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Um estudo de Total Economic Impact™ da Forrester preparado para a Microsoft

O Total Economic Impact do Microsoft Office 365

Clientes empresariais

Diretor do projeto: Jonathan Lipsitz

Junho de 2011

Forrester Consulting

O Total Economic Impac do Microsoft Office 365 – clientes empresariais

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SUMÁRIO Resumo executivo ........................................................................................................................................................... 2

Fatores que afetam os benefícios e os custos.......................................................................................................... 7

Divulgações ................................................................................................................................................................. 7

Sistema e metodologia de TEI....................................................................................................................................... 8

Análise .............................................................................................................................................................................. 9

Destaques das entrevistas.......................................................................................................................................... 9

Custos ........................................................................................................................................................................ 13

Benefícios .................................................................................................................................................................. 19

Flexibilidade.............................................................................................................................................................. 31

Risco........................................................................................................................................................................... 32

Resumo financeiro........................................................................................................................................................ 35

Microsoft Office 365: visão geral ................................................................................................................................ 36

Apêndice A: descrição da organização combinada.................................................................................................. 39

Apêndice B: visão geral do Total Economic Impact™ .............................................................................................. 41

Apêndice C: glossário ................................................................................................................................................... 42

Apêndice D: avaliação deste estudo no contexto de outros estudos de TEI publicados recentemente............ 43

Apêndice E: observações finais ................................................................................................................................... 48

© 2011, Forrester Research, Inc. Todos os direitos reservados. A reprodução não autorizada é rigorosamente proibida. As informações se baseiam nos melhores recursos disponíveis. As opiniões expressas refletem a avaliação no momento e estão sujeitas a alterações. Forrester®, Technographics®, Forrester Wave, RoleView, TechRadar e Total Economic Impact são marcas comerciais da Forrester Research, Inc. Todas as outras marcas comerciais são propriedade de suas respectivas empresas. Para obter informações adicionais, visite www.forrester.com (em inglês). Sobre a Forrester Consulting A Forrester Consulting fornece consultoria independente e objetiva com base em pesquisas a fim de ajudar as lideranças a alcançar o sucesso em suas organizações. Os serviços de consultoria da Forrester, que abrangem desde uma breve sessão estratégica até projetos personalizados, colocam você em contato direto com analistas de pesquisas que aplicam conceitos especializados aos seus desafios específicos de negócios. Para obter mais informações, visite www.forrester.com/consulting (em inglês).

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Resumo executivo As empresas já reconhecem e gradualmente capitalizam o valor da transferência da computação local para a nuvem. As empresas que antes “produziam” internamente recursos de computação vêm se tornando designers e estrategistas de suas exigências computacionais cada vez maiores, e também consumidoras de capacidade computacional e aplicativos de fornecedores terceirizados que as ajudam a tornar-se mais competitivas. Os motivos para isso são simples. Em primeiro lugar, para ter relevância e justificar seu custo, os profissionais de TI precisam atuar de forma a aumentar a receita e reduzir despesas, e não apenas manter os recursos de hardware e software em funcionamento. Portanto, se um provedor de serviços em nuvem é capaz de fornecer uma alternativa pronta para os negócios com mais segurança e eficiência e por um preço competitivo, as organizações de TI devem avaliar essas alternativas e realocar as equipes de TI em projetos de maior importância estratégica. Em segundo lugar, como a força de trabalho está cada vez mais remota, móvel e dependente de diversos dispositivos, a nuvem é a arquitetura ideal para fornecer serviços aos funcionários em qualquer lugar, a qualquer hora e em qualquer dispositivo, a fim de mantê-los produtivos e permitir a colaboração entre eles. Os serviços em nuvem da atualidade, ao contrário das soluções locais, contam com os fatores de presença, escala e foco em dispositivos móveis necessários no mundo de hoje, em que a flexibilidade de localização é determinante. Por esses dois motivos, as organizações de TI concentradas na ampliação dos negócios devem primeiro questionar: “Podemos executar isto em nuvem?” Depois, devem avaliar os motivos para continuar a executar localmente uma carga de trabalho.

Em dezembro de 2010, a Microsoft encarregou a Forrester Consulting de examinar o impacto econômico total e o potencial de ROI (retorno do investimento) a ser obtido pelas empresas com a implantação do Office 365, que consiste na implantação em nuvem de Exchange Online (com Forefront Online Protection for Exchange), Lync Online, SharePoint Online e Office Professional Plus. O objetivo deste estudo é fornecer aos leitores de organizações “empresariais”, definidas pela Microsoft como aquelas que têm no mínimo 250 usuários, um sistema para avaliar o impacto financeiro potencial do Office 365 em suas organizações. O estudo não inclui todos os possíveis benefícios associados a cada produto individual, mas descreve os benefícios gerais de todo o pacote e os benefícios da migração para a solução em nuvem da Microsoft. Os leitores devem consultar os estudos individuais detalhados de TEI (Total Economic Impact™) para Office 2010, SharePoint 2010, Exchange 2010 e Lync 2010, que podem ser pesquisados em www.microsoft.com/bpio. O Apêndice D contém um resumo desses estudos de TEI.

O Office 365 forneceu um retorno do investimento de 315%, com um período de retorno financeiro de quatro meses para a organização# empresarial combinada. O Office 365 tem menor TCO e reduz muito o tempo de implementação em comparação com uma solução local similar.

Este estudo se concentra em dez organizações (consulte a página 9 para ver as descrições) que se comprometeram a migrar suas comunicações em regime integral ou parcial e sua computação colaborativa para a nuvem. Algumas já tinham experiência com o Microsoft BPOS (Business Productivity Online Suite) e estão fazendo a atualização para o Office 365. Nenhum dos líderes de TI em nosso estudo se descreveria como especialista em computação em nuvem; ainda assim, esses clientes esperam obter benefícios mensuráveis com a decisão de migrar a computação para além dos limites de suas empresas. A economia de custos será percebida em categorias específicas descritas em detalhes neste estudo: hardware, software, mão de obra de TI, menos viagens e aumento da produtividade de usuários finais e administradores de TI. # A Forrester criou uma organização combinada que reflete as características dos dez clientes entrevistados. Os resultados

financeiros referem-se à organização empresarial combinada.

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A Forrester constatou, com base nas empresas entrevistadas, que uma organização combinada pode obter benefícios muito além do valor gerado pelos recursos de software locais. Os funcionários especializados contarão com novos recursos e atualizações de software assim que estiverem disponíveis, em vez de meses ou danos mais tarde. Os custos da migração para o Office 365 são previsíveis e distribuídos ao longo do tempo como despesas operacionais, em vez de despesas de capital, o que é considerado um aspecto positivo pelos diretores financeiros. Um dos líderes de TI entrevistados para o estudo resumiu a questão dizendo: “O CIO está trabalhando com o CFO para eliminar os custos internos da empresa. [A adoção do Office 365] é uma das formas que eles identificaram para fazer isso.” Para outras lideranças, o aumento da mobilidade dos profissionais da informação está no topo da lista de prioridades em termos de valor: “Agora, o mundo é nosso escritório. Não estamos limitados pela localização. Existe a oportunidade real do trabalho remoto e de reduzir o tempo de deslocamento. O Office 365 foi providencial.” A Forrester também descobriu vantagens inesperadas em termos de maior disponibilidade e capacidade de recuperação de desastres; arquivamento e conformidade; e segurança de TI. As entrevistas individuais da Forrester com dez clientes beta do Office 365 e a análise financeira subsequente constataram, com base nas empresas entrevistadas, que uma organização combinada pode esperar o ROI ajustado aos riscos, os custos e os benefícios mostrados na Tabela 1. Consulte o Apêndice A para ler uma descrição da organização combinada. Tabela 1 ROI ajustado aos riscos em três anos para a organização combinadai

ROI Período

de retorno financeiro

IRR (taxa interna de retorno)

Benefício total (valor atual)

Custo total (valor atual)

NPV (valor líquido atual)

NPV por usuário

315% 4 meses 452% US$ 5.426.329 (US$ 1.307.074) US$ 4.119.255 US$ 4.119

Fonte: Forrester Research, Inc.

O tempo para implantar a solução e o período de retorno financeiro, medidos a partir da data de entrada em operação, foram consideravelmente menores do que seriam se uma solução local equivalente fosse implantada.

Benefícios. A organização combinada obteve os seguintes benefícios (os dez primeiros estão incluídos na análise de ROI), que representam os benefícios obtidos pelas empresas entrevistadas:

o Eliminação de hardware. Por ser uma solução em nuvem, o Office 365 elimina em grande parte a necessidade de instalar e gerenciar qualquer hardware. Em três anos, foram eliminados mais de US$ 217.000 em aquisição e hospedagem de servidores do Exchange, do SharePoint e do Lync, além do armazenamento. Isso inclui as instalações principais, e também uma capacidade limitada de backup.

o Eliminação de software de terceiros. O Office 365 inclui vários recursos que seriam pagos separadamente em uma solução local, geralmente a fornecedores terceirizados. Economia de mais de US$ 45.000 com a eliminação de soluções adicionais de antivírus e antispam para email (o Forefront Online Protection for Exchange está incluído no Exchange Online) e agente de backup para email.



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o Economia em Webconferência. O Office 365 inclui o Microsoft Lync Online, uma solução completa de Webconferência. O Lync substitui a maior parte do uso de uma solução existente de Webconferência, economizando US$ 150.000 em três anos.

o Economia em teleconferência. Além da solução de Webconferência, a organização combinada também conta com uma solução tradicional, baseada em telefonia, de teleconferência. O uso dessa solução é reduzido à medida que as chamadas internas de conferência passam a ser realizadas com a solução online do Lync. A economia equivale a US$ 72.000 em três anos.

o Licenças de EA (Enterprise Agreement) substituídas pela assinatura do Office 365. Licenças locais completas de EA são substituídas pelas assinaturas do Office 365, juntamente com o Core CAL Bridge for Office 365 e o Windows Software Assurance. Algumas organizações consideram vantajosa a transição de despesas de capital para despesas operacionais. No período de três anos, são substituídos cerca de US$ 477.000 em licenças de EA. Essa vantagem é uma compensação parcial dos custos de assinatura e licenciamento da Microsoft descritos posteriormente neste estudo e incluídos de forma que somente o aumento líquido dos custos seja calculado na análise de ROI. Isso não representa qualquer tipo de desconto ou redução no custo total pago à Microsoft.

o Redução da mão de obra local de implementação. O tempo necessário para implementar o Office 365 é geralmente inferior ao de uma implementação local equivalente. Economia de cerca de US$ 63.000 em custos de implementação local.

o Redução do trabalho de suporte em TI. O Office 365 elimina a necessidade de gerenciar hardware, conforme descrito anteriormente, e reduz muito o trabalho de gerenciamento de aplicativos. No modelo do Office 365, a Microsoft fornece um serviço de help desk, eliminando também algumas atividades de help desk de terceiro nível. A organização combinada pôde realocar recursos de suporte e help desk de TI, economizando US$ 525.000 em três anos.

o Redução dos custos de viagem e das emissões correspondentes de CO2. A solução Lync Online, combinada a outras ferramentas de colaboração e produtividade do Office 365, reduz a necessidade de reuniões presenciais internas e com clientes. Economia de mais de US$ 993.000, com uma redução correspondente de 238.000 quilogramas nas emissões de CO2 geradas por viagens aéreas.

o Aumento da produtividade dos funcionários especializados. O pacote de soluções 2010, que inclui Exchange Online, Lync Online, SharePoint Online e Office Professional Plus, permite ganhos substanciais de produtividade para todos os funcionários especializados. Isso se deve principalmente à melhora na comunicação e no intercâmbio de conhecimento. Essa vantagem tem natureza semelhante na solução Office 365 online e nas versões locais. Foram obtidos ganhos de produtividade de US$ 4.380.000 no período do estudo.

o Aumento incremental da produtividade dos funcionários móveis. Além do ganho geral de produtividade descrito acima, o Office 365 fornece ganhos incrementais de produtividade para funcionários móveis, que obtêm melhor acesso a recursos de TI e documentos quando viajam. Isso inclui 250 consultores sênior e profissionais de vendas, e resulta em um aumento de produtividade de cerca de US$ 956.000 em três anos.

o Funcionalidade melhor/mais recente e facilidade de atualização (não quantificado). O Office 365 disponibiliza os recursos e as funcionalidades mais recentes, sem que o departamento de TI precise realizar qualquer atualização. Os usuários terão benefícios adicionais com a disponibilidade antecipada desses recursos.



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o Melhor experiência do usuário (não quantificado). O Office 365 proporciona uma experiência melhor ao usuário por fornecer melhor acesso para o trabalho fora do escritório, caixas de correio maiores e colaboração mais fácil com os clientes.

o Maior segurança de TI (não quantificado). O Office 365 pode fornecer maior segurança de TI porque todas as correções e atualizações são feitas pela Microsoft assim que estão disponíveis. Além disso, a Microsoft pode fornecer criptografia e autenticação superiores às da solução local anterior da empresa.

o Melhor arquivamento e conformidade (não quantificado). O Office 365 melhora o arquivamento por eliminar os arquivos .PST locais de email do Outlook e por centralizar o armazenamento de documentos nas pastas do SharePoint. Isso simplifica e agiliza as atividades de detecção e conformidade.

o Melhor disponibilidade e recuperação de desastres (não quantificado). O Office 365 oferece total redundância geográfica no armazenamento de dados e permite que os usuários acessem suas informações em qualquer lugar. A Microsoft também fornece um SLA (contrato de nível de serviço) de 99,9% de atividade para todos os componentes do Office 365. Os leitores devem levar em consideração o custo de uma falha para sua organização ao avaliar o valor da melhora na disponibilidade e na recuperação de desastres.

o Possibilidade de soluções mistas locais/em nuvem (não quantificado). O Office 365 dá suporte a soluções híbridas em que alguns componentes e/ou usuários são hospedados localmente e outros, na nuvem. Isso permite maior flexibilidade para obter economia de custos em algumas áreas, sem abrir mão da funcionalidade de aplicativos altamente personalizados. Muitos clientes entrevistados indicaram estar em busca de uma solução híbrida, especialmente para o SharePoint.

