universidad central del ecuador facultad de ciencias ... · inventarios, según la sección 13 niif...

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UNIVERSIDAD CENTRAL DEL ECUADOR

FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS

CARRERA DE CONTABILIDAD Y AUDITORÍA

MODELO DE CONTROL DE INVENTARIOS, SEGÚN LA SECCIÓN 13 NIIF PYMES EN

LA EDITORIAL REPRESENTACIONES EDUCATIVAS SALAZAR CÍA. LTDA.,

UBICADA EN LA CIUDAD DE QUITO.

AUTORA:

ELENA ISABEL FLORES GUEVARA

[email protected]

INGENIERA EN CONTABILIDAD Y AUDITORÍA

CONTADORA PÚBLICA AUTORIZADA

DIRECTOR:

Mgt. MARCO VINICIO CEVALLOS BRAVO

[email protected]

QUITO DM, SEPTIEMBRE 2015

ii

Flores Guevara, Elena Isabel (2015). Modelo de Control de

Inventarios, según la Sección 13 NIIF PYMES en la Editorial

Representaciones Educativas Salazar Cía. Ltda., ubicada en la

Ciudad de Quito. Trabajo de Investigación para optar por el

grado de Ingeniera en Contabilidad y Auditoría, Contadora

Pública Autorizada. Facultad de Ciencias Administrativas.

Carrera de Contabilidad y Auditoría. Quito: UCE. 253p.

iii

DEDICATORIA

El esfuerzo y la constancia con la que he realizado este trabajo de investigación los dedico

principalmente a Dios, porque me ha dado fuerzas para no decaer en los tiempos difíciles y saber

estar agradecida en todo momento. A mis padres, principalmente a mi madre muy amada, quien

con sus sabias palabras, ejemplo y cariño ha sabido inculcar en mí los valores más sublimes del

ser humano.

Dedico este trabajo también, a mis abuelos quienes siempre me cuidaron, apoyaron y aconsejaron

para lograr la culminación de mis estudios, a quienes conforman mi hogar porque han confiado en

mí y los mejores momentos de mi vida los he disfrutado con ellos. A mis buenos amigos, con

quienes he compartido muchas alegrías y tristezas y se han hecho presentes con su sincera

amistad.

iv

AGRADECIMIENTO

Agradezco principalmente a Dios por darme la vida, la salud y la motivación para estudiar, por

permanecer en mi mente y mi corazón para saber decidir con tranquilidad y amor.

Gracias a mi familia por ser el pilar fundamental de todos mis anhelos, porque nunca me negaron

su ayuda y velaron constantemente por hacer de mí una persona de bien y una profesional con

valores éticos y morales.

Agradezco a la Prestigiosa Universidad Central del Ecuador, noble Institución donde aprendí

valiosos conocimientos de mi Carrera, a mis maestros quienes a lo largo de los semestres

impartieron no sólo la materia, sino, también experiencias y consejos para ser excelentes

profesionales. Agradezco también a mi Director de Tesis Marco Cevallos Mgt., quien me ha

guiado en la elaboración y culminación de mi tesis con mucha paciencia.

No podría haber realizado este trabajo, sin la ayuda de quienes conforman la Editorial

Representaciones Educativas Salazar Cía. Ltda., por la confianza que tuvieron en mí para poder

colaborar en su noble Empresa.

A todos ellos muchas gracias.

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AUTORIZACIÓN DE LA AUTORÍA INTELECTUAL

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APROBACIÓN DEL DIRECTOR

vii

AUTORIZACIÓN

viii

CONTENIDO

DEDICATORIA ............................................................................................................................... iii

AGRADECIMIENTO ....................................................................................................................... iv

AUTORIZACIÓN DE LA AUTORÍA INTELECTUAL .................................................................. v

APROBACIÓN DEL DIRECTOR ................................................................................................... vi

AUTORIZACIÓN ............................................................................................................................ vii

CONTENIDO ................................................................................................................................. viii

LISTA DE TABLAS .......................................................................................................................... x

LISTA DE FIGURAS ...................................................................................................................... xii

ANEXOS......................................................................................................................................... xvii

RESUMEN EJECUTIVO .............................................................................................................. xviii

ABSTRACT ..................................................................................................................................... xix

INTRODUCCIÓN ............................................................................................................................. 1

CAPÍTULO I ...................................................................................................................................... 2

1.- GENERALIDADES ..................................................................................................................... 2

1.1. ANTECEDENTES ................................................................................................................. 2

1.3.- BASE LEGAL ....................................................................................................................... 5

1.4.- DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO ........................................................................... 9

1.5.- ORGANIGRAMAS ............................................................................................................. 10

CAPÍTULO II .................................................................................................................................. 11

2.- DIAGNÓSTICO SITUACIONAL ............................................................................................. 11

2.1.- ANÁLISIS EXTERNO ........................................................................................................ 11

2.2.- ANÁLISIS INTERNO ......................................................................................................... 51

2.3.- FODA ................................................................................................................................... 59

2.4.- HOJA MATRIZ FODA ....................................................................................................... 62

CAPÍTULO III ................................................................................................................................. 65

3.- MARCO TEÓRICO ................................................................................................................... 65

3.1.- NORMATIVA CONTABLE ............................................................................................... 65

3.2.- EL CONTROL INTERNO ................................................................................................... 78

3.3.- MÉTODOS DE CONTROL INTERNO .............................................................................. 82

3.4.- MÉTODOS DE EVALUACIÓN DE CONTROL INTERNO ............................................ 85

3.5.- INFORME COSO II ERM ................................................................................................... 90

3.6.- INDICADORES DE GESTIÓN .......................................................................................... 95

3.7.- MATRICES DE INDICADORES DE GESTIÓN ............................................................... 98

3.8.- MÉTODOS DE VALORACIÓN DE INVENTARIOS SEGÚN NIIF PARA PYMES .... 103

3.9.- RANGOS DE EXISTENCIAS .......................................................................................... 103

ix

CAPÍTULO IV ............................................................................................................................... 104

4.- PROPUESTA ............................................................................................................................ 104

4.1.- DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO ....................................................................... 104

4.2.- TOMA FÍSICA DE INVENTARIO................................................................................... 113

4.4.- DISEÑO DE FORMULARIOS DE CONTROL DEL INVENTARIO ............................. 123

4.5.- ANÁLISIS DE INDICADORES DE GESTIÓN DE INVENTARIOS ............................. 141

4.6.- EVALUACIÓN DE RIESGOS EN LOS INVENTARIOS DE LA EMPRESA ............... 145

4.7.- ASIENTOS TIPO DE REGISTRO CONTABLE .............................................................. 155

4.8.- ANÁLISIS DE CANTIDADES MÁXIMAS Y MÍNIMAS EN LOS INVENTARIOS ... 158

4.9.- EXPLICACIÓN DE LA TRANSICIÓN A NIIF PYMES EN LOS INVENTARIOS ...... 163

4.10.- DESARROLLO SECCIÓN 13 NIIF PYMES EN LA EDITORIAL ................................ 170

CAPÍTULO V ................................................................................................................................ 180

5.- CASO PRÁCTICO ................................................................................................................... 180

5.1.- RESULTADOS DE LA TOMA FÍSICA DE INVENTARIOS ........................................ 180

5.2.- PROCESOS RELACIONADOS A INVENTARIOS Y REGISTRO CONTABLE ........ 187

5.3.- ANÁLISIS DE ESTADOS FINANCIEROS ..................................................................... 227

CAPÍTULO VI ............................................................................................................................... 231

6.- CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES........................................................................ 231

6.1.- CONCLUSIONES ............................................................................................................. 231

6.2.- RECOMENDACIONES .................................................................................................... 232

BIBLIOGRAFÍA ............................................................................................................................ 233

ANEXOS........................................................................................................................................ 237

x

LISTA DE TABLAS

Tabla 2.1.- Evolución del PIB Ecuador (en millones de dólares) 2006 – 2014…………………… 11

Tabla 2.2.- Tasa de Interés Activa Ecuador de septiembre 2014 a agosto 2015…………………. 12

Tabla 2.3.- Tasa de Interés Pasiva Ecuador de septiembre 2014 a agosto 2015…………………… 14

Tabla 2.4.- Inflación mensual Ecuador (marzo 2014-julio 2015) …………………………………… 15

Tabla 2.5.- Evolución deuda externa como porcentaje del PIB en Ecuador……………………….. 16

Tabla 2.6.- Evolución del Riesgo País en Ecuador (julio 30 a agosto 26, del año 2015)………… 17

Tabla 2.7.- Proyección de niños y niñas entre 0 y 9 años, en la Región Costa para el año 2015 20

Tabla 2.8.- Proyección de niños y niñas entre 0 y 9 años, en la Región Sierra para el año 2015…20

Tabla 2.9.- Proyección de niños y niñas entre 0 y 9 años, en la Región Oriente para el año……...21

2015

Tabla 2.10.- Proyección de niños y niñas entre 0 y 9 años, en las Regiones Costa, Sierra y………21

Oriente para el año 2015

Tabla 2.11.- Apreciación de la calidad de los libros…………………………………………………… 25

Tabla 2.12.- Apreciación de la variedad de los textos…………………………………………………. 27

Tabla 2.13.- Apreciación de la eficiencia en la entrega de pedidos…………………………………. 28

Tabla 2.14.- Accesibilidad a los precios fijados en los textos ………………………………………… 29

Tabla 2.15.- Principales razones de compra de los clientes………………………………………… 30

Tabla 2.16.- Conveniencia de pago de los clientes……………………………………………………. 31

Tabla 2.17.- Entrega de comprobantes de venta……………………………………………………… 33

Tabla 2.18.- Devoluciones de pedidos…………………………………………………………………… 34

Tabla 2.19.- Cuentas pendientes de pago a Representaciones Salazar…………………………… 35

Tabla 2.20.- Entrega de documentos auxiliares en ventas …………………………………………. 36

Tabla 2.21.- Frecuencia de pago a proveedores ……………………………………………………… 38

Tabla 2.22.- Apreciación de la logística en Representaciones Salazar…………………………….. 39

Tabla 2.23.- Forma de pago a proveedores……………………………………………………………… 40

Tabla 2.24.- Solicitud a proveedores de pedidos con anticipación…………………………………… 41

Tabla 2.25.- Emisión de Orden de compra ……………………………………………………………… 42

Tabla 2.26.- Frecuencia de devoluciones de mercaderías ……………………………………………. 44

Tabla 2.27.- Proveedores con sistemas de mejoramiento de calidad………………………………… 45

Tabla 2.28.- Volumen de pedidos devueltos …………………………………………………………….. 46

Tabla 2.29.- Solicitud de cotizaciones a proveedores …………………………………………………. 47

Tabla 2.30.- Alianzas estratégicas con proveedores ………………………………………………….. 48

Tabla 2.31.- Proveedores que adjuntan documentos en la entrega de pedidos …………………… 49

Tabla 2.32.- Hoja Matriz FODA………………………………………………………………………… 63

Tabla 3.1. Cronograma de Implementación de NIIFs en Ecuador………………………………… 67

Tabla 3.2.- Ejemplo de Narrativa de Control Interno………………………………………………… 88

xi

Tabla 3.3.- Figuras utilizadas en los Flujogramas…………………………………………………… 89

Tabla 3.4.- Matriz de indicadores de gestión ……………………………………………………….. 101

Tabla 4.1.- Registro de resultados de Toma Física de Inventarios……………………………….. 121

Tabla 4.2.- Presupuesto para el conteo físico de los inventarios………………………………… 125

Tabla 4.3.- Indicadores de Gestión Cuantitativos……………………………………………………. 143

Tabla 4.4.- Indicadores de Gestión de Inventarios Cualitativos……………………………………. 145

Tabla 4.5.- Niveles de venta de ediciones durante el año (en unidades)………………………….. 159

Tabla 4.6.- Propuesta de inversión en libro Mágicas Travesuras A………………………………. 161

Tabla 4.7.- Propuesta de inversión en libro Mágicas Travesuras B………………………………. 161

Tabla 4.8.- Propuesta de inversión en libro Mágicas Travesuras C………………………………. 161

Tabla 4.9.- Propuesta de inversión en libro Mágico Inglés B……………………………………… 162

Tabla 4.10.- Propuesta de inversión en libro Mágico Inglés C……………………………………. 162

Tabla 4.11.- Propuesta de inversión en libro Crecer Pensando…………………………………… 162

Tabla 4.12.- Propuesta de inversión en libro Maternal……………………………………….. 162

Tabla 4.13.- Información General para la Implementación a NIIFs……………………………… 164

Tabla 4.14.- Plan de capacitación para la Implementación a NIIFs…………………………. 165

Tabla 4.15.- Fase 1: Diagnóstico Situacional para la implementación de NIIFs………………… 166

Tabla 4.16.- Fase 2: Conceptualización para la Implementación a NIIFs………………………… 167

Tabla 4.17.- Fase 3:Planificación y Diseño para la implementación a NIIFs……………………. 168

Tabla 4.18.- Fase 4: Implementación de NIIF PYMES………………………………………………. 169

Tabla 5.1.- Resultados de la Toma Física de Inventarios en la Editorial…………………………. 180

Representaciones Educativas Salazar Cía. Ltda.

Tabla 5.2.- Cuantificación de pérdida de valor por deterioro en Existencias y por……………… 183

faltantes de existencias

Tabla 5.3.- Textos escolares que han sufrido deterioro por pérdida de su valor…………………. 213

xii

LISTA DE FIGURAS

1 Figura 1.1.- Editorial Representaciones Salazar ......................................................................... 3

2 Figura 1.2.- Libro Mágicas Travesuras Inicial 1 ...................................................................... 4

3 Figura 1.3.- Organigrama Estructural Representaciones Educativas Salazar ........................... 10

4 Figura 2.1.- PIB Ecuador (en millones de dólares) 2006 – 2014.............................................. 11

5 Figura 2.2.- Tasas de interés activa Septiembre 2014 - Agosto 2015 ...................................... 12

6 Figura 2.3.- Tasas Referenciales Banco Central del Ecuador ................................................... 13

7 Figura 2.4.- Tasa de interés pasiva Septiembre 2014 - Agosto 2015 ....................................... 14

8 Figura 2.5.- Inflación mensual en Ecuador de Julio 2014 - Julio 2015 .................................... 15

9 Figura 2.6.- Riesgo País Ecuador Julio 2015 a Agosto 2015 .................................................. 17

10 Figura 2.7.- Pobreza y pobreza extrema en Ecuador ................................................................. 21

11 Figura 2.8.- Composición de la población en el empleo a junio 2015 ...................................... 22

12 Figura 2.9.- Calidad de los textos .............................................................................................. 25

13 Figura 2.10.- Variedad en textos escolares ................................................................................ 26

14 Figura 2.11.- Apreciación en la eficiencia de Entrega de pedidos ............................................ 27

15 Figura 2.12.- Accesibilidad a los precios de los textos escolares .............................................. 28

16 Figura 2.13.- Preferencia de compra.......................................................................................... 29

17 Figura 2.14.- Conveniencia de pagos a Representaciones Salazar ............................................ 31

18 Figura 2.15.- Falta de textos escolares en stock para cubrir pedidos ......................................... 32

19 Figura 2.16.- Devoluciones de clientes en pedidos ................................................................... 33

20 Figura 2.17.- Cuentas pendientes de pago vencidas a Representaciones Salazar ...................... 34

21 Figura 2.18.- Entrega de documentos auxiliares en proceso de ventas ..................................... 35

22 Figura 2.19.- Cuentas pendientes de pago vencidas a proveedores ........................................... 37

23 Figura 2.20.- Apreciación de logística de Editorial por los proveedores .................................. 38

24 Figura 2.21.- Formas de pago a proveedores ............................................................................. 39

25 Figura 2.22.- Solicitud de pedidos con debido tiempo de anticipación ..................................... 40

26 Figura 2.23.- Emisión de Órdenes de compra a proveedores .................................................... 41

27 Figura 2.24.- Entrega de documentos de respaldo de proveedores ........................................... 42

28 Figura 2.25.- Frecuencia de devoluciones de mercaderías ........................................................ 44

29 Figura 2.26.- Volumen de devoluciones de mercadería ............................................................ 45

30 Figura 2.27.- Solicitud de cotizaciones a proveedores .............................................................. 46

31 Figura 2.28.- Alianzas estratégicas con proveedores ................................................................. 47

32 Figura 2.29.- Proveedores que adjuntan documentos de soporte en la entrega de pedidos ....... 48

33 Figura 2.30.- Fortalezas y Debilidades de la Editorial .............................................................. 60

34 Figura 2.31.- Oportunidades y Amenazas de la Editorial .......................................................... 61

35 Figura 3.1.- Normas Internacionales de Información Financiera .............................................. 65

36 Figura 3.2.- Alcance Sección 13 NIIFs PYMES ....................................................................... 68

37 Figura 3.3.- Inventarios en los que no se aplica la Sección 13 NIIF PYMES ........................... 69

38 Figura 3.4.- Inventarios que no se aplican en la sección 13 NIIF PYMES .............................. 69

39 Figura 3.5.- Medición de inventarios ......................................................................................... 70

40 Figura 3.6.- Costo de los Inventarios ......................................................................................... 70

41 Figura 3.7.- Distribución de los costos indirectos de producción .............................................. 71

42 Figura 3.8.- Producción conjunta y subproductos ..................................................................... 71

43 Figura 3.9.- Otros costos incluidos y excluidos de los inventarios ............................................ 72

44 Figura 3.10.- Costos de los inventarios para prestadores de servicios ...................................... 73

xiii

45 Figura 3.11.- Costo de los productos agrícolas recolectados de activos biológicos .................. 73

46 Figura 3.12.- Técnicas de medición del costo ........................................................................... 74

47 Figura 3.13.- Métodos de cálculo del costo ............................................................................... 74

48 Figura 3.14.- Deterioro del valor de los inventarios .................................................................. 75

49 Figura 3.15.- Reconocimiento como un gasto ........................................................................... 75

50 Figura 3.16.- Información a revelar ........................................................................................... 76

51 Figura 3.17.- Deterioro del valor de los Inventarios .................................................................. 76

52 Figura 3.18.- Impracticabilidad de determinar el valor de deterioro inventarios. ..................... 77

53 Figura 3.19.-Reversión del deterioro de valor ........................................................................... 77

54 Figura 3.20.- Objetivos del Control Interno .............................................................................. 80

55 Figura 3.21.- Elementos de Control Interno .............................................................................. 81

56 Figura 3.22.- Principios de COSO ERM ................................................................................... 82

57 Figura 3.23.- Diferencias COSO I, II y III ................................................................................ 84

58 Figura 3.24.- Cuestionario de Control Interno Inventarios ........................................................ 86

59 Figura 3.25.- Ejemplo Flujograma de Recepción de mercadería .............................................. 89

60 Figura 3.26.- Componentes del COSO ERM ............................................................................ 90

61 Figura 3.27.- Factores del Ambiente Interno ............................................................................. 91

62 Figura 3.28.- Establecimiento de Objetivos .............................................................................. 92

63 Figura 3.29.- Respuesta al Riesgo ............................................................................................. 94

64 Figura 3.30.- Relación de los Indicadores de Gestión ............................................................... 95

65 Figura 3.31.- Clasificación de Indicadores de Gestión .............................................................. 96

66 Figura 3.32.- Formulario de indicadores de gestión .................................................................. 96

67 Figura 3.33.- Ficha técnica de un indicador .............................................................................. 97

68 Figura 3.34.- Rango de existencias .......................................................................................... 103

69 Figura 4.1.- Estructura Orgánica Propuesta ............................................................................. 108

70 Figura 4.2.- Organigrama Funcional Propuesto ...................................................................... 109

71 Figura 4.3.- Formato de Toma Física de Inventarios ............................................................... 119

72 Figura 4.4.- Cronograma de Toma Física de Inventarios ........................................................ 121

73 Figura 4.4.- Cronograma de Toma Física (continuación) ........................................................ 122

74 Figura 4.5.- Formato Orden de Compra .................................................................................. 125

75 Figura 4.6.- Formato de recepción de bodega ......................................................................... 127

76 Figura 4.7.- Formato Kardex de Contabilidad ......................................................................... 130

77 Figura 4.8.- Formato de Despacho de inventarios ................................................................... 132

78 Figura 4.9.- Formato Guía de Remisión .................................................................................. 134

79 Figura 4.10.- Formato Proforma .............................................................................................. 136

80 Figura 4.11.- Formato Factura ................................................................................................. 138

81 Figura 4.12.- Formato Nota de Crédito ................................................................................... 140

82 Figura 4.13.- Indicadores de gestión de inventarios cuantitativos ........................................... 143

83 Figura 4.14.- Cuestionario de Control Interno Inventarios-Ambiente Interno ........................ 146

84 Figura 4.15.- Cuestionario de Control Interno Inventarios - Establecimiento de objetivos .... 147

85 Figura 4.16.- Cuestionario de Control Inventarios - Identificación de Riesgos ...................... 148

86 Figura 4.17.- Cuestionario de Control Inventarios-Evaluación de Riesgos ............................ 149

87 Figura 4.18.- Cuestionario de Control Inventarios - Respuesta al Riesgo ............................... 150

88 Figura 4.19.- Cuestionario de Control Inventarios - Actividades de Control .......................... 151

89 Figura 4.20.- Cuestionario de Control Inventarios - Información y Comunicación ................ 152

xiv

90 Figura 4.21.- Cuestionario de Control Inventarios - Monitoreo .............................................. 153

91 Figura 4.22.- Matriz de Evaluación de Riesgos de los Inventarios ......................................... 154

92 Figura 4.23.- Asiento tipo de ingreso de mercadería ............................................................... 155

93 Figura 4.24.- Asiento tipo de venta de mercadería .................................................................. 155

94 Figura 4.25.- Asiento tipo de registro de costo de venta ......................................................... 156

95 Figura 4.26.- Asiento tipo de registra de pérdida por deterioro de valor ................................. 157

96 Figura 4.27.- Asiento tipo de pérdida por faltantes de inventarios .......................................... 157

97 Figura4.28.- Fases de la transición a NIIF PYMES en los Inventarios de la Empresa ........... 163

98 Figura4.29.- Alcance de la Sección 13 NIIF PYMES en la Editorial ..................................... 170

99 Figura4.30.- Inventarios con los que la Editorial no cuenta .................................................... 170

100Figura4.31.- Medición que no aplica la Editorial Salazar ....................................................... 171

101Figura4.32.- Medición de los Inventarios en la Editorial ........................................................ 171

102Figura4.33.- Costo de los Inventarios en la Editorial .............................................................. 172

103Figura4.34.- Costos incurridos en el proceso de edición ......................................................... 173

104Figura4.34.- Costos incurridos en el proceso de edición (continuación) ................................. 174

105Figura 4.35.- Otros costos incluidos en los Inventarios de la Editorial Salazar ...................... 175

106Figura4.36.- Otros costos excluidos de los inventarios en la Editorial Salazar ....................... 176

107Figura4.37.- Técnica de medición del costo de inventarios en la Editorial Salazar ................ 177

108Figura4.38.- Fórmula de cálculo del costo en los inventarios de la Editorial Salazar ............. 177

109Figura4.39.- Deterioro por pérdida del valor de los inventarios en la Editorial Salazar ......... 178

110Figura4.40.- Reconocimiento como un gasto en la Editorial Salazar ...................................... 179

111Figura4.41.- Información a revelar de inventarios en la Cía. Representaciones Salazar ......... 179

112Figura5.1.- Orden de compra con datos................................................................................... 188

113Figura5.2.- Flujograma de Pedido de mercadería .................................................................... 189

114Figura5.3.- Flujograma de recepción de mercadería ............................................................... 191

115Figura5.4.- Recepción de bodega con datos ............................................................................ 192

116Figura5.5.- Kardex de bodega de Libro Mágicas Travesuras B .............................................. 192

117Figura5.6.- Kardex de bodega de Libro Mágicas Travesuras C .............................................. 193

118Figura5.7.- Kardex de bodega de Libro Mágico Inglés B ....................................................... 193

119Figura5.8.- Kardex de bodega Libro Mágico Inglés C ............................................................ 194

120Figura5.9.- Kardex de contabilidad Libro Mágicas Travesuras B ........................................... 194

121Figura5.10.- Kardex de contabilidad Libro Mágicas Travesuras C ......................................... 195

122Figura5.11.- Kardex de contabilidad Libro Mágico Inglés B .................................................. 195

123Figura5.12.- Kardex de contabilidad Libro Mágico Inglés C .................................................. 196

124Figura5.13.- Asiento de registro contable de compra de mercadería ...................................... 196

125Figura5.14.- Asiento de contabilización de intereses por compra a crédito ............................ 197

126Figura5.15.- Flujodiagrama venta de mercadería .................................................................... 198

127Figura5.16.- Factura con datos ................................................................................................ 199

128Figura5.17.- Guía de Remisión con datos ............................................................................... 199

129Figura5.18.- Asiento de registro de venta de mercadería ........................................................ 200

130Figura5.19.- Flujograma de Despacho de Inventarios ............................................................. 201

131Figura5.20.- Despacho de inventarios con datos ..................................................................... 202

132Figura5.21.- Kardex de Bodega Libro Mágicas Travesuras B ................................................ 202

133Figura5.22.- Kardex de bodega Libro Mágicas Travesuras C ................................................. 203

134FIgura5.23.- Kardex de bodega Libro Mágico Inglés B .......................................................... 203

xv

135Figura5.24.- Kardex de bodega Libro Mágico Inglés C .......................................................... 204

136Figura5.25.- Kardex de contabilidad Libro Mágicas Travesuras B ......................................... 204

137Figura5.26.- Kardex de contabilidad Libro Mágicas Travesuras C ......................................... 205

138Figura5.27.- Kardex de contabilidad Libro Mágico Inglés B .................................................. 205

139Figura5.28.- Kardex de contabilidad Libro Mágico Inglés C .................................................. 206

140Figura5.29.- Registro de transferencia de inventarios de bodega a almacén ........................... 206

141Figura5.30.- Flujodiagrama de devolución en venta de mercadería ........................................ 208

142Figura5.31.- Nota de Crédito con datos ................................................................................... 209

143Figura5.32.- Kardex de bodega por devolución en venta de mercadería................................. 210

144Figura5.33.- Kardex de contabilidad por devolución en venta de mercadería ........................ 210

145FIgura5.34.- Registro contable por devolución en venta de mercadería ................................. 211

146Figura5.35.- Flujodiagrama para dar deterioro por pérdida de valor en inventarios ............... 212

147Figura5.36.- Registro contable deterioro de valor Libro Siglo XXI Computación ................. 215

148Figura5.37.- Registro contable deterioro de valor Libro Genios de la Computación N1 ........ 215

149Figura5.38.- Registro contable deterioro de valor Libro Genios de la Computación N2 ........ 215

150Figura5.39.- Registro deterioro de valor Libro Computación Aplicada .................................. 216

151Figura5.40.- Registro deterioro de valor Libro Computación Básica ...................................... 216

152Figura5.41.- Registro deterioro de valor Libro Genios de la Computación N5 ...................... 216




156Figura5.45.- Registro deterioro de valor Libro Ciencias Sociales 3ro. Bachillerato S.E ........ 218

157Figura5.46.- Registro deterioro de valor Libro Dibujo Técnico 1ro Bachillerato ................... 218

158Figura5.47.- Registro deterioro de valor Libro New Friends+ Cd2 ........................................ 218

159Figura5.48.- Registro deterioro de valor Libro New Friends + Cd3 ....................................... 219



162Figura5.51.- Registro deterioro de valor Libro Jon In Split Edittion + Cd1 ............................ 220


164Figura 5.53.- Registro deterioro de valor Libro Jon In Split Edittion + Cd3 ........................... 220




168Figura5.57.- Registro deterioro de valor Libro Jon In Split Edittion +CD7 ............................ 222

169Figura 5.58.- Registro deterioro de valor Libro Mágicas Travesuras Maternal ...................... 222

170Figura5.59.- Registro deterioro de valor Libro English Clear 3 .............................................. 222





175Figura5.64.- Registro deterioro de valor Libro Canto y Arte .................................................. 224

176Figura5.65.- Registro pérdida por faltante de Libro Genios de la Computación N7 ............... 224

177Figura5.66.- Registro pérdida por faltante de Libro New Friends + Cd5 ................................ 225

178Figura5.67.- Registro pérdida por faltante de Libro English Clear 6 ...................................... 225

179Figura5.68.- Registro pérdida por faltante de Libro Informática Básica Ubuntu .................... 225

xvi

180Figura5.69.- Registro pérdida por faltante de Libro Ciencias Naturales Nivel Avanzado ...... 226

181Figura5.70.- Estado de Situación Financiera ........................................................................... 227

182Figura5.71 Estado de Resultados ............................................................................................. 228

xvii

ANEXOS

xviii

RESUMEN EJECUTIVO

“MODELO DE CONTROL DE INVENTARIOS, SEGÚN LA SECCIÓN 13 NIIF PYMES,

EN LA EDITORIAL REPRESENTACIONES EDUCATIVAS SALAZAR CÍA. LTDA.,

UBICADA EN LA CIUDAD DE QUITO”

El IASB (Consejo de Normas Internacionales de Contabilidad) emitió en el año 2009 las NIIF para

PYMES (Pequeñas y Medianas Empresas), con el objetivo de difundir los requerimientos de

información financiera.

Quienes conforman la Editorial Representaciones Salazar Cía. Ltda., habían presenciado una serie

de problemas relacionados al manejo de inventarios, por tal motivo se decidió aplicar los párrafos

de la Sección 13 NIIF PYMES – Inventarios, en las existencias de la Editorial.

Con ello se desea aplicar las resoluciones que emitió la Superintendencia de Compañías, hacia la

transición de la contabilidad de las NEC (Normas Ecuatoriana de Contabilidad) y PCGA

(Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados) a Normas Internacionales de Información

Financiera y presentar información financiera razonable, que mejore la toma de decisiones en la

Compañía Salazar.

PALABRAS CLAVES:

CONTROL INTERNO

CONTROL DE INVENTARIOS

SECCIÓN NIIF PYMES

SECCIÓN 13 NIIF PYMES

xix

ABSTRACT

1

INTRODUCCIÓN

La información de las empresas se presenta como uno de los recursos más importantes, porque

permite tomar decisiones adecuadas y emitir a los grupos de interés de las organizaciones

información confiable, por tal motivo, se deben adoptar directrices que mejoren la preparación de

información financiera para que ésta sea relativamente razonable; la emisión de las NIIF PYMES,

tiene el propósito de que se puedan efectuar comparaciones de manera uniforme entre entidades a

nivel nacional e internacional, ya que la información se prepara semejantemente.

La Editorial Representaciones Salazar maneja Inventarios, relacionados con su actividad comercial

que es la de Editar y comercializar textos escolares para niños y niñas de 0 a 9 años, especialmente,

para los grados Inicial I y II; por ello se presentó la necesidad de aplicar en la Empresa la Sección

13 NIIF PYMES-Inventarios para mejorar la razonabilidad de sus Estados Financieros en cuanto a

este rubro.

Se presenta a continuación brevemente el contenido de los Capítulos de este trabajo de

investigación:

Capítulo 1 Generalidades de la Empresa se incluyen los antecedentes y la historia de la Empresa,

las obligaciones que tiene la Editorial con los entes de control de la República del Ecuador y el

Direccionamiento Estratégico actual de la Cía. Salazar.

Capítulo 2 Diagnóstico Situacional en este capítulo se analizan los factores externos e internos,

para determinar cuáles de ellos se presentan como Oportunidades, Amenazas, Fortalezas y

Debilidades para conocer el F.O.D.A de la Cía. Salazar.

Capítulo 3 Marco Teórico se presentan conceptos sobre la Normativa Contable, Control Interno,

Indicadores de Gestión y Métodos de Valoración de Inventarios.

Capítulo 4 Propuesta en este capítulo se presenta el Direccionamiento Estratégico propuesto, la

Toma Física de Inventarios y su desarrollo, Formularios de Control de Inventarios, Análisis de

Indicadores de Gestión de control de Inventarios, Evaluación de Riesgos en los Inventarios,

Asientos tipo de contabilización, Explicación de la Transición a NIIF PYMES y el Desarrollo de la

Sección 13 NIIF PYMES en la Editorial.

Capítulo 5 Caso práctico se presentan los resultados de la Toma Física de Inventarios, se

desarrollan los procesos que tienen relación con los inventarios, los flujogramas y contabilización

de transacciones.

Capítulo 6 Conclusiones y Recomendaciones se desarrollan conclusiones del trabajo realizado y se

efectúan recomendaciones para los miembros de la Editorial Salazar.

2

CAPÍTULO I

1.- GENERALIDADES

1.1. ANTECEDENTES

El Sr. Ángel Salazar, actual gerente de la Editorial Representaciones Educativas Salazar Cía. Ltda.,

trabajó desde los diecisiete años en varias empresas que se dedicaban a la edición de libros,

algunas de ellas muy reconocidas en el ámbito educativo como Editorial LIBRESA, EDINUM y

PAPELESA.

El Sr. Salazar laboró en la Empresa LIBRESA S.A., durante catorce años como distribuidor, en

este tiempo se originó la idea de crear una empresa con sus textos propios, más tarde colaboró en la

Empresa PAPELESA, en el cargo de gerente de ventas, donde conoció a la Sra. Ivonne, su esposa,

quien actualmente también contribuye en la elaboración del contenido de los libros; luego, acude a

otras empresas pequeñas dedicadas a esta actividad, donde aplica también sus conocimientos y

obtiene buenos resultados, la experiencia que obtuvo en ese tiempo le permitió comenzar a

desarrollarse en el ámbito de la autoría de libros.

El Sr. Ángel Salazar decide comentarles a sus hermanos sobre la idea de crear una empresa

dedicada a la elaboración de textos escolares, a ellos les parece muy atractiva la idea y le brindan el

apoyo necesario.

RESEÑA HISTÓRICA

Según la Escritura de Constitución de la Compañía Salazar, (Notaría Décimo Sexta del Cantón

Quito, 2004), del 4 de febrero del año en mención, se constituye formalmente la Empresa bajo la

Razón Social de Editorial Representaciones Educativas Salazar Cía. Ltda., estipulándose en su

Escritura de Constitución que el objeto social de la compañía es:

dedicarse a la importación, representación, distribución, comercialización al por mayor y menor de

libros, obras técnicas, diccionarios, libros de literatura infantil, de cultura general, textos

estudiantiles, enciclopedias pedagógicas, estudiantiles, técnicas, de medicina, veterinaria, revistas

nacionales y extranjeras de todo tema, libros en inglés, francés, alemán, y todo idioma, equipos

audiovisuales educativos, sistemas de contabilidad, auditoría, de computación, proyectores, datos,

slides, multimedia, video; además podrá vincularse con Compañías como socia o accionista y que

tengan el mismo objeto social.

Cabe señalar que actualmente Representaciones Educativas Salazar, sólo se dedica a la elaboración

de textos escolares para niños de 0 a seis años, que corresponden a los libros Maternal, Inicial 1,

Inicial 2, Primero y Segundo de básica.

Según el Artículo Cuarto de la Escritura de Constitución, la compañía tendrá una duración de:

treinta años, contados a partir de la fecha de inscripción en el Registro Mercantil correspondiente,

pero podrá disolverse anticipadamente en cualquier tiempo, por acuerdo o resolución de la Junta

3

General de Socios de conformidad con lo que establece la Ley de Compañías. (Notaría Décimo

Sexta del Cantón Quito, 2004)

Según el Artículo Sexto de la Escritura de Constitución (Notaría Décimo Sexta del Cantón Quito,

2004): “el Capital Social de la Compañía es de CINCO MIL DÓLARES de los Estados Unidos de

Norte América $5.000,00, divididos en cinco mil participaciones de un dólar cada una”, los socios

de la compañía son Ángel Salazar, con 4900 participaciones, Galo Salazar, con 50 participaciones

y Eva Salazar con 50 participaciones, también.

Al principio sus libros se ofrecían sólo para la Región Sierra y poco a poco comenzaron a ofrecer

sus productos en todas las regiones, actualmente tienen dos principales temporadas de venta;

cuando inician las actividades escolares en las Regiones Sierra-Oriente y en la Región Costa, la

Compañía Salazar no ha tenido vínculos comerciales con la Región Insular.

Desde sus inicios la empresa se ponía en contacto con profesores que tengan el conocimiento y la

experticia para ser parte de la autoría de los libros, lamentablemente, no se había formalizado

adecuadamente esta gestión, por tal motivo los pagos que se efectuaban a los maestros

colaboradores, no tenían sustento tributario, existiendo así resultados financieros no razonables.

También contrajeron una demanda en el IEPI (Instituto Ecuatoriano de Propiedad Intelectual), por

parte de una de las profesoras autoras, quien exigía la autoría total de una de las ediciones de textos

escolares, lo que les contrajo varias pérdidas.

Años atrás, tenían varios empleados en relación de dependencia pero no obtuvieron buenos

resultados, por lo que decidieron contratar un grupo de vendedores, quiénes recibirían comisiones

por su gestión, pero tampoco fue acertada esta pronunciación, ya que algunos de ellos no

efectuaron la devolución de los libros sobrantes o del dinero cobrado.

1 Figura 1.1.- Editorial Representaciones Salazar

4

La adquisición de los productos de la papelería no tenía el sustento tributario correspondiente, lo

que causaba inconvenientes a la hora de presentar Balances; Representaciones Educativas Salazar,

figuraba como editorial y papelería hasta el año 2014, pero se estableció una acertada separación

de estas dos actividades, debido a que de las bodegas se efectuaba la salida de libros sin el

respectivo proceso, para vender en la papelería, no existía control alguno sobre los inventarios, por

esta razón actualmente la empresa requiere aplicar un modelo de inventarios apropiado para su

actividad.

La bodega de la empresa se encontraba en el Norte de la Ciudad de Quito y la papelería en el Sur,

esto debilitó aún más el control de estos activos, puesto que muchos libros fueron sustraídos,

generando pérdidas cuantiosas; actualmente la bodega de libros se encuentra en el Sur, pero

solamente se vende en la papelería como mercadería comprada a proveedores.

Tenían alrededor de 62 diferentes ediciones, entre ellas Siglo XXI Computación, Genios de la

Computación N1 y N2, Libro Ciencias Sociales, Dibujo Técnico 1ro. Bachillerato, New

Friends+CD2, 3, 4, 5,6, 7, Mágicas travesuras Maternal, Ecos de Sonido Música 8vo, 9no y 10mo,

Canto y Arte, entre otros. Durante estos años la empresa ha ido obteniendo reconocimiento a nivel

nacional, pero después de efectuar un análisis de los resultados que arrojaban cada una de las

ediciones, prefirieron especializarse más en los siguientes textos: Mágicas Travesuras A, Mágicas

Travesuras B, Mágicas Travesuras C, Mágico Inglés B y Mágico Inglés C, Crecer Pensando y

Maternal, actualmente estas son las únicas ediciones de libros que mantiene la Empresa.

2 Figura 1.2.- Libro Mágicas Travesuras Inicial 1

5

1.3.- BASE LEGAL

Superintendencia de Compañías

Representaciones Educativas Salazar Cía. Ltda., se encuentra bajo el control de este ente regulador,

debido a su esencia misma como compañía, a la que anualmente presenta la información

financiera y documentos adicionales requeridos como:

Nómina de socios/accionistas,

Informe de Gerente,

Informe de Comisario,

Nómina de Administradores,

Estado de Cambios en el Patrimonio,

Estado de Flujos de Efectivo,

Notas a los Estados Financieros y

Acta de la Junta General;

También deberá efectuar el pago de las respectivas contribuciones que según el Art. 449, (H.

Congreso Nacional del Ecuador, 1999), faculta al Superintendente a fijar anualmente la carga en

función de los activos reales, lo cual no excederá del uno por mil.

