tratamiento de la documentación contable - sintesis.com · por parte de los socios promotores ......

T ratamiento dela documentación contable

Consulte nuestra página web: www.sintesis.comEn ella encontrará el catálogo completo y comentado

T ratamiento dela documentación contable

Alberto de la Peña Gutiérrez

Herramienta Pacholín: Fidel García García y MIguel Nava Penilas

© Alberto de la Peña Gutiérrez

© EDITORIAL SÍNTESIS, S. A.Vallehermoso, 34. 28015 Madrid

Teléfono 91 593 20 98http://www.sintesis.com

ISBN: 978-84-9171-192-6Depósito Legal: M-25.106-2018

Impreso en España - Printed in Spain

Reservados todos los derechos. Está prohibido, bajo las sancionespenales y el resarcimiento civil previstos en las leyes, reproducir,

registrar o transmitir esta publicación, íntegra o parcialmente,por cualquier sistema de recuperación y por cualquier medio,

sea mecánico, electrónico, magnético, electroóptico, por fotocopiao por cualquier otro, sin la autorización previa por escrito

de Editorial Síntesis, S. A.

Índice

Índice

PRESENTACIÓN ............................................................................................................................................................... 13

1. EL EMPRESARIO, LA DOCUMENTACIÓN Y SU ORGANIZACIÓN CONTABLE ................. 15

Objetivos ................................................................................................................................................................... 15Mapa conceptual ................................................................................................................................................. 16Glosario ...................................................................................................................................................................... 161.1. Introducción ............................................................................................................................................ 171.2. Empresa y empresariado .................................................................................................................. 171.3. Necesidad de documentar la actividad económica de la empresa .................... 211.4. Naturaleza y clasificación de la documentación empresarial .................................. 221.5. Documentación jurídica ................................................................................................................... 241.6. Libros contables y societarios ...................................................................................................... 251.7. Características de la documentación soporte de los registros contables ....... 261.8. Documentación comercial .............................................................................................................. 28

1.8.1. Libros o registros auxiliares necesarios para el control de actividad comercial 281.9. Documentación de la gestión de personal .......................................................................... 291.10. Documentación fiscal ......................................................................................................................... 30

1.10.1. Marco fiscal del IVA ............................................................................................................... 311.10.2. Marco fiscal de los beneficios empresariales .............................................................. 33

1.11. Documentación técnica ................................................................................................................... 341.12. Clasificación y archivo de la documentación contable ................................................ 35

1.12.1. Contenido del archivo permanente ................................................................................. 361.12.2. Contenido del archivo temporal por ejercicios .......................................................... 37

1.13. Organización del sistema contable de una empresa .................................................... 39Para ampliar ............................................................................................................................................................. 40Diccionario de contabilidad ......................................................................................................................... 40Autoevaluación ..................................................................................................................................................... 40

6 TraTamienTo de la documenTación conTable

Índice

2. TRATAMIENTO CONTABLE DE LA DOCUMENTACIÓN NECESARIA PARA LA CREACIÓN DE LA EMPRESA ..................................................................................................... 41

Objetivos ................................................................................................................................................................... 41Mapa conceptual ................................................................................................................................................. 42Glosario ...................................................................................................................................................................... 422.1. Introducción ............................................................................................................................................ 422.2. Creación de la empresa individual ............................................................................................ 43

2.2.1. Documentación soporte ...................................................................................................... 442.2.2. Empresa y patrimonio particular ....................................................................................... 452.2.3. Cuadro de cuentas y definiciones ................................................................................... 452.2.4. Registro contable de las operaciones de un empresario individual .................. 46

2.3. Trámites para la creación de una Sociedad de Responsabilidad Limitada ...... 482.4. Tramitación de la creación de la Sociedad de Responsabilidad Limitada

por parte de los socios promotores ........................................................................................ 492.4.1. Documentación soporte ...................................................................................................... 502.4.2. Cuadro de cuentas y definiciones ................................................................................... 512.4.3. Problemática contable de la constitución de una Sociedad

de Responsabilidad Limitada ............................................................................................. 522.4.4. Problemática contable de los gastos de constitución tramitados

por sus promotores ................................................................................................................ 532.4.5. Problemática contable de los gastos de constitución tramitados

por un tercero .......................................................................................................................... 562.5. Gastos de primer establecimiento ............................................................................................ 562.6. Archivo de la documentación contable ................................................................................ 57Actividades de aplicación .............................................................................................................................. 58Para ampliar ............................................................................................................................................................. 60Actividad de simulación .................................................................................................................................. 60Diccionario de contabilidad ......................................................................................................................... 60Autoevaluación ..................................................................................................................................................... 60

3. TRATAMIENTO CONTABLE DE LA DOCUMENTACIÓN DE LAS ACTIVIDADES DE CREACIÓN DE LA ESTRUCTURA DE LA EMPRESA .................................................................... 61

Objetivos ................................................................................................................................................................... 61Mapa conceptual ................................................................................................................................................. 62Glosario ...................................................................................................................................................................... 623.1. Introducción ............................................................................................................................................ 633.2. Identificación de las necesidades .............................................................................................. 633.3. Adquisición de los activos no corrientes .............................................................................. 64

