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UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL FACULTAD DE INGENIERÍA INDUSTRIAL

DEPARTAMENTO ACADÉMICO DE TITULACIÓN

TRABAJO DE TITULACIÓN PREVIO A LA OBTENCIÓN DEL TÍTULO DE

LICENCIADO EN SISTEMAS DE INFORMACIÓN

ÁREA DESARROLLO DE SOFTWARE

TEMA “ANÁLISIS Y DISEÑO DE UN PROTOTIPO PARA

REALIZAR LA GESTIÓN DOCUMENTAL DEL PROCESO DE COMPRAS BASADO EN LA

APLICACIÓN DE UNA HERRAMIENTA WORKFLOW”

AUTORA AGURTO JIMENEZ KARLA ELIZABETH

DIRECTOR DEL TRABAJO ING.SIST.CABEZAS GALARZA FRANKLIN AUGUSTO, MAE.

2018 GUAYAQUIL – ECUADOR

ii

DECLARACIÓN DE AUTORIA DEL PLAN DE TITULACIÓN

“La responsabilidad del contenido de este trabajo de titulación, me

corresponde exclusivamente; y el Patrimonio intelectual del mismo a la

Facultad de Ingeniería Industrial de la Universidad de Guayaquil”.

Agurto Jiménez Karla Elizabeth

C.C: 0950614065

iii

DEDICATORIA

A Dios, por permitirme llegar a este momento tan importante en mi vida.

Por cada uno de los triunfos y los momentos difíciles que me han enseñado

cada día más.

A mi madre por siempre estar a mi lado apoyándome y dándome ánimos

para no rendirme, a mi padre que con sus sabios consejos me ha guiado

en mi vida y mis estudios. A mi hermano que ha estado a mi lado con cada

una de sus ocurrencias para hacerme reír en los momentos que más lo

necesitaba. A mis profesores, les agradezco por su tiempo, apoyo y por los

conocimientos que me trasmitieron en el transcurso de mi carrera.

Dedico esta tesis a todas aquellas personas que no creyeron en mí, a

aquellos que esperaban mi fracaso en cada paso que daba para terminar

mis estudios, a aquellos que nunca esperaban que lograra terminar la

carrera. A todas las personas que siempre dudaron de mí y nunca me

apoyaron les dedico esta tesis.

iv

AGRADECIMIENTO

Mi sincero agradecimiento principalmente a Dios por darme salud y vida

para realizar esta tesis. A mis padres que han estado a mi lado

apoyándome y siempre apoyando mis decisiones, a mi hermano Javier que

con su carisma ha alegrado mis días.

Agradezco al Ing. Franklin Cabezas por la ayuda prestada para la

elaboración de esta tesis.

v

ÍNDICE GENERAL

N° Descripción Pág.

PROLOGO xix

CAPÍTULO I

INTRODUCCIÓN


1.1 Antecedentes 2

1.2 Alcance 3

1.3 Objeto de la investigación 3

1.4 Planteamiento del problema 3

1.5 Delimitación 4

1.5.1 Delimitación geográfica 4

1.5.2 Delimitación espacial y de tiempo 4

1.5.3 Delimitación semántica 5

1.6 Recursos 5

1.7 Justificación 6

1.8 Sectores beneficiados 6

1.9 Impacto social 7

1.10 Pertinencia 7

1.11 Efecto multiplicador 7

1.12 Objetivos de la investigación 7

1.12.1 Objetivo general 7

1.12.2 Objetivos específicos 8

v

CAPÍTULO II

MARCO TEÓRICO


2.1. Marco conceptual 9

2.1.1. Compras públicas en el Ecuador 9

2.1.2. Fases de los procedimientos de contratación pública 10

2.1.3. Principios de la Contratación Pública 11

2.1.4. Procedimientos de contratación pública. 12

2.1.4.1. Subasta inversa electrónica. 12

2.1.4.2. Catalogo Electrónico 13

2.1.4.3. Ínfima Cuantía 14

2.1.4.4. Menor Cuantía 14

2.1.4.5. Cotización 15

2.1.4.6. Licitación 15

2.1.4.7. Contratación Integral Por Precio Fijo 16

2.1.4.8. Consultoría Contratación Directa 16

2.1.4.9. Lista Corta 17

2.1.4.10. Concurso Publico 17

2.1.5. Introducción a la tecnología Workflow 20

2.1.5.1. Tecnología Workflow 20

2.1.5.2. Elementos de un Workflow 21

2.1.5.3. Ventajas de un Workflow 22

2.1.5.4. Desventajas de un Workflow 22

2.1.6. Introducción la gestión de procesos de negocios 22

2.1.6.1. Gestión de procesos de negocios o bpms 23

2.1.4.12. Bpms vs bpm 23

2.1.4.13. Tecnologías que conforman un bpms 24

2.1.4.14. Principales Beneficios 24

2.1.5. Metodologías de desarrollo de software 26

2.1.5.1. Enfoques de desarrollo de software 26

2.1.5.1.1. Metodología en cascada: Framework lineal. 26

vi


2.1.5.1.2. Metodología de Prototipos 28

2.1.5.1.3. Metodología en espiral 29

2.1.6. Introducción a páginas web 31

2.1.6.1. Tipos de página web 32

2.1.6.2. Ventajas de una página web 32

2.1.6.3. Desventajas de una página web 32

2.1.7. Software local o de escritorio 32

2.1.7.1. Ventajas de una aplicación de escritorio 33

2.1.7.2. Desventajas de una aplicación de escritorio 33

2.1.9. Introducción a lenguajes de programación 35

2.1.9.1. Lenguaje de programación java 35

2.1.9.1.1. Filosofía 36

2.1.9.1.2. Sintaxis 36

2.1.9.1.2.1. Applets 37

2.1.9.1.2.2. Servlets 37

2.1.9.1.2.3. Aplicación con interfaz 38

2.1.9.1.3. Expresiones 38

2.1.9.2. Lenguaje de programación python 39

2.1.9.2.1. Modo interactivo 40

2.1.9.3. Lenguaje de programación php 40

2.1.9.3.1. Sintaxis 41

2.1.9.3.2. Características de php 41

2.1.11. Java server faces 43

2.1.11.1. Extensiones 43

2.1.11.2. Primefaces 43

2.1.11.2.1. Propiedades 43

2.1.11.3. Javascript 44

2.1.11.4. Css 44

2.1.11.5. Sistema de base de datos 44

2.1.11.5.1. Mysql 44

2.1.11.5.2. Postgresql 44

vii


2.1.11.6.1. Gestor de base de datos Heidi sql 46

2.1.11.6.1.1. Características 46

2.1.11.6.2. Conexión a base de datos con Hibernate 47

2.2 Marco legal 47

2.3 Marco referencial 49

CAPÍTULO III

METODOLOGÍA


3.1. Análisis de la investigación 50

3.2. Población y muestra 51

3.3. Técnicas de observación y recolección de datos 51

3.3.1. Entrevista 52

3.3.1.1. Instrumentos de recolección de datos 56

3.3.2. Encuesta 56

3.3.2.1. Instrumentos de recolección de datos 61

3.4. Procedimiento de investigación 61

3.5. Requerimientos funcionales 61

3.6. Requerimientos no funcionales 63

3.7. Асtorеѕ y rolеѕ 64

3.8. Metodología de desarrollo 75

3.8.1. Análisis 75

3.8.2. Diseño 76

3.8.3. Desarrollo 76

CAPÍTULO IV

PROPUESTA


4.1 Titulo 77

4.2 Explicación 77

viii

N° Descripción pág.

4.3 Objetivos 77

4.4 Entorno de software 78

4.5 Estudio de factibilidad 78

4.5.1 Factibilidad técnica 78

4.5.2 Factibilidad económica 79

4.5.3 Factibilidad operacional 80

4.6 Diseño técnico 80

4.6.1 Diagrama de flujo de procesos 80

4.6.2 Modelo de datos 82

4.6.3 Modelo entidad relación 83

4.6.3.1 Diссionаrio de datos 84

4.6.4 Diagrama de clases 95

4.7 Prototipo funcional 96

4.8 Impacto 111

4.9 Cronograma de actividades 112

4.10 Conclusiones 114

4.11 Recomendaciones 114

GLOSARIO DE TÉRMINOS 115

ANEXOS 116

BIBLIOGRAFÍA 143

ix

ÍNDICE DE ILUSTRACIONES


1. Compras públicas 9

2. Subasta inversa electrónica 12

3. Catalogo electrónico 13

4. Ínfima cuantía 14

5. Menor cuantía 14

6. Cotización 15

7. Licitación 15

8. Contratación integral por precio fijo 16

9. Consultoría contratación directa 16

10. Lista corta 17

11. Concurso público 18

12. Tecnología workflow 20

13. Gestión de procesos de negocios 23

14. Modelo en cascada 27

15. Método de prototipo 28

16. Modelo en espiral 29

17. Páginas web 31

18. Softwares de escritorio o locales 33

19. Lenguajes de programación 35

20. Logotipo de java 36

21. Applets 37

22. Servlets 37

23. Aplicación con interfaz 38

24. Palabras claves de java 39

25. Logotipo de python 40

26. Logotipo de php 40

x


27. Programa hola mundo con php 41

28. Casos de uso del proceso compras actual 66

29. Casos de uso del proceso compras infima cuantia 67

30. Ingreso de pedido 69

31. Autorización dep. vicerrectorado 70

32. Registro de proveedor y solicitud de pago 72

33. Pago a proveedores 73

34. Recepción de materiales 75

35. Demo pantalla de inicio 96

36. Demo registrar usuario 97

37. Demo registrar administrador del contrato 97

38. Demo menú vicerrectorado investigación 98

39. Demo proceso registrado 98

40. Demo autorización de procesos 99

41. Demo autorización contratación 100

42. Demo seguimiento proceso 101

43. Demo menú departamento adquisiciones 102

44. Demo contratación proveedores 102

45. Demo solicitud de pago 103

46. Demo menú departamento financiero 104

47. Demo confirmación pago de pedido 105

48. Demo menú departamento de proveedores 106

49. Demo recepción de compras 107

50. Demo nuevas parametrizaciones 108

51. Demo nuevos roles 108

52. Demo nuevos facultades 109

53. Demo nuevos facultades 110

54. Demo expotar procesos en excel 111

55. Desarrollo plan de investigación 112

xi

ÍNDICE DE TABLA


1. Palabras claves de java 39

xii

ÍNDICE DE GRÁFICOS


1. Porcentaje de resultado a la pregunta no.1 57




xiii

ÍNDICE DE DIAGRAMAS


1. Diagrama de flujo de proceso de compras

S modificado 81

2. Modelo de datos 82

3. Modelo entidad relación del proceso de compras 83

4. Diagrama de clases del proceso de compras 95

5. Diagrama de gant - plan de investigación 113

xiv

ÍNDICE DE CUADROS


1. Procesos de compras públicas 18

2. Workflow vs bpm 25

3. Metodologías de programación 30

4. Aplicaciones web y de escritorio 34

5. Lenguaje de programación php, java y python 42

6. Gestores de base de datos 45

7. Resumen de la entrevista no.1 52

8. Resumen de la entrevista no.2 55

9. Cuadro de requerimientos funcionales 62

10. Cuadro de requerimientos no funcionales 63

11. Caso de uso – proceso compras actual 64

12. Caso de uso – ingreso de pedido 68

13. Caso de uso – autorización dep. Vicerrectorado 69

14. Caso de uso – registro de proveedor

y solicitud de pago 71

15. Caso de uso – pago a proveedores 72

16. Caso de uso – recepción de materiales 74

17. Caracteristicas tecnicas de las computadoras

de los usuarios 78

18. Software de análisis, diseño y desarrollo 79

19. Diccionario tabla pedido 84

20. Diccionario tabla detalle pedido 85

21. Diccionario tabla adquisiciones 86

22. Diccionario tabla carrera 87

23. Diccionario tabla facultades 88

24. Diccionario tabla finaciero 89

xv


25. Diccionario tabla menu departamentos 90

26. Diccionario tabla menu proveedores 91

27. Diccionario tabla proveeduria 92

28. Diccionario tabla rol 93

29. Diccionario tabla vicerrectorado de investigación 94

xvi

ÍNDICE DE ANEXOS


1. Formato de encuesta 117

2. Mаnuаl dе usuario de la pagina web 118

xvii

AUTOR: AGURTO JIMENEZ KARLA ELIZABETH TEMA: ANÁLISIS Y DISEÑO DE UN PROTOTIPO PARA

REALIZAR LA GESTIÓN DOCUMENTAL DEL PROCESO DE COMPRAS BASADO EN LA APLICACIÓN DE UNA HERRAMIENTA WORKFLOW

DIRECTOR: ING. SIST. CABEZAS GALARZA FRANKLIN AUGUSTO, MAE

RESUMEN

El presente proyecto de titulación redacta el análisis y diseño de un

prototipo para realizar la gestión documental del proceso de compras

basado en la aplicación de una herramienta Workflow, con el principal

objetivo de realizar una optimización y ayuda al proceso de compras

utilizado en la Universidad de Guayaquil, para facilitar el control documental

de las solicitudes de compras de materiales para los proyectos de

investigación. Este proyecto de titulación se realizó con una investigación

de tipo descriptiva y exploratoria y como método de investigación el

deductivo, también se utilizó como fuentes primarias los documentos

facilitados por el departamento de vicerrectorado de investigación, tales

como: reglamentos, planes operativos, TDR (Términos de Referencia).

Adicionalmente, se revisó información del proceso de compras en el sitio

web SERCOP e información bibliográfica. En conclusión, este prototipo

permitirá el registro de los datos necesarios por parte de los solicitantes.

De esta misma manera se podrán registrar los usuarios que contaran con

ciertas restricciones de acceso dependiendo del cargo y departamento

donde laboran para sus respectivos trabajos. Para la elaboración de la

propuesta se utilizó como metodología de desarrollo de software el modelo

de tipo cascada, que ayudo al levantamiento de información y definición de

los requerimientos necesarios, la elaboración de diagramas tales como:

diagrama de modelos de datos, casos de usos, entre otros.

PALABRAS CLAVES: Prototipo, Sistema, Información, Anexos, Compras, Empresa, SERCOP.

Agurto Jiménez Karla Elizabeth Ing. Sist. Cabezas Galarza Franklin Augusto, MAE

C.C.: 0950614065 Director del Trabajo

xviii

AUTHOR: AGURTO JIMENEZ KARLA ELIZABETH SUBJECT: ANALYSI AND DESIGN OF A PROTOCOL TO PERFORM

THE DOCUMENTARY MANAGEMENT OF THE PROCESS OF PURCHASES BASED ON THE APPLICATION OF WORKFLOW TOOL

DIRECTOR: SYST.ENG. CABEZAS GALARZA FRANKLIN AUGUSTO, MAE

ABSTRACT

This project of graduation describes the analysis and design of a

prototype to perform the document management of the process of

purchases, based on the application of a Workflow tool, with the main

objective to perform an optimization and assistance to the process of

purchases used at the University of Guayaquil, to facilitate the documentary

control of requests for purchasing materials for research projects. This

graduation project was carried out with a descriptive and exploratory

research and as a deductive research method, it was also used as a primary

source of the documents provided by the vicerrectorado department of

research, such as: regulations, operational plans, RT (Referency Terms).

