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Diseño de un producto innovador Universidad de Sevilla- Universidad Mar del Plata

Materia:

Tecnología de la información (MDP)

organización y gestión educativa (Sevilla)

Año: 2014

Integrantes MDP Integrantes Sevilla

Basualdo, Juan Manuel Marrufo Gómez, Rosario

Rigueiro, Ignacio García Saviel, Amparo

Romano, Fiorella Ruiz Pacheco, Elisabeth

Rossi, Macarena

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Introducción

El propósito del trabajo interdisciplinario a realizar en conjunto entre la Universidad de

Mar del Plata y la Universidad de Sevilla es buscar el diseño de un producto innovador

para implementarlo en una empresa multinacional (Havanna SA), el cual se utilice para

facilitar la comunicación informal y evitar sesgos de información, como así también

conflictos que esto pueda generar.

Es por ello, que seleccionamos una herramienta informática que por experiencia en

otras empresas (Grupo Techint) ha facilitado la relación interna de la organización,

logrando eficiencia en la transmisión de la comunicación derivando a la rápida toma de

decisiones.

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Organización

Havanna SA

Caracterización

Visión

Ser la primera opción, siempre, a la hora de disfrutar de un buen alfajor.

Misión

Satisfacer a nuestros clientes permanentemente; manteniendo la calidad que nos

caracteriza y el exquisito sabor de nuestros alfajores artesanales.

Historia

La empresa fue fundada en 1948 por Benjamín Sisterna, Demetrio Elíades y

Giussepe Vaccotti y comenzó su actividad como productora de alfajores en la ciudad de

Mar del Plata, Provincia de Buenos Aires.

En 1998, Havanna fue vendida a la compañía local Exxcel Group por

aproximadamente U$S 85 millones. Hacia el año 2003, Havanna había caído en deudas

alcanzando los U$S 30 millones a raíz de la crisis económica argentina. Como

resultado, Exxcel Group vendió nuevamente la compañía a un grupo inversor llamado

"Grupo DyG".

Con la llegada de este nuevo grupo inversor, Havanna comenzó a abrir cafés, en los que

además de diversos artículos de cafetería se venderían los tradicionales productos de la

empresa, llegando a los 140 puntos de venta a lo largo del país.

Caracterización

Havanna exporta el “concepto Havanna” replicando el mismo modelo de cafeterías

especializadas desarrollado en Argentina, en países como: España, Estados Unidos,

México, Israel, República Dominicana, Venezuela, Perú, Brasil, Bolivia, Uruguay,

Chile y Paraguay. Actualmente, posee en el mundo un total de 57 franquicias y en el

país cuenta con 80 locales propios.

Cuenta en el país con dos fábricas en la ciudad de Mar del Plata (constitución y la Perla)

y en Bariloche.

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La empresa actualmente produce: alfajores, havannets, galletitas, postres, minialfajor,

dulce de leche, chocolates, pastelería y productos estacionales.

Problemática

Havanna no cuenta con un sistema de comunicación interno informal, la mayoría

de las comunicaciones informales se realizan a través de los e-mails, charlas, llamados

telefónicos, entre otros. Esto genera que los diversos mensajes que circulan en los

canales de comunicación se vean retrasados, ya que no cuentan con la tecnología

necesaria para comunicarse, los medios se encuentran desactualizados, el personal no

posee la capacitación pertinente, falta de compromiso de los empleados y lo que genera

una excusa al momento de contestar el mensaje.

Estos motivos mencionados tienen como consecuencia un retraso de información

que puede ser vital a la hora de tomar decisiones, ya sean particulares o generales.

Principalmente, se evidencia dicha falencia a fin de mes cuando es necesario reclutar

información en sectores importantes de la empresa; un ejemplo: obtener datos para

utilizar en los balances, cancelar tarjetas o hasta localizar a un empleado para consultar

situaciones rutinarias.

Público Objetivo

Empleados de las distintas aéreas de la organización, principalmente de la

administración en general de Mar del Plata, Buenos Aires y Bariloche, encargados del

área de producción, como así también los encargados de cada sucursal.

Propuestas

Aplicar un sistema de chat interno, actualmente utilizado en la empresa Tenaris

denominado Lync, el cual facilitaría la comunicación entre los empleados, tanto desde

la administración hacia las sucursales. Este programa ayudaría con la eficiencia y

eficacia de la información, ya que la comunicación se realizaría de forma fluida y

permitirá facilitar la toma de decisiones.

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Flujo de trabajo actual

Áreas

Administración,

Producción,

Recursos Humanos,

Tesorería,

Comercialización,

Sucursales propios,

Franquicias.

Tipo de documentación actual

Papelería, formularios, partes de producción, facturas, boletas y en general toda

la documentación la tienen impresa en archivos y expedientes, poco y nada en formato

digital.

Tecnología empleada

Computadoras, teléfonos y toda la tecnología necesaria para la fabricación de

alfajores. Respecto a programas específicos, SAP, Skype y Outlook.

Desventajas de la tecnología actual

Se encuentran desactualizados respecto a la tecnología, cuentan con pocos

instrumentos de comunicación directa para cualquier área de la organización.

Tecnología a implementar

Microsoft Lync (anteriormente Microsoft Office Communicator) y Microsoft

Lync para Mac son de mensajería instantánea clientes utilizan con Microsoft Lync

Server o Lync Online disponibles con Microsoft Office 365 y Live. Ellos son sustitutos

de Windows Messenger, que fue utilizado con Microsoft Exchange Server .

Tanto Microsoft Lync y Microsoft Lync para Mac son software de la empresa ; a

diferencia de Windows Live Messenger (y más tarde en Skype ), tienen un conjunto de

características diferentes que se dirige hacia corporativos entornos.