3.3.1. Inmovilizado intangible ........................................................................................................ 643.3.2. Cuadro de cuentas y definiciones ................................................................................... 653.3.3. Normas de valoración ........................................................................................................... 663.3.4. Financiación del inmovilizado material y documentación soporte .................... 72

3.3.5. Registro contable de la adquisición de bienes de inmovilizado ........................ 743.4. Arrendamiento de activos no corrientes .............................................................................. 79

3.4.1. Arrendamiento operativo o renting ................................................................................. 793.4.2. Arrendamiento de inmuebles ............................................................................................ 80

3.5. Contratación de servicios ................................................................................................................ 823.6. Archivo de la documentación generada por la creación

de la infraestructura de la empresa .......................................................................................... 83

7TraTamienTo de la documenTación conTable

Índice

Actividades de aplicación .............................................................................................................................. 84

Para ampliar ............................................................................................................................................................. 85

Actividades de simulación ............................................................................................................................. 85Diccionario de contabilidad ......................................................................................................................... 85

Autoevaluación ..................................................................................................................................................... 85

4. TRATAMIENTO CONTABLE DE LA DOCUMENTACIÓN DE LAS COMPRAS ........................ 87

Objetivos ................................................................................................................................................................... 87Mapa conceptual ................................................................................................................................................. 88Glosario ...................................................................................................................................................................... 884.1. Introducción ............................................................................................................................................ 884.2. El ciclo comercial de la empresa ................................................................................................ 894.3. Ciclo documental de las compras .............................................................................................. 894.4. El pedido ................................................................................................................................................... 90

4.4.1. Documentación y registros soporte ................................................................................. 904.4.2. Problemática contable del pedido emitido ................................................................ 90

4.5. El albarán ................................................................................................................................................... 904.5.1. Documentación soporte ...................................................................................................... 914.5.2. Problemática contable del albarán valorado ............................................................... 914.5.3. Problemática contable del albarán no valorado ........................................................ 93

4.6. La factura de compra ......................................................................................................................... 944.6.1. Documentación soporte: cuadro de cuentas y definiciones ................................ 944.6.2. Problemática contable de la factura de compra con albarán valorado ............ 944.6.3. Problemática contable de la factura de compra con albarán no valorado ..... 96

4.7. Anticipos sobre compras ................................................................................................................ 964.7.1. Documentación soporte: cuadro de cuentas y definiciones ................................ 974.7.2. Problemática contable de los anticipos sobre compras ........................................ 97

4.8. Factura rectificativa de compras ................................................................................................. 984.8.1. Documentación soporte ...................................................................................................... 994.8.2. Problemática contable de la factura rectificativa de compras ............................. 99

4.9. Adquisiciones de envases y embalajes ................................................................................... 1004.9.1. Cuadro de cuentas y definiciones ................................................................................... 1014.9.2. Documentación soporte ...................................................................................................... 1024.9.3. Problemática contable de la adquisición de envases y embalajes .................... 102

4.10. Trabajos realizados por otras empresas ................................................................................. 1034.10.1. Documentación soporte ...................................................................................................... 1044.10.2. Problemática contable de los trabajos realizados por otras empresas ............ 104

4.11. Archivo de la documentación de compras ......................................................................... 105Actividades de aplicación .............................................................................................................................. 106Para ampliar ............................................................................................................................................................. 109Actividades de simulación ............................................................................................................................. 109Diccionario de contabilidad ......................................................................................................................... 109Autoevaluación ..................................................................................................................................................... 109

5. TRATAMIENTO CONTABLE DE LA DOCUMENTACIÓN DE LAS VENTAS Y DE LAS EXISTENCIAS .................................................................................................................................... 111

Objetivos ................................................................................................................................................................... 111Mapa conceptual ................................................................................................................................................. 112Glosario ...................................................................................................................................................................... 112


Índice

5.1. Introducción ............................................................................................................................................ 1135.2. Documentación contable de las ventas ................................................................................. 1135.3. El pedido ................................................................................................................................................... 113

5.3.1. Documentación y registros soporte ................................................................................. 1145.3.2. Problemática contable del pedido recibido .............................................................. 114

5.4. El albarán de entrega ......................................................................................................................... 1145.4.1. Documentación soporte ...................................................................................................... 1155.4.2. Problemática contable del albarán de entrega valorado ........................................ 1155.4.3. Problemática contable del albarán no valorado ........................................................ 117

5.5. La factura: documentación soporte ......................................................................................... 1175.5.1. Cuadro de cuentas y definiciones ................................................................................... 1185.5.2. Problemática contable de la factura de ventas con albarán valorado ............... 1185.5.3. Problemática contable de la factura de compra con albarán no valorado ..... 121

5.6. Anticipos sobre ventas ..................................................................................................................... 1225.6.1. Documentación soporte ...................................................................................................... 1225.6.2. Problemática contable de los anticipos sobre ventas ............................................. 122

