GESTION DE DOCUMENTOS ELECTRONICOSDIGITALIZACION

      

TUTORADORIS AMANDA ZULUAGA

     

   UNIVERSIDAD DEL QUINDIO

PROGRAMA CIDBA

16 SEPTIEMBRE 2013

GESTION DE DOCUMENTOS ELECTRONICOSDIGITALIZACION

 

  JUDITH TATIANA ARÉVALOLENNY KELLY HURTADO L.

MARÍA NOEMÍ ECHEVERRI DE L.MARLY ROCÍO ROJAS MEDINA

MARTHA LUCÍA RÍOS

GRUPO 4   

TUTORADORIS AMANDA ZULUAGA

 

   UNIVERSIDAD DEL QUINDIO

PROGRAMA CIDBA

16 SEPTIEMBRE 2013

INTRODUCCION

 A través de la investigación y consulta sobre la digitalización identificamos su importancia y utilidad como un sistema de reprografía que consiste en la transformación de documentos físicos a imágenes digitales para su visualización instantánea desde cualquier equipo de cómputo.  El desarrollo de esta técnica brinda facilidades por su enfoque basado en procesos, es decir, a través  de un flujo lógico de documentos, controlado por distintas etapas.

Entre sus ventajas al interior de una organización,  está en el garantizar  un correcto tratamiento y cuidado a los documentos, la facilidad en la búsqueda de información y almacenamiento de grandes cantidades de datos,  mejorar la agilidad y atención al público,  la conservación del acervo documental, el ahorro de espacio físico con el uso y aplicación de las nuevas  tecnologías.

Así mismo conceptualizamos la información para diferenciar entre microfilmación y digitalización como sistemas de reprografía aplicados hoy en día en la preservación y conservación documental en las Unidades de Información.

Considerando además,  la digitalización,  una herramienta de trabajo, para el desempeño  como Profesionales de la Información.

OBJETIVOS  Poner en práctica conocimientos

adquiridos en la unidad de aprendizaje. Conocer la importancia, los beneficios y

las facilidades que genera la digitalización en una organización.

Incrementar nuestros conocimientos con buenas respuestas a interrogantes sobre la digitalización.

Reconocer teóricamente las ventajas que brinda la digitalización .

¿Qué es la digitalización? Veamos el concepto emitido por el

Archivo General de la Nación, según Acuerdo 027 de 2006:

“Digitalización: Técnica que permite la reproducción de información que se encuentra guardada de manera analógica (Soportes: papel, video, casetes, cinta, película, microfilm y otros) en una que sólo puede leerse o interpretarse por computador”.1

“Es el procedimiento tecnológico por medio del cual se convierte en soporte análogo (papel) o electrónico, en una imagen digital”

proceso por el que un documento en soporte papel se

transforma en un documento cuyo soporte es lógico y

accesible desde un ordenador. Para la conversión se

utiliza el escaneo de documentos y su transformación

en información digitalizada, ya sea en modo gráfico o

en modo texto. 

Actividad  necesaria en todas las empresas  que requieren  archivar grandes volúmenes de información y que consiste en convertir grandes volúmenes de papel en imágenes digitales. Esto le permitirá a los usuarios que sean autorizados para  acceder a esta información de manera instantánea  y en otros casos simultáneamente autorizados. Esto se puede hacer por vía Intranet, Extranet o Internet utilizando navegadores web, o desde un CD-ROM entre otros.

QUE ES

¿Cómo se lleva a cabo la

digitalización?

Lo primero que se hace es la  depuración de documentos, de los que se retiran elementos  de sujeción que puedan afectar el paso por los escáneres. Siempre se debe tener cuidado   y mantener  el orden original. Cuando los documentos están preparados se pasan por el escáner, el cual capta a través de una lectura óptica, con un sensor, los puntos que componen una imagen y los transforman en el ordenador en bits.

COMO

¿Qué información se puede digitalizar?

Se puede digitalizar: Documentos jurídicos, documentos administrativos con valor legal, planos, libros, fotos, mapas, encuadernados, expedientes médicos, expedientes de personal, de crédito, escrituras, negativos, transparencias, archivo histórico, de crédito, escrituras, y otros.

¿Qué tecnologías se emplean para la digitalización?

Para llevar a cabo la digitalización de documentos, se hace uso de diferentes tecnologías, como:

Reconocimiento de código de barras en tiempo real para la identificación de cada expediente.

Foliado/ impresión de documentos durante o posterior a la digitalización. Obtención de imágenes en formato JPEG 2000, permitiendo mayor detalle

en las imágenes y un tamaño de archivo más pequeño. Tecnología TurboTime™, la cual permite incrementar volúmenes de

producción en el proceso de escaneo.

