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Modulo de Registro y Evaluación MSc. Ana Isabel Arévalo.

Universidad Católica Agropecuaria del Trópico Seco

UCATSE Pbro. "Francisco Luis Espinoza Pineda"

Asignatura: Principios Básicos de Administración

Agropecuaria Docente: MSc. Ana Isabel Arévalo

Unidad No. v.

El Registro y la Evaluación

Abril, 2011

1

La evaluación del desempeño ayuda a los administradores a tomar

decisiones acerca del tratamiento diferencial que sé ha de conceder a


Objetivos:

El estudiante al finalizar la unidad estará en capacidad de:

Interpretar las herramientas de evaluación y control en empresas agropecuarias para

mejorar su desempeño, tomando en cuenta funciones, áreas estratégicas, objetivos y planes

operativos de manera precisa y coherente.

Introducción Registro y evaluación de la Producción agrícola y ganadera. Función general del control. Clasificación de los medios de control. Guía para la elaboración del balance de situación en una empresa

agrícola. Diseño de los registros en las empresas agropecuarias. Objetivos de la registros Clase de información para anotar en los registros. Guía de estudio.

Orientaciones metodológicas para el estudio del módulo.

Partiendo de los conocimientos adquiridos en las unidades anteriores y para enriquecer los conocimientos de la presente unidad se le orienta lo siguiente:

1. Mantener una actitud reflexiva, creadora y crítica para el desarrollo de los temas del módulo, que permita alcanzar los objetivos propuestos de aprendizaje.

2. Lea cuidadosamente la introducción y los objetivos propuestos, desvanezca dudas y no inicie el estudio del módulo si no tiene claro la competencia que se persigue.

3. El docente le presentará unas preguntas de reflexión en el cual usted participará aportando ideas y conclusiones sobre la metodología de marco lógico.

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CONTENIDOS


4. Señale en el módulo los aspectos que considere importante para afianzar tus conocimientos.

5. El docente organizará un plenario para integrar los conocimientos manejados y los resultados de los estudios de casos.

6. Anota en tu portafolio estudiantil los aportes y conclusiones relevantes de los resultados de los estudios de casos.

7. Consulte otras fuentes complementarias al desarrollo de la metodología de marco lógico, que le permita enriquecer los conocimientos adquiridos.

8. Realice trabajos de retroalimentación con sus compañeros, a fin de practicar sobre lo estudiado.

Reflexiones previas.

¿Qué mensaje nos brinda, ubiquémonos como científicos, a que nos orientan estas frases? Analízalo y responde.

INTRODUCCION

Hoy vivimos en un mundo vertiginoso, en el día a día...no tenemos tiempo para sentarnos a pensar y reflexionar sino que estamos siempre tratando de solucionar los temas que consideramos muy importantes y

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1) Un científico debe tomarse la libertad de plantear cualquier cuestión,

de dudar de cualquier afirmación, de corregir errores.

(Julius Robert Oppenheimer)

2) Evaluar el desempeño de un negocio es importante, para dar pasos firmes o bien para rectificar el camino.

Recuerda:

El camino al éxito, está formado por información, acción y perseverancia.

Cada paso, por pequeño que sea, te acerca a la meta.

Tú puedes lograrlo. Silvia Russek.

http://www.Crecimiento-y-Bienestar-Emocional.com/Silvia-Russek.html

http://www.sabidurias.com/autor/julius-robert-oppenheimer/es/1148

http://www.sabidurias.com/cita/es/9502/julius-robert-oppenheimer/un-cientifico-debe-tomarse-la-libertad-de-plantear-cualquier-cuestion-de-dudar-de-cualquier-afirmacion-de-corregir-errores

http://www.sabidurias.com/cita/es/9502/julius-robert-oppenheimer/un-cientifico-debe-tomarse-la-libertad-de-plantear-cualquier-cuestion-de-dudar-de-cualquier-afirmacion-de-corregir-errores


que no se pueden postergar. Pero al ir en esta montaña rusa nos olvidamos de los temas importantes, y en este momento es cuando corremos el riesgo de saber dónde estamos parados, cuál es nuestro rumbo. Debemos hacer un diagnóstico, y evaluar nuestra empresa constantemente. ¿Se cumplieron los objetivos planteados?, ¿por qué no? ¿Es adecuado el personal de trabajo con el que cuento? ¿Las políticas comerciales son correctas? Descubrir que no estamos en el camino hacia el éxito no es dramático. Lo importante es hacerlo a tiempo.