5.7. Factura rectificativa de ventas ...................................................................................................... 1235.7.1. Documentación soporte ...................................................................................................... 1245.7.2. Problemática contable de la factura rectificativa de ventas .................................. 125

5.8. Ventas y entregas de envases y embalajes ........................................................................... 1265.8.1. Cuadro de cuentas y definiciones ................................................................................... 1265.8.2. Documentación soporte ...................................................................................................... 1275.8.3. Problemática contable de la venta y otras entregas de envases y embalajes .. 127

5.9. Prestación de servicios ...................................................................................................................... 1295.9.1. Documentación soporte ...................................................................................................... 1295.9.2. Tratamiento contable de la prestación de servicios ................................................. 129

5.10. Problemática contable del almacén ......................................................................................... 1305.10.1. Criterios de valoración de existencias ............................................................................ 1315.10.2. Documentación soporte ...................................................................................................... 1315.10.3. Variación de existencias ....................................................................................................... 1325.10.4. Cuadro de cuentas ................................................................................................................. 1335.10.5. Registro contable de la variación de las existencias ................................................. 133

5.11. Deterioro de valor de las existencias ....................................................................................... 1365.11.1. Cuadro de cuentas y definiciones ................................................................................... 1375.11.2. Problemática contable del deterioro de valor de las existencias ........................ 138

5.12. Archivo de la documentación ...................................................................................................... 140Actividades de aplicación .............................................................................................................................. 141Para ampliar ............................................................................................................................................................. 144Actividades de simulación ............................................................................................................................. 144Diccionario de contabilidad ......................................................................................................................... 144Autoevaluación ..................................................................................................................................................... 144

6. TRATAMIENTO CONTABLE DE OTROS GASTOS E INGRESOS DE EXPLOTACIÓN ...... 145

Objetivos ................................................................................................................................................................... 145Mapa conceptual ................................................................................................................................................. 146Glosario ...................................................................................................................................................................... 1466.1. Introducción ............................................................................................................................................ 1466.2. Los servicios exteriores: definición ........................................................................................... 146

6.2.1. Documentación soporte ...................................................................................................... 1476.2.2. Cuadro de cuentas y definiciones ................................................................................... 1476.2.3. Problemática contable de los servicios exteriores .................................................... 147


Índice

6.3. Otros tributos ......................................................................................................................................... 1486.3.1. Documentación soporte ...................................................................................................... 1496.3.2. Cuadro de cuentas y definiciones ................................................................................... 1496.3.3. Problemática contable de otros tributos ....................................................................... 149

6.4. Gastos de personal ............................................................................................................................. 1506.4.1. Documentación soporte de la nómina ........................................................................... 1506.4.2. Cuadro de cuentas y definiciones ................................................................................... 1526.4.3. Problemática contable de las retribuciones al personal ......................................... 152

6.5. Registro contable del resto de los gastos de personal ................................................ 1576.5.1. Documentación soporte ...................................................................................................... 1576.5.2. Cuadro de cuentas y definiciones ................................................................................... 1576.5.3. Problemática contable de otros gastos sociales ........................................................ 158

6.6. Otros gastos de gestión ................................................................................................................... 1596.6.1. Documentación contable .................................................................................................... 1596.6.2. Cuadro de cuentas y registro contable .......................................................................... 1606.6.3. Problemática contable de otros gastos de gestión ................................................... 160

6.7. Subvenciones a la explotación .................................................................................................... 1616.7.1. Documentación soporte ...................................................................................................... 1616.7.2. Cuadro de cuentas y definiciones ................................................................................... 1626.7.3. Problemática contable de las subvenciones a la explotación .............................. 162

6.8. Otros ingresos de gestión ............................................................................................................... 1636.8.1. Documentación soporte ...................................................................................................... 1636.8.2. Cuadro de cuentas y definiciones ................................................................................... 1636.8.3. Problemática contable de otros ingresos de gestión ............................................... 163

6.9. Gastos e ingresos excepcionales ............................................................................................... 1646.9.1. Documentación soporte ...................................................................................................... 1646.9.2. Cuadro de cuentas ................................................................................................................. 1656.9.3. Problemática contable de los gastos e ingresos excepcionales .......................... 165

6.10. Archivo de la documentación ...................................................................................................... 166Actividades de aplicación .............................................................................................................................. 167Para ampliar ............................................................................................................................................................. 169Actividades de simulación ............................................................................................................................. 169Diccionario de contabilidad ......................................................................................................................... 169Autoevaluación ..................................................................................................................................................... 169

7. TRATAMIENTO CONTABLE DE LA DOCUMENTACIÓN DE LA GESTIÓN DEL INMOVILIZADO ........................................................................................................................................... 171

Objetivos ................................................................................................................................................................... 171Mapa conceptual ................................................................................................................................................. 172Glosario ...................................................................................................................................................................... 1727.1. Introducción ............................................................................................................................................ 1727.2. Composición del inmovilizado y su problemática contable ..................................... 1737.3. Adquisición y valoración de los elementos del inmovilizado material

e intangible ............................................................................................................................................... 1737.4. Pérdida de valor del inmovilizado ............................................................................................. 1747.5. Problemática de la amortización ................................................................................................ 1757.6. Amortización fiscal: documentación soporte .................................................................... 176

