PROYECTO FORMULACIN Y EVALUACIN DE PROYECTOS

PROYECTO FORMULACIN Y EVALUACIN DE PROYECTOS

POR:

MARISOL SEGURA 0911340025

TUTORJOS JULIN MUOZ

POLITECNITO GRANCOLOMBIANOBOGOTA, MAYO 31 DE 2014BENPOSTA NACIN DE MUCHACHOS

TABLA DECONTENIDO

DESCRIPCIN SUMARIAObjetivos Objetivo General:Objetivos Especficos:1) estudio del mercado2) ESTUDIO TECNICO.. 3) TAMAO Y LOCALIZACIN4) ESTUDIO DE INGENIERA..5) ADMINISTRACIN Y ORGANIZACIN.6) ESTUDIO LOGISTICO7) ESTUDIO DE COSTOS Y PRESUPUESTOS...8) EVALUACIN DEL PROYECTOConclusionesBibliografa

DESCRIPCIN SUMARIA

BENPOSTA , tiene como Misin formular, estudiar, ejecutar, evaluar y controlar proyectos en las reas de la cultura, comunicacin, recreacin, medio ambiente y deporte; igualmente facilitar y orientar los procesos educativos y de mejoramiento de estilo de vida, para el fomento, promocin y desarrollo social y econmico de la regin; a travs del talento humano y de los medios tcnicos, tecnolgicos, financieros y econmicos de la comunidad en general; Siempre buscando un crecimiento en el bienestar personal y familiar.OBJETIVO GENERALFomentar las races culturales de nuestra idiosincrasia, Incluyendo a los individuos desde la identidad y valor cultural de las Danzas.

OBJETIVOS ESPECIFICOS 1. Permitir desarrollar imaginacin y su creatividad, elaborando sus propias coreografas, vestuario, escenarios, etc.2. Fomentar la democracia y la participacin colectiva, en la toma de decisiones, acerca de las danzas a practicar, las presentaciones etc.3. Asimilar los conocimientos del lenguaje Artstico.4. Valorar el trabajo cooperativo y el mejoramiento de aptitudes artsticas.5. Adquirir el trabajo corporal como propio de una identidad. 6. Incorporar a la familia en cada en el desarrollo de las presentaciones culturales.7. Reflexionar sobre los estilos de danzas que dejaron huella en la sociedad.8. Sentir la danza como propia del desarrollo social.9. Evidenciar disposicin y capacidad para programar, organizar y ejercitar n grupos de actividades artsticas.

JUSTIFICACIN

Gran parte de los eventos sociales, recreativos y culturales en nuestro pas tienen fama de superfluos, carentes de procesos, desorganizados y que no conducen a fines que permitan el desarrollo de los individuos, las comunidades o las empresas. Esta mala imagen se debe en parte a la falta de formacin tcnica y profesional del personal que planea en el campo social, empresarial, cultural, recreativo y turstico.Se pretende suministrar principios, procesos y herramientas prcticas que conduzcan a planificar, organizar, ejecutar y controlar ms tcnicamente el espectculo recreativo con miras a lograr efectivos resultados, se busc el evento que llegue a la mayora de pblico.

Para lograr el propsito de apreciar el proceso de planeacin e implementacin del concierto, que dentro del proceso de formacin, se hace importante referir algunos conceptos en cuanto al proceso de planificacin, organizacin, ejecucin y control de los eventos recreativos y/o culturales.Se pretende as, que los aprendizajes y experiencias adquiridas tanto en los mdulosvirtuales, como en las experiencias en el trabajo de campo, se reviertan en la planeacin de diferentes actividades que se puedan implementar, de tal manera que se pueda conocer el proceso lgico e integral de la planeacin y operacin en el evento y as mismo que se pueda replicar nuevamente para la generacin de otras propuestas que sirvan tanto para el fortalecimiento de los conceptos para su propio desarrollo laboral.Colombia es un pas rico en diversidad cultural y tnica. Hacemos parte de una sociedad que a pesar de los diferentes conflictos internos, evoca acciones que le permita ser y hacer feliz a otros y otras contagiando de esta magia a la comunidad internacional. Lo anterior se ve reflejado en las mltiples celebraciones que se realizan durante todo el ao a lo largo y ancho del pas; algunas cobrando tanta importancia y tradicin que han sido denominadas por la UNESCO como patrimonio inmaterial de la humanidad. La globalizacin contina su camino en una de sus ramas hacia la homogenizacin de la cultura, lo que pone en riesgo aquellas culturas y expresiones que no estn posicionadas. En el caso de la regin pacifica la situacin es preocupante puesto que muchas practicas ancestrales en el mbito de tradicin oral, en lo gastronmico, lo folklrico, artstico, costumbres entre otras, estn siendo amenazadas por la modernizacin. Y si no se generan acciones concretas a mediano plazo estas riquezas ancestrales podran desaparecer.

1. ESTUDIO DE MERCADO

El proyecto tendr acogida por parte de la poblacin que gusta del arte, como expectativas para incrementar en parte sus necesidades Esto suceder cuando haya sido ejecutado el proyecto con responsabilidad, con profesionalismo tico, participativo y solidario.

Apunta integrar en un llamado nacional a los grupos, gestores culturales y reinas de diferentes municipios y departamentos del pas, que son, quienes han respondido a nuestro llamado. Pretende que las danzas de la costa pacfica y todo el contenido histrico, filosfico y antropolgico que posee, pueda viajar en las mochilas de quienes participen, a partir de los espacios de intercambio que se propiciaran. Se ha proyectado la llegada de 28 grupos de danzas y ms de 15 grupos, que harn que durante cada presentacin se vea visitado por ms de 3500 personas (delegaciones acompaantes) en el marco del desarrollo de tres presentaciones por da para 7000 promedio da.En este propsito hemos convocado el apoyo de la Alcalda de Ideartes, quienes han visto en la propuesta, una iniciativa sana, que posibilitar seguir impulsando el trabajo desarrollado por los cultores de la zona y fortalecer las dinmicas que contribuyen a la construccin de identidades.PARTICIPACIONES NACIONALES

Festival Nacional del folklore - Ibagu Tolima Reinado Nacional del Bambuco - Neiva Huila Concurso Nacional de Aires Colombianos - Pereira Risaralda CREA Encuentro de la cultura Colombiana - Santa Fe de Bogota. Festival del Mono Nez - Ginebra Valle Festival Nacional del Pasillo Colombiano - Aguadas Caldas Carnaval de Blancos y Negros - Ipiales Nario Festival Iberoamericano de Teatro - Santa Fe de Bogota.

