universidad de antioquia vicerrectoría administrativa departamento financiero 2010
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UNIVERSIDAD DE ANTIOQUIAVicerrectoría Administrativa
Departamento Financiero2010
Todos los servidores públicos y contratistas de la Universidad de Antioquia, en coherencia con la normatividad vigente, asumirán y cumplirán de manera consciente y responsable el manejo de los recursos públicos.
Componente Estratégico:Componente Estratégico:
Apertura del evento – Rector y/o Vicerrector General
Finanzas universitarias – Vicerrector Administrativo
Sistema financiero universitario – Asistente del
Vicerrector Administrativo
Componente Operativo:Componente Operativo:
Introducción proceso “Gestión del Financiamiento” – Jefe
Departamento Financiero
Desarrollo Componente Operativo – Delegado Gestión
del Financiamiento
Acuerdo superior 350 del 27 de noviembre de 2007Acuerdo superior 350 del 27 de noviembre de 2007
Todas las disposiciones en materia financiera deberán
ceñirse a las prescripciones contenidas en éste estatuto, el
cual regula los procesos presupuestales, contables, de
tesorería y todas las actividades de carácter financiero
realizadas por la Universidad.
Objetivo GeneralObjetivo GeneralPlanear, formular y ejecutar financieramente los programas y proyectos de la Universidad y presentar los resultados financieros de la institución a la comunidad universitaria, a los organismos de vigilancia y control y demás usuarios de la información.
Objetivos EspecíficosObjetivos Específicos
Planear el ciclo financiero anual universitario y definir las directrices
Gestionar y administrar eficientemente el recurso financiero.
Producir y presentar información financiera oportuna, confiable, relevante y comprensible
Incentivar el mejoramiento continuo de los procesos y las personas que participan en el proceso
Gestionar el proceso de costos vinculando todos los recursos necesarios para la realización de las actividades y la prestación de los servicios
ProgramaciónProgramaciónOperacionesOperacionesResultadosResultados
Sección de PresupuestoRealiza la estimación anticipada de los ingresos y egresos para la vigencia siguiente y ejerce el control del gasto.
Sección de TesoreríaCoordina el recaudo y distribución de los recursos, administración del portafolio y pago de las obligaciones y compromisos.
Sección de ContabilidadRegistro y control contable de las operaciones financieras de la Universidad.
Actividad de CarteraApoyar a las Dependencias, Clientes Internos y Externos y Estudiantes en la gestión de la facturación y recaudo de la Cartera.
Actividad de Conciliación BancariaConfrontar y conciliar los registros de la Universidad sobre los valores de sus cuentas en entidades financieras.
Actividad de CostosCalcular los costos originados por los centros de costo, actividades, servicios y productos ofrecidos.
Se envía a cartera y esta Imprime
3. Dependencia2.Dependencia
1. Contabilidad.
Se hace firmar del cliente
Se entrega a cliente
Pago de la venta a credito
1
Ingresa el pago al sistema
Se informa a Tesorería (Si es a crédito se hace
por remisión)
Elabora factura en el sistema
Dependencia
Se remite a cartera
Se envía a presupuesto el boletín de bancos
con soportes
Asiento y registro presupuestal de ingreso
¿Se aplican deducciones?
«Acuerdo superior 124 de 1997 y 182
de 2000» Se deduce el 6% o
10%
Si
No
Se realiza informe de ingresos y
movimientos diarios
Se lleva a contabilidad y
esta:revisa.
clasifica. codifica. registra.
Fin
Verifica la correspondencia del
documento
Se elabora el boletín de bancos con
soportes
Pasa a conciliación
Se remite a cartera
Fin
Se archiva
¿Es a crédito?
SI
Imprime factura y
entrega al cliente
NO El cliente paga
Elabora comprobante de ingreso
¿Hay inconsistencias?
NO
SI
Se envía a cartera y esta
Imprime
3. Dependencia2.Dependencia
1. Contabilidad.
Se hace firmar del cliente
Se entrega a cliente
Pago de la venta a credito
Ingresa el pago al sistema
Elabora factura en el sistema
Dependencia
Se remite a cartera
Se remite a cartera
Fin
¿Es a crédito?