Custos. A organização combinada apresentou os seguintes custos:

o Mão de obra do planejamento inicial e do projeto-piloto. O tempo necessário para planejar e testar o Office 365 varia muito de acordo com o tamanho da empresa e da migração. Dois profissionais de TI dedicaram 2,5 meses a essa atividade, a um custo de cerca de US$ 22.000.

o Mão de obra de implementação/migração. A implementação e a migração propriamente ditas também dependem do número de usuários. As empresas entrevistadas adotaram uma abordagem em etapas ou imediata para a migração dos usuários. A organização combinada teve três profissionais de TI dedicados à tarefa por dois meses, a um custo total de US$ 35.000.

o Hardware. Para contar com SSO e federação de identidades, é necessário ter um servidor local de ADFS (Serviços de Federação do Active Directory). Para alta disponibilidade, podem ser necessários dois servidores. A organização combinada instalou dois servidores e, juntamente com três anos de hospedagem interna, gastou pouco mais de US$ 21.000.

o Assinatura e licenças da Microsoft. Durante o primeiro ano em que um usuário migra para o Office 365, a assinatura é coberta pelo EA e pelas licenças de servidor existentes. A partir do segundo ano, uma assinatura mensal é cobrada, juntamente com as licenças “alinhadas” do Core CAL Bridge for Office 365 e do Windows Software Assurance. No período do estudo, a organização combinada gastou cerca de US$ 1.013.000 em assinaturas e licenças “alinhadas”.



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o Treinamento. O treinamento dos usuários finais em SharePoint, Lync, etc. na nuvem é idêntico ao da solução local. No entanto, esses custos foram incluídos na análise financeira para fornecer um TCO preciso da atualização para o pacote de soluções 2010. Além disso, é necessário algum treinamento limitado do departamento de TI para administrar o Office 365. Nessas duas categorias, foram gastos US$ 90.000 em treinamento.

o Administração contínua. A administração do Office 365 exige um trabalho consideravelmente menor do que uma solução local equivalente. Isso se reflete no benefício correspondente já mencionado. A organização combinada precisou de 1,5 recurso FTE (equivalente a tempo integral) para gerenciar o Office 365 para usuários nos EUA e em dois países europeus. O custo total em três anos foi de US$ 315.000.

o Largura de banda adicional. A necessidade de largura de banda adicional pode variar muito, dependendo da largura de banda já disponível, do número de usuários e do tráfego gerado. A organização combinada gastou US$ 60.000 em três anos para aumentar a largura de banda na sede e em um outro escritório de grande porte.

Figura 1 Fluxo de caixa cumulativo ajustado aos riscos em três anos para a organização combinada US$ 5.000.000 US$ 4.000.000 US$ 3.000.000 US$ 2.000.000 US$ 1.000.000 US$ 0 (US$ 1.000.000) Inicial Ano 1 Ano 2 Ano 3


US$ 4.119.255

US$ 2.439.087

US$ 565.892

(US$ 258.566)

Custos. (valor atual)

Benefícios (valor atual)

Fluxo de caixa cumulativo (valor atual



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Fatores que afetam os benefícios e os custos

A Tabela 1 ilustra os resultados financeiros ajustados aos riscos que podem ser esperados pela organização combinada. Os valores ajustados aos riscos levam em conta qualquer possível incerteza ou variação existente ao estimar os custos e os benefícios, o que resulta em estimativas mais conservadoras. Os seguintes fatores podem afetar os resultados financeiros obtidos por uma organização:

Número de usuários. Os custos da assinatura do Office 365 são calculados com base no número de usuários. Um número maior de usuários também poderia exigir a migração de mais dados, o que prolongaria o período de implementação e aumentaria o custo. Por outro lado, quanto maior a base de usuários, maiores os benefícios obtidos. No que se refere aos benefícios relacionados à produtividade, as organizações maiores devem constatar ganhos consideravelmente superiores, capazes de aumentar o ROI e o NPV.

Estrutura de licenciamento existente. O custo total de licenciamento e assinatura pode variar com base nos níveis de licenciamento existentes, na existência de um EA e/ou Software Assurance em vigor e na data de implementação da versão anterior (se for aplicável). A organização combinada tinha um EA de Desktop Profissional em vigor. Como pode ser muito complicado determinar esses custos, recomendamos que o leitor trabalhe em conjunto com a Microsoft ou com seu parceiro de canal para entender os novos custos de licença/assinatura, bem como os custos anteriores de licença que possam ser eliminados.

Componentes utilizados da solução Office 365. Talvez uma organização decida não implementar todos os componentes da solução Office 365 – Exchange Online com Forefront Online Protection for Exchange, Office Professional Plus, Lync Online e SharePoint Online. Isso reduzirá o custo da assinatura mensal, mas também poderá fazer com que algumas categorias de benefícios discutidas no estudo não sejam concretizadas. O leitor deve levar em consideração, se for o caso, quais dos benefícios não serão concretizados se não for implementado todo o pacote.

Divulgações

O leitor deve estar ciente do seguinte:

O estudo foi encomendado pela Microsoft e realizado pelo grupo Forrester Consulting.

A Forrester não faz suposições quanto ao possível ROI a ser obtido por outras organizações. A Forrester recomenda que os leitores usem suas próprias estimativas dentro do sistema apresentado no relatório para determinar a conveniência de um investimento no Microsoft Office 365.

A Microsoft revisou o material e enviou comentários à Forrester, mas a Forrester manteve o controle editorial sobre o estudo e suas constatações, e não aceitou alterações que apresentassem contradição às constatações ou obscurecessem o significado do estudo.

Os clientes entrevistados foram indicados pela Microsoft.



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Sistema e metodologia de TEI

Introdução A partir das informações fornecidas nas entrevistas, a Forrester elaborou um sistema de TEI (Total Economic Impact™) para as organizações que avaliam a possibilidade de implementar o Microsoft Office 365. O objetivo desse sistema é identificar os fatores de custo, benefício, flexibilidade e risco que afetam a decisão de investimento.

Abordagem e metodologia A Forrester adotou uma abordagem em várias etapas para avaliar o impacto que o Microsoft Office 365 pode exercer em uma organização (veja a Figura 2). Mais especificamente:

Entrevistamos profissionais de marketing e vendas da Microsoft e analistas da Forrester para coletar dados referentes ao Office 365 e ao mercado de soluções de colaboração e produtividade baseadas em nuvem.

Entrevistamos dez organizações que utilizam atualmente a versão beta do Microsoft Office 365 para obter dados sobre custos, benefícios e riscos.

Criamos uma organização combinada com base nas características das organizações entrevistadas (consulte o Apêndice A).

Elaboramos um modelo financeiro representativo das entrevistas utilizando a metodologia de TEI. O modelo financeiro foi preenchido com os dados sobre custos e benefícios obtidos nas entrevistas, de forma aplicável à organização combinada.

Figura 2 Abordagem de TEI


A Forrester aplicou quatro elementos fundamentais de TEI ao modelo para o Microsoft Office 365:

1. Custos.

2. Benefícios para toda a organização.

3. Flexibilidade.

4. Risco.

Diante da crescente sofisticação das empresas nas análises de ROI relativas a investimentos em TI, a metodologia de TEI da Forrester atende ao objetivo de fornecer uma visão abrangente do impacto econômico total das decisões de compra. Consulte o Apêndice B para obter mais informações sobre a metodologia de TEI.

Realizar um planejamento

detalhado

Conduzir entrevistas

com clientes

Criar a organização combinada

Elaborar o modelo financeiro usando o sistema de TEI

Redigir o estudo de caso



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Análise

Destaques das entrevistas

Para este estudo, foi realizado um total de dez entrevistas, envolvendo representantes das seguintes empresas (clientes da Microsoft com sede nos EUA e na Europa):

1. Empresa internacional de consultoria: líder global em consultoria, tecnologia, terceirização e serviços profissionais locais com mais de 100.000 funcionários. Uma empresa de atuação mundial, que inclui serviços de TI e serviços Microsoft hospedados. Executa atualmente uma instância global do Exchange 2007, juntamente com Office Professional 2007 e OCS 2007 R2 (Office Communications Server 2007 R2).

2. Empresa municipal de serviços públicos: empresa municipal de serviços públicos com

600 funcionários em processo de separação de serviços compartilhados de TI do município. Atualmente utiliza uma combinação de Office Professional 2003, 2007 e 2010, juntamente com Exchange 2003. Todas as soluções da Microsoft precisarão ser substituídas como parte da separação da infraestrutura do município.

3. Universidade: uma universidade particular com 12.000 usuários, incluindo 6.000 alunos.

A universidade tem um sistema próprio de email e um sistema de calendário terceirizado que precisa ser substituído. O SharePoint 2007 tem 300 usuários. A universidade conta com licenças educacionais para os produtos Microsoft.

4. Empresa de serviços profissionais de ICT: empresa de serviços de ICT sediada na

Europa com mais de 12.000 funcionários. Utiliza atualmente uma combinação de Office Professional 2007 e 2010, Exchange 2007, SharePoint 2007 e OCS 2007 R2.

5. Empresa de arquitetura: uma empresa de arquitetura com 600 funcionários distribuídos em

13 escritórios, oito nos EUA e cinco em outras partes do mundo. A empresa utiliza as versões 2003 de Exchange, SharePoint e Office Professional.

6. Banco: um banco que está trabalhando com um parceiro Microsoft na implementação do

Office 365. Tem 1.500 funcionários e utiliza as versões 2003 do Exchange e do Office Professional.

7. Empresa de mídia: esta empresa terceirizou grande parte de suas operações de TI

e infraestrutura para um parceiro Microsoft. A empresa tem mais de 800 usuários com as versões 2007 do Exchange e do Office Professional.

8. Empresa de logística de commodities agrícolas: esta organização tem 1.500 usuários das

soluções Microsoft, em um total de 4.000 funcionários. Os funcionários estão distribuídos por dezenas de países em todo o mundo. São utilizadas várias versões de Exchange, SharePoint e Office Professional. Há também alguns locais que utilizam soluções não autorizadas pelo grupo central de TI, que serão eliminadas como parte da distribuição global do Office 365.



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9. Empresa de peças automotivas: empresa sediada na Europa com 5.500 funcionários, dos quais 1.200 são profissionais especializados que utilizarão o Office 365. Os demais são funcionários da fábrica. A empresa tem 11 escritórios distribuídos pela Europa, América do Norte e Ásia. São utilizados atualmente o Exchange 2000 e o Office Professional 2007.

10. Organização de padronização e testes: a empresa tem mais de 7.000 funcionários distribuídos

por dezenas de países. Está migrando de uma solução de email concorrente. Office Professional 2010, SharePoint 2010 e OCS 2007 R2 estão implementados localmente.

As dez entrevistas revelaram os seguintes pontos de destaque:

Os principais motivos apresentados para atualizar/migrar para o Office 365 foram a intenção de reduzir o TCO, simplificar a administração e fornecer os recursos mais recentes com maior rapidez. Alguns comentários selecionados dos entrevistados:

o “O incentivo principal foi que não desejo gerenciar o hardware, o software nem os profissionais necessários para manter a solução.”

o “Queríamos implementar as versões mais recentes do SharePoint e do Outlook. Basicamente, estamos em busca de mais recursos e flexibilidade.”

o “Crescemos muito nos últimos anos, de forma orgânica e também com aquisições. A TI tem feito um grande esforço para acompanhar esse processo. Então, estávamos em busca de uma forma para aumentar a eficiência na oferta de serviços de tecnologia para a empresa.”

o “Nossa empresa é muito descentralizada, distribuída por vários países. Nós operamos uma organização de TI muito simplificada. O uso da nuvem elimina a complexidade local.”

o “O principal motivo da migração para a nuvem foi a economia de custos. Ter o email administrado pela Microsoft garante que todo o conjunto funcione bem.”

o “Do ponto de vista do custo, o 365 era a solução mais interessante, especialmente porque já temos um EA com a Microsoft. Em relação à funcionalidade, a versão 2010 oferece muito mais do que as versões anteriores, principalmente o Lync.”

Obter uma redução significativa do custo e do trabalho associado aos típicos ciclos de atualização a cada três ou quatro anos tem grande importância.

o “Precisaríamos atualizar todo o hardware a cada três ou quatro anos. Juntamente com a mão de obra associada, isso tem um custo muito elevado.”

o “Eliminar a necessidade de atualizar nosso parque de TI dentro de poucos anos é uma grande conquista.”

As licenças existentes de EA e Software Assurance tornaram muito fácil a decisão de migrar para o Office 365.

o “Foi uma decisão muito simples, pois já tínhamos em vigor um contrato de Software Assurance.”

o “O Office 365 foi oferecido como parte da nossa atualização de EA.”

o “Já tínhamos o BPOS, o que tornou a migração para o Office 365 uma evolução natural.”



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O Office 365 inclui diversos novos serviços de valor.

o “Com antispam e antivírus incluídos, é menos um fator com que preciso me preocupar.”

o “O Office 365 tem ótimos recursos de recuperação de desastres.”

o “Os aperfeiçoamentos do SharePoint e do OCS [Lync] têm grande importância para nossos usuários.”

Os departamentos de TI estão entusiasmados com a liberação de tempo para trabalhar em projetos mais estratégicos.

o “Queremos que nossa equipe de TI se concentre em projetos estratégicos, e não em tomar conta da infraestrutura.”

o “Nossos clientes estão buscando formas de se liberar do trabalho com commodities [de TI].”