Additionally, the information on the purchasing process was reviewed on

the SERCOP website and bibliographic information. In conclusion, this

prototype will allow the registration of the necessary data by the applicants.

In this way, users who have certain access restrictions will be registered

depending on the position and department where they work for their

respective jobs. For the elaboration of the proposal was used as a software

development methodology of waterfall type, which helped in the uprising of

information and definition of the necessary requirements, the elaboration of

diagrams such as: diagram of data models, use cases, and others.

KEY WORDS: Prototype, System, Information, Annexes, Purchases, Company, SERCOP.

Agurto Jiménez Karla Elizabeth Syst.Eng. Cabezas Galarza Franklin Augusto,MAE

ID: 0950614065 Director of Work

PROLOGO

El presente proyecto tiene como propósito el análisis y diseño de un

prototipo para realizar la gestión documental del proceso de compras

basado en la aplicación de una herramienta Workflow, que permitirá llevar

un control de los documentos que detallan las solicitudes de órdenes de

compra de materiales para los proyectos de investigación.

La investigación será de tipo descriptiva y exploratoria que permitirá

conocer más detalles del manejo del proceso de compras. Las fuentes

serán primarias debido a que la información será obtenida mediante

documentos, entrevistas y encuestas facilitadas por el departamento de

vicerrectorado académico.

La presente tesis se encuentra divida en tres capítulos que se detallaran

a continuación: el primer capítulo Marco Teórico donde se indicaran los

diferentes ideas y conceptos que se aplicaran al trabajo de titulación, el

segundo capítulo se detallaran todo lo relacionado a la Metodología que

consiste en el análisis de la investigación realizada, las diferentes técnicas

de observación utilizadas, la recolección de datos, los instrumentos,

procedimientos, técnicas de análisis y la metodología de desarrollo de

software a utilizar. y el tercer capítulo la propuesta tiene como finalidad dar

una solución al problema planteado y se encuentra relacionado con los

resultados mostrados en la investigación.

CAPÍTULO I

INTRODUCCIÓN

1.1 Antecedentes

Durante décadas el manejo de la gestión documental era una labor

realizada únicamente por los archiveros y bibliotecarios, cuyas

herramientas de trabajo básico eran libros de registros, carpetas y

documentos de papel, donde se presentaba el riesgo de pérdida de estos

documentos por accidentes o mal manejo de los mismos.

Con el pasar de los años muchas instituciones han modernizado su

manejo documental implementando personal para el manejo de los

documentos mediante clasificación y codificación por cada documento

ingresado. En la actualidad estos recursos son insuficientes para la gestión

documental de grandes empresas o instituciones educativas, debido a la

cantidad de documentos que ingresan diariamente.

En la Universidad de Guayaquil la gestión documental que es realizada

en el proceso de compras de materiales para los proyectos de investigación

presenta falencias, donde el principal problema es la perdida de las

solicitudes de compras, lo cual genera retrasos en las solicitudes de compra

de materiales solicitados para los proyectos de investigación y en

ocasiones son detenidos o cancelados generando malestar en los

participantes debido a que no pueden avanzar en sus respectivas

investigaciones y adquirir conocimientos necesarios para la realización de

los proyectos.

Introducción 3

1.2 Alcance

El alcance establecido en el Sistema Web para realizar la gestión

documental del proceso de compras, permitirá el ingreso de información de

las órdenes de compras de los proyectos de investigación y un control

departamental para la aprobación de los documentos utilizados, todo esto

basado en el proceso de ínfima cuantía para la presentación del prototipo

del sistema.

1.3 Objeto de la investigación

Se encontrará enfocado en la gestión documental del proceso de

compras que involucra a los departamentos de Vicerrectorado de

investigación, Adquisiciones, Financiero y Proveeduría, basado en la

tecnología Workflow, el cual se realizará en un framework web de tipo open

source y escrito en lenguaje Java y Primefaces.

El sistema será desarrollado luego de un levantamiento de información

que permitirá detectar cual es el principal problema, que afecta el desarrollo

de los proyectos investigativos, con el objetivo de brindarles a los

participantes del proceso de compras, un control para los documentos

generados en la adquisición de materiales utilizados en los proyectos de

investigación.

1.4 Planteamiento del problema

Actualmente el proceso de compras ha presentado varios

inconvenientes de entre los cuales el principal problema es la perdida de

los documentos que afecta al desarrollo de los proyectos de investigación,

lo cual origina que no existan materiales para desarrollar los proyectos de

investigación.

Introducción 4

Este problema es provocado por la falta de control de las solicitudes de

materiales, que son entregadas en documentos físicos al departamento de

vicerrectorado académico para comenzar con el proceso de compras.

En muchas ocasiones estos documentos suelen pasar días hasta meses

en un mismo departamento sin control alguno, donde pueden extraviarse o

sufrir daños; generando que los materiales no se entreguen a los

solicitantes.

1.5 Delimitación

El presente tema de investigación pretende ofrecer un control a la

gestión documental que es realizada en el proceso de compras de

materiales para los proyectos de investigación, permitiendo a cada jefe

departamental el ingreso de información de las solicitudes para el

seguimiento de dichos documentos.

1.5.1 Delimitación geográfica

Se desarrollará el sistema web que automatice el proceso de gestión

documental para los departamentos que intervienen en el proceso de

compras públicas de ínfima cuantía de la Universidad de Guayaquil,

ubicado en la ciudad de Guayaquil – Ecuador, en la Ciudadela Universitaria

“Salvador Allende”, Malecón del Salado (entre Av. Fortunato Safadi y Av.

Kennedy).

1.5.2 Delimitación espacial y de tiempo

El presente tema será desarrollado en un lapso de tiempo de 5 meses,

comprendidos desde julio hasta noviembre del 2017.

Introducción 5

1.5.3 Delimitación semántica

A continuación, se definirán los conceptos básicos que conforman el

presente tema:

Gestión documental: es la agrupación o el conjunto de diferentes

normas, técnicas y practicas utilizadas para la administración del flujo de

documentos o archivos de toda empresa, permite definir el tiempo en que

se debe guardar o eliminar determinados documentos.

Automatización de procesos: Es el conjunto de procedimientos y

métodos que permitirá a la empresa mejorar aquellas tareas que se

realizaban manualmente y utilizar implementos tecnológicos.

Workflow: Es el conjunto de actividades que contiene la ejecución de

forma coordinada de múltiples tareas que son desarrolladas por diversas

entidades que se enfocan en alcanzar un objetivo común.

1.6 Recursos

Para efecto de este proyecto se plantea utilizar herramientas Workflow

open source lo cual no tendrá incidencia en costos de licenciamiento para

el desarrollo el mismo.

Los recursos tecnológicos para el funcionamiento de esta plataforma

serian aquellos con los que actualmente cuenta el departamento de

compras para la gestión que rutinariamente realizan, los cuales son:

computadores y un servidor de aplicaciones donde residirá el sistema

propuesto.

Introducción 6

Los recursos humanos requeridos para el desarrollo de este tema son:

los usuarios de cada departamento que están involucrados en el proceso

de compras.

1.7 Justificación

En la actualidad en la Universidad de Guayaquil el proceso de compras

de materiales para los proyectos de investigación, es realizado de forma

manual provocando un manejo desorganizado de las solicitudes de

compras entregados por los integrantes de los proyectos investigativos

realizados por los estudiantes.

Se pretende establecer una mejora al proceso de gestión documental

mediante la creación de una plataforma web que les permita registrar de

forma rápida y sencilla la instancia en la que se encuentra el documento de

la solicitud, a través de los diferentes departamentos que conforman el

proceso de compras.

El desarrollo del sistema web para la gestión documental del proceso de

compras será de gran beneficio para la Universidad de Guayaquil y para

cada uno de las autoridades que intervienen.

1.8 Sectores beneficiados

El principal sector beneficiado es el vicerrectorado de investigación que

poseerá los permisos como administrador del sistema web, e

indirectamente los estudiantes, docentes y personas que intervienen en los

proyectos de investigación educativos realizados en la Universidad de

Guayaquil, los cuales impulsan al desarrollo de los conocimientos de los

participantes.

Introducción 7

1.9 Impacto social

Los principales sectores de la ciudad de Guayaquil que se verán

beneficiados con el desarrollo del sistema web son aquellos donde los

proyectos realizados por los estudiantes son implementados.

1.10 Pertinencia

El sistema web aporta de manera indirecta al objetivo 11 del plan

nacional del buen vivir, que consiste en Asegurar la soberanía y eficiencia

de los sectores estratégicos para la transformación industrial y tecnológica,

debido a que el avance tecnológico propuesto para el proceso de compras

de la Universidad de Guayaquil beneficiaria a los integrantes de los

proyectos de investigación que solicitan la compra de materiales para la

realización de los proyectos.

1.11 Efecto multiplicador

El sistema web propuesto para el vicerrectorado de investigación y los

departamentos que conforman el proceso de compras, utilizan la versión

beta del proceso de ínfima cuantía para gestionar las actividades

involucradas, esperando que futuros proyectos desarrollen programas que

posean todos los procesos de compras publicados y establecidos por la

SERCOP.

1.12 Objetivos de la investigación

1.12.1 Objetivo General

Analizar y diseñar un prototipo web para la gestión documental del

proceso de compras utilizando una herramienta Workflow que permita,

Introducción 8

realizar un seguimiento y conocer en que instancia del proceso se

encuentra la solicitud del proyecto.

1.12.2 Objetivos Específicos

• Elaborar un manual de usuario para el manejo del sistema web, que

permita el fácil entendimiento de los usuarios con el aplicativo.

• Minimizar los tiempos de espera de cada una de las aprobaciones

requeridas en el proceso.

• Mejorar la seguridad de los documentos durante el proceso, debido a

que todos los datos residirán ahora en un repositorio digital.

CAPÍTULO II

MARCO TEÓRICO

A continuación, se detallará los diferentes conceptos y teorías que

sustentará el siguiente proyecto de investigación:

2.1. Marco conceptual

2.1.1. Compras públicas en el Ecuador

Las compras públicas realizadas en el Ecuador tienen un organismo o

institución que vigila cada uno de los procesos que permiten a las personas

naturales o jurídicas ofrecer sus servicios al estado. La ley Orgánica del

Sistema Nacional de Contratación Pública tiene como objetivo la

normalización de los procesos utilizados para la compra de bienes o

realización de obras.

IMAGEN No. 1

COMPRAS PÚBLICAS

Fuente: https://www.google.com.ec Elaborado por: Agurto Jiménez Karla

Marco teórico 10

2.1.2. Fases de los procedimientos de contratación pública

Los procedimientos de contratación pública constan con 4 fases que son:

1. Preparatoria

2. Precontractual

3. Contractual

4. Post contractual (Evaluación)

a) Fase preparatoria: Identificación de oportunidades

Para comenzar a realizar un proceso de compras públicas se debe tener

en claro cuál es la necesidad del proyecto. Que originara la necesidad de

la compra y debe tomarse en cuenta los costos y beneficios de cada

producto adquirido.

b) Fase precontractual: Garantía de oportunidades para la mejor

compra posible

En la fase de contratación cada una de las autoridades desde la máxima

autoridad hasta los delegados asignados, serán los responsables de

cualquier falta a las leyes establecidas por el SERCOP.

c) Fase contractual: ejecución e implementación

Tipos de garantías: dependiendo del tipo de proceso de compras que

se necesitara, se solicitara diferentes tipos de garantía, tales como:

Marco teórico 11

• Garantía de fiel cumplimiento: la principal función de este tipo

de garantía es brindar seguridad al cumplimiento del contrato, el

mondo de esta garantía es el 5% del valor del contrato.

• Garantía por anticipo: la persona contratista para recibir algún

anticipo debe dar previamente garantías del mismo valor

equivalente al anticipo solicitado. El porcentaje para bienes o

servicios hasta el 70% y en obras hasta el 50%.

• Garantía Técnica: Esta garantía se caracteriza por ser de tipo

independiente y su duración se cumplirá por los términos

establecidos en el contrato.

d) Fase post contractual (evaluación)

Se trata del cumplimiento de los términos y garantías establecidos en el

proceso de contratación.

2.1.3. Principios de la Contratación Pública

Para una exitosa contratación pública se debe seguir algunos principios

básicos y universales los cuales se mencionarán a continuación:

• Igualdad: Todas las personas que participan en el proceso de

compras del sistema nacional de contratación pública, deben

garantizar la igualdad en cada uno de los participantes en un

procedimiento de contratación.

• Legalidad: Consiste en el cumplimiento de las leyes impuestas

por el Sistema nacional de contratación pública.

• Oportunidad: Cada uno de los procedimientos de contratación

deben ejecutarse de manera rápida y eficaz, atendiendo las

necesidades de las compañías contratantes.

Marco teórico 12

• Responsabilidad Ambiental y Social: Se debe tener en cuenta

que cada una las decisiones que tomen un individuo o grupo, no

perjudiquen a alguna especie o naturaleza.

• Planificación: Se debe considerar de vital importancia la

planificación en el proceso de contratación pública, para que de

esta manera las instituciones puedan dar prioridad y organizar sus

necesidades institucionales.

2.1.4. Procedimientos de contratación pública.

Para la adquisición de un bienes o servicios se utiliza los siguientes

procesos de compras.

2.1.4.1. Subasta inversa electrónica.

Se considera como un proceso de contratación que permite la

adquisición de bienes o servicios, que no se encuentran registrados en el

catálogo electrónico.

IMAGEN No. 2

SUBASTA INVERSA ELECTRÓNICA


Marco teórico 13

2.1.4.2. Catalogo Electrónico

Es el registro de aquellos servicios y bienes normalizados que se

encuentran publicados en el portal de internet de compras públicas del

gobierno, para su contratación de manera directa por parte de las empresas

o instituciones contratantes.

Se encuentra en el catálogo diferentes bienes y servicios que están

normalizados, así también como equipos de computación, audífonos,

equipo de limpieza o de oficina, entre otros.

IMAGEN No. 3

CATALOGO ELECTRÓNICO


Marco teórico 14

2.1.4.3. Ínfima Cuantía

Entre los procesos de compras usados en el Ecuador, se considera al

proceso de ínfima cuantía el más eficiente en tiempo de ejecución, debido

a que su principal característica de no poseer una fase pre-contractual

donde consiste en condiciones de tipo técnicas, financieras y legales.

IMAGEN No. 4

ÍNFIMA CUANTÍA


2.1.4.4. Menor Cuantía

La menor cuantía es considerada un procedimiento de régimen común y

es utilizado para la contratación de servicios y bienes no normalizados.

IMAGEN No. 5

MENOR CUANTÍA


Marco teórico 15

2.1.4.5. Cotización

El proceso de cotización se destaca por la oportunidad que tienen cinco

proveedores de ser elegidos mediante un sorteo público, que es realizado

en el portal web de compras públicas y de forma aleatoria.