La función gerencial de evaluación es la medición y corrección del

desempeño a fin de asegurarse de que se cumple con los objetivos de la empresa y los

planes diseñados para alcanzarlos. La planeación y la evaluación están estrechamente

vinculados. La evaluación no es posible sin objetivos y planes ya que el desempeño debe

compararse con criterios establecidos. La evaluación es una función de todos los gerentes,

desde el presidente hasta el supervisor.

“Cada organización tiene sus propios sistemas de evaluación según las circunstancias, a sus historias y a sus objetivos

REGISTRO Y EVALUACION DE LA PRODUCCIÓN AGRICOLA Y GANADERÍA.

La evaluación es un aspecto central de cualquier empresa,

significa que hay una metodología que permite examinar eficazmente los resultados de lo que se está haciendo para influir en el avance de nuestras acciones. Esto es algo que verdaderamente estamos tratando de hacer.

Las metas de la evaluación son aprender de la experiencia, proveer una base

objetiva para valorar los resultados del trabajo y proveer en el logro de sus

objetivos, mejora el trabajo a través de la identificación y diseminación de 4

http://www.articulo.org/categoria/164/1/economia.html


lecciones aprendidas de la experiencia, así como formulando las

recomendaciones extraídas de las conclusiones de dichas evaluaciones.

FUNCION GENERAL DEL CONTROL. Concepto e importancia del control.

El control es función de todos los administradores, desde el Presidente de una compañía hasta los supervisores. Algunos administradores, particularmente de niveles inferiores, olvidan que la responsabilidad primordial sobre el ejercicio del control recae por igual en todos los administradores encargados de la ejecución de planes.

Aunque el alcance del control varía de un administrador a otro, los administradores de todos los niveles tienen la responsabilidad de ejecutar planes, de manera que el control es una de las funciones administrativas esenciales en cualquier nivel.

En este sentido, puede establecerse los siguientes aspectos por los cuales es de suma trascendencia el control en una empresa:

Contribuye a medir y corregir la labor ejecutada por los empleados, a fin de lograr los propósitos.

Posibilita el análisis de lo realizado con lo planificado.Las técnicas y los sistemas de control son aplicables a cualquier actividad administrativa.

Se constituye para los jefes en una herramienta, a través de la cual se comprueban si los propósitos de la organización son alcanzados de acuerdo a la planificación

5


Definiciones: El control consiste en comprobar si el funcionamiento de la actividad de la empresa se

corresponde con los objetivos predeterminados así como corregir las desviaciones que se

produzcan. La planificación y el control están estrechamente vinculados, es importante

aclarar que controlar la ejecución no persigue únicamente descubrir las desviaciones sino

también revelar las experiencias positivas y crear las posibilidades para su amplia

divulgación.

Podemos decir, que es un proceso de vigilar las actividades para cerciorarse de que se desarrollan conforme se planearon y para corregir cualquier desviación evidente". En tanto que James Stoner manifiesta que "el control administrativo es el proceso que permite garantizar que las actividades reales se ajusten a las actividades proyectadas ".

Las funciones generales de registro y evaluación están íntimamente relacionadas, tratan de

garantizar las funciones generales de la administración (planificación, organización),

constituyen dos etapas inseparables ya que el primero implica de hecho el segundo.

El objetivo central del control es encontrar donde están los errores o puntos débiles de la

ejecución a fin de corregirlos. Si por ejemplo, se decide cambiar por completo el plan de

cultivo de la finca, se deben controlar todos los detalles de ejecución para verificar si este

cambio produce en realidad los beneficios que se buscan y en caso contrario hacer las

correcciones necesarias. Como ya hemos señalado todo control implica necesariamente la

comparación de lo obtenido con lo esperado, pero tal comparación puede realizarse al final

del cada periodo prefijado, o sea cuando se ha visto ya si los resultados obtenidos no

alcanzaron, igualaron, superaron lo esperado, tal procedimiento constituye el control sobre

los resultados.

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Áreas estratégicas de control.El desempeño clave o las áreas claves de resultados son aquellos

elementos de la unidad o la empresa que deben funcionar con eficacia para

que toda la unidad o empresa logren el éxito. Estas áreas, por regla general,

involucran las principales actividades de la empresa, o grupos de

actividades relacionadas que se presentan a lo largo de toda la empresa.

Algunas áreas básicas de resultados son áreas como producción, finanzas,

mercadeo, recursos humanos y contabilidad. Estas áreas básicas de

resultados, a su vez, son utilizadas para definir normas y sistemas de

control más detallados.

En las empresas de hoy, muchas áreas clave de resultado (ACR) son

interfuncionales. Una empresa podría definir sus ACR para un equipo

dirigido hacia el servicio a los clientes, en términos de las respuestas

proporcionadas por los clientes en una encuesta de servicios.