A oferta de caixas de correio maiores é percebida como importante.

o “Mais capacidade ajuda na produtividade. Temos usuários que gastam muito tempo limpando a caixa de entrada, porque não conseguem mais enviar emails.”

o “As caixas de correio maiores economizam o tempo do departamento de TI, pois é isso o que as pessoas solicitam: mais espaço na caixa de entrada.”

o “O espaço das caixas de correio está se esgotando, e não podemos fornecer mais espaço com eficiência usando uma solução local.”

O processo de implementação e migração beta do Office 365 foi considerado bastante simples.

o “Levamos algum tempo para definir as políticas de segurança do email, mas é algo que precisaríamos fazer de qualquer modo.”

o “A configuração dos servidores de ADFS foi um pouco confusa, mas a documentação sobre o assunto melhorou muito.”

o “A migração de dados não apresenta dificuldades e representa uma ótima oportunidade para uma limpeza dos dados.”

Houve diversas opiniões sobre a vantagem das despesas de capital versus despesas operacionais, mas, para as empresas que preferem as despesas operacionais, a implantação do Office 365 se mostrou muito útil.

o “As despesas operacionais são interessantes porque tornam mais fácil cobrar grupos internos por serviços obrigatórios e opcionais.”

o “A importância de um modelo em relação ao outro varia de ano para ano. Neste momento, é mais fácil obter financiamento para despesas operacionais.”

o “Cada vez mais empresas desejam reduzir as despesas de capital. Eliminar a aquisição de hardware a cada três anos e a contratação de consultores para esse serviço é um grande benefício.”

o “Uma solução em nuvem era interessante do ponto de vista das despesas operacionais. Analisando o TCO, descobrimos que seria uma abordagem melhor.”



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Organização combinada Com base nas entrevistas dos dez clientes já existentes indicados pela Microsoft, a Forrester elaborou um sistema de TEI, uma empresa combinada e uma análise de ROI associada para ilustrar as áreas afetadas financeiramente. A organização combinada sintetizada pela Forrester a partir desses resultados representa uma empresa de manufatura com sede nos EUA e algumas operações na Europa. Há um total de 3.500 funcionários, dos quais 1.000 são profissionais especializados migrando para o Office 365. A organização está migrando do Office Professional e do Exchange 2003, juntamente com uma implantação limitada do SharePoint 2003. Será implementado o pacote Office 365 E3 completo, que consiste em Exchange Online, SharePoint Online, Office Professional Plus e Lync Online. Como parte do licenciamento existente, a empresa combinada tem em vigor contratos de EA de Desktop Profissional e Software Assurance. Uma descrição mais detalhada da organização combinada pode ser encontrada no Apêndice A. Suposições do sistema A Tabela 2 apresenta as suposições do modelo adotado pela Forrester nesta análise. Tabela 2 Suposições do modelo

Ref. Métrica Valor

A1 Custo anual com todos os encargos* por recurso FTE de TI US$ 70.000

A2 Custo anual com todos os encargos* por profissional móvel US$ 106.250

A3 Custo anual com todos os encargos* por funcionário especializado (em todas as funções da organização) US$ 60.000

A4 Número de usuários do Office 365 1.000 *O custo com todos os encargos inclui seguro, férias remuneradas e qualquer outro custo com que a organização precise arcar.


A taxa de desconto aplicada nos cálculos de PV e NPV é de 12%, e o horizonte de tempo adotado para o modelo financeiro é de três anos. As organizações geralmente adotam taxas de desconto entre 8% e 16% com base no ambiente atual. Recomendamos que os leitores consultem o departamento financeiro de suas empresas para determinar a taxa de desconto mais adequada a ser aplicada a suas organizações.

Todos os cálculos neste estudo foram realizados em dólares dos EUA, embora alguns clientes entrevistados utilizem o euro como moeda principal. Alguns valores em dólares apresentados neste estudo foram arredondados para o valor inteiro mais próximo em centavos ou dólares. Portanto, talvez os resultados de alguns cálculos nas tabelas a seguir não correspondam exatamente aos resultados do leitor, caso ele siga as fórmulas e os valores apresentados.



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Custos

O Office 365 segue predominantemente um modelo de custo de SaaS (software como serviço), com muitas categorias de custo substituídas por uma assinatura de serviço. Assim como em qualquer grande projeto de TI, há custos de planejamento inicial e de implementação. Algumas categorias de custo contam com um benefício correspondente. Esses benefícios são mencionados nas áreas de custo individuais e analisados integralmente na seção Benefícios. Muitos desses custos podem apresentar grandes variações dependendo do porte da organização do leitor. Portanto, recomendamos que o leitor utilize este modelo como base para determinar o TEI de sua organização. Custos de mão de obra do planejamento inicial e do projeto-piloto

Os clientes participantes do estudo eram usuários beta do Office 365. O trabalho necessário para a versão beta é considerado uma representação do planejamento inicial e da realização de um projeto-piloto. De forma geral, os clientes consideraram o processo simples. O tempo desta etapa variou de um mês, no caso da migração de um cliente de BPOS, a quatro meses, para um cliente que migrou de uma solução que não era da Microsoft. Em todos os casos, a maior parte do tempo foi dedicada a definir a solução e migrar as caixas de correio dos usuários. Em geral, uma semana foi gasta para configurar a infraestrutura de ADFS.

A organização combinada concluiu esse trabalho exclusivamente com mão de obra interna. Com o uso de consultores externos, o custo total será aproximadamente o mesmo, mas com a substituição da mão de obra interna pela externa.

No caso da organização combinada, dois FTEs dedicaram 2,5 meses à tarefa. O custo mensal de um FTE com todos os encargos foi de US$ 5.833. Dois FTEs x 2,5 meses x US$ 5.833 equivalem a US$ 21.875.

Tabela 3 Custos de mão de obra do planejamento inicial e do projeto-piloto


Custos de mão de obra de implementação/migração A maior parte do trabalho consiste em definir políticas e migrar dados: caixas de correio e documentos do SharePoint. A duração do trabalho está diretamente vinculada ao número de usuários e/ou ao volume de dados migrados. Em uma extremidade do espectro de possibilidades, uma organização com mais de 100.000 usuários planeja realizar a migração em um ano. Para organizações na faixa de 500 a 2.000 funcionários, a média é de um a dois meses.

Ref. Métrica Cálculo Inicial

B1 Número de FTEs de TI 2

B2 Número de meses 2,5

B3 Custo mensal com todos os encargos A1/12 meses US$ 5.833

Bt Custos de mão de obra do planejamento inicial e do projeto-piloto B1*B2*B3 US$ 21.875



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As empresas seguiram uma metodologia típica de implementação e teste anterior à migração. Um dos entrevistados afirmou: “A velocidade da migração depende da disposição para interromper as operações normais.” A abordagem típica é migrar determinado número de usuários a cada noite ou nos fins de semana, concluindo um local ou grupo por vez. Depois da migração de todos os usuários, a infraestrutura local é desativada.

O treinamento também é realizado nesse período. Ele é tratado em uma categoria de custo separada mais adiante no estudo.

Essa tarefa pode ser concluída pela equipe interna de TI, se houver capacitação. A maioria dos clientes entrevistados utilizou recursos internos. Outra alternativa é utilizar organizações de serviços de TI. Uma organização desse tipo estimou que o custo somente dos serviços de design seria de US$ 10.000 a US$ 20.000, enquanto o gerenciamento terceirizado de uma migração completa poderia ser de US$ 30.000 a US$ 100.000 (ou mais) dependendo do número de usuários. A organização combinada utilizou recursos internos.

O trabalho total é menor do que o esperado para uma instalação local. O benefício correspondente é abordado na seção Benefícios deste estudo. Tabela 4 Custos de mão de obra de implementação/migração

Ref. Métrica Cálculo Inicial

C1 Número de FTEs de TI 3

C2 Número de meses 2

C3 Custo mensal com todos os encargos A1/12 meses US$ 5.833

Ct Custos de mão de obra de implementação/migração C1*C2*C3 US$ 35.000


Custos de hardware Embora o Office 365 permita que uma organização elimine hardware, ainda existe a necessidade de um servidor de ADFS para federação de identidades e SSO. Isso geralmente requer um servidor, e pode-se adicionar mais um para alta disponibilidade. Os requisitos técnicos não são muitos; portanto, uma configuração típica de servidor intermediário será suficiente. Os servidores podem ser hospedados localmente ou em instalações compartilhadas. A maioria das empresas entrevistadas optou pela hospedagem no local. A organização combinada hospeda os servidores no local e aloca recursos adicionais de energia, espaço, resfriamento, etc. Esses servidores devem ser substituídos a cada três ou quatro anos, dentro do ciclo regular de atualização da empresa. O benefício correspondente dos servidores de Exchange, Lync e SharePoint não instalados é abordado na seção Benefícios deste estudo.



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Tabela 5 Custos de hardware

Ref. Métrica Cálculo Inicial Ano 1 Ano 2 Ano 3 Total

D1 Número de servidores de ADFS 2

D2 Custo por servidor US$ 7.000

D3 Manutenção (D1*D2) [período inicial]*10% US$

1.400 US$

1.400 US$

1.400

D4 Custo da hospedagem interna D1 [período inicial]*US$ 500

US$ 1.000

US$ 1.000

US$ 1.000

Dt Custos de hardware (D1*D2)+D3+D4 US$ 14.000US$

2.400 US$

2.400 US$

2.400 US$

21.200


Assinatura e licenças da Microsoft O Office 365 é um serviço por assinatura com um preço mensal por usuário. Há várias faixas de preço, dependendo dos componentes da solução incluídos. A organização combinada utiliza o conjunto de soluções E3, que inclui as versões mais recentes de Exchange Online, Lync Online, SharePoint Online e Office Professional Plus. O preço de tabela é US$ 24 mensais por usuário, com descontos disponíveis por volume e duração do contrato. Durante o primeiro ano em que um usuário migra para o Office 365, todos os custos de assinatura são cobertos pelo EA existente. Nos anos seguintes, é adotado o modelo de assinatura, e as cobranças são adicionadas às tarifas de EA existentes.

Normalmente os EAs cobrem componentes adicionais além dos produtos de interação com o usuário no Office 365. De acordo com a Microsoft: “Os CAL Suite Bridges são usadas na transição de um CAL Suite (local) para uma combinação comparável de produtos e serviços online. Assim, os CAL Suite Bridges consistem nas cargas de trabalho do CAL Suite não encontradas no Office 365 nem no Windows Intune, e permitem que os clientes de CAL Suites existentes mantenham sua cobertura de SA, o compromisso com a empresa como um todo e os descontos de plataforma correspondentes para as cargas de trabalho que permaneçam locais.”

Geralmente o Software Assurance cobre o sistema operacional Windows e também os aplicativos executados nele. O Office 365 não inclui um caminho de atualização para o Windows. Portanto, talvez a organização do leitor prefira pagar separadamente pelo Software Assurance do sistema operacional Windows, além dos custos do Office 365 e do CAL Suite Bridge.

Para permitir uma comparação fidedigna, a organização combinada optou por pagar pelo Core CAL Bridge para o Office 365 e pelo Windows Software Assurance. Como resultado, todas as licenças de soluções Microsoft que a organização possuía antes da migração permanecem em vigor.

A organização combinada continuou a pagar pelo EA para Desktop Profissional e pelas licenças de servidores durante o período inicial, com o planejamento e a migração em andamento, e também no Ano 1. Em relação ao período inicial, isso equivale a 4,5 meses de custos.

Os custos de EA substituídos no início do Ano 2 estão incluídos na seção Benefícios deste estudo para refletir os créditos.



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Tabela 6 Assinatura e licenças da Microsoft


E1* Licenças de EA e servidores (somente período inicial e Ano 1)

US$ 89.314

US$ 238.171 US$ 0 US$ 0

E2* Custos de assinatura do Office 365 (a partir do Ano 2)

US$ 23,25*1.000 usuários

[A3]*12 meses US$

279.000 US$

279.000

E3* Core CAL Bridge para o Office 365 US$

15.000 US$

15.000

E4* Windows Software Assurance US$

49.000 US$

49.000

Et Assinatura e licenças da Microsoft E1+E2+E3+E4 US$

89.314 US$

238.171 US$

343.000 US$

343.000 (US$

1.013.485)

*Esses números de referência são indicadores de linha e não devem ser confundidos com os conjuntos de soluções do Office 365. Fonte: Forrester Research, Inc.