IMAGEN No. 6

COTIZACIÓN


2.1.4.6. Licitación

El proceso de licitacion consiste en la contratacion publica de un bien o

servicio solicitado por la empresa, el cual sera contratado luego de una

evaluacion exahusistva de cada oferta presentada.

IMAGEN No. 7

LICITACIÓN


Marco teórico 16

2.1.4.7. Contratación Integral Por Precio Fijo

La contratación integral por precio fijo es considerada un proceso

especial de contratos para las obras que son aplicables por la ley, el

contratista o encargado de la obra asume todos los problemas o riesgos y

responsabilidades para el cumplimiento del contrato por un valor

establecido.

IMAGEN No. 8

CONTRATACIÓN INTEGRAL POR PRECIO FIJO


2.1.4.8. Consultoría Contratación Directa

El proceso de consultoría evaluara los costos directos e indirectos que

son utilizados en la ejecución de un proyecto.

IMAGEN No. 9

CONSULTORÍA CONTRATACIÓN DIRECTA


Marco teórico 17

2.1.4.9. Lista Corta

Para realizar el proceso de lista corta se debe tomar en cuenta que el

monto establecido debe ser superior a multiplicar el coeficiente de 0.000002

o inferiores a realizar la misma operación y multiplicar el coeficiente por

0.000015 del presupuesto inicial establecido por el estado, se debe

contratar para este proceso como mínimo a 3 consultores o máximo 6 que

estén en la categoría del producto que fue seleccionado por la entidad que

los va a contratar.

IMAGEN No. 10

LISTA CORTA


2.1.4.10. Concurso Publico

Para los concursos públicos el monto establecido por el estado debe ser

igual o superior al 0,000015 del presupuesto inicial, el número de

consultores invitados a las consultorías de concurso públicos son todos

aquellos que se encuentren registrado en la categoría del producto que ha

seleccionado la empresa o entidad que va a contratar.

Marco teórico 18

IMAGEN No. 11

CONCURSO PÚBLICO


2.1.4.11. Cuadro comparativo de los procesos de compras

públicas del Ecuador

A continuación, se mostrará el cuadro comparativo de los procesos de

compras, el cual detallará los montos de contratación y los documentos a

utilizar.

СUАDRO N° 1

PROCESOS DE COMPRAS PÚBLICAS

Nombre Monto de contratación Documentos

utilizados

Subasta inversa

electrónica

De USD$4.790,51 hasta… Contrato

Catalogo

electrónico

Sin límite Órdenes de

compras

Ínfima cuantía

Menor o igual

USD$4.790,50 Facturas

Marco teórico 19

Menor cuantía De USD$0.01 hasta

47.900,50

Orden de servicios

y orden de compra

Cotización De USD$47.900,50 hasta

359.253,75 Contrato

Licitación De USD$359.253,75

hasta……

Protocolización de

contratos

Contratación

integral por precio

fijo

De USD$0.01 hasta

40.000,50

Protocolización de

contratos

Consultoría

contratación directa

De USD$0.01 hasta

47.900,50

Contrato

Lista Corta De USD$47.900,50 hasta

359.253,75 Contrato

Concurso público

Igual o mayor a

USD$359.253,75 Contrato

Fuente: manual de procedimientos de contratación pública del instituto nacional de estadística y censos – INEC Elaborado por: Agurto Jiménez Karla

Luego de realizar un análisis a la comparativa propuesta que se detalla

datos importantes sobre los procesos de compras, se determinó que el

proceso de compras más idóneo para la realización de este trabajo

investigativo es el proceso de ÍNFIMA CUANTÍA, debido a que es uno de

los procesos más cortos en cuestión de tiempo y los valores económicos

requeridos para este proceso es inferior en comparación a otros procesos

Marco teórico 20

de compras. Se destaca la importante ventaja en el manejo de los

documentos tales como las facturas, los cuales son utilizados en la

Universidad de Guayaquil.

2.1.5. Introducción a la tecnología Workflow

Muchas veces las empresas no logran comprender que su efectividad

puede mejorar de manera rápida si se tiene los procesos bien gestionados

y en su mayoría automatizados, para poder realizar la automatización de

los procesos se utiliza la tecnología Workflow.

IMAGEN No. 12

TECNOLOGÍA WORKFLOW


2.1.5.1. Tecnología Workflow

Se conoce como Workflow a la automatización de una acción,

actividades o secuencias de tareas que permiten ejecutar un proceso,

mostrando un seguimiento a cada una de las etapas, su principal función

es la de reducir el tiempo de ejecución de los procesos de las empresas

Marco teórico 21

donde es utilizado. Permitiendo mecanismos de control, agilizar el

intercambio de información y la toma de decisiones, ayuda a independizar

el flujo de trabajo, etc.

2.1.5.2. Elementos de un Workflow

Los elementos que componen un Workflow son:

Herramientas de análisis, modelización y definición de procesos: es

la representación gráfica de las secuencias de actividades y de la

información que conforma cada flujo de trabajo.

Motor del sistema: consiste en 4 elementos que funcionan con el

Workflow, tales como: ejecución de procesos, distribución de tareas, control

y administración, comunicación.

• Ejecución de procesos: es el encargado de interpretar los distintos

procesos de una empresa.

• Distribución de tareas: controla las diferentes etapas de ejecución

de un proceso.

• Control y administración: mantiene de manera interna la

información de cada estado de los procesos de la empresa.

• Comunicación: utiliza la información para ser empleada en

diferentes servicios electrónicos de mensajería.

Interfaz: se encarga de gestionar los trabajos y las tareas que debe

ejecutar cada usuario. Dependiendo del sistema el cual este usando la

empresa puede ser el mismo usuario que elija la tarea con la cual trabaja o

el sistema Workflow que tome esa decisión.

Marco teórico 22

Herramientas de administración y monitorización: permite acceder a

los datos antiguos o históricos de la empresa, así como los datos

estadísticos o del estado del sistema que se encuentran trabajando.

2.1.5.3. Ventajas de un Workflow

• Ayuda a que el desarrollo de los sistemas se encuentre orientado

a los negocios y a las tareas críticas de la empresa.

• Permite reducir de manera considerable el papeleo generado en

las oficinas, reduciendo de esta forma los requerimientos de

mensajerías.

• Al tener los procedimientos bien definidos permite mantener

calidad y eficiencia en los trabajos realizados por la empresa.

2.1.5.4. Desventajas de un Workflow

• Se necesita que todo el personal que componen los procesos más

importantes de la empresa este enlazado a una conexión de red.

• Se requiere que los procesos que utiliza la empresa sean

definidos con claridad y precisión, y que la administración tenga

conocimiento de que el sistema de manejarse con un estricto

orden. Limitando de esta manera las gestiones fuera del proceso.

• Puede en muchas ocasiones ser difícil para los trabajadores

adaptarse al uso de sistemas de tipo Workflow.

2.1.6. Introducción la gestión de procesos de negocios

En la actualidad en muchas empresas se ha generado mucha confusión

con respecto al BPM, se piensa que comprando tecnología para la

automatización de los procesos de los negocios se puede dar solución a

los problemas que afecta a la empresa.

Marco teórico 23

IMAGEN No. 13

GESTIÓN DE PROCESOS DE NEGOCIOS


2.1.6.1. Gestión de procesos de negocios o BPMS

La gestión de procesos de negocios también conocido como BPMS, es

el conjunto de herramientas que permiten la correcta administración de los

procesos que existen en la empresa. En cada una de las etapas del

proceso: diseño, ejecución, monitoreo y análisis.

BPMS ofrece soporte con interacción humana, integración a las

aplicaciones, diferenciando con la tecnología Workflow. Debido a que

BPMS integra los flujos a los sistemas con los cuales se trabajara.

2.1.4.12. BPMS vs BPM

Actualmente se confunde muchos los términos BPMS y BPM. El BPM o

Business Process Management se considera como la disciplina de gestión

empresarial que se especializa en los procesos de una empresa. Y el

BMPS o Business Process Management Suite es el software que soporta

al BPM.

Marco teórico 24

2.1.4.13. Tecnologías que conforman un BPMS

Las principales tecnologías que conforman un BPMS son:

• Motores de orquestación: permite organizar el orden de las

actividades según los flujos y reglas que están establecidas en el

modelo de los procesos de la empresa.

• Herramientas de análisis y business intelligence: analiza la

información que fue originada en la ejecución de los procesos de

la empresa.

• Repositorios: guarda todos los componentes y recursos que

fueron utilizados en un proceso para que pueda ser utilizado

luego.

2.1.4.14. Principales Beneficios

• Permite implementar procesos de una forma ágil y rápida.

• Facilita la integración de la información.

• Ayuda a la participación de los usuarios en las distintas etapas del

ciclo de vida de un proceso.

• Permite el monitoreo de los factores que se consideran clave para

los procesos de la empresa.

• Permite el ahorro de tiempo y costes.

• Ayuda a la disminución de riesgos.

2.1.4.15. Cuadro comparativo de la tecnología Workflow vs la

tecnología BPM

A continuación, se presentará un cuadro comparativo de las tecnologías

Workflow vs BPM, donde se detallarán diversos puntos que permitirán

conocer que tecnología es factible para el sistema web.

Marco teórico 25

СUАDRO N° 2

WORKFLOW VS BPM

Nombre Concepto Utilización Software Limitaciones

Workflow

Es una herramienta de automatización para dirigir las tareas a las personas responsables que conforman un proceso.

Cada etapa del ciclo de un proceso

Permite una integración fácil y rápida

Define el flujo de actividades humanas o de documentos

BPM

Posee un enfoque más estructurado en el flujo de trabajo de la empresa.

Es utilizado para supervisar, evaluar procesos y las tareas asignadas a los usuarios en tiempo real.

Su integración es tediosa y poco manejable

Integra los flujos a los sistemas

Fuente: Investigación directa Elaborado por: Agurto Jiménez Karla

Al analizar la comparativa propuesta se llegó a la conclusión que el

Workflow posee múltiples ventajas en comparación a los sistemas BPM que

existen hoy en día.

Destacando en los sistemas Workflow el manejo en los procesos donde

su principal recurso son los documentos, permitiendo a las empresas o

instituciones que implementa un sistema Workflow tener un control sobre

los documentos emitidos y conocimiento de su transcurso por los

departamentos que conforman las empresas.

Marco teórico 26

2.1.5. Metodologías de desarrollo de software

Una metodología de desarrollo de software se considera un marco de

trabajo que se usara para la estructuración, planificación y control del

proceso de desarrollo del software requeridos por la institución. Una

metodología de desarrollo hace referencia a un framework o entorno de

trabajo. Un framework para la metodología de desarrollo del software

consiste en:

• La filosofía de desarrollo de programas de computación con un

enfoqué en los procesos de desarrollo de software

• Métodos, herramientas y modelos para asistir a los procesos de

desarrollo de software.

2.1.5.1. Enfoques de desarrollo de software

Cada una de las metodologías de desarrollo de software cuentan con su

propio enfoqué para desarrollar cada uno de los programas.

2.1.5.1.1. Metodología en cascada: Framework lineal.

Es uno de los procesos más sencillos de desarrollar, gracias a su ventaja

de etapas secuenciales y que su desarrollo es hacia abajo como si fuera

una cascada de agua.

Las fases de desarrollo de software de la metodología cascada son las

siguientes:

1. Análisis de los requisitos: son los objetivos del software y su meta

final de desarrollo.

Marco teórico 27

2. Diseño del sistema: es la elaboración de las especificaciones

requeridas para el sistema y el diseño a utilizar.

3. Diseño del programa: son los algoritmos que se utilizan en el

desarrollo del código, el diseño de la base de datos y los casos

de uso a utilizar.

4. Codificación: se considera la parte más importante de esta

metodología debido a que se comenzara a desarrollar cada una

de las especificaciones.

5. Ejecución de pruebas: en esta etapa se considera importante

realizar múltiples pruebas de funcionamiento para asegurar su

optimo y estable funcionalidad en la empresa.

6. Verificación: en esta parte el usuario realiza la ejecución del

programa por primera vez.

7. Mantenimiento: en esta parte se realiza la solución de errores que

el usuario final ha detectado.

IMAGEN No. 14

MODELO EN CASCADA


Marco teórico 28

2.1.5.1.2. Metodología de Prototipos

Es una de las metodologías más utilizadas, debido a que dependiendo

de las necesidades del cliente se realiza un prototipo el cual puede ser

modificado por futuros desarrolladores que estén cumpliendo una misma

necesidad en el desarrollo de un software.

IMAGEN No. 15

MÉTODO DE PROTOTIPO


Las etapas del desarrollo del modelo en prototipo son:

1. Planeación: en esta etapa el tiempo es primordial debido a que

solo se desarrollara un prototipo.

2. Modelado: el modelado del programa se deberá desarrollar en un

corto periodo de tiempo.

3. Elaboración del prototipo: Se considera de vital importancia el

tiempo en que se demora el desarrollo del prototipo.

4. Desarrollo: una vez terminado de realizar el prototipo y mostrado

al cliente, se debe desarrollar el software con todas las

necesidades y especificaciones del cliente.

Marco teórico 29

5. Entrega y retroalimentación: en esta etapa destaca las

capacitaciones al cliente sobre el manejo del programa

desarrollado.

6. Comunicación con el cliente: Cuando se ha entregado al cliente

el programa terminado es recomendable tener una comunicación

frecuente para conocer el funcionamiento del programa.

2.1.5.1.3. Metodología en espiral

Los principios básicos del modelo espiral son:

• Se destaca la importancia que se tiene la evaluación y reducción

de riesgos de los proyectos, lo cual permite dividir el proyecto en

pequeñas secciones para el fácil desarrollo y futuros cambios a

realizar.

• Cada uno de los ciclos comienza con la identificación de las

personas interesadas en su desarrollo, las ganancias que se

obtendrá y finaliza con la revisión y examinación.

IMAGEN No. 16

MODELO EN ESPIRAL


Marco teórico 30

2.1.5.1.4. Cuadro comparativo de las metodologías de

programación de software

A continuación, se presentará un cuadro comparativo de las

metodologías presentadas anteriormente para analizar las diferentes

ventajas que ofrecen.

СUАDRO N° 3

METODOLOGÍAS DE PROGRAMACIÓN

Cascada Prototipo Espiral

Tipo de proyecto de

software

Dispone de todas las especificaciones desde el principio

Se utiliza en sistemas complejos

Software complejo para grandes empresas

Experiencia del

programador

• Interactúa con el usuario en la toma de información.

• Manejo en el análisis y diseño de la base de datos

• El cliente se forma falsas expectativas del prototipo a entregar.

• Es considera de difícil planificación debido a su confusa interacción utilizada.

Características del modelo

• Las actividades están relacionadas secuencialmente

• Cada etapa tiene una entrada y una salida

• Es monolítico: existe una fecha de entrega

• El prototipo es una aplicación que funciona.

• La evolución que ofrecen los prototipos es mediante un proceso interactivo.