¿Qué tecnologías se emplean para la digitalización?

Multi-tecnología de detección de alimentación doble que garantiza que todos los documentos son digitalizados.

La tecnología OCR (Optical Character Recognition, Reconocimiento Óptico de Caracteres)permite transformar escritura impresa, en texto de formato reconocible por una computadora, y por lo tanto editable y susceptible de aceptar búsquedas textuales, este proceso se realiza por software sobre el documento ya digitalizado. La tecnología ICR (Intelligent Character Recognition, Reconocimiento Inteligente de Caracteres) permite reconocer y transformar, bajo un proceso similar a OCR, escritura manuscrita.

Tipos de escáneresEscáneres de mano: es el más económico, no requiere mecanismos costosos y el usuario es quien mueve el escáner sobre la imagen o documentos a digitalizar. Son eficaces para escanear rápidamente fotos de libros encuadernados, artículos periodísticos, facturas y toda clase de pequeñas imágenes. Tienen como inconveniente el limitado tamaño del original a escanear (máximo 10 cm.), baja velocidad y poca fiabilidad del proceso, ya que depende de la habilidad y el pulso del usuario.

   Escáneres planos o de sobremesa:están formados por una superficie plana de vidrio sobre la que se sitúa el documento a escanear, bajo la cual un brazo se desplaza a lo largo del área de captura. Montados en este brazo móvil se encuentran la fuente de luz y el foto sensor (por lo general un CCD). Conforme va desplazándose el brazo, la fuente de luz baña la cara interna del documento, recogiendo el sensor los rayos reflejados, que son enviados al software de conversión analógico/digital para su transformación en una imagen de mapa de bits, creada mediante la información de color recogida para cada píxel. La mayoría de estos escáneres pueden trabajar en escala de grises (256 tonos de gris) y a color (24 y 32 bits) y por lo general tienen un área de lectura de dimensiones 22 x 28 cm. y una resolución real de escaneado de entre 300 y 400 ppp, aunque mediante interpolación pueden conseguir resoluciones de hasta 1600 ppp. Son los más usados.

Escáneres de trayectoria aérea: es una variante de los planos, permite escanear volúmenes encuadernados con las hojas hacia arriba gracias a que la fuente de luz y el sensor CCD se encuentran ensamblados a un brazo de trayectoria aérea.

 Escáneres de tambor: Son escáneres de alta calidad usados por la industria de la impresión. Estos emplean tubos foto multiplicadores como detectores, una tecnología diferente de los sensores de imagen que veremos. Son los que más fielmente reproduce al documento original, ya que producen digitalizaciones de gran resolución (hasta 4.000 ppp en modo óptico) y calidad. En contrapartida, son lentos, no son indicados para documentos de papel quebradizo y requieren un alto nivel de habilidad por parte del operador.

Escáneres para microfilm: Son dispositivos especializados en digitalizar películas en rollo, microfichas y tarjetas de apertura. Puede ser difícil obtener una calidad buena y consistente en un escáner Ge este tipo, debido principalmente a que suelen tener un funcionamiento complejo, la calidad y condición de la película puede variar y ofrecen una capacidad de mejora mínima. Son escáneres muy caros, existiendo pocas empresas que los fabriquen.

 Escáneres para transparencias: Se utilizan para digitalizar diapositivas, negativos fotográficos y documentos que no son adecuados para el escaneado directo. Pueden trabajar con varios formatos de película transparente, ya sea negativa, positiva, color o blanco y negro, de tamaño desde 35 mm hasta placas de 9 x 12 cm. Su calidad es mayor que la de los escáneres planos, consiguiendo imágenes con un buen rango dinámico, aunque el rendimiento suele ser bajo y hay que tener cuidado con la presencia de motas de polvo o rascaduras en las transparencias, que pueden ocasionar la aparición de impurezas en la imagen digitalizada resultante.

Formatos gráficos bitmap. Son archivos en los cuales se guarda la información que conforma una imagen. Cada formato es independiente. Otros tipos de formatos son:·         Sin compresión: formato genérico por excelencia de las imágenes: TIFF (Tagged Information File Format) – BMP (Bitmap de Microsoft).·         Formatos comprimidos: GIF (Graphic Interchange Format); JPG (Joint Photographics Expert Group; PNG (Portable Network Graphics).·         Formatos nativos asociados a programas: PSP Asociado al programa Paint Shop Pro para tratamiento y retoque de imágenes fotográficas. PSD (Photoshop Digital Formato o sea el mapa de bits.·         Imágenes Vectoriales, generadas a través de programas de diseño como Corel Draw. La información que almacenan no se refiere a los píxeles sino a la función matemática que cada uno de ellos representa en el espacio que ocupa.·         Formatos vectoriales: WMF (Windows Meta File) se utiliza para grabadora gráfica. Los clipart de Windows emplean este formato. EPS que utiliza el lenguaje PostScript creado por Adobe System. Es el más corriente y de gran tamaño. CDR Formato estándar de Corel Dra.: con grandes posibilidades frente al color, calidad de diseños y manejo de fonts. Es formato exclusivo de las aplicaciones Corel.

