerio de Relaciones Laborales, Cámara de Comercio.
• Velar por el acatamiento de las normas internas de la empresa tales como:
Políticas, Manuales de Procedimientos, Manual de Funciones, Objetivos, Metas,
Reglamento Interno de Trabajo y Reglamento de Seguridad y Salud.
Elaborado por:
Fernanda Peralta Revisado por: Aprobado por: Código: TF-2016-FP
66
3.2.3.3.3 Actividades de control
Las actividades de control son las políticas y los procedimientos que ayudan a asegurar que
se está llevando a cabo los objetivos de la empresa.
a) Políticas
Tecnifertpac S.A.
ACTIVIDADES DE
CONTROL
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POLÍTICA DE CRÉDITO
Análisis de la solicitud de Crédito
c) Todas las solicitudes de crédito deben analizarse por el comité de crédito, la mejor
cobranza parte de un buen análisis del crédito. Esta investigación se la realizará
mediante instituciones especializadas (Buró de crédito), fuentes públicas
(Dinardat) y otras fuentes de información como referencias, otros proveedores.
d) Previo a la aprobación de la solicitud de crédito se visitará al cliente para el
reconocimiento de la ubicación, administradores y otras referencias que ayuden a
obtener un correcto juicio del cliente.
e) El vendedor y el departamento de cartera deberán procurar anticipar cualquier tipo
de dificultades en el pago, mediante el establecimiento de compromisos claros con
el cliente durante el proceso de la solicitud de crédito.
f) No se debe confundir el concepto de antigüedad del cliente con el buen historial
crediticio, de tal forma, que esta situación los lleve a generar una excesiva
confianza que finalmente repercuta en toma de decisiones erróneas.
g) Toda solicitud de crédito, sin importar la antigüedad del cliente, se analizará como
si fuera la primera vez. El vendedor y el personal de cobranzas deberán ser
conscientes que los objetivos y las condiciones de la empresa están cambiando
constantemente y la aparente seguridad que brinda el cliente puede ser falsa, esto
con la finalidad de resolver problemas financieros que le agobian.
Elaborado por:
Fernanda Peralta Revisado por: Aprobado por: Código: TF-2016-FP
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Tecnifertpac S.A.
ACTIVIDADES DE
CONTROL
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Administración de la cartera
✓ Los plazos otorgados a los clientes de acuerdo al monto solicitado y al análisis
financiero realizado por el comité de crédito se clasificarán hasta 30, 60, 90, 120
y 180 días.
✓ El monto mínimo de venta para otorgar créditos será de $ 1.000, no se debe otorgar
créditos inferiores a este valor.
✓ El crédito inicial se aprobará con un monto de $ 1.000, a un plazo máximo de 30
días.
✓ Las ampliaciones, disminuciones y cierres del crédito se realizarán de acuerdo con
la forma de pago de los clientes.
✓ Tener la información necesaria que permita mantener controlada la cartera y
generar acciones de cobranzas desde el primer día de atraso en los pagos.
✓ Realizar análisis permanentes de las tendencias y causas de la mora, con el ánimo
de tomar acciones preventivas y/o correctivas necesarias, en el momento
adecuado.
✓ Coordinar, en conjunto con el departamento jurídico, acciones extrajudiciales y
judiciales.
✓ El departamento de cobranzas realizará la cobranza de los créditos con mora de 1
a 30 días, con el personal propio de la compañía.
Pasados los 30 días de vencimiento se trasladará la documentación al asesor judicial para
la recuperación del crédito, además de estos se informará a centrales de crédito como a
burós estatales.
Elaborado por:
Fernanda Peralta Revisado por: Aprobado por: Código: TF-2016-FP
68
Tecnifertpac S.A.
ACTIVIDADES DE
CONTROL
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POLÍTICA DE COBRANZAS
✓ La Administración deberá implementar los mecanismos internos y externos para
asegurar la recuperación de su cartera.
✓ El pago de los valores facturados a crédito deberá realizarse por el cliente como
máximo, dentro de los 30 días posteriores a la fecha del vencimiento.
✓ A todo cliente que haya incumplido con sus pagos se le cerrará el cupo de crédito
hasta que cancele las cuotas vencidas.
✓ Se cargará el interés moratorio a las cuentas de los clientes que han pasado a la
cobranza judicial; es decir vencimiento mayor a 30 días, calculado sobre el saldo
impago a la máxima tasa de interés de mora vigente, que se establecerá a partir de
la fecha de vencimiento hasta la fecha de pago efectivo.
✓ Todos los cobradores deben acercarse a las oficinas a liquidar diariamente.
✓ Se realizará un chequeo del estado de las cuentas de los clientes mensualmente
juntamente con el personal involucrado, en el mismo se realizará un análisis de la
probabilidad de la cobranza y la calificación de los clientes (A,B,C,D,E).
✓ Los incentivos o descuentos a los clientes por pronto pago deben estar autorizados
por gerencia general, ninguna persona del departamento está autorizada para
otorgarlos.
✓ Se mantendrá debidamente informado a los clientes sobre los valores pendientes,
utilizando herramientas tecnológicas disponibles (notificaciones telefónicas, via
correo electrónico, etc)
✓ Se enviarán estados de cuenta como recordatorio a los clientes corrientes y
vencidos.
✓ La compañía pondrá a disposición de sus clientes las siguientes modalidades de
pago: Pago directo solamente en oficinas de la empresa mediante efectivo,
depósitos, transferencias o cargo con tarjeta de crédito. Estos valores también
podrán ser retirados por nuestros colaboradores (Vendedores-Cobradores) con la
excepción de dinero en efectivo.
Elaborado por:
Fernanda Peralta Revisado por: Aprobado por: Código: TF-2016-FP
69
Tecnifertpac S.A.
ACTIVIDADES DE
CONTROL
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✓ Se admitirán cheques a la fecha y posfechados para clientes de probado
cumplimiento los cuales deberán emitirse a nombre de la empresa.
✓ En el momento de la cobranza se entregará al cliente un recibo del abono o
cancelación de la factura y en caso de haber documentos de garantía también
serán entregados.
✓ El expediente pasará al departamento jurídico a la tercera carta recordatoria.
✓ Iniciar cada trimestre las acciones legales en contra de los clientes que no han
cumplido con los pagos, para lo cual se deberá fijar el valor de deuda para
iniciar acciones judiciales.
✓ Se establecen gastos de cobranza legales y bancarios.
✓ No se reciben pagos totales de documentos en poder del abogado.
✓ Se realizará una Circularización de clientes por lo menos dos veces por año
para confirmación de los saldos pendientes.
Elaborado por:
Fernanda Peralta Revisado por: Aprobado por: Código: TF-2016-FP
70
b) Procedimientos
A continuación se presentará la descripción de los procedimientos del departamento de
Crédito y Cobranzas.
TECNIFERTPAC S.A. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Revisión e investigación de crédito
Nº Procedimiento Responsable
1 Elaborar la solicitud de crédito en presencia del cliente para que éste
otorgue todos los datos.
• Datos básicos del cliente
• Antigüedad del negocio o trabajo actual
• Montos de ingresos mensuales
• Monto de egresos mensuales
• Referencias crediticias
• Detalle de bienes inmuebles.
• Principales clientes y proveedores
Asistente de Crédito
2 Crear el expediente del cliente que incluya por lo menos:
• Solicitud de crédito
• Copia de RUC
• Copia de Cédula de Identidad
• Copia de un servicios básico que contenga la dirección de
ubicación. (Negocio o Domicilio)
• Dos referencias personales y dos comerciales
• Copia de documentos que respalden sus bienes inmuebles.
• Estados Financieros
• 3 últimas declaraciones de Iva
• Último Impuesto a la Renta
Para personas jurídicas además de los anteriores se deberá incluir:
• Copia de escritura de constitución
• Copia de nombramiento del Representante Legal
Asistente de Crédito
3 Se realizará la verificación de las referencias y validación de los
documentos entregados por el cliente.
Asistente de
Créditos
4 Se realizará la visita de confirmación de ubicación del cliente. Asistente de
Créditos /
Representante de
Ventas
5 Se entrega la información validada al comité de crédito quienes realizarán
la revisión y análisis de las carpetas de los clientes para la respectiva
aprobación del crédito. Se tomará un día determinado en la semana para
realizar la reunión del comité de crédito.
Comité de Crédito
Observaciones:
Elaborado por:
Fernanda Peralta
Revisado:
Aprobado por:
71
Tecnifertpac S.A.
Página 1/5
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
DIAGRAMA DE FLUJO
Revisión e investigación de crédito
Observaciones:
Elaborado por:
Fernanda Peralta
Revisado por: Aprobado por:
INICIO
Elaboración de la
Solicitud de crédito
Crear el
expediente
del cliente
Solicitud de
crédito
Verificación de
Referencias
Visita de
Confirmación
Análisis de
Solicitud
Aprobació
n o
Negación
Fin
NO
Fin
Archiv
o
72
TECNIFERTPAC S.A.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Creación de código del cliente.
Nº Procedimiento Responsable
1 Una vez que se han cumplido con todos los requisitos y se ha revisado
la situación Financiera y Crediticia del solicitante el Comité de crédito
sellará la carpeta de aprobado firmando la solicitud, determinando el
plazo, monto, y compromiso de pago.
Comité de
Crédito
2 Cada semana el Jefe de crédito realiza un informe semanal de todos los
créditos que se han otorgado con copia a los miembros del comité de
crédito para su respaldo
Jefe de crédito
3 Las carpetas no aceptadas son archivadas secuencialmente en presencia
del Jefe de Créditos y su asistente, en estas carpetas debe contener el
informe en el que se indique por qué la negación del crédito.
Asistente de
Crédito
4 Las carpetas aceptadas son entregadas al asistente de créditos quien
procede a llamar a los clientes para que estos firmen la solicitud junto
con los documentos de garantía y aprueben las condiciones otorgadas
por el comité de créditos.
Asistente de
Crédito
5 El Jefe de crédito realiza el registro del código del cliente en el sistema
informático e ingresa toda la información solicitada y aprobada como
son plazos y cupos.
Jefe de Crédito
6 El asistente de crédito procede a informar al Departamento de Ventas
mediante correo electrónico que solicitudes y con qué condiciones
fueron aprobadas o negadas.
Asistente de
Crédito
Observaciones:
Elaborado por:
Fernanda Peralta
Revisado por:
Aprobado por:
73
Tecnifertpac S.A.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
DIAGRAMA DE FLUJO
Observaciones:
Elaborado por:
Fernanda Peralta
Revisado por: Aprobado por:
INICIO
Se firma las
carpetas aprobadas Reporte de
aprobaciones Elaboración de
Reporte semanal
iones
Entrega de carpetas
a cartera
Asistente llama a
los clientes.
Fin
Cliente firma los
documentos
Jefe de crédito crea
el código
Asistente Informa
al Dep. de Ventas
74
TECNIFERTPAC S.A.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Aprobación de pedidos para ventas
Nº Procedimiento Responsable
1 El representante comercial antes de realizar su gestión de ventas deberá
confirmar el estatus de los clientes en el área de Créditos y Cobranzas
para proceder ofertar los productos de esta manera se evitarán
inconvenientes.
Representante
Comercial
2 Con la proforma aprobada por el cliente procede a notificar el pedido al
Jefe de Crédito quien aprobará la concesión.
Jefe de crédito
3 Un pedido puede quedar retenido por no cumplir con las siguientes
condiciones:
h) Que el cliente tenga cuenta cerrada
i) Que tenga deudas vencidas con la Compañía
j) Que el valor del pedido no sea menor a los niveles mínimos
establecidos
k) Que el valor del pedido exceda del cupo de crédito asignado
Jefe de crédito
4 Notificar semanalmente vía email a los Gerentes, Supervisores y
Representantes de Ventas los clientes que se encuentren con novedades
en su estatus (Cheques devueltos, Cheques protestados, cuentas cerradas,
pagos vencidos, etc.) para que estos se encarguen de acercarse a los
clientes y persuadir en solucionar los inconvenientes para poder
conseguir la aprobación de nuevos pedidos.
Asistente de
Crédito
Observaciones:
Elaborado por:
Fernanda Peralta
Revisado por: Aprobado por:
75
TECNIFERTPAC S.A.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Cobranzas
Nº Procedimiento Responsable
1 Se emitirá y entregará un reporte de cartera por cada Representante de
Ventas una vez por semana, con las deudas detalladas de los clientes.
