República Bolivariana de Venezuela

Ministerio de Poder Popular para la Educación Universitaria

Universidad Nacional Experimental “Simón Rodríguez”

Núcleo San Carlos

San Carlos – Estado Cojedes

PARTICIPANTES

López Melanie C.I: 24.710.188

Gallegos Neiska C.I: 24.741.780

Silva Ana C.I: 26.611.309

Soto Luisa*

Angélica C.I: 19.356.053*

Rodríguez Leudy C.I: 27.354.219*

SAN CARLOS, OCTUBRE 2018

Unidad III

Técnicas de Documentación

FACILITADORA

Limett Lugo

CURSO - SECCIÓN

Sist. Documentación - SCAI1

ÍNDICE

Introducción………………………………………………………………………… 3

Archivo de documentación…………………………………………………………. 4

Referencia Cruzada………………………………………………………………… 4

Técnicas de documentación………………………………………………………... 5

Flujogramas…………………………………………………………………. 6

Simbología.…………………………………………………………... 7

Características de los flujogramas…………………………………. 7

Flujograma de procedimientos…………………………………….. 8

Flujograma de sistemas computarizados………………………….. 9

Técnica Narrativa…………………………………………………………... 9

Elementos de la técnica narrativa………………………………….. 9

Tablas de decisión…………………………………………………………………. 10

Estructura de las tablas de decisiones…………………………………..... 11

Árbol de decisión…………………………………………………………………... 12

Símbolos utilizados………………………………………………………… 12

Referencias bibliográfica…………………………………………………………. 14

3

INTRODUCCIÓN

En el mundo globalizado de hoy es necesario que las empresas, las

instituciones públicas, entre otros, cuenten con un sistema documental de sus

procedimientos, servicios y funciones; ya que la documentación es el soporte del

sistema de gestión de la calidad y planificación, pues en ella se plasman no sólo las

formas de operar de la organización sino toda la información que permite el

desarrollo de todos los procesos, la toma de decisiones y permitir las auditorías.

Existen diversas técnicas, elementos y metodologías con los cuales se puede

elaborar la documentación que nos permita atacar las necesidades que tenga cualquier

tipo de organización o cliente; de manera tal que la documentación a implementar

cumpla con los requisitos, permita el desarrollo y la permanencia en el mercado.

Con la documentación se puede mantener y actualizar los sistemas de

información frecuentemente, con el fin de brindar efectividad en el diseño de las

estrategias; un buen sistema de documentación debe desarrollarse utilizando un

método único, estandarizado, que proporcione una comunicación clara y rápida, ya

que pueden reducir costos en el almacenamiento, adiestramiento de personal,

adquisición de tecnologías y otros. A continuación señalaremos los aspectos que

tienen que ver con las formas de organizar la información y las técnicas de

documentación, se desglosaran los conceptos pertinentes para entender que es un

archivo de documento, una referencia cruzada, un flujograma; como se documenta

utilizando la técnica narrativa, cuales son las tablas de decisión y los arboles de

decisión.

4

ARCHIVO DE DOCUMENTACIÓN O DE PROYECTO

Archivo: Es un conjunto ordenado de documentos.

Documento: Es la recopilación de información en algún papel u otro tipo;

toda expresión en lenguajes natural o convencional y cualquier otra expresión gráfica

sonora en imagen, recogida en cualquier tipo de soporte o material, incluso soportes

informáticos.

Se puede decir entonces que los archivos de documentación o de proyectos

nos permiten almacenar o preservar información, esto es vital y muy esencial para el

manejo de un negocio u organización, para la toma de decisión en apoyo en la

tramitación de asuntos, para el alcance de los objetivos de dicha organización.

Mediante los archivos de proyecto también se puede conocer la situación

actualizada del desarrollo de algún sistema en desarrollo que proporciona un medio

de comunicación entre los equipos de trabajo tomando en cuenta otros documentos ya

archivados.

REFERENCIAS CRUZADAS

Si va a escribir un manual o un documento de referencia, es aconsejable que

incluya una referencia cruzada que remita al lector de una parte del documento a otra;

establecer referencia cruzada no es más que hacer una nueva clasificación del

documento de una persona, empresa, institución o compañía, cuando este documento

se solicite de los archivos bajo otro nombre

La noción de referencia cruzada se utiliza en un texto para hacer alusión a un

elemento, dato o cita que se encuentra en otra parte del documento, o incluso en otro

texto (aunque esto es menos común). La consulta de referencias cruzadas permite

visualizar datos que aparece en filas y en columnas, como una tabla.