¿A quién le es útil la

digitalización?

La digitalización documental puede

implementarse en todo tipo de empresas de

sector público o privado, de servicios

financieros, de salud, de comercio exterior,

bibliotecas, de crédito, de servicio, sector

jurídico, etc.; en todas las empresas que

tengan información que les sea conveniente

accederla de manera más ágil en un formato

electrónico para fines de procesos internos,

comerciales, toma de decisiones o auditorias.

Cada vez es imprescindible la automatización de los archivos, a causa del crecimiento de la información y la necesidad de recuperación de los documentos primarios. Los archivos se han ido transformando con las nuevas tecnologías de la información y comunicación.

Ampliación del Acceso. Los archivos digitales mejoran el acceso al documento, en los archivos nacionales se digitalizan las colecciones para brindar información personalizada al usuario: Servicio las 24 horas, usuarios concurrentes, incremento de usuarios y lo principal: reducción en el costo de los servicios.

Preservación y conservación. Una e las tareas principales de la digitalización es la preservación y conservación de los documentos. Poner a disposición de investigadores documentos manuscritos e incunables permite realizar proyectos interesantes que requieren procesos planificados desde la investigación histórica hasta la utilización de tecnologías apropiadas. Se requiere estudio preliminar sobre la digitalización y posible afectación de  manuscritos y documentos por la exposición de la luz o manipulación que implican daños físicos al material. Los beneficios en cuanto a conservación y preservación tenemos:

Evita el deterioro por el uso. Se protegen pergaminos, manuscritos y mapas antiguos.

Conservación del documento.Porque permite prestar o imprimir copias facsimilares que pueden ser entregadas al investigador.

Incremento en la investigación y estudios académicos.La información es más accesible y permite revisar documentos que antes era imposible investigarlos.

Refuerza la identidad nacional y patrimonio cultural. Los sistemas de archivos y bibliotecas digitales se utilizan para presentar documentos, imágenes, audio y video que muestran la realidad cultural de las naciones.

Ventajas de la digitalización

Reducción del espacio físico que ocupan. Están disponibles para su consulta solo por las personas autorizadas para

verlos por lo que aumenta el nivel de seguridad. No hay necesidad de desplazarse del puesto de trabajo a buscarlos,

ahorrando tiempo y búsquedas. Están disponibles de forma simultánea para varias personas a la vez, sin

necesidad de copias físicas. Posibilidad de distribuir el contenido total o parcialmente, por mail u otros

sistemas electrónicos, de forma inmediata y sin necesidad de enviar copias físicas ni esperar su recepción.

Si se digitaliza en modo texto nos ahorra el tecleo de la información contenida en el documento, pudiendo incluso exportarse a un programa externo.

Sirven de copia de seguridad de los documentos, se evita el desgaste de los originales, su robo o pérdida por un incendio, vandalismo o inundación.

No hace falta tener papeles en las mesas, dando una imagen más dinámica y ordenada de la empresa.

Se pueden imprimir en cualquier momento y en cualquier impresora, siendo copias exactas del original.

La digitalización es el mecanismo más sencillo, eficiente y rentable para almacenar, administrar y consultar grandes volúmenes de información en forma de imágenes digitales, por medio del almacenamiento en discos internos de cualquier computadora

Agilidad y seguridad de acceso a los documentos

La imagen digitalizada permite la visualización inmediata del documento, lo que hace que el tiempo de las personas que consultan la información sea optimizado y eficiente.

Acceso controlado y seguro. El documento original sólo puede ser

visto y usado por una persona a la vez, mientras que un documento digitalizado puede ser consultado por varios individuos en tiempo real y realizar transacciones con el mismo.

Las imágenes a diferencia de los documentos físicos no se maltratan ni pierden calidad con el paso del tiempo.

La reproducción de una imagen almacenada en un soporte digital puede ser repetida tantas veces como se desee, produciéndose siempre un duplicado de la misma calidad que la imagen original.

El contar con una representación digital del documento original permite la consulta a los documentos sin exponer el original al irreparable deterioro cotidiano o pérdida del mismo, sumando la posibilidad de archivar los originales de manera protegida.