Servicio de Rentas Internas (SRI)

Representaciones Salazar está considerado como un agente de percepción y retención, por su

naturaleza como persona jurídica, por ello deberá cumplir con las siguientes obligaciones

tributarias, que se especifican en el respectivo Registro Único de Contribuyentes (R.U.C) de la

Compañía Salazar:

Emisión oportuna y correspondiente de los documentos de venta autorizados.

Declaración mensual del Impuesto al Valor Agregado.

Declaración mensual de Retenciones en la Fuente que han sido efectuadas.

Declaración anual de Impuesto a la Renta.

Envío de los anexos: Transaccional Simplificado (ATS), Relación de Dependencia

(RDEP), Anexo de Dividendos, Utilidades o Beneficios (ADI) y el Anexo de Accionistas,

Partícipes, Socios, Miembros del Directorio y Administradores.

Pago de impuestos, anticipos y retenciones que se generen durante el ejercicio fiscal.

6

Ministerio del Trabajo

La Editorial Salazar, efectúa las obligaciones concernientes de acuerdo a los requerimientos de este

Órgano de Control, como la legalización de contratos por los servicios que prestan a la Empresa

sus colaboradores, la emisión de los formularios de décimo tercero, décimo cuarto y utilidades, así

como el proceso de finiquitos en el sistema que se encuentra disponible en la página web, del

respectivo Órgano.

Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social (IESS)

Según la Ley de Seguridad Social los empleadores deberán dar cumplimiento a las siguientes

obligaciones:

Inscripción del trabajador en relación de dependencia.

Reportar las novedades que suscitaren como: aviso de nuevo sueldo, variación por

extras, separación del trabajador, registro de días laborados, cambio de actividad,

contingencias de enfermedad, esto se lo deberá realizar dentro de los tres días de

suscitado el hecho.

Pago del aporte patronal, que se calcula en base a todos los ingresos gravados; el

aporte personal deberá ser retenido al trabajador. Estos aportes deberán ser cancelados

hasta los quince días del mes siguiente.

Los empleadores también intervendrán en la retención y pago de las cuotas de

préstamos que realicen sus empleados, en los roles de pagos, correspondientemente.

Ilustre Municipio de Quito (IMQ)

La Alcaldía tiene la facultad de efectuar el cobro de la patente municipal y la Licencia

Metropolitana Única para el Ejercicio de Actividades Económicas (L.U.A.E).

El pago de la patente es uno de los requisitos para la inscripción en el Servicio de Rentas Internas.

Representaciones Salazar tiene actualmente tres locales, la Matriz ubicada en el Norte de la

Ciudad, aquí se efectúan las reuniones con los autores y diseñadores, el segundo local se encuentra

al Sur, en este se comercializan los textos y en el tercero, también en el Sur, se almacena la

mercadería; por este motivo se efectúa el pago de patente por tres jurisdicciones en la Ciudad.

Instituto Ecuatoriano de Propiedad Intelectual (IEPI)

El Instituto Ecuatoriano de la Propiedad Intelectual (IEPI), según el Art. 3, (Congreso Nacional del

Ecuador, 1998): “es el Organismo Administrativo Competente para propiciar, promover, fomentar,

prevenir, proteger y defender a nombre del Estado Ecuatoriano, los derechos de propiedad

intelectual reconocidos en Ley y en los tratados y convenios internacionales.”

7

El IEPI se encarga de brindar seguridad a las creaciones intelectuales en Ecuador, que comprende

tres áreas principales:

Los derechos de autor y derechos conexos

La propiedad industrial

Las obtenciones vegetales

Las obras de Representaciones Educativas Salazar Cía. Ltda., pertenecen al primer enunciado,

sobre Derechos de Autor y derechos conexos, para legalizar cada libro debe tener el ISBN, esto es

el Registro del International Standard Book Number, esto lo efectúa con el ánimo de proteger todas

las obras que desarrolla la Empresa, cada vez que el Ministerio de Educación emite una nueva

reforma, la Editorial debe desarrollar los contenidos de acuerdo a ésta y registrar estos cambios en

el IEPI. Todos los libros que elabora la Empresa tienen la Marca registrada como “Mágicas

Travesuras”, es decir, todos los libros tienen esta Marca, pero las diferentes ediciones, tienen un

número diferente ISBN.

Representaciones Salazar debe cumplir las estipulaciones del Art. 58 de la Ley de Propiedad

Intelectual que son: “Toda persona que publique una obra está obligada a consignar en lugar

visible, en todos los ejemplares, al menos las siguientes indicaciones, según (Congreso Nacional

del Ecuador, 1998):

a) Título de la obra y nombre del autor o su seudónimo, o la expresión de que la obra es anónima,

compilador, adaptador o autor de la versión, cuando lo hubiere; b) La mención de reserva, con

indicación del nombre del titular de los derechos del autor, y siempre que éste lo requiera, de las

siglas de la sociedad de gestión que lo represente y del año y lugar de la primera publicación; c)

Nombre y dirección del editor y del impresor; y, d) El número de registro del International Standard

Book Number (ISBN), de conformidad con el artículo 7 de la Ley de Fomento del Libro.

Ministerio de Educación

El Ministerio se apega al Código LOEI (Ley Orgánica de Educación Intercultural). Esta entidad

emite los Documentos Pedagógicos, en los cuales se deben basar los conocimientos que se

imparten en las escuelas y colegios, estos son:

Malla Curricular Nacional

Reforma Curricular

Guías para docentes EGB

Currículo

La Editorial elabora los textos educativos de acuerdo a las reformas que emite esta Entidad, esto le

faculta comercializar los libros para todas las escuelas, tanto públicas como privadas, porque todas

las Instituciones Educativas deben apegarse a la Reforma Curricular Nacional; una vez que se

culmina con la edición del contenido de los textos, los funcionarios del Ministerio de Educación,

8

deben revisar si las unidades se acogen a las reformas, de ser así, tendrá el aval de esta Institución,

luego se obtiene el ISBN en la Cámara Ecuatoriana del Libro y finalmente se pondrán imprimir los

ejemplares.

Servicio Ecuatoriano de Normalización (INEN)

Se creó esta Entidad con el ánimo de proteger al consumidor, de manera que las empresas

nacionales y extranjeras fabriquen productos de calidad, mediante las normas que emite este

Órgano de Control, se busca brindar seguridad a los compradores.

Representaciones Educativas Salazar Cía. Ltda., debe elaborar los textos educativos de acuerdo a

las normas que establece para el efecto el INEN; dentro de ellas podemos citar a las siguientes:

Norma Técnica Ecuatoriana NTE INEN 1 593:1988 que se refiere al SISTEMA

INTERNACIONAL PARA LA NUMERACIÓN DE LIBROS: ISBN.

TERMINOLOGÍA.

Norma Técnica Ecuatoriana NTE INEN-ISO 6357:2007, que se refiere a

DOCUMENTACIÓN - TÍTULOS SOBRE LOMOS DE LIBROS Y OTRAS

PUBLICACIONES

Norma Técnica Ecuatoriana INEN 1 594 1987-10, NÚMERO INTERNACIONAL

NORMALIZADO PARA LIBROS: ISBN. REQUISITOS

Norma Técnica Ecuatoriana NTE INEN 2 396:2006, DOCUMENTACIÓN.

REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS PARA LIBROS, FOLLETOS E INFORMES.

Cámara Ecuatoriana del Libro

Es una organización que reúne a los autores, productores y distribuidores de libros, este ente

entrega el ISBN (Número Internacional Normalizado para Libros) y el respectivo código de

barras; además la Cámara Ecuatoriana del Libro emite estadísticas sobre las ediciones realizadas en

el Ecuador.

Previa la impresión de los libros, deben tener asignado el respectivo ISBN, para que este código

conste en los ejemplares.

Para solicitar el ISBN, se lo puede realizar en línea, en la página web de la Cámara Ecuatoriana del

Libro, esto se lo hace con el objetivo de que los libros tengan un identificador internacional y evitar

gastos en el registro de la descripción bibliográfica de los mismos.

9

1.4.- DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO

Misión

La misión es la expresión de la naturaleza, el carácter y razón de ser de una empresa, mediante la

cual se busca alcanzar un futuro deseado, a través de la coordinación de funciones y tareas básicas.

“La Editorial Representaciones Educativas Salazar Cía. Ltda., diseña y comercializa textos

escolares, de la mejor calidad a precios accesibles, impulsando el desarrollo en nuestro País”.

Visión

La visión es la situación futura que la empresa desea alcanzar, a través de la coordinación de

esfuerzos y recursos.

“Nuestra visión es ser una de las editoras líderes en nuestro País, brindando productos de calidad a

precios accesibles y, expandirnos hacia nuevos mercados del exterior”.

Objetivos

Son los resultados que se desean obtener a lo largo de un período determinado, a través de la

aplicación de estrategias desarrolladas entorno a la situación de la entidad.

Lograr mayor reconocimiento de la marca, a través de una mayor cobertura de nuestros

productos en el País.

Aumentar la cantidad de ediciones que se elaboran en un año, a través de la destinación de

mayores recursos hacia la investigación de los contenidos.

Establecer mayor fidelidad de nuestros clientes, siendo considerados como la mejor opción

para consultar y obtener conocimiento.

Contar con personal capacitado y motivado, efectuando los debidos procesos de selección

y reconocimiento para propiciar un ambiente de trabajo agradable.

10

1.5.- ORGANIGRAMAS

Gráfico del Organigrama actual de la Empresa Representaciones Educativas Salazar Cía. Ltda.

3 Figura 1.3.- Organigrama Estructural Representaciones Educativas Salazar

Junta General de Socios

Presidencia

Gerencia General

Departamento Administrativo

Contabilidad

Departamento Edición

Redacción

Diseño

Departamento Ventas

Ventas

11

AÑO 2006 2007 2008 2009 2010 2011 2012 2013 2014

CIFRA 49,915 51,008 54,250 54,558 56,481 60,883 64,009 67,081 69,632

CAPÍTULO II

2.- DIAGNÓSTICO SITUACIONAL

2.1.- ANÁLISIS EXTERNO

Macroambiente

- Factor Económico

PIB (Producto Interno Bruto)

El PIB es “la medida más clara de la producción total de una economía. El PIB es la medida del

valor de mercado de todos los bienes y servicios finales producidos en un país durante un año”.

(Samuelson & Nordhaus, 2010)

Tabla 2.1

Evolución del PIB Ecuador (en millones de dólares) 2006 – 2014

Adaptado de.- (Banco Central del Ecuador, 2014)

Mediante la Figura 2.1, se puede apreciar el incremento que ha tenido este indicador durante estos

años; hasta el 2014 el panorama económico del Ecuador se mostraba optimista, pero debido a la

caída de los precios del petróleo, en lo que va del año 2015, se presenta un escenario altamente

preocupante, principalmente por la dependencia a la producción petrolera, que si bien, en los

últimos años se ha tratado de orientar la educación a nuevas áreas de inmersión, como el

4 Figura 2.1.- PIB Ecuador (en millones de dólares) 2006 – 2014

Adaptado de (Banco Central del Ecuador, 2014)

0

10,000

20,000

30,000

40,000

50,000

60,000

70,000

80,000

Año

2006

Año

2007

Año

2008

Año

2009

Año

2010

Año

2011

Año

2012

Año

2013

Año

2014MIL

LO

NE

S D

E D

ÓL

AR

ES

AÑOS

PIB ECUADOR (EN MILLONES DE DÓLARES) 2006 - 2014

Series1

12

conocimiento e innovación, se necesitará de un tiempo prudencial para que estos esfuerzos se

reflejen en la estabilidad económica; para Representaciones Salazar es una Amenaza la

incertidumbre que existe en la economía del país, puesto que esto repercute directamente en los

ingresos que pueda generar.

Tasas de Interés

La tasa de interés es un porcentaje que se paga por conseguir dinero prestado, según (Samuelson &

Nordhaus, 2010) “hay múltiples tasas de interés que dependen del vencimiento, del riesgo, del

tratamiento fiscal y de otros atributos del préstamo”.

Tasa de Interés Activa

La tasa de interés activa es la que se genera de los préstamos que las instituciones financieras

realizan a quienes soliciten créditos.

Tabla 2.2

Tasa de Interés Activa Ecuador de septiembre 2014 a agosto 2015


Año

Fecha sep-14 oct-14 nov-14 dic-14 ene-15 feb-15 mar-15 abr-15 mayo-15 jun-15 jul-15 ago-15

Tasa Interés Activa7.86% 8.34% 8.13% 8.19% 7.84% 7.41% 7.31% 8.09% 8.45% 8.70% 8.54% 8.06%

2014 2015

5 Figura 2.2.- Tasas de interés activa Septiembre 2014 - Agosto 2015


0

7.86%

8.34%

8.13%

8.19%

7.84%

7.41%

7.31%

8.09%

8.45%

8.70%

8.54%

8.06%

0 0.02 0.04 0.06 0.08 0.1

Fecha

sep-14

oct-14

nov-14

dic-14

ene-15

feb-15

mar-15

abr-15

mayo-15

jun-15

jul-15

ago-15

Tasa de interés activa

Tasa de interés activa Septiembre 2014 - Agosto 2015

Series1

13

La fijación de la Tasa de Interés Referencial Activa ha permitido que no se presenten

irregularidades por parte de las Entidades financieras del País ni competencia desleal entre ellas; en

la Figura 2.2, se puede observar que la tasa de interés activa no ha tenido variaciones muy

significativas y que mantiene un perfil conservador desde el año 2013.

Resumen de Tasas del Banco Central del Ecuador

En la Figura 2.4, se pueden encontrar las Tasas activas efectivas, en el caso de Representaciones

Educativas Salazar al ser una PYME (Pequeña y Mediana Empresa), la tasa máxima para el

segmento productivo es de 11.83%, actualmente la Empresa se encuentra con falta de

financiamiento para producir más libros, no han podido cubrir más pedidos por este motivo; antes

de solicitar un crédito la Editorial Salazar debería realizar un análisis financiero, para saber si el

dinero que generan los ingresos es mayor al 11.83% fijado para las Pymes.

Tasa de Interés Pasiva

La tasa de interés pasiva es el porcentaje que una institución financiera paga a quienes depositan

sus recursos en cuentas a la vista o a plazo fijo.

6 Figura 2.3.- Tasas Referenciales Banco Central del Ecuador

En (Banco Central del Ecuador, 2015)

14

Tabla 2.3

Tasa de Interés Pasiva Ecuador de septiembre 2014 a agosto 2015


Mediante la Figura 2.3 se puede observar como se ha incrementado la tasa referencial pasiva, de

septiembre del 2014 a agosto 2015, para los cuenta ahorristas esto es ventajoso debido a que sus

depósitos generan mayores intereses. Para Representaciones Educativas Salazar es una

Oportunidad, porque las tasas de interés pasivas se encuentren fijadas y que en los últimos meses

han aumentado un punto porcentual (1%), con el motivo de que sus recursos monetarios generen

ingresos no operacionales, también.

Inflación

“La inflación es el aumento continuo del nivel general de precios”. (Blanchard & Amighini, 2012).

Cuando se presenta la inflación en la economía de un país, los ciudadanos se ven obligados a

adquirir menos productos y servicios, de los que compraban en períodos anteriores. “En la

actualidad se calcula mediante índices de precios promedios ponderados de los precios de miles de

productos individuales”. (Samuelson & Nordhaus, 2010)

Año

Fecha sep-14 oct-14 nov-14 dic-14 ene-15 feb-15 mar-15 abr-15 mayo-15 jun-15 jul-15 ago-15

Tasa Interés Activa7.86% 8.34% 8.13% 8.19% 7.84% 7.41% 7.31% 8.09% 8.45% 8.70% 8.54% 8.06%

20152014

7 Figura 2.4.- Tasa de interés pasiva Septiembre 2014 - Agosto 2015


4.98%

5.07%

5.18%

5.22%

5.32%

5.31%

5.39%

5.51%

5.48%

5.54%

5.55%

4.60% 4.80% 5.00% 5.20% 5.40% 5.60%

sep-14

nov-14

ene-15

mar-15

mayo-15

jul-15

Tasa de interés pasiva

Tie

mp

o

Tasa de interés pasiva Septiembre 2014 - Agosto 2015

Series1

15

Tabla 2.4

Inflación mensual Ecuador (marzo 2014-julio 2015)


La Figura 2.5 permite visualizar que durante los meses de septiembre, enero, febrero y abril es

cuando la inflación aumenta. En el mes de julio 2015 se registró una inflación de 0,08%, según el

INEC, la variación negativa se debe a la reducción de gastos relacionados con la alimentación y

bebidas no alcohólicas, transporte y recreación. La inflación se presenta como una Amenaza

porque en los meses concernientes al inicio de clases, tanto en la Región Costa-Insular (abril) y

Región Sierra-Oriente (Septiembre), existe aumento de la inflación, y para los clientes es más

difícil acceder a comprar los textos escolares.

jul-31 ago-31 sep-30 oct-31 nov-30 dic-31 ene-31 feb-28 mar-31 abr-30 mayo-31 jun-30 jul-31

Inflación

mensual0.40% 0.21% 0.61% 0.20% 0.18% 0.11% 0.59% 0.61% 0.41% 0.84% 0.18% 0.41% -0.08%

FECHA2014 2015

8 Figura 2.5.- Inflación mensual en Ecuador de Julio 2014 - Julio 2015


-0.20%

0.00%

0.20%

0.40%

0.60%

0.80%

1.00%

Inflación mensual en Ecuador de Julio 2014 - Julio 2015

16

Deuda externa como porcentaje del PIB

Tabla 2.5

Evolución deuda externa como porcentaje del PIB


En la Tabla 2.5 se puede observar cómo ha ido incrementado la deuda externa, en relación al

Producto Interno Bruto, de enero a diciembre varió en 4.6 puntos porcentuales adicionales;

lamentablemente, el Precio del Barril de Crudo cayó a inicios del año 2015, por lo que se generó

mucha incertidumbre por varios sectores debido al endeudamiento actual del país.

Por otro lado, es necesario el endeudamiento, sólo si éste va destinado exclusivamente a financiar

Gastos de Inversión o Gastos de Capital, que si se toman decisiones acertadas, estas inversiones

traerían consigo mayores beneficios a largo plazo; además los Ingresos No Permanentes deben

cubrir Gastos No Permanentes, a excepción de salud, educación y justicia, en casos especiales.

Para Representaciones Educativas Salazar, el incremento de deuda con relación al PIB (Producto

Interno Bruto), podría presentarse como una Amenaza, si el Estado se encuentra sobreendeudado o

llegara al límite máximo que es del 40% con relación al PIB, se presentaría en el ámbito económico

especulaciones que influirían negativamente en todas las Empresas a nivel nacional.

Riesgo País

Es un índice económico que cuantifica el riesgo que tiene un país para cubrir los pagos

provenientes de financiación externa y también el grado de riesgo que tendrían los inversionistas

extranjeros para recuperar y maximizar sus capitales.

MES/ AÑO ene-14 feb-14 mar-14 abr-14 mayo-14 jun-14 jul-14 ago-14 sep-14 oct-14 nov-14 dic-14

% 12.80% 12.90% 12.80% 12.80% 13.20% 15.00% 15.10% 15.20% 16.50% 16.60% 16.70% 17.40%

17

Tabla 2.6

Evolución del Riesgo País en Ecuador (julio 30 a agosto 26, del año 2015)


El Riesgo País de la República del Ecuador ha variado significativamente en un mes, debido a

varias situaciones negativas que se han presentado, entre ellas, la inesperada activación del Volcán

Fecha Puntos Fecha Puntos Fecha Puntos

Julio-30-2015 965 Agosto-08-2015 1043 Agosto-18-2015 1157



Julio-31-2015980

Agosto-11-2015 1073 Agosto-21-2015 1270

Agosto-02-2015 980 Agosto-12-2015 1105 Agosto-22-2015 1270

Agosto-03-2015980

Agosto-13-2015 1107 Agosto-23-2015 1270




Agosto-07-2015 1043 Agosto-17-2015 1150

9 Figura 2.6.- Riesgo País Ecuador Julio 2015 a Agosto 2015


0200400600800

1000120014001600

Riesgo País Ecuador de Julio 2015-Agosto 2015

Riesgo País

18

Cotopaxi, que afecta directamente a los sectores ganaderos y agrícolas en las Provincias cercanas y

también indirectamente al resto del país. A Representaciones Educativas Salazar, esto se presenta

como una Amenaza, tiene inconvenientes por la actividad del Volcán porque se le dificulta el

envío de los libros a la Región Sierra Central.

Otra causa por la que el Riesgo País se ha incrementado es por la situación política que actualmente

atraviesa el País, por las manifestaciones que se han presentado, actualmente existe incertidumbre,

lo cual repercute negativamente en la economía nacional.

- Factor Político

Garantía de derechos de propiedad intelectual

El IEPI (Instituto Ecuatoriano de Propiedad Intelectual) es el ente encargado de garantizar el

cumplimiento de la Ley de Propiedad Intelectual, a través del reconocimiento y regulación de los

derechos de los autores intelectuales por sus obras.

El fomento que ha impulsado este Instituto hacia la formalización y registro de las obras, le ha

permitido a Representaciones Educativas Salazar, mantener su marca registrada “Mágicas

travesuras” y legalizar apropiadamente la autoría de los libros; anteriormente, la Empresa tuvo

inconvenientes por falta de legalización de acuerdos entre los profesores que colaboran en la

elaboración de contenidos y la Compañía Salazar.

La garantía de derechos de propiedad intelectual se presenta como una Oportunidad para

Representaciones Salazar, debido a que también esta Institución fomenta la creación y brinda la

correspondiente gestión para el registro de los libros.

Gratuidad de la educación

De acuerdo con la Constitución de la República del Ecuador, la educación es un derecho de todos

los ecuatorianos, en los últimos años se ha entregado uniformes y textos escolares gratuitamente, en

algunas escuelas fiscales.

Si bien esto es beneficioso para aquellas familias de escasos recursos, se presenta como una

Amenaza para Representaciones Salazar, debido a que sus libros podrán ser vendidos únicamente

en escuelas particulares, reduciéndose así drásticamente el volumen de ventas esperado.

Representaciones Salazar por esta razón se dedica a la elaboración de textos escolares,

principalmente, para Inicial, debido a que los libros que se entregan gratuitamente, son a partir de

segundo año de básica.

19

Rango de

edadEsmeraldas Manabí Guayas El Oro Los Ríos Santa Elena

Santo

Domingo

Tsáchilas

TOTAL

5 a 9 años 75.633 157.711 404.322 66.454 96.267 40.928 45.385 886.700

0 a 4 años 75.353 152.926 401.627 64.952 96.213 42.671 45.675 879.417

TOTAL 150.986 310.637 805.949 131.406 192.48 83.599 91.060 1´766.117

- Factor Social

Demografía

Las ediciones que Representaciones Educativas Salazar ofrece al mercado ecuatoriano, están

orientadas a la enseñanza, principalmente para niños y niñas de edades comprendidas entre 0 a 9

años, por ejemplo para los niños de 0 años la Editorial Salazar tiene entre sus ediciones el Libro

Mágico Maternal, que incluye técnicas para el desarrollo de los niños y niñas de temprana edad. La

Compañía Salazar tiene el mayor volumen de ventas en la Provincia de Pichincha, pero a nivel

Regional, sus ventas se incrementan en la Región Costa o Litoral.

El (Instituto Ecuatoriano de Estadística y Censos, 2012) informa que según datos del Censo 2010,

del total de niños y niñas en edad de estudiar el 95,9% sí asiste a clases, mientras que el 4.1% no lo

hace, estos datos se perfilan para la Editorial Salazar como una Oportunidad porque la gran

mayoría de niños y niñas sí estudian.

Los textos escolares que edita la Compañía Salazar tienen un precio de venta promedio de $12,

para las familias de los estratos socioeconómicos más bajos este precio puede resultar inaccesible y

según la política de educación actual los niños pueden recibir los textos escolares de forma gratuita

por parte del Estado, de acuerdo con la pirámide socioeconómica del Ecuador, “se establecieron

rangos de puntuación para cinco grupos, como resultado el 1,9% de los hogares pertenecen al

estrato A, el 11,2% en el estrato B, el 22,8% en el C +, el 49,3% en el C – y el 14,9% en el D,

entendiéndose que el estrato A es el grupo de hogares de un mayor nivel socioeconómico y el D el

de menor” (Instituto Ecuatoriano de Estadística y Censo, 2012). El 14.9% de la población no podría

acceder a comprar los textos escolares, lo cual es una Amenaza para la Editorial Salazar.

Población comprendida entre los 0 a 9 años de edad, por provincia, en las que Representaciones

Educativas Salazar distribuye sus libros. (Instituto Nacional de Estadística y Censos, 2015)

Tabla 2.7

Proyección de niños y niñas entre 0 y 9 años, en la Región Costa para el año 2015

En (Instituto Ecuatoriano de Estadística y Censos, 2015)

20

Tabla 2.8

Proyección de niños y niñas entre 0 y 9 años, en la Región Sierra para el año 2015


Tabla 2.8

Proyección de niños y niñas entre 0 y 9 años, en la Región Sierra para el año

2015(continuación)


Tabla 2.9

Proyección de niños y niñas entre 0 y 9 años, en la Región Oriente para el año 2015


Tabla 2.10

Proyección de niños y niñas entre 0 y 9 años, en las Regiones Costa, Sierra y Oriente para el año 2015


Se ha proyectado para el año 2015, en las Regiones Costa, Sierra y Oriente, un total de

3´352.181 de niños y niñas entre 0 y 9 años. En la Región Costa se presenta la mayor cantidad

de niños y niñas, que pertenecen al rango de edad al que son dirigidos los textos de

Representaciones Educativas Salazar. Para la Editorial Salazar es una Oportunidad que exista

Rango de edad Azuay Bolívar Cañar Carchi Chimborazo Cotopaxi

De 5 a 9 años 78.951 24.507 28.768 17.751 53.539 52.316

De 0 a 4 años 80.295 24.142 28.601 17.030 52.209 52.866

TOTAL 159.246 48.649 57.369 34.781 105.748 105.182

Rango de edad Imbabura Loja Pichincha Tungurahua Total

De 5 a 9 años 45.762 51.059 275.582 52.175 680.410

De 0 a 4 años 45.356 50.756 277.552 51.928 680.735

TOTAL 91.118 101.815 553.134 104.103 1´361.145

Rango de edadMorona

SantiagoNapo Orellana Pastaza Sucumbíos

Zamora

ChinchipTOTAL

De 5 a 9 años 24.538 15.316 21.267 12.112 24.270 13.870 111.373

De 0 a 4 años 24.802 15.851 21.534 12.558 24.405 14.396 113.546

TOTAL 49.340 31.167 42.801 24.670 48.675 28.266 224.919

Rango de edad Costa Sierra Oriente TOTAL

De 5 a 9 años 886.700 680.410 111.373 167.8483

De 0 a 4 años 879.417 680.735 113.546 1673.698

TOTAL 1.766.117 1.361.145 224.919 3.352.181

21

una gran cantidad de niños y niñas de esta edad y, también que en la Región Costa se presente

mayor población de esta edad debido a que es en esta Región en la que ha venido teniendo

mayores volúmenes de venta.

Pobreza

La pobreza es la privación de necesidades que sufre una persona a causa de los bajos niveles de

ingresos, es por ello que se reduce su calidad de vida. La pobreza extrema se presenta cuando,

aún destinando todos los ingresos hacia la alimentación, estos no cubren ni la canasta básica

alimentaria.

A continuación se presenta el cuadro evolutivo de la Pobreza y Pobreza extrema a nivel

Nacional, desde diciembre del 2007 a marzo del 2015.

Se puede apreciar que el porcentaje de pobreza y pobreza extrema nacional se ha ido reduciendo

paulatinamente, a través de los años; si bien estas reducciones no son muy significativas de

marzo del 2014 a marzo del 2015, sí muestran un panorama beneficioso para quienes desean

invertir en el Ecuador o para quienes ya mantienen actividades económicas, puesto que las

tendencias que muestra tanto la pobreza y pobreza extrema es una reducción continua; entre

menos porcentaje de pobreza exista, mayor poder adquisitivo tendrá la población, lo que

permite que las empresas puedan comercializar sus productos (bienes y/o servicios) con un

menor grado de riesgo económico. Para Representaciones Salazar esta variación se perfila como

una Oportunidad.

10Figura 2.7.- Pobreza y pobreza extrema en Ecuador

En (Instituto Nacional de Estadística y Censos, 2015)

22

Empleo

“De todos los indicadores macroeconómicos, el empleo y el desempleo son los que afectan de

manera directa a los individuos”. (Samuelson & Nordhaus, 2010)

Tasa de desempleo

“La tasa de desempleo está dada por el cociente entre el número de desempleados y la población

activa”. (Blanchard & Amighini, 2012). El desempleo se convierte en un problema tanto

económico como social; económico debido a que las personas desempleadas son un recurso

valioso que se desperdicia e influye en la disminución de la producción de bienes y servicios,

también tiene convergencia en lo social debido a que quien se encuentre desempleado no podrá

satisfacer todas o la mayoría de necesidades, lo cual causará sufrimiento en los individuos que

se encuentren en esta situación.

La Figura 2.12 muestra tres gráficos, el primero presente a la población total y la clasifica entre

PET (Personas en Edad de Trabajar) y los menores de 15 años, este último grupo es mucho más

reducido, lo que se presenta positivamente en el panorama laboral, porque el trabajo que

realicen las personas que conforman el PET, equilibra y sostiene la economía nacional; no así,

en un escenario inverso, si existieran más personas menores a quince años, se presentaría un

desequilibrio demográfico ocasionando malestar económico.

En el segundo gráfico, se presenta la PEI (Población Económicamente Inactiva), este grupo

representa el 34,14% de la PET (Población en Edad de Trabajar), a este grupo pertenecen los

jubilados, los estudiantes, las amas de casa, entre otros grupos. En el tercer gráfico, se puede

observar que sólo 4.47% de la PEA (Población Económicamente Activa) se encuentra

desempleada.

11Figura 2.8.- Composición de la población en el empleo a junio 2015


23

Los resultados previstos en la Figura 2.12 se presenta para las empresas, entre ellas

Representaciones Educativas Salazar, como una Oportunidad, puesto que en cuanto menor sea

la cantidad de personas desempleadas en Ecuador, será más beneficioso porque la demanda de

productos y servicios crecerá, de este modo la economía se dinamiza.

- Factor Tecnológico

Representaciones Educativas Salazar se dedica a preparar el contenido de los libros y los

respectivos permisos para poder comercializarlos; la impresión y empastado de los libros son

actividades que ellos deben pagar a terceras personas, debido a que la Editora Salazar no cuenta

con los equipos necesarios ni con personal que tenga conocimientos en la encuadernación y

empastados de libros.

La Empresa requeriría de las siguientes maquinarias:

Guillotina.- para efectuar el corte de los bordes.

Cartonera.- para cortar las planchas de cartón.

Prensa.- se utiliza para presionar los libros.

Impresoras digitales.- que tengan rápida velocidad de impresión, resolución nítida y alto

volumen promedio de impresión.

Representaciones Salazar actualmente no podría efectuar adquisiciones de maquinaria, por tal

motivo, ha optado por obtener este servicio de otras Empresas; el alto precio de las maquinarias

se refleja como una Amenaza para la Editorial Salazar, puesto que la fijación del precio de los

libros a los que debe distribuir a sus clientes, se incrementa por la prestación de servicios de

impresión y empastado que debe solicitar a otras empresas.

Microambiente

Para efectuar el análisis del microambiente se ha diseñado una serie de preguntas para los

diferentes grupos de interés de la Compañía, a fin de conocer sus perspectivas hacia la Editorial

Representaciones Educativas Salazar Cía. Ltda.

A fin de obtener un diagnóstico situacional de la Compañía Salazar se realizó una encuesta a los

clientes y proveedores de la empresa.

- Clientes

Es necesario que se identifiquen los siguientes términos estadísticos:

Población.- es el conjunto total de individuos o elementos de los cuáles se desea obtener un

resultado a través de la evaluación estadística. En el presente trabajo de investigación para

24

analizar a los clientes, se generó un reporte para conocer la cantidad de clientes de la Compañía

Salazar, del cual se obtuvo la cifra de 42 clientes.

La Editorial Representaciones Salazar efectúa sus ventas a través de sub-distribuidores, quienes

se encargan de promocionar los libros a las diferentes unidades educativas, por esta razón la

Compañía Salazar no lo realiza directamente hacia el consumidor final.

Muestra.- “es un subgrupo de la población. Se utiliza por economía de tiempos y recursos.

Requiere delimitar la población para generalizar resultados y establecer parámetros”.

(Hernández Sampieri, Fernández Collado, & Baptista Lucio, 2010)

Es una parte de la población, obtenida mediante métodos estadísticos para analizar de forma

aleatoria a la población objeto de estudio. En el caso de la Editorial Representaciones Salazar, lo

ideal fue analizar a toda la población, 42 clientes, para disponer de una información total de la

situación de la empresa con sus clientes.

Tamaño de la muestra.- es el número de elementos de una muestra; para el presente caso de

investigación el tamaño de la muestra es 42.

Enunciado, tabulación y análisis de cada ítem de la encuesta a clientes

1.- Califique la calidad de los textos que ofrece la Editorial Representaciones Salazar.

Excelente

Muy bueno

Bueno

Malo

Tabulación de resultados obtenidos:

Tabla 2.11

Apreciación de la calidad de los libros

Opciones Respuesta %

Excelente 30 71.43

Muy buena 8 19.05

Buena 3 7.14

Mala 1 2.38

SUMAN 42 100.00

25

Gráfico de resultados obtenidos:

Interpretación de resultados obtenidos:

El 72% de los clientes encuestados afirmó que la calidad de los libros es Excelente, el 19%

opinó que es Muy Buena, el 7% Buena y el 2% Mala; para la Editorial Salazar estos resultados

se presentaron como una Oportunidad, porque la mayoría de sus clientes se encontraron

satisfechos con la calidad de los textos, por otro lado se debe investigar las causas por las que el

2% opina que la calidad es Mala.

2.- Califique la variedad de textos escolares que le ofrece la Cía. Salazar

Excesiva

Suficiente

Escasa

12Figura 2.9.- Calidad de los textos

72%

19%

7%

2%

Calidad de los textos

Excelente

Muy buena

Buena

Mala

26


Tabla 2.12

Apreciación de la variedad de los textos



La mayor parte de los clientes (71%) se inclinaron hacia la opción Escasa variedad de libros, lo

cual se presentó como una Amenaza, puesto que la falta de diversidad en ediciones de la

Editorial Salazar podría permitir que su competencia tome ventaja de esta situación.

3.- Califique la forma en que le son entregados sus pedidos.

A tiempo y sin errores

A destiempo y sin errores

A tiempo y con errores

A destiempo y con errores


Excesiva 2 4.76

Suficiente 18 42.86

Poca 22 52.38

SUMAN 42 100.00

13Figura 2.10.- Variedad en textos escolares

5%

24%

71%

Variedad en textos escolares

Excesiva

Suficiente

Escasa

27


Tabla 2.13

Apreciación de la eficiencia en la entrega de pedidos



La mayor parte de encuestados se inclinaron hacia la opción de entrega de pedidos por

Representaciones Salazar A tiempo y con errores, esto se presentó debido a la falta de control

interno implementado en los Inventarios de la Editorial, por ello existen confusiones y retrasos.

Para la Empresa, el descontento de los clientes en la entrega de pedidos se perfiló como una

Amenaza.


A tiempo y sin errores 4 9.52

A destiempo y sin errores 5 11.90

A tiempo y con errores 23 54.76

A destiempo y con errores 10 23.81

SUMAN 42 100.00

14Figura 2.11.- Apreciación en la eficiencia de Entrega de pedidos

9%

12%

55%

24%

Entrega de pedidos

A tiempo y sin errores

A destiempo y sin

errores

A tiempo y con errores

A destiempo y con

errores

28

4.- Los precios fijados para los libros, ¿le resultan accesibles?

Siempre

Casi siempre

A veces

Nunca


Tabla 2.14

Accesibilidad a los precios fijados en los textos



El 26% de los clientes aseguraron que Siempre les resulta accesibles los precios fijados a los

textos, el 48% Casi siempre, el 19% A veces y el 7% Nunca, para la Editorial esta situación se

perfiló como una Oportunidad, porque para la mayoría de los clientes la frecuencia de


Siempre 11 26.19

Casi siempre 20 47.62

A veces 8 19.05

Nunca 3 7.14

SUMAN 42 100.00

15Figura 2.12.- Accesibilidad a los precios de los textos escolares

26%

48%

19%

7%

Accesibilidad a los precios de los libros

Siempre

Casi siempre

A veces

Nunca

29

accesibilidad es relativamente más constante, si se toma en consideración que la calidad también

tiene un alto porcentaje de aceptación, ello podría influir tentativamente en la decisión de

compra de los clientes para preferir los productos que la Editorial Salazar ofrece.

5.- ¿Cuál es la principal razón por la que Ud. ha preferido adquirir textos escolares en

Representaciones Salazar?

Precio

Contenido

Accesibilidad a puntos de venta

Eficiencia en la entrega de los pedidos


Tabla 2.15

Principales razones de compra de los clientes



Precio 7 16.67

Contenido 31 73.81

Accesibilidad a puntos de venta 2 4.76

Eficiencia en la entrega de los pedidos 2 4.76

SUMAN 42 100.00

16Figura 2.13.- Preferencia de compra

17%

74%

7%

2%

Preferencia de compra a Representaciones Salazar

Precio

Contenido

Accesibilidad a puntos

de venta

Eficiencia en la entrega

de los pedidos

30


La mayor parte de encuestados (74%) afirmó que la principal razón por la que adquieren los

libros de Representaciones Salazar es por el Contenido de los textos, lo que se perfiló como una

Oportunidad, debido a que los libros son elegidos por su valor real, es decir, por la principal

característica de un texto; otro grupo (17%) afirmó que la principal razón es el Precio, un tercer

grupo (7%) aseveró que es por la Accesibilidad a puntos de venta y, el 2% de los clientes

encuestados indicó que la principal razón de compra es por la Eficiencia en la entrega de

pedidos, lo cual se relaciona una vez más con la falta de control en los inventarios y que podría

ser percibida esta situación por los clientes.

6.- ¿Las formas de pago que le ofrece Representaciones Salazar le resultan convenientes?

Siempre

Casi siempre

A veces

Nunca


Tabla 2.16

Conveniencia de pago de los clientes


Siempre 25 59.52


A veces 5 11.90

Nunca 2 4.76

SUMAN 42 100.00

31



Si bien la Editorial entrega conveniencia de pagos a sus clientes, esto no es realmente ventajoso

para la Empresa, puesto que se debe lograr una recuperación pronta de la cartera, es una

Amenaza, porque la Editorial no ha ejercido una política adecuada de cobro y, más aún porque

la Empresa actualmente no dispone de suficientes recursos económicos para ampliar su

producción.

7.- Al realizar pedidos de textos escolares a la Editorial Representaciones Salazar, ¿le han

comunicado que por el momento no disponen de las cantidades de libros solicitadas en

stock?

Siempre

Casi siempre

A veces

Nunca

17Figura 2.14.- Conveniencia de pagos a Representaciones Salazar

59% 24%

12%

5%

Conveniencia de pagos a Representaciones Salazar

Siempre

Casi siempre

A veces

Nunca

32


Tabla 2.17

Falta de textos escolares en stock para cubrir pedidos



De los clientes encuestados el 12% afirmó que Siempre son comunicados sobre la falta de

disponibilidad de libros en stock, 31% afirmó que Casi siempre, 52% A veces y 5% Nunca, ésta

apreciación de los clientes se presentó como una Amenaza, debido a que por falta de stock los

clientes podrían optar por comprar los textos escolares a la competencia.