Diferencia entre Control Gerencial y Operativo.El control gerencial es responsabilidad de los altos niveles dentro de

la empresa, generalmente recae en el Gerente General de la

compañía, ya que son éstos los que llevan a cabo este tipo

de control, y consiste en asegurarse de obtener los recursos necesarios y

utilizarlos eficientemente en el logro de los objetivos de la organización.

Algunas características son:

Focalizar la acción a los programas o las unidades organizacionales. La información debe comparar lo planeado con lo realizado.

Se encuentra inmerso en todas las actividades de la empresa.

Es periódico, programado, rítmico.7


Debe ser íntegro.El control operativo es responsabilidad de los Gerentes de nivel medio como

aquellos que realizan funciones de supervisión en los niveles inferiores o

primer nivel. Es el proceso mediante el cual la organización se asegura que

las tareas específicas sean realizadas con efectividad.

Para ejercer el proceso de control en una organización, y sin importar que se vaya a controlar, existen tres pasos básicos que son: 1) Establecimiento de normas, parámetros y métodos;

2) Medición del desempeño o resultado obtenido y

3) Ejecución de las acciones correctivas.

1) Establecimiento de normas, Parámetros y métodos: se

encuentran incluidos todos los estándares o unidades de medición que se

establezcan en la Planificación, y por lo tanto, la cantidad de unidades a

producir, la cantidad de unidades a vender, requerimientos de calidad, etc.

Esto significa que el establecimiento de normas se vuelve en establecer las

metas y objetivos que quieren alcanzar los administradores de la

organización.

2) Medición del desempeño o resultado obtenido: aunque no

siempre practicable, la medición del desempeño basada en normas debe

realizarse idealmente con fundamento en lo previsto, a manera que las

desviaciones puedan detectarse antes de que ocurran y evitarse mediante

las acciones apropiadas. Esto es lo ideal. El administrador previsor puede

predecir en ocasiones probables incumplimientos de las normas o

desviaciones de las mismas, pero aún en ausencia de esa posibilidad, todo

incumplimiento debe percibirse lo más anticipadamente posible.

8


3) Ejecución de las acciones correctivas: Esta etapa es necesaria

sobre todo si el desempeño no cumple con los niveles establecidos y el

análisis indica que se requiere una intervención. Las medidas correctivas

pueden necesitar un cambio en una o varias actividades de las operaciones

de la empresa, o bien, un cambio en las normas establecidas originalmente.

En consecuencia, las desviaciones se pueden corregir: Rediseñando los planes o modificando las metas.

O bien, pueden corregirse ejerciendo la función de organización, ya sea reasignando o aclarando deberes y tareas.

También pueden corregirse utilizando personal adicional, mediante una mejor selección y capacitación de los empleados. Haciendo uso de la medida más radical dentro de una empresa: el cesamiento del empleado.

Ejerciendo técnicas efectivas de liderazgo y motivación.

Principios del control:

Del carácter administrativo del control : está no podría darse sin el

control, como ya lo hemos recalcado en lo anterior, cuánta mayor delegación se

necesite se requerirá de más control por lo mismo que el control como función sólo

corresponde al administrador.

De los estándares : el control es imposible si no existen los estándares de alguna

manera prefijado, y será tanto mejor cuánto más precisos y cuantitativo sean dichos

estándares. Si el control es comparación de lo realizado con lo esperado es lógico que

de alguna manera supone siempre una base de comparación previamente fijada.

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Del carácter medial del control : un control sólo deberá usarse si el trabajo,

gasto entre otros que impone se justifican ante los beneficios que de él se esperan.

Del principio de excepción: el control administrativo es mucho más eficaz y

rápido cuando se concentra en los casos en que no se logró con lo previsto, y en los

resultados que se obtuvieron si son como fueron planeados.

El proceso básico de control sin importar donde se encuentran no lo que controlen comprende lo siguiente:

a) Establecimiento de estándares o normas : son los criterios frente a

los cuales se pueden comparar los resultados, al planificar se determinaron los

objetivos generales, los específicos, y las metas de la empresa, esto se transforma en

normas de acuerdo con los cuales se ejerce el control. Interpretar el sistema contable

en la empresa debe permitir el mejor conocimiento de la situación de la misma,

brindar información para entender las causas y efectos de todos los aspectos

registrados, comprender y analizar los puntos débiles y fuertes de su funcionamiento

y naturalmente determinar si la empresa está arrojando beneficios o pérdidas y

porqué. Además de lo anterior, la contabilidad debe brindar información para

cumplir adecuadamente con las obligaciones sociales y tributarias de la empresa,

proporcionar datos suficientes para planificar mejor las actividades futuras de la

empresa, facilitar datos para las gestiones de crédito bancario o otras fuentes de

financiamiento.

b) Análisis contable: Costos, gastos y los medios de Producción. Costos: Constituyen el valor de desgastes o consumo de los medios de Producción,

expresado en términos monetarios.

