título de la manual del empleador - medimás epstulo de la manual presentación del empleador •...
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Título de la
presentaciónManual
del
Empleador
• Procesos de Inscripción como
Empleador y otros procesos
Operativos
• Activación de clave Empresarial
• Consulta de Prestaciones
Económicas
• Consulta de Movilidad
Contenido
2. Creación de Clave Empresarial
2.1. Acceso al Portal Empresarial………………………………… 12
2.2. Proceso de asignación de la Clave Empresarial….……….. 14
2.3. Reglamento de uso……………………………………………..15
2.4. Validaciones de Seguridad…………………………................17
2.5. Alertas del Sistema…………………………………................ 18
2.6. Aprobación de la solicitud…………………………………..… 19
2.7. Manejo seguro de su contraseña…………………............... 20
2.7.1. Cambio de contraseña……………………………………... 20
2.7.2. Recordar su clave de acceso…………………….............. 22
3. Consulta de Prestaciones Económicas en la página WEB
3.1. Acceso al Portal Empresarial…………………………….. 25
3.2. Ingreso a la Consulta de Incapacidades………………... 26
3.3. Criterios de búsqueda…................................................. 26
3.3.1. Por Cotizante…………………………………………….. 26
3.3.2. Consulta general de incapacidades y licencias……… 29
3.3.2.1. Criterios de búsqueda………………………………… 29
3.3.2.2. Rango de fechas y estado de incapacidad………… 30
3.3.2.3. Incapacidades pagadas, liquidadas y sin
reconocimiento………………………………………………….. 30
3.4. Estados en el sistema de una incapacidad…………….. 33
4. Consulta de Movilidad de traslado desde otras EPS
4.1. Consulta de Movilidad……………………………………. 36
2.8. Bloqueo de Clave……………………………………......... 23
2.8.1. Olvido de usuario y/o contraseña…………….............. 23
1. Inscripción como Empleador y otros procesos
Operativos
1.1. Inscripción y Novedades de Aportantes…………………….... 5
1.2. Proceso de pago de incapacidades y licencias………….…...7
1.3 . Proceso para transcripción de incapacidades y licencias ....8
1.4. Proceso para pago de devoluciones y aportes ………….......9
1. Inscripción
como
Empleador y
otros procesos
Operativos
Apreciado aportante:
Si es la primera vez que usted va a realizar un trámite
con nuestra EPS, es indispensable que realice su
inscripción. El trámite lo podrá hacer descargando el
formulario Aportante WEB. También para realizar otros
procesos o trámites operativos los podrá realizar en
cualquiera de nuestras Oficinas de Atención al
Usuario a nivel Nacional con los formularios que se
encuentran en la web. Este material será de apoyo
para su explicación.
Títulos
1.1. Inscripción y Novedades de Aportantes
Esta opción le permitirá inscribirse como aportante o
empleador y empezar a realizar sus diferentes trámites.
Solo debe ingresar a la página www.medimas.com.co
sección empleadores y formatos como lo indica la
imagen inferior.
5 6Manual del Empleador – Medimás EPS Manual del Empleador – Medimás EPS
Al ingresar encontrará el formulario compuesto por tres
páginas, en la página 3 podrá leer las instrucciones para el
diligenciamiento.
Al ingresar a formatos encontrará los formularios
correspondientes al trámite que quiere realizar
Una vez diligenciado el formulario, lo podrá radicar en la
Oficina de Atención al Usuario más cercana.
1.2. Proceso de pago de incapacidades y licencias
En esta opción, podrá encontrar el formulario para
radicar el pago de incapacidades y licencias, instructivo
de diligenciamiento, información importante que debe
tener en cuenta para el pago y los documentos
requeridos para realizar el reporte del pago.
7 8Manual del Empleador – Medimás EPS Manual del Empleador – Medimás EPS
Una vez diligenciado el formulario, lo podrá radicar en la
Oficina de Atención al Usuario más cercana.
1.3 . Proceso para transcripción de incapacidades y
licencias
El formulario para realizar el tramite de transcripción de
incapacidades y licencias se encuentra de igual forma en
la sección de empleadores – formatos junto al instructivo
de diligenciamiento.
Una vez diligenciado el formulario, lo podrá radicar en la
Oficina de Atención al Usuario más cercana.
