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1
UNIVERSIDAD DISTRITAL FRANCISCO JOSÉ DE CALDAS FACULTAD
TECNOLÓGICA
TECNOLOGÍA EN CONSTRUCCIONES CIVILES
INFORME DE PASANTÍA
AUXILIAR DE GESTIÓN DOCUMENTAL Y DE SEGUIMIENTO DE PROYECTOS
EN EL ÁREA DE PMO EN EL PROYECTO DE INTERVENTORIA: “DISEÑO DE
LINEAS DE TRANSMISIÓN Y SUBESTACIONES ELÉCTRICAS EN EL ÁREA
METROPOLITANA DE BUCARAMANGA”
JOHN FREDY ORDOÑEZ PADILLA
BOGOTÁ D.C., 2017
2
UNIVERSIDAD DISTRITAL FRANCISCO JOSÉ DE CALDAS
FACULTAD TECNOLÓGICA
TECNOLOGÍA EN CONSTRUCCIONES CIVILES
INFORME DE PASANTÍA PARA OPTAR AL TÍTULO DE
TECNÓLOGO EN CONSTRUCCIONES CIVILES
PASANTE JOHN FREDY ORDOÑEZ PADILLA C.C. 1 033 767 286
TECNOLOGÍA EN CONSTRUCCIONES CIVILES
TUTOR
ING. HERNANDO VILLOTA
BOGOTÁ D.C., 2017
3
Nota de aceptación
________________________________
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________________________________
________________________________
Presidente del jurado
________________________________
Jurado
________________________________
Jurado
Bogotá, Septiembre de 2017
4
CONTENIDO
Pág.
RESUMEN 7
INTRODUCCION 8
3. OBJETIVOS 9
3.1 OBJETIVO GENERAL 9
3.2 OBJETIVOS ESPECIFICOS 9
4. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA Y JUSTIFICACION 10
5. MARCO CONCEPTUAL 11
5.1 INTERVENTORIA 11
5.1.1 Interventoría de proyecto 11
5.1.2 Interventoría durante la construcción 11
5.1.3 Interventoría técnica 12
5.1.4 Interventoría administrativa 12
5.1.5 Interventoría legal 12
5.1.6 Interventoría financiera 12
5.1.7 Interventoría ambiental 13
5.1.8 Interventoría social 13
5.2 REGULACIÓN DE LA INTERVENTORÍA EN COLOMBIA 13
6. DESCRIPCIÓN DE LA COMPAÑÍA 14
6.1 PRESENTACIÓN DE LA EMPRESA 14
6.2 MISIÓN 14
6.3 VISIÓN 15
6.4 SISTEMA DE GESTIÓN – POLITICA INTEGRAL 15
6.5 ESTRUCTURA ORGANIZATIVA 15
6.6 EXPERIENCIA – ÁREAS DE TRABAJO O SERVICIOS 16
6.6.1 Subestaciones 16
6.6.2 Líneas de transmisión 16
5
6.6.3 Infraestructura 17
6.6.4 Estructuras metálicas 17
6.6.5 Interventoría 17
6.6.6 Estudios y asesorías 18
7. ACTIVIDADES 19
7.1 DESCRIPCIÓN DE LA PASANTÍA 19
7.2 SITIO DE DESARROLLO DE LA PASANTÍA 19
7.3 ACTIVIDADES 19
7.3.1 Actividades diarias 19
7.4 MARZO 22 AL 28 DE 2017: 20
7.5 MARZO 29 AL 04 DE ABRIL DE 2017: 21
7.6 ABRIL 05 AL 11 DE 2017: 22
7.7 ABRIL 12 AL 18 DE 2017: 23
7.8 ABRIL 19 AL 21 DE 2017: 24
8. FUNCIONES 25
8.1 CRONOGRAMA 25
8.2 LISTA DE ENTREGABLES 25
8.3 GESTIÓN DE RESPUESTA 25
8.4 ARCHIVO 25
8.5 REDACCIÓN E INFORMES 26
9. ÁNALISIS 27
10. APORTE DEL PASANTE 28
11. CONCLUSIONES 31
12. RECOMENDACIONES 33
13. BIBLIOGRAFIA 34
ANEXOS 35
6
LISTA DE ILUSTRACIONES
Pág.
1 Organigrama Ingeniería y Diseño INGEDISA S.A. 16
2 Hoja de Excel seguimiento de entregables 29
3 Hoja de Excel seguimiento de entregables 2 30
7
RESUMEN
El trabajo de grado en modalidad de pasantía del estudiante John Fredy Ordoñez
Padilla se llevó a cabo en la empresa INGENIERÍA & DISEÑO INGEDISA S.A.
ubicada en la ciudad de Bogotá D.C. ejerciendo como Auxiliar de Gestión
Documental y Seguimiento en el área de PMO.
El pasante tuvo como función apoyar en la realización del seguimiento del
cronograma de actividades y el listado de entregables para cada uno de los
subproyectos del contrato realizando su actualización diaria, así mismo realizó la
organización documental general del proyecto en plataformas digitales, de la misma
manera gestiono la capacidad de respuesta por parte de la interventoría a los
documentos entregados por el diseñador con el fin de cumplir con lo pactado en el
contrato y no generar atrasos que puedan afectar el desarrollo del proyecto.
A partir del trabajo continuo del pasante se logró desarrollar una herramienta
práctica para obtener información acerca de la trazabilidad de los documentos
establecidos en la lista de entregables , el pasante creó una base de datos en la
plataforma Excel donde estableció los documentos entregables para cada
subproyecto del contrato, brindando información de la cantidad de revisiones,
fechas de entrega y respuesta, tanto programadas como reales y estado del
documento de manera simplificada, facilitando la búsqueda de esta información.
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INTRODUCCIÓN
Para verificar el cumplimiento de la realización efectiva de la ejecución de proyectos
de construcción desde su diseño, es necesario que cuente con un proceso de
supervisión por parte de un tercero, esta función se conoce como Interventoría. La
interventoría tiene como función velar, exigir y controlar el cumplimiento contractual
previamente establecido desde áreas específicas en temas técnicos,
administrativos y financieros.