Los gastos: son desembolsos que pueden aplicarse a uno o más periodos de Producción,

reflejan el consumo de materiales, servicios, insumos o fuerza de trabajo, en determinadas

actividades de la empresa.

10


Los medios de Producción: son todos los bienes que participan en el proceso de la

Producción y que se consumen o desgastan lentamente en el desarrollo del mismo,

transfieren su valor muy paulatinamente.

c) Clasificación de los costos:

Costos fijos: no varían con relación al volumen de Producción, se incurre en ellos aunque

la empresa no esté produciendo o produzca a su máxima capacidad. Por ejemplo,

amortización, salarios permanentes y la depreciación.

Por ejemplo si tenemos un tractor obtenido al crédito, siempre lo tenemos que amortizar lo

usemos o no, igualmente la depreciación de este tractor siempre lo tenemos que asumir.

Costos variables: están en función del volumen de la Producción: alimentación,

combustible, lubricantes, semilla, agroquímicos etc.

Clasificación de los medios de control.a) Controles de venta: Conviene llevarlos gráficamente, para poder observar y

analizar las tendencias, o puntos débiles.

Por volumen total de las mismas ventas

Por tipo de artículo vendidos

Por volumen de ventas estacionales

Por el proceso de los artículos vendidos

Por territorios

Por vendedores

Por utilidades producidas

b) Controles de Producción: Control de inventarios

De calidad

De tiempos y métodos de operación

De desperdicios

De mantenimiento y conservación.

c) Controles contables. 11


Estados financieros

Sistemas de contabilidad de costos

Auditoria externa e interna

Control de efecto en caja

Control de recuperación de inversiones

Control de costos y utilidades.

d) Control de la calidad de la administración. Calificación de méritos, diagramas y procesos de flujo entre otros.

e) Controles generales : utilizados en todos los campos y con toda clase de fines

Ejemplo, gráficas, estadísticas, tendencias etc.

Importancia del Coaching en las empresas.

De acuerdo a John Whitmore, el Coaching consiste en ayudar a una persona a pensar por sí misma, a encontrar sus propias respuestas, a descubrir dentro de sí su potencial, su camino al éxito, sea en los negocios, en las relaciones personales, en el arte, en el deporte, el trabajo, etc. El objetivo es mejorar su desempeño, centrándose en la mejor manera de conseguirlo.

Existen básicamente 3 tipos de coaching:

1. Coaching de Vida. El coaching de vida se enfoca principalmente a situaciones

personales, la importancia de este tipo es encontrar situación personales que no

permiten a las personas dar todo su potencial en otras dimensiones (negocios,

trabajo, recreación, etc.).

2. Coaching Empresarial. El coaching empresarial se enfoca a mejorar áreas

específicas de la empresa, puede haber coaching de ventas, coaching de

mercadotecnia, etc. El coach no necesariamente debe ser experto en el tema, el

coach es experto en ayudarle al coachee (persona que recibe coaching, se

12

Actividades de aprendizaje:Investiga y analiza que es EMPOWERMENT y sus características.

Como se desarrolla una actitud de EMPOWERMENT


pronuncia couchí) en encontrar las mejores formas de hacer las cosas, en este

caso se pueden hacer sesiones grupales de coaching.

3. Coaching Directivo. El coaching directivo está dirigido a directores y

dueños de empresas, con la intención de ayudarlos a tener la claridad, el enfoque

y el tiempo para llevar a sus organizaciones a mejores niveles de desempeño.

Ejemplo: Un vendedor que después de ser el mejor de su

empresa, de pronto baja su desempeño drásticamente, su empresa decide

mandarlo a sesiones de coaching para ayudarlo a regresar a su nivel habitual de

desempeño, al iniciar el coaching desde un enfoque empresarial y revisar la

realidad que está viviendo el vendedor, el coach nota que su problema no tiene

que ver ni con la empresa, ni con su actividad, ni con su trabajo.

El problema está relacionado con una dimensión personal (problemas con su

pareja, con sus hijos, de autoestima, etc.). Luego entonces, el coachee no tendrá

que cambiar de coach, el coach podrá ayudar a resolver el asunto personal que

repercutirá en sus resultados profesionales y así se mejorará de manera integral la

situación del coachee.