1.4. Proceso para pago de Devoluciones y aportes
En esta opción, podrá encontrar el formulario para
tramitar un proceso de pago de devoluciones y aportes
con mayor agilidad y efectividad junto a la guía o
instructivo para su correcto diligenciamiento.
9 10Manual del Empleador – Medimás EPS Manual del Empleador – Medimás EPS
Una vez diligenciado el formulario, lo podrá radicar en la
Oficina de Atención al Usuario más cercana.
2. Creación de
clave
empresarial
Apreciado empleador:
Este material está diseñado para
apoyar a su equipo de trabajo en el
proceso de creación de su Clave
Empresarial. Es un proceso sencillo
que le permitirá acceder a la
información completa y detallada
sobre el estado de sus Incapacidades.
Usted tendrá información en línea de
las incapacidades de sus trabajadores
y el proceso y estado de los pagos
abonados a nombre de su empresa de
manera segura y confiable.
Títulos
2.1. Acceso al Portal Empresarial
Esta opción le permitirá a los aportantes o empleadores,
crear o utilizar su clave empresarial a través de la opción
dispuesta en la página Web para tal fin. Una vez ingrese
a la página de la EPS encontrará en la parte superior un
menú con varias opciones, seleccione la de
empleadores.
Al ingresar a empleadores en la parte posterior encontrara
el portal empresarial. Si anteriormente ha utilizado esta
opción usted ya tiene una clave asignada y podrá usarla.
De lo contrario debe registrase para obtenerla. Inicie su
registro con las instrucciones que paso a paso va
generando el aplicativo
12 13Manual del Empleador – Medimás EPS Manual del Empleador – Medimás EPS
2.2. Proceso de la asignación de la Clave Empresarial
Una vez ingrese al link para registrarse, será redireccionado
al reglamento de uso del sitio Web y activación de clave, el
cual debe ser leído detenidamente. Al aceptar el reglamento
y seleccionar la casilla de aceptación de condiciones y
términos del sitio Web de la EPS, podrá continuar con el
diligenciamiento del formulario Solicitud de Clave
Empresarial.
2.3. Reglamento de Uso
Después de aceptar los términos y condiciones, debe
completar el formulario de registro diligenciando todos los
campos requeridos. Tenga en cuenta que la información
registrada debe ser real y confiable para la asignación de su
clave empresarial como se ilustra en la figura.
14 15Manual del Empleador – Medimás EPS Manual del Empleador – Medimás EPS
Es importante tener en cuenta dentro de los datos generales
de contacto, el registro adecuado del correo electrónico, ya
que es el principal canal de comunicación para dar respuesta
a su solicitud de clave empresarial. Después de diligenciar
todos los campos requeridos, por último debe ingresar el
texto de validación y dar clic en el botón aceptar.
NOTA: Recuerde que en caso de que este texto no sea legible, puede
refrescar o cambiar el texto, usando el siguiente icono, botón de
refrescar o actualizar para que le dé un nuevo código.
2.4. Validaciones de Seguridad
El sistema generará el siguiente mensaje en las opciones
Cambiar Contraseña y Recordar su Clave o cuando el
usuario inicie la sesión y el sistema no encuentre el tipo de
documento y número de identificación en la base de datos.
16 17Manual del Empleador – Medimás EPS Manual del Empleador – Medimás EPS
2.5. Alertas del Sistema
Cuando el tipo de documento
y número de identificación ya
exista en la base de datos de
la EPS, aparecerá el mensaje
de que la clave empresarial ya
ha sido solicitada.
Como en todos los formularios
Web, hay campos que son
obligatorios, en caso de que
alguno se haya omitido al
hacer su registro, el sistema le
mostrará una alerta, y no le
permitirá continuar con la
solicitud.
La pantalla mostrará el
siguiente mensaje en caso de
requerir alguno de los campos
obligatorios para que se
complete la información.
Si la empresa para la cual se
está solicitando la clave
empresarial no está creada
aún en la Base de datos de la
EPS, el aplicativo le indicará
con el mensaje de la figura,
que la transacción no pudo ser
completada y que en breve,
uno de los encargados del
proceso se comunicará con
ustedes.
2.6. Aprobación de la Solicitud
Una vez diligenciada
correctamente la solicitud de
clave empresarial y si el
empleador se encuentra en la
base de datos, se visualizara
el siguiente mensaje de que la
solicitud fue exitosa, indicando
el número de solicitud por
pantalla y la respuesta llegará
al correo electrónico
registrado, como se muestra
en la figura.