PARTICIPACIONES INTERNACIONALES Festival Internacional de Teatro Callejero - Santa fe de Bogota Encuentro Colombo Venezolano de cultura - Maracaibo Venezuela Reinado Indgena la SARAUSTA -Otavalo Ecuador Taller de intercambio cultural Escuela Politcnico Nacional de Quito Ecuador.Encuentro internacional de folclor en Arequipa Per.

2. ESTUDIO TCNICO

BENPOSTA NACION DE MUCHACHOS, es una organizacin no gubernamental de desarrollo social y cultural, sin nimo de lucro, que tiene como propsito fortalecer y difundir las expresiones culturales propias de la regin norte caucana y de la regin pacfico en general (Choc, Valle, Cauca, Nario), contenidas en la cotidianidad de la poblacin, buscando tambin puedan ser valoradas como elementos para el desarrollo social, econmico, poltico y ambiental.AMORIOS ENTRE CIELO Y TIERRA, Cuenta con elementos como la celebracin de Navidad en el Pacfico, labores cotidianas como pescar y lavar ropa a orillas del ro; la muerte de un ser querido y la alegra por el retorno de alguien. La celebracin de la Navidad en el Pacfico, las labores cotidianas de pescar y lavar ropa en las orillas de los ros, la muerte de un ser querido y la alegra por el retorno de un familiar. Todos estos elementos forman parte de la obra Amoros entre cielo y tierra, montaje de la Fundacin Benposta, que se presenta en el Teatro Jorge Elicer Gaitn.La creacin colectiva se present por primera vez en 1993, gracias a la beca de creacin que les otorg en ese entonces Colcultura. Durante cuatro aos, el grupo compuesto por 40 actores, bailarines y msicos recorri los escenarios del pas para mostrar el montaje.Desde hace diez aos no se presenta la obra, pues el elenco tom diferentes rumbos. "La mayora ingres a prestigiosas agrupaciones de danza como la de Delia Zapata y el Ballet de Colombia", comenta el anterior director del montaje, el bailarn Juan Carlos vila y la nueva directora Luz Mery Galeano.'Amoros entre cielo y tierra' se presenta de nuevo al pblico para rescatar el trabajo de investigacin y montaje, que les tom a los creadores ms de dos aos. "El 80 por ciento de los protagonistas de hace diez aos estn actualmente. Ahora, todos tienen ms experiencia", seala vila.Durante una hora y media, el pblico disfrutar de la historia de amor entre Amaury y Rosala, a travs de la cual se presentan los bailes de ritmos tradicionales, como el bunde, la juga, el abozao, el chigualo, el makerule, la jota chocoana, el bamabaz,la mazurka, el saporrond, el barr y el famoso currulao. Una de las protagonistas del relato es la Tunda, uno de los mitos ms famosos de la zona.

FICHA TECNICA DEL PROYECTONOMBRE DEL PROYECTO:AMORIOS ENTRE CIELO Y TIERRA

NOMBRE DEL SOLICITANTE:BENPOSTA NACIN DE MUCHACHOS

DIRECCIN Y DATOS GENERALES DE LA ORGANIZACIN PROPONENTE:Teatro Jorge Eliecer GaitnEvento: Los consentidosAv. Carrera 7 # 22-47, Bogot, D.C. 3346800

http://www.idartes.gov.co/index.php/escenarios/teatro-jorge-eliecer-gaitan

REPRESENTANTE LEGAL:JOS PROSCOPIO ROS CRDOBA

COORDINADOR:JOSE LUIS CAMPO ALIAS PEQUENO

OBJETIVO GENERAL DEL PROYECTO:Promover, difundir, posicionar, conservar y enriquecer el prcticas culturales y artsticas de cada regin colombiana participante en el encuentro; por medio de la danza folklrica, as como favorecer la apertura de espacios para el reconocimiento del Currulao a nivel nacional, estrechando lazos de unin entre el pacifico colombiano y el resto del pas a travs la realizacin del CONCURSO NACIONAL DE DANZAS FOLCLORICAS PROGRAMA CONSENTIDOS

GRUPOS TNICOS:Afrodescendientes

APOYANALCALDIA MUNICIPAL DE BOGOTCONCEJO MUNICIPAL DE BOGOTASECRETARIA DE EDUCACIN DE BOGOTAMINISTERIOS DE CULTURA IDEARTESASOCIACIN DE COMERCIANTES DE BOGOTAASOCIACINES FOLCLRICAS

1. ORGANIZACINSe tiene una fecha especfica para la realizacin del concierto soportado por el contrato firmado directamente con la Alcalda de Bogot en el cual se estima una asistencia de 70.000 personas, razn por la cual implementaremos un montaje especial para esta clase de eventos masivos. De igual forma la Polica Nacional ser la encargada de brindar la seguridad en este evento.

2. LEGALIDAD (PERMISOS E IMPUESTOS)Por ser un contrato firmado directamente con la Alcalda nos facilitan el espacio y los permisos requeridos.

3.DIVULGACION, PUBLICIDAD Y PROMOCIONEn conjunto con la alcalda, la Empresa ser la encargada de divulgar el evento por medio de volantes, afiches publicitarios, radio, televisin y redes sociales en Internet.

