Trabajo Práctico N° 4

Consigna: Organizar una fiesta para fin de una empresa con 220 invitados

El trabajo debe incluir:

• Concepción de la idea

• Viabilidad: lugar, fecha y recursos

• Montaje(Ambientación,temática «una noche en la ópera»

• Programa,cronograma,organigrama

• Catering

• Invitaciones

• Presupuesto

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Desarrollo:

• Concepción de la idea:

Se debe organizar una fiesta para fin de año de una empresa con 220 invitados,entre los cuales se

encuentran gerentes, administrativos y demás personal de la empresa(público interno).La temática

del evento es «Una noche en la ópera» ,la reconocida película de los hermanos Marx. Se propone

lugar,fecha,recursos,presupuesto,ambientación,montaje,etc. Será un evento cerrado y privado.

• Lugar:

El lugar convencional elegido para el evento es el Salón Foyer y el Salón Madison, en el Tribeca

Buenos Aires Apart. Al momento de elegir este lugar se tuvo en cuenta en primer lugar, la ubicación

del mismo dado que es fácil de llegar, y cuenta con estacionamiento dentro del mismo. De todas

maneras, para quienes lo deseen se encuentran más lugares de estacionamiento alrededor dado que

la cochera del hotel tiene una determinada capacidad, por lo que tendrán prioridad quienes se alojen

allí y luego invitados al evento.

También se tuvo en cuenta los accesos y sobre todos los que son para personas discapacitadas.

Por último, para la elección del salón fue fundamental la estética del mismo. Ya que si bien sus

espacios son modernos, conservan una infraestructura clásica y arañas en el cielorraso que

acompañan la temática del evento y hace que funcione tanto para un evento social como corporativo.

Es un edificio construido en 1905 que fue totalmente reciclado, conservado algunos detalles

emblemáticos de la época.

La recepción tendrá lugar en el Salón Foyer, mientras que la comida se llevará a cabo en el Salon

Madison.

• Accesos y ubicación: Tribeca Buenos Aires Apart se encuentra ubicado en

calle Bartolomé Mitre N° 1265,entre calles Libertad y

Talcahuano, a metros de Avenida 9 de Julio. Los

accesos al Salón Madison son por escalera o por

ascensor.

Recorrido en auto desde el Obelisco hasta la

entrada del hotel.

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• Fecha y hora:

El evento se realizará el día sábado 15 de diciembre de 2018 a las 21:00 hs. Se eligió tal fecha dado

que ese día entra dentro de la temporada alta tanto a nivel empresarial como a nivel social.El mismo

estará dado como una fiesta prolongada con recepción, comida, torta, brindis, mesa dulce y fin de

fiesta.

Imágenes del lugar Salón Foyer Salón Madison

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• Fecha y hora:

El evento se realizará el día sábado 15 de diciembre de 2018 a las 21:00 hs. Se eligió tal fecha dado

que ese día entra dentro de la temporada alta tanto a nivel empresarial como a nivel social.El mismo

estará dado como una fiesta prolongada con recepción, comida, torta, brindis, mesa dulce y fin de

fiesta.

• Montaje y ambientación:

Para la recepción se adoptará un armado tipo Cocktail en el Salón Foyer,mientras que en el Salón

Madison se llevará a cabo un armado tipo Banquete, con mesas redondas de 10 personas

aproximadamente.

Planimetría y relevamiento del lugar:

Salón Foyer

Salón Madison

Superficie: 425 m2. Altura: 6 mts. Dimensiones: 25 x 17 mts.

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La ambientación de ambos salones fue pensada bajo la temática de la fiesta: «Una noche en la

ópera». Tanto la decoración del salón como la gráfica en las invitaciones estará trabajada con la

misma paleta de colores: Un pantone rojizo a modo de hacer referencia a los telones de teatro, uno

blanco para todo lo que es el mobiliario,mantelería,entre otros, un pantone dorado para los detalles y

por último quienes logran el contraste serán los invitados vestidos de negro con el fin de remitirse a la

época de la temática(Estados Unidos en 1935) y que se logre una clara unidad de diseño bajo un

mismo concepto.

Paleta de colores

En el Salón Foyer, donde se llevará a cabo la recepción se lo ambientará de modo tal que se anticipe

lo que será la del salón principal. Para esto se jugará con la iluminación agregando un baño de luz en

forma vertical de piso a techo a las columnas con molduras existentes, alternando iluminación rojita e

iluminación amarilla cálida( a modo de remitir al color dorado). Esto se complementará con los mozos

vestidos de color blanco y moño dorado, remitiendo a la época. Las copas que contendrán las

bebidas tendrán detalles de rojo.

Imágenes de referencia

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El Salón Madison, es en donde se llevará a cabo la fiesta prolongada. El mismo contará con 20

mesas redondas con 10 personas cada una, calculando 2 m2 por persona aproximadamente para los

invitados y una mesa principal para gerentes y autoridades. También se ubicará el Disc Jockey y la

barra de tragos espejados de manera tal que todo el espacio restante que queda, en forma de «T»,

sea la pista de baile.