Las variantes de referencias cruzadas son muy diversas: un asterisco o un

número pequeño que acompaña a una palabra en un texto (las notas al pie), una tabla

explicativa, un hipervínculo, marcadores, imágenes, listas numeradas, otros. De esta

forma, al igual que en la lectura de un documento impreso usamos un marcador para

indicar una palabra o un párrafo, en la lectura virtual aparecen indicaciones que

permiten señalizar la información.

Las referencias cruzadas pueden entenderse como un instrumento o

herramienta al servicio del conocimiento. En el área de Internet hay una referencia

cruzada. En este caso, su notación es un hipervínculo o un texto subrayado por el

5

cual, cuando se hace clic en él, se dirige a la explicación o la página correspondiente

en la que se encuentra el sujeto en cuestión.

Dentro del programa Microsoft Word puede crear referencias cruzadas para

vincular dos elementos del mismo documento que se encuentran en diferentes

lugares. Por lo tanto, esta referencia se puede usar para títulos, notas al pie,

marcadores o párrafos numerados. De esta forma, puede obtener un documento bien

ordenado en el que cualquier tema asociado se puede conectar instantáneamente.

TÉCNICAS DE DOCUMENTACIÓN

Estas se usan para informar de manera clara y para que el lector pueda poner

en acción el plan o proyecto eficientemente, su importancia radica en lograr que los

destinatarios puedan leer y entender de la manera más fácil. Existen diversas técnicas

para una buena documentación entre ellas tenemos el flujograma y las narrativas;

también se pueden mencionar una serie de características que pueden ser tomadas en

cuenta a la hora de documentar:

1. Reemplazar las palabras con imágenes: Los gráficos bien elegidos suelen

ser fácilmente reconocidos y comprendidos, más que las instrucciones por

escrito, sobre todo cuando los que están leyendo la documentación están

ocupados, distraídos, cansados o con prisas. Las fotografías o dibujos que

ilustran cómo realizar cada paso suelen ser útiles.

2. Utilizar diagramas de flujo: En lugar de describir literalmente un proceso

vital para su negocio, puede que te resulte más útil crear un diagrama de flujo

que describa los pasos de un procedimiento determinado. Busca las

oportunidades para marcar algunos de los conceptos o instrucciones con

ayudas visuales simples, como una señal octogonal, triangular o una flecha de

bifurcación para indicar un punto de elección.

3. Crear listas de verificación: Reduce la confusión mediante la inclusión de

listas de comprobación de la documentación del proceso. Esto impulsa a las

personas a completar los pasos necesarios en el orden correcto.

4. Obtener retroalimentación del personal: Los jefes y gerentes creen que

conocen mejor que nadie los procesos de la empresa. Pero los empleados de

primera línea que rutinariamente implementan estos procesos, a menudo

tienen una comprensión más aguda de la importancia relativa de cada paso,

los accesos directos de ahorro de tiempo y los diferentes estándares de

desempeño que se aplican a partes separadas del proceso.

6

5. Comenzar con el panorama general: La mejor manera de documentar un

proceso de negocio es demostrar primero cómo se integra la actividad global

de la organización y luego explicar los pasos del proceso para cubrir sus

detalles específicos, especificaciones técnicas y procedimientos.

6. Proporcionar información de contexto y razones: Toda la documentación

deberá explicar por qué un proceso en particular es importante y qué pasos

conlleva.

FLUJOGRAMA

Son con toda seguridad, el método más extendido y popular para realizar el

diseño gráfico de procesos. Su simplicidad y versatilidad han contribuido

notablemente a su difusión. Un Flujograma, también denominado diagrama de flujo,

es una muestra visual de una línea de pasos de acciones que implican un proceso

determinado. Es decir, el flujograma consiste en representar gráficamente,

situaciones, hechos, movimientos y relaciones de todo tipo a partir de símbolos.

Básicamente, el flujograma hace que sea mucho más sencillo el análisis de un

determinado proceso para la identificación de, por ejemplo, las entradas de los

proveedores, las salidas de los clientes y de aquellos puntos críticos de algún proceso.