8.- En los pedidos que efectúa a Representaciones Salazar, ¿Ud. ha tenido que realizar

devoluciones?

Siempre

Casi siempre

A veces


Siempre 5 11.90


A veces 22 52.38

Nunca 2 4.76

SUMAN 42 100.00

18Figura 2.15.- Falta de textos escolares en stock para cubrir pedidos

12%

31%

52%

5%

Falta de textos en stock para cubrir pedidos

Siempre

Casi siempre

A veces

Nunca

33

Nunca


Tabla 2.18

Devoluciones de pedidos



12% de los clientes afirmaron que Siempre realizan devoluciones en los pedidos que realizan a

la Editorial Salazar, 36% afirmó que Casi siempre, 36% A veces y 16% Nunca; estas respuestas

se presentaron como una Amenaza, porque esta situación provocaría incomodidad en los

clientes y los podría convencer de cambiar de proveedor.


Siempre 5 11.90


A veces 15 35.71

Nunca 7 16.67

SUMAN 42 100.00

19Figura 2.16.- Devoluciones de clientes en pedidos

12%

36%

36%

16%

Devoluciones de clientes en pedidos

Siempre

Casi siempre

A veces

Nunca

34

9.- Actualmente Ud., ¿tiene cuentas pendientes de pago vencidas a Representaciones

Salazar?

De 0 a 30 días

De 31 a 60 días

De 61 a 90 días

De 91 a 120 días

Más de 120 días


Tabla 2.19

Cuentas pendientes de pago vencidas a Cía. Salazar



De 0 a 30 días 3 7.14

De 31 a 60 dias 5 11.90

De 61 a 90 días 7 16.67

De 91 a 120 días 11 26.19

Más de 120 días 16 38.10

SUMAN 42 100.00

20Figura 2.17.- Cuentas pendientes de pago vencidas a Representaciones Salazar

7%

12%

17%

26%

38%

Cuentas pendientes de pago vencidas a Representaciones

Salazar

De 0 a 30 días

De 31 a 60 dias

De 61 a 90 días

De 91 a 120 días

Más de 120 días

35


La cartera de clientes pendiente de cobro, se perfiló como una Amenaza, debido a que la

Empresa ha venido entregando facilidades de pago sin la debida precaución, entre mayor es el

tiempo de cobro vencido más grande es la cantidad de clientes.

10.- Durante el proceso de ventas de textos escolares de la Editorial Representaciones

Salazar, ¿recibe por parte de la Empresa documentos auxiliares de respaldo como

despacho de inventarios, guía de remisión, notas de crédito (cuando se presentan

devoluciones y proformas?

Siempre

Casi siempre

A veces

Nunca


Tabla 2.20

Entrega de documentos auxiliares en ventas



Síempre 1 2.38

Casi siempre 1 2.38

A veces 15 35.71

Nunca 25 59.52

SUMAN 42 100.00

21Figura 2.18.- Entrega de documentos auxiliares en proceso de ventas

2% 2%

36%

60%

Entrega de documentos auxiliares en ventas

Síempre

Casi siempre

A veces

Nunca

36


Las respuestas obtenidas por los clientes se reflejaron como una Amenaza, puesto que no

reciben documentos auxiliares durante el proceso de ventas de la Editorial Representaciones

Salazar, si se presentaran inconsistencias en la entrega de pedidos estos documentos permitirían

efectuar las respectivas comprobaciones; este es otro efecto negativo de la falta de control en los

inventarios.

- Proveedores

Para efectuar el análisis de la situación de los proveedores con la Editorial Salazar se utilizó una

encuesta de 10 preguntas.

Población.- para el análisis de este grupo de interés, se generó un reporte para conocer la

cantidad de proveedores de la Compañía Salazar, del cual se obtuvo la cifra de 19 proveedores.

Muestra.- al contar con una población de cifras relativamente bajas se optó por analizar a la

totalidad de la población.

Tamaño de la muestra.- para el presente análisis el tamaño de la muestra fue de 19

proveedores.

1.- De acuerdo con sus políticas de cobro, ¿Representaciones Educativas Salazar mantiene

con Ud. cuentas pendientes de pago vencidas en la actualidad?

No tiene cuentas vencidas

Sí, de 0 a 30 días




Sí, de más de 120 días

37


Tabla 2.21

Cuentas pendientes de pago vencidas a proveedores



Las cuentas pendientes de pago vencidas de la Empresa Salazar se presentaron como una

Amenaza, esto ha provocado incomodidad en sus proveedores y dudas para otorgar a

Representaciones Salazar nuevos créditos; por otro lado se puede observar mediante la Figura

2.24 que entre más extendido es el tiempo del plazo vencido existen mayores cantidades de

proveedores con los que se mantienen cuentas vencidas del plazo original.


No tiene cuentas vencidas 1 5.26

Sí, de 0 a 30 días 2 10.53

Sí, de 31 a 60 días 3 15.79

Sí, de 61 a 90 días 3 15.79

Sí, de 90 a 120 días 5 26.32

Sí, de más de 120 días 5 26.32

SUMAN 19 100.00

22Figura 2.19.- Cuentas pendientes de pago vencidas a proveedores

5%

11%

16%

16% 26%

26%

Cuentas pendientes de pago vencidas a proveedores

No tiene cuentas

vencidas





Sí, de más de 120 días

38

2.- ¿En la prestación de sus servicios y/o entrega de bienes ha existido la adecuada logística

por parte de la Editorial Salazar para el desarrollo normal de estas actividades?

Siempre

Casi siempre

A veces

Nunca


Tabla 2.22

Apreciación de la logística de Representaciones Salazar



La Empresa no brinda la suficiente logística cuando los proveedores acuden a la empresa, ya sea

para entregar bienes o prestar sus servicios, esto se podría presentar debido al escaso personal de

logística y falta de control interno que tiene la Empresa, lo cual causa interrupciones a los


Siempre 2 10.53


A veces 10 52.63

Nunca 4 21.05

SUMAN 19 100.00

23Figura 2.20.- Apreciación de logística de Editorial por los proveedores

10%

16%

53%

21%

Apreciación de la logística de Representaciones Salazar por

los proveedores

Siempre

Casi siempre

A veces

Nunca

39

proveedores para culminar con sus labores dentro de los tiempos establecidos, esto perfiló como

una Amenaza.

3.- ¿Por medio de qué forma Ud. recibe los pagos que le efectúa la Editorial Salazar?

Efectivo

Cheque a la fecha

Cheques post-fechados

Transferencia


Tabla 2.23

Forma de pago a proveedores



La mayor parte de proveedores encuestados (63%), afirmaron que los pagos que les efectúa

Representaciones Salazar son en Efectivo, lo cual se presentó como una Amenaza frente a los


Efectivo 12 63.16

Cheque a la fecha 3 15.79

Cheques post-fechados 2 10.53

Transferencia 2 10.53

SUMAN 19 100.00

24Figura 2.21.- Formas de pago a proveedores

63% 16%

10%

11%

Formas de pago a proveedores

Efectivo

Cheque a la fecha

Cheques post-fechados

Transferencia

40

proveedores porque de suscitarse desacuerdos en los saldos pendientes de pago, no existen

respaldos sobre fechas y cuentas canceladas.

4.- ¿Representaciones Salazar le solicita con el debido tiempo de anticipación los bienes y/o

servicios que ofrece Ud.?

Siempre

Casi siempre

A veces

Nunca


Tabla 2.24

Solicitud de pedidos con debido tiempo de anticipación



Siempre 3 15.79


A veces 7 36.84

Nunca 4 21.05

SUMAN 19 100.00

25Figura 2.22.- Solicitud de pedidos con debido tiempo de anticipación

16%

26%

37%

21%

Solicitud de pedidos con debido tiempo de anticipación

Siempre

Casi siempre

A veces

Nunca

41


Representaciones Salazar muestra una falta de planificación en cuanto al proceso de adquisición

de bienes y/o servicios de sus proveedores, el 21% de los encuestados afirmó que Nunca recibe

la solicitud de pedidos con debido tiempo de anticipación, el 37% indició que A veces lo hace,

el 26% aseveró que Casi Siempre y el 16% que Siempre. Esto se presentó como una Amenaza,

porque no siempre los proveedores podrían cumplir con los pedidos sin anticipación, lo cual

causaría que también la Empresa Salazar se retrase en sus respectivas actividades.

5.- ¿Representaciones Salazar le emite una Orden de Compra cuando le realiza pedidos,

ya se de bienes o para la prestación de sus servicios?

No es necesario, por la existencia de un contrato

No

Sí


Tabla 2.25

Emisión de Orden de compra



No es necesario por la existencia

de un contrado2 10.53

No 17 89.47

Sí 0 0.00

SUMAN 19 100.00

26Figura 2.23.- Emisión de Órdenes de compra a proveedores

11%

89%

Emisión de Órdenes de Compra a proveedores

No es necesario por la

existencia de contrado

No

Sí

42


El 11% afirmó que mantiene un contrato con la Editorial, por tal motivo no es necesaria la

emisión de órdenes de compra a este grupo de proveedores, pero del resto de encuestados, el

89%, aseveró que no ha recibido este documento auxiliar por la Editorial Salazar, ello se

presentó como una Amenaza, porque si se presentaran inconsistencias, errores o retrasos en la

entrega de bienes o servicios la Compañía Salazar no tiene un respaldo a su favor.

6.- ¿Usted le entrega el correspondiente documento fiscal por cada venta que efectúa a

Representaciones Educativas Salazar?

Siempre

Casi siempre

A veces

Nunca


Tabla 2.26

Recepción de documentos fiscales de proveedores



Siempre 10 52.63

Casi siempre 1 5.26

A veces 1 5.26

Nunca 7 36.84

SUMAN 19 100

27Figura 2.24.- Entrega de documentos de respaldo de proveedores

53%

5% 5%

37%

Recepción de documentos fiscales de proveedores

Siempre

Casi siempre

A veces

Nunca

43


Del total de proveedores, el 53% afirmó que Siempre le entrega documentos de respaldo a

Representaciones Salazar, 5% Casi Siempre, 5% A veces y el 37% Nunca; uno de los

inconvenientes que se le han presentado la Editorial Salazar es la falta de formalismo que tienen

varios de sus proveedores, como es el caso de los Autores de los Libros, quiénes se han

rehusado a obtener el R.U.C (Registro Único de Contribuyentes) y eso ha repercutido

negativamente para la obtención de resultados razonables y para la presentación de

declaraciones a los Entes de Control, para la Empresa Salazar esto se ha perfilado como una

Amenaza.

7.- ¿Con qué frecuencia de tiempo Representaciones Salazar le efectúa devoluciones de

pedido (mercaderías)?

No aplica (presta servicios)

Siempre

Casi siempre

A veces

Nunca


Tabla 2.27

Frecuencia de devoluciones de mercaderías


No aplica (presta servicios) 5 26.32

Siempre 1 5.26


A veces 2 10.53

Nunca 8 42.11

SUMAN 19 31.58

44



Del total de proveedores el 26% prestan servicios a Representaciones Salazar, el 5% afirmó que

Siempre les devuelven mercadería, 16% Casi siempre, 11% indicó que A veces y el 42% Nunca,

lo cuál se presentó como una Oportunidad, debido a que la mayoría de sus proveedores ejercen

verificaciones antes de enviar la mercadería, lo cual beneficia a la Editorial Salazar porque le

evita realizar trámites de devolución.

8.- Indique el volumen de las devoluciones de mercadería que le realiza Representaciones

Educativas Salazar

Gran volumen (68% - 100% del pedido)

Mediano volumen (34% - 67% del pedido)

Pequeño volumen (1% - 33% del pedido)

No aplica

28Figura 2.25.- Frecuencia de devoluciones de mercaderías

26%

5%

16%

11%

42%

Devoluciones de mercaderías

No aplica (presta

servicios)

Siempre

Casi siempre

A veces

Nunca

45


Tabla 2.28

Volumen de pedidos devueltos



Los resultados obtenidos en este ítem se presentaron como una Oportunidad debido a que las

devoluciones que Representaciones Salazar efectúa a sus proveedores es en Pequeño volumen

según el 21% de los proveedores, en Mediano y Gran volumen el 5% y el 69% No aplica.

9.- ¿Representaciones Educativas Salazar le solicita a Ud. cotizaciones o proformas antes

de efectuar formalmente la compra de bienes o de servicios?

Siempre

Casi siempre

A veces


Gran volumen 1 5.26

Mediano volumen 1 5.26

Pequeño volumne 4 21.05

No aplica 13 68.42

SUMAN 19 100.00

29Figura 2.26.- Volumen de devoluciones de mercadería

5% 5%

21%

69%

Volumen de devoluciones de mercaderías

Gran volumen

Mediano volumen

Pequeño volumen

No aplica

46

Nunca


Tabla 2.29

Solicitud de cotizaciones a proveedores



A través de los resultados obtenidos, el 16% de los proveedores encuestados afirmó que A veces

entregan cotizaciones a la Editorial Salazar y el 84% indicó que Nunca, la Editorial no solicita

este documento auxiliar por lo cual se evidenció falta de procedimientos adecuados para

efectuar compras, lo cual repercute de forma negativa en los inventarios, por lo que se presentó

una Amenaza.


Siempre 0 0.00

Casi siempre 0 0.00

A veces 3 30.00

Nunca 16 160.00

SUMAN 19 190.00

30Figura 2.27.- Solicitud de cotizaciones a proveedores

16%

84%

Solicitud de cotizaciones a proveedores

Siempre

Casi siempre

A veces

Nunca

47

9.- ¿Usted mantiene alianzas estratégicas con Representaciones Educativas Salazar?

Sí

No


Tabla 2.30

Alianzas estratégicas con proveedores



Representaciones Salazar no tiene alianzas estratégicas formales con sus proveedores, por ello

el 95% afirmó no las tiene y el 5% que sí, esto permite evidenciar que la Empresa no ha

establecido acuerdos con sus proveedores para obtener ventajas especiales, por lo tal se presentó

así una Amenaza.


Sí 1 5.26

No 18 94.74

SUMAN 19 100.00

31Figura 2.28.- Alianzas estratégicas con proveedores

5%

95%

Alianzas estratégicas

Si

No

48

10.- ¿Usted adjunta todos los documentos de soporte tributario (factura y guía de

remisión) y auxiliares (orden de despacho) en el momento de entregar los pedidos de

mercadería que le realiza Representaciones Salazar?

No aplica (presta servicios)

Siempre

Casi siempre

A veces

Nunca


Tabla 2.31

Proveedores que adjuntan documentos en la entrega de pedidos



No aplica (presta servicios) 5 26.32

Siempre 5 26.32


A veces 1 5.26

Nunca 4 21.05

SUMAN 19 100.00

32Figura 2.29.- Proveedores que adjuntan documentos de soporte en la entrega de pedidos

27%

26% 21%

5%

21%

Proveedores que adjuntan documentos de soporte en la

entrega de los pedidos de mercadería

No aplica (presta

servicios)

Siempre

Casi siempre

A veces

Nunca

49


Mediante la Figura 2.33 se puede apreciar que existen proveedores que no entregan los

documentos de soporte tributario y auxiliar en el momento que despachan los inventarios, esto

influye de manera negativa para poder mantener un control interno de la bodega y en los

registros contables, por tal motivo se consideró como una Amenaza la falta de entrega oportuna

de estos documentos.

- Competencia

Para efectuar el análisis de la competencia se realizó una entrevista al Sr. Gerente Ángel Salazar

y la Sra. Ivonne Vásquez, para conocer la posición de la Empresa frente a su competencia.

Existen varias empresas dedicadas a la elaboración de textos escolares en el País, la Editora

Salazar considera como competencia seria a Ediciones Coquitos y Prolipa Cía. Ltda.

(Productora de Libros Patito), pero existen otras empresas menos reconocidas, la entrevista se

hará tomando en consideración las dos Empresas mencionadas anteriormente.

1.- ¿Su competencia tiene mayor cantidad de sucursales o puntos de venta?

“Ediciones Coquito y Prolipa Cía. Ltda., sí tienen más puntos de venta que Representaciones

Salazar, otras empresas tienen menor cantidad de sucursales. Representaciones Salazar

actualmente tiene dos puntos de venta en Quito.”

Amenaza, porque sólo existen dos competidores que tienen más sucursales que

Representaciones Educativas Salazar.

2.- ¿Sus competidores tienen mayor cobertura a nivel nacional?

“Sí, ellos tienen cobertura en todas las regiones, a diferencia de Representaciones Salazar que

no tiene en la Región Insular – Galápagos. Salazar Editores subcontrata vendedores por

temporada y ellos deben dirigirse hacia el resto del País, la competencia tiene sus propios

vendedores en las diferentes Regiones del Ecuador”.

Amenaza, porque si la competencia llega a todas las provincias y Representaciones Salazar no

lo hace, la Empresa se encuentra perdiendo un gran volumen de ventas.

3.- ¿Sus competidores tienen mejores canales de distribución de libros?

“Sí, ellos tienen mejores canales de distribución, como sus propios vehículos, Representaciones

Salazar debe enviar los pedidos vía encomienda con buses interprovinciales, esto se debe a que

Ediciones Coquito y Prolipa Cía. Ltda., son empresas mucho más grandes”.

Amenaza, porque al tener que enviar los pedidos vía encomienda, existen mayores riesgos de

que el producto no llegue a su destinatario.

50

4.- ¿Cómo calificaría Ud. los precios a los que vende su competencia comparados con los

que fija Representaciones Educativas Salazar?

“Ahí es cuando Salazar genera competencia hacia ellos, porque los precios son similares y no

por ello la calidad de los libros es inferior”.

Oportunidad, porque los precios son similares a los fijados por la competencia, siendo Coquito

y Prolipa empresas con más años de experiencia en el mercado de textos escolares.

5.- ¿Sus competidores ofrecen mayor variedad en textos escolares?

“Prolipa Cía. Ltda., sí, ellos tienen textos desde Inicial hasta libros para colegio, Coquitos se

especializa también en Inicial; Representaciones Salazar actualmente se dedica también a la

elaboración de libros para Inicial 1 y 2.”

Amenaza, porque los clientes siempre buscan variedad para elegir, si la competencia lo hace

puede optar una mayor cantidad de clientes.

6.- ¿Su competencia entrega servicios adicionales?

“Sí y Representaciones Salazar también lo realiza”.

Amenaza, porque no solo Representaciones Salazar entrega este tipo de servicios a los clientes.

7.- ¿Su competencia utiliza publicidad para promocionar los libros?

“Sí y Representaciones Salazar también, la publicidad que se realiza va dirigida hacia los

profesores y escuelas particulares de forma directa, no por medios de comunicación, sino que

se entregan volantes y anteriormente se daban muestras gratis”.

Amenaza, puesto que Representaciones Salazar utiliza una publicidad muy similar a la de su

competencia.

8.- ¿Sus competidores tienen alianzas estratégicas con los proveedores?

“De ello desconocen los miembros de la Editora Salazar, pero hasta el momento tampoco

tienen alianzas estratégicas”.

Amenaza, porque la empresa no cuenta con alianzas estratégicas con sus proveedores;

teniéndolas podría reducir costos y gastos.

9.- ¿Sus competidores generan más fuentes de empleo?

“Ediciones Coquito y Prolipa Cía. Ltda., por ser empresas más grandes sí pueden brindar

mayor cantidad de empleo que Representaciones Salazar”.

Amenaza, porque Coquito y Prolipa son empresas con mayor trayectoria y sí generan más

fuente de empleo, a diferencia del otro grupo de competencia, el que genera menor grado de

dificultad para posesionarse en el mercado, que genera menor cantidad de fuentes de empleo

que Representaciones Salazar.

51

10.- ¿Cómo se refleja el volumen de venta de sus competidores?

“No, a pesar de que Representaciones Salazar es considerablemente una empresa más

pequeña, el volumen de venta es similar a Coquitos y Prolipa; en la temporada escolar de

septiembre 2015, en la Región Sierra, la Editora Salazar tuvo que dejar de promocionar los

libros, debido a que la imprenta no le aseguraba imprimir grandes cantidades por falta de un

anticipo económico, de otra forma hubiera vendido extraordinariamente.”

Oportunidad, porque a pesar de la experiencia y el tamaña de estas Editoras, el volumen de

ventas es similar, al igual que el precio fijado en sus productos.

2.2.- ANÁLISIS INTERNO

Para efectuar el análisis interno en Representaciones Salazar se estableció una entrevista con el

Gerente General, el Sr. Ángel Salazar y la Sra. Ivonne Vásquez.

- Planificación

1.- ¿Representaciones Educativas Salazar cuenta con un Plan Estratégico?

“No existe un Plan Estratégico, el Sr. Salazar, actual Gerente de la Empresa, se ha encargado

de varias áreas de la organización, es así como no se ha logrado establecer un Plan

Estratégico”.

La falta de un Plan Estratégico es una Debilidad.

2.- ¿Cuál es la misión de la Empresa?


escolares, de la mejor calidad a precios accesibles, impulsando el desarrollo en nuestro País.”

Ventajosamente la Empresa tiene su Misión, pero si el personal no la conoce es una Debilidad.

3.- ¿Cuál es la visión de la Empresa?

“Nuestra visión es ser una de las editoras líderes en nuestro País, brindando productos de

calidad a precios accesibles y, expandirnos hacia nuevos mercados del exterior”.

Ventajosamente la Empresa tiene su Visión, pero si el personal no la conoce es una Debilidad.

4.- ¿Cómo define sus objetivos la Editorial Salazar?

“Los define el Gerente General, a través de la búsqueda de necesidades que requiere la

Empresa, a continuación se presentan los objetivos planteados:

Lograr mayor reconocimiento de la marca, a través de una mayor cobertura de nuestros

productos en el País.

Aumentar la cantidad de ediciones que se elaboran en un año, a través de la destinación

de mayores recursos hacia la investigación de los contenidos.

52

Establecer mayor fidelidad de nuestros clientes, siendo considerados como la mejor

opción para consultar y obtener conocimiento.

Contar con personal capacitado y motivado, efectuando los debidos procesos de selección

y reconocimiento para propiciar un ambiente de trabajo agradable.”

La definición de objetivos por parte de la Editora Salazar no son estructurados sobre una base de

objetivos generales y específicos, esta es una debilidad.

5.- ¿Cómo define sus metas la Editora Salazar?

“Para el año 2015 no se han planteado metas”.

Es una debilidad porque así la Empresa no puede evaluarse periódicamente y analizar cuáles

han sido los aciertos y desaciertos.

6.- ¿Cómo se diseñan las estrategias en la Editora Salazar?

“De forma informal, no se encuentran socializadas con el resto de la organización, el Señor

Gerente efectúa las indicaciones generales de acuerdo a las situaciones que se presenten”.

Si las estrategias no se encuentran socializadas con el resto del personal, la consecución de

objetivos será mucho más difícil, por ello es una Debilidad.

7.- ¿Cómo diseña la Empresa sus procesos?

“Los procesos no se encuentran formalmente diseñados, el Sr. Salazar da las respectivas

indicaciones de trabajo a realizar, de acuerdo a las situaciones que se presenten”.

Es una Debilidad, porque los miembros de la organización no tienen un conocimiento claro de

cuáles son los procesos que tiene la Editora.

8.- ¿Cómo ha implementado políticas la Empresa?

“Las políticas que se han implementado son únicamente para el área de ventas, a los

vendedores y a los sub-distribuidores; no existen políticas para otras áreas de la Editora”.

Es una Debilidad que la empresa no haya diseñado ni socializado políticas para todas las áreas,

las políticas son necesarias para perfilar la conducta del personal.

9.- ¿Cómo ha diseñado procedimientos la Editora Salazar?

“De igual forma que los procesos, no se han diseñado formalmente”.

Es una Debilidad, porque los miembros de la Organización no conocen los procedimientos y

esto impide que el personal pueda desempeñarse adecuadamente.

10.- ¿Cómo diseña programas la Editora Salazar?

“Actualmente, no se diseñan programas en la Editora”

Es una Debilidad, que la Editora no diseñe programas ni proyectos, porque lo debería realizar

para cada temporada escolar.

53

- Organización

1.- ¿Cuál es la Estructura Orgánica definida?

Es una debilidad; la Editora Salazar ha definido su Estructura Orgánica, pero no se ajusta a la

situación real de la Empresa, puesto que algunos cargos faltan y otros departamentos de

asesoría, no se encuentran correctamente ubicados.

2.- ¿Existe un manual de funciones para cada cargo?

“No, porque no se ha formalizado la estructura orgánica y sólo se tiene un bosquejo de la

misma”.

Es una Debilidad, porque si los colaboradores no conocen sus funciones cómo sabrán cuáles

son las actividades que deben ejecutar y cómo realizarlas.

3.- ¿El personal es reclutado por medio de un proceso adecuado?

“Sí, antes de contratar al personal solicitado, se busca el perfil para el cargo y se efectúan las

respectivas llamadas para confirmar los datos de las hojas de vida; una vez que se ha

contratado al personal, se lo capacita”.

Es una Fortaleza, porque un personal que cumpla con el perfil necesario facilitará la ejecución

de acciones y reducirá los errores.

4.- ¿En qué nivel de la organización existe mayor cantidad de personal?

“Actualmente, en el directivo, porque se ha contratado a sub-distribuidores y no existen en

nómina vendedores.”

54

Es una Debilidad porque el personal está mal distribuido, debe existir mayor cantidad de

personal en el Área Operativa porque los procesos agregadores de valor son los más

importantes.

5.- ¿Existe personal subcontratado?

“Sí, los sub-distribuidores, a quienes se les entrega la mercadería en consignación, si ellos no

logran vender la cantidad que se les entrego ellos pueden devolver, esto se lo realizó para

evitar el permanente control en los empleados.”

Debilidad, si bien la Empresa no tiene a todos los vendedores como empleados de la Empresa,

la subcontratación le permite ejercer menor control sobre ellos.

6.- ¿Se capacita al personal?

“Sí, siempre, antes de iniciar con la promoción de los libros, son capacitados por las Autoras

de los textos durante un mes, para que ellos puedan presentar la diferenciación de la Marca”.

Fortaleza, un personal bien capacitado podrá desempeñarse de mejor manera y traer beneficios

a la Empresa.

7.- ¿Se encuentran definidas las responsabilidades para cada cargo?

“No se encuentran definidas por responsabilidades porque la Estructura Orgánica aún no es

acorde a la situación de la Empresa”.

Debilidad, si los funcionarios son saben la responsabilidad de su cargo, no podrán

desempeñarse a cabalidad.

8.- ¿Cómo se desarrolla la asignación de recursos materiales para las distintas áreas?

“Para el área de ventas, cuando se contrata a vendedores, se realiza la asignación de recursos

previo análisis, mediante con hojas de ruta, que facilita la elaboración de un presupuesto”.

Fortaleza, debido a que se basan en un documento como es la Hoja de Ruta, lo que les

permitirá organizarse estratégicamente.

9.- ¿Los miembros de la Editora pueden tomar decisiones propias sin necesidad de

consultar con su jefe?

“Dependiendo de la situación que se presente; si se trata de algo que involucre negociaciones

con el cliente, solo las realiza el Sr. Salazar, Gerente General de la Empresa”.

Fortaleza, este es el tipo de organización mecanicista, basada en el desempeño de los

empleados motivos por fuerzas intrínsecas.

10.- ¿Existen sistemas de optimización de recursos en las áreas de la Empresa?

“Formalmente no se encuentran definidos los sistemas de optimización de recursos, pero sí se

establecen formas para reducir costos y gastos, anteriormente la Editora regalaba muestras de

55

los textos escolares, actualmente, si la Escuela donde se presentó el producto no efectuó la

compra, se solicita la devolución del libro”.

Debilidad porque si se realiza la optimización de recursos sin una socialización, solo un

pequeño grupo de la Empresa aplicará la optimización d los recursos.

- Dirección

1.- ¿Quiénes están al frente de las diferentes áreas demuestran liderazgo en su

desempeño?

“Sí, para ello se forman grupos de vendedores y se elige un coordinador que tenga el perfil de

liderazgo para poder motivar al personal”.

Fortaleza, para lograr los resultados esperados, será necesario que exista un guía que apoye y

motive al personal, pero no siempre han logrado la suficiente motivación del personal, aún

formando los equipos de trabajo.

2.- ¿Los miembros de la Editora Salazar muestran aceptación a los cambios?

“Dependiendo las circunstancias la mayor parte del personal se adapta”.

Debilidad, usualmente las personas tienden a acostumbrarse a la rutina de sus actividades, pero

el personal debe estar apto para aceptar y adaptarse a los cambios que se presentan, sin ello la

Empresa dejaría de ser competitiva.

3.- ¿Cuál es el tipo de comunicación utilizado en la Editorial?

“Dependiendo de la importancia del asunto se trata la comunicación; si es sobre negociaciones

con los pedidos, se lo trata vía llamada y si es otro tipo de asuntos mediante correo

electrónico.”

Es una fortaleza que la Empresa utilice apropiadamente la comunicación sobre la base de

importancia de los asuntos.

6.- ¿Cuál o cuáles son las formas de incentivos para el personal?

“La forma más utilizada para incentivar al personal es mediante incentivos económicos, los

vendedores siempre desean ganar más bajo comisiones.”

Debilidad, porque los incentivos económicos presuponen un tipo de organización orgánica, es

decir, la Empresa a través de los incentivos busca que la persona satisfaga sus necesidades

básicas, pero el empleado no encuentra una mayor satisfacción a nivel de conocimiento o

afectivo.

7.- ¿Se aplican estrategias para reducir el estrés del personal?

“Sí, se organizan campeonatos de fútbol para que se reduzca el estrés del personal.”

56

Fortaleza, porque se realizan actividades para reducir el estrés, creando de este modo, un

ambiente confortable para propiciar el trabajo.

8.- ¿Existen medidas implementadas para estimular la creatividad del personal?

“No, las autoras de los libros usualmente, son las encargadas de elaborar el contenido de los

libros y hacerlo de forma creativa.”

Debilidad, una empresa debe crear espacios para que el personal manifieste sus opiniones, esto

permitirá que el personal se identifique con la Editora.

9.- ¿Cómo se desarrolla la supervisión de los encargados de cada área, a sus respectivos

subordinados?

“De forma permanente, muchas veces la falta de supervisión ha causado desorden y pérdidas

de mercadería”.

Debilidad, la permanente supervisión reduce tiempos para efectuar otras actividades y esto se

presenta cuando el personal no conoce a cabalidad sus funciones y no se muestran responsables,

imitando el perfil de valores que requiere la Editora Salazar.

10.- ¿En la Editorial Salazar se ha fomentado el trabajo en equipo?

“Sí, organizar equipos de trabajo en los vendedores ha sido muy beneficioso”.

Fortaleza, porque la distribución de personal y trabajo permite fomentar el compañerismo y la

consecución de objetivos empresariales, de una manera dinámica.

11.- ¿Qué grado de influencia ejerce el líder en el desempeño de los colaboradores?

“Una influencia alta, ya que al organizar equipos de trabajo de vendedores, cada líder trata de

ejecutar más ventas que el otro equipo.”

Fortaleza, porque si bien un líder influye positivamente en los miembros del equipo ellos

desempeñarán mejor sus funciones, pero, por tratar de efectuar más ventas que el otro equipo,

puede presionar en demasía a sus colaboradores.

- Control

1.- ¿Qué tipo de controles se presentan con más frecuencia?

“Controles preventivos, en las últimas temporadas escolares se han efectuado controles sobre

las muestras entregadas. Los Controles concurrentes se han ido aplicando en la constatación

de que los vendedores han cumplido con la hoja de ruta”.

Fortaleza, porque no se ejerce este tipo de control en todas las áreas de la Editora, además,

recién se están implementando a causa de las fallas de control interno que ya se han manifestado

en pérdidas económicas.

57

2.- ¿Existe control interno en los procesos de elaboración del contenido de libros?

“Sí, varios controles antes de que se impriman los libros”.

Fortaleza, porque pese a los controles antes de la impresión de libros, se han presentado

errores, tanto de las imprentas como de la Editora Salazar, provocando el estancamiento de una

gran cantidad de libros que por fallas no podrán ser vendidos.

3.- ¿Existe control interno implementado en el área de bodega - inventarios?

“No, nunca se ha implementado ningún tipo de control en la bodega, por ello se han

presentado pérdidas de mercadería, recién se ha designado a una persona como encargado de

la bodega”.

Debilidad, porque en la bodega reposan los activos primordiales del giro del negocio y, la falta

de custodio a estos bienes ha desencadenado una serie de problemas, muestra de ello, es el

estancamiento de varias ediciones, que por sus años de edición, difícilmente podrán ser

vendidos al precio fijado, también se presentaron sustracciones y se entregaban muestras gratis

sin ningún tipo de control.

4.- ¿Al término de cada período fiscal, se establecen comparaciones con años anteriores?

“Anteriormente no se lo había realizado, los anteriores contadores no preparaban la

información adecuada para analizarla; a partir del año 2014 se cambió de contador y se

espera que al término del año 2015 se puedan establecer comparaciones con fiabilidad”.

Debilidad, porque si una Empresa no conoce con seguridad los resultados de períodos

anteriores con los presentes, la toma de decisiones será complicada y no permite que el ente

corrija los errores de años pasados.

5.- ¿Se efectúan procesos de retroalimentación en base a los resultados obtenidos?

“Sí, pero de forma informal, sin ningún tipo de reunión ni actas en las que se registren los

acuerdos a los que lleguen los socios y administradores”.

Debilidad, si la Editora Salazar no efectúa un análisis de resultados obtenidos, los desaciertos

se presentarán nuevamente y la toma de decisiones no será acertada, porque el desconocimiento

de la situación de la Empresa conlleva al fracaso.

6.- ¿Se efectúan controles de calidad de los textos escolares?

“Sí, pero quien lo realiza es el Sr. Gerente, no existe una persona designada para efectuar el

control de calidad de los textos ya impresos”.

Debilidad, porque no se ha delegado a otro colaborador la gestión de controlar la calidad y el

Sr. Gerente descuida la esencia propia de área de inmersión.

58

7.- ¿Se efectúan controles de gestión de calidad en la atención a clientes?

“No, actualmente la atención al cliente la realiza el Sr. Gerente, en temporadas escolares

anteriores no se efectuaban controles de atención a clientes”.

Debilidad, porque el Sr. Gerente tiene a cargo demasiadas funciones y se dificultaría la atención

que pueda brindar a cada cliente.

8.- ¿Se efectúan controles permanentes sobre la utilización de los activos fijos de la

Editorial?

“La Editora no dispone de un alto valor en activos fijos, puesto que la elaboración del

contenido de libros se realiza en archivo digital, pero el local ubicado en la Zona Norte de

Quito, están muebles y enseres de la Compañía, pero el local se encuentra cerrado desde hace

varios meses y ninguna persona de la Empresa custodia permanentemente estos activos”.

Debilidad, porque la Propiedad, Planta y Equipo que tiene actualmente la Empresa, no

representan un alto valor en los Activos.

9.- ¿Se efectúan controles relacionados a la utilización de los recursos financieros de la

Editorial?

“Sí, lamentablemente todo el dinero que se cobra, se destina únicamente al pago de deudas

pendientes que ha venido teniendo la Empresa”.

Debilidad, la Empresa viene contrayendo un alto grado de endeudamiento de años anteriores,

esto repercute negativamente en la producción de una mayor cantidad de libros, las imprentas

les solicitan anticipos, de acuerdo a la cantidad de textos; la Editora Salazar no cuenta con

dinero suficiente para ampliar el negocio.

10.- ¿Qué medidas de seguridad se han implementado en la bodega?

“En la bodega no se ha implementado ningún tipo de seguridad a parte de la colocación de un

candado en la puerta, la Editora no cuenta con alarmas de seguridad”.

Debilidad, porque la bodega no se encuentra en el local del Sur de la Ciudad, está cerca pero no

existen seguridades adicionales, para prevenir sustracciones de personas ajenas a la empresa,

además, la bodega mucha humedad, lo que causa el deterioro de los libros.

59

2.3.- FODA

Fortalezas

Son fuerzas internas que le permiten a una entidad tomar ventaja, para aprovechar las

oportunidades que se presenten en el exterior o para reducir los impactos producidos por las

amenazas.

Debilidades

Son características negativas que se presentan en las empresas, por vulnerabilidad en algunas

áreas, las cuales deberán ser tratadas para reducir el impacto de los factores externos.

Oportunidades

Son eventos beneficiosos para algunas empresas, por la naturaleza propia de las mismas, que

provienen de factores económicos, políticos, demográficos, tecnológicos, sociales y culturales,

ocasionando ventajas para la consecución de sus objetivos y metas.

Amenazas

Son eventos perjudiciales para algunas empresas, por la naturaleza propia de las mismas, que

provienen de factores económicos, políticos, demográficos, tecnológicos, sociales y culturales,

ocasionando dificultad para la consecución de sus objetivos.

60

33Figura 2.30.- Fortalezas y Debilidades de la Editorial

Fortalezas

La reclutación de personal se lo hace de acuerdo a un perfil y efectuando confirmaciones. Siempre se capacita al personal contratado, especialmente a vendedores.

La asignación de recursos se lo realiza mediante hojas de ruta.

Sí se aplican estrategias para reducir el estrés del personal.

Se ha fomentado el trabajo en equipo.

El líder de cada equipo de trabajo tiene una alta influencia.

Los controles más utilizados en la Empresa son los preventivos.

Se realizan varias verificaciones antes de que se impriman los ejemplares.

Debilidades

La Empresa no cuenta con un Plan Estratégico

No se ha difundido la visión y misión de la Empresa.

La Empresa no ha definido metas, estrategias, procesos, políticas, procedimientos, ni programas.

No existe una Estructura Orgánica bien definida.

No existen manuales de funciones.

La mayor cantidad de personal se encuentra en el Nivel Directivo.

Frecuentemente se subcontrata personal.

No se encuentran formalmente diseñados sistemas de optimización de recursos.

Sólo se incentiva al personal de forma económica.

No existen medidas para incentivar la creatividad del personal.

Existe supervisión permanente a los colaboradores.

No existe control interno implementado en el área de bodega - inventarios.

No se han implementado medidas de seguridad en la bodega.

No se realiza una retroalimentación a final de cada año.

No existe una persona encargada de efectuar el análisis de calidad de los libros. No se efectúan controles para verificar la buena utilización de los activos fijos de la empresa.

61

34Figura 2.31.- Oportunidades y Amenazas de la Editorial

Oportunidades

Fijación de Tasas de Interés activa y pasiva referencial.

Garantización de derechos de propiedad intelectual.

3.352.181 demografía entre 0 y 9 años de edad.

Tendencia de reducción de pobreza y pobreza extrema.

Excelente percepción de los clientes hacia los libros de la Empresa.

Los precios fijados para los libros resultan accesibles para los clientes.

La principal razón de compra de clientes de la Cía. es el contenido de los textos.

Los precios fijados por la competencia son similares a los de la Cía.

El volumen de ventas con la competencia es similar, a pesar de que la Cía. Salazar es relativamente pequeña.

Amenazas

Incremento de la inflación en los meses de inicio de clases.

Aumento de deuda con referencia al PIB.

Incremento de puntos de Riesgo País.

Gratuidad de la educación en el País.

Altos precios de maquinarias para la reproducción de los libros.

Escaza variedad de libros para ofrecer a los clientes.

Los clientes perciben ineficiencia en la entrega de sus pedidos.

La mayor parte de clientes de la Editorial tienen cuentas pendientes de pago a más de 120 días.

La Empresa tiene cuentas pendientes de pago a varios proveedores, por más de 120 días.

La Editorial efectúa sus pagos a proveedores en efectivo.

A menudo se realizan devoluciones de mercadería a los proveedores.

No todos los proveedores entregan documentos de descargo fiscal.

Los proveedores han percibido falta de logística en la Cía. Salazar.

