saneamiento contable

GUIA PRÁCTICA DEL PROCESO DE SANEAMIENTO CONTABLE

C.P.C. Juan Francisco Álvarez Illanes 1

CAPITULO I

MARCO CONCEPTUAL Y ASPECTOS GENERALES DEL PROCESO DE SANEAMIENTO

01. Introducción Como consecuencia de la existencia de informes de auditoría a los estados financieros del ejercicio 2010 y de ejercicios anteriores, realizados a las entidades públicas, se ha observado que existen dictámenes conteniendo opinión con salvedad, opinión adversa o abstención de opinión, basados principalmente en aspectos relacionados con el saneamiento físico, legal y contable de bienes de propiedad, planta y equipo. Existiendo, también otros rubros observados en menor proporción, como las Existencias, Cuentas por Cobrar, Cuentas por Pagar y otras cuentas del activo y pasivo, que vienen afectando los estados financieros por varios años consecutivos. Dictamen emitido por una sociedad de auditoría, expresa una opinión adversa debido a lo siguiente: El rubro gastos pagados por anticipado, cuyo saldo asciende a s/. 218 m m, incluye anticipos

concedidos, encargos otorgados y cargas diferidas que se mantienen pendientes de rendición de cuentas y/o regularización administrativa por el importe de s/. 168 m m desde 1990

El rubro edificios, estructuras y activos no producidos cuyo saldo neto asciende a 477 m m incluye la divisionaria construcciones de edificios no residenciales por s/. 131 m m, que corresponden a obras culminadas y en funcionamiento, provienen desde 1995 y no han sido transferidas a la divisionaria correspondiente por carecer de liquidaciones; por lo que no fueron objeto de depreciación dictamen emitido por una sociedad de auditoría, expresa opinión negativa debido a que: en la unidad ejecutora se muestra la • subcuenta construcciones de edificios no residenciales por el importe de s/. 58 m m que corresponde a obras culminadas y en funcionamiento de periodos anteriores, las cuales no fueron transferidas a las entidades beneficiarias debido a que carecen de liquidaciones.

En el rubro gastos pagados por anticipado, cuyo saldo asciende a s/. 144 m m, se incluyen cargos otorgados pendientes de rendición y/o regularización administrativa desde el año 2007 por s/. 133 m m, correspondientes a convenios suscritos entre el pnud y la gerencia general.

Dictamen emitido por una sociedad de auditoría auditoría, expresa opinión con salvedades debido a que: No se proporcionó a los auditores el inventario valorizado de la cuenta edificios y estructuras y

activos no producidos netos por s/. 15,743 m m, equivalente al 73% del total de los activos del pliego.

Dictamen emitido por una sociedad de auditoría, expresa una opinión con salvedades, debido a que: Los auditores no observaron la toma del inventario físico de los activos fijos al 31 de diciembre de

2009, y los registros contables no permitieron aplicar procedimientos alternativos de auditoría, a fin de poder satisfacerse de la razonabilidad de los saldos finales de dichos bienes que ascienden a un importe de s/. 55 mm.

El rubro de materias auxiliares y suministros de funcionamiento en tránsito tiene bienes faltantes, que datan desde el año 2007, que sin embargo no han sido registrados como tales, por un importe ascendente a s/. 0,13 mm, distorsionando la información financiera dictamen emitido por una sociedad de auditoría, expresa opinión adversa debido a que: la entidad ha entregado a las áreas usuarias para su operatividad obras civiles terminadas por la suma de s/. 444 m m, sin haberlas saneado legalmente ni depreciado acorde a la normativa de la dirección general de contabilidad pública, por su materialidad, que representa el 70,38% del total activo, distorsiona los estados financieros. opinión calificada sobre los estados financieros del sector público: en nuestra opinión, excepto por los asuntos indicados en los párrafos 5, 6 y 7 a la incidencia de los reparos con los activos totales del balance general y el resultado del estado de gestión, los estados financieros adjuntos presentan razonablemente, en todos sus aspectos de importancia, la integración y consolidación de la situación financiera del sector público al 31 de diciembre del 2009 y el resultado de sus operaciones por el año terminado en esa fecha, de acuerdo con principios de contabilidad



generalmente aceptados y normas legales vigentes y aplicables. Dictamen emitido por una sociedad de auditoría, expresa una opinión con salvedades debido a lo siguiente: Diferencias por s/. 92 m m entre los saldos de las unidades ejecutoras con los saldos de los

inventarios de bienes patrimoniales de control de bienes del área de control patrimonial Carencia de actas de conciliación e informes finales del inventario de bienes patrimoniales al 31 de

diciembre que sustentan los saldos por 926 mm de las cuentas edificios, estructuras y activos no producidos, y vehículos, maquinarias y otros, reflejado en los balances generales de las unidades ejecutoras de la sede central

Dichas observaciones tienen relación con las deficiencias encontradas en los estados financieros, en la identificación de las no conciliaciones bancarias, la no realización de los inventarios físicos de bienes muebles e inmuebles y que dichos bienes no se encuentran valorizados ni actualizados en su totalidad, la falta de valorización e inventarios físicos de los recursos naturales y del medio ambiente. En la sobrevaloración de algunas proyectos y obras, el no registro de la depreciación de construcciones en curso, pasivos tributarios provenientes de retenciones no pagadas tales como ESSALUD, SUNAT, pasivos corrientes a deudores varios sin identificar, activos de propiedad planta y equipo depreciados al 100 % que requieren de la aplicación de la revaluación de activos, porque aún tiene vida económica útil, obras construidas bajo la modalidad de encargos que aún no han sido transferidos al sector correspondiente, apareciendo en la cuenta respectiva, activos que se encuentran en estado inoperativo u otros cuyo costo de mantenimiento es demasiado oneroso, que merecen dar de baja o activos cuya existencia ha sido comprobada, pero que no se encuentran contabilizados y que merecen ser incorporados al patrimonio de la entidad, saldos en cuentas por cobrar por ingresos tributarios y no tributarios que no tienen sustento y falta de identificación de los respectivos acreedores o proveedores. Por otro lado, es un hecho cierto, demostrado por los órganos de control institucional así como por los procesos de auditoría llevados a cabo indistintamente a las diferentes entidades del estado, cuya conclusión tanto en los dictámenes como en los informes correspondientes señalan que, en los estados financieros de las entidades públicas figuraban, y en algunos casos continúan revelando, saldos irreales no sustentados, con una antigüedad significativa sin contar durante mucho tiempo con un mecanismo técnico ni legal que permita su depuración; lo que hizo necesario proporcionar el marco legal correspondiente y el manual de saneamiento contable a la administración pública para su respectiva aplicación y regularización respectiva que permite determinar resultados contables transparentes, razonables y confiables para la toma de decisiones, así como generar cambios institucionales que conlleven a una mayor certeza en las de los Estados financieros. En ese sentido, la Contraloría General de la República recomendó a la Comisión de Presupuesto y Cuenta General de la República, del Congreso de la República, evaluar u proponer iniciativas legislativas que permitan establecer responsabilidades en la presentación de información y evaluar la normativa en saneamiento físico, legal y toma de inventarios de bienes de activo fijo, a fin de plantear modificaciones legislativas. Con ello se contribuiría a que las entidades públicas cuenten con la documentación que sustente los registros contables de tales rubros y, en tal sentido, el Congreso de la República aprobó la Ley Nº 29608, cuyos artículos 3º y 4º disponen el saneamiento contable.



Por todo ello, se ha considerado de suma importancia el proceso de regularización y saneamiento administrativo y contable, permitiendo descargar definitivamente de la información financiera aquellos saldos incorrectos, que previo análisis y comprobación merecen su regularización. Teniendo en cuenta las anteriores consideraciones, y con ocasión de la publicación del manual de…… y el marco legal correspondiente y , en nuestra preocupación permanente de proporcionar información razonable y apropiada, así como asistir en el proceso de capacitación y asistencia técnica a los múltiples usuarios, decidimos publicar la presente Guía Práctica de Saneamiento Contable, con el propósito de facilitar la comprensión y respuesta a los requerimientos inmediatos para la aplicación de los procedimientos que conllevan la depuración y saneamiento de la información contable pública. Por otro lado, debemos señalar que en el presente capítulo se consideran respuestas puntuales a diversas interrogantes incluidas, los casos prácticos. a) Como sincerar o sanear las cuentas del activo o del pasivo? b) Los predios e inmuebles de propiedad de la Entidad se encuentran registradas en la

SUNARP? Y si no lo están ¿como se realiza el saneamiento físico legal de los bienes inmuebles?

c) ¿Como hacemos para solucionar la inconsistencia de los saldos de Libros y registros ya que estos no concilian con los registros de las diversas cuentas consideradas en el balance general?

d) Existen activos que fueron transferidos a otras entidades del Sector Público, sin embargo no se encuentran registrados en la Contabilidad de la entidad, ¿que hacer?

e) ¿Cual son los procedimientos para empezar a analizar las cuentas por cobrar y por pagar y con que áreas coordinar, aparte del área de rentas?

f) Existen obras culminadas que no cuentan con liquidaciones técnicos financieras. g) ¿Como determinar el costo real de una obra "X" sobre todo si se trata de gestiones

anteriores y no existen los documentos correspondientes que sustenten el costo de la obra?

h) ¿como subsanar las cuentas de orden, los montos que se registran en el balance no tiene sustento?

i) ¿Como corregir los montos que figuran en el asiento de apertura y que no tienen sustento? j) ¿Que hacer para ordenar a partir de ahora los documentos, ya que el saneamiento contable

se debe a la falta de control y la organización adecuada. Finalmente, se ha tenido particular interés en desarrollar un documento funcional que responda a los requerimientos inmediatos tanto legales, administrativos y contables en la aplicación de las normas legales directivas e instructivos, que sustentan las acciones que puedan tomar tanto los comités de saneamiento como los operadores del proceso e saneamiento. Consideramos que esta contribución interpreta, en buena parte, el espíritu que identifica a la Dirección y a los órganos de control, en los programas de transparencia y lucha contra la corrupción. Esperamos que los servidores públicos y la ciudadanía en general, con interés particular en los temas de saneamiento contable, hagan de esta documento un soporte y estímulo para la aplicación adecuada de los procedimientos que se relacionan con la depuración de la información contable y, consecuentemente, contribuya a mejorar la labor de quienes, de manera permanente, se desempeñan como responsables de la administración de los recursos públicos así como de la información generada.

Como consecuencia de la prórroga de la Ley de saneamiento contable habrá necesidad de



establecer las posibilidades en las cuales pueden encontrarse las entidades al 31 de diciembre de 2003, y en este sentido se anota que:. 1) Habrán entidades que iniciaron el proceso de saneamiento y lo culminaron completamente,

por tanto esta norma ya no les aplicaría. 2) Otras que iniciaron el proceso y no han terminado. 3) Entidades que aún no lo han empezado. La presente norma aplicaría para las entidades que se encuentran en estas dos últimas situaciones, estableciendo para ellas los pasos a seguir.

02. Antecedentes de la base legal del proceso de saneamiento contable De otro lado, cabe mencionar que con el fin de efectuar el saneamiento de bienes, en años anteriores se emitieron los siguientes dispositivos legales: Ley Nº 26512 -“Declaran de Necesidad y Utilidad Pública el Saneamiento Legal de los

Inmuebles de Propiedad de los Sectores de Educación, Transportes, Comunicaciones, Vivienda y Construcción” emitida el 21 de julio de 1995.

Ley Nº 27171 -“Ley de Saneamiento y Transferencia de Infraestructura Social financiada por el Fondo Nacional de Compensación y Desarrollo Social –FONCODES” emitida el 11 de setiembre de 1999.

Ley Nº 27493 -“Ley de Saneamiento Físico Legal de Bienes Inmuebles de las Entidades del Sector Público” emitida el 11 de junio de 2001.

Ley Nº 29151 -“Ley General del Sistema Nacional de Bienes Estatales” – SBN emitida el 14 de diciembre de 2007.

Decreto Supremo Nº 007-2008-VIVIENDA -Reglamento de la Ley Nº 29151 Ley General del Sistema Nacional de Bienes Estatales emitido el 14 de marzo de 2008

Decreto de Urgencia Nº 071-2001 -“Declaran de interés nacional el saneamiento técnico, legal y contable de los inmuebles de propiedad de las entidades públicas” emitido el 18 de junio de 2001.

Decreto Supremo Nº 130-2001-EF -“Dictan medidas reglamentarias para que cualquier entidad pública pueda realizar acciones de saneamiento técnico, legal y contable de inmuebles de propiedad estatal” emitido el 02 de julio de 2001.

Decreto Supremo Nº 136-2001-EF -“Amplían alcances de Reglamento del Saneamiento Técnico, Legal y Contable de los inmuebles de propiedad de las entidades públicas a todos los organismos e instituciones a que se refiere la Ley Nº 27493” emitido el 09 de julio de 2001.

Resolución Nº 147-2009/SBN aprueba la Directiva Nº 005-2009/SBN “Saneamiento de los Bienes Muebles de Propiedad Estatal”

03 Base legal del proceso de saneamiento contable

a) Ley nº 29608. La presente ley regula la obligatoriedad de las entidades del sector público de ejecutar las gestiones administrativas y contables necesarias para depurar la información contable inconsistente, de manera que en los estados financieros se revele en forma fidedigna la realidad económica, financiera y patrimonial de las entidades públicas.

1. Para el efecto, deberá establecerse la existencia real de bienes, derechos y obligaciones, que afectan el patrimonio público depurando y castigando los valores que presentan un estado de cobranza o pago incierto, para proceder, si fuera el caso a su eliminación o incorporación de conformidad con los lineamientos de la presente ley.



b) R.D. nº 011 - 2011-EF/51.01 que aprueba y difunde el manual de procedimientos para las acciones de saneamiento contable de las entidades gubernamentales”,

c) R.D, nº 012 - 2011-EF/51.01 que establece el plazo Plazos para la presentación de los avances de la implementación del Saneamiento de la Información Contable, para el primer semestre del año 2011, hasta el 30 de septiembre del 2011

d) Directiva N° 003-2011-EF/93.01 aprobado por R.D. nº 012-2011-EF/93.0 que establece los lineamientos básicos para el proceso de saneamiento contable en el sector público

e) Resolución N 147-2009/SBN aprueba la Directiva nº 005-2009/SBN Saneamiento de los Bienes Muebles de Propiedad Estatal.

f) Reglamento Para el Inventario de Bienes Muebles (Resolución Nº 039-98/SBN) Marco normativo de procedimientos

Concepto Resoluc. Nº Fecha Public. Directiva nº

Procedimientos para la baja y venta de los Bienes Muebles en calidad de Chatarra

124-2010/SBN 21-12-2010

003-2010/SBN

Saneamiento de los Bienes Muebles de Propiedad Estatal

147-2009/SBN 12-12-2009 005-2009/SBN,

Procedimientos para la Venta de los Bienes Muebles dados de Baja por las entidades Públicas

029-2005/SBN 16-06-2005 002-2005/SBN

Procedimientos para el Alta y la Baja de los Bienes Muebles de Propiedad Estatal y su Recepción por la Superintendencia de Bienes Nacionales”.

021-2002/SBN 25-07-2002 004-2002/SBN

Procedimiento para la donación de bienes muebles del Estado y para la aceptación de la donación de bienes muebles a favor del Estado

031-2002/SBN 05-09-2002 009-2002/SBN

04 Proceso de saneamiento contable Es el proceso mediante el cual las entidades del sector público realizan acciones de depuración ajustes, reclasificaciones e incorporación de información financiera y contable a fin de establecer la existencia real de bienes, derechos y obligaciones que afectan al patrimonio institucional, con la finalidad de que guarden criterios de razonabilidad, integridad y transparencia en las cuentas públicas. Por lo tanto para los efectos de saneamiento y depuración de cuentas de activo, pasivo y patrimonio, se regularizarán las cuentas que muestren inconsistencia en el registro y su situación real en función a la corriente real de operaciones o transacciones que se realizaron, lo importante de todo ello es que se presenten y se revelen en los estados financieros en forma integra y razonable, especialmente en el estado de situación financiera, que se considera como la fotografía momentánea de la entidad pública, en ese sentido se requiere que la imagen sea lo más nítida posible para reflejar una visión clara o transparente de la misma.



Por lo tanto, el proceso de saneamiento debe ser claro en el sentido de tomar los puntos clave de la información obtenida, tales como el tratamiento de los hechos que entran en investigación, el análisis e investigación que se realice con objetividad y mucho realismo y las decisiones que finalmente se tomen, frente a la eliminación, depuración e incorporación de valores en las cuentas que registran bienes, derechos y obligaciones, en los activos que no tienen los documentos soporte y el tratamiento de las correcciones de errores y reclasificaciones de registros de periodos anteriores, las propiedades, planta y equipo, que en la mayoría de las entidades públicas se encuentran contabilizados en forma global, sin considerar el análisis individual, debiendo establecer un procedimiento general de toma de inventarios físicos de los bienes de propiedad mueble e inmueble para proceder a su individualización, realizar su historial y actualización del estado operativo, etc. dejando la posibilidad que se pueda aplicar procedimientos alternativos que puedan sustentar la razonabilidad e integridad de las cuentas de los estados financieros. en este proceso de actualizar e individualizar los bienes, 05 Objetivo del saneamiento contable En el sector público en ocasiones se puede observar situaciones críticas, incongruencias en las cuentas de los estados financieros, errores involuntarios u ocasionados, ello implica analizar, corregir y eliminar los posibles errores, las cuentas que no tienen sustento y respaldo real y documentario, corregir las cuentas sobrevaloradas o no consideradas en los estados financieros a través de un proceso de saneamiento contable cuyo objetivo debe centrarse en transparentar la información, hacerla más razonable, si se quiere ofrecer información de calidad a los usuarios y organismos rectores, considerar para efecto de la información contable que se procesa, el actualizar los saldos en forma razonable y debidamente respaldada por documentos legales o confiables, en ese sentido hay muchas cuentas que sirven como cuentas temporales, precisamente sacar estos saldos de estas cuentas para que no afecten las aseveraciones que se realizan en los estados financieros. Por lo tanto, regular la obligatoriedad de las entidades públicas de efectuar las acciones administrativas necesarias para la revisión, análisis y depuración de la información contable, según lo dispuesto por los artículos 3° y 4° de la Ley Nº 29608, es imprescindible, de manera que se proceda a las actividades de saneamiento contable que permitan revelar en los estados financieros la imagen fiel de su situación económica, financiera y patrimonial, determinando la existencia real de bienes, derechos y obligaciones que afectan el patrimonio público, incorporando, eliminando o castigando los valores de acuerdo a su estado situacional, según el caso y en orden a lo que dispone Directiva, correspondiente, permitiendo la presentación razonable de los estados financieros del sector público. Presentar la información financiera de manera razonable y transparente Establecer la existencia real de bienes, derechos y obligaciones que afectan el patrimonio

publico Reunir la información y documentación suficiente y competente que acredite la realidad y

existencia de las operaciones para depurar los saldos contables Establecer la existencia real de bienes, derechos y obligaciones que afectan al patrimonio

público Depurar y sanear las cuentas de los estados financieros o la información contable mediante

la eliminación e incorporación de cuentas Preparar la información y documentación suficiente y pertinente que acredite la realidad y

existencia de las operaciones para proceder a establecer los saldos reales y consistentes, objeto de depuración.

Identificar los bienes de su propiedad y los que se encuentren bajo su administración.



Realizar análisis y evaluaciones de los bienes muebles e inmuebles que se encuentran bajo su administración para verificar el estado operativo, uso y destino a fin de lograr una eficiente gestión de los mismos.

Procurar que los bienes inmuebles de su propiedad o los que estén a su cargo, mantengan o incrementen su valor de acuerdo a la finalidad asignada.

Efectuar el diagnóstico de la situación técnica y legal de sus bienes muebles e inmuebles Remitir y/o actualizar la información sobre los bienes de su propiedad Poner a disposición de los Gobiernos Regionales o de la SBN los bienes que no resulten de

utilidad para la finalidad asignada o aquellos que se encuentren en estado de abandono, en el marco de la aplicación de una política del uso racional de los bienes y gestión inmobiliaria eficiente.

Aprobar los actos de saneamiento, adquisición y administración de sus bienes, organizando los expedientes sustentatorios correspondientes, procurando el mejor aprovechamiento económico y social de los mismos.

Disponer de sus bienes, previa opinión técnica de la SBN, de acuerdo a lo regulado en el Reglamento y con las excepciones señaladas en la Ley y demás normas sobre la materia.

Contratar Pólizas de Seguros para los bienes de su propiedad y los que se encuentren bajo su administración, conforme a la prioridad y disponibilidad presupuestal.

Aprobar el Alta y la Baja de sus bienes. 06 Características Es temporal No tiene efectos fiscales o de fiscalización Se emplean procedimientos de auditoría Se documenta a través de papeles de trabajo Es objeto de depuración toda la información que forme parte de los estados financieros

hasta la vigencia de la norma de saneamiento respectiva. Los procedimientos aplicados no tendrán efectos fiscales. El proceso de saneamiento estará sustentado en papeles de trabajo, informes y expediente

de saneamiento y se aplicarán normas de auditoria. Las decisiones para depurar o eliminar montos significativos en los estados financieros

requieren de un acuerdo de la dirección, acuerdo de consejo regional, o concejo municipal Es obligatoria Las actas, las decisiones del comité de saneamiento e informes deben conservarse Los documentos sustentatorios y los papeles de trabajo deben conservarse deben ser

sujetos a control y auditoria 07 Razonabilidad, fiabilidad de la información Una cualidad esencial de la información suministrada en los estados financieros es que se considere que muestran la imagen fiel , o presentan razonablemente, la situación financiera, el desempeño y los cambios en la posición financiera de la entidad y se entiende como razonabilidad de los estados financieros cuando este libre de errores significativos, ya sea por errores materiales, omisiones o fraude, se registre, la totalidad de las operaciones, reconocimiento y valuación pertinente de a cuerdo a las NIC-SP, para este propósito, se supone que los usuarios tienen un conocimiento razonable de las actividades, de los hechos o sucesos económicos acontecidos en la entidad, o lo que se podría esperar para influir en las decisiones económicas tomadas por los usuarios sobre la base de los estados financieros presentados en su oportunidad. En cuanto a la fiabilidad, para, que la información financiera sea útil, debe también ser confiable, debe ser fiel a la realidad y se entiende por fiabilidad cuando está libre de error



material y de sesgo o prejuicio, y los usuarios pueden confiar en que es la imagen es fiel de lo que pretende representar, o de lo que puede esperarse razonablemente que represente. Para ser fiable, la información debe representar fielmente las transacciones y demás sucesos que pretende representar, o que se puede esperar razonablemente que represente. Así, por ejemplo, un balance debe representar fielmente las transacciones y demás sucesos que han dado como resultado los activos, pasivos y patrimonio neto de la entidad en la fecha de la información, siempre que cumplan los requisitos para su reconocimiento.

Por lo tanto, la información financiera debe servir de instrumento para que los diferentes usuarios fundamenten sus decisiones relacionadas con el control y optimización de los recursos públicos en procura de una gestión pública eficiente y transparente, para lo cual se deberá revelar con razonabilidad la información que conforma los estados financieros.

08 Argumentos que afectan la razonabilidad de los estados financieros

Algunas de los hallazgos de auditoría y observaciones más comunes detectados por las comisiones de auditoría son:

actividades situaciones

a. Identificación 1. carencia o falta de idoneidad del documento soporte. 2. descripción inadecuada del hecho en el documento fuente. 3. desconocimiento de las normas que rigen la administración pública. 4. interpretación inadecuada del hecho económico realizado. 5. incapacidad de asociar el hecho económico realizado con las normas

contenidas en el PCG y las NIC-SP 6. hecho económico no considerado en el PCG y no definido en la doctrina

contable pública. 7. hechos realizados que no han sido canalizados por el proceso contable.

b. Clasificación 1. asociación inadecuada entre el marco conceptual y el PCG, por falta de coherencia e interpretación, para el hecho económico realizado.

2. cuentas inexistentes para clasificar el hecho realizado. 3. utilización de cuentas que tienen el propósito de registrar hechos

diferentes al realizado. 4. falta de claridad de las descripciones y dinámicas. 5. incapacidad de asociar el hecho realizado con el PCG.

c. Registro y ajustes 1. imputación en una cuenta o código diferentes. 2. registro contable no cargado ni acumulado en los estados financieros. 3. hechos ocurridos sin registro contable. 4. inadecuadas interfases de los subsistemas componentes del sistema

integrado de información financiera-SIAF. 5. registro contable incompleto. 6. mal cálculo de los ajustes relacionados con las cuentas de valuación o

no transaccionales. 7. ajustes realizados a las cuentas sin incluir los registros en la

contabilidad.

d. Elaboración y presentación de estados contables y demás informes

1. estados financieros sin soporte en los libros de contabilidad. 2. información de los estados financieros que no coincide con los libros y

registros de contabilidad. 3. inadecuado funcionamiento del programa utilizado para procesar la

información.



4. no generación de estados financieros razonables e inconsistentes. 5. generación y presentación inoportuna de los estados financieros a la

dirección y a los organismos rectores y demás usuarios. 6. revelación de informes que no corresponden a los registros realizados.

e. Análisis, interpretación y comunicación de la información

1. rendición inoportuna de cuentas a los responsables del manejo de recursos y a las unidades correspondiente para su registro

2. rendición incompleta de información contable. 3. presentación inadecuada o no presentación de notas a los estados

contables, que aclaren algunos hechos económicos de importancia. 4. no revelación de cuentas con alto riesgo de inconsistencia. 5. revelación inconsistente de cuentas de mayor relevancia reconocidos

técnicamente. 6. análisis e interpretación indebida de la información. 7. diseño inadecuado de indicadores para mostrar la realidad de la

entidad. 8. inadecuada comunicación de la información financiera y presupuestal. 9. Preparación de información financiera y presupuestal sólo para efectos

de rendir cuentas a la Dirección nacional de contabilidad, la contraloría y para otros organismos rectores.

09 Bases para la prestación razonable y fiable

Toda la información revelada en los estados financieros debe ser susceptible de comprobaciones y conciliaciones exhaustivas o aleatorias, internas o externas que acrediten y confirmen su procedencia y magnitud, observando siempre la aplicación estricta de las normas internacionales de contabilidad y otras normas, emitidas por la Dirección nacional de contabilidad pública, para el registro de los hechos o sucesos económicos.

Por lo anterior, las entidades públicas tendrán en cuenta las diferentes circunstancias por las cuales se registraron e incluyeron en los estados financieros analizando los saldos que no presentaran la razonabilidad suficiente que fueron objeto de observación para su respectivo depuración o saneamiento, con el propósito de implementar las medidas necesarias que garanticen su razonabilidad y confiabilidad permanente.

No deberán revelarse en los estados contables cuando la información no cumpla con los criterios de reconocimiento y valuación señalados en el p. 82 y 83 del M.C. Por lo tanto, las entidades públicas llevarán a cabo las gestiones necesarias que permitan depurar o sanear los valores contables irreales o sobreestimados que resulten de la actuación anterior, cuando corresponda a alguna de las siguientes condiciones: a) Valores que afecten la situación patrimonial y no representen derechos, bienes u

obligaciones ciertos para la entidad; b) Derechos u obligaciones que no obstante su existencia no es posible realizarlos mediante la

acción coactiva; Cuando se den los presupuestos relacionados con la suspensión o conclusión del proceso de ejecución coactiva de acuerdo al art.119 del código tributario

c) Derechos u obligaciones que, no obstante su existencia, no es posible efectuar su cobro o pago por los medios normales, si no que deberán efectuarse mediante el cobro coactivo y si se tratarán de obligaciones pendientes de pago se requerirá previamente el reconocimiento del crédito devengado, así como la inclusión en el presupuesto de la entidad ;

d) Derechos u obligaciones respecto de los cuales no es posible ejercer su cobro o pago, por cuanto opera alguna causal relacionada con su extinción o prescripción, según sea el caso;



e) Derechos u obligaciones que carecen de documentos que sustenten su reconocimiento idóneo a través de los cuales se puedan adelantar los procedimientos pertinentes para obtener su cobro o pago;

f) Cuando no haya sido legalmente posible imputarle a alguna persona el valor por la pérdida de los bienes o derechos;

g) Cuando evaluada y establecida la relación costo beneficio resulte más oneroso adelantar el proceso de que se trate;

h) Los inmuebles que carecen de título de propiedad idóneo y respecto de los cuales sea necesario llevar a cabo el proceso de titulación para incorporar o eliminar de la información contable, según corresponda.

i) Valores que no revelen la situación real o que estén sobredimensionados que afecten la situación patrimonial y no representen derechos, bienes u obligaciones ciertos para la entidad;

Toda la información revelada en los estados financieros debe ser susceptible de comprobaciones y conciliaciones exhaustivas o aleatorias, internas o externas que acrediten y confirmen su procedencia y magnitud, observando siempre la aplicación estricta de las normas internacionales de contabilidad y otras, emitidas por la Dirección nacional de contabilidad existente, para el registro de los hechos o sucesos económicos. Las acciones de saneamiento de las entidades del sector público deberán contar con la documentación de sustente y acredite las acciones de depuración ejecutadas. Por lo anterior, las entidades públicas tendrán en cuenta las diferentes circunstancias por las cuales se registraron e incluyeron en los estados financieros analizando los saldos que no presentaran la razonabilidad suficiente que fueron objeto de observación para su respectivo depuración o saneamiento, con el propósito de implementar las medidas necesarias que garanticen su razonabilidad y confiabilidad permanente. 10 ¿Que se sanea o depura? El proceso de saneamiento debe consistir en el análisis, evaluación y regularización de tres aspectos fundamentales: a) Saneamiento de bienes muebles b) Saneamiento de bienes inmuebles c) Saneamiento contable incluyendo la regularización de las cuentas que afectan a los bienes

muebles e inmuebles a) Saneamiento de bienes muebles Es un proceso administrativo, contable de saneamiento, registro y control patrimonial para

regularizar la situación administrativa y legal de los bienes muebles de las entidades públicas que se encuentran en condición de sobrantes, así como la de aquellos que se encuentran en condición de faltantes en su patrimonio.

b) Saneamiento de bienes inmuebles El proceso de saneamiento de bienes inmuebles, comprende todas las acciones destinadas

a lograr que en los Registros de la propiedad inmueble, registros de control patrimonial así como en la contabilidad de la entidad se encuentren incorporados y figure la realidad jurídica actual de los bienes inmuebles de las entidades Públicas, en relación a los derechos reales que sobre los mismos ejercitan las respectivas entidades; y, a registrar contablemente en la Cuenta 33, los bienes de propiedad de dichas entidades, y, en la



Cuenta de Orden los bienes afectados en uso a las mismas, así como aquellos sobre los que ejerzan cualquier derecho de administración.

c) Saneamiento contable de otras cuentas de balance comprende todas las acciones destinadas a lograr que regularicen otras cuentas que

aparece en la contabilidad de la entidad y tienen incidencia en el patrimonio, muchas de ellas corresponden a acreedores, deudores y otros, tales como las cuentas por cobrar, cuentas por pagar, anticipos concedidos, ingresos y gastos diferidos, cuentas por contingencias, etc.

d) ¿Qué aspectos no constituyen acciones de saneamiento contable? No constituyen acciones de saneamiento contable la eliminación o incorporación de las

diferencias provenientes de las conciliaciones de saldos originados por errores de registro, partidas no contabilizadas oportunamente, u otros similares; en estos casos deberá aplicarse la NICSP nº 03 superávit o déficit neto del ejercicio, errores sustanciales y cambios en las políticas contables.

11 Alcance El ámbito de aplicación de la presente Directiva comprende a todas las entidades públicas sin excepción, en el marco de sus actividades orgánico funcionales, de acuerdo a lo señalado en el artículo 24° de la Ley N° 28708, Ley General del Sistema Nacional de Contabilidad, por lo tanto: Los titulares de las entidades y empresas públicas, bajo responsabilidad, implementaran

acciones de saneamiento de la información contable. Las entidades realizarán las gestiones necesarias para depurar la información contable, de

manera que los estados financieros expresen en forma fidedigna la realidad económica, financiera y patrimonial de las entidades.

se reunirá la información y documentación suficiente y pertinente que acredite la realidad y existencia de las operaciones para proceder al establecimiento de los saldos de las cuentas objeto de depuración

Los avances del primer semestre debieron presentarse el 30 de setiembre 2011 y los resultados finales el 31 de marzo de 2012.

12 Glosario de términos más usuales durante el proceso de saneamiento A continuación se relaciona una aproximación conceptual de los términos que se utilizan en el desarrollo del proceso de saneamiento contable, los cuales deben entenderse en el contexto de la presente Circular Externa, para orientar el proceso hasta su culminación. a) Aseveraciones contables Son las representaciones, declaraciones o afirmaciones de la administración contenidas en los

estados financieros. Las aseveraciones contables, son implícitas en los estados financieros, se refieren a las políticas y principios de contabilidad, a la presentación y revelación y la razonabilidad de presentación de los estados en conjunto, las aseveraciones contables que realiza la administración o la gerencia son las siguientes: (i) Integridad. Todos los hechos económicos realizados han sido reconocidos, valorados y

registrados adecuadamente de acuerdo a las NIIF integrales o completas o NIIF para PYMES. ii) Exactitud Los registros de los activos, pasivos y otra clase de transacciones se ha procesado e incluido

correctamente en los estados financieros, respecto a la: descripción, reconocimiento, valoración, cantidad, precio, y se asignaron en el período correcto.

(iii) Existencia. Los activos y pasivos de la entidad económica existen en la fecha de corte y las transacciones registradas se han realizado durante el período contable.

iv) Derechos y obligaciones. Los activos representan derechos que generan probables beneficios económicos futuros y los pasivos representan obligaciones presentes de probables sacrificios



económicos futuros, a cargo de la entidad económica por sucesos o hechos económicos pasados en la fecha de corte.

(v) Reconocimiento. Es el proceso de incorporación, en el balance o en el estado de resultados, de una partida que cumpla la definición del elemento correspondiente, satisfaciendo además los criterios para su reconocimiento establecidos en la norma debiendo ser objeto de cumplir la definición de elemento siempre que: (a) sea probable que cualquier beneficio económico asociado con la partida llegue o salga de

la empresa; y (b) la partida tenga un costo o valor que pueda ser medido con fiabilidad.

Ello implica la descripción de la partida con palabras y por medio de una cantidad monetaria, así como la inclusión de la partida en cuestión en los totales del balance o del estado de resultados, por lo tanto, todos los activos y pasivos han sido reconocidos de acuerdo a las normas internacionales de contabilidad.

(vi) Valuación, medición o valoración. Medición es el proceso de determinación de los importes monetarios por los que se reconocen y llevan contablemente los elementos de los estados financieros, para su inclusión en el balance y el estado de resultados. Para realizarla es necesaria la selección de una base o método particular de medición.

Por tanto, todos los elementos han sido reconocidos por los importes apropiados de acuerdo a las normas pertinentes.

(vii) Propiedad o control sobre los activos La entidad tiene los derechos correspondientes, tales como el título y otros documentos que

sustentan la propiedad de los activos revelados en los estados financieros. Los pasivos reflejan las obligaciones presentes de la entidad.

En cuanto al control, es un término moderno establecido por las normas internacionales de contabilidad que señalan que el control significa dirigir la política financiera de los activos, por lo tanto, ya no es necesario tener la propiedad del activo, si no el control del activo que pueda genera beneficios económicos futuros asociado al criterio de primero lo económico por sobre el aspecto legal.

(viii) Presentación y revelación. Los hechos económicos han sido correctamente clasificados, descritos y revelados”.

b) Confirmación. Consiste en la respuesta que se da a una investigación que pretende ratificar los datos contenidos

en los registros contables. c) Controles de detección

He aquí ejemplos de controles de detección que pueden ser relevantes: comparar los registros contables con los activos físicos, tal como conciliar los registros de

inventario perpetuo con los resultados de los conteos del inventario físico; efectuar un seguimiento de los informes de excepciones que identifiquen transacciones que no

cumplen con las reglas comerciales incorporadas al sistema de aplicación; comparar los montos registrados con los registros de terceros, tal como conciliar el monto del

mayor general con los estados de cuenta recibidos (en formato electrónico o de otro tipo) de los proveedores y bancos.

d) Declaración equivocada (errores). Una diferencia entre la cantidad registrada erróneamente, mal clasificada, presentada, o de la

divulgación imprecisa de una partida de los estados financieros reportados y la cantidad real o adecuadamente presentada, clasificada, o de la divulgación que se requiere para el elemento que estar de acuerdo con las normas internacionales de información financiera aplicables, pueden surgir de un error o de un fraude.

e) Depuración contable. Conjunto de actividades permanentes que lleva a cabo la entidad pública, tendientes a determinar la existencia real de bienes, derechos y obligaciones que afectan el patrimonio público, con base en los saldos que se hayan identificado.

f) Errores de periodos anteriores. Son las omisiones e inexactitudes en los estados financieros de una entidad, para uno o más

periodos anteriores, resultantes de una falla al emplear una norma o de un error al utilizar información fiable que: (a) estaba disponible cuando los estados financieros para tales periodos fueron formulados; y (b) podría esperarse razonablemente que se hubiera conseguido y tenido en cuenta en la



elaboración y presentación de aquellos estados financieros. Estos errores incluyen los efectos de errores aritméticos, errores en la aplicación de políticas

contables, la inadvertencia o mala interpretación de hechos, así como los fraudes Cuando el auditor expresa una opinión sobre si los estados financieros se presentan

razonablemente, en todos sus aspectos significativos, o dan una visión verdadera y justa, los errores también se incluyen en los ajustes de los importes, la clasificación, presentación, o declaraciones que, a juicio del auditor, se necesarios para que los estados financieros se presentan razonablemente, en todos sus aspectos significativos, o para dar una visión verdadera y justa.

g) Estados financieros. Es la representación estructurada de la información financiera histórica, incluidas las notas y anexos

a los estados financieros relacionados, su finalidad responde a la intención de comunicar información relevante sobre los activos, pasivos y patrimonio, así como de los recursos económicos de una entidad u obligaciones con acreedores o proveedores en un momento en el tiempo o los cambios de la misma acontecidos durante un período de tiempo, de acuerdo con un marco de información financiera (NIIF integrales). Las notas a los estados financieros relacionadas habitualmente comprenderán un resumen de políticas contables significativas y otra información explicativa. El término "estados financieros" normalmente se refiere a un conjunto completo de estados financieros según lo determinado por los requisitos de la NIC 1 aplicables, pero también puede referirse a un solo estado financiero.

h) Evidencia de auditoría Son elementos de juicios tangibles certeros y claros y manifiestos que obtiene el auditor como

resultado de la aplicación de pruebas y procedimientos de auditoría y que constituyen el respaldo de su trabajo. La evidencia de auditoría es la convicción razonable de que todos aquellos datos e información expresados en los saldos de las cuentas han sido y están debidamente respaldados en el tiempo y contenido por los hechos económicos y circunstancias que realmente han ocurrido.

La evidencia se obtiene, por el auditor, a través del resultado de las pruebas de auditoría aplicadas

según las circunstancias que concurran en cada caso y de acuerdo con el juicio profesional del contador público.

Por tanto, la información utilizada por el auditor para llegar a las conclusiones en que se basa la

opinión del auditor debe ser suficiente y competente o idonea. La base de la evidencia de auditoría incluye tanto la información financiera contenida en los registros de contabilidad y en los de los estados financieros y otra información adicional para los propósitos de las NIA: (i) La suficiencia de la evidencia de auditoría es la medida de la cantidad de información

documentada obtenida que respalda la evidencia de auditoría. La cantidad de la evidencia de auditoría necesaria se ve afectado por la evaluación del auditor de los riesgos de errores importantes, y también por la calidad de la evidencia de auditoría.