SI
Imprime factura y
entrega al cliente
NO El cliente paga
A
A
FLUJOGRAMA DE VENTA DE PRODUCTOS Y SERVICIOS A 30 DÍAS Y DE CONTADO
FLUJOGRAMA DE VENTA DE PRODUCTOS Y SERVICIOS A 30DÍAS
Y DE CONTADO
Se informa a Tesorería (Si es a crédito se hace por
remisión)
Se envía a presupuesto el boletín de bancos con
soportes
Asiento y registro presupuestal de ingreso
Verifica la correspondencia del
documento
Se elabora el boletín de bancos con soportes
Pasa a conciliación
Elabora comprobante de ingreso
¿Hay inconsistencias?
NO
SI
A
B
FLUJOGRAMA DE VENTA DE PRODUCTOS Y SERVICIOS A 30 DÍAS Y DE CONTADO
B
¿Se aplican deducciones?
«Acuerdo superior 124 de 1997 y 182 de 2000» Se deduce el
6% o 10%
Si
No
Se realiza informe de ingresos y movimientos
diarios
Se lleva a contabilidad y esta:
revisa. clasifica. codifica. registra.
Fin
Se archiva
Dependencia
Se diligencia el formato de transferencia intrauniversitaria
Se lleva a presupuesto
¿Bien diligenciado? Se devuelve el documentoNO
Registran y asientan
Afecta a bancos
Registra gasto e ingresoNO
Registra gasto
SI
En tesoreria se hace un comprobante de
ingreso
si
Fin
Se lleva a contabilidad y
esta:revisa.
clasifica. codifica. registra.
Verifica la correspondencia del
documento
Se envía a presupuesto el
informe el boletín de bancos
Se elabora un informe de boletín de bancos
Pasa a conciliación
Asiento y registro de ingreso
Se realiza informe de ingresos y movimientos
diarios
Se lleva a contabilidad y
esta:revisa.
clasifica. codifica. registra.
Fin
Se archiva
Se archiva
¿Hay inconsisitencias?
NO
SI
FLUJOGRAMA DE TRANSFERENCIAS INTRAUNIVERSITARIAS
Dependencia
Se diligencia el formato de
transferencia intrauniversitaria
Se lleva a presupuesto
¿Bien diligenciado?
Se devuelve el documentoNO
Registran y asientan
Afecta a bancosRegistra gasto
e ingresoNO
Registra gasto
SI
si
Fin
Se lleva a contabilidad y
esta:revisa.
clasifica. codifica. registra.
Se archiva
A
FLUJOGRAMA DE TRANSFERENCIAS INTRAUNIVERSITARIAS
A
En tesoreria se hace un comprobante de
ingreso
Verifica la correspondencia del documento
Se envía a presupuesto el
informe el boletín de bancos
Se elabora un informe de boletín de bancos
Pasa a conciliación
Asiento y registro de ingreso
¿Hay inconsisitencias?
NO
SI
B
FLUJOGRAMA DE TRANSFERENCIAS INTRAUNIVERSITARIAS
B
Se realiza informe de ingresos y movimientos
diarios
Se lleva a contabilidad y esta:revisa. clasifica. codifica. registra.
Fin
Se archiva
VALOR EN SMLMV Y PESOS DE 2010 AUTORIZACIONES FIRMAS CONVOCATORIA O ANUNCIO
Entre 0 y 25Entre $0 y $12,875,000
Ordenador del gasto
Ordenador del gasto
Consulta de precios de mercado
Iguales o superiores a 10 y su objeto es diferente a servicios personales Igual o superior a $5,150,000
Oficina de Asesoría Jurídica
Ordenador del gasto
Consulta de precios de mercado
Entre 25 y 100Entre $12,875,000 y $51,500,000
Oficina de Asesoría Jurídica
Ordenador del gasto
Tres cotizaciones
Entre 50 Y 150Entre $25,750,000 y $77,250,000
* Consejo de Facultad, Corporación, Escuela e Instituto, para inicio del tramite* Oficina de Asesoría Jurídica
Ordenador del gasto
Si supera los 100 SMLMV deberá publicarse en el sitio Web o en las emisoras de la Universidad por un termino no inferior a 5 días hábiles.