La empresa INGENIERÍA & DISEÑO INGEDISA S.A, empresa dedicada a la
Consultoría, Diseño e Interventoría en Ingeniería Civil y Eléctrica, actualmente
trabaja en procesos de interventoría de diseño, montaje, pruebas y puesta en
servicio de líneas de transmisión y subestaciones, las cuales comprenden
actividades tanto de ingeniería civil como de ingeniería eléctrica, brindando servicio
de verificación y seguimiento en diferentes proyectos para beneficio de las
organizaciones contratantes y de la comunidad en general.
Para la realización efectiva de una interventoría de diseño de un proyecto de líneas
de transmisión y subestaciones eléctricas, las actividades y documentos
entregables son de vital importancia ya que el concepto de la interventoría recae
sobre ellos a partir de las revisiones a estos respectivos informes, es por esto el
valor agregado que incurre sobre el proceso del seguimiento y trazabilidad de
ejecución de la lista de entregables y cronogramas de actividades para cada
proyecto.
Las tareas y actividades realizadas por el pasante tuvieron como finalidad brindar
apoyo en la gestión de proyectos en los procesos mencionados anteriormente,
durante el periodo comprendido desde el 22 de marzo del 2017 hasta el 21 de abril
de 2017 en INGENIERÍA & DISEÑO INGEDISA S.A.
El presente documento proporciona información acerca del periodo de pasantía,
actividades realizadas por el pasante, desempeño y aportes como auxiliar de
gestión documental en el área PMO Oficina de Gestión de Proyectos, realizando
actividades como actualización de cronogramas, seguimiento de lista de
entregables, medición de gestión de respuesta entre otros. El desarrollo de la
pasantía como modalidad de trabajo de grado, requerido para la culminación de la
carrera de Tecnología en Construcciones Civiles, comprende un periodo de 192
horas distribuidas en 48 horas semanales, desde el 22 de marzo hasta el 21 de abril
del 2017.
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3. OBJETIVOS
3.1 OBJETIVO GENERAL
Realizar pasantía en el cargo de auxiliar de gestión documental y de seguimiento
en el área de PMO Oficina de Gestión de Proyectos en la empresa INGENIERÍA &
DISEÑO INGEDISA S.A en el proyecto de interventoría “Diseño de líneas de
transmisión y subestaciones eléctricas en el área metropolitana de Bucaramanga”
para el cliente Electrificadora de Santander S.A. E.S.P.
3.2 OBJETIVOS ESPECIFICOS
• Actualizar los diferentes cronogramas establecidos para los diseños de las líneas
de transmisión y subestaciones eléctricas.
• Contribuir en la revisión de documentos entregables emitidos por el diseñador.
• Apoyar en la realización de seguimiento y trazabilidad correspondiente a la lista
de documentos entregables establecidos para los diseños de las líneas de
transmisión y subestaciones eléctricas.
• Organizar la documentación relacionada con el proyecto de Interventoría de
diseño.
10
4. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA Y JUSTIFICACIÓN
El buen desarrollo de una interventoría de diseño parte desde la eficiencia del
diseñador en sus estudios, informes y actividades realizadas, el rol de la
interventoría parte desde los documentos entregables presentados por el diseñador
con el fin de emitir concepto sobre ellos, es decir si cumplen o no cumplen con lo
establecido según normatividad y contractualmente.
Un proyecto realmente funcional debe estar estructurado desde su planeación con
un conjunto de actividades a realizar y documentos formales a entregar que validen
su gestión realizada en este caso particular como diseñadores, la interventoría
permite velar por el buen desarrollo y cumplimiento de las actividades realizadas
por el diseñador de ahí parte la importancia del cumplimiento en la emisión de
concepto a los documentos de avance del proyecto.
La empresa INGENIERIA & DISEÑO INGEDISA S.A. carecía de un seguimiento y
trazabilidad correcto de cronogramas de actividades con sus respectivos
documentos entregables para el proyecto en particular de interventoría: “DISEÑO
DE LINEAS DE TRANSMISION Y SUBESTACIONES ELECTRICAS EN EL AREA
METROPOLITANA DE BUCARAMANGA” esto no le permitía tener claridad general
o específica sobre esta información para fines pertinentes durante el desarrollo del
contrato.
El estudiante en su calidad de pasante en la empresa INGENIERIA & DISEÑO
INGEDISA S.A. en el cargo de Auxiliar de gestión documental y de seguimiento
identifico la situación presentada referente a las revisiones de los documentos y
realizo una propuesta a partir del desarrollo de una base de datos alimentada con
la información de los documentos, que además de mostrar la cantidad de revisiones
de cada informe también logra determinar la gestión de respuesta por parte de la
interventoría junto con un análisis general de avance del proyecto en cuanto a
ejecución y costo teniendo en cuenta que él se efectúa el pago en el contrato en
base a la aprobación de documentos entregables.
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5. MARCO CONCEPTUAL
5.1 INTERVENTORIA
Se define interventoría como la acción ejercida por una empresa, profesional o
persona jurídica calificada, para realizar el control de la ejecución de un proyecto
ya sea de construcción o arquitectónico.
El objetivo de la Interventoría consiste en coadyuvar y controlar que el Contratista
de obra durante la ejecución de su contrato se ciña a los plazos, términos, y demás
condiciones contractuales, garantizando la eficiente y oportuna inversión de los
recursos establecidos.1
El interventor actúa como representante de la entidad contratante durante todas las
etapas del proyecto.