7.6.1. Amortización lineal: documentación soporte ............................................................ 1767.6.2. Amortización degresiva o decreciente: documentación soporte ...................... 1777.6.3. Amortización de elementos usados ............................................................................... 1787.6.4. Problemática contable de la amortización ................................................................... 179


Índice

7.7. Problemática particular del utillaje ............................................................................................ 1797.7.1. Documentación soporte ...................................................................................................... 1807.7.2. Cuadro de cuentas y problemática contable de las regularizaciones

del utillaje ................................................................................................................................... 1807.8. Pérdidas irreversibles del inmovilizado diferentes a las amortizaciones .......... 181

7.8.1. Documentación soporte ...................................................................................................... 1817.8.2. Problemática contable de las pérdidas procedentes de activos

no corrientes ............................................................................................................................. 1817.8.3. Pérdidas de valor que afectan a amortizaciones futuras ......................................... 182

7.9. Deterioros de valor del inmovilizado material e intangible ....................................... 1827.9.1. Cuadro de cuentas y definiciones ................................................................................... 1827.9.2. Documentación soporte ...................................................................................................... 1837.9.3. Problemática contable del deterioro de valor de los elementos del activo

material e intangible ............................................................................................................... 1837.10. Compras de inmovilizados con entregas de elementos usados como parte

del precio .................................................................................................................................................. 1857.10.1. Documentación soporte ...................................................................................................... 1857.10.2. Problemática contable de la compra de bienes de inmovilizado vinculada

a la entrega de un bien usado como parte del precio ............................................ 1857.11. Archivo de la documentación ...................................................................................................... 185Actividades de aplicación .............................................................................................................................. 186Para ampliar ............................................................................................................................................................. 189Actividades de simulación ............................................................................................................................. 189Diccionario de contabilidad ......................................................................................................................... 189Autoevaluación ..................................................................................................................................................... 189

8. TRATAMIENTO CONTABLE DE LA DOCUMENTACIÓN DE TESORERÍA ................................. 191

Objetivos ................................................................................................................................................................... 191Mapa conceptual ................................................................................................................................................. 192Glosario ...................................................................................................................................................................... 1928.1. Introducción ............................................................................................................................................ 1928.2. Instrumentos de cobro/pago empleados en la liquidación

de las operaciones comerciales ................................................................................................. 1938.3. El efectivo, el cheque y las tarjetas de crédito y débito ............................................ 194

8.3.1. Documentación soporte ...................................................................................................... 1948.3.2. Cuadro de cuentas ................................................................................................................. 1958.3.3. Problemática contable de la caja ..................................................................................... 1958.3.4. Problemática contable de la tarjeta ................................................................................. 1968.3.5. Problemática contable del cheque ................................................................................. 197

8.4. Instrumentos formales de giro ...................................................................................................... 1998.5. Registro contable de los efectos formales de giro a cobrar ..................................... 199

8.5.1. Documentación soporte ...................................................................................................... 2008.5.2. Cuadro de cuentas y definiciones ................................................................................... 2008.5.3. Problemática contable de los efectos a cobrar .......................................................... 201

8.6. Contabilidad de los efectos comerciales a pagar ............................................................ 2068.6.1. Documentación soporte ...................................................................................................... 2078.6.2. Cuadro de cuentas y definiciones ................................................................................... 2078.6.3. Tratamiento contable de los efectos a pagar ............................................................... 207

8.7. Contabilidad del factoring .............................................................................................................. 2098.7.1. Documentación soporte ...................................................................................................... 210


Índice

8.7.2. Cuadro de cuentas y definiciones ................................................................................... 2108.7.3. Problemática contable del factoring ............................................................................... 211

8.8. Gestión de los créditos comerciales impagados ............................................................. 2128.8.1. Documentación soporte ...................................................................................................... 2138.8.2. Cuadro de cuentas y definiciones ................................................................................... 2138.8.3. Problemática contable de la gestión de impagos ..................................................... 214

8.9. Contabilidad de la cuenta de crédito ..................................................................................... 2178.9.1. Documentación soporte ...................................................................................................... 2178.9.2. Cuadro de cuentas ................................................................................................................. 2188.9.3. Problemática contable de la cuenta de crédito ......................................................... 218

8.10. Documentación de la actividad contable ............................................................................. 220Actividades de aplicación .............................................................................................................................. 221Para ampliar ............................................................................................................................................................. 224Actividades de simulación ............................................................................................................................. 224Diccionario de contabilidad ......................................................................................................................... 224Autoevaluación ..................................................................................................................................................... 224

9. TRATAMIENTO DE LA DOCUMENTACIÓN CONTABLE DEL CIERRE DEL EJERCICIO Y ELABORACIÓN DE LAS CUENTAS ANUALES .................................................................................. 225

Objetivos ................................................................................................................................................................... 225Mapa conceptual ................................................................................................................................................. 226Glosario ...................................................................................................................................................................... 2269.1. Introducción ............................................................................................................................................ 2279.2. Comprobación y ajustes finales ................................................................................................... 228