Algo importante es que el resultado de cada sesión de coaching normalmente

debe ser una serie de acciones que llevarán a la conclusión del objetivo planteado

de la mejor manera y en el menor tiempo posible.

http://8tramiteslegalescrearempresa.3steps.com/

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La autoestima en el trabajo.

¿Sabes cuál es tu mejor aliado?

Una buena autoestima compartida.

Tener una autoestima alta en el trabajo, no quiere decir que podemos hacer todo y hacerlo siempre bien.

Significa que:

Tenemos la capacidad para reconocer nuestras habilidades y limitaciones

Estamos dispuestos a arriesgarnos y aprender

Podemos pedir ayuda sin sentirnos mal o temer la crítica de los demás

Nuestras expectativas son realistas y confiamos en alcanzarlas

Tenemos la capacidad de aceptar y adaptarnos a los cambios necesarios

Podemos trabajar en equipo y ayudar a los demás, para que logren el éxito

Soñamos, compartimos nuestros sueños y tratamos de alcanzarlos

Tomamos decisiones y nos responsabilizamos

Tratamos de ser creativos

Cuando una persona tiene una autoestima baja, repercute en la calidad y cantidad

de su trabajo y en las diferentes relaciones que éste implica (jefes, empleados,

clientes, proveedores, compañeros, etc.).

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"No es el oficio el que dignifica al hombre, sino el hombre el que dignifica el oficio". Jorge Angel Livraga R. (Escritor).


Es importante recordar que una autoestima baja no siempre está relacionada con

la falta de capacidad o conocimientos.

Es el resultado de comparar lo que creo que soy, con lo que debería ser. De medirnos en función de una imagen irreal, que nos formamos a partir de las

expectativas exageradas de otras personas: padres, maestros, amigos, etc.

Si tenemos fe en nuestras capacidades, sentimos que podemos controlar nuestra

vida y los problemas que surgen en el trabajo.

Cuando confiamos en poder hacer algo, casi siempre lo podemos hacer y lo

hacemos bien, y si descubrimos que no lo podemos lograr, no nos auto

devaluamos, ni nos sentimos mal, simplemente buscamos una mejor opción o la

ayuda de la persona indicada.

DISEÑO DE LOS REGISTROS DE LA EMPRESA AGROPECUARIA .

CONCEPTO DE REGISTRO: El registro consiste en la recopilación, anotación,

transmisión y procesamiento de la información acerca de la dinámica de los procesos

dirigidos. La significación del registro para todo tipo de sistema es que sirve de fuente de

información completa y objetiva, sin un registro exacto es imposible elaborar y tomar

decisiones eficientes, así como regular y controlar adecuadamente la actividad del sistema

administrativo.

Los registros pueden servir por lo menos para cinco objetivos importantes:a) Cumplir, con los requisitos de la declaración de la renta (patrimonio neto) donde

éstos existan.15


b) Medir, el éxito de la gestión financiera y el progreso de un año a otro o de un mes a

otro.

c) Proporcionar ; Puntos de comparación con el funcionamiento anterior de la misma

empresa o con el de otros que sean comparables.

d) Suministrar, una fuente continua de datos que ayuden a planificar la empresa.

e) Ayudar , a obtener crédito de los bancos y otras fuentes de financiación.

Probablemente sólo una pequeña proporción de los cultivadores de América Latina llevan

Registros adecuados, con el fin de proporcionar a los productores mayor ayuda para el

análisis de la empresa u finca, llegando a convertir sus fincas en empresas más comerciales

y que un mayor número de productores están obligados a rendir declaraciones a la Renta,

por lo cuál existirá una necesidad real de desarrollar sistemas útiles de registros, muchos

agricultores se verán enfrentados al problema de diseñar sistemas para llevar registros

apropiados a las necesidades de sus empresas.

Los agricultores deberán llevar registros para lograr la eficiencia de las fincas o empresa,

algunas veces será suficiente registros sencillos y en otros casos se justificará un mayor

esfuerzo.

Decisiones de inventario

El objetivo de los inventarios radica en lograr el equilibrio entre actividades que

suelen operar a distinto ritmo tales como ventas y producción; producción y

compras: distintas etapas del proceso productivo, posibilitando que cada una

funcione con mayor independencia.

El objetivo de la empresa, en cuanto a su política de inventarios, será lograr el

balance justo entre los beneficios derivados de mantenerlos y los costos que ellos

originan.