• Trata de mejorar los ciclos de vida clásicos y prototipos

• En cada giro se construye un nuevo modelo del sistema completo.


Marco teórico 31

Al analizar esta comparativa se demuestra que el modelo de cascada

posee muchas más ventajas y es el que más se acopla al tema propuesto

de investigación, debido a su enfoque sistemático y secuencial, el cual

permite avanzar en el desarrollo de un programa de manera ordenada;

evitando errores y molestias al cliente.

2.1.6. Introducción a páginas web

Se considera una página web a un documento electrónico que se

encuentra almacenado en un servidor y puede ser accesible desde

cualquier lugar del mundo mediante el uso de navegadores.

Contiene información de tipo visual, textual y auditiva. La creación y

desarrollo de una página web es realizada por un lenguaje de programación

que nos permitirá entendernos con el navegador.

IMAGEN No. 17

PÁGINAS WEB


Marco teórico 32

2.1.6.1. Tipos de página web

Existen muchas formas de clasificar una página web. Entre la

clasificación dinámica tenemos:

• Estáticas: las páginas web que son consideradas estáticas están

compuestas por código HTML por medio el cual se puede mostrar

las diferentes imágenes que trata la página. Se caracteriza porque

su contenido no se modifica de manera constante.

• Dinámicas: en este tipo de páginas su contenido es modificado

continuamente por los usuarios que visitan la página. La

información de este tipo de páginas se encuentra guardada en

base de datos donde los usuarios descargan el contenido que

más les guste.

2.1.6.2. Ventajas de una página web

• Barato y fácil de crear

• Mayor visibilidad por parte de los usuarios

• Accesibilidad las 24 horas del día

• Bajo costo publicitario

2.1.6.3. Desventajas de una página web

• Requiere conexión constante a la red.

• Su tiempo de respuesta dependiendo de la conexión a internet,

podría ser más lento que una aplicación de escritorio.

2.1.7. Software local o de escritorio

Es toda aquella aplicación o programa que es ejecutado de manera local

sin la necesidad de estar conectado a la red de internet.

Marco teórico 33

IMAGEN No. 18

SOFTWARES DE ESCRITORIO O LOCALES


2.1.7.1. Ventajas de una aplicación de escritorio

• Tiempo de respuesta más rápido

• Pueden ser más robustas

2.1.7.2. Desventajas de una aplicación de escritorio

• Requiere instalación en cada uno de los clientes

• Es codificado para un sistema operativo específico

• Es necesario actualizar a cada cliente

2.1.8. Cuadro comparativo aplicaciones web vs aplicaciones

de escritorio

A continuación, se presentará el cuadro comparativo donde se

explicarán las ventajas que tiene una aplicación web vs una aplicación de

escritorio.

Marco teórico 34

СUАDRO N° 4

APLICACIONES WEB Y DE ESCRITORIO

Web Escritorio Descripción

Rendimiento

Las nuevas

tecnologías

están

ambas a la

par

Portabilidad

Una

aplicación

web

destaca por

su

portabilidad

Facilidad de

instalación

No requiere

instalación

las

aplicaciones

web

Requerimiento

de librerías y

software

Aplicación

web solo

necesita un

navegador

Seguridad

Ambos

ofrecen una

excelente

seguridad


Marco teórico 35

Luego de un análisis al cuadro comparativo expuesto, se llegó a la

conclusión que las aplicaciones web poseen muchas ventajas comparadas

con las aplicaciones de escritorio, al ser una investigación para varios

departamentos la programación de una página web será accesible para

todos los usuarios sin la necesidad de ninguna instalación previa.

2.1.9. Introducción a lenguajes de programación

El conjunto de instrucciones que actúan de manera ordenada y siguen

una secuencia hasta lograr un objetivo en común es lo que caracteriza a

los lenguajes de programación. Estas instrucciones se conocen como

código fuente que son únicos en cada lenguaje y está diseñado para

cumplir con un propósito único.

IMAGEN No. 19

LENGUAJES DE PROGRAMACIÓN


2.1.9.1. Lenguaje de programación JAVA

Se caracteriza por ser un lenguaje de programación orientado a objetos

y concurrente, fue creado para depender de pocas dependencias. Una de

Marco teórico 36

sus principales ventajas que el código desarrollado puede ser ejecutado en

cualquier plataforma disponible. Es uno de los lenguajes de programación

más usados en todo el mundo.

2.1.9.1.1. Filosofía

El lenguaje de programación java fue creado con cuatro objetivos

principales:

1. Usa la programación orientada a objetos.

2. Permite ejecutar el programa desarrollado en diferentes sistemas

operativos usados por el cliente.

3. Debe incluir soporte para realizar trabajos en la red

4. Debe diseñarse para la ejecución de código de forma remota

IMAGEN No. 20

LOGOTIPO DE JAVA


2.1.9.1.2. Sintaxis

La sintaxis de java es parecida a la sintaxis que posee C++, pero a

diferencia de C++ que combina la sintaxis de programación estructura,

orientada a objetos y genérica, destaca porque fue construido

completamente para orientado a objetos, esto se debe que en java todo es

un objeto y reside en una clase.

Marco teórico 37

2.1.9.1.2.1. Applets

Los applets pertenecientes a java, son programas que son incrustados

o insertados en otras aplicaciones. Como por ejemplo una página web que

es mostrada en un navegador.

IMAGEN No. 21

APPLETS


2.1.9.1.2.2. Servlets

Son componentes pertenecientes al servidor de Java EE, los cuales se

encargan de generar respuestas a cada una de las peticiones recibidas por

parte de los clientes.

IMAGEN No. 22

SERVLETS


Marco teórico 38

2.1.9.1.2.3. Aplicación con interfaz

Swing es la biblioteca utilizada para la interfaz gráfica de la plataforma

Java SE.

IMAGEN No. 23

APLICACIÓN CON INTERFAZ


2.1.9.1.3. Expresiones

Las expresiones son el conjunto de elementos que son evaluados para

devolver un resultado.

Los identificadores son los nombres que son asignadas a las variables,

paquetes, métodos, clases y constantes en el código de java para que el

programador y compilador pueda identificarlos fácilmente. Y las palabras

claves son los identificadores que son reservados por java para cumplir un

objetivo específico.

Marco teórico 39

TABLA No. 1

PALABRAS CLAVES DE JAVA


2.1.9.2. Lenguaje de programación PYTHON

Es un lenguaje de programación interpretado donde su principal objetivo

es destacar una sintaxis que favorezca un código legible. En el mundo de

programación es destacado por ser un lenguaje multiparadigma debido a

su capacidad de programación orientada a objetos, funcional e imperativa.

Marco teórico 40

IMAGEN No. 24

LOGOTIPO DE PYTHON


2.1.9.2.1. Modo interactivo

En este modo interactivo se describe las instrucciones en una especie

de intérprete de comandos, donde las expresiones pueden ser introducidas

de una a una donde se logrará ver el resultado de manera inmediata, lo que

permite probar partes del código y evitar errores.

2.1.9.3. Lenguaje de programación PHP

Se caracteriza por ser un lenguaje de programación con un propósito en

general de código del lado del servidor, el cual fue diseñado originalmente

para el desarrollo de aplicaciones web.

IMAGEN No. 25

LOGOTIPO DE PHP


Marco teórico 41

2.1.9.3.1. Sintaxis

El intérprete utilizado por PHP solo ejecuta el código que se encuentra

entre sus delimitadores, cualquier código que se encuentre fuera de estos

no será ejecutado. ¿Los delimitadores más comunes son <? php para abrir

y para cerrar php?>. Las cadenas de caracteres pueden ser encapsuladas

en doble comillas y en comillas simples.

IMAGEN No. 26

PROGRAMA HOLA MUNDO CON PHP


2.1.9.3.2. Características de PHP

• Orientado hacia el desarrollo de aplicaciones web dinámicas.

• Capacidad de conexión con diferentes motores de bases de datos

• Posee una amplia documentación.

• Posee un fácil manejo de excepciones.

Marco teórico 42

2.1.10. Cuadro comparativo de lenguajes de programación

A continuación, se presentará un cuadro comparativo donde se

mostrarán cuáles son los paradigmas, usabilidad y la forma de aprendizaje

que ofrecen cada uno de los lenguajes de programación.

СUАDRO N° 5

LENGUAJE DE PROGRAMACIÓN PHP, JAVA Y PYTHON

PHP JAVA PYTHON

Paradigma

• Reflexivo

• Funcional

• Orientado a

objetos

• Orientado a

objetos

• Imperativo

• Orientado a

objetos

• Imperativo

• Funcional

Usabilidad

Posee una amplia

documentación y un

enfoque clásico

No soporta

herencia

múltiple

Utiliza estrictos

refuerzos con la

sangría.

Aprendizaje

Es de fácil

entendimiento y

aprendizaje para

programadores con

experiencia en C

Posee una

sintaxis

completa

Es ideal para los

principiantes


Marco teórico 43

Al analizar la comparativa del cuadro expuesto, se determinó que el

lenguaje de programación java es el más idóneo para el proyecto de

investigación, debido a su sintaxis completa y que es orientado a objetos.

2.1.11. Java server faces

Java server faces usa la tecnología de java server pages que le permite

realizar los diferentes desligues de las páginas.

Incluye diferentes características, tales como: posee un conjunto de Apis

que se encargan de representar los componentes de una interfaz de

usuario y administrar cada uno de estados, validación de entrada, manejo

de eventos y definición de esquemas de navegación.

2.1.11.1. Extensiones

Algunas de las extensiones más importantes de JSF o java server faces

son: RichFaces, Ice Faces, Primefaces, entre otros.

2.1.11.2. Primefaces

Es una biblioteca de componentes de Java Server Faces, es de código

abierto y cuenta con un extenso conjunto de componentes que facilita la

creación de diferentes aplicaciones web.

2.1.11.2.1. Propiedades

• Desde su página web se puede descargar 25 temas

prediseñados.

Marco teórico 44

• Componentes para desarrollar diferentes aplicaciones web para

ser visualizadas en teléfonos móviles.

• Soporta Ajax con un despliegue parcial.

2.1.11.3. JavaScript

Se lo conoce por ser un lenguaje de programación interpretado, se utiliza

como componente de navegadores web, facilita una mejora en la interfaz

que observan los usuarios y todas sus páginas son de tipo dinámicas.

2.1.11.4. CSS

Es reconocido como un lenguaje que permite el diseño gráfico y la

creación de documentos que se encuentra escritos en un lenguaje

marcado. Es muy usado por los programadores para establecer diseños

visuales en los documentos web e interfaces de usuario.

2.1.11.5. Sistema de base de datos

2.1.11.5.1. MySQL

Se destaca por ser un sistema que gestiona las bases de datos de modo

multihilo, permite la conexión multiusuario y es de tipo relacional. Su

principal característica es que al contrario de muchos de los proyectos de

Apache que son desarrollados por una comunidad púbica y los derechos

del código están bajo el poder de autores individuales.

2.1.11.5.2. PostgreSQL

PostgreSQL destaca por ser un gestor de base de datos de tipo

relacional y de licenciamiento gratis debido a que se encuentran en

Marco teórico 45

constante mejora gracias a sus desarrolladores a nivel mundial. Posee una

alta concurrencia debido al uso de su sistema MVCC que significa acceso

concurrente multiverso.

2.1.11.6. Cuadro comparativo de los gestores de base de datos

A continuación, se presentará un cuadro comparativo de los diferentes

gestores de base de datos que existen en el mercado donde se mostrara

las diferentes ventajas que tiene cada uno de ellos.

СUАDRO N° 6

GESTORES DE BASE DE DATOS

MySQL POSTGRESQL

Sistema

operativo

Multiplataforma:

Linux, Solaris

Mac OS,

Windows

Multiplataforma:

Linux, Unix,

BsDs, Mac OS,

Windows

Memoria 512 Mb de

memoria

1GB de RAM

con Red Hat

Linux 8.0

Disco duro Mínimo de 200

megabytes 1,5GB


Marco teórico 46

Luego de un análisis a la información presentada y al cuadro

comparativo, se demostró que el gestor de base de datos MySQL requiere

menos recursos que otros gestores del mercado y al ser multiplataforma

permite una programación más variada.

2.1.11.6.1. Gestor de base de datos Heidi SQL

Se caracteriza por ser un software libre, que permite la fácil y rápida

conexión a servidores MySQL.

Para la administración de la base de datos con Heidi SQL los usuarios

deben iniciar una sesión en los servidores de MySQL ya se de manera local

o remota.

2.1.11.6.1.1. Características

Conexión con el servidor

• Guarda múltiples sesiones con conexiones y credenciales

• Posee un protocolo comprimido cliente/servidor

• Múltiples sesiones corriendo en paralelo

• Permite exportar base de datos a archivos SQL

• Múltiples pestañas de consultas.

Servidor anfitrión

• Filtra todas las variables del servidor

• Permite editar las variables del servidor

• Posee una vista de variables estadísticas

Marco teórico 47

2.1.11.6.2. Conexión a base de datos con Hibernate

Es una herramienta que permite el mapeo objeto-relacional (ORM) para

la plataforma Java, destaca por su fácil manejo de los diferentes mapeos

de atributos entre el modelo de datos y una base de datos tipo relacional.

2.2 Marco legal

Los artículos legales sobre los cuales se sustenta el desarrollo de este

tema, e interviene en el proceso de compras son los establecidos por la

SERCOP, y son de gran importancia para aquellas instituciones que se

rigen a los mismos.

Art. 330.- Bienes y/o servicios. - Los bienes y/o servicios normalizados

y no normalizados, cuyo presupuesto referencial de contratación sea igual

o menor al valor que resulte de multiplicar el coeficiente 0,0000002 por el

Presupuesto Inicial del Estado vigente, deberán ser adquiridos a través del

procedimiento de Ínfima Cuantía en las siguientes circunstancias, las

mismas que no son concurrentes: (SERCOP, 2014)

1. Que no consten en los Catálogos Electrónicos en el Catálogo Dinámico

Inclusivo vigentes, para el caso de bienes y/o servicios normalizados;

(SERCOP, 2014)

2. Que su adquisición no haya sido planificada, y en tal caso que no

conste en el Plan Anual de Contratación PAC; o, (SERCOP, 2014)

3. Que, aunque consten en el PAC, no constituyan un requerimiento

constante y recurrente durante el ejercicio fiscal, que pueda ser consolidado

para constituir una sola contratación que supere el coeficiente de

0,0000002 del Presupuesto Inicial del Estado. (SERCOP, 2014)

Marco teórico 48

Art. 331.- Casos especiales de bienes y/o servicios. - Los siguientes

bienes y/o servicios podrán adquirirse a través del procedimiento de Ínfima

Cuantía, independientemente de las condiciones señaladas en el artículo

anterior: (SERCOP, 2014)

1. Los alimentos y bebidas destinados a la alimentación humana y animal,

especialmente de unidades civiles, policiales o militares, ubicadas en

circunscripciones rurales o fronterizas; (SERCOP, 2014)

2. La adquisición de combustibles en operaciones mensuales por cada

entidad, cuyo monto no podrá superar el coeficiente de 0,0000002 del

Presupuesto Inicial del Estado; (SERCOP, 2014)

3. La adquisición de repuestos o accesorios, siempre que por razones de

oportunidad no sea posible emplear el procedimiento de Régimen Especial

regulado en el artículo 94 del Reglamento General de la Ley Orgánica del

Sistema Nacional de Contratación Pública; (SERCOP, 2014)

4. El arrendamiento de bienes muebles e inmuebles, si su presupuesto

anual de arrendamiento no supera el coeficiente de 0,0000002 del

Presupuesto Inicial del Estado; y, (SERCOP, 2014)

Los artículos propuestos permitieron demostrar cuales son las normas

que se deben acatar en los procesos de infirma cuantía, esto ayudara al

sistema web a establecer parámetros para el uso de los artículos

mencionados, sin olvidar el objetivo principal es la gestión documental de

la Universidad de Guayaquil relacionado con el proceso de compras de

materiales para los proyectos de investigación realizada por los

estudiantes, los cuales ayudan a adquirir más conocimientos en el área

donde se desarrollara dichos proyectos.