9.2.1. Operaciones pendientes ..................................................................................................... 2289.2.2. Conciliación bancaria ............................................................................................................ 2299.2.3. Arqueo de caja ........................................................................................................................ 2309.2.4. Periodificaciones ..................................................................................................................... 2349.2.5. Amortizaciones ........................................................................................................................ 2349.2.6. Inventario y regularización del utillaje ............................................................................. 2349.2.7. Reclasificaciones ..................................................................................................................... 2349.2.8. Inventario de existencias ...................................................................................................... 235

9.3. Cierre fiscal ................................................................................................................................................ 2359.3.1. Impuesto sobre el valor añadido ..................................................................................... 2369.3.2. Impuesto sobre Sociedades .............................................................................................. 236

9.4. Regularización y cierre de la contabilidad ........................................................................... 2399.5. Cuentas anuales ..................................................................................................................................... 239

9.5.1. Plazo de elaboración y depósito de las cuentas anuales ....................................... 2419.6. Archivo de la documentación ...................................................................................................... 241Actividades de aplicación .............................................................................................................................. 242Para ampliar ............................................................................................................................................................. 245Actividades de simulación ............................................................................................................................. 245Diccionario de contabilidad ......................................................................................................................... 245Autoevaluación ..................................................................................................................................................... 245

2

3 Analizar las operaciones que supone la creación de una empresa.3 Conocer la documentación soporte de las operaciones anteriores.3 Contabilizar las operaciones de creación de una empresa.3 Identificar el contenido y funciones del libro registro de facturas recibidas de

IVA.

Objetivos

Tratamiento contable de la documentación

necesaria para la creación de la empresa

42 TraTamIenTo de La documenTacIÓn conTabLe

caPÍTuLo 2

Empresa individual. Persona física que realiza una actividad económica en nombre propio.

Gastos de constitución. Importe de los gastos de naturaleza jurídica necesarios para cons-tituir una sociedad mercantil.

Gastos de primer establecimiento. Importe de los gastos de naturaleza técnico-económi-ca que, a veces, una empresa que se constituye realiza al comienzo de su actividad y que van a tener transcendencia en el futuro desarrollo de la misma.

Libro registro de facturas recibidas. Registro fi scal relacionado con el IVA donde se ano-tan las facturas y otros documentos sustitutivos recibidos por las adquisiciones de bienes o por los servicios recibidos.

Sociedad de responsabilidad limitada. Forma jurídica empresarial con un capital mínimo de 3000 €, dividido en participaciones sociales, en la que los socios no responden personalmente por las deudas sociales.

Tramitación administrativa del alta de una empresa. Trámites que han de realizarse ante las diferentes administraciones públicas: Hacienda estatal y autonómica, Seguridad Social, ayuntamiento, etc., para la creación de una empresa individual o social.

Glosario

Mapa conceptual

Form

a de

l em

pres

ario

Sociedadde Responsabilidad

Limitada

Trámites administrativos

Trámites jurídicos Gastos de constitución

Actividadestécnico-económicas iniciales

Gastos deprimer establecimiento

Individual Trámites administrativos

2.1. Introducción

En este capítulo se procederá al análisis del tratamiento de la documentación contable de una empresa comenzando con las operaciones de creación y establecimiento de su estructura per-manente que le permiten dar soporte a sus actividades económicas.

De acuerdo con el INE, el parque empresarial en España tenía en 2017 la distribución que se recoge en el cuadro 2.1.

43TraTamIenTo conTabLe de La documenTacIÓn necesarIa Para La ...

caPÍTuLo 2

TIPOS DE EMPRESAS NÚMERO PORCENTAJE

Sociedades anónimas 81 954 2,50 %

Sociedades de responsabilidad limitada 1 162 254 35,41 %

Sociedades colectivas 166 0,01 %

Sociedades comanditarias 83 0,00 %

Comunidades de bienes 115 377 3,52 %

Sociedades cooperativas 20 656 0,63 %

Asociaciones y otros tipos 145 834 4,44 %

Organismos autónomos y otros 8863 0,27 %

Personas físicas 1 747 159 53,23 %

Total 3 282 346 100,00 %

Fuente: Instituto Nacional de Estadística, 2017.

Como se observa en el cuadro 2.1, el empresario individual y la sociedad de responsabilidad limitada suponen el 87,64 % del total, por lo que en este capítulo se analizará de manera espe-cial la creación de esta clase de empresas.

2.2. Creación de la empresa individual

De acuerdo con la información proporcionada por el cuadro 2.1, la fi gura preferida para crear una empresa es la de empresario individual. La predilección por esta forma empresarial se basa, fundamentalmente, en la facilidad administrativa para su creación y para su gestión, así como la simplifi cación de sus obligaciones contables y tributarias en función del régimen fi scal elegido.

Por otra parte, la responsabilidad ilimitada del empresario por las deudas de su empresa, que es evidentemente su principal inconveniente, se ve compensada en la realidad por la ne-cesidad de avalar los préstamos y otras deudas sociales contraídas por las sociedades mercantiles por parte de sus socios o propietarios, lo que en la práctica iguala su responsabilidad a la de los empresarios individuales.