18 19Manual del Empleador – Medimás EPS Manual del Empleador – Medimás EPS
Si el usuario permanece inactivo por más de 20 minutos la
aplicación se cerrará mostrando el siguiente mensaje:
Si se presenta este caso, el usuario deberá nuevamente iniciar
el registro en la página, todas las comunicaciones
relacionadas con la clave se remitirán a la cuenta registrada
desde el siguiente correo: [email protected]
2.7. Manejo seguro de su contraseña
2.7.1. Cambio de contraseña
Al ser aprobada la solicitud de Clave Empresarial del sitio
Web, el usuario recibirá el link a través del correo electrónico
registrado, donde se le sugiere realizar el cambio de clave por
PRIMERA VEZ.
El usuario accederá con su número de identificación y
contraseña asignada por el sistema, como se muestra en la
figura.
Al ingresar al inicio de sesión, el aplicativo debe validar que
es la primera vez que se ingresa con la clave asignada y
debe solicitar el cambio de clave automático, como se
muestra en la figura.
20 21Manual del Empleador – Medimás EPS Manual del Empleador – Medimás EPS
Para cambios de contraseña posteriores, el usuario
accederá a la pantalla de inicio y seleccionará el Link
Cambiar Contraseña. Esta contraseña debe estar
compuesta por mínimo 4 y máximo 8 caracteres que
deben incluir 2 números. Cuando el cambio de contraseña
finalice, el sistema le confirmara, que la transacción ha
sido exitosa como se muestra en la figura.
2.7.2. Recordar su clave de acceso
En el caso de presentarse olvido de la contraseña y
desee acceder al sistema, podrá realizarlo mediante la
opción “Recordar su clave”, la cual le mostrara la
siguiente imagen. El sistema automáticamente generará
a través del correo electrónico de contacto, la
recordación de su clave
2.8. Bloqueo de clave
Si el empleador desea realizar el
bloqueo de su clave empresarial,
debe realizar esta solicitud por
medio del correo electrónico de la
EPS correspondiente, anexando la
información básica de la empresa
y la justificación de dicha solicitud,
con el fin de que la EPS pueda
proceder con el bloqueo de la
clave y por lo tanto, no le permitirá
acceder a los servicios en línea
prestados por la EPS.
De la misma manera, puede
solicitar el desbloqueo de la clave,
siguiendo los mismos pasos
descritos en el punto anterior.
2.8.1. Olvido de usuario y/o
contraseña
Cuando un usuario registre tres
veces consecutivas (en el mismo
día) la clave de acceso errada, el
sistema bloqueará la contraseña
por seguridad.
La pantalla le mostrará el siguiente
mensaje.
Si esta situación se presenta se
enviará por correo electrónico, al
correo registrado un recordatorio
de la clave de acceso asignada a
la empresa.
Si el empleador requiere hacer
un bloqueo voluntario de la clave
empresarial, debe realizar la
solicitud por medio del correo
electrónico a la EPS, anexando la
información básica de la EPS y la
justificación de la solicitud. El
mismo procedimiento aplica para
el posterior desbloqueo.
Si requiere soporte o información
adicional por favor envíenos sus
inquietudes al correo, y le
estaremos contactando.
22 23Manual del Empleador – Medimás EPS Manual del Empleador – Medimás EPS
Apreciado Aportante:
Nos complace presentar este material como una
herramienta para que usted y sus colaboradores se
familiaricen con la consulta de incapacidades y licencias a
través de la página web de la EPS.
El documento está diseñado para acompañarlos en el
proceso de esta consulta y si lo desea podrá descargarlo
para hacerlo parte de su material de apoyo en el proceso
de las prestaciones económicas, según la definición del
decreto 4023 de 2011.
3. Consulta de
Prestaciones
Económicas en
la Página web
Títulos
3.1. Acceso al Portal Empresarial
Una vez digitado el Nit o cédula del aportante, la
aplicación muestra una lista desplegable con criterios de
búsqueda.
Podrá elegir entre las opciones: consultar por cotizante o
en el caso de los aportantes, generar un listado de las
incapacidades de sus afiliados por el Nit de la empresa.
Cuando ingrese al sitio de la EPS en la red seleccione en el
menú la opción de empleador, luego escoja allí la consulta de
prestaciones económicas.