Marco teórico 49

2.3 Marco referencial

A continuación, se mostrar dos referencias de tesis realizadas que

demostraran cual es factibilidad del tema de investigación propuesto.

Se implementó un sistema de gestión web, que se encuentra

consolidado en una intranet basada en las normas ISO 22000:2005 para la

empresa CLAVE S.A. (Aranda, 2013)

La empresa LA CLAVE S.A se encontraba con un sistema documental

ineficiente, desorganizado e inestable el cual no cumplía con las normas

ISO establecidas en la empresa.

Se implementó una aplicación web mediante el internet información

services 6.0., donde se establecieron formatos, instructivos y

procedimientos de trabajo que permitieron la creación, edición y aprobación

de cada uno de los documentos.

Se implementó un sistema de gestión documental en la Universidad

Central “Marta Abreu” de las Villas, Cuba: facultad de ciencias de la

información y de la educación. (BARRAGÁN, 2015)

Se diagnosticó el estado de la gestión documental permitiendo la

elaboración de instrumentos y procedimientos para el sistema de gestión

documental. Donde se determinó las diferentes bases teóricas y

metodológicas para la satisfacción del cliente. Mediante la referencia a las

tesis analizadas se puede demostrar que el problema presentado en la

gestión documental, tiene una solución viable para el tema propuesto.

CAPÍTULO III

METODOLOGÍA

A continuación, el capítulo que se expondrá tratará sobre la metodología

de investigación que se utilizará para la elaboración del sistema propuesto.

3.1. Análisis de la investigación

El tipo de investigación que se utilizará será de tipo descriptiva y

exploratoria. Debido a que el tipo de investigación descriptiva nos permitirá

conocer las situaciones, costumbres y actitudes mediante la descripción

exacta de los procesos, personas o sus actividades. Y la investigación

exploratoria debido a que no ha habido investigación previa en el objeto de

estudio, la cual nos permitirá conocer:

• ¿Cómo se ha llevado el proceso de compras en la Universidad de

Guayaquil?

• ¿Cuáles han sido los problemas que han obtenido los solicitantes

al momento de realizar un pedido de material para sus proyectos

investigativos?

• Conocer cómo se maneja la información dentro del proceso de

compras y detectar todos los problemas que presentan cada

etapa del proceso.

Para la realización de este tema se iniciará desde la información

obtenida por medio de un levantamiento de información realizado en

Metodología 51

cada uno de los departamentos que conforman el proceso de compras y

las fuentes de información utilizadas para esta investigación serán de tipo

primarias, debido que la información se obtendrá a través de documentos

facilitados por los encargados del proceso a investigar, leyes del proceso

de compras del SERCOP (Servicio Nacional de Compras Públicas).

3.2. Población y muestra

La población objeto del tema la constituye el personal que forma parte

del proceso de compras de la Universidad de Guayaquil para los proyectos

de investigación, donde las personas encargadas realizan labores de

elaboración, revisión y aprobación de las solicitudes ingresadas.

La población en estudio la conforman en su totalidad 5 personas con el

cargo de directivos de sus correspondientes departamentos.

No se considera necesario calcular una muestra debido a que son pocas

personas, por lo tanto, la población es igual a la muestra.

3.3. Técnicas de observación y recolección de datos

Para la investigación se utilizará dos técnicas de recolección de datos:

entrevista y encuesta, que permitirá conocer:

• Los diferentes inconvenientes que presentan el proceso de

compras al momento de realizar una solicitud de pedido de

material para los proyectos de investigación.

• Los diferentes inconvenientes que presentan el proceso al

momento de realizar una solicitud de pedido de material.

Metodología 52

• ¿Cuánto tiempo le toma al personal dar la aprobación y compra

de los materiales solicitados para los proyectos de investigación?

3.3.1. Entrevista

A continuación, se presentará la entrevista realizada a la vicerrectora de

investigación:

СUАDRO N° 7

RESUMEN DE LA ENTREVISTA NO.1

UNIVЕRЅIDАD DЕ GUАYАQUIL

FАСULTАD DЕ INGЕNIЕRÍА

INDUЅTRIАL

LIСЕNСIАTURА ЕN ЅIЅTЕMАЅ DЕ

INFORMАСIÓN

Fесhа de Еlаborасión: 20-julio-2017

Objetivo: Еntrеviѕtа rеаlizаdа para obtener los rеquеrimiеntoѕ para el dеѕаrrollo del Ѕiѕtеmа Web para la gestión documental del proceso de compras.

Lugar de Еntrеviѕtа: Departamento de Vicerrectorado Académico

Еntrеviѕtаdor:

Еntrеviѕtаdo:

Karla Agurto Jimenez Lcda. Jessenia

Mendoza

Саrgo:

Vicerrectora de

investigación

Metodología 53

RЕЅUMЕN

1.- De acuerdo al proceso de compras públicas, ¿Cuáles son

los documentos utilizados para la compra de materiales para

los procesos de investigación?

Para realizar la compra de los materiales para los procesos de

investigación, hacemos uso de memos de requerimiento donde se

detallará cada una de las características de los materiales

solicitados. Cada tramite realizado, se utiliza documentos de tipo

físico y son manejados por cada uno de los participantes del

proceso de compras.

2.- ¿Cuál es el tiempo de respuesta a la solicitud de compras

de materiales para los proyectos investigativos?

Los tiempos de respuesta pueden variar en uno o dos años, para

el recibimiento de cada uno de los materiales solicitados por los

directores de cada de los proyectos.

3.- ¿Quién es la persona encargada de aprobar cada una de las

solicitudes de compras y cuanto es el tiempo de demora para

cada autorización?

Consideramos a la vicerrectora de investigación como la máxima

autoridad con todo lo relacionado a las investigaciones.

Metodología 54

Ella se encarga de las aprobaciones de cada una de las

solicitudes de compras y su tiempo de demora es de una semana a

dos.

4.- ¿Cuál es la función del analista de programación y

proyectos dentro del proceso de compras?

El analista de programación se encarga de realizar todos los

trámites necesarios para que la solicitud de materiales de proyectos

sea aceptadas y cumplidas. Los analistas al momento de recibir una

orden de compra realizan un memo de requerimiento para luego

realizar las cotizaciones de los materiales solicitados por el

proyecto. Estas cotizaciones se deben realizar en máximo de 3

proveedores.

Otras funciones adicionales del analista de programación y

proyectos son la elaboración de los términos de referencias más

conocidos como TDR, la clasificación de cada uno de los proyectos

y sus materiales y por último la realización de las actas de entrega

de materiales.

5.- ¿Existe alguna calificación para los proyectos realizados

en la Universidad de Guayaquil?

Dentro de la Universidad de Guayaquil se clasifica los proyectos

de dos maneras, pueden ser proyectos semilla o FCI que significa

fondo competitivo de investigación.

Fuente: Invеѕtigасión Dirесtа

Еlаborасión: Karla Agurto Jimenez

Metodología 55

СUАDRO N° 8

RESUMEN DE LA ENTREVISTA NO.2


FАСULTАD DЕ INGЕNIЕRÍА

INDUЅTRIАL


INFORMАСIÓN

Fесhа de Еlаborасión: 20-julio-2017

Objetivo: Еntrеviѕtа rеаlizаdа para obtener rеquеrimiеntoѕ para el Dеѕаrrollo del Ѕiѕtеmа Web para la gestión documental del proceso de compras.

Lugаr dе Еntrеviѕtа: Departamento de Vicerrectorado Académico

Еntrеviѕtаdor: Еntrеviѕtаdo:

Karla Agurto Jimenez

Lcdo. Rubén Ruiz

Objеtivo: Determinar

cuáles son las falencias

del proceso de compras

para las futuras mejoras a

desarrollar

Саrgo: Asistente de

vicerrectorado

académico

RЕЅUMЕN

1.- ¿Que es un término de referencia?

Los términos de referencia son un documento legal que se ha optado

en todas las empresas del sector publico donde se indica los valores y

obligaciones del contratista dentro del proceso de compras.

2.- ¿Qué sucede cuando los valores del mercado no se ajustan al

presupuesto presentado por los solicitantes de los materiales del

proyecto?

Dependiendo de la importancia del proyecto pueden los analistas de

programación y proyectos, modificar el presupuesto recibido, donde se

Metodología 56

ajustará los valores para que el presupuesto pueda concordar con los

valores establecidos por el mercado para su posterior aprobación.

3.- ¿Qué departamento es el encargado de realizar las compras

de los materiales para los proyectos de investigación?

El departamento encargado de dicha labor es el de adquisiciones.

Ellos se encargan de realizar un estudio de mercado donde no se guiarán

en las cotizaciones previas enviadas por los solicitantes. El estudio de

mercado es realizado en varias empresas donde buscaran no excederse

del presupuesto establecido y no bajar la calidad del producto.

4.- ¿Cuáles son los procesos de compras más usados por la

Universidad de Guayaquil?

Uno de los procesos más usados es el de subasta inversa electrónica

y ínfima cuantía.

Fuеntе: Invеѕtigасión Dirесtа

Еlаborасión: Karla Agurto Jimenez

3.3.1.1. Instrumentos de recolección de datos

Para la entrevista realizada a la vicerrectora de investigación y su

asistente, se utilizaron como instrumentos de recolección de datos: hojas

de preguntas de tipo abierta y un cuaderno con su respectivo bolígrafo para

escribir las respuestas a cada una de las preguntas.

3.3.2. Encuesta

Las encuestas fueron realizadas al personal que conforman el proceso

de compras de materiales para los proyectos de investigación, con un total

Metodología 57

de 5 encuestas realizadas a los directivos. Para observar el formato de la

encuesta dirigirse a ANEXO No1.

El contenido de las preguntas utilizadas en la encuesta se basó

netamente para conocer cuáles son las necesidades del proceso de

compras.

A continuación, se detalla el contenido de la encuesta realizada:

1.- ¿Qué opciones considera importante debería tener los programas

de optimización del proceso de compras?

GRÁFICO No. 1

PORCENTAJE DE RESULTADO A LA PREGUNTA NO.1


Еlаborасión: Agurto Jiménez Karla

Análisis

Del 100% de los encuestados el 67% considera que se debe agregar a

los programas una ventana de clasificación de pedidos, el 16% opina que

Metodología 58

se debe agregar firmas digitales y el 17% cree importante agregar la

elaboración de TDR. El personal del proceso de compras, considera más

práctico y necesario agregar la clasificación de pedidos a los futuros

programas de optimización.

2.- Seleccione una o varias respuestas: ¿Qué herramientas utiliza para

la elaboración de los TDR?

GRÁFICO No. 2



Еlаborасión: Agurto Jimenez Karla

Análisis

Del 100% de los encuestados el 83% realizan los TDR en Microsoft

Word, el 17% utiliza plantillas digitales descargadas de sitios web.

Metodología 59

Para la elaboración de TDR el personal que conforma el proceso de

compras de la Universidad de Guayaquil utiliza la herramienta Microsoft

Word.

3.- ¿Cuántas horas le toma elaborar un TDR?

GRÁFICO No. 3




Análisis

Del 100% de los encuestados, el 70% se demora en realizar un TDR un

máximo de 3 horas, el 20% demora un máximo de 2 horas y el 10% un

máximo de una hora A los trabajadores que conforman el proceso de

compras de la Universidad de Guayaquil, le toma 3 horas como máximo

para la elaboración completa de un TDR.

10%

20%

70%

0%0%

Hora 1 Hora 2 Hora 3 Hora 4 Hora 5

Metodología 60

4.- Seleccione una o varias respuestas: ¿Cuáles considera Ud. que

son las falencias del proceso de compras actual?

GRÁFICO No. 4




Análisis

Del 100% de encuestados el 60% considera que la principal falencia del

proceso de compras es la clasificación de pedidos, el 20% se divide entre

el manejo de archivos físicos y características de equipos confusos. Los

trabajadores que conforman el proceso de compras de la Universidad de

Guayaquil, consideran que la principal falencia en el proceso de compras

es la dificultad en la clasificación de pedidos.

60%20%

20%

0%

Dificultad en la clasificación de pedidos

Características de equipos confusas

Manejo de archivos físicos

Falta de seguimiento a las solicitudes de compras

Metodología 61

3.3.2.1. Instrumentos de recolección de datos

Para la encuesta realizada al personal que conforman el proceso de

compras de la Universidad de Guayaquil, se utilizaron como instrumentos

de recolección de datos hoja de preguntas de tipo opcional para el registro

de las respuestas contestadas por cada uno de los encuestados.

3.4. Procedimiento de Investigación

El procedimiento que se utilizó durante el proceso de investigación fue

el siguiente:

a) Se eligió el tipo de investigación que se utilizo es descriptiva y

exploratoria, el cual se aplicará al proceso de compras que utiliza

la Universidad de Guayaquil.

b) La selección de técnicas de observación e investigación de

conceptos básicos para el tema, permitieron conocer las

necesidades que se presentan actualmente en el proceso de

compras.

c) Se aplicaron los dos instrumentos de recolección que brindaron

información actualizada del proceso:

i. Se utilizaron preguntas de tipo abiertas para la entrevista.

ii. Y para la encuesta se utilizaron preguntas de tipo opcional.

d) Se realizó un análisis de toda la información obtenida con la ayuda

de la herramienta de trabajo de Microsoft Excel.

3.5. Requerimientos funcionales

A continuación, se detallarán cuáles son los requerimientos funcionales del

prototipo del sistema:

Metodología 62

CUADRO No 8

CUADRO DE REQUERIMIENTOS FUNCIONALES

RЕQUЕRIMIЕNTOЅ FUNСIONАLЕЅ

Rеquеrimiеntoѕ para el dеѕаrrollo de un Ѕiѕtеmа Web para la Gestión documental

del proceso de compras

ID RЕQUЕRIMIЕNTO

Nombre

UЅUАRIO

QUЕ ЅOLIСITА

RЕQUIЅITO FUNСIONАL

RF-001 Registro de

pedido Director de proyectos

Permitirá al usuario registrar los datos necesarios para completar la solicitud de órdenes de compras

RF-002 Autorización de procesos

Vicerrectora de investigación

Permitirá observar la orden de compra y luego de un análisis respectivo determinar si es aprobada o no la solicitud

RF-003

Autorización

de

contratación

Vicerrectora de investigación

Permitirá una vez obtenidos todos los datos necesarios como nombre del proveedor y los datos de la orden de compra. El usuario determinara si aprueba o no la contratación

RF-004 Contratación Jefe de adquisiciones

Permitirá luego de visualizar la orden de compra, ingresar los datos del proveedor elegido.