4. AMBIENTACION, RENTABILIDADVALOR APROXIMADO DE LA INVERSIONPara este evento ser necesaria la adecuacin de una tarima, dos pantallas de gran dimensin, parlantes y amplificadores. La inversin para el pago de artistas es por un valor de $100.000.000. El contrato firmado con la Alcalda es de $210.000.000 que da como resultado una utilidad de $110.000.000

5. LOGISTICA Y LOCACIONESEl evento se realizar en el Teatro Jorge Eliecer Gaitn situado en la ciudad de Bogot, por ser un evento cultural, para los usuarios el costo del espacio es asumido por Ideartes y nosotros seremos encargados de realizar el montaje de sonido, tarimas y luces.

6. CALIDAD DEL SERVICIOContamos con amplia experiencia para el montaje de eventos masivos con equipos de la tecnologa ms avanzada y un conjunto de personas capacitadas en el tema.

7. CONTRATACION Y FINANCIACINNuestra Empresa se encargar directamente de realizar los contratos con los artistas invitados y nosotros a su vez haremos un contrato con la Alcalda de Bogot, quien ser la encargada de cancelar el valor facturado por nosotros, cabe resaltar que dichos contratos estn soportados con la debidas plizas de cumplimiento. La Alcalda delegar las funciones de seguridad por medio de la Polica Nacional.

8. CAPACIDAD TECNOLOGICAContamos con los equipos ms avanzados a nivel tecnolgico para la realizacin de eventos masivos.

9. TALENTO HUMANO REQUERIDOEl personal de nuestra compaa est capacitado para brindar un excelente servicio en la realizacin de este gran evento. De esta forma el equipo de trabajo que estar encargado de realizar el Evento Los consentidos la presentacin amoros entre cielo y tierra ser: 3 publicistas encargados de gestionar la pauta publicitaria, el Dpto. Logstico se encargar de la asistencia tcnica del evento (montaje de tarima, parlantes, amplificadores, luces, pantallas, etc.). La contratacin con la Alcalda y artistas estar liderada por la Gerencia.

10. MEJORA CONTINUACulminado el evento el equipo de trabajo de Global Eventos y Promociones solicitar a la Alcalda una evaluacin de los aspectos anteriormente mencionados con el fin de mejorar para seguir brindando un excelente servicio en futuros eventos.

DEBILIDADES Falta de recursos estatales y privados para el desarrollo de la cultura. Falta de espacio de participacin ciudadana para el acceso a los bienes culturales. Falta de infraestructura para la realizacin de actividades culturales.

AMENAZAS Flagelos como la drogadiccin, desempleo, delincuencia del entorno. Bajo nivel de cultura Mnimas fuentes de arte. Escasos recursos por el estado para actividades artsticas y culturales.

FORTALEZAS Profesionales en cada una de las reas (Danza, Msica y Teatro). Credibilidad, confianza, idoneidad en el montaje Amoros entre cielo y tierra La trayectoria de 37 aos en el medio artstico como investigadores, capacitadores y difusores.

OPORTUNIDADES Espacios ganados en Colcultura Pocas ONG culturales brindando espacios de formacin en Bogot. Inclusin de Benposta dentro del plan de desarrollo cultural. Nios, nias y jvenes sin actividades de ocupacin del tiempo no escolar.

DEBILIDADESAMENAZAS

AMORIOS ENTRE CIELO Y TIERRACulturalmente los eventos de danza y msica folclrica no son llamativos para todo tipo de poblacin, corriendo el riesgo de no llenar las expectativas del pblico.El folclor no es muy patrocinado en Colombia, el pblico que acompaa los escenarios es para poblacin especfica o que conoce del tema o artistas en este gnero.

FORTALEZAS

Hay zonas del pas que conservan y se especializan en no perder sus races culturales, en instituciones de educacin tienen en su pensum danzas y/o grupos de danzas y msica.Las nuevas generaciones se inclinan por races culturales urbanas o extranjeras y ven la danza folclrica como parte del pasado. Podra no ser un evento llamativo para la poblacin que no est inclinada por el arte.Se conserva la esperanza por inculcar a las nuevas generaciones al talento artstico como expresin de arte para el desarrollo cultural y as darnos a conocer a otros pases. Aunque no hay inversin y apoyo de la cultura en nuestro pas.

OPORTUNIDADES

Es una pasin de muchos artistas la expresin y talentos de los sentidos, en la actualidad hay variedad de grupos que se estn dando a conocer internacionalmente complementan la danza y msica con el Ballet, afro y folclor.Dar a conocer a la mayora de poblacin nuestras muestras de danza y msica que muchos artistas de este gnero tenga la oportunidad de lanzar el arte.Hay ferias de arte, fiestas y fechas donde hay bastante que est a la expectativa de este tipo de eventos tanto para participar como para visualizar y ver otro tipo e experiencias para poder conceptualizar y tener una proyeccin, criterio o crtica constructiva para mejorar o innovar