Si anteriormente ha utilizado ésta opción usted ya tiene una
clave asignada y podrá usarla. De lo contrario debe registrase
para obtenerla. Inicie su registro con las instrucciones que
paso a paso va generando el aplicativo.
Por favor remítase a creación de clave empresarial en este
mismo manual.
3.2. Ingreso a la consulta de Incapacidades
3.3. Criterios de búsqueda
2.3.1. Por Cotizante
Al seleccionar “Consulta de incapacidad / licencia por
cotizante”, el usuario debe ingresar el tipo de documento
y el número de identificación del afiliado y dar clic en el
botón consultar para ver la información del certificado de
la(s) incapacidad(es) o licencia(s)
25 26Manual del Empleador – Medimás EPS Manual del Empleador – Medimás EPS
La consulta muestra la información
de las incapacidades o licencias
que tenga registradas el afiliado en
la EPS.
Esta información es en línea, es
decir, el empleador puede ver a
través de la aplicación datos de los
certificados que se han generado a
través de las IPS de la red propia o
se han transcrito ante la EPS.
También podrá exportar la
información visualizada a
diferentes formatos, a través del
menú desplegable que se verá así:
La consulta de las incapacidades se visualiza así en el
aplicativo.
27 28Manual del Empleador – Medimás EPS Manual del Empleador – Medimás EPS
Una vez seleccionado el formato en el cual se quiere
visualizar el reporte, el aportante debe dar clic en el ícono
Export (Exportar, descargar) esta acción generará un archivo
en el formato elegido por el usuario que está consultando el
aplicativo.
En la parte inferior de la pantalla encontrará el botón “limpiar”
que le permitirá consultar nuevos afiliados y generar reportes.
También le permite ver qué cantidad de incapacidades y
licencias tiene el afiliado registradas en la EPS.
De igual forma existe la opción de imprimir el certificado de
incapacidad.
3.3.2. Consulta general de incapacidades y licencias
3.3.2.1. Criterios de búsqueda
Se puede generar el listado de las incapacidades de un
empleador seleccionando la Consulta general de
incapacidades/ licencias. El número del Nit debe ser ingresado
sin el dígito de verificación.
3.3.2.2. Rango de fechas y estado de incapacidad
Deberá definir un rango de fechas del mes anterior al cual estáconsultando, puesto que se trata de pagos ya efectuados.
En los listados que despliega la consulta se podrán encontrar
las incapacidades de los afiliados en diferentes estados
definidos por el proceso de liquidación y pago.
3.3.2.3. Incapacidades pagadas, liquidadas y sin
reconocimiento.
PagadasLas incapacidades serán listadas con una marca de color que leindicará si ya ha sido pagada o está en proceso de giro en la EPS.
29 30Manual del Empleador – Medimás EPS Manual del Empleador – Medimás EPS
Las convenciones de color están en la parte inferior de la
pantalla.
Incapacidad en proceso de pago por tesorería.
Incapacidad pagada mediante abono a su cuenta
La información se exporta de la misma manera como se indicó
anteriormente.
Liquidadas
La consulta le mostrará las incapacidades que están listas
para ser cobradas a la EPS, y que pueden ser radicadas en el
formato definido, tan pronto termine el mes.
NOTA: El Número Autorizador es el dato más importante que
usted debe suministrar al momento de radicar su formato de
solicitud de pago.
Las convenciones de color están en la parte inferior de la
pantalla.
Activo para solicitud de pago mes vencido.
Autorizador
31 32Manual del Empleador – Medimás EPS Manual del Empleador – Medimás EPS
Sin reconocimiento
Le mostrará una columna en la que se resumen los motivos
de ley que generan el No pago por parte de la EPS.
En los listados que despliega la consulta podrán encontrar las
incapacidades de los afiliados en diferentes estados definidos
por el proceso de liquidación y pago.
Estado liquidada
Permite visualizar las liquidaciones que tiene el aportante
habilitadas para realizar la solicitud de pago ante la EPS
según el proceso establecido por el decreto 4023. En los
siguientes enlaces podrá ampliar la información sobre este
proceso.
Consulte en el Manual Empleador de esta página web.
Esta consulta la debe realizar con rango de fechas inferiores
al mes actual que se esté consultando, es decir: Si consulta
en el mes de abril de 2015 tendrá que seleccionar rango de
fechas inferiores a este mes, como por ejemplo enero, febrero
o marzo.