Metodología 63

RF-005 Solicitud de

pago Jefe de adquisiciones

Permitirá realizar una solicitud de pago

RF-006 Realizar pago Jefe de financiero

Permitirá registrar si realizo el pago a los proveedores

RF-007 Recepción de

compras Jefe de proveeduría

Permitirá registrar la confirmación a los materiales traídos por los proveedores

Fuente: Requerimientos funcionales Elaborado por: Agurto Jiménez Karla

3.6. Requerimientos no funcionales

CUADRO No 9

CUADRO DE REQUERIMIENTOS NO FUNCIONALES

RЕQUЕRIMIЕNTOЅ NO FUNСIONАLЕЅ

Rеquеrimiеntoѕ para rеаlizаr el Dеѕаrrollo del Ѕiѕtеmа Web para la Gestión

documental del proceso de compras

No. Requerimiento Descripción

RNF1 Usabilidad

Debe poseer facilidad para ser usado e interfaces

agradables para los usuarios.

RNF2 Multiplataforma

El prototipo del sistema debe ser programado en un

lenguaje que permita su ejecución en los sistemas operativos más populares

para los usuarios.

Metodología 64

RNF3 Restricción 1

El sistema únicamente podrá ser usado por los usuarios

registrados.

RNF4 Restricción 2

El sistema contara con una parametrización que limitara los accesos a los usuarios al sistema dependiendo de los

departamentos en que laboren.

Fuente: Requerimientos no funcionales Elaborado por: Agurto Jiménez Karla

3.7. Асtorеѕ y Rolеѕ

A continuación, se mostrarán los casos de uso del proceso compras

actual de la Universidad de Guayaquil.

CUADRO No 10

CASO DE USO – PROCESO COMPRAS ACTUAL

АСTOR

САЅO DЕ UЅO

Director del proyecto

Ingresa pedido

Modifica pedido

Analista

Clasificación de pedido

Elaboración de TDR

Metodología 65

Modificación de TDR

Realización de acta de entrega

Vicerrectorado de

Investigación

Aprobación de TDR

Adquisición

Verificar pedidos

Confirmación de cotización de orden de

compras

Financiero

Recibe TDR

Registro de presupuesto obtenido

Departamento legal

Confirmación de elaboración de contrato

Visualización de órdenes de compras

Proveeduría

Confirmación de recepción de pedido

Entrega de bienes y servicios


Metodología 66

IMAGEN No. 27

CASOS DE USO DEL PROCESO COMPRAS ACTUAL



System

Director del proyecto

Ingreso de pedido

Modificar pedido

Recibir pedido

Analista

Clasificación de pedido

Elaboración de TDR

Realización de acta de entrega

Modificación de TDR

Vicerrectora

Aprobación de TDR

Adquisición

Verificar pedidos

Confirmación de cotización de orden de compra

Financiero

Recibe TDR

Registro de presupuesto obtenido

Departamento legal

Confirmación de elaboración de contrato

Visualización de ordenes de compra

Proveeduría

Confirmación de recepción de pedidos

Entrega de bienes y servicios

Metodología 67

A continuación, se detallará el caso de uso del proceso de compras

mejorado y los casos de uso individuales por cada actor:

IMAGEN No. 28

CASOS DE USO DEL PROCESO COMPRAS INFIMA CUANTIA



System

Director de Proyecto

Genera requerimientos

Modifica requerimientos

Vicerrectora de investigacion

Autoriza proceso

Autoriza contratación

Visualiza orden de compra

Adquisiciones

Contrata de forma directa

Solicita pago

Gestión financiera

Realiza pago

Almacén general

Recepta bienes

Seguimiento del pedido

Metodología 68

CUADRO No 11

CASO DE USO – INGRESO DE PEDIDO

САЅO DЕ UЅO: Ingreso de pedido

АСTORЕЅ: Director del proyecto

DЕЅСRIPСIÓN: Permite registrar o modificar la solicitud

de compra

PRЕСONDIСIÓN: La solicitud de compra debe poseer

todos los detalles necesarios para poder

ser registrada

Flujo Normal

Ассión del Асtor Rеѕpuеѕtа del Ѕiѕtеmа

1) Ingresa los datos del solicitante:

• Nombre

• Apellido

• Correo electrónico

• Nombre del proyecto

• Facultad

• Carrera

2) Guarda los datos obtenidos

3) Presenta página para el registro de los

detalles de la orden de compra

4) Selección de la opción nuevo pedido

5) Habilita los campos para el ingreso del

nuevo pedido

6) Ingresa los datos del pedido

• Fecha de ingreso

• Cantidad

• Producto

• Valor unitario

Flujo Аltеrnаtivo

1.1.- Sí no ѕе ѕеlессionа la opción nueva pedido, no se podrá ingresar los datos de la

orden de compra.

POЅTСONDIСIÓN: Una vez ingresados los datos del pedido

no se podrán modificar, hasta nueva

orden.



Metodología 69

IMAGEN No. 29

INGRESO DE PEDIDO



CUADRO No 12

CASO DE USO – AUTORIZACIÓN DEP. VICERRECTORADO

САЅO DЕ UЅO: Autorización departamento

vicerrectorado de investigación

АСTORЕЅ: Vicerrectora de investigación

DЕЅСRIPСIÓN: Permite la autorización del proceso y la

contratación de los proveedores

PRЕСONDIСIÓN: Todos los datos de la orden de compra

deben estar llenados con datos reales no

ficticios

Flujo Normal


Autorización del proceso

1) Se ingresa número de la orden de

compra

2) Busca y muestra la solicitud de

compra

3) Verifica los datos de la solicitud, y

realiza las siguientes actividades:

• Fecha de autorización

Metodología 70

• Autoriza el proceso de compras

4) Guarda los datos ingresados

Autoriza contratación

1) Ingresa número del pedido

2) Busca y muestra el pedido

3) Verifica los datos de la solicitud y


• Datos del proveedor

• Fecha de autorización

• Autoriza la contratación


Flujo Аltеrnаtivo

1.1.- Si no se autoriza el proceso o contratación, se deberá redactar motivo.



IMAGEN No. 30

AUTORIZACIÓN DEP. VICERRECTORADO



Metodología 71

CUADRO No 13

CASO DE USO – REGISTRO DE PROVEEDOR Y SOLICITUD DE

PAGO

САЅO DЕ UЅO: Registro proveedor y solicitud de pago

АСTORЕЅ: Jefe de departamento de adquisición

DЕЅСRIPСIÓN: Permite registrar los datos del

proveedor y realizar la solicitud de pago

PRЕСONDIСIÓN: Las solicitudes de compran deben estar

aprobadas por la vicerrectora de

investigación

Flujo Normal


1) Se ingresa el número del pedido


3) Verifica los datos de la solicitud y


• Ingreso de datos de los

proveedores

• Y fecha de registro


Solicitud de pago

1) Ingreso del número del pedido


3) Verifica los datos de la orden de

compra y realiza las siguientes

actividades:

• Ingreso de fecha de solicitud




Metodología 72

IMAGEN No. 31

REGISTRO DE PROVEEDOR Y SOLICITUD DE PAGO



CUADRO No 14

CASO DE USO – PAGO A PROVEEDORES

САЅO DЕ UЅO: Pago a proveedores

АСTORЕЅ: Jefe de departamento de finanzas

DЕЅСRIPСIÓN: Permite confirmar el pago a los

proveedores

PRЕСONDIСIÓN: La orden de compra debe estar

aprobada por la vicerrectora e ingresado

los datos del proveedor.

Flujo Normal


1) Se ingresa el número de orden de

compra

2) Busca la orden de compra y la

muestra



actividades:

• Ingresa fecha

Metodología 73

• Y Confirma pago a proveedores


POЅTСONDIСIÓN: Para el ingreso de la confirmación a los

proveedores se debe primero buscar el

número de la orden de compra



IMAGEN No. 32

PAGO A PROVEEDORES



Metodología 74

CUADRO No 15

CASO DE USO – RECEPCIÓN DE MATERIALES

САЅO DЕ UЅO: Recepción de materiales

АСTORЕЅ: Jefe de departamento de proveeduría

DЕЅСRIPСIÓN: Permite la confirmación de la

recepción de los materiales

PRЕСONDIСIÓN: La orden de compra debe estar

aprobada por la vicerrectora y con los

datos del proveedor

Flujo Normal


1) Se ingresa el número de orden de

compra

2) Busca la orden de compra y lo

presenta



actividades:

• Ingresar la fecha de recepción

de compras

• Confirmar el recibimiento de

los materiales


POЅTСONDIСIÓN: La orden de compra debe contar con

todos los datos necesarios



Metodología 75

IMAGEN No. 33

RECEPCIÓN DE MATERIALES



3.8. Metodología de desarrollo

La metodología de desarrollo a utilizar será la de modelo en cascada,

que permitirá llevar un orden secuencial de cada una de las etapas del

desarrollo de la página web.

3.8.1. Análisis

En esta etapa se utilizaron diferentes herramientas para detectar las

necesidades de los usuarios tales como: entrevista y encuesta.

Metodología 76

De esta manera se logró analizar la información obtenida permitiendo

descubrir las falencias en el proceso de compras.

3.8.2. Diseño

Para el diseño de la página web se utilizó:

• Casos de uso

• Modelo entidad relación

• Modelo de datos

• Diagrama de flujo de procesos

3.8.3. Desarrollo

Para el desarrollo de la página web se utilizaron las siguientes

herramientas:

• Diseño de la página: Primefaces, JavaScript, CCS

• Lenguaje de desarrollo: Java server faces

• Conexión a base de datos: Hibernate

• Motor de base de datos: MySQL

• Gestor: Heidi SQL

CAPÍTULO IV

PROPUESTA

4.1 Titulo

Análisis y diseño de un prototipo para realizar la gestión documental del

proceso de compras basado en la aplicación de una herramienta Workflow.

4.2 Explicación

A continuación, en este capítulo se detallará la propuesta de un prototipo

para el uso en el proceso de compras de la Universidad de Guayaquil, para

lograr que cada uno de los departamentos que conforman dicho proceso

puedan optimizar los tiempos de espera y realizar seguimiento de cada una

de las etapas del proceso. De esta manera se ayudará a que el proceso de

compras se realice en el menor tiempo posible.

4.3 Objetivos

Los objetivos que se plantean para el desarrollo del sistema son:

1. Desarrollar un esquema aplicativo para la automatización de los

diversos procesos de compras aplicados en la Universidad de

Guayaquil, utilizando conceptos de Workflow para sus respectivas

mejoras.

2. Brindar una solución informática la cual permita optimizar cada

uno de los procesos de compras utilizados en el departamento de

investigación de la Universidad de Guayaquil.

Propuesta 78

4.4 Entorno de software

Para el diseño de la página web se utilizará Primefaces, JavaScript y

CCS. Como lenguaje de desarrollo se utilizará java server faces, con una

conexión a la base de datos mediante Hibernate y utilizando como motor

de base de datos MySQL y como gestor de base de datos Heidi SQL.

Y se utilizara como herramienta de hardware una laptop con memoria

RAM de 4gb, con un procesador de 1.60GHz de marca Intel Celeron y

trabajando con el sistema operativo Windows 10.

4.5 Estudio de factibilidad

Se efectuará un estudio para comprobar si el tema propuesto de

investigación es factible o no.

4.5.1 Factibilidad técnica

El principal objetivo en este estudio es establecer cuáles son los recursos

tecnológicos necesarios para el desarrollo del proyecto, que se componen

en los requisitos del hardware y software, que se detallaran a continuación.

CUADRO No 16

CARACTERISTICAS TECNICAS DE LAS COMPUTADORAS DE LOS

USUARIOS

Procesador Intel(R) Celeron(R) CPU N3050 @1.60GHz

Memoria 4,00 GB

Disco duro 500 GB

Sistema operativo Windows 7, 8, 8.1 y 10


Propuesta 79

CUADRO NO 17

SOFTWARE DE ANÁLISIS, DISEÑO Y DESARROLLO

Ѕoftwаrе de Dеѕаrrollo

Nombre

Versión

Liсеnсiа

Dezign for Databases

10 Free

Bizagi Modeler

4.0 Free

Star UML

5.0 Frее

GanttProject

5.5 Frее

NetBeans

8.2 Free

Heidi SQL

5.7 Free


Tal como se puede observar los recursos utilizados de hardware son

mínimos, en cuanto los recursos de software se pueden descargar de forma

gratuita los instaladores de las paginas oficiales en la web, debido a que

sus licencias son de tipo gratuitas.

Acorde a todo lo indicado el sistema es factible desde el punto de vista

técnico.

4.5.2 Factibilidad económica

Actualmente el departamento de vicerrectorado de investigación y los

departamentos que intervienen durante el proceso de compras de la

Universidad de Guayaquil cuentan con equipos de computación en sus

Propuesta 80

departamentos que poseen la capacidad suficiente para el correcto

funcionamiento del sistema, por lo tanto, los gastos económicos por nuevos

equipos son nulos debido a que no hay que adquirir nuevos equipos.

Considerando factible desde el punto de vista económico realizar el

sistema web.

4.5.3 Factibilidad operacional

El prototipo del sistema web permitirá dar a los usuarios facilidades en

el trabajo de registros de solicitudes de adquisición de materiales en el

proceso de compras, lo cual permite optimizar el trabajo realizado, debido

a las ventajas que ofrece el sistema tales como el control de las solicitudes

de compras, la reducción de tiempo de espera para la compra de los

materiales y el manejo sencillo del mismo.

Analizado todo lo anterior se considera factible desde el punto de vista

operacional la realización del sistema web.

4.6 Diseño técnico

El diseño técnico comprende todo lo relacionado al diseño preliminar y

detallado de la página web, perteneciente a la metodología cascada.

4.6.1 Diagrama de flujo de procesos

A continuacion se mostrara el diagrama de flujo de procesos de infima

cuantia, este diagrama mostrara cual es la ruta que realiza el documento

por cada uno de los departamentos hasta llegar a su finalizacion con la

entrega de los materiales solicitados.