VALOR EN SMLMV Y PESOS DE 2010 AUTORIZACIONES FIRMAS CONVOCATORIA O ANUNCIO
Hasta 250Hasta $128,750,000
* Si esta entre 50 y 150 SMLMV el Consejo de Facultad, Corporación, Escuela e Instituto, para inicio del tramite* Los que superan los 150 SMLMV La Junta Asesora de Contratos* Oficina de Asesoría Jurídica
Ordenador del gasto Si supera los 100 SMLMV deberá publicarse en el sitio Web o en las emisoras de la Universidad por un termino no inferior a 5 días hábiles.
Entre 250 y 1.000Entre $128,750,000 y $515,000,000
* Junta asesora de contratos* Oficina de Asesoría Jurídica
*Ordenador del gasto*Rector
Deberá publicarse en el sitio Web o en las emisoras de la Universidad por un termino no inferior a 5 días hábiles.
Superior a 1.000Superior a $515,000,000
* Junta asesora de Contratos* Oficina de Asesoría Jurídica* Si supera los 1.500 SMLMV debe contar con la autorización previa del Consejo Superior Universitario para lo cual se adjunta acta del Superior
*Ordenador del gasto*Rector
Aviso fijado en un lugar visible de la Universidad por un termino no inferior a 7 días hábiles
VALOR EN SMLMV AUTORIZACIONES FIRMAS CONVOCATORIA O ANUNCIO
Hasta 25Hasta $12,875,000
Ordenador del gasto Ordenador del gasto
Consulta de precios de mercado
Entre 25 y 150Entre $12,875,000 Y $77,250,000
Comisión especial: conformada por el Vicerrector Administrativo o su delegado, el Asesor Jurídico o su delegado y quien esté a cargo de la dependencia interesada o su delegado, en la cual podrá participar como invitado un representante de la Oficina de Control Interno, informa a la Junta Asesora de Contratos
Ordenador del gasto
Consulta de precios de mercado
Mayor a 150Mayor a $77,250,000
Junta Asesora en Contratos con informe previo de la Comisión especial
* Ordenador del gasto* Si supera los 250 SMLMV Rector
Consulta de precios de mercado
CONTRATOS DONDE LA UNIVERSIDAD ES SOCIA, APORTANTE O PROMOTORA
OBJETO DEL CONTRATO AUTORIZACIÓN TIPO DE CONCEPTO
Obra civil o adquisición de equipos que impliquen intervenciones en planta física
Comité de Planta física Evaluación y recomendación
Obras de arte o elementos de ornamentación
Comité de Curaduría Emite concepto
Prestación de servicios con personas naturales para realizar actividades relacionadas con el funcionamiento de la Universidad que no implique el ejercicio de funciones administrativas
Departamento de Relaciones laborales
Visto Bueno
SIN IMPORTAR LA CUANTÍA DEBE TENER EN CUENTA
Dependencia
Se diligencia la solicitud de Certificado de Disponibilidad
Presupuestal-CDP
Se envía a Presupuesto
Se realiza un análisis presupuestal de disponibilidad y apalancamiento
¿Está bien realizado y hay disponibilidad?
NO
Se expide el Certificado de Disponibilidad Presupuestal
SI
Se envía a la dependencia
La dependencia inicia proceso de selección de
contratista
Hacen el contrato y solicita visto bueno de Jurídica de
acuerdo al monto
Se envía contrato a Presupuesto
Se expide Certificado de Registro Presupuestal-CRP
Se envía a la dependencia
El proveedor inicia el desarrollo del objeto de
contrato
El interventor (persona de la dependencia encargada
del seguimiento del contrato) recibe a
satisfacción
Se recibe la factura y elabora acta de recibo a
satisfacción o seguimiento
La dependencia elabora solicitud de pago y adjunta: -Factura.-Acta de seguimiento.-Redna: si aplica.-Tramite de factura extemporánea: en caso de que se tramite después de los 10 primeros días del mes siguiente.-Aprobación de póliza por buen manejo de anticipo: si aplica.-Contrato: primer pagoNOTA: Si se está causando el primer pago al beneficiario, se debe adjuntar el formato de consignación
Se envía a Presupuesto
¿Hay algún error?SI
Se hace un asiento presupuestal y se ordena el pago
No
Se envía a contabilidad
Revisa la factura, IVA, vigencia del IVA, Redna y retención en la
fuente y luego codifica y hace causación
Pasa a Tesorería
Se hace liquidación de la orden de pago
Se envía a Contabilidad
Se cancela la obligación que
generó en causación
Fin
Se clasifica la orden de pago por vencimiento
Se programa el pago
Se archiva por
fecha y número
Matricula tercero(RUT) y Revisan el contrato
¿Hay inconsistencias?