3. TAMAO Y LOCALIZACIN3.1 La labor de BenpostaLa Fundacin Benposta lleg a Colombia en 1977, con el objeto de educar a jvenes con problemas econmicos y conflictos familiares, no solo en sus estudios bsicos, sino para formarlos en distintas artes. En la actualidad, en la sede de la fundacin, nios, entre los 7 y 14 aos, aprenden danza, teatro y msica, a bajo costo y excelente nivel.3.2. Alcance del mercadoEl mbito del mercado inicialmente ser la demanda proveniente de las mismas organizaciones capacitadas en arte; y segn la demanda de la oferta del proyecto, sta podr orientarse al mercado regional, sin dejar de lado la promocin, difusin y potenciacin del sistema de comercializacin de parte del equipo de trabajo que maneja la publicidad de Benposta.3.3.Anlisis de la OfertaSe ha constatado que existe muy pocas ONG brindan capacitacin y formacin en artes pues esta formacin es de alto costo o difcil acceso, sin embargo la demanda actual excede ampliamente a la oferta, inclusive la presencia de turistas permite aumentar la oferta actual. Otro indicador seala que en pocas de fiestas patronales (locales y regionales) y los meses de Mayo, Junio (andinismo), Julio (fiesta nacional), Setiembre, Octubre (Festival teatro, Danza y msica), Noviembre (visita de promociones de colegios) y Diciembre, en estas pocas los eventos requeridos se incrementan en ms del 40%.Existe a la fecha, falta de informacin, promocin y capacitacin para hacer que los pobladores se orienten a fomentar y activar el arte como alternativa de desarrollo cultural. 3.4 Localizacin.La produccin del proyecto se realizara cerca de los eventos culturales del centro de Bogot, los ensayos en el teatro Benposta a 15 minutos del centro a pie, donde se concentra los teatros como la candelaria, el Colon, el Jorge Eliecer Gaitn etc. Por facilidad de desplazamiento, bajos costos de alquiler y facilidad de ubicacin del mercado objetivo y transporte de los clientes.3.5 Poblacin beneficiariaLa ejecucin del presente proyecto, estara beneficiando a grupos de jvenes, adultos de ambos sexos (en forma directa a 10 grupos al inicio) a turistas nacionales e internacionales, instituciones educativas, instituciones pblicas y privadas, centros parroquiales, centros de salud, organizaciones comunales, partidos polticos, organizaciones etc. y concretamente a Benposta que son aproximadamente ms de 80,000 habitantes. 3.6 MuestraEl mtodo de muestreo utilizado es el aleatorio simple, de tal modo que las unidades que conforman la muestra fueron elegidas al azar. Dada que la poblacin de Quito es grande, y no tenemos certeza sobre la proporcin del nmero de consumidores de bebidas no alcohlicas, pero sabemos que es grande, utilizamos la frmula para calcular el tamao de la muestra para proporciones cuando N es muy grande: k P(1 Q) n = e donde, k = 1,96 (asociada a un nivel de confianza del 95%) P = Q = 0,50 (valor elegido para maximizar el tamao de la muestra) E = 5%

Dando como resultado un tamao de muestra de aprox. 3850 participantes. 3.7 AntecedentesSin embargo pese a estos importantes avances, se ha tenido las siguientes limitaciones: Recursos econmicos insuficientes para cubrir ptimamente los costos en cuanto se refiere a los servicios tcnicos sobre Arte y folclor. Limitada programacin de Ferias artsticas, (una vez por ao) Falta ampliar nuestros mbitos de accin en ms comunidades campesinas Y el ms lgido, el de no contar con asesoramiento permanente con profesionales en escenografa, msica, Difusin publicitaria, nutricionista.

3.8 ContextoEn la ltima dcada la importancia al arte, al folclor, han sido muy escasos, esto a raz de la poca informacin brindada por las autoridades de gobierno, a los miembros integrantes de la sociedad, e inclusive por la notoria discriminacin y marginacin, especialmente en lo concerniente a la educacin. En tal sentido Benposta asumi la responsabilidad de promover el proceso formativo de nuevos grupos, centrados en la formacin y conocimiento de los deberes y derechos de la sociedad y tomar conciencia de que el arte y la erradicacin del analfabetismo son base importante como alternativa de desarrollo.

4. ESTUDIO DE INGENIERA

4.1 Disposicin generalEl mbito de accin en cuanto se refiere a las capacitaciones y ensayos de arte, al monitoreo, seguimiento, instalacin de un teatro en la finca de Benposta.4.2 CoordinacinPara una labor fructfera y seria, es necesaria la coordinacin respectiva con las autoridades de cada comunidad Benposta y al Instituto Nacional de Cultura) para poder realizar el montaje de Amoros entre cielo y tierra.4.3 CapacitacinLuego de la aprobacin del proyecto, el segundo paso a tomar es especficamente referente a la capacitacin, que estar a cargo de los mismos bailarines de la antigua escuela de Benposta para continuar con un grupo de formacin, en aras de Promocin Social y Comunicacin, compuesto por un Tcnico en luces, un director artstico, un nutricionista y cuatro promotores en publicidad que estarn a completa disposicin del proyecto. Adems se contar con colaboradores de las propia comunidad; aclarando que el 90% de las capacitaciones se realizaran con ensayos rutinarios organizados y miembros integrantes del cuerpo de baile, percusin y msica que ya no vivimos en Benposta, al inicio toda capacitacin y prcticas se harn con sus propias herramientas y materiales de cada uno de los participantes; esto para bajar costos. 4.4 Tiempo de EjecucinDe 02 aos a partir de su aprobacin y de acuerdo a la disponibilidad del presupuesto, prolongar el contrato del tcnicos por un ao ms, esto para continuar con las orientaciones tcnicas y asesoramiento.4.5 Actividades

Elaboracin del proyecto Gestin de financiamiento Adquisiciones de material logstico Adquisicin de materiales e insumos Contratacin de tcnico en luces y tramoya, Dr. (artstico), nutricionista. Contactos y Coordinacin con convocatorias

El arte hace parte del folclore de nuestra cultura Colombiana, pero ha sido el que menos difusin ha merecido, por lo tanto, es menester de los profesores de danzas, bailarines, cantores y dems cultores, encontrar en este proyecto, la posibilidad de dar un salto ms ambicioso a que se conozca, escuche, baile y cante en todos los rincones del pas.5. ADMINISTRACIN Y ORGANIZACINLOGO:

MISION:Brindar un excelente y completo servicio en la organizacin de eventos de carcter cultural, donde la seriedad y cumplimiento son la garanta para lograr la satisfaccin de nuestros clientes.VISION:En al ao 2015 ser una empresa lder, difundiendo cultura artstica por medio del profesionalismo de quienes la integran, ostentando la calidez humana como virtud principal, consolidando nuestra organizacin como una de las mejores a travs de sus distintos programas y eventos culturales a lo largo del pas.ORGANIGRAMA