Según Vladimir Silva “Para garantizar el cumplimiento del objeto contractual en
términos de eficiencia, eficacia y economía, se requiere realizar un examen
permanente a través de la figura del interventor o supervisor para cada contrato,
que ejerza un control autónomo, antes, en y después del proceso.” 2
5.1.1 Interventoría del proyecto:
La interventoría del proyecto se encarga de la asesoría al contratante durante el
diseño del proyecto y estudios previos para que de esta forma se cumpla con las
condiciones y requisitos que el cliente propone y este dentro del alcance del cual
dispone el cliente. El interventor tiene la voluntad de hacer revisar los estudios y
proyectos técnicos por especialistas, en donde el costo es responsabilidad del
propietario.
5.1.2 Interventoría durante la construcción:
Dentro de su alcance se encuentran las funciones técnicas y administrativas, las
cuales se complementan durante la construcción o ejecución del proyecto. Siendo
así, estas dos tareas deben realizarse por la misma entidad o profesional.
1 INVIAS, Manual de interventoría de obras públicas,2016 Disponible en: https://www.invias.gov.co/index.php/archivo-y-documentos/documentos-tecnicos/5566-manual-de-interventoria-2016-1 2 SILVA, Vladimir. La Interventoría. Modelo de Control/ Anticorrupción. En: Blogs Portafolio. (Agosto.,2017) Disponible en: http://blogs.portafolio.co/buenas-practicas-de-auditoria-y-control-interno-en-las-organizaciones/la-interventoria-modelo-control-anticorrupcion/
12
5.1.3 Interventoría técnica
La función del interventor en esta área es velar por el cumplimiento de las
especificaciones técnicas y que lo ejecutado concuerde con lo establecido en los
diseños, así como las normas de calidad, seguridad y economía indicada durante la
obra. La interventoría debe dejar constancia escrita de todos los trabajos que se
ejecuten durante la obra y debe exigir las pruebas y ensayos necesarios. Debe
realizar un seguimiento de las actividades donde se evidencie su gestión y
cumplimiento.
5.1.4 Interventoría administrativa
Es función del interventor vigilar que la obra se lleve a cabo en los plazos y tiempos
establecidos para que se desarrolle dentro del presupuesto establecido en el
contrato. También debe supervisar el cumplimiento de las pólizas de garantía,
pagos de prestaciones sociales, pagos de carácter fiscal y obligaciones
contractuales y legales. También es la persona que autoriza pagos y entregas de
dinero al constructor, al igual que deberá revisar los gastos que haga a fin de
garantizar inversiones eficientes en la obra. El interventor debe también supervisar
los subcontratos que incidan en el proyecto al igual que aprobaciones de pagos a
proveedores y trabajadores.
Cuando se hacen contratos por el sistema de precios unitarios o precio alzado, el
interventor debe garantizar que lo ejecutado en obra, calidad y cantidad coincida
con lo establecido en el diseño y en el contrato para así poder autorizar cuentas de
cobro. Cuando se entrega una obra, el interventor autoriza estas cuentas de cobro
verificando que lo entregado y ejecutado corresponda a lo que se le paga al
contratista.
5.1.5 Interventoría legal
La relación del constructor y del interventor con el contratante se regula mediante
los términos de los contratos en donde se establezca el objeto del mismo, regulando
su ejecución. La interventoría legal verifica que los aspectos establecidos en el
contrato se cumplan y lleven a cabo de forma eficiente.
5.1.6 Interventoría financiera
En todo proyecto se debe hacer una inversión constante de recursos financieros,
los cuales deben evaluarse tanto en tiempo como en cantidad, dependiendo de lo
establecido en el contrato y programación de obra. La interventoría financiera juega
un papel fundamental, ya que se encarga de avalar los gastos realizados para
13
entregar pagos y es quien garantiza que lo que se vaya a pagar sea acorde a lo
entregado por el contratista en la obra.
5.1.7 Interventoría ambiental
El objetivo principal de la interventoría ambiental es garantizar que la ejecución del
proyecto u obra genere el menor impacto ambiental en la zona, a partir de diferentes
estudios realizados para áreas específicas como flora y fauna.
5.1.8 Interventoría social
Esta interventoría se encarga de realizar seguimiento y/o mitigación a las
situaciones que puedan presentarse con la comunidad que tiene afectación directa
en la realización del proyecto u obra.
5.2 REGULACIÓN DE LA INTERVENTORIA EN COLOMBIA
Para Colombia el seguimiento y control de los contratos estatales se regula a partir
de los parámetros establecidos en la ley 80 de 1993 la cual dice “Exigirán del
contratista la ejecución idónea y oportuna del objeto contratado. Igual exigencia
podrán hacer al garante”3
3 Ley 80 de 1993. Reglas y principios que rigen los contratos de las entidades estatales. Congreso de Colombia. Bogotá D.C. 28 de Octubre de 1993
14
6. DESCRIPCIÓN DE LA EMPRESA
6.1 PRESENTACIÓN DE LA EMPRESA
INGENIERIA & DISEÑO INGEDISA S.A., inicio sus actividades en el año 1996 en
la ciudad de Bogotá, D.C. La iniciativa nació de la necesidad que planteaba el
mercado del sector eléctrico frente a las modificaciones que se estaban presentando
en la forma de contratación, ya que anteriormente, previo a la ejecución de los
proyectos, se contrataba la ingeniería básica, la ingeniería de detalle y la
construcción por separado y, posteriormente, se comenzó a realizar los proyectos
con la modalidad de "llave en mano", en donde en el mismo contrato se incluían las
dos últimas etapas e incluso, en algunos casos, las tres etapas.
Dado que las empresas de construcción no tenían una infraestructura que les
permitiese acometer los diseños, se requería una empresa que realizara esta
función, pero considerando además de los diseños propiamente dichos, el punto de
vista del constructor.