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Propuesta del nuevo producto

Lync 20131 ofrece una apariencia nueva y organizada que facilitará la

comunicación con los otros usuarios, haciéndola más rápida y fácil. Dispone de nuevas

características como salones de chat persistente, notas compartidas y movilidad, que

permiten adaptar Lync a cualquier flujo de trabajo, dependiendo de si nos encontramos

en el trabajo, en casa o en la calle.

Lync2 ofrece una nueva interfaz de usuario con cuatro vistas principales, lo que nos

permite:

· Apariencia ordenada con el menú rápido de Lync

· Fuentes de temas y salones de chat persistentes

· Conversaciones en pestañas

· Características de vídeo nuevas

· Nuevas características de reunión

· Controles de reunión expandidos

· Colaboración sencilla con notas compartidas

· Lync Web App

· Lync para Clientes Móviles

Otras opciones

Configuración de dispositivos de Audio y Vídeo

Mensajes instantáneos

Compartir Contenido

Realizar una Reunión

Asistir a una Reunión

Compartir el Escritorio

Compartir un Programa

Mostar Presentación de PowerPoint

Colaborar con una Pizarra Blanca

1 Guía Lync; http://blog.asirsl.com/Paginas/guialync.aspx 2 Guía de uso Lync- Inacap; http://www.inacap.cl/web/2013/sites/lync/Lync-Guia_de_Uso.pdf

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Contactos: se despliega el listado de sus contactos, usted puede visualizarlos organizado

de distintas formas: por grupos, por disponibilidad, entre otros.

Salones de chat: estos salones permiten establecer debates o trabajar un tema o tarea

específica con un grupo de compañeros de trabajo. Desde este ícono tiene un acceso

rápido para buscar o supervisar la actividad de algún salón, así como leer y publicar

mensajes.

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Conversaciones: puede revisar todas sus conversaciones, conversaciones perdidas y ver

las llamadas.

Teléfono: se accede a un teclado telefónico, donde puede marcar el número de algún

usuario y llamarlo a través de Lync.

Menú rápido

Al posicionar el cursor sobre la imagen del contacto, se despliega el menú rápido de

Lync, con diferentes opciones para comunicarse con la persona seleccionada.

Podemos activar la opción de guardar todas las conversaciones mantenidas en la carpeta

de Historial de Conversaciones de Outlook. Para activar esta opción debemos continuar

los siguientes pasos:

Presionamos sobre Opciones

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En el menú Personal habilitamos la casilla Guardar conversación instantánea en

la carpeta Historial de conversaciones de mi correo electrónico

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Para consultar una conversación, nos dirigimos a la carpeta del Outlook

Historial de Conversaciones en dicha carpeta estarán almacenadas todas las

conversaciones mantenidas

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PROPUESTA REALIZADA POR LA UNIVERSIDAD DE SEVILLA.

La propuesta que proponemos es la siguiente:

Como pedagogas queremos destacar el papel fundamental de la comunicación. ¿Por qué

es importante comunicarnos?

Es muy importante ya que es la base del entendimiento entre personas, es lo que te lleva

a saber, conocer, orientar y expresar los sentimientos, a relacionarte con los demás,

entendiendo su pensar y sentir, la comunicación acerca, la falta de ella nos aleja de los

demás…

Por ello y para confrontar con más seguridad la problemática que presenta esta empresa,

establecemos la obligatoriedad de que la empresa proporcione a sus empleados la

realización de un curso de formación online para la total perfección y entendimiento del

chat Lync.

Se trata, como bien hemos dicho antes, de un curso de formación a través de una

plataforma online. El entorno sobre el que se desea implantar dicho curso de formación

a distancia se trata de un entorno en el que se manejan constantemente las tecnologías

de la información y la comunicación (TICs) y las herramientas que nos proporciona la

web 2.0 por lo que su implementación no va a ser tan costosa como en entornos en los

que no están presentes dichas herramientas.

El público destinatario tiene edades comprendidas entre los 25 y 55 años siendo más

fácil el manejo de estos cursos para unos que para otros.

Tras la realización del curso, los trabajadores tienen que saber manejar con total

perfección el chat Lync, así como guardar las competencias que éste ofrece.

Competencias como:

Que es la red de comunicación Lync.

Para que sirve.

Cuáles son los pasos a realizar para el correcto manejo de Lync.

Cuáles son las ventajas de la utilización de Lync.

A cada usuario que ingrese en el curso se le confeccionará una clave de acceso. Se le

dotará de un correspondiente nombre de usuario y contraseña.

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Una vez inscripto al curso, el usuario recibirá la dirección de Internet donde se

desarrollarán las actividades. Al mismo tiempo el tutor, enviará un mensaje de

bienvenida y les indicará el programa del curso, es decir, los plazos en que se

desarrollarán los distintos temas a tratar. De este modo, podrán empezar a trabajar con

los contenidos e interactuar con el tutor y los demás usuarios.

Cuando se terminen de impartir dichos cursos, se les realizará al público destinatario un

examen vía online y tipo test para conocer si han adquirido los conocimientos y

habilidades que se proporcionan tras la impartición del mismo. Así mismo, también

tendrán que realizar un cuestionario para conocer su opinión sobre dicho curso y

matizando en los aspectos a mejorar.

¿Por qué utilizar Lync?

La mensajería instantánea de Lync es una forma eficaz de conectar con los contactos en

tiempo real y en cuestión de segundos. Es menos formal que un correo y más rápida que

una llamada, además de difícil de superar en velocidad y de ser fácil de usar. Puede

enviar un mensaje instantáneo desde cualquier sitio de Lync en el que vea un contacto.