No
SI
Se realiza el pago
Dependencia
Se diligencia la solicitud de Certificado de Disponibilidad
Presupuestal-CDP
Se envía a Presupuesto
Se realiza un análisis presupuestal de disponibilidad y apalancamiento
¿Está bien realizado y hay disponibilidad?
NO
Se expide el Certificado de Disponibilidad Presupuestal
SI
Se envía a la dependencia
La dependencia inicia proceso de selección de
contratista
Hacen el contrato y solicita visto bueno de Jurídica de
acuerdo al monto
A
3
PRESTACIÓN DE SERVICIOS Y DE
INFRAESTRUCTURA
A
Se envía contrato a Presupuesto
Se expide Certificado de Registro Presupuestal-CRP
Se envía a la dependencia
El proveedor inicia el desarrollo del objeto de
contrato
El interventor (persona de la dependencia encargada del seguimiento del contrato)
recibe a satisfacción
Se recibe la factura y elabora acta de recibo a
satisfacción o seguimiento
Matricula tercero(RUT) y Revisan el contrato
¿Hay inconsistencias?
No
B
3SI
PRESTACIÓN DE SERVICIOS Y DE
INFRAESTRUCTURA
PRESTACIÓN DE SERVICIOS Y DE
INFRAESTRUCTURA
La dependencia elabora una solicitud de pago y adjunta: -Factura.-Acta de seguimiento.-Redna: si aplica.-Tramite de factura extemporánea: en caso de que se tramite después de los 10 primeros días del mes siguiente.-Aprobación de póliza por buen manejo de anticipo: si aplica.-Contrato: primer pagoNOTA: Si se esta causando el primer pago al beneficiario, se debe adjuntar el formato de consignación
Se envía a Presupuesto
¿Hay algún error?
Se hace un asiento presupuestal y se ordena el pago
No
Se envía a contabilidad
Revisa la factura, IVA, vigencia del IVA, Redna y retención en la fuente y luego
codifica y hace causación
B
C
3SI
PRESTACIÓN DE SERVICIOS Y DE
INFRAESTRUCTURA
C
Pasa a Tesorería
Se hace liquidación de la orden de pago
Se envía a Contabilidad
Se cancela la obligación que generó en causación
Fin
Se clasifica la orden de pago por vencimiento
Se programa el pago
Se archiva por
fecha y número
Se realiza el pago
Dependencia
Se diligencia la Solicitud del Certificado de Disponibilidad
Presupuestal-CDP indicando que se trata de servicios personales
Se envía a Presupuesto
Se hace un análisis de disponibilidad y apalancamiento
Se expide el CDP
Se envía a dependencia
¿Está bien realizado y hay disponibilidad?
Si
No
La dependencia elabora el contrato
Se envía la documentación al proceso de Gestión de Talento
Humano
Gestión de Talento Humano revisa
Se genera el Certificado de Registro Presupuestal-CRP
sistematizado.
La persona contratada inicia la prestación del servicio
Gestión de Talento Humano genera nómina
Interfaces con Presupuesto,
Contabilidad y Tesorería.
Fin
Elabora y envía solicitud de pago
Presupuesto revisa y corrige
Se hace un asiento presupuestal y se ordena el
pago
Se envía a contabilidad
Se relaciona
Pasa a Tesorería
Se hace liquidación de la orden de pago
Se envía a Contabilidad
Se cancela la obligación que generó en causación
Fin
Se clasifica la orden de pago por vencimiento
Se programa el pago
Se archiva por
fecha y número
¿Está bien elaborado y con documentación
completa?
SI
NO
Se realiza el pago
PRESTACIÓN DE SERVICIOS PERSONALES
2
A
Dependencia
Se diligencia la Solicitud del Certificado de Disponibilidad
Presupuestal-CDP indicando que se trata de servicios personales
Se envía a Presupuesto
Se hace un análisis de disponibilidad y apalancamiento
Se expide el CDP
Se envía a dependencia
¿Está bien realizado y hay disponibilidad?