Normalmente, el flujograma es empleado para: comprender un proceso e identificar

las oportunidades de mejorar la situación actual; diseñar un nuevo proceso en el cual

aparezcan incorporadas aquellas mejoras; facilitar la comunicación entre las personas

intervinientes; y para difundir de manera clara y concreta informaciones sobre los

procesos.

Una de las características de los flujogramas es la utilización de símbolos para

representar las diversas etapas del proceso, las personas o sectores implicados, la

secuencia de las operaciones y la circulación de documentos y de datos. Entre los

símbolos más comunes se destacan: elipse-límites (identifica el inicio y el fin de un

proceso), rectángulo-operaciones (representa una etapa del proceso; tanto el nombre

de la etapa como de quien se encarga de ejecutarla, se inscriben dentro del símbolo),

cuadrado recortado por debajo-documentos (documento que resulta de la

correspondiente operación; en el interior se anota el nombre que corresponda) y

rombo-decisión (representa al punto del proceso en el cual hay que tomar una

decisión. La pregunta se inscribe dentro del rombo y dos flechas que salen del mismo

enseñan la dirección del proceso en función de la respuesta real.

7

La ISO 5807:1985, se encarga del procesamiento de información, símbolos y

convenciones de documentación para diagramas de flujo de datos, programas y

sistemas, cuadros de redes de programas y cuadros de recursos del sistema. Además

define los símbolos que se utilizarán en la documentación de procesamiento de

información y brinda orientación sobre las convenciones para su uso en diagramas de

flujo de datos, diagramas de flujo de programas, diagramas de flujo de sistemas,

diagramas de redes de programas, diagramas de recursos del sistema.

SIMBOLOGÍA

CARACTERÍSTICAS DE LOS FLUJOGRAMAS

Sintética: La representación que se haga de un sistema o un proceso deberá

quedar resumido en pocas hojas, de preferencia en una sola. Los diagramas

extensivos dificultan su comprensión y asimilación, por tanto dejan de ser

prácticos.

8

Simbolizada: La aplicación de la simbología adecuada a los diagramas de

sistemas y procedimientos evita a los analistas anotaciones excesivas,

repetitivas y confusas en su interpretación.

Da forma visible a un sistema o un proceso: Los diagramas nos permiten

observar todos los pasos de un sistema o proceso sin necesidad de leer notas

extensas. Un diagrama es comparable, en cierta forma, con una fotografía

aérea que contiene los rasgos principales de una región, y que a su vez permite

observar estos rasgos o detalles principales.

FLUJOGRAMA DE PROCEDIMIENTOS

Un procedimiento es el modo de proceder o el método que se implementa para

llevar a cabo ciertas cosas, tareas o ejecutar determinados acciones. Básicamente, el

procedimiento consiste del seguimiento de una serie de pasos bien definidos que

permitirán y facilitarán la realización de un trabajo de la manera más correcta y

exitosa posible.

9

FLUJOGRAMAS DE SISTEMAS COMPUTARIZADOS

Un sistema computarizado es un soporte informático, es decir se desarrollan

en un entorno usuario-computadora, utilizando hardware y software, redes de

telecomunicaciones, técnicas de administración de base de datos. Son importantes ya

que permiten minimizar el tiempo de trabajo, manejar gran cantidad de datos y

asegurar existo en los objetivos de las empresas mediante la implantación de dichos

sistemas computarizados.

TÉCNICA NARRATIVA

Consiste en la descripción detallada de un procedimiento y todos los pasos

que lo componen. Este documento narrativo se encuentra inserto por lo general dentro

de un manual de procedimientos y ellos pueden ser utilizados para documental

información que se está levantando para un sistema del cual se está realizando algún

análisis. Su objetivo es documentar un procedimiento en forma detallada y altamente

descriptiva, para elaborar un procedimiento es necesario que se considere:

Las tareas involucradas en ellos.

Donde se realizan las tareas.

Quien es el responsable directo de cada tarea.

Cuando se deben llevar a cabo.

Los requerimientos de los recursos.

Los procedimientos deben ser escritos en forma clara, sencilla, de fácil

lectura, entendimiento y seguimiento.

ELEMENTOS QUE COMPONEN LA TÉCNICA NARRATIVA

El titulo o nombre del procedimiento.

El propósito del procedimiento u objetivo del mismo.

El procedimiento en sí (considerando iniciar cada clausula o párrafo con un

verbo en imperativo o empleando voz activa).

