UNIVERSIDAD CENTRAL DE VENEZUELAFACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Y SOCIALES

UNIDAD DE PLANIFICACIÓN Y SEGUIMIENTO DE SERVICIO COMUNITARIO

PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS EN LA

APLICACIÓN DEL SERVICIO COMUNITARIO

LIC. LINA MARQUEZAdministración Comercial

Caracas, Mayo 2011

INTRODUCCIONINTRODUCCION

El Servicio Comunitario se inicia en Venezuela con la aprobación de la Ley en el año 2005, permitiendo con esto a las Instituciones de Educación Superior del país generar las condiciones necesarias para facilitar a los estudiantes el cumplimiento de los requerimientos establecidos en dicha Ley.

La Universidad Central de Venezuela (UCV), creo su Reglamento que sirve de base para el funcionamiento de las unidades académicos-administrativas en las distintas facultades.

En tal sentido, la Facultad de Ciencias Económicas y Sociales (FaCES), crea la Unidad de Planificación y Seguimiento de Servicio Comunitario desde el 16 de Mayo del 2006, cuya misión fundamental es planificar, diseñar, controlar, evaluar y dar seguimiento al Servicio Comunitario de los y las estudiantes de FaCES.

INTRODUCCIONINTRODUCCION

El área de estudio hoy será la parte administrativa la cual es fundamental para el desarrollo con éxito de la ejecución de los diversos proyectos por parte de los estudiantes y profesores.

Con el fin de establecerse lineamientos necesarios para la aplicación de esta ley se han venido elaborando una serie de actividades acordes a las necesidades existentes entre estas tenemos la elaboración y aprobación por el Consejo de Facultad de los siguientes instrumentos el Instructivo para el otorgamiento de Ayudas Estudiantiles y Profesorales y el Manual de los Procedimientos Académicos – Administrativos del Servicio Comunitario de los Estudiantes de FaCES- UCV, los cuales son fundamentales para la ejecución de todos los trámites administrativos en la aplicación y ejecución de los proyectos sociales por parte del tutor académico y del bachiller.

Elaboración Planilla I Elaboración Planilla I “ Formulación del Proyecto “ Formulación del Proyecto

Comunitario” Comunitario” Comprende el desarrollo de las actividades previstas en el plan de trabajo diseñado para el logro de los objetivos propuestos y la administración de los recursos financieros asignados para tal fin y de conformidad con el presupuesto aprobado. La ejecución está a cargo de los estudiantes inscritos en el proyecto quienes son los prestadores directos de servicio comunitario y contarán con la asesoría de un docente en calidad de tutor o tutora académica y con la asistencia operativa de la tutora o tutor comunitario donde se lleve a cabo el proyecto.Las Subunidades de Servicio Comunitario de las Escuelas e Instituto remiten a la Unidad de Planificación y Seguimiento de Servicio Comunitario de la Facultad los proyectos aprobados en lo académico, para la revisión y aprobación del presupuesto. Esta revisión se realizará en un plazo no mayor a cinco (5) días hábiles contados a partir de la recepción del

proyecto en la Unidad.

Elaboración Planilla I Elaboración Planilla I “ Formulación del Proyecto “ Formulación del Proyecto

Comunitario” Comunitario” En esta planilla encontramos todo lo relacionado a la Formulación del Proyecto de Servicio Comunitario, los puntos como:

Identificación del Proyecto Objetivo General Objetivos EspecíficosJustificación del Proyecto Plan de Trabajo y Presupuesto del Proyecto.

El Presupuesto del Proyecto es fundamental para la ejecución de la parte administrativa de los proyectos esta deberá ser realizada por el tutor académico acompañado de los bachilleres inscritos en el mismo según las diversas actividades que se ejecutaran en el lapso que así corresponda. Se plantea con esto saber cuanto es el monto en bolívares que deberá financiar la Unidad de Servicio Comunitario de la FaCES, en la ejecución del proyecto y cuales son los diversos suministros de materiales, consumibles entre otros que utiliza cada proyecto en su ejecución.

Presupuesto de los Presupuesto de los ProyectosProyectos Se elabora :

Este consta de un cuadro el cual se encuentra dividido por tres (03) rubros:

1. Materiales y Suministros: En esta parte se identifica todos aquellos gastos relacionados con adquisición de materiales y suministros que se utilizaran en la ejecución del proyectos.

2. Servicios no Personales: En esta parte se identifica todos aquellos gastos relacionados con el alquiler de servicios y la reproducción de materiales (materiales POP).