Treinamento O treinamento dos usuários para o Office 365 deve ser o mesmo da solução local, e o nível necessário depende da versão a partir da qual é feita a migração; por exemplo, Office Professional 2003. Contudo, os custos do treinamento de usuários foram incluídos para que o leitor tenha uma visão completa do TCO. Algumas empresas entrevistadas utilizaram organizações externas de treinamento, enquanto outras utilizaram recursos internos para fornecer o treinamento. Em geral, foi feita uma combinação de treinamento online e em sala de aula. É provável que muitos usuários optem por não fazer o treinamento. Algum treinamento especializado na administração do Office 365 é necessário para a organização de TI. O número de indivíduos treinados pode variar de acordo com o tamanho da empresa, mas o número consensual para uma empresa do porte da organização combinada é de dois profissionais de TI. Tabela 7 Treinamento


F1 Treinamento de TI US$ 10.000 US$ 0 US$ 0 US$ 0

F2 Treinamento de usuários finais US$ 80.000 US$ 0 US$ 0 US$ 0

Ft Treinamento F1+F2 US$ 90.000 US$ 0 US$ 0 US$ 0 US$ 90.000




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Administração contínua O trabalho de administrar o Office 365 é consideravelmente menor do que o necessário para uma solução local equivalente. O volume de trabalho varia de acordo com o número de usuários. As menores empresas entrevistadas planejaram ter pelo menos um FTE, independentemente do porte. Uma organização com 10.000 usuários planejou ter três FTEs, um para o Exchange e dois para o SharePoint. A organização combinada optou por 1,5 FTE, de forma alinhada com o planejamento das empresas do mesmo porte. Esses recursos se destinam a cobrir as operações nos EUA e na Europa. A maior parte do trabalho é dedicada ao gerenciamento de contas de usuários, à configuração do Office 365 e à manutenção dos servidores de ADFS. A economia no trabalho administrativo é abordada na seção Benefícios deste estudo. Tabela 8 Administração contínua


G1 Número de FTEs de TI 1,5 1,5 1,5

G2 Custo anual de TI com todos os encargos A1 US$

70.000 US$

70.000 US$

70.000

Gt Administração contínua G1*G2 US$ 105.000

US$ 105.000

US$ 105.000

US$ 315.000

Fonte: Forrester Research, Inc. Largura de banda adicional Nenhuma das empresas entrevistadas havia decidido quanta largura de banda adicional seria necessária, caso houvesse essa necessidade. A Microsoft fornece diversas ferramentas e white papers para calcular a largura de banda necessária. A largura de banda adicional necessária depende do porte da conexão já existente e da utilização futura prevista. Uma das empresas entrevistadas, que é também uma empresa de consultoria da Microsoft, afirmou: “Ainda não tivemos nenhum cliente que precisasse aumentar a largura de banda para o BPOS [o antecessor do Office 365]. Se houver uma situação de atualização necessária, normalmente será uma empresa que possui uma linha T1 e precisa acrescentar outra (provavelmente US$ 500 a US$ 700 por mês). No caso de uma empresa maior, talvez seja necessário migrar de algumas linhas T1 para uma conexão de fibra óptica (100 MB). Uma conexão de 100 MB custa, em minha cidade, de US$ 700 a US$ 1.000 por mês.” No caso da organização combinada, foi estabelecida uma reserva de US$ 20.000 por ano para largura de banda adicional na sede e possivelmente em outros escritórios de grande porte. Recomendamos que o leitor trabalhe em conjunto com a Microsoft para calcular os futuros requisitos de largura de banda e tomar as providências necessárias. Sem essa medida, existe o risco de problemas de desempenho e custos inesperados.



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Tabela 9 Largura de banda adicional


H1 Largura de banda adicional US$ 0US$

20.000 US$

20.000 US$

20.000

Ht Largura de banda adicional H1 US$ 0US$

20.000 US$

20.000 US$

20.000 US$

60.000 Fonte: Forrester Research, Inc.

Custo total O custo total incorrido pela organização combinada para implementar e gerenciar a solução Office 365 é mostrado na Tabela 10 a seguir. Tabela 10 Custo total (não ajustado aos riscos)

Ref. Custos Inicial Ano 1 Ano 2 Ano 3 Total

Bt Custos de mão de obra do planejamento inicial e do projeto-piloto

(US$ 21.875) (US$ 21.875)

Ct Custos de mão de obra de implementação/migração

(US$ 35.000) (US$ 35.000)

Dt Custos de hardware (US$ 14.000) (US$ 2.400) (US$ 2.400) (US$ 2.400) (US$ 21.200)

Et Custos de assinatura e licenças da Microsoft

(US$ 89.314)

(US$ 238.171)

(US$ 343.000)

(US$ 343.000)

(US$ 1.013.485)

Ft Treinamento (US$ 90.000) (US$ 90.000)

Gt Administração contínua (US$ 105.000)

(US$ 105.000)

(US$ 105.000)

(US$ 315.000)

Ht Largura de banda adicional (US$ 20.000)

(US$ 20.000)

(US$ 20.000) (US$ 60.000)

Total (US$ 250.189)

(US$ 365.571)

(US$ 470.400)

(US$ 470.400)

(US$ 1.556.560)




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Benefícios A primeira metade da seção Benefícios detalha os benefícios quantitativos para a organização combinada incluídos na análise de ROI. A segunda metade descreve os benefícios qualitativos que os clientes entrevistados obtiveram, mas que não podem ser inteiramente descritos no modelo financeiro. Os benefícios qualitativos são potencialmente tão valiosos quanto os quantitativos e devem ser levados em consideração na análise do ROI total alcançado com a implementação do Office 365. Eliminação de hardware O Office 365 elimina a necessidade de servidores do Exchange, do SharePoint e do Lync. Elimina também a necessidade de uma grande implementação de armazenamento, seja de SAN ou de conexão direta. O porte do parque de infraestrutura local depende do número de usuários e locais, do tamanho das caixas de correio, etc. Além disso, a Microsoft oferece caixas de correio de 25 GB, que uma empresa teria muita dificuldade em implementar localmente por um custo razoável. Criar uma infraestrutura com total redundância geográfica como a oferecida pela Microsoft também acrescentaria um custo considerável. As empresas maiores que a organização combinada podem esperar benefícios consideravelmente maiores em sua categoria. Por exemplo, um cliente entrevistado com mais de 10.000 usuários espera eliminar 40 servidores do Exchange. Também é muito importante que o leitor leve em consideração que todos os custos de hardware seriam incorridos novamente a cada três ou quatro anos, com base no ciclo regular de atualização. Na organização combinada, o custo de migrar de uma caixa de correio de 250 MB para uma de 1 GB foi incluído. A quantidade de servidores na tabela a seguir se baseia na implantação de uma infraestrutura de alta disponibilidade. Haveria dois servidores do Exchange residentes em um dos escritórios europeus para os usuários locais. Além dos 13 servidores principais, quatro servidores foram configurados em uma instalação de recuperação de desastres “a frio” para fornecer serviços essenciais de forma limitada no caso de um grande desastre. Isso nem mesmo se aproxima do nível de resiliência para recuperação de desastres fornecido de forma inerente ao Office 365. Há outra discussão da recuperação de desastres incluída na seção sobre benefícios qualitativos deste estudo. O armazenamento provavelmente seria uma combinação de SAN para o SharePoint e conexão direta para o Exchange. Para fins de simplicidade, um preço único por terabyte foi adotado.



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Tabela 11 Eliminação de hardware

Ref. Métrica Cálculo Ano 1 Ano 2 Ano 3 Total

I1 Número de servidores do Exchange 6

I2 Número de servidores do SharePoint 4

I3 Número de servidores do Lync 3

I4 Servidores adicionais para instalação de recuperação de desastres “a frio”

4

I5 Custo por servidor US$ 7.000

I6 Armazenamento não adicionado (TB) – Exchange e SharePoint

4 0 2

I7 Custo por terabyte US$ 5.000

US$ 5.000

US$ 5.000

I8 Custo total de hardware ([I1+I2+I3+I4]*I5)+(I6*I7) US$ 139.000 US$ 0 US$

10.000

I9 Manutenção evitada Soma I8 [no ano atual]*10%

US$ 13.900

US$ 13.900

US$ 14.900

I10 Custo da hospedagem interna (I1+I2+I3+I4)*US$ 500 US$ 8.500

US$ 8.500

US$ 8.500

It Eliminação de hardware I8+I9+I10 US$ 161.400

US$ 22.400

US$ 33.400

US$ 217.200


Eliminação de software de terceiros O Office 365 inclui alguns recursos que, de outra forma, seriam adquiridos separadamente – em geral, de fornecedores terceirizados. Entre os exemplos apresentados pelos clientes entrevistados, estão antivírus e antispam para email (incluídos no Office 365 com o Forefront Online Protection for Exchange), pesquisa em caixas de email empresariais, backup e arquivamento. A organização combinada contava somente com soluções de antivírus/antispam e backup de email, custos incluídos no estudo. Outra área de possível eliminação de custos referentes a software e soluções de terceiros é a de sistemas de caixa postal. O Exchange Online inclui uma solução hospedada completa de caixa postal para sistemas telefônicos locais. Os clientes que integrarem seus sistemas telefônicos locais ao Exchange Online poderão eliminar os sistemas locais de caixa postal, bem como os custos associados de manutenção e backup. Nenhum dos clientes entrevistados havia implementado essa opção, mas alguns estavam em processo de avaliação.



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Tabela 12 Eliminação de software de terceiros


J1 Antivírus/antispam 1.000 usuários [A4]*US$ 1/mês*12

US$ 12.000

US$ 12.000

US$ 12.000

J2 Agente de backup de email (US$ 1.000*I1)+20% US$ 7.200

US$ 2.600

US$ 2.600

Jt Eliminação de software de terceiros J1+J2 US$

19.200 US$

13.200 US$

13.200 US$


Economia em Webconferência O Lync Online fornece uma solução completa de Webconferência que resulta na redução do uso de soluções de terceiros em favor de comunicações multimodais integradas e simplificadas. O benefício é menor no Ano 1, enquanto os usuários se acostumam com o Lync Online e migram da solução atual de Webconferência. Tabela 13 Economia em Webconferência


K1 Tarifas de soluções de Webconferência US$

30.000 US$

60.000 US$

60.000

Kt Economia em Webconferência K1 US$ 30.000

US$ 60.000

US$ 60.000

US$ 150.000


Economia em teleconferência Além das Webconferências que migram para o Lync Online, uma parcela significativa das teleconferências internas também passa a ocorrer com o uso do Lync Online. Recursos como presença, conferência com um clique e outros tornam muito mais fácil configurar e realizar teleconferências. Isso gera uma mudança comportamental no sentido de usar o Lync em vez de marcar uma teleconferência. No primeiro ano do estudo, menos chamadas eram realizadas com o Lync durante essa mudança de comportamento. Os leitores devem observar que a versão atual do Lync Online não inclui o serviço tradicional de telefonia de voz PSTN. Portanto, este benefício reflete a migração de algumas conferências telefônicas de uma solução de teleconferência, e não a eliminação completa do serviço terceirizado.



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Tabela 14 Economia em teleconferência


L1 Custo por minuto US$ 0,12 US$ 0,12 US$ 0,12

L2 Média de redução de uso por usuário (minutos) 120 240 240

L3 Número de usuários A4 1.000 1.000 1.000

Lt Economia em teleconferência L1*L2*L3 US$ 14.400

US$ 28.800

US$ 28.800

US$ 72.000

Fonte: Forrester Research, Inc. Licenças de EA (Enterprise Agreement) substituídas pela assinatura do Office 365 As nuances das licenças de EA já foram discutidas na categoria de custo correspondente. A partir do Ano 2, as licenças anteriores de EA para Desktop Profissional, além das licenças relevantes de servidores, como do Exchange, são substituídas pelas assinaturas do Office 365. A organização combinada também paga pelo Core CAL Bridge para o Office 365 e pelo Windows Software Assurance para “alinhar” a oferta. Este benefício mostra os custos originais de EA que foram substituídos. Se a organização do leitor for um novo cliente da Microsoft, deverá determinar quais seriam os custos de licenciamento de uma solução local nova e incluí-los aqui. Esses custos substituídos estão incluídos na seção de benefícios, de forma que a análise de ROI se baseie nos custos incrementais da solução pagos à Microsoft. Isso significa a diferença entre os custos de assinatura do Office 365 e os custos de licenciamento no local. Assim, os leitores podem ter uma compreensão mais clara do impacto financeiro associado aos benefícios que podem ser obtidos com o maior investimento no Office 365 em comparação com a manutenção das soluções Microsoft antigas. Isso não reduz o total de pagamentos à Microsoft, conforme descrito na seção de custos do estudo. Tabela 15 Substituição de licenças de EA


M1 Substituição de licenças de EA E1 [Ano 1] US$ 0 US$

238.171 US$

238.171

Mt Substituição de licenças de EA M1 US$ 0 US$

238.171 US$

238.171 US$




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Redução da mão de obra local de implementação Essa despesa é substituída pelo custo de implementação da versão em nuvem da solução. Além da natureza mutuamente exclusiva desses dois custos, a implementação local exigiria mais tempo e trabalho. Um dos clientes afirmou: “Duvido que conseguíssemos configurar o Lync, o Exchange e o SharePoint até o final do ano. Temos necessidade imediata de todos os recursos de comunicação oferecidos pelo Lync, para que nossos funcionários distribuídos pelo mundo possam colaborar com mais eficiência e atender melhor aos clientes.” A visão consensual das empresas entrevistadas do mesmo porte da organização combinada foi de que a instalação local ocuparia dois FTEs por quatro a seis meses. Caso um dos componentes (por exemplo, o SharePoint) fosse adicionado pela primeira vez, a duração tenderia ao período mais longo dessa estimativa. No caso da organização combinada, trata-se da primeira implementação do Lync Online, com o objetivo de aproveitar os recursos de mensagens instantâneas, presença e Webconferência. A implementação inclui também uma distribuição completa do SharePoint Online. Vale ressaltar que parte desses custos de mão de obra seria incorrida novamente sempre que a solução de hardware ou software fosse atualizada dentro do ciclo regular de atualizações da empresa. Tabela 16 Redução da mão de obra local de implementação


N1 Número de dias de trabalho eliminados 200

N2 Custo diário de TI com todos os encargos A1/220 dias de trabalho

US$ 318,18

Nt Redução da mão de obra local de implementação N1*N2 US$

63.636 US$ 63.636

Fonte: Forrester Research, Inc. Redução do trabalho de suporte em TI Uma importante vantagem do Office 365, assim como de outras soluções de SaaS, é a grande redução do trabalho da administração de TI. Isso inclui a eliminação de todo o trabalho associado ao gerenciamento de servidores e a redução do trabalho de gerenciamento de contas de usuários. A maneira como essa economia é obtida varia de acordo com a organização. Algumas deixam de contratar recursos adicionais e outras conseguem realocar a capacidade excedente para trabalhar em projetos mais estratégicos. As empresas do porte da organização combinada têm uma economia que varia de 1,5 a quatro FTEs. Uma organização maior pode obter uma economia muito superior. Uma organização com mais de 10.000 usuários previu uma redução do suporte de TI na faixa de 1,5 a sete FTEs. Também é possível passar a contratar funcionários de TI com menor nível de capacitação e de custo. A Microsoft fornece, como parte do Office 365, suporte técnico de nível 3. Isso permite uma economia ainda maior de recursos. Para empresas do porte da organização combinada, a economia prevista é de um ou dois FTEs. Para organizações maiores, a economia com suporte técnico varia de quatro a mais de dez FTEs. Nas duas categorias de funcionários, uma economia menor foi obtida no Ano 1, pois a transição da equipe das funções existentes para as novas leva algum tempo.