En cuanto a la ambientación, para enfatizar la doble altura y seguir con la temática de la misma se

vestirán las columnas con paños de terciopelo color rojo para simular el cortinado de un teatro. Se

complementará con una iluminación de piso a techo color amarillo cálida para que se logre más

verticalidad y se pueda apreciar la textura de la tela.

Por otro lado, para marcar la direccionalidad y la importancia de la mesa principal, se colocará en l

que sería parte de la pista de baile y en el espacio que queda entre las mesas de los invitados, una

alfombra color roja que conjugue perfectamente con toda la estética en general.

Por último, las mesas y sillas estarán vestidas de color blanco con detalles en dorado para que junto

con el rojo de la ambientación y la vestimenta color negro de los invitados se logre una armonía

perfecta. Los detalles como centros de mesas, números de mesas, etc seguirán en la misma paleta

de colores.

Imágenes de referencia

Salón general

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Mesa invitados

Mesa principal Centros de mesa

Número de mesa

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Mesa dulce

Alfombra roja

Textura e iluminación en columnas

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• Gráfica

Invitación protocolar genérica que será entregada en sobre y en mano a cada invitado

Marco de fotos

Souvenir con el nombre grabado de la empresa

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• Descripción del evento:

La ambientación de ambos salones se llevará a cabo dos días antes, teniendo en cuenta que

se deben vestir las mesas y sillas, armar los centros de mesas, vestir las columnas, probar la

iluminación y demás.

En primer lugar, se entregará un timing al Disc Jockey, a la cocina y al responsable de los

camareros.

Los invitados serán citados a las 21:00 hs por la respectiva entrada del hotel en donde los

esperarán personal de la organización que les indicará como ingresar en primer lugar, al Salon

Foyer y luego al Salón Madison.

Una vez en el Salón Foyer, alrededor de las 21:15 hs se dará comienzo a la recepción en

donde habrá mozos que ofrecerán bebidas y bocados frios y calientes en forma de pequeñas

cazuelas que serán entregados en bandejas porta-copas para que los invitados puedan tomar

las bebidas, apoyarlas en la bandeja y luego poder comer sin ningún tipo de problemas.

A las 22:00 hs se ingresará al Salón Madison, que en la entrada tendrá el siguiente Plano de

mesas para que los invitados puedan saber como es la distribución y donde se encuentra

ubicada su mesa

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Mesa p

rincip

al

Ingreso/

Salidas de emergencia

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Una vez que los invitados se encuentren sentados en sus respectivos lugares, se dará

comienzo a la primera parte del Menú: la entrada junto con las diferentes bebidas que

ofreceremos con el catering.Cabe destacar que la barra de tragos estará disponible todo el

tiempo para aquellas personas que deseen algún trago en particular. Mientras que los invitados

degustan todos los pasos del menú, el Disc Jockey pondrá música de la época con el fin de

continuar con el concepto de la temática.

Luego de la entrada, los mozos repartirán los platos principales en las distintas mesas.

Posteriormente, y para cerrar con el último paso del menú, se comenzará a repartir el postre y

se ofrecerá café para quienes lo deseen y el mismo estará disponible por el resto de la noche.

Una vez finalizado el postre, comenzará la primer tanda de baile.

Los invitados se volverán a sentar y las autoridades y gerentes de la empresa dirán unas

palabras,dando inicio así al brindis y a la torta que lo acompaña mientras se reproduce un video

en pantalla sobre la trayectoria de la empresa

En ese momento ingresarán actores profesionales, vestidos como la temática, recreando

diferentes escenas de la película como la de la emblemática «cena» o la escena de las

«camas» y recorrerán todas las mesas para que los invitados puedan tomarse fotos con los

mismos.

Se da comienzo a la segunda tanda de baile. Después se anunciará la mesa dulce tipo Buffet.

Durante todo el evento, habrá fotógrafos profesionales recorriendo el espacio y tomando fotos

con un marco que fue diseñado para el evento.

Se entregará cotillón y se continuará con el baile.

Por último, comienza el fin de fiesta en donde ingresan pequeños bocaditos salados fríos y

calientes y se toma una foto final.

A medida que se van yendo los invitados, se les dará un souvenir que será una copa de vidrio

que simula ser cristal de Baccarat rojo, que tendrá grabado el nombre de la empresa.