Asistente de
Crédito
2 Los representantes de ventas o la asistente de cartera se dirigirán al lugar
de los clientes a realizar la cobranza.
Representante
Comercial/
Asistente de
Crédito
3 El representante recibirá un cheque cruzado, comprobante de depósito,
comprobante de transferencia y emitido a nombre de la compañía, bajo
ninguna circunstancia se recibirá efectivo.
Representante
Comercial/
Asistente de
Crédito
4 El Representante de Ventas luego de realizar el cobro, llenará el recibo
de pago el cual tendrá todos los detalles de los documentos cancelados y
cheques recibidos y entregará debidamente firmado por ambas partes de
acuerdo a la siguiente distribución:
Original: Cliente
Copia 1: Créditos y Cobranzas
Copia 2: Tesorería
Copia 3: Representante de Ventas
Representante
Comercial/
Asistente de
Crédito
5 Los valores recaudados serán entregados a tesorería para su custodia y
resguardo en la compañía juntamente con dos copias del recibo de cobro
para la verificación del ingreso.
Tesorera
6 El reporte de cobros, conjuntamente con los recibos de pago
correspondientes aprobados y verificados por tesorería, pasaran al área
de Créditos para su análisis, revisión de clientes y facturas canceladas
para el registro de sus pagos en cada uno de los clientes y archiva.
Asistente de
Crédito
Observaciones:
Elaborado por:
Fernanda Peralta
Revisado por:
Aprobado por:
76
Tecnifertpac S.A.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
DIAGRAMA DE FLUJO
Cobranzas
Observaciones:
Elaborado por:
Fernanda Peralta
Revisado por: Aprobado por:
INICIO
Emisión de reporte
de cobranzas
Reporte de
Cobranzas
Vendedor se
traslada a cobrar
Entrega a Tesorería
Recibe valores de
los clientes
Fin
Archiv
o
Verifica
saldos
Recibo de
Cobro
Recibe Créditos y
Registra
77
TECNIFERTPAC S.A.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Circularización de clientes
Nº Procedimiento Responsable
1 Emitir dos veces al año un reporte completo de los saldos detallados de
los clientes.
Jefe de Crédito
2 Elaborar las cartas de Circularización solicitando los valores pendientes
de cobro, para ser enviadas a los clientes.
Asistente de
Crédito
3 Solicitar la firma de aprobación de la Gerencia General en las cartas de
Circularización.
Asistente de
Crédito
4 Enviar las cartas vía correo electrónico o mensajería a los clientes. Asistente de
Crédito
5 Realizar la recuperación de todas las cartas de Circularización. Asistente de
Crédito
6 Realizar el análisis correspondiente y confirmación de diferencias si es
que las hubiere junto con el departamento de contabilidad.
Jefe de Crédito
Contador
Observaciones:
Elaborado por:
Fernanda Peralta
Revisado por:
Aprobado por:
3.2.3.3.4 Información y Comunicación
La información y comunicación es muy importante en una empresa, esta debe identificarse
capturarse y comunicarse oportunamente para que facilite al personal cumplir con sus
responsabilidades, así mismo se deben tener medios de comunicación precisos con las partes
externas, tales como clientes. Proveedores, reguladores, ejecutivos, directivos.
a) Comunicación
• Interna
Cada empresa debe capturar información pertinente, financiera y no financiera, relacionada
con las actividades y eventos tanto externos como internos. La información debe ser
78
identificada por la administración como relevante para el manejo del negocio. La
información debe ser entregada en una forma y oportunidad que le permita llevar a cabo su
control y sus responsabilidades.
Por lo que se deben analizar mediante reuniones semanales o mensuales en consejo o
directorio entre todos los involucrados en el área de cobranzas los vencimientos y si se
cumple o no con el presupuesto establecido por el departamento Financiero.
Además también se debe analizar porque las cuentas de los clientes se volvieron incobrables,
y en qué momento del proceso existió algún error para corregirlo. Revisión de cumplimiento
de metas y retroalimentación de los departamentos.
• Externa
Existe necesidad de comunicación apropiada no solamente con la entidad, sino hacia el
exterior. Mediante canales de comunicación abiertos, los clientes y proveedores pueden
proporcionar datos de entrada altamente significativos.
Las comunicaciones recibidas de las partes externas con frecuencia proporcionan
información importante sobre el funcionamiento del sistema de Control Interno.
Una de las herramientas utilizadas en la comunicación externa con los clientes son el sistema
de recordatorios de pago, como también la Circularización a los clientes para la verificación
de saldos.
- Sistema de recordatorios
El sistema de recordatorios consiste en la redacción de tres cartas como mínimo y cinco
como máximo, redactadas con extremo cuidado para lograr la cobranza sin causar molestias
al cliente.
Cualquiera que sea el número de cartas componentes del sistema, la primera de ellas sólo
debe ser un simple recordatorio de la fecha de vencimiento y de la cantidad vencida. Cada
carta ulterior debe llevar un mayor grado de energía, pero siempre en términos corteses.
79
Estos recordatorios deben ser entregados en inicio de semana para que no pierdan la fuerza
de acción que necesitan. A continuación se detallan modelos de cartas para utilización de la
empresa.
Primera Carta.
Santo Domingo de los Tsáchilas 01 de Septiembre del 2016
Señor Gerente
Galo Cedeño
ALMACEN SU ECONOMÍA
Presente.-
Nos complace tenerle entre nuestros clientes representativos y conociendo su interés de
servir mejor a su clientela, le ofrecemos un nuevo producto que acabamos de importar y
estamos ofertándolo a precios muy cómodos
En cuanto usted se sirva poner al día en sus cuentas con nuestra empresa, gustosos
atenderemos sus pedidos. Adjunto encontrará el catálogo y la lista de precios con los
respectivos descuentos.
Pedimos se comunique con el representante de ventas que lo atiende, para que le facilite
los trámites reglamentarios.
Atentamente,
TECNIFERTPAC S.A.
DEPARTAMENTO COMERCIAL
80
Segunda Carta
Santo Domingo de los Tsáchilas 5 de Septiembre del 2016
Señor Gerente
Galo Cedeño
ALMACEN SU ECONOMÍA
Presente.-
Señor Gerente:
Al no tener noticias suyas desde el despacho de mercadería, del 28 de julio del 2016 con
30 días de crédito, cuyo valor ascendía a $ 1.800,00 (MIL OCHOCIENTOS DOLARES
00/100), enviamos una carta recordatoria el 01 de septiembre del presente, a la que no ha
dado respuesta.
Consideramos que alguna circunstancia especial le ha impedido comunicarse con
nosotros y estamos dispuestos a ayudarle en cuanto nos exponga su situación.
En reconocimiento a su bien ganado prestigio y solvencia comprobada, le concedemos
una prórroga de tres días para que cancele su cuenta.
Confiamos que dará una atención favorable a nuestro cordial requerimiento.
Atentamente,
TECNIFERTPAC S.A.
DEPARTAMENTO DE CRÉDITO Y COBRANZAS
81
Tercera carta
Santo Domingo de los Tsáchilas 8 de Septiembre del 2016
Señor Gerente
Galo Cedeño
ALMACEN SU ECONOMÍA
Presente.-
Señor Gerente:
Con esta, son tres las comunicaciones que hemos enviado a usted para recordarle que su
pedido de mercadería del 28 de julio del presente con 30 días de crédito, no ha sido
cancelado en su totalidad. Le hemos manifestado nuestro deseo de ayudarle, si algún
problema le impide cumplir esta obligación; pero no ha dado contestación alguna.
Mucho lamentaremos, dadas las consideraciones que siempre le hemos guardado, tener
que iniciar los trámites de carácter judicial a partir del 25 de Septiembre del año en curso.
Pedimos se sirva comunicarse, lo más pronto posible, con nuestro Departamento Legal
para llegar a algún acuerdo.
Atentamente,
TECNIFERTPAC S.A.
DEPARTAMENTO DE CRÉDITO Y COBRANZAS
82
Cuarta Carta
Santo Domingo de los Tsáchilas 25 de Septiembre del 2016
Señor Gerente
Galo Cedeño
ALMACEN SU ECONOMÍA
Presente.-
Señor Gerente:
El día 8 de Septiembre del presente año, enviamos el último recordatorio para que usted
proceda a cancelar el saldo de su pedido de mercadería del 28 de Julio del 2016 con un
plazo de 30 dias, cuyo valor asciende a $ 1.800,00 (MIL OCHOCIENTOS DOLARES
00/100).
Al no tener respuesta de su parte, adjunta enviamos la citación judicial para iniciar el
juicio correspondiente, así como la tarjeta profesional de nuestro abogado.
Atentamente,
TECNIFERTPAC S.A.
DEPARTAMENTO DE CRÉDITO Y COBRANZAS
83
Circularización de clientes para comprobación de saldos
Santo Domingo, 14 de julio de 2017
Estimado Señor:
CEDEÑO VILLEGAS GALO ROLANDO.
Presente.-
Atención: Dpto. Contabilidad
Por motivos de control interno, se está llevando a cabo la revisión de nuestros registros.
Por tal razón, queremos pedirles que confirmen directamente al departamento de
contabilidad el saldo que nos adeudan con corte al 30 de Junio del 2017, que ustedes
mantenían en sus registros contables a esa fecha.
Mucho agradeceríamos se envíe su respuesta, directamente a las oficinas de
Tecnifertpac S.A., Vía al Poste Km 1 104 y Margen Derecho, teléfonos, 023780-108,
e-mail, [email protected], [email protected], debemos mencionar
que necesitamos el documento original de su respuesta.
Atentamente,
TECNIFERTPAC S.A.
___________________
AGR. BERMÚDEZ EBER AUGUSTO.
GERENTE GENERAL
Nuestros registros muestran un saldo de US$_______________ por pagar a
TECNIFERTPAC S.A., al 30 de junio de 2017.
Firma:____________________________
Nombre:__________________________
Cargo:____________________________
Fecha:____________________________
84
3.2.3.3.5 Monitoreo.
a) Cuestionario de Monitoreo de Control Interno
Las deficiencias del Sistema de Control Interno deben ser identificadas y comunicadas de
manera oportuna para poder tomar acciones a tiempo. Por esta razón es necesario contar con
actividades de monitoreo y evaluaciones periódicas que evidencien la implementación y el
mejoramiento continuo de los controles, ya que una empresa se encuentra en constantes
cambios.
Las debilidades encontradas a través de las evaluaciones del sistema de control interno
deberán ser comunicadas oportunamente para tomar las acciones correctivas.
b) Análisis de Vencimientos de Cartera por edades
El control constante y oportuno en las actividades de una compañía es vital por lo que es
necesario se realicen reuniones del comité de créditos semanales en las que se revise el
comportamiento de los créditos otorgados de esta manera se podrá reaccionar a tiempo y
evitar mayores inconvenientes o pérdidas.
ANÁLISIS DE VENCIMIENTOS DE CARTERA POR EDADES
Nombre
Total
Vencido
Hasta
1 -30 31-60 61-90 91-120 121-360 + de 360
Abarca Arturo 4.500 1.500 1.500 1.500
Benítez Blanca 730 730
Corona Carolina 500 500
Totales 5.730 2.000 1.500 2.230
Además de estos controles también se deben realizar circularizaciones a los clientes para
poder confirmar los saldos que constan en nuestros registros. Estos se deben realizar por lo
menos dos veces al año ya que la mayor parte de nuestras ventas son a crédito, por lo que
existe un amplio movimiento transaccional en esta modalidad.
85
c) Índices Financieros
Para poder monitorear que las herramientas implementadas del Sistema de Control Interno
están dando resultados se puede utilizar varios índices para el análisis de la gestión del
departamento de Crédito y Cobranzas, estos pueden ser:
Tabla 7. Índices Financieros
ÍNDICES FINANCIEROS
Razón Corriente
Activo Corriente
Pasivo Corriente
642.318,93 = 0.26
2´429.557,80
La razón corriente indica la
capacidad que tiene la empresa
para cumplir con sus
obligaciones financieras,
deudas o pasivos a corto plazo.
Índice de Morosidad
Cartera Vencida x 100
Total Cartera
527.210,61 x 100 = 96.17%
548.196,81
Revela el grado de la cartera
vencida en relación al total de
la cartera.