Las compañías con métodos tradicionales mantienen habituales inventarios por

los siguientes motivos:

16

http://www.monografias.com/Politica/index.shtml

http://www.monografias.com/trabajos/indephispa/indephispa.shtml

http://www.monografias.com/trabajos/tomadecisiones/tomadecisiones.shtml


Para mejorar el servicio al consumidor Para aumentar la eficacia de la fabricación Para sacar ventajas de descuento por comprar en grandes

cantidadesLas decisiones más habituales que se adoptan con relación a los inventarios son:

que artículos mantener en stock; si es más conveniente fabricarlos o comprarlos;

en que momento efectuar la compra o la producción; Tamaño del lote a comprar o

fabricar; nivel de servicio a brindar a los clientes; Nivel de existencias a mantener;

inventarios de seguridad a mantener; sistema de control a utilizar.

Clasificación de inventarios:Por la función que cumplen:

Inventarios cíclicos : destinados a atender una demanda permanente o continua.

De seguridad : se mantienen como reserva.

De anticipación : cuando la demanda es estacional y el producto no perecedero.

De partida: se acoplan para realizar una producción única o distinta o con propósitos especulativos.

De tránsito: cuando transporta mercadería de un depósito a otro ubicado en distintas localidades.

La amplitud de los registros.La amplitud de los registros puede variar desde uno muy sencillos para un fin limitado y

especifico, tal como un mapa de campo que muestre las aplicaciones de un determinado

producto, hasta un amplio conjunto de registros y que comprenda todos los informes

financieros sobre la empresa agropecuaria. A continuación se presenta cinco de las

alternativas posibles.

Contabilidad simple de costos de una sola empresa.Mide dentro de la empresa los costos y los ingresos de un solo producto o empresa agrícola,

como por ejemplo, papa o algodón.

Ventajas Proporciona algunos datos de funcionamiento, útiles de planeación.

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Desventajas : Es el resultado de distribuciones arbitrarias de costos conjuntos y presta

poca utilidad para lo fines enumerados antes.

Registros para la declaración a la renta.

Los necesarios son: los registros de entradas de los gastos y de las depreciaciones.

Ventajas: Miden los resultados económicos de la empresa y sirven para los fines de la

declaración en la renta.

Desventajas: Pueden ser deficientes en datos que serían útiles para evaluar el

funcionamiento de los rubros o líneas individuales dentro de la empresa y para la

planeación de reajustes futuros. No cubren los ingresos o datos de la familia rural del

negocio agropecuario.

Registro global de la empresa agropecuaria.Estos incluyen un registro para el impuesto sobre la renta complementaria con inventarios y

datos cuantitativos del desarrollo de las líneas de Producción individuales. Algunos otros

registros parciales podría ser necesarios para proporcionar información completa sobre la

empresa agropecuaria.

Ventajas: Pueden proporcionar muchos datos para el análisis y planificación si se hace un

pequeño esfuerzo adicional sobre el mínimo necesario para la declaración de la renta.

Desventajas: No proporciona un informe completo sobre las finanzas de la familia.

Registro global sobre la empresa agropecuaria y las finanzas familiar.Este registro incluye la información para la declaración de la renta y planificación sobre las

finanzas de la familia y sobre la empresa.

Ventajas: Puede servir para todos los fines enumerados en las secciones anteriores.

Además los registros que incluyen tanto los ingresos y gastos de la empresa, así como los

de la familia y los balances en efectivo, proporcionan las bases necesarias para verificar

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continuas comprobaciones que descubren las omisiones hechas en el proceso de asiento de

los mismos.

Desventajas: pueden consumir más esfuerzos del que se justifica por los beneficios

recibidos, a menos que estén planificados muy cuidadosamente y que sean llevados

fielmente e interpretados con prudencia.

Contabilidad Completa de costos.Todos los cargos y entradas para las empresas agropecuarias en conjunto se registran y

distribuyen a las cuentas de los varios rubros o líneas de Producción.

Ventajas: Están destinados a medir el éxito financiero de cada una de las líneas de

Producción total.

Desventajas: Generalmente dependen de suposiciones arbitrarias sobre la distribución de

los costos en conjunto y son de poca utilidad para la planificación en proporción al

esfuerzo y a la habilidad que se requiere.

CLASE DE INFORMACION PARA ANOTAR EN LOS REGISTROS.

Pueden encontrarse varias aplicaciones para las diferentes clases de información anotada en

los registros de la empresa ya que probablemente no hay dos fincas que tengan las mismas

necesidades. Algunos de los ítems que con más frecuencia se registran clasificados bajo

títulos relativos a la empresa y a la familia son los siguientes:

a) Información sobre la empresa agropecuaria.

Gastos de operación y entradas.

Inversión e ingresos de capital

Cantidades de insumos y producción.