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Tabela 17 Redução do trabalho de suporte em TI


O1 Número de FTEs administradores de TI adicionais eliminados 1 2 2

O2 Número de FTEs de suporte técnico de nível três eliminados 0,5 1 1

O3 Custo anual com todos os encargos A1 US$ 70.000

US$ 70.000

US$ 70.000

0t Redução do trabalho de suporte em TI (O1+O2)*O3US$

105.000 US$

210.000 US$

210.000 US$

525.000

Fonte: Forrester Research, Inc. Redução de viagens e emissões de CO2 O Lync Online e outras ferramentas de colaboração e comunicação incluídas no Office 365 reduzem a quantidade de viagens necessárias, tanto para visitas a clientes quanto para reuniões internas. Além da redução de custos, isso gera benefícios de qualidade de vida para os profissionais que, de outra maneira, precisariam viajar. Os 250 profissionais móveis viajam, em média, 15 vezes por ano, e outros 400 funcionários viajam, em média, duas vezes por ano. No primeiro ano do estudo, o total de viagens foi reduzido em 2,5%, pois os usuários estavam se habituando a substituir reuniões presenciais por comunicação e colaboração online. No Ano 2, esse valor passou para 5% do total de viagens, ou 265 viagens por ano.

Tabela 18 Redução de viagens


P1 Número de funcionários móveis 300 300 300

P2 Número médio de viagens de funcionários móveis por ano 15 15 15

P3 Número de funcionários internos em viagem 400 400 400

P4 Número médio de viagens de funcionários internos por ano 2 2 2

P5 Custo médio por viagem US$ 1. 500

US$ 1.500

US$ 1.500

P6 Percentual de viagens evitadas por meio de colaboração online, videoconferência, etc.

2,5% 5,0% 5,0%

Pt Redução de viagens ((P1*P2)+(P3* P4))*P5*P6

US$ 198.750

US$ 397.500

US$ 397.500

US$ 993.750




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A Tabela 19 mostra o cálculo da métrica da melhoria correspondente à pegada de carbono da organização combinada, uma importante contribuição para os relatórios de sustentabilidade e responsabilidade social corporativa.ii

Tabela 19 Redução de emissões de CO2


Q1 Número de viagens aéreas evitadas ((P1*P2)+(P3*P4))*P6 133 265 265

Q2 Distância média (quilômetros) 2.000 2.000 2.000

Q3 Quilometragem de passageiros evitada Q1*Q2 266.000 530.000 530.000

Q4 Redução de emissões de CO2

Quilogramas de CO2 por quilômetro aéreo de

passageiro 0,18 0,18

Qt Redução da pegada de carbono: quilogramas de CO2

Q3*Q4 47.880 95.400 95.400 238.680

Fonte: Forrester Research, Inc. Aumento da produtividade de profissionais especializados O Office 365, assim como a solução local, fornece várias ferramentas para aumentar a produtividade no SharePoint, no Lync e no Office Professional. Os recursos do Lync Online que contribuem para o aumento de produtividade citado pelas empresas entrevistadas incluem presença, mensagens instantâneas e comunicações unificadas. Quanto ao SharePoint Online, os entrevistados mencionaram a facilidade de colaboração e pesquisa/recuperação de documentos. O Outlook foi especialmente importante para o aumento da produtividade no Office Professional. O aumento para uma caixa de correio de 25 GB economiza o tempo gasto pelos usuários para excluir itens regularmente a fim de liberar espaço. Além do tempo gasto, essa atividade também é uma fonte de aborrecimento para os usuários. Os usuários também poupam tempo com outros recursos como o modo de exibição de conversa e o assistente de agendamento. A seguir estão alguns comentários dos clientes entrevistados descrevendo as formas de aumento da produtividade.

“O Lync reduzirá o tempo de deslocamento dos nossos funcionários entre vários locais. Atualmente temos de 50 a 100 pessoas que se deslocam muito.”

“Vamos usar a videoconferência com clientes e fornecedores para reduzir a quantidade de viagens.”

“Espero um aumento de 25% na produtividade, gerado pela melhora no agendamento, no

compartilhamento de documentos, etc.”



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“Os usuários pouparão o tempo gasto com a limpeza das caixas de correio muito pequenas.”

“O SharePoint permitirá uma grande economia. A colaboração com prestadores de serviços ajudará a conduzir os projetos com mais eficiência.”

“Vamos economizar vários dias (20%) no tempo de resposta para solicitações de informação e pedidos de oferta.”

“No que se refere à colaboração, esperamos muitas mudanças positivas. Os usuários adoram a pequena solução SharePoint local que temos no momento e querem utilizá-la. Precisamos dizer não, pois não temos condições de ampliá-la.”

Um benefício menor é obtido no Ano 1 do estudo, pois os usuários estão se familiarizando com as soluções do Office 365.

Tabela 20 Aumento da produtividade de profissionais especializados


R1

Exchange (gerenciamento de caixa de entrada, modo de exibição de conversa, etc.) – minutos economizados por

5 5 5

R2

Lync (mensagens instantâneas, presença, comunicação unificada) – minutos economizados por semana

20 70 70

R3

SharePoint (pesquisa de documentos e colaboração) – minutos economizados por semana

15 40 40

R4

Office Professional Plus (coautoria, OneNote e recursos aprimorados) – minutos economizados por semana

15 40 40

R5 Economia de horas por semana (R1+R2+R3+R4) / 60 minutos

0,92 2,58 2,58

R6 Semanas de trabalho por ano 48 48 48

R7 Número de usuários A4 1.000 1.000 1.000

R8 Custo médio por hora com todos os encargos (profissional especializado)

A3/2.000 horas US$ 30,00 US$ 30,00 US$ 30,00

R9 Potencial total de aumento da produtividade R4*R5*R6*R7 US$

1.320.000 US$

3.720.000 US$

3.720.000

R10 Percentual obtido 50% 50% 50%

Rt Aumento da produtividade de profissionais especializados R8*R9

US$ 660.000

US$ 1.860.000

US$ 1.860.000

US$ 4.380.000




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Observação sobre o percentual obtido: a Forrester pressupõe que, no caso dos profissionais especializados, apenas parte do tempo economizado com o aumento da produtividade – entre 50% e 75% – será realmente capitalizada pela organização; nem todo o tempo economizado será convertido em produtividade. Esse percentual é maior para os profissionais envolvidos em atividades mais relacionadas a tarefas e processos e menor para aqueles em funções altamente especializadas.

Aumento incremental da produtividade de funcionários móveis A maioria das empresas entrevistadas abordou as formas como o Office 365 aumentará a produtividade de funcionários em trânsito. Isso seria obtido, principalmente, pela maior facilidade de acesso a recursos de TI corporativos, pela colaboração com o SharePoint Online e pela utilização do Lync Online. Esse aumento é incremental ao ganho de produtividade geral discutido acima. Alguns comentários sobre o assunto:

“Como tudo está na nuvem, não importa onde a pessoa está localizada. Todos terão acesso fácil ao Exchange, ao Lync e aos documentos. Isso me agrada muito na solução. Quando vou para casa, levo meu laptop e posso acessar tudo sem uma VPN.”

“O Office 365 elimina boa parte dos problemas dos nossos consultores e aumenta sua produtividade.

Ele fornece aos usuários principais as ferramentas de que precisam para atuar em campo com eficiência. O acesso simples ao email e ao SharePoint, sem precisar de VPN, é ótimo. Com o Lync, os usuários terão sempre ao alcance várias ferramentas de produtividade, permitindo reagir com mais rapidez a qualquer situação.”

No caso da organização combinada, 250 usuários de alto valor viajam regularmente. São engenheiros sênior e profissionais de vendas. A suposição conservadora é de obter um aumento de produtividade incremental de 60 minutos por semana, sendo que apenas metade é obtida no Ano 1, pois os usuários estão se familiarizando com a solução Office 365. Recomendamos que os leitores avaliem quantos usuários móveis enfrentam dificuldades que podem ser resolvidas pelo Office 365 e que tipo de aumento de produtividade pode ser esperado. Tabela 21 Aumento incremental da produtividade de funcionários móveis


S1 Número de funcionários móveis P1 300 300 300

S2 Ganho de produtividade adicional – minutos por semana 30 60 60

S3 Semanas de trabalho por ano R6 48 48 48

S4 Custo médio por hora com todos os encargos (funcionário móvel) A2/2.000 horas US$ 53,13 US$ 53,13 US$ 53,13

S5 Potencial total de aumento da produtividade

(S1*S2*S3*S4)/60 minutos

US$ 382.500

US$ 765.000

US$ 765.000

S6 Percentual obtido 50% 50% 50%

St Aumento incremental da produtividade de funcionários móveis S5*S6 US$

191.250 US$

382.500 US$

382.500 US$




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Total de benefícios quantificados A Tabela 22 a seguir resume o total de benefícios quantificados que a organização combinada obteve com a implementação do Microsoft Office 365. Tabela 22 Total de benefícios quantificados (não ajustados aos riscos)

Ref. Benefícios Ano 1 Ano 2 Ano 3 Total

It Eliminação de hardware US$ 161.400 US$ 22.400 US$ 33.400 US$ 217.200

Jt Eliminação de software de terceiros US$ 19.200 US$ 13.200 US$ 13.200 US$ 45.600

Kt Economia em Webconferência US$ 30.000 US$ 60.000 US$ 60.000 US$ 150.000

Lt Economia em teleconferência US$ 14.400 US$ 28.800 US$ 28.800 US$ 72.000

Mt Licenças de EA substituídas pela assinatura do Office 365 US$ 238.171 US$ 238.171 US$

476.342

Nt Redução da mão de obra local de implementação US$ 63.636 US$ 63.636

Ot Redução do trabalho de suporte em TI US$ 105.000 US$ 210.000 US$ 210.000 US$ 525.000

Pt Redução de viagens US$ 198.750 US$ 397.500 US$ 397.500 US$ 993.750

Rt Aumento da produtividade de profissionais especializados US$ 660.000

US$ 1.860.000

US$ 1.860.000

US$ 4.380.000

St Aumento incremental da produtividade de funcionários móveis US$ 191.250 US$ 382.500 US$ 382.500

US$ 956.250

Total US$

1.443.636 US$

3.212.571 US$

3.223.571 US$

7.879.778 Fonte: Forrester Research, Inc. Benefícios qualitativos

Funcionalidade melhor/mais recente e facilidade de atualização

O Office 365 permite fornecer aos usuários as mais recentes funcionalidades com pouquíssimo esforço. Todas as atualizações e todos os novos recursos são incluídos no custo da assinatura. Eles podem ser distribuídos para alguns ou todos os usuários por meio de provisionamento automatizado. Os clientes entrevistados apresentaram alguns exemplos específicos de como aproveitarão os novos recursos e funcionalidades e de como esse processo será simplificado.

“Será mais fácil migrar para as novas versões. A Microsoft realiza a maior parte do trabalho de migração. Só precisamos garantir que tudo funcione em nossos processos de negócios.”

“Receberemos tudo mais cedo e teremos sempre as versões mais recentes.”

“Quando a Microsoft faz a atualização, recebemos o que há de melhor e mais recente, sem pagar mais

por isso. E a Microsoft está fazendo testes de integração entre os diversos componentes do Office 365 e garantindo a compatibilidade retroativa.”



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“Os recursos e as funcionalidades adicionais que teremos com o Office 365 oferecem grande valor, especialmente em comparação com a versão anterior do SharePoint e do OCS online.”

“As pessoas estão entusiasmadas com as possibilidades do Lync. Ainda não temos nenhuma ferramenta

de reunião online. Percebo que os usuários se comunicarão entre si de várias novas maneiras.” Melhor experiência dos usuários

Os usuários finais devem ter com o Office 365 uma experiência superior em comparação com a oferecida por uma instalação local típica. Alguns exemplos apresentados pelos entrevistados:

Aumento das caixas de correio para 25 GB.

Melhor acesso remoto, permitindo trabalhar em casa.

Menos tempo de inatividade e resolução mais rápida de alguns problemas de acesso.

Colaboração mais fácil com clientes e outros envolvidos nos negócios. Aumento da segurança de TI

Algumas empresas de grande porte são capazes de fornecer segurança de TI de primeira linha. Nesses casos, a segurança com o Office 365 terá o mesmo padrão de qualidade. Contudo, muitas empresas têm dificuldade em manter o controle de todos os desafios de segurança. Essas organizações perceberão a melhoria de sua segurança de TI. Alguns dos motivos para a melhoria da TI apresentados pelas empresas entrevistadas incluem:

“A segurança de infraestrutura fornecida pela Microsoft é superior à que conseguíamos manter, especialmente nas áreas de criptografia e autenticação.”

“A segurança de dados será muito melhor, pois todos os arquivos serão armazenados de forma

centralizada, e não mais em unidades locais.”

“Teremos maior granularidade e controle das configurações de segurança em comparação com algumas de nossas atuais soluções internas e com o BPOS.”

“Ainda precisaremos gerenciar nossos firewalls, mas a segurança do email e do SharePoint será

totalmente filtrada pelo Exchange. Isso reduzirá os problemas de segurança em cerca de 98%.”

“Não precisaremos mais nos preocupar em instalar as correções mais recentes.”

“Do ponto de vista da segurança, é a escolha lógica para nós. Especialmente para os escritórios menores.”

Melhor arquivamento e conformidade

O Office 365 fornecerá excelentes benefícios nas áreas de arquivamento e conformidade devido às caixas de correio maiores, aos armazenamentos de dados compartilhados e também a recursos adicionados ao Exchange Online como a retenção legal e a descoberta eletrônica baseada na Web. O tempo necessário para atender às obrigações de conformidade e pesquisa para descoberta deve ser reduzido. Há um benefício concreto associado a essas soluções que não está incluído na análise de ROI.