Aunque en muchas ocasiones a este tipo de empresario también se le llama autónomo, su denominación correcta es empresario individual, ya que “autónomos” (Régimen Especial de Trabajadores Autónomos) es el régimen de la Seguridad Social donde deben darse de alta.

De manera simplifi cada, los trámites administrativos para la creación de una empresa indi-vidual son los que se detallan en la fi gura 2.1.

Cuadro 2.1Distribución de las empresas en España según su forma jurídica

sabÍas Que...


caPÍTuLo 2

Documenatción LugarTrámite

Empresario individual

Alta en Hacienda

Deducción de gastos previos al inicio de la

actividad

Hacienda estatal

Hacienda estatal

Hacienda estatal

036, 037: comunicar que se vaa iniciar la actividad

036: comunicar a Hacienda que se va a iniciar una actividad pero

no se ha comenzadoel funcionamiento. Casilla 504

036: comunicar el comienzo de la actividad. Casilla 508

Licencia de apertura y

actividad de un establecimiento

Ayuntamiento de la localidad donde se vaya a realizar

la actividad

Documento específi code cada ayuntamiento

Alta en la Seguridad Social

Tesorería de la Seguridad SocialTA .0521

Figura 2.1Esquema de creación de la empresa individual.

Toma noTa

La comunicación a Hacienda, a través del impreso 036, de que se va a iniciar una actividad económica, pero que todavía no ha comenzado es fundamental para:

— Poder deducirse en el IRPF los gastos ocasionados durante este periodo transitorio por parte del empresario.

— Poder deducirse las cuotas de IVA soportado en los gastos e inversiones efectuados durante el periodo previo al comienzo de la actividad.

2.2.1. Documentación soporte

Todos los trámites recogidos en la fi gura 2.1 son de naturaleza administrativa y, en principio, no suponen desembolso de dinero, por lo que no tienen registro contable alguno, no actuando, por lo tanto, la documentación anterior como documentación soporte de registros contables, pero es fundamental para la creación de la empresa.

Debido a que la documentación administrativa puede cambiar, en el cuadro 2.2 se remite a las páginas webs de cada administración pública, actualizadas a 9/04/2018.


caPÍTuLo 2

Cuadro 2.2Enlaces a documentos de alta de empresario individual

Hacienda

l La cumplimentación de los documentos 036 y 037 se realiza on line, aunque su presentación pue-de ser telemática o en soporte PDF impreso y presentado ante la administración tributaria.

l https://www.agenciatributaria.gob.es/AEAT.sede/procedimientoini/G322.shtml

Seguridad Social

l Documento TA.0521: Solicitud simplificada de: alta, baja o variación de datos en el régimen espe-cial de autónomos.

l http://www.seg-social.es/prdi00/groups/public/documents/binario/46092.pdf

Ayuntamiento

l El modelo de licencia de apertura y la tramitación e inicio de la actividad es propio de cada ayun-tamiento, por lo que deberán seguirse las pautas que disponga la entidad municipal donde vaya a desarrollarse la actividad.

l Normalmente, dichos documentos son accesibles desde su página web.

2.2.2. Empresa y patrimonio particular

Como se expone en el apartado anterior, uno de los principales inconvenientes de la fi gura del empresario individual es la responsabilidad ilimitada que adquiere por las deudas contraídas por su empresa con todos sus bienes presentes y futuros de acuerdo con el artículo 1911 del Código Civil.

La fi gura 2.2 muestra la vincula-ción de ambos pa-trimonios a efectos de la responsabi-lidad jurídica del empresario.

2.2.3. Cuadro de cuentas y defi niciones

La especial relación que se da en el empresario individual entre su patrimonio afecto a las actividades empresariales y el privado hace que la contabilidad deba registrar los trasvases eco-nómicos que se dan con mucha frecuencia entre ambos. Hay que tener presente que, a falta normalmente de otra fuente de ingresos, el empresario deberá retirar, periódicamente o no, dinero de su empresa para atender a sus necesidades vitales y a las de su familia. En otras oca-

Patrimonio jurídico afecto a las actividades empresariales

Patrimonioprivado Vinculación Patrimonio

Figura 2.2Problemática contable de las empresas individuales.


caPÍTuLo 2

siones deberá atender pagos correspondientes a su negocio con su patrimonio privado por falta de liquidez de aquel, etc.

Para registrar esta situación, el Plan General de Contabilidad de Pequeñas y Medianas Em-presas (en lo sucesivo, PGCPYME) contempla las cuentas que recoge la fi gura 2.3.

Subgrupo 10: Capital

l 102 Capital

Subgrupo 55: Otras cuentas no bancarias

l 550 Titular de la explotación

Figura 2.3. Cuadro de cuentas.

La segunda de las cuentas que se detallan en la fi gura 2.3 merece una especial atención con-table al ser la destinada a registrar los trasvases económicos entre ambos patrimonios. Así, estas cuentas son defi nidas por el plan tal y como se expone en la fi gura 2.4.