Precios de los insumos y producción.

Depreciación de la maquinaria, edificios, mejoras en la tierra, y compra de ganado.

Inventarios anuales que muestran la cantidad y el valor de la tierra, la propiedad que se

deprecia, ganados, alimentos y otras provisiones.

Inventarios diarios o mensuales del número de animales y de la cantidad de alimentos

en depósito.

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Datos acerca de las cuentas por pagar y por cobrar.

b) Información financiera de la familia.

Entradas y gastos de la familia

Cantidades y precios de los artículos comprados.

Datos acerca de cuentas y otras obligaciones por pagar o por cobrar.

Listas de pólizas de seguros y otros documentos similares.

Compras e inventarios de mobiliario y otras propiedades personales.

Declaración del balance financiero.

CARACTERISTICAS DESEABLES DE LOS REGISTROS.

Sin tener en cuenta la amplitud general de una serie de registros fuera de los ítems

específicos que deben ser incluidos, hay ciertas características que son muy deseables.

Algunas de las características de estos registros se enumeran a continuación, con ejemplos

tomados para una granja avícola comercial, los que también podrían acondicionarse para su

uso en otras empresas:

Deben ser completos en relación con los objetivos previamente establecidos: la

omisión de unos pocos ítems claves puede reducir mucho el valor de un registro que

puede ser aceptable en otros aspectos. Por ejemplo, la falta de datos para computar el

tamaño promedio del grupo de ponedoras, limitaría el valor analítico de un registro que

incluyera todos los gastos, ingresos y la Producción total de huevos.

Deben ser exactos dentro de ciertos límites considerados como aceptables : los

errores y las omisiones pueden con frecuencia localizarse y corregirse por simples

procedimientos de confrontación. Por ejemplo, el número de aves existentes al principio

del año, más las adiciones, menos las vendidas y muertas, debe ser igual al número de

aves al fin de año. Asimismo, el dinero en caja al principio del mes, más los ingresos en

efectivo de la finca y de la familia, menos los gastos en efectivo por los mismos

conceptos debe ser igual al dinero en caja a fin de mes.

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Deben ser sencillos y estar de acuerdo con los objetivos seleccionados : un sistema

de registro es de poco valor si el encargado no puede entenderlo, llevarlo fácilmente e

interpretarlo con rapidez, los errores pueden multiplicarse si el sistema exige la copia

repetida de una parte a otra.

Deben ser convenientes : especialmente con respecto a la facilidad de hacer asientos

originales donde la actividad o transición tiene lugar. La manera lógica de anotar la

Producción de huevos por ejemplo, no es u n libro de contabilidad sino en una hoja de

registros localizadas cerca de los nidos.

Deben tener suficiente espacio para anotar los detalles en una forma organizada :

los esfuerzos se desperdician y la exactitud se sacrifica cuando los esqueletos de

registros no tienen espacio amplio para cada asiento.

Deben ser accesibles : es decir, deben proporcionar con facilidad datos sobre

ciertas transacciones en particular, por ejemplo, el contador puede necesitar un dato de

una transacción efectuada 5 años atrás. Para encontrarlo puede hacerlo guiándose por

otras clasificaciones tales como impuesto, y siguiendo en orden cronológico una serie

de asientos o por algún otro procedimiento.

Deben clasificarse de acuerdo a los objetivos escogidos : un número suficiente de

columnas o líneas para la clasificación detallada eliminará problemas tales como la

necesidad de volver a clasificar los gastos de alimentos para obtener totales separados

para alimentos para ponedoras, alimentos para pollos, alimentos para vacas lecheras y

similares.

ALGUNAS DECIONES ESPECIALES.

Determinada la amplitud general que debe tener una serie de registros de la clase de

información que debe anotarse hay todavía algunas decisiones especiales que afectan el

diseño del sistema, a continuación se anotan uno de ellos:

1) El periodo de las cuentas: muchos agricultores confeccionan sus declaraciones de

renta con base en un periodo contables de un año calendario, sin embargo, en algunos

casos se ha establecido un año fiscal diferentes, o se considera éste como una medida

21


aconsejable. Además existe la duda si deben o no hacerse resúmenes periódicos dentro

de un año contable. Estos resúmenes deberían ser mensuales o trimestrales, pero en

algunos casos, como en el registro de Producción de huevos es una explotación avícola,

lo mejor es hacer en periodos de cuatro semanas. Los resúmenes pueden ser necesarios

para llevar registros del trabajo semanal, o para mostrar los ingresos al detalle por día.