Prueba Acida
(Act. Corriente –Inventarios-Cuentas por
Cobrar)
Pasivo Corriente
253.602,49 =0.10
2´429.557,80
Es uno de los indicadores
financieros utilizados para
medir la liquidez de una
empresa, para medir su
capacidad de pago.
*Índice de Gestión de
Cobros
Cobranzas realizadas
Cobranzas esperadas
(Total de visitas)
Mide el promedio de las
cobranzas en función a los
clientes programados.
*Cumplimiento de Meta
del Presupuesto de
cobranzas
Cobranzas Realizadas x100
Presupuesto de Cobranzas
Mide el cumplimiento
porcentual en relación al
presupuesto de cobranzas.
Fuente: Investigación
Elaborado por: Fernanda Peralta.
86
Los índices de Razón Corriente, Índice de Morosidad y la Prueba ácida fueron calculados en
base a los Estados Financieros al 31 de Diciembre del 2016.
*El índice de Gestión de Cobros y de Cumplimiento de Meta del Presupuesto de cobranzas
debe ser calculado mensualmente a futuro de acuerdo a las actividades realizadas por el
departamento de crédito y Cobranzas y la Gerencia General
3.3. VALIDACIÓN DE LA PROPUESTA.
La presente propuesta se validará con la aprobación dada por el lector asignado o la gerencia
de Investigaciones de la Universidad Autónoma de los Andes UNIANDES. También se
validará ante el tribunal de grado designado en la defensa de esta investigación.
Adjunto al presente documento se encuentra la carta de certificación del gerente de la
empresa Tecnifertpac en la que se compromete que una vez recibido el presente documento
y si es de su conveniencia lo aplicará.
3.3.1 CONCLUSIONES PARCIALES DEL CAPÍTULO.
d) Utilizando las herramientas para la evaluación del Sistema de Control Interno se
evidenció la necesidad de la aplicación de estos componentes para mejorar el control del
departamento de Créditos y cobranzas, de esta forma mejorar la colocación de créditos
y recuperación de los mismos.
e) La propuesta planteada solicita la aplicación de un Sistema de Control interno para el
área de Créditos y Cobranzas, que permita recuperar el capital invertido en créditos
concedidos y de esta forma lograr liquidez para la compañía.
f) Finalmente el presente trabajo de investigación es una fuente de información para
consulta y aplicación del Sistema de Control Interno del departamento de Créditos y
Cobranzas de la compañía Tecnifertpac, ya que se crearon principalmente políticas,
procedimientos, manuales de funciones que ayudaran a la empresa a mejorar sus
actividades diarias.
87
3.4 CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES FINALES.
Conclusiones.
✓ La investigación bibliográfica de diferentes autores para las dos variables de este
trabajo sustentan teóricamente la propuesta de un sistema de control interno para
mejorar la gestión del departamento de Crédito Cobranza.
✓ Se evidenció que la empresa Tecnifertpac S.A. no dispone de un sistema de control
interno para el área de crédito cobranzas, por lo que no cuenta con políticas,
procedimientos y funciones definidas, razones por las cuales la información
financiera generada en esta área es poco confiable.
✓ La presente propuesta promueve el desarrollo de los componentes del COSO I, y que
aplicándolo se disminuirá los riesgos, respaldando las actividades y procedimientos
del área de crédito y cobranzas, generando información confiable.
Recomendaciones.
✓ Socializar con todo el personal involucrado el presente Sistema de Control Interno,
de tal manera que todos y cada uno de los colaboradores se concienticen acerca de
su importancia y conozcan todos y cada uno de sus componentes; así como sus
responsabilidades, procesos, riesgos y políticas que deben cumplirse para mejorar la
gestión de cobranzas de la empresa “TECNIFERTPAC S.A..”.
✓ Realizar evaluaciones periódicas a través de los indicadores sugeridos para medir
resultados y compararlos entre dos o más periodos, observando al personal y a los
procesos de tal manera que le permita identificar rápidamente las áreas críticas,
determinado responsabilidades y tomando las medidas correctivas que sean
necesarias.
✓ Implementar en forma integral el Sistema de Control Interno propuesto que permitirá
mejorar la gestión de cobranzas en la empresa “TECNIFERTPAC S.A.”.
BIBLIOGRAFÍA.
Ahmad H., J. (2015). INTRODUCCIÓN A LA INFORMACIÓN CONTABLE, ESTIMACIÓN
Y APLICACIÓN PARA LA TOMA DE DECISIONES (Vols. 10 de Economía,
Organización y Ciencias Sociales). Alcoy, Alicante, España: 3 Ciencias Área de
Innovación y Desarrollo.
Fierro Martínez, Á. M. (2015). Contabilidad general con enfoque NIIF para las pymes.
Bogotá, Colombia: Ecoe Ediciones.
Granados, I. (2010). CONTABILIDAD GERENCIAL. Bogotá: ISBN.
Guajardo, G., & Andrade, N. E. (2014). Contabilidad Financiera Sexta Edición. México:
Mc Graw Hill Education.
Mantilla B, S. A. (2013). Auditoria de Control Interno. Bogotá: Ecoe Ediciones.
Matilla, S. (2011). Control Interno Informe Coso. Bogotá: Ecoe Ediciones.
Montaño , E. (2013). Control Interno, auditoria y aseguramiento, revisoría fiscal y gobierno
corporativo. Cali: Programa Editorial Universidad del Valle.
Montaño García , A. (2010). Administración de la Cobranza. México: Trillas.
Montaño, F. J. (2014). Auditoría de las àreas de la empresa 1a. edición. Bogotá: Ediciones
de la U.
Montes, C. A., Montilla, O. d., & Mejía, E. (2014). Control y Evaluación de la Gestión
Organizacional. Colombia: Alfaomega Colombiana S.A.
Napolitano, A., Holguín, F., Tejero, A., & Valencia, R. (2013). Auditoría de Estados
Financieros y su documentación. México: Instituto Mexicano de Contadores
Públicos.
Orta, M., Castrillo, A., Sanchez-Mejía, I., & J. Sierra, G. (2012). Fundamentos teóricos de
auditoría financiera. Madrid: Ediciones Pirámide.
Ortega Fernandez, M. (2012). Contabilidad Basica. En Contabilidad basica (pág. 15).
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Ruiz, R. J., & Gil, A. M. (2012). Principios de gestión financiera. España: Editorial Síntesis.
Villaseñor Fuente , E. (2009). Elementos de Administración de Crédito y Cobranza. Mexico:
Trillas.
Westerfield, R. (2012). Finanzas Corporativas Novena Edición. México: Mc Graw Hill
Educación.
Zapata Sánchez, P. (2011). Contabilidad General. Bogotá: Mc Graw Hill.
ANEXOS
ANEXO Nº 1:
CARTA DE APROBACIÓN DE PERFIL DEL PROYECTO DE
INVESTIGACIÓN
ANEXO Nº2:
CARTA DE APROBACIÓN DE LA EMPRESA
ANEXO Nº3:
FORMATO DE ENTREVISTA APLICADA
UNIVERSIDAD REGIONAL AUTÓNOMA DE LOS ANDES
“UNIANDES”
ENTREVISTA DIRIGIDA AL GERENTE GENERAL
Pregunta 1. ¿Se ha diseñado un Sistema de Control Interno para el departamento de crédito
y cobranzas?
Pregunta 2. ¿Cómo incide en los resultados de la compañía la creación de un Sistema de
Control Interno para el área de cobranzas?
Pregunta 3. ¿Se ha diseñado políticas para disminuir la morosidad de la cartera?
Pregunta 4. ¿Existe un Plan de capacitación para el personal del departamento de Crédito y
cobranzas?
Pregunta 5. ¿Desde su punto de vista cuáles serían las estrategias para reducir el índice de
cartera vencida que afecta la empresa?
Pregunta 6. ¿Se ha realizado evaluaciones periódicas sobre las metas y objetivos del
departamento de crédito y cobranzas?
Pregunta 7. ¿La empresa Tecnifertpac S.A. realiza un análisis previo para otorgar créditos a
los clientes?
Pregunta 8. ¿Existe un comité de Crédito que efectúe la calificación y el análisis de los
clientes?
Pregunta 9. ¿El jefe de cartera y cobranzas coordina con la gerencia general para otorgar
créditos?
Pregunta 10. ¿Para otorgar un crédito importante exige documentos que respalden la
situación económica y financiera del cliente?
Pregunta 11. ¿Permitiría realizar una evaluación al sistema de control interno?
Gracias por su colaboración
ANEXO Nº4:
RESULTADOS DE LA ENTREVISTA
UNIVERSIDAD REGIONAL AUTÓNOMA DE LOS ANDES
“UNIANDES”
ENTREVISTA DIRIGIDA AL GERENTE GENERAL
Pregunta 1. ¿Se ha diseñado un Sistema de Control Interno para el departamento de crédito
y cobranzas?
No hemos desarrollado al momento
Pregunta 2. ¿Cómo incide en los resultados de la compañía la creación de un Sistema de
Control Interno para el área de cobranzas?
Se reflejaría de forma positiva, ya que se mejorarían los indicadores de resultados y
eficiencia.
Pregunta 3. ¿Se ha diseñado políticas para disminuir la morosidad de la cartera?
Al momento no se han desarrollado.
Pregunta 4. ¿Existe un Plan de capacitación para el personal del departamento de Crédito y
cobranzas?
No existe un plan formal de capacitación
Pregunta 5. ¿Desde su punto de vista cuáles serían las estrategias para reducir el índice de
cartera vencida que afecta la empresa?
Mejorar la cartera de clientes desarrollando una metodología de análisis de los mismos.
Obtener garantías de los clientes en negociaciones de volúmenes considerables.
Pregunta 6. ¿Se ha realizado evaluaciones periódicas sobre las metas y objetivos del
departamento de crédito y cobranzas?
Al momento no se ha desarrollado
Pregunta 7. ¿La empresa Tecnifertpac S.A. realiza un análisis previo para otorgar créditos a
los clientes?
Al momento no hemos desarrollado concretamente la forma correcta de proceder con este
tema.
Pregunta 8. ¿Existe un comité de Crédito que efectúe la calificación y el análisis de los
clientes?
No contamos con un comité de crédito, la mayoría de los clientes son conocidos por lo que
se les ha otorgado créditos sin análisis exigentes.
Pregunta 9. ¿El jefe de cartera y cobranzas coordina con la gerencia general para otorgar
créditos?
Al momento no se realiza de esta forma. Ellos mantienen independencia.
Pregunta 10. ¿Para otorgar un crédito importante exige documentos que respalden la
situación económica y financiera del cliente?
Al momento no se ha solicitado documentos adicionales que garanticen los créditos
otorgados.
Pregunta 11. ¿Permitiría realizar una evaluación al sistema de control interno?
Claro que si, seguro nos ayudará a mejorar la actualidad de la compañía.
ANEXO Nº5:
FORMATO DE ENCUESTAS APLICADAS
UNIVERSIDAD REGIONAL AUTÓNOMA DE LOS ANDES
“UNIANDES”
ENCUESTA A GERENTE FINANCIERO Y JEFE DE CRÉDITOS Y
COBRANZAS
1. ¿Existe en la empresa la infraestructura adecuada para el área de crédito y cobranzas?
SI ______ NO ______
2. ¿Se ha diseñado un sistema de control interno para el área de créditos y cobranzas?
SI ______ NO ______
3. ¿Existen políticas claramente definidas para el departamento de crédito y cobranzas?
SI ______ NO ______
4. ¿Existe alguna garantía del personal que maneja la cobranza?
SI ______ NO ______
5. ¿Solicita la empresa de forma periódica confirmación directa a los clientes de su
saldo mediante el envío del correspondiente extracto de la cuenta?
SI ______ NO ______
6. ¿La cartera física se custodia bajo suficientes medidas de seguridad?
SI ______ NO ______
7. ¿Todos los ingresos o cobranzas, son reportados oportunamente al Departamento de
Tesorería?
SI ______ NO ______
8. ¿Se realizan programas de capacitación específicamente diseñados para el personal
del área de cobranzas?
SI ______ NO ______
9. ¿Se realizan reuniones de planificación para presupuestar las ventas y cobranzas?
SI ______ NO ______
10. ¿Cuál de las siguientes circunstancias influye mayoritariamente en la morosidad de
su cartera?