102 Capital— Corresponde a las empresas individuales.

550 Titular de la explotación— Cuenta corriente mantenida con el titular de la ex-

plotación que expresa la relación existente entre el patrimonio personal del titular y la empresa a lo largo del ejercicio.

Figura 2.4. Defi niciones.

2.2.4. Registro contable de las operaciones de un empresario individual

En el momento de su creación, la cuenta de capital registra el valor de las aportaciones, dine-rarias o no dinerarias, que realiza un empresario individual a su empresa, aportaciones que se registran mediante el siguiente asiento:

DEBE CUENTAS DEUDORAS CUENTAS ACREEDORAS HABER

Tesorería (57)Inmovilizado (2)Existencias (3)Clientes y deudores (43/44)

a Capital (102)a Deudas (1/4/5)

47TraTamienTo conTable de la documenTación necesaria para la ...

capíTulo 2

EJEMPLO 2.1

El efectivo o el valor de los bienes que el empresario retire durante el ejercicio del patrimo-nio de su empresa con destino a su patrimonio particular se cargarán en la cuenta (550) Titular de la explotación.


Titular de la explotación (550) a Tesorería (57)

EJEMPLO 2.2

De la misma manera, si durante el ejercicio el empresario realiza nuevas aportaciones desde su patrimonio particular al patrimonio de su empresa, estas se registrarán a través de la mencio-nada cuenta (550) Titular de la explotación.


Inmovilizado (2)Compras (60)Deudas (1, 5)Servicios exteriores (62)Etc.

(Y en su caso)Hacienda Pública IVA soportado a Titular de la explotación (550)

EJEMPLO 2.3

Al cierre del ejercicio, el saldo, positivo o negativo, de la cuenta de Pérdidas y ganancias, después del proceso de regularización, se deberá imputar al dueño de la empresa mediante el siguiente asiento:

--- 31/12/20X0---


Resultado del ejercicio (129) a Titular de la explotación (550)

O bien:


Titular de la explotación (550) a Resultado del ejercicio (129)

EJEMPLO 2.4


capíTulo 2

Al cierre del ejercicio, la cuenta (550) Titular de la explotación podrá presentar un saldo deudor o acreedor después de haber registrado todas las operaciones anteriores. Si su saldo es acreedor, podrá:

a) Ser retirado íntegramente de la empresa por su propietario traspasando su importe, en dinero o en otros activos al patrimonio particular.

b) Incorporarse al capital de la empresa para potenciar su crecimiento.c) Retirarse en parte y capitalizarse por la diferencia.


Titular de la explotación (550) a Tesorería (57)a Capital (102)

EJEMPLO 2.5

Si la cuenta (550) Titular de la explotación presenta saldo deudor al cierre del ejercicio, bien porque el mismo se haya cerrado con pérdidas o porque haya retirado a cuenta de los beneficios de dicho ejercicio un importe superior estos, el propietario de la empresa podrá:

a) Reponer el importe deudor del saldo, si desea que su empresa cuente con el mismo capital.

b) Tomar una decisión intermedia, reponiendo parte de las pérdidas y reduciendo el capi-tal por el resto.

c) Tomar una decisión intermedia, reponiendo parte de las pérdidas y reduciendo el capi-tal por el resto.


Tesorería (57) Capital (102)

a Titular de la explotación (550)

2.3. Trámites para la creación de una Sociedad de Responsabilidad Limitada

Como se expuso en el capítulo anterior, a pesar de que el ordenamiento jurídico mercantil es-pañol contempla diversos modelos sociales, es la Sociedad de Responsabilidad Limitada, en sus dos versiones: norma y nueva empresa, la más utilizada a la hora de crear una empresa con for-ma social mercantil, por lo que a continuación se expondrá la problemática de su fundación.

EJEMPLO 2.6 ACTIVIDAD PROPUESTA 2.1


caPÍTuLo 2

La creación de una Sociedad de Responsabilidad Limitada (SRL) exige básicamente los mismos trámites administrativos frente a Hacienda, Seguridad Social y ayuntamiento que la expuesta para el empresario individual en la fi gura 2.1, no obstante, además, su fundación debe cumplir los siguientes trámites de naturaleza fundamentalmente jurídica (fi gura 2.5).

Documentación contable generada

LugarTrámite

SRL

Obtención de denominación de la nueva sociedad

Registro Mercantil Central (solicitud

telemática)Factura

Factura

Factura

Impreso 600

Factura

Asesoría

Notaría

Hacienda de la Comunidad

Autónoma

RegistroMercantil

de la provincia

Redacción de la escritura de constitución

Pago del Impuesto de actos jurídicos:

1 % del capital

Elevación a escritura pública

Inscripción de la escritura pública

en el Registro Mercantil

Figura 2.5Fundación de la Sociedad de Responsabilidad Limitada.

Los trámites para la creación de una Sociedad de Responsabilidad Limitada pueden efec-tuarse directamente por los promotores de la empresa o a través de un profesional (gestoría o asesoría de empresas). Dado que la opción elegida afecta a su contabilidad, se tratarán ambas situaciones por separado.