GERENCIA GENERAL:El objetivo o funcin del cargo es brindar el direccionamiento administrativo, operativo y logstico estableciendo objetivos claros, realizando control con el propsito de medir en forma cualitativa y cuantitativa la ejecucin de los planes y el xito de la empresa. DIRECTOR COMERCIAL:Es la persona responsable del cumplimiento de los objetivos, diseando con su equipo las estrategias para conseguir resultados previstos, las comunicaciones, los procesos de decisin, ya sea logstico o de infraestructura DEPARTAMENTO FINANCIERO:Este departamento tiene como responsabilidad la recepcin y verificacin de los documentos, llevando registros contables con bases acumulativas para poder determinar los costos, facilitando as la formulacin, ejercicio y evaluacin de los presupuestos y sus programas, con objetivos, metas y unidades responsables de su ejercicio. Es el encargado de administrar y gestionar los eventos con que cuenta Benposta. Se basa en las mejores formas de obtencin de recursos y la forma ms eficiente para canalizarlos mejorando su rendimiento. Es decir controla las utilidades de estos eventos a lo largo de la ciudad.DEPARTAMENTO DE RELACIONES PBLICAS:Es el encargado de la publicidad institucional (folletos del evento, boletera, organizacin y distintas actividades. En los medios de comunicacin prensa, radio, tv, internet, videos informativos. Protocolo organizacin de eventos. Exhibiciones y muestras. Disertaciones.

DEPARTAMENTO LOGISTICO:Tiene como objetivo llevar a cabo el control de todo aquello que se requiere para el funcionamiento del evento, en cantidades especficas, para la fecha sealada, evitando demoras y paralizaciones, verificando la exactitud, calidad, seguridad y disposicin as como la custodia de todos los materiales, atender los requerimientos del usuario, encargndose de la entrega de la mercadera.DEPARTAMENTO CULTURALEncargado de coordinar, planificar, y desarrollar los diferentes y variados eventos culturales, que apruebe la gerencia general y comercial, presentar las propuestas a desarrollar por la empresa en los distintos eventos.

6. ESTUDIO LOGISTICO

6.1 TIPO DE ESPECTACULO:CULTURAL.Obras de teatro, canto, espectculo circense, danza folclrica, danza afro, danza contempornea, teatro infantil y juvenil, cuenteros (egresados ASAB).NOMBRE DEL EVENTO AMORIOS ENTRE CIELO Y TIERRA. LEMAVIVE TU CULTURA CON BENPOSTA NACIN DE MUCHACHOS S.A.S BOGOTA.TAMAO DEL EVENTOPara 7.000 personasLugar: Centro Cultural Teatro Jorge Eliecer Gaitn Bogot

Fue coordinar las responsabilidades de cada persona en lo que va hacer y especificar sus y a quien tienen que pedir autorizacin. Crear las cartas para los patrocinios y permisos.Nombre del evento: El evento seleccionado para este proceso de planeacin es el AMORIOS ENTRE CIELO Y TIERRA, el cual servir como herramienta para los procesos de planeacin, ejecucin y proyeccin de eventos recreativos.Fecha: Este evento se desarrollar el 27 de septiembre del ao 2014.Lugar: En el Teatro Jorge Eliecer Gaitn.Boletas: $10.000, $20.000, $ 25.000, $ 30.000, $35.000Se consiguen en la taquilla del Jorge Elicer GaitnHora: 7:00 p.m.Capacidad: Para este concierto se estima una asistencia aproximada de 70.000 espectadores.Patrocinio y financiacin: La Empresa realizar un contrato directamente con la Alcalda de Bogot, quienes a su vez sern los encargados de cancelar el valor total facturado por nuestra Empresa.Pagos locales: Es hacer el contrato con el IDRD y definir los das para hacer los pagos.IMPUESTOS Y PERMISOSTrmites Legales: Es comenzar hacer todos los trmites para el concierto y sacar todos los permisos para el conciertos. (Documento 1)La Direccin Administrativa de la Secretaria Distrital de Gobierno, mediante el decreto 539 de 2006, tiene asignada adems de las funciones propias de apoyo a las reas misionales, las funciones relacionadas con rifas, juegos, concursos y espectculos, de acuerdo con la normatividad vigente.http://www.gobiernobogota.gov.co/servicio/DA/formulario_espectaculos.php

Elaboracin de cartas y permisos: Es hacer las cartas para sacar los permisos y otras solicitudes para realizar el concierto.Otras Solicitudes Solicitud de presencia de efectivos de la cruz roja (Documento 2) Solicitud de presencia de efectivos de bomberos (Documento 3) Solicitud de presencia de la Polica Nacional (Documento 4) Solicitud de utilizacin del Pabelln Municipal al IDRD (Documento 5)Notas De Requerimiento (Anexo IV): Nota de requerimiento de instalacin elctrica para concierto barra de barra y presencia electricista de servicio durante el da del concierto (Documento 6) Notas de requerimiento de solicitud a empresa concesionaria recogida residuos slidos de barriles para el depsito de residuo solidos (Documento 7)

Entrega definitiva de trmites: La entrega de todos los trmites que se necesita para el concierto.Sellaje de boletos: Es hacer que sellen los boletos para el concierto y autoricen los boletos.Rueda de prensa: Es hacer una rueda de prensa para lanzar el concierto y despus otra para que la prensa hable con la artista.Elaboracin del libro de logstica y produccin del conciertoBuscar informacin sobre cmo se realiza la documentacin referente a conciertos para realizar los registros de las evidencias. 6.2 LA BSQUEDA DEL CONTRATO

En la actualidad, el panorama artstico es amplio, heterogneo y competido, en evolucin y en busca de apoyar el talento colombiano a la hora de invitar que se identifiquen con la finalidad del presente evento genera buenos contactos y credibilidad al evento el cual se realizar en el festival de verano muy popular en Bogot en esta fecha.