Falta de voluntad del cliente ( )
Incapacidad de Pago ( )
Falta de análisis al cliente ( )
Ausencia de políticas de cobros ( )
UNIVERSIDAD REGIONAL AUTÓNOMA DE LOS ANDES
“UNIANDES”
ENCUESTA A ASISTENTE DE COBRANZAS Y VENDEDORES-
COBRADORES
1. ¿El área de cobranzas dispone de manuales de funciones y procedimientos para
apoyar su labor?
SI ______ NO ______
2. ¿Se utilizan referencias externas de crédito para juzgar la solvencia de pago de los
clientes?
SI ______ NO ______
3. ¿Se notifica al funcionario responsable el vencimiento de los documentos del cliente
a su cargo?
SI ______ NO ______
4. ¿Se elaboran recibos de caja pre enumerados por cada vez que se efectúa una
cobranza o venta de contado, entregando el original al cliente y conservando una
copia con su firma de conformidad?
SI ______ NO ______
5. ¿Los registros de los clientes contienen el suficiente detalle que permita la fácil
identificación?
SI ______ NO ______
6. ¿Los asesores de ventas evalúan en forma prolija de capacidad del cliente para
venderle una opción a crédito?
SI ______ NO ______
7. ¿Los cobros realizados son depositados íntegramente y el mismo día en que se
recaudaron?
SI ______ NO ______
8. ¿Conoce usted con claridad cuáles son las funciones atribuidas a su cargo?
SI ______ NO ______
9. ¿Las cuentas de mayor antigüedad son enviadas con el abogado?
SI ______ NO ______
10. ¿Cómo califica usted la política de recuperación de cartera vencida en el área de
cobranzas?
Excelente ( )
Muy Buena ( )
Buena ( )
Regular ( )
UNIVERSIDAD REGIONAL AUTÓNOMA DE LOS ANDES
“UNIANDES”
ENCUESTA AL CONTADOR
1. ¿Existen políticas contables definidas en cuanto al tratamiento de las cuentas por
cobrar?
SI ______ NO ______
2. ¿Se concilia mensualmente los reportes auxiliares con las del mayor general de las
cuentas de Clientes?
SI ______ NO ______
3. ¿La cartera física se custodia bajo suficientes medidas de seguridad?
SI ______ NO ______
4. ¿Se realizan arqueos de cheques de los clientes periódicamente?
SI ______ NO ______
5. ¿Se realizan circularizaciones periódicas a los clientes con el fin de confirmar los
saldos pendientes?
SI ______ NO ______
6. ¿Se realizan arqueos de caja de ventas sorpresa para verificar los valores cobrados?
SI ______ NO ______
7. ¿Las diferencias reportadas por una Circularización a clientes, se investigan por una
persona distinta al departamento de cobranzas?
SI ______ NO ______
8. ¿Se mantiene archivos contables de las cuentas de clientes morosos?
SI ______ NO ______
9. ¿Se realiza convenios de pago con los clientes de cuentas vencidas?
SI ______ NO ______
10. ¿Se realiza una gestión periódica de recuperación de las retenciones fiscales de los
clientes?
SI ______ NO ______
11. ¿Existe una política para la recuperación de los valores enviados a la provisión de
cuentas incobrables?
SI ______ NO ______
12. ¿Se continúa con la gestión de cobro después de haber dado de baja a las cuentas
incobrables en los registros contables?
SI ______ NO ______
ANEXO Nº 6:
CUESTIONARIOS DE EVALUACIÓN DE CONTROL
INTERNO
Nro. CUESTIONARIO
SI = 3
+/- = 2
No = 1
P% CP %Controles
clavesObservaciones
1¿Se ha difundido la visión y misión de
Tecnifertpac?3 1,50% 1,50%
Planificación
Estratégica
2
¿El personal conoce el objetivo general, y
los principales procesos y proyectos a
cargo de la administración?
1 1,50% 0,00%Planificación
Estratégica
El personal no
tiene un
conocimiento claro
de los objetivos de
la compañía
3
¿La alta dirección de la entidad, ha
establecido los principios de integridad y
valores como parte de la cultura
organizacional?
1 2,00% 0,00%Valores
coorporativos
No se encuentran
establecidos los
valores
coorporativos
4
¿La empresa cuenta con una estructura
organizativa que muestre claramente las
relaciones jerárquico- funcionales, que
permita el flujo de información entre las
distintas áreas de trabajo?
2 2,00% 1,00%Estructura
orgánica
El organigrama se
encuentra
desactualizado
5
¿La entidad cuenta con un manual de
funciones aprobado, actualizado y
corresponde a la estructura
organizacional autorizada?
1 4,00% 0,00%Manual de
Funciones
No cuentan con un
manual aprobado
6
¿Los perfiles y descripciones de los
puestos están definidos y alineados con
las funciones establecidas por la
organización?
1 4,00% 0,00%Descripcion
de Puestos
No se ha elaborado
descripciones de
puestos
9 15% 2,50%
7
¿La entidad ha establecido objetivos
claros y alcanzables, considerando la
misión y visión de la organización?
3 2,00% 2,00%Planificación
Estratégica
8¿Las actividades principales están
orientadas al logro de los objetivos?2 3,00% 1,50%
Planificación
Estratégica
El personal no
tiene un
conocimiento claro
de los objetivos de
la compañía
9
¿Se han determinado riesgos internos que
pueden influir en el cumplimiento de las
actividades?
1 3,00% 0,00%Planificación
Estratégica
No existe la cultura
de administración
de riesgos
10
¿Se han determinado riesgos externos que
puedan influir en los cumplimientos de
los objetivos?
2 3,00% 1,50%Planificación
Estratégica
No existe la cultura
de administración
de riesgos
11
¿Se promueve una cultura de
administración de riesgos a través de
acciones de capacitación del personal
responsable de los procesos?
1 3,00% 0,00%Planificación
Estratégica
No existe la cultura
de administración
de riesgos
12
Los principales proyectos y procesos
cuentan con sus correspondientes
Matrices de Administración de Riesgos
1 3,00% 0,00%Planificación
Estratégica
No existe la cultura
de administración
de riesgos
CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO
FECHA: 18 DE ENERO 2017
AMBIENTE DE CONTROL
TECNIFERTPAC S.A.
EVALUACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO DEL ÁREA DE
CRÉDITOS Y COBRANZAS POR EL PERIODO COMPRENDIDO DEL 01 DE
GERENCIA GENERAL
SUMAN
EVALUACION DEL RIESGO
13
¿El personal se encuentra capacitado para
la identificación y valoración de los
riesgos?
1 3,00% 0,00%Plan de
Capacitación
No existe la cultura
de administración
de riesgos
SUMAN 11 20% 5,00%
14
¿Existen documentadamente manuales de
procedimientos para las diferentes áreas
de la compañía?
1 6% 0,00%
Manual de
Procedimient
os
No se han
elaborado
manuales de
15
¿El manual de procedimientos está
actualizado y corresponde a las
atribuciones de la unidad o área
administrativa?
1 6% 0,00%
Manual de
Procedimient
os
No se han
elaborado
manuales de
procedimientos
16
¿Se han definido documentadamente
políticas para las actividades de ventas,
crédito y cobranzas?
1 6% 0,00%
Políticas de
Crédito y
Cobranzas
No existen
políticas claras de
crédito
17
¿Se generan las provisiones para
incobrables de acuerdo al análisis de la
cartera?
2 6% 3,00%
Ley de
Régimen
Tributario
NIIF
Se realizan
anualmente
18
¿Se realizan con periodicidad reuniones
para el análisis de cartera vigente y
vencida?
2 6% 3,00%
Políticas de
Crédito y
Cobranzas
No existen
políticas de crédito
SUMAN 7 30% 6,00%
19¿Existen políticas para la información y
comunicación? 1 2,00% 0,00%
Políticas de
Comunicación
No se han
implementado
políticas de
comunicación
20¿La alta dirección cumple con las
políticas de información y comunicación?1 2,00% 0,00%
Políticas de
Comunicación
No se han
implementado
políticas de
comunicación
21
¿Tiene formalmente establecidas líneas de
comunicación e información con su
personal para difundir los programas,
metas y objetivos de la organización?
2 2,50% 1,25%Políticas de
Comunicación
No se han
realizado reuniones
informativas
22
¿Recibe reportes de análisis de la gestión
realizada en el departamento de crédito y
cobranzas?
2 3,00% 1,50%Canales de
comunicación
No se a elaborado
dicho reporte
23
¿Existen un medio de comunicación que
informe al personal sobre sus
responsabilidades?
2 3,00% 1,50%Canales de
comunicación
Mediante correo
electrónico
24
¿La administración toma en cuenta las
sugerencias de los colaboradores para el
mejoramiento de los procesos y
actividades de la empresa?
3 2,50% 2,50%Canales de
comunicación
SUMAN 11 15,00% 6,75%
25 ¿Realizan auditorías externas? 3 4,00% 4,00%Ley de
Compañías
26
¿Le comunican las deficiencias de control
interno de forma oportuna a los niveles
facultados para aplicar medidas
correctivas?
3 4,00% 4,00%Informe a la
Gerencia
27
¿Se asegura que sean atendidas las
recomendaciones en materia de control
interno, emitidas por los auditores
externos?
2 4,00% 2,00%Informe a la
Gerencia
No hay
seguimiento
ACTIVIDADES DE CONTROL
INFORMACION Y COMUNICACIÓN
MONITOREO Y SUPERVISION
28
¿Se realizan acciones correctivas,
derivadas de las recomendaciones
emitidas por Auditoria Externa?
1 4,00% 0,00%Informe a la
Gerencia
No hay
seguimiento
29
¿Se efectúan evaluaciones frecuentes del
Sistema de Control Interno en la
empresa?
1 4,00% 0,00%
Supervisión y
Mejoramiento
Continuo
No se evalua
10 20% 10,00%
TOTAL 48 100% 30,25%
SUMAN
N
ro
.
CUESTIONARIO
SI = 3
+/- = 2
No = 1
P% CP %Controles
claves
Observacione
s
1
¿Se ha establecido un responsable para el
monitoreo del control interno para el
departamento de crédito y cobranzas de
Tecnifertpac S.A.?
1 3,75% 0,00%Manual de
Funciones
No existe
encargado
2¿Se ha difundido la visión y misión de
Tecnifertpac?3 3,75% 3,75%
Planificación
Estratégica
3
¿La empresa cuenta con una estructura
organizativa que muestre claramente las
relaciones jerárquico- funcionales, que
permita el flujo de información entre las
distintas áreas de trabajo?
2 3,75% 1,88%Estructura
Organica
No esta
actualizado
4
¿Se evalúa las competencias de cada uno
de los colaboradores en la gestión de
cobranzas para que se realice un trabajo
eficiente?
1 3,75% 0,00%Manual de
Funciones
No se realizan
evaluaciones
SUMAN 7 15% 5,63%
3¿El departamento Financiero ha
establecido prácticas para la identificación
de riesgos?
1 5% 0,00%Planificación
Estratégica
No existe la cultura
de administración
de riesgos
4
¿Se han determinado riesgos internos y
externos que puedan influir en el
cumplimiento de las actividades del
departamento financiero?
1 5% 0,00%Planificación
Estratégica
No existe la cultura
de administración
de riesgos
5¿Se da seguimiento a los objetivos
establecidos por la administración para el
departamento Financiero?
2 5% 2,50%Planificación
Estratégica
El personal no
tiene un
conocimiento claro
de los objetivos de
la compañía
6¿Se ha determinado los índices de
morosidad de la cartera de clientes de
Tecnifertpac?
1 5% 0,00%Análisis
Financiero
No se realizan
análisis períodicos
SUMAN 5 20% 2,50%
7¿Se revisan las variaciones importantes en
los presupuestos?1 5% 0,00%
Planificación
Financiera
No se elaboran
presupuestos
8¿Se determina un presupuesto mensual de
ventas y cobranzas?2 5% 2,50%
Planificación
Financiera
No se elaboran
presupuestos
9¿Se realiza el presupuesto de la Compañía
incorporando las cuentas por cobrar
incumplidas?
1 5% 0,00%Planificación
Financiera
No se elaboran
presupuestos
ACTIVIDADES DE CONTROL
EVALUACION DEL RIESGO
TECNIFERTPAC S.A.
EVALUACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO DEL ÁREA DE
CRÉDITOS Y COBRANZAS POR EL PERIODO COMPRENDIDO DEL 01 DE
CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO
GERENTE FINANCIERO
FECHA: 18 DE ENERO 2017
AMBIENTE DE CONTROL
10¿Se evalúa la rentabilidad de las diversas
unidades de negocio y/o líneas de
productos?