Los proveedores no les entregan cotizaciones o proformas.

No cuentan con alianzas estratégicas con los proveedores.

La competencia tiene más sucursales, mejores canales de distribución y mayor variedad de productos.

62

2.4.- HOJA MATRIZ FODA

Tabla 2.32

Hoja Matriz FODA

FORTALEZAS (F) DEBILIDADES (D)

1.- La reclutación de personal se realiza en base

a un perfil del cargo.

1.- La Empresa no cuenta con un Plan

Estratégico.

2.- Se capacita permanentemente al personal. 2.- Los empleados desconocen de la misión y

visión de la Empresa.

3.- La asignación de recursos se realiza mediante

hojas de ruta.

3.- La Empresa no ha definido metas, estrategias,

procesos, políticas, procedimientos, ni programas.

4.- Se aplican estrategias para reducir el estrés. 4.- La Estructura Orgánica y las funciones de

cada cargo no están definidas.

5.- Se ha fomentado el trabajo en equipo. 5.- No existen sistemas formales de optimización

de recursos.

6.- El líder de cada equipo de trabajo ejerce una

alta influencia.

6.- Sólo se incentiva al personal de forma

económica.

7.- Los controles más utilizados son los

preventivos.

7.- No existe control interno implementado en el

área de bodega-inventarios, ni seguridad.

8.- Se realizan varias verificaciones antes de la

reproducción de los libros.

8.- No se realiza retroalimentación de resultados

al final de cada año.

9.- No se ha determinado una persona para que

realice el análisis de calidad.

10.- No se efectúan controles para verificar la

utilización de activos fijos.

HOJA MATRIZ

FODA

63

Tabla 2.32

Hoja Matriz FODA (continuación)

OPORTUNIDADES (O) ESTRATEGIAS (FO) ESTRATEGIAS (DO)

1.- El B.C.E fija las tasas de interés activa y

pasiva referencial.

1.- Acceder a créditos para la adquisición de

maquinarias para la impresión de los libros.

2.- El IEPI garantiza y fomenta derechos de

propiedad intelectual.

2.- Capacitar al personal en los procesos de

obtención de derechos de autor, bajo la

marca Mágicas Travesuras.

3.- 3.352.181 demografía entre 0 y 9 años de

edad.

3.- Buscar nuevos mecanismos para la

reducción de costos y ofrecer módicos

precios a familias de escasos recursos.

4.- Tendencia de reducción de pobreza y pobreza

extrema.

5.- Excelente percepción de los clientes sobre los

textos escolares.

8.- Efectuar retroalimentación de resultados

periódicamente, de manera formal, con el

personal y directivos.

6.- Los precios fijados resultan accesibles para

los clientes.

9.- Elaborar el Plan Estratégico de la

Empresa, tomando como base la satisfacción

de los clientes.

7.- La principal razón de compra de clientes de la

Cía. es el contenido de los textos.

4.- Encaminar las verificaciones de

producción especialmente en el contenido de

los textos.

8.- Los clientes sí recomendaría los textos de la

Cía. Salazar.

10.- Delegar a un funcionario de la Empresa

para que mejore la calidad en los textos y la

atención al cliente.

9.- Los precios fijados por la competencia son

similares a los de la Cía.

10.- El volumen de ventas con la competencia es

similar, a pesar de que la Cía. Salazar es

relativamente pequeña.

64

Tabla 2.32

Hoja Matriz FODA (continuación)

AMENAZAS (A) ESTRATEGIAS (FA) ESTRATEGIAS (DA)

1.- Incremento de inflación en los meses de inicio

a clases.

2.- Incremento del Riesgo País.

3.- Gratuidad de la Educación en el País. 5.- Capacitar al personal para aumentar el

nivel de ventas en las unidades educativas

particulares.

4.- Altos precios de maquinaria especial para la

impresión y acabado de libros.

5.- Los clientes perciben ineficiencia en la

entrega de pedidos.

11.- Implementar control interno en los

inventarios de la empresa.

6.- La empresa tiene una cartera de clientes

vencida y pagos pendientes a más de 120 días.12.-Definir políticas de cobro y de pago.

7.- Los proveedores no se encuentran conformes

por recibir sus pagos en efectivo por parte de la

Cía. Salazar.

6.- Ejecutar nuevos planes y controles de

prevención, para reducir riesgos por pagos

en efectivo.

8.- No todos los proveedores entregan

documentos de sustento legal.

7.- Efectuar erogaciones de dinero

solamente contra documentos de sustento

tributario.

9.- La competencia tiene mejores canales de

distribución.

13.- Buscar nuevos mecanismos para

incentivar al personal, promoverlos a

mejores puestos en diferentes ciudades del

País.

10.- La competencia tiene mayor cantidad de

sucursales y cobertura a nivel nacional.

65

CAPÍTULO III

3.- MARCO TEÓRICO

3.1.- NORMATIVA CONTABLE

NIIFs

Las NIIFs son normas emitidas por el Consejo de Normas Internacionales de Contabilidad, tienen

el propósito de que la información financiera que se prepara por las entidades sea comparable,

razonable y transparente, esto permitirá que los grupos de interés puedan tomar decisiones

adecuadas, estas normas comprenden:

Las Normas Internacionales de Información Financiera comprenden 15 NIIFs emitidas

actualmente, según (Chávez, Hansen-Holm, Hansen-Holm, & Hansen-Holm, 2011)

1.- Adopción por primera vez de las NIIFs

2.- Pagos basados en acciones.

3.- Combinaciones de negocios.

4.- Contratos de Seguros

5.- Activos no corrientes mantenidos para la venta y operaciones interrumpidas.

6.- Exploración y explotación de recursos minerales.

7.- Instrumentos financieros: información a revelar

8.- Segmentos de operación

9.- Instrumentos financieros

10.- Estados financieros consolidados

11.- Acuerdos conjuntos

12.- Información a Revelar sobre Participaciones en Otras Entidades

35Figura 3.1.- Normas Internacionales de Información Financiera

Adaptado de (Nic Niif Org, 2015)

Normas Internacionales de Información

Financiera

NIIFs

NIC

Interpretaciones del CINIIF

Interpretaciones del SIC

66

13.- Medición del valor razonable

14.- Cuentas de Diferimientos de Actividades Reguladas

15.- Ingresos de Actividades Ordinarias Procedentes de Contratos con Clientes

Las NIIFs en Ecuador

Según Resolución No. 08.G.DSC.010, emitida por la Superintendencia de Compañías, se

establecieron tres grupos que debería aplicar el cronograma de adopción de NIIFs,

obligatoriamente, desde el 2010 hasta el 2012.

Tabla 3.1

Cronograma de Implementación de NIIFs en Ecuador

Adaptado de (Superintendencia de Compañías, 2008)

Según el Artículo 1, de la Resolución No. SC.Q.ICI.CPAIFRS.11.01, emitida por la

(Superintendencia de Compañías, 2011):

“Para efectos del registro y preparación de estados financieros, la Superintendencia de

Compañías califica como PYMES a las personas jurídicas que cumplan las siguientes

condiciones:

a) Activos totales inferiores a CUATRO MILLONES DE DÓLARES;

Grupos NIIFFecha de

aplicaciónEntes obligados

Año de

transición

Primer

grupo

NIIF

FULL

A partir del

1 de enero

del 2010

Compañías y entes sujetos y regulados por la

Ley de Mercado de Valores, así como todas

las compañías que ejercen actividades de

auditoría externa.

2009

Segundo

grupo

NIIF

FULL

A partir del

1 de enero

del 2011

Las compañías que tengan activos totales

iguales o superiores a US $ 4’000.000,00 al

31 de diciembre del 2007. (compañías

Holding o tenedoras de acciones, compañías

de economía mixta y las que bajo la forma

jurídica de sociedades constituya el Estado y

entidades del sector público y entidades

privadas nacionales o extranjeras que

cumplan con las condiciones)

2010

Tercer

grupo

NIIF

PYMES

A partir del

1 de enero

de 2012

a) Activos totales inferiores a CUATRO

MILLONES DE DÓLARES; b) Registren

un Valor Bruto en Ventas Anuales inferiores

a CINCO MILLONES DE DÓLARES; y,

c) Tengan menos de 200 trabajadores

2011

67

b) Registren un Valor Bruto en Ventas Anuales inferiores a CINCO MILLONES DE

DÓLARES; y,

c) Tengan menos de 200 trabajadores (Personal Ocupado). Para este cálculo se tomará el

promedio anual ponderado.

Se considerará como base los estados financieros del ejercicio económico anterior al

período de transición”.

Esta Norma es simplificada, por lo que las entidades que la apliquen no deben efectuar el

tratamiento de algunas revelaciones. Las empresas que sean consideradas como PYMES, no tienen

la obligación de publicar sus Estados Financieros.

NIIF PYMES

La NIIF PYMES es una norma expedida por la IASB, con el propósito de que las entidades

pequeñas y medianas apliquen las mismas directrices para la presentación de los estados

financieros, para que se puedan efectuar consolidaciones, comparaciones y análisis bajo la misma

base contable, facilitando la toma de decisiones de inversionistas, agentes bursátiles, gerentes,

dueños de empresas, acreedores, entre otros.

La NIIF PYMES presenta su contenido clasificándolo en temas, cada uno de ellos reciben el

nombre de Secciones, en su totalidad son treinta y cinco, algunos de ellos incluyen también

apéndices de guía de implementación, que facilitan la aplicación de la normativa.

Secciones y apéndices NIIF PYMES, según (Freire Hidalgo & Freire Rodríguez, 2011)

1. Pequeñas y medianas entidades

2. Conceptos y principios generales

3. Presentación de estados financieros

4. Estado de situación financiera

5. Estado del resultado integral y estado de resultados

6. Estado de cambios en el patrimonio y estado de resultados y ganancias acumuladas

7. Estado de flujos de efectivo

8. Notas a los estados financieros

9. Estados financieros consolidados y separados

10. Políticas contables, estimaciones y errores

11. Instrumentos financieros básicos

12. Otros temas relacionados con los instrumentos financieros

13. Inventarios

14. Inversiones en asociadas

15. Inversiones en negocios conjuntos

16. Propiedades de inversión

17. Propiedades, planta y equipo

18. Activos intangibles distintos de la plusvalía

19. Combinaciones de negocio y plusvalía

20. Arrendamientos

21. Provisiones y contingencias

Apéndice – guía para el reconocimiento y la medición de provisiones

22. Pasivos y patrimonio

Apéndice – ejemplo de la contabilización de deuda convertible por parte del emisor

23. Ingresos de actividades ordinarias

Apéndice – ejemplos de reconocimiento de ingresos de actividades ordinarias según los

principios de la sección 23

68

24. Subvenciones del gobierno

25. Costos por préstamos

26. Pagos basados en acciones

27. Deterioro del valor de los activos

28. Beneficios a los empleados

29. Impuesto a las ganancias

30. Conversión de la moneda extranjera

31. Hiperinflación

32. Hechos ocurridos después del periodo sobre el que se informa

33. Informaciones a revelar sobre partes relacionadas

34. Actividades especiales

35. Transición a la NIIF para las pymes

SECCIÓN 13 NIIF PYMES - INVENTARIOS

Esta sección fue elaborada específicamente para emitir las directrices del tratamiento contable de

los Inventarios, que comprende tanto el reconocimiento como la medición de los mismos.

El reconocimiento se refiere a la identificación de cuáles son los activos que corresponden al grupo

de Existencias; mientras que la medición determina el valor monetario al que los inventarios deben

ser contabilizados razonablemente.

Párrafo 13.1.- Alcance

La sección 13 tiene su alcance sobre tres grupos de Inventarios que son:

36Figura 3.2.- Alcance Sección 13 NIIFs PYMES

Adaptado de (Fundación IASC, 2009)

Ejemplos:

Tipos de inventarios

Principio de la Sección 13

Reconocimiento de los inventarios

Mantenidos para la venta

- Inventario de libros.

En proceso de producción

- Inventario de libros en

proceso de impresión.

En forma de materiales o suministros

- Inventario de hojas para la impresión de

libros.

69

Párrafo 13.2.- La sección 13 NIIF PYMES no se aplica para los siguientes inventarios:

Párrafo 13.3.- Esta sección no se aplica a la medición de inventarios mantenidos por:

37Figura 3.3.- Inventarios en los que no se aplica la Sección 13 NIIF PYMES


1.- Las obras en progreso relacionados con los

Contratos de Construcción)

3.- Los activos biológicos (productos agrícolas -

cosecha o recolección).

2.- Los instrumentos financieros

38Figura 3.4.- Inventarios que no se aplican en la sección 13 NIIF PYMES


Productos agrícolas,

forestales y minerales

Materias primas

cotizadas

Que midan sus inventarios a valor

razonable, menos el costo de venta con

cambios en resultados.

70

Párrafo 13.4.- Medición de los inventarios:

Párrafo 13.5.- Costo de los inventarios:

39Figura 3.5.- Medición de inventarios


El importe

menor entre:

El costo

El precio de

venta estimado

Menos

(-)

Los costos de

terminación y

venta

Igual

(=)

Inventarios

medidos

40Figura 3.6.- Costo de los Inventarios


Costo de los inventarios

Costos necesarios para dar las condiciones y ubicaciones actuales.

Costos de adquisición

- Precio de compra

- Aranceles de importación

- Otros impuestos (no recuperables)

- El transporte

- La manipulación

- Otros costos directamente atribuibles a la adquisición

Los descuentos comerciales y las rebajas

recibidas se deducirán para determinar el costo

de adquisición.

Costos de transformación

- Costos directamente relacionados con las unidades de

producción, como la mano de obra directa.

- Distribución sistemática de los costos indirectos de producción variables o fijos, utilizados para transformar materias primas en

productos terminados.

Costos Indirectos de producciónn fijos.- su valor no aumenta ni

disminuye en relación al volumen de producción. Ejemplo:

depreciación del edificio y equipos de fábrica.

Costos indirectos variables.- varían directamente de acuerdo al

aumento o disminución del volumen de producción.

71

Párrafo 13.9.- Distribución de los costos indirectos de producción

Párrafo 13.10.- Producción conjunta y subproductos

41Figura 3.7.- Distribución de los costos indirectos de producción


Distribución de los costos indirectos de

producción

Se distribuirán los costos indirectos fijos de

producción entre los costos de transformación sobre la base de unidades

de producción normal.

Capacidad normal es la producción que se

espera conseguir en promedio, a lo largo de

varios períodos.

Puede usarse el nivel real, si éste se aproxima a la

capacidad normal de producción.

El importe de costo indirecto fijo distribuido

a cada unidad de producción no se

incrementará como consecuencia de un nivel

bajo de producción.

Los costos indirectos no distribuidos se reconocerán como

gastos en el período en que hayan sido

incurridos.

Cuando la producción aumente, el importe de

costo indirecto fija disminuirá al distribuir

a cada unidad.

Los costos indirectos variables se distribuirán a

cada unidad de producción sobre la base del nivel real de uso de

los medios de producción.

42Figura 3.8.- Producción conjunta y subproductos


Producción conjunta y

subproductos

Se produce cuando en la

producción de un producto principal,

simultáneamente se fabrican

subproductos.

Cuando los costos no sean

identificables por separados, se

utilizarán bases coherentes y racionales.

La distribución podría basarse: en el valor de

mercado relativo de cada producto de cada producto en el mercado.

La mayoría de los

subproductos, naturalmente no

son significavos. Se medirán al

precio de venta, menos el costo de

terminación y venta, deduciendo

este imorte del costo del producto

principal.

El importe en libros del producto

principal no resultará

significativamente diferente de su

costo.

72

Párrafo 13.11 y Párrafo 13.13.- Otros costos incluidos y costos excluidos de los inventarios

43Figura 3.9.- Otros costos incluidos y excluidos de los inventarios


Costos incluidos

Una entidad incluirá otros costos en la medida de que se haya incurrido en ellos para darles condición y ubicación actuales.

En algunas circunstancias, el cambio en el valor razonable del instrumento de cobertura en una cobertura de riesgo de interés fijo o de riesgo de precio de materia prima cotizada mantenida ajuste el importe en libros de ésta.

Costos excluidos

a) Importes anormales de desperdicio de materiales, mano de obra u otros costos de producción.

b) Costos de almacenamiento, a menos que sean necesarios durante el proceso productivo, previos a un proceso de elaboración ulterior.

c) Costos indirectos de administración que no contribuyan a dar a los inventarios su condición y ubicación actuales.

d) Costos de venta.

73

Párrafo 13.14.- Costo de los Inventarios para un prestador de servicios

Párrafo 13.15.- Costo de los productos agrícolas recolectados de activos biológicos

44Figura 3.10.- Costos de los inventarios para prestadores de servicios


Prestadores de servicios con inventarios

Costos

- Mano de Obra

- Costos del personal directamente involucrado en la prestación del servicio, inclyendo personal de supervisión y otros costos indirectos atribuibles.

No se incluirán márgenes de ganancia ni costos indirectos no

atribuibles.

Gastos del Período

- Costos relacionados con ventas y con el

personal de administración

general

Medirán los inventarios por los costos que suponga

su producción

45Figura 3.11.- Costo de los productos agrícolas recolectados de activos biológicos


Inventarios de

productos agrícolas

cosechados o

recolectados

Sección 34

Reconocimiento

Inicial, por su valor

razonable.

Medición

Menos los costos

estimados de venta,

en el punto de su

cosecha o recolecció

n.

Valor razona

ble

74

Párrafo 13.16.- Técnicas de medición del costo, tales como el costo estándar, el método de los

minoristas y el precio de compra más reciente

Párrafo 13.17.- Fórmulas de cálculo del costo

46Figura 3.12.- Técnicas de medición del costo


Técnicas de medición del costo

Costo estándar

Tomarán en consideración los

niveles normales de materias primas,

suministros, mano de obra, eficiencia y utilización de la

capacidad.

Método de los minoristas

Mide el costo reduciendo el precio de venta del inventario por un porcentaje apropiado

de margen bruto.

Precio de compra más reciente

Si los resultados se aproximan al costo.

47Figura 3.13.- Métodos de cálculo del costo


75

Párrafo 13.19.- Deterioro de valor de los Inventarios

Párrafo 13.20.- Reconocimiento como un gasto

48Figura 3.14.- Deterioro del valor de los inventarios


Deterioro del valor

de los inventarios

Sección 27 NIIF PYMES.- expresa que se requiere que

una entidad evalúe al final de cada período sobre el que

se informa si los inventarios están deteriorados.

Inventarios deteriorados.- si el importe en

libros no es totalmente recuperable

Por daños Obsolescencia Precios de venta

decrecientes

Si existiere deterioro, se requiere que la entidad mida el

inventario a su precio de venta menos los costos de

terminación y venta y que se reconozca una pérdida

por deterioro de valor.

49Figura 3.15.- Reconocimiento como un gasto


Reconocimiento como un gasto

Cuando los inventarios se vendadn

La entidad reconocerá el importe en libros de éstos como un gasto en

el período.

Algunos inventarios pueden distribuirse a

otras cuentas de activo

Ejemplo: los inventarios que se emplean como un componente de las

propiedades, planta y equipo de propia

construcción.

76

Párrafo 13.22.- Información a revelar

SECCIÓN 27 NIIF PYMES.- DETERIORO DEL VALOR DE LOS ACTIVOS

Párrafo 27.2.- Deterioro del Valor de los Inventarios

50Figura 3.16.- Información a revelar


Una entidad revelará la siguiente

información

a) Políticas contables

adoptadas para la medición de

inventarios y la fórmula del costo

utilizada.

b) El importe total en libros de los inventarios.

c) El importe de los inventarios

reconocido como gasto durante el período.

Las pérdidas por deterioro

del valor reconocidas o

revertidas

El importe total en libros

de los inventarios

pignorados en garantía de

pasivos.

51Figura 3.17.- Deterioro del valor de los Inventarios


Se evaluará en cada fecha sobre la que se informa, si los inventarios han

sufrido deterioro de valor.

La evaluación se realizará mediante la comparación del importe en libros de

cada partida del inventario.

Precio de venta (-) costos de terminación y venta.

Si los inventarios han sufrido deterioro, la entidad reducirá el importe en libros del inventario.

77

Párrafo 27.2.- Impracticabilidad de determinar el valor de deterioro en los inventarios

Párrafo 27.4.- Reversión del deterioro de valor

52Figura 3.18.- Impracticabilidad de determinar el valor de deterioro inventarios.

Adaptado de (Fundación IFRS, 2009)

Impracticabilidad

de determinar

deterioro

Cuando es impracticable determinar deterioro

de los inventarios, partida por partida.

Se podrá agrupar, las partidas de inventario

relacionadas con las misma línea de producto.

Que se produzcan y se comercialicen en la

misma zona geográfica.

53Figura 3.19.-Reversión del deterioro de valor

Adaptado de (Fundación IFRS, 2009)

Una entidad evaluará

nuevamente el valor de los

inventarios

Precio de venta menos los costos de terminación y venta en cada periodo posterior

al que se informa.

Circunstancias que

causaron el deterioro

hayan dejado de existir.

O cuando se

incremente: los precios

de venta menos los

costos de terminación

y venta.

La entidad revertirá el importe de

deterioro de valor.

78

NIC

Las NICs son las normas emitidas por la IASB (International Accounting Standards Board), con el

objetivo de que la información financiera que se presente sea una imagen fiel de la situación de la

empresa, lo cual servirá para la toma de decisiones oportunas y adecuadas.

NIC 2 Inventarios

“El objetivo de esta Norma es prescribir el tratamiento contable de las existencias. Un tema

fundamental en la contabilidad de las existencias es la cantidad de coste que debe

reconocerse como un activo, y ser diferido hasta que los correspondientes ingresos

ordinarios sean reconocidos. Esta Norma suministra una guía práctica para la

determinación de ese coste, así como para el posterior reconocimiento como un gasto del

ejercicio, incluyendo también cualquier deterioro que rebaje el importe en libros al valor

neto realizable. También suministra directrices sobre las fórmulas de coste que se utilizan

para atribuir costes a las existencias”. (International Accounting Standards Board, 2005)

Inventarios:

Los inventarios son bienes tangibles de propiedad de la entidad, la Sección 13 NIIF PYMES

expone que estos activos podrían ser:

Inventarios de productos terminados, con vistas a su venta.

Inventarios en proceso de producción o transformación, e

Inventarios de materiales o suministros que se utilizarán en el curso normal de las operaciones,

ya sea, en procesos de producción o en la prestación de servicios. (Fundación IASC, 2009)

3.2.- EL CONTROL INTERNO

Definición

El control interno es un proceso necesario en el que deben intervenir responsablemente todos los

integrantes de una organización, con el propósito de que la información financiera que se presente

sea razonable a la situación actual, para ello se identifican cuatro categorías de objetivos

institucionales:

1. Salvaguardar los activos de la empresa, contra el despilfarro, mal uso o acto ilegal.

2. Vigilar que las operaciones guarden eficiencia, eficacia y economía.

3. Mantener confiabilidad de la información financiera y no financiera.

4. Cumplir con las disposiciones de leyes y regulaciones aplicables, tanto del ámbito técnico

(normas) como legal.

Importancia

El control, en todo tipo de empresas, debe estar presente no solo en la parte administrativa y

financiera, sino también en el área de producción, diseño, seguridad, infraestructura, procesos,

evaluaciones, etc.; si se aplica eficientemente el control en toda la empresa esto permitirá que la

79

información financiera sea oportuna y razonable y que sirva como una fuente fidedigna para tomar

decisiones objetivas.

Importancia del Control Interno en los Inventarios

Es importante que las empresas apliquen controles a sus inventarios, esto se reflejará no sólo en la

cuenta contable, sino también en las siguientes áreas:

En la especificación de funciones a quienes de una u otra manera manejan los inventarios

(departamento de presupuestos, departamento de compras, bodega, contabilidad y ventas).

El área de presupuestos podrá efectuar las proyecciones de manera fiable, con la ayuda de

reportes que le permitan realizar estimaciones más reales, con el fin de preparar a la

empresa de forma oportuna.

El área de compras podrá efectuar mejores adquisiciones tomando en consideración temas

relevantes como las cotizaciones, la logística, el transporte, el almacenamiento, entre otros

pormenores.

Los colaboradores de la bodega podrán tener un mayor conocimiento en cuanto a la manera

de cómo deben efectuar sus funciones, como la recepción, almacenamiento y despacho de

la mercadería.

El área de contabilidad podrá registrar de manera fiable los documentos que respaldan los

procesos que han sufrido los inventarios, de tal manera que la información financiera al

final del período sea razonable.

El área de ventas podrá conocer con mayor amplitud cuáles son las categorías y cantidades

de productos que se encuentran disponibles en bodega.

80

Objetivos

A continuación se presentan los principales objetivos:

Principios

Varios autores definen diferentes principios de Control Interno, por lo cual se ha discernido sus

opiniones, el presente trabajo de investigación establece los siguientes principios:

1.- Estructura Organizacional.- la elaboración de una estructura adecuada a la actividad empresarial

permitirá beneficiar en varios ámbitos, esta deberá enfocarse en:

asignar apropiadamente la autoridad y delimitarla.

todas las operaciones deberán estar a cargo de más de una persona, es decir, si una persona

efectúa el registro, otra persona será la encargada de aprobarlo.

los miembros de la organización deben conocer sus funciones, estas instrucciones deberán

estar estipuladas en manuales de función.

2.- Seguridad de la información y de los activos:

Los empleados que tengan acceso a los sistemas contables deben tener una clave, la misma

que les responsabilizará de los registros, modificaciones, anulaciones, aprobaciones, entre

otros., por lo tanto este código no será transferible.

54Figura 3.20.- Objetivos del Control Interno

Adaptado de (Perdomo Moreno, 2005)

Prevenir fraudes

Descubrir robos y malversaciones

Localizar errores administrativos,

contables y financieros

Proteger y salvaguardas los

activos

Promover la eficiencia del

personal.

Detectar desperdicios innecesarios.

81

Los activos serán divididos en varios grupos para designar a varias personas la custodia de

los mismos.

Se efectuarán regularmente constataciones físicas de inventarios, arqueos de caja chica,

confirmación de saldos, inspección del cumplimiento de labores a los empleados.

3.- Dotación apropiada de personal y de recursos:

Establecer el proceso adecuado para la contratación del personal.

Capacitar permanentemente a los colaboradores de la organización.

Efectuar la compra de materiales de forma estratégica, mediante planes para abastecerse

con niveles óptimos, con el propósito de que se reduzcan gastos por almacenamiento,

seguridad y desgaste de los mismos.

Elementos

A nivel general se establecen varios elementos, este trabajo de investigación ha recopilado algunos

elementos del control interno de varios autores, entre ellos (Perdomo Moreno, 2005); otros tantos

elementos fueron añadidos de acuerdo a la situación de la Empresa objeto de estudio.

55Figura 3.21.- Elementos de Control Interno

Elementos de control interno

Políticas, procedimi

entos, procesos

Estructura organizaci

onal

Tecnología y sistemas contables

Personal

Misión, visión,

estrategias

Productos y/o

servicios que se ofrecen

82

Control de Inventarios:

La implementación de control interno de inventarios, especialmente, para las empresas comerciales

es una gestión que requiere de varios factores para lograr la eficiencia deseada, el control puede

establecerse a través de la asignación formal de funciones y responsabilidades a los colaboradores

del ente, el establecimiento de procesos a cumplirse mediante flujogramas, la dotación de

documentos de soporte auxiliar como órdenes de compra, recibo de mercadería, despacho de

mercadería, kardex, entre otros formularios que permitan registrar los movimientos que sufren los

inventarios, también el cálculo de indicadores de gestión y posterior seguimiento de los mismos a

futuro; la medición del grado de confiabilidad del control interno en los inventarios y su evolución

a través de los ejercicios económicos y el análisis financiero del rubro frente a los resultados

operacionales.

El control interno de los inventarios es implementado para evitar pérdidas a futuro, como puede ser

el deterioro de estos activos, desaparición de mercadería, desabastecimiento, sobreabastecimiento,

errores en pedidos y despachos, incorrecto almacenamiento y sobrevaloración de inventarios en los

Estados Financieros.

3.3.- MÉTODOS DE CONTROL INTERNO

Coso II

Este método de control interno está enfocado principalmente en la gestión y administración de los

riesgos.

COSO ERM describe un marco basado en cuatro principios que son los siguientes:

Según (Price Water House Coopers, 2012) Coso II presenta ocho componentes que son:

1. Ambiente Interno

2. Establecimiento de Objetivos

3. Identificación de Riesgos

4. Valoración de Riesgos

5. Respuesta al Riesgo

56Figura 3.22.- Principios de COSO ERM

Adaptado de (Price Water House Coopers, 2012)

Definición de riesgos corporativos

Componentes de proceso de administración de riesgos

Directrices para mejorar la administración

de riesgos

Evaluación de la

administración de riesgos.

83

6. Actividades de control

7. Información y Comunicación

8. Monitoreo

Coso III

Coso III o Coso 2013, es una actualización del Coso 1992, en el que se establecen varias mejoras

relacionadas a la aclaración de requerimientos para un control efectivo, amplía objetivos

relacionados a operaciones y finanzas y actualiza los cambios en el ambiente de negocio; estas

ampliaciones se dieron debido a la intervención de varios grupos de expertos como firmas

auditoras, inversionistas, estudiosos y gerentes de empresas que aplicaban Coso; las empresas que

decidieron aplicar Coso III, utilizaron el año 2014 como período de transición.

Según (Price Water House Coopers, S. C., 2014), Coso III presenta cinco componentes, basados en

17 principios que son:

Ambiente de Control:

Principio 1: Demuestra compromiso con la integridad y los valores éticos

Principio 2: Ejerce responsabilidad de supervisión

Principio 3: Establece estructura, autoridad, y responsabilidad

Principio 4: Demuestra compromiso para la competencia

Principio 5: Hace cumplir con la responsabilidad

Evaluación de riesgos

Principio 6: Especifica objetivos relevantes

Principio 7: Identifica y analiza los riesgos

Principio 8: Evalúa el riesgo de fraude

Principio 9: Identifica y analiza cambios importantes

Actividades de control

Principio 10: Selecciona y desarrolla actividades de control

Principio 11: Selecciona y desarrolla controles generales sobre tecnología

Principio 12: Se implementa a través de políticas y procedimientos

Principio 13: Usa información Relevante

Sistemas de información

Principio 14: Comunica internamente

Principio 15: Comunica externamente

Supervisión del sistema de control - Monitoreo

Principio 16: Conduce evaluaciones continuas y/o independientes

Principio 17: Evalúa y comunica deficiencias

84

Diferencias entre COSO I, COSO II y COSO III

Micil

Micil fue emitido en el año 2004, es el Marco de Control Interno para Latinoamérica, en la

Conferencia Interamericana de Contabilidad de San Juan, Puerto Rico en 1999 se recomendó un

marco latinoamericano de control en español similar al COSO (Commitee of Sponsoring

Organizations). “Micil se constituye en el documento de referencia técnica para el diseño,

aplicación y operación del control interno de las organizaciones públicas y privadas en

Latinoamérica.” (Rivas Márquez, 2011)

Los componentes que se identifican para Micil son (Proyecto Rendición de Cuentas Anti-

corrupción en las Américas, 2004):

1.- Ambiente de Control y Trabajo institucional,

2.- Evaluación de los riesgos para obtener objetivos,

3.- Actividades de control para minimizar los riesgos,

4.- Información y comunicación para fomentar la transparencia, y

5.- Supervisión interna continua y externa periódica.

57Figura 3.23.- Diferencias COSO I, II y III

Adaptado de (Auditool Org, 2013)

COSO I COSO II COSO III

Control Interno - Marco

Integrado

Gestión de Riesgo

Empresarial - Marco

Integrado

Control Interno -

Marco Integrado

AÑO DE

EMISIÓN1992 2004 2013

Ambiente Interno Ambiente de Control

Establecimiento de Objetivos

Identificación de Riesgos

Respuesta al Riesgo

Sistemas de información

ENFOQUESDefinición común de control

interno

Identificación, evaluación y

gestión integral del riesgo.

Aclarar los

requerimientos del control

interno, y ampliar su

aplicación al expandir los

objetivos

operativos y de emisión de

informes

NOMBRE

Información y Comunicación

Ambiente de Control

Evaluación de Riesgos

Actividades de Control

Monitoreo

COMPONENTES

85

Corre

Corre es el Marco Integrado de Control de los Recursos y los Riesgos – Ecuador, fue creado con

referencias conceptuales del Informe del “Committee of Sponsoring Organizations” (COSO) –

(Comité de Organismos Patrocinadores); Marco Integrado de Control Interno Latinoamericano

(MICIL); y, Gestión de Riesgos Corporativos-Marco Integrado (COSO II para fines de este

trabajo).

Corre se basa principalmente en COSO II, hace énfasis a la realidad ecuatoriana, para que las

empresas del País puedan aplicar fácilmente su contenido. Corre aplica los mismos componentes

que establece para el efecto de Control Interno, el COSO II.

Itil

Itil significa Information Technology Infrastructure Library o Librería de Infraestructura de

Tecnologías de Información, este marco fue elaborado a finales de los años ochenta, debido a que

las empresas cada vez utilizaban más las tecnologías, en un principio éste constaba de 10 libros de

consulta, luego aumentaron a 30 libros, posteriormente en el año 2000 se simplificó la información

para que sea más fácil la aplicación y comprensión de su contenido.

Cobit

Se define como Control of Objectives for Information and Related Technology. Surge en 1996 y es

un marco de control interno para tecnologías de información. Su propósito fundamental se enfoca en

que éstas promuevan los procesos de la organización para producir información útil en el logro de

sus objetivos. (Franklin Finkowsky, 2013)

Cobit presenta cinco principios que son:

1.- Satisfacer las necesidades de las partes interesadas

2.- Cubrir la empresa de extremo a extremo

3.- Aplicar un modelo de referencia único integrado

4.- Hacer posible un enfoque holístico

5.- Separar el gobierno de la gestión

3.4.- MÉTODOS DE EVALUACIÓN DE CONTROL INTERNO

Cuestionario

Consiste en la elaboración de una serie de preguntas que deberán contestar los miembros del área

de estudio, este método permitirá que el evaluador obtenga información y opinión de los

responsables de forma directa. Con esta información el investigador podrá efectuar análisis,

comparaciones e interpretaciones.

Quien formule las preguntas deberá realizarlas de manera que ellas obedezcan a un sentido

ordenado y cronológico.

http://www.monografias.com/trabajos7/sisinf/sisinf.shtml

86

58Figura 3.24.- Cuestionario de Control Interno Inventarios

CUESTIONARIO DE CONTROL

INTERNO

EMPRESA XYZ CÍA. LTDA.

COMPONENTE A AUDITAR: INVENTARIOS

RESPONSABLE: Carlos Íñiquez

No. SI NO N/A OBSERVACIONES P/T C/T

1.- X 1 0

2.- X 1 1

3.- X 1 0

4.- X 1 0

5.- X 1 0

6.- X 1 0

7.- X 1 1

8.- X 1 0

9.- X 1 1

10.- X 1 0

10 3

ELABORADO POR: I.F

SUPERVISADO POR: K.T

APROBADO POR: R.A

SUMAN

Las tomas físicas son realizadas por una

persona diferente al custodio de bodega.

Se comprueba que los productos están

valorados razonablemente.

CI

PREGUNTA

AI

1/1

Se utilizan los documentos necesarios

para las tomas físicas de existencias

Se comprueban que las características de

la mercadería recibida esté acorde al

pedido.

Los documentos que respaldan las

compras llegan conjuntamente con la

mercadería.

Se efectúan periódicamente

constataciones físicas de la mercadería

Existe una asignación formal del custodio

de bodega.

Existe asignación de funciones según un

manual


para el ingreso de mercadería


para el despacho de mercadería

87

Narrativo

Es el relato pormenorizado de todos los procedimientos que se efectúan durante un proceso

determinado, también se describen aquellos factores que intervienen en el mismo y cómo ellos

afectan; este método puede ser utilizado con el conocimiento o no de los sujetos observados.

Este método, sin el conocimiento del sujeto evaluado, podría arrojar resultados más fiables, debido

a que él actuará con normalidad.

Tabla 3.2

Ejemplo de Narrativa de Control Interno

EMPRESA XYZ CÍA. LTDA

NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO DE RECEPCIÓN DE MERCADERÍA

FECHA

OBSERVACIÓN: 07/04/15

La mercadería solicitada hace quince días, llega en camión a la bodega, quienes entregan los

productos no entregan la factura ni la guía de remisión, correspondiente.

El señor chofer y su ayudante comienzan a bajar el pedido, con el bodeguero de la Empresa

XYZ, dejando los productos en la vereda y otros dentro del almacén.

Una vez que se ha culminado con la descarga de los cartones, los proveedores entregan la copia

de la nota de entrega y se retiran.

Hallazgos de la narrativa:

1.- La mercadería debería llegar acompañada de los documentos que respaldan la compra.

2.- El señor bodeguero debería revisar el pedido y efectuar las comprobaciones necesarias:

contar, medir o pesar.

3.- La mercadería es ubicada en la puerta de la bodega, dificultando el ingreso.

4.- Los proveedores no deberían entregar la copia de la nota de entrega, sino el original.

5.- En la bodega no se han implementado los documentos necesarios que comprueben las

acciones realizadas.

Informe COSO

La metodología del Informe COSO es una herramienta para la identificación de los riesgos más

relevantes que tiene una organización, una vez que se encuentran completamente reconocidos es

necesario que se elaboren las respectivas actividades de control.

88

Gráfico

El flujo-diagrama es la técnica más utilizada en este tipo de método, la cual permite representar

gráficamente el desarrollo normal que se ejecuta en los procesos o procedimientos a través de

símbolos especiales, que ya tienen un significado general, a continuación se presentan los símbolos

más utilizados para el flujo-diagrama:

Tabla 3.3

Figuras utilizadas en los Flujogramas

Adaptado de (Certo, 2001)

FIGURAS SIGNIFICADO FIGURAS SIGNIFICADO

Decisión

Funcionamiento

manual

Datos almacenados

Líneas conectorasDocumento

Proceso

Datos

Inicio/Fin

89

A continuación se presenta un ejemplo de Flujodiagrama de Recepción de Mercadería

59Figura 3.25.- Ejemplo Flujograma de Recepción de mercadería

PORTERÍA BODEGADEPARTAMENTO DE

COMPRAS

DEPARTAMENTO

CONTABLEMENSAJERÍA

INICIO

Llega camión de

mercadería

Existe autorización para la

entradasi

Camión llega hasta la

entrada de la bodega

no

No se permite el ingresoSolicitar documentos de

compra

Revisar que la mercadería

esté acorde al pedido

Revisar y firmar los

documentos

Autorizar la recepción de

mercadería

Enviar documentos para

registro contable

Revisar que la factura

cumpla con los requisitos

Descargar mercadería del

camiónDebe elaborar retención no

si

Colocar ordenadamente la

mercaderíaElaborar retención

Entregar retención al

proveedor

Llenar kardex de bodega FIN

90

3.5.- INFORME COSO II ERM

Antecedentes

A finales de septiembre del 2004, en consecuencia de varios escándalos financieros se emite el

COSO II ERM (Enterprise Risk Management) que es un modelo de control interno basado en el

enfoque al riesgo, que integra la identificación, la valoración y la respuesta al mismo, para brindar

seguridad razonable a los inversionistas, gerentes, acreedores, empleados y otros grupos de interés.

A diferencia del COSO I, en este marco se establecen más componentes, que en total son ocho; los

cuales guardan relación con los cuatro objetivos.