(ii) La idoneidad de la evidencia de auditoría es la medida de la calidad de la evidencia de auditoría, es decir, abundante información obtenida, su relevancia y su confiabilidad en la prestación de apoyo a las conclusiones en que se basa la opinión del auditor.

i) Gestión administrativa. Actividades que permitan acopiar la información y documentación suficiente y pertinente que demuestre la existencia de los bienes, derechos y obligaciones para proceder a establecer los saldos objeto de depuración

j) Hallazgo de auditoría La palabra hallazgo; tiene muchos significados y connotaciones, además transmite una idea

diferente a distintas personas. En auditoría: se les emplea en un sentido crítico, se refieren a presuntas deficiencias o irregularidades relevantes, identificadas como resultado de la aplicación de los procedimientos de auditoría. se determina mediante procedimientos de auditoría sobre áreas críticas. Surgen de un proceso de comparación entre; lo que debe ser y lo que es.

k) Atributos de los hallazgos de auditoría interna Es de importancia primordial que el auditor desarrolle totalmente las oportunidades de

mejoramiento, para poder informar completa y claramente sobre los hallazgos. Por lo tanto, debe grabar en su memoria los atributos de un hallazgo de auditoría, que son los siguientes:



Condición, criterio, causa, efecto. (i) Condición: Situaciones actuales encontradas. Lo que es, este término se refiere al hecho irregular o deficiencia determinada por el auditor, cuyo grado de desviación debe ser demostrada y sustentada con evidencias. (ii) Criterio: Unidades de medidas o normas aplicables. Lo que debe ser, es la norma o estándar técnico-profesional, alcanzable en el contexto evaluado, que permiten al auditor tener la convicción de que es necesario superar una determinada acción u omisión de la entidad, en procura de mejorar la gestión. (iii) Causa: Razones de desviación. ¿Por qué sucedió? Es la razón fundamental por la cual ocurrió la condición, o el motivo por el que no se cumplió el criterio o norma. Su identificación requiere de la habilidad y juicio profesional del auditor y es necesaria para el desarrollo de las recomendaciones constructivas que prevenga la ocurrencia de la condición. Las causas deben recogerse de la administración activa, de las personas o actores responsables de las operaciones que originaron la condición, y estas deben ser por escrito, a los efectos de evitar inconvenientes en el momento de la discusión del informe, en el sentido de que después puedan ser negadas por los responsables, o se diga que tales causas fueron redactadas por el auditor actuante, sin tener un conocimiento claro y exacto de lo ocurrido. (iv) Efecto: Importancia relativa del asunto, preferible en términos monetarios. La diferencia entre lo que es y lo que debe ser, es la consecuencia real o potencial cuantitativo o cualitativo, que ocasiona la observación, indispensable para establecer su importancia y recomendar a la administración activa que tome las acciones requeridas para corregir la condición. Siempre y cuando sea posible, el auditor debe revelar en su informe la cuantificación del efecto.

l) Información financiera histórica Es la información que se expresa en términos financieros en relación con una determinada entidad,

derivados principalmente del sistema de contabilidad empleados por esa entidad, sintetiza, los hechos o sucesos económicos que ocurren en períodos de tiempo pasado o sobre las condiciones o circunstancias económicas en los puntos en el tiempo en el pasado.

ll) Materialidad o importancia relativa. En general, las representaciones erróneas, incluyendo las omisiones, son consideradas como error

material si, individualmente o en conjunto, son significativas, lo que razonablemente se podría esperar para influir en las decisiones económicas tomadas por los usuarios sobre la base de los estados financieros presentados en su oportunidad.

Las omisiones o inexactitudes de partidas son materiales o tienen importancia relativa si pueden,

individualmente o en su conjunto, influir en las decisiones económicas tomadas por los usuarios sobre la base de los estados financieros. La materialidad (o importancia relativa) depende de la magnitud y la naturaleza de la omisión o inexactitud, juzgada en función de las circunstancias particulares en que se hayan producido. El factor determinante podría ser la magnitud de la partida, su naturaleza o una combinación de ambas.

0) Naturaleza de la evidencia La naturaleza de la evidencia está constituida por todos aquellos hechos y aspectos susceptibles de

ser verificados por el contador público y que tienen relación con las cuentas que se examinan. p) Normas internacionales de contabilidad para el sector público NIC-SP Las NICSP son un conjunto de normas de contabilidad, de aplicación mundial para las instituciones

del sector público, exceptuando empresas públicas bajo el ámbito del FONAFE y las empresas de tratamiento empresarial como son las empresas de saneamiento (Agua); emitidas por el Consejo de Normas Internacionales de Contabilidad para el Sector Público (IPSASB por sus siglas en inglés), entidad integrante de la Federación Internacional de Contadores (IFAC por sus siglas en inglés.

Estas normas nacen con el propósito de brindar estándares internacionales para responder a la

necesidad de lograr una mejor calidad de la información financiera y enfrentar así problemas tales como la falta de transparencia, falta de razonabilidad de las cuentas, la dificultad para establecer comparaciones, la existencia de normas poco fiables y la corrupción financiera y administrativa.



Al usar un sistema de normas internacionales de contabilidad de carácter mundial, coherente y

consistente entre sí; en el registro de las transacciones de las entidades del sector público, apoyaría la gestión de consolidación de la información financiera con características tales como: alta calidad, razonabilidad de las cuentas, fiabilidad de la información, comprensibles, de cumplimiento obligatorio, con información comparativa y transparente.

Al estandarizar el lenguaje y las técnicas de contabilidad a nivel de Sector Público, cada entidad

utilizará criterios de reconocimiento, medición, presentación y revelación uniformes; permitiendo la comparación de la información financiera de las distintas entidades y procesos de consolidación de mayor confiabilidad.

Actualmente son 31 normas emitidas por el IFAC. q) Obtención de la Evidencia La evidencia suele obtenerse de: las cuentas que se examinan, los registros auxiliares, los

documentos de soporte de las operaciones, las declaraciones de empleados y directivos, los sistemas internos de información y transmisión de instrucciones, los manuales de procedimientos y la documentación de sistemas, la obtención de confirmaciones de terceras personas ajenas a la entidad y los sistemas de control interno en general, sin que esta relación tenga carácter exhaustivo.

Los datos contables y, en general, toda información interna, no pueden considerarse por sí mismos,

evidencia suficiente y adecuada. El contador público debe llegar a la convicción de la razonabilidad de los mismos mediante la aplicación de las pruebas necesarias.

La evidencia de los datos contables podrá ser obtenida, entre otros, mediante los siguientes

procedimientos: Inspección, observación, investigación, confirmación, cálculo y revisión analítica”. r) Registros contables. Se refiere a los registros de información financiera respecto de los asientos contables y de los

documentos de soporte, tales como: cheques, registros de transferencias electrónicas de fondos, facturas, contratos, el libro mayor, los registros auxiliares, los asientos del diario y otros ajustes a los estados financieros, registros electrónicos, bases de datos, hojas de trabajo, hojas de cálculo, cálculos, conciliaciones, revelaciones, etcétera.

s) Saneamiento contable. Proceso especial ordenado por la Ley 29608, que con base en la depuración

contable, se lleva a cabo en procura de organizar, autorizar y realizar los registros contables que permitan revelar en forma razonable y fidedigna la realidad económica, financiera y patrimonial en los estados financieros de las entidades del sector público.

t) Seguridad razonable Seguridad razonable es un concepto relativo a la acumulación de la evidencia de auditoría necesaria

para que el auditor concluya que no existen representaciones erróneas de importancia relativa en los estados financieros tomados como un todo. La seguridad razonable se relaciona con el proceso total de auditoría.

u) Técnicas de auditoría. Son métodos prácticos de investigación y prueba que se utilizan en el proceso de saneamiento

contable, para obtener evidencia suficiente y pertinente que fundamente el análisis y las recomendaciones por parte del Comité técnico de Saneamiento Contable y soporten las decisiones de la instancia correspondiente. Las principales técnicas de auditoría que habrán de utilizarse en el proceso de saneamiento de la información contable se refieren al análisis, confirmación, inspección, observación, rastreo, comparación, encuesta, certificación, conciliación, declaración, cálculo, tabulación, entre otras.

v) Importancia Relativa - Riesgo Probable. Los criterios que afectan a la cantidad (suficiencia) y a la calidad (competencia) de la evidencia a



obtener y, en consecuencia, a la realización del trabajo de auditoría, son los de importancia relativa y riesgo probable. Estos criterios deben servir, así mismo, para la formación de su juicio profesional.

La importancia relativa puede considerarse como la magnitud o naturaleza de un error (incluyendo

una omisión) en la información financiera que, bien individualmente o en su conjunto, y a la luz de las circunstancias que le rodean, hace probable que el juicio de una persona razonable, que confía en la información, se hubiera visto influenciado o su decisión afecta como consecuencia del error u omisión.

El concepto de importancia relativa, que está considerado en la emisión de principios o normas de

contabilidad, habrá de ser considerado tanto en el desarrollo del plan global de auditoría como en el proceso de formación de la opinión técnica del contador público.

x) Documentación sustentatoria Son elementos de evidencia que permite el conocimiento de la naturaleza, finalidad y resultados de

las operaciones, de transacción con los datos suficientes para su análisis, está integrado por documentos fuente, informes, comprobantes de pago y otros documentos que respalden operación u hechos económicos. Los documentos sutentatorios serán archivados y conservados adecuadamente siguiendo un

orden cronológico y/o correlativo procurando su fácil acceso. La documentación sustentatoria se mantendrá archivada durante el periodo de tiempo que determinen las disposiciones legales vigentes

Se organizará y mantendrá debidamente actualizado el archivo de la documentación sustentatoria de las operaciones que efectúen las entidades con fondos públicos.

13 Documentos e información necesaria para iniciar el proceso de saneamiento La información que se detalla a continuación debe ser solicitada y obtenida oportunamente, dirigiéndose a cada una de las áreas administrativas para que puedan ser proporcionados oportunamente y se organice de tal manera que este ordenada por temas y pueda ser entregada oportunamente al comité de saneamiento. Estados financieros de los periodos a analizar y evaluar, incluidos las notas y anexos a los

estados financieros, la memoria de gestión, se solicitara también los auxiliares estándar de análisis de cuenta, de cada partida del balance general y del estado de resultados

Inventario físico detallado de los bienes de propiedad mueble e inmueble, señalando su estado operativo, situación legal, ubicación y responsabilidad de su tenencia, registro y control, inclusión en los estados financieros o si se encuentran pendientes de saneamiento.

Exigir la información necesaria sobre los bienes inmuebles afectados en uso y si sus acuerdos o convenios se encuentran vigentes a la fecha de la transferencia. Por otro lado, precisar los activos que se encuentran en situación de baja, así como, aquellos que han sido transferidos y se encuentran en propiedad de la entidad, pero aún no han sido incorporados en el inventario de bienes inmuebles de la entidad.

Exigir la relación e inventario de las cuentas bancarias: Cuenta corriente, cuentas de ahorro y principalmente las que se encuentran en situación de, sujetos a restricción, dichas cuentas deberán ser debidamente conciliadas;

Detallar, la utilización de otros recursos de financiamiento externo, tales como préstamos, pagares, sobregiros, donaciones de la cooperación internacional u otro tipo de financiamiento (financieras, fondos mutuos, bonos, acciones, pagarés, papeles comerciales, operaciones de reporte y otros) indicando los plazos de vencimiento, además se deberá evaluar su registro, control e inclusión en los estados financieros

Los libros de contabilidad y demás documentación sustentatoria de las operaciones contables y financieras realizadas, así como las obligaciones de orden financiero, de corto y mediano plazo.



Rendición de cuentas de los anticipos concedidos a proveedores, empresas constructoras, seguros, viáticos y comisión de servicios y/o préstamos concedidos a todo el personal de la entidad, teniendo en cuenta la normativa interna (Directiva de tesorería art.68 R.D.002-2007/EF-77.15).

Situación de los juicios seguidos por la entidad o contra él, indicando las implicancias administrativas y financieras para el desarrollo de la gestión o las posibles contingencias que pudieran presentarse y si estas se encuentran contabilizadas o comprometerían recursos presupuestales.

Acervo documentario de la entidad, incluido el referente a los programas sociales, de salud, educación o los que administre.

Informe sobre el estado situacional de las actividades inherentes a sus funciones, o en su caso, de los servicios públicos administrados por el Gobierno Regional, incluyendo aquellos de las direcciones regionales. Esto incluye los niveles de calidad y productividad alcanzados; así como la información sobre los principales proyectos en ejecución y de aquellos cuyo inicio hubiese sido previsto y comprometido en el corto plazo.

Relación de las principales obras ejecutadas por la entidad en el periodo que concluye, informando sobre su situación operativa: Obra concluida con liquidación, obra concluida sin liquidación, obra en construcción, etc.

Estado de los expedientes pendientes de atención o de resolución, indicando su estado situacional,: comprometido, devengado, por pagar, etc. incluyendo un breve resumen o ayuda memoria la situación y recomendación de acción a seguir.

Acciones prioritarias o muy urgentes en proceso o pendientes que requieran atención en un plazo inmediato.

Relación de los informes de control recibidos del Sistema Nacional de Control durante su gestión, y del grado alcanzado en la implementación de recomendaciones, incluyendo las acciones judiciales que se hubiesen generado.

Constancia de presentación ante la administración institucional de la declaración de compromiso de no incurrir en las prohibiciones e incompatibilidades de funcionarios y servidores públicos o empleo de información privilegiada y/o reservada a la cual ha tenido acceso durante sus servicios a la entidad, previstas en la Ley No. 27588 y su Reglamento.

14 Etapas para realizar el saneamiento contable en el Sector Públicos

Primera etapa.- Adopción de políticas administrativas encaminadas al saneamiento contable Los titulares de las entidades, de acuerdo a lo dispuesto por la Ley N° 29608, dispondrán que el personal de la entidad brinde las facilidades al Comité de Saneamiento y a las áreas responsables del proceso de saneamiento contable en las cuales se genere información o sucedan hechos que afecten directa o indirectamente la contabilidad de la entidad, para lo cual se debe proceder a efectuar las siguientes acciones administrativas: Actuación administrativa. Los representantes legales de las entidades y organismos públicos obligados al saneamiento contable, establecerán las políticas y procedimientos, a través del comité de saneamiento necesario para garantizar que se identifiquen, clasifiquen y determinen, previo estudio sustentado, las respectivas partidas contables que deberán ser sometidas a consideración de la instancia correspondiente para su castigo o depuración o incorporación. Adoptar las siguientes políticas y procedimientos para garantizar que se identifiquen, clasifiquen y determinen, previo estudio sustentado, las respectivas partidas contables que deberán ser sometidas a saneamiento contable: Políticas



6. El comité de saneamiento, liderará la recopilación de información sobre las operaciones y hechos que afecten directa o indirectamente, a favor o en contra, sobre la Contabilidad y los estados financieros

7. Las actuaciones administrativas para el Saneamiento Contable, deberán quedar adecuadamente sustentadas en los informes técnicos-contables necesarios, que la Dirección de Administración financiera por medio de la dependencia o del funcionario a quien le competa la función, los mismos que estarán también sustentados con los respectivos informes legales que realizará la Oficina Asesora Jurídica. Estos estudios constituyen los fundamentos con los cuales el Comité recomendará la depuración, estudios que harán parte de las actas de aprobación.

8. La Gestión Administrativa de las distintas unidades orgánicas estarán orientadas a apoyar al proceso de saneamiento por medio de la cual proporcionarán la información necesaria, así como los informes correspondiente y la documentación suficiente y pertinente que acredite la realidad y existencia de las operaciones para proceder a establecer los saldos objeto de depuración, involucra todas y cada una de las dependencias o unidades orgánicas de la entidad.

9. La Dirección de administración financiera en coordinación con el Comité Técnico de Saneamiento Contable, utilizarán los mecanismos de comunicación y coordinaciones usuales en la entidad para el recibo periódico de informes relaciónalos con las operaciones económicas que afecten a favor o en contra la situación patrimonial de la entidad y sean susceptibles del estudio técnico y jurídico para proceder a realizar los procedimientos necesarios para realizar la respectiva depuración o incorporación de los valores contables.

10. La Oficina Asesora Jurídica realizará el estudio jurídico a cada propuesta que remita la Dirección Administrativa y Financiera o el Comité Técnico de Saneamiento Contable como soporte legal de la decisión de depuración de los valores contables.

11. La Oficina Asesora Jurídica prestará asistencia Jurídica, a la gestión administrativa para el saneamiento contable de la entidad, en los términos señalados por el marco normativo, así como dentro del marco legal vigente en materia de Saneamiento contable.

12. Los servidores públicos de la entidad tienen responsabilidad administrativa y disciplinaria por la omisión de informar la operación económica, originada en su dependencia que sea susceptible de ser reportada con los documentos soporte.

Segunda etapa.- Conformación del Comité de Saneamiento Contable Las entidades públicas que cuenten con Unidades Ejecutoras de Gasto e Inversión deberán constituir un Comité de Saneamiento en cada una de ellas, la que informará al Comité de Saneamiento del Pliego para la revisión, centralización y presentación al Titular del Pliego, quien es el responsable de acuerdo a Ley de las acciones de saneamiento a ejecutarse. a) En el caso de las Entidades Captadoras deberán formar un Comité de Saneamiento

Contable teniendo en cuenta las áreas de responsabilidad en cuanto a la información que integra.

b) A efecto de cumplir con sus funciones el Comité podrá solicitar orientación a los entes rectores y a cualquier otra entidad pública que considere necesario.

c) Acta de Reunión del Comité de Saneamiento Contable En cada Acta de reunión del Comité de Saneamiento Contable, de acuerdo al Anexo Nº 03 del presente Manual, deberá tenerse en cuenta lo siguiente: (i) Anotar como mínimo lo concerniente al orden del día, asistentes, breve resumen de lo

tratado y demás información pertinente. (ii) Dejar constancia expresa de que el procedimiento para la depuración o

incorporación de bienes, derechos u obligaciones que afecten al patrimonio de la entidad pública, se ajusta a la Ley Nº 29608, a la Directiva Nº 003-2011-EF/93.01 y al presente Manual.

d) El Comité de Saneamiento Contable, luego del estudio y evaluación de la



documentación correspondiente, propondrá al Titular de la Entidad, la eliminación o incorporación de partidas contables mediante acta elaborada por el Comité y aprobada por todos sus miembros.

Tercera etapa.- Inicio de acciones administrativas Las entidades públicas comprendidas en el alcance de Directiva de saneamiento contable; dispondrán las acciones administrativas necesarias para la revisión de las cuentas contables cuyos saldos al 31 de diciembre de 2010, no reflejen su situación real en orden a la normativa contable vigente para efectuar el análisis de las causales de dicha situación y dispondrán las acciones de regularización y el registro contable correspondiente. Para efecto de la revisión, análisis y depuración de saldos contables se tomarán como base y sin carácter de únicas las disposiciones siguientes: a) Diagnóstico situacional Realizar el diagnóstico situacional de las cuentas presentadas y reveladas en los Estados

financieros anteriores al 2010. Coordinar con las distintas áreas o unidades orgánicas que tengan problemas respecto a

hechos o sucesos económicos y que requieren de un proceso de saneamiento contable y/o legal o que tengan incidencia contable, a fin de que evacuen los informes correspondientes

Acopio de información, sobre las cuentas de mayor magnitud y trascendencia externa tales como: Sunat, Essalud, ONP, AFP, acreedores varios, contratos de construcción pendiente, cobranza coactiva, procesos judiciales, reclamos, etc.

Acopiar información interna: Notas a los estados financieros, anexos, informes de las oficinas de patrimonio, infraestructura pública, asesoría legal, cobranza coactiva, tesorería, Rentas, etc.

Reunir la información y sustento documentario (Registros SIAF): Libro bancos, extractos bancarios, planillas, Cuentas por cobrar, cuentas por pagar pendientes de cancelación o cuentas de ejercicios anteriores sin incidencia o movimiento contable, resoluciones respectivas, liquidaciones de obras públicas tanto por administración directa como obras por contrata, inventarios físicos de activos, provisiones y contingencias, informes de auditoria, y otros documentos fuente con incidencia financiera.

b) Procedimientos Administrativos a efectuar Se tomará en cuenta el análisis, compulsa y la conciliación de los saldos contables con las

áreas involucradas en el proceso de saneamiento, respectivamente para verificar su conformidad y determinar las operaciones pendientes de registro, permitiendo detectar diferencias y el origen de las mismas, considerando lo siguiente: (i) Las cuentas contables objeto de saneamiento, serán las que resulten de la gestión

administrativa realizada mediante acciones de análisis, confirmación, inspección, observación, cuestionarios u otros, debidamente justificadas en las hojas de trabajo correspondientes y sustentadas con documentos relacionados al saneamiento contable.

(ii) Efectuar la búsqueda exhaustiva de evidencia documental interna y externa para sustentar y respaldar la realidad del hecho o suceso económico de cada partida contable objeto de saneamiento.

(iii) De no encontrarse evidencia documental de respaldo para las partidas identificadas como objeto de saneamiento contable, se aplicarán procedimientos administrativos y legales tendientes a su, reconstrucción, sustitución o reposición, utilizando mecanismos alternos de comprobación tales como circularizaciones y requerimientos internos o externos para establecer la existencia real de los bienes, derechos y obligaciones.

(iv) Con el acopio de la documentación e información suficiente y pertinente, las áreas involucradas elaborarán los expedientes de saneamiento, de acuerdo al Anexo nº 02



del presente Manual, y propondrán cada caso a consideración del Comité de Saneamiento Contable.

(v) En el desarrollo del proceso de saneamiento contable de la entidad, la Oficina General de Asesoría Jurídica prestará la asesoría necesaria a cada dependencia y funcionarios involucrados en el proceso de saneamiento contable, emitiendo los informes legales correspondientes con el sustento legal y documentación sustentatoria (Cartas notariales, circularización de cartas , requerimientos internos y externos, denuncia policial, inicio de las acciones legales correspondientes presentados en su oportunidad, procedimientos contenciosos, quiebra de acciones coactivas sobre cobranzas de ejercicios muy remotos de acuerdo a Ley, etc.)

c) Determinación de Responsabilidad Administrativas o Legales ante evidencias comprobadas

La responsabilidad de la gestión se ciñe a lo estipulado en el numeral 7 de la Directiva Nº 003-2011-EF/93.01. De presumirse evidencia de responsabilidades administrativas o legales se comunicarán tales hechos a la Oficina General de Asesoría Jurídica y/o al Órgano de Control Institucional o a la Procuraduría Pública, según corresponda.

En el caso de la imposibilidad de determinar la presunción de responsables se tendrá en cuenta el expediente con todo lo actuado (denuncia policial y sus resultados, informes de auditoría, u otros) y se derivará al Comité de Saneamiento Contable para su depuración y registro en cuentas de orden.

Cuarta etapa.- Revisión, Análisis y Depuración de Saldos Una vez recepcionado toda la información correspondiente, se realizaran los análisis de cuentas respectivas, especialmente las cuentas por cobrar y las de cobranza dudosa, cuentas de anticipos y pagos efectuados por adelantado, cuentas por pagar, cheques girados y no cobrados o anulados. Conciliación de cuentas analizadas para cerciorarse de la consistencia y validez en el registro contable, diferenciado si se trata de errores para su corrección correspondiente NIC-SP 3 o cuentas que están asociadas a hechos o sucesos económicos que necesitan un tratamiento especial de ajuste cuenta 3501 Para el efecto del análisis y depuración de saldos se efectuaran preliminarmente las siguientes acciones:

Quinta etapa.- Propuesta de ajustes técnicos Se propondrá los ajustes técnicos necesarios promoviendo la participación de asesoría legal y otras unidades orgánicas técnicas para su opinión, para posteriormente realizar los ajustes necesarios para la correcta depuración de saldos y elaborar estados financieros intermedios consistentes con la finalidad de revelar y presentar nuevos saldos razonables, reales y consistentes. Propuesta de cambio en las políticas contables, así como la elaboración de manuales de procedimientos basados en los lineamientos establecidos por las NIC-SP.

15 Orden de prelación de las acciones a realizar durante el proceso de saneamiento El orden de prelación para iniciar las acciones de saneamiento físico, legal y contable debe realizarse de la siguiente manera con carácter de obligatorio (i) Las observaciones y recomendaciones contenidas en los dictámenes de las Sociedades de

Auditoria y/o los Órganos de Control Institucional. (ii) Los valores registrados contablemente y que no representan bienes, derechos u

obligaciones reales para la entidad. (iii) Los derechos u obligaciones cuya realización no es posible mediante los procesos

judiciales o coactivos. En este último caso se requerirá la opinión previa de la Oficina de Asesoría Jurídica o de la Procuraduría Pública.



(iv) Los derechos u obligaciones con causal de extinción según la normatividad legal y contable vigente.

(v) Los derechos u obligaciones de los cuales no se cuenta con la documentación probatoria que los sustente, sin perjuicio de las responsabilidades administrativas, civiles y penales vigentes.

(vi) La imposibilidad de establecer la responsabilidad legal por la pérdida de los bienes o derechos, previa opinión de dicha imposibilidad por parte de la Oficina de Asesoría Jurídica o de la Procuraduría Pública.

(vii) Los procesos administrativos, civiles o penales que resulten onerosos para el Estado en cuanto a los gastos que irroguen y el beneficio posible.

(viii) Los inmuebles que carecen de título de propiedad idóneo y que requieren de procesos de titulación y/o regularización por afectaciones en uso, donaciones u otra modalidad de transferencia aprobada por la Superintendencia de Bienes Nacionales o por los Gobiernos Locales, según sea el caso.

(ix) Los derechos cuya recuperación no haya sido posible y las obligaciones cuyos acreedores no sean habidos y con valores iguales o menores a una Unidad Impositiva Tributaria solo requerirán la opinión del Comité de Saneamiento de la entidad pública para su depuración de los registros contables, las cuales registrarán en Cuentas de Orden. Para los derechos a recuperar mayores a una Unidad Impositiva Tributaria, son de aplicación las normas legales y contables vigentes.

(x) Las acciones de saneamiento de las entidades públicas deberán contar con la documentación de sustento que acredite las acciones de depuración ejecutadas.

16 Comité de Saneamiento Contable (Directiva N° 003-2011-EF/93.01) Las entidades públicas deberán de constituir el Comité de Saneamiento y, en el caso de contar con Unidades Ejecutoras de Gasto e Inversión constituirán un Comité de Saneamiento en cada una de ellas, el que informará al comité de saneamiento del pliego para la revisión, centralización y presentación al Titular del Pliego, quien es el responsable de acuerdo a Ley de las acciones de saneamiento a ejecutarse. En el caso de las entidades captadoras deberán formar un comité de saneamiento contable teniendo en cuenta las áreas de responsabilidad en cuanto a la información que integra. A efecto de cumplir con sus funciones el Comité podrá solicitar orientación a los entes rectores y a cualquier otra entidad pública que considere necesario. a) Conformación de la Comisión de Transferencia, b) instalación e inicio de las sesiones y acuerdos. c) Recopilación de toda la información obligatoria a analizar y evaluar para realizar las recomendaciones respectivas.



El Comité podrá solicitar orientación a los entes rectores y a cualquier otra entidad que considere necesario 17 Conformación y responsabilidades del comité de saneamiento (Directiva N° 003-2011-EF/93.01) La responsabilidad de las acciones de saneamiento contable recae en los Titulares de las entidades públicas, de acuerdo a lo señalado en el artículo 3° de la Ley nº 29608, en tal sentido dispondrán la creación del Comité de Saneamiento Contable, el cual estará constituido de acuerdo a lo siguiente: El Director General de Administración o cargo equivalente, quien lo presidirá El Director de Contabilidad o cargo equivalente El Director de Tesorería o cargo equivalente El Director de Abastecimiento o cargo equivalente El Director del Órgano de Control Institucional, si lo hubiere, en calidad de veedor. El Comité de Saneamiento Contable establecerá las acciones que permitan reconocer, clasificar y medir las cuentas contables cuyos saldos actuales ameriten la aplicación de las acciones de saneamiento contable. El Comité de Saneamiento Contable informará al Titular de la entidad pública de las acciones de saneamiento ejecutadas y los resultados alcanzados, debiendo el Titular de cada entidad remitirlo al Congreso de la República y a la Dirección Nacional de Contabilidad Pública según los plazos establecidos en el artículo 3º de la Ley Nº 29608; asimismo informarán los Titulares de las entidades públicas que no ameriten acciones de saneamiento contable. 18 Responsabilidad del comité de saneamiento Los integrantes del Comité de Saneamiento Contable serán responsables solidarios con el Titular de la entidad pública por la omisión en el uso o el uso indebido de las facultades que la Ley N° 29608 y la presente Directiva les confieren. La responsabilidad sobre la depuración de los valores contables estará a cargo del comité designado de conformidad con la norma correspondiente. El comité de saneamiento administrativo contable deberá informar a la Dirección nacional de contabilidad pública sobre el avance así como de sus resultados de las gestiones realizadas para el cumplimiento del marco normativo correspondiente, así como el propósito de transparentar la información financiera. Los servidores públicos competentes serán responsables administrativa y Disciplinariamente por no proporcionar la información correspondiente o dificultar las acciones de saneamiento hayan utilizado indebidamente, las facultades otorgadas por la presente ley, para sanear la información contable pública y revelar en forma fidedigna su realidad económica y financiera. 19 Responsabilidad en la gestión de acciones de saneamiento Las acciones de saneamiento contable dispuestas por la Ley N° 29608 no eximen de los deberes y responsabilidades inherentes a los actos de gestión realizados anteriormente, que correspondan en cada caso y, tampoco de la aplicación de las normas administrativas y legales que sean aplicables.



La responsabilidad de la gestión se ciñe a lo estipulado en el numeral 7 de la Directiva Nº 003-2011-EF/93.01. De presumirse evidencia de responsabilidades administrativas o legales se comunicarán tales hechos a la Oficina General de Asesoría Jurídica y/o al Órgano de Control Institucional y/o a la Procuraduría Pública, según corresponda. En caso de no identificar a los responsables se tendrá en cuenta el Expediente (denuncias, informes de auditoría, solicitudes de seguros, etc.) depurando y registrando en cuentas de orden para poder hacer el seguimiento y verificación. 20 Funciones del comité de saneamiento contable El Comité de Saneamiento Contable tendrá las siguientes funciones: a) Proponer al Titular de la entidad pública las políticas, responsabilidades, procedimientos y

otras acciones sujetos a las acciones de saneamiento para su aprobación. b) El comité de saneamiento en representación de las entidades y organismos públicos

obligados al saneamiento contable, establecerán las políticas y procedimientos necesarios para garantizar que se identifiquen, clasifiquen y determinen, previo estudio sustentado, las respectivas partidas contables que deberán ser sometidas a consideración de la instancia correspondiente para su castigo o depuración.

c) El comité de saneamiento solicitará la información correspondiente relacionado con el proceso de saneamiento a las diferentes áreas de actividad que estén relacionadas con éste proceso y coordinará conjuntamente con los responsables de cada área a fin de que se desarrollen procedimientos que ayuden a corregir , depurar e incorporar valores en los estados financieros, realizando previamente las inspecciones, verificaciones, conciliaciones y observaciones necesarias, para determinar la veracidad, razonabilidad y consistencia de los elementos que componen los estados financieros

d) Requerir a las áreas responsables de las entidades públicas involucradas en el proceso de saneamiento contable, la información necesaria con las recomendaciones para el saneamiento contable sustentado con la documentación pertinente para la revisión, análisis y depuración de las cuentas contables que correspondan, proponiendo la modalidad de registro contable con sujeción a lo determinado por la Dirección Nacional de Contabilidad Pública, de acuerdo a lo señalado en el numeral 8 de la presente Directiva.

e) Organizar toda la información acopiada sobre los activos y pasivos, bienes, recursos y acervo documentario que comprende el proceso de transferencia

f) El comité de saneamiento contable deberá establecer la existencia real de bienes, derechos y obligaciones que afecten su patrimonio público con corte a 31 de diciembre de 2010, depurando y castigando los valores que presenten un estado de cobranza o pago incierto a fin de buscar su eliminación o incorporación en los estados financieros. Identificación de partidas objeto de la depuración



Determinación de montos y condiciones para depurar partidas Evaluación y recomendación de partidas a depurar

f) Disponer con Acuerdo en Acta y luego de la revisión, análisis y depuración, el registro de las acciones de saneamiento contable.

g) Sustentar documentada y fehacientemente las actividades de saneamiento contable. h) Proponer la ejecución de las acciones de saneamiento contable en el marco de las políticas,

las cuentas y procedimientos contables. i) Efectuar el monitoreo permanente de la ejecución de las acciones de saneamiento contable

así como elaborar y presentar el Informe de Avance de la Implementación al Titular del Pliego, quien reportará a la Dirección Nacional de Contabilidad Pública y a la Comisión de Presupuesto y Cuenta General de la República del Congreso de la República según los plazos establecidos en el artículo 4º de la Ley Nº 29608.

j) Otras funciones que le asigne el Titular de la entidad en el marco de lo dispuesto por la Ley N° 29608.

k) Elaborar el informe del estado situacional de la existencia real de bienes, derechos y obligaciones que afecten el patrimonio de la entidad con corte a 31 de diciembre de 2010, al mismo que se incluirá algunos aspectos o hechos económicos de importancia y que se consideren dentro del proceso de saneamiento, que hayan ocurrido durante el ejercicio 2011, señalando puntualmente las áreas en las que se deben desarrollar procedimientos más exigentes.

21 Adopción de políticas administrativas encaminadas al saneamiento contable Los titulares de las entidades, de acuerdo a lo dispuesto por la Ley N° 29608, dispondrán que el personal de la entidad brinde al Comité de Saneamiento y a las áreas responsables del proceso de saneamiento contable en las cuales se genere información o sucedan hechos que afecten directa o indirectamente la contabilidad de la entidad, las facilidades necesarias, de acuerdo a las siguientes acciones administrativas:

a) Se tomará en cuenta el análisis y la conciliación de los saldos contables con las áreas respectivas para verificar su conformidad y determinar las operaciones pendientes de registro, permitiendo detectar diferencias y el origen de las mismas, considerando lo siguiente:

b) Las cuentas contables objeto de saneamiento, serán las que resulten de la gestión administrativa realizada mediante acciones de análisis, confirmación, inspección, observación, cuestionarios u otros, debidamente justificadas en las hojas de trabajo correspondientes y sustentadas con documentos relacionados al saneamiento contable.

c) Efectuar la búsqueda exhaustiva de evidencia documental interna y externa para sustentar la realidad de cada partida contable objeto de saneamiento.

De no encontrarse evidencia documental de respaldo para las partidas identificadas como objeto de saneamiento contable, se aplicarán procedimientos administrativos tendientes a su, reconstrucción, sustitución o reposición, utilizando mecanismos alternos de comprobación tales como circularizaciones y requerimientos internos o externos para establecer la existencia real de los bienes, derechos y obligaciones.

d) Con el acopio de la documentación e información suficiente y pertinente, las áreas involucradas elaborarán los expedientes de saneamiento, de acuerdo al Anexo Nº 02 del Manual de saneamiento contable y propondrán cada caso para consideración del Comité de Saneamiento Contable.

e) En el desarrollo del proceso de saneamiento contable de la entidad, la Oficina General de Asesoría Jurídica, de haberla, prestará la asesoría necesaria a cada dependencia y funcionarios involucrados en el proceso de saneamiento contable.

La responsabilidad de la gestión se ciñe a lo estipulado en el numeral 7 de la Directiva Nº



003-2011-EF/93.01. De presumirse evidencia de responsabilidades administrativas o legales se comunicarán tales hechos a la Oficina General de Asesoría Jurídica y/o al órgano de control institucional y/o a la Procuraduría Pública, según corresponda.

f) En el caso de la imposibilidad de determinar la presunción de responsables se tendrá en cuenta el expediente con todo lo actuado (denuncia policial y sus resultados, informes de auditoría u otros) y se derivará al Comité de Saneamiento Contable para su depuración y registro en cuentas de orden.

22 Documentación del proceso de saneamiento contable. Las actuaciones administrativas que se realicen para el saneamiento contable, deberán estar adecuadamente sustentadas en los análisis respectivos y estudios técnicos necesarios para respaldar la depuración y formarán parte de las actas de aprobación suscritas por los jefes de los organismos o los integrantes del máximo organismo colegiado, según corresponda. Dentro de las actas que aprueben las depuraciones se dejará constancia expresa de que el procedimiento para eliminación o incorporación de derechos u obligaciones que se efectúen a la contabilidad, se ajusta con lo dispuesto por las normas respectivas Los documentos señalados anteriormente quedarán a disposición de los organismos de control para lo de su competencia. 23 Acta de Reunión del Comité de Saneamiento Contable En cada Acta de reunión del Comité de Saneamiento Contable, de acuerdo al Anexo Nº 03 del Manual de saneamiento contable, se deberá tener en cuenta lo siguiente: a) Anotar como mínimo lo concerniente al orden del día, asistentes, breve resumen de lo

tratado, los acuerdos adoptados y demás información pertinente. b) Dejar constancia expresa de que el procedimiento para la depuración o incorporación de

bienes, derechos u obligaciones que afecten el patrimonio de la entidad pública, se ajusta a la Ley Nº 29608, a la Directiva Nº 003-2011-EF/93.01 y al presente Manual.

c) El Comité de Saneamiento Contable, luego del estudio y evaluación de la documentación correspondiente, propondrá al Titular de la Entidad, la depuración o incorporación de partidas contables mediante Acta de Saneamiento Contable elaborada por el Comité y aprobada por todos sus miembros y la Resolución respectiva.

24 Evaluación de las acciones de saneamiento contable La Dirección Nacional de Contabilidad Pública evaluará, cuando lo estime necesario, la adecuada aplicación de las acciones de saneamiento contable, debiendo los Comités de Saneamiento Contable proporcionar la información que se requiera, en el marco de lo dispuesto por el Título I, Disposiciones Generales, Capítulo III, Conformación y Atribuciones de los Órganos del Sistema Nacional de Contabilidad, artículo 7º, Atribuciones de la Dirección Nacional de Contabilidad Pública, literal e) de la Ley Nº 28708 – Ley General del Sistema Nacional de Contabilidad Pública. Por lo tanto, la Dirección nacional de contabilidad pública, en ejercicio de sus funciones, llevará a cabo las labores de inspección que sean necesarias y le permitan determinar el cumplimiento de las disposiciones relacionadas con el proceso de saneamiento contable y, en consecuencia, que los entes públicos suministran información contable que refleja la realidad económica, financiera y patrimonial. En cumplimiento de dichas labores también podrá solicitar información relativa al proceso de saneamiento contable de cualquier entidad pública. 25 Informe del comité de saneamiento El comité debe informar en los siguientes términos:



La entidad mantiene un significativo importe de endeudamiento que asciende a la suma S/. 980,000.00 con las entidades financieras por préstamos y sobregiros bancarios, los cuales se encuentran garantizados con la cobranza tributaria de contribuyentes de zonas comerciales e industriales, hipotecas y transferencia de fondo del FONCOMUN en otros casos, siendo el incremento más importante en el financiamiento de la entidad el préstamo a largo plazo de dos millones de nuevo soles (S/. 2’000,000.00) con el Banco................ Se han incorporado un aproximado de 200 trabajadores a planillas de la entidad que anteriormente laboran como servicios no personales (SNP), no considerados en el CAP y en el respectivo PAP durante el año............. se ha modificado en tres oportunidades la rotación del personal directivo y en algunos casos se ha designado a áreas no competentes con su especialidad. En relación a la ampliación del local municipal se está construyendo la segunda planta de 300 m2 con una inversión superior a los S/. 2’000,000.00 a través de un convenio suscrito con una universidad (obras por encargo) y se encuentra con un avance del 70% teniendo previsto incrementar su presupuesto en vista de las modificaciones efectuadas en los planos. Así mismo la entidad no ha venido provisionando la comprensión por tiempos de servicios por S/. 560,000.000 posteriormente se ha regularizado por presión de los trabajadores ante la autoridad administrativa de trabajo suscribiendo los acuerdos correspondientes.