Si
No
La dependencia elabora el contrato
A
B
2
Se envía la documentación al proceso de Gestión de Talento
Humano
Gestión de Talento Humano revisa
Se genera el Certificado de Registro Presupuestal-CRP
sistematizado.
La persona contratada inicia la prestación del servicio
Gestión de Talento Humano genera nómina
Se hace interfaces con Presupuesto,
Contabilidad y Tesorería.
Fin
Elabora y envía solicitud de pago
Presupuesto revisa y corrige
Se hace un asiento presupuestal y se ordena el
pago
¿Está bien elaborado y con documentación
completa?
SI
NO
PRESTACIÓN DE SERVICIOS PERSONALES
PRESTACIÓN DE SERVICIOS PERSONALES
B
Se envía a contabilidad
Se relaciona
Pasa a Tesorería
Se hace liquidación de la orden de pago
Se envía a Contabilidad
Se cancela la obligación que generó en causación
Fin
Se clasifica la orden de pago por vencimiento
Se programa el pago
Se archiva por
fecha y número
Se realiza el pago
Dependencia
Se envía a Vicerrectoría de Docencia
Se revisa lo académico
Se envía a Presupuesto
Presupuesto hace análisis histórico del
gasto en horas y de la disponibilidad presupuestal
Elabora el formato de Solicitud de hora
cátedra.
¿Hay inconsistencias?
Se tramitan las horas en el Sistema de
Información Personal-SIPE
NO
La dependencia elabora el contrato
SI
Se hace Interface con Gestión de Talento Humano
Gestión de Talento Humano revisa documentación
El sistema genera automáticamente el Certificado de Disponibilidad
Presupuestal-CDP y el Certificado de Registro Presupuestal-CRP
La dependencia genera El reporte de horas en el sistema
Se envía a Gestión de Talento Humano
Gestión de Talento Humano genera nómina Se hace interfaces
con Presupuesto, Contabilidad y
Tesorería.
Fin
Elabora y envía solicitud de pago
Presupuesto revisa y corrige
Se hace un asiento presupuestal y se ordena el pago
Se envía a contabilidad
Se relaciona
Pasa a Tesorería
Se hace liquidación de la orden de pago
Se envía a Contabilidad
Se cancela la obligación de la causación que
generó SIPE
Fin
Se clasifica la orden de pago por vencimiento
Se programa el pago
Se archiva por
fecha y número
¿Aprueba?
SI
NO
Se realiza el pago
CONTRATACIÓN HORAS CÁTEDRA
A
1Dependencia
Se envía a Vicerrectoría de Docencia
Se revisa lo académico
Se envía a Presupuesto
Presupuesto hace análisis histórico del gasto en horas y de la
disponibilidad presupuestal
Elabora el formato de Solicitud de hora cátedra.
¿Hay inconsistencias?
Se tramitan las horas en el Sistema de Información Personal-SIPE
NO
La dependencia elabora el contrato
SI
A
B
1
Se hace Interface con Gestión de Talento Humano
Gestión de Talento Humano revisa documentación
El sistema genera automáticamente el Certificado de Disponibilidad
Presupuestal-CDP y el Certificado de Registro Presupuestal-CRP
La dependencia genera El reporte de horas en el sistema
Se envía a Gestión de Talento Humano
Gestión de Talento Humano genera nómina
Se hace interfaces con Presupuesto, Contabilidad
y Tesorería.
Fin
Elabora y envía solicitud de pago
Presupuesto revisa y corrige
Se hace un asiento presupuestal y se ordena el pago
¿Aprueba?
SI
NO
CONTRATACIÓN HORAS CÁTEDRA
CONTRATACIÓN HORAS CÁTEDRA
B
Se envía a contabilidad
Se relaciona
Pasa a Tesorería
Se hace liquidación de la orden de pago
Se envía a Contabilidad
Se cancela la obligación de la causación que generó SIPE
Fin
Se clasifica la orden de pago por vencimiento
Se programa el pago
Se archiva por
fecha y número
Se realiza el pago
Dependencia
Analiza disponibilidad para
proyecto.