6.3 PUBLICIDAD Y PROMOCINElaboracin de cuas de radio: Es hacer dos cuos de radio para la publicidad del concierto y fijar el tiempo de cada cua que se usa al aire para la publicitar el concierto.Elaboracin de cuas de TV: Es hacer los comerciales de TV para la publicidad del concierto y fijar el tiempo del comercial.Pautaje cuas de radio venta 1: Es hacer una planificacin para pasar el comercial en la radio hasta una fecha fija para pasar el segundo comercial.Pautaje cuas de radio venta 2: Es hacer una planificacin para pasar el comercial desde la fecha que se deja de pasar el otro comercial hasta el da del concierto.Pautaje cuas de TV: Es hacer una planificacin para pasar el comercial en la tele hasta el da del concierto.Prensa anuncios: Es hacer un boletn de prensa y mandar a todos los medios para anunciar el concierto.Artes grficas del concierto: Son los posters, entradas, gafetes, hojas volantes, etc.Elaboracin de boletos: Es imprimir todos los boletos para el concierto.6.4 PBLICIDAD Y MERCADEODefinicin paquetes: Es hacer propuestas diferentes para conseguir auspiciantes para el concierto.Bsqueda de Clientes: Es comenzar a enviar propuestas a empresas que sean posibles auspiciantes.Cierre de auspicios: Es definir el pblico del concierto y firmar los contratos.Entrega de material publicitario: Es entregar la publicidad de lo ofrecido en las propuestas.6.5 PRODUCCIN Y LOGISTICAEQUIPO TCNICO: Es contratar a la gente que va a trabajar en las puertas en el concierto.Entrega de raider tcnico: Es crear el raider tcnico y entregar a las empresas que van hacer todo lo elctrico.Definicin de iluminacin y sonido: Es definir con que empresas se va hacer la iluminacin y sonido.Firma contratos iluminacin y sonido: Es firmar los contratos con las empresas la iluminacin y sonido.Coordinacin transporte areo: Es coordinar la llegada de la artista y su grupo de trabajo y la salida de todo el grupo.Aduanas trmites: Es coordinar todo lo que trae la artista desde sus cosas hasta todo lo que usa en su presentacin para que todas las cosas entren al pas sin problema.Contrato Artistas Invitados: Es coordinar la participacin y llegada permanencia en nuestro pas de los artistas.Comunicaciones celulares: Es la coordinacin de tal forma que se va a comunicar la produccin desde el primer da hasta el ltimo a travs de celulares, etc.Definicin local de venta de boletos: Es la coordinacin de los lugares en donde se va a vender los boletos para el concierto y firmar los contratos con los locales.Venta de boletos: Es comenzar a vender las entradas para el concierto y ya en lugares definidos.Definicin seguridad: Es hacer los contratos con la gente de seguridad y definir los lugares que necesitan seguridad.Alquiler de sala apropiada: Tramitar el espacio fsico y de tiempo el concierto en el festival de verano como lugar usual para dicha actividad, el cual ser en el tercer da del Festival de Verano que corresponde al concierto dirigido a los amantes de la msica Balada Romntica, con amplia experiencia accesibilidad y caractersticas geogrficas y artsticas del lugar.6.6 MONTAJE DE LA PRESENTACIN

Todos estos trabajos se llevan a cabo durante no menos de 12 horas de montaje y con la implicacin de unas 20 personas y deben ser trabajados para la comodidad delos organizadores y artistas.

Decoracin Luces e iluminacin Equipos y amplificadores SonidoMedios Hay que destacar el material y clasificarlo para luego realizar el montaje. Paralelamente se est montando el escenario que previamente ha elegido el personal especializado.Mantenimiento y seguridad.Si el concierto dura ms de un da y el recinto donde se celebra no es cerrado se suele contratar seguridad durante esos das para un funcionamiento correcto y evitar males mayores y disgustos con el pblico en general.Equipo Tcnico: Es contratar a la gente que va a trabajar en las puertas del teatro como acomodadores, taquilleros etc.Tcnicos que manejan la escenografa, las luces, el sonido, el cableado y la multimedia.6.7 PRUEBASTambin los auxiliares de limpieza empiezan a preparar el escenario para cuando los artistas quieren hacer el simulacro del concierto. Pruebas de Luces. Prueba de multimedia. Prueba de Sonido. Prueba de puesta en escena. Ensayo general.Son necesarias las pruebas para ultimar detalles.6.8 DESMONTAJE DE LA PRESENTACIN: Esta fase se prepara y se dispone de personal para evitar fatigas de ltima hora por la prisa del cierre del concierto y situaciones indeseadas.

CRONOGRAMA DE LA PRESENTACIN AMORIOS ENTRE CIELO Y TIERRAFue especificar todas las cosas que hay que hacer para el concierto y ponerles fecha. (Vea Archivo en Excel)ACTIVIDAD/MES12345678

1ELABORACIN DE LA PROPUESTA

Elaboracin del proyectoX

Diseo de imagen (logo, afiches, pendones, pasacalles)X

Impresin y difusin de publicidadX

Envo de Publicidad a departamentos, grupos culturales.XXXXXXXX

2Socializacin de la propuestaXXX

3Comits de trabajoX

Reuniones comits de trabajoXXXXXXX

4Convocatorias a los diferentes departamentos, municipios y grupos culturales.XXXXX

Entrega formatos de inscripcinXX

Recepcin de inscripciones (confirmacin de participacin)XX

5Solicitudes de apoyo XXXX

Confirmacin de apoyosXXX

6Elaboracin de programacinX

7Recepcin de participantes, desarrollo y evaluacin del eventoX

7. ESTUDIO DE COSTOS Y PRESUPUESTOS

Con todos los gastos e ingresos que va a ver por la realizacin del concierto, despus van todos los gastos uno por uno y lo ltimo es un punto de equilibrio. Finalmente las Ganancias (Vea Archivo en Excel)

COSTOS Y GASTOSCostos FijosLos costos fijos son los que vamos a tener que cubrir independientemente de la cantidad de asistentes que lleguen al evento, esto es:- Produccin pre-evento, gastos de personal designado y papelera.-Difusin, promocin del evento, publicidad y rueda de prensa.-Diseo, impresin y costo de envo de invitaciones.-Locacin, el lugar dnde se har el evento. Ocupar un importante porcentaje de los costos totales del evento.-rea y servicio de estacionamiento.-Equipamiento tcnico, sonido, proyeccin, decoracin, fotografa y video.-Viticos, transporte y alojamiento de oradores e invitados especiales.-Actos protocolares de apertura y cierre del evento.-Traductores si fuera necesario.-Sistema de inscripcin y acreditacin.-Contratacin de show o actividades, extra al evento.-Cobertura de seguro de equipamiento y personal.-Honorarios de servicios profesionales, contadores, abogados, arquitectos, etc.-Servicio de fletes, transporte, montaje y desmontaje.