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Os leitores devem levar em consideração essa potencial eliminação de custos ao determinar o impacto financeiro total para suas organizações.

“Nossa política atual consiste em reter tudo por um período indeterminado. Nosso plano é usar o SharePoint para o gerenciamento de documentos a fim de aperfeiçoar o arquivamento e a retenção de dados. Isso ainda levará alguns anos, mas servirá para liberar armazenamento no futuro.”

“Estamos aumentando o uso do armazenamento eletrônico no SharePoint. Esse é um dos principais

motivos da migração para o Office 365. Os usuários estão digitalizando e armazenando mais, o que aperfeiçoará nosso arquivamento.”

“A descoberta pode ser um processo difícil. O Office 365 conta com vários recursos úteis para nos

ajudar nisso.”

“Pelo menos, isso nos obrigará a pensar em uma política de arquivamento. A política será diferente de acordo com o país e o cliente, o que pode ser muito complicado.”

“Estamos adotando uma nova política de retenção de dados para o email. O arquivamento só será

permitido no Office 365. Vamos eliminar o arquivamento em PST.”

“Quanto ao departamento de TI, não preciso alocar minha equipe na pesquisa de conformidade e descoberta. O departamento jurídico pode acessar diretamente os armazenamentos de documentos do Office 365. Minha estimativa é que gastamos 250 horas por ano com essas tarefas.”

“Fazemos auditoria três vezes por ano, e agora será mais fácil.”

Melhor disponibilidade e recuperação de desastres

A infraestrutura da Microsoft para o Office 365 será superior em termos de confiabilidade e disponibilidade à infraestrutura que muitas empresas de médio porte poderiam desenvolver internamente por um custo razoável. A redundância geográfica completa é uma área especialmente difícil de replicar. Para muitas das empresas entrevistadas, esse foi um importante argumento de venda. A parte quantitativa deste estudo inclui uma capacidade limitada de recuperação de desastres que nem mesmo se aproxima da capacidade total do Office 365. A seguir, há algumas declarações ouvidas sobre o valor dos recursos de alta disponibilidade e recuperação de desastres do Office 365:

“A disponibilidade deve ser superior quando terceirizada para a Microsoft. A proteção de failover geoespacial é algo que não conseguiríamos realizar internamente. A confiabilidade e o SLA são importantes.”

“A disponibilidade certamente será melhor. Temos várias paralisações ao longo do ano. Dormirei

melhor à noite sabendo que, se houver algum problema com o servidor de email, a Microsoft tomará conta de tudo – provavelmente antes que eu tome conhecimento do fato.”



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“É ótimo contar com vários data centers. O SLA com tempo de atividade de 99,9% é importante porque meus clientes internos querem o email funcionando o tempo todo.”

“A Microsoft oferece uma infraestrutura em dois locais que empresas como a nossa não conseguem

reproduzir. Agora teremos um modo de espera ativo, em vez de um local de recuperação de desastres que testamos somente uma vez por ano. Isso é essencial, pois considero o email o aplicativo mais usado e importante para o trabalho.”

“A Microsoft fornece uma capacidade de failover de alta resiliência que não possuímos atualmente.

Isso resultará em um melhor tempo de recuperação.” Possibilidade de soluções mistas locais/em nuvem

O Office 365 permite a implantação de soluções híbridas em que alguns componentes, como o Exchange, podem ser hospedados localmente, na nuvem ou coexistir de forma avançada. Isso foi percebido como um recurso de grande valor por várias empresas entrevistadas, por permitir a manutenção de aplicativos altamente personalizados, geralmente o SharePoint, e o suporte a diferentes grupos de usuários com base nos requisitos locais. Os leitores devem avaliar quais componentes do Office 365 devem continuar hospedados localmente ou em um modelo de coexistência. Algumas declarações dos entrevistados:

“A possibilidade de gerenciar um modelo híbrido é muito importante para nós. Teremos soluções locais e em nuvem executadas paralelamente.”

“Estamos interessados em um modelo híbrido com versões online e remotas dos componentes da

solução Office 365 executadas em paralelo. Isso permitirá maior integração com nossos aplicativos SharePoint.”

“A capacidade de integração independentemente da localização das caixas de correio é muito

importante. Haverá mudanças, dependendo se um funcionário está no escritório ou em trânsito.”

Flexibilidade

A flexibilidade, conforme definido pelo TEI, representa um investimento em capacidade ou recurso adicional que pode ser transformado em benefício comercial para outros investimentos futuros. Isso confere à organização o “direito” ou a capacidade, mas não a obrigação, de se envolver em iniciativas futuras. Existem vários cenários em que um cliente pode optar por implementar o Office 365 e, posteriormente, perceber usos e oportunidades de negócios adicionais. A flexibilidade também pode ser quantificada quando avaliada como parte de um projeto específico (veja mais detalhes no Apêndice B). O Office 365 cria naturalmente organizações mais flexíveis em termos de estrutura e processos comerciais. Em termos de organização, a infraestrutura terceirizada permite maior escalabilidade, capacidade de reorganização e de trabalho em locais remotos. Os processos comerciais se tornam mais flexíveis porque a colaboração é facilitada e os fluxos de trabalho podem ser alterados. Os entrevistados foram bastante eloquentes sobre a forma como suas organizações alcançarão maior flexibilidade.

“Teremos a flexibilidade necessária para acomodar as iniciativas de reorganização.”

“Agora será possível integrar aquisições com mais rapidez.”



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“O Office 365 nos torna mais ágeis. Em nosso negócio, a capacidade de integrar uma empresa rapidamente após a aquisição é um fator importante. A infraestrutura terceirizada nos ajudará nisso. Basta aumentar a assinatura para incluir os novos funcionários assim que existirem no diretório.”

“O dimensionamento é muito mais rápido do que se precisássemos criar mais infraestrutura

internamente.”

“A colaboração permite que as tarefas sejam executadas mais rápido.”

“Poderemos acrescentar recursos com mais facilidade no futuro, quando houver necessidade para os negócios. Também poderemos fornecer esses recursos apenas a um grupo de usuários. Isso trará economia em comparação com as licenças tradicionais.”

“Nos próximos cinco anos, haverá uma revolução na forma como trabalhamos. O trabalho remoto

beneficiará a todos e poderá reduzir o gasto de energia e os custos imobiliários.”

“Agora, o mundo é nosso escritório. Não estamos limitados pela localização. Existe a oportunidade real do trabalho remoto e de reduzir o tempo de deslocamento. Na verdade, estou trabalhando em casa hoje. O Office 365 foi providencial.”

Como é possível executar o Office 365 em coexistência avançada, isso proporciona às organizações a flexibilidade para migrar usuários durante um longo período ou manter alguns usuários permanentemente em uma solução local híbrida. Isso pode ter um grande valor para as organizações de maior porte com muitos usuários para migrar. Nenhum dos benefícios de flexibilidade foi incluído na análise de ROI.

Risco

A Forrester define dois tipos de riscos associados a esta análise: risco de implementação e risco de impacto. O “risco de implementação” é aquele em que um investimento proposto no Office 365 pode se desviar dos requisitos originais ou esperados, resultando em custos mais altos do que o previsto. O “risco de impacto” é aquele em que as necessidades comerciais ou de tecnologia da organização talvez não sejam atendidas pelo investimento no Office 365, resultando em um total menor de benefícios gerais. Quanto maior a incerteza, maior o potencial de variação dos resultados das estimativas de custos e benefícios. A captura quantitativa dos riscos de investimento e impacto por meio do ajuste direto das estimativas financeiras resulta em estimativas mais significativas e precisas e em uma projeção mais exata do ROI. Em geral, os riscos afetam os custos ao aumentar as estimativas originais, e afetam os benefícios ao reduzir as estimativas originais. Os números ajustados aos riscos devem ser considerados expectativas “realistas”, pois representam os valores esperados considerando-se os riscos. Os riscos de implementação a seguir, que afetam os custos, são identificados como parte desta análise:

O cronograma de implementação inicial pode ser mais longo para organizações maiores ou que fazem a migração de soluções que não sejam da Microsoft.

Os custos de licenciamento e assinatura da Microsoft podem ser consideravelmente maiores caso não

haja contratos de EA e Software Assurance em vigor.



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Os riscos de impacto a seguir, que afetam os benefícios, são identificados como parte desta análise:

Os custos eliminados, como mão de obra de implementação, hardware e software, talvez não sejam capitalizados integralmente se apenas um subconjunto dos usuários migrar para a solução em nuvem. O custo de manutenção de uma infraestrutura interna não será inteiramente eliminado.

Talvez a economia devido à maior produtividade própria do Office 365 não ocorra se houver muito

poucos funcionários móveis. No entanto, todos os benefícios gerais de produtividade associados à integração das soluções 2010 – Exchange, Lync, SharePoint e Office Professional – permanecerão aplicáveis.

Existem quatro riscos não associados à análise de ROI que são próprios da solução Office 365.

1. O primeiro é permitir que dados confidenciais residam fora da organização. Embora isso tenha sido mencionado por alguns entrevistados, eles consideraram que o risco de uma violação de dados seria menor em um data center da Microsoft do que na infraestrutura local.

2. O segundo risco está associado a abrir mão de algum nível de controle em termos de configuração

e cronogramas de distribuição da solução da Microsoft. Os entrevistados afirmaram que esse risco é idêntico em qualquer oportunidade de terceirização, e que a solução é estabelecer um canal claro de comunicação com o fornecedor terceirizado.

3. O terceiro risco é a interrupção do serviço da Microsoft. Embora a Microsoft tenha projetado

a solução e forneça um SLA de 99,9% de atividade, sempre existe o risco de que a Microsoft enfrente interrupções no data center ou algum outro tipo de falha nos serviços. O risco de interrupção do serviço, na maioria dos casos, é menor do que seria em uma solução local. Além disso, se a Microsoft não cumprir um SLA, o cliente terá direito a um crédito de serviço.

4. Por último, existe o risco de que a conexão de uma empresa com a Internet seja interrompida.

Apesar de improvável, esse fator deve ser levado em consideração. Um entrevistado afirmou: “Esse risco não é tão grande a ponto de nos dissuadir de optar pelo Office 365.” Esse risco também pode ser reduzido com o uso do SharePoint Workspaces (anteriormente denominado Groove), que permite aos usuários trabalhar em modo offline e sincronizar as alterações em documentos quando a Internet estiver disponível.

A Tabela 23 mostra os valores utilizados para o ajuste aos riscos e às incertezas nas estimativas de custos e benefícios. O modelo de TEI utiliza um método de distribuição triangular para calcular os valores ajustados aos riscos. Para elaborar a distribuição, é necessário primeiro estimar os valores mínimo, mais provável e máximo que poderiam ocorrer no ambiente atual. O valor ajustado aos riscos é a média da distribuição desses pontos. Recomendamos que os leitores apliquem suas próprias faixas de riscos com base em seus níveis de confiança nas estimativas de custos e benefícios.



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Tabela 23 Ajustes de custos e benefícios aos riscos

Custos Mínimo Mais provável Máximo Média

Custos de mão de obra do planejamento inicial e do projeto-piloto (risco médio) 100% 100% 115% 105%

Custos de mão de obra de implementação/migração (risco médio) 100% 100% 115% 105%

Custos de hardware (risco baixo) 98% 100% 105% 101%

Custos de assinatura e licenças da Microsoft (risco baixo) 98% 100% 105% 101%

Treinamento (risco médio) 100% 100% 115% 105%

Administração contínua (risco baixo) 98% 100% 105% 101%

Largura de banda adicional (risco médio) 100% 100% 115% 105%

Benefícios Mínimo Mais provável Máximo Média

Eliminação de hardware (risco baixo) 90% 100% 105% 98%

Eliminação de software de terceiros (risco médio) 80% 100% 103% 94%

Economia em Webconferência (risco médio) 80% 100% 103% 94%

Economia em teleconferência (risco médio) 80% 100% 103% 94%

Licenças de EA substituídas pelo Office 365 (risco baixo) 90% 100% 105% 98%

Redução da mão de obra local de implementação (risco baixo) 90% 100% 105% 98%

Redução do trabalho de suporte em TI (risco médio) 80% 100% 103% 94%

Redução de viagens (risco médio) 80% 100% 103% 94% Aumento da produtividade de profissionais especializados (risco alto) 50% 100% 100% 83% Aumento incremental da produtividade de funcionários móveis (risco médio) 80% 100% 103% 94%




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Resumo financeiro Os resultados financeiros calculados nas seções Custos e Benefícios podem ser usados para determinar o ROI, a IRR, o NPV e o período de retorno financeiro do investimento da organização no Microsoft Office 365. Eles são mostrados na Tabela 24 a seguir. Tabela 24 Fluxo de caixa – não ajustado aos riscos

Fluxo de caixa – estimativas originais

Inicial Ano 1 Ano 2 Ano 3 Total PV

Custos (US$ 250.189)

(US$ 365.571)

(US$ 470.400)

(US$ 470.400)

(US$ 1.556.560)

(US$ 1.286.413)

Benefícios US$ 1.443.636

US$ 3.212.571

US$ 3.223.571

US$ 7.879.778

US$ 6.144.477

Benefícios líquidos

(US$ 250.189)

US$ 1.078.065

US$ 2.742.171

US$ 2.753.171

US$ 6.323.218

US$ 4.858.064

ROI 378%

IRR 532% Período de retorno 3 meses

Fonte: Forrester Research, Inc. A Tabela 25 a seguir mostra os valores de ROI, IRR, NPV e período de retorno financeiro ajustados aos riscos. Esses valores são determinados pela aplicação dos valores ajustados aos riscos da Tabela 23 da seção Risco aos números de custos e benefícios das Tabelas 10 e 20.