2) Contabilidad basándose en ingresos en efectivo o de inventarios: la contabilidad a

partir de ingresos en efectivo, ofrece ciertas ventajas de simplicidad, pero un método

que incluye ajustes para cambios en el inventario tiene grandes fluctuaciones de un año

a otro. En algunos casos el factor determinante será los requisitos de la declaración de la

renta. Si los gastos se cargan a cuentas abiertas y se registran solamente como pagos

totales muchos detalles útiles para el análisis de la empresa pueden perderse.

BIBLIOGRAFIA.

Central Regional de ayuda técnica Agencia para el desarrollo Internacional (AID)

“Administración Moderna Cooperativa. México /Buenos Aires.

Guerra Guillermo Manual de Administración de Empresas Agropecuarias”.

Reyes Ponce Agustín, Administración de Empresas. Teoría y Práctica.

GUIA DE ESTUDIO.

1) Defina el control como una función administrativa.2) Explique brevemente una de la importancia del control.3) Enumere los principios del control, explique dos de ellos.4) Porqué es importante que todo administrador agropecuario lleve

registros de su empresa.5) Enumere las características de los registros, explique 3 de ellos.6) Explique tres de las decisiones que deben tenerse en cuenta para los

registros.7) Enumere los objetivos principales de los registros 8) Clasificación de los costos.

22

¿..?


ANEXOS

f. 8 La tierra

Uso de la tierra Inventario inicial Inventario final

Superficie Valor Superficie Valor

EN CULTIVOS

PERMANENTES

CULTIVOS

TRANSITORIOS

PASTOS DE CORTES

PASTOS

PERMANENTES

SUPERFICIE Y VALOR

TOTAL

23


F.9 Inventario inicial del uso actual de la tierra (distribución de la producción)

Clase de

cultivo

Semestre

(A – B)

Superficie en

hectárea

ProducciónCantidades usadas

en la empresaVentas Observa

ciones

Rendimiento Unidad /producción

% de lo norma

P/semilla Para consumo

Producción

Unidad

Precio por unidad

Ingreso total

% al producto

Sobre cosechas anormale

Nota: Indicar los motivos por los cuales los rendimientos son

más altos o más bajos. 24


Especificar las cantidades que faltan por vender F-10 INVENTARIO DE MAQUINAS Y TIEMPO

Nombre Clase Años en el predio

Valor Gastos en reparación

Compras VentasUnitario Total

C$ Número Valor Numer

o Valor

Indicar tipo de tractor, equipo avícola, equipo lechero, entre otros.

25


F- 11 INVENTARIO DE EDIFICIOS Y MEJORAS.

Numero Valor al final del año Fecha de construcción

Valor de la construcción

Observaciones

Unitario Total Casa del productor

Casa de peones

Galpones

Establos

Corrales

Alambrados

Bodegas

Silos aéreos

Silos subterráneos

Tanques

Pozos y bombas

Gallineros

Otros

TOTAL

26


F 12- INVENTARIO DE GANADO

Clase de animales

Numero Compras durante el año Ventas durante el año Nacidos

Consumo

Muertos

observ

1 año

Fin de año

Promedio

Número

Edad

Precio /unit

Costo total

Número

Edad

Precio unit

Costo total

F 13 MANO DE OBRA PERMANENTE

Personas o clase de personas

Tiempo que trabaja Días trabajadosAl año

Beneficios sociales

Total pagado E F M A M J J A S O N D

27


F. 15 MANO DE OBRA CONTRATADO

Trabajos a contratar (especificar la clase)

No. De días

Unidad de trabajo*

Numero de personas

Total unidades de trabajo

Valor pagado Valor Unidad Total

*tareas, cosecha etc.

F 16. Deudas del agricultor

Clase de deuda Cantidad pendiente Prestamos durante el año Pegos efectuados durante al año

Principio del año

Final de año

Obtenido de quien

Cantidad.

% de interés

A quien

Cantidad

%de interés

28


F -. 17 INVENTARIO DE EXISTENCIA

Existencias Inventario inicial Inventario final Cantidad Medida Valor Cantidad Medida Valor

Granos y productos almacenados

Materiales de construcción

Concentrados

Valor total de

existencias

La medida se refiere a toneladas, bultos, cajas, kilos, galones, arrobas entre otros.

F 18 semillas, fertilizantes y otros materiales usados en los cultivos .

Cultivos Semilla usada Compras Fertilizantes

Fun.. insect. Malezas

Cantidad usada

Unidad

Cant Precio unit.

Costo total

Costo unitario

Costo total

Precio unitario

Costo total

29


F 19 croquis de la empresa agropecuaria

30

universidad católica agropecuaria del trópico seco · web view... costos, gastos y los medios de...

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