1 5% 0,00%Análisis
Financiero
Se lo hace
anualmente
11
¿Existe una adecuada segregación de
funciones en cuanto a autorización,
registro y custodia del departamento
Financiero - Crédito – Cobranzas?
2 5% 2,50%Manual de
Funciones
No cuentan con
Manual de
Funciones
12¿Se analiza las posibilidades de
recuperación de la cartera en general?2 5% 2,50%
Análisis
FinancieroNo realiza analisis
SUMAN 9 30% 7,50%
13
¿Reporta mensualmente a la
administración un análisis de la gestión
realizada en el departamento de crédito y
cobranzas?
1 3,75% 0,00%Análisis de
Competencia
s
No se realizan
análisi de Gestión
14¿Las políticas del departamento financiero
son comunicadas en forma correcta y
oportuna al personal?
1 3,75% 0,00%Políticas de
Crédito y
Cobranzas
No se difunden las
políticas
15¿Existen canales de comunicación para
captar información de las necesidades de
los clientes?
2 3,75% 1,88%Políticas de
Comunicació
n
No se han
implementado
políticas de
comunicación
16¿Recibe reportes de cobranzas
oportunamente? 2 3,75% 1,88%
Manual de
Procedimient
os
Se envian por
correo
semanalmente
SUMAN 6 15,00% 3,75%
17¿Se realiza un seguimiento periódico del
plan estratégico de la organización?1 4% 0,00%
Planificación
Estratégica
No se da
seguimiento
18¿Se efectúa un control de ejecución de los
procedimientos y políticas del
departamento Financiero?
1 4% 0,00%Sistema de
Control
Interno
No se da
seguimiento
19¿Se efectúan evaluaciones frecuentes del
Sistema de Control Interno en la empresa?1 4% 0,00%
Sistema de
Control
Interno
No se evalua el
Sistema de Control
Interno
20¿El personal está obligado a hacer constar
su firma en los documentos que procesa
bajo su responsabilidad?
3 4% 4,00%Sistema de
Control
Interno
21¿Existe alguna persona que supervise que
se cumpla los procedimientos y políticas
del departamento de crédito y cobranzas?
1 4% 0,00%Manual de
FuncionesNo se a delegado
7 20% 4,00%
TOTAL 34 100% 23,38%
SUMAN
MONITOREO Y SUPERVISION
INFORMACION Y COMUNICACIÓN
Nro. CUESTIONARIO
SI = 3
+/- = 2
No = 1
P% CP %Controles
clavesObservaciones
1¿Existen establecidas claramente las
funciones y responsabilidades para las
personas del área de crédito?
2 3,75% 1,88%Manual de
funciones
No estas
establecidas
2¿Existen objetivos institucionales claramente
definidos para el área de crédito y
cobranzas?
1 3,75% 0,00%Planificación
Estratégica
No hay
objetivos
definidos para
créditos
3¿La empresa tiene el personal adecuado, en
número y experiencia, para llevar a cabo las
operaciones en su departamento?
2 3,75% 1,88%Descripción
de puestos
El numero es
considerado
correcto
4¿Se dispone de un plan de capacitación para
el personal del Área de Crédito y
Cobranzas?
1 3,75% 0,00%Plan de
Capacitación
No se a
planificado
SUMAN 6 15% 3,75%
5¿La alta gerencia ha definido objetivos en el
corto, mediano y largo plazo para el área de
crédito y cobranzas?
1 5% 0,00%Planificación
Estratégica
No hay
objetivos
específicos
6¿Identifica los riesgos potenciales para su
departamento?1 5% 0,00%
Planificación
Estratégica
No existe la
cultura de
administración
de riesgos
7¿Se ha dado seguimiento a los objetivos
establecidos dentro del área de créditos y
cobranzas?
1 5% 0,00%Planificación
Estratégica
No hay
objetivos
específicos
8¿Las actividades principales están orientadas
al logro de los objetivos?2 5% 2,50%
Planificación
Estratégica
No hay
objetivos
específicos
SUMAN 5 20% 2,50%
9¿Existen documentadamente manuales de
procedimientos para el área de Créditos y
Cobranzas?
1 3% 0,00%Manual de
procedimient
os
No hay
manuales
10¿La empresa cuenta con políticas para la
concesión de créditos?1 3% 0,00%
Políticas de
Crédito
No se han
elaborado
políticas
11 ¿El crédito es aprobado por un comité? 1 3% 0,00%Políticas de
Crédito
No existe un
comité
12¿Se estudian a los clientes, previo a emitir la
autorización de crédito?1 3% 0,00%
Políticas de
Crédito
Solo se recibe
referencias
13¿Se realiza una evaluación permanente de la
situación crediticia del cliente?1 3% 0,00%
Políticas de
Crédito
Solo una
solicitud inicial
14¿Existen controles que garanticen la
recuperación de las cuentas por cobrar? 1 3% 0,00%
Políticas de
Crédito
No se piden
garantías
EVALUACION DEL RIESGO
AMBIENTE DE CONTROL
ACTIVIDADES DE CONTROL
TECNIFERTPAC S.A.
EVALUACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO DEL ÁREA DE
CRÉDITOS Y COBRANZAS POR EL PERIODO COMPRENDIDO DEL 01 DE
CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO
JEFE Y AUXILIAR DE CRÉDITO Y COBRANZA
FECHA: 18 DE ENERO 2017
15¿Se realizan con periodicidad reuniones para
el análisis de cartera vigente y vencida?2 3% 1,50%
Planificación
Estratégica
Se realizan
esporadicament
e
16¿Se establecen metas en forma periódica
respecto a montos de cobranza?2 3% 1,50%
Planificación
Estratégica
No hay metas
planificadas
17¿Se han establecido procedimientos para
presentar quejas o reclamos?1 2% 0,00%
Manual de
procedimient
No hay
manuales
18¿Existen lineamientos que eviten que los
cobradores reciban dinero en efectivo por
parte de los clientes?
1 2% 0,00%Politicas de
cobranzas
No existen
políticas de
cobranzas
19¿Los cobradores reportan inmediatamente
los cobros al área de crédito y cobranzas?1 2% 0,00%
Politicas de
cobranzas
No existen
políticas de
cobranzas
SUMAN 13 30% 3,00%
20¿Se usan formularios pre numerado de
ingreso de las cobranzas?3 2,50% 2,50%
Politicas de
cobranzas
21¿Reporta mensualmente a la administración
un análisis de la gestión realizada en el
departamento de crédito y cobranzas?
2 2,50% 1,25%Análisis
FinancieroNo se reporta
22¿Entrega semanalmente los reportes de
saldos y cobros de los clientes al personal
encargado de la cobranza?
2 2,50% 1,25%Análisis
Financiero
Se envia por
correo
electronico
23¿Existen canales de comunicación para
captar información de las necesidades de los
clientes?
1 2,50% 0,00%Políticas de
Comunicació
n
No se han
implementado
políticas de
comunicación
24¿Existen un medio de comunicación que
informe al personal sobre sus
responsabilidades?
2 2,50% 1,25%Políticas de
Comunicació
n
No se han
implementado
políticas de
comunicación
25
¿La administración toma en cuenta las
sugerencias de los colaboradores para el
mejoramiento de los procesos y actividades
de la empresa?
1 2,50% 0,00%Políticas de
Comunicació
n
No se han
implementado
políticas de
comunicación
SUMAN 11 15% 6,25%
26¿Se realizan controles rutinarios por parte de
otro miembro de la empresa, para confirmar
los saldos pendientes de cobro?
1 3% 0,00%Sistema de
Control
Interno
No se da
seguimiento
27¿Se evalúa los controles internos
establecidos por la Administración para el
área de cartera?
1 3% 0,00%Sistema de
Control
Interno
No se da
seguimiento
28¿Se considera la información de terceros para
verificar los datos generados en la empresa?2 3% 1,67%
Sistema de
Control
Interno
No se da
seguimiento
29¿El personal está obligado a hacer constar
su firma en los documentos que procesa bajo
su responsabilidad?
3 3% 3,33%Políticas de
cobranzas
30¿Existe alguna persona que supervise que se
cumpla los procedimientos y políticas del
departamento de crédito y cobranzas?
1 3% 0,00%Manual de
funciones
No se ha
establecido
31¿Se confirman periódicamente los saldos de
los reportes de Cartera con la cuenta
contable de clientes?
1 3% 0,00%Sistema de
Control
Interno
Una vez al año
9 20% 5,00%
TOTAL 44 100% 20,50%
MONITOREO Y SUPERVISION
INFORMACION Y COMUNICACIÓN
Nro. CUESTIONARIO
SI = 3
+/- = 2
No = 1
P% CP %Controles
clavesObservaciones
1¿Se les ha entregado por escrito la
asignación de autoridad y funciones?1 5,00% 0,00%
Manual de
Funciones
No se ha
recibido
manuales.
2¿Hay una adecuada segregación de
funciones entre la persona que maneja los
créditos y la que factura?
2 5,00% 2,50%Manual de
Funciones
Existen
confusiones
3¿Recibe capacitación por parte de la
empresa?2 5,00% 2,50%
Plan de
capacitación
No se ha
planificado
SUMAN 5 15% 5,00%
4¿Existen objetivos específicos para su
departamento?2 5% 2,50%
Planificación
Estratégica
No existen
objetivos
específicos
5¿Identifica los riesgos potenciales para su
departamento?2 5% 2,50%
Planificación
Estratégica
No existe la
cultura de
administración
de riesgos
6¿Se ha dado seguimiento a los objetivos
establecidos dentro del área de créditos y
cobranzas?
1 5% 0,00%Planificación
Estratégica
No existen
objetivos
específicos
7¿Las actividades principales están
orientadas al logro de los objetivos?2 5% 2,50%
Planificación
Estratégica
No existen
objetivos
específicos
SUMAN 7 20% 7,50%
8¿El departamento de ventas cuenta con
políticas claras para generar las ventas a
crédito?
1 8% 0,00%Políticas de
Crédito
No existen
políticas
definidas
9¿Se determina un presupuesto mensual de
ventas contado y crédito?2 5% 2,50%
Planificación
Financiera
10
¿Se elaboran recibos prefoliados por cada
vez que se efectúa una cobranza,
entregando el original al cliente y
conservando una copia con su firma de
conformidad?
3 5% 5,00%Políticas de
Crédito
11¿La compañía cuenta con políticas de
cobranzas?1 7% 0,00%
Políticas de
Cobranzas
No tiene
políticas de
cobranza
12¿Se depura periódicamente los saldos
menores correspondientes a valores por
retenciones fiscales?
3 2% 2,00%Supervisión y
Seguimiento
EVALUACION DEL RIESGO
AMBIENTE DE CONTROL
ACTIVIDADES DE CONTROL
TECNIFERTPAC S.A.
EVALUACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO DEL ÁREA DE
CRÉDITOS Y COBRANZAS POR EL PERIODO COMPRENDIDO DEL 01 DE
CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO
VENDEDORES / COBRADORES
FECHA: 18 DE ENERO 2017
13¿Se lleva un registro por concepto de
cheques protestados y devueltos?3 3% 3,00%
Políticas de
Tesorería
SUMAN 13 30% 12,50%
14¿ La empresa suministra información
como: manuales, reglamentos, programas,
etc.
1 3% 0,00%Políticas de
Información
No se ha
recibido
documentos
15¿Se les suministra un reporte con la
información necesaria para realizar las
cobranzas?
3 3% 3,00%Políticas de
Cobranzas
16¿Se realiza un informe de las visitas a los
clientes?1 3% 0,00%
Políticas de
Cobranzas
No se ha
solicitado dichos
informes
17¿Se dan a conocer el grado de
cumplimiento de los objetivos?1 3% 0,00%
Planificación
Estratégica
No existen
objetivos
específicos
18¿Los registros contienen el suficiente
detalle que permita la identificación y
ubicación de los clientes?
2 3% 1,50%Políticas de
Información
La mayoría esta
ubicada
19¿El sistema contable permite la obtención
de una información completa con
respecto a plazos y vencimientos?
3 3% 3,00%Políticas de
Información
SUMAN 11 18% 7,50%
20¿Se realizan reuniones periódicas para
evaluar el desempeño del departamento
de ventas-crédito y cobranzas?