Tabela 25 Fluxo de caixa – ajustado aos riscos

Fluxo de caixa – estimativas ajustadas aos riscos

Inicial Ano 1 Ano 2 Ano 3 Total PV

Custos (US$ 258.566)

(US$ 370.027)

(US$ 475.904)

(US$ 475.904)

(US$ 1.580.401)

(US$ 1.307.074)

Benefícios US$ 1.293.420

US$ 2.825.640

US$ 2.836.420

US$ 6.955.479

US$ 5.426.329

Benefícios líquidos

(US$ 258.566) US$ 923.393

US$ 2.349.736

US$ 2.360.516

US$ 5.375.078

US$ 4.119.255

ROI 315%

IRR 452% Período de retorno financeiro 4 meses




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Figura 3 Fluxo de caixa cumulativo ajustado aos riscos em três anos para a organização combinada


Microsoft Office 365: visão geral A Microsoft forneceu a descrição do Office 365 a seguir.

Descrição de alto nível do Office 365

O Microsoft Office 365 combina as versões em nuvem de produtos de comunicação e colaboração com a versão mais recente do software para desktop e dos aplicativos da Web associados. O Office 365 foi projetado para atender às necessidades de organizações de todos os portes, desde profissionais autônomos até empresas de pequeno, médio e grande porte, de agências governamentais a instituições educacionais. O Office 365 é colaboração para todos. O Office 365 tem o Office, reconhecido pela facilidade de uso, familiaridade e produtividade, como elemento central essencial para a colaboração. O Office 365 é um serviço em nuvem fornecido e mantido pela Microsoft e por alguns dos melhores parceiros do mundo. O Office 365 para empresas (planos E1-E4) – para organizações com TI interna ou TI de parceiro

O Microsoft Office 365 reúne o conjunto de ferramentas de produtividade e colaboração mais reconhecido do setor e o fornece como um serviço de assinatura. Com nossos serviços em nuvem, sua organização pode reduzir os custos gerais e fornecer o conjunto de ferramentas ideal para os usuários apropriados, tudo com camadas adequadas de segurança e conformidade. A Microsoft é um provedor confiável – milhões de clientes utilizam o pacote Microsoft Business Productivity Online Services atualmente. E o Office 365 inclui um contrato de nível de serviço com suporte financeiro, assegurando sua confiança na escolha da melhor solução em nuvem.

US$ 4.119.255

US$ 2.439.087

US$ 565.892

(US$ 258.566)

Inicial Ano 1 Ano 2 Ano 3

US$ 5.000.000

US$ 4.000.000

US$ 3.000.000

US$ 2.000.000

US$ 1.000.000

US$ 0

(US$ 1.000.000)

Custos (valor atual)

Benefícios (valor atual)

Fluxo de caixa cumulativo (valor atual)



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Office Professional Plus

O Microsoft Office Professional Plus (disponível em alguns planos de serviço do Microsoft Office 365) fornece o Microsoft Office como um serviço flexível e de pagamento progressivo – um pacote empresarial completo do Office para organizações de todos os portes. O Microsoft Office Professional Plus inclui a versão mais recente dos aplicativos para desktop do Office e do Office Web Apps, perfeitamente conectados e fornecidos com serviços em nuvem para o acesso a documentos, emails e calendários com a maioria dos dispositivos. Recursos:

Gerencie a caixa de entrada e o calendário com o Modo de Exibição de Conversa e outras ferramentas avançadas de gerenciamento do Microsoft Outlook.

Aproveite todo o potencial das redes empresariais e sociais no Outlook com o Outlook Social

Connector.

Colabore com controle e confiança usando a coautoria em tempo real.

Compartilhe apresentações de slides instantaneamente entre cidades ou ao redor do mundo com o recurso Transmitir Apresentação de Slides do Microsoft PowerPoint.

Crie apresentações aprimoradas usando as novas ferramentas de edição de fotos e vídeos do

PowerPoint.

Trabalhe a partir de praticamente qualquer lugar e qualquer dispositivo com o Office Web Apps. Exchange Online

O Microsoft Exchange Online é uma solução completa de email, calendário e contatos fornecida como um serviço hospedado pela Microsoft. Desenvolvido com base nas mesmas tecnologias do Microsoft Exchange Server, o Exchange Online oferece aos usuários finais uma experiência familiar, seja em PCs, na Web ou em dispositivos móveis. Ao mesmo tempo, fornece aos administradores de TI ferramentas baseadas na Web para o gerenciamento de suas implantações online. O Exchange Online fornece os principais recursos do Exchange Server, inclusive:

Caixas de correio grandes – cada usuário tem 25 GB de armazenamento de caixa de correio padrão, além da capacidade de enviar arquivos anexos com até 25 MB.

Antivírus/antispam – o Forefront Online Protection for Exchange está incluído, fornecendo vários

filtros e mecanismos de verificação de vírus que ajudam a proteger sua organização contra spam, vírus e tentativas de phishing.



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Acesso baseado na Web – para o acesso via cliente Web, o Outlook Web App proporciona uma experiência com navegador de qualidade superior, correspondente à aparência do cliente Outlook completo.

Mobilidade – o acesso móvel está disponível para todos os telefones com capacidade de receber emails,

inclusive Windows Phone, iPhone, Android, Palm e dispositivos Nokia e Blackberry.

Calendário e contatos compartilhados – os usuários podem comparar calendários para agendar reuniões com o Exchange Online e ter acesso a recursos de colaboração como calendários, grupos, lista de endereços global, contatos externos, tarefas, salas de conferência e delegação compartilhados.

SharePoint Online

O Microsoft SharePoint Online reúne a familiar tecnologia Microsoft SharePoint Server, agora fornecida como um serviço online. O SharePoint Online ajuda as empresas a criar sites para compartilhar documentos e ideias com colegas, parceiros e clientes. Recursos

Gerencie e compartilhe documentos e ideias pessoais com colegas usando o MySites.

Mantenha as equipes em sincronia com bibliotecas de documentos, listas de tarefas e calendários compartilhados usando o Team Sites.

Mantenha-se em dia com as notícias, os eventos e as atualizações comerciais da empresa com

o Intranet Sites.

Crie documentos do Microsoft Office e salve-os diretamente no SharePoint Online.

Um único console para o provisionamento, o monitoramento e a geração de relatórios de serviços a fim de simplificar o gerenciamento.

Proteja conteúdo confidencial com as permissões de nível de documento.

Acesse documentos importantes offline usando o SharePoint Workspace.

Habilite a comunicação em tempo real com colegas a partir do SharePoint Online.

Lync Online

O Microsoft Lync Online é um serviço de comunicação em nuvem de última geração que conecta as pessoas de novas maneiras, a qualquer momento e em praticamente qualquer lugar. O Lync Online fornece recursos intuitivos de comunicação com presença, mensagens instantâneas, chamadas de áudio/vídeo e uma avançada experiência de reunião online com áudio, vídeo e Webconferência em PCs. O Lync Online permite que os administradores de TI reduzam o investimento em infraestrutura de TI e mantenham o controle de permissões e políticas para os usuários finais.



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Recursos

Conecte-se a outras pessoas por meio de mensagens instantâneas, chamadas de vídeo, fotos de contatos do Lync, feed de atualização de atividades e cartões de visita interativos no Microsoft Office.

Realize apresentações online para clientes e colegas com áudio, vídeo, compartilhamento de tela e um

quadro de comunicações virtual.

Convide contatos externos para participar de reuniões online facilmente por meio de um cliente nativo ou baseado na Web.

Comunique-se com organizações externas que executam o Lync usando mensagens instantâneas,

audio e vídeo por meio da federação do Lync.

Conecte-se aos contatos do Windows Live Messenger usando mensagens instantâneas, áudio e chamadas de vídeo diretamente do Lync.

Exiba o status de presença e clique para se comunicar no Microsoft Outlook, no SharePoint e em

outros aplicativos do Office.

Microsoft Lync Server local para o Enterprise Voice completo (não incluído no estudo de TEI)

As organizações que desejam aproveitar todos os benefícios das Comunicações Unificadas da Microsoft podem adquirir e implantar o Microsoft Lync Server 2010 em suas instalações como parte do Microsoft Office 365. O Lync Server 2010 local fornece Enterprise Voice completo e audioconferência discada com base no local, permitindo que os clientes reduzam custos e aumentem a produtividade com a substituição ou o aperfeiçoamento dos sistemas PBX tradicionais. Essa opção de implantação exige que todas as cargas de trabalho do Lync (mensagens instantâneas, reuniões e voz) sejam implantadas localmente. O Lync Server 2010 local funciona em conjunto com o Exchange Online e o SharePoint Online, o que permite aos clientes escolher como migrar para a nuvem.

Apêndice A: descrição da organização combinada Com base nas entrevistas com dez clientes empresariais que atualmente utilizam a versão beta do Office 365, a Forrester elaborou uma organização combinada que engloba as características apontadas nas entrevistas. Em seguida, a Forrester criou um sistema financeiro de TEI e uma análise de ROI associada para essa empresa combinada. Ao agregar as constatações das entrevistas com os clientes e caracterizar uma organização combinada que se beneficiou da substituição de uma implantação local da versão 2003 de várias soluções da Microsoft pelo Microsoft Office 365, este estudo da Forrester ilustra o impacto financeiro da utilização do Microsoft Office 365 em um cliente empresarial típico. A Forrester nomeou a organização combinada como Sigma Safety Systems. A Sigma é uma fornecedora de segundo nível do setor aeronáutico, fabricante de diversos sistemas de segurança de voo. A empresa fabrica, vende e distribui os produtos. Sediada em Oklahoma, concentra a maioria de suas operações nos EUA, com uma atuação pequena, mas em rápida expansão, na Europa. Há um total de 3.500 funcionários, dos quais 1.000 são profissionais especializados e 2.500, operários. Dos profissionais especializados, 800 estão distribuídos por seis escritórios nos EUA. Os outros 200 trabalham em três escritórios na Europa. Há na empresa 200 profissionais de vendas e consultoria que podem ser considerados “amplamente móveis”. São funcionários que passam a maior parte do tempo viajando para unidades de clientes.



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Todos os 1.000 profissionais especializados estão migrando para o conjunto de soluções Office 365 E3 – Exchange, Lync, SharePoint e Office Professional Plus. Anteriormente todos os usuários utilizavam o Exchange 2003 e o Office Professional 2003. Havia uma implantação muito limitada do SharePoint 2003, e ninguém utilizava o Lync/OCS. A implementação da solução anterior foi realizada em 2005. A Sigma decidiu que era o momento de atualizar as versões 2003 do Exchange e do Office Professional para aproveitar os novos recursos, além de que a empresa poderia se beneficiar com o acréscimo do Lync e do SharePoint. A possibilidade de reduzir custos e trabalho administrativo levou a organização de TI a comparar a implementação local do conjunto de soluções 2010 com o uso dos serviços em nuvem do Office 365. Por fim, a empresa decidiu implementar o Office 365, com todos os documentos, caixas de correio e ferramentas administrativas na nuvem. Os aplicativos – Word, Outlook, SharePoint, etc. – são instalados nos computadores dos usuários. Este estudo explora os motivos pelos quais a Sigma decidiu implantar o Office 365 em vez de uma solução local equivalente.



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Apêndice B: visão geral do Total Economic Impact™ Total Economic Impact é uma metodologia desenvolvida pela Forrester Research que aprimora os processos de tomada de decisões de uma empresa em relação a tecnologia e auxilia os fornecedores na comunicação da proposta de valor de seus produtos e serviços para os clientes. A metodologia de TEI ajuda as empresas a demonstrar, justificar e concretizar o valor tangível das iniciativas de TI para a gerência sênior e outros grupos envolvidos relevantes. A metodologia de TEI consiste em quatro componentes para avaliar o valor de um investimento: benefícios, custos, risco e flexibilidade.

Benefícios Os benefícios representam o valor fornecido à organização do usuário – TI e/ou unidades de negócios – pelo produto ou projeto proposto. Geralmente a justificativa de produtos ou projetos concentra-se apenas nos custos de TI e na redução de custos, deixando pouco espaço para uma análise do efeito da tecnologia sobre a organização como um todo. A metodologia de TEI e o modelo financeiro resultante aplicam o mesmo peso à avaliação dos benefícios e dos custos, o que possibilita uma análise completa do efeito da tecnologia sobre toda a organização. O cálculo das estimativas de benefícios envolve um diálogo claro com a organização usuária a fim de compreender o valor específico gerado. A Forrester também exige que seja estabelecida uma linha clara de contabilidade entre a medição e a justificativa das estimativas de benefícios após a conclusão do projeto. Isso garante que as estimativas de benefícios sejam diretamente relacionadas ao resultado.

Custos Os custos representam o investimento necessário para obter o valor, ou os benefícios, do projeto proposto. A TI ou as unidades de negócios podem incorrer em custos na forma de mão de obra com todos os encargos, subcontratados ou material. Os custos abrangem todos os investimentos e todas as despesas necessárias para fornecer o valor proposto. Além disso, a categoria de custos no TEI capta qualquer custo incremental em relação ao ambiente existente para inclusão nos custos contínuos associados à solução. Todos os custos precisam ser vinculados aos benefícios criados.

Risco O risco mensura a incerteza das estimativas de benefícios e custos contidas no investimento. A incerteza é medida de duas maneiras: 1) a probabilidade de que as estimativas de benefícios e custos alcancem as projeções originais e 2) a probabilidade de medir e controlar as estimativas ao longo do tempo. O TEI aplica uma função de densidade da probabilidade conhecida como “distribuição triangular” aos valores utilizados. No mínimo três valores são calculados para estimar o intervalo subjacente em torno de cada custo e benefício. Flexibilidade Na metodologia de TEI, os benefícios diretos representam uma parte do valor do investimento. Embora os benefícios diretos possam ser, com frequência, a principal maneira de justificar um projeto, a Forrester acredita que as organizações devam ser capazes de mensurar o valor estratégico de um investimento. A flexibilidade representa o valor que pode ser obtido com um investimento adicional futuro complementar ao investimento inicial já realizado. Por exemplo, o investimento na atualização de um pacote de produtividade para escritório em toda a empresa tem o potencial de aumentar a padronização (a fim de aumentar a eficiência) e reduzir os custos de licenciamento. Entretanto, um recurso de colaboração incorporado poderá resultar em maior produtividade dos funcionários se for ativado. A colaboração pode ser usada apenas com investimento adicional em treinamento no futuro. Entretanto, a capacidade de obter esse benefício possui um valor atual que pode ser estimado. O componente de flexibilidade do TEI capta esse valor.