Propuesta 81

D

IAG

RA

MA

No

. 1

DIA

GR

AM

A D

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LU

JO

DE

PR

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or:

Ag

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Propuesta 82

4.6.2 Modelo de datos

DIAGRAMA No. 2

MODELO DE DATOS

Fuente: Dpto. compras UG Elaborado por: Agurto Jiménez Karla

Propuesta 83

4.6.3 Modelo entidad relación

D

IAG

RA

MA

No

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MO

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TID

AD

RE

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CIÓ

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or:

Ag

urt

o J

imé

nez K

arl

a

Propuesta 84

4.6.3.1 Diссionаrio de Datos

CUADRO No 18

DICCIONARIO TABLA PEDIDO


FАСULTАD DЕ INGЕNIЕRÍА INDUЅTRIАL LIСЕNСIАTURА ЕN ЅIЅTЕMАЅ DЕ INFORMАСIÓN

Fесhа De Еlаborасión: 14-11-2017

DIССIONАRIO DЕ DАTOЅ

PROYЕСTO

ANÁLISIS Y DISEÑO DE UN PROTOTIPO PARA REALIZAR LA GESTIÓN DOCUMENTAL DEL PROCESO DE COMPRAS BASADO EN LA APLICACIÓN DE UNA HERRAMIENTA WORKFLOW

TАBLА: Pedido

DЕЅСRIPСIÓN: Сontiеnе los datos del encabezado del pedido

DЕЅСRIPСIÓN DЕL RЕGIЅTRO

N°

Nombre del Саmpo

Definición Tipo Ѕес. Formato Long. Null

1 Id_pedido Сod. Pedido PK А T 4

bytеѕ No

2

Numeropedido

Número del pedido

correspondiente Е M I

11 bytes

Sí

3

Fecha_pedido

Contiene la fecha del pedido

Е M D - Sí

4 Estado Estado en el que

está el pedido E M B

1 bytes

Si

5 id_solicitante Llave foránea de

menú solicitante

FK A T 4

bytes no

OBЅЕRVАСIÓN

Tipo Ѕесuеnсiа Formato

Numérico Formato Саráсtеr

PK: Сlаvе Primaria FK: Сlаvе Foránеа Е: Еlеmеnto de la tabla

А: Аutomátiса M: Manual

T: TINYINT B: Bit D: Date I: Integer


Propuesta 85

CUADRO No 19

DICCIONARIO TABLA DETALLE PEDIDO





PROYЕСTO


TАBLА: Detalle pedido

DЕЅСRIPСIÓN: Сontiеnе los datos de detalle de cada uno de los pedidos


N°

Nombre del Саmpo


1 Id_detalle_pedido Сod. Detalle de

los pedidos. PK А T

4 bytеѕ

No

2

Cantidad

Cantidad del pedido

Е M I 11

bytes Sí

3

Producto

Nombre de los productos del

pedido Е M VC 40 Sí

4 Precio_unitario Valor del producto

Е M D - Sí

5 Precio_total Valor total de la cantidad por el valor unitario

E M D - Sí

6 Id_pedido Llave foránea de

pedido FK А T

4 bytеѕ

No

OBЅЕRVАСIÓN





T: TINYINT D: Doublé I: Integer

VC: Varchar


Propuesta 86

CUADRO No 20

DICCIONARIO TABLA ADQUISICIONES





PROYЕСTO


TАBLА: Adquisiciones

DЕЅСRIPСIÓN: Сontiеnе los datos de las confirmaciones de los pagos y confirmaciones de contrataciones


N°

Nombre del Саmpo


1 Id_adquisiciones Сod.

adquisiciones. PK А T

4 bytеѕ

No

2

Fecha_confirmación

Fecha de cada adquisición

Е M D ‘S’,’N’ Sí

3

Confirmación_contrataci

on

Confirma si está contratada la adquisición

Е M E ‘S’,’N’ Sí

4 Confirmación_pago Confirma si esta

realizado el pago

Е M E - Sí

5 Id_pedido Llave foránea

de Pedido FK А T

4 bytеѕ

no

6 Id_proveedores Llave foránea

de proveedores FK А T

4 bytеѕ

No

OBЅЕRVАСIÓN





T: TINYINT D: Date

E: Enum


Propuesta 87

CUADRO No 21

DICCIONARIO TABLA CARRERA





PROYЕСTO


TАBLА: Carrera

DЕЅСRIPСIÓN: Сontiеnе los datos de las carreras de las diferentes facultades de la universidad de Guayaquil


N°

Nombre del Саmpo


1 Id_carrera Сod. carrera PK А T 4

bytеѕ No

2

Nombre_carrera

Nombre de las carreras

Е M VC 80 Sí

3 Id_facultades Llave foránea de

facultades FK А T

4 bytеѕ

No

OBЅЕRVАСIÓN





T: TINYINT

VC: Varchar


Propuesta 88

CUADRO No 22

DICCIONARIO TABLA FACULTADES





PROYЕСTO


TАBLА: Facultades

DЕЅСRIPСIÓN: Сontiеnе los datos de facultades de la universidad de Guayaquil


N°

Nombre del Саmpo


1 Id_facultades Сod. facultades. PK А T 4

bytеѕ No

2

Nombre_facul

Nombre de facultades

Е M VC 80 Sí

OBЅЕRVАСIÓN





T: TINYINT

VC: Varchar


Propuesta 89

CUADRO No 23

DICCIONARIO TABLA FINACIERO





PROYЕСTO


TАBLА: Financiero

DЕЅСRIPСIÓN: Сontiеnе los datos de los pagos a proveedores


N°

Nombre del Саmpo


1 Id_financiero Сod. Financiero PK А T 4

bytеѕ No

2

Fecha_finaciamiento

Fecha del pago a proveedor

Е M D - Sí

3

Pago_proveedores

Confirma de pago a

proveedores Е M E ‘S’,’N’ Sí


pedido FK А T

4 bytеѕ

No

OBЅЕRVАСIÓN





T: TINYINT D: Date

E: Enum


Propuesta 90

CUADRO No 24

DICCIONARIO TABLA MENU DEPARTAMENTOS





PROYЕСTO


TАBLА: Menú departamentos

DЕЅСRIPСIÓN: Сontiеnе los datos de las url de los departamentos


N°

Nombre del Саmpo


1 Id_menu_departamen

tos Сod. Menu

departamentos PK А T

4 bytеѕ

No

2

Nombre

Nombre del departamento y

labores Е M VC 40 Sí

3

Url

Contiene la url de cada

departamento Е M VC 80 Sí

4 Tipo Tipo de

departamento E M E ‘S’,’I’ Si

5 Estado Estado en el que

está el departamento

E M B 1

bytes Si

6 Tipousuario

Tipo de departamento al que pertenece el

usuario

E M E ‘A’,’F’, ‘P’,’V’

Si

7 Código_submenu Llave foránea de

menú departamentos

FK A T 4

bytes no

OBЅЕRVАСIÓN





T: TINYINT B: Bit

E: Enum VC: Varchar


Propuesta 91

CUADRO No 25

DICCIONARIO TABLA MENU PROVEEDORES





PROYЕСTO


TАBLА: Proveedores

DЕЅСRIPСIÓN: Сontiеnе los datos de cada uno de los proveedores


N°

Nombre del Саmpo


1 Id_proveedor Сod. Proveedor PK А T 4

bytеѕ No

2

Nombre_proveedor

Nombre del proveedor

Е M VC 50 Sí

3

Teléfono

Teléfono del proveedor

Е M I 11

bytes Sí

4 Dirección Dirección del

proveedor E M VC 50 Si


de pedido FK A T

4 bytes

no

OBЅЕRVАСIÓN





T: TINYINT I: Integer

VC: Varchar


Propuesta 92

CUADRO No 26

DICCIONARIO TABLA PROVEEDURIA





PROYЕСTO


TАBLА: Proveeduría

DЕЅСRIPСIÓN: Сontiеnе los datos de confirmación de la recepción de los pedidos


N°

Nombre del Саmpo


1 Id_proveeduria Сod.

Proveeduría PK А T

4 bytеѕ

No

2

Fecha_recepcion

Fecha de la recepción de los

bienes Е M D - Sí

3

Confirmar_recepcion

Confirma la recepción de los

bienes Е M E ‘S’,’N’ Sí


de pedido FK A T

4 bytes

Si

5 Id_proveedores Llave foránea

de proveedores FK A T

4 bytes

Si

OBЅЕRVАСIÓN





T: TINYINT D: Date

E: Enum


Propuesta 93

CUADRO No 27

DICCIONARIO TABLA ROL





PROYЕСTO


TАBLА: Rol

DЕЅСRIPСIÓN: Сontiеnе los datos de los roles de los usuarios y solicitantes


N°

Nombre del Саmpo


1 Id_rol Сod. Rol PK А T 4

bytеѕ No

2

Nombre

Nombre del rol Е M VC 40 Sí

3

Descripción

Contiene la descripción del

rol Е M VC 40 Sí

4 Estado Estado en el

que está el rol E M B

1 bytes

Si

OBЅЕRVАСIÓN





T: TINYINT B: Bit

VC: Varchar


Propuesta 94

CUADRO No 28

DICCIONARIO TABLA VICERRECTORADO DE INVESTIGACIÓN





PROYЕСTO


TАBLА: Vicerrectorado de investigación

DЕЅСRIPСIÓN: Сontiеnе los datos de la confirmación de autorización de contratación y de proceso


N°

Nombre del Саmpo


1 Id_vicirrectorado Сod.

Vicerrectorado PK А T

4 bytеѕ

No

2

Fecha_confirmacion

Fecha de confirmación del vicerrectorado

Е M D - Sí

3 Cambiosgenerados

Cambio que generar

vicerrectorado Е M VC 100 Sí

4 Autorización_contrata

cion Autoriza la

contratación E M E ‘S’,’N’ Si

5 Autorizacion_proceso Autoriza proceso E M E ‘S’,’N’ Si


pedido FK A T

4 bytes

no

7 Id_proveedores Llave foránea de

proveedores FK A T

4 bytes

no

OBЅЕRVАСIÓN





T: TINYINT D: Date

E: Enum VC: Varchar


Propuesta 95

4.6.4 Diagrama de clases

DIA

GR

AM

A N

o.

4

DIA

GR

AM

A D

E C

LA

SE

S D

EL

PR

OC

ES

O D

E C

OM

PR

AS

Fu

en

te:

Investi

gació

n d

irecta

E

lab

ora

do

po

r: A

gu

rto

Jim

én

ez K

arl

a

Propuesta 96

4.7 Prototipo funcional

A continuación, se presentan cada una de las pantallas pertenecientes

al sistema web:

IMAGEN No. 34

DEMO PANTALLA DE INICIO


Propuesta 97

IMAGEN No. 35

DEMO REGISTRAR USUARIO


IMAGEN No. 36

DEMO REGISTRAR ADMINISTRADOR DEL CONTRATO


Propuesta 98

IMAGEN No. 37

DEMO MENÚ VICERRECTORADO INVESTIGACIÓN


IMAGEN No. 38

DEMO PROCESO REGISTRADO


Propuesta 99

IMAGEN No. 39

DEMO AUTORIZACIÓN DE PROCESOS


Propuesta 100

IMAGEN No. 40

DEMO AUTORIZACIÓN CONTRATACIÓN


Propuesta 101

IMAGEN No. 41

DEMO SEGUIMIENTO PROCESO


Propuesta 102

IMAGEN No. 42

DEMO MENÚ DEPARTAMENTO ADQUISICIONES


IMAGEN No. 43

DEMO CONTRATACIÓN PROVEEDORES


Propuesta 103

IMAGEN No. 44

DEMO SOLICITUD DE PAGO


Propuesta 104

IMAGEN No. 45

DEMO MENÚ DEPARTAMENTO FINANCIERO


Propuesta 105

IMAGEN No. 46

DEMO CONFIRMACIÓN PAGO DE PEDIDO


Propuesta 106

IMAGEN No. 47

DEMO MENÚ DEPARTAMENTO DE PROVEEDORES


Propuesta 107

IMAGEN No. 48

DEMO RECEPCIÓN DE COMPRAS


Propuesta 108

IMAGEN No. 49

DEMO NUEVAS PARAMETRIZACIONES


IMAGEN No. 50

DEMO NUEVOS ROLES


Propuesta 109

IMAGEN No. 51

DEMO NUEVOS FACULTADES


Propuesta 110

IMAGEN No. 52

DEMO NUEVOS FACULTADES


Propuesta 111

IMAGEN No. 53

DEMO EXPOTAR PROCESOS EN EXCEL


4.8 Impacto

El desarrollo del presente proyecto representa un significativo aporte

para el Vicerrectorado de investigación y cada uno de los departamentos

que conforman el proceso de compras de la Universidad de Guayaquil.

Refiriéndose a mejoras continuas, este proceso de automatización de la

gestión documental pretende reducir el tiempo que permanece cada

documento en un departamento, donde se podrá acceder desde cualquier

computador y visualizar las ordenes de compras para su respectivo registro

y autorizaciones.

Propuesta 112

4.9 Cronograma de actividades

A continuación, se mostrará el cronograma de actividades utilizado para

la realización del presente proyecto. Se presenta el desarrollo del plan de

investigación y sus fechas de inicio y fin. Poner el tiempo establecido en

introducción

IMAGEN No. 53

DESARROLLO PLAN DE INVESTIGACIÓN


Propuesta 113

DIA

GR

AM

A N

o.

5

DIA

GR

AM

A D

E G

AN

T -

PL

AN

DE

IN

VE

ST

IGA

CIÓ

N

Fu

en

te:

Investi

gació

n d

irecta

E

lab

ora

do

po

r: A

gu

rto

Jim

én

ez K

arl

a

Propuesta 114

4.10 Conclusiones

Después del desarrollo del sistema web se concluyen los siguientes puntos:

• Se implementaron mejores controles en el proceso de compras

de la Universidad de Guayaquil.

• Se minimizo el tiempo de espera para la compra de los materiales

para los proyectos de investigación.

• Se disminuyó el margen de error en el manejo de la información

utilizada por el personal participante en el proceso de compras.

• Se realizó un manual de usuario que permitió un manejo eficiente

del sistema y una mejor comprensión.

• Se mejoró la seguridad de la información, debido a que los datos

permanecen en la base de datos del proceso.

4.11 Recomendaciones

Luego de haber culminado el desarrollo de la solución propuesta, se

puede recomendar lo siguiente:

• Mantener actualizadas las versiones de las herramientas de

software y hardware utilizadas como base tecnológica para el

sistema.

• El prototipo debe ser utilizado únicamente para el proceso de

ínfima cuantía, debido a que fue ese su objetivo inicial.

• Respaldar la base de datos de manera semanal para evitar

pérdidas de información.

• Capacitar al personal en forma periódica para obtener un mejor

desempeño en el sistema.

GLOSARIO DE TÉRMINOS

Bpm: gestión de procesos de negocio.

Groupware: tecnología usada para hacer los grupos más productivos

Losncp: Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación

Pública

Pie: presupuesto inicial del estado

Pr: presupuesto referencial.

Tdr: Términos de referencia

ANEXOS

Anexo 117

ANEXO No 1

FORMATO DE ENCUESTA


FАСULTАD DЕ INGЕNIЕRÍА INDUЅTRIАL


INFORMАСIÓN

Fесhа de Еlаborасión: 5- septiembre-2017

Objetivo: Encuesta realizada a los integrantes del proceso de compras, para conocer cuáles son las necesidades y opiniones sobre la compra de materiales Lugar de Encuesta: Departamento de Vicerrectorado Académico

Еncueѕtаdor:

Karla Agurto Jimenez

ENCUESTA

1.- ¿Qué opciones considera importante debería tener los programas

de optimización del proceso de compras?