26 Control de las acciones de saneamiento contable (Directiva N° 003-2011-EF/93.01) La Contraloría General de la República, en el marco de sus atribuciones, ejercerá las acciones de control de su ámbito, en orden a lo dispuesto por el literal c), del artículo 3° de la Ley N° 29608. Además las oficinas de control institucional o quien haga sus veces de conformidad con lo establecido en su plan anual de control, deberán realizar el seguimiento correspondiente a las acciones de saneamiento revisando la gestión, los análisis o evaluaciones, documentos y resultados que amparan las acciones y decisiones de saneamiento y evaluaran en forma separada, independiente y objetiva el cumplimiento del marco legal normativo, el manual y las directivas impartidas correspondientes, informando sobre las deficiencias o irregularidades encontradas 27 Imposibilidad de determinar la presunción de responsabilidad e los actos o hechos anteriores El numeral 2.3.7 del manual e saneamiento contable señala que, en el caso de la imposibilidad de determinar la presunción de responsables se tendrá en cuenta el expediente con todo lo actuado (denuncia policial y sus resultados, informes de auditoría u otros) y se derivará al Comité de Saneamiento Contable para su depuración y registro en cuentas de orden. 28 De las Unidades Operativas Las unidades operativas que conforman la entidad tales como: Tesorería, abastecimientos, contabilidad, Rentas públicas, personal, infraestructura pública y todas aquellas quienes tengan que ver con el proceso de saneamiento contable deberán: a) Proporcionar la documentación sustentatoria de los hechos económicos sujetos al

saneamiento contable. b) En ningún caso se considerarán hechos económicos que ocasionen o perjudiquen al

estado por efecto del proceso de saneamiento.



c) Es imprescindible conciliar, la existencia física con los registros e información incluida en los estados financieros, al término del proceso de saneamiento, se conciliarán y dar consistencia a los saldos de cuentas por cobrar, existencias, activo fijo (depreciables y no depreciables), construcciones en curso, bienes intangibles, agropecuarios y culturales con los saldos registrados en la Contabilidad de la entidad; para lo cual deberá formular la relación detallada de los derechos, acreencias y pasivos que presenta la entidad.

d) Registrar oportunamente y en forma documentada los movimientos de ingresos y salidas de almacenes, así como las altas y bajas del activo fijo (depreciable y no depreciable), asegurando que la información administrativa sea congruente con el estado físico de los suministros de funcionamiento y bienes administrados por la entidad.

29 Recomendaciones posteriores al proceso de saneamiento Para efectos de evitar que alguna de las circunstancias anteriores afecte el proceso de contabilidad y la revelación de la información a través de los estados financieros e informes complementarios, los responsables de dicha información deben implementar las acciones necesarias que conduzcan a lograr, entre otros, los siguientes propósitos: a) Garantizar que la información financiera, económica y presupuestal se registre y revele con

sujeción a las normas internacionales de contabilidad, las directivas que emita la DNCP y el plan contable gubernamental.

b) Definir los procedimientos de control interno que sean necesarios para que se lleven a cabo las diferentes actividades del proceso de contabilidad efectuada por los responsables directos de la información financiera y presupuestal, para garantizar la existencia y efectividad de controles eficientes, eficaces y económicos

c) Promover la cultura del control previo por parte de los ejecutores directos de las actividades relacionadas con el proceso contable;

d) Establecer los elementos básicos de evaluación y seguimiento continuo que deben realizar los Jefes de Control Institucional respecto de la implementación del control interno necesario para mantener la calidad de la información financiera, económica y presupuestal de la entidad pública, de tal manera que haga sostenible el proceso de saneamiento contable efectuado;

e) Identificar los riesgos inherentes a cada una de las actividades del proceso de contabilidad pública, así como los respectivos controles que deben implementarse para administrar los riesgos identificados.

30 Recomendaciones para promover el desarrollo de los siguientes procedimientos para obtener información razonable a) Registro de la totalidad de las operaciones Deben adoptarse los controles de contabilidad que sean necesarios para garantizar que la totalidad de las operaciones llevadas a cabo por las entidades del sector público sean vinculadas al proceso de contabilidad y a los verdaderos hechos económicos que acontecen, de manera independiente a su cuantía y relación con las funciones y competencias de la entidad. b) Reconocimiento y valuación de los elementos de los estados financieros Relacionado con los bienes que sean identificados e incorporados al proceso de contabilidad como consecuencia de la depuración, o incorporación y saneamiento de la información contable, es preciso observar que en adelante las nuevas estimaciones y registros contables de depreciación, amortización y deterioro de valor tendrán en cuenta la nueva vida útil calculada en la evaluación de su vida útil. c) Ajuste a valores reales



Los bienes, derechos y obligaciones de la entidad deberán permanecer registrados en la contabilidad a valores reales de acuerdo a lo que esta establecido en las normas internacionales de contabilidad, para lo cual se deberán actualizar los valores que aparecen en los estados financieros d) Soporte documentario que sustenten las operaciones La totalidad de las operaciones realizadas por la entidad deben estar respaldadas en documentos idóneos, de tal manera que la información registrada sea susceptible de verificación y comprobación exhaustiva o aleatoria. No podrán registrarse contablemente los hechos económicos, financieros y presupuestarios que no se encuentren debidamente sustentados. Son documentos de sustento: los documentos fuente, los comprobantes de pago y los informes que acompañan a las operaciones realizadas, los cuales respaldan los diferentes hechos económicos o sucesos acontecidos en la entidad. e) Conciliaciones de información Deben realizarse las conciliaciones respectivas para las diferentes cuentas en forma permanente para contrastar la información registrada en la contabilidad y los datos que sustentan los documentos y registros, así como la existencia física. Para un control riguroso del efectivo y especialmente de los depósitos en bancos, las entidades deberán implementar los procedimientos que sean necesarios para administrar los riesgos asociados con el manejo de las cuentas bancarias, sean estas de ahorros o corrientes. Manteniendo como principal actividad la elaboración periódica de conciliaciones bancarias, de tal forma que el proceso conciliatorio haga posible un seguimiento de las partidas generadoras de diferencias entre el extracto bancario y los libros de contabilidad. f) Libros y registros de contabilidad Como sustento de los estados financieros, las entidades públicas deben generar los libros y registros de contabilidad, principales y auxiliares cuya información registrada en ellos será la fuente para la elaboración de los estados financieros. En este sentido, los ajustes que sean necesarios para garantizar la confiabilidad de la información debiendo realizar oportunamente, de forma tal que ellos queden reflejados en estos documentos. En ningún caso los valores que aparecen registrados en los libros serán diferentes a los revelados en los estados financieros y demás informes complementarios. g) Estructura del área de contabilidad y gestión por procesos De acuerdo con la complejidad de las entidades públicas en términos de su estructura organizacional y de las operaciones financieras y presupuestales que desarrolla, deberán contar con una estructura y un órden suficiente que permita la adecuada identificación, clasificación, registro, revelación, análisis, interpretación y comunicación de la información; es decir, para que las entidades u organismos que integran la administración pública asuman la función gestora de la toma de decisiones, para lo cual deben diseñar y mantener en su estructura organizacional los procesos necesarios para la adecuada administración del Sistema de Contabilidad Pública, tomando como referencia la naturaleza y características de su función, misión y visión. Las entidades públicas deberán adelantar las acciones tendientes a determinar la forma como circula la información a través de cada organización, observando su conveniencia y eficiencia, así como su contribución a la eliminación de los riesgos relacionados con la oportunidad de la información. En este análisis deberán determinarse los puntos críticos o más impactantes



sobre el resultado del proceso contable, para lo cual deben elaborarse diagramas de flujo que vinculen a los diferentes procesos que desarrolla el ente público, donde se identifiquen gráficamente las debilidades del proceso contable y proceder a implementar los controles que se requieran. h) Identificación y documentación sustentatoria La información fluye en las entidades a través de los documentos soporte, por lo cual estos deben identificarse claramente para establecer posteriormente su relación y efecto sobre la contabilidad. Los flujogramas como representación gráfica de los procedimientos y prácticas adelantadas en las entidades se convierten en un importante instrumento para determinar los puntos críticos donde se deben implementar la mayor cantidad de controles. i) Promover la elaboración del manual de políticas y procedimientos de contabilidad. Se deben elaborar manuales donde se describan las diferentes formas de desarrollar las actividades contables en los entes públicos, así como la correspondiente asignación de responsabilidades y compromisos a los funcionarios que las ejecutan directamente. De igual manera, deben documentarse las prácticas contables que se han implementado en el ente público y que están en procura de lograr una información confiable. Entre otras, son prácticas contables las relacionadas con las fechas de cierre o corte para la preparación de información definitiva, métodos de depreciación aplicados, vidas útiles aplicables, períodos de amortización, métodos de provisión, porcentajes de provisión, tipos de comprobantes utilizados, fechas de publicación o exhibición de información contable, períodos de actualización de valores, forma de conservar libros y demás soportes contables, libros auxiliares considerados como necesarios en la entidad, forma de elaborar las notas a los estados contables, fechas de presentación de información contable a la Contaduría General de la Nación, CGN, criterios de identificación y clasificación de las operaciones y consultas formuladas a la CGN. Los manuales que se elaboren deben permanecer actualizados en cada una de las dependencias que corresponda, para que cumplan con el propósito de informar adecuadamente a los usuarios directos. 31 Comité Técnico de control de calidad del Sistema de contabilidad y generación de información financiera Dada la característica recursiva de los sistemas organizacionales y la interrelación necesaria entre los diferentes procesos que desarrollan los entes públicos, estos evaluarán la pertinencia de constituir e integrar el Comité Técnico de Sostenibilidad del Sistema Contable, como una instancia asesora del área contable y financiera de las entidades. Lo anterior, sin perjuicio de las responsabilidades y autonomía que caracterizan el ejercicio profesional del Contador Público. 32 Responsabilidad de los Contadores de entidades que agregan o consolidan información El Contador Público a cuyo cargo esté la contabilidad de la entidad que consolida o agrega información contable de entidades y organismos sin personería jurídica, deberá implementar los controles u acciones administrativas que garanticen el suministro oportuno de información, así como la adecuada aplicación de las normas técnicas de contabilidad, de acuerdo con la norma básica de plazos y requisitos para la presentación de la información financiera, económica y social. 33 Actualización permanente y formación continuada



Los responsables directos de la identificación, clasificación y registro de los hechos económicos, financieros y sociales que realizan los entes públicos deben tener la formación necesaria que les permita dimensionar el sistema de contabilidad pública, de tal manera que les permita la debida captura y clasificación de las operaciones, así como la aplicación adecuada de los criterios contables que sean aplicables para su respectivo registro. En este sentido, las entidades del sector público deberán emplear mecanismos de actualización que sean efectivos, para garantizar el cumplimiento de las normas técnicas y los procedimientos de contabilidad que expida la Dirección nacional de contabilidad pública para estos efectos, la página web www.contaduria.gov.co es una herramienta informativa que fue creada por este organismo regulador como un medio para difundir todos los desarrollos, avances y demás disposiciones relacionados con la contabilidad pública. De igual forma, los funcionarios de las entidades deben estar informados acerca de los procesos de capacitación permanente que desarrolla la Contaduría General de la Nación, en virtud del plan anual de capacitación, con el objetivo de participar activamente en los eventos que se realizan. Los responsables directos del procesamiento de la información contable en las entidades tienen el deber de asesorarse con los funcionarios que la Contaduría General de la Nación ha designado para tal fin. En los términos del Decreto 3730 de 2003, las entidades u organismos descentralizados territorialmente o por servicios, podrán solicitar apoyo en la organización, diseño, desarrollo y mantenimiento del sistema de información contable, financiera y presupuestal al Contador General del departamento del cual forman parte, así como orientación sobre el debido cumplimiento de las normas expedidas por el Contador General de la Nación. En general, los entes públicos deben organizar, mantener y actualizar un sistema de información normativa y procedimental y dirigir el diseño y desarrollo de los flujos de información que lo alimenten, para que sirva de apoyo a la gestión financiera y contable. 34 Oportunidad de la información Pretende que la información contable sea registrada y revelada con la debida oportunidad para que cumpla con el propósito de control y toma de decisiones en la administración pública. Los siguientes son elementos mínimos que apuntan a lograr este objetivo: 35 Responsabilidad en la continuidad del proceso contable De conformidad con lo establecido en la Ley 951 de 2005, por la cual se crea el acta de informe de gestión, el representante legal y el Contador bajo cuya responsabilidad se procesa la información contable en las entidades públicas, independiente de la forma de vinculación (nombramiento o contrato), deberán presentar, al separarse de sus cargos, a manera de empalme, un informe a quienes los sustituyan legalmente en sus funciones sobre los asuntos de su competencia, con el propósito de continuar con el normal desarrollo del proceso contable. 36 Eficiencia de los sistemas de información contables y financieros Independiente de la forma que utilicen las entidades públicas para procesar la información, sea esta manual o automatizada, el diseño del sistema implementado deberá garantizar eficiencia, eficacia y economía en el procesamiento y generación de la información financiera, económica y social.



Para la implementación y puesta en marcha de sistemas automatizados, las entidades observarán criterios de eficiencia en la adquisición de equipos y programas que contribuyan a satisfacer sus necesidades de información. Y atendiendo la naturaleza y complejidad del ente público de que se trate, se deberá procurar que los sistemas implementados integren adecuadamente los principales procesos que tienen a su cargo las dependencias. 37 Celeridad en el flujo de documentos De conformidad con el desarrollo de la gestión contable por procesos y los manuales de procedimientos implementados en las entidades, se deberá hacer un análisis y evaluación de los diferentes tipos de documentos que sirven de soporte a las operaciones llevadas a cabo, así como la forma y eficiencia de su circulación entre las dependencias y entre la entidad y los usuarios externos, con el propósito de tomar las medidas que sean necesarias para garantizar un eficiente y rápido flujo de documentos. 38 Establecimiento de control interno De igual forma, deben implementarse los controles tendientes a minimizar el riesgo de inoportunidad en los documentos que se generan en otras entidades, los cuales son fundamentales para la ejecución del proceso contable. 39 Fundamentos para el cierre contable De acuerdo con las normatividad vigente expedida por el Contador General de la Nación, los entes públicos deberán adelantar todas las acciones de orden administrativo que conlleven a un cierre integral de la información producida en todas las áreas que generan hechos financieros, económicos y sociales, tales como cierre de compras, tesorería y presupuesto, recibo a satisfacción de bienes y servicios, reconocimiento de derechos, elaboración de inventario de bienes, legalización de cajas menores, viáticos y gastos de viaje, anticipos a contratistas y proveedores, conciliaciones, verificación de operaciones recíprocas, ajustes por provisiones, depreciaciones, amortizaciones, sentencias y conciliaciones, pasivos pensionales y cálculo actuarial, los límites establecidos para los saldos de las cuentas otros, las cuentas de orden y la presentación de las notas a los estados contables, entre otros aspectos, aplicando los procedimientos contenidos en el Plan General de Contabilidad Pública. Para los estados contables y demás informes que se produzcan en períodos intermedios, las entidades procederán a realizar los cierres a que haya lugar, adelantando todas las acciones que sean necesarias para que se obtenga información contable razonable y oportuna. 40 Elaboración y presentación de informes y estados contables El Contador Público a cuyo cargo esté la responsabilidad del sistema contable del ente público, debe preparar los estados contables y demás informes que sean necesarios, así como comunicar al tomador de decisiones sobre la situación financiera, económica y social de la entidad y de los resultados logrados en un determinado período. La información contable producida debe revelar en forma confiable la realidad financiera, económica y social de los entes públicos y ello será objeto de certificación mediante las firmas del representante legal y del respectivo Contador de la entidad, en los términos de la Resolución 550 de 2005 expedida por el Contador General de la Nación o de las normas que la modifiquen, sustituyan o adicionen. 41 Análisis, interpretación y comunicación de la información La información contable servirá de base para establecer las acciones administrativas que se deben ejecutar para optimizar la administración de los recursos públicos.



En este sentido, los informes contables deben permitir la realización de las verificaciones relacionadas con el análisis de vencimientos de cartera, gestión eficiente de otros activos, cumplimiento de obligaciones, cálculos de provisiones, depreciaciones, amortizaciones y agotamientos, entre otros. 42 Coordinación entre las diferentes dependencias Dada la visión sistémica de la contabilidad, existe una responsabilidad por parte de quienes ejecutan procesos diferentes al contable, por lo cual se requiere de un compromiso institucional liderado por quienes representan legalmente a las entidades, así: 43 Responsabilidad de quienes ejecutan procesos diferentes al contable El proceso contable y financiero de las entidades públicas está interrelacionado con los demás procesos que se llevan a cabo, por lo cual, en virtud de la característica recursiva que tienen todos los sistemas y en aras de lograr la sinergia suficiente que permita alcanzar los objetivos específicos y organizacionales, todas las áreas de las entidades que se relacionen con la contabilidad como proceso cliente, tienen el compromiso de suministrar los datos que se requieran, en el tiempo oportuno y con las características necesarias, de tal modo que estos insumos sean canalizados y procesados adecuadamente. 44 Visión sistémica de la contabilidad y compromiso institucional La información que se produce en las diferentes dependencias será la base para reconocer contablemente los hechos económicos, financieros y sociales realizados. Por lo cual, en aras de la eficiencia operativa de las entidades públicas, no podrá exigirse que la totalidad de la información que administre una determinada dependencia la tenga, al mismo tiempo, el área contable. Es preciso señalar que las bases de datos administradas por las diferentes áreas de la entidad se asimilan a los auxiliares de las cuentas y subcuentas que conforman los estados contables. La presentación oportuna y con las características requeridas por las diferentes áreas que procesan información, debe ser una política en la que se evidencie un compromiso institucional. 45 Controles asociados al proceso contable Los controles asociados al proceso de contabilidad son todas aquellas medidas implementadas por la entidad, con el objeto de advertir, corregir o solucionar las situaciones inconsistentes o erróneas señaladas y, por consiguiente, obtener estados financieros razonables. la existencia y efectividad del control interno para el proceso de contabilidad y el sistema de contabilidad pública, de conformidad con la complejidad de las entidades, debe considerar, como mínimo, los siguientes aspectos específicos en cada una de las actividades del proceso de contabilidad:

ACTIVIDADES CONTROLES

1. Adoptar una política mediante la cual todos los hechos económicos, financieros realizados en cualquier dependencia del sector público, sean debidamente informados al área de contabilidad a través de los documentos fuente o soporte de las operaciones, para que sean canalizados en el proceso contable.

2. Elaborar planes de trabajo, e implementar procedimientos específicos, que permitan la eficiencia de los flujos de información desde los procesos proveedores de información



1. IDENTIFICACION

hacia el proceso contable, en forma oportuna. 3. Implementar procedimientos administrativos que sean efectivos,

para establecer la responsabilidad de registrar los recaudos generados, la autorización de los soportes por funcionarios competentes, manejo de cajas chicas o fondos para pagos en efectivo y sus respectivos arqueos periódicos.

4. Adoptar políticas relacionadas con la incorporación de los inmuebles, vehículos automotores y demás bienes, al patrimonio de la entidad, lo que incluye el seguimiento sobre su legalización y valoración actualizada.

5. Verificar la incorporación de las obligaciones de la entidad, principalmente las relacionadas con el pasivo laboral, las cuales incluyen el reconocimiento de los beneficios sociales, vacaciones y otros beneficios.

6. Implementar un sistema de capacitación que posibilite el conocimiento suficiente a los funcionarios de contabilidad, para una adecuada identificación de los hechos económicos, financieros realizados.

2. CLASIFICACION

1. Establecer la existencia de conciliaciones de saldos del efectivo y cuenta corriente e Inversiones, entre las áreas de Presupuesto, Contabilidad, Tesorería, y demás áreas de la entidad, examinando simultáneamente los tiempos de respuesta y oportunidad en la entrega de la información.

2. Establecer la existencia y efectividad de medidas para la realización periódica de toma física de inventarios, y conciliación de saldos con los registros contables.

3. Determinar la existencia y funcionalidad de procedimientos para la elaboración, revisión y depuración oportuna de las conciliaciones bancarias, que implique control sobre la apertura y funcionamiento de cuentas bancarias y/o de ahorros.

4. Implementar políticas permanentes relacionadas con procesos de depuración de Rentas, Cuentas por Cobrar, y demás activos, de tal forma que permita establecer los saldos reales y una adecuada clasificación contable.

5.Implementar políticas contables para realizar las conciliaciones asociadas a los beneficios sociales, pensiones y otros que requieren cálculos actuariales, consolidadas y sus intereses, operaciones de Crédito Público y manejo de Deuda, retenciones tributarias y demás pasivos que de acuerdo con la naturaleza de la entidad se consideren significativos, logrando así una adecuada clasificación contable.

6. Evaluar, de acuerdo con los requerimientos establecidos por la DNCP, el proceso de operaciones económicas y financieras entre entidades públicas, para lograr la conciliación de saldos recíprocos con las, que incluya la confirmación de saldos a través de circularizaciones periódicas entre las entidades objeto de conciliación.

7. Hacer revisiones periódicas sobre la consistencia de los saldos que revelan las diferentes cuentas, para determinar su adecuada clasificación contable.



3. REGISTRO Y AJUSTES

1. Comprobar la existencia de los Libros de Contabilidad, debidamente registrados según lo establece SIAF y la normatividad concerniente.

2. Comprobar la idoneidad, existencia, organización y archivo de los soportes documentales.

3. Comprobar el compromiso oportuno y el correcto registro de todas las operaciones llevadas a cabo por la entidad pública.

4. Implementar un sistema que permita verificar periódicamente la elaboración y cálculo de los ajustes que sean necesarios, para revelar razonablemente la información contable, especialmente los relacionados con depreciaciones, provisiones y amortizaciones, entre otros.

5. Verificar que los datos registrados en los libros de contabilidad corresponden con la información contenida en los comprobantes y demás documentos soporte.

4. ELABORACION Y PRESENTACION DE ESTADOS FINANCIEROS Y DEMAS INFORMES

1. Comprobar que la información revelada en los estados financieros corresponde con la registrada en los libros de contabilidad y en la aplicación de las normas internacionales de contabilidad

2. Establecer políticas contables para que la información contable se suministre oportunamente a la administración de la entidad, a la DNCP, y a los organismos Rectores.

3. Establecer procedimientos que garanticen un adecuado flujo de documentos a través de las dependencias de la entidad, de tal manera que permita la generación oportuna de libros de contabilidad e información contable.

4. Exponer, en lugar visible, la información contable preparada para que sea fácilmente consultada por los ciudadanos y demás usuarios.

5. Comprobar que la información contable ha sido suministrada a los usuarios en forma completa y de conformidad con las normas que reglamentan dichos requerimientos.

5. ANALISIS, INTERPRETACION Y COMUNICACION DE LA INFORMACION

1. Verificar que la información contable suministrada a la administración esté acompañada de un adecuado análisis e interpretación, sustentado en cálculos de indicadores de gestión y financieros, útiles para mostrar la realidad financiera, económica y social de la entidad pública.

2. Construir los indicadores y demás razones financieras pertinentes, a efectos de realizar los análisis que correspondan, para informar adecuadamente sobre la situación, resultados y tendencias.

3. Establecer como política institucional la presentación oportuna de la información contable debidamente analizada.

PROCEDIMIENTOS CONTABLES DE SANEAMIENTO EN EL BALANCE GENERAL



Capitulo II Saneamiento de cuentas de balance y aplicación de la cuenta 3401.03 y la aplicación de la NIC-SP 3. Como se corrige y se sanea las cuentas materia de observación a través del código contable

3401.03. Implicancia patrimonial de la utilización de la cuenta 3401.03 Cuando se corrige las cuentas utilizando la NIC-SP 3 Implicancia financiera y patrimonial de la utilización de la norma internacional NIC-SP 3 Procedimientos contables de saneamiento en el balance general cuando se trate de errores,

aplicación de la NIC-SP 3 Errores de periodos anteriores (p.7 NIC-SP 3) Corrección de otros errores: Reclasificación de cuentas, errores en los códigos, etc. Saneamiento contable Caja y Bancos Saneamiento contable de Inversiones disponibles Saneamiento de Cuentas por Cobrar Saneamiento contable de las cuentas por cobrar de origen tributario, prescripción de la deuda

tributaria Estimación de las cuentas de cobranza dudosa Saneamiento de Servicios y Otros Contratados por Anticipado Saneamiento contable de las existencias Saneamiento contable de Propiedad, Planta y Equipo Corrección de errores por reclasificaciones de cuentas Casos prácticos

01 Procedimientos contables de saneamiento en el balance general Las diferencias provenientes de las conciliaciones de saldos debidas a errores de registro y partidas no contabilizadas oportunamente, entre otros, serán objeto de aplicación de la NICSP 03 Superávit o déficit neto del ejercicio, errores sustanciales y cambios en las políticas contables, no procediendo para el registro contable la utilización de la cuenta 3401.03 Efectos de Saneamiento Contable – Ley Nº 29608. En cambio cuando se trate de incorporar, retirar: obligaciones, bienes y derechos en los estados financieros a través de asientos de ajuste se corregirán a través de la cuenta 3401.03



02 Saneamiento contable Caja y Bancos a) Concepto Son los recursos financieros controlados por la entidad disponibles para su uso en forma de efectivo o equivalente de efectivo (Tarjetas de crédito, débito, giros, cartas órden, etc.), los mismos que se encuentran depositados por lo general en cuentas corrientes y/o ahorros en una entidad bancaria o financiera y se utilizan como medios de pago, denominándose también fondos públicos o recursos financieros que provienen de la recaudación tributaria nacional o local, así como de la captación de recursos no tributarios que se generan u obtienen en la producción de bienes y prestación de servicios públicos que las unidades ejecutoras o entidades públicas realizan, con arreglo a Ley. b) Contenido Incluye las subcuentas que representan medios de pago, tales como dinero en efectivo, cheques, giros, depósitos en Bancos e Instituciones Financieras. Por su naturaleza corresponden a activos disponibles y de origen deudor, algunos de ellos podrían estar sujetos a su disposición de uso. c) Objetivos de la evaluación El dinero en efectivo existe y se encuentra disponible para su utilización en las actividades de la entidad (aseveraciones: existencia e integridad); Los saldos bancarios se concilian con los saldos del mayor general (aseveraciones: valuación, presentación y revelación). d) Evaluación del riesgo de control Las entidades brindaran especial atención a los procedimientos de control efectivos, con el objeto de asegurar la integridad, validez y exactitud de los fondos. Tales procedimientos son importantes en el control interno de los saldos de Caja – Bancos, incluyendo las conciliaciones bancarias preparadas con oportunidad. Ello involucra las siguientes aseveraciones: Integridad, existencia y exactitud de los cobros de efectivo (cuentas por cobrar, ingresos y cobros de efectivo). Integridad y exactitud de pagos en efectivo (cuentas por pagar, compras y pagos). e) Deficiencias de Control Interno comunes Ausencia de conciliaciones bancarias. La ausencia de ajustes en las partidas conciliadas origina errores. Las cuentas para controlar los fondos para pagos en efectivo no se saldan por falta de rendición de gastos o falta de documentos que sustenten los gastos denotándose excesivos recibos provisionales. Los cheques se emiten, se registran y no se entregan a tiempo. Los registros auxiliares de Caja – Bancos se mantienen abierto e inconclusos después del cierre del ejercicio. La existencia de gastos o desembolsos con sólo la autorización verbal de funcionarios, sin tener documentos que justifiquen y sustenten los mismos, sólo con recibos provisionales. f) Criterios para identificar un riesgo alto Falta de unidad de caja en la administración y gestión de fondos. La existencia de faltante de fondos en forma periódica. Ausencia de arqueos de fondos sorpresivos. Las conciliaciones bancarias son inoportunas o no se revisan ni se efectúan los seguimientos oportunos de los cheques no cobrados.



g) Riesgos de auditoría Caja – Bancos – Ingresos La sustracción de ingresos recibidos antes de su registro. La disminución de los cargos a Caja – Bancos. El incremento de devoluciones de ingresos acompañado de una disminución del efectivo recibido. La cancelación de cuentas por cobrar como si fuesen cuentas de cobranza dudosa, en tanto que los usuarios cobran tales deudas. Caja – Bancos – Egresos Ausencia de controles preventivos para realizar la documentación sustentatoria de los comprobantes de pago y giro de cheques. Falta de conciliaciones bancarias. La emisión de cheques no registrados. El pago doble de comprobantes de pago cuyas facturas o documentos que lo sustentan no han sido anulados con el sello restrictivo de pagado. La preparación y el pago de comprobantes falsos o adulterados. h) Objeto de saneamiento de caja-bancos El registro de las diferencias en Caja y Bancos, determinadas mediante la depuración, tendrán como contrapartida la cuenta 3401.03 Efectos de Saneamiento Contable – Ley Nº 29608. En el caso de que el proceso de saneamiento contable se tratara de un error de ejercicio anterior se procederá a regularizar mediante la cuenta i) Procedimiento administrativo caja-bancos (i) La cuenta objeto de saneamiento, será la que resulte de la gestión administrativa de l rubro caja bancos o efectivo y equivalente de efectivo, realizada mediante acciones de análisis, confirmación, inspección, observación, cuestionarios u otros, debidamente justificadas en las hojas de trabajo correspondientes y sustentadas con documentos relacionados al saneamiento contable. (ii) Efectuar la búsqueda exhaustiva de evidencia documental interna y externa para sustentar la realidad de los saldos de caja bancos objeto de saneamiento. (iii) De no encontrarse evidencia documental de respaldo para las partidas identificadas como objeto de saneamiento contable, se aplicarán procedimientos administrativos tendientes a su, reconstrucción, sustitución o reposición, utilizando mecanismos alternos de comprobación tales como circularizaciones y requerimientos internos o externos para establecer la existencia real del efectivo, derechos a su libre disposición j) Procedimientos a desarrollar a) El registro de las diferencias en Caja y Bancos, determinadas mediante la depuración, tendrán como contrapartida la cuenta 3401.03 Efectos de Saneamiento Contable – Ley Nº 29608, para tal efecto, la Oficina de Tesorería de la Oficina General de Economía del Ejército, deberá identificar los importes que producen diferencias en los Libros Bancos registrados en el SIAF-SP, indicando el Nº de la Cta Cte que se ha visto afectada; asimismo, deberá sanear las operaciones indebidas efectuadas con el Tesoro Público y que a la fecha permanecen sin regularizar. b) Analizar los saldos que representan medios de pago, evaluando la:

Periodicidad de los importes registrados

Rotación y movimiento continuo que deben tener las operaciones.



c) Para determinar la vigencia y sostenimiento de los saldos en efectivo de caja, reembolsos de caja chica, cheques, giros, operatividad de las cuentas corrientes, ahorro, etc. se debe evaluar la aplicación normativa de la DGETP d) Revisar las actas de conciliación de saldos con tesoro público y con las entidades financieras por el movimiento de cuentas corrientes k) Plazos para ser efectivo cheques girados Recursos Ordinarios 30 días Recursos Directamente Recaudados 01 año Revisar conciliaciones bancarias con extractos bancarios y determinar los cheques no pagados por el banco, posterior a los 30 días, notificar al proveedor, regularizar operaciones. Los informes de arqueos de fondos deben ser consistentes con los saldos de caja chica y valores en custodia. l) Reconocimiento y medición de las operaciones en moneda extranjera Los saldos en moneda extranjera se expresarán en moneda nacional al tipo de cambio emitido por la superintendencia de banca, seguros y administradora privada de fondo de pensiones, a la fecha de la elaboración de los estados financieros. ll) Presentación En caso de existir fondos en caja o en entidades financieras y no pueda disponer de ellos en forma inmediata por disposiciones judiciales, legales, convenios, condiciones de créditos y/o decisiones administrativas serán transferidos a la divisionaria 1101.05 a) Fondos Sujetos a Restricción. Las cuentas corrientes con saldo acreedor serán mostradas en el Pasivo, en el rubro b) Sobregiros Bancarios serán mostrados en el pasivo corriente. m) Comentario Los cheques girados por sumas significativas que no han sido entregados o en cartera, deben ser revelados en Notas a los Estados Financieros. Los saldos de las cuentas bancarias deben ser conciliados con los estados de cuenta remitidos por los bancos. Los documentos provisionales que certifiquen la entrega de dinero, no son componentes del saldo de caja, ni del Fondo Fijo, deberán ser regularizados al cierre del ejercicio y ser mostrados en la cuenta que corresponda a la naturaleza del destino final del dinero objeto de la entrega. Los saldos en moneda extranjera se expresarán en moneda nacional al tipo de cambio emitido por la superintendencia de banca, seguros y administradora privada de fondo de pensiones, a la fecha de la elaboración de los estados financieros j) Casos prácticos caja bancos Caso uno.- Fondos sujetos a restricción Es el efectivo o fondos depositados en cuentas corrientes de la entidad pero, que no se pueden disponer libremente, ya sea por disposición expresa de alguna autoridad competente, por mandato judicial, por convenio o acuerdo con el contratista o proveedor (fondos de garantía por contratos de obra) o por algunas otras circunstancias que garanticen el destino de dichos fondos. . Por ejemplo:

Se tienen fondos que garanticen el pago de sentencias judiciales, fondos con medida cautelar,

fondos provenientes de depósitos de garantías retenidas por adelantos de contratos y otros



Aquellos fondos que estén destinados a garantizar una deuda y los depósitos se encuentren embargados por una medida cautelar por el juzgado civil.

Aquellos que se utilizan para depositar los fondos de garantía, descontados contratistas cuando presenten las valorizaciones correspondientes o retenciones efectuadas a proveedores por garantías ofrecidas sobre venta de bienes o servicios.

Aquellos que han sido recepcionados como garantía por alquiler de inmuebles, maquinaria y otros.

Aquellos fondos que han sido liberados de una cuenta corriente o de ahorros, de las cuentas de la entidad para ser depositadas en el banco, a cambio de una carta fianza solicitado por terceros.

Escenario uno.- Asiento de reclasificación de los fondos que no se pueden disponer y que haya una restricción legal o proveniente de un proceso judicial

--------------------------------------- - ----------------------------------------- 1101 Caja y bancos 50,000 1101.05 Fondos sujetos a restricción 1101 Caja y Bancos 50,000 1101.04 Depósitos en instituciones privadas Por la reclasificación de cuentas de los fondos sujetos a restricción ordenados Por el juzgado correspondiente o por la SBS en proceso de liquidación del Banco X

--------------------------------------- -------------------------------------------- Escenario dos.- Vamos a suponer que la entidad bancaria se haya disuelto y liquidado y los fondos públicos se hayan esfumado. Previamente debemos considerar que en la liquidación de la entidad bancaria haya una norma o sentencia que señale tal condición o se hayan agotado los procedimientos administrativos o judiciales, en esa situación el manual de saneamiento señala que El registro de las diferencias en

Caja y Bancos, determinadas mediante la depuración, tendrán como contrapartida la cuenta 3401.03 Efectos de Saneamiento Contable – Ley Nº 29608.

--------------------------------------- -------------------------------------------- 3401 Resultados acumulados 50,000 3401.03 Efectos de Saneamiento Contable – Ley Nº 29608. 3401.03.01 Caja y Bancos 1101 Caja y bancos 50,000 1101.05 Fondos sujetos a restricción Para registrar la depuración de saldos de la cuenta caja bancos revelada en los estados financieros por motivo del proceso de saneamiento contable sustentado en el informe nº… del comité de saneamiento.

--------------------------------------- -------------------------------------------- m) Encargos i) Concepto Se denomina “Encargo”, en el marco de lo establecido en el inciso b) del artículo 59° de la Ley Nº 28411, Ley General del Sistema Nacional de Presupuesto, a la ejecución de determinadas actividades y proyectos por parte de: a) Unidades desconcentradas confortantes de la misma Unidad Ejecutora, que para el efecto se Denominan “Unidades Operativas”; Se denomina “Encargante” a la Unidad Ejecutora de donde proceden los recursos y “Encargada” a la Unidad Ejecutora u Operativa que los recibe. (art.62º directiva de tesorería 001-2007-EF/ 77.15) El manejo de fondos públicos en la modalidad de “Encargos” puede darse en los casos siguientes:



a) Entre Unidades Ejecutoras que pertenecen a diferentes pliegos presupuestales. En este caso, los titulares del pliego o los funcionarios a quienes les sea delegada esta función en forma expresa, suscriben un Convenio. b) Entre la Unidad Ejecutora y una o más de sus Unidades Operativas. En este caso, el titular del pliego o el funcionario a quien se le delegue esta función en forma expresa deberá emitir una Directiva. Las Unidades Operativas "Encargadas" deben efectuar el registro de sus operaciones de gasto en el módulo SIAF-SP, que será instalado en la oportunidad en que la Unidad Ejecutora correspondiente asegure a la DNTP la disponibilidad de equipos, software y líneas de comunicación necesarias para ello. Sólo proceden los “Encargos” a Municipalidades que utilizan el SIAF-SP.( (art.63.directiva de tesorería 001-2007-EF/77.15 ) El manejo de los fondos otorgados por las Unidades Ejecutoras en la modalidad de “Encargos” a Municipalidades, Empresas Públicas y Entidades de Tratamiento Empresarial debe realizarse en cuentas corrientes específicas en el Banco de la Nación, cuya apertura requiere de la autorización de la DNTP y a solicitud de la Unidad Ejecutora “Encargante”. dicha cuenta corriente se utiliza exclusivamente para el manejo de fondos por la modalidad de “Encargos” otorgados con cargo a la fuente de financiamiento Recursos Ordinarios u otros administrados y canalizados a través de la DNTP.( art.46 directiva de tesorería 01-2007-EF/77.15 ) La apertura de cuentas bancarias para el manejo de Encargos por parte de las Unidades Operativas, indicadas en la presente Directiva, es evaluada por la DNTP atendiendo a criterios de racionalidad, ubicación geográfica, montos a ser transferidos y naturaleza de los conceptos de gasto que se requiera atender en dichos niveles desconcentrados, de manera que la información y las operaciones correspondientes puedan ser registradas en el SIAF-SP.( art.47º directiva de tesorería 01-2007-EF/77.15 ) ii) Características generales de la cuenta encargos El artículo 65 de la directiva de tesorería 001 señala que Las cuentas bancarias de reversión (R.O) para el manejo de “Encargos” tienen las siguientes características: a) Bajo ningún concepto reciben abonos, salvo cuando lo disponga la DNTP; b) Sólo registran cargos por los cheques girados o cartas orden emitida; c) El giro y pago de cheques se sujeta a las normas del Sistema Nacional de Tesorería. Las operaciones en la cuenta central de la Unidad Ejecutora “Engargante” se realizan únicamente mediante Cartas-Orden, siendo responsabilidad del Director General de Administración o de quien haga sus veces y del Tesorero los giros en exceso de lo autorizado en dichas cuentas centrales. Nota: Por R.D.nº 021-2009-EF-77.15 se modifican los artículos 62º y 63º y disposiciones conexas de la directiva de tesorería nº 001-2007-EF/77.15 relativa a encargos en los términos siguientes: Artículo 1.- A partir del 1 de enero de 2010, la utilización de la modalidad del “Encargo” con fondos públicos a que se refieren los artículos 62º y 63º y disposiciones conexas de la Directiva de Tesorería Nº 001-2007-EF/77.15, aprobada por la Resolución Directoral Nº 002-2007-EF/77.15, sólo procede para el caso de Unidades Ejecutoras a sus dependencias desconcentradas. Esto quiere decir que los encargos entre unidades ejecutoras entre distintos pliegos ya no es procedente, en su lugar se han instituido las transferencias de recursos a título definitivo para lo cual la entidad que transfiere deberá realizar los procedimientos formales para ejecutarlos, en cambio la entidad que recepciona los fondos tendra que modificar su presupuesto, vía modificación prespuestal institucional de acuerdo al Art 39º literal b de la ley general de presupuesto nº 28411 Artículo 2.- Los “Encargos” entre pliegos presupuestarios que se hubieran otorgado al 31 de diciembre de 2009 deberán ser liquidados hasta el 30 de mayo de 2010, efectuando, a dicha fecha, la devolución de los montos no utilizados y el registro correspondiente en el SIAF-SP.



De lo que podemos concluir, es que el espíritu de la norma se refiere más, a reforzar el criterio de la transferencia definitiva de recursos entre pliegos presupuestales en lugar de los encargos, en razón a que su diversidad y rendición de cuentas estaba generando incumplimiento en la rendición de la misma en los plazos establecidos, por otro lado debemos señalar que la mencionada modificación no indica a que tipo de recursos se refiere la devolución (R.O, RDR, FCM u otras fuentes), entendiéndose como tal, a todos las fuentes de financiamiento en general y no solamente a los recursos del tesoro, es de opinión del autor que al haberse instituido las transferencias definitivas de recursos en lugar de los encargos entre pliegos presupuestales , las entidades públicas deberán regularizar sus cuentas de encargos del ejercicio 2009, es por ello la exigencia de rendir cuentas o devolver lo no ejecutado, para iniciar el nuevo ejercicio-2010 con cuentas saneadas.