3. Logística: En esta parte se identifica el calculo de las ayudas estudiantiles y profesorales de los participantes en la ejecución del proyecto.

4. Total General: Es la cantidad en bolívares del financiamiento que debe reservar la parte administrativa de la Unidad de Servicio Comunitario para la ejecución del proyecto.

IV Planilla Presupuesto IV Planilla Presupuesto del Proyectodel Proyecto

IV. PRESUPUESTO DEL PROYECTO (describir en cada rubro los recursos requeridos)

Rubro DescripciónCantida

dCosto

UnitarioAporte

InstituciónOtros

aportesTotal

Materiales y

suministros

Servicios no personales

Logística

TOTAL GENERAL

PROYECTO

IV Planilla Presupuesto del IV Planilla Presupuesto del ProyectoProyecto

IV. PRESUPUESTO DEL PROYECTO (describir en cada rubro los recursos requeridos)

Rubro DescripciónCantida

dCosto

UnitarioAporte

InstituciónOtros

aportesTotal

Materiales y

suministros

Resma de PapelBolígrafos Tinta para impresoraTarjetas telefónicasCartulinas

1025

23

100

25.0010,50

250,0025,00

5,00

Subunidad 250,00265.50500,00

75,0050.00

Servicios no personales

Alquiler de transporteAlquiler de sillasAlquiler de video BeanAlquiler de toldosReproducción de materialAdquisición de Folletos

2150

23

1000

1000

850,0010,0025,00

150,002.50

5.50

Alcaldía de Chacao

1.700,001.500,00

50,00450,00

2.500,00

5.500,00

LogísticaAyuda Estudiantil Ayuda Profesoral

152

494.00266.00

7.410,00532,00

TOTAL GENERAL

PROYECTO

20.782,50

PRESUPUESTO DE LOS PROYECTOSPRESUPUESTO DE LOS PROYECTOS

◦ Los Anticipos del Presupuesto:

Los desembolsos se solicitarán para cada fase del proyecto y en el tiempo que corresponda a la misma. El primer desembolso corresponderá al 50% del monto del presupuesto en la etapa en ejecución destinado a los gastos operativos del proyecto (materiales y suministros, servicios no personales). El segundo desembolso corresponderá al 50% del presupuesto de gastos aprobado.

En los casos debidamente justificados y cuando el monto no sea mayor a Bolívares 5000,00, podrá entregarse el total de los recursos aprobados del proyecto.

El responsable de la ejecución de los recursos financieros del proyecto es el tutor académico o la tutora académica

◦ Los Reintegros del Presupuesto: Se solicita en comunicación escrita por parte del tutor donde

remite a la subunidad dicha solicitud con el soporte administrativo para tal fin (facturas).

Formato de Solicitud de Formato de Solicitud de Anticipo y Reintegro de ProyectoAnticipo y Reintegro de Proyecto

FacturaFactura Comprobante de pago único aceptado como

soporte administrativo en la rendición de anticipo y reintegro de los proyectos de Servicio Comunitario.

Deben ser solicitadas a nombre de:

Universidad Central de Venezuela. Rif. G-20000062-7Dirección Fiscal: Ciudad UniversitariaFacturas de empresas registradas en el

SENIAT

Factura Factura Las facturas correspondientes a materiales y suministros,

contratación de servicios no personales y recursos humanos, únicamente se tramitarán si están ajustadas a las normas vigentes establecidas por el SENIAT, y de acuerdo a los criterios de la Facultad:

Tener impreso el número de control y número de factura. Tener el nombre de la compañía, dirección fiscal, RIF. Sin ningún tipo de enmendaduras, borrones, sucias ni rotas. Elaboradas por una imprenta autorizada y cuidar que la

información registrada sea nítida y legible. Tener el sello de recepción de mercancía de la Subunidad de

Servicio Comunitario de la Escuela, con los datos por el tutor o tutora académica del proyecto. La fecha debe ser igual a la recepción de mercancía, pegadas en hojas en blanco bien distribuidas y visibles y presentadas en sobres Manila cerrados (todo ello para evitar el extravío de alguna de las facturas)

Procedimientos Procedimientos Administrativos Administrativos • La Rendición de Gastos:

La realiza el Tutor Académico de cada proyecto donde envía comunicación escrita a la Subunidad de la escuela de origen, en la cual entrega en comunicación escrita en carpeta marrón todas las facturas con el correspondiente sello de recepción de mercancía en su parte posterior, relacionando todas las facturas.

Las facturas deberán cumplir con las Providencias Administrativas establecidas por el SENIAT.