Costos VariablesLos costos variables estn determinados por la cantidad de asistentes o invitados, entre ellos:-Material de acreditacin, credenciales, programas, etc-Servicio de Catering, coffee breaks, almuerzos, cenas.

-Personal temporario.-Estacionamiento.-Computadoras y mobiliario.-Gastos bancarios.-Personal de seguridad y limpieza

ImprevistosEs importante tener en cuenta que existen una serie de imprevistos o contingencias durante la organizacin del evento, por lo que es bueno contar con un monto extra para poder cubrirlos.

Se recomienda considerar entre un 10% y 15% de los posibles egresos totales. Esto nos dar la flexibilidad necesaria al presupuesto, para llegar al final del evento pudiendo cubrir cualquier contratiempo.

ITEMACTIVIDAD CANTIDAD DESCRIPCIN VALOR UNITARIO VALOR TOTAL

1CONVOCATORIA

1,1Papelera (evento y pre lanzamiento)1Global 1.500.0001.500.000

1,2Publicidad (evento y pre lanzamiento)1Global 10.000.00010.000.000

1,3Transporte50Unidad100.0005.000.000

1,4Internet y Llamadas1Global 1.000.0001.000.000

SUBTOTAL CONVOCATORIA17.500.000

2LOGSTICA Y ADECUACIN DE ESCENARIOS

2,1Alquiler de equipos por cinco das incluyendo el pre lanzamiento5Das2.000.00010.000.000

2,2Alquiler de tarima por cuatro das4Das2.000.0008.000.000

2,3Alquiler de Gradera por cuatro das4Das2.500.00010.000.000

2,4alquiler de pasarela 3Das2.000.0006.000.000

SUBTOTAL L. A. E 34.000.000

3CONSENTIDOS

3,1Transporte Nacional 50Persona200.00010.000.000

3,2Decoracin y alquiler de carrozas 25carrozas150.0003.750.000

3,3Hospedaje por tres das por persona150Das30.0004.500.000

3,4Alimentacin por tres das por persona 150Das21.0003.150.000

3,5Premiacin efectivo 110.200.00010.200.000

3,6Gastos de jurados 3Persona1.000.0003.000.000

3,7Premiacin reconocimientos 6Premios 300.0001.800.000

SUBTOTAL C. N. C36.400.000

4CONCURSO NACIONAL DE DANZAS

4,1Gastos de jurados 3Persona10000003.000.000

4,2Hidratacin y refrigerios 1global 1.600.0001.600.000

4,3Hospedaje por persona625 PERSONA 10.0006.250.000

4,4Alimentacin por persona 625 PERSONA 21.00013.125.000

4,5Premiacin efectivo 111.550.00011.550.000

4,6Premiacin reconocimientos 8Premios 300.0002.400.000

SUBTOTAL C.N.D37.925.000

GRAN TOTAL 125.825.000

VENTASCOMPRASNOMINA

septiembre1000000040000001000000

octubre120000003000001200000

noviembre80000006000001300000

BALANCE INICIAL MAYOPRESUPUESTO DE VENTAS PRESUPUESTOS COSTOS ADM (NOMINA)