Caso práctico –Ejecución de obras de saneamiento-Agua y desagüe I Encargos recibidos

a) Recepción de fondos 1101 Caja y Bancos 50,000 1101.06 Encargos 2104 Intermediación de recursos 50,000 2104.04 Encargos recibidos Por la recepción de fondos para ejecutar obras por encargo, según convenio firmado con la entidad……. -------------------------------- ------------------------------- b) Ejecución de encargos 1205 Servicios y otros contratos por anticipado 48,000

1205.06 Encargos generales 1101 Caja y Bancos 48,000 1101.06 Encargos Por la ejecución de obras por encargo -------------------------------- ---------------------------------- c) Liquidación de “Encargos Recibidos” El importe del Gasto no Devengado al 31 de diciembre de cada Año Fiscal por la Unidad Ejecutora, Unidad Operativa o Entidad “Encargada” Cuando se trate de recursos ordinarios o de fondos administrados y procesados por la DNTP, será devuelto por la “Engargante” durante el mes de enero del siguiente Año Fiscal mediante Papeleta de Depósitos (T-6). El registro en el SIAF-SP de la información relacionada con la liquidación de la ejecución del gasto en la modalidad de Encargo del Año Fiscal anterior será efectuado hasta el décimo día útil del mes de mayo de cada año. (art.77 directiva de tesorería 001-2007.EF/77.15) 2104 Intermediación de recursos 50,000 2104.04 Encargos recibidos 1205 Servicios y otros contratos por anticipado 48,000 1205.06 Encargos generales 1101 Caja y Bancos 2,000 1101.06 Encargos Por la rendición de cuentas de los encargos recibidos ------------------------------- ------------------------------------- II Encargos otorgados



a) Desembolso realizado 1205 Servicios y otros contratos por anticipado 100,000 1205.06 Encargos generales 1101 Caja y Bancos 100,000 1101.06 Encargos Por los encargos otorgados para la construcción del hospital de….. ------------------------------ --------------------------------------- b) Recepción de la rendición de cuentas encargos otorgados 1501 Edificios y estructuras 98,000 1501.07 Construcción de edificios no residenciales 1501.07.03 Instalaciones médicas 1501.07.03.02 Por Adm.Direct.-Personal 30,000 1501.07.03.03 Por Adm.Direct.-Bienes 50,000 1501.07.03.04 Por Adm.Direct.-Servicios 15,000 1501.07.03.05 Por Adm.Direct.- Otros 5,000 1101 Caja bancos 2,000 1101.06 Encargos 1205 Servicios y otros contratos por anticipado 100,000 1205.06 Encargos generales Por la rendición de cuentas recibido de la entidad encargada-construcción del hospital ------------------------------ ---------------------------------------------------------

03 Saneamiento contable de Inversiones disponibles a) Concepto Son aquellas inversiones denominadas también equivalente de efectivo, que realiza la entidad en instrumentos financieros de corto plazo con la finalidad de invertir excedentes de recursos financieros, en títulos valores de fácil convertibilidad, constituidos por bonos, pagares, letras certificados, derivados financieros tales como la opciones y otros títulos y documentos valorados de corto plazo (menores a 1 año), las inversiones disponibles se clasifican en tres tipos: El p.9 de la nic-39, señala que las inversiones disponibles de corto plazo se consideran como inversiones al valor razonable con cambios en resultados. b) Contenido Incluye las subcuentas que representan bonos, pagarés, letras y otros valores negociables adquiridos de fácil liquidación o convertibilidad y que constituyen verdaderos sustitutos temporales de dinero, se clasifican en dos tipos de inversiones de acuerdo a la NIC-39: Inversiones al valor razonable con cambios en resultados e Inversiones mantenidos para negociar. c) Procedimiento administrativo (i) La cuenta objeto de saneamiento, será la que resulte de la gestión administrativa de l rubro inversiones disponibles, realizada mediante acciones de análisis, confirmación, inspección,



observación, cuestionarios u otros, debidamente justificadas en las hojas de trabajo correspondientes y sustentadas con documentos relacionados al saneamiento contable. (ii) Efectuar la búsqueda exhaustiva de evidencia documental interna y externa para sustentar la realidad de los saldos de caja bancos objeto de saneamiento. (iv) De no encontrarse evidencia documental de respaldo para las partidas identificadas como objeto de saneamiento contable, se aplicarán procedimientos administrativos tendientes a su, reconstrucción, sustitución o reposición, utilizando mecanismos alternos de comprobación tales como circularizaciones y requerimientos internos o externos para establecer la existencia real del efectivo, derechos a su libre disposición d) Objeto de saneamiento El registro de las diferencias en inversiones disponibles, determinadas mediante la depuración, tendrán como contrapartida la cuenta 3401.03 Efectos de Saneamiento Contable – Ley Nº 29608. e) Caso práctico

b) Valuación inicial los instrumentos financieros clasificados como inversiones disponibles para la venta "se valúan inicialmente por su costo, que, salvo evidencia en contrario, será el precio de la transacción, que equivaldrá al valor razonable de la contraprestación entregada, más los gastos de transacción que les sean directamente atribuibles

----------------------------------------------- --------------------------------

1102 INVERSIONES DISPONIBLES 60,500 1102.01 Bonos 1101 CAJA Y BANCOS 60,500 1101.04 Depósitos efectuadas .en instituciones financieras privadas Para registrar la compra de bonos, en bolsa de valores incluidos los gastos de agente de bolsa ----------------------------------------------- -------------------------------- a) Valoración posterior Los "Activos financieros disponibles para la venta" se medirán al cierre del ejercicio "por su valor razonable, sin deducir los costos de transacción en que se pudiera incurrir en su venta Los cambios que se produzcan en el valor razonable por efectos de su variación en su cotización, se registrarán directamente en el patrimonio (inversión disponible), hasta que el activo financiero cause baja en el balance por su redención o cobro o se deteriore de valor por su fluctuación de valores, momento en que el importe así reconocido, se imputará a la cuenta de resultados." (p.46 literal b nic-39 ). Previamente registraremos los intereses devengados ---------------------------------- ----------------------------------

1101 CAJA Y BANCOS 2,500 1101.04 Depósitos en instituciones privadas 4501 RENTAS DE LA PROPIEDAD 2,500 4501.01 Rentas de la propiedad financiera Para registrar los interéses determinados y recaudados, generados por la tenencia de bonos. ---------------------------------- ---------------------------------- Ahora valoremos a valor razonable 1102 INVERSIONES DISPONIBLES 9,500 1102.01 Bonos 2501 INGRESOS DIFERIDOS 9,500 2501.99 Otros ingresos diferidos-Fluctuación .de valores



Para registrar el incremento de valor por ganancia en su cotización actual al cierre del primer semestre y Mostrar el saldo a valor razonable, tal como lo establece el p.46 de la nic-39. En otras palabras el bono se mostrará a valor razonable (valor inicial S/.60,500 más el ajuste de valor S/.9,500 = S/. 70,000 ) ---------------------------------- ----------------------------------

f) Deterioro de valor Una de las novedades que trae consigo las NIC-SP 26 y que, sin duda, supone interpretar el principio de prudencia, es que no cualquier reducción de valor se considera deterioro definitivo , por tanto, un cargo en la cuenta de resultados, del deterioro de valor se debe reconocer cuando se presume que existe una falta de recuperabilidad definitiva de la inversión o que al momento de revertir la inversión en valores o recuperar el valor de la inversión, éste se haya deteriorado. Para tal efecto, la norma de valoración contemplado en la NIC-39, nos indica que "al menos al cierre de cada ejercicio, deberán efectuarse las correcciones valorativas necesarias siempre que exista evidencia objetiva de que el valor de un activo financiero disponible para la venta, con características de riesgo, se haya deteriorado como resultado de uno o más eventos que hayan ocurrido después de su reconocimiento inicial, y que ocasionen pérdidas por causas en la caída de valor de las inversiones ( fluctuación de valores en su cotización ), mientras tanto en el balance general se registrará tal variación como una estimación del ejercicio como veremos líneas más abajo, por tanto se puede determinar que se produce un deterioro definitivo, dado que los problemas en la cotización en bolsa es un evento que puede ocasionar efectos adversos en los flujos de efectivo. Al tratarse de una disminución de valor se registrará en la cuenta de pérdidas y ganancias y el activo será corregido por una cuenta correctora de deterioro de valor, en consecuencia, si la cotización a valor razonable anterior estaba a S/. 70,000, al cierre del ejercicio 2009 la cotización se encuentra a un nivel inferior S/.30 por bono multiplicado por 2000 bonos su valor sería S/.60, 000 que dista mucho del valor inicial, al cierre del ejercicio, mereciendo un ajuste un asiento de ajuste por deterioro de valor. -------------------------------- ---------------------------------- 5801 ESTIMACIONES DEL EJERCICIO 10,000 5801.06 Estimaciones de Fluctuación de Valores 1102 INVERSIONES DISPONIBLES 10,000 1102.99 Inversiones Disponibles No Recuperables. Para registrar la estimación de la pérdida de valor de los bonos adquiridos, por fluctuación de valores y mostrar a valor razonable tal como lo señala el p.46 de la NIC-39. Observen amigos , que del resultado del ajuste realizado, el bono se mostrará a S/ 60,000.asimismo el p.46 de la nic-39 señala también que los cambios que se produzcan en el valor razonable por efectos de su variación en su cotización, se registrarán a través de la cuenta correctora 5801.06 estimación de fluctuación de valores ( inversión disponible por fluctuación de valores ), hasta que el activo financiero cause baja en el balance por su retorno de la inversión o cobro y se muestre el deteriore de valor por fluctuación de valores, momento en que el importe así reconocido, se imputará a la cuenta de resultados." ( 5801 / 1102.99 ) (p.46 literal b nic-39 ) Inversiones disponibles -bonos 70,000 (-) Fluctuación de valores (10,000) Importe en libros o valor neto 60,000 --------------------------------------------------- -----------------------------------------------



Supuesto 2 Si la pérdida por deterioro de valor fuera inminente o al momento de la venta del bono y se haya experimentado una baja considerable, entonces ya no se utilizaría la cuenta correctora 5801, si se registraría directamente a través de una cuenta de pérdida Valor de Venta de bonos 50,000 Inversiones disponibles -bonos 70,000 (-) Fluctuación de valores (10,000) Importe en libros o valor neto 60,000 ---------------------------------- -----------------------

1101 CAJA Y BANCOS 50,000 1101.01 Caja 4701 VENTA DE ACTIVOS FINANCIEROS 50,000 4701.01 Venta De Títulos Y Valores Para registrar el ingreso a caja por venta de bonos ---------------------------------- -------------------------------------- 1102 INVERSIONES DISPONIBLES 10,000 1102.99 Inversiones Disponibles No Recuperables. 5702 VAL EN LIBROS DE ACTIV FINANC 60,000 5702.01 Valor En Libros De Títulos Y Valores 1102 INVERSIONES DISPONIBLES 70,000 1102.01 Bonos Para registrar el asiento de ajuste por baja de cuentas ----------------------------------------------- -------------------------------- 1102INVERSIONES DISPONIBLES 50,000 110201Bonos 1101 CAJA 50,000 110104Depósitos en Instituí. Financ. Privados Para registrar la compra de bonos disponibles para la venta -------------------- X ------------------------ 1102INVERSIONES DISPONIBLES 100,00 110201Bonos 2105OBLIGACIONES DEL TESORO PÚBLICO 100,000 210502Gastos de capital Para registrarse la adquisición de bonos disponibles (para la venta con recursos del tesoro público (R.O.) -------------------- X ------------------------ 2105OBLIGACIONES DEL TESORO PÚBLICO 100,000 210502Gastos de capital 5404TRASPASOS Y REMESAS DE CAPITAL 100,000 540401Traspasos con documentos Para registrar -------------------- X ------------------------ 1102INVERSIONES DISPONIBLES 15,000 110201Pagados 10,000 110202 Letras 5,000 1101CAJA – BANCOS 15,000



110104Depósitos en Instituc. Financiera, privados Para registrar la compra de pagares y letras como inversión de corto plazo -------------------- X ------------------------ 1102INVERSIONES DISPONIBLES 15,000 110201Pagares 10,000 110202Letras 5,000 2105OBLIGACIONES DEL TESORO 15,000 210502Gastos de capital Para registrar la adquisición de y letras como inversión de corto plazo -------------------- X ------------------------ 2105OBLIGACIONES DEL TESORO PÚBLICO 15,000 210502Gastos de capital 5404TRASPASOS Y REMESAS DE CAPITAL 15,000 540401Traspasos con documentales Para registrar 1102INVERSIONES DISPONIBLES 50,000 110204Derivados 1101CAJA Y BANCOS 50,000 110104Depósitos en Inst. Financ. Privadas Para registrar la adquisición de derivados financieros -------------------- X ------------------------ 1102INVERSIONES DISPONIBLES 50,000 110204Derivados financieros 2105OBLIGACIONES DEL TESORO 50,000 210502Gastos de capital Para registrar la adquisición de derivados financieros Con recursos T.P. (R.O.) -------------------- X ------------------------ 2105OBLIGACIONES DEL TESORO PÚBLICO 50,000 210502Gastos de capital 5404TRASPASOS Y REMESAS DE CAPITAL 50,000 540401 Traspasos con documentos

04 Saneamiento de Cuentas por Cobrar a) Concepto Son derechos de cobro adquiridos por la entidad por conceptos relacionados con la captación de ingresos tributarios asociados a la determinación y/o recaudación de impuestos, contribuciones, así como la venta de bienes y servicios públicos a través de tasas, rentas de la propiedad financiera, de la propiedad real y otros ingresos asociados a la actividad principal de la entidad que se perciben en el desarrollo de funciones sus competencias) b) Clasificación de las cuentas por cobrar Las cuentas por cobrar se clasifican en: Cuentas por cobrar de origen tributario y Cuentas por cobrar no tributarios c) Cuentas por cobrar de origen tributario



Corresponden a los ingresos por recaudación de impuestos y contribuciones obligatorias los impuestos son transferencias obligatorias al gobierno y cuyo cumplimiento no origina una contraprestación directa al contribuyente (I.R. IGV, ISC, a las importaciones, etc). En éste tipo de cuentas, también se encuentran clasificadas las contribuciones obligatorias que eventualmente surgen de iniciativas ciudadanas tales como aportes para infraestructura, aportes para electrificación, etc. Incluye también las contribuciones obligatorias que realizan las empresas constructoras al Sencico, las industriales al Senati, aportes de empresas eléctricas por facturación y otros aportes de operadores de servicios estratégicos. (i) Impuestos y contribuciones obligatorias Corresponden a los ingresos por recaudación de impuestos y contribuciones obligatorias los impuestos son transferencias obligatorias al gobierno y cuyo cumplimiento no origina una contraprestación directa al contribuyente (I.R. IGV, ISC, A LA IMPORTACIONES, etc). En ésta sub-cuenta, tambien se encuentran clasificadas las contribuciones obligatorias que eventualmente surgen de iniciativas ciudadanas tales como aportes para infraestructura, aportes para electrificación, etc. Incluye tambien las contribuciones obligatorias que realizan las empresas constructoras al Sencico, las industriales al Senati, aportes de empresas electricas por facturación y otros aportes de operadores de servicios estratégicos. -------------------------------------------- --------------------------------------------------------- 1201 CUENTAS POR COBRAR 140,000 1201.01 Impuest.y contribuíc.Obligatorias 4101 IMPUEST A LA RENTA 140,000 4101.01 I.R. personas domiciliadas 15,000 4101.02 I.R. personas no domiciliadas 15,000 4101.03 Reg.espec.del imp.a la renta (REIR) 40,000 4101.04 Otros REIR 20,000 4101.05 Regularizac.Impuesto a la renta 30,000 4101.06 Otros impuestos a la renta 20,000 Por la determinación del impuesto a la renta a contribuyentes Efectuados por la sunat durante el ejercicio ---------------------------------------------- ---------------------------------------------------- (ii) Contribuciones sociales Corresponden a los recursos provenientes de las aportaciones obligatorias de acuerdo a norma expresa para la ejecución de obras públicas o que se derivan de la ejecución de actividades asociadas con proyectos en beneficio propio.; {estas contribuciones pueden ser: Electrificación rural, contribuciones especiales para obras públicas, así como los aportes de empresas constructoras, aportes de empresas eléctricas, SENCICO, SENATI, etc. -------------------------------- ---------------------------------------- 1201 CUENTAS POR COBRAR 50,000 1201.01 Impuest.y contribuíc.Obligatorias 4106 CONTRIBUCIONES OBLIGATORIAS 50,000 4106.010101 Aportes para infraestructura eléctr. 20,000 4106.010103 Aporte de emp.constr.( sensico ) 10,000 4106.010299 Otros aportes obligatorios ( senati) 20,000 Para registrar la determinación de los aportes obligatorios que se realizaron durante el ejercicio



---------------------------------------- ---------------------------------------------------------- (iii) Multas y sanciones Son las cuentas por cobrar que representan las deudas asumidas por el personal por Multas y sanciones administrativas efectuadas en mérito a infracciones cometidas respecto a un ordenamiento legal establecido o normas pre-establecidas y que al incumplirlas son merecedores a ellas , por ejemplo el Reglamento de Infracciones y Sanciones, aprobado mediante Resolución de Contraloría Nº 367-2003-CG, modificado por la resolución de contraloría nº 017-2004-CG. ---------------------------------------------- ------------------------------ 1202 CUENTAS POR COBRAR DIVERSAS 2,000 1202.09 Multas Y Sanciones 4502 MULTAS Y SANCIONES NO TRIBUTARIAS 2,000 4502.01 Multas No Tributarias 4502.02 Sanciones No Tributarias Para registrar las multas y sanciones por infracciones contempladas en la resolución de contraloría nº 367-2003-CG -------------------------------------------- ---------------------------------

d) Cuentas por cobrar no tributarios Son derechos de cobro adquiridos por la entidad por conceptos distintos a la determinación y/o recaudación de impuestos, contribuciones, así como la venta de bienes y servicios públicos a través de tasas y otros ingresos asociados a la actividad principal de la entidad (Desarrollo de funciones y competencias ) nos estamos refiriendo a los conceptos generados por operaciones no usuales que están mas relacionados a la venta de activos, la cobranza por garantías en efectivo proporcionados al momento de suscribir un contrato, cuentas por cobrar por deuda asumida de otras entidades en calidad de garante, etc. por tanto, son aquellos activos financieros que, no siendo instrumentos de patrimonio , no tienen origen en las actividades principales del rubro de la entidad, cuyos cobros son de cuantía determinada o determinable y que no se negocian en un mercado activo.

(i) Venta de bienes y servicios y derechos administrativos Son los recursos financieros provenientes de la venta de bienes y/o servicios que la entidad pública produce, independientemente de su función de administración, procurando la cobertura individualizada de sus costos. Incluye los derechos administrativos o tasas que se cobran por la prestación de un servicio individualizado de carácter obligatorio y de naturaleza regulatoria, incluye también los servicios por alquileres inmuebles, terrenos, maquinaria y equipo, y otros servicios diversos.

----------------------------------------- -------------------------------------------- 1201 CUENTAS POR COBRAR 20,000 1201.03 Venta De bienes Y Servicios Y Derech. Adminis, 4301 VENTA DE BIENES 20,000 4301.04 Venta de productos industriales Para registrar la venta materiales agregados por única vez o circunstancialmente, sin emitir factura ni boleta de venta, sólo se emitió recibo de ingresos ------------------------------------------ ------------------------------------------------------------ 1201 CUENTAS POR COBRAR 23,800 1201.03 Venta De bbs Y Servicios Y Derech. Adminis, 2101 IMPUESTOS, CONTRIBUCIONES Y OTROS 3,800 2101.01 Impuestos Y Contribuciones-IGV 4301 VENTA DE BIENES 20,000



4301.04 Venta De Productos Industriales Para registrar la venta de materiales de agregados en forma permanente, como actividad empresarial emitiendo factura para ese efecto.

--------------------------------------- -------------------------------------------------------- 1201 CUENTAS POR COBRAR 2,000 1201.03 Venta De bienes Y Servicios Y Derech. Adminis, 4303 VENTA DE SERVICIOS 2,000 4303.01 Servicios agropecuarios Para registrar la venta de servicios de fumigación por única vez o circunstancialmente, sin emitir factura ni boleta de venta, sólo se emitió recibo de ingresos ------------------------------------------ ------------------------------------------------------------ 1201 CUENTAS POR COBRAR 1,190 1201.03 Venta De bienes Y Servicios Y Derech. Adminis, 2101 IMPUESTOS, CONTRIBUCIONES Y OTROS 190 2101.01 Impuestos Y Contribuciones 4303 VENTA DE SERVICIOS 1,000 4303.04 Venta de servicios de salud Para registrar la venta de servicios de salud en el centro médico municipal en forma permanente, como actividad empresarial emitiendo factura para ese efecto.

--------------------------------------- -------------------------------------------------------- 1201 CUENTAS POR COBRAR 10,190 1201.03 Venta De bienes Y Servicios Y Derech. Adminis, 2101 IMPUESTOS, CONTRIBUCIONES Y OTROS 1,900 2101.01 Impuestos Y Contribuciones 4303.05 Ingresos por alquileres Para registrar el alquiler de maquinaria pesada, por un número determinado de horas en forma permanente, como actividad empresarial- programa de alquiler de maquinarias emitiendo factura para ese efecto. (ii) Rentas de la propiedad Son los ingresos por cobrar, por concepto de renta de activos reales tales como: interéses generados a través de bonos adquiridos con fecha de vencimiento, interéses por créditos otorgados o préstamos. Así como los ingresos percibidos de la propiedad financiera, tales como los interéses por depósitos de ahorro, diferencias de cambio por tenencia de moneda extrajera, regalías, derechos de vigencia de minas, derechos de servidumbre, derechos de pesca, utilidades obtenidas y otros ingresos financieros , que se pudieran generar durante el ejercicio.

------------------------------------ ------------------------------- 1201 CUENTAS POR COBRAR 15,000 1201.04 Rentas De La Propiedad 1201.04.01 Rentas de la propiedad financiera 4501 RENTAS DE LA PROPIEDAD 15,000 4501.01 Rentas De La Propiedad Financiera 4501.01.01 Interéses Para registrar la determinación de los ingresos percibidos por interéses en la cuenta de ahorros



------------------------------------- -------------------------------- 1201 CUENTAS POR COBRAR 50,000 1201.04 Rentas De La Propiedad 1201.04.02 Rentas de la propiedad real 4501 RENTAS DE LA PROPIEDAD 50,000 4501.02 Rentas De La Propiedad Real 4501.02.01 Regalias-derechos de vigencia de minas Para registrar la determinación de los derechos percibidos de vigencia de minas durante el ejercicio. -------------------------------------------- -------------------------------------- 1201 CUENTAS POR COBRAR 200,000 1201.04 Rentas De La Propiedad 1201.04.02 Rentas de la propiedad real 4501 RENTAS DE LA PROPIEDAD 200,000 4501.02 Rentas De La Propiedad Real 5501.02.03 Dividendos 4501.02.03.04 Utilidades de empresas municipales Para registrar la determinación de la percepción de las utilidades de empresas municipales, correspondientes al ejercicio 2008, por distribución de utilidades. ------------------------------------------- --------------------------------------- 1201 CUENTAS POR COBRAR 150,000 1201.04 Rentas De La Propiedad 1201.04.03 Otras rentas de la propiedad 4501 RENTAS DE LA PROPIEDAD 150,000 4501.03 Otras Rentas De La Propiedad 4501.03.01.01 Participación en contratos join venture Para registrar los ingresos generados en actividades lucrativas generadas en asociación en participación -------------------------------------------- ---------------------------------------- Para registrar los ingresos percibidos por contratos de colaboración empresarial.

(iii) Venta de activos no financieros por cobrar Agrupa la venta de los Activos físicos clasificados previamente como activos disponibles para la venta ( cuenta 1302 ) que no generan rendimientos financieros, si no por el contrario el destino de su disposición para su uso ha sido cambiado por una decisión de la gerencia , probablemente obedece a decisiones estratégicas o porque su costo de mantenimiento es muy oneroso, los más conocidos son: La venta de edificios y estructuras (4601), venta de vehículos maquinarias y otros (4602), venta de otros activos (4603), venta de objetos de valor (4604), y venta de activos no producidos (4605); veamos algunos ejemplos: Venta de edificio Costo del inmueble 150,000 Depreciac.acumulada 70,000 Importe en libros 80,000 Valor de venta 200,000 No existe deterioro de valor



Registro actual Primero Se realiza la reclasificación del activo a la cuenta correspondiente -------------------------------------- ---------------------------------------------------- 1508 DEPRECIACION, AMORTIZAC.Y AGOTAM. 70,000 1508.01 Depreciac.acumulada edific.y estruct. 1302 BIENES PARA LA VENTA 80,000 1302.02 Edificios, maquinar. Y equipo 1501 EDIFICIOS Y ESTRUCTURAS 150,000 1501.01 Edificios residenciales Para registrar la reclasificación de cuentas y la baja del activo disponible para la venta , tal como lo señalan los párrafos 6, de la NIIF 5 Luego se realiza la venta 1202 CUENTAS POR COBRAR DIVERSAS 200,000 1202.01 Venta de activos no financier.p.cobrar 4601 VENTA DE EDIFICIOS Y ESTRUCTURAS 200,000 4601.01 Edificios residenciales Para registrar la venta de edificios residenciales -------------------------------------- ------------------------------------------------------ Posteriormente se realizan los ajustes de las cuentas asociadas al activo para cancelarlas. 5701 COSTO DE VENT.ACTIV.NO FINANC. 80,000 5701.01 Costo de edificios y estructuras 1302 BIENES PARA LA VENTA 80,000 1302.02 Edificios maquinaria y equipo Para registrar la baja del edificio por venta ------------------------------------ --------------------------------------------------------------- 3101 HACIENDA NACIONAL ADICIONAL 150,000 3101.01 Capitalizac.hacienda nacional adicional 5701 COSTO DE VENT.ACTIV.NO FINANC. 80,000 5701.01 Costo de edificios y estructuras 1508 DEPRECIACION, AMORTIZAC.Y AGOTAM. 70,000 1508.01 Depreciac.acumulada edific.y estruct. Para registrar la baja de cuentas por cancelación del edificio patrimonizado en la hacienda nacional, así como la cancelación de cuentas del costo de ventas y la depreciación acumulada. -------------------------------------- ------------------------------------------------------------ (iv) Cuentas por cobrar por pérdida de una computadora atribuida al personal

Perdida de una computadora Descuento por planilla

Costo de Adquisición 2 000

Depreciación Acumulada (1,500)

Valor en Libros 500

----------------------------------------x---------------------------------------

1508 Depreciación y amortización acumulada 1 500

150802 Depreciación. Acum. Vehículos Maq. y Otros



5506 Otros gastos diversos 500

550601 Baja de bienes

1503 Vehículos Maq. y equipo y otros 2000

Para registrar la baja de bienes, por perdida de computadora, cuya responsabilidad lo asume el SR. XXX servidor publico Luego de determinar responsabilidad mediante proceso Administrativo, para ser descontado por planilla

-----------------------------------x---------------------------------------

1202 Cuentas por cobrar diversas 500

120208 Al personal

4505 Ingresos Diversos 500

Para registrar la determinación del ingreso por cobrar al establecer la responsabilidad por perdida de una computadora

-----------------------------------x---------------------------------------

Reposición del activo a través del descuento por planilla 5101 Personal obligaciones sociales, retribuí. 2, 000 510101 Personal Administrativo 5103 Contribuciones a la seguridad Social 180 510301 Obligaciones del empleador 2101 Impuestos y Pensiones por pagar 440 210103 Seguridad Social 2102 Remuneraciones y pensiones por pagar 1, 240 210201 Remuneraciones por pagar 1202 Cuentas por cobrar diversas 500 120208 Al Personal Para registrar el descuento por planillas al servidor XXX por perdida de computadora. Nota.- Éste asiento se realiza cuando se ha terminado la decisión de cobrar descontando por planilla el valor recuperable de la computadora y existe el consentimiento del responsable

(v) Cuentas por cobrar por préstamos educativo La Entidad X realiza un préstamo educativo para financiar estudios de especialización a nivel de postgrado, en proyectos de inversión y administración de proyectos a cinco servidores públicos, los más destacados en su área, Los mismos que serán descontados durante dos años por planilla. 1203 PRÉSTAMOS 55,000 1203.01 Para Fines Educativos 1101 CAJA Y BANCOS 50,000 1101.03 Depós. En Instituc. Financ. Públicas 2501 INGRESOS DIFERIDOS 5,000 2501.03 Intereses Diferidos Para registrar los préstamos educativos otorgados según convenio y resolución administrativa correspondiente. ---------------------------------------- ----------------------------------------



5101 PERSONAL Y OBLIGAC. SOC.RETRIBUC. Y 100,000 COMPLEMENTOS EN EFECTIVO 5101.01 Personal Administrativo 5103 CONTRIBUCIONES A LA SEGURIDAD SOCIAL 9,000 5103.01 Obligaciones Del Empleador 2101 IMPUESTOS, CONTRIBUCIONES Y OTROS 22,000 2101.03 Seguridad Social 2101.03 01 Prestaciones de salud 9,000 2101.03 02 Sistema nacional de pensiones 13,000 2102 REMUNER, PENSIONES Y BENEFIC. POR PAGAR 84,750 2102.01 Remuneraciones Por Pagar 1203 PRÉSTAMOS 2,250 1203.01 Para Fines Educativos Para registrar el pago de remuneraciones del personal administrativo, correspondiente al mes de …. Y registrar también el descuento por planilla de la amortización por préstamos otorgados. ------------------------------------------ ------------------------------------------ Nota.- La otra alternativa válida puede surgir de un pago voluntario en efectivo por el servidor público, en ese caso el descuento por planilla ya no procede. 1101 CAJA Y BANCOS 2,250 1101.03 Depós. En Instituc. Financ. Públicas 1203 PRÉSTAMOS 2,250 1203.01 Para Fines Educativos Para registrar el ingreso mensual a caja, por devolución de préstamos otorgados ------------------------------------- ----------------------------------------- 2501 INGRESOS DIFERIDOS 250 2501.03 Intereses Diferidos 4501 RENTAS DE LA PROPIEDAD 250 4501.01 Rentas De La Propiedad Financiera Para registrar el reconocimiento de los ingresos percibidos por los interéses generados -------------------------------------------- ------------------------------ (vi) Prestamos agropecuarios 1203 PRÉSTAMOS 80,000 1203.02 Para Fines Agropecuarios 1101 CAJA Y BANCOS 75,000 1101.03 Depós. En Instituc. Financ. Públicas 2501 INGRESOS DIFERIDOS 5,000 2501.03 Intereses Diferidos Para registrar los préstamos para fines agropecuarios otorgados según convenio y resolución administrativa correspondiente. -……………………………………… …………………………………….. (vii) PRESTAMOS PARA VIVIENDA 1203 PRÉSTAMOS 110,000 1203.03 Para Fines De Vivienda 1101 CAJA Y BANCOS 100,000



1101.03 Depós. En Instituc. Financ. Públicas 2501 INGRESOS DIFERIDOS 10,000 Para registrar los préstamos en efectivo para vivienda ………………………………………… ……………………………………. OTROS PRÉSTAMOS 1203 PRÉSTAMOS 25,000 1203.98 Otros Préstamos 1304 MATERIAS PRIMAS 25,000 1304.01 Materias Primas Para Product. Manufact. Para registrar los préstamos efectuados en materia prima a otra entidad según convenio y resolución administrativa correspondiente. ………………………………… …………………………….. ESTIMACIÓN DE CUENTAS DE COBRANZA DUDOSA DE PRÉSTAMOS 5801 ESTIMACIONES DEL EJERCICIO 5,000 5801.05 Estimac. de Cobranza Dudosa Y Reclamaciones 1209 ESTIMAC DE CTAS COBR. DUD. Y RECLAMAC. 5,000 1209.04 Préstamos Para registrar la estimación de cuentas de cobranza dudosa, por morosidad e incumplimiento en el pago de los préstamos otorgados para fines agropecuarios, después de realizar las acciones administrativas correspondientes. ------------------------------------------ ----------------------------------- RECLASIFICACIÓN DE CUENTAS 1203 PRÉSTAMOS 5,000 1203.99 Préstamos De Dudosa Recuperación 1203 PRÉSTAMOS 5,000 1203.02 Para Fines Agropecuarios Para registrar la reclasificación de cuentas en estado de morosidad ------------------------------ ------------------------------------- (viii) Ejemplo de cuentas por cobrar por venta de activos no corrientes disponibles para la venta Venta de una camioneta de la entidad, por ser muy costosa sus gastos de operación y mantenimiento, por tanto la Entidad ha decidido venderla y se reclasifica como activo no corriente disponible para la venta.

Los datos son los siguientes :

Valor de compra S/. 20,000 Valor razón. ( valor de cotización ) S/. 7,000

Depreciación acumulada S/(12,000) Gastos para ser vendido S/ ( 1,500

Valor en libros 8,000 Valor razón menos costo para vender S/ 5,500

El p.6 de la Niif-5 señala que, una entidad clasificará a un activo no corriente (o un grupo en desapropiación) como mantenido para la venta, si su importe en libros se recuperará fundamentalmente a través de una transacción de venta, en lugar de por su uso continuado.

En conclusión, el valor razonable S/ 5,500 es menor que el valor en libros S/ 8,000, por lo tanto el activo no financiero se reclasificará y se medirá inicialmente al valor razonable S/. 5,500) y la diferencia se reconocerá como deterioro de valor (S/. 2,500).Es importante señalar que el p.15 de la NIIF-5 señala que,



una entidad medirá los activos no corrientes (o grupos en desapropiación) clasificados como mantenidos para la venta, al menor de su importe en libros o su valor razonable menos los gastos para ser vendidos, observen éste detalle Valor en libros S/.8,000- (valor de cotización S/.1,000- Gastos para ser vendidos S/:1,500) = S/.5,500

Por lo tanto el deterioro de valor sería S/:2,500

Asientos contables Primero tenemos que realizar el asiento por deterioro de valor 5801 ESTIMACIONES DEL EJERCICIO 2,500 5801.02 Depreciac. acumul. maquinaria y equipo 1508 DEPREC. Y AMORTIZACIÓN ACUMULA 2,500 1508.02 Depreciac. acumul. vehículos,maquin.y equipo Por el deterioro de valor al realizar la evaluación del activo reclasificado. ------------------------------------ --------------------------------------------------- 1302 BIENES PARA LA VENTA 5,500 1302.02 Edific.maquinaria, y equipo 1508 DEPREC. Y AMORTIZACIÓN ACUMULADA 14,500 1508.02 Depreciac.acumul.vehículos,maquin.y equipo 1503 VEHÍCULOS ,MAQ. Y OTROS 20,000 1503.01 Vehículos Por la reclasificación del vehículo como disponible para la venta, según lo dispone la NIIF-5 párrafos……….( mencionados anteriormente ) -------------------------------------------- --------------------------------------------------- 1202 CUENTAS POR COBRAR DIVERSAS 7,000 1202.01 Venta de activos no financier.p.cobrar 4602 VENTA DE VEHÍC.MAQUINARIA Y OTROS 7,000 4602..01 Venta de vehículos Para registrar la venta de vehículos -------------------------------------- ------------------------------------------------------ Posteriormente se realizan los ajustes de las cuentas asociadas al activo para cancelarlas. 5701 COSTO DE VENT.ACTIV.NO FINANC. 5,500 5701.02 Costo de vehículos maquinaria y otros 1302 BIENES PARA LA VENTA 5,500 1302.02 Edificios maquinaria y equipo Para registrar la baja del edificio por venta ------------------------------------ --------------------------------------------------------------- 3101 HACIENDA NACIONAL ADICIONAL 20,000 3101.01 Capitalizac.hacienda nacional adicional 5701 COSTO DE VENT.ACTIV.NO FINANC. 5,500 5701.01 Costo de edificios y estructuras 1508 DEPRECIACION, AMORTIZAC.Y AGOTAM. 13,000 1508.01 Depreciac.acumulada edific.y estruct. Para registrar la baja de cuentas por cancelación del edificio patrimonizado en la hacienda nacional, así como la cancelación de cuentas del costo de ventas y la depreciación acumulada. -------------------------------------- ------------------------------------------------------------ Veamos otro ejemplo: ¿como contabilizamos si el valor en libros es menor que el valor razonable menos los gastos para ser vendidos.



Venta de una camioneta de la entidad, por ser muy costosa sus gastos de operación y mantenimiento , por tanto la Entidad ha decidido venderla y se reclasifica como activo no corriente disponible para la venta.

Los datos son los siguientes :

Valor de compra S/. 20,000 Valor razón. ( valor de cotización ) S/. 7,000

Depreciación acumulada S/.(16,000) Gastos para ser vendido S/ 1,500

Valor en libros 4,000 Valor razón, menos costo p vender S/ 5,500

El p.6 de la NIIF-5 señala que, una entidad clasificará a un activo no corriente (o un grupo en desapropiación) como mantenido para la venta, si su importe en libros se recuperará fundamentalmente a través de una transacción de venta, en lugar de por su uso continuado. el p.15 de la NIIF-5 señala que, una entidad medirá los activos no corrientes (o grupos en desapropiación) clasificados como mantenidos para la venta, al menor de su importe en libros o su valor razonable menos los gastos para ser vendidos -------------------------------------------- ----------------------------------------- 1302 BIENES PARA LA VENTA 4,000 1302.02 Edific. Maquinaria, y equipo 1508 DEPRECIACIÓN Y AMORTIZACIÓN ACUMULADA 16,000 1508.02 Depreciac. Acumul. Vehículos, maquin. y equipo 1503 Vehículos, maquinarias y otros 20,000 1503.01 Vehículos Por la reclasificación del vehículo como disponible para la venta, según lo dispone la Niif-5 párrafos……….( mencionados anteriormente ) ------------------------------------------ --------------------------------- 1202 CUENTAS POR COBRAR DIVERSAS 200,000 1202.01 Venta de activos no financier.p.cobrar 4601 VENTA DE EDIFICIOS Y ESTRUCTURAS 200,000 4601.01 Edificios residenciales Para registrar la venta de edificios residenciales -------------------------------------- ------------------------------------------------------ Posteriormente se realizan los ajustes de las cuentas asociadas al activo para cancelarlas. 5701 COSTO DE VENT.ACTIV.NO FINANC. 70,000 5701.01 Costo de edificios y estructuras 1302 BIENES PARA LA VENTA 70,000 1302.02 Edificios maquinaria y equipo Para registrar la baja del edificio por venta ------------------------------------ --------------------------------------------------------------- 3101 HACIENDA NACIONAL ADICIONAL 150,000 3101.01 Capitalizac.hacienda nacional adicional 5701 COSTO DE VENT.ACTIV.NO FINANC. 70,000 5701.01 Costo de edificios y estructuras 1508 DEPRECIACION, AMORTIZAC.Y AGOTAM. 80,000 1508.01 Depreciac.acumulada edific.y estruct. Para registrar la baja de cuentas por cancelación del edificio patrimonizado en la hacienda



nacional, así como la cancelación de cuentas del costo de ventas y la depreciación acumulada. -------------------------------------- ------------------------------------------------------------ (ix) Subsidios por cobrar-ESSALUD. Agrupa las cuentas que representan los subsidio por cobrar a ESSALUD, por incapacidad temporal que se otorga en dinero, con el objeto de resarcir las pérdidas económicas de los afiliados regulares en actividad, derivadas de la incapacidad para el trabajo ocasionada por el deterioro de su salud y equivale al promedio diario de las remuneraciones de los últimos cuatro meses inmediatamente anteriores al mes en que se inicia la contingencia, multiplicado por el número de días de goce de la prestación. Si el total de los meses de afiliación es menor a cuatro, el promedio se determinará en función al tiempo de aportación del afiliado, el derecho a subsidio por cuenta del ESSALUD se adquiere a partir del vigésimo primer día de incapacidad. Durante los primeros 20 días de incapacidad, la entidad empleadora continúa obligada al pago de la remuneración o retribución. Para tal efecto, se acumulan los días de incapacidad remunerados durante cada año calendario. el subsidio se otorgará mientras dure la incapacidad del trabajador y en tanto no realice trabajo remunerado, hasta un máximo de 11 meses y 10 días consecutivos, con sujeción a los requisitos y procedimientos que señale el ESSALUD. Por otro lado, el subsidio por maternidad se otorga en dinero con el objeto de resarcir el lucro cesante como consecuencia del alumbramiento y de las necesidades de cuidado del recién nacido. Se otorga por 90 días, pudiendo éstos distribuirse en los períodos inmediatamente anteriores o posteriores al parto, conforme lo elija la madre, con la condición de que durante esos períodos no realice trabajo remunerado. El monto del subsidio equivale al promedio diario de las remuneraciones de los cuatro últimos meses anteriores al inicio de la prestación multiplicado por el número de días de goce de la prestación. No se podrá gozar simultáneamente de subsidio por incapacidad temporal y maternidad. --------------------------------------- ---------------------------------------------- 1202 CUENTAS POR COBRAR DIVERSAS 560 1202.02 Subsidios – Essalud 1101 CAJA Y BANCOS 560 1101.03 Depós. En Instituc. Financ. Públicas Para registrar los subsidios en efectivo otorgados a servidora pública en estado de gravidez, a partir del dia 21 hasta el 30 del mes en curso, los mismos que serán devueltos por el IPSS, por corresponderle pagar ese derecho a la servidora pública. ------------------------------------- ------------------------------------------

e) Contenido Agrupa las subcuentas que representan las deudas a favor de la entidad, por deuda contraída por los Organismos Públicos, asumida por el Gobierno; los depósitos en garantía entregados, documentos cancelatorios, adelanto por tiempo de servicio y otros que se apliquen en la cuenta. f) Objetivos de la evaluación Todos los ingresos se registran y presentan adecuadamente (aseveraciones: integridad y exactitud). Los ingresos están de acuerdo con el método de reconocimiento de ingresos, han sido aplicado consistentemente y están propiamente revelados (aseveraciones, valuación, presentación, revelación). El corte es apropiado (aseveraciones: integridad y existencia).