El procedimiento debe ser presentado en tres columnas la primera indica

el departamento responsable, la segunda el cargo de la persona

responsable de la ejecución del procedimiento, y la tercera la acción o

paso que debe ejecutar la persona

10

Reglas generales que se deben considerar a la hora de documentar un

procedimiento a través de la técnica narrativa:

Evitar emplear términos especiales y palabras que no sean de uso común

Utilizar verbos que reflejen una acción concreta y evita la utilización de

adjetivos o adverbios, sobre todo cuando estos no amplían la descripción o

significado de la acción.

Escribir las oraciones en tiempo presente del imperativo, recuerda que le estas

diciendo a la gente que debe hacer en el momento y no lo que hicieron en el

pasado o harán en el futuro.

Utilizar oraciones cortas y evita el uso de paréntesis, las personas entienden

mejor las oraciones cortas.

No introduzcas ideas, conceptos o explicaciones dentro del procedimiento,

recuerda que un procedimiento debe indicar los pasos o tareas que deben

realizarse para completar un trabajo, en él se describe quién hace qué, y

donde, no la razón por la que lo hace.

TABLA DE DECISIÓN

Se emplean desde mediados de la década de los cincuenta, cuando fueron

desarrolladas por la General Electric para el análisis de funciones de la empresa como

control de inventarios, análisis de ventas, análisis de créditos y control de transporte y

rutas.

Una tabla de decisiones es una entrada de lógica de reglas planificadas, en

formato de tabla, que se compone de condiciones, representadas en las cabeceras de

columna y fila, y acciones, representadas como puntos de intersección de los casos

condicionales de la tabla. Las tablas de decisiones son especialmente idóneas para las

reglas de negocio que tienen varias condiciones. Añadir otra condición es tan fácil

como añadir otra fila o columna.

Al igual que el conjunto de reglas if/then (si/entonces), la tabla de decisiones

es controlada por la interacción de condiciones y acciones. La diferencia principal

radica en que en una tabla de decisiones, la acción se decide a través de más de una

condición, y se puede asociar más de una acción con cada conjunto condiciones. Si se

cumplen las condiciones, se realiza la acción o acciones correspondientes.

11

ESTRUCTURA DE UNA TABLA DE DECISIONES

Está integrada por una matriz de condiciones, una matriz de acciones y una

matriz de reglas para condiciones y acciones. En la matriz de condiciones se

enumeran todas las situaciones que pueden presentarse. Las reglas de condiciones

indican qué valor debe asociarse a cada una de las condiciones. En la matriz de

acciones se enlistan el conjunto de todos los pasos que se deben seguir cuando se

presentan ciertas condiciones. Las reglas de acciones muestran las acciones

específicas del conjunto que deben emprenderse dados los valores que toman las

condiciones.

A partir de un enunciado que puede ser verbal o escrito, preferiblemente debe ser

escrito, debemos:

Identificar cuáles son las condiciones y cuáles las acciones. Si el enunciado es

escrito podremos subrayar en el texto con distintos colores o con distintas

líneas unas y otras (condiciones y acciones). Las condiciones son una serie de

circunstancias que pueden darse o no y que conducen a desarrollar ciertas

actividades que son las acciones.

Extraer un listado de las condiciones y de las acciones.

Completar la tabla en las matrices de condiciones y acciones, teniendo en

cuenta las siguientes consideraciones:

o Si hay condiciones entre sí y acciones entre sí, expresadas de distintas

manera pero que significan lo mismo, deben colocarse una sola vez,

enunciadas en forma sencilla y sintética, normalizando el lenguaje.

o Si hay condiciones que son opuestas, por ejemplo: varón, mujer o

mayorista, minorista, debe colocarse una de ellas porque por la

negativa se obtendrá la otra.

o Para hacer más simple el enunciado de las condiciones pueden

utilizarse, donde sea conveniente, operadores relacionales (>, < , ≤, ≥,

=,<>).

Identificadas las condiciones y las acciones se colocan en sus respectivas

matrices y se construyen después las reglas. Para ello se hace una atenta

lectura del enunciado y se van identificando las distintas reglas para descubrir

qué condiciones tiene el valor S, cuáles N y cuáles son indiferentes para

desarrollar ciertas acciones.