Objetivos

Los objetivos del Informe COSO II ERM según (Mora, 2013) están basados en:

Estratégicos

Operaciones

Informes

Cumplimiento

60Figura 3.26.- Componentes del COSO ERM

En (Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Comission, 2015)

91

Componentes

Los componentes del COSO II según (Mora, 2013) son los siguientes:

1.- Ambiente Interno.- En este componente se identifica cómo el personal de la entidad percibe y

trata los riesgos, esto lo hace a medida que va conociendo cuál es el ambiente en el que operan, la

integridad y valores éticos que los caracteriza.

Se dice que a partir de este componente se puede diagnosticar a los demás, porque proporciona una

estructura o un bosquejo de cómo las personas desarrollan sus actividades y el grado de

responsabilidad con el que las asimilan.

Dentro de este componente se establecen ocho factores que son:

1. Filosofía de la gestión de riesgos.- se toma en consideración cuál es la actitud de la

organización frente a los riesgos, en operaciones cotidianas como la comunicación y la

toma de decisiones.

2. Cultura al riesgo.- a medida que las empresas van creciendo es necesario que se

establezcan niveles máximos de error, para que se reduzca la probabilidad de riesgos y, de

presentarse, estos no afecten de sobremanera a la Empresa. La cultura al riesgo debe

61Figura 3.27.- Factores del Ambiente Interno

Filosofía de la gestión de

riesgos

Cultura al riesgo

Integridad y valores éticos

Visión del Directorio

Compromiso de

competencia profesional

Estructura Orgánica

Asignación de autoridad y

responsabilidad

Políticas y prácticas de

recursos humanos

92

hacerse hincapié para que todos los miembros de la entidad contribuyan en el

cumplimiento y emitiendo sugerencias para mejorar.

3. Integridad y valores éticos.- la alta dirección es la encargada de establecer el estilo de

comportamiento a nivel superior, esto irá incidiendo en la conducta del resto del personal,

con el ánimo de que se haga lo correcto y empleando los valores morales; esto no solo

influye en la detección de riesgos sino que también crea un ambiente laboral adecuado.

4. Visión del Directorio.- el directorio es el encargado de fijar los objetivos a nivel de

entidad, toma las decisiones más significativas, establece el tipo de comunicación y la

estructura organizacional, sin alejarse de la visión principal que ha tenido la empresa desde

sus inicios.

5. Compromiso de competencia profesional.- la dirección debe definir los niveles de

competencia para cada puesto de trabajo, la habilidad de los directivos se verá reflejada en

la forma de organización que se implemente para adecuar a los trabajadores de acuerdo a la

experiencia, estudios, edad, actitud y aptitud; así mismo fijará los resultados que espera

obtener de cada puesto.

6. Estructura organizativa.- contiene cuatro etapas que son: departamentalización,

asignación de actividades, determinación de autoridad y responsabilidad y relacionamiento

entre las unidades de la empresa.

7. Asignación de autoridad y responsabilidad.- la autoridad es el vínculo para que la

estructura organizacional sea dinámica y ordenada; la responsabilidad permite que los

procesos se han realizados con prudencia y puntualidad.

8. Políticas y prácticas de recursos humanos.- son lineamientos para dirigir el

comportamiento de los miembros de la organización hacia la integridad de las funciones

asignadas.

Establecimiento de objetivos:

Los objetivos serán fijados de acuerdo a la misión de la entidad y serán consecuentes con el riesgo

aceptado.

62Figura 3.28.- Establecimiento de Objetivos

Objetivos Estratégicos

Objetivos Relacionados

Riesgo Aceptado y Niveles de Tolerancia

93

1. Objetivos Estratégicos.- son las declaraciones que la empresa desea cumplir en el

mediano y largo plazo. Los objetivos estratégicos son elaborados usualmente por el Nivel

Directivo, el resto de objetivos de la entidad guardarán relación con los estratégicos.

2. Objetivos Relacionados.- son objetivos más específicos que contribuyen a la consecución

de los objetivos principales de la empresa, es decir, los objetivos estratégicos.

3. Riesgo Aceptado y Niveles de Tolerancia.- las organizaciones deben analizar sus

capacidades para conocer los niveles máximos de riesgo que pueden tolerar, esto permitirá

que la empresa no se arriesgue en operaciones que no le traerían beneficios.

Identificación de riesgos:

Para identificar los riesgos se deberá efectuar una clasificación entre aspectos externos

(económicos, políticos, sociales, tecnológicos, culturales, ambientales) y los internos (capacidad

administrativa, financiera, de ventas, procesos, tecnología) que de presentarse negativamente

podrían afectar la consecución de los objetivos institucionales.

Técnicas comunes para identificación de eventos:

Análisis PEST

Análisis FODA

Identificación de eventos

Talleres de trabajo

Entrevistas

Cuestionarios y encuestas

Análisis del flujo de procesos

Principales indicadores de eventos

Seguimiento de datos de eventos con pérdidas

Evaluación de riesgos:

La evaluación de riesgos se elaborará de acuerdo a la probabilidad de que ocurra y el impacto que

tenga en la empresa, de ello dependerá su debida administración.

Como referencia se puede medir su impacto en base a datos pasados pero estos tienen un sentido un

tanto subjetivo, mientas que si se utiliza datos externos estos cálculos podrían ser más objetivos.

Técnicas para evaluar riesgos:

Técnicas probabilísticas.- permiten medir tanto la probabilidad e impacto de un

determinado número de resultados basándose en premisas del comportamiento de los

eventos, en forma de distribución estadística.

94

Técnicas no probabilísticas.- a diferencia de las técnicas probabilísticas sólo miden el

impacto de un posible evento sobre una elección de muestras aleatorias, es decir, no todos

los elementos de una población tienen el mismo grado de oportunidad de ser seleccionados.

Benchmarking.- las empresas pueden utilizar los resultados que han obtenido otras

organizaciones para medir el grado de probabilidad e impacto que podría presentarse si se

tomaran ciertas decisiones.

Respuesta al riesgo:

La dirección selecciona las posibles respuestas -evitar, aceptar, reducir o compartir los riesgos -

desarrollando una serie de acciones para alinearlos con el riesgo aceptado y las tolerancias al riesgo

de la entidad, según (Price Water House Coopers, 2012).

Evitarlo.- se deja de efectuar varias acciones que puedan provocar que se presenten los

riesgos, esto puede ser perjudicial o beneficioso; no siempre el evitar riesgos será la

mejor alternativa, si la empresa desea aprovechar los riesgos podría obtener ventaja

sobre las demás, para cada caso será necesario que exista un estudio minucioso antes de

decidir.

Reducirlo.- se toman acciones para reducir el impacto y la probabilidad de que ocurran

eventos negativos.

Compartirlo.- cuando se establecen acuerdos para actuar conjuntamente con otras

empresas a fin de que el impacto sea menor o sea distribuido.

Aceptarlo.- no se efectúa ningún tipo de respuesta sino que se espera que se presente el

evento, sin embargo, se deberían elaborar planes para asumirlo cuidadosamente.

63Figura 3.29.- Respuesta al Riesgo

Adaptado de (Price Water House Coopers, 2012)

Evitarlo

Reducirlo Compartirl

o

Aceptarlo

95

Actividades de control

Una vez que se han establecido las respuestas a los riesgos la empresa definirá las políticas

necesarias para que ellas sean implementadas, bajo esta premisa los miembros de la organización

sabrán sus obligaciones para mitigar los márgenes de error. No basta tan solo con detectar los

riesgos y valorarlos, se deben establecer políticas, planes, asignación de recursos, capacitaciones y

supervisiones.

Información y Comunicación

La información es un recurso valioso en la empresa, debe ser difundido a cada nivel

adecuadamente tanto en cantidad como en tiempo, evitando fugas de información, esto influirá

positivamente para que las diferentes unidades puedan identificar, evaluar y responder a los

riesgos, en el grado de responsabilidad que se le ha conferido a cada uno y en consecuencia con los

objetivos empresariales; para que esto pueda ser asertivo será necesario que se establezca una

estructura organizacional efectiva de manera que facilite las vías de comunicación y los cortos

períodos de respuesta, en este proceso, toda la institución estará en pleno conocimiento de los

principales riesgos a los cuales debe enfrentar.

Monitoreo

En este componente se efectuarán las respectivas evaluaciones para identificar la eficacia de la

gestión de riesgos corporativos que se han establecido, este paso dará los lineamientos necesarios

para establecer la retroalimentación.

3.6.- INDICADORES DE GESTIÓN

Un indicador de gestión es la relación (división) entre dos cifras que corresponden a variables

relevantes de la consecución de objetivos relacionados a procesos y funciones clave.

Estas variables se pueden relacionar de acuerdo a:

64Figura 3.30.- Relación de los Indicadores de Gestión

Adaptado de (Rojas López, Gutiérrez Roa, & Correa Espinal, 2012)

Parte/Todo

Real/Propuesto

Actual/Anterior

96

Objetivos

Según (Franklin Finkowsky, 2013) estos son los objetivos que persigue la elaboración de

indicadores de gestión:

Conocer el grado de eficacia en procesos y funciones clave.

Evaluar en términos cualitativos y cuantitativos el cumplimiento puntual de las etapas

administrativas y su propósito estratégico.

Verificar el logro de las metas e identificar las posibles desviaciones.

Controlar la operación

Prevenir e identificar desviaciones que impidan el cumplimiento de los objetivos.

Determinar costos unitarios por áreas, programas, unidades de negocio y centros de control.

Clasificación

Los indicadores pueden clasificarse de tres maneras:

Formulación de indicadores de gestión:

Formulación de indicadores de gestión:

65Figura 3.31.- Clasificación de Indicadores de Gestión

Adaptado de (Rojas López, Gutiérrez Roa, & Correa Espinal, 2012)

Indicadores de gestión

Según su tipo

-Procesos

-Aprendizaje

-Crecimiento

-Satisfacción cliente

Según su naturaleza

-Eficiencia

-Eficacia

Efectividad

Según su aplicación

-De monitoreo

-De cumplimiento

-De control

-De resultado

-De evaluación

- Operativos

66Figura 3.32.- Formulario de indicadores de gestión

En (Rojas López, Gutiérrez Roa, & Correa Espinal, 2012)

97

Ficha técnica de un indicador

A continuación se presenta la ficha técnica de un indicador de gestión:

67Figura 3.33.- Ficha técnica de un indicador

En (Rojas López, Gutiérrez Roa, & Correa Espinal, 2012)

98

3.7.- MATRICES DE INDICADORES DE GESTIÓN

Definición

“Es una herramienta estratégica que incorpora la información de manera integral, lo que permite

alinear la información para su análisis, monitorear la relación objetivos-indicadores-metas y la

retroalimentación de los resultados de las evaluaciones para mejorar el desempeño organizacional.”

(Franklin Finkowsky, 2013)

Objetivos

Incorporar los indicadores que permitirán evaluar el desempeño de la organización.

Identificar los factores necesarios para obtener el resultado de los indicadores.

Determinar fácilmente el tipo de indicador que se está utilizando.

Aplicar los mismos indicadores para períodos subsecuentes.

Plasmar los resultados obtenidos, que servirán como fuente para la toma de decisiones.

Pasos para el diseño de una matriz de indicadores

1.- Nombre del Indicador

El nombre expresa el tema que distingue al indicador.

2.- Dimensión a medir

De acuerdo con el objeto a medir, los indicadores pueden ser de:

Eficiencia

Eficacia

Calidad

Economía

3.- Objetivo del indicador

La definición expresa el motivo, la utilidad, uso o finalidad de elaborar el indicador, para lo cual

expresará cual es el objeto de medición.

4.- Método de cálculo

Es la fórmula que se debe utilizar para obtener el resultado del indicador, para lo cual será

necesario mostrar los símbolos matemáticos y expresiones aritméticas.

5.- Unidad de medida

Se debe especificar cuál es la expresión del resultado, para que no se presenten errores de

comprensión, algunas de las unidades de medida podrían ser:

99

Tasa

Porcentaje

Número de veces

Unidades monetarias

Unidades de peso

Unidades de longitud

Unidades de tiempo

Unidades de masa

Entre otras

6.- Frecuencia de medición

Se refiere a la periodicidad con la que se aplique el indicador, puesto que no se podrían efectuar

análisis de los resultados de períodos diferentes.

Frecuencias:

Largo plazo

Mediano plazo

Corto plazo

7.- Línea base

Es el valor del indicador que se establece como punto de referencia para poder evaluarlo, y en el

transcurso de los períodos darle seguimiento, a través de los resultados que arroja.

8.- Metas

Las metas permiten establecer límites o niveles máximos de logro. La principal característica de las

metas es que deben ser cuantificables, para consecuentemente ir evaluando su cumplimiento o no.

9.- Sentido del indicador

Muestra el significado que tiene un indicador, es decir, si es positivo o negativo para identificar su

desempeño; al decir que el indicador es positivo se refiere a que entre más alto sea el resultados es

más beneficioso para la organización, al mostrar que un indicador tiene sentido negativo, significa

que entre menor sea el resultado será más conveniente para el objeto de medición.

100

MATRIZ DE INDICADORES DE GESTIÓN

Tabla 3.4

Matriz de indicadores de gestión

NOMBRE

DEL

INDICADOR

DIMENSIÓN

A MEDIR

OBJETIVO

DEL

INDICADOR

MÉTODO DE CÁLCULO

UNIDAD

DE

MEDIDA

FRECUENCIA

DE

MEDICIÓN

LÍNEA

BASEMETAS SENTIDO

Utilización de

bodegaEficiencia

Conocer el

porcentaje de

utilización de la

bodega.

Porcentaje Anualmente Año 2015 100% Positivo

Inventarios que

no han sufrido

deterioro

Eficiencia

Conocer el

porcentaje de

ediciones que no

han sufrido

deterioro.


Ventas sin

devoluciones de

mercadería

Eficacia

Conocer el

porcentaje de

ventas sin

devoluciones


Año 2015 100% Positivo

CUANTITATIVOS

Compras sin

devoluciones de

mercadería

Eficacia

Conocer el

porcentaje que

representan las

compras sin

devoluciones.

Porcentaje Anualmente

* 100

* 100

101

Tabla 3.4

Matriz de indicadores de gestión (continuación)

NOMBRE

DEL

INDICADOR

DIMENSIÓN

A MEDIR

OBJETIVO

DEL

INDICADOR

MÉTODO DE CÁLCULO

UNIDAD

DE

MEDIDA

FRECUENCIA

DE

MEDICIÓN

LÍNEA

BASEMETAS SENTIDO

Pedidos

despachados a

tiempo

Eficacia

Conocer el

porcentaje de

pedidos

despachados a

tiempo

Porcentaje Mensualmente Año 2015 100% Positivo

Adquisiciones

planificadasEficiencia

Conocer el

porcentaje de

adquisiciones que

se programan

Porcentaje Mensualmente Año 2015 100% Positivo

Conocimiento de

las actividades

que debe

desarrollar el

funcionario de

bodega

Eficiencia

Conocer el grado

de conocimiento

del funcionario

de bodega para

el tratamiento de

los inventarios.

Evalúa y selecciona entre:

- ALTO

- MEDIO

- BAJO

Cualitativo Mensualmente Año 2015 Alto Positivo

Implementación

de controles

preventivos en

la bodega

Eficiencia

Determinar la

frecuencia de

controles

preventivos en la

bodega.


- SIEMPRE

- CASI SIEMPRE

- A VECES

- NUNCA

Cualitativo Semestralmente Año 2015 Siempre Positivo

CUALITATIVOS

* 100

* 100

102

Tabla 3.4

Matriz de indicadores de gestión (continuación)

NOMBRE

DEL

INDICADOR

DIMENSIÓN

A MEDIR

OBJETIVO

DEL

INDICADOR

MÉTODO DE CÁLCULO

UNIDAD

DE

MEDIDA

FRECUENCIA

DE

MEDICIÓN

LÍNEA

BASEMETAS SENTIDO

Implementación

de controles

concurrentes en

la bodega

Eficiencia

Determinar la

frecuencia de

controles

concurrentes en

la bodega.


- SIEMPRE

- CASI SIEMPRE

- A VECES

- NUNCA


Implementación

de controles

correctivos en la

bodega

Eficiencia

Determinar la

frecuencia de

controles

preventivos en la

bodega.


- SIEMPRE

- CASI SIEMPRE

- A VECES

- NUNCA


Condiciones

físicas de la

bodega para

almacenar los

inventarios

Eficiencia

Conocer si las

características

de la bodega son

apropiadas para

evitar el

deterioro de los

inventarios.


- BUENAS

- REGULARES

- MALAS

Cualitativo Semestralmente Año 2015 Buenas Positivo

Seguridades

implementadas

en la bodega

para

salvaguardar el

patrimonio de la

organización

Eficiencia

Conocer si las

seguridades

implementadas

en la bodega son

adecuadas.


- ALTAS

- MEDIAS

- BAJAS

Cualitativo Semestralmente Año 2015 Alta Positivo

103

3.8.- MÉTODOS DE VALORACIÓN DE INVENTARIOS SEGÚN NIIF PARA PYMES

Promedio Ponderado

Consiste en obtener el valor unitario en cada uno de los movimientos que se registre en la tarjeta de

control de mercaderías (kardex), para obtener este valor se dividirá el valor total para la cantidad de

mercadería existente, los egresos de mercadería se registrarán o valorarán al último valor promedio

establecido. Este método es el más utilizado y recomendado.

FIFO

First In First Out que significa primeros en entrar, primeros en salir, según este método las salidas

de mercadería egresan en su orden de ingreso, es decir, si existieron dos compras primero saldrán

aquellos productos de la primera compra. Cuando los precios en el mercado tienden a bajar, el

inventario final está subestimado debido a que saldrán primero las mercaderías más costosas y

quedarán en el inventario las adquiridas a menores precios.

3.9.- RANGOS DE EXISTENCIAS

Dentro de los controles que se deben establecer para el control interno de inventarios, es

indispensable analizar el sobreabastecimiento y el desabastecimiento:

68Figura 3.34.- Rango de existencias

Adaptado de (Zapata, 2013)

Rango de existencias

Sobreabastecimiento

Concepto.- es la acumulación innecesaria de inventarios en la bodega.

Efectos.- eleva el costo de los productos, por el almacenamiento, custodio, control y la inversión financiera.

Desabastecimiento

Concepto.- es la presencia casi nula de inventarios o una cantidad tan inferior que no permite cumplir con los pedidos.

Efectos.- demoras en la entrega de pedidos, puede ocasionar la pérdida de ventas potenciales.

104

CAPÍTULO IV

4.- PROPUESTA

4.1.- DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO

Misión

Se ha propuesto la siguiente Misión para Representaciones Salazar:


escolares para el Ecuador, con las últimas actualizaciones y con innovadoras presentaciones,

motivando el gusto por el estudio en los niños y niñas de nuestro País.”

Visión

Se ha propuesto la siguiente Visión para Representaciones Salazar:

“Nuestra visión es llegar a ser una de las editoriales más reconocidas a nivel Nacional, por el

diseño de los textos educativos, la variedad de nuestros productos y la calidad que entregamos a

nuestros clientes, utilizando la mejor tecnología en beneficio de la naturaleza”.

Objetivos

Se han propuesto los siguientes Objetivos:

Objetivo General:

- Editar y comercializar textos escolares, de alta calidad y diseños innovadores para

despertar el gusto por el estudio y obtener utilidades para los socios.

Objetivos Específicos:

Obtener mayor reconocimiento de la marca “Mágicas travesuras” por la excelencia de los

productos.

Utilizar tecnología avanzada que permita reducir los impactos ambientales.

Optimizar recursos materiales, financieros, tecnológicos y capital humano en la

simplificación de procesos.

Ampliar la gama de textos escolares, de acuerdo a las reformas que emite el Ministerio de

Educación.

Brindar seguridad y estabilidad laboral a todo el personal.

Políticas

Son lineamientos que orientan o guían a los miembros de una empresa, hacia criterios generales de

ejecución de acciones, para facilitar la implementación de estrategias.

105

Políticas para Inventarios

Políticas Generales:

Sección la Sección 13 NIIF PYMES, esta es la Información que se deberá revelar, relacionada a los

inventarios:

Las políticas contables que la Editorial Salazar ha adoptado la Empresa para la medición de

los inventarios.

Revelar la fórmula del costo utilizada, Representaciones Salazar utiliza la fórmula de

Promedio Ponderado.

Clasificación de los inventarios, según la Editorial y el importe de cada uno de ellos.

El importe de inventarios que en el período ha sido reconocido como gasto durante el

período que se informa.

Revelar las pérdidas por deterioro del valor que se han presentado en los textos escolares.

Se informará la cantidad y el importe de libros escolares que ha sido entregado como

mercadería en consignación a vendedores particulares.

Políticas Funcionales:

Políticas del Departamento Comercial - Compras

Elaborar un plan de compras mensual, solicitando cotizaciones a los posibles

proveedores.

Antes de efectuar una adquisición, el funcionario de compras deberá conocer el espacio

físico disponible en la bodega, para no sobre-abastecerla.

Expedir una copia del original de la Orden de Compra a la bodega, para que el

encargado verifique las características de la adquisición.

En caso de existir inconsistencias en los pedidos, el funcionario del Área de Compras

será el encargado de realizar los trámites necesarios para efectuar las respectivas

devoluciones.

El funcionario de compras será el encargado de efectuar la respectiva evaluación de

calidad, una vez que se han recibido los libros impresos.

Políticas de la bodega

El encargado de bodega deberá constatar la cantidad y las características de la

mercadería solicitada, según la orden de compra, sólo si coinciden se receptará la

mercadería.

El encargado de bodega deberá registrar en el kardex de bodega, tanto los ingresos

como las salidas, inmediatamente después de que se haya ejecutado la recepción y el

despacho.

106

El encargado de bodega deberá despachar las existencias, de acuerdo a las órdenes de

requisición del área de ventas, respaldándose con las firmas de responsabilidad en el

Formulario de Despacho de mercadería.

El funcionario de la bodega deberá crear un kardex por cada producto que ingrese al

almacén.

La bodega deberá permanecer cerrada mientras el funcionario a cargo no se encuentre.

El funcionario de la bodega comunicará al Departamento de Compras cuando lleguen

los pedidos y notificará inmediatamente novedades como: equivocaciones en los

pedidos, devoluciones y faltantes

Políticas del Área contable

Solicitar anualmente a la Gerencia General la aprobación del cronograma y

presupuesto para la ejecución de constataciones físicas de mercadería en la bodega.

Los funcionarios de este departamento efectuarán constataciones físicas de la

mercadería, estableciendo comparaciones entre la información que arroje el sistema

contable, el kardex de bodega y las existencias reales.

Verificar que la factura emitida por los proveedores, cumpla con los requisitos de Ley,

para ser registrada contablemente.

Registrar contablemente todos los movimientos que sufren los inventarios, con los

documentos de sustento.

Contabilizar los artículos clasificándolos según sus códigos en el Plan de Cuentas de la

Empresa.

Políticas del Área de ventas

Solicitar a la bodega los artículos necesarios mediante Orden de Requisición.

Antes de gestionar una venta, los funcionarios de esta área deberán consultar la cantidad de

libros disponibles en la bodega.

Revisar que el pedido se encuentre acorde al pedido del cliente, antes de efectuar la entrega

del mismo.

Entregar a los clientes los pedidos solicitados junto con los documentos de venta

autorizados por el S.R.I (Servicio de Rentas Internas).

107

Organigramas

Los organigramas son representaciones gráficas que nos permiten visualizar cómo se encuentran

organizadas las empresas.

Organigrama estructural

El organigrama estructural muestra las áreas y niveles que integran una empresa, esto podrá variar

de una empresa a otra de acuerdo al tipo de actividad que realicen.

108

Organigrama Estructural

69Figura 4.1.- Estructura Orgánica Propuesta

Junta General

de Socios

Presidencia

Gerencia

General

Asistencia de

Gerencia

Departamento

Financiero

Departamento

Producción

Departamento

Comercial

Contabilidad Redacción Edición Diseño/

Fotografía Reproducción

Autoría

Ventas Compras

Almacén Bodega

109

Organigrama Funcional

70Figura 4.2.- Organigrama Funcional Propuesto

Aprobar Estados Financieros

Evaluación de la

gestión de gerencia

Presidencia

Junta G Socios

Planificar, organizar,

dirigir y controlar actividades

Gerencia Gral

Logística exterior de la

empresa

Asist.Gerencia

Definir procesos y procedimientos

D. Financiero

Producción de textos

escolares D. Producción

Gestión de ventas y

compras de la Editorial D. Comercial

Preparación de

EEFF

Contabilidad

Dearrollo de temas

para los libros

Redacción

Creación y

bosquejo contenido

Autoría

Estructuración del

libro

Edición

Selección de

formato e imágenes

Diseño/Fotografía

Impresión, encua-

dernación y

acabados

Reproducción

Gesión de venta

a clientes

Ventas

Gestión de

compras

Compras

Despacho de

pedidos

Almacén

Almacenamiento

de productos

Bodega

110

ORGANIGRAMA FUNCIONAL REPRESENTACIONES EDUCATIVAS SALAZAR CÍA.

LTDA.

JUNTA GENERAL DE SOCIOS

Aprobar los Estados Financieros de cada período fiscal.

Tomar decisiones en cuanto a los resultados obtenidos.

Decidir las cifras y fechas para efectuar aumentos de capital.

Nombrar comisario.

PRESIDENCIA

Evaluar la gestión que realiza el gerente general.

Reemplazar al gerente general si este tuviera que ausentarse viajes, comisiones,

vacaciones, etc.

GERENCIA GENERAL

Planificar, organizar, dirigir y controlar las actividades de la empresa.

Representar legalmente a la empresa.

Tomar decisiones administrativas, operativas y económicas.

Hacer hincapié la aplicación de los reglamentos y políticas de la empresa.

Elaborar presupuestos y hacerlos cumplir.

ASISTENCIA DE GERENCIA

Concertar citas de negocios del Gerente General.

Redactar y enviar comunicados del Gerente General hacia sus empleados, proveedores,

clientes, socios, etc.

Receptar y comunicar las solicitudes y oficios que sean destinadas al Gerente General.

Solicitar el ISBN antes de la impresión de los libros.

DEPARTAMENTO FINANCIERO

Definir procesos y procedimientos necesarios para la efectiva administración de la

empresa.

CONTABILIDAD

Elaborar Estados Financieros.

Efectuar declaraciones de impuestos y enviar los anexos

correspondientes.

Registrar las transacciones comerciales que se presenten en el

ejercicio económico.

Conciliar bancos.

Elaborar análisis financieros para facilitar la toma de decisiones.

111

Efectuar tomas físicas de inventarios.

DEPARTAMENTO DE PRODUCCIÓN

Planificar con la Gerencia General los procesos necesarios para la elaboración de los libros.

REDACCIÓN

Estudio de las reformas curriculares que emite el Ministerio de

Educación.

Separación del contenido en unidades.

Redacción de la información que contendrán los textos.

AUTORÍA (staff)

Se contrata profesores con título de cuarto nivel, quienes realizan

el bosquejo de los contenidos.

EDICIÓN

Formación del libro, estructuración de contenidos.

Selección de textos y otros contenidos.

Evaluación de la calidad de los libros.

DISEÑO Y FOTOGRAFÍA (staff)

Diseñar el formato de los textos, de manera que sean didácticas

para facilitar el aprendizaje.

Selección de imágenes para la mejor comprensión del contenido

textual.

REPRODUCCIÓN (staff)

Primera impresión a borrador.

Efectuar muestras de color de gráficos.

Impresión de ejemplares

Encuadernación

Acabados

Autoría, diseño, fotografía y reproducción, fueron catalogadas como áreas STAFF, porque quienes

intervienen en estos procesos, no pertenecen a la nómina de empleados de la Editorial

Representaciones Salazar, pero se requiere de la presencia tanto de ellos como de los colaboradores

de Salazar, para tomar decisiones adecuadas, que permitan plasmar en los libros tanto el

profesionalismo de las áreas STAFF y la experiencia de los editores de Representaciones Salazar.

112

DEPARTAMENTO COMERCIAL

VENTAS

Gestionar el proceso de venta de los libros.

Efectuar planes de trabajo.

Motivar a los vendedores para el cumplimiento de objetivos.

Presentar y ofrecer los libros a los posibles clientes.

Comunicar a la gerencia las ventas efectivas.

Entregar los pedidos a los clientes.

ALMACÉN

Despachar los pedidos a los clientes.

COMPRAS

Efectuar los pedidos a los proveedores externos, de acuerdo a las necesidades de los

departamentos.

Comunicar a los proveedores sobre las devoluciones de pedido que deban realizarse.

BODEGA

Receptar la mercadería que llegare a la bodega.

Despachar la mercadería según las requisiciones del almacén.

Comunicar al departamento de compras sobre novedades en la

recepción de la mercadería, ya sea porque no cumple con los

requisitos de la orden de pedido o porque tienen desperfectos las

mercaderías.

Almacenar las existencias ordenadamente.

Efectuar los respectivos registros en el kardex.

113

4.2.- TOMA FÍSICA DE INVENTARIO

Concepto:

Es el proceso de verificación de cantidades y características de los inventarios en la bodega de una

empresa, se lo realiza para comprobar que la información contable coincida con las existencias

físicas y detectar faltantes o sobrantes de inventarios.

La Empresa Representaciones Educativas Salazar Cía. Ltda., actualmente tiene una cantidad

considerable de libros desactualizados en la bodega, por este motivo será necesaria efectuar una

toma física de sus inventarios.

Propósito:

El motivo por el que se debe efectuar la toma física de los inventarios, es para reconocer con

fiabilidad el valor de los libros; separar los textos que ya no pueden ser vendidos de los que sí

podrían ser vendidos, para detectar los activos sobrevalorados y aplicar soluciones con el ánimo de

presentar Estados Financieros con razonabilidad.

Objetivos:

Planificar la toma física de los inventarios en la bodega de la Empresa.

Identificar a las personas y recursos necesarios para efectuar la toma física.

Determinar los procedimientos y tareas que deben realizarse para obtener la información

requerida.

Alcance:

La propuesta para evaluar los inventarios tendrá su alcance en;

Departamento Administrativo

- Contabilidad

Departamento de Compras

- Bodega

Base legal y normativa:

Códigos

- Código Tributario. Libro Segundo De los Procedimientos Tributarios, Título I Del

Procedimiento Administrativo Tributario, Capítulo III Deberes formales del contribuyente

o responsable, Art. 96, literal d) “Presentar las declaraciones que correspondan” (Asamblea

Nacional del Ecuador, 2009)

114

Leyes

Ley de Régimen Tributario Interno. Capítulo IV.- DEPURACIÓN DE LOS INGRESOS,

Sección Primera De las Deducciones, Art. 10.- Deducciones, numeral 5:

Las pérdidas comprobadas por caso fortuito, fuerza mayor o por delitos que afecten

económicamente a los bienes de la respectiva actividad generadora del ingreso, en la parte que no

fuere cubierta por indemnización o seguro y que no se haya registrado en los inventarios. (Asamblea

Nacional del Ecuador, 2007)

Reglamentos

Reglamento para la aplicación de la Ley de Régimen Tributario Interno Art. 28.- Deducciones

generales, numeral 8, literal b, en cuanto a pérdidas en inventarios dice:

Las pérdidas por las bajas de inventarios se justificarán mediante declaración juramentada realizada

ante un notario o juez, por el representante legal, bodeguero y contador, en la que se establecerá la

destrucción o donación de los inventarios a una entidad pública o instituciones de carácter privado

sin fines de lucro con estatutos aprobados por la autoridad competente. En el caso de donación

comparecerán, conjuntamente el representante legal de la institución beneficiaria de la donación y el

representante legal del donante o su delegado. Los notarios deberán entregar la información de estos

actos al Servicio de Rentas Internas en los plazos y medios que éste disponga.

En el caso de desaparición de los inventarios por delito infringido por terceros, el contribuyente

deberá adjuntar al acta, la respectiva denuncia efectuada durante el ejercicio fiscal en el cual ocurre,

a la autoridad competente y a la compañía aseguradora cuando fuere aplicable. (Asamblea Nacional

del Ecuador, 2011)

Otros

Sección 13 NIIF PYMES Párrafo 13.19.-

Los párrafos 27.2 al 27.4 requieren que una entidad evalúe al final de cada periodo sobre el que se

informa si los inventarios están deteriorados, es decir, si el importe en libros no es totalmente

recuperable (por ejemplo, por daños, obsolescencia o precios de venta decrecientes). Si una partida

(o grupos de partidas) de inventario está deteriorada esos párrafos requieren que la entidad mida el

inventario a su precio de venta menos los costos de terminación y venta y que reconozca una pérdida

por deterioro de valor. Los mencionados párrafos requieren también, en algunas circunstancias, la

reversión del deterioro anterior. (Fundación IASC, 2009)

NIC 2 Párrafo 36.- Información a Revelar, en los Estados Financieros se revelará la siguiente

información:

e) el importe de las rebajas de valor de las existencias que se haya reconocido como gasto en el

ejercicio, de acuerdo con el párrafo 34 (International Accounting Standards Board, 2005)

Párrafo 34.- Cuando las existencias sean enajenadas, el importe en libros de las mismas se

reconocerá como un gasto del ejercicio en el que se reconozcan los correspondientes ingresos

ordinarios. El importe de cualquier rebaja de valor, hasta alcanzar el valor neto realizable, así como

todas las demás pérdidas en las existencias, se reconocerá en el ejercicio en que ocurra la rebaja o la

pérdida. El importe de cualquier reversión de la rebaja de valor que resulte de un incremento en el

valor neto realizable, se reconocerá como una reducción en el valor de las existencias, que hayan

sido reconocidas como gasto, en el ejercicio en que la recuperación del valor tenga lugar.

(International Accounting Standards Board, 2005)

115

NIA (Normas Internacionales de Auditoría) 501 Evidencia de Auditoría – Consideraciones

Específicas para Determinadas Áreas. Presencia en el recuento físico de existencias:

Apartado 1.- La dirección habitualmente establece procedimientos de acuerdo con los cuales se

realiza un recuento físico de existencias al menos una vez al año con el fin de que sirvan de base

para la preparación de los estados financieros y, en su caso, para determinar la fiabilidad del sistema

de inventario permanente de la entidad.

Apartado 2.- La presencia en el recuento físico de existencias conlleva: la inspección de las

existencias para determinar su realidad y evaluar su estado, así como la realización de pruebas de

recuento; la observación del cumplimiento de las instrucciones de la dirección y la aplicación de

procedimientos para el registro y control de los resultados del recuento físico de existencias; y la

obtención de evidencia de auditoría con respecto a la fiabilidad de los procedimientos de recuento

de la dirección” (Comité Internacional de Prácticas de Auditoría, 2002).

Procedimiento:

1.- Aprobación de la Gerencia

Se enviará el prototipo de procedimiento para la toma de inventario físico, con el objetivo de

obtener la respectiva aprobación del cronograma y presupuesto.

2.- Dar a conocer las definiciones a ser utilizadas en el procedimiento:

Inventarios Los inventarios son activos: (a) poseídos para ser vendidos en el curso

normal de las operaciones; (b) en proceso de producción con vistas a esa

venta; o (c) en forma de materiales o suministros que se consumirán en el

proceso de producción o en la prestación de servicios. (Fundación IASC,

2009)

Inventario obsoleto Son aquellos activos que por su estado actual, ya no pueden ser

utilizados o vendidos en el curso normal de las operaciones; el

valor razonable de estos activos será inferior al valor histórico.

Kardex Es un documento auxiliar, en el que se registran los movimientos

que sufren las existencias de la bodega.

Deterioro Si una partida (o grupos de partidas) de inventario está deteriorada se

requiere que la entidad mida el inventario a su precio de venta menos los

costos de terminación y venta y que reconozca una pérdida por deterioro

de valor. (Fundación IASC, 2009)

Conteo Es uno de los tipos de prueba de control que existe, para

comprobar o conocer las existencias actuales, se puede aplicar

mediante el conteo por unidades por pesaje o medición.

Reconteo Es la comprobación de los resultados del conteo principal, con el

propósito de que se detecten posibles errores del primer conteo.

116

Control Es la comprobación, verificación, supervisión, vigilancia e

intervención en los procesos que existen en una empresa, con el

objeto de evitar desviaciones financieras y operativas.

3.- El procedimiento de conteo físico, se basará principalmente en las siguientes fases:

3.1.- Clasificación de libros

En esta fase se ubicarán los libros, de forma ordenada, distinguiéndolos por el nombre de sus

Títulos y el número de edición que tengan, en perchas o estantes de la bodega.

3.2.- Conteo de libros

Se contarán las unidades de libros que actualmente existen en la bodega, de acuerdo a la

clasificación anterior. Los resultados se irán registrando en el Formato de Conteo Físico propuesto

más adelante.

3.3.- Reconteo de libros

Una vez que se haya culminado con el primer conteo, se efectúa el segundo conteo, los resultados

se van registrando en el mismo documento pero con un color de esfero diferente al registro del

primer conteo para poder identificar.

3.4.- Registro de resultados

Una vez que se han contado y recontado los libros de cada edición, se registrará la siguiente

información.

Tabla 4.1

Registro de resultados de Toma Física de Inventarios

Indicaciones:

No.- Se enumerarán las ediciones que existen en la bodega.

Código.- Se incluirá el código asignado en el sistema contable para

cada tipo de producto.

Descripción del producto.- Se detallará el nombre del libro y la edición del mismo.

Cantidad (antes de la toma física).- Reporte de cantidades que emite el sistema contable a la

fecha, antes de iniciar la toma física.

A B C D E F G H I J K

No. Código Descripción del Producto

Cantidad

(antes de la

toma física)

Cantidad 1er

conteo

Cantidad

2do conteo

Firma (persona

que registra)

Diferencia

H = D - FObservaciones

Productos a

dar por pérdida

de valor por

deterioro

Productos

que no se

encuentran

en bodega

117

Cantidad 1er. Conteo.- Cantidad resultante en el primer conteo.

Cantidad 2do. Conteo.- Cantidad resultante en el segundo conteo.

Firma (persona que registra).- Firmará la persona que haya anotado las cantidades

resultantes de los conteos.

Observaciones.- Se incluirán las novedades encontradas para tomar

decisiones.

Productos a dar por pérdida de valor por deterioro.- se registrará la cantidad de libros que han

perdido su valor comercial.

Productos que no se encuentran en bodega.- se registrará la cantidad de libros que no se encuentren

en bodega, tomando en consideración los reportes del

sistema contable, antes de la toma física.

3.5.- Análisis de resultados

Estudio de los resultados obtenidos en el procedimiento, tanto de los datos cuantitativos y de los

datos cualitativos (observaciones).

Exponer las posibles causas de las observaciones hallados en la toma física de inventarios.

3.6.- Presentación de la propuesta para dar solución a los inconvenientes

De acuerdo a los resultados obtenidos, se preparará un informe para comunicar las soluciones

contables que se pueden aplicar para presentar Estados Financieros razonables, en cuanto a los

Inventarios de la Empresa.

4.- Normas para efectuar el conteo físico de los inventarios (instrucciones)

4.1.- El área contable entregará un cronograma y presupuesto potencial para la Toma física a la

Gerencia General.

4.2.- La toma física de inventarios será debidamente aprobada por la Gerencia General.

4.3.- En el Área contable se obtendrá un reporte del Sistema Contable, sobre las existencias en

bodega a la fecha de la toma física.

4.4.- Se conformarán dos parejas para el conteo y reconteo diariamente, es decir, en una pareja,

una persona será la encargada de contar y la otra persona se encargará de anotar. Los libros

de acuerdo a sus ediciones, de manera que se encuentren fácilmente identificables.

4.5.- La toma física estará planificada para que tenga una duración máxima de 5 días.

4.6.- Antes de iniciar con la Toma Física, el funcionario de bodega estará encargado de clasificar

el stock correctamente, es decir, separará

4.7.- El funcionario de Bodega entregará el Kardex de esta área, antes de iniciar con la toma

física al delegado del Área Contable.