Las cuentas por cobrar representan los ingresos pendientes de cobro u otros cargos a terceros y son propiedad de la entidad (aseveraciones: existencias y propiedad). Todos los cobros de efectivo se registran debidamente (aseveraciones: integridad y exactitud). La valuación de cuentas por cobrar es apropiada y se efectúan provisiones para cuentas de cobranza dudosa (aseveraciones: valuación, presentación y revelación). g) Evaluación del riesgo de control El objetivo de las entidades públicas es proporcionar servicios y/o determinados productos. Por esta razón, la mayoría de entidades prestan atención al establecimiento de procedimientos de control efectivo para registrar los ingresos tributarios y no tributarios. Los procedimientos que proporcionan seguridad sobre la integridad y exactitud de los ingresos, también proporcionan certeza razonable de su existencia. El riesgo de detectar errores debido a métodos inapropiados para reconocer ingresos depende de la naturaleza de la entidad y de su ambiente de control interno. Los auditores no esperan encontrar procedimientos de control adecuados para este objetivo de auditoría; motivo por el cual realizan pruebas sustantivas sobre este rubro. El objetivo de control involucra los siguientes flujos de información que van hacia las cuentas por cobrar y que salen de ellas: cobro de impuestos y tasas y/o prestación de servicios y cobros en efectivo. Si existen procedimientos de control que proporcionen seguridad sobre el registro en el periodo para cada uno de los flujos de información importantes; sin embargo, y en el caso de evaluación preliminar del riesgo de control sea moderado o bajo los objetivos de auditoría, el corte puede requerir consideración por separado. h) Deficiencias de control interno comunes Por la prestación de servicios o entrega de productos terminados no se emiten los recibos correspondientes ni se registran. La entrega de bienes o servicios se controla incorrectamente y no se emiten los recibos correspondientes. Los recibos se registran por cantidades inferiores al total. Los ingresos se registran antes de entregar los bienes o servicios. Falta de un método apropiado para contabilizar las transacciones de ingreso propio usuales (rentas de la propiedad, multas y sanciones, venta de activos usados). Los métodos de contabilidad seleccionados para reconocer ingresos causan distorsiones (aplicación indebida de la NIC-SP 9 “Ingresos provenientes de transacciones de intercambio”. Ingresos se registran en el periodo equivocado. Existe duplicidad en el registro de ingresos. Existen errores en los asientos contables de registro de ingresos. Los ingresos que no están bajo control contable son utilizados en forma indebida. Los ingresos no se registran total o parcialmente, y los cobros de efectivo son indebidamente usados. Los cobros de efectivo son indebidamente utilizados o se ocultan con documentos falsificados. Los procedimientos de validación identifican los errores, pero no existe seguimiento a los mismos. El registro de operaciones se altera para manipular los resultados reportados. Criterios para identificar un riesgo alto Los movimientos de efectivo tienen un retraso importante en relación al reconocimiento de ingresos. Se registran cantidades poco usuales antes o después del cierre. Las partidas de conciliación no reciben un adecuado seguimiento, revisión y aprobación. Existe considerable atraso de transacciones no procesadas. Las operaciones pueden procesarse sin autorización.



Ausencia de segregación de funciones de emisión de recibos de ingreso, recepción y cobranza, depósito y registro y control. Falta de procedimientos de autorización para provisión y castigo de cuentas cobranza dudosa. Falta de documentos internos que controlen el movimiento de las cuentas por cobrar. Falta de sistematización y clasificación adecuada de cuentas por cobrar por contribuyente, antigüedad de saldos, control de saldos. Falta de un efectivo control de cuentas canceladas y establecer saldos individuales. Falta de autorización de aceptación de renovación de documentos por cobrar. i) Procedimiento administrativo En este punto es recomendable revisar los cargos realizados a los contribuyentes por deudas tributarias, información que será proporcionada por el área de rentas o la SAT, practicar una conciliación de los saldos registrados versus el auxiliar estándar de control o los listados automatizados, es necesario y conveniente realizar la conciliación respectiva para una depuración adecuada, en tanto sea posible y recomendable, sin ser vinculante por los costos que demanden su trámite, se puede proceder a confirmar los saldos con el contribuyente a través de la circularización de cartas. Otra acción recomendable es comprobar la autenticidad de la cuenta y que su origen se relacione con las operaciones de la entidad, siendo conveniente su inclusión o depuración de acuerdo a la comprobación de la documentación que lo sustente en función a las políticas contables, o lineamientos establecida por la entidad (Estimación de la incobrabilidad, castigo, situación de cobranza coactiva, etc,) . Es conveniente realizar la revisión de intereses y reajustes mediante la comprobación selectiva de los saldos, verificando que se encuentren debidamente autorizados; comprobando modificaciones a esos intereses mediante las autorizaciones pertinentes. Se deben comprobar notas de débitos y créditos, en ese sentido la morosidad debe de ser revisada en cuanto al método adecuado del cálculo de la estimación, y si el método de cálculo está de acuerdo a las disposiciones legales, identificando los auxiliares versus cuenta mayor de incobrables. Además la revisión de deudores incobrables que se han presentado a cancelar la deuda, mediante la confrontación de soluciones jurídicas e identificar si el cálculo de la estimación es congruente con las políticas de la institución. j) Serán objeto de saneamiento: a) Los derechos de cobranza de las entidades que, por convenio, son administrados por otras entidades, a las cuales se requerirá la información necesaria para efectuar las acciones de saneamiento, de acuerdo a lo establecido en la Ley Nº 29608. b) Los saldos de las cuentas por cobrar de origen tributario, se sujetarán a lo dispuesto en el Código Tributario y las normas respectivas vigentes. c) Las cuentas por cobrar que presentan la situación siguiente: (i) Derechos existentes y cuya cobranza no es posible mediante el proceso coactivo. (ii) Derechos respecto de los cuales no es posible ejercer su cobro, por las causales establecidas en el Instructivo 3 numeral 5.2. (iii) Derechos que carecen de documentos de soporte idóneos, a través de los cuales se puedan ejecutar los procedimientos que permitan su cobranza. (iv) Derechos por los cuales no haya sido legalmente posible imputarle a alguna persona natural o jurídica el importe por la no ejecución de dichos derechos. d) Luego de realizada la depuración o el incremento de importes en los saldos de Cuentas por Cobrar, debe tener como contrapartida la cuenta 3401.03 Efectos de Saneamiento Contable – Ley Nº 29608; excepto en los casos de corrección de error, en que se aplicará la NICSP 03 Superávit o déficit neto del ejercicio, errores sustanciales y cambios en las políticas contables.



k) Confirmación de cuentas por cobrar Cuando las cuentas por cobrar son de importancia relativa para los estados financieros y la magnitud del saldo es considerable el auditor necesariamente deberá planear el obtener confirmación directa de las cuentas por cobrar de parte de los deudores o contribuyentes. La confirmación directa proporciona evidencia de auditoría confiable respecto de la existencia de deudores y de la exactitud de los saldos de sus cuentas. Sin embargo, dichas cuentas no proporciona evidencia sobre la seguridad de cobranza de los saldos o sobre la existencia de saldos por cobrar no registrados. Cuando se espera que los deudores son morosos, el auditor debería planear otros procedimientos alternativos. Un ejemplo de dichos procedimientos alternativos sería realizar el anticuamiento, verificar las provisiones para cuentas de cobranza dudosa relacionados con el saldo de las cuentas específicas, verificar los castigos efectuados previo análisis de la documentación sustentatoria y los procedimientos administrativos cumplidos. Las cuentas que requieren ser confirmadas son seleccionadas para hacer al auditor llegar a una conclusión apropiada respecto de la existencia y exactitud de las cuentas por cobrar como un todo, tomando en cuenta los riesgos de auditoría identificados y otros procedimientos planeados. El auditor envía cartas solicitando confirmación y se pide a los deudores que contesten directamente al auditor. Dichas cartas contienen autorización de la administración de la entidad al deudor para revelar la información requerida por el auditor. La solicitud de confirmación de saldos puede ser de forma positiva, en la que se pide al deudor que confirme su saldo o exprese su desacuerdo con el saldo registrado, o una forma negativa, en la que se pide una respuesta sólo en caso de desacuerdo con el saldo registrado. Las confirmaciones positivas proporcionan evidencia más confiable que las confirmaciones negativas. La selección entre formas positiva y negativa dependerá de las circunstancias, incluyendo la evaluación de los riesgos tanto inherentes como de control. La forma positiva se prefiere, cuando el riesgo inherente o de control es evaluado alto, ya que con la forma negativa, puede no recibirse respuesta debido a causas distintas al acuerdo con el saldo registrado. Puede usarse una combinación de forma positiva y negativa. Por ejemplo, donde el saldo total de cuentas por cobrar consiste en un pequeño número de saldos grandes y un gran número de saldos pequeños, el auditor puede decidir que es apropiado confirmar el total o una muestra de los saldos grandes con solicitudes de confirmación positiva y una muestra de los saldos pequeños usando solicitudes de confirmación negativa. Cuando se usa la forma positiva, el auditor ordinariamente mandaría un recordatorio a aquellos deudores que no contesten dentro de un tiempo razonable. Las respuestas pueden contener excepciones que necesitarán ser investigadas plenamente. Cuando la administración de la entidad pide al auditor que no confirme los saldos de ciertas cuentas por cobrar, el auditor debería considerar si hay fundamentos válidos para dicha solicitud. Por ejemplo, si la cuenta particular está en disputa con el deudor y la comunicación a nombre del auditor puede agravar negociaciones sensibles entre la entidad y el deudor. Antes de aceptar como justificada una negativa, el auditor debería examinar cualquier evidencia disponible para apoyar las explicaciones de la administración. En tales casos, el auditor debería aplicar procedimientos alternativos a las cuentas por cobrar no sujetas a confirmación.

05 Prescripción de la deuda tributaria (i) Como solicitar la prescripción de la deuda tributaria La solicitud de prescripción es un procedimiento administrativo mediante el cual el contribuyente o deudor tributario pide se declare la extinción de la acción para determinar la



obligación, exigir su pago o aplicar sanciones, según sea el caso, debido al transcurso del tiempo. La prescripción de una deuda tributaria no opera en forma automática por el sólo hecho del paso del tiempo, esta debe ser solicitada por el deudor tributario ante la administración tributaria. Esta solicitud puede ser presentada en cualquier momento, fuera o dentro de un procedimiento administrativo o judicial. La solicitud de prescripción es un procedimiento administrativo mediante el cual el contribuyente o deudor tributario pide se declare la extinción de la acción para determinar la obligación, exigir su pago o aplicar sanciones, según sea el caso, debido al transcurso del tiempo. La prescripción opera dentro de los siguientes plazos: 1. Cuatro años, siempre que se haya presentado la declaración jurada correspondiente. 2. Seis años, si no se presentó la declaración jurada. 3. Diez años si se trata de tributos retenidos o percibidos que no hayan sido pagados. 4. Cuatro años para solicitar compensaciones o devoluciones. (ii) Trámite para solicitar la prescripción.- Para solicitar la prescripción el deudor tributario debe presentar una solicitud indicando cual es la acción sobre la cual se pide la prescripción, es decir si se trata de: - La acción para la determinación de la obligación tributaria. - La acción para exigir su pago. - La acción para aplicar sanciones. Esta solicitud debe contener la identificación de la deuda tributaria, código del tributo o multa y período tributario. Asimismo este escrito debe tener la expresión concreta de lo pedido, con los fundamentos de hecho y de derecho. (iii) Evaluación.- Esta solicitud es evaluada por la administración tributaria en un plazo de 45 días hábiles desde su presentación. En caso que la administración tributaria declare improcedente la solicitud u opere el silencio administrativo negativo, es decir si no se pronuncia dentro del plazo de evaluación descrito en el párrafo anterior, el deudor tributario puede interponer recurso de reclamación dentro de los 20 días hábiles de haber sido notificado con la resolución que declaró la improcedencia u opere el silencio administrativo negativo. Contra la resolución que resuelva el recurso de reclamación se puede interponer recurso de apelación ante el Tribunal Fiscal.

06 Estimación de las cuentas de cobranza dudosa a) Concepto Son aquellas cuentas que se estiman durante el ejercicio para reconocer como un gasto del periodo, su incobrabilidad o inseguridad en su posible recuperación, por imposibilidad del deudor a pagar y representan pérdidas no realizadas por deterioro de valor en su composición, Por tanto , con la finalidad de representar en forma razonable y real la situación financiera de las cuentas por cobrar y disminuir su valor, se reclasifican en ésta cuenta al no generar beneficios económicos para la entidad En un sentido más simple podemos afirmar que son aquellas deudas de cobranza dudosa respecto de la cual no existe certeza o seguridad razonable en su posible recuperación, y se requiere que se realicen las estimaciones o cálculos correspondientes para mostrar el deterioro de su valor. b) Reconocimiento



¿Cuando se reconoce un deterioro de valor o una estimación para cuentas de cobranza dudosa ? Previamente definiremos que significa el deterioro o incobrabilidad de un activo financiero? el deterioro de valor es una pérdida o disminución de valor en las cuentas por cobrar y otros conceptos por cobrar, debido a causas ajenas a la entidad expuestas lineas más abajo ( p.59-nic-39 ) que se determina en el exceso del importe o valor en libros sobre el importe recuperables ( valor estimado para su cobro, a través de acciones administrativas desarrolladas para su recuperación) , El p.58 de la nic-39 señala que. Una entidad evaluará en cada fecha de elaboración del balance, si exíste evidencia objetiva de que un activo financiero ( Cuentas por cobrar ) o un grupo de activos financieros está deteriorado. Si tal evidencia existiese, la entidad reconocerá aplicará lo dispuesto en el párrafo 63 de la nic-39 para determinar el importe de cualquier pérdida por deterioro del valor. El párrafo 63 señala que, si existiese evidencia objetiva de que se ha incurrido en una pérdida por deterioro del valor en cuentas por cobrar y préstamos que se registren y valúan posteriormente al coste amortizado, el importe estimado se valorará como la diferencia entre el importe en libros del activo y el valor actual de los flujos de efectivo futuros estimados (excluyendo las pérdidas crediticias futuras en las que no se haya incurrido), descontados al tipo de interés efectivo original del activo financiero (es decir, el tipo de interés efectivo computado en el momento del reconocimiento inicial). El importe en libros del activo se reducirá directamente, o bien se utilizará una cuenta correctora de valor , en consecuencia el importe de la pérdida se reconocerá en el resultado del ejercicio. Por lo tanto, se reconocerá el deterioro de valor en las cuentas por cobrar ( p.59.nic-39 ), cuando se haya producido una pérdida por deterioro del valor si, y solo si, existe evidencia objetiva del deterioro como resultado de uno o más eventos que hayan ocurrido después del reconocimiento inicial un “evento que causa la pérdida”, y ese evento o eventos causantes de la pérdida tengan un impacto sobre los flujos de efectivo futuros estimados del activo financiero , que pueda ser estimado con fiabilidad. c) Condiciones para su reconocimiento (i) dificultades financieras significativas del obligado; (ii) incumplimientos de las cláusulas contractuales, tales como impagos o retrasos en el pago de los intereses o el principal; (iii) La entidad, por razones económicas o legales relacionadas con dificultades financieras del deudor, otorga concesiones o ventajas exclusivas para el deudor que en otro caso no hubiera realizado; (iv) sea cada vez más probable que el deudor entre en una situación difícil ( el deudor entre en quiebra ) o en cualquier otra situación de riego o reorganización financiera; (v) la desaparición de un mercado activo para el activo financiero en cuestión, debido a dificultades financieras; (vi) los datos observables indican que existe una disminución mensurable en los flujos de efectivo (deterioro de valor) estimados futuros en un grupo de activos financieros desde el reconocimiento inicial de aquéllos, aunque la disminución no pueda ser todavía identificada con activos financieros individuales del grupo, incluyendo entre tales datos: (vii) cambios adversos en las condiciones de pago de los deudores (por ejemplo, un número creciente de retrasos en los pagos o un número creciente de prestatarios por tarjetas de crédito que hayan alcanzado su límite de crédito y estén pagando el importe mensual mínimo); o (viii) condiciones económicas locales o nacionales que se correlacionen con impagos en los activos del grupo (por ejemplo, un incremento en la tasa de desempleo, un descenso en el precio de las propiedades hipotecadas en el área relevante, Cuando exista evidencia de deterioro de la cuenta por cobrar comercial, el importe en libros del Valor del activo se



reducirá mediante una cuenta de valuación. (5801 Estimaciones del ejercicio/1209 Estimaciones de cuentas de cobranza dudosa) Las cuentas por cobrar en moneda extranjera pendientes de cobro a la fecha de la elaboración de los Estados Financieros, se expresarán al tipo de cambio aplicable a las transacciones a dicha fecha. d) Caso práctico a) Primer supuesto: Si el pago se recibió cuando la estimación fue realizada y se encuentra acumulada, y no se ha castigado aún , el ingreso se registrará de la siguiente manera Paso 1 el asiento anterior sería el siguiente ----------------------------------- ------------------------------------- 5801 ESTIMACIONES DEL EJERCICIO 15,000 580105 Estimación De cobranza dudosa 1209 ESTIMAC.P. CTAS DE COBRANZA DUDOSA 15,000 1209.01 Cuentas por cobrar Para registrar la estimación de cuentas de cobranza dudosa del ejercicio ----------------------------------- ------------------------------------- Paso 2 Reclasificación de cuentas 1201 CUENTAS POR COBRAR 15,000 1201.99 Ctas de cobranza dudosa no recuperable 1201 CUENTAS POR COBRAR 15,000 1201.04 Rentas de la propiedad Para registrar la reclasificación de cuentas de cobranza dudosa ------------------------------------- -------------------------------------- Paso 3 Pago realizado cuando la estimación estuvo acumulada 1101 CAJA BANCOS 15,000 1101.04 Depósito en inst.financ.privadas 1201 CUENTAS POR COBRAR 15,000 1201.99 Ctas de cobranza dudosa no recuperable

07 Depuración y castigo de Cuentas por cobrar y pagar El numeral 6 literal (i) de la directiva nº 003-2011-EF/93.01 aprobado por R.D. nº 012 -2011-EF/93.01 Señala que; los derechos (Cuentas por cobrar tributarias y no tributarias) cuya recuperación no haya sido posible y las obligaciones (Cuentas por pagar) cuyos acreedores no sean habidos y con valores iguales o menores a una Unidad Impositiva Tributaria solo requerirán la opinión del Comité de Saneamiento de la entidad pública para su depuración de los registros contables, las cuales registrarán en Cuentas de Orden. Para los derechos a recuperar mayores a una Unidad Impositiva Tributaria, son de aplicación las normas legales y contables vigentes. Las acciones de saneamiento de las entidades públicas deberán contar con la documentación de sustento que acredite las acciones de depuración ejecutadas. Concordancia Artículo 1º de la R.D. nº 011-2009-EF-93.01 que modifica el cuarto párrafo “factores concurrentes, determinación del castigo directo”, del numeral 5.2 Determinación del Castigo de las cuentas incobrables, del Instructivo Nº 3 “Provisión y Castigo de las Cuentas Incobrables aprobados por la Resolución de Contaduría Nº 067-97-EF/93.01; por el texto siguiente: “Que el monto de la cobranza dudosa, por cada deuda, no supere una (1) Unidad Impositiva Tributaria vigente al momento de determinarse el castigo”.



Artículo 2º MODIFICAR el cuarto párrafo de Factores concurrentes, Determinación del Castigo Indirecto, del numeral 5.2 Determinación del Castigo de las cuentas incobrables, del Instructivo Nº 3 “Provisión y Castigo de las Cuentas Incobrables aprobados por la Resolución de Contaduría Nº 067-97-EF/93.01; por el texto siguiente: “Que el monto de la cobranza dudosa, por cada deuda, supere una (1) Unidad Impositiva Tributaria vigente al momento de determinarse el castigo”. Tratamiento contable CUENTAS POR COBRAR DE DUDOSA RECUPERACIÓN Son aquellas cuentas por cobrar que se encuentran en riesgo de incobrabilidad, morosidad o existen dudas acerca de su recuperación, por eventos ajenos a la entidad, y se utiliza para representar la reclasificación efectuada (1201.99/1201.01 por ejemplo ) que acompaña al momento de realizar la estimación del ejercicio ( 5801.05/1209 ) En otras palabras, ésta cuenta se utiliza para reclasificar aquellas sub-cuentas que se encuentran en riesgo de pérdida o de no contar con su disponibilidad inmediata después de realizar el asiento de estimación de cuentas de cobranza dudosa,

----------------------------------- ------------------------------------- 1201 CUENTAS POR COBRAR 50,000 1201.99 Cuentas por cobrar de dudosa recuperación 1201 CUENTAS POR COBRAR 50,000 1201.01 Impuest.y contribuíc.Obligatorias Para registrar la reclasificación de cuentas , que se encuentran en estado de morosidad según documento adjunto, previamente se realizo el asiento de estimación de cobranza dudosa (5801.05/1209.01) ------------------------------------ ---------------------------------------- 08 Deterioro de activos (incobrabilidad) Cuando exista evidencia de deterioro de las cuentas por cobrar, el importe en libros se reducirá mediante una cuenta de valuación (1209 Estimación de cuentas de cobranza dudosa), por lo tanto, la entidad evaluará en cada fecha el deterioro de valor (PCG). a) Que significa el deterioro o incobrabilidad de un activo financiero? El p. 59 de la NIC 39 señala que un activo financiero se deteriora cuando existe evidencia objetiva, producto de eventos ocurridos después del reconocimiento inicial, que causen perdida y tengan un impacto negativo sobre los flujos futuros estimados del activo financiero. b) ¿Que evidencias pueden demostrar que un activo financiero sea deteriorado o es incobrable? Según el párrafo 59 de la NIC 39, algunos hechos que causan el deterioro pueden ser:

Dificultades financieras del emisor o el obligado. Incumplimiento en el pago de los intereses o principal o moras. Otorgamiento de concesiones o ventajas exclusivas para el prestatario con dificultades

financieras. El acreedor o prestatario entra en quiebra o proceso de reorganización financiera. Desaparición de un mercado activo para el activo financiero debido a dificultades

financieras. Disminución medible en los flujos de efectivo estimados derivados del activo

financiero.

--------------------------------------- -------------------------------------------- 3401 Resultados acumulados 50,000 3401.03 Efectos de Saneamiento Contable – Ley Nº 29608.



3401.03.03 Cuentas por cobrar 1201 Cuentas por cobrar 50,000 1201.99 Cuentas por cobrar de dudosa recuperación Para registrar la baja de cuentas por cobrar de origen tributario, en mérito al proceso de saneamiento contable dispuesto por la Ley nº 29608, según informe nº del comité de saneamiento.

--------------------------------------- --------------------------------------------

09 Servicios y Otros Contratados por Anticipado a) Concepto Son los pagos o desembolsos realizados por las entidades del sector público, en forma adelantada por conceptos diversos tales como: Seguros, alquileres, entregas a rendir cuenta por viáticos y gastos de viaje, proveedores, contratistas, etc pero que aún no se han recibido los beneficios o servicios pagados por adelantado o se recibirán en el futuro cercano causando los gastos o costos correspondientes en el desarrollo de sus actividades, los cuales deben devengarse en forma gradual, en vista de que constituyen derechos adquiridos por la entidad, los servicios y otros gastos por anticipado se clasifican momentáneamente como activo corriente, sin embargo en la medida en que se reciban dichos beneficios o servicios se devengarán y convertirán en gastos o costos ,disminuyéndose el activo diferido en forma gradual hasta cancelarse.

b) Serán objeto de saneamiento:

(i) Alquileres Pagados por Anticipado (ii) Anticipo a Contratistas y Proveedores (iii) Entregas a Rendir Cuentas (iv) Encargos Generales (v) Anticipos por Servicios y Otros no Recuperados (vi) Otros anticipos

(i) Alquileres pagados por anticipado Comprende el alquiler de bienes muebles e inmuebles, cuya utilización se efectuará en el futuro y Corresponde al monto pagado por adelantado por concepto de alquiler de locales, inmuebles, maquinaria o equipo que será utilizado por la entidad el cual debe ser cancelado por anticipado, ya sea por condiciones de contrato, por inicio de alquiler donde por lo general se cobran meses del mismo por anticipado. ………………………………… …………………………………..

1205 SERVIC. Y OTROS CONTRATAD. POR ANTIC. 3,000 1205.02 Alquileres Pagados Por Anticipado 1101 CAJA Y BANCOS 3,000 1101.04 Depós. En Instituc. Financ. Privadas Para registrar los desembolsos realizados como pago de alquileres adelantados por la oficina que ocupa “Rentas descentralizadas” correspondiente a los meses de ….según C/p. nº…

(ii) Anticipo a contratistas y proveedores (1205.04) Son los desembolsos o pagos adelantados a los contratistas ganadores de la buena pro, por contratos en la ejecución de obras o a proveedores por adquisición de bienes y/o servicios, de acuerdo al reglamento de contrataciones del estado.



Los anticipos a contratistas y proveedores deben ser analizados para la confirmación por parte de las entidades a las que se les entregaron los recursos, con el fin de lograr su atención o recuperación.

Caso 01 Retención de I.R. efectuada no se hizo el giro y pago ascendente a S/. 465.30

Secc. Func

Denominación

Resumen Ejecución presupuestal

Diferencia Total movimiento Cuenta 33

Debe Haber Saldo

0006 Construcción canal II etapa

173,728.02 0.00 173,728.02 173,728.02 0.00

Presupuestal (a) Contable (clase3) (b)

Financiero (c) Dif a-b Dif b-c

173,728.02 173,728.02 173,262.72 0.00 465.30

Al realizar el análisis correspondiente a los anticipos otorgados a contratista se encontró en el expediente SIAF 001353-05, un compromiso por S/. 15 510.00, de los cuales se han devengado con tres MEMOS: 1 MEMO-1609-2005-ADM/M S/.4653.00 Neto a pagar S/. 4,187.70 pagado Retención de 4ta Categoría S/.465.30 falta girar y pagar 2 MEMO-2264-2005-ADM/M S/.5,428.50Neto a pagar S/.4,885.65 pagado Retención de 4ta Categoría S/.542.85 pagado 3 MEMO-2504-2005-ADM/MD S/.5,428.50 Neto a pagar S/.4,885.65 pagado Retención de 4ta Categoría S/. 542.85pagado

De los cuales, el primero anticipo sólo se ha realizado el giro de neto a pagar, quedando pendiente la retención de 4ta Categoría por S/. 465.30 (diferencia financiera). El expediente SIAF corresponde al ejercicio 2005 y hasta la fecha queda pendiente el giro de Retención de 4ta Categoría

Solución Previamente analicemos los antecedentes Registro contable de los anticipos d) Anticipo a contratistas y proveedores (1205.04) Son los desembolsos o pagos adelantados a los contratistas ganadores de la buena pro, por contratos en la ejecución de obras o a proveedores por adquisición de bienes y/o servicios, de acuerdo al reglamento de contrataciones del estado. Adelantos directos (art.171.D.S.nº184-2008-EF) Las bases podrán establecer adelantos directos al contratista, los que en ningún caso excederán en conjunto del treinta ( 30%) del monto del contrato original Entrega de adelantos (art. 172º D.S. nº 184-EF) La entrega de adelantos se hará en la oportunidad establecida en las bases, en el supuesto que no se entregue el adelanto en dicha oportunidad, el contratista tiene derecho a solicitar prórroga del plazo de ejecución de la prestación por el nº de días equivalente a la demora, siempre que se afecte realmente el plazo indicado Amortización de adelantos (art.173º D.S. nº 184-2008-EF) La amortización de adelantos se hará mediante descuentos proporcionales en cada uno de los pagos parciales que se efectúen al contratista por la ejecución de las prestaciones a su cargo.



Garantías por adelantos (art.162º D.S. 184-2008-EF) La entidad sólo puede entregar los adelantos previstos en las bases y solicitados por el contratista, contra la presentación de una garantía emitida por idéntico monto y un plazo mínimo de vigencia de tres meses, renobables trimestralmente por el monto pendiente de amortizar, hasta la amortización total del adelanto otorgado. La presentación de la garantía no puede ser exceptuada en ningún caso e) Adelantos para obras públicas (i) Clases de Adelantos en Obras (art.186 D.S.nº 184-2008-EF)

Las Bases podrán establecer los siguientes adelantos:

1. Adelantos directos al contratista, los que en ningún caso excederán en conjunto del veinte por ciento (20%) del monto del contrato original. 2. Para materiales o insumos a utilizarse en el objeto del contrato, los que en conjunto no deberán superar el cuarenta por ciento (40%) del monto del contrato original.

Concordancia: LCE: Artículo 38º. (ii) Entrega del Adelanto Directo (art.187 D.S.nº 184-2008-EF

En el caso que en las Bases se haya establecido el otorgamiento de este adelanto, el contratista dentro de los ocho (8) días contados a partir del día siguiente de la suscripción del contrato, podrá solicitar formalmente la entrega del adelanto, adjuntando a su solicitud la garantía y el comprobante de pago correspondientes, debiendo la Entidad entregar el monto solicitado dentro de los siete (7) días contados a partir del día siguiente de recibida la mencionada documentación.

En el caso que las Bases hubieran previsto entregas parciales del adelanto directo, se considerará que la condición establecida en el inciso 5) del artículo 184° se dará por cumplida con la entrega del primer desembolso.

(iii) Entrega del Adelanto para Materiales e Insumos (art.188 D.S.nº 184-2008-EF)

Las solicitudes de otorgamiento de adelantos para materiales o insumos deberán ser realizadas con la anticipación debida, y siempre que se haya dado inicio al plazo de ejecución contractual, en concordancia con el calendario de adquisición de materiales e insumos presentado por el contratista.

No procederá el otorgamiento del adelanto de materiales o insumos en los casos en que las solicitudes correspondientes sean realizadas con posterioridad a las fechas señaladas en el calendario de adquisición de materiales e insumos.

Para el otorgamiento del adelanto para materiales o insumos se deberá tener en cuenta lo dispuesto en el Decreto Supremo N° 011-79-VC y sus modificatorias, ampliatorias y complementarias.

(iv) Amortización de Adelantos (art.189 D.S.nº 184-2008-EF

La amortización del adelanto directo se hará mediante descuentos proporcionales en cada una de las valorizaciones de obra.

La amortización del adelanto para materiales e insumos se realizará de acuerdo con lo dispuesto en el Decreto Supremo N° 011-79-VC y sus modificatorias, ampliatorias y complementarias.

Cualquier diferencia que se produzca respecto de la amortización de los adelantos se tomará en cuenta al momento de efectuar el pago siguiente que le corresponda al contratista y/o en la liquidación.

(v) Garantías por adelantos (art.162º D.S. 184-2008-EF)



La entidad sólo puede entregar los adelantos previstos en las bases y solicitados por el contratista, contra la presentación de una garantía emitida por idéntico monto y un plazo mínimo de vigencia de tres meses, renobables trimestralmente por el monto pendiente de amortizar, hasta la amortización total del adelanto otorgado. La presentación de la garantía no puede ser exceptuada en ningún caso ………………………………… ………………………………….. 1205 SERVIC. Y OTROS CONTRATAD. POR ANTIC. 15,510 1205.04 Anticipo A Contratistas Y Proveedores 2101 IMPUESTOS, CONTRIBUCIONES Y OTROS 1,551 2101.01 Impuestos Y Contribuciones 2101.0101 Fondo De Pensiones 2101.0102 Renta 4Ta. Categoría 1101 CAJA Y BANCOS 13,959 1101.04 Depós. En Instituc. Financ. Privadas Para registrar el adelanto directo otorgado al contratista….. ganador de la buena pro del contrato de construcción de la obra…correspondientes al 30% según contrato que asciende a S/ 51,700 y cláusula establecida en el. Ref memos nºs y C/P nº ..

………………………………… ………………………………….. 2101 IMPUESTOS, CONTRIBUCIONES Y OTROS 1,085.70 2101.01 Impuestos Y Contribuciones 2101.0101 Fondo De Pensiones 2101.0102 Renta 4Ta. Categoría 1101 CAJA Y BANCOS 1,085.70 1101.04 Depós. En Instituc. Financ. Privadas

Por el pago de la retenciones del impuesto a la renta, quedando pendiente el giro y pago de la retención del memo nº1609-95 ADM/M ------------------------------------------------- -------------------------------------------------- Vamos a suponer que el monto de la obra asciende a S/. 51,700 El registro de asientos sería el siguiente: ------------------------------------------------- -------------------------------------------------- 1501 EDIFICIOS Y ESTRUCTURAS 51,700 1501.03 Estructuras 1501.0304 Infraestructura Agrícola

1205 SERVIC. Y OTROS CONTRATAD. POR ANTIC. 15,510 1205.04 Anticipo A Contratistas Y Proveedores 2101 IMPUESTOS, CONTRIBUCIONES Y OTROS 5,170 2101.01 Impuestos Y Contribuciones 2101.0101 Fondo De Pensiones 2101.0102 Renta 4Ta. Categoría 2103 CUENTAS POR PAGAR 31,020 2103.02 Activos No Financieros Por Pagar

Para registrar la valorización nº 1 y única valorización por la construcción del canal de irrigación……., construido por el Sr…… persona natural ------------------------------------------------- -------------------------------------------------- 2101 IMPUESTOS, CONTRIBUCIONES Y OTROS 5,170 2101.01 Impuestos Y Contribuciones 2101.0101 Fondo De Pensiones 2101.0102 Renta 4Ta. Categoría 2103 CUENTAS POR PAGAR 31,020



2103.02 Activos No Financieros Por Pagar

1101 CAJA Y BANCOS 36,190 1101.04 Depós. En Instituc. Financ. Privadas

Para registrar el giro y pago del canal de irrigación construido. ------------------------------------------------- -------------------------------------------------- (iii) Entregas a rendir cuenta de ejercicios anteriores Las entregas a rendir cuentas de años anteriores, que deben ser analizadas para la confirmación por el personal al que se le otorgaron los recursos, para su inmediata rendición, justificación y cobro. En el caso de ex trabajadores a los cuales no sea posible efectuar la cobranza se remitirá la documentación a la Oficina General de Asesoría Jurídica o a la Procuraduría Pública, para los fines del caso, según corresponda. Caso uno.- cuando se puede recuperar los anticipos

Registro histórico Corrección

1205.05 Entregas a rendir cta 10,000 1101.04Depós.Inst.Financ.privad 10,000

1202.08 CxC al personal 10,000 1205.05 Entreg a rend.Ctas 10,000 Art. 68. Directiva de tesorería

Caso dos.- Cuando no se puede recuperar y las acciones administrativas han sido agotadas y se ha establecido la responsabilidad administrativa y civil del responsable de su gestión (Proceso administrativo)

3401.03 Resultados acumulados 10,0000 3401.03.07 Servicios y otros contratos por anticipado 1202 Cuentas por cobrar diversas 10,000 1202.08 Cuentas por cobrar al personal

b) Seguros pagados por anticipado Comprende el monto contratado con las compañías aseguradoras por las primas de seguros, con pago adelantado, por coberturas a recibir en el futuro.y comprende los seguros, pagados por anticipado por la entidad, cuando se contrata una póliza de cualquier tipo, cuya cobertura debe garantizar la integridad y riesgo de cualquier eventualidad futura del activo, la misma que estará establecida en las cláusulas contractuales del contrato, debiendo cancelarse por anticipado el seguro anual al momento de contratar la póliza, por tanto los gastos se reconocerán en forma gradual mensualmente a través de la cuenta 530206.03 seguros ………………………………… ………………………………….. 1205 SERVIC. Y OTROS CONTRATAD. POR ANTIC. 5,000 1205.01 Seguros Pagados Por Anticipado 1101 CAJA Y BANCOS 5,000 1101.04 Depós. En Instituc. Financ. Privadas Para registrar el contrato de seguros del vehículo de la entidad placa de rodaje nº 2552

………………………………… …………………………………..



d) Alquileres pagados por anticipado Comprende el alquiler de bienes muebles e inmuebles, cuya utilización se efectuará en el futuro y Corresponde al monto pagado por adelantado por concepto de alquiler de locales, inmuebles, maquinaria o equipo que será utilizado por la entidad el cual debe ser cancelado por anticipado, ya sea por condiciones de contrato, por inicio de alquiler donde por lo general se cobran meses del mismo por anticipado. ………………………………… ………………………………….. 1205 SERVIC. Y OTROS CONTRATAD. POR ANTIC. 3,000 1205.02 Alquileres Pagados Por Anticipado 1101 CAJA Y BANCOS 3,000 1101.04 Depós. En Instituc. Financ. Privadas Para registrar los desembolsos realizados como pago de alquileres adelantados por la oficina que ocupa “Rentas descentralizadas” correspondiente a los meses de ….según C/p. nº… --------------------------------------- --------------------------------------------- g) Convenios de encargos pendientes de regularización Los convenios de encargos pendientes de regularización serán atendidos por los receptores del encargo, para las rendiciones de cuentas correspondientes. En el caso de no efectuarse la rendición de los encargos, se remitirá la documentación a la Oficina General de Asesoría Jurídica o a la Procuraduría Pública, para los fines del caso, según corresponda. h) Adelantos directos (art.171.D.S.nº 184-2008-EF) Las bases podrán establecer adelantos directos al contratista, los que en ningún caso excederán en conjunto del treinta ( 30%) del monto del contrato original i) Entrega de adelantos (art. 172º D.S. nº 184-EF) La entrega de adelantos se hará en la oportunidad establecida en las bases, en el supuesto que no se entregue el adelanto en dicha oportunidad, el contratista tiene derecho a solicitar prórroga del plazo de ejecución de la prestación por el nº de días equivalente a la demora, siempre que se afecte realmente el plazo indicado j) Amortización de adelantos (art.173º D.S. nº 184-2008-EF) La amortización de adelantos se hará mediante descuentos proporcionales en cada uno de los pagos parciales que se efectúen al contratista por la ejecución de las prestaciones a su cargo. k) Garantías por adelantos (art.162º D.S. 184-2008-EF) La entidad sólo puede entregar los adelantos previstos en las bases y solicitados por el contratista, contra la presentación de una garantía emitida por idéntico monto y un plazo mínimo de vigencia de tres meses, renobables trimestralmente por el monto pendiente de amortizar, hasta la amortización total del adelanto otorgado. La presentación de la garantía no puede ser exceptuada en ningún caso l) Entregas a rendir cuenta (1205.05) Es el saldo de los desembolsos realizados por la entidad a terceros, funcionarios y servidores públicos, con la finalidad de realizar gastos de viaje por comisión de servicios u otros gastos operativos y que aún no han sido rendidos en su oportunidad, al respecto la directiva de tesorería nº 001-2007-EF/77.15 aprobada por R.D. Nº 002-2007-EF/77.15 en su art.68º señala que inmediatamente después de detectarse un pago indebido, en exceso o que no haya sido devuelto oportunamente los viáticos no utilizados u otros conceptos ,se procederá a formular el respectivo requerimiento para su devolución, a partir de dicho requerimiento y hasta que se



produzca su respectiva devolución, se aplicarán los respectivos interéses correspondientes de acuerdo a la tasa de interés legal efectiva que publica la SBS. Por otro lado, se ha publicado en El Peruano el DS. Nº 028-2009-EF con el cual se aprueba una nueva Escala de Viáticos para Viajes de Comisión en el territorio nacional, aplicable a funcionarios del sector público pero que, por disposición del artículo 37º inciso r) de la Ley del Impuesto a la Renta, tiene incidencia en los viáticos que otorgan las empresas del sector privado a sus funcionarios y trabajadores. La nueva escala de viáticos por comisión de servicios en el país para los funcionarios públicos y empleados de confianza, incluidos los que realicen el personal contratado bajo la modalidad de Contratación Administrativa de Servicios – CAS, será la siguiente: a) Ministros, Jefes de organismos autónomos, Viceministros, Vocales, Secretarios Generales, Presidentes Regionales y Alcaldes: S/. 250.00 diarios. b) Directores generales, gerentes generales, gerentes regionales, asesores de alta dirección y funcionarios con cargos equivalentes: S/. 210.00 diarios. c) Subdirectores, jefes de unidad, personal contratado por el CAS con funciones equivalentes: S/. 180.00 diarios. Los viáticos comprenden gastos de alimentación, hospedaje y movilidad (hacia y desde el lugar de embarque), así como movilidad para su desplazamiento. ll) Acciones a realizar para el saneamiento contable Las Direcciones u Oficinas de Tesorería o la que corresponda según el caso y la Oficina de Contabilidad efectuarán el análisis de los saldos que comprende Gastos Pagados por Anticipado que presentan los registros contables al 31 de diciembre del 2010, para verificar su conformidad. m) Documentos que sustentan los Gastos Pagados por Anticipado Las acciones de saneamiento contable están orientadas a comprobar la existencia o no de la documentación sobre rendiciones de Entregas a Rendir Cuenta y Encargos Otorgados, la atención o consumo de Seguros y/o Alquileres Pagados por Anticipado, así como la atención de Anticipos a Proveedores y Contratistas de bienes y/o servicios, entre otros, que comprende Gastos Pagados por Anticipado al 31–12- 2010. n) Saneamiento Contable de Gastos Pagados por Anticipado Los saldos que se originan por el incumplimiento de las normas que establecen los plazos y formalidades para efectuar rendiciones y/o devoluciones de Entregas a Rendir Cuenta, Encargos Generales, Anticipos a Contratistas y/o Proveedores.