2.4. Tramitación de la creación de la Sociedad de Responsabilidad Limitada por parte de los socios promotores

El primer paso que tienen que dar los promotores es la obtención de la certifi cación del Regis-tro Mercantil Central en que se confi rme que no existe otra sociedad mercantil con la misma


capíTulo 2

denominación (cuadro 2.3). Este trámite puede realizarlo uno de los promotores en nombre de la futura sociedad y es posible realizarlo a través de la web del propio Registro Mercantil Central.

Registro Mercantil Central

l http://www.rmc.es/Cuadro 2.3 Solicitud de certificación de que no existe otra sociedad con la misma denominación (última fecha de consulta 9/04/2018)

El resto de los trámites son presenciales en las correspondientes oficinas de los diferentes agentes que intervienen: asesor (en su caso), notaría y Registro Mercantil.

2.4.1. Documentación soporte

Como se observa en la figura 2.5, el proceso de creación de la Sociedad de Responsabilidad Limitada precisa de una serie de trámites que originarán una serie de gastos, cuyos documen-tos soporte son, por un lado, la factura y, por otro, el impreso de liquidación del Impuesto de Transmisiones Patrimoniales y Actos Jurídicos Documentados (en adelante, ITP y AJD) por operaciones societarias:

a) La factura: es el documento mercantil en el que se refleja toda la información de una operación de compraventa o de prestación de servicios. De acuerdo con la legislación del IVA, existen dos tipos de facturas: simplificada y completa. Además, cada una de ellas puede tener una factura rectificativa por descuentos, devoluciones o errores.

El cuadro 2.4 muestra la dirección web de la Agencia Tributaria donde aparecen los requi-sitos exigidos para cada una de ellas (actualizada a 9/04/2018).

Cuadro 2.4 Requisitos de las facturas

Facturas simplificada y completa

l http://www.agenciatributaria.es/AEAT.internet/Inicio/_Segmentos_/Empre-sas_y_profesionales/Empresas/IVA/Obligaciones_de_facturacion/Conteni-do_de_las_facturas.shtml

Factura rectificativa

l http://www.agenciatributaria.es/AEAT.internet/Inicio/_Segmentos_/Empre-sas_y_profesionales/Empresas/IVA/Obligaciones_de_facturacion/Factu-ras_de_rectificacion.shtml

b) Impreso 600: este impreso se utiliza para liquidar determinadas operaciones del Impuesto sobre Transmisiones Patrimoniales y Actos Jurídicos Documentados (ITP y AJD). El cua-dro 2.5 muestra la dirección web de la Agencia Tributaria con el modelo de documento a efectos ilustrativos, aunque deberá utilizarse el de la comunidad autónoma que corres-ponda al lugar de la fundación de la empresa, que es, además, donde se realizará el trámite.

51TraTamienTo conTable de la documenTación necesaria para la ...

capíTulo 2

Cuadro 2.5 Impreso 600 de la Agencia Tributaria (actualizado a 9/04/2018)

Impreso 600 de la Agencia Tributaria

l http://www.agenciatributaria.es/static_files/AEAT/Contenidos_Comunes/La_Agencia_Tributaria/Modelos_y_formularios/Declaraciones/Resto_de_mode-los/600/mod600e.pdf

c) Medios de pago: en este capítulo se utilizarán, por primera vez, dos medios de pago muy frecuentes: el cheque y la transferencia bancaria.

— El cheque es un documento mercantil utilizado como medio de pago que es emitido y firmado por una persona, denominada librador, quien ordena a una entidad financiera, denominada librado, que pague la cantidad de dinero consignada en dicho documento a otra persona, de-nominada tenedor, tomador o beneficiario, siempre y cuando disponga de fondos en la cuenta contra la que se libra el cheque.

— Por su parte, la transferencia es una operación bancaria utilizada también como me-dio de pago, por la cual una persona, denominada ordenante, que dispone de fondos en una cuenta, transfiere una cierta cantidad de dinero desde esta cuenta a otra cuenta bancaria designada en la operación, denominada beneficiario.

2.4.2. Cuadro de cuentas y definiciones

El Real Decreto Legislativo 1/2010, de 2 de julio, por el que se aprueba texto refundido de la Ley de Sociedades de Capital, establece que el capital de la Sociedad de Responsabilidad Limitada no puede ser menor de 3000 €, dividido en participaciones sociales acumulables e indivisibles que no pueden denominarse acciones ni tienen la consideración de valores mo-biliarios.

Por su parte, el PGCPYME contempla la cuenta que se recoge en la figura 2.6 para registrar el capital de este tipo de sociedades mercantiles.

Subgrupo 10: Capital

l 100 Capital social

Subgrupo 55: Otras cuentas no bancarias

l 551 Cuenta corriente con socios y administradores

Figura 2.6 Cuadro de cuentas.

Y se define de la siguiente manera:

100 Capital— Capital escriturado en las sociedades que revistan forma

mercantil, salvo cuando, atendiendo a las características económicas de la emisión, deba contabilizarse como pa-sivo financiero.

tratamiento de la documentación contable - sintesis.com · por parte de los socios promotores ......

Documents