Deben soportar el monto otorgado en el anticipo vaciando esta información según el Manual Explicativo en el Formato de Rendición de Gastos.

Se remite esta información a la Unidad de Servicio Comunitario para revisión y verificación.

Formato de Rendición de Formato de Rendición de Gastos del ProyectoGastos del Proyecto

INSTRUCTIVO DE AYUDAS INSTRUCTIVO DE AYUDAS ESTUDIANTILES Y PROFESORALESESTUDIANTILES Y PROFESORALES

Lineamientos del otorgamiento de ayudas estudiantiles y profesorales

Las ayudas serán empleadas para cubrir gastos inherentes de manera exclusiva a las actividades definidas y señaladas en el proyecto de Servicio Comunitario avalado por la Unidad.

La ayuda se otorgará una vez para todo el proyecto. Las ayudas comprenden:

Gastos de alimentación.Gastos de transporte terrestre e interurbano.Gastos de pernota en los casos que lo amerite la

ejecución del proyecto.

INSTRUCTIVO DE AYUDAS INSTRUCTIVO DE AYUDAS ESTUDIANTILES Y PROFESORALESESTUDIANTILES Y PROFESORALES

◦ El cálculo del porcentaje en la ayuda será en unidades tributarias (UT).

◦ Se elaboró una tabla con la distribución geográfica del Territorio Nacional en 4 zonas (A, B, C, D) en las cuales se ubican los diversos proyectos.

◦ En el caso de proyectos ubicados en la Ciudad Universitaria de Caracas, Jardín Botánico, Zona Rental y los Estadios NO corresponde ayuda estudiantil o profesoral.

DISTRIBUCIÓN DE ZONAS DISTRIBUCIÓN DE ZONAS

MONTO POR ZONA MONTO POR ZONA ESTUDIANTESESTUDIANTES

MONTO POR ZONA MONTO POR ZONA PROFESORESPROFESORES

MONTO ACTUALES PARA AYUDAS MONTO ACTUALES PARA AYUDAS ESTUDIANTILES Y PROFESORESESTUDIANTILES Y PROFESORES

Unidad Tributaria de 76,00 Bs.

PROCEDIMIENTOS PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOSADMINISTRATIVOS

Solicitud de Ayuda Estudiantil:Requisitos:

Estar inscrito en algún proyecto aprobado por la Unidad de Planificación y Seguimiento de Servicio Comunitario.

Llenar el Formato de solicitud de Ayuda Estudiantil de Servicio Comunitario.

Fotocopia de la Cédula de Identidad.Fotocopia del Carnet Universitario y/o Constancia.Referencia Bancaria, la cual contendrá los 20 dígitos de la Cuenta

Bancaria o comprobante de copia de cheque (aquellos estudiantes que posean una en cualquier entidad bancaria).

Número telefónico.Recibo.Copia del Cuadro de Presupuesto del Proyecto.

PROCEDIMIENTOS PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOSADMINISTRATIVOS

Solicitud de Ayuda Profesoral:Requisitos:

Llenar el Formato de solicitud de Ayuda Profesoral de Servicio Comunitario.

Fotocopia de la Cédula de Identidad.Fotocopia del Carnet Universitario.Referencia Bancaria, la cual contendrá los 20 dígitos de la

cuenta, (aquellos profesores que posean una en cualquier entidad bancaria).

Número telefónico.Cronograma de Actividad a realizar en relación a la

supervisión de los estudiantes en la aplicación del proyecto.

ReciboCopia del Cuadro de Presupuesto del Proyecto.

FORMATOS DE SOLICITUD DEFORMATOS DE SOLICITUD DE AYUDA ESTUDIANTIL Y AYUDA ESTUDIANTIL Y

PROFESORAL PROFESORAL

RECIBORECIBO RECIBO POR Bs. 266,00

HE RECIBIDO DE LA FACULTAD DE CIENCIAS

ECONOMICAS Y SOCIALES DE LA UNIVERSIDAD CENTRAL

DE VENEZUELA, LA CANTIDAD DE DOSCIENTOS SESENTA

Y SEIS BOLIVARES CON CERO CTS. (Bs. 266,00) POR

CONCEPTO DE AYUDA PROFESORAL PARA LAS

TUTORIAS DE LA EJECUCION DEL PROYECTO RESCATE

DEL ARTE RUPESTRE COMO IDENTIDAD HISTORICA DE

LA COMUNIDAD COROMOTO (ETNIA JIWI) PUERTO

AYACUCHO.