Clasificación de pedidos

Firmas Digitales

Elaboración de TDR

2.- Seleccione una o varias respuestas: ¿Qué herramientas utiliza para

la elaboración de los TDR?

Microsoft Word

Plantillas digitales

Otros

3.- ¿Cuántas horas le toma elaborar un TDR?

________________

4.- Seleccione una o varias respuestas: ¿Cuáles considera Ud. que son

las falencias del proceso de compras actual?

Dificultad en la clasificación de pedidos

Características de equipos confusas

Manejo de archivos físicos

Falta de seguimiento a las solicitudes de compras


Еlаborасión: Karla Agurto Jiménez

Anexo 118

ANEXO No. 2

MАNUАL DЕ USUARIO DE LA PAGINA WEB


FАСULTАD DЕ INGЕNIЕRÍА INDUЅTRIАL

TRАBАJO DЕ TITULАСIÓN

PRЕVIO А LА OBTЕNСIÓN DЕL TÍTULO DЕ

LIСЕNСIАDO ЕN ЅIЅTЕMАЅ DЕ INFORMАСIÓN

TЕMА

“ANÁLISIS Y DISEÑO DE UN PROTOTIPO PARA REALIZAR

LA GESTIÓN DOCUMENTAL DEL PROCESO DE COMPRAS

BASADO EN LA APLICACIÓN DE UNA HERRAMIENTA

WORKFLOW”

MАNUАL DЕ USUARIO

AUTOR

AGURTO JIMENEZ KARLA ELIZABETH

DIRECTOR DEL TRABAJO

ING. FRANKLIN CABEZAS

2017

GUАYАQUIL – ЕСUАDOR

Anexo 119

ÍNDICE DE ILUSTRACIONES


1 . Inicio 121

2 . Usuario 122

3 . Botón registrar 122

4 . Ventana de registro de usuario 122

5 . Administrador del contrato 123

6 . Menú del administrador del contrato 123

7 . Botón para nuevo administrador del contrato 123

8 . Nuevo administrador del contrato 124

9 . Botón para nuevo pedido 124

1 0 . Nuevo pedido 125

1 1 . Vicerrectorado de investigación 125

1 2 . Ingreso del vicerrectorado 125

1 3 . Menú vicerrectorado 126

1 4 . Búsqueda del pedido 126

1 5 . Página aprobación proceso 127

1 6 . Pedido no aprobado 128

1 7 . Búsqueda del pedido 128

1 8 . Pantalla de aprobación contrato 129

1 9 . Aprobación contrato negada 129

2 0 . Seguimiento del pedido 130

2 1 . Datos del pedido para búsqueda 130

2 2 . Pantalla seguimiento del pedido 130

2 3 . Nuevas parametrizaciones 131

2 4 . Pantalla principal de nuevas parametrizaciones 131

2 5 . Creación de roles 131

2 6 . Listado de roles 132

2 7 . Roles registrados 132

Anexo 120


2 8 . Creación de facultades 133

2 9 . Facultades registradas 133

3 0 . Creación de carreras 134

3 1 . Carreas registradas 134

3 2 . Exportar a excel 135

3 3 . Departamento adquisiciones 136

3 4 . Menú adquisiciones 136

3 5 . Número del pedido para búsqueda 136

3 6 . Pantalla principal 137

3 7 . Proveedores registrados 138

3 8 . Solicitud de pago 138

3 9 . Solicitud de pago búsqueda pedido 138

4 0 . Pantalla principal solicitud de pago 139

4 1 . Departamento financiero 139

4 2 . Departamento proveeduría 140

Anexo 121

MANUAL DE USUARIO

A continuación, se mostrar el manual de usuario de la página web.

En la pantalla principal se mostrará el ingreso de los datos del nombre

de usuario y contraseña (solo usuarios registrados), se muestra un botón

de inicio y registro de usuario, los botones inferiores pertenecen al registro

de la solicitud de compras por parte del administrador del contrato y el botón

de seguimiento de pedido.

IMAGEN No 1

INICIO


Anexo 122

Usuario

El usuario del sistema tendrá dos opciones para poder utilizar la página

web una es la de registrarse en el sistema la otra es de inicio para los

usuarios registrados.

Registro de nuevo usuario

Para registrase en el sistema, se debe dar clic en el botón registrar.

IMAGEN No 2

BOTÓN REGISTRAR


A continuación, aparecerá la pantalla principal de registrar, donde se

completará los campos que se observan.

IMAGEN No 3

VENTANA DE REGISTRO DE USUARIO


Anexo 123

Administrador del contrato

El administrador del contrato podra ingresar a solo dos opciones del

sistema, que son: el boton de soliticante y el de seguimiento pedido.

IMAGEN No 4

MENÚ DEL ADMINISTRADOR DEL CONTRATO


Registro administrador del contrato

Para registrar un nuevo administrador del contrato dar clic en el botón

nuevo solicitante.

IMAGEN No 5

BOTÓN PARA NUEVO ADMINISTRADOR DEL CONTRATO


Donde aparecera la pantalla principal del nuevo administrador del

conrtato, para el ingreso de cada uno de los campos requeridos.

Anexo 124

IMAGEN No 6

NUEVO ADMINISTRADOR DEL CONTRATO


Una vez que guarda el sistema los datos del administrador del contrato

se mostrara una ventana para el ingreso de los datos del pedido, clic en

nuevo pedido.

IMAGEN No 7

BOTÓN PARA NUEVO PEDIDO


Anexo 125

Se activará los campos para el registro del nuevo pedido, y luego de

haber ingresado todos los campos clic en guardar.

IMAGEN No 8

NUEVO PEDIDO


Vicerrectorado de investigación

Para el ingreso de la vicerrectora de investigación, debe ingresar su

nombre de usuario y contraseña que se encuentran registrados en el

sistema.

IMAGEN No 9

INGRESO DEL VICERRECTORADO


Anexo 126

A continuación, se muestra el menú del departamento de vicerrectorado

de investigación.

IMAGEN No 10

MENÚ VICERRECTORADO


Aprobación proceso

Para la aprobación de proceso se de ingresar el número del pedido, para

que el sistema realice la búsqueda correspondiente.

IMAGEN No 11

BÚSQUEDA DEL PEDIDO


Anexo 127

A continuación, se mostrará los datos de la búsqueda, para su

aprobación se debe seleccionar la fecha de aprobación y clic en la opción

si y luego clic en guardar.

IMAGEN No 12

PÁGINA APROBACIÓN PROCESO


En caso contrario de no aprobarse el proceso, seleccionar la opción No

y luego se habilitará los campos para ingresar los cambios

correspondientes y luego clic en enviar cambios.

Anexo 128

IMAGEN No 13

PEDIDO NO APROBADO


Autorizar contratación

Para la autorización de la contratación por parte de la vicerrectora,

ingresar el número del pedido y luego clic en buscar.

IMAGEN No 14

BÚSQUEDA DEL PEDIDO


Se presentará los resultados de la búsqueda, donde se colocará la fecha

y seleccionar la opción si, en caso de la contratación fuera aceptada.

Anexo 129

IMAGEN No 15

PANTALLA DE APROBACIÓN CONTRATO


Caso contrario si la contratación es negada, seleccionar la opción no que

habilitara el ingreso de los cambios y luego clic en enviar cambios.

IMAGEN No 16

APROBACIÓN CONTRATO NEGADA


Anexo 130

Seguimiento del pedido

Para conocer en qué departamento se encuentra el pedido, ingresar el

número del pedido y luego en buscar.

IMAGEN No 17

DATOS DEL PEDIDO PARA BÚSQUEDA


Donde se mostrar los departamentos por donde ha estado el pedido

incluyendo los números de oficio y si fueron aprobados o no.

IMAGEN No 18

PANTALLA SEGUIMIENTO DEL PEDIDO


Anexo 131

Nuevas parametrizaciones

Otra opción que posee la vicerrectora de investigaciones es la creación

de nuevas parametrizaciones, tales como: roles, universidades y carreras.

IMAGEN No 19

PANTALLA PRINCIPAL DE NUEVAS PARAMETRIZACIONES


Luego de haber dado clic en la opción de roles, aparecerá la pantalla

que se muestra a continuación. Donde se llenará el nombre del rol y su

descripción.

IMAGEN No 20

CREACIÓN DE ROLES


Anexo 132

Al dar clic en la opción nuevos roles se mostrará los roles ya ingresados

en el sistema

IMAGEN No 21

LISTADO DE ROLES


Donde se mostrará la lista de los roles ya ingresados al sistema.

IMAGEN No 22

ROLES REGISTRADOS


Para la creación de facultades, se debe llenar los campos

correspondientes y luego clic en guardar facultad.

Anexo 133

IMAGEN No 23

CREACIÓN DE FACULTADES


Para observar el listado de las facultades ingresadas clic en listado de

facultades

IMAGEN No 24

FACULTADES REGISTRADAS


Para la creación de carreras se debe completar todos los datos que se

muestran a continuación:

Anexo 134

IMAGEN No 25

CREACIÓN DE CARRERAS


Al dar clic en listar carrera aparecerá una ventana que nos permitirá

observar las facultades con sus respectivas carreras.

IMAGEN No 26

CARREAS REGISTRADAS


Anexo 135

Exportar a Excel

Los usuarios del departamento de vicerrector de investigación tienen la

opción de exportar los datos del programa a formato xls.

IMAGEN No 27

EXPORTAR A EXCEL


Anexo 136

Departamento Adquisiciones

El jefe del departamento de adquisiciones posee las siguientes opciones

para realizar sus trabajos.

IMAGEN No 28

MENÚ ADQUISICIONES


Contratación proveedores

Para realizar la contratación de los proveedores, se debe ingresar el

número del pedido para que el sistema realice la búsqueda

correspondiente.

IMAGEN No 29

NÚMERO DEL PEDIDO PARA BÚSQUEDA


Anexo 137

Luego de haber realizado la búsqueda se muestra la pantalla con los

datos ingresados

IMAGEN No 30

PANTALLA PRINCIPAL


Se mostrar una tabla con los proveedores que se encuentran guardados

en el sistema, y al dar clic en el botón ingresar nuevo proveedor le permitirá

la opción de registrar los datos relacionados con el nuevo proveedor.

Anexo 138

IMAGEN No 31

PROVEEDORES REGISTRADOS


Solicitud de pago

Para realizar la solicitud de pago, se debe ingresar el número del pedido.

IMAGEN No 32

SOLICITUD DE PAGO BÚSQUEDA PEDIDO


Donde se mostrar la pantalla principal con todos los datos del pedido, se

ingresar la fecha de la solicitud y la confirmación de la solicitud.

Anexo 139

IMAGEN No 33

PANTALLA PRINCIPAL SOLICITUD DE PAGO


Departamento financiero

El jefe del departamento financiero posee las siguientes tareas a realizar

en la página.

IMAGEN No 34

MENÚ DEPARTAMENTO FINANCIERO


Anexo 140

Para realizar la confirmación del pago, se debe ingresar el número del

pedido y luego clic en buscar. Donde se confirma el pago y se ingresara la

fecha correspondiente al pago. Para finalizar clic en confirmar pago.

IMAGEN No 35

PANTALLA PRINCIPAL CONFIRMACIÓN DE PAGO


Departamento proveeduría

El jefe del departamento de proveeduría, podrá realizar las siguientes

tareas desde la página web.

Anexo 141

IMAGEN No 36

MENÚ DEPARTAMENTO PROVEEDURÍA


Una vez finaliza la búsqueda se mostrará los siguientes datos de la

solicitud de compra, donde se ingresará la fecha de la recepción de la

compra y si se recibió o no.

IMAGEN No 37

PANTALLA PRINCIPAL RECEPCIÓN DE BIENES


Anexo 142

En todos los departamentos que conforman el proceso de compras se

dispondrá de la opción de poder observar los pedidos ingresados en cada

uno de los departamentos, que estén pendientes de realizar alguna acción.

IMAGEN No 38

PEDIDOS REGISTRADOS (PANTALLA TODOS LOS

DEPARTAMENTOS)


BIBLIOGRAFÍA

Catalinas, E. Q. (2012). Sistemas operativos y lenguajes de programación.

Madrid: Thomson Ediciones.

censos, I. n. (2011). Cuantías para Aplicación de los Procesos de

Contratación Pública. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE

CONTRATACIÓN PÚBLICA DEL INSTITUTO NACIONAL DE

ESTADÍSTICA Y CENSOS – INEC, 4-10.

Ledesma, J. D. (2012). Sistemas organizacionales - teoria y práctica.

Madrid: Educc.

Lorca, J. G. (2012). Sistemas workflow: funcionamiento y metodología de

implantación. Lima: Trea.

Palacio, A. M. (2015). Administración de compras. Bogota: Ecoe Ediciones.

Pere Ponsa Asencio, R. V. (2014). Automatización de procesos mediante

la guia GENMA. Barcelona: Ediciones UPC.

Russo, P. (2014). Gestion documental en las organizaciones. Barcelona:

Editorial UOC.

Sercop. (17 de Febrero de 2011). Servicio Nacional de Contratación

Pública - CONCURSO PÚBLICO. Obtenido de

http://portal.compraspublicas.gob.ec/sercop/concurso-publico-2/

Bibliografía 144

Sercop. (17 de Febrero de 2011). Servicio Nacional de Contratación

Pública - Lista Corta. Obtenido de

http://portal.compraspublicas.gob.ec/sercop/lista-corta/

Sercop. (14 de Octubre de 2013). Compras Publicas, Servicio Nacional

de Contratación Pública (INFIMA CUANTIA). Obtenido de

http://portal.compraspublicas.gob.ec/compraspublicas/node/3751


de Contratación Pública (MENOR CUANTIA). Obtenido de

http://portal.compraspublicas.gob.ec/compraspublicas/procesos/M

enor%20Cuant%C3%ADa


de Contratación Pública(CATALOGO ELECTRONICO). Obtenido

de

http://portal.compraspublicas.gob.ec/compraspublicas/procesos/C

at%C3%A1logo%20Electr%C3%B3nico


de Contratación Pública(CONTRATACIÓN INTEGRAL POR

PRECIO FIJO). Obtenido de



de Contratación Pública(COTIZACIÓN). Obtenido de

http://portal.compraspublicas.gob.ec/compraspublicas/taxonomy/t

erm/18


de Contratación Pública(LICITACIÓN). Obtenido de

http://portal.compraspublicas.gob.ec/compraspublicas/taxonomy/t

erm/19

Bibliografía 145

Sercop. (14 de Octubre de 2013). Servicio Nacional de Compras Públicas.

Obtenido de


Sercop. (15 de Octubre de 2013). SERVICIO NACIONAL DE

CONTRATACIÓN PÚBLICA - MANUAL DE USUARIO -

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