118

4.8.- En la fecha fijada para la toma física, no se efectuará ningún tipo de transacción

relacionada directamente con los inventarios, como adquisiciones, devoluciones,

transferencias ni ventas; esto es con el ánimo de evitar confusiones.

4.9.- La toma física estará presidida por el contador(a), 1 asistente contable, el funcionario de

bodega y se solicitará la contratación de 2 ayudantes para la ejecución de la Toma física.

4.10.- Se explicará a los funcionarios participantes de la toma física, la semana y la manera en la

que se efectuará el procedimiento

4.11.- Se efectuará un primer conteo y luego un reconteo, para verificar los resultados.

5.- Premisas para la Toma Física de los Inventarios en la Editorial Salazar

5.1.- Los textos escolares que no se encuentren en un estado físico óptimo, es decir, que presenten

características de humedad o desgaste serán separados del resto de las existencias.

5.2.- Los textos escolares que pertenezcan a ediciones del año 2012 hacia atrás, al no poder ser

comercializados por la desactualización de sus respectivos contenidos, ya no serán parte del stock

de mercaderías de la Editorial.

119

Formato del documento que respaldará la toma física de inventarios

71Figura 4.3.- Formato de Toma Física de Inventarios

120

Presupuesto

Concepto.- Es una proyección de ingresos y gastos que intervendrán en la ejecución de una actividad o proceso específico; se deberá tomar en cuenta todos

los recursos necesarios para lograr un presupuesto real, que servirá como fuente para toma de decisión.

Tabla 4.2

Presupuesto para el conteo físico de los inventarios 2015

Valores presupuestados Forma de cálculo

Recursos Asistente contable US$0.00 Dentro de su jornada laboral.

Humanos Funcionario de bodega US$0.00 Dentro de su jornada laboral.

Ayudante 1 a contratar (durante 5 días) US$59.00 $354 S.BU / 240 Horas, por 5 días y por 8 horas diarias.

Ayudante 2 a contratar (durante 5 días) US$59.00 $354 S.BU / 240 Horas, por 5 días y por 8 horas diarias.

Recursos 10 Documentos de registro US$2.00 10 hojas a $0.20 centavos cada una

Materiales 4 copias sobre las normas para el conteo fisico (instruccionario) US$0.08 4 copias a $0.02 centavos cada una

20 Impresiones (solicitudes, reportes, informes) US$0.60 20 impresiones a $0.03 centavos cada una

4 refrigerios diarios para las personas que realizan el conteo físico US$60.00 4 almuerzos a $3.00 cada uno por 5 días.

4 Esferos color azul US$1.20 4 esferos por $0.30 centavos cada uno

4 Esferos color rojo US$1.20 4 esferos por $0.30 centavos cada uno

4 Lápices US$1.00 4 lápices a $0.25 centavos cada uno

4 Tablas de madera con pinza para las anotaciones US$6.00 4 tablas de madera con pinza a $1.50 cada una

4 Mascarillas (una para cada día) US$5.00 4 mascarillas a $0.25 centavos cada una, por 5 días

1 Mascarilla para funcionario de bodega (día de clasificación) US$0.25 1 mascarilla a $0.25 centavos

4 Pares de guantes US$7.20 4 pares de guantes a $1,80 centavos para cada uno

2 paquetes de limpiones US$5.00 2 paquetes de limpiones a $2,50 cada uno

US$207.53

Presupuesto para la Toma Física de Inventarios 2015

Recursos

GASTOS DEL PRESUPUESTO PARA TOMA FÍSICA

121

Cronograma

Concepto.- Es la determinación de actividades y fechas de ejecución, de manera cronológica, para lograr un objetivo específico.

72Figura 4.4.- Cronograma de Toma Física de Inventarios

Viernes Sábado Lunes Martes Miércoles Jueves Viernes Sábado Domingo Lunes Martes Miércoles

3 4 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15

Computador Contador(a)

Computador Asistente contable

Impresión de

InformeAsistente contable

- Contador(a)

Instruccionario Contador(a)

Recursos

Económicos del

Presupuesto

Asistente contable


Limpiones

Mascarilla

Funcionario de

bodega

Emitir cronograma y

presupuesto a la Gerencia

para obtener la respectiva

Elaborar cronograma para

la toma física

Ap

ro

ba

ció

n

Informar a los participantes

de la toma física que se

efectuará.

Elaborar presupuesto para

la toma física

Explicar las funciones que

deben desempeñar en la

toma física

So

cia

liza

ció

n

Compra de materiales

Identificación de criterios

para la Toma Física

Prep

ara

ció

n p

ara

la

To

ma

Fís

ica

de I

nv

en

tario

s

Clasificación del stock,

fácilmente identificables

entre sí.

RECURSOS RESPONSABLE

JULIO 2015

ACTIVIDADES ETAPA

REPRESENTACIONES EDUCATIVAS SALAZAR CÍA. LTDA.

CRONOGRAMA DE TOMA FÍSICA DE INVENTARIOS

122

73Figura 4.4.- Cronograma de Toma Física (continuación)

Viernes Sábado Lunes Martes Miércoles Jueves Viernes Sábado Domingo Lunes Martes Miércoles

3 4 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15

Computador Asistente contable

Documento

Kardex Bodega

Funcionario de

bodega

Conteo de libros

Reconteo de libros


Hojas de

impresiónAsistente contable



Contador(a)

Elaboración de Informe

Reg

istr

o

co

nta

ble Ingreso al sistema contable

Impresión y archivo de

asientos contabilizados

Prese

nta

ció

n d

e

info

rm

e

Propuesta de soluciones a la

Gerencia

Análisis de resultados

Bodeguero

Contador (a)

Asistentes

contables

Delegado Dep.

Compras

Mascarillas

Guantes

Formulario toma

física

Esferos y lápices

Tablas de madera

Co

nte

o f

ísic

o

Contabilidad emite el

reporte de stock.

Inic

io d

e

acti

vid

ad

es

de

To

ma

Fís

ica

Entrega de Kardex de

bodega a asistente contable

RECURSOS RESPONSABLE

JULIO 2015

ACTIVIDADES ETAPA


CRONOGRAMA DE TOMA FÍSICA DE INVENTARIOS

123

4.4.- DISEÑO DE FORMULARIOS DE CONTROL DEL INVENTARIO

ORDEN DE COMPRA

Definición

Es un documento que emite la empresa que compra hacia la empresa que vende, se la efectúa con

el ánimo de realizar las adquisiciones según las especificaciones de las áreas requirentes de

materias primas, materiales, insumos o servicios.

Importancia

La orden de compra permite una adquisición oportuna porque en este documento se especifican los

bienes o servicios requeridos, el precio, la fecha y el lugar de entrega; además, este formulario

servirá como constancia de los requerimientos del departamento.

Contenido del formato de Orden de Compra

El contenido del formato se divide en tres partes:

Encabezado

Cuerpo

Pie

Encabezado

Nombre del Documento.- identifica el formulario que se está emitiendo.

No. De orden de compra.- número de orden de compra, deben ser emitidos en secuencia las

órdenes de compra para un mejor control.

Unidad compradora.- se debe especificar la empresa que requiere realizar una

adquisición.

Domicilio comercial.- dirección de la empresa compradora.

Teléfono.- el número telefónico.

E-Mail.- correo electrónico de la empresa requirente.

Departamento requirente.- unidad de la empresa que requiere de bienes o servicios.

Cuerpo

Fecha de emisión.- fecha en que se emite la Orden de Compra

Fecha requerida.- fecha en que se desea que el producto llegue o el servicio sea

prestado.

Nombre del Proveedor.- se identifica a la empresa o persona natural de la que se requiere un

producto o servicio.

124

Dirección.- domicilio comercial del proveedor.

Teléfono.- número telefónico del proveedor.

E-mail.- correo electrónico del proveedor.

No.- para la numeración de productos a requerir.

Cantidad.- unidades requeridas de cada producto.

Descripción.- detalle del producto o servicio requerido.

Precio Unitario.- precio por cada unidad de los productos.

Precio Total.- precio por todas las unidades de cada producto. (multiplicación de

la cantidad por el precio unitario)

Subtotal.- suma del precio total de cada producto y/o servicio solicitado.

I.V.A.- Impuesto al Valor Agregado generado de los bienes o servicios.

Transporte.- precio por el traslado de la mercadería.

Total.- sumatoria de del Subtotal, más I.V.A y más el valor del Transporte.

Pie

Sírvase entregar en.- el lugar donde se desea que la mercadería sea entregada, por

ejemplo la bodega de la empresa.

Términos de pago.- forma en la que se va a cancelar la compra, puede ser en efectivo,

en cheque, mediante transferencia bancaria, a crédito, etc.

Observaciones.- si existiera alguna información adicional relevante.

Autorizado por.- el nombre de la persona que se responsabiliza por la orden de

compra emitida.

Firma.- rúbrica o firma de la persona que autoriza la orden de compra.

125

Formato de la orden de compra

74Figura 4.5.- Formato Orden de Compra

126

FORMULARIO DE RECEPCIÓN DE PEDIDO

Definición

Es el documento que permite registrar datos relevantes de la recepción de mercadería, se utiliza

como respaldo de la conformidad existente en los artículos que entrega el proveedor al cliente.

Importancia

La importancia de este documento radica en aumentar el control de los inventarios para evitar

alteraciones y confusiones. Además, permite establecer comparaciones entre el pedido recibido y el

requerido mediante la Orden de Compra.

Estructura del formato de Formulario de Recepción de pedido

El contenido del formato se divide en tres partes:

Encabezado

Cuerpo

Pie

Encabezado

Nombre del Documento.- identifica el formulario que se está emitiendo.

No.- número de recepción de bodega; deben ser emitidos en secuencia

para un mejor control.

Unidad compradora.- se especifica el nombre de la Empresa que recibe el producto.

Domicilio comercial.- dirección de la empresa compradora.

Teléfono.- el número telefónico.

E-Mail.- correo electrónico de la empresa requirente.

Número de orden de compra.- al que hace referencia.

No. Factura.- número del comprobante de venta respectivo al pedido.

Cuerpo

Cantidad.- unidades requeridas de cada producto.

Descripción.- detalle del producto o servicio requerido.

Precio Unitario.- precio por cada unidad de los productos.

Precio Total.- precio por todas las unidades de cada producto. (multiplicación de

la cantidad por el precio unitario)

Subtotal.- suma del precio total de cada producto y/o servicio solicitado.

I.V.A.- Impuesto al Valor Agregado generado de los bienes o servicios.

Transporte.- precio por el traslado de la mercadería.

Total.- sumatoria de del Subtotal, más I.V.A y más el valor del Transporte.

Pie

127

Fecha requerida de pedido.- fecha que consta en la Orden de compra respectiva.

Fecha de entrega de pedido.- fecha en la que se recibe la mercadería.

Firma bodeguero.- rúbrica o firma de la persona encargada de la bodega.

Nombre bodeguero.- nombre y apellido del funcionario de la bodega que se

responsabiliza.

Firma proveedor.- rúbrica o firma de la persona que entrega el pedido.

Nombre proveedor.- nombre y apellido de la persona que entrega el pedido.

Formato del Formulario de Recepción de pedido

75Figura 4.6.- Formato de recepción de bodega

128

KARDEX DE CONTABILIDAD

Definición

El kardex es un documento de soporte auxiliar, en el que se registran los movimientos que van

sufriendo las existencias de la bodega; las adquisiciones se colocarán en las columnas

correspondientes a ENTRADAS, si existieran devoluciones en compras, se completará la

información en estas mismas columnas, pero se diferenciarán con el signo menos o entre

paréntesis; las ventas se colocarán en las columnas correspondientes a SALIDAS, si existieran

devoluciones en ventas, se efectuará el mismo procedimiento que en las compras,

correspondientemente.

Importancia

El kardex facilita el control de la mercadería existente en bodega, brindando información detallada

y resumida de las cantidades, precios unitarios y totales.

Estructura del formato de kardex de contabilidad

Encabezado

Nombre del documento.- Kardex de bodega.

Nombre de la Empresa.- razón Social de la Empresa.

Dirección.- domicilio comercial de la Empresa.

Teléfono.- número telefónico de la Empresa.

E-mail.- correo electrónico de la empresa.

Período del…..al.- inicio y término del período del que se registrarán los movimientos

de la mercadería.

Producto.- denominación del producto existente en bodega.

Código.- letras y/o números que distinguen fácilmente a un producto.

Unidad de medida.- forma de medición que se utilizará para contar la cantidad de

producto, por ejemplo unidades, kilos, libras, metros, etc.

Método de valoración.- método con el que se valorarán las existencias, por ejemplo con el

Método de Promedio Ponderado.

Cuerpo

Fecha.- fecha en la que ocurre el movimiento de las mercaderías

Detalle.- descripción del nuevo evento.

Entradas.- cuando se realizan compras, se completará la información en estas

columnas, si existieran devoluciones se colocarán en este mismo

espacio, pero se identificarán con la información entre paréntesis,

para efectuar la resta.

Cantidad.- número de artículos que ingresan a la bodega.

129

Valor unitario.- valor por cada unidad de medida identificada.

Valor total.- valor por la compra de los artículos en total, para obtener este valor

se multiplica la cantidad por el valor unitario.

Salidas.- cuando se efectúa el traslado de las mercaderías hacia otros

departamentos, por ejemplo cuando se realizan ventas; cuando

existen devoluciones en venta, se colocará la información en estas

columnas pero identificando los datos entre paréntesis.

Cantidad.- número de artículos que egresan de la bodega.

Valor unitario.- valor por cada unidad de medida identificada.

Valor total.- valor que egresa de artículos, para obtener este valor se multiplica

la cantidad de por el valor unitario.

Existencias.- en estas columnas se detallan las existencias que

Cantidad.- número de artículos que permanecen aún en la bodega.

Valor unitario.- costo por unidad de la mercadería existente en bodega.

Valor total.- costo total de los artículos de la mercadería existente en bodega.

Pie

Nombre encargado de bodega.- nombre y apellido del funcionario encargado de la bodega.

Firma.- rúbrica o firma del bodeguero responsable.

Nombre Contador.- nombre y apellido del Contador Público Autorizado.

Firma.- rúbrica o firma del contador de la empresa.

130

Formato del kardex de contabilidad

76Figura 4.7.- Formato Kardex de Contabilidad

REPRESENTACIONES EDUCATIVAS SALAZAR CÍA. LTDA. RUC: 1791924266001

Dirección: Mosquera Narváez Oe3-168 y Av. América Telf: 2671-960

E-mail: [email protected]

REGISTRO DE INVENTARIOS

PERÍODO DEL AL Producto

CÓDIGO

UNIDAD DE MEDIDA Método de valoración

Cant. V. Unit. V. Total Cant. V. Unit. V. Total Cant. V. Unit. V. Total

Nombre encargado de bodega Nombre Contador

Firma Firma

KARDEX DE CONTABILIDAD

ENTRADAS SALIDAS EXISTENCIASFECHA DETALLE

131

DESPACHO DE INVENTARIOS

Definición

Es el documento o formulario en el que se plasma la información relacionada con la mercadería

que ha salido de la bodega.

Importancia

Permite mejorar el control de los inventarios, porque en este documento se detallan datos

relacionados a la salida de mercaderías de la bodega, lo cual permite reducir márgenes de error.

Estructura de Formulario de Despacho de Inventarios

Encabezado

Nombre del documento.- Despacho de Inventarios.

Nombre de la Empresa.- Razón Social de la Empresa.

R.U.C.- Identificación que le asigna a la empresa el Servicio de Rentas

Internas (S.R.I)


Lugar.- ciudad y país.



Serie.- número secuencial del documento.

Cuerpo

Cliente.- nombre de la Empresa, persona natural obligada o no a llevar

contabilidad que adquiere mercadería.

Despachar a.- nombre de la persona que receptará el pedido.

Código.- letras y/o números asignados a los artículos para identificarlos

rápidamente.

Cantidad.- número de artículos que se van a despachar al cliente.

Descripción.- detalle del artículo a despacharse.

Precio Unitario.- precio de cada uno de los artículos.

Precio Total.- multiplicación de la cantidad por el precio unitario de cada

artículo.

Fecha de pedido: fecha en la que el cliente efectúa el pedido.

Fecha de despacho: fecha en la que se entrega el pedido.

132

Pie

Observaciones.- detalle de novedades que se presentaren.

Despachado por.- nombre y apellido del funcionario de bodega que entrega el pedido.

Firma.- firma o rúbrica de quien despacha.

Recibí conforme.- nombre y apellido de la persona que recibe el pedido.

Firma.- firma o rúbrica de quien recibe el pedido.

Formato de Despacho de Inventarios

GUÍA DE REMISIÓN

Definición

Es el documento que respalda la legalidad del traslado de bienes de un lugar hacia otro.

Importancia

Además, de servir como soporte legal del traslado de bienes, también se lo puede utilizar para

efectuar comprobaciones de la mercadería que ha salido del almacén.

Por otro lado, al emitir una Guía de Remisión, quien se encargue del traslado se responsabiliza

automáticamente por la mercadería.

77Figura 4.8.- Formato de Despacho de inventarios

DESPACHO DE INVENTARIOS No. OO1REPRESENTACIONES EDUCATIVAS SALAZAR CÍA. LTDA.

RUC: 1791924266001

Dirección: Mosquera Narváez Oe3-168 y Av. América

Telf: 2671-960

No. Requisición

Departamento requirente:

Código Cantidad Precio Unit. Precio Total

Fecha de requisición:

Fecha de envío de requisición:

Descripción

133

Objetivos

Salvaguardar las mercaderías que se dirigen hacia otros lugares.

Comprobar la legalidad que existe en la transacción.

Revelar datos importantes del traslado como por ejemplo el nombre del transportista, el

motivo del traslado, fecha y punto de partida y llegada.

Estructura del Formato de la Guía de Remisión

Encabezado

Nombre del documento.- Guía de Remisión

Número de documento.- En el que constará el Establecimiento, Punto de Emisión y Serie


RUC.- Identificación asignada como contribuyente en el Servicio de

Rentas Internas (S.R.I)

Actividad.- Actividad económica que desempeña la Empresa.




Autorización SRI.- Es el número que asigna el S.R.I para la respectiva impresión del

documento.

Fecha autorización SRI.- Año, mes y día que el S.R.I aprueba la impresión de las Guías de

Remisión.

Cuerpo

Motivo del traslado.- Se detalla la razón por la que existe el traslado, pudiendo ser

principalmente la realización de una Venta.

Objetos del traslado.- Se especifica cuáles son los bienes que están siendo transportados

hacia otro lugar.

Transportista.- El nombre del chofer o de la empresa que se encarga de transportar

la mercadería.

R.U.C/C.I.- Número de identificación de quien traslada la mercadería.

Punto de partida.- Se registra el lugar en el que se embarcan los bienes.

Destinatario.- Persona o Empresa que ha solicitado la mercadería.

Dirección.- Se especifica el sitio en el que se desembarcarán los bienes.

Teléfono.- Teléfono convencional del destinatario.

Fecha de inicio.- Año, mes y día en el que se empieza con el traslado de la

mercadería.

Fin del traslado.- Año, mes y día en el que se entrega la mercadería al destinatario.

134

Pie

Datos de la Imprenta.- Persona o empresa que imprime la Guía de Remisión, el número de

autorización de la Imprenta, R.U.C (Registro Único de

Contribuyentes), número telefónico y rango de documentos

impresos.

Formato de la Guía de Remisión

PROFORMA

Definición

Es un documento que permite brindar una cotización a quién esté interesado en adquirir la

mercadería.

Importancia

Le facilita a los posibles usuarios establecer comparaciones de los bienes o servicios que desea

adquirir, para elegir la mejor opción entre ellas.

78Figura 4.9.- Formato Guía de Remisión

Adaptado de (Servicio de Rentas Internas, 2015)

135

Estructura de la proforma

Encabezado

Nombre del documento.- Proforma

Número de documento.- Número de proforma que se está emitiendo






Cuerpo

Nombre del cliente.- Se detalla el nombre de la persona o empresa que está interesada en

adquirir la mercadería.

Teléfono.- Número telefónico convencional del posible cliente.

Celular.- Número de celular del potencial cliente.

Dirección.- Lugar del domicilio del potencial cliente.

Lugar y fecha de emisión.- Sitio y fecha en el que se expide la Proforma.

Cantidad.- Número de artículos que está interesado el posible adquirente.

Código.- Números y/o letras que identifican a los artículos en el sistema de

la empresa.

Detalle.- Denominación de los artículos deseados.

Precio Unitario.- Precio al que se vende cada uno de los artículos.

Precio Total.- Es la multiplicación de la cantidad por el precio unitario.

Subtotal.- Sumatoria de todos los precios totales de cada tipo de artículo.

IVA 12%.- Impuesto al Valor Agregado se calcula si grava tarifa 12%.

IVA 0%.- Impuesto al Valor Agregado si la tarifa es 0%.

TOTAL.- Sumatoria de Subtotal más I.V.A.

136

Formato de la proforma

FACTURA

Definición

“Se emitirán y entregarán facturas con ocasión de la transferencia de bienes, de la prestación de

servicios o la realización de otras transacciones gravadas con impuestos, considerando lo siguiente:

a) Desglosando el importe de los impuestos que graven la transacción, cuando el adquirente tenga

derecho al uso de crédito tributario o sea consumidor final que utilice la factura como sustento de

gastos personales;

b) Sin desglosar impuestos, en transacciones con consumidores finales; y,

c) Cuando se realicen operaciones de exportación.” (Ec. Rafael Correa Delgado, 2010)

Importancia

La importancia de una factura radica en varios aspectos como en las declaraciones tributarias, el

registro de ingresos, la acreditación y control de transacciones. Además, este documento se

convierte en garantía de los bienes o servicios que se entregan y el precio al que se acuerda la

comercialización.

79Figura 4.10.- Formato Proforma

137

Estructura de la factura

Encabezado

Nombre del documento.- Factura

Número de documento.- En el que constará el Establecimiento, Punto de Emisión y Serie









documento.


Remisión.

Cuerpo

Fecha.- Fecha en la que se emite la Factura.

RUC/C.C.- Número de identificación de la empresa, persona natural obligada o

no a llevar contabilidad o cédula de ciudadanía.

Cliente.- Razón social o nombre de quién adquiere la mercadería.

Dirección.- Dirección del cliente.

Teléfono.- Número telefónico convencional del cliente.

Cantidad.- Número de artículos a comprar.

Código.- Números y/o letras que identifican a los artículos.

Detalle.- Denominación de los artículos que van a ser vendidos.

Valor Unitario.- Precio unitario de los artículos.

Valor Total.- Multiplicación de la cantidad por el precio unitario de los artículos.

Subtotal.- Sumatoria de todos los precios totales de cada tipo de artículo.

IVA 12%.- Impuesto al Valor Agregado se calcula si grava tarifa 12%.

IVA 0%.- Impuesto al Valor Agregado si la tarifa es 0%.

TOTAL.- Sumatoria de Subtotal más I.V.A.

Pie

Datos de impresión.- Nombre de la imprenta, R.U.C., autorización. Rango de

documentos impresos autorizados.

Fecha de vencimiento.- Fecha máxima de emisión de la factura.

138

Firma autorizada.- Firma de quién efectúa la factura.

Firma cliente.- Firma de la persona que adquiere.

Formato de la factura

NOTA DE CRÉDITO

Definición

Es un documento en el que el beneficiario, pueden disponer de los valores devueltos que se detallan

en la Nota de Crédito.

Importancia

La nota de crédito permite plasmar la constancia de que se ha devuelto la mercadería, lo que

permite modificar legalmente a la factura que sustenta la transacción, sin que por ello se deba

anular la misma.

80Figura 4.11.- Formato Factura



Dirección: Mosquera Narváez Oe3-168 y Av. América

[email protected]

Telf: 2671-960

FECHA: RUC/CI:

CLIENTE:

DIRECCIÓN: TELF:

CANT. CÓDIGO VALOR UNIT. VALOR TOTAL

ITS PRINT BUCHELI PATIÑO MANUEL MARÍA/ RUC 170778332001 AUT SRI 2303/IMPRESO 05/03/2015/ DEL 001 AL 1000 SUBTOTAL

VÁLIDO PARA SU EMISIÓN HASTA EL 05/03/2016 IVA 0%

IVA 12%

TOTAL

FIRMA CLIENTE

FACTURA 001-001

No. 0000001

DETALLE

FIRMA AUTORIZADA

AUT. SRI: 1114038982

FECHA AUT. 05/03/2015

Edición y venta de libros escolares al por mayor y menor

RUC: 1791924266001

139

Estructura de la Nota de Crédito

Encabezado

Nombre del documento.- Nota de Crédito

Número de documento.- En el que constará el Establecimiento, Punto de Emisión y Serie.








documento.


Remisión.

Cuerpo

Fecha de emisión.- Fecha en la que se expide la nota de crédito.

RUC/C.C.- Identificación de la empresa o persona que solicita la devolución.

Sr. (es).- Razón social o nombre de la persona que solicita la devolución

Comprobante que modifica.- Se identifica a la factura que se hace referencia.

Razón de la denominación.- Motivo por el que se expide la nota de crédito.

Cantidad.- Número de artículos que serán devueltos.

Código.- Números y/o letras que identifican a los artículos a ser devueltos.

Detalle.- Denominación de los artículos que serán devueltos.

Valor Unitario.- Valor al que fueron vendidos cada artículo.

Valor Total.- Multiplicación de la cantidad por el valor unitario de los artículos.

Subtotal.- Sumatoria de los valores totales de cada tipo de artículo.

IVA 12%.- Si la venta gravó tarifa 12% I.V.A.

IVA 0%.- Si la venta gravó tarifa 0% I.V.A

TOTAL.- Sumatoria del subtotal más I.V.A.

Pie

Datos de la imprenta.- Nombre de la imprenta, R.U.C., autorización. Rango de

documentos impresos autorizados.

Fecha de vencimiento.- Fecha máxima de emisión de la factura.

140

Original: adquirente / Copia: emisor.- El original de la Nota de crédito será entregada al

adquirente, mientras la copia la deberá archivar quien

emite la Nota de Crédito.

Recepción de la nota de crédito

Nombre y apellido.- Persona que recibe la Nota de Crédito.

C.C.- Número de identificación de la persona que recibe el

documento.

Fecha de recepción.- Fecha en la que se recibe la Nota de Crédito.

Firma y sello.- Firma de quien emite la Nota de Crédito y sello de la

empresa emisora.

Formato de la Nota de Crédito

81Figura 4.12.- Formato Nota de Crédito


141

4.5.- ANÁLISIS DE INDICADORES DE GESTIÓN DE INVENTARIOS

Indicadores Cuantitativos

- Utilización de bodega

Para determinar el indicador referente a la utilización de la bodega se identificaron los siguientes

datos:

El área en metros cuadrados disponible en la bodega es de 45m2, el área en metros cuadrados

utilizado es de 31.5m2 de la bodega.

=3 .5

45. = ,7 = 7 %

- Inventarios que no han sufrido deterioro

En las bodegas de la Editorial Representaciones Salazar se encuentran 51 diferentes tipos de

ediciones, de los cuales sólo 17 de ellos pueden ser comercializados.

Inventarios que han sufrido deterioro.- 51ediciones totales menos 17 ediciones comercializables, es

igual a 34 categorías de productos que han sufrido deterioro.

𝐼 𝑞 ℎ 𝑓

𝑇 = 7

5 = ,33 = 33%

- Compras sin devoluciones de mercadería

A continuación se detallan los factores de análisis de gestión de las devoluciones de mercadería a

proveedores:

Compras realizadas.- durante el año 2015 (de enero a julio) la Empresa Salazar realizó un total de

12 compras, de un total de 4250 libros.

Hasta julio del año 2015, de las 12 compras se efectuaron 2 devoluciones por equivocaciones en las

pruebas de color en los textos escolares, por una cifra total de 500 libros; el total de compras sin

devoluciones es de 3750 (4250 compras netas menos 500 textos devueltos).

𝐶

𝐶 =

375

425 = ,88 = 88%

- Ventas sin devoluciones de mercadería

De enero a julio del 2015 se realizó un total de ventas de 5010 textos escolares, de los cuales se

recibió la devolución de 2000 libros; los sub-distribuidores efectúan las compras en consignación y

la devolución se presenta cuando estos clientes no han logrado vender todos los ejemplares; el total

de ventas sin devoluciones es de 3010, resultado de la diferencia entre el total de ventas realizadas

(5010) y las ventas devueltas (2000)

142

=3

5 = ,6 = 6 %

- Pedidos despachados a tiempo

Para determinar los pedidos despachados a tiempo se considerará como base el requerimiento de

los clientes como tiempo máximo de espera, que en promedio es de tres días, a partir del día que

realizaron formalmente el pedido de mercadería de textos escolares.

Durante el mes de julio del 2015, la Editorial Representaciones Salazar recibió un total de seis

pedidos, de los cuales, cuatro fueron despachados dentro de los tres días posteriores a la fecha

inicial del pedido.

𝑃 ℎ

𝑃 ℎ =4

6= ,67 = 67%

- Adquisiciones

Para analizar este indicador, se tomaron como referencia sólo las órdenes de impresión de libros,

hasta julio del año 2015 se efectuaron 5 compras por un total de 4250 textos escolares, de los

cuales 2 compras por 1800 libros no fueron realizadas con la respectiva planificación.

El resultado de adquisiciones planificadas en unidades de libros es de 2450, resultado de la

diferencia entre 4250 y 1800 textos.

𝐴 𝑞 𝑓

𝐴 𝑞 𝑓 =245

425 = ,58 % = 58%

Tabla 4.3

Indicadores de Gestión Cuantitativos

INDICADORES DE GESTIÓN RESULTADOS META

Utilización de bodega 70% 100%

Inventarios que no han sufrido deterioro 33% 100%

Compras sin devoluciones 88% 100%

Ventas sin devoluciones 60% 100%

Pedidos despachados a tiempo 67% 100%

Adquisiciones planificadas 58% 100%

143

Indicadores Cualitativos

- Conocimiento de las actividades que debe desarrollar el funcionario de bodega

Se determinó que el indicador es Bajo, puesto que no existen procedimientos definidos para que el

funcionario de bodega pueda realizar sus actividades de acuerdo a los requerimientos propios de la

bodega de la Editorial Representaciones Salazar.

- Implementación de controles preventivos en la bodega

Se concluyó que A veces se implementan controles preventivos, debido a que en las últimas dos

temporadas escolares se dio seguimiento a los libros entregados como muestras gratis y se prohibió

la salida de mercadería por este motivo.

- Implementación de controles concurrentes en la bodega

Se determinó que la frecuencia es Nunca porque en la marcha de las actividades de recepción,

almacenamiento y salida de mercadería de la bodega no se han efectuado controles, que permitan

verificar si se están realizando las respectivas actividades de forma normal.

82Figura 4.13.- Indicadores de gestión de inventarios cuantitativos

70%

33%

88% 60% 67% 58%

100% 100% 100% 100% 100% 100%

0%

10%

20%

30%

40%

50%

60%

70%

80%

90%

100%

Indicadores de Gestión de Inventarios Cuantitativos

META

RESULTADOS

144

- Implementación de controles correctivos en la bodega

La frecuencia para este indicador es Nunca porque no se han realizado evaluaciones del desempeño

en la bodega, lo cual impide realizar la retroalimentación adecuada para mejorar la gestión de la

bodega.

- Condiciones físicas de la bodega para almacenar los inventarios

Se determinó que las condiciones físicas de la bodega son regulares, puesto que si bien el espacio

físico es suficiente para el stock promedio de la Editorial, tiene características desventajosas para el

inventario, como es la humedad.

- Seguridades implementadas en la bodega para salvaguardar el patrimonio de la

organización

Se calificó como Bajas seguridades adquiridas, puesto que la bodega no se encuentra dentro del

local administrativo y comercial, además, no se ha contratado una póliza de seguros, en caso de

robo o incendios y no dispone de alarma de seguridad.

- Análisis de resultados de Indicadores de Gestión:

Mediante los Indicadores de Gestión Cuantitativos, se puede identificar una brecha muy amplia

entre los resultados y la meta esperada; los Indicadores de Gestión Cualitativos presentan una

ponderación entre Media y Baja.

Tabla 4.4

Indicadores de Gestión de Inventarios Cualitativos

1Conocimiento de las actividades que debe desarrollar el

funcionario de bodegaBajo

2 Implementación de controles preventivos en la bodega A veces

3 Implementación de controles concurrentes en la bodega Nunca

4 Implementación de controles correctivos en la bodega Nunca

5Condiciones físicas de la bodega para almacenar los

inventariosRegulares

6Seguridades implementadas en la bodega para salvaguardar

el patrimonio de la organizaciónBajas

Ponderación

Cualitativa No. Indicador

145

Los resultados obtenidos en el análisis de los indicadores de gestión de inventarios, tanto

cuantitativos como cualitativos, permiten observar la brecha existente entre la situación actual y la

deseada, para el logro a la meta de cada indicador, la Editorial Representaciones Salazar se

encuentra obligada a destinar recursos para implementar procesos en el área de bodega, los cuales

estén destinados a reducir riesgos económicos y operativos, ya sea por mala distribución del stock

en la bodega, por compras sin planificación, por despacho de pedidos sin confirmación, por malas

condiciones de la bodega, entre otras razones; estos indicadores podrán servir como base para

futuras evaluaciones y facilitar la toma de decisiones en cuanto a la gestión de los inventarios,

aunque esta serie de cambios implique la designación de tiempo y recursos permitirá salvaguardar a

los inventarios, que para la Editorial Salazar, se convierten en el activo más importante.

4.6.- EVALUACIÓN DE RIESGOS EN LOS INVENTARIOS DE LA EMPRESA

RIESGO

Se considerará la probabilidad de riesgo de acuerdo a los siguientes rangos:

Bajo: 0 - 25

Medio: 26 - 70

Alto: 71 – 100

IMPACTO

Se considerarán los riesgos según su impacto, de acuerdo a los siguientes rangos:

Bajo: 1-5

Medio: 6-10

Alto: 11-15

146

CUESTIONARIO DE CONTROL INVENTARIOS-AMBIENTE INTERNO

CALIFICACIÓN DE RIESGO – AMBIENTE INTERNO

𝑁 𝑔 = 𝑇 − 𝑁 𝑓

𝑁 𝑔 = 7 − 2 = 5

𝐶 𝑓 ó 𝑔 =𝑁 𝑔

𝑇

𝐶 𝑓 ó 𝑔 = 5

7= .7 *100=71

83Figura 4.14.- Cuestionario de Control Interno Inventarios-Ambiente Interno

147

CUESTIONARIO DE CONTROL INVENTARIOS-ESTABLECIMIENTO DE OBJETIVOS

CALIFICACIÓN DE RIESGO – ESTABLECIMIENTO DE OBJETIVOS

𝑁 𝑔 = 𝑇 − 𝑁 𝑓

𝑁 𝑔 = − = 9


𝑇

𝐶 𝑓 ó 𝑔 = 9

10= .9 *100=90

84Figura 4.15.- Cuestionario de Control Interno Inventarios - Establecimiento de objetivos

148

CUESTIONARIO DE CONTROL INVENTARIOS – IDENTIFICACIÓN DE RIESGOS

CALIFICACIÓN DE RIESGO – IDENTIFICACIÓN DE RIESGOS

𝑁 𝑔 = 𝑇 − 𝑁 𝑓

𝑁 𝑔 = − 2 = 8


𝑇

𝐶 𝑓 ó 𝑔 = 8

10= .8 *100=80

85Figura 4.16.- Cuestionario de Control Inventarios - Identificación de Riesgos

RUBRO: INVENTARIOS

COMPONENTE DE CONTROL INTERNO: Identificación de Riesgos

No. SI NO N/A OBSERVACIONES C/T P/T

1.- X0 1

2.- XNo lo realizan de

manera formalizada. 1 1

3.- X0 1

4.- X

0 1

5.- X

0 1

6.- X

0 1

7.- X

0 1

8.- X0 1

9.- XNo se realiza el análisis

de manera formal.1 1

10.- X

0 1

2 10

MEDIO 8

ELABORADO POR: E.I.F.G

SUPERVISADO POR: J.B

APROBADO POR: J.B

IMPACTO

¿La Empresa efectúa análisis de

resultados anteriores para identificar

los riesgos?

¿Existe un funcionario encargado de

aplicar técnicas para la identificación

de riesgos?

PREGUNTA

¿La Empresa realiza análisis PEST?

¿La Empresa realiza el análisis FODA

de sus inventarios?

¿La Empresa efectúa la identificación

de eventos?

¿La Empresa organiza talleres de

trabajo con los empleados para

identificar los riesgos de inventarios?

¿La Empresa efectúa entrevistas con

el objetivo de identificar riesgos en los

inventarios?

¿La Empresa prepara cuestionarios y

realiza encuestas para detectar los

riesgos en los inventarios?

¿La Empresa plasma los procesos

establecidos en flujodiagramas para

identificar los riesgos de los

inventarios?

¿La Empresa aplica indicadores para

conocer los principales riesgos?

CI

EMPRESA REPRESENTACIONES EDUCATIVAS SALAZAR CÍA. LTDA. AI3

1/1

SUMAN

CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO

149

CUESTIONARIO DE CONTROL INVENTARIOS - EVALUACIÓN DE RIESGOS

CALIFICACIÓN DE RIESGO – EVALUACIÓN DE RIESGO

𝑁 𝑔 = 𝑇 − 𝑁 𝑓

𝑁 𝑔 = 6 − 2 = 4


𝑇

𝐶 𝑓 ó 𝑔 = 4

6= .67*100=67

86Figura 4.17.- Cuestionario de Control Inventarios-Evaluación de Riesgos

RUBRO: INVENTARIOS

COMPONENTE DE CONTROL INTERNO: Evaluación de Riesgos


1.- X 1 1

2.- X 0 1

3.- X 0 1

4.- X 0 1

5.- X 0 1

6.- X 1 1

2 6

ALTO 12



APROBADO POR: J.B

IMPACTO

PREGUNTA

¿Para efectuar la evaluación de riesgos

en los inventarios, se utilizan datos de

hechos pasados?

¿Se establece una base para ponderar los

riesgos inherentes a los inventarios?

¿La Empresa utiliza datos externos para

cuantificar objetivamente los riesgos

relacionados a los inventarios?

¿Se evalúan los riesgos de los inventarios,

considerando la probabilidad de

ocurrencia?

¿Se evalúan los riesgos considerando el

impacto si se presentaran?

¿La Empresa utiliza el Benchmarking

para evaluar riesgos relacionados a los

inventarios?


EMPRESA REPRESENTACIONES EDUCATIVAS SALAZAR CÍA. LTDA.

CI

1/1

SUMAN

AI4

150

CUESTIONARIO DE CONTROL INVENTARIOS – RESPUESTA AL RIESGO

CALIFICACIÓN DE RIESGO – RESPUESTA AL RIESGO

𝑁 𝑔 = 𝑇 − 𝑁 𝑓

𝑁 𝑔 = − 3 = 7


𝑇

𝐶 𝑓 ó 𝑔 = 7

10= .7*100=70

87Figura 4.18.- Cuestionario de Control Inventarios - Respuesta al Riesgo

151

CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO – ACTIVIDADES DE CONTROL

CALIFICACIÓN DE RIESGO – ACTIVIDADES DE CONTROL

𝑁 𝑔 = 𝑇 − 𝑁 𝑓

𝑁 𝑔 = − 3 = 7


𝑇

𝐶 𝑓 ó 𝑔 = 7

10= .7*100=70

88Figura 4.19.- Cuestionario de Control Inventarios - Actividades de Control

RUBRO: INVENTARIOS

COMPONENTE DE CONTROL INTERNO: Actividades de control


1.- X 0 1

2.- X 1 1

3.- X 0 1

4.- X 0 1

5.- X 1 1

6.- X

Solamente en el

departamento de

contabilidad

0 1

7.- X 0 1

8.- X 0 1

9.- X 0 1

10.- X 1 1

3 10

ALTO 13



APROBADO POR: J.B

IMPACTO

CI

EMPRESA REPRESENTACIONES EDUCATIVAS SALAZAR CÍA. LTDA.