2 10,00% 5,00%Supervisión y
Seguimiento
No se analiza el
desempeño
21¿EL jefe de cobranzas realiza
periódicamente el control de gestiones
por los integrantes del departamento?
1 10,00% 0,00%Supervisión y
Seguimiento
No se analiza el
desempeño
3 20% 5,00%
TOTAL 39 103% 37,50%
MONITOREO Y SUPERVISION
INFORMACION Y COMUNICACIÓN
Nro. CUESTIONARIO
SI = 3
+/- = 2
No = 1
P% CP %Controles
clavesObservaciones
1¿Existen políticas contables para el
registro de las cuentas por cobrar y sus
respectivas provisiones?
3 5,00% 5,00%Políticas
contables
2¿Los puestos de dirección estas ocupados
por personal con la competencia,
capacidad, integridad y experiencia
1 5,00% 0,00%Descripción de
puestos
Ingresa familia
del propietario
3¿La estructura prevista es adecuada al
tamaño y naturaleza de las operaciones
vigentes de la organización?
1 5,00% 0,00% OrganigramaEsta
desactualizado
SUMAN 5 15% 5,00%
4 ¿Existe un plan de mitigación de riesgos? 1 4% 0,00%Planificación
Estratégica
No existe la
cultura de
administración
de riesgos
5¿La administración ha valorado los
riesgos considerando la probabilidad y el
impacto?
1 4% 0,00%Planificación
Estratégica
No existe la
cultura de
administración
de riesgos
6¿Existen los respaldos necesarios de la
información de la organización, en casos
fortuitos?
2 4% 2,00%Seguridad
Tecnológica
Se realiza un
respaldo del
sistema contable
una vez a la
semana
7¿Se han adoptado medidas para superar
debilidades de control interno, detectadas
en auditorias anteriores?
1 4% 0,00%Sistema de
Control Interno
No se ha tomado
medidas
8¿Las transacciones de la entidad se
sustentan con documentos originales y
copias?
3 4% 4,00% Supervisión
SUMAN 8 20% 6,00%
9
¿Se supervisa constantemente las
transacciones realizadas, con el fin de
asegurar que se cumpla con las normas y
regulaciones de las leyes ecuatorianas?
2 4% 2,14% SupervisiónSe verifica
esporadicamente
10¿Se generan las provisiones para
incobrables de acuerdo al análisis de la
cartera?
2 4% 2,14%Políticas
contablesUna vez al año
11¿Se realiza periódicamente la
confirmación de saldos con los clientes?1 4% 0,00%
Políticas de
créditoUna vez al año
12¿En la confirmación de los saldos con
clientes, los saldos encontrados siempre
coinciden con los de la empresa?
1 4% 0,00%Políticas de
crédito
No siempre se
da seguimiento
13¿Se da seguimiento a las diferencias
encontradas?2 4% 2,14%
Políticas de
crédito
No siempre se
da seguimiento
EVALUACION DEL RIESGO
ACTIVIDADES DE CONTROL
AMBIENTE DE CONTROL
TECNIFERTPAC S.A.
EVALUACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO DEL ÁREA DE
CRÉDITOS Y COBRANZAS POR EL PERIODO COMPRENDIDO DEL 01 DE
CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO
CONTADOR
FECHA: 18 DE ENERO 2017
14¿El registro de las operaciones es
oportuno de tal manera que facilite la
emisión de informes financieros?
2 4% 2,14% Supervisión
Se cierra los
Estados
Financieros 15
dias despues.
15¿Se confirman periódicamente los saldos
de los reportes de Cartera con la cuenta
contable de clientes?
2 4% 2,14% Supervisión Una vez al año
SUMAN 12 30% 10,71%
16¿Se difunde los informes resultantes de
auditoría externa sobre el control interno? 1 3% 0,00%
Sistema de
Control Interno
Recibe solo
grencia
17
¿La documentación de la estructura del
sistema de control interno y de las
operaciones significativas, se encuentran
disponibles y archivadas para su
revisión?
1 3% 0,00%Sistema de
Control Interno
Recibe solo
grencia
18
¿Se informa al Gerente Financiero acerca
de los indicadores obtenidos relacionados
con las cuentas por cobrar con los
clientes morosos?
1 3% 0,00%Análisis
Financiero
No se realizan
dichos análisis
19
¿Se compara el presupuesto con los
resultados obtenidos, detallando el grado
de afectación de las cuentas por cobrar
incumplidas en los Estados Financieros?
1 3% 0,00%Planificación
Financiera
No se realizan
presupuestos
20¿Se mantienen archivos contables de los
resultados relacionados con las cuentas
por cobrar de los clientes morosos?
2 3% 1,50%Políticas
contables
No se realizan
files de clientes
morosos
SUMAN 6 15% 1,50%
22 ¿Se realizan auditorías externas? 3 4% 4,00%Sistema de
Control Interno
23¿Se realizan acciones correctivas,
derivadas de las recomendaciones
emitidas por Auditoria Externa?
2 4% 2,00%Sistema de
Control Interno
Recibe solo
gerencia
24¿Se efectúan evaluaciones frecuentes del
Sistema de Control Interno en la
empresa?
1 4% 0,00%Sistema de
Control InternoNo se realizan
25¿Los informes de auditoría, se presentan
a las autoridades superiores responsables
de establecer las políticas?
3 4% 4,00%Sistema de
Control Interno
26¿Se considera la información de terceros
para verificar los datos generados en la
empresa?
2 4% 2,00%Sistema de
Control Interno
Cuando se da
seguimiento si se
verifica
11 20% 12,00%
TOTAL 42 100% 35,21%
INFORMACION Y COMUNICACIÓN
MONITOREO Y SUPERVISION
ANEXO Nº7:
HALLAZGO Nº 1
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60
Tecnifertpac S.A.
Balance General
del: 01 de Enero de 2016 al: 31 de Diciembre 2016
Codigo Cuenta 2016/12
1 ACTIVO
1.1 ACTIVO CORRIENTE 642.318,93
1.1.1 ACTIVO DISPONIBLE 27.232,22
1.1.1.01 CAJA GENERAL 23.841,80
1.1.1.01.01 Caja Efectivo 23.841,80
1.1.1.02 FONDOS DE CAJA CHICA 800,00
1.1.1.02.01 Caja Chica Santo Domingo 500,00
1.1.1.02.03 Caja Chica Quinindé 300,00
1.1.1.03 BANCOS 2.590,42
1.1.1.03.03 Bolivariano Ahorros 3,26
1.1.1.03.07 Internacional Impuestos 2.587,16
1.1.2 ACTIVO EXIGIBLE 389.717,38
1.1.2.01 CUENTAS POR COBRAR 464.526,94
1.1.2.01.01 Clientes Locales 409.506,09
1.1.2.01.03 Cheques posfechados por Cobrar 10.939,60
1.1.2.01.05 Cheques de clientes 44.081,25
1.1.2.03 CUENTAS POR COBRAR EMPLEADOS 18.524,67
1.1.2.03.01 Anticipos a sueldo 5.985,11
1.1.2.03.02 Préstamos a Empleados 12.539,56
1.1.2.04 CUENTAS POR COBRAR VARIAS 106.444,87
1.1.2.04.01 Anticipos Proveedores 92.624,29
1.1.2.04.02 Otras cuentas por Cobrar 13.820,58
1.1.2.06 ANTICIPOS DE IMPUESTOS 98.690,38
1.1.2.06.03 Iva en Compras 12% 270,54
1.1.2.06.04 Iva en Gastos 12% Proporcional 2.794,16
1.1.2.06.05 Retenciones 30% Iva en Ventas 4,67
1.1.2.06.07 Retenciones 100% Iva en Ventas 597,79
1.1.2.06.08 Crédito Tributario Renta 94.382,13
1.1.2.06.98 Crédito Tributario Declaraciones de Iva 641,09
1.1.2.09 PROVISION CUENTAS INCOBRABLES -298.469,48
1.1.2.09.01 Provisión Cuentas Incobrables -298.469,48
1.1.5 MERCADERIA EN BODEGA 222.658,98
1.1.5.01 OFICINA PRINCIPAL 222.658,98
1.1.5.01.01 Inventario de Mercadería 222.658,98
1.1.6 GASTOS ANTICIPADOS 2.710,35
1.1.6.01 GASTOS PAGADOS POR ADELANTADO 2.710,35
1.1.6.01.01 Seguros Pagados por Anticipado 2.710,35
1.2 ACTIVO FIJO 791.702,04
1.2.1 ACTIVO FIJO 791.702,04
1.2.1.01 ACTIVO NO DEPRECIABLE 270.658,50
1.2.1.01.01 Terrenos 270.658,50
1.2.1.02 ACTIVO DEPRECIABLE 521.043,54
1.2.1.02.01 Edificios 400.956,47
1.2.1.02.03 Equipo de Oficina 9.487,03
1.2.1.02.04 Depreciación Acumulada Equipo de Oficina -4.534,89
1.2.1.02.05 Equipo de Computacion 15.895,61
1.2.1.02.06 Depreciación Acumulada Equipo de Computa -10.040,65
1.2.1.02.07 Maquinaria y Equipo 979,16
1.2.1.02.08 Depreciacion Acumulada Maquinaria y Equi -144,63
1.2.1.02.09 Muebles de Oficina 6.008,63
1.2.1.02.10 Depreciacion Acumulada Muebles de Oficin -2.694,94
1.2.1.02.11 Vehículos 127.651,61
1.2.1.02.12 Depreciacion Acumulada Vehículos -55.166,36
1.2.1.02.13 Mejoras Local Matriz 33.133,58
1.2.1.02.14 Depreciación Acumulada Mejoras Local Mat -8.106,38
1.2.1.02.20 Bodegas Móviles 12.090,00
1.2.1.02.21 Depreciación Acumulada Bodegas Móviles -4.470,70
1.3 OTROS ACTIVOS NO CORRIENTES 1.241.151,99
1.3.1 OTROS ACTIVOS NO CORRIENTES 1.241.151,99
1.3.1.01 DERECHOS FIDUCIARIOS 282,54
1.3.1.01.01 Fideicomiso Tecnifertpac S.A. 282,54
1.3.1.02 INVERSIONES 1.023.033,26
1.3.1.02.01 Inversiones en Compañías Relacionadas 1.023.033,26
1.3.1.03 CUENTAS POR COBRAR RELACIONADAS A LARGO PLAZO 217.836,19
1.3.1.03.01 Cuentas por Cobrar Eber Bermudez Largo Plazo 217.836,19
1.8 CARGOS Y GASTOS DIFERIDOS 4.342,64
1.8.1 CARGOS DIFERIDOS 4.342,64
1.8.1.01 DIFERIDOS 4.342,64
1.8.1.01.01 Impuestos Diferidos 4.342,64
TOTAL DEL ACTIVO 2.679.515,60
2 PASIVOS
2.1 PASIVOS CORRIENTES 2.429.557,80
2.1.1 BANCOS Y FINANCIERAS 264.164,69
2.1.1.02 OPERACIONES BANCARIAS BOLIVARIANO 118.161,36
2.1.1.02.01 Préstamos Bolivariano 116.549,92
2.1.1.02.05 Tarjeta Visa Bankard 1.611,44
2.1.1.04 OPERACIONES BANCARIAS PICHINCHA 111.956,89
2.1.1.04.01 Préstamos Pichincha 109.100,66
2.1.1.04.04 Tarjeta Diners Club 2.856,23
2.1.1.06 OPERACIONES BANCARIAS GUAYAQUIL 34.046,44
2.1.1.06.01 Préstamos Guayaquil 32.121,93
2.1.1.06.04 Tarjeta American Express por Pagar 1.924,51
2.1.2 CUENTAS POR PAGAR PROVEEDORES 1.261.826,72
2.1.2.01 PROVEEDORES NACIONALES 586.166,64
2.1.2.01.01 Proveedores Locales 521.251,96
2.1.2.01.02 Proveedores Pendientes de Entrega 18.909,61
2.1.2.01.99 Proveedores Por Liquidar 46.005,07
2.1.2.02 PROVEEDORES EXTRANJEROS 675.660,08
2.1.2.02.01 Proveedores Extranjeros 675.660,08
2.1.3 CUENTAS POR PAGAR PERSONAL 45.740,69
2.1.3.01 CUENTAS POR PAGAR PERSONAL 45.740,69
2.1.3.01.01 Sueldos y Comisiones por Pagar 8.457,45
2.1.3.01.02 Liquidaciones por pagar 37.283,24
2.1.4 CUENTAS POR PAGAR FISCALES 15.093,42