¿El contrato es central?
No
Se hace pedido
Si
Se remite a comercial
Se genera el pedido
Se envía a presupuesto y este
analiza Disponibilidad
presupuestal y de caja.
¿Aprueba?
Fin
No
Se genera la reserva presupuestal.
Si
El pedido se hace por sistema
El pedido se hace en vale
La Dependencia imprime el pedido
Se envía al proveedor.
El proveedor envía mercancía.
La dependencia recepciona la
mercancía
La factura se remite al Departamento Comercial y por
interface con SICOMER se registra causación en
Contabilidad
Se envía a tesorería
Recepciona y automaticamente se
hace asiento presupuestal
Se hace liquidación de la orden de pago
Se clasifica la orden de pago por vencimiento
Se programa el pago
Se envía a Contabilidad
Se cancela la obligación
causada por SICOMER
Se archivapor fecha y
número
Fin
¿La compra es por fondos generales?
NO La factura la recibe el
Departamento Comercial
SI
La dependencia recibe la factura
Se realiza el pago
Dependencia
Analiza disponibilidad para proyecto.
¿El contrato es central? No
Se hace pedido
Si
Se remite a comercial
Se genera el pedido
El pedido se hace por sistema
El pedido se hace en vale
A
A
COMPRA DE MATERIALES Y SUMINISTROS NACIONALES
A
Se envía a presupuesto y este analiza Disponibilidad
presupuestal y de caja.
¿Aprueba? Fin No
Se genera la reserva presupuestal.
Si
La Dependencia imprime el pedido
Se envía al proveedor.
El proveedor envía mercancía.
La dependencia recepciona la mercancía
B
COMPRA DE MATERIALES Y SUMINISTROS NACIONALES
COMPRA DE MATERIALES Y SUMINISTROS NACIONALES
B
La factura se remite al Departamento Comercial y por
interface con SICOMER se registra causación en
Contabilidad
Se envía a tesorería
Recepciona y automaticamente se hace asiento presupuestal
Se hace liquidación de la orden de pago
Se clasifica la orden de pago por vencimiento
Se programa el pago
¿La compra es por fondos generales?
NO
La dependencia recibe la factura
C
La factura la recibe el Departamento ComercialSI
COMPRA DE MATERIALES Y SUMINISTROS NACIONALES
C
Se envía a Contabilidad
Se cancela la obligación
causada por SICOMER
Se archivapor fecha y
número
Fin
Se realiza el pago
Dependencia
Analiza disponibilidad para proyecto.
Se hace una solicitud en el SICOMER
Se envía a Comercio Exterior el pedido, el giro ó giros pedidos con soportes físicos
Se envía solicitud de CRP a Presupuesto
Se genera el CRP y se envía al Departamento
Comercial.
¿Cómo es el pago?
Se envia a presupuesto
El departamento comercial recibe nota debito del
banco
Genera planilla
Se envía a:
Presupuesto
Contabilidad
Legaliza el pago
Fin
Se recibe documentación.
Envía planilla a tesoreria
Paga en el Sistema de Información
Financiera y Administrativa-
SIFA
Devuelve los egresos a
ContabilidadArchiva por
fecha y número
Fin
Se procede al pago
¿Hay mayores valores asociados al pedido(fletes, intermediación aduanera,
nacionalización IVA, seguros, etc?
El Dpto Comercial genera solicitud
de pago
SI
Se envía a Presupuesto
Se hace un asiento presupuestal y se
ordena el pago
Se envía a contabilidad
Revisa la factura, IVA, vigencia del
IVA, Redna y retención en la fuente y luego codifica y hace
causación
Pasa a Tesorería
Se hace liquidación de la orden de pago
Se envía a Contabilidad
Se cancela la obligación que
generó en causación
Fin
Se clasifica la orden de pago por
vencimiento
Se programa el pago
Se archiva por
fecha y número
NO
Genera solicitud de
pago
Tarjeta de crédito
Revisa, legaliza y ordena
Se envía a contabilidad
Registra
Fin
Se archiva por
fecha y número
Se envía al banco
Transferenciabancaria
Se envia a Tesorería la solicitud de
pago
Se paga en el sistema SIFA
Devuelve egresos a
Contabilidad
Se ingresa al sistema
Dependencia
Analiza disponibilidad para proyecto.