INGENIERIA & DISEÑO INGEDISA S.A., una empresa colombiana dedicada
consultoría en diseño y asesoría en ingeniería civil y eléctrica en proyectos de
estructuras metálicas y concreto, infraestructura de instalaciones industriales, líneas
de transmisión y subestaciones eléctricas de extra alta, alta, media y baja tensión e
instalaciones eléctricas domiciliarias e industriales. La cual tiene como objetivos
realizar Consultorías, Estudios e Interventorías al más alto nivel, y la ejecución de
proyectos de construcción, teniendo como mentalidad primordial la satisfacción
integral del cliente y la búsqueda de la excelencia técnica, para ofrecer un mejor
servicio con menores plazos y menores costos. Esta presta sus servicios a
entidades públicas o privadas y en general a todo el grupo económico y empresarial
que tenga en sus manos la importante tarea de dirigir y coordinar proyectos. Tiene
su domicilio principal en la ciudad de Bogotá, ubicada en la dirección Carrera 48 #
91-80.
6.2 MISIÓN
INGENIERÍA & DISEÑO INGEDISA S.A. brinda seguridad y confianza en el sector
de la infraestructura de transmisión de energía eléctrica, a través de servicios de
consultoría en diseño, asesorías, estudios e interventorías en ingeniería civil,
eléctrica, mecánica y ambiental en el desarrollo de proyectos de ingeniería,
caracterizados por la calidad en sus procesos y la experiencia multidisciplinaria de
sus profesionales. Así mismo, está comprometida con la satisfacción del cliente, el
cuidado integral de sus Colaboradores y el medio ambiente, con el fin de aportar
desde sus actividades al desarrollo económico, tecnológico y social, tanto a escala
nacional como e internacional.
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6.3 VISIÓN
Para el año 2018, INGENIERÍA & DISEÑO INGEDISA S.A. será una empresa líder
en el sector de infraestructura de transmisión de energía eléctrica, reconocida
nacional e internacionalmente por su competitividad en el mercado y la calidad en
sus servicios de asesorías para proyectos de ingeniería, ofreciendo soluciones
acordes con las necesidades del mercado.
6.4 SISTEMA DE GESTIÓN – POLITICA INTEGRAL
INGENIERÍA & DISEÑO INGEDISA S.A. está encaminada hacia la excelencia en el
desarrollo de sus servicios de consultoría en diseño, asesorías, estudios e
interventorías en ingeniería civil, eléctrica, mecánica y ambiental en proyectos de
infraestructura, basando su política de gestión integral en la Calidad, el Medio
Ambiente, la Seguridad y Salud en el Trabajo.
Política Integral INGEDISA:
• Medir la efectividad los proyectos
• Medir el nivel de satisfacción de nuestros clientes
• Medir la efectividad de las actividades de capacitación
• Prevenir los Accidentes Laborales
• Prevenir las Enfermedades Laborales
• Reducir la cantidad de residuos sólidos enviados a relleno sanitario
• Reducir el consumo de agua per cápita
• Reducir el consumo de energía eléctrica per cápita
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6.5 ESTRUCTURA ORGANIZATIVA
INGENIERÍA & DISEÑO INGEDISA S.A. establece la siguiente estructura
organizacional
Ilustración 1. Organigrama INGENIERÍA & DISEÑO INGEDISA S.A. Fuente: ingedisa.com
6.6 EXPERIENCIA – ÁREAS DE TRABAJO O SERVICIOS
6.6.1 Subestaciones: En subestaciones INGENIERÍA & DISEÑO INGEDISA
S.A realiza las siguientes actividades:
• Selección y Ubicación de Estructuras
• Disposición de Equipos en Patio
• Selección de Conductores
• Diseños Electromecánicos
• Cálculo de Esfuerzos Electromecánicos
• Diseños Estructurales
• Diseño de Cimentaciones
• Diseño de Vías Internas y de Acceso
• Control y Automatización
6.6.2 Líneas de Transmisión: En líneas de transmisión INGENIERÍA &
DISEÑO INGEDISA S.A realiza las siguientes actividades:
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• Selección y trazado de rutas
• Selección de conductores
• Diseños electromecánicos
• Diseños estructurales
• Diseño de cimentaciones
• Localización Óptima de Estructuras
• Coordinación de Aislamiento
• Posicionamiento Cable de Guarda y Fallas Apantallamiento
• Cálculo Parámetros Eléctricos de Secuencia Positiva y Cero
• Sistemas de Puesta a Tierra.
6.6.3 Infraestructura: En infraestructura INGENIERÍA & DISEÑO INGEDISA
S.A realiza las siguientes actividades:
• Instalaciones de Fuerza
• Iluminación
• Instrumentación
• Cableado Estructurado
• Control y Automatización de Procesos Industriales
• Automatización de Centrales/Subestaciones Eléctricas y de
Procesos Industriales
• Diseño de Estructuras en Concreto
• Diseño de Estructuras Metálicas
• Diseño Cimentaciones para Equipos
• Bandas Transportadoras
• Silos
• Bodegas
• Gerencia de Proyectos
6.6.4 Estructuras Metálicas: En estructuras metálicas INGENIERÍA &
DISEÑO INGEDISA S.A realiza las siguientes actividades:
• Edificaciones
• Instalaciones Industriales
• Estructuras Galvanizadas para Líneas y Subestaciones Eléctricas
• Torres de Telecomunicaciones
6.6.5 Interventoría: En Interventoría INGENIERÍA & DISEÑO INGEDISA S.A
realiza las siguientes actividades:
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• Interventoría de diseño, montaje, pruebas y puesta en servicio de
líneas de transmisión y subestaciones.
6.6.6 Estudios y asesorías: En estudios y asesorías INGENIERÍA & DISEÑO
INGEDISA S.A realiza las siguientes actividades:
• Asesorías especializadas en líneas de transmisión y subestaciones.