¿Los registros de los inventarios se llevan

por el departamento de contabilidad y la

bodega?

¿Actualmente existen documentos de

soporte, que permitan facilitar la

recepción y despacho de inventarios?

¿Se efectúan evaluaciones

periódicamente, para conocer si la

cantidad de inventarios en las bodegas no

son excesivos ni deficientes?

AI6

1/1


SUMAN

¿Se supervisa el desempeño de los

empleados para observar el manejo de los

inventarios?

PREGUNTA

¿Se establecen políticas sobre los

inventarios, para mitigar los márgenes de

error?

¿Se asignan recursos para mitigar los

márgenes de error en los inventarios?

¿La empresa protege a sus inventarios

con seguros contra incendio, robo o

daños?

¿Se efectúan capacitaciones a los

empleados para mejorar el tratamiento de

los inventarios?

¿Se ha establecido el procedimiento

adecuado para la baja de inventarios?

¿A cada serie de artículos se le ha

designado una codificación diferente?

152

CUESTIONARIO DE CONTROL INVENTARIOS – INFORMACIÓN Y

COMUNICACIÓN

CALIFICACIÓN DE RIESGO – INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN

𝑁 𝑔 = 𝑇 − 𝑁 𝑓

𝑁 𝑔 = 5 − 2 = 3


𝑇

𝐶 𝑓 ó 𝑔 = 3

5= .6*100=60

89Figura 4.20.- Cuestionario de Control Inventarios - Información y Comunicación

153

CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO – MONITOREO

CALIFICACIÓN DE RIESGO – MONITOREO

𝑁 𝑔 = 𝑇 − 𝑁 𝑓

𝑁 𝑔 = 8 − 3 = 5


𝑇

𝐶 𝑓 ó 𝑔 = 5

8= .625*100=62.50

90Figura 4.21.- Cuestionario de Control Inventarios - Monitoreo

RUBRO: INVENTARIOS

COMPONENTE DE CONTROL INTERNO: Monitoreo


1.- X 0 1

2.- X 0 1

3.- X 0 1

4.- X 1 1

5.- X 1 1

6.- X 0 1

7.- X 1 1

8.- X 0 1

3 8

ALTO 14



APROBADO POR: J.B

IMPACTO

SUMAN

¿Se efectúan evaluaciones periódicas

para comprobar el cumplimiento de los

objetivos para mitigar los riesgos en los

inventarios?

¿Se evalúan constantemente los procesos

de monitoreo, para que sean ideales a las

situaciones internas y externas actuales?

¿Se efectúa el monitoreo sobre todos los

procesos relacionados a los inventarios?


¿Las deficiencias detectadas en el

monitoreo, son comunicadas

inmediatamente a la alta dirección de la

Empresa?

Al finalizar cada período, ¿se analizan los

indicadores de gestión?

PREGUNTA

¿La empresa define los lineamientos para

establecer la retroalimentación de las

deficiencias de control de inventarios?

¿Se ha designado a un funcionario, como

el encargado de efectuar el monitoreo, de

actividades de control de los inventarios?

¿El monitoreo se lleva a cabo en función

del nivel de riesgo detectado en los

inventarios de la empresa?

CI

EMPRESA REPRESENTACIONES EDUCATIVAS SALAZAR CÍA. LTDA. AI8

1/1

154

MATRIZ DE EVALUACIÓN DE RIESGOS DE LOS INVENTARIOS

Mediante la Figura 4.23 se puede apreciar que los componentes del control interno de los inventarios muestran altas probabilidades e impacto de riesgos, lo

cual se traduce en una alerta de emergencia, por ello es necesario que se establezcan respuestas inmediatas para evitar la presencia de situaciones adversas, o

al menos mantener preparados a los miembros de la Empresa para reducir el impacto de escenarios perjudiciales que afecten a la Editorial Salazar.

91Figura 4.22.- Matriz de Evaluación de Riesgos de los Inventarios

1 Ambiente Interno

2 2 Establecimiento de objetivos

3

1 3 Identificación de Riesgos

6 5

4 8 7 4 Evaluación de Riesgos

5 Respuesta al Riesgo

6 Actividades de Control

7 Información y Comunicación

8 Monitoreo1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15

PR

OB

AB

ILID

AD

IMPACTO

MATRIZ DE

PROBABILIDAD/

IMPACTO

En

tre

0-2

5E

ntr

e 2

6-7

0E

ntr

e 7

1-1

00

BAJO MEDIO ALTO

AL

TO

ME

DIO

BA

JO

155

4.7.- ASIENTOS TIPO DE REGISTRO CONTABLE

- Asiento tipo de ingreso de mercadería por impresión de libros.

Se solicita la impresión de 3000 ejemplares del libro Mágicas Travesuras B a un costo unitario de

USD $5.00, a la Imprenta Don Bosco S.A, se cancela USD $4000.00, el resto a crédito; la

contabilización del asiento sería:

No existe I.V.A tarifa 12% debido a que la transferencia de dominio de libros gravan tarifa I.V.A

0%.

- Asientos tipo de venta de mercadería

Se vende a un vendedor particular 300 libros Mágicas Travesuras B, a un precio unitario de $10, se

recibe $1500.00 USD y la diferencia a crédito; la contabilización sería:

También se registra la salida de mercadería de bodega, disminuyendo la Partida Inventarios y

generando el Costo de Venta en el período correspondiente al ingreso ordinario, como especifica la

Sección 13 NIIF PYMES.

92Figura 4.23.- Asiento tipo de ingreso de mercadería

93Figura 4.24.- Asiento tipo de venta de mercadería

156

- Asiento tipo de deterioro por pérdida de valor en inventarios

Tras efectuar la Toma Física de Inventarios se determinó que el Libro Genios de la Computación

N1, ha sufrido deterioro total de su valor, puesto que ya no puede ser comercializado a su precio

estimado; a continuación se presenta su medición y registro contable:

Total unidades Genios de la Computación N1 = 20 unidades

Costo Unitario del Libro Genios de la Computación N1 = $8.00 USD

Precio de Venta Estimado (actual) = $0.00 USD

Medición de Inventarios Libro Genios de la Computación N1:

Valor medido = Precio de Venta Estimado – Costos de terminación y venta (Cantidad)

Valor medido = $0.00USD - $8.00 USD (20 u.)

Valor medido = $0.00 USD - $160.00 USD

Valor medido = - $160.00 USD

Al ser negativo el resultado se determina que existe Pérdida por deterioro de valor en el Libro

Genios de la Computación N1, por un valor de $160.00 USD.

94Figura 4.25.- Asiento tipo de registro de costo de venta

157

- Asiento tipo de registro de pérdidas de inventarios

Tras efectuar la Toma Física no se encontraron 6 unidades del Libro Genios de la Computación N7,

cada uno tenía un costo unitario de $4.00, por lo que se registrará la pérdida de inventarios y ello

genera un gasto para la Empresa.

Si se comprobara de manera legal la sustracción de inventarios, este gasto será deducible de

impuesto, pero si no se efectuare el procedimiento ante las autoridades competentes, no será

deducible de Impuesto a la Renta.

95Figura 4.26.- Asiento tipo de registra de pérdida por deterioro de valor

96Figura 4.27.- Asiento tipo de pérdida por faltantes de inventarios

158

4.8.- ANÁLISIS DE CANTIDADES MÁXIMAS Y MÍNIMAS EN LOS INVENTARIOS

“En la mayoría de los modelos de control de inventarios, las variables frecuentes son la demanda y

el tiempo de entrega de las órdenes de pedido y muchas veces el análisis exacto se vuelve

complejo.” (Rodríguez Acosta, 2011)

La Editorial Representaciones Salazar tiene siete libros escolares que actualmente edita y

comercializa, son los siguientes:

1. Mágicas Travesuras A

2. Mágicas Travesuras B

3. Magicas Travesuras C

4. Mágico Inglés B

5. Mágico Inglés C

6. Crecer pensando

7. Maternal

Los textos escolares de la Editorial Representaciones Salazar no tienen un ciclo constante de

demanda durante el año, puesto que en las Regiones Costa e Insular el inicio de clases es en el mes

de abril; en la Región Sierra y Oriente, el inicio de clases es en el mes de septiembre, durante el

resto del año, por ello se hace necesario establecer cantidades máximas, mínimas y óptimas para

que la inversión de la Editorial en los inventarios sea adecuada.

Los libros Mágicas Travesuras A, Mágicas Travesuras B, Mágicas Travesuras C, Mágico Inglés B

y Mágico Inglés C son comercializados únicamente en abril y septiembre porque son libros

utilizados para Inicial I, Inicial II y Primer año de educación; los libros Crecer pensando y Maternal

son vendidos en cualquier mes del año, puesto que son libros que se utilizan en centros de

estimulación temprana y para las mujeres que se encuentran en estado de gestación.

La Editorial Salazar debe tomar en cuenta las reformas curriculares que emite el Ministerio de

Educación, puesto que los textos no se pueden vender si los mismos no cuentan con las últimas

reformas, por tal motivo no puede sobreabastecerse; por otro lado, las imprentas usualmente

imprimen los libros escolares a partir de dos mil ejemplares, la impresión de lotes menores a esta

cantidad implican un aumento del precio de impresión.

159

Tabla 4.5

Niveles de venta de ediciones durante el año (en unidades)

Mágicas Travesuras A

Número de pedidos: N= 1 pedido al año

Cantidad de pedidos: Q= 3000 unidades por pedido

Inventario Inicial: Inventario Máximo= 3000 unidades

Inventario Final: Inventario Mínimo=0 unidades

Inventario Promedio: IP= 1500 UNIDADES

Duración del Ciclo= 1 año

Mágicas Travesuras B

Número de pedidos: N= 2 pedidos al año




Ediciones% Nivel

ventas

Proyección

de ventas

totales

Enero Febrero Marzo Abril Mayo Junio Julio Agosto Septiembre Octubre Noviembre Diciembre

Mágicas Travesuras A 11% 3000 0 0 0 1500 0 0 0 0 1500 0 0 0

Mágicas Travesuras B 23% 6000 0 0 0 3000 0 0 0 0 3000 0 0 0

Mágicas Travesuras C 23% 6000 0 0 0 3000 0 0 0 0 3000 0 0 0

Mágico Inglés B 23% 6000 0 0 0 3000 0 0 0 0 3000 0 0 0

Mágico Inglés C 17% 4500 0 0 0 2250 0 0 0 0 2250 0 0 0

Crecer pensando 2% 540 45 45 45 45 45 45 45 45 45 45 45 45

Maternal 2% 480 40 40 40 40 40 40 40 40 40 40 40 40

TOTALES 100% 26520 85 85 85 12835 85 85 85 85 12835 85 85 85

160


Duración del Ciclo= 6 meses

Mágicas Travesuras C






Mágico Inglés B






Mágico Inglés C






Crecer pensando






Maternal






161

El valor de la inversión para cada libro de la Editorial Representaciones Salazar, se refleja en las

siguientes tablas con dos alternativas, comprar una sola vez en el año o dos veces, para ello se

utilizaron los valores del costo de almacenamiento en relación al pago por arriendo de bodega que

es $150,00 USD (Dólares de los Estados Unidos de América) por los doce meses al año que

representan un total de $1.800,00 USD (Dólares de los Estados Unidos de América) al año y en

relación a la capacidad máxima de la bodega que es de 15000 unidades de libros. Las imprentas

cobran un porcentaje adicional por cada pedido menor a 2000 unidades, por tal motivo se asignó el

10% más en los pedidos menores a tal cantidad.

Tabla 4.6

Propuesta de inversión en libro Mágicas Travesuras A

El libro Mágicas Travesuras A tiene una proyección de ventas de 3000 unidades al año, por lo cual

es preferible que se realice el pedido una vez año para no incurrir en costos adicionales, además

este libro no sufre deterioro o desactualización porque el Ministerio de Educación no emite

reformes para el Inicial I.

Tabla 4.7

Propuesta de inversión en libro Mágicas Travesuras B

El libro Mágicas Travesuras B tiene mayor nivel de ventas, de 6000 unidades aproximadamente,

por lo tanto es adecuado realizar dos adquisicones durante el año, debido a que una compra de 6000

libros para todo el año ocuparía demasiado espacio en la bodega de la Empresa, lo cual incidiría en

aumento de costo de almacenamiento.

Tabla 4.8

Propuesta de inversión en libro Mágicas Travesuras C

ALTERNATIVA

NÚMERO DE

PEDIDOS EN

EL AÑO

UNIDADES

TOTALES

CANTIDAD

POR

PEDIDO

COSTO DE

IMPRESIÓN

UNITARIO

COSTO DE

IMPRESIÓ

N TOTAL

COSTO DE

ALMACENA

MIENTO

COSTOS

TOTALES

1 1 3000 3000 4 12000 360.00 12,360.00

2 2 3000 1500 4.4 13200 23.08 13,223.08

ALTERNATIVA

NÚMERO DE

PEDIDOS EN

EL AÑO

UNIDADES

TOTALES

CANTIDAD

POR

PEDIDO

COSTO DE

IMPRESIÓN

UNITARIO

COSTO DE

IMPRESIÓ

N TOTAL

COSTO DE

ALMACENA

MIENTO

COSTOS

TOTALES

1 1 6000 6000 4 24000 720.00 24,720.00

2 2 6000 3000 4 24000 360.00 24,360.00

ALTERNATIVA

NÚMERO DE

PEDIDOS EN

EL AÑO

UNIDADES

TOTALES

CANTIDAD

POR

PEDIDO

COSTO DE

IMPRESIÓN

UNITARIO

COSTO DE

IMPRESIÓ

N TOTAL

COSTO DE

ALMACENA

MIENTO

COSTOS

TOTALES

1 1 6000 6000 4 24000 720.00 24,720.00

2 2 6000 3000 4 24000 360.00 24,360.00

162

El libro Mágicas Travesuras C tiene una proyección de ventas de 6000 unidades aproximadamente,

este libro sí puede sufrir desactualización porque el Ministerio de Educación emite reformas para el

primer año de básica.

Tabla 4.9

Propuesta de inversión en libro Mágico Inglés B

Tabla 4.10

Propuesta de inversión en libro Mágico Inglés C

El libro Mágico Inglés B tiene un nivel de ventas de alrededor de 6000 unidades, por lo cual es

mejor efectuar dos adquisiciones durante el año para no sobreabastecer a la bodega. El libro

Mágico Inglés C sí puede sufrir cambios debido a las reformas, por tal razón se deberían efectuar

dos pedidos durante el año.

Tabla 4.11

Propuesta de inversión en libro Crecer Pensando

Tabla 4.12

Propuesta de inversión en libro Maternal

Las ediciones Crecer pensando y Maternal no sufren los efectos de la emisión de nuevas reformas

curriculares, pero el nivel de ventas es relativamente bajo (en base a las ediciones mencionadas

anteriormente), por lo cual es preferible realizar un solo pedido durante el año, para evitar

incremento en el precio de impresión.

ALTERNATIVA

NÚMERO DE

PEDIDOS EN

EL AÑO

UNIDADES

TOTALES

CANTIDAD

POR

PEDIDO

COSTO DE

IMPRESIÓN

UNITARIO

COSTO DE

IMPRESIÓ

N TOTAL

COSTO DE

ALMACENA

MIENTO

COSTOS

TOTALES

1 1 6000 6000 5 30000 720.00 30,720.00

2 2 6000 3000 5 30000 360.00 30,360.00

ALTERNATIVA

NÚMERO DE

PEDIDOS EN

EL AÑO

UNIDADES

TOTALES

CANTIDAD

POR

PEDIDO

COSTO DE

IMPRESIÓN

UNITARIO

COSTO DE

IMPRESIÓ

N TOTAL

COSTO DE

ALMACENA

MIENTO

COSTOS

TOTALES

1 1 4500 4500 5 22500 540.00 23,040.00

2 2 4500 2250 5 22500 270.00 22,770.00

ALTERNATIVA

NÚMERO DE

PEDIDOS EN

EL AÑO

UNIDADES

TOTALES

CANTIDAD

POR

PEDIDO

COSTO DE

IMPRESIÓN

UNITARIO

COSTO DE

IMPRESIÓ

N TOTAL

COSTO DE

ALMACENA

MIENTO

COSTOS

TOTALES

1 1 540 540 3 1620 64.80 1,684.80

2 2 540 270 3.3 1782 32.40 1,814.40

ALTERNATIVA

NÚMERO DE

PEDIDOS EN

EL AÑO

UNIDADES

TOTALES

CANTIDAD

POR

PEDIDO

COSTO DE

IMPRESIÓN

UNITARIO

COSTO DE

IMPRESIÓ

N TOTAL

COSTO DE

ALMACENA

MIENTO

COSTOS

TOTALES

1 1 480 480 5 2400 57.60 2,457.60

2 2 480 240 5.5 2640 28.80 2,668.80

163

4.9.- EXPLICACIÓN DE LA TRANSICIÓN A NIIF PYMES EN LOS INVENTARIOS

FASES DE LA TRANSICIÓN A NIIF PYMES EN LOS INVENTARIOS DE LA EMPRESA

FASE 1.- DIAGNÓSTICO SITUACIONAL

En esta fase se elaborarán las siguientes actividades:

Análisis de procesos, procedimientos, actividades, tareas y políticas que se desarrollan

entorno a los inventarios.

Análisis de la estructura organizativa y funcional que tiene la empresa y cómo ellas

influyen en el manejo de los inventarios.

Impacto que tendrían los inventarios ante la implementación de la Sección 13 NIIF

PYMES, en la razonabilidad de los Estados Financieros.

FASE 2.- CONCEPTUALIZACIÓN


Análisis de los conceptos de la Sección 13 NIIF PYMES.

Socialización con los miembros de la empresa, del propósito, los objetivos y beneficios que

se presentan con la implementación de la Sección 13 NIIF PYMES.

FASE 3.- PLANIFICACIÓN Y DISEÑO


Presentación del procedimiento para efectuar la Toma física de los inventarios.

Asientos tipo para la contabilización de los ajustes, necesarios para la presentación

razonable de la cuenta inventarios.

Diseño y explicación de los formularios de control, para mejorar el tratamiento de los

inventarios.

97Figura4.28.- Fases de la transición a NIIF PYMES en los Inventarios de la Empresa

Diagnóstico situacional

Conceptualización Planificación y

diseño Implementación

164

FASE 4.- IMPLEMENTACIÓN


Efectuar la toma física de inventarios.

Análisis de resultados y toma de decisiones.

Contabilización de ajustes.

GUÍA PARA ELABORAR CRONOGRAMA DE IMPLEMENTACION POR PARTE DE LAS

COMPAÑIAS QUE APLICAN NIIF PARA PYMES

Tabla 4.13

Información General para la Implementación a NIIFs

SI NO

1.1.- ADOPCIÓN DE NIIFs PARA PYMES

Sección 13 NIIF PYMES

1.2.- ADOPTA POR PRIMERA VEZ NIIFs X

1.3.- MARCO CONTABLE ANTERIOR ESTUVO BASADO EN NIIFs COMPLETAS X

1.4.- APROBACIÓN DEL PLAN DE IMPLEMENTACIÓN

Junta General de Socios X

Por Entidad u Organismo de control

Fecha de aprobación 07/07/15

1.- INFORMACIÓN GENERAL

NOMBRE DE LA COMPAÑÍA: Representaciones Educativas

Salazar Cía. Ltda.

NOMBRE DEL REPRESENTANTE LEGAL: Ángel Salazar Cando

DOMICILIO: Quito

LUGAR DONDE OPERA LA COMPAÑÍA: Quito

ACTIVIDAD PRINCIPAL: Edición y comercialización de

textos escolares.

TELÉFONO: 022671-960

FECHA INICIO DE IMPLEMENTACIÓN: 07/07/2015

165

Tabla 4.14

Plan de capacitación para la Implementación a NIIFs

2.1.- CAPACITACIÓN

Inicio de capacitaciones

2.2.- RESPONSABLES QUE LIDERARAN EL PROYECTO (en las fases de capacitación e implementación)

NOMBRE

Lcda. Jenny Bustamante

Elena Isabel Flores Guevara

2.3.- INSTRUCTOR CONTRATADO PARA DICTAR LA CAPACITACIÓN

NOMBRE

MGs. Santiago Cruz

2.4.- FUNCIONARIOS A CAPACITARSE

NOMBRE

Salazar Cando Ángel Gerente General

Vásquez Ivonne Asistente de gerencia

Lcda. Jenny Bustamante

Flores Guevara Elena Isabel

Pérez Barreto Luis G Gerente de compras

Simbaña Tenezaca Carlos L Funcionario del almacén

2.5.- SECCIONES DE NIIF PARA CAPACITACIÓN

Sección 13 NIIF PYMES - Inventarios 4 horas

EXPERIENCIA

CARGO

Contadora

Asistente contable

2.- PLAN DE CAPACITACIÓN

21/07/15

Contador de varias

empresas, con sólidos

conocimientos en NIIF

CARGO

Contadora

Asistente contable

DURACIÓN

166

PLAN DE IMPLEMENTACIÓN DE NIIFs

Tabla 4.15

Fase 1: Diagnóstico Situacional para la implementación de NIIFs

1.1.- Análisis de procesos, procedimientos, actividades, tareas y políticas que se desarrollan entorno a los inventarios.

RESULTADOS DE LA OBSERVACIÓN CONCLUSIÓN

PROCESOS No se encuentran definidos formalmente los procesos. Proponer los respectivos procesos

PROCEDIMIENTOS No se encuentran definidos formalmente los procedimientos. Proponer los respectivos procedimientos

ACTIVIDADES No se encuentran definidos formalmente las actividades. Proponer las respectivas actividades

TAREAS No se encuentran definidos formalmente las tareas. Proponer los respectivas tareas

POLÍTICAS No se encuentran definidas formalmente las políticas. Proponer las respectivas políticas

1.2.- Análisis de la estructura organizativa y funcional que tiene la empresa y cómo ellas influyen en el manejo de los inventarios

RESULTADOS DE LA OBSERVACIÓN CONCLUSIÓN

ESTRUCTURA ORGANIZATIVA Se encuentra incompleta y dificulta la comunicación entre niveles Proponer una estructura organizativa.

ESTRUCTURA FUNCIONAL No se encuentra definida. Proponer una estructura funcional.

1.3.- Impacto que tendrían los inventarios ante la implementación de la Sección 13 NIIF PYMES, en la razonabilidad de los Estados Financieros.

Inventarios actuales Se requiere de la implementación de la Sección 13 NIIF PYMES.

Impacto positivo Control efectivo de los inventarios.

Acertiva gestión de los inventarios.

Presentación razonable de Estados

Financieros.

FASE 1: DIAGNÓSTICO SITUACIONAL

167

Tabla 4.16

Fase 2: Conceptualización para la Implementación a NIIFs

2.1.- Análisis de los conceptos de la Sección 13 NIIF PYMES.

ALCANCE

MEDICIÓN

COSTO DE LOS INVENTARIOS

COSTO DE ADQUISICIÓN

COSTOS DE TRANSFORMACIÓN

DISTRIBUCIÓN DE LOS COSTOS INDIRECTOS DE PRODUCCIÓN

PRODUCCIÓN CONJUNTA Y SUBPRODUCTOS

OTROS COSTOS INCLUIDOS EN LOS INVENTARIOS

COSTOS EXCLUIDOS DE LOS INVENTARIOS

COSTO DE LOS INVENTARIOS PARA UN PRESTADOR DE SERVICIOS

FÓRMULAS DEL CÁLCULO DEL COSTO

DETERIORO DEL VALOR DE LOS INVENTARIOS

RECONOCIMIENTO COMO UN GASTO

INFORMACIÓN A REVELAR

2.1.-

Propósito Mejorar el control de los inventarios en la Empresa.

Objetivos Presentar Estados Financieros razonables

Aplicar los métodos de medición de las NIIFs PYMES.

Beneficios Conocer con fiabilidad la información financiera de la Empresa.

Determinar las funciones que deben desempeñar los miebros de la empresa, en cuanto al manejo de los inventarios.

FASE 2: CONCEPTUALIZACIÓN

TÉCNICAS DE MEDICIÓN DEL COSTO, TALES COMO EL COSTO ESTÁNDAR, EL MÉTODO DE LOS MINORISTAS Y EL PRECIO

DE COMPRA MÁS RECIENTE

Socialización con los miembros de la empresa, del propósito, los objetivos y beneficios que se presentan con la implementación de la

Sección 13 NIIF PYMES.

168

Tabla 4.17

Fase 3:Planificación y Diseño para la implementación a NIIFs

3.1.- Presentación del procedimiento para efectuar la Toma física de los inventarios.

Propósito

Objetivos

Alcance

Base legal y normativa

Procedimiento

Normas para el conteo físico

Formato del documento que respalda la toma física

Cronograma para el conteo físico de los inventarios

3.2.- Asientos tipo para la contabilización de los ajustes, necesarios para la presentación razonable de la cuenta inventarios

Asiento tipo de adquisición-recepción

Asiento tipo de devoluciones- compra y venta

Asiento tipo de ventas-despacho

3.3.- Diseño y explicación de los formularios de control, para mejorar el tratamiento de los inventarios.

Orden de compra

Formulario de Recepción de pedido

Control de despacho de Inventarios

Proforma

Factura

FASE 3: PLANIFICACIÓN Y DISEÑO

Kardex de bodega

Guía de Remisión

Nota de Crédito

169

Tabla 4.18

Fase 4: Implementación de NIIF PYMES

4.1.- Efectuar la toma física de inventarios.

Efectuar el acta de inicio de toma física de inventarios.

Efectuar el acta de finalización de la toma física de inventarios.

4.2.- Análisis de resultados y toma de decisiones.

Clasificación y medición de las observaciones encontradas.

4.3.- Contabilización de ajustes.

En el sistema contable.

FASE 4: IMPLEMENTACIÓN

170

4.10.- DESARROLLO SECCIÓN 13 NIIF PYMES EN LA EDITORIAL

Párrafo 13.1.- Alcance de la Sección 13 NIIF PYMES en la Editorial:

La Editorial Salazar no cuenta con Procesos de Producción, debido a que la reproducción de libros

(impresión, empastado y terminados finales), no se lo realiza en la Empresa, sino que paga a

terceras personas para que lo realicen. La Editorial Salazar no utiliza Inventarios de materiales o

suministros porque no realiza procesos de producción físicamente, el contenido de los libros se lo

prepara digitalmente.

Párrafo 13.2.- Aplicación de inventarios, excepto a:

98Figura4.29.- Alcance de la Sección 13 NIIF PYMES en la Editorial


Aplicados en la Editorial Salazar

Clasificación

Cuenta Inventarios

Poseídos para ser vendidos

Inventario de libros

disponibles para la venta.

En proceso de producción

La Empresa no cuenta con procesos de producción.

En forma de materiales o suministros

La Empresa no dispone de

inventario de materiales.

99Figura4.30.- Inventarios con los que la Editorial no cuenta


Editorial Salazar no cuenta con

Obras en progreso, de contratos de

construcción.

Instrumentos financieros

Activos biológicos

171

Párrafo 13.3.- La Sección 13 NIIF PYMES no se aplica a la medición de los inventarios

mantenidos por:

Párrafo 13.4.- Medición de los Inventarios

Representaciones Educativas Salazar tiene en bodega varios ediciones que ya no podrán ser

vendidas, debido a que no se encuentran actualizadas con las últimas reformas emitidas por el

Ministerio de Educación; por ello, existen libros que su Precio de Venta estimado es de $0.00, por

ejemplo:

Genios de la Computación N1 es una edición del año 2007, actualmente ya no puede ser vendido a

su precio de venta estimado inicialmente, su costo unitario es de $8.00.

100Figura4.31.- Medición que no aplica la Editorial Salazar


Productos agrícolas, forestales y minerales, en la medida

que se midan por su valor razonable menos los costos de

venta con cambios en resultados.

Representaciones

Educativas

Salazar Cía.

Ltda.

no aplica

medición de

inventarios en:

Materias primas cotizadas, que midan sus inventarios al

valor razonable menos costos de venta, con cambios en

resultados.

101Figura4.32.- Medición de los Inventarios en la Editorial


El importe

menor entre:

El costo

El precio de

venta estimado

Menos

(-)

Los costos de

terminación y

venta

Igual

(=)

Inventarios

medidos

172

Entonces, entre el costo y el precio de venta estimado, el menor es el Precio de venta estimado

(actualmente $0.00). Los costos de terminación y venta son de $8.00. El valor de este libro medido

será:

$0.00 - $8.00= -$8.00

Párrafo 13.5.- Costo de los Inventarios

A continuación se presenta el proceso de edición de los textos escolares y la nomenclatura de los

costos incurridos:

102Figura4.33.- Costo de los Inventarios en la Editorial


Costo de los Inventarios

Costos Adquisición

Precio de compra + aranceles de importación +

otros impuestos (no recuperables) + otros

costos directos.

Costos Transformación

Costos directos + costos indirectos (costos

indirectos de producción distribuidos)

Costos Indirectos de producción distribuidos

Costos indirectos fijos + Costos indirectos variables

de producción.

173

PROCESO DE EDICIÓN DE LIBROS Y COSTOS INCURRIDOS EN CADA ETAPA

103Figura4.34.- Costos incurridos en el proceso de edición


1.- Representaciones

Salazar crea la idea de elaborar un nuevo libro.

•Costos por

búsqueda de

posibles autores

2.- Autores crean bosquejo

de los textos escolares

•Honorarios por autoría.

3.- Transcripción de bosquejos a

un archivo digital

•Costo Mano de Obra, personal del Área de Redacción

4.- Se diagraman las figuras para

mejorar la comprensión de los

textos.

•Honorarios al

diagramador

5.- Primera impresión a

borrador

•Pago a imprenta

por la impresión

6.- Corrección del ejemplar

impreso

•Honorarios a autores

174

104Figura4.34.- Costos incurridos en el proceso de edición (continuación)


7.- Se realiza pruebas de

color

•Pago a Imprenta - asesoramiento

8.- Se solicita ISBN para la edición del

libro.

•Aporte a Cámara del Libro por ISBN

9.- Sólo para "Mágicas Travesuras C" se

solicita autorización del Ministerio de

Educación

•Costos de trámites en Ministerio Educación

10.- Reproducción de ejemplares

•Costo de impresión y empastado de libros escolares

11.- Transporte de libros

•Costos de transportación.

12.- Almacenamien

to de inventarios

•Costos Mano de Obra Directa en el personal de Bodega.

175

Los costos indirectos de producción no distribuidos no forman parte del costo del Inventario. La

adquisición de inventarios a plazo, podría generar intereses en las condiciones del crédito, este

importe será considerado como gasto del período y no como costo de los inventarios.

Párrafo 13.9.- Distribución de los costos indirectos de producción

Representaciones Salazar no efectúa distribución de costos indirectos, debido a que no maneja sus

inventarios en procesos de producción, al no intervenir directamente en la reproducción de los

textos, pues solo se encarga de diseñarlos y comercializarlos.

Párrafo 13.10.- Producción conjunta y subproductos

Representaciones Educativas Salazar no tiene producción conjunta y de subproductos, debido a que

en la estructuración de los libros, sólo se puede obtener una edición de libros a la vez.

Otros costos incluidos en los inventarios

105Figura 4.35.- Otros costos incluidos en los Inventarios de la Editorial Salazar


13.11

Representaciones Salazar

incluirá en el costo de los inventarios

Costos incurridos para dar a los textos

escolares la condición y ubicación actuales.

Entre ellos: el pago por

autoría a los profesores

contratados.

13.12 Cambio del valor

razonable del instrumento de cobertura.

Si Representaciones Salazar incurrieran en un precio de materia prima

cotizada.

176

Párrafo 13.13.- Costos excluidos de los inventarios.- que serán reconocidos como gastos en el

período en el que incurren:

Párrafo 13.14.- Costo de los inventarios para un prestador de servicios

La Editorial Representaciones Salazar no presta servicios, por tal motivo no se analizarán costos de

inventarios para la entrega de este tipo de producto.

106Figura4.36.- Otros costos excluidos de los inventarios en la Editorial Salazar


•Representaciones Salazar no incurre en desperdicio de matereiales debido a que ellos no imprimen los libros ni los empastan. La autoría de los libros se paga mediante especificaciones de contratos con los profesores magister, por tanto no existe desperdicio. Otros costos si podrían ser causa de desperdicio.

Importes anormales de desperdicio de materiales,

mano de obra u otros costos.

•Representaciones Salazar sí incurre en costos de almacenamiento, que según la Sección 13 NIIF PYMES, son gastos del período.

Costos de almacenamiento (a excepción de que sea

necesario en el proceso de producción).

•Representaciones Salazar incurre en varios gastos de administración, no relacionados directamente con los inventarios, por ejemplo: pago de teléfono, gasto de suministros de oficina, depreciación de equipos de oficina, entre otros.

Costos indirectos de administración que no contribuyan a dar a los

inventarios su condición y ubicación actuales.

•Las erogaciones destinadas a efectuar las ventas son considerados como gastos del período, entre ellas se encuentran: las comisiones a vendedores, gastos de moviización y envío de pedidos.

Costos de venta

177

Párrafo 13.15.- Costo de los productos agrícolas recolectados de activos biológicos.

No se analizará este párrafo, debido a que Representaciones Salazar no ofrece productos agrícolas

derivados de activos biológicos.

Párrafo 13.16.- Técnicas de medición del costo, tales como el costo estándar, el método de los

minoristas y el precio de compra más reciente

Fórmulas de cálculo del costo

107Figura4.37.- Técnica de medición del costo de inventarios en la Editorial Salazar


•Representaciones Salazar toma en cuenta niveles normales de edición de libros.

Método del costo estándar

•Representaciones Salazar no aplica el método de minoristas.

Método de los minoristas

•Representaciones Salazar no aplica el método del precio de compra más reciente.

Precio de compra más reciente

108Figura4.38.- Fórmula de cálculo del costo en los inventarios de la Editorial Salazar


13.17

Se medirá el costo de los inventarios que no son

habitualmente intercambiables.

Representaciones Educativas Salazar no presenta esta situación.

13.18 Método del Costo de Promedio Ponderado

Representaciones Salazar efectuará un promedio de

los costos, para determinar el costo

unitario de los textos escolares.

178

Párrafo 13.19.- Deterioro del valor de los inventarios

109Figura4.39.- Deterioro por pérdida del valor de los inventarios en la Editorial Salazar


Deterioro del valor de los inventarios

Representaciones Salazar debe evaluar al final de cada período sobre el que se informa si los inventarios de textos

escolares están deteriorados:

Cuando el importe de los productos no sea

totalmente recuperable.

Ejemplo: El libro Genios de la Computación N1 no

puede ser vendido a su importe, por la

desactualización de su contenido, el Ministerio de Educación no permite su

comercialización.

Si los textos escolares han sufrido daños,

obsolescencia o precios de venta decrecientes.

Ejemplo: Varios textos escolares han sufrido desgaste físico por la

humedad de la bodega.

Si una partida de inventario está deteriorada se requiere

que la entidad mida el inventario:

Precio de venta menos los costos de terminación y

venta.

Reconocer una pérdida por deterioro de valor en los

textos escolares. Ejemplo:Registro de

pérdida de valor en todas las unidades de la Edición Genios de la Computación

N1.

179

Reconocimiento como un gasto

Párrafo 13.22.- Información a revelar

110Figura4.40.- Reconocimiento como un gasto en la Editorial Salazar


Párrafo 13.20

Cuando se vendan los textos escolares

Se reconocerá el importe como gasto del período, conjunto con

los ingresos correspondientes a la venta de los libros.

Párrafo 13.21

Algunos inventarios pueden distribuirse a

otras cuentas de activo.

Representaciones Salazar no emplea sus

inventarios como componentes de

activos propiedad, planta y equipo.

111Figura4.41.- Información a revelar de inventarios en la Cía. Representaciones Salazar


Información a revelar por Representaciones Educativas

Salazar Cía. Ltda.

Políticas contables

Promedio ponderado

Importe en inventarios.

Al final de cada período, según la clasificación apropiada de la

Editorial.

Importe de inventarios reconocido como gasto

Gastos de inventarios

reconocidos en resultados.

Las partidas por deterioro

de valor

Importe de deterioro en

textos que han perdido su

valor

Inventarios pignorados en

garantía de pasivos.

Si se entregaran activos como

garantía.

180

CAPÍTULO V

5.- CASO PRÁCTICO

5.1.- RESULTADOS DE LA TOMA FÍSICA DE INVENTARIOS

Tabla 5.1

Resultados de la Toma Física de Inventarios en la Editorial Representaciones Educativas Salazar Cía. Ltda.