La falta de implementación de normas internas que establezcan los procedimientos para otorgar y rendir cuenta de recursos otorgados en las diversas modalidades.

El inadecuado control y acciones de seguimiento al personal que tiene cuentas pendientes de rendición.

Otras situaciones identificas en la evaluación de saldos. ñ) Procedimientos y control documentario

Inadecuado control de los cronogramas establecidos para la atención de Anticipos a Contratistas y Proveedores o de ejecución de garantías a que están sujetas las entregas de recursos por incumplimiento.

Deficiencias en el flujo documentario para la entrega del sustento a Contabilidad para el registro contable.

Otras situaciones identificas en evaluación de saldos. o) Documentos que sustentan el Saneamiento Contable de Gastos Pagados por Anticipado Las acciones previstas en el Manual de Saneamiento Contable deberán quedar registradas en:



El Expediente de Saneamiento Contable. El Acta del Comité de Saneamiento Contable. La Resolución Ministerial, Acuerdo de Concejo o Acuerdo de Gobierno Regional, entre otros,

según corresponda. p) Acciones Correctivas Futuras Las Entidades del Sector Público tienen la gran responsabilidad de tomar las acciones correctivas, implementación de normas y manuales de procedimientos internos elaborados en concordancia con la normatividad vigente, con el fin de lograr información contable debidamente sustentada. q) Expedientes de Saneamiento Contable Los expedientes deben contener la documentación por cada caso presentado, que sustenta las acciones realizadas por el Comité mediante actas acuerdos actas, circularizaciones internas y/o externas, documentos encontrados relacionados con las cuentas que incluye el concepto Gastos Pagados por Anticipado. s) Saneamiento contable Luego de realizada la depuración o el incremento de importes en Servicios y Otros Contratados por Anticipado, debe tener como contrapartida la cuenta 3401.03 Efectos de Saneamiento Contable – Ley Nº 29608; excepto en los casos de corrección de error, en que se aplicará la NICSP 03 Superávit o déficit neto del ejercicio, errores sustanciales y cambios en las políticas contables.

Saldos en Gastos Pagados Por Anticipado

Código

Denominación

Contabilidad

Vencidos 31-12-2010

Sin estimación contable

1205

Servicios y otros contratados por anticipado

69,468

39,468

30,000

1205.01

Seguros pagados por anticipado

13,698

13,698

1205.02 Alquileres pagados por anticipado 39,585 9,585 30,000

1205.05

Entregas a rendir cuenta

12,735

12,735

1205.98

Otros

3,450

3,450

69,468 39,468 30,000

Mediante Acuerdo de Concejo Nº …, la Municipalidad Provincial de … autoriza a la Oficina

de Contabilidad implementar las acciones de saneamiento, de acuerdo a la propuesta

presentada por el Comité de Saneamiento Contable consignada en el Acta del Comité

de Saneamiento Contable Nº … de fecha, sustentada en el Expediente de

Saneamiento Contable de Gastos Pagados por Anticipado y que dan origen a operaciones



por efecto de saneamiento contable, corrección de error, reclasificaciones, entre otros,

según corresponda

Registro original --------------------------------------- ----------------------------------------- 1205 SERVIC. Y OTROS CONTRATAD. POR ANTIC. 69,468 1205.01 Seguros Pagados Por Anticipado S/. 13,698 1205.02 Alquileres Pagados Por Anticipado 39,585 1205.05 Entregas A Rendir Cuenta 12,735 1205.98 Otros 3,450 1101 CAJA Y BANCOS 69,468 1101.04 Depósitos. En Instituc.Financ. Privadas Para registrar los anticipos otorgados --------------------------------------- ----------------------------------------- Omisión en el registro de los anticipos vencidos 1202 CUENTAS POR COBRAR DIVERSAS 69,468 1202.04 Depósitos Entregados En Garantía 3,450 1202.08 Al Personal 12,735 1202.98 Otros Ingresos Por Cobrar 53,283 1205 SERVIC. Y OTROS CONTRATAD. POR ANTIC. 69,468 1205.01 Seguros Pagados Por Anticipado S/. 13,698 1205.02 Alquileres Pagados Por Anticipado 39,585 1205.05 Entregas A Rendir Cuenta 12,735 1205.98 Otros 3,450 Por la estimación de las cuentas por cobrar por los adelantos otorgados que no han rendido la respectiva cuenta documentaria en su oportunidad, basados en el artículo 68º de la Directiva de tesorería, que a la letra señala: Artículo 68º.- Aplicación de intereses por pagos indebidos o en exceso y viáticos no utilizados 68.1 Inmediatamente después de detectarse un pago indebido, en exceso, que no se haya cumplido con la devolución oportuna de los viáticos no utilizados u otros conceptos, se procederá a formular el respectivo requerimiento para su devolución. A partir de dicho requerimiento y hasta que se produzca su debida cancelación, se aplica los intereses correspondientes de acuerdo a la Tasa de Interés Legal Efectiva que publica la Superintendencia de Banca y Seguros y Administradoras Privadas de Fondos de Pensiones. 68.2 …… 68.3 Cuando la comisión de servicios se desarrolla en el interior del país, el plazo máximo para la rendición de cuenta de viáticos es de ocho (08) días calendarios después de culminada la misma y cuando dicha comisión es en el exterior, el plazo máximo es de quince (15) días calendario. Ante el incumplimiento de la devolución de viáticos no utilizados en el plazo señalado debe consignarse, en el formato de entrega de los viáticos, la autorización expresa del perceptor de los mismos para que la Unidad Ejecutora o Municipalidad efectúe la retención correspondiente a través de la Planilla Única de Pagos, independientemente de las medidas aplicables por dicho incumplimiento.

¿Cómo se corrige la omisión? a) Si se trata de establecer la responsabilidad y devolución de los anticipos se regularizará su registro de la siguiente manera 1202 CUENTAS POR COBRAR DIVERSAS 69,468



1202.04 Depósitos Entregados En Garantía 3,450 1202.08 Al Personal 12,735 1202.98 Otros Ingresos Por Cobrar 53,283 1205 SERVIC. Y OTROS CONTRATAD. POR ANTIC. 69,468 1205.01 Seguros Pagados Por Anticipado S/. 13,698 1205.02 Alquileres Pagados Por Anticipado 39,585 1205.05 Entregas A Rendir Cuenta 12,735 1205.98 Otros 3,450 Por la estimación de las cuentas por cobrar por los adelantos otorgados que no han rendido la respectiva cuenta documentaria en su oportunidad, basados en el artículo 68º de la Directiva de tesorería, que a la letra señala: b) Si se trata de cuentas que ya no tienen forma de recuperarlos y se han agotado y concluido con los procedimientos administrativos para su recuperación, entonces se utilizará la cuenta 3401.03 ------------------------------------ ---------------------------------------------- 3401.03 Efectos de saneamiento contable 69,468 3401.0303 cuentas por cobrar RD. 009-2012-EF/51.01 1202 Cuentas por cobrar diversas 69,468 1202.04 Depósitos Entregados En Garantía 3,450 1202.08 Al Personal 12,735 1202.98 Otros Ingresos Por Cobrar 53,283 ------------------------------------ ---------------------------------------------- Omisión de la estimación 3401 Resultados acumulados 30,000 3401.01 Superávit acumulado 1209 Estimac.de cuentas de cobr.dudosa 30,000 1209.02 Cuentas p.cobrar diversas Para registrar el asiento de ajuste por la omisión de la estimación de cobrarnza dudosa de acuerdo al p. 47 de la NIC-SP 3 ------------------------------------ ---------------------------------------------- Informe

Expediente de Saneamiento Contable Nº … - Gastos Pagados por Anticipado

Acta del Comité de Saneamiento Contable Nº se Propone aplicar el p.47 de la NIC-SP

3 por S/. 30,000 y Efectos de Saneamiento Contable Ley 29608 por S/. 69,468

Resolución municipal

Acuerdo de Concejo Nº Autoriza a la Oficina de Contabilidad a implementar las acciones de

Saneamiento Contable



Se procede al saneamiento contable sin perjuicio de las responsabilidades a las acciones que hubiera lugar

10 Saneamiento contable de las existencias a) Concepto El p.9 de la NIC-SP 12 señala que las existencias son activos que : (i) Están bajo la forma de materiales o suministros que van a ser consumidos en el proceso de producción; (ii) Están bajo la forma de materiales o suministros que van a ser consumidos o distribuidos en la prestación de servicios; (iii) Se mantienen para su venta o distribución en el curso ordinario de las operaciones; bajo la forma de mercaderías o (d) Están en proceso de producción, para su venta o distribución. El p.7 de la nic-sp 12 señala que las existencias comprenden bienes comprados y mantenidos para su venta, incluyendo, por ejemplo, la mercadería comprada por la entidad y mantenida para su venta, o los terrenos y otros inmuebles mantenidos para su venta. Las existencias también comprenden productos terminados producidos por la entidad, o trabajos en curso que la entidad se encuentra ejecutando. Las existencias también incluyen materiales y suministros listos para su uso en el proceso de producción y bienes comprados o producidos por la entidad, que se van a distribuir a terceros sin recibir, a cambio, un importe, o recibiendo, a cambio, un importe nominal –el caso, por ejemplo, de los libros educativos producidos por una autoridad del área de salud para donarlos a las escuelas b) Objetivos: Verificar las existencias, suministros de funcionamiento, suministros diversos, materias primas, auxiliares, etc. en poder de la entidad, verificar si se registran correctamente, si existen y es propiedad de la entidad (aseveraciones: integridad, existencias y propiedad). Si las existencias están debidamente registradas y valuadas de conformidad con criterios establecidos por la NIC-SP12 Existencias aplicados en forma consistente (aseveración: exactitud). El corte es apropiado (aseveraciones: integridad y existencia). La valuación del inventario es apropiada o se hace una provisión cuando los montos excedan o disminuyan los valores netos realizables (aseveraciones: valuación, presentación y revelación). c) Evaluación del riesgo de control Los rubros que forma parte de Existencias son los ítems del activo corriente más difíciles de controlar. El control interno para el saldo de la cuenta no puede ser mejor que el control interno para los flujos de información que van al mayor general y que salen de él. Por lo tanto, el control interno para dichos flujos de información y el grado de calidad de los procedimientos que aseguren que las cantidades físicas coinciden con los registros y los controles permanentes constituyen los aspectos que deben considerarse. El uso de inventarios periódicos y otros procedimientos de control interno que brinden seguridad acerca del saldo de Existencias, también puede proporcionar seguridad acerca de su exactitud. Sin embargo, lo apropiado y la consistencia de los métodos para medir las existencias requieren ser supervisados por personal competente de la propia entidad. El riesgo de control es mayor porque usualmente se requiere un grado considerable de juicio que involucra asuntos complejos para determinar la valuación apropiada. El riesgo de errores, generalmente, depende en gran parte de la naturaleza de la entidad y su ambiente de control interno. Para evaluar el riesgo de control como moderado o bajo es necesario considerar los



procedimientos de control relacionados con compras, supervisión de niveles de las partidas de Existencias y su revisión periódica. d) Deficiencias de control Interno comunes No todos los ítems de Existencias se cuentan o se registran apropiadamente. Los ítems de Existencias se cuentan más de una vez se registran los ítems no entregado o recibidos. El inventario físico está sobrevaluado para ocultar faltantes de existencias. El inventario está incorrecto debido a errores en la valuación o debido a errores matemáticos. Existencia de artículos obsoletos en desuso no controlados. e) Cuando el riesgo de control es alto Los ítems de Existencias no se encuentran protegidos adecuadamente. Los procedimientos para el conteo del inventario físico son inadecuados.. Los registros auxiliares no se concilian con el mayor general o existen numerosas partidas significativas pendientes de conciliación. Los registros no se concilian con el mayor general o el existen numerosas partidas significativas sin conciliación. Falta de procedimientos de corte definidos o supervisión por parte de la administración Ausencia de procedimientos para identificar las partidas de lento movimiento, obsoletas o dañadas, o no llevan a cabo. f) Procedimiento administrativo ¿Qué son los inventarios? Los inventarios representan los bienes consumibles a precio de costo, ya sean producidos, transformados, o comprados por la entidad para su uso, en la producción de bienes y servicios o transformación de otros productos. ¿En qué consiste la depuración? La depuración del inventario debe ir orientada hacia la verificación correspondiente de los saldos que figuran en el balance, para que no se produzcan omisiones que figuren en el saldo mayor, en ese sentido es conveniente una revisión confrontada con un recuento físico de las existencias, y que los productos estén valorados de acuerdo a las NIC-SP 12 Cabe mencionar que la depuración de partidas obsoletas, dañadas o de poco movimiento, deben ser depuradas de acuerdo a políticas de la institución, y determinar las restricciones que puedan existir sobre artículos en cuanto embargo garantías.

g) Procedimiento contable de saneamiento de las existencias a) Las diferencias entre el inventario físico de existencias y los saldos contables, sin perjuicio de las acciones administrativas y disciplinarias a que hubiere lugar, respecto a las responsabilidades. b) Las existencias en almacén que no han sido objeto de inventarios, se analizarán para determinar su procedencia y modalidad de inventario, para proceder al saneamiento contable. c) Las existencias en almacén en condición de deterioro u obsolescencia, debidamente comprobadas, serán materia del procedimiento establecido para el saneamiento contable. d) Luego de realizada la depuración o el incremento de importes en Existencias, debe tener como contrapartida la cuenta 3401.03 Efectos de Saneamiento Contable – Ley Nº 29608; excepto en los casos de corrección de error, en que se aplicará la NICSP 03 Superávit o déficit neto del ejercicio, errores sustanciales y cambios en las políticas contables. h) Análisis y Conciliación de Saldos Las Direcciones u Oficinas de Abastecimientos y Contabilidad efectuarán la conciliación y análisis de saldos, contrastando el inventario físico valorado de los bienes en almacén con los saldos que presentan los registros contables al 31 de diciembre del 2010, para verificar su conformidad.



i) Documentos que sustentan los ingresos y salidas de bienes del almacén La Dirección u Oficina de Abastecimientos deberá confirmar la existencia real de los bienes inventariados en almacén y contar con la documentación que sustente su origen, así como un informe del estado de conservación de los mismos, que permita establecer si todos los bienes que se encuentran en el almacén están en condición de ser usados. j) Expedientes Saneamiento de Contable Los expedientes deben contener la documentación por cada caso presentado, que sustenta las acciones realizadas por el Comité mediante: actas, acuerdos circularizaciones y documentos emitidos, circularizaciones, encontrados o reconstruidos, relacionados con las cuentas del rubro existencias k) Rubros que componen las existencias

alorización de Bienes Corrientes

Casos prácticos sobre existencias a) Compra de existencias Cuando se adquieren o compran existencias a través de un mercado activo, se medirá al costo de adquisición, que es su valor razonable en la fecha de adquisición El costo de adquisición de las existencias comprenderá el precio de compra, incluyendo aranceles de importación y otros impuestos (que no sean recuperables por la entidad ), los gastos de transportes, el almacenamiento y otros costos directamente atribuibles a la adquisición de las mercaderías, materiales y suministros de funcionamiento hasta ponerlos a disposición del almacén, Los descuentos comerciales, las rebajas y otras partidas similares se deducirán al determinar el costo de adquisición. (p.15 y 18 nic-sp 12)

Importe facturado por el vendedor.

(–) Cualquier descuento, rebaja en el precio u otras partidas similares.

(–) Intereses incorporados al costo de las existencias cuando se consideren activos calificados o activos aptos, se podrán incluir cuando la deudas que financian la adquisición de dichas existencias generan intereses tenga un vencimiento no superior a un año hasta que ellas se encuentren listas para su disposición en almacén.

(+) Impuestos indirectos no recuperables por los bienes que se encuentren gravados (ISC, Impuestos a la importaciones-aranceles, etc.).

(+) Gastos adicionales hasta que se hallen ubicados para su venta, tales como fletes carga y descarga, seguros y otros directamente atribuibles a la adquisición.

b) Compra de alimentos



Compra de alimentos para el hospital nacional S/. 25,000 Flete (lugar de compra hasta las instalaciones del almacén) S/. 500 Descarga S/. 300 Otros gastos necesarios para su ubicación final S/. 200 Total costo de adquisición S/. 26,000 ------------------------------------------ ----------------------------------------------------- 1301 BIENES Y SUMINISTROS DE FUNCIONAMIENTO 26,000 1301.01 Alimentos y bebidas 2103 CUENTAS POR PAGAR 26,000 2103 Bienes y servicios por pagar Para registrar la compra de alimentos para abastecer el hospital..según orden de compra nº2527 ----------------------------------------- --------------------------------------------------

c) Costos por intereses incurridos En limitadas circunstancias, en el costo de las existencias se incluyen los gastos de endeudamiento o interéses generados por dicho endeudamiento, de aquellas existencias que hayan sido adquiridas con fuentes de financiamiento provenientes de un préstamo Estas circunstancias se identifican en el tratamiento alternativo permitido por la Norma Internacional del Sector Público nic-sp 5 Costos de Endeudamiento párrafo 18 cuando se traten de activos aptos, activos calificados o activos cualificados. (i) Activos Aptos o activos calificados (p.13 y 19 nic-sp 5 Costos por endeudamiento) Son aquellos activos que se clasifican solo para fines de aplicación del p.18 de la nic-sp 5 en otras palabras, son aquellos activos adquiridos con financiamiento proveniente de endeudamiento, cuyos interéses deben reconocerse como parte de los costos de adquisición de dichos activos hasta que ellos se concluyan o estén listos para ser usados o consumidos, a partir de allí si la amortización de los interéses continúan se reconocerán como gastos del periodo, son ejemplo los siguientes de acuerdo al p.13 de la nic-sp 5 : Las existencias adquiridas con préstamos ( 1302.01) La producción de bienes y servicios (1307) Los inmuebles e infraestructura pública ( 1501), Los terrenos adquiridos con endeudamiento ( 1502) La maquinaria y equipo adquirido con endeudamiento ( 1503 ) La infraestructura pública que se construye ( 1501.08Construcción de otras esructuras) En conclusión son aquellos activos que necesitan un largo periodo de tiempo para ser puestos en condiciones de ser usados o vendidos. Sin embargo otras inversiones, así como los inventarios que se manufacturan de forma rutinaria y que necesitan periodos cortos de tiempo para su fabricación, no son elementos que puedan ser activos aptos. Además el p.19 de la nic-sp 5 señala que, según el tratamiento alternativo permitido, los costos por préstamos que sean directamente atribuibles a la adquisición, construcción o producción de un activo se incluyen como costos del mismo. Tales costos por préstamos se capitalizarán, formando parte del costo del activo, siempre que sea probable que generen beneficios económicos futuros o un potencial de servicio para la entidad y puedan ser medidos con suficiente fiabilidad (ii) Ejemplo: Siguiendo el ejemplo anterior, vamos a suponer que la producción de materiales y agregados hay sido financiado con préstamo del banco de la nación cuyos interéses ascienden a S/ 1,200 durante un año y el proceso de producción dure tres meses Por lo tanto, los interéses de los tres meses de producción (S/.300) concluidos, no debe llevarse al costo de la producción en proceso.



----------------------------------------------- ------------------------------------- 5601 INTERÉSES DE LA DEUDA 1,200 5601 Interéses de la deuda interna 2201 OPERACIONES DE CRÉDITO 1,200 2201 Deudas de corto plazo Para registrar el gasto devengado de los interéses pagados durante el ejercicio -------------------------------- -------------------------------------------------- En cambio si el préstamo fuera para financiar un proyecto o una obra, los interéses pagados durante el periodo de construcción hasta concluirlos se llevaría al costo de la construcción, en esté supuesto los interéses que se pagaron por el préstamo obtenido para concluir la obra y que ascienden a S/. 300 se llevaría al costo de la obra

-------------------------------------------- --------------------------------- 1501 CONSTRUC. DE EDIFICIOS Y ESTRUCTURAS 300 1501.1.07 Construcc.de edificios no residenciales 5601 INTERÉSES DE LA DEUDA 300 5601 Interéses de la deuda interna Para registrar el asiento de regularización de los interéses devengado y pagados por préstamo obtenido para financiar la producción. ------------------------------------------------ --------------------------------------

d) Valor neto realizable El valor neto realizable de un activo (existencias) es el importe neto que la entidad espera obtener por la venta de las existencias en un mercado activo en el que podría ser intercambiado, entre compradores y vendedores interesados y debidamente informados, en el curso normal de las operaciones, deduciendo los gastos para ser vendidos, o como, en el caso de las materias primas y de los productos en proceso, los costos estimados necesarios para concluir su producción, construcción o fabricación.( p.10 NIC-SP 12) El valor neto realizable se muestra por lo general en las existencias que cambian su uso o destino para el que fue adquirido, por lo tanto la entidad tiene que desprenderse a través de su venta que lógicamente se mide o valúa al valor de cotización del mercado, menos los gastos que se pueda efectuar para que sean vendidos (publicidad radial, escrita, gastos de subasta y martillero etc.) EJEMPLO Una entidad pública tiene que monetizar sus productos donados en alimentos, luego de haber cumplido con los objetivos del programa Para lo cual existe un excedente en almacén valuado a valor de mercado en S/.20,000 y los gastos para ser vendidos ascienden a S/.1,500 Registro contable Costo de los alimentos recepcionados S/ 200,000 Alimentos entregados al programa S/ 170,000 Saldo existente en almacén S/. 30,000 Precio cotizado en un mercado activo S/. 20,000 Gastos para ser vendidos S/. 1,500 Cuales son los pasos para registrar la venta de alimentos sobrantes? Paso 01: Primero se evalúa si hubo deterioro de valor, el deterioro se mide comparando el valor en libros y el valor de mercado, si el valor de mercado es inferior, entonces si existe de deterioro, por lo tanto se corrige mediante una cuenta correctora.



5802 ESTIMACIONES DEL EJERCICIO 10,000

5802.01 Desvalorizac. d. bienes corrientes 1310 DESVALORIZAC. D. BIENES CORRIENT. 10,000

1310.01 Desvalorizac. de bienes corrientes Para registrar el deterioro de valor de los alimentos cotizados en un mercado activo para realizar su venta ---------------------------- ---------------------------------------- Paso 02: Se realiza la reclasificaron de cuentas a la cuenta bienes disponibles para la venta-otros activos para ser vendidos. 1302 BIENES PARA LA VENTA 20,000 1302.05 Otros activos 1310 DESVAL. D. BIENES CORRIENT. 10,000 1310.01 Desvalorizac. de bienes corrientes 1303 BIENES DE ASISTENCIA SOCIAL 30,000 Para registrar el valor de cotización de los alimentos para ser vendidos en un mercado activo.

Nota posteriormente se realizan los asientes correspondiente por los gastos para ser vendidos.

e) Reconocimiento como costo de ventas o gasto del ejercicio El párrafo 44 de la nic-sp 12 señala que Cuando los inventarios se venden, se intercambian o se distribuyen, el importe en libros de los mismos se reconocerá como un gasto en el periodo ( costo de ventas ) en el que se registran los correspondientes ingresos.

Inventario inicial de mercaderías 1,000 (más) compras del ejercicio 20,000 (-) Inventario final 3,000 = Costo de ventas 18,000

Antes 124/711 30,000 124/401 5,700 691/201 18,000

Ahora; Determinación del costo de ventas ------------------------------- ---------------------------------------------------- 1202 CUENTAS POR COBRAR DIVERSAS 35,700 1202.01 Venta de activos.no financ.p.cobrar 2101 IMPUESTOS, CONTRIBUC.Y OTROS 5,700 2101.01 Impuestos y contribuciones 4301 VENTA DE BIENES 30,000 4301.09 Venta de otros bienes Para registrar la venta de bienes corrientes --------------------------------- ---------------------------------------- 5701 COSTO DE VENTA DE ACT NO FINANC. 18,000 5701.06 Costo de venta de bienes 1302 BIENES PARA LA VENTA 18,000 1302.01 Mercaderías Para registrar el costo de ventas de la mercadería vendida detrminado de la siguiente manera :



Inventario inicial de mercaderías 1,000 (más) compras del ejercicio 20,000 (-) Inventario final 3,000 = Costo de ventas 18,000

---------------------------------- -------------------------------------------- 11 ¿Como funciona el registro y la dinámica de las cuentas de existencias? a) Compra de bienes

Rubro Se carga a Se abona a

Bienes y suministros de funcionamiento 1301 2103

Bienes para la venta 1302.01 2103.01

Bienes de asistencia social 1303 2103

Materias primas 1304 2103

Materiales auxiliares suministros y repuestos 1305 2103

Embases y embalajes 1306 2103

b) Producción de bienes y servicios

Rubro Se carga Se abona

Productos en proceso sólo la parte proporcional que integra la producción de bienes y servicios

1307 1304 1305 5101 5103 5302 5801

Productos terminados 1308 1307

c) Consumo de bienes


Bienes y suministros de funcionamiento 5301 1301


Bienes de asistencia social 5202 1303

Materias primas 1307 1304

Materiales auxiliares suministros y repuestos 1307 1305

Embases y embalajes 1307 o 5301 1306

d) Donaciones y Transferencia de bienes a otras entidades


Bienes y suministros de funcionamiento 5401 o 5402.99 1301

Bienes para la venta 5401 o 5402.99 1302.01

Bienes de asistencia social 5401 o 5402.99 1303

Materias primas 5401 o 5402.99 1304

Materiales auxiliares suministros y repuestos 5401 o 5402.99 1305



Embases y embalajes 5401 o 5402.99 1306

e) Estimación o deterioro de valor


Bienes y suministros de funcionamiento 5801.04 1310.01


Bienes de asistencia social 5801.04 1310.01

Materias primas 5801.04 1310.01

Materiales auxiliares suministros y repuestos 5801.04 1310.01

Embases y embalajes 5801.04 1310.01

f) Baja de bienes


Bienes y suministros de funcionamiento 1310.01 1301.98


Bienes de asistencia social 1310.01 No exíste

Materias primas 1310.01 1304.98

Materiales auxiliares suministros y repuestos 1310.01 1305.98

Embases y embalajes 1310.01 1306.98

Nota : Debemos señalar dos aspectos importantes; primero al momento de realizar el asiento de la estimación contable alternativamente se debe realizar la reclasificación de la subcuentas por ejemplo : 1301.98/1301.01 Segundo no exíste la divisionaria para mostrar la estimación o deterioro de valor de los embalajes , lo que significa qu éste tipo de material es de utilización directa o inmediata o se compra para atender el consumo o la producción. 12 Tratamiento de las mermas y desmedros Las mermas y los desmedros tienen un tratamiento diferenciado desde el punto de vista contable y se consideran como deterioro de un valor en las existencias producto de la pérdida física o en la calidad del producto veamos primero que significado tienen cada uno de ellos, para luego desarrollar. La casuística correspondiente. a) Merma Es la pérdida física en el volumen, peso o cantidad de las existencias, ocasionadas por causas inherentes a su naturaleza o al proceso productivo, por ejemplo existen mermas en combustibles por evaporación en el peso de los productos perecibles, en los productos químicos por volatización, corte de papel, transporte de combustible. b) Desmedro Es la pérdida de orden cualitativo e irrecuperable de las existencias debido a su exposición a la naturaleza o a factores exógenos, por descuido en su conservación haciéndolas inutilizables parcial o totalmente, para los fines a los que estaban destinados, el desmedro también puede



darse por existencias en estado de obsolescencia desgato a través del tiempo, cuando se rompan o se dañen, etc. c) Requisitos para el sustento del deterioro de valor Al finalizar el ejercicio fiscal, debe evaluarse el valor de las existencias y establecer su deterioro a fin de determinar, si las condiciones que influyeron en su disminución o pérdida física, o pérdida en su calidad o uso, cambiaron o no en su composición física, peso, volumen, etc. Para realizar el ajuste correspondiente a través de la estimación por desvalorización de bienes correspondiente y posteriormente realizar el castigo correspondiente, por lo tanto, para justificar éstos hechos económicos se debe ejecutar acciones administrativas sustentando con documentos probatorios tales como: - Acreditar las mermas o desmedros con un informe emitido por un especialista

independiente o por la unida orgánica correspondiente con un visto bueno de la gerencia, dicho informe deberá contener cómo mínimo la metodología empleada para determinar las mermas y los desmedros. Así como las pruebas empleadas.

- Tratándose de castigo a las estimaciones o baja de los bienes deteriorados merma o desmedro aceptarán como prueba la destrucción de las existencias efectuadas ante notario público o juez de paz a falta de éste, o acta de resolución de donación a entidades públicas perceptoras de donación.

Por otro lado, los párrafos 30, 32 y 35 de la NIC-SP 12 señala que, el costo o valor de las existencias pueden no ser recuperables en el caso de que los mismos estén bañados o si se han vuelto por lo cual o totalmente obsoletos (mermas y desmedros) o bien sus precios de mercado han caído por estos hechos, por lo tanto, es una buena práctica rebajar el saldo de las existencias deteriorados a través de la estimación por desvalorización de existencias, hasta que su importe sea igual al valor neto realizable (1), Dicha diferencia se llevará a resultado. (1) Costo de la existencia adquirida 1,000 Desvalorización de existencias acumulada (200) Estimación del deterioro por merma (2) (700) -------- Valor neto realizable 100 ===== (2) Se establece a través de la mejor estimación y evidencia más fiable (perito) P. 32 NIC-SP 12 5801 Estimaciones del ejercicio 2,000 580104 Desvalorización de bienes corrientes 1310 Desvalorización de bienes corrientes 2,000 131001 Desvalorización de bienes corrientes Para registrar el deterioro de valor por mermas y desmedros según informe técnico de perito. ------------------------------------- x --------------------------------------- 1301 Bienes y suministros de funcionamiento 2,000 130198 Bienes y suministros desvalorizados 1301 Bienes y suministros de funcionamiento 2,000 130101 Alimentos y bebidas Para registrar la reclasificación de cuentas de los alimentos y bebidas deteriorados por mermas y desmedros. ------------------------------------- x --------------------------------------- 1310 Desvalorización de bienes corrientes 2,000 131001 Desvalorización de bienes corrientes 1301 Bienes y suministros de funcionamiento 2,000



130198 Bienes y suministros desvalorizados Para registrar la baja o destrucción de los alimentos y bebidas deterioradas según acta notarial. ------------------------------------- x --------------------------------------- 1301.98 Bienes y suministros de funcionamiento desvalorizados Son los bienes o suministros de funcionamiento clasificados en las diversas subcuentas y que por su desvalorización, obsolescencia y otros conceptos que muestren su deterioro han sido reclasificados en ésta subcuenta, hasta que sean retirados del almacén y castigados o dados de baja, contablemente se utiliza por lo general y al mismo tiempo cuando se efectúa la estimación de la desvalorización de existencias, veamos un ejemplo: Escenario uno Estimación de la desvalorización de existencias -------------------------------------- -------------------------------- 5801 ESTIMACIONES DEL EJERCICIO 2,000 5801.04 Desvalorización De Bienes Corrientes 1310 DESVALORIZAC. DE BIENES CORRIENTES 2,000 1310.01 Desvalorización De Bienes Corrientes Para registrar la estimación de suministros de funcionamiento desvalorizados, según inspección física e informe correspondiente. ----------------------------------- ------------------------------ Escenario dos Reclasificación de subcuentas 1301 BIENES Y SUMINIST. DE FUNC. 2,000 1301.98 Bienes Y Suministr. De Funcionam. Desvalorizados 1301 BIENES Y SUMINIST. DE FUNC. 2,000 1301.01 Alimentos Y Bebidas Para registrar la reclasificación de subcuentas de los bienes y suministros desvalorizados --------------------------------- --------------------------------------- Escenario tres Castigo de la estimación acumulada 1310 DESVALORIZAC. DE BIENES CORRIENTES 2,000 1310.01 Desvalorización De Bienes Corrientes 1301 BIENES Y SUMINIST. DE FUNC. 2,000 1301.98 Bienes Y Suministr. De Funcionam. Desvalorizados Para registrar la salida o baja de almacén de los bienes malogrados según PECOSA nº….e informe adjunto -------------------------------- ------------------------------------------------------------------------------ Nota: si el importe de la baja es insignificante, no es necesario la constatación de un notario público, suficiente con un veedor de la OCI a quien se comunicará sobre éste hecho, así como se contará con la participación del fedatario y otros funcionarios. Si el monto es considerable y tiene importancia en la situación financiera de la entidad, entonces requiere de la participación de un notario público, el veedor de la OCI y otros funcionarios involucrados, emitiendo el informe correspondiente, ojo éste criterio no está normado en ninguna directiva, es criterio profesional del CPC, basado en lo que prescribe la ley del IR, sobre el gasto aceptado por éste concepto. l) Las acciones de Saneamiento Contable de las Existencias estarán orientadas a subsanar:

Las diferencias entre el inventario físico de Existencias y los saldos contables.

Las existencias en Almacén que no han sido objeto de inventario.

Las existencias en Almacén en condición de deterioro u obsolescencia.