• Estudios de Cortocircuito, Flujos de Carga y Coordinación de
Protecciones
• Coordinación de Aislamiento y Apantallamiento de Líneas de
Transmisión y Subestaciones
• Cálculo de Parámetros de Secuencia Positiva, Negativa y Cero de
Líneas de Transmisión
• Cálculo de Mallas de Puesta a Tierra
• Cálculo de Generadores, Transformadores y Motores
• Corrección de Factor de Potencia
• Geotecnia
• Arqueología
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7. ACTIVIDADES
7.1 DESCRIPCIÓN DE LA PASANTÍA
La pasantía fue realizada por medio de la vinculación del estudiante con la empresa
INGENIERÍA & DISEÑO INGEDISA S.A., con el objeto de desempeñarse como
auxiliar de gestión documental y de seguimiento de proyectos en el área de PMO
en el proyecto INTERVENTORIA DE DISEÑO DE LINEAS DE TRANSMISION Y
SUBESTACIONES ELECTRICAS, en el área metropolitana de Bucaramanga,
Santander.
Inicialmente se reconocieron los principales términos de referencia de este tipo de
proyecto: Subestación, línea de transmisión, variantes, listas de entregables,
cronogramas de actividades, informes de avance, alcances y áreas.
7.2 SITIO DE DESARROLLO DE LA PASANTÍA
La pasantía se desarrolló en la oficina principal de INGENIERÍA & DISEÑO
INGEDISA S.A. con dirección Calle 91 48-80 en el Barrio La Castellana en la ciudad
de Bogotá D.C.
7.3 ACTIVIDADES
Las funciones y actividades desarrolladas fueron concernientes al cargo de auxiliar
de gestión documental y de seguimiento de proyectos en el área de PMO.
Las actividades encomendadas al pasante fueron generalmente cíclicas y otras
extraordinarias tales como:
8.3.1 Actividades diarias
• Seguimiento de cronogramas de actividades establecidos para cada
subproyecto del contrato y respectiva actualización para actividades y
tiempos no contemplados
• Seguimiento de gestión documental a partir de lista de documentos
entregables establecidos en el contrato, evidenciando atrasos, documentos
entregados y próximas entregas.
• Organización cronológica según número de revisiones de los documentos
entregables a partir de su entrega y gestión de tiempos de respuesta por
parte de la interventoría.
• Análisis del estado de avance de los documentos teniendo que en cuenta
que según lo establecido en el contrato la facturación dependerá de la
aprobación de estos.
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• Apoyo en redacción de comunicaciones referentes a gestión documental
como atrasos en entregas, atraso en respuesta, observaciones a
documentos y trazabilidad.
7.4 MARZO 22 AL 28 DE 2017:
La pasantía inició con una reunión entre la gestora del proyecto y el pasante con el
fin de establecer el motivo de la pasantía, el cual consiste en realizar la gestión
documental del proyecto en curso proyecto 938 (código interno) INTERVENTORIA
AL DISEÑO LINEAS DE TRANSMISION Y SUBESTACIONES en el departamento
de Santander.
Se presenta en proyecto en relación a las partes involucradas, alcance y
generalidades, el pasante recibe instrucciones de su jefe directo y se le presentan
los cronogramas de actividades establecidos en el proyecto y recibe inducción,
actividades principales y secundarias según área de la actividad e hitos
contractuales.
Partes involucradas:
• Cliente: ESSA Electrificadora de Santander S.A. E.S.P.
• Diseñador: Consorcio SEDISPPLUS
• Interventoría: INGENIERÍA & DISEÑO INGEDISA S.A.
El pasante recibe inducción acerca de la lista de documentos entregables
establecidos y codificación de los documentos y conoce de la estructura establecida
en el servidor para toda la información relacionada con el proyecto, además recibe
el empalme de la actividad principal a realizar de gestionar comunicaciones recibida
y enviada del proyecto con el fin de realizar seguimiento a partir de la lista de
entregables y los cronogramas de actividades.
Se le encarga al pasante realizar la actividad de organización de documentación
existente del proyecto y archivo digital de comunicaciones recibida y enviada del
proyecto de documentos que hacen parte de los entregables con el fin de establecer
la cantidad de versiones realizadas y estado de las mismas.
Se manejan tres estados de revisión:
• DC: Devuelto con comentarios
• AC: Aprobado con comentarios
• A: Aprobado
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Se evidencia que la cantidad de documentación es bastante y a veces dispendiosa
al momento de buscar algún tipo de información, el pasante propone realizar un
cuadro resumen Excel que permita facilitar trazabilidad de actividades, la propuesta
fue bien recibida y le dieron al pasante vía libre para la realización de este.
El pasante realiza el reconocimiento de los documentos manejados en este tipo de
proyecto con el fin de apoderarse del tema.
7.5 MARZO 29 A ABRIL 04 DE 2017:
El pasante asiste a reunión de seguimiento interno del proyecto INTERVENTORIA
AL DISEÑO LINEAS DE TRANSMISION Y SUBESTACIONES, entre área de
gestión, área civil, área eléctrica y área ambiental, se trataron temas como:
• Realización de informes de seguimiento semanales exigidos por el cliente.
• Calidad de los documentos entregados por el consorcio.
• Tiempos de respuesta a documentos.
El pasante establece el alcance de la interventoría con el fin de iniciar la realización
de hoja de cálculo de seguimiento y o trazabilidad de entregables, se compone de
líneas de trasmisión, variantes y subestación de la siguiente manera:
Líneas:
• Línea Piedecuesta – Río Frío – Florida a 115 kV
• Línea Bucaramanga – Florida a 115 kV
• Línea Palos – Principal – Florida a 115 kV
• Línea Palos – Conucos – Florida a 115 kV
• Línea Barranca – Puerto Wilches a 115 kV
• Línea Ocaña – San Alberto a 115 kV
Para cada línea existe un cronograma, pero todos tienen las mismas actividades y
los mismos entregables, varían en tiempo y ejecución.
Variantes:
• Variante de línea Bucaramanga – Barranca a 230 kV
• Variante de línea Comuneros - Barranca a 230 kV
• Variante de línea Palenque – Barranca a 115 Kv
Para cada variante existe un cronograma, pero todos tienen las mismas actividades
y los mismos entregables, varían en tiempo y ejecución.