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Apêndice C: glossário Taxa de desconto: a taxa de juros utilizada na análise de fluxo de caixa para levar em consideração o valor temporal do dinheiro. Embora o Banco Central dos EUA defina uma taxa de desconto, as empresas geralmente estabelecem uma taxa com base em seus ambientes de negócios e investimentos. A Forrester considera uma taxa de desconto anual de 10% para esta análise. As organizações geralmente adotam taxas de desconto entre 8% e 16% com base no ambiente atual. Recomendamos que os leitores consultem suas respectivas organizações para determinar a taxa de desconto mais adequada a ser aplicada a seus ambientes. NPV (valor líquido atual): o valor presente ou atual de fluxos de caixa líquidos futuros (descontados) de acordo com determinada taxa de juros (a taxa de desconto). Um NPV de projeto positivo normalmente indica que o investimento pode ser realizado, a menos que outros projetos possuam NPVs superiores. PV (valor atual): o valor presente ou atual de estimativas de custo e benefício (descontadas) de acordo com determinada taxa de juros (a taxa de desconto). O PV de custos e benefícios é introduzido no valor líquido atual total de fluxos de caixa. Período de retorno financeiro: o ponto de equilíbrio de um investimento. O momento em que os benefícios líquidos (os benefícios menos os custos) se equiparam ao investimento inicial ou ao custo. ROI (retorno do investimento): uma medida do retorno esperado de um projeto em termos percentuais. O ROI é calculado pela divisão dos benefícios líquidos (benefícios menos custos) pelos custos. Uma observação sobre as tabelas de fluxo de caixa Esta observação se refere às tabelas de fluxo de caixa utilizadas neste estudo (veja a tabela de exemplo a seguir). A coluna de investimento inicial contém os custos incorridos na “hora 0” ou no início do Ano 1. Esses custos não sofreram descontos. Todos os outros fluxos de caixa entre os Anos 1 e 3 foram descontados usando a taxa de desconto (exibida na seção Suposições do sistema) no final do ano. Os cálculos de PV (valor atual) são realizados para cada estimativa de custo e benefício total. Os cálculos de NPV (valor líquido atual) são realizados somente nas tabelas de resumo e representam a soma do investimento inicial com os fluxos de caixa descontados de cada ano. Tabela [exemplo] Tabela de exemplo

Ref. Categoria Cálculo Custo inicial Ano 1 Ano 2 Ano 3 Total




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Apêndice D: avaliação deste estudo no contexto de outros estudos de TEI publicados recentemente A Microsoft encarregou a Forrester Research de realizar estudos de caso de Total Economic Impact™ a fim de calcular o ROI potencial de vários produtos de desktop e servidor e serviços online da empresa. Cada estudo contém uma análise quantitativa detalhada com base em entrevistas com diversos clientes da Microsoft que utilizam um ou mais produtos. A Forrester conta com a experiência desses clientes e com sua forma de articular custos, benefícios, opções de flexibilidade e riscos em relação ao impacto financeiro. O leitor desses estudos deve ser cauteloso ao tirar conclusões sobre o valor comparativo com base exclusivamente na métrica de ROI calculada pela Forrester. O ROI é uma métrica que pode variar de acordo com o porte e o tipo da organização e também com os casos de uso de determinado produto. Portanto, a comparação de ROIs previstos entre estudos sem um contexto completo das suposições por trás dos ROIs poderá apresentar resultados inadequados. Ao analisar vários estudos de caso de TEI da Forrester, é recomendável considerar o seguinte:

Cada estudo baseia suas constatações em um diferente conjunto de organizações clientes, com portes variados e de setores distintos.

A organização “combinada” que a Forrester sintetiza com base nas entrevistas realizadas para cada

estudo varia em termos de porte, setor e caso de uso, desde 150 usuários até mais de 5.000.

As implantações dos clientes de produtos da Microsoft variam em extensão; no momento do estudo, muitas ainda estavam realizando os testes anteriores à implantação em grande escala.

Diferenças nos produtos em relação a recursos, funcionalidades e casos de uso (Lync Server 2010 versus

Lync Online como parte do Office 365, por exemplo) produzirão cálculos de custos, benefícios e ROI diferentes.

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O Total Economic Impact TM do Microsoft Exchange 2010 Online Preparado para a Microsoft Corporation em julho de 2011 por Amit Diddee

“As entrevistas detalhadas da Forrester com os clientes do Microsoft Exchange Online resultaram em diversas observações importantes. Com base nas informações coletadas nas entrevistas com os atuais clientes do Microsoft Exchange Online, a Forrester constatou que as organizações podem obter benefícios na forma de economia no custo de armazenamento, economia em mão de obra de TI, economia no custo de servidores do Microsoft Exchange e do Windows, filtragem de mensagens aprimorada, economia no custo de fornecimento de acesso móvel a usuários de BlackBerry, economias em sistemas e equipes de backup e escalabilidade econômica.

Com base nessas constatações, as empresas que desejam implementar o Microsoft Exchange Online podem verificar as economias de custo e os benefícios de produtividade. Com o uso do sistema de TEI, muitas empresas podem descobrir o potencial de um caso comercial atraente para tomar a decisão de fazer o investimento.”



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O Total Economic Impact TM do Microsoft FEP (Forefront Endpoint Protection) 2010 Preparado para a Microsoft Corporation em maio de 2011 por Michael Speyer

“As empresas entrevistadas obtiveram os seguintes benefícios economicamente quantificáveis:

o Redução da mão de obra para a correção de infecções de malware.

o Redução da mão de obra para a investigação de alertas de malware.

o Redução da mão de obra para a administração de desktops.

o Eliminação do custo de taxas de licenças associadas a softwares antimalware desativados de terceiros.

A economia em mão de obra para a investigação e a correção de infecções de malware resulta de menos incidentes de malware e da redução do trabalho necessário para a correção. Observamos a existência de benefícios adicionais que não foram quantificados, como a redução da exposição de dados confidenciais, de interrupções em processos da empresa e do roubo de dados. De forma cumulativa, esses fatores representam uma redução no risco da empresa.”

O Total Economic Impact TM do Microsoft Lync Server 2010 Preparado para a Microsoft Corporation em novembro de 2010 por Jeffrey North

“As entrevistas detalhadas da Forrester com os clientes do Microsoft Lync Server 2010 resultaram em importantes observações sobre o valor comercial do investimento no Lync 2010. A Forrester constatou que as organizações podem obter benefícios na forma de:

o Substituição de sistemas de telefonia PBX pelo software Lync Server 2010.

o Redução de custos referentes a tarifas de Webconferência e teleconferência.

o Redução de custos de mão de obra de TI e suporte técnico.

o Aumento da produtividade individual e dos grupos de trabalho.

o Redução de custo de viagens.

Além disso, embora não tenham sido quantificadas neste estudo de caso, a Forrester recomenda que os possíveis implementadores do Lync Server 2010 também analisem o potencial de opções futuras nestas categorias:

o Incorporar as comunicações aprimoradas aos aplicativos de linha de negócios, alterando a maneira como essas ferramentas atendem à empresa.

o Estender a comunicação unificada para além da empresa a fim de incluir parceiros, clientes e fornecedores por meio da federação.

o Estender as funcionalidades avançadas de presença e audioconferência e o acesso a vários recursos de comunicação para os funcionários móveis.

A Forrester acredita que o Lync Server 2010 possibilitará às empresas que adotarem essas tecnologias de colaboração uma vantagem competitiva considerável ao fortalecer os relacionamentos entre funcionários, clientes e fornecedores/parceiros.”



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O Total Economic Impact TM do Microsoft Office SharePoint 2010 Preparado para a Microsoft Corporation em março de 2010 por Jeffrey North

“Ao realizar as entrevistas com os clientes da Microsoft, a Forrester constatou que as organizações podem obter benefícios financeiros significativos a partir da consolidação da colaboração, do gerenciamento de documentos, do software de portal interno e externo e da pesquisa no SharePoint Server 2010. Os novos recursos do SharePoint 2010 podem englobar aplicativos de linha de negócios – contabilidade e finanças, business intelligence e outras cargas de trabalho complexas para algumas organizações clientes, permitindo-lhes reduzir o número de fornecedores e obter custos menores de licenciamento e manutenção de software. Benefícios adicionais podem resultar da menor necessidade de administração de TI e do desenvolvimento simplificado de aplicativos com a atualização dos ambientes SharePoint 2003 e 2007 para o SharePoint Server 2010.

O estudo também revelou benefícios relacionados ao aumento da colaboração e da produtividade de profissionais especializados, além de indicações de uma colaboração ainda mais sólida no futuro, à medida que as organizações clientes aproveitarem os novos recursos do SharePoint Server 2010.”

O Total Economic Impact TM do Microsoft Office 2010 Preparado para a Microsoft Corporation em maio de 2010 por Bob Cormier

“Ao realizar as entrevistas com os clientes da Microsoft, a Forrester constatou que a organização combinada pode obter significativos benefícios ajustados aos riscos nas seguintes áreas (consulte a seção Benefícios para obter mais detalhes):

o Benefícios de produtividade de coautoria em um grupo de vendas e desenvolvimento de negócios.

o Benefícios de produtividade do OneNote para 40 equipes de projetos separadas.

o Eliminação de ferramentas de edição de fotos/vídeos de terceiros.

o Benefícios associados a recursos “essenciais” do Office 2010 e benefícios de produtividade associados ao uso agregado dos seguintes recursos/funcionalidades do Office 2010: modo de exibição Backstage do Microsoft Office, Faixa de Opções aprimorada nos aplicativos do Office 2010, recurso Modo de Exibição Protegido da Microsoft, Colar/Visualizar, Modo de Exibição de Conversa, recurso Etapas Rápidas, Visualização do Calendário e Minigráficos e Segmentação de Dados (Excel 2010).”

O Total Economic Impact TM da implementação da plataforma de produtividade da Microsoft Preparado para a Microsoft Corporation em maio de 2010 por Michelle Bishop

“Este estudo concentrou-se em organizações que já haviam implementado soluções de vários produtos com base nas ofertas mais recentes da Microsoft relacionadas à produtividade do Office, geralmente em conjunto com uma infraestrutura baseada no Windows Server 2008 R2. A Forrester constatou que essas organizações obtiveram benefícios cumulativos adicionais com a integração de produtos para usuários finais e administradores de TI. Descobriu-se especificamente que a organização combinada, baseada nas empresas entrevistadas coletivamente, poderia obter:



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Aumento de produtividade e colaboração

Aumento na produtividade da força de trabalho, resultando em uma economia média de 82,33 horas por ano ou 3,96% do tempo diário por funcionário para a organização combinada. Os ganhos de produtividade devem-se a:

1. Menor alternância entre aplicativos, pois os recursos de colaboração entre os diferentes produtos

estão mais integrados e funcionam melhor em conjunto.

2. Acesso direto e eficiente à disponibilidade dos membros da equipe com a funcionalidade Presença, o que acelera a conexão com a pessoa capaz de ajudar.

3. Maior facilidade para localizar e acessar especialização e conhecimento relacionados a assuntos e habilidades específicas com o SharePoint MySites, o Active Directory e melhores recursos de pesquisa.

4. Menos tempo gasto em pesquisa e gerenciamento de documentos e emails devido a recursos de pesquisa e de gerenciamento de emails aprimorados.

5. Utilização mais rápida de aplicativos e maior utilização de recursos devido à consistência da interface do usuário da Faixa de Opções em todos os aplicativos.

6. Geração de relatórios aprimorada – incorporação, análise e compartilhamento de dados – para usuários de BI (Business Intelligence).

Melhoria no processo de colaboração por meio de aprimoramentos como o recurso de coautoria de

documentos para equipes distribuídas, por exemplo, equipes de vendas, equipes de avaliação clínica ou serviços profissionais.

Redução de custos Redução de custos pela substituição de soluções de BI (Business Intelligence) herdadas e pela diminuição

da demanda de recursos de desenvolvimento onerosos devido às funcionalidades disponíveis no SharePoint 2010 e no Excel 2010.

Economia resultante da redução de viagens, graças às experiências de colaboração e comunicação por

conferência mais integradas e contínuas e aos recursos de visualização e edição em diferentes dispositivos com o Microsoft Office 2010 e o SharePoint 2010.

Eliminação de custos de conferências e telecomunicações de longa distância com o uso de recursos como

VoIP (Voice over IP), Web/videoconferências e audioconferências discadas. Economia na administração de TI por meio da implementação de um ambiente padronizado, com

ferramentas de administração e gerenciamento comuns entre o SharePoint 2010, o Exchange 2010 e o Office Communications Server.



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Redução de custos de armazenamento de emails. Redução de custos de treinamento gerada principalmente por uma interface de usuário consistente entre

aplicativos. O estudo também identificou possíveis áreas de benefícios futuros à medida que as organizações clientes aproveitarem os novos recursos do Enterprise Voice e a flexibilidade da implementação de soluções hospedadas ou no local do SharePoint.”



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Apêndice E: observações finais i A Forrester ajusta as métricas do resumo financeiro aos riscos para levar em consideração a possível incerteza das estimativas de custos e benefícios. ii A emissão de CO2 em viagens aéreas varia de acordo com a extensão do voo, desde 0,24 kg de CO2 por milha percorrida por passageiro em voos curtos até 0,18 kg de CO2 em voos longos. Fonte: fator de emissões com base em dados de 2006 coletados no Reino Unido e disponibilizados pelo The World Resource Institute.

um estudo de total economic impact™ da forrester preparado...

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