• Programa:

• 21:00-21:15 hs: Llegada de invitados al lugar y acomodo de los mismos en el Salón Foyer

• 21:15-22:00 hs: Recepción en Salón Foyer

• 22:00-22:15:Ingreso y acomodo de invitados en Salón Madison

• 22:15-22:30hs:Entrada

• 22:30-23:15hs: Plato princiapal

• 23:15-00:00hs:Postre y café que el servicio quedará durante toda la noche

• 00:00-00:45hs: Primer tanda de baile

• 00:45-01:30hs: Palabras de autoridades y gerentes junto con la torta y el brindis y video

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• 01:30-02:15 hs: Actores profesionales

• 02:15-03:30hs: Segunda tanda de baile

• 03:30-04:00hs:Se anuncia la Mesa dulce tipo Buffet y se continua el con el baile

• 04:00-05:00hs: Se entrega el cotillón y se continua el baile

• 05:00-05:30hs: Fin de fiesta con el ingreso de bocaditos salados frios y calientes

• 05:30-06:00hs: Foto final y se entrega souvenirs a invitados a medida que se van retirando

• Cronograma:

El cronograma del evento comienza con mucha anterioridad al día del evento. Comenzando por

reservar el lugar, al menos, tres meses antes, ahí es cuando comienza la puesta en marcha.

Una vez decidido el lugar y la fecha, se debe contratar un catering acorde al evento junto con

mozos, personal de cocina y personal de limpieza si es que el salón no lo ofrece.

Se debe llevar a cabo la organización junto con un ambientador y contratar para complementar

el diseño general a un iluminador.

También se deben tener en cuenta la contratación de fotógrafo, personal de seguridad, disc

jockey, entre otros.

Por último y como éste tipo de evento lo amerita, se contrato a los actores y la barra de tragos.

Si bien se comienza con la organización con bastante anticipación, la ambientación y el montaje

comienza uno o dos días antes del evento.

• Organigrama:

En este caso, cada rubro al que se contrato tiene organizado su propio organigrama acorde al

programa y timming que se le ha entregado. Sin embargo, hay que recordar que el día del

evento, por diferentes cuestiones o eventualidades que puedan llegar a ocurrir, tiene su propio

organigrama.

• Catering:

• Recepción:

Bocaditos frios

• Canapés de apio y roquefort

• Pinchos de tomate y quesos ahumados

• Mini brusqueta de jamón crudo,rúcula y queso brie

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Bocaditos calientes

• Cazuelita de pollo y vegetales salteados

• Mini sandwichito de bondiola braseada

• Langostinos rebozados en panko con salsa de palta

• Banquete:

Entrada:

• Base hojaldrada con salmón y queso ácido con ciboulette

• Para Vegetarianos: Brusqueta en pan casero con escabeche de vegetales

Plato principal:

• Lomo braseado con milhojas de papas y tomates cherry confitados

• Para Vegetarianos: Lasagna de vegetales gratinados

Postre:

• Brownie de chocolate con nueces, helado de americana y frutos rojos de estación

• Café

Torta:

• Bizcochuelos de vainilla con ganash de chocolate blanco y frutos rojos

Mesa Dulce:

• Cheesecake de frutos rojos

• Cheesecake de maracuya

• Milhojas

• Rogel

• Tarta de manzana

• Torta alfajor

• Shots de distintos tipos de tortas: torta óreo, la clásica «chocotorta»,de almendras, entre otros

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Bebidas

• Vino tinto/blanco

• Champagne

• Agua

• Jugos

• Gaseosas(línea Coca Cola)

Fin de fiesta:

• Pizzetas: napolitana,roquefort y jamón y queso

• Mini panchitos con salsa criolla

• Recursos

Técnicos:

• Disc Jockey

• Iluminador

• Fotógrafo

• Barra de tragos

• Pantalla

Humanos:

• Personal parte de la organización(recepcionistas en la entrada, acomodadores)

• Ambientador

• Personal de limpieza

• Personal de seguridad

• Personal de cocina

• Personal técnico encargado de iluminación, proyector,etc

• Mozos

Económicos:

• Internos: Propios

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Materiales:

• Lugar(Tribeca Buenos Aires Apart, Salón Foyer y Salón Madison)

• Sillas

• Mesas redondas

• Mesa rectangular para la mesa principal

• Decoración: centros de mesas,números de mesas,mantelería, servilletas

• Vajila: Platos, vasos, copas para vino y para champagne,copas rojas de recepción

cubiertos, bandeja porta-copa.

• Cotillón

• Invitaciones, marco para fotos,souvenir.

• Telas para la ambientación

• Presupuesto:

• Lugar(Tribeca Buenos Aires Apart,Salón Foyer y Salón Madison)

• Equipamiento(Sillas y mesas)

• Disc Jockey

• Iluminador

• Fotógrafo

• Barra de tragos

• Pantalla

• Personal parte de la organización(recepcionistas en la entrada, acomodadores)

• Ambientador(Centros de mesas, números de mesa,mantelería,servilletas,telas)

• Personal de limpieza

• Personal de seguridad

• Personal técnico encargado de iluminación, proyector,etc

• Catering(vajilla,personal de cocina,mozos,recepción,banquete:entrada,plato principa,l

• postre,etc)

• Gráfica(invitación y marco para fotos)

• Souvenir

SUBTOTAL:

• Organizador del evento 15%

TOTAL:

16