Subestación:
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• Nueva subestación Río Frío 115/34,5/13,8 kV
La subestación Rio Frio cuenta con un cronograma de actividades y lista de
entregables.
Inicialmente la hoja de cálculo está conformada por 10 pestañas según líneas,
variantes y subestación. Está compuesta por: código del documento, nombre del
documento, fecha programada de primera entrega (R0) tomada a partir de los
cronogramas de actividades y secuencia de revisiones (R1,R2,R3) donde se
registrara fecha de llegada, respuesta y estado de la revisión además de incluir
fecha prevista de la nueva revisión del documento.
El pasante realiza la actividad cíclica de gestión de comunicaciones enviadas y
recibidas respecto a los entregables establecidos para el proyecto realizando
seguimiento en la hoja de cálculo creada.
El pasante recibe Inducción de segunda actividad a realizar durante la pasantía el
apoyo en redacción de comunicados de temas varios (solicitudes, peticiones
aclaraciones respuestas, información) ya sea de temas de seguimiento,
trazabilidad, técnicos y/o de gestión. Se aclara que esta actividad se desarrollara a
partir del empape del proyecto.
El pasante recibe sugerencias por parte del tutor con respecto a la hoja de cálculo
inicial, de incluir programación de respuesta y de llegada de nuevas revisiones más
detalladas y de forma automática además de agregar más información con respecto
al documento, como área encargada y tipo de documento.
7.6 ABRIL 05 AL 11 DE 2017
El pasante acata las sugerencias recibidas para la hoja de cálculo de seguimiento
de entregables e inicia el nuevo diseño de la misma
Se agregan columnas de información del documento:
• Proyecto
• Área
• Año
• Mes
• Responsable (interventoría)
• Tipo de documento
Esta información se obtiene a partir de los cronogramas, listados de entregables e
indicaciones del gestor del proyecto.
Para el caso del seguimiento se establecieron 3 columnas principales:
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• Programada (programación de llegada del documento y respuesta)
• Control Interventoría (llegada real del documento y programada de
respuesta)
• Real (fecha y estado de respuesta real)
El pasante trabaja junto con su tutora en la formulación de las columnas de
programada y control de interventoría, con el fin de facilitar su alimentación se tienen
en cuenta las siguientes directrices:
• Documento en revisión 0 tendrán 5 días hábiles de respuesta a partir de su
llegada
• Documento en revisión 1 o más tendrán 3 días hábiles de respuesta a partir
de su llegada.
El pasante realiza la actividad cíclica de gestión de comunicaciones enviadas y
recibidas respecto a los entregables establecidos para el proyecto realizando
seguimiento en la hoja de cálculo creada.
El pasante realiza diferentes comunicaciones referentes al proyecto con temas
como, observaciones a documentos, solicitudes, atrasos etc.
El pasante recibe inducción de actividad extraordinaria a ejercer, ser apoyo en la
realización del informe semanal de seguimiento, generalidades, funcionamiento,
como se diligencia, compilación de información y formato.
7.7 ABRIL 12 AL 18 DEL 2017
El pasante brinda apoyo en la actividad de realización de informe semanal de
seguimiento a partir de la inducción anteriormente realizada con del colaborador
encargado de esta actividad, con la ayuda de su tutora. Se realizan funciones como:
• Seguimiento de trazabilidad de actividades realizadas en el proyecto.
• Porcentajes de avance y/o finalización de actividades.
• Verificar congruencia de información y justificaciones.
• Control de redacción y seguimiento de normalización de textos.
• Alimentación de curva s a partir de porcentajes de avance del proyecto.
• Observaciones y/o notas.
• Modificación formato.
El informe semanal de seguimiento es enviado al cliente Electrificadora de
Santander, con el fin de llevar un control de forma resumida y fácil de las actividades
realizadas dicha semana y compila trazabilidad de las mismas, al igual que
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observaciones, acuerdos, atrasos y demás. Es de gran utilidad para actividades
socioeconómicas, prediales, ambientales y técnicas.
El pasante realiza mejoras a partir de la utilización de la hoja de cálculo trabajada
para el seguimiento de los documentos entregables:
•Se agrega un nuevo estado de documento “en revisión” para el caso de los
documentos que son recibidos por la interventoría y están pendiente de
respuesta con comentarios.
•Se agrega columna que muestra de forma rápida el estado actual de los
documentos.
El pasante realiza la actividad cíclica de gestión de comunicaciones enviadas y
recibidas respecto a los entregables establecidos para el proyecto realizando
seguimiento en la hoja de cálculo desarrollada, trabajando junto con otras áreas
para dar a conocer esta herramienta, su utilización y como interpretarla.
7.8 ABRIL 19 AL 21 DEL 2017
El pasante perfecciona la base de datos desarrollada y logra realizar el seguimiento
y trazabilidad de la lista de entregables y actividades del proyecto de forma
organizada, practica y sencilla.
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8. FUNCIONES
8.1 CRONOGRAMA:
Revisar y actualizar cronogramas de actividades establecidos para cada uno de los
subproyectos del contrato según actividad del diseñador e interventoría
En total 10 cronogramas distribuidos de la siguiente manera:
1 Línea Piedecuesta – Río Frío – Florida a 115 kV
2 Línea Bucaramanga – Florida a 115 kV
3 Línea Palos – Principal – Florida a 115 kV
4 Línea Palos – Conucos – Florida a 115 kV
5 Línea Barranca – Puerto Wilches a 115 kV
6 Línea Ocaña – San Alberto a 115 kV
7 Variante de línea Bucaramanga – Barranca a 230 kV
8 Variante de línea Comuneros - Barranca a 230 kV
9 Variante de línea Palenque – Barranca a 115 Kv
10 Nueva subestación Río Frío 115/34,5/13,8 kV
8.2 LISTA DE ENTREGABLES:
Llevar a cabo el control cronológico de los documentos entregables teniendo en
cuenta fechas de entrega por parte del diseñador, respuesta por parte de la
interventoría, estado actual del documento (aprobado, aprobado con comentarios o
devuelto para corrección) y la cantidad de revisiones realizadas hasta el momento
por cada documento.