Al definir los rangos de fechas para los cuales está realizando
la consulta en el sistema, se debe tener en cuenta la fecha de
expedición de la incapacidad (es decir el día en que el
profesional de la salud definió que iniciaba la incapacidad). Si
la incapacidad fue expedida por una entidad que no está
conectada en red con la EPS, el documento debe ser
transcrito por la EPS, de este modo ingresará a nuestro
sistema.
Todas las incapacidades que queden en estado “liquidada” se
podrán visualizar en la web EL PRIMER DÍA DEL MES
SIGUIENTE.
Cuando se selecciona el estado “liquidadas”, la fecha inicial
debe ser mayor o igual al 19 de enero de 2011, debido a la ley
1438 de 2011 art.28 “prescripción al derecho de solicitar
reembolso de prestaciones económicas”.
Estado pagada
La aplicación muestra la información de la(s) prestación(es)
económica(s) que tengan registradas la aplicación en estado
pagado de acuerdo a la fecha reportada en la columna Fecha
de descuento/Fecha de giro y de igual manera informa el
modo de pago.
Estado sin reconocimiento: Muestra la información de las
incapacidades y licencias que se han expedido o transcrito en
el rango de fechas seleccionados por el usuario y que por
motivos de aplicación de normas, decretos o leyes no tienen
reconocimiento económico.
33 34Manual del Empleador – Medimás EPS Manual del Empleador – Medimás EPS
4. Consulta de Movilidad
de traslado desde
otras EPS El presente capítulo tiene como
objetivo dar a conocer la opción de
consulta de resultados de movilidad
TDA (traslados desde otras EPS) de
usuarios, a través de la página web de
Medimás EPS, servicio que permite a
los empleadores conocer de manera
oportuna la información del estado de
los traslados de sus empleados
4.1. Consulta de Movilidad
Al hacer clic en Empleadores encontrará el botón de
ingreso al Portal Empleadores.
Para hacer uso de la Consulta
de Resultados de Movilidad
TDA (traslados desde otras
EPS) de usuarios, a través de la
página web de Medimás EPS,
es necesario que el empleador
tenga su clave empresarial
activa.
Si el empleador ya tiene clave
pero esta inactiva o no recuerda
la contraseña, debe solicitar la
reactivación a través del correo
electrónico de la EPS.
co
En el correo se deberá registrar
la causa del problema que
presenta la clave empresarial,
datos de contacto; y adjuntar
una copia del RUT digitalizada y
actualizada. Setenta y dos
horas (72) horas hábiles
después de recibido el correo
se enviará respuesta al correo
registrado.
Una vez se tenga la clave
empresarial activa, se podrán
hacer consultas respecto a los
usuario que se han trasladó a
Medimás EPS, mediante su
número de documento de
identificación.
En caso de no contar con la
clave empresarial, se deberá
realizar el proceso de
asignación mediante la página
web www.medimas.com.co
En la parte inferior de la página
de inicio de
www.medimas.com.co
encontrará nuestro menú de
usuarios.
36 37Manual del Empleador – Medimás EPS Manual del Empleador – Medimás EPS
Al ingresar al portal empresarial encontrará
El listado de trámites que podrá
realizar desde el portal empresarial.
• Afiliación de empleadores
• Certificado de afiliación.
• Certificado de semanas
cotizadas.
• Duplicado de carnet.
• Documentos Pendientes por
Afiliado.
• Respuestas de Solicitudes de
Movilidad.
• Consulta de incapacidades.
• Certificado de aportes.
• Estado de cartera.
• Paz y salvo.
Y el sistema de ingreso al Portal
Empresarial.
• Tipo de documento.
• Número de identificación.
• Contraseña
La opción Reportes Afiliaciones, corresponde a la consulta
de movilidad desde otras EPS (TDA).
Seleccione el tipo de identificación, digite el número del
documento y haga clic en el link Respuestas de
solicitudes de movilidad.
38 39Manual del Empleador – Medimás EPS Manual del Empleador – Medimás EPS
La consulta sobre movilidad nos presentará información como:
• Estado del traslado (Aceptado o
Rechazado).
• Causal de negación o
aprobación.
• EPS desde la cual se traslada
el usuario .
También se
presenta la
opción de
imprimir la
consulta o de
exportar
40 Manual del Empleador – Medimás EPS