RECIBI CONFORME,

 

PROF. ELIESER RIVERO

C.I 18.054.009

ESCUELA DE ANTROPOLOGIA

TELEFONO: 0413333333

 

CUENTA BANCARIA Nº 0105-2305-0525-0256-2356,

BANCO MERCANTIL

CUENTA CORRIENTE

RECIBO POR Bs. 494,00 

 

HE RECIBIDO DE LA FACULTAD DE CIENCIAS

ECONOMICAS Y SOCIALES DE LA UNIVERSIDAD

CENTRAL DE VENEZUELA, LA CANTIDAD DE

CUATROCIENTOS NOVENTA Y CUATRO BOLIVARES

CON CINCUENTA CTS. (Bs. 494.00) POR CONCEPTO DE

AYUDA ESTUDIANTIL PARA LA EJECUCION DEL

PROYECTO MACRO UCV EN LA COMUNIDAD DE

CHACAO, CARACAS.

 

RECIBI CONFORME,

 

Br. MARGARITA PEREZ

C.I 13.526.598

ESCUELA DE ANTROPOLOGIA

TELEFONO: 0413333333

 

CUENTA BANCARIA Nº 0105-2305-0525-0256-2356,

BANCO MERCANTIL

CUENTA CORRIENTE

PROCEDIMIENTOS PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOSADMINISTRATIVOS

Pasos de entrega de la ayuda estudiantil y profesoral

Datos importantes: Datos importantes: Se establece un máximo de 18 estudiantes inscritos por cada

tutor académico, a fin de garantizar un acompañamiento de las actividades del proyecto con criterios de calidad y eficiencia.

Al finalizar las 120 horas académicas mínimas por estudiante establecidas en la Ley, éste presenta un informe final individual de ejecución del servicio comunitario, de acuerdo al formato diseñado para tal fin (Planilla IV: informe final del estudiante).

El estudiante entrega el informe final individual al tutor académico en un lapso no mayor a treinta (30) días continuos contados a partir de la finalización de su dedicación en el proyecto. Si el estudiante culmina el servicio comunitario al inicio o durante un período vacacional, el tiempo establecido se comienza a contar a partir de la fecha de reinicio de actividades administrativas en la respectiva Escuela. Si el estudiante no consigna el informe en el lapso establecido no aprueba el Servicio Comunitario.

Datos importantes: Datos importantes: El tutor académico revisa el informe final del estudiante en un lapso no

mayor a los quince (15) días continuos, contados a partir de la fecha de entrega.

La subunidad revisa el informe final del estudiante consignado por el tutor académico en un lapso no mayor a cinco (5) días hábiles. Si no tiene observaciones informa al tutor y este informa al estudiante de la aprobación del servicio comunitario.

La Subunidad de Servicio Comunitario de la Escuela e Instituto remite en formato digital la lista de estudiantes que aprobaron los proyectos de servicio comunitario a la oficina de Control de Estudios de la Escuela correspondiente y a la Unidad de Planificación y Seguimiento de Servicio Comunitario de la Facultad.

La oficina de Control de Estudios de la Escuela elabora las actas de culminación de servicio comunitario, que deberá ser firmada por el tutor académico y la coordinación de la Subunidad de Servicio Comunitario de la Escuela e Instituto

Datos importantes: Datos importantes: La Unidad de Planificación y Seguimiento de Servicio Comunitario de la

Facultad remite a cada Subunidad de Servicio Comunitario de Escuela, la lista de estudiantes que culminaron el servicio comunitario en otra Escuela de la Facultad o en otra Dependencia de la Universidad.

Las Subunidades de Servicio Comunitario de las Escuelas remiten a Control de Estudios de la Escuela, la lista de estudiantes que culminaron el servicio comunitario en otra Escuela de la Facultad o en otra dependencia de la Universidad.

La oficina de Control de Estudios de la Escuela elabora las actas de estudiantes que culminaron el Servicio Comunitario en otra dependencia, que deberán ser firmada por la Subunidad de la Escuela.

La Unidad de Planificación y Seguimiento de Servicio Comunitario de la Facultad elabora constancias de culminación de servicio comunitario a estudiantes de otras dependencias de la Universidad que participaron en proyectos de la Facultad.

Otros puntos…Otros puntos…

Los estudiantes deben solicitarle al Tutor Académico del proyecto, la entrega de la franela (tallas S, M, L, XL) y gorra que los identifica como miembros de la comunidad universitaria adscritos a FaCES en las diversas comunidades.

El estudiante que por alguna razón renuncia al beneficio de la ayuda estudiantil deberá remitir comunicación por escrito a la subunidad de origen.