Otras situaciones identificadas en el análisis de saldos de las existencias. ll) Riesgos de Control y Conservación de los Bienes del Almacén

Inadecuado control de los procedimientos administrativos y documentarios que sustentan los ingresos y salidas de bienes del almacén

Escasas medidas de control y seguridad de los bienes del almacén

Deficiencias en las medidas de conservación y rotación de bienes perecibles

Otras situaciones identificadas en el análisis de saldos de las Existencias. m) Documentos que sustentan el Saneamiento Contable de Existencias Las acciones previstas en el Manual de Saneamiento Contable deberán quedar registradas en: • El Expediente de Saneamiento Contable • El Acta del Comité de Saneamiento Contable • La Resolución Ministerial, Acuerdo de Concejo o Acuerdo de Gobierno Regional, entre otros, según corresponda n) Asistencia al conteo de inventario físico La administración ordinariamente establece procedimientos bajo los cuales el inventario es contado físicamente cuando menos una vez al año para servir como base para la preparación de los Estados Financieros, o para asegurar la confiabilidad del sistema de inventario perpetuo. Cuando el inventario es de importancia relativa para los estados financieros, el auditor interno debería obtener evidencia suficiente y apropiada de auditoría respecto de su existencia y condición, asistiendo al conteo físico del inventario. Dicha asistencia como observador hará posible inspeccionar el inventario, observar el cumplimiento de procedimientos y proporcionar evidencia respecto de la confiabilidad de los procedimientos de la administración. Si está imposibilitado de asistir al conteo físico del inventario tal como es el caso de los SOA’s debido a causas ya conocidas, el auditor debería tomar u observar algunos conteos físicos por muestreo en una fecha alternativa y, cuando sea necesario, realizar pruebas de las transacciones intermedias o procedimientos alternativos que brinden evidencia suficiente y apropiada de la existencia, veracidad, propiedad y valuación para concluir que el auditor no necesita hacer referencias a una limitación en el alcance. En casos excepcionales cuando existan varios almacenes, el auditor debería tomar la decisión por cual de ellos empezar o verificar el inventario tomando en cuenta la importancia relativa y la evaluación del riesgo o de lo contrario sellas temporalmente (1 día) los almacenes y verificar indistintamente. Por otro lado es importante señalar que la observación del auditor se debe centrar también en las existencias de movimiento lento, obsoleto o dañado o existencias que pertenecen a terceros (por encargo, convenio, existencias transitorias, etc.). Cuando la entidad opera un sistema de inventario perpetuo que se usa para determinar el balance del fin de periodo, el auditor debería evaluar si, mediante el desempeño de procedimientos adicionales, se comprenden las razones por cualesquier diferencia significativa entre el conteo físico y los registros de inventario perpetuo, y si los registros son ajustados apropiadamente. El auditor debería también considerar procedimientos de corte incluyendo detalles del movimiento de inventario justamente antes de, durante y después del conteo, de modo que el registro de dichos movimientos pueda ser verificada en una fecha posterior. Casos prácticos ñ) Diferencias en el inventario de existencias



Código Denominación Información de Contabilidad

Inventarios En almacén

Diferencia

1301

BIENES Y SUMINISTROS DE funcionamiento

251,586.00

239,451.00

12,135.00

1302

Bienes para la venta 138,541.00

138,080.00

461.00

1303

Bienes de asistencia social 185,467.00

185,467.00

1308

Productos terminados 97,351.00

112,716.00

(15,365.00)

Diferencias totales 672,945.00

675,714.00

(2,769.00)

Mediante Acuerdo de Concejo Nº …, la Municipalidad Provincial de … autoriza a la Oficina de Contabilidad implementar las acciones de saneamiento, de acuerdo a la propuesta presentada por el Comité de Saneamiento Contable consignada en el Acta del Comité de Saneamiento Contable Nº … de fecha, sustentada en el Expediente de Saneamiento Contable de las Existencias y que dan origen a operaciones por efecto de saneamiento contable, corrección de error, reclasificaciones, entre otros, según corresponda. Caso Nº 1 Bienes y Suministros de Funcionamiento Diferencia S/. 12,135.00 PECOSA Nº … S/. 9,315.00 15/07/2010 no registrada por la Oficina de Contabilidad PECOSA de regularización Nº… por S/. 2,820.00 por los bienes entregados a la Oficina de Personal según cuaderno de cargos, el 30 de diciembre -------------------------------------- ------------------------------------------------- 3401 RESULTADOS ACUMULADOS 12,135 3401.01 Superávit Acumulado 3401.02 Déficit Acumulado 1301 BIENES Y SUMINISTROS DE FUNCIONAMIENTO 12,135 1301.05 Materiales Y Útiles 1301.0501 De Oficina Por la regularización del error por omisión del registro contable de gastos por el consumo de bienes efectuado en ejercicios anteriores, según acuerdo de concejo n°,,. -------------------------------------- ------------------------------------------------- Caso Nº 2 Bienes para la Venta Diferencia S/. 461.00 Motivo: Faltante en el inventario de bienes para la venta Situación: Deficiencia en el control físico y documentario



Actividad a realizar: Se procede al saneamiento contable sin perjuicio de las responsabilidades a las que hubiere lugar

Expediente de Saneamiento Contable… - Existencias del Comité Acta de Saneamiento Contable Nº de Existencias Propone aplicar cuentas Efecto por de Saneamiento Contable

Acuerdo de Concejo Autoriza a la Oficina de Contabilidad implementar las acciones de Saneamiento Contable

------------------------------------- ----------------------------------------------------- 3401 RESULTADOS ACUMULADOS 461 3401.03 efectos de saneamiento contable - ley nº 29608 3401.03.10 Bienes para La Venta 1302 BIENES PARA LA VENTA 461 1302.01 Mercaderías Por el traslado del valor de las mercaderías a la cuenta 3401.03 efecto de saneamiento contable, aprobado por acuerdo de concejo municipal n°…… ------------------------------------- ----------------------------------------------------- 9111 Saneamiento del Activo 461 9111.10Bienes para la Venta 9112 Control de Saneamiento del Activo 461 9112.10Control de Bienes Para la Venta Por el control de Bienes para la Venta según Acuerdo de Concejo N°…, sustentado en el Acta de Saneamiento Contable Nº … ------------------------------------- ----------------------------------------------------- Caso Nº 3 Alimentos para Programas Sociales Motivo: Alimentos en mal estado de conservación por S/. 3,105.00 Situación: Retirarlos del Almacén

Expediente de Saneamiento Contable Existencias Nº … - Acta del Comité de Saneamiento Contable de Existencias Propone Aplicar Saneamiento Contable Corrección de error o reclasificación

Acuerdo de Concejo Autoriza a la Oficina de Contabilidad implementar las acciones de Saneamiento Contable

---------------------------------------------- ---------------------------------------------- 3401 Resultados Acumulados 3,105.00 3401.03 Efecto de Saneamiento Contable Ley 29608 3401.0311 Bienes de Asistencia Social 1303 Bienes de Asistencia Social 1303.010101 Alimentos para Programas Sociales



Por el registro aplicado a Saneamiento Contable aprobado por Acuerdo de Concejo N°…… ---------------------------------------------- ---------------------------------------------- 9111 Saneamiento del Activo 3,105 9111.11 Bienes de Asistencia Social 9112 Control de Saneamiento del Activo 3,105 9112.11Control de Bienes de Asistencia Social Por el control de Bienes de Asistencia Social según Acuerdo de Concejo N°…, sustentado en el Acta de Saneamiento Contable Nº … Expediente trasladado para acciones correspondientes ---------------------------------------------- ---------------------------------------------- Productos Terminados Diferencia S/. 15,365.00 Motivo: Bienes en Proceso concluidos en noviembre de 2010 no informados para su reclasificación Situación: Pendientes de registro en cuenta Productos Terminados

Expediente de Saneamiento Contable… - Existencias del Comité de Acta Saneamiento Contable Nº de Existencias propone registrar reclasificación en Saneamiento Contable

Acuerdo de Concejo N º Autoriza a la Oficina de Contabilidad implementar las acciones de Saneamiento Contable

---------------------------------------------- ---------------------------------------------- 1308 Productos Terminados 15,365.00 1308.03 Productos Agrarios 1307 Productos en Proceso 15,365.00 130 03 1307.03 Productos Agrarios Por la reclasificación de cuentas para regularizar el registro de productos terminados, detectados en las acciones de saneamiento contable, aprobado por Acuerdo de Concejo N°…… ---------------------------------------------- ---------------------------------------------- 13 Saneamiento contable de Propiedad, Planta y Equipo Edificios residenciales (1501.0) Son edificios usados principalmente como viviendas o residencias e incluyen los garajes y otras estructuras asociadas, se incluyen las viviendas adquiridas para el personal civil y militar que desempeña cargos en el país y el extranjero. ……………………………….. ………………………………….. 1501 EDIFICIOS Y ESTRUCTURAS 1,000,000 1501.01 Edificios Residenciales



1502 ACTIVOS NO PRODUCIDOS 500,000 1502.01 Tierras Y Terrenos 2103 CUENTAS POR PAGAR 1,500,000 2103.02 Activos No Financieros Por Pagar Para registrar la compra de un edificio para ser reacondicionado como sede del congreso mundial anticorrupción ……………………………….. ………………………………….. Edificios o unidades no residenciales Comprende todos los edificios que no sean viviendas tales como los edificios administrativos, instalaciones educativas, escuelas, hospitales, edificios para la recreación pública, sociales, culturales (coliseos, estadios, piscinas, etc.) almacenes y edificios industriales, comerciales, hoteles, monumentos históricos, los mismos que son utilizados en el desempeño de funciones y competencias de la entidad. ……………………………….. ………………………………….. 1501 EDIFICIOS Y ESTRUCTURAS 2,800,000 1501.02 Edificios O Unidades No Residenciales 1502 ACTIVOS NO PRODUCIDOS 900,000 1502.01 Tierras Y Terrenos 2103 CUENTAS POR PAGAR 3,700,000 2103.01 Bienes Y Servicios Por Pagar 2103.02 Activos No Financieros Por Pagar Para registrar la compra de un edificio para ser destinado al funcionamiento del colegio independencia americana ……………………………….. ………………………………….. Estructuras Esta categoría comprende todos los activos de infraestructura física que no sean edificios residenciales o no residenciales, denominados también bienes de dominio público tales como: los puertos, aeropuertos, infraestructura vial, eléctrica, agrícola, etc.generalmente son reconocidos como infraestructura pública ……………………………….. ………………………………….. 1501 EDIFICIOS Y ESTRUCTURAS 5,000,000 1501.03 Estructuras 1501 EDIFICIOS Y ESTRUCTURAS 5,000,000 1501.08 Construcción de Estructuras 1501.0801 Puertos Y Aeropuertos 1501.0802 Infraestructura Vial 1501.0803 Infraestructura Eléctrica 1501.0804 Infraestructura Agrícola 1501.0805 Agua Y Saneamiento 1501.0806 Plazuelas Parques Y Jardines 1501.0807 Monumentos Históricos 1501.0899 Otras Estructuras En Construcción Para registrar el traslado de la construcción de estructuras después de haber efectuado la liquidación técnico-financiera así como la recepción correspondiente, ……………………………….. ………………………………….. Nota: Esta cuenta anteriormente se conocía como infraestructura pública (37)



Construcción de edificios residenciales Son aquellos inmuebles que se encuentran en etapa de construcción como obras públicas (construcciones en curso), pero que van a ser destinas principalmente como viviendas o residencias e incluyen los garajes y otras estructuras asociadas, se incluyen las viviendas adquiridas para el personal civil y militar que desempeña cargos en el país y el extranjero. Posteriormente ésta cuenta será trasladada a la cuenta 1501.01 Edificios residenciales, una vez que sean liquidadas técnica y financieramente y y recepcionadas por la comisión de recepción de obras concluidas ……………………………….. ………………………………….. Construcción de Edificios Residenciales Obra ejecutiva “Construcción del Hogar para personas de la Tercera Edad” Por Administración Directa. Mano de Obra Empleada 50.000 Descuentos SNP 13% (6,500) Neto a Percibir 43,500 Aportes Essalud 9% 4,500 Accidentes de Tributo y Otros 1,500 CTS y Liquidación 5,000 ------------ Total Mano de Obra 61,000 Materiales de Construcción 200,000 Mano de obra 61,000 Acabados (suministros diversos) 100,000 Servicios varios 58,000 Supervisión de Obra 10,000 Estudios del Proyecto 8,000 ExpedienteTécnico 7,000 Equipamiento 85,000 ---------- Total Ejecución de Obra 529,000 ------------------------------- ---------------------------------- 1505 Estudios y proyectos 15,000 1505.01 Estudios de pre-inversión 8,000 1505.02 Elaborac. de expediente técnico 7,000 1501 Edificios y Estructuras 429,000 1501 06 Construcc. de edificios 1501 0602 Adm. Directa Personal 61,000 1501 0603 Adm. Directa Bienes 300,000 1501 0604 Adm. Directa Servicios 68,000 1503 Vehículos y Otros 85,000 1503 02 Maq. y Equipo, Mob. 2101 Impuestos, Contribuc. P. Pagar 12.500 2101 03 Seguridad Social 2102 Remunerac. Pens. y Benef. 48,500 2102 01 Remuneraciones. P. Pagar 43,500 2102 03 CTS por Pagar 5,000 2103 Cuentas por Pagar 468,000



2103 02 Activos no Financ. P. Pagar Para registrar los gastos ejecutados en la construcción de la Obra por Administración Directa, Construcción Hogar para personas de tercera Edad, según documentación Adjunta. ----------------------------------- . ------------------------------ 14 Construcciones en curso- Obras concluidas en uso (Depreciación) a) Depreciación de construcciones en curso Las entidades que aplican lo dispuesto en el Comunicado N.º 005-2005-EF/93.01, respecto a obras concluidas en años anteriores y que se encuentran en uso, deberán adjuntar una Nota Adicional informando las acciones administrativas realizadas, respecto a los saldos reclasificados al 31 de diciembre del ejercicio anterior, considerando la transitoriedad de dicha disposición”(Art. R.D. N.º 009-2008-EF/93.01). COMUNICADO Nº 005-2005-EF/93.01

Se pone en conocimiento de los Funcionarios y responsables del Área Contable y Control Patrimonial, que para el cierre contable 2005 deberán determinar el valor de las obras concluidas que están en uso y que hasta la fecha se encuentran registradas en la cuenta 333 Construcciones en Curso, para registrar y calcular en libros su correspondiente depreciación con el fin de presentar razonablemente su valor en los Estados Financieros

Para tal efecto, la hoja de trabajo para formular el Balance General, cuenta con la opción que permite efectuar la reclasificación extracontable del saldo de las Construcciones en Curso en las cuentas de su futuro registro definitivo para la presentación de la información contable para la elaboración de la Cuenta General de la República.

Luego de realizada la depuración o el incremento de importes en Propiedad, Planta y Equipo, debe tener como contrapartida la cuenta 3401.03 Efectos de Saneamiento Contable – Ley Nº 29608; excepto en los casos de corrección de error, en que se aplicará la NICSP 03 Superávit o déficit neto del ejercicio, errores sustanciales y cambios en las políticas contables. b) Construcción de edificios no residenciales Son aquellos inmuebles que se encuentran en etapa de construcción como obras públicas (construcciones en curso), pero que van a ser destinas principalmente a las actividades operativas de la entidad o a prestar apoyo o uso en el desempeño de funciones y competencias de la entidad Comprende todos los edificios que no sean viviendas tales como los edificios administrativos, instalaciones educativas, escuelas, hospitales, edificios para la recreación pública, sociales, culturales (coliseos, estadios, piscinas, etc.) almacenes y edificios industriales, comerciales, hoteles, monumentos históricos, los mismos que son utilizados en el desempeño de funciones y competencias de la entidad. Posteriormente ésta cuenta será trasladada a la cuenta 1501.02 Edificios o unidades no residenciales, una vez que sean liquidadas técnica y financieramente y y recepcionadas por la comisión de recepción de obras concluidas ……………………………….. …………………………………..

Obras por contrata

Contrato en la ejecución de una obra adelanto otorgado S/. 100,000

Contrato 1 250,0000

Adelanto 20% Efec. 250,000

Material 40% 500,000 750 000

Pago de Valorización nº 01 600, 000

Descto Adelanto directo 20% (120,000)

Descto adelanto materiales 40% (240,000)



------------------------ ----------------------------

Adelanto otorgado

384 750,000

424 700,000

Neto Apagar 240,000

------------------------ -----------------------------

333 600,000

424 240,000

384 360,000

Valorización nº 02 200,000

Descto Adelanto directo 20% (40,000)

Descto adelanto materiales 40% (80,000)

Neto Apagar 80,000

------------------------ -----------------------------

333 200,000

424 80,000

384 120,000

Liquidación final

Contrato Inicial 1,250,000 Adelanto directo (250,000) Adelanto materiales (500,000) Valorización 01 (600,000) Descuento valorización 01 360,000 Valorización nº 02 (200,000) Descuento valorización 02 120,000

Neto a pagar 180,000

------------------------ -----------------------

333 450,000

424 180,000

384 270,000

……………………………….. ………………………………….. 1501 EDIFICIOS Y ESTRUCTURAS 40,000 1501.07 Construcción De Edificios No Residenciales 15,000 1501.08 Construcción de Estructuras 25,000 1505 ESTUDIOS Y PROYECTOS 40,000 1505.01 Estudio De Preinversión 15,000 1505.02 Elaboración De Expediente Técnico 25,000 Para registrar el reconocimiento de los estudios realizados correspondientes a obras ejecutadas, que deben ser incluidos en el costo del activo construido de acuerdo a los párrafos 26 y 33 de la nic-sp 17 vigente para el año 2004, oficializado por el CNC c) Construcción de estructuras Esta categoría comprende todos los activos de infraestructura física que se encuentran en etapa de construcción (construcciones en curso) que no sean edificios residenciales o no residenciales, denominados también bienes de dominio público tales como: los puertos, aeropuertos, infraestructura vial, eléctrica, agrícola, etc. En general son reconocidos como infraestructura pública. Posteriormente ésta cuenta será trasladada a la cuenta 1501.03 Estructuras, una vez que sean liquidadas técnica y financieramente y y recepcionadas por la comisión de recepción de obras concluidas ……………………………….. ………………………………….. 1501 EDIFICIOS Y ESTRUCTURAS 770,000 1501.08 Construcción de estructuras



1501.08.02 Infraestructura vial 1501.08.02.02 Manos de obra 200,000 1501.08.02.03 Materiales de construí. 400,000 1501.08.02.04 Servicios varios 100,000 1501.08.02.05 Otros gastos 70,000 1505 ESTUDIOS Y PROYECTOS 30,000 1501.01 Estudios de preinversión 20,000 1501.02 Elaborac.expedient.técnico 10,000 2103 CUENTAS POR PAGAR 800,000 2103.02 Activos no financieros por pagar Para registrar los gastos efectuados en la construcción del hospital, según documentos adjuntos ( o/c, o/s, Planillas, etc.)- fase de compromiso y devengado ……………………………….. ………………………………….. 15 Saneamiento contable de bienes inmuebles El proceso de saneamiento comprende todas las acciones destinadas a lograr que en los Registros Públicos figure inscrita la realidad jurídica actual de los inmuebles de las Entidades Públicas, en relación a los derechos reales que sobre los mismos ejercitan las respectivas entidades; y a registrar contablemente en la Cuentas 1501 Edificios y estructuras, 1502 , Activos no producidos-terrenos, los bienes de propiedad de dichas entidades, y, en la Cuenta de Orden los bienes afectados en uso a las mismas, así como aquellos sobre los que ejerzan cualquier derecho de administración. a) Publicación Las Entidades Públicas, deberán publicar una vez, en el Diario Oficial El Peruano y en un diario de mayor circulación, la relación donde están localizadas físicamente los bienes objeto de saneamiento en forma detallada, debiendo contener la siguiente información: • Número y Nombre del Convenio de Financiamiento. • Costo de la obra de acuerdo a la documentación contable. • Departamento, Provincia, Distrito donde se encuentra físicamente el inmueble. • Entidad Receptora. • En ciudades y provincias que carecen de publicación periodística deberá realizarse en el diario de mayor circulación de la capital del departamento. b) Acciones para la identificación de los bienes inmuebles a) Verificación del bien inmueble en el Registro de Propiedad Inmueble y/o Registro Predial, sin perjuicio de las consultas que se formulen por escrito a dichos Registros. b) Identificación del bien, objeto de saneamiento, mediante una inspección ocular, la que debe constar en el respectivo informe de Inspección Técnica, Legal y Contable. c) Elaboración del plano perimétrico y de ubicación d) Elaboración de la Declaración de Fábrica o Memoria Descriptiva c) Documentos que deben adjuntar las entidades publicas para inscribir inmuebles en los registros públicos • Certificado Negativo de Inscripción expedido por el Registro de la Propiedad Inmueble o el Registro Predial Urbano. • Declaración Jurada del funcionario autorizado por la Entidad Estatal, mencionando el documento en el que sustenta su derecho; manifestando que los inmuebles que se pretenden inscribir, rectificar o aclarar en el Registro correspondiente, no son materia de proceso judicial.



• Copias de las páginas respectivas de los diarios “El Peruano” y otro de mayor circulación en las que se han efectuado las publicaciones. • Planos de ubicación, perimétrico y de distribución del predio. • Declaración de Fábrica o Memoria Descriptiva de la Obra, conteniendo el área total del terreno, área ocupada y libre, linderos y medidas perimétricas y colindantes del inmueble, así como material de construcción utilizado y distribución de la fábrica, datos registrales si lo hubiere, valor de liquidación de la obra y destino de la misma, así como de las construcciones existentes con independencia de las fechas en que él mismo pudieran haberse efectuado ampliaciones, modificaciones o rectificaciones de las declaratorias de fábrica inscritas o no, las que se regularizarán con éste único documento. En los casos que no cuenten con la totalidad de la información, éstas se complementarán con una Hoja Resumen y será firmada por un Verificador inscrito en las Oficinas de los Registro Públicos o en la Oficinas del Registro Predial Urbano, ingeniero civil o arquitecto, dando fe de todos los datos técnicos necesarios para la inscripción y formará parte integrante de la Declaración de Fábrica o Memoria Descriptiva. • Acta de entrega de terreno para la ejecución de la obra, en caso de ser propiedad de la Entidad Receptora o, en caso de no serlo, el documento público o privado de fecha cierta en la que conste la donación. • En caso de inmuebles donados el documento de Donación que debe contener la entrega del bien por parte del Donante y la aceptación de la Donación por parte de la Entidad Receptora. Dicha aceptación podrá constar en instrumento otorgado separadamente. • Se considera documento inscribible, la Minuta, el Acta de Asamblea de Comunidades Campesinas, el Acta de Posesión y/o Cesión otorgada por Municipio, La Resolución de Alcaldía, las donaciones otorgadas por el Juez de Paz, las Constancias de Donaciones y cualquier otro documento en el que conste de manera indubitable la voluntad de donar. • Los Planos de Ubicación y perimétricos y de distribución, elaborados por el Verificador Ad hoc, ingeniero civil o arquitecto inscrito en las Oficinas Registrales de la SUNARP o en las Oficinas del Registro Predial Urbano correspondiente. • Cualquier información que, adicionalmente permita el saneamiento legal de los inmuebles de propiedad estatal. d) Tramite del saneamiento en los registros públicos Los Registradores en mérito a la solicitud formulada por las entidades Públicas y la presentación de la documentación, procederán a extender el asiento de anotación preventiva , abriendo la partida registral. La inscripción provisional es por el plazo de 30 días calendario contados a partir de la fecha de publicación de la relación detallada de dichos bienes. Transcurrido el plazo, si no hay oposición judicial de terceros, se convertirá en definitiva. e) Exoneración de la inscripción registral Los actos y derechos que se inscriban en los órganos desconcentrados de la SUNARP y el Registro Predial, están exonerados de cualquier pago por derecho de inscripción u otros correspondientes. Igualmente la regularización queda dispensada de toda previa formalidad municipal; inclusive respecto a los procedimientos de habilitación urbana y al pago de los derechos correspondientes. Asimismo prestarán las facilidades y proporcionarán la información y documentación que sea requerida para el saneamiento legal de los bienes inmuebles de Sector Público. f) Información de inscripción registral remitida a la superintendencia de bienes nacionales Una vez realizada la inscripción en los Registros Públicos de los bienes de propiedad estatal de las entidades públicas, se remitirá a la Superintendencia de Bienes Nacionales para su



respectivo registro, en el lapso de 15 días calendario contados a partir de la inscripción registral, bajo responsabilidad de la entidad. 16 Estimaciones contables- Depreciación de activos a) Depreciación de activos concesionados En éste tipo de transacciones las entidades pública podrían transferir algunos activos de explotación al concesionario u operador para que los utilizara, permaneciendo la titularidad de esos activos en manos de la entidad concedente. En tal caso los activos en esencia pasan a ser activos de explotación del concesionario, sólo para su uso en los servicios materia de acuerdo de concesión, por lo tanto, éstos activos deben seguir registrándose en las cuentas del propietario (es decir, en los registros de la entidad concedente) y depreciarse de acuerdo a la NIC-SP 17, por su parte el operador, no consignaría ningún activo, si no por el contrario deberá contabilizar las inversiones realizadas como un intangible para que posteriormente pueda amortizar durante el periodo que dure la concesión. b) Depreciación de activos fijos (P.13.Nic-sp17) Es la pérdida de valor que experimenta un activo de manera sistemática como consecuencia del uso o utilización, por el paso del tiempo, desgaste, desuso normal, deterioro por obsolescencia tecnológica o por otros conceptos que disminuyen su capacidad de producción o utilidad económica, limitada por un número de años de vida útil (pérdida en la capacidad de generar beneficios económicos o potencial de servicios para la entidad, durante su vida útil). Por lo tanto la depreciación como estimación contable para revelar la pérdida de valor genera un gasto no incurrido o costo, al producir bienes o servicios públicos respectivamente. Finalmente como conclusión señalaremos que el p. 13 Definiciones de la Nic-sp 17 indica que la depreciación es la distribución sistemática del importe depreciable de un activo a lo largo de su vida útil por tanto, los bienes adquiridos durante el ejercicio serán depreciados en proporción al tiempo transcurrido desde el mes siguiente de la fecha de su adquisición y/o puesta en uso, según sea el caso. c) Base legal

Instructivo nº 2 Criterios de valuación de los bienes de activo, aprobado por Resolución de contaduría nº 067-97-EF/93.03

Nic-sp 17 Propiedad planta y equipo párrafos del 59 al 81, Aprobado por el IFAC versión 2008

d) Condiciones para que un activo sea depreciado (Numeral 6.1 y 6.2 del Instructivo nº 2) Para la determinación de un bien como activo fijo, se deberá tener en cuenta los siguientes factores concurrentes: Que su vida útil sea mayor a un año Que sea destinado para uso de la entidad Que esté sujeto a depreciación, excepto los terrenos Que su valor monetario sea mayor a 1/8 de la UIT vigente a la fecha de su adquisición. El valor de los bienes que sean menores a 1/8 de la Unidad Impositiva tributaria, cuya vida útil se estime en mas de un año, se debitará como gasto y controlará a través de las cuentas de orden, debiéndose llevar en registro el control físico de las mismas y realizar, por lo menos, una vez al año su verificación físicamediante inventarios.

Por otro lado, el p.72 de la Nic-sp17 señala que,. Los beneficios económicos o servicios potenciales inherentes a un elemento de propiedades, planta y equipo son consumidos por la entidad principalmente mediante el uso del activo. No obstante, otros factores, tales como la obsolescencia técnica o comercial y el deterioro natural producido por la falta de utilización del bien, producen a menudo una disminución en la cuantía de los beneficios económicos o potencial de servicio que cabría esperar de la



utilización del activo. Consecuentemente, para determinar la vida útil del elemento de propiedades, planta y equipo, se tendrán en cuenta todos los factores siguientes: (a) La utilización prevista del activo. El uso debe estimarse por referencia a la capacidad o al desempeño físico que se espere del mismo. (b) El desgaste físico esperado, que dependerá de factores operativos tales como el número de turnos de trabajo en los que se utilizará el activo, el programa de reparaciones y mantenimiento, así como el grado de cuidado y conservación mientras el activo no está siendo utilizado. (c) La obsolescencia técnica o comercial derivada de los cambios o mejoras en la producción, o bien de los cambios en la demanda del mercado de los productos o servicios que se obtienen con el activo. (d) Los límites legales o restricciones similares sobre el uso del activo, tales como las fechas de caducidad de los contratos de servicio relacionados con el bien. e) Reconocimiento de la depreciación como gasto del ejercicio (P.64 y 65 Nic-sp17) El p.64 de la NIC-SP 17. El gasto por depreciación de cada periodo se reconocerá en el resultado del ejercicio, salvo que se haya incluido en el importe en libros de otro activo que se encuentre asociado al proceso de producción, cuya depreciación forma parte de los costos indirectos de producción. El p.65 de la NIC-SP17. El gasto por depreciación de un periodo se reconocerá habitualmente en el resultado del ejercicio, sin embargo, en ocasiones los beneficios económicos o potencial de servicio futuros incorporados a un activo se incorporan a la producción de otros activos producidos (Construcciones en curso de obras públicas, construcción de maquinaria y equipo o producción de bienes y servicios, etc. Como parte de los costos indirectos de producción). En este caso, el gasto por depreciación formará parte del costo del otro activo y se incluirá en su importe en libros. Por ejemplo, la depreciación del equipo de manufactura se incluirá en el costo de conversión de los inventarios (ver NICSP 12). De forma similar, la depreciación de los elementos de la propiedad, planta y equipo utilizados para actividades de desarrollo puede incluirse en el costo de un activo intangible que se reconoce de acuerdo con la Nic-sp 31 Intangibles. f) Valor residual de un activo Es el importe o valor estimado de un activo que, una entidad podría obtener en un momento dado por la disposición del mismo, que generalmente es al final de su vida útil, después de deducir los costos estimados para su venta o de la disposición final que se le de al activo, si éste ya hubiera alcanzado la antigüedad y las condiciones esperadas al término de su vida útil, que se considera como: (a) El periodo durante el cual se espera que un activo esté disponible para su uso por una entidad; o bien (b) El número de unidades de producción o similares que se espera obtener del activo por parte de la entidad. Por tanto, la depreciación de los bienes que constituyen activo fijo deben estar sujetos a un valor mínimo que constituye su valor de desecho o, valor residual, la misma que deberá ser determinada con ayuda de un técnico que asesore al contador para dicho cálculo. Por otro lado el p.67 de la NIC-SP 17 señala que, el valor residual y la vida útil de un activo se revisarán, como mínimo, al término de cada periodo anual sobre el que se informe y, si las expectativas difirieren de las estimaciones previas, los cambios se contabilizarán como un cambio en una estimación contable, de acuerdo con la NICSP 3 “Políticas Contables, Cambios en las Estimaciones Contables y Errores.” El p.68 de la NIC-SP 17 señala que, la depreciación se contabilizará incluso si el valor razonable del activo excede a su importe en libros, siempre y cuando el valor residual del activo no supere al importe en libros del mismo.



g) Depreciación con carácter obligatorio (p.68 NIC-SP17) Las depreciaciones del ejercicio se deben efectuar siempre de manera obligatoria a lo largo del ejercicio, tomando como base el principio de entidad en marcha Las operaciones de reparación y mantenimiento de un activo que no esté en uso, no impiden realizar la depreciación correspondiente. Por el contrario, algunos activos pueden estar sin uso o tener un mantenimiento inadecuado o demora en su reparación indefinidamente debido a limitaciones presupuestarias, por tanto, cuando las políticas de gestión de los activos empeoren el desgaste y uso de un activo, su vida útil debería estimarse nuevamente y reajustarse según el caso. h) Calculo de valor a depreciar El p.69 de la NIC-SP 17. El importe depreciable de un activo se determina después de deducir su valor residual (1). En la práctica, el valor residual de un activo a menudo es insignificante, y por tanto irrelevante en el cálculo del importe depreciable. El p.70 de la NIC-SP17 El valor residual de un activo podría aumentar hasta igualar o superar el importe en libros del activo. Si esto sucediese, el cargo por depreciación del activo será nulo, a menos que − y hasta que − ese valor residual disminuya posteriormente y se haga menor que el importe en libros del activo. i) ¿Cuando empieza a depreciarse un activo? El p.71 de la NIC-SP17. La depreciación de un activo comenzará al mes siguiente de su uso o cuando esté disponible el activo, para su uso, esto es, cuando se encuentre en la ubicación y en las condiciones necesarias para ser capaz de operar de la forma prevista por la gerencia. j) Métodos y Porcentaje de Depreciación (Numeral 5.2. del Instructivo nº 2 Resolución de Contaduría N° 067-97-EF. 93.01 ) a) Método Las entidades responsables a efectuar la depreciación de los bienes de activo fijo utilizarán el método de línea recta. Se basa en la idea de que los activos se consumen uniformemente durante el transcurso de su vida útil de servicios, por lo tanto, cada ejercicio recibe el mismo cargo a resultados. Por tanto, los bienes adquiridos durante el ejercicio serán depreciados en proporción al tiempo transcurrido desde la fecha de su adquisición y/o puesta en uso al mes siguiente. b) Fórmula

útilvida

residualvalortodeprecioanualóndepreciaci

cos

Precio de costo: cantidad pagadas por la obtención del activo, incluido todos aquellos gastos o desembolsos realizados hasta poner a disposición el activo en estado operativo o de uso.. Valor residual: es el valor en que se toman los activos desechados, cuando se cambian por nuevos. Vida útil: es su periodo de servicio o potencial de servicios para la entidad. Ejemplo: Valor del activo (computadora) Precio de compra S/.2,200 Más instalaciones de programas 500



Valor residual 300 % depreciación 25% Importe anual depreciable Vida útil 4 años

Depreciación anual = 4

3002700

Depreciación anual = S/. 600

Por lo tanto, los gastos por depreciación en línea recta, será el que se aplique a resultados del ejercicio, en forma uniforme y sistemática a lo largo de su vida útil en concordancia con el p. 66 de la NIC-SP 17, por el monto de S/. 600 durante los cuatro años Por otro lado, el p.76 de la NIC-sp17 señala que,. el método de depreciación utilizado reflejará el patrón con arreglo al cual se espera que sean consumidos, por parte de la entidad, el potencial de servicio del activo o los beneficios económicos futuros. c) Utilización de otros métodos de depreciación por convenir a la entidad El p.78 de la NIC-SP17 señala que, es posible utilizar una amplia variedad de métodos de depreciación para distribuir, de forma sistemática, la base depreciable de un activo a lo largo de su vida útil (Sólo con autorización de la DNCP). Entre los mismos se incluyen el método lineal, el método de depreciación decreciente y el método de las unidades de producción. La depreciación lineal dará lugar a un gasto constante a lo largo de la vida útil del activo, siempre que su valor residual no cambie. El método de depreciación decreciente en función del saldo del elemento dará lugar a un cargo que irá disminuyendo a lo largo de su vida útil. El método de las unidades de producción dará lugar a un cargo basado en la utilización o producción esperada. La entidad elegirá el método que más fielmente refleje el patrón esperado de consumo de los beneficios económicos o potencial de servicio futuros incorporados al activo. Dicho método se aplicará uniformemente de periodo a periodo, a menos que se haya producido un cambio en el patrón esperado de consumo de dichos beneficios económicos o potencial de servicio futuros. Así mismo el p.77 de la NIC-SP17 señala que, el método de depreciación aplicado a un activo se revisará, como mínimo, al término de cada periodo anual sobre el que se informe y, si hubiera habido un cambio significativo en el patrón esperado de consumo de los beneficios económicos futuros o potencial de servicio incorporados al activo, se cambiará para reflejar el nuevo patrón. Dicho cambio se contabilizará como un cambio en una estimación contable, de acuerdo con la NICSP 3. d) Porcentajes de depreciación (Numeral del instructivo nº 2 modificado por la la Resolución de contaduría nº 143-001-EF/93.01 art.1º)

Los porcentajes anuales de depreciación serán los siguientes: Edificios residenciales y no residenciales 3% Infraestructura Pública (Estructuras) 3% Maquinaria, Equipo y otras Unidades para la Producción 10% Equipo de Transporte 25% Muebles y Enseres 10% Equipos de cómputo 25%

e) Modificación de los porcentajes de depreciación (Numeral del Instructivo nº 2 aprobado por Resolución de contaduría nº 067-97-EF/93.03)



Las entidades podrán modificar los porcentajes de depreciación con Resolución de la Alta Dirección, en los casos debidamente justificados, para tal efecto, harán de conocimiento este cambio de política a la Dirección nacional de contabilidad pública

k) Depreciación de los incrementos por mejora (Numeral 6.3 del Instructivo nº 2)

La depreciación de los incrementos por mejora, se calcula en función de la vida útil del bien, para éste efecto, los porcentajes de depreciación sufrirán variaciones en función al incremento de la capacidad de servicio o cuando se prolongue su vida útil, tal como se muestran el los siguientes ejemplos:.

(i) Ejemplo de activo cuando cuado aumenta su capacidad de servicio Costo de adquisición: S/. 10,000 Vida útil: 6 años Depreciación acumulada: S/.4,000.00 (2 años) Saldo de la vida útil: 4 años Porcentaje: 10% Valor de la mejora: 600.00 Se procederá de la siguiente forma: Costo de adquisición: 10,000.00 (-) Depreciación acumulada: 4,000.00 ------------- Valor neto: 6,000.00

1. (+) Costo de las mejoras: 600.00 ------------- Total Valor Neto de Depreciación: 6,600.00 Total Valor Neto a Depreciar ----------------------------------- = n.m.d.a* Saldo de la Vida útil * Nuevo monto depreciación anual 6,600 ----------- = 2,200 por año 3 Otro ejemplo.- cuando prolonga su vida útil: Costo de adquisición: 10,000.00 Vida útil : 5 años Depreciación acumulada: 4,000.00 Saldo de la vida útil: 3 años Porcentaje de depreciación: 10% Valor de las mejoras: 600.00 Prolonga la vida útil: 2 años Se procederá de la siguiente forma: Costo de adquisición: 10,000.00 (-) Porcentaje de depreciación Acumulada: 4,000.00 ------------- Valor neto: 6,000.00



(+) Costo de las mejoras: 600.00 ------------- Total Valor Neto a Depreciar: 6,600.00 Total Valor Neto a Depreciar ------------------------------------------------------------------ = n.m.d.a* Saldo de la Vida útil + prolongación de la vida útil (*) Nuevo monto depreciación anual 6,600 ---------- = 1,320 por año 3+2 16 Concesión de activos l) Caso práctico integral de la concesión de una carretera sin asfaltar Vamos a suponer que el sector transportes otorga en concesión una carretera afirmada a un grupo empresarial, para que éste asfalte 300 kilómetros de carretera el contrato de concesión es a 30 años e incluye las casetas de seguridad a lo largo de la carretera, maquinaria y equipo de mantenimiento, señales de seguridad, así como el mantenimiento de la carretera asfaltada. ¿Cómo debe contabilizar el sector transporte el incremento del valor de la carretera por la inversión realizada por el asfaltado ejecutado? ¿Se debe realizar depreciaciones por la carretera o no? ¿Cómo se debe realizar las depreciaciones correspondientes?, Datos adicionales (i) Inversión privada Inversión en el asfaltado de la carretera en un año S/. 220, 000,000 Inversión en maquinaria y equipo para uso de la empresa S/ 30, 000,000 Gastos por estudios de ingeniería S/. 1, 000,000 Total inversión S/. 231, 000,000 (ii) Inversión realizada inicialmente por el sector transportes Carretera afirmada = S/. 120, 000,000 Estudios de ingeniería = S/. 100,000 Total carretera afirmada = S/. 120, 100,000 Antigüedad de la carretera = cinco años Depreciación anual = 3% (iii) Registro inicial ……………………………….. ………………………………….. 1501 EDIFICIOS Y ESTRUCTURAS 120, 000,000 1501.08 Construcción de estructuras 1501.08.02 Infraestructura vial 1501.08.02.02 Manos de obra 60, 200,000 1501.08.02.03 Materiales de construí. 47, 400,000 1501.08.02.04 Servicios varios 10, 000,000 1501.08.02.05 Otros gastos 2, 400,000 1505 ESTUDIOS Y PROYECTOS 100,000



1501.01 Estudios de preinversión 60,000 1501.02 Elaborac.expedient.técnico 40,000 2103 CUENTAS POR PAGAR 120, 100,000 2103.02 Activos no financieros por pagar Para registrar los gastos efectuados en la construcción de la carretera X, según documentos adjuntos ( o/c, o/s, Planillas, etc.)- fase de compromiso y devengado ……………………………….. ………………………………….. 1501 EDIFICIOS Y ESTRUCTURAS 100,000 1501.08 Construcción de estructuras 1501.08.02 Infraestructura vial 1501.08.02.05 Otros gastos 100,000 1505 ESTUDIOS Y PROYECTOS 100,000 1501.01 Estudios de preinversión 60,000 1501.02 Elaboración expediente técnico 40,000 Para registrar la reclasificación de cuentas por la capitalización de los estudios realizados en la construcción de infraestructura pública. ……………………………….. ………………………………….. (iv) Depreciación de carretera Antes de comentar sobre la depreciación de las carreteras, previamente debemos aclarar si las carreteras se encuentran considerados como activo de propiedad planta y equipo y comprendidas dentro del marco de las normas internacionales de contabilidad para el sector público, Las carreteras conocidos más, bajo el término de Infraestructura pública se encuentra incluido en la NIC-SP 17 propiedad planta y equipo, al respecto el p.21 señala que, determinados activos se denominan comúnmente infraestructuras. Si bien no existe una definición universalmente aceptada para estos activos, para reconocer un activo de infraestructura física debe reunirlos, alguna o todas de las siguientes características (a) son parte de un sistema o red de infraestructuras (carreteras, redes eléctricas, redes de agua potable y alcantarillado, etc.); (b) son de naturaleza especializada y no tienen usos alternativos; (c) no pueden moverse; y (d) pueden estar sujetos a limitaciones con respecto a su disposición. Aunque la titularidad de las infraestructuras no está limitada a entidades del sector público, con frecuencia las infraestructuras importantes se encuentran en el sector público. Las infraestructuras cumplen con la definición de propiedades, planta y equipo y deberán contabilizarse según la presente Norma. Ejemplos de los mismos son: redes de carreteras, sistemas de alcantarillado y suministro de energía y redes de comunicación. Por lo tanto, al ser considerado como activos de propiedad planta y equipo, será necesario considerar la depreciación respectiva, al respecto el p.13 De la NIC-SP 17, señala que, la depreciación, es la pérdida de valor que experimenta los edificios y estructuras de manera sistemática como consecuencia de su uso, por el paso del tiempo, desgaste, desuso normal, por obsolescencia tecnológica o por otros conceptos que disminuyen su capacidad de producción o utilidad económica, limitada por un número de años de vida útil (pérdida en la capacidad de generar beneficios económicos o potencial de servicios durante su vida útil). Por lo tanto, la depreciación como estimación contable genera un gasto no incurrido o costo, al producir bienes o servicios, respectivamente, por otro lado, las carreteras también pueden sufrir deterioro que no es lo mismo que la depreciación, al respecto el p.79 de la NIC-SP.17



señala que para determinar si un elemento de propiedades, planta y equipo ha visto deteriorado su valor, la entidad aplicará la NICSP 21 “Deterioro del Valor de los Activos no Generadores de Efectivo”. En dicha Norma se explica cómo debe proceder la entidad para la revisión del importe en libros de sus activos, cómo ha de determinar el importe recuperable de un activo y cuándo debe proceder a reconocer, o en su caso, revertir, las pérdidas por deterioro del valor. El p.14 y 19 de la NIC-SP 21 señala que el deterioro del valor es una pérdida en los beneficios económicos futuros o potenciales de servicio de un activo, adicional y por encima del reconocimiento sistemático de la pérdida de beneficios económicos futuros o potencial de servicio que se lleva a cabo a través de la depreciación, lo que quiere decir es que adicionalmente a la depreciación que se estima anualmente, se debe evaluar permanentemente el estado de conservación de la carretera, para determinar su estado actual y su deterioro de valor que puede ser por efectos de la naturaleza u otros sucesos, que afectan su estado operativo. (v) Depreciación por partes separadas El p.60 NIC-SP 17. señala que, una entidad distribuirá el importe inicialmente reconocido de un elemento de propiedades, planta y equipo entre sus partes significativas y depreciará de forma separada cada una de estas partes. Por ejemplo, en la mayoría de casos sería obligatorio depreciar de manera separada los pavimentos, estructuras, bordes y canales, senderos, puentes e iluminación dentro de un sistema de carreteras. Además el p.64 de la NIC-SP 17 señala que, el gasto por depreciación de cada periodo se reconocerá en el resultado del ejercicio, salvo que se haya incluido en el importe en libros de otro activo (como costo indirecto de producción). Distribución sistemática de la depreciación de infraestructura p.66. El importe depreciable de un activo se distribuirá de forma sistemática a lo largo de su vida útil. p. 71. La depreciación de un activo comenzará cuando esté disponible para su uso, esto es, cuando se encuentre en la ubicación y en las condiciones necesarias para ser capaz de operar de la forma prevista por la gerencia. La depreciación de un activo cesará cuando el activo sea dado de baja. (vi) Depreciación de la infraestructura pública ----------------------------------------------- --------------------------------------- 5801 ESTIMACIONES DEL EJERCICIO 3, 600,000 5801.01 Depreciación Acumulada Edificios Y Estructuras 1508 DEPRECIACIÓN, AMORTIZACIÓN Y AGOTAMIENTO 3, 600,000 1508.01 Depreciación Acumulada Edificios Y Estructuras Para registrar la depreciación anual de la infraestructura pública-carretera Lo que significa, que si ha registrado éste asiento durante los cinco años que tiene la carretera su depreciación acumulada ascienda a S/ 18, 000,000 (3, 600,000 x 5) ----------------------------------------------- --------------------------------------- 17 Edificios y estructuras afectadas en uso Por afectación de uso, una entidad, en forma excepcional y debidamente justificada, entrega la posesión de bienes inmuebles de su propiedad, a título gratuito y en forma determinada o indeterminada, a favor de otras entidades públicas que requieren con urgencia la propiedad cedida para que sean destinados al cumplimiento de actividades de interés y desarrollo social.