8.3 GESTIÓN DE RESPUESTA
Realizar seguimiento a la gestión de respuesta de los documentos, acuerdos,
generalidades por parte de la Interventoría para su aprobación, sabiendo que
contractualmente para la primera entrega de los documento se cuentan con 5 días
hábiles para dar concepto y para las entregas posteriores se cuenta con 3 días
hábiles para dar concepto.
8.4 ARCHIVO
Compilar y digitalizar el estado actual en que se encuentran los documentos
entregables a partir de revisiones efectuadas por la interventoría, además de
realizar el archivo de documentos referente al proyecto tanto en medio físico como
en las plataformas digitales manejadas en la compañía.
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8.5 REDACCION E INFORMES
Colaborar en la realización de informes semanales de seguimiento a lista de
entregables del proyecto para ser presentados al cliente.
Apoyar en la elaboración del informe semanal de seguimiento general del proyecto.
Apoyar en la redacción de comunicados referentes a documentación del proyecto,
atrasos, próximas entregas, acuerdos, entre otros.
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9. ANÁLISIS
La pasantía realizada en la empresa INGENIERÍA & DISEÑO INGEDISA S.A.,
permitió al pasante establecer conocimientos en temas como:
Interventoría: se conoció la funcionalidad y desarrollo de un proyecto de
interventoría en este caso de diseño de transmisión de energía eléctrica, sus
alcances, características, procesos y partes involucradas.
Trabajo en equipo: Se identificó la importancia del trabajo en equipo de una
organización para lograr un objetivo en común, en este caso en particular
lograr una excelente trazabilidad documental del proyecto.
Conocimiento en alcance funciones e importancia de áreas específicas en
relación a un proyecto en general como lo es área técnica, área ambiental,
área social, área de gestión, área administrativa
Conocimiento referente a proyectos relacionados con distribución de energía
como lo son líneas de transmisión y subestaciones comprendiendo que se
constituye de conocimiento civil y conocimiento eléctrico que trabajan de la
mano para la ejecución de este tipo de proyectos.
Dimensionamiento de la importancia de la planeación de un proyecto y sus
fechas establecidas a partir de un cronograma y lista de entregables, en el
proyecto se evidencio la mala planeación y ejecución de las actividades
acordadas en primera instancia generando atrasos y perdidas económicas.
Importancia del cumplimiento de la planeación, entrega de documentos,
revisiones, respuesta a comentarios y las consecuencias legales que puede
llevar consigo su incumplimiento, esto se evidencio en la aplicación de
apremios al diseñador establecidos por malas ejecuciones y atrasos durante
el contrato.
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10. APORTE DEL PASANTE
Al momento de realizar una interventoría de diseño la importancia recae en la
revisión de los documentos emitidos y actividades realizadas por el diseñador con
el fin de dar un efectivo cumplimiento de lo establecido en el contrato, por esta razón
debe contarse con un control de seguimiento a los documentos entregables y/o
actividades comprendidas en el contrato con el objetivo de conocer de forma
práctica, optima y rápida la trazabilidad de un documento.
La empresa no tenía establecido un formato o una base de datos correcto con el fin
de realizar el seguimiento a entregas, respuestas y revisiones de documentos para
un proyecto de interventoría, ya que era manejado en un formato de
correspondencia recibida general de todas las comunicaciones algo dispendioso en
para búsqueda de información específica, por esta razón el pasante conformo un
documento en el software Microsoft Excel en el cual reúne los documentos
establecidos en la lista de entregables para cada uno de los subproyectos.
En este archivo se incluye información como nombre del documento, subproyectos
al cual pertenece, área encargada, codificación establecida, fechas programadas y
reales de entrega y respuestas.
De esta manera la búsqueda de información referente a documentos, ya sea por
trazabilidad, revisiones, estados o por una fecha en particular se hará mucho más
fácil y evitara tener que buscar esta información a través de comunicados y/o
correos electrónicos teniendo en cuenta que este archivo se ubica en la carpeta
compartida manejada en el servidor interno de la empresa para este proyecto, así
que cualquier persona de la interventoría que haga parte de este proyecto podrá
acceder a esta información sin ningún problema.
A continuación se muestra la estructura y organización de la matriz ejecuta
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Ilustración 2: Hoja de Excel seguimiento de entregables 1 / Fuente: Elaboración propia
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Ilustración 3: Hoja de Excel seguimiento de entregables 2 / Fuente: Elaboración propia
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11. CONCLUSIONES
Al culminar el periodo de pasantía comprendido entre el 22 de marzo y el 21 de abril
de 2017 el pasante realizó la actualización de los 10 cronogramas de actividades
establecidos en el proyecto y logró establecer la trazabilidad de revisiones de los
documentos comprendidos en la lista de entregables, ejerciendo durante 22 días
laborables, realizando un efectivo seguimiento y archivo de los informes entregados
por parte del diseñador para sus respectivas revisiones, las cuales son actividades
esenciales para el cargo ejercido, durante este periodo se logró evidenciar las
falencias por parte del diseñador reflejadas en el atraso de la realización de la
actividades y por consiguiente entrega de informes y/o documentos fuera de tiempo,
esto generaba un incumplimiento en el cronograma de actividades donde el avance
del proyecto no se lograba según lo planeado.
El pasante logró organizar de forma óptima toda información documental
relacionada con el proyecto a partir del archivo en medio físico y digital de esta, lo
que estableció llevar un eficiente manejo de comunicaciones tanto de entrada como
de salida, ya que en la interventoría no existía un canal de información de forma
global del proyecto, esto permitió brindar mayor facilidad de manejo interno de
información para fines pertinentes del contrato.