2.1.4.01 IMPUESTO AL VALOR AGREGADO 1.442,69
2.1.4.01.01 Iva en ventas 12% 1.442,69
2.1.4.02 RETENCIONES DE IVA EN COMPRAS 74,81
2.1.4.02.01 Retenciones 30% Iva en Compras 45,07
2.1.4.02.02 Retenciones 70% Iva en Compras 29,74
2.1.4.03 RETENCIONES DE IVA EN GASTOS 1.071,46
2.1.4.03.02 Retenciones 70% Iva en Gastos 497,53
2.1.4.03.03 Retenciones 100% Iva en Gastos 365,89
2.1.4.03.04 Retenciones 10% Iva en Bienes Contribuyentes Especiale 2,10
2.1.4.03.05 Retenciones 20% Iva Servicios Contribuyentes Especiale 205,94
2.1.4.04 RETENCIONES EN LA FUENTE 1.930,78
2.1.4.04.01 Retenciones 1% Compras 693,93
2.1.4.04.02 Retenciones 1% Gastos 0,35
2.1.4.04.03 Retenciones 1% Servicios 63,93
2.1.4.04.04 Retenciones 2% Servicios 76,60
2.1.4.04.05 Retenciones 10% Honorarios Profesionales 22,00
2.1.4.04.06 Retenciones 8% Arriendo Inmuebles 43,10
2.1.4.04.07 Retenciones 1x1000 Seguros 6,79
2.1.4.04.09 Retenciones 8% Servicios 180,82
2.1.4.04.10 Retenciones en Relación de Dependencia 772,20
2.1.4.04.13 Retenciones 2% Otros Servicios 71,06
2.1.4.05 IMPUESTO A LA RENTA 10.573,68
2.1.4.05.02 Año Anterior 10.573,68
2.1.5 ANTICIPO DE CLIENTES 24.600,19
2.1.5.01 ANTICIPO DE CLIENTES LOCALES 24.600,19
2.1.5.01.01 Anticipo de Clientes 24.600,19
2.1.6 LEYES SOCIALES 34.529,03
2.1.6.01 SEGURIDAD SOCIAL 12.243,68
2.1.6.01.01 Aporte Patronal Iess 414,42
2.1.6.01.02 Préstamo Iess -349,62
2.1.6.01.03 Fondos de Reserva 11.842,06
2.1.6.01.04 Aporte Individual 9.35% Iess 336,82
2.1.6.02 BENEFICIOS SOCIALES 22.285,35
2.1.6.02.01 Décimo Tercer Sueldo 7.289,22
2.1.6.02.02 Décimo Cuarto Sueldo 1.908,48
2.1.6.02.03 Vacaciones -200,00
2.1.6.02.04 Participación de Trabajadores 15% 13.287,65
2.1.7 CUENTAS POR PAGAR RELACIONADAS 194.409,77
2.1.7.01 RELACIONADAS 194.409,77
2.1.7.01.01 Cuentas por pagar terceros 162.078,84
2.1.7.01.03 Cuentas por Pagar Accionistas 1.310,34
2.1.7.01.04 Cuentas por pagar Comtecpal 31.020,59
2.1.8 EMISION DE OBLIGACIONES CORRIENTES 243.555,13
2.1.8.01
EMISION DE OBLIGACIONES BOLSA DE VALORES CORTO
PLAZO 243.555,13
2.1.8.01.01 Emisión de Obligaciones Corto Plazo BV 243.555,13
2.1.9 OTROS PASIVOS CORRIENTES 345.638,16
2.1.9.01 OTRAS CUENTAS POR PAGAR 345.638,16
2.1.9.01.05 Provisión ISD 5% Por Pagar 23.298,41
2.1.9.01.10 Otras cuentas por pagar 245.361,75
2.1.9.01.11 Cuentas por Pagar Fernando Morlas 76.968,00
2.1.9.01.12 Cuentas por Pagar Milton Bermudez 10,00
2.2 PASIVOS A LARGO PLAZO 90.187,37
2.2.2 LEYES SOCIALES 48.295,23
2.2.2.02 BENEFICIOS SOCIALES 48.295,23
2.2.2.02.05 Jubilación Patronal 33.288,80
2.2.2.02.06 Desahucio 15.006,43
2.2.3 OTROS PASIVOS NO CORRIENTES 41.892,14
2.2.3.01 OTROS PASIVOS NO CORRIENTES 41.892,14
2.2.3.01.01 Impuesto a la Renta Diferido Pasivo 41.892,14
TOTAL DEL PASIVO 2.519.745,17
3 PATRIMONIO
3.1 CAPITAL SOCIAL 662.260,00
3.1.1 CAPITAL EN ACCIONES 462.260,00
3.1.1.01 PERSONALES 462.260,00
3.1.1.01.01 CAPITAL 462.260,00
3.1.5 APORTE A FUTURAS CAPITALIZACIONES 200.000,00
3.1.5.01 APORTE A FUTURAS CAPITALIZACIONES 200.000,00
3.1.5.01.02 Aporte a Futuras Capitalizaciones Eber Bermudez 150.000,00
3.1.5.01.03 Aporte a Futuras Capitalizaciones Jenifer Bermudez 50.000,00
3.2 RESERVAS 13.881,40
3.2.1 RESERVAS LEGALES 13.881,40
3.2.1.01 RESERVA LEGAL 13.881,40
3.2.1.01.01 RESERVA LEGAL 13.881,40
3.3 RESULTADOS DEL EJERCICIO -516.370,97
3.3.1 UTILIDADES O PERDIDAS -516.370,97
3.3.1.01 UTILIDAD O PERDIDA AÑO CORRIENTE -493.776,10
3.3.1.01.02 Pérdida del Ejercicio -804.774,42
3.3.1.01.03 Superávit por Revaluación en Propiedad Planta y Equipo 310.998,32
3.3.1.02 UTILIDAD O PERDIDA DEL AÑO ANTERIOR -22.594,87
3.3.1.02.01 Utilidad del Ejercicio Anterior 586.850,21
3.3.1.02.02 PERDIDA DEL EJERCICIO ANTERIOR -607.096,08
3.3.1.02.03 Resultados Acum. NIIF Adopción 1era vez -2.349,00
TOTAL DEL PATRIMONIO 159.770,43
TOTAL DEL PASIVO Y PATRIMONIO 2.679.515,60
Tecnifertpac S.A.
Estado de Resultados
al: 31 de Diciembre de 2016
Codigo Cuenta
2016/12
4 INGRESOS
4.1 VENTAS NETAS 625.528,28
4.1.1 VENTAS BRUTAS 767.243,28
4.1.1.01 OFICINA PRINCIPAL 767.243,28
4.1.1.01.01 Ventas 0% 727.936,33
4.1.1.01.02 Ventas 12% 34.075,80
4.1.1.01.04 Interés en Ventas 5.231,15
4.1.2 DESCUENTO EN VENTAS -74.967,17
4.1.2.01 OFICINA PRINCIPAL -74.967,17
4.1.2.01.01 Descuento en ventas 0% -74.336,25
4.1.2.01.02 Descuento en ventas 12% -630,92
4.1.3 DEVOLUCIONES EN VENTAS -66.747,83
4.1.3.01 OFICINA PRINCIPAL -66.747,83
4.1.3.01.01 Devoluciones en Ventas 0% -61.484,38
4.1.3.01.02 Devoluciones en Ventas 12% -5.263,45
4.2 OTROS INGRESOS OPERACIONALES 54.745,00
4.2.1 INGRESOS OPERACIONALES 54.745,00
4.2.1.01 OTROS INGRESOS 54.745,00
4.2.1.01.01 Diferencia en Precios en ventas 1.561,00
4.2.1.01.02 Otros Ingresos Operacionales 46.837,48
4.2.1.01.03 Utilidad en venta de Activos 6.346,52
4.3 OTROS INGRESOS NO OPERACIONALES 6.887,00
4.3.1 INGRESOS NO OPERACIONALES 6.887,00
4.3.1.01 OTROS INGRESOS NO OPERACIONALES 6.887,00
4.3.1.01.01 Indemnizaciones por primas de seguro 6.887,00
4.6 MOVIEMIENTOS FINANCIEROS 110,80
4.6.1 INGRESOS FINANCIEROS 110,80
4.6.1.01 BANCOS 110,80
4.6.1.01.01 Banco Bolivariano 107,52
4.6.1.01.02 Banco Internacional 3,28
TOTAL INGRESOS 687.271,08
5 EGRESOS
5.1 COSTOS 550.099,65
5.1.2 COSTO DE VENTAS 550.099,14
5.1.2.01 OFICINA PRINCIPAL 550.099,14
5.1.2.01.01 Costo de ventas 538.217,73
5.1.2.01.02 Costo de Ventas Pendientes de Entrega 11.881,41
5.1.3 COSTOS DE PRODUCCION 0,51
5.1.3.01 COSTOS DIRECTOS 160.175,96
5.1.3.01.01 MATERIA PRIMA DIRECTA 160.175,96
5.1.3.01.01.01 Materia Prima Directa 160.175,96
5.1.3.03 CIERRE DE COSTOS -160.175,45
5.1.3.03.01 Cierre de Costos de Produccion -160.175,45
5.2 COMPRAS 35.372,84
5.2.1 COMPRAS NETAS 20.250,40
5.2.1.01 OFICINA PRINCIPAL 20.330,06
5.2.1.01.02 Transporte en Compras 20.330,06
5.2.1.02 DESCUENTO EN COMPRAS -79,66
5.2.1.02.01 Descuento en compras 0% -79,66
5.2.3 COSTOS VARIABLES DE COMERCIALIZACION 15.122,44
5.2.3.01 COSTOS VARIABLES 15.122,44
5.2.3.01.01 Estibaje 2.889,32
5.2.3.01.02 Suministros y Materiales (para venta) 784,46
5.2.3.01.03 Publicidad y Propaganda 470,94
5.2.3.01.04 Comisiones 2.425,53
5.2.3.01.05 Movilizaciones y Viaticos 7.122,55
5.2.3.01.06 Alquiler de Bodegas 1.429,64
5.3 GASTOS DE COMERCIALIZACION 248.282,33
5.3.1 GASTOS DE COMERCIALIZACION 248.282,33
5.3.1.01 OFICINA PRINCIPAL 248.282,33
5.3.1.01.01 Sueldos y salarios 84.849,71
5.3.1.01.07 Aporte Patronal IESS 13.680,23
5.3.1.01.09 Décimo tercer sueldo 7.070,88
5.3.1.01.11 Décimo Cuarto Sueldo 3.050,18
5.3.1.01.15 Fondo de Reserva 7.067,96
5.3.1.01.17 Vacaciones 1.950,18
5.3.1.01.18 Gasto Desahucio 3.592,04
5.3.1.01.19 Otras Bonificaciones 22.559,99
5.3.1.01.20 Transportes y Pasajes 1.432,18
5.3.1.01.30 Otros Servicios Eventuales 4.822,27
5.3.1.01.38 Investigación Pruebas y Ensayos 1.580,12
5.3.1.01.50 Combustible 1.315,32
5.3.1.01.53 Seguros Vehiculos 10.061,33
5.3.1.01.54 Donaciones y Colaboraciones 16,00
5.3.1.01.56 Gastos cuentas Incobrables 82.335,29
5.3.1.01.60 Gastos de Transporte 429,29
5.3.1.01.62 Mantenimiento de Equipos y Muebles de Of 81,90
5.3.1.01.63 Mantenimiento de Maquinaria 74,11
5.3.1.01.64 Mantenimiento de Bodegas Comercializació 757,93
5.3.1.01.66 Consumo de Luz (Toachi y Quinindé) 1.061,02
5.3.1.01.68 Consumo de Teléfono (Quininde ) 262,69
5.3.1.01.70 Consumo de Agua(Quininde y Toachi) 97,59
5.3.1.01.71 Consumo Tv Cable 134,12
5.4 GASTOS ADMINISTRATIVOS 557.224,42
5.4.1 GASTOS ADMINISTRATIVOS 557.224,42
5.4.1.01 OFICINA PRINCIPAL 557.224,42
5.4.1.01.01 Sueldos y salarios 144.253,60
5.4.1.01.07 Aporte Patronal IESS 17.490,48
5.4.1.01.09 Décimo tercer sueldo 12.021,27
5.4.1.01.11 Décimo Cuarto Sueldo 2.852,82
5.4.1.01.15 Fondo de Reserva 12.016,28
5.4.1.01.17 Vacaciones 1.248,61
5.4.1.01.18 Gasto Desahucio 10.280,25
5.4.1.01.19 Capacitacion al personal -600,00
5.4.1.01.20 Transportes y Pasajes 4.200,89
5.4.1.01.21 Otras Bonificaciones 44.636,03
5.4.1.01.23 Telefonía Celular 12.069,79
5.4.1.01.25 Utiles de Oficina 366,79
5.4.1.01.28 Suministros de Limpieza 291,14
5.4.1.01.30 Seguridad Privada 1.268,52
5.4.1.01.32 Otros Servicios Eventuales Administració 5.965,92
5.4.1.01.34 Correos Y Envios 466,89
5.4.1.01.36 Impuestos Tasas y Contribuciones 8.646,86
5.4.1.01.38 Honorarios Profesionales 24.796,80
5.4.1.01.40 Suscripciones y revistas 167,37
5.4.1.01.42 Servicio de Internet 3.537,29
5.4.1.01.44 Refrigerios y Agasajos al Personal 746,82
5.4.1.01.46 Alimentacion Al Personal 5.099,12
5.4.1.01.48 Mantenimiento de Equipos y Muebles de Of 351,03
5.4.1.01.50 Mantenimiento de Equipos de Computacion 987,14
5.4.1.01.52 Mantenimiento de Oficinas Administracion -518,80
5.4.1.01.54 Consumo de Luz (Santo Domingo) 4.723,10
5.4.1.01.56 Consumo de Teléfono (Santo Domingo ) 1.101,27
5.4.1.01.58 Consumo de Agua(Santo Domingo) 184,83
5.4.1.01.60 Gasto Depreciacion Activos Fijos 56.921,57
5.4.1.01.62 Seguros Edificios Vehículos 3.968,69
5.4.1.01.64 Gastode Uniformes 81,18
5.4.1.01.65 Gasto Impuesto a la Renta 22% 38.707,44
5.4.1.01.66 Gasto Impuestos Diferidos 41.892,14
5.4.1.01.68 Gastos factor de Proporcionalidad 12.511,05
5.4.1.01.69 Impuesto a la salida de Divisas ISD 65.607,11
5.4.1.01.70 Atención médica a empleados 7.658,93