VENTAS TOTALES 9000000MESVENTAS TOTALESCONCEPTOSEPTIEMBREOCTUBRENOVIEMBRE

DEUDORES POR VENTAS (30 DIAS)4500000SEPTIEMBRE10000000PAGO NOMINA100000012000001300000

OCTUBRE 12000000

SALDO FINAL 500000NOVIEMBRE8000000

PRESUPUESTO DE COMPRASFINANCIACION DE VENTASCOMPRA ESCENOGRAFIA

MESVALORMESVENTASCONTADO (50%)30 DIAS (50%)VALOR10000

SEPTIEMBRE4000000AGOSTO900000045000004500000CUOTAS

OCTUBRE3000000SEPTIEMBRE1000000050000005000000OCTUBRE2500000

NOVIEMBRE60000OCTUBRE1200000060000006000000NOVIEMBRE2500000

NOVIEMBRE800000040000004000000DICIEMBRE2500000

TOTAL390000001950000019500000ENERO2500000

TOTAL10000000

PRESUPUESTO DE CAJA

SEPTIEMBREOCTUBRENOVIEMBRE

SALDO INICIAL50000070000103000

INGRESOS

VENTAS DE CONTADO500000060000004000000

COBRANZAS450000050000006000000

OTROS INGRESOS000

TOTAL INGRESOS100000001107000010103000

EGRESOS

COMPRAS400003000060000

PAGO NOMINA100000012000001300000

PAGO COMPRA UTILERA025000002500000

OTROS EGRESOS000

TOTAL EGRESOS104000037300003860000

UTLIDAD NETA896000073400006243000

DA COMO RESULTADO UTILIDAD POSITIVA EN TODOS LOS PERIODOS PRESUPUESTADOS

8. EVALUACIN DEL PROYECTOEs evaluar la efectividad y repercusin de Global Eventos y Promociones S.A. en la eficiencia del concierto de los enamorados el da 03 de Agosto del 2013.Los puntos a evaluar son los siguientes:1) Cumplimiento de Objetivos.2) Cronograma del evento.3) Calidad.4) Presupuestos.5) Alcance.6) Impacto.7) Liquidacin final.POST- EVENTO (AMORIOS ENTRE CIELO Y TIERRA)Remanente de boletos: Es contar todos los boletos que no se vendieron para saber cuntos boletos se vendieron.Liquidacin final: Para saber cmo nos fue en el Evento si hay ganancia o prdida.Cumplimiento de Objetivos.Si se encuentra participacin, creatividad, capacidad receptiva y aprendizaje de esquemas secuencias o pasos, comprensin de consignas, integracin del esquema corporal y uso de la imagen corporal como herramienta de expresin. Seguimiento del ritmo y uso del espacio.Cronograma del evento.Se evala el indicador Dar respuesta oportuna a ConvocatoriasCalidadSe evala el indicador Optimizar Calidad y CumplimientoAlcance e ImpactoSe evala el indicador Determinar y Satisfacer requisitos y necesidades.Liquidacin final. Se evala si se cumpli el estudio de costos y presupuestos y si el PYG es favorable y hay utilidades.

INDICADORES DE GESTINOBJETIVOPROCESOINDICADORINDICADORES DE GESTINMETAFRECUENCIA RESPONSABLE FUENTE

NDICE (formula)

Dar respuesta oportuna a ConvocatoriasPUBLICIDADSatisfaccin AnualAsistente de PublicidadBase de datos

Resultado convocatorias Conformesx100Promedio 4.0

No. Convocatorias postuladas

Optimizar Calidad y Cumplimiento PRODUCCIN ARTISTICACumplimiento mximo 5%MensualJefe de ProduccinReporte de NC Internas

Eventos con no conformidadesx100

Eventos Planeados

Seleccionar, Vincular y mantener personal competenteTALENTO ARTISTICOCumplimiento de cronograma de ensayosMnimo 95%SemestralJefe de Talento ArtsticoCronograma Registros de asistencia

No. ensayos realizados100

No. Ensayos programados

Eficacia de las CapacitacionesMximo 0.5%Frecuencia de EvaluacionesEvaluaciones Registros de Plan de trabajo

No de evaluaciones no efectivas100

Total No. de evaluaciones

Determinar y satisfacer requisitos y necesidades ESCENOGRAFIACumplimiento en la entregaMximo 8%MensualJefe de EscenografaRequerim. Satisfechos Programacin de Requerimientos

No de Requerim No cumplidos100

Total Requerimientos

Mnimo 90%

Fecha Acordada x100

Fecha Real

ESCENOGRAFIAEficacia del proceso comprasMximo 1%MensualJefe de EscenografaReporte de NC

NC causadas por Compras.x100

total No. Compras mes

Confiabilidad proveedores Promedio 90%SemestralEvaluaciones de desempeo de proveedores

Resultado de Calificaciones 100

No. de proveedores evaluados durante el semestre

INDICADORES FINANCIEROS 1. NIVEL DE ENDEUDAMIENTO

formulaNivel de endeudamiento= Total pasivo con terceros

Total Activos

2. ENDEUDAMIENTO FINANCIERO

formulaEndeudamiento financiero= Obligaciones financieras

Ventas Netas

FLUJOGRAMA CLASE

INICIO

Lista de Chequeo

Planeacin

Registro de asistencia

Alistamiento

Acondicionamiento y Vestuario

Lista de Chequeo

Preparacin musical

V.B

NOI Y C

SICalentamiento

NOV.B

I Y C

SIFINRutina danzas, msica, teatro y ensayoMsica teatro y Danzas.

NOI Y CEvidencia de anlisisV.B

SIAlmacenamiento y entrega

Guardar vestuario

CONCLUSIONES

Como en todo, hay que trabajar con gente responsable especialmente en este medio porque hay mucha gente informal.Presupuestos: En primer lugar necesitamos conocer de antemano con que presupuesto contamos.Fecha: Definir el alcance con fechas y responsables.Plaza: Estudiar las propuestas de todos los lugares que hay y escoger el ms apropiado.Publicidad: Definir la publicidad que vamos a utilizar. Si vamos a publicitarnos en medios. Si vamos a hacer uso de carteles y donde los vamos a colocar; Tambin es necesario, una vez tengamos definido que publicidad utilizaremos, realizar el diseo, la impresin y distribucin de la publicidad, etc.Bsqueda de patrocinadores: Elaboracin y envo de propuestas de patrocinio a empresas, cierre de ofertas.Produccin: Definir las personas encargadas de la iluminacin y el sonido. Personal de seguridad que controlar a la gente en las entradas al concierto. Seguridad: Establecer las medidas de seguridad necesarias y establecer contratos con empresas de seguridad.Impuestos y permisos: Gestionar la solicitud de los permisos necesarios para llevar a cabo el concierto.Rueda de prensa, elaboracin y difusin de notas de prensa (bien redactada, estructurada y sin faltas de ortografa): Hacer una rueda de prensa para lanzar el evento y/o difundir una nota de prensa comunicando el mismo a la prensa especializada. Tanto antes del evento para su comunicacin como despus con las conclusiones sacadas tras el evento.Liquidacin final: Para saber cmo nos fue en AMORIOS ENTRE CIELO Y TIERRA si hay ganancia o prdida.Para concluir diremos que organizar un concierto no tiene por qu ser muy difcil, aunque parezca lo contrario. Tampoco es algo que se improvisa, es conveniente tener en cuenta aspectos como los que hemos reseado con anterioridad. Si bien es cierto que si contamos con una empresa especializada que nos gestione todo esto es ms sencillo puesto que en la misma, todos saben lo que tienen que hacer para que las cosas salgan bien

BIBLIOGRAFIA:

http://www.culturarecreacionydeporte.gov.cohttp://www.idartes.gov.co/index.php/escenarios/teatro-jorge-eliecer-gaitan