Se hace una solicitud en el SICOMER
Se envía a Comercio Exterior el pedido, el giro ó giros pedidos con
soportes físicos
Se envía solicitud de CRP a Presupuesto
Se genera el CRP y se envía al Departamento Comercial.
Se procede al pago
¿Hay mayores valores asociados al pedido(fletes, intermediación aduanera,
nacionalización IVA, seguros, etc?
NO
A B
SI
COMPRA DE MATERIALES Y SUMINISTROS INTERNACIONALES
COMPRA DE MATERIALES Y SUMINISTROS INTERNACIONALES
El Dpto Comercial genera solicitud de
pago
Se envía a Presupuesto
Se hace un asiento presupuestal y se ordena el
pago
Se envía a contabilidad
Revisa la factura, IVA, vigencia del IVA, Redna y retención en
la fuente y luego codifica y hace causación
Pasa a Tesorería
Se hace liquidación de la orden de pago
Se envía a Contabilidad
Se cancela la obligación que generó en causación
Fin
Se clasifica la orden de pago por vencimiento
Se programa el pago
Se archiva por
fecha y número
B
¿Cómo es el pago?Se envia a
presupuesto
El departamento comercial recibe nota debito del banco
Genera planilla
Se envía a:
PresupuestoContabilidad
Legaliza el pago
Fin
Se recibe documentación.
Envía planilla a tesoreria
Paga en el Sistema de Información Financiera y Administrativa-SIFA
Devuelve los egresos a
Contabilidad
Archiva por fecha y número
Fin
Genera solicitud de
pago
Tarjeta de crédito
Revisa, legaliza y ordena
Se envía a contabilidad
Registra
Fin
Se archiva por
fecha y número
Se envía al banco
Transferenciabancaria
Se envia a Tesorería la solicitud de
pago
Se paga en el sistema SIFA
Devuelve egresos a
Contabilidad
Se ingresa al sistema
A
COMPRA DE MATERIALES Y SUMINISTROS INTERNACIONALES
FORMATO NOMBRE PERIODICIDAD RESPONSABLES
Plan de acción Anual Oficina de Planeación
02
Relación contractual * Mensual Todas las Dependencias Académicas y Administrativas, y los Ordenadores de gasto, los Interventores y las personas designadas.
02 - U de A
Relación contractual pactada en moneda extranjera
Mensual Departamento Comercial y Encargada de Comercio Exterior.
03 Cierre presupuestal Anual Sección de Presupuesto
05Procesos judiciales Anual Oficina de Asesoría jurídica y
abogados, incluyendo el del Departamento de Seguridad Social.
06Proyectos financiados con la banca o donaciones
Anual Vicerrectoría Administrativa, Coordinador de proyectos especiales y Tesorería
*Los ordenadores del gasto, interventores de contrato y las personas designadas, tendrán la obligación de rendir la cuenta a la CGA durante los primeros 5 días hábiles del mes siguiente, sobre toda la contratación independiente de la cuantía, con todos los soportes
ENTE EXTERNO INFORME PERIODICIDAD FECHAS DE ENTREGA DEPENDENCIA
Contaduría General de la Nación
BDME - Boletín de Deudores Morosos del Estado Semestral
10 primeros días hábiles del mes de junio y diciembre
Cartera
Contaduría General de la Nación
* Formato CGN2005-001 Saldos y Movimientos
* Formato CGN2005-002 Operaciones Recíprocas
TrimestralFebrero 15, abril 30, julio 31 y octubre 31
Contabilidad
Contaduría General de la Nación
* CGN2005NE-003 Notas de Carácter Específico.
* CGN2005NG-003 Notas de Carácter General
Anual 15 de febrero Contabilidad
- Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales – DIAN
Declaración de Retención en la Fuente Mensual 10 de cada mes Contabilidad
- Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales – DIAN
Solicitud de Devolución de IVA Bimestral 30 del mes siguiente Contabilidad
Contraloría General de Antioquia
Rendición de la Cuenta Anual 15 de febrero Contabilidad
- Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales – DIAN
Declaración de Ingresos y Patrimonio por cada año gravable. Anual 11 de abril Contabilidad
- Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales – DIAN
Información en medios magnéticos, por cada año gravable. Anual Mayo Contabilidad
Estados Financieros Comparativos Anuales
*Entidades Financieras.