5.4.1.01.71 Mantenimiento de Vehículos 8.843,32
5.4.1.01.73 Alquiler de Vehiculos (Gastos Varios) 2.380,88
5.6 GASTOS FINANCIEROS 63.083,84
5.6.1 INTERESES Y SERVICIOS 54.612,39
5.6.1.01 BANCOS 54.612,39
5.6.1.01.01 Multas y Protestos 10,00
5.6.1.01.03 Intereses Financieros (Préstamos, Sobreg 50.617,36
5.6.1.01.04 Servicios y Comisiones Bancarias 3.985,29
5.6.2 INTERES A TERCEROS 8.471,45
5.6.2.01 TERCEROS 8.471,45
5.6.2.01.01 Interés a Terceros 8.471,45
5.7 GASTOS EXTRAS 30.732,81
5.7.1 GASTOS EXTRAORDINARIOS 30.732,81
5.7.1.01 PERDIDA EN VENTA DE ACTIVOS FIJOS 30.732,81
5.7.1.01.01 Pérdida en Venta de Activos Fijos 30.732,81
5.8 GASTOS NO DEDUCIBLES 7.249,61
5.8.1 GASTOS NO DEDUCIBLES 7.249,61
5.8.1.02 OTROS GASTOS NO DEDUCIBLES 7.249,61
5.8.1.02.01 Multas e Intereses S.R.I. 5.985,28
5.8.1.02.02 Impuestos asumidos por la empresa 1.264,33
TOTAL GASTOS 1.492.045,50
PÉRDIDA DEL EJERCICIO 804.774,42
ANEXO Nº 8:
HOJAS DE HALLAZGOS
TECNIFERTPAC S.A. Fecha: 10/01/2017
HOJA DE HALLAZGOS Nº2
Existe cartera vencida por más de 360 días contabilizada en activos corrientes.
Condición: Los Estados Financieros de Tecnifertpac revelan cuentas por cobrar a
clientes registradas dentro de los Activos Corrientes y en revisiones
de los reportes auxiliares se detectó que existe cartera vencida hasta
más de 360 días.
Criterio:
NIC 1 Presentación de los Estados Financieros
3.1.1.1 La distinción entre corriente y no corriente
60 Una entidad presentará sus activos corrientes y no corrientes, así como sus
pasivos corrientes y no corrientes, como categorías separadas en su estado de
situación financiera, de acuerdo con los párrafos 66 a 76, excepto cuando una
presentación basada en el grado de liquidez proporcione una información fiable que
sea más relevante. Cuando se aplique esa excepción, una entidad presentará todos
los activos y pasivos ordenados atendiendo a su liquidez.
61 Independientemente del método de presentación adoptado, una entidad revelará
para cada partida de activo o pasivo, que recoja importes a recuperar o cancelar, el
importe esperado a recuperar o cancelar en un periodo superior a doce meses:
(a) Dentro de los doce meses siguientes a la fecha del ejercicio sobre el que se
informa, y
(b) Después de doce meses tras esa fecha.
3.1.1.2 Activos corrientes
66 Una entidad clasificará un activo como corriente cuando:
(a) espera realizar el activo, o pretende venderlo o consumirlo, en su ciclo
normal de explotación;
(b) mantiene el activo principalmente con fines de negociación;
(c) espera realizar el activo dentro de los doce meses siguientes a la fecha
del ejercicio sobre el que se informa; o
(d) el activo sea efectivo o un equivalente al efectivo (tal como se define
en la NIC 7), a menos que tenga restricciones, para ser intercambiado o
usado para cancelar un pasivo, al menos durante doce meses a partir de la
fecha del ejercicio sobre el que se informa.
Una entidad clasificará todos los demás activos como no corrientes.
67 En esta Norma, el término “no corriente” incluye activos tangibles, intangibles
y financieros que por su naturaleza son a largo plazo. No está prohibido el uso de
descripciones alternativas siempre que su significado quede claro.
Causa: La deficiente supervisión y seguimiento continuo a las operaciones,
la falta de reuniones de verificación juntamente con el departamento
de contabilidad y auditores ha originado que la información contable
de cartera no sea fiable.
Efecto: La información entregada mediante los Estados Financieros no es
confiable para la toma de decisiones, pues presenta un índice de
iliquidez corriente % 0.26 incluidas las cuentas por cobrar que deben
ser reclasificadas al activo no corriente.
Recomendación: Implementar un sistema de Control Interno que revele las deficiencias
en las operaciones de la compañía. Crear políticas y procedimientos
de crédito y cobranzas claras y precisas de tal forma que desde el
inicio de la venta se asegure el cobro de los créditos otorgados.
Elaborado por: Fernanda Peralta Revisado por: Mba. Leonardo Carrión
TECNIFERTPAC S.A. Fecha: 10/01/2017
HOJA DE HALLAZGOS Nº 3
Existen cuentas por cobrar vencidas y se les vuelve a otorgar créditos.
Condición:
En los reportes facilitados por el departamento de Créditos se puede
evidenciar que existen clientes con deudas pendientes y vencidas
que no han sido canceladas, sin embargo en fechas posteriores se les
factura a crédito nuevamente.
Criterio: 3.1.2 NIIF 7 Instrumentos Financieros: Información a Revelar
3.1.3 Riesgo de crédito
36 La entidad informará, para cada clase de instrumento financiero, de:
(a) el importe que mejor represente su máximo nivel de exposición al
riesgo de crédito en la fecha de presentación, sin tener en cuenta ninguna
garantía tomada ni otras mejoras crediticias (por ejemplo acuerdos de
liquidación por el neto que no cumplan las condiciones de compensación
de acuerdo con la NIC 32);
(b) con respecto al importe revelado en (a), una descripción de las
garantías tomadas y de otras mejoras crediticias;
(c) información acerca de la calidad crediticia de los activos financieros
que no estén en mora ni hayan deteriorado su valor; y
(d) el importe en libros de los activos financieros que estarían en mora o
que se habrían deteriorado, si no fuera porque sus condiciones han sido
renegociadas.
Activos financieros en mora o deteriorados
37 La entidad revelará, para cada clase de activo financiero:
(a) un análisis de la antigüedad de los activos financieros en mora en la
fecha de presentación, pero que no estén deteriorados;
(b) un análisis de los activos financieros que se hayan determinado
individualmente como deteriorados en la fecha de presentación,
incluyendo los factores que la entidad ha considerado al determinar el
deterioro; y
(c) para los importes que se hayan revelado en (a) o (b), una descripción
de las garantías tomadas por la entidad para asegurar el cobro y de las otras
mejoras crediticias, así como una estimación de su valor razonable, a
menos que fuera impracticable hacerla.
Causa: No existe un comité de créditos que analice y supervise
detenidamente la situación financiera de los clientes, que clasifique
la calidad del cliente y los límites de crédito, facilitando la
informalidad de las transacciones del departamento de crédito y
cobranzas.
Efecto: Pérdida de mejores opciones de venta, pérdidas en los resultados,
decaimiento en la liquidez de la compañía.
Índice de liquidez corriente
2013 0.69 2014 0.85 2015 0.72 2016 0.26
Recomendación: Crear un procedimiento y políticas de crédito y cobranzas que
marquen los lineamientos para el óptimo otorgamiento de créditos y
la recuperación de la cartera.
Elaborado por: Fernanda Peralta
Revisado por: Mba. Leonardo Carrión
ANEXO Nº 9:
CUESTIONARIO DE MONITOREO
TECNIFERTPAC S.A.
EVALUACIÓN DE CONTROL INTERNO DEL AREA DE CREDITO – COBRANZAS POR
EL PERÍODO COMPRENDIDO
ENTRE EL ________________________________
CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO
Nº PREGUNTA
SI NA NO OBSERVACIONES
AMBIENTE DE CONTROL
1 ¿La alta dirección de la entidad, ha difundido los valores
éticos como parte de la cultura organizacional?
2 ¿La entidad utiliza un manual de funciones aprobado y
actualizado?
3 ¿La empresa cuenta con una estructura organizativa
donde se aprecie la relación de trabajo de los
departamentos?
4 ¿Se ha establecido un responsable para el monitoreo del
control interno para el departamento de crédito y
cobranzas de Tecnifertpac S.A.?
EVALUACION DEL RIESGO
5 ¿Conoce usted los principales objetivos de la
organización?
6 ¿Se ha definido los riesgos en función de los objetivos
establecidos?
7 ¿Los empleados conocen los riesgos internos y externos?
ACTIVIDADES DE CONTROL
8 ¿Se utiliza el manual de procedimientos para las
actividades del Departamento de Crédito y Cobranzas?
9 ¿El manual de procedimientos está actualizado?
10 ¿Se ha implementado la política para las actividades
crédito y cobranzas?
11 ¿Se generan mensualmente las provisiones para
incobrables de acuerdo al análisis de la cartera?
12 ¿Los cobradores reportan los cobros todos los días al
área de crédito y cobranzas?
13 ¿Se realiza una evaluación permanente de la situación
crediticia del cliente?
14 ¿Se reúne semanalmente el comité de crédito para el
análisis de las solicitudes de los clientes?
INFORMACION Y COMUNICACIÓN
15 ¿La información de los clientes se encuentra actualizada?
16 ¿Existe un archivo de solicitudes de crédito?
17 ¿Se realizan cartas de recordatorio a los clientes
vencidos?
18 ¿Se emiten reportes semanales para la gestión de
cobranzas?
19 ¿Le han informado formalmente cuáles son sus
funciones y responsabilidades?
20 ¿La Administración cuenta con reportes mensuales de
análisis de la gestión realizada en el departamento de
crédito y cobranzas?
SUPERVISION Y MONITOREO
21 ¿Se ha evaluado el sistema de Control Interno en la
empresa?
22 ¿Se ha realizado Circularización de clientes?
23 ¿Se realizan reuniones semanales para la revisión de las
cuentas morosas?
24 ¿Se confirman periódicamente los saldos de los reportes
de Cartera con la cuenta contable de clientes?
ANEXO Nº 10:
FOTOGRAFÍAS