A partir del seguimiento de actividades realizadas por el pasante, capítulo 8 del
presente documento, los primeros días fueron de acoplamiento al cargo de pasante,
puesto de trabajo, familiarización con documentos, formatos de la empresa e
inducciones de procesos a realizar en los días siguientes. Estas actividades fueron
base para una buena realización de la pasantía en el futuro, haciéndola mucho más
llevadera brindando habilidades y conocimientos que fueron aplicados para cumplir
a cabalidad los objetivos de la empresa.
Para el subproyecto del contrato ”SUBESTACION RIO FRIO” la cantidad de
documentos para el diseño de una subestación eléctrica es mucho más extensa que
para el diseño de líneas de transmisión, el pasante tuvo que actualizar de forma
especial el cronograma dado a la ausencia de alguna actividades no incluidas y
crear la trazabilidad de revisiones dejando en evidencia la mala gestión realizada
por el diseñador dada su calidad en sus informes, que a pesar de las exigencias
constantes de la interventoría por medio de comunicados, cartas de atraso y hasta
recomendaciones de aplicación de apremio, seguían siendo constantes, causando
inconveniente y extensión de tiempos ya que hay casos de documentos de hasta 6
revisiones que aún no han podido ser aprobados por la interventoría ya que no
cumplen con la calidad requerida contractualmente y normativa. Esto a la larga
genera pérdidas ya que demanda mucho más tiempo, recursos y sobrecostos
económicos.
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Debido al continuo desarrollo de las actividades, el pasante evidenció que dado la
extensión y alcance del proyecto la cantidad de documentos en general de líneas
de transmisión, variantes y subestación eran bastantes, la compañía, manejaba el
seguimiento documental en un formato de correspondencia recibida general de
todas las comunicaciones algo dispendioso a la hora de obtener información
específica, por lo cual el pasante desarrolló una base de datos en la plataforma
Excel exclusivamente para los documentos de la lista de entregables, que de
manera práctica y ordenada muestra de trazabilidad de los documentos como fecha
de entrega, numero de revisiones, estado del documento y fechas programadas de
próximas entrega, esto facilitó la obtención de información específica sin dejar a un
lado la información general del entregable.
A partir de la colaboración en la realización del control documental del proyecto en
general, teniendo en cuenta que las clausulas determinadas en el contrato de la
interventoría en cuanto a forma de pago, fueron establecidas de tal forma que sólo
se factura por cada documento aprobado (A), esto afectaba el flujo económico del
proyecto ya que cuando se realizó el corte de facturación para el mes de abril no
se logró facturar lo proyectado debido al atraso del diseñador y la baja calidad en
sus entregas que en su gran mayoría terminaban con concepto de devueltos para
corrección (DC) y aprobado con comentarios (AC) por parte de la interventoría. Este
seguimiento servirá como base para una futura reclamación de cambió en la forma
de pago del proyecto.
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12. RECOMENDACIONES
Al finalizar el proceso de pasantía como Auxiliar de gestión documental y de
seguimiento en la empresa INGENIERIA & DISEÑO INGEDISA S.A. el pasante ha
adquirido habilidades mediante la experiencia misma, las cuales pueden ser útiles
como recomendación para otros interesados en la interventoría de diseño a partir
de las funciones realizadas.
En una interventoría de diseño lo primordial son los documentos entregados por el
diseñador a los cuales se les realizará las respectivas revisiones y aprobaciones, la
empresa INGENIERIA & DISEÑO INGEDISA S.A acostumbra llevar a cabo
proyectos de diseño que cuentan con un enfoque totalmente distinto que al
manejado en proyectos de interventoría, por tanto recomiendo a la empresa en
proyectos de interventoría futuros llevar un orden en las revisiones realizadas ya
que esta información demuestra la gestión de la ejecución del objeto de cada parte
tanto diseñador como interventoría, esto permite evidenciar calidad de los
documentos a partir de sus estados finales además de poner en evidencia el
cumplimiento de tiempos establecidos para entregas y revisiones.
Además es fundamental la revisión constante de los documentos, ya que existen
falencias en comunicados de emisión de concepto de los informes entregados, tales
como codificación incorrecta, nombre del subproyectos erróneo y errores de forma
en general.
El contratista diseñador no ha cumplido a cabalidad con los cronogramas
establecidos perjudicando el desarrollo del proyecto dado el tiempo de ejecución y
el poco avance del mismo a comparación de lo proyectado, es de vital importancia
para la interventoría realizar modificaciones a ciertos aspectos contractuales
establecidos ya que citando un caso en particular la forma de pago no está siendo
muy favorable por su condición de facturación solamente a documentos aprobados,
la interventoría debería optar por otra forma de pago que no afecte el flujo de caja
económico de este proyecto.
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13. BIBLIOGRAFÍA
INVIAS, Manual de interventoría de obras públicas, 2016. Consultado el 10
de julio de 2017. Disponible en: https://www.invias.gov.co/index.php/archivo-
y-documentos/documentos-tecnicos/5566-manual-de-interventoria-2016-1
SILVA, Vladimir. La Interventoría. Modelo de Control/ Anticorrupción. En:
Blogs Portafolio. (Agosto.,2017). Consultado el 7 de agosto de 2017.
Disponible en: http://blogs.portafolio.co/buenas-practicas-de-auditoria-y-
control-interno-en-las-organizaciones/la-interventoria-modelo-control-
anticorrupcion/
Ley 80 de 1993. Reglas y principios que rigen los contratos de las entidades
estatales. Congreso de Colombia. Bogotá D.C. 28 de Octubre de 1993
Archivo electrónico departamento de Gestión de Proyectos de la empresa
Ingeniería & Diseño INGEDISA S.A
SANCHEZ, Julio. Interventoría de proyectos y obras. Universidad Nacional
de Colombia, 2010. Consultado el 7 de agosto de 2017. Disponible en:
http://www.bdigital.unal.edu.co/4958/2/978-958-719-284-1._2010_1.pdf
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ANEXOS
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ACTA DE INICIO
37
38
ACTA DE FINALIZACIÓN
39
40
CERTIFICADO DE PASANTÍA
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