* Cámara de Comercio.Anual Marzo Contabilidad
ENTE EXTERNO INFORME PERIODICIDAD FECHAS DE ENTREGA DEPENDENCIA
Ministerio de Educación Nacional
Informe SNIES – Sistema Nacional de Información de la Educación Superior.
Anual 30 de abril Contabilidad
Ministerio de Educación Nacional
Información SUE – Sistema Universitario Estatal, Formatos Recursos Financieros.
Anual 30 de mayo Contabilidad
Departamento de Seguridad Social – Ministerio de Protección Social
Estados Financieros del Fondo de Seguridad Social – Programa de Salud
Trimestral Contabilidad
Contraloría General de Antioquia
Ejecución y modificaciones al presupuesto
Mensual Dentro de los 10 días hábiles siguientes al cierre
Presupuesto
Contraloría General de la Republica
Informe Programación y ejecución presupuestal y de tesorería metodología CHIP
Trimestral 15 del mes siguiente al cierre
Presupuesto y Tesorería
Contraloría General de la Republica
Cierre presupuestal y de tesorería metodología CHIP
Anual 22 de febrero Presupuesto y Tesorería
Contraloría General de Antioquia
Cierre presupuestal y tesorería metodología propia
Anual 28 de febrero Presupuesto y Tesorería
Ministerio de Hacienda Reporte Deuda Pública Mensual 10 primeros días TesoreríaContraloría General de Antioquia
Reporte Deuda Pública Mensual 5 primeros días hábiles
Tesorería
Contraloría General de Antioquia
Reporte Ingresos-Egresos Mensual 10 primeros días Tesorería
UNIVERSIDAD DE ANTIOQUIAVicerrectoría Administrativa
Departamento Financiero2010
Es un documento que
permite dar certeza
sobre la existencia de
una apropiación
disponible y libre de
afectación. Debe ser
previo al acto
administrativo que
compromete recursos,
la violación a esa
obligación, genera
responsabilidad,
disciplinaria, fiscal y
penal.
El Certificado de Registro Presupuestal -CRP-, a
diferencia del certificado de disponibilidad
presupuestal, que afecta provisionalmente la
apropiación existente, la afecta en forma definitiva.
Esto implica que los recursos financiados mediante
este registro no podrán ser destinados a ningún otro
fin.
Acta de seguimientoFactura
Trámite extemporáneo de Factura Autorización para consignación
REDNA
Entregar la documentación 3 días hábiles antes del inicio de actividadesCuando el contratista es nuevoLey 190 de 1995 – Declaración de bienes y rentasHoja de vidaFotocopia de la cédula de ciudadaníaCertificados de estudioCertificado de afiliación y autoliquidación a seg. socialCertificado judicial vigente – DASCertificado de antecedentes disciplinarios vigente – ProcuraduríaTarjeta profesionalCertificado de disponibilidad presupuestal – CDPBoletín de responsables fiscales – ContraloríaLibreta militarContrato
Cuando el contratista ha sido contratado anteriormente
Ley 190 de 1995 – Declaración de bienes y rentasCertificado judicial vigente – DASCertificado de antecedentes disciplinarios vigente – ProcuraduríaBoletín de responsables fiscales – ContraloríaCertificado de autoliquidación a seguridad social vigenteCertificado de disponibilidad presupuestal – CDPContrato
Boleta trámite del contrato Boletín de responsables fiscales – Contraloría Certificado de afiliación a seguridad social Resolución excepciones de Rectoría o Decanatura Autorización del jefe inmediato para actividades
especiales, si se trata de un empleado administrativo o
docente por fuera de su plan de trabajo Fotocopia de la cédula de ciudadanía Tarjeta profesional Pasaporte, Visa y cédula de extranjería, si es extranjero Autorización consignación, si es primer contrato
Giro:Giro: adquisición de servicios intangibles como
suscripciones, afiliaciones, membrecías.
Giro pedido:Giro pedido: adquisición de bienes tangibles que no
superan los 2.000 dólares.
Pedidos: Pedidos: adquisiciones de bienes tangibles que superan los
2.000 dólares.