12

ÁRBOL DE DECISIÓN

Es un método analítico que a través de una representación esquemática de las

alternativas disponible facilita la toma de mejores decisiones, especialmente cuando

existen riesgos, costos, beneficios y múltiples opciones. El nombre se deriva de la

apariencia del modelo parecido a un árbol y su uso es amplio en el ámbito de la toma

de decisiones bajo incertidumbre junto a otras herramientas como el Análisis del

Punto de Equilibrio.

Un árbol de decisión es un mapa de los posibles resultados de una serie de

decisiones relacionadas. Permite que un individuo o una organización comparen

posibles acciones entre sí según sus costos, probabilidades y beneficios. Se pueden

usar para dirigir un intercambio de ideas informal o trazar un algoritmo que anticipe

matemáticamente la mejor opción.

Por lo general, comienza con un único nodo y luego se ramifica en resultados

posibles. Cada uno de esos resultados crea nodos adicionales, que se ramifican en

otras posibilidades. Esto le da una forma similar a la de un árbol.

Hay tres tipos diferentes de nodos: nodos de probabilidad, nodos de decisión y

nodos terminales. Un nodo de probabilidad, representado con un círculo, muestra las

probabilidades de ciertos resultados. Un nodo de decisión, representado con un

cuadrado, muestra una decisión que se tomará, y un nodo terminal muestra el

resultado definitivo de una ruta de decisión.

SÍMBOLOS UTILIZADOS

13

Los árboles de decisión siguen siendo populares por razones como las siguientes:

Son muy fáciles de entender.

Pueden ser útiles con o sin datos fehacientes, y cualquier dato requiere una

preparación mínima.

Se pueden agregar nuevas opciones a los árboles existentes.

Su valor al seleccionar la mejor de numerosas opciones.

Se combinan fácilmente con otras herramientas de toma de decisiones.

14

REFERENCIA BIBLIOGRÁFICA

Castilla, M. (S.F) TABLA DE DECISION. [Página web en línea] Disponible

en: http://www.facso.unsj.edu.ar/catedras/ciencias-economicas/sistemas-de-

informacion-II/documentos/tabla.pdf [Consultado: 2018, Octubre 24].

Crear una referencia cruzada. [Página web en línea] Disponible en:

https://support.office.com/es-es/article/crear-una-referencia-cruzada-300b208c-e45a-

487a-880b-a02767d9774b [Consultado: 2018, Octubre 24].

Definición de Flujograma. [Página web en línea] Disponible en:

https://www.definicionabc.com/general/flujograma.php [Consultado: 2018, Octubre

11].

Definición de Procedimientos. [Página web en línea] Disponible en:

https://www.definicionabc.com/general/procedimientos.php [Consultado: 2018,

Octubre 11].

Definición de referencia cruzada. Página web en línea] Disponible en:

https://conceptodefinicion.de/referencia-cruzada/ [Consultado: 2018, Octubre 24].

Diagrama de Flujo. [Página web en línea] Disponible en:

https://www.jramonet.com/sites/default/files/adjuntos/diagramas_flujo_jrf_v2013.pdf

[Consultado: 2018, Octubre 11].

Diagramad de flujo, características y tipos. [Página web en línea] Disponible

en: https://sites.google.com/site/procesosdemanufacturaetitc/manufactura/diagramas-

de-flujo-caracteristicas-y-tipos [Consultado: 2018, Octubre 09].

https://www.quiminet.com/empresas/6-tecnicas-para-documentar-mejor-tus-

procesos-de-trabajo-3671751.htm

ISO 5807:1985. [Página web en línea] Disponible en:

https://www.iso.org/standard/11955.html [Consultado: 2018, Octubre 09].

15

Qué es un diagrama de árbol de decisión. Página web en línea] Disponible en:

https://www.lucidchart.com/pages/es/qu%C3%A9-es-un-diagrama-de-%C3%A1rbol-

de-decisi%C3%B3n [Consultado: 2018, Octubre 24].

Tablas de decisiones. [Página web en línea] Disponible en:

https://www.ibm.com/support/knowledgecenter/es/SSFTDH_8.5.5/com.ibm.wbpm.a

dmin.doc/topics/cbre_busiru_decisiontable.html [Consultado: 2018, Octubre 24].

Unidad III: Conocer las formas de organizar y las técnicas de documentación

prof. Limett Lugo. [Página web en línea] Disponible en:

https://docplayer.es/65269133-Unidad-iii-conocer-las-formas-de-organizar-y-las-

tecnicas-de-documentacion-prof-limett-lugo.html [Consultado: 2018, Octubre 24].