Cantidad

(antes de la

toma física)

Cantidad

1er conteo

Cantidad

2do conteoDiferencia Observaciones

Unidades a

dar por

pérdida de

valor por

deterioro

Unidades

que no se

encuentran

en bodega

1 9789942024732 Siglo XXI Computación 10 0 0 10 Diferencia por dar a deterioro 10

2 9789978448762 Genios de la Computación N1 15 0 0 15 Diferencia por dar a deterioro 15


4 9789978449356 Computación Aplicada Ing Cazar 23 2 2 21 Diferencia por dar a deterioro 21

5 9789978449455 Comutación Básica Ing. Cazar 14 4 4 10 Diferencia por dar a deterioro 10



8 9789978449981 Genios de la Computación N7 22 17 18 4 No existen en bodega 4



11 9789978450901 Computación Integral Ing Cazar 0 0 0 0

12 9789978999004 Libro Mágicas Traesuras B 714 714 714 0

13 9789978999035 Libro Mágicas Traesuras C 724 724 724 0

14 9789978999042 Libro Mágico Inglés C S.E 915 915 915 0

15 9789978999051 Libro Mágico Inglés B S.E 644 644 644 0

16 9789978999052 Libro Ciencias Sociales 3ro Bach. 17 0 0 17 Diferencia por dar a deterioro 17

17 9789978999053 Dibujo Técnico 1ro Bachillerato 13 0 0 13 Diferencia por dar a deterioro 13

18 9789978999054 New Friends + Cd2 18 0 0 18 Diferencia por dar a deterioro 18

181

Tabla 5.1

Resultados de la Toma Física de Inventarios en la Editorial Representaciones Educativas Salazar Cía. Ltda. (continuación)


Cantidad

(antes de la

toma física)

Cantidad

1er conteo

Cantidad


Unidades a

dar por

pérdida de

valor por

deterioro

Unidades

que no se

encuentran

en bodega



21 9789978999057 New Friends + Cd5 10 0 0 10 No existen en bodega 10

22 9789978999058 New Friends + Cd6 0 0 0 0


24 9789978999060 Jon In Split Edittion + Cd 1 15 0 0 15 Diferencia por dar a deterioro 15







31 9789978999067 Mágicas Travesuras Maternal 13 0 0 13 Diferencia por dar a deterioro 13

32 9789978999068 Informatica Básica 8vo 0 0 0 0

33 9789978999069 Informática Aplicada 10mo 0 0 0 0

34 9789978999070 Informática Integral 9no 0 0 0 0

35 9789978999071 English Clear 2 0 0 0 0

36 9789978999072 English Clear 3 1 0 0 1 Diferencia por dar a deterioro 1



39 9789978999075 English Clear 6 4 0 0 4 No existen en bodega 4


41 9789978999077 Ecos de Sonido Música 8vo 0 0 0 0

42 9789978999078 Ecos de Sonido Música 9no 0 0 0 0

182

Tabla 5.1

Resultados de la Toma Física de Inventarios en la Editorial Representaciones Educativas Salazar Cía. Ltda. (continuación)


Cantidad

(antes de la

toma física)

Cantidad

1er conteo

Cantidad


Unidades a

dar por

pérdida de

valor por

deterioro

Unidades

que no se

encuentran

en bodega

43 9789978999079 Ecos de Sonido Música 10mo 0 0 0 0


45 9789978999081 Canto y Arte 4 0 0 4 Diferencia por dar a deterioro 4

46 9789978999082 Trazos N 8 5 5 5 0

47 9789978999038 Trazos N 9 6 6 6 0

48 9789978999084 Trazos N 10 1 1 1 0

49 9789978999085 Libro Office 1 2 2 2 0

50 9789978999086 Libro Office 2 8 8 8 0

51 9789978999087 Libro Office Nivel Medio 9 9 9 0

52 9789978999088 Libro Office Nivel Avanzado 10 11 10 0

53 9789978999089 Informática Básica Ubuntu 1 0 0 1 No existen en bodega 1

54 9789978999090 Informática Integral Ubuntu 0 0 0 0

55 9789978999091 Informática Aplicada Ubuntu 0 0 0 0

56 9789978999092 Dibujo Cultura Estética N4 2 2 2 0

57 9789978999093 Mente Creativa N4 3 3 3 0

58 9789978999094 Música Canto y Arte N4 4 4 4 0

59 9789978999095 Educación para la Ciudadanía 4 4 4 0

60 9789978999096 Ciencias naturales Nivel Avanzado Laboratorio 2 0 0 2 No existen en bodega 2

61 9789978999097 Little Friends A 3 3 3 0

62 9789978999098 Little Friends b 3 3 3 0

3490 3089 3089 401 380 21TOTALES

183

Tabla 5.2

Cuantificación de pérdida de valor por Deterioro de existencias y por faltantes

No. CódigoCosto

Unitario

Número de

ediciones

antes de la

toma física,

según

inventarios

Valor del

Inventario,

antes de la

toma física

Número de

ediciones

despúes de

efectuar la

toma física

Diferencias

encontradas

en la Toma

Física

Observaciones

Valores a

dar por

pérdida de

valor por

deterioro

Valores a

dar por

pérdida de

existencias

1 9789942024732 5.25 Siglo XXI Computación 10 52.5 0 10 Diferencia por dar a deterioro 52.50

2 9789978448762 8.00 Genios de la Computación N1 15 120 0 15 Diferencia por dar a deterioro 120.00


4 9789978449356 9.00 Computación Aplicada Ing Cazar 23 207 2 21 Diferencia por dar a deterioro 189.00

5 9789978449455 9.00 Comutación Básica Ing. Cazar 14 126 4 10 Diferencia por dar a deterioro 90.00



8 9789978449981 6.00 Genios de la Computación N7 22 132 18 4 No existen en bodega 24.00



11 9789978450901 7.00 Computación Integral Ing Cazar 0 0 0 0

12 9789978999004 8.00 Libro Mágicas Traesuras B 714 5712 714 0

13 9789978999035 8.00 Libro Mágicas Traesuras C 724 5792 724 0

14 9789978999042 8.00 Libro Mágico Inglés C S.E 915 7320 915 0

15 9789978999051 7.50 Libro Mágico Inglés B S.E 644 4830 644 0

16 9789978999052 10.00 Libro Ciencias Sociales 3ro Bach. 17 170 0 17 Diferencia por dar a deterioro 170.00

17 9789978999053 12.00 Dibujo Técnico 1ro Bachillerato 13 156 0 13 Diferencia por dar a deterioro 156.00

18 9789978999054 11.00 New Friends + Cd2 18 198 0 18 Diferencia por dar a deterioro 198.00



21 9789978999057 11.00 New Friends + Cd5 10 110 0 10 No existen en bodega 110.00

22 9789978999058 11.00 New Friends + Cd6 0 0 0 0

Nombre del Producto

184

Tabla 5.2

Cuantificación de pérdida de valor por Deterioro de existencias y por faltantes (continuación)

No. CódigoCosto

Unitario

Número de

ediciones

antes de la

toma física,

según

inventarios

Valor del

Inventario,

antes de la

toma física

Número de

ediciones

despúes de

efectuar la

toma física

Diferencias

encontradas

en la Toma

Física

Observaciones

Valores a

dar por

pérdida de

valor por

deterioro

Valores a

dar por

pérdida de

existencias


24 9789978999060 9.00 Jon In Split Edittion + Cd 1 15 135 0 15 Diferencia por dar a deterioro 135.00







31 9789978999067 8.00 Mágicas Travesuras Maternal 13 104 0 13 Diferencia por dar a deterioro 104.00

32 9789978999068 7.00 Informatica Básica 8vo 0 0 0 0

33 9789978999069 7.00 Informática Aplicada 10mo 0 0 0 0

34 9789978999070 7.00 Informática Integral 9no 0 0 0 0

35 9789978999071 6.00 English Clear 2 0 0 0 0

36 9789978999072 6.00 English Clear 3 1 6 0 1 Diferencia por dar a deterioro 6.00



39 9789978999075 6.00 English Clear 6 4 24 0 4 No existen en bodega 24.00


41 9789978999077 5.00 Ecos de Sonido Música 8vo 0 0 0 0

42 9789978999078 5.00 Ecos de Sonido Música 9no 0 0 0 0

43 9789978999079 5.00 Ecos de Sonido Música 10mo 0 0 0 0


Nombre del Producto

185

Tabla 5.2

Cuantificación de pérdida de valor por Deterioro de existencias y por faltantes (continuación)

No. CódigoCosto

Unitario

Número de

ediciones

antes de la

toma física,

según

inventarios

Valor del

Inventario,

antes de la

toma física

Número de

ediciones

despúes de

efectuar la

toma física

Diferencias

encontradas

en la Toma

Física

Observaciones

Valores a

dar por

pérdida de

valor por

deterioro

Valores a

dar por

pérdida de

existencias

45 9789978999081 4.00 Canto y Arte 4 16 0 4 Diferencia por dar a deterioro 16.00

46 9789978999082 6.00 Trazos N 8 5 30 5 0

47 9789978999038 6.00 Trazos N 9 6 36 6 0

48 9789978999084 5.90 Trazos N 10 1 5.9 1 0

49 9789978999085 6.50 Libro Office 1 2 13 2 0

50 9789978999086 6.50 Libro Office 2 8 52 8 0

51 9789978999087 6.50 Libro Office Nivel Medio 9 58.5 9 0

52 9789978999088 7.00 Libro Office Nivel Avanzado 10 70 10 0

53 9789978999089 7.50 Informática Básica Ubuntu 1 7.5 0 1 No existen en bodega 7.50

54 9789978999090 7.50 Informática Integral Ubuntu 0 0 0 0

55 9789978999091 7.50 Informática Aplicada Ubuntu 0 0 0 0

56 9789978999092 6.25 Dibujo Cultura Estética N4 2 12.5 2 0

57 9789978999093 6.75 Mente Creativa N4 3 20.25 3 0

58 9789978999094 6.75 Música Canto y Arte N4 4 27 4 0

59 9789978999095 4.50 Educación para la Ciudadanía 4 18 4 0

60 9789978999096 5.25 Ciencias naturales Nivel Avanzado 2 10.5 0 2 No existen en bodega 10.50

61 9789978999097 5.40 Little Friends A 3 16.2 3 0

62 9789978999098 6.50 Little Friends b 3 19.5 3 0

3490 27640.35 3089 401 3,221.50 176.00

Nombre del Producto

TOTALES

186

Resumen de Toma Física de Inventarios - 2015:

La toma de inventarios se desarrolló con total normalidad, el cronograma establecido

fue cumplido a cabalidad, de la misma forma el presupuesto fue utilizado según los

cálculos presentados con anterioridad.

La toma física consistió en verificar, que tanto las cantidades como el valor de los libros

de bodega se reflejen razonablemente a la información que arroja el sistema contable;

en este procedimiento se obtuvo que 381 libros, por un valor de $3.221,50, los textos

están sobrevalorados porque ya no pueden ser comercializados varias ediciones, ya sea

por la desactualización de su contenido o por el desgaste físico que han sufrido por la

humedad, el polvo, la polilla y el inadecuado almacenamiento de algunos textos.

Por otro lado, la falta de control interno ha provocado que se presenten faltantes por un

total de 20 libros, dando como resultado un valor inexistente de $176.00 de inventarios,

que la Empresa Representaciones Educativas Salazar Cía. Ltda., deberá asumirlo como

gasto.

Después de que se ejecutó la Toma Física de Inventarios en la bodega, también se

ordenó la estantería, colocando las ediciones de los mismos títulos entre sí, y se ubicó

un distintivo con sus nombres, para que tanto el ingreso o el despacho de inventarios sea

más ordenado y eficiente.

Se presentó a la Gerencia General un informe detallado de los hallazgos encontrados,

que contiene varias propuestas para solucionar el control de los inventarios en la

Editorial.

187

5.2.- PROCESOS RELACIONADOS A INVENTARIOS Y REGISTRO CONTABLE

PROCESO

Es una serie de actividades que se propone de manera lógica, en la que intervienen personas y

recursos materiales y económicos para la consecución de un resultado determinado.

PROCEDIMIENTOS

Son especificaciones por medio de las cuales se establece un método para la ejecución de

actividades futuras.

PROCESO DE PEDIDO DE MERCADERÍA

Alcance

Este procedimiento tiene connotación en varias áreas de la empresa, principalmente en el

departamento de compras - bodega y el área de contabilidad.

Los funcionarios del departamento de compras serán los encargados de efectuar el pedido a los

proveedores, de acuerdo con la planificación que se haya ejecutado con la Gerencia. El

funcionario de la bodega deberá conocer las especificaciones de los pedidos de mercadería. El

área contable intervendrá en el proceso de pedido de mercadería si el proveedor requiriera un

anticipo.

Objetivo

- Plantear el procedimiento de pedido de mercadería mediante flujograma, asientos tipo y

formularios concernientes al proceso para mejorar el control sobre los inventarios.

Importancia

Es necesario definir un procedimiento formal para el pedido de mercaderías, esto permitirá

reducir errores y pérdidas monetarias. Además, los funcionarios de las áreas involucradas,

tendrán conocimiento de las actividades que deban realizar.

Transacción

Representaciones Educativas Salazar Cía. Ltda., efectúa el pedido de impresión a la Empresa

Don Bosco S.A. de 3000 ejemplares de la Edición Mágicas Travesuras B, 1500 Impresión de

Libro Mágico Inglés C SE, a un precio de $4 cada uno; 2500 del Libro Mágico Inglés C y 2000

de Impresión de Libro Mágico Inglés B a un precio de impresión de $5.00 cada uno. Se paga de

contado $8000.00 USD y la diferencia a crédito, con una tasa de interés del 10% anual.

188

Formato de Orden de Compra

Flujodiagrama

Es una muestra gráfica de una serie de acciones, por medio de la representación de

participantes, situaciones, actividades y decisiones que intervienen en los procesos, para ello se

utilizan figuras geométricas, breves descripciones textuales y conectores.

112Figura5.1.- Orden de compra con datos

189

113Figura5.2.- Flujograma de Pedido de mercadería

190

PROCESO DE COMPRA - RECEPCIÓN DE MERCADERÍA

Alcance

El alcance de la recepción de mercadería tiene su convergencia desde el momento en que los

pedidos llegan a la bodega de la empresa, el desembarque, la verificación de cantidades y

características de los productos solicitados, la recepción de los documentos de venta que

respaldan la legalidad de las adquisiciones y el correcto almacenamiento del stock.

Objetivo

- Brindar lineamientos contables y procedimentales de la recepción de mercadería,

mediante flujograma, formulario y asiento tipo de compras para disponer de

información razonable.

Importancia

La importancia de especificar el procedimiento de recepción, radica en que desde el momento

que la mercadería llega a las instalaciones de la Empresa, esta conforma parte de los activos y

los descuidos en su tratamiento causan desorden, descontrol y pérdidas financieras.

191

Flujodiagrama

114 Figura5.3.- Flujograma de recepción de mercadería

192

Formulario de Recepción de Bodega

Formulario Kardex de Bodega

115Figura5.4.- Recepción de bodega con datos

116Figura5.5.- Kardex de bodega de Libro Mágicas Travesuras B

193

117Figura5.6.- Kardex de bodega de Libro Mágicas Travesuras C

118Figura5.7.- Kardex de bodega de Libro Mágico Inglés B

194

Formularios Kardex de Contabilidad

119Figura5.8.- Kardex de bodega Libro Mágico Inglés C

120Figura5.9.- Kardex de contabilidad Libro Mágicas Travesuras B

195

121Figura5.10.- Kardex de contabilidad Libro Mágicas Travesuras C

122Figura5.11.- Kardex de contabilidad Libro Mágico Inglés B

196

Registro contable

La Empresa Representaciones Educativas Salazar Cía. Ltda. el 30 de julio del 2015, efectúa el

pago de la cuenta por pagar pendiente, más los intereses que se generaron en el transcurso de los

días, a partir de la compra.

123Figura5.12.- Kardex de contabilidad Libro Mágico Inglés C

124Figura5.13.- Asiento de registro contable de compra de mercadería

197

El párrafo 13.7 de la Sección 13 NIIF PYMES, especifica que el importe generado por el interés

de pago aplazado en la compra de inventarios, se reconocerá como un gasto del período y no se

añadirá al costo de los inventarios.

PROCESO DE VENTA DE MERCADERÍA

Alcance

Las ventas de mercadería tienen inmersión en varias áreas de la Empresa, principalmente en:

Ventas, Bodega y Contabilidad.

Objetivo

- Definir el procedimiento contable y administrativo de venta de mercaderías, según las

necesidades de la Empresa mediante flujograma, formulario y asiento tipo de registro de

venta de mercadería con el propósito de mejorar el control interno.

Importancia

La venta de mercaderías es la principal fuente de ingresos de la Empresa, por tal motivo se le

debe brindar especial atención a los artículos a ser vendidos, para que las ventas se desarrollen

sin contratiempos y el registro contable sea razonable a la transacción.

125Figura5.14.- Asiento de contabilización de intereses por compra a crédito

198

Flujodiagrama

Transacción

Se vende 200 ejemplares de Mágicas Travesuras B, 150 de Mágicas Travesuras C, 160 Mágico

Inglés B S.E y 500 de Mágico Inglés C S.E; el precio de cada libro en los dos primeros textos a

$12.00 y de los dos últimos a $14.00. Se cobra el 50% de contado, la diferencia a 15 días de

plazo.

126Figura5.15.- Flujodiagrama venta de mercadería

199

Formulario Factura

Formulario Guía de Remisión

127Figura5.16.- Factura con datos

128Figura5.17.- Guía de Remisión con datos

200

Registro contable

PROCESO DE DESPACHO DE MERCADERÍA

Alcance

El procedimiento de despacho tiene su alcance desde el momento en que la bodega reciba la

Orden de despacho de mercadería, hasta el momento en que el pedido es entregado al área de

ventas, específicamente en el almacén.

Objetivo

Expedir lineamentos contables y procedimentales para el despacho de mercadería

mediante flujograma, formulario y asiento tipo para el respectivo registro de los

despachos de mercadería y el fortalecimiento del el control, evitar confusiones y

pérdidas.

Importancia

El despacho de mercadería es un proceso que se vincula directamente con el cliente, si la

gestión es realizada con éxito, el cliente se siente satisfecho en cuanto a la entrega de su pedido

y las devoluciones de mercadería se reducen.

129Figura5.18.- Asiento de registro de venta de mercadería

201

Flujodiagrama

130Figura5.19.- Flujograma de Despacho de Inventarios

202

Formulario de Despacho de Inventarios

Kardex de bodega

131Figura5.20.- Despacho de inventarios con datos

132Figura5.21.- Kardex de Bodega Libro Mágicas Travesuras B

203

133Figura5.22.- Kardex de bodega Libro Mágicas Travesuras C

134FIgura5.23.- Kardex de bodega Libro Mágico Inglés B

204

Kardex de contabilidad

135Figura5.24.- Kardex de bodega Libro Mágico Inglés C

136Figura5.25.- Kardex de contabilidad Libro Mágicas Travesuras B

205

137Figura5.26.- Kardex de contabilidad Libro Mágicas Travesuras C

138Figura5.27.- Kardex de contabilidad Libro Mágico Inglés B

206

Registro contable

El área de ventas solicita a la bodega 200 ejemplares de Mágicas travesuras B, 150 de Mágicas

travesuras C, 160 de Mágico Inglés B y 500 del Mágico Inglés C.

139Figura5.28.- Kardex de contabilidad Libro Mágico Inglés C

140Figura5.29.- Registro de transferencia de inventarios de bodega a almacén

207

PROCESO DE DEVOLUCIÓN EN VENTA DE MERCADERÍA

Alcance

El alcance de la devolución de mercaderías tiene connotación en varias áreas de la empresa,

como lo es en el Departamento de Ventas, porque a través de esta área se presentarán las

inconformidades que tengan los clientes; la Bodega, deberá re-ingresar la mercadería y

actualizar el Kardex y, el Departamento Contable deberá registrar la devolución, emitir la

respectiva Nota de Crédito y efectuar las devoluciones monetarias, de ser el caso.

Objetivo

- Definir el procedimiento y registro contable de las devoluciones en venta de mercadería

mediante flujograma, documentos tributarios y asientos tipo con el propósito de facilitar

el proceso en la devolución de mercadería.

Importancia

Las devoluciones que efectúan los clientes es un tema crítico, puesto que no solo se debe

incurrir en erogaciones por tales situaciones, sino que también contrae desconfianza en los

clientes; si existen devoluciones por mal estado de los libros, los textos no se podrán cotizar

como productos de buena calidad, por otro lado, si existen equivocaciones en los pedidos esto se

debe a la falta de control interno implementado.

208

Flujodiagrama

141Figura5.30.- Flujodiagrama de devolución en venta de mercadería

209

Transacción

La Librería y Papelería Paúl, efectúa una devolución de los libros Mágico Inglés C, debido a

que el pedido era de 350 y no de 500 ejemplares como se realizó el envío y el registro contable.

Nota de Crédito

142Figura5.31.- Nota de Crédito con datos

210

Kardex de bodega

Kardex de Contabilidad

143Figura5.32.- Kardex de bodega por devolución en venta de mercadería

144Figura5.33.- Kardex de contabilidad por devolución en venta de mercadería

211

Registro contable

PROCESO DE PÉRDIDA POR DETERIORO DE VALOR

Alcance

Este procedimiento está enfocado principalmente al área de contabilidad y de bodega; el

primero estará encargado de efectuar los respectivos asientos contables, el segundo brindará

información de las existencias que deben ser dadas de baja o que han perdido su valor inicial.

Objetivos

- Prescribir el tratamiento contable que emite la Sección 13 NIIF PYMES, en cuanto al

deterioro de inventarios por pérdida de valor para mejorar la razonabilidad de la

información financiera.

Importancia

La importancia de este procedimiento radica en la necesidad de presentar Estados Financieros

razonables, debido a la falta de control interno en los inventarios de la Empresa, en los últimos

años se han sobrevalorado estos activos y se hace necesario corregir estos datos de acuerdo con

Leyes, Reglamentos y Normas legales y vigentes.

145FIgura5.34.- Registro contable por devolución en venta de mercadería

212

Flujodiagrama

146Figura5.35.- Flujodiagrama para dar deterioro por pérdida de valor en inventarios

PROCESO DE DETERIORO POR PÉRDIDA DE VALOR

BODEGADEPARTAMENTO

CONTABLEGERENCIA

INICIO

Prepara informe para

gerencia

noAprueba

si

Leer las definicionesDifundir definiciones para

el procedimiento

Preparar los recursos

necesarios

Presentarse el día de la

toma física de inventarios

Presentarse el día de la

toma física de inventarios

Clasificar las existencias Clasificar las existencias

Contar las existencias Contar las existencias

Registrar resultados

no

Presentar informe a

GerenciaAprueba

Continúa proceso de

deterioro de valor

si

siEl importe de los

productos es recuperable

no

noLos productos han sufrido

daños físicossi

Contabilizar la perdida por

deterioro de valor

FIN

213

Registro contable

Después de efectuar la toma física de inventarios, se obtuvo como resultado, que los siguientes libros han sufrido deterioro:

Tabla 5.3

Textos escolares que han sufrido deterioro por pérdida de su valor

No. CódigoCosto

Unitario

Diferencias

encontradas en la

Toma Física

Observaciones

Valores a dar por

pérdida de valor

por deterioro

Nombre del Producto

1 9789942024732 5.25 Siglo XXI Computación 10 Diferencia por dar a deterioro 52.50

2 9789978448762 8.00 Genios de la Computación N1 15 Diferencia por dar a deterioro 120.00


4 9789978449356 9.00 Computación Aplicada Ing Cazar 21 Diferencia por dar a deterioro 189.00

5 9789978449455 9.00 Comutación Básica Ing. Cazar 10 Diferencia por dar a deterioro 90.00





16 9789978999052 10.00 Libro Ciencias Sociales 3ro Bach. 17 Diferencia por dar a deterioro 170.00

17 9789978999053 12.00 Dibujo Técnico 1ro Bachillerato 13 Diferencia por dar a deterioro 156.00

18 9789978999054 11.00 New Friends + Cd2 18 Diferencia por dar a deterioro 198.00




214

Tabla 5.3

Textos escolares que han sufrido deterioro por pérdida de su valor (continuación)

No. CódigoCosto

Unitario

Diferencias

encontradas en la

Toma Física

Observaciones

Valores a dar por

pérdida de valor

por deterioro

Nombre del Producto

24 9789978999060 9.00 Jon In Split Edittion + Cd 1 15 Diferencia por dar a deterioro 135.00







31 9789978999067 8.00 Mágicas Travesuras Maternal 13 Diferencia por dar a deterioro 104.00

36 9789978999072 6.00 English Clear 3 1 Diferencia por dar a deterioro 6.00





45 9789978999081 4.00 Canto y Arte 4 Diferencia por dar a deterioro 16.00

215

Registro contable de Libros que han sufrido deterioro

- Deterioro de valor Libro Siglo XXI Computación

- Deterioro de valor Libro Genios de la Computación N1


147Figura5.36.- Registro contable deterioro de valor Libro Siglo XXI Computación

148Figura5.37.- Registro contable deterioro de valor Libro Genios de la Computación N1

149Figura5.38.- Registro contable deterioro de valor Libro Genios de la Computación N2

216

- Deterioro de valor Libro Computación Aplicada Ing. Cazar

- Deterioro de valor Libro Computación Básica Ing. Cazar



150Figura5.39.- Registro deterioro de valor Libro Computación Aplicada

151Figura5.40.- Registro deterioro de valor Libro Computación Básica

152Figura5.41.- Registro deterioro de valor Libro Genios de la Computación N5

217







218

- Deterioro de valor Libro Ciencias Sociales 3ro Bachillerato S.E

- Deterioro de valor Libro Dibujo Técnico 1ro Bachillerato

- Deterioro de valor Libro New Friends + Cd2

156Figura5.45.- Registro deterioro de valor Libro Ciencias Sociales 3ro. Bachillerato S.E

157Figura5.46.- Registro deterioro de valor Libro Dibujo Técnico 1ro Bachillerato

158Figura5.47.- Registro deterioro de valor Libro New Friends+ Cd2

219




159Figura5.48.- Registro deterioro de valor Libro New Friends + Cd3



220

- Deterioro de valor Libro Jon In Split Edittion + Cd 1



162Figura5.51.- Registro deterioro de valor Libro Jon In Split Edittion + Cd1


164Figura 5.53.- Registro deterioro de valor Libro Jon In Split Edittion + Cd3

221







222


- Deterioro de valor Libro Mágicas Travesuras Maternal

- Deterioro de valor Libro English Clear 3

168Figura5.57.- Registro deterioro de valor Libro Jon In Split Edittion +CD7

169Figura 5.58.- Registro deterioro de valor Libro Mágicas Travesuras Maternal

170Figura5.59.- Registro deterioro de valor Libro English Clear 3

223







224


- Deterioro de valor Libro Canto y Arte

Registro contable por faltantes de textos escolares

- Pérdida por faltante de Libro Genios de la Computación N7

174Figura 5.63.- Registro deterioro de valor Libro English Clear 1

175Figura5.64.- Registro deterioro de valor Libro Canto y Arte

176Figura5.65.- Registro pérdida por faltante de Libro Genios de la Computación N7

225

- Pérdida por faltante de Libro New Friends + Cd 5

- Pérdida por faltante de Libro English Clear 6

- Pérdida por faltante de Libro Informática Básica Ubuntu

177Figura5.66.- Registro pérdida por faltante de Libro New Friends + Cd5

178Figura5.67.- Registro pérdida por faltante de Libro English Clear 6

179Figura5.68.- Registro pérdida por faltante de Libro Informática Básica Ubuntu

226

- Pérdida por faltante de Libro Ciencias Naturales Nivel Avanzado Laboratorio

180Figura5.69.- Registro pérdida por faltante de Libro Ciencias Naturales Nivel Avanzado

227

5.3.- ANÁLISIS DE ESTADOS FINANCIEROS

181Figura5.70.- Estado de Situación Financiera

Adaptado de (Representaciones Educativas Salazar Cía. Ltda, 2015)

Antes de la

Toma Física

Después de la

Toma Física

ACTIVOS

Caja General 3,401.51 3,401.51

Banco Del Pichincha 1,228.01 1,228.01

Cuentas Por Cobrar Clientes 34,234.73 34,234.73

(-) Provisión Cuentas Incobrables 783.95 783.95

Anticipos A Proveedores 2,263.28 2,263.28

Otros Anticipos Entregados 2,402.50 2,402.50

Cuentas Por Cobrar Otros 512.33 512.33

Iva Compras Y Servicios 427.45 427.45

Crédito Tributario Renta 1,387.36 1,387.36

Inventario de Productos Terminados 27,640.35 24,242.85

Muebles Y Enseres 2,482.30 2,482.30

Maquinaria Y Equipo 1,477.00 1,477.00

Equipo De Computación 5,585.00 5,585.00

Dep.Acum Muebles Y Enseres 247.61 247.61

Dep. Acum. Maquinaria y Equipo 415.21 415.21

Dep.Acum Equipo De Computación 4,431.89 4,431.89

TOTAL ACTIVOS 77,163.16 73,765.66

PASIVOS

Proveedores Locales 24,759.32 24,759.32

Cod-303 Honorarios 210.00 210.00

Cod-304 Predomina el Intelecto 78.13 78.13

Cod-307 Predomina Mano De Obra 15.55 15.55

Cod-309 Publicidad Y Comunicacion 139.00 139.00

Cod-312 Compras 1,300.00 1,300.00

Cod-320 Arriendo Bienes Inmuebles 80.00 80.00

Cod-341 Otras Retenciones 2% 302.39 302.39

Cod-721 Compras 233.50 233.50

Cod-723 Servicios 144.44 144.44

Cod-725 Honorarios 298.88 298.88

Iess Por Pagar 5,285.75 5,285.75

Décimo Tercer Sueldo 441.67 441.67

Décimo Cuarto Sueldo 290.88 290.88

15% Participación Trabajadores 2,585.79 2,585.79

Cuentas Por Pagar Largo Plazo 26,866.73 26,866.73

PATRIMONIO

Capital Social 5,000.00 5,000.00

Pérdidas Acumuladas 2,940.02 2,940.02

Resultado Neto Del Ejercicio 12,071.15 8,673.65

TOTAL PASIVO Y PATRIMONIO 77,163.16 73,765.66

REPRESENTACIONES SALAZAR CIA LTDA

Balance General

Periodo del 1 de enero al 31 de julio del 2015

228

El Estado de Situación Financiera, presenta en el grupo de activos dos cuentas que tienen un

mayor importe, Cuentas por Cobrar e Inventarios, sin embargo las Cuentas por Cobrar son 1.2

veces mayores a los Inventarios y representan el 44.37% del total de los activos (34.234,73 /

77.163,16); al evaluar el grupo del pasivo, este es 4.4 veces mayor al Patrimonio de la Empresa,

lo que supone que la Editorial Salazar se encuentra trabajando con capital de terceras personas,

que si bien no es una mala estrategia teóricamente, tiene un alto nivel de riesgo en el pago del

costo de deuda de financiamiento, pero esto se presenta porque los valores del financiamiento

propio (Capital + Ganancias Retenidas) son bajos.

El importe de Proveedores locales y Cuentas por cobrar, dentro de los rubros corrientes,

muestran valores muy superiores al resto de cuentas, es un problema que la Empresa ha traído

182Figura5.71 Estado de Resultados

Adaptado de (Representaciones Educativas Salazar Cía. Ltda., 2015)

Antes de la

Toma Física

Después de la

Toma Física

INGRESOS

Venta De Libreria 42,493.23 42,493.23

Devolución En Ventas 26,123.00 26,123.00

Descuentos En Ventas 286.80 286.80

Interes Generado En Cuenta De Ahorros 0.69 0.69

GASTOS

Pérdida de valor por deterioro de inventarios 3,221.50

Faltantes de inventarios 176.00

Mantenimiento Vehφculos 750.30 750.30

Anuncios Publicacion 45.00 45.00

Alojamiento 614.35 614.35

Combustible Viajes 416.18 416.18

Luz 45.02 45.02

Celulares 1,306.46 1,306.46

Internet 13.38 13.38

Envíos Y Correo 791.12 791.12

Multas E Intereses 22.09 22.09

Servicios Bancarios 9.07 9.07

Ganancia del Ejercicio 12,071.15 8,673.65

15% PUT Trabajadores 1,810.67 1,301.05

22% Impuesto a la Renta 2,257.31 1,621.97

Ganancia Neta del Ejercicio 8,003.17 5,750.63

REPRESENTACIONES SALAZAR CIA LTDA

Estado de Pérdidas y Ganancias

Periodo del 1 de enero al 31 de julio del 2015

229

consigo desde hace unos años atrás, esto refleja la falla de control interno en la recuperación de

inversiones, la cuenta Proveedores Locales podría ser liquidada si las Cuentas por cobrar fueran

recuperadas, lo que permitiría mejorar el panorama financiero.

En el Estado de Situación Financiera se redujo el valor de inventarios de acuerdo con el informe

de la toma física en la bodega y en el Estado de Pérdidas y Ganancias se incluyeron las pérdidas

de inventarios, tanto por deterioro de valor y por faltantes, lo cual incidió en la reducción de la

Ganancia del Ejercicio.

La pérdida de valor por deterioro de inventarios fue de $3.221,50 USD, mientras que la pérdida

de inventarios por faltantes fue de $176.00 USD., por este motivo se reduce el Importe de

Inventarios, que era de $27.640,25 USD., a un valor de $24.242.85 USD.

En los resultados del ejercicio también se reduce la utilidad acumulada a julio del 2015, que era

de $12.071,15 USD., a $8.673,65 USD., porque se registró la pérdida de valor por deterioro de

inventarios y por sustracción de existencias como un gasto del período.

El Estado de Resultados demuestra la comparación el impacto fiscal que se presenta al incluir

las pérdidas de valor y faltantes de inventarios como un gasto deducible, según el Art. 28,

numeral 8, literal b del Reglamento para la aplicación de la Ley de Régimen Tributario Interno,

la baja de inventarios será gasto deducible sólo si son estos activos son destruidos o donados;

los directivos de la Editorial Salazar habían decidido vender al peso los textos escolares que han

perdido su valor comercial, pero si se ejecutara esta decisión se perdería la facultad de tomar

este valor como gasto deducible y la venta de los libros como papel reciclaje sería menor al

valor de las pérdidas de inventario.

La comparación de los posibles ingresos con el gasto deducible es necesaria para conocer con

fiabilidad cuál de las dos opciones es la más beneficiosa para la Editorial Salazar, para lo cual se

tomó como ejemplo el Libro Canto y Arte (que ha perdido su valor por deterioro), de 67

páginas, 29 centímetros de alto por 12.5 centímetros de ancho, y de 75 gramos cada hoja, el

valor unitario de cada libro es de $4.00 USD.; los establecimientos que compran papel para

reciclar lo hacen a un valor de $0.07 USD., cada kilogramo; para conocer el peso del libro como

papel para reciclaje se multiplica el número de páginas por los centímetros de alto y ancho y el

gramaje (67*0.29*0.125*75 = 182.16 gramos). Un kilogramo equivale a 1000 gramos, por lo

tanto se realizará una regla de 3, si 1 kilogramo equivale a $0.07 USD., 182.16 gramos equivale

a $0.012 USD., (182.16*0.07/1000). El valor al que se vendería el Libro Canto y Arte como

papel para reciclaje es a $0.012 USD., mientras que el costo unitario del libro es de $4.00 USD,

por lo tanto es preferible acogerse a la deducción fiscal, lo cual tienen connotación en la

reducción del pago de impuestos y utilidades.

230

El Balance General y el Estado de Resultados después de la toma física se muestran más

razonables a la realidad de la Editorial, puesto que el valor del rubro de inventarios no podrá ser

recuperado al importe inicial, de este modo se aplican los párrafos de la Sección 13 NIIF

PYMES, lo cual facilita la entrega de información financiera confiable, que servirá como fuente

para toma de decisiones.

231

CAPÍTULO VI

6.- CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

6.1.- CONCLUSIONES

1.- Al evaluar el nivel de la eficacia de la gestión contra riesgos y del control interno de los

inventarios de la Editorial Salazar, los resultados mostraron un bajo nivel de confianza, lo cual

repercute en todos los procesos inherentes al tratamiento de inventarios como son compras,

recepción, venta, despacho y devoluciones de mercadería.

2.- La falta de un cálculo anticipado de existencias máximas y mínimas de inventarios

repercutieron en el sobreabastecimiento de varias ediciones, lo cual afectó en la

desactualización de los libros y por consiguiente en el deterioro de valor de estos inventarios.

3.- En la Editorial Salazar no se ha íncluido en el costo de los textos escolares ciertas

erogaciones directamente relacionadas con los mismos, por ejemplo el pago por honorarios a los

autores, a los diagramadas, los costos derivados de trámites para obtención de autorizaciones

del Ministerio, pago de asesoramientos, entre otros.

4.- La falta de control interno en la Editorial Representaciones Educativas Salazar ha traído

consigo varios efectos negativos como la Presentación no razonable de los Estados Financieros,

puesto que durante varios años los Inventarios se han encontrado sobrevalorados, de esta

manera se ha entregado información incorrecta a los grupos de interés de la Empresa.

5.- En los procedimientos contables no se ha utilizado formatos adecuados para dejar constancia

de los movimientos que sufren los inventarios, es decir, en las órdenes de compra, el ingreso y

despacho del stock.

6.- Uno de los problemas que tiene la Empresa para valorar con fiabilidad sus inventarios, es

que varios de sus proveedores no siempre le han entregado los documentos de venta autorizados

por el S.R.I (Servicio de Rentas Internas), sin embargo los pagos se han efectuado y los Estados

Financieros no reflejan los resultados reales, es decir, muestran durante varios años ganancias

inexistentes.

7.- La Editorial Representaciones Salazar después de haber sufrido la toma física de los

inventarios, puede utilizar el valor de la pérdida de valor como un gasto deducible, siempre y

cuando cumpla con los requisitos de la Ley y el Reglamento de Régimen Tributario Interno.

232

6.2.- RECOMENDACIONES

1.- La Editorial debe implementar políticas, procesos (flujogramas), formularios e indicadores

para mejorar la gestión de los inventarios tanto en el abastecimiento, almacenamiento y

despacho de la mercadería.

2.- La Editorial debe realizar anualmente el cálculo de existencias óptimas de inventarios de las

diferentes ediciones, en base a los costos y gastos inherentes al abastecimiento de los textos

escolares, las temporadas escolares, los niveles promedio de demanda y brindar especial

atención a aquellos textos que pueden desactualizarse por la emisión de reformas por parte del

Ministerio de Educación.

3.- La Editorial Salazar debe incluir además del valor de la impresión de los libros como parte

del costo de los inventarios, el pago que efectúa a los empleados de producción y autores,

permisos y derechos de autor.

4.- La Editorial Representaciones Salazar debe implementar en el tratamiento de los inventarios

las aseveraciones que emite la Sección 13 NIIF PYMES con el objetivo de presentar Estados

Financieros razonables.

5.- La Empresa debe implementar en los procesos contables documentos auxiliares de soporte,

para asegurar el control de los inventarios, que permitan identificar las actividades que han

ejecutado los colaboradores así como establecer mayores responsabilidades y disponer de

documentación de respaldo.

6.- La Editorial Salazar debe exigir los comprobantes de venta autorizados a sus proveedores, si

ellos se rehúsan se debe buscar nuevas alternativas, para adquirir a otros contribuyentes que se

encuentren legalizados.

7.- Se recomienda a la Editorial Salazar que se acoja a las deducciones fiscales por pérdida de

valor de los inventarios, ya sea por medio de la destrucción de los inventarios o por la donación

de los mismos y que no se vendan los libros al peso como papel para reciclaje, porque perderá la

facultad de tomar este rubro como gasto deducible.

233

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237

ANEXOS

Anexo A.- Solicitud de Toma Física de Inventarios.

238

Anexo B.- Cronograma para Toma Física de Inventarios

240

Anexo C.- Presupuesto para Toma Física de Inventarios

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241

Anexo D.- Informe a la Gerencia

243

Anexo E.- Fotos de bodega, productos y toma física

BODEGA

TEXTOS ESCOLARES

Mágicas Travesuras C

244

Mágico Inglés B

Mágico Inglés C

Crecer pensando

245

Mágicas Travesuras Inicial 1

TOMA FÍSICA DE LOS INVENTARIOS

247

Anexo F.- Resultados de la Toma Física de Inventarios

252

Anexo G.- MODELO DE ACTA DE BAJA DE INVENTARIOS

EMPRESA “XYZ”

ACTA DE BAJA DE INVENTARIOS No………

Después de efectuarse la Toma Física de Inventarios, en …………………., de la

Empresa…………………………………………………, el Departamento……………………da

a conocer los resultados obtenidos en la constatación física de mercadería.

En la ciudad de…………..…………….. a los ……………………………del mes

de…………………del año……………se efectuó la baja de los inventarios, que a continuación

se describirán:

No. Código Descripción

del

Producto

Ubicación

del

Producto

Cantidad Costo

Unitario

Costo

Total

Observaciones

Cantidad de bienes que han sufrido deterioro

Cantidad de bienes que se encuentran extraviados

Para constancia de lo mencionado anteriormente, las partes suscriben el presente documento.

CONTADOR BODEGUERO

GERENTE GENERAL

253

Anexo H.- MODELO DE ACTA DE PÉRDIDA POR ROBO O SUSTRACCIÓN DE

INVENTARIOS

ACTA DE PÉRDIDA POR ROBO O SUSTRACCIÓN DE INVENTARIOS

A los………. días del mes de…………………… del 20XX, se procede a realizar el acta de

pérdida por robo o sustracción de inventarios en la Empresa .......………………………………,

con RUC…………………………………., con domicilio en la Ciudad de ……………………..,

Provincia de …………..………………………………País…………………………………..

Productos sustraídos……………………………………………………………………

Cantidad de productos sustraídos…………………………………………………

Valor total de los productos sustraídos…………………………………………

Lugar del que desaparecieron los inventarios………………………………..

Se conoció de la pérdida de los inventarios tras realizar la toma física de inventarios en la

bodega de la Empresa, sin tener evidencia de la persona o personas involucradas.

Se realizó la denuncia Policial, con parte Nº……………………., en la Ciudad de……………...

……………………………………………… el día ….. del mes de……. del 20XX.

Se realizó la denuncia en la fiscalía, con número de trámite Nº…………………………………,

en la Ciudad de …………………, el día ….. del mes de……. del 20XX.

Para constancia de lo mencionado anteriormente, las partes suscriben el presente documento.

CONTADOR BODEGUERO

GERENTE GENERAL