La cesión en uso podrá efectuarse siempre y cuando los bienes muebles sean de libre disponibilidad y no interfieran con los fines institucionales y estatutarios de la entidad pública cedente. De acuerdo con éste párrafo, los bienes del dominio privado son generalmente afectados para el uso de servicios públicos que dan servicio a una comunidad y que reciben un régimen especial de protección y utilización, haciéndolos imprescriptibles, inalienables e inembargables - La OGA de la entidad pública o la que haga sus veces, es la responsable de llevar a cabo la cesión en uso de sus bienes inmuebles, en coordinación con la unidad orgánica responsable del control patrimonial..

Base legal Ley nº 29151 ley general del sistema nacional de bienes estatales

D.S. nº 007-2008-Vivienda Reglamento del sistema nacional de bienes estatales Artículos 97º a la 106º

D.S. nº 007-2010-Vivienda que modifica el D.S nº 007-2008 Vivienda

Superintendencia Nacional de Bienes Estatales

Nombre del Trámite

AFECTACIÓN EN USO PREDIAL.

Objetivo del Trámite

Trámite necesario para la afectación en uso que es el derecho que permite a una entidad pública o a un particular usar y administrar un predio de propiedad estatal a título gratuito, para un fin determinado compatible con las funciones del Estado..

Documentos a Presentar

1

Opinión favorable de la entidad pública a cuyo nombre se encuentra inscrito el predio.

2

Plano Perimétrico de Ubicación y Memoria Descriptiva (2) del (de los) predio (s) cuya afectación en uso se solicita.

3

Copia de la partida registral del predio.

4

Anteproyecto de la obra.

5

Factibilidad económica.

6

Certificado de Zonificación y compatibilidad de uso.

Pasos a seguir

1

La solicitud con los requisitos debe ser dirigida a la Jefatura de Adjudicaciones, indicando los nombres y apellidos completos, el número de DNI o carné de extranjería del solicitante, de ser el caso, la denominación de la persona jurídica o de la entidad estatal de ser el caso, la dirección, el teléfono, e-mail, lugar, fecha y firma.

Donde se realiza el trámite

Enlace a Oficinas

http://www.sbn.gob.pe/sbn1/winformacion/frame_ubicacion.htm



Costo

Costo UIT S./ 3600 Gratuíto

Calificación

Silencio Negativo - 30 días - Cuando transcurrido el plazo la institución no ha emitido un pronunciamiento expreso al trámite o servicio solicitado, este se da como denegado, quedando el ciudadano en posibilidad de presentar el recurso Administrativo correspondiente.

Inicio del Trámite Oficina de Trámite Documentario.

Unidad que evalúa el trámite

Jefatura de Adquisiciones.

Informes sobre el estado del Trámite

Oficina de Trámite Documentario.

Instancia que resuelve el Trámite

Jefatura de Adquisiciones.

Instancia que resuelve recurso impugnatorio

Gerencia de Operaciones: Apelación Jefatura de Adjudicaciones: Reconsideración

Base Legal

Base legal Ley nº 29151 ley general del sistema nacional de bienes estatales

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Observaciones La atención al público es de lunes a viernes de 8:30 am. a 5:30 pm. ( refrigerio de 1:00 - 2:00 pm )

Escenario uno ………………………………. …………………………….. 1501 EDIFICIOS Y ESTRUCTURAS 3,000,000 1501.09 Edificios y estructuras afectadas en uso 1502 ACTIVOS NO PRODUCIDOS 500,000 1502.05 Terrenos afectados en uso 4403 DONAC. DE CAPITAL RECIB. EN EFECT, Y EN BIENES 3,500,00



4403.02 En Bienes 4403.02.03 De otras unidades de Gobierno Para registrar la recepción de la transferencia de un edificio en cesión de uso definitivo de la Unidad ejecutora “A” Nota.- Según La DNCP el asiento contable extraído de las diapositivas de los seminarios realizados por ellos, debe efectuarse de la manera expuesta anteriormente, nosotros somos de la opinión contraria, debe recepcionarse como un traspaso de bienes de capital que incidirá directamente en el patrimonio de la entidad ya que éste bien incrementa realmente el patrimonio de la entidad receptora (Cuenta 3201 HACIENDA NACIONAL ADICIONAL, 3201.01 Traspasos Y Remesas) y no como donaciones de capital por la siguiente razón; si llevamos a una cuenta de ingresos de capital el destino final del inmueble transferido como afectado en uso definitivo, estaría considerado en el estado de Gestión obteniendo como resultado una ganancia (Superávit) y no incidiría en el patrimonio de la entidad receptora, sin embargo la entidad que recepciona el inmueble ha incrementado su patrimonio veamos lo afirmado mediante asientos contables

Entidad receptora – afecta a su patrimonio Entidad receptora – no afecta a su patrimonio

1501 EDIFIC.Y ESTRUC. 3,000,000 1501.09 Edificios afectadas en uso 1502 ACT. NO PRODUCIDOS 500,000 1502.05 Terrenos afectados en uso 4404 TRASPASOS Y REMES. DE CAP. REC. 3,500,000 4404.02 Traspasos Con Documentos -------------------------- -------------------------------- 4404 TRASPASOS Y REMES. DE CAP. REC. 3,500,000 4404.02 Traspasos Con Documentos 3201 HACIENDA NACIONAL ADICIONAL 3,500,000 3201.01 Traspasos Y Remesas ………………………….. ………………………… BALANCE GENERAL ACTIVI NO CORRIENTE PATRIMONIO EDIFIC.Y ESTRUC. 3,000,000 ACT. NO PRODUCIDOS 500,000 HACIEND.NAC.ADIC. 3,500,000 Totales 3,500,000 Total 3,500,000

1501 EDIFIC.Y ESTRUC. 3,000,000 1501.09 Edificios afectadas en uso 1502 ACT. NO PRODUCIDOS 500,000 1502.05 Terrenos afectados en uso 4403 DONAC. DE CAPITAL REC. 3,500,00 4403.02 En Bienes ------------------------------- ------------------- ESTADO DE GESTIÓN INGRESOS Ingresos tributarios -.- Ingresos no tributarios -.- Traspasos y remesas recibidas 3,500,000 Total ingresos 3,500,000 COSTOS Y GASTOS Gastos En bienes y servicios -.- Gastos de personal -.- …………………… TOTAL GASTOS 0 RESULTADOS DEL EJERCICIO 3,500,000

Asiento al año siguiente



-------------------------------- -------------------------- 3201 HACIENDA NACIONAL ADICIONAL 3,500,000 3201.01 Traspasos Y Remesas 3101 HACIENDA NACIONAL 3,500,000 3101.01 Capitalización Hacienda Nacional Adicional ----------------------------- ---------------------------- ¿Ahora bien cómo sería el asiento si el edificio recepcionado sería transferido con la depreciación incluida? Edificio transferido 3,000,000 Depreciación acumulada (1,000,000) Valor en libros 2,000,000 Terreno transferido 500,000 ……………………………… …………………………………. 1501 EDIFIC.Y ESTRUC. 3,000,000 1501.09 Edificios afectadas en uso 1502 ACT. NO PRODUCIDOS 500,000 1502.05 Terrenos afectados en uso 4404 TRASPASOS Y REMES. DE CAP. REC. 1,,000,000 4404.02 Traspasos Con Documentos 1508 DEPRECIACIÓN, AMORTIZACIÓN Y AGOTAMIENTO (CR) 1,000,000 1508.01 Depreciación Acumulada Edificios Y Estructuras 4404 TRASPASOS Y REMES. DE CAP. REC. 3,500,000 4404.02 Traspasos Con Documentos …………………………………… …………………………….. 4404 TRASPASOS Y REMES. DE CAPITAL RECIBIDOS 2,500,000 4404.02 Traspasos Con Documentos 3201 HACIENDA NACIONAL ADICIONAL 2,500,000 3201.01 Traspasos Y Remesas ………………………….. Al año siguiente -------------------------------- -------------------------- 3201 HACIENDA NACIONAL ADICIONAL 2,500,000 3201.01 Traspasos Y Remesas 3101 HACIENDA NACIONAL 2,500,000 3101.01 Capitalización Hacienda Nacional Adicional ----------------------------- ---------------------------- Escenario dos ¿Que ocurre con la entidad que transfiere el inmueble? Edificio transferido 3,000,000 Depreciación acumulada (1,000,000) Valor en libros 2,000,000 Terreno transferido 500,000 ----------------------------------------- --------------------------------------------- 1508 DEPREC, AMORTIZAC.Y AGOTAMIENTO (CR) 1,000,000 1508.01 Depreciación Acumulada Edificios Y Estructuras



4404 TRASPASOS Y REMES. DE CAP. REC. 2,500,000 4404.02 Traspasos Con Documentos 1501 EDIFIC.Y ESTRUC. 3,000,000 1501.09 Edificios afectadas en uso 1502 ACT. NO PRODUCIDOS 500,000 1502.05 Terrenos afectados en uso ----------------------------------------- --------------------------------------------- 3101 HACIENDA NACIONAL 3,500,000 3101.01 Capitalización Hacienda Nacional Adicional 4404 TRASPASOS Y REMES. DE CAP. REC. 2,500,000 4404.02 Traspasos Con Documentos 3401 RESULTADOS ACUMULADOS 1,000,000 3401.02 Déficit Acumulados ------------------------------------------- --------------------------------------------- ¿Porque con la cuenta resultados acumulados? La respuesta es obvia, porque las depreciación acumuladas anteriormente se registraron en la cuenta de Gastos; estimaciones del ejercicio ( 5802/1508) y luego al realizar el asiento de cierre se registraron en la cuenta, resultados acumulados (3401/5802) es por ello que debe registrarse en ésta cuenta. ¿ que pasaría si la cuenta de resultados acumulados no exíste en el balance general de ejercicios anteriores, en ese caso, el abono sería a una cuenta de gastos denominada 5506 Otros gastos diversos, 5506.01 baja de bienes, que posteriormente para cerrar esa cuenta tendríamos que registrar de la siguiente manera 4301/5506, concluyendo que, la cuenta de resultados acumulados siempre está presente. 18 Saneamiento de bienes muebles a) Concepto Son las acciones administrativas, contables y legales que deben realizar las entidades para regularizar la situación de los bienes muebles patrimoniales sobrantes y faltantes. b) Base legal

Resolución N 147-2009/SBN aprueba la Directiva N° 005- 2009/SBN Saneamiento de los Bienes Muebles de Propiedad Estatal.

Alta y Baja de Bienes Muebles (Directiva N° 004-2002/SBN)

Donación de Bienes Muebles (Directiva N° 009-2002/SBN)

Venta de Bienes Muebles (Directiva N° 002-2005/SBN)

Reglamento Para el Inventario de Bienes Muebles (Resolución Nº 039-98/SBN)

Catálogo Nacional de Bienes Muebles del Estado (Resolución Nº 158-97/SBN)

Procedimientos para la baja y venta de los Bienes Muebles en calidad de Chatarra (Directiva Nº 003-2010/SBN) c) Finalidad Regularizar la situación administrativa y legal de los bienes muebles de las entidades públicas que se encuentran en condición de sobrantes, así como la de aquellos que se encuentran en condición de faltantes en su patrimonio. d) Objetivo

Dar de alta los bienes muebles sobrantes. con excepción de aquellos que se encuentran en condición de chatarra.



Dar de baja los bienes muebles faltantes.

Regularizar la situación registral de los vehículos que no cuentan con la documentación suficiente para su inscripción. e) Plazo Las entidades tienen un plazo de años tres a partir del 13/12/09 para culminar los procedimientos de saneamiento de bienes muebles. f) Definiciones Saneamiento: Acciones administrativas, contables y legales que deben realizar las entidades para regularizar la situación de los bienes muebles patrimoniales sobrantes y faltantes. Abandono: Situación en que se encuentran los bienes muebles en posesión de las Entidades, luego de levantar el Acta de Saneamiento. Bienes Muebles Faltantes: Aquellos que están incluidos en el patrimonio pero que no se encuentran físicamente, desconociéndose su ubicación. Bienes Muebles Sobrantes: Aquellos que no han sido dados de alta debido a que son propiedad de terceros; no habiendo sido reclamados por sus propietarios, su origen es desconocido o no se cuenta con la documentación suficiente. Chatarra: Estado avanzado de deterioro de un bien mueble que impide que pueda cumplir las funciones para las cuales fue diseñado y cuya reparación es imposible u onerosa. Entidad Poseedora: Entidad que posee físicamente bienes muebles susceptibles de saneamiento. Informe Técnico-Legal: Se elabora según los antecedentes histórico-legales, características técnicas, estado de conservación, ubicación y valor de un bien mueble que será objeto de saneamiento. g) Disposiciones Generales La Gerencia de administración (OGA), es la responsable del saneamiento, en coordinación con Oficina de control patrimonial (OCP) • La OGA encargará al OCP realizar la identificación de los bienes sobrantes y faltantes, a partir del último inventario. • Los bienes en calidad de chatarra, no serán dados de alta; en el Informe se declara su condición de sobrantes y mediante una resolución de la OGA se aprobará su disposición, acorde con la normatividad vigente. • El saneamiento de los bienes muebles faltantes se realiza sin perjuicio de las acciones administrativas, civiles y/o penales a que hubiere lugar. • La Directiva no es de aplicación para vehículos internados por infracciones; así como para bienes incautados o declarados en abandono en aplicación a Leyes especiales. h) Saneamiento de bienes muebles sobrantes (i) Condiciones previas

Que el bien se encuentre por lo menos 02 (dos) años en posesión de la entidad pública; (se acreditará con una declaración jurada de permanencia o posesión por parte de la entidad); y

Que no se cuente con la documentación suficiente que sustente el ingreso al patrimonio de la entidad pública o cuando no exista documentación sobre el origen del bien (ii) Caso de bienes muebles provenientes de:

Convenios de Cooperación.

Entidades fusionadas, liquidadas, extinguidas u otros.



Si no se puede regularizar la transferencia a favor de la entidad poseedora o exista documentación insuficiente, se procederá a realizar el saneamiento contable Expediente Administrativo La Subgerencia de Logística y Control Patrimonial elaborará y remitirá a la Gerencia de Administración y Finanzas el Expediente Administrativo, conformado por: a. Resolución de Gerencia de Administración y Finanzas que aprobó la baja de los bienes. b. Copia del Informe Técnico. c. Muestras fotográficas de los bienes que debe aprobarse su disposición final d. Relación de bienes con las descripciones y características de cada uno: Estado de Conservación, Ubicación, Código Patrimonial, Valor en Ubros, y Valor de Tasación o Precio Base de cada bien, de requerirse el caso. Artículo 50.- Propuesta de destino final de bienes La Gerencia de Administración y Finanzas, a solicitud de la Subgerencia de Logística y Control Patrimonial, evaluará el expediente administrativo de los bienes dados de baja, si pueden ser vendidos en subasta pública o subasta restringida, donados o destruidos o incinerados. El expediente, conjuntamente con 19 Saneamientos de vehículos

Para vehículos registrados, se deberá contar con la boleta informativa expedida por la SUNARP y el certificado de DIPROVE.

Para los que no exhiban placa la UORCP deberá solicitar a la SUNARP la búsqueda a nivel nacional a través del Nº de Serie o Motor.

De no estar registrado, se deberá contar con el certificado negativo de inscripción de la SUNARP y se tramitará el certificado de DIPROVE.

Si el vehiculo tiene gravámenes u orden de captura y luego de haber agotado las gestiones la entidad pública no puede levantarlas o cancelarlas, informará a la Policía Nacional del Perú o Juzgado sobre la ubicación del vehículo para que sea puesto a disposición de ellos.

lugar Oficina registral – diprove

Oficina de registro prop. vehicular

inmatriculado

Boleta informativa

Certificado identificación vehicular

no inmatriculado

Documento de no inscripción (búsqueda ore)

Certificado identificación vehicular

20 Procedimiento General Saneamiento de Vehículos

UCP OGA SBN

(1) Informe Técnico • Ficha Técnica • Inf. Final del Inventario. • Fotografías.

(2) Revisa el expediente (10 días) (3)

(6) • Resolución de Alta • Informe de Tasación • Informe Técnico Publicación y/o



• Declaración Jurada de posesión. • Boleta Informativa • Otros (*) *(placas, detalles técnicos Titular registral) (4) • Acta de Saneamiento • Informe de Tasación • Proyecto Resolución

Notificación al Propietario o Publicación (en El Peruano) (5) • Aprueba Resolución (10 días)

Notificación • Acta de Saneamiento • Documento de Devolución Contabilidad (7) • Contabilidad • UCP

(*) Vehículos inscritos, se deberá contar con la Tarjeta de Propiedad, la Boleta Informativa expedida por SUNARP y el Certificado DIPROVE Inscripción del Vehículo dado de alta por Saneamiento

Oficina General de administración OGA

Una vez aprobado el Alta de bienes, la entidad tiene un plazo de 10 días útiles para proceder a su inscripción

Copias certificadas

Administrador RPV

Copia de la Directiva

Registro de propiedad vehícular SUNARP

21 Saneamiento de vehículos chatarra

Elaborar la Ficha Técnica que acredite la condición de chatarra según formato (Anexo 1).

No serán exigibles: Boleta Informativa, expedida por el RPV; certificado Policial de identificación vehicular, expedido por la DIPROVE, tarjeta de Propiedad.

No se elabora el acta de saneamiento. La posesión de los vehículos será acreditada con el informe y la declaración jurada.

No se publica en EL PERUANO.

Los vehículos a nombre de otras Entidades, no se regulariza el tracto sucesivo, debiendo disponerse de ellos sin derecho de inscripción registral. La entidad poseedora deberá solicitar al titular registral, gestione la baja de circulación del sistema nacional de transporte.

No serán dados de alta ni se inscribirán en el registro de propiedad vehicular y la entidad está obligada a disponer mediante venta (en calidad de chatarra) o donación, sin derecho a inscripción registral.



22 Apertura del Expediente Administrativo para la Baja de Bienes Muebles La Subgerencia de Logística y Control Patrimonial es la unidad orgánica encargada de organizar el Expediente de Baja de Bienes Patrimoniales y de remitirlo a la Gerencia de Administración y Finanzas, adjuntando la correspondiente documentación probatoria de los bienes a darse de baja; entre ellos, la solicitud del funcionario responsable de la unidad orgánica requiriendo la baja del bien, el Informe Técnico y de corresponder, la Ficha Técnica; los mismos que , podrán ser acompañados de informes especializados emitidos por profesionales en la materia. Remisión del Expediente de Baja de Bienes Muebles La respectiva unidad orgánica a la cual se asignó el bien remitirá, a la Subgerencia de Logística y Control Patrimonial, la documentación referida a la baja de bienes patrimoniales, señalando la causal que motivó la baja de dicho bien, para su calificación. Características del expediente administrativo para baja de unidades vehiculares Para el caso de unidades vehiculares, además de los informes citados en el numeral precedente, se adicionará lo siguiente: a. Reporte de papeletas proporcionada a través del portal del Servicio de Administración Tributaria - SAT. b. Reporte de orden de captura proporcionada a través del portal del Servicio de Administración Tributaria - SAT. c. Consulta de propiedad vehicular proporcionada a través del portal de la Superintendencia Nacional de Registros Públicos - SUNARP. d. Tarjeta de Propiedad Vehicular original. Revaluación de activos a) Base normativa Modelo de revaluación

p.44. NIC-SP 17. Con posterioridad a su reconocimiento como activo, un elemento de propiedades, planta y equipo cuyo valor razonable pueda medirse con fiabilidad, se contabilizará por su valor revaluado, que es su valor razonable, en el momento de la revaluación, menos la depreciación acumulada y el importe acumulado de las pérdidas por deterioro de valor que haya sufrido. p.50. NIC-SP 17. Cuando se revalúe un elemento de propiedades, planta y equipo, la depreciación acumulada en la fecha de la revaluación puede ser tratada de cualquiera de las siguientes maneras: (a) reexpresada proporcionalmente al cambio en el importe en libros bruto del activo, de manera que el importe en libros del mismo después de la revaluación sea igual a su importe revaluado. Este método se utiliza a menudo cuando se revalúa el activo por medio de la aplicación de un índice a su costo de reposición depreciado. (b) Eliminada contra el importe en libros bruto del activo y se reexpresa el importe neto hasta alcanzar el importe revaluado del activo. Este método se utiliza habitualmente en edificios. La cuantía del ajuste en la depreciación acumulada, que surge de la reexpresión o eliminación anterior, forma parte del incremento o disminución del importe en libros del activo, que se contabilizará de acuerdo con lo establecido en los párrafos 54 y 55. p.54. NIC-SP 17. Cuando se incrementa el importe de un activo en libros como consecuencia de una revaluación, tal aumento debe ser acreditado directamente a una cuenta de reservas por revaluación. No obstante, el incremento se reconocerá en el resultado (Déficit o supeávit)



en la medida en que suponga una reversión de una disminución por devaluación de la misma clase de activos, que fue reconocida previamente en resultados.

b) Caso práctico La entidad “x” posee una camioneta comprado en el año 2007 por S/. 10,000 el cual se ha venido depreciando anualmente en forma lineal al 25% anual. Al cierre del ejercicio 2009 se opta por utilizar el valor razonable como base de medición, por lo tanto, se contrata los servicios de un tasador independiente, quien valora el activo en S/. 3,500

Vida útil deprecial

Año 2009

Año 2010

Año 2011

2500

2500

2500

7500

Valor de compra

Depreciación acumulada

10,000

(7,500)

Valor en libros 2,500

Valor revaluado (perito)

Valor en libros

3,500

(2,500)

Revaluación neta 1,000

1,000/2500 = 0.4 40%

Solución: El p.50 de la NIC-SP 17 ha establecido dos tratamientos para ajustar el activo: (a) Escenario uno.- Reexpresando proporcionalmente al cambio en el importe en libros bruto del activo, de manera que el importe en libros del mismo después de la revaluación sea igual a su importe revaluado. Este método se utiliza a menudo cuando se revalúa el activo por medio de la aplicación de un índice a su costo de reposición depreciado.

Activo Valor en

libros

Porcentaje de revaluación

40%

Valor revaluado



Vehículo Depreciac.

10.000 7.500

4.000 3.000

14.000 10.500

2.500 1.000 3.500

Observen amigos que al efectuar la revaluación de activos, el valor neto de la revaluación siempre debe ser igual al importe proporcionado por el perito tasador del nuevo valor del activo (S/. 3,500)

REGISTRO CONTABLE

ANTES AHORA

332 4,000 15 03 Vehículos, maquinaria y otros 4,000

392 3,000 15 03 01 Vehículos

571 1,000 15 08 Depreciación y amortización acumulada 3,000

Por la revaluación de activos 15 08 02 Depreciación vehículos ------------------ X -----------

------- 3401 Reservas 1,000

3401.0339 Excedente de revaluación

Por la revaluación de activos en aplicación del proceso de saneamiento contable

---------------------------------- X ------------------------------------

Nota.- En ausencia de la cuenta 57 Excedente de Revaluación, no considerada en el PCG utilizaremos

La cuenta 3401.03.39 aprobado por R.D. nº 009-2012-EF/51.01

1503 Vehículos Maquin.y otros 1508 Depreciac. acumulada

10,000 7,500 4,000 3,000 14,000 10,500 3401.0309 Excedente de revaluación 1,000 1,000

2do. MÈTODO POR COMPENSACIÒN



Consiste en compensar o saldar la depreciación acumulada existente a fin de considerar el activo como si tuviera un nuevo valor que corresponde al valor de tasación.

Descripción Valor en Libros Valor de Tasación

Máquina y Equipo Depreciación Acumulada Valor en libros Revaluación de activos

10,000 10,000 -.-

3,500

b) Escenario Dos.- Eliminando los importes considerados tanto del valor del activo, como

de la depreciación acumulada de manera tal que lo que se registra es el nuevo valor

determinado por el perito o tasador (p.39 y 40 NIC-16)

(b) Eliminando contra el importe en libros, tanto el importe del activo como el de la depreciación acumulada y se reexpresa el importe neto hasta alcanzar el importe revaluado del activo. Este método se utiliza habitualmente en edificios. Veamos el ejemplo:

AHORA

15 08 Depreciac. y amortizac. Acumul. 10,000

15 08 02 Depreciación acumulada de vehículos

15 03 Vehículos, maquinaria y otros 10,000

15 03 01 Vehículos

Por la baja del vehículo sujeto a revaluación

---------------------------------- X ------------------------------------

15 03 Vehículos, maquinaria y otros 3,500

15 03 01 Vehículos

3401. Resultados acumulados 3,500


Por la revaluación de activos (vehículo) efectuado por

perito tasador, según informe técnico Nº …..

---------------------------------- X ---------------------------------- 1503 Vehículos Maquin.y otros 1508 Depreciac. acumulada

10,000 10,000 10,000 10,000 3,500 10,000 10,000 13,500 10,000




3,500 3,500 Excedente de revaluación

p.54. NIC-SP 17. Cuando se incrementa el importe de un activo en libros como consecuencia de una revaluación, tal aumento debe ser acreditado directamente a una cuenta de reservas por revaluación. No obstante, el incremento se reconocerá en el resultado (Déficit o superávit) en la medida en que suponga una reversión de una disminución por devaluación de la misma clase de activos, que fue reconocida previamente en resultados.

Excedente de Revaluación o Superávit de revaluación, es el mayor valor que recae sobre una clase de bienes, como consecuencia de nuevas condiciones que hacen que la contribución a la generación de riqueza de los mismos aumente, de tal forma que se origina un incremento en el patrimonio que no se considera ingreso. La NIC-SP 17 Inmuebles, Maquinaria y Equipo establece que cuando una partida de activo es aumentada, el aumento debe ser acreditado directamente al patrimonio bajo el rubro Excedente de Reevaluación. Un aspecto fundamental en esta partida es el hecho que la doctrina contable considera que el Superávit por revaluación representa un aumento en el valor en el patrimonio. De esta manera tenemos una cuenta patrimonial respecto de la cual se puede proceder de algunas de las siguientes alternativas, reguladas tanto por la NIC-SP 17 Inmuebles, Maquinaria y Equipo. 23 Saneamiento contable de pasivos a) ¿Qué es un pasivo? Comprende obligaciones presentes de operaciones o transacciones pasadas. Son adeudos por la adquisición de bienes y servicios, inherentes a las operaciones principales de la institución provenientes de obligaciones contractuales o impositivas. La depuración de los pasivos b) ¿en qué consiste? Consiste en verificar la existencia de la obligación o pago, esta se comprueba mediante la documentación que lleva la administración activa de los pasivos; en ese sentido, una adecuada investigación de las cuentas a pagar, hipotecas a pagar, sueldos acumulados por pagar, debe realizarse por parte de la administración mediante las políticas que se han definido previamente, y conocer en qué situación se encuentran actualmente. La depuración de pasivos en moneda extranjera debe realizarse mediante la verificación de su convertibilidad al tipo de cambio que corresponda. Un aspecto que se debe considerar en la depuración, es la confrontación de los saldos auxiliares versus la cuenta mayor, es una prueba que debe realizarse para garantizar el saldo que se manifiesta en el balance de situación, de acuerdo a su pronta o inmediata exigibilidad. La depuración de la porción corriente del pasivo a largo plazo, deberá presentarse también por separado dentro del balance de situación. Es conveniente que en caso de saldos deudores, deberán reclasificarse. Los pasivos que representen financiamientos bancarios a corto plazo, deberán presentarse por separado. Es



conveniente informar también de restricciones o hechos de importancia relacionadas con el pasivo. 24 Cuentas por Pagar procedimiento administrativo Para su saneamiento se sujetarán a los procedimientos siguientes: Solicitar a los proveedores y acreedores la conformidad del respectivo saldo de las cuentas, así como la documentación que acredite la conformidad de los bienes o servicios recibidos por la entidad y demás documentos, de ser pertinentes. Las obligaciones por montos iguales o menores a una Unidad Impositiva Tributaria – UIT, cuyo acreedor no haya sido ubicado, sólo requerirán la opinión del Comité de Saneamiento para su depuración. En el caso de montos mayores a una UIT se requerirá el informe de la Oficina General de Asesoría Jurídica o de la Procuraduría Pública, según corresponda y se remitirá el expediente a la Comisión de Saneamiento Contable para su posible depuración, recomendando su registro en cuentas de orden. Las deudas tributaria, previsional y laboral requieren la opinión de la Oficina General de Asesoría Jurídica o de la Procuraduría Pública, según corresponda, respecto de las acotaciones, autoliquidaciones y demandas por dichos conceptos, proponiendo al Comité de Saneamiento el reconocimiento de la contingencia, provisión u obligación, según el caso. Los importes de las cuentas por pagar no reconocidas por los proveedores y/o acreedores, serán objeto de ajuste teniendo como contrapartida la cuenta 3401.03 Efectos de Saneamiento Contable – Ley Nº 29608, excepto en los casos de corrección de error, en que se aplicará la NICSP 03 Superávit o déficit neto del ejercicio, errores sustanciales y cambios en las políticas contables. 25 Tributos por pagar Comprenden las deudas por impuestos, contribuciones o aportaciones y. otros tributos a cargo y/o retenidos por la entidad pública. a) Objetivos de la evaluación

Los tributos aplicables Se reconocen y son obligaciones de la entidad (aseveraciones: int6gridad, existencia y exactitud).

Los montos de los tributos pagados y acumulados (aseveración: exactitud). b) Evaluación del riesgo de control Por lo general, los auditores no depositan su confianza en el control interno de la entidad para estos objetivos de auditoría, El riesgo de error puede variar de una entidad a otra, el que se ve afectado por la complejidad de las operaciones, el grado hasta el cual las normas tributarios aplicables son claras o ambiguas, la experiencia del personal responsable del registro contable, la posición tomada en la presentación de información financiera. c) Deficiencias de control interno comunes

Los cálculos de retenciones y/o contribuciones son incorrectos;

Los impuestos de terceros no son retenidos en la oportunidad debida.

Los impuestos retenidos por la entidad son pagados en forma extemporánea a las fechas establecidas por la administración tributario. d) Criterios para Identificar un riesgo de, control

Ausencia de personal especializado en asuntos relativos al cálculo y aplicación de impuestos (formación y capacitación en materia tributaria).



No existe personal apropiado para contabilizar los montos de los impuestos que debe retener la entidad a terceros.

Los registros de impuestos pagados son insuficientes. 26 Remuneraciones y obligaciones sociales Representan ¡as obligaciones de la entidad con sus trabajadores por concepto de re-muneraciones, así como por pensiones de cesantes y jubilados. a) Objetivos de Auditoría

Se registran los montos no pagados al final de período (Aseveración: integridad).

Los montos registrados son exactos, representan servicios recibidos por la entidad, y las asignaciones a las cuentas de activo, gastos y otras cuentas están correctamente calculadas (Aseveraciones: existencia y exactitud). b) Evaluación del riesgo de control Los auditores aplican procedimientos sustantivos para alcanzar tales objetivos. El control efectivo de las remuneraciones es esencial para todas las entidades públicas. Por ello, éstas tienen especial cuidado en disponer de procedimientos de control efectivos, lo cual involucro procedimientos para verificar que el pago se efectúa por el tiempo trabajado o por los beneficios ganados y por los montos acumulados, así como existe supervisión sobre la clasificación de las cuentas de pasivo y de gastos. El riesgo de error es bajo en relación con las operaciones normales de remuneraciones. No obstante, los auditores aplican procedimientos sustantivos para las planillas de remuneraciones en lugar de otorgar confianza a los controles debido a que es más eficiente. c) Deficiencias de control interno comunes

No se registran pasivos al cierre del período por los gastos relacionados con remuneraciones.

No se registran, o no se reconoce la necesidad de registrar, pasivos relativos a beneficios de los empleados pendientes de pago (provisiones para vacaciones, beneficios sociales).

Existen errores de cálculo en el registro de los beneficios obtenidos por los empleados, pendientes de pago.

Los pagos de planillas se calculan incorrectamente.

Las cuentas no se codifican adecuadamente.

Las rutinas de validación identifican los errores, pero no se corrigen.

Los pagos se hacen a empleados ficticios o ya retirados.

Las deducciones se hacen pero no se registran y las cantidades son inadecuadas. Los datos de las planillas de remuneraciones se encuentran mal clasificados, a fin de esconder montos no adecuados o no autorizados.

Ausencia de personal competente en la contabilización y control de las remuneraciones del personal. d) Criterios para identificar un riesgo alto

Ausencia de procedimientos adecuados para efectuar el corte de operaciones incluyendo su revisión.

Los registros de asistencia de personal pueden ser procesados sin autorización.

Ausencia de personal con conocimientos legales y contables respecto a la preparaci6n de las planillas de remuneraciones de los servidores y el cálculo de otros beneficios establecidos por ley.



27 Cuentas por pagar Este rubro representa las obligaciones contraídas por la compra de bienes, servicios, ejecüci6n de proyectos, obras y otros gastos incurridos por la entidad. a) Objetivos de la evaluación

Todos los pasivos e intereses respectivos se registran; los montos de, capital e intereses se calculan correctamente (Aseveraciones: integridad y exactitud).

Todos los montos por pagar a proveedores u otros por bienes o servicios recibidos antes del fin de año se incluyen o acumulan de algún modo (Aseveraciones: integridad. existencia, exactitud y propiedad).

Los pagos son válidos y están debidamente registrados (bienes y/o servicios recibidos por la entidad); que los montos y clasificaciones en las cuentas de activos, gastos, pasivos y otras sean apropiados (Aseveraciones: existencia y exactitud). Los principios de contabilidad generalmente aceptados en cuanto a la presentaci6n y revelaciones son apropiados (Aseveraciones: valuación, presentación y revelación). b) Evaluación del riesgo de control Los pasivos de una entidad se caracterizan por ser montos significativos y de un número reducido de' transacciones. Una vez que se adquiere una obligación, los pagos posteriores son de rutina y se registran de acuerdo con un programa predeterminado. El cálculo de los pagos que no son fijos también sal) rutinarios, aun cuando los datos para dichos cálculos varíen. Generalmente, es más eficiente planear un enfoque sustantivo de auditoría en esta área, en vez de planear un enfoque de confianza. c) Deficiencias de control interno comunes

Se cometen errores en el cálculo de intereses.

Los pasivos no se registran y los bienes y servicios obtendidos se usan para propósitos distintos a la entidad.

Los productos de los préstamos obtenidos se registran como ingresos operativos

Los bienes o servicios recibidos no están registrados o se registran en el período equivocado.

Los pasivos acumulados no están registrados adecuadamente.

El cálculo de los pasivos acumulados es inadecuado debido a errores matemáticos. Los pasivos no se registran por los bienes y/o servicios recibidos.

Los bienes o servicios recibidos están registrados en el período equivocado. Las rutinas de validación identifican errores, pero no se corrigen.

Los datos sobre pasivos se procesan más de una vez.

Las obligaciones están mal clasificadas para ocultar montos no autorizados para beneficio de empleados o 'terceros y pueden estar soportadas por documentos ficticios.

Los pasivos se, registran más de una vez por más del monto autorizado o a precios excesivos. d) Criterios para identificar un riesgo de control alto

Las transacciones no son aprobadas o revisadas.

Existen problemas para cumplir con los pagos a proveedores. La deuda corriente está mal clasificada como deuda a largo plazo. Las revelaciones que son requeridas en estos casos son ignoradas.

La estrechez de: las autorizaciones de giro ocasionan retrasos en et procesamiento de pago.

No existen! procedimientos de corte definidos o los procedimientos de corte no son supervisados.



Los procedimientos de control diseñados para detectar errores no se aplican al saldo de las cuentas por pagar.

No existen procedimientos adecuados para autorización, revisión y aprobación. 28 Pasivo contingente. ¿Cómo depurarlos? a) ¿Qué es un pasivo Contingente? Podemos considerar un pasivo contingente como una obligación posible surgida a raíz de sucesos pasados, cuya existencia puede ser consecuencia, con cierto grado de incertidumbre de un suceso futuro o que no está incorporada en los libros por no obligar a la Institución a desprenderse de recursos o no ser susceptible de cuantificación en ese momento. El término surge del concepto contable de pasivo, que engloba todas las obligaciones que asume una entidad. A este término se le añade el adjetivo contingente, que a su vez procede de contingencia, en el sentido de que dicha obligación no es segura al cien por ciento, pero puede producirse en un futuro previsible. El ejemplo más característico de un pasivo contingente es un litigio. La entidad no conoce cómo va a terminar el proceso judicial, pero puede verse obligada a pagar una cantidad de dinero si lo pierde. En ese caso, es posible que requiera considerar como una provisión. b) ¿Cómo se depuran? Los pasivos contingentes pueden evolucionar de manera diferente a la inicialmente esperada por su carácter de incertidumbre. Por tanto, serán objeto de reconsideración continuamente, con el fin de determinar si se ha convertido en probable la eventualidad de salida de recursos, que incorporen beneficios económicos futuros. Si se estimara probable, para una partida tratada anteriormente como pasivo contingente, por la salida de tales recursos económicos en el futuro, se debería reconocer la correspondiente provisión en los estados financieros del período en el que ha ocurrido el cambio en la probabilidad de ocurrencia. El tratamiento que sugiere la NICSP es que se revele en notas a los estados financieros, lo referente a los pasivos contingentes, para permitir a los usuarios comprender la naturaleza, calendario de vencimiento y cuantía de tales partidas. 29 Sentencias judiciales, provisiones y contingencias Reconocimiento (numeral 13 directiva cierre contable gubernamental 2011) Las provisiones por Pasivos Contingentes se reconocen cuando la administración haya sido informada por la Procuraduría correspondiente o las Oficinas de Asesoría Jurídica de la entidad pública demandada, sobre el resultado desfavorable de los fallos, sentencias o resoluciones de la judicatura, recaídos contra la entidad por las demandas judiciales, laborales, tributarias u otras, interpuestas en su contra y que es probable que requieran de un flujo de recursos para su atención, los cuales pueden estimarse confiablemente aunque no se cuente con la fecha de pago. 30 Patrimonio En el sector público el rubro patrimonio está constituido por la siguientes cuentas:

Hacienda Nacional

Hacienda Nacional Adicional

Excedente de Revaluación



Reservas

Resultados Acumulados a) Objetivos de auditoría

Todas las operaciones que involucran a la cuenta hacienda nacinal y las otras cuentas que conforman el patrimonio, se reconocen y son de la entidad (aseveraciones: integridad, existencia, exactitud y propiedad).

Los principios de contabilidad generalmente aceptados aplicados a las operaciones de patrimonio las revelaciones relativas son apropiadas y consistentes (aseveraciones: valuación, presentación y revelación). b) Evaluación del riesgo de control Los anuncios o disminuciones del saldo de las cuentas que conforman el patrimonio son poco frecuentes durante el período. Los procedimientos de control para estas operaciones dependen de la razonabilidad de los mecanismos de aprobación establecidos en las entidades públicas. Una vez que son aprobados y registrados los saldos iniciales de las cuentas, los ajustes posteriores a tales saldos son pocos. Por lo general, es más apropiado planear un enfoque sustantivo de auditoría en ésta área. c) Errores o irregularidades más comunes

No se conocen los procedimientos contables establecidos para la revelación de las cuentas del patrimonio (especialmente con el control de la transformación de capital).

El no establecer los procedimientos contables o legales que correspondan trae como consecuencia la existencia de errores en los estados financieros.

Débitos o abonos que deban canalizarse a través del estado de gestión (parte corriente de las transferencias de fondos –FCM) y que se tratan como operaciones que involucran a las cuentas de patrimonio.

Las operaciones no son aprobadas o revisadas por el órgano de gestión institucional (gerencia financiera o gerencia de administración).

Falta de personal idóneo y con experiencias para la contabilización de operaciones.

Cuando las donaciones de capital recibidas, traspasos o remesas de capital recibidas no son aprobadas o revisadas por los niveles competentes.

saneamiento contable

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