Reducción de gastos   El costo de una fotocopia es similar al de

una imagen digitalizada, pero una fotocopia no puede integrarse a ninguna aplicación y se encuentra en manos de una sola persona, en tanto que la imagen digitalizada puede incorporarse a cualquier sistema automatizado y ser accedida por múltiples interesados.

Disminución de los recursos humanos para la organización y manejo de documentos físicos.

Reducción del espacio físico destinado al archivo de documentos, por un equipo de almacenamiento que cubra con la capacidad necesaria para el resguardo de toda la información.

Fomentar el no desperdicio de papel que se vuelve obsoleto conforme pasan los años.

VENTAJAS DE LAS IMÁGENES DIGITALES

Evita desgaste o rotura de documentos digitales No hay riesgo de robo o destrucción de papeles originales pueden

almacenarse en tesoros Los documentos originales no circulan interna ni externamente. Se puede consultar documentos en diferentes ubicaciones

geográficas. Los documentos pueden consultarse simultáneamente. Se evitan costos y tiempo por traslado de documentos. No ocupan lugar en los escritorios ni oficinas. Las imágenes pueden imprimirse con calidad similar a una

fotocopia.

¿Existe alguna legislación sobre digitalización en México? Como en casi todos los países del mundo, en México encontramos la

siguiente legislación:Código Fiscal de la Federación, año 2000, establece reglas para

reconocer documentos digitalizados o microfilmados en igualdad de los físicos, complemento de reglas en la Miscelánea del mismo año.

Reformas en materia de firma digital, digitalización de documentos y discos ópticos, año 2003. Y a finales del mismo período, publican disposiciones para microfilmación o grabación de libros y registros de documentos.

REQUISITOS AL DIGITALIZAR DOCUMENTOS CON VALIDEZ FISCAL

Firma y almacenamiento por un tercero confiable (Fedatario Público)Cumplimiento de la NOM 151-SCFI-2002Almacenamiento seguro y no modificableEtiquetas con RFC , y todos los datos de referenciaSistema de búsqueda ágil que permita las búsquedas

LEGISLACION COLOMBIANALEGISLACION COLOMBIANA SOBRE LA DIGITALIZACIONDesde 1950, mediante el Decreto 252le otorga VALOR PROBATORIO a los documentos digitalizados siempre y cuando se haya realizado técnicamente y sin objeciones de manipulación.Desde 1950, mediante el Decreto 2527 y posteriormente mediante la Ley 527 de 1996, se encuentra aprobada la digitalización de archivos y le otorga VALOR PROBATORIO a los documentos digitalizados siempre y cuando se haya realizado técnicamente y sin objeciones de manipulación

.MARCO LEGAL LEYES Y DECRETOS PARA EL PROCESO DE DIGITALIZACION DE DOCUMENTOS.

A continuación se relacionan las leyes y decretos más relevantes en cuanto al proceso de digitalización de documentos.Ley 6 de 1992, ARTÍCULO 74: VALOR PROBATORIO DE LA IMPRESIÓN DE IMÁGENES ÓPTICAS NO MODIFICABLES. Adicionase el Estatuto Tributario con el siguiente artículo:Artículo 771-1. Valor probatorio de la impresión de imágenes ópticas no modificables. La reproducción impresa de imágenes ópticas no modificables, efectuadas por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos Nacionales sobre documentos originales relacionados con los impuestos que administra, corresponde a una de las clases de documentos señalados en el Artículo 251 del Código de Procedimiento Civil, con su correspondiente valor probatorio.

Ley 527 de 1999, que define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y de las firmas digitales, en su artículo 12 establece que los libros y papeles del comerciante podrán ser conservados en cualquier medio técnico que garantice su reproducción exacta.

Decreto 2150 de 1995, suprime autenticación de documentos originales y el uso de sellos; prohíbe exigir copias o fotocopias de documentos que la entidad tenga en su poder; prohíbe copiar o retirar documentos de los archivos de las entidades públicas; autoriza el uso de sistemas electrónicos de archivos y transmisión de datos; prohíbe limitar el uso de las tecnologías de archivo documental por parte de los particulares, entre otros.

Norma ISO-19005 de 2005, basado en el estándar PDF 1.4 (PDF/A-1),permite a las organizaciones archivar documentos electrónicamente de manera que se asegure la preservación de su contenido, aspecto visual y apariencia sobre un extenso periodo de tiempo.

También permite que los documentos sean recuperados y revisados con consistencia y resultados predecibles en el futuro, independiente de las herramientas y sistemas usados para su creación.

¿Mi información está segura si digitalizo mis documentos?

La información digital puede estar segura siempre y cuando se adoptar una serie de medidas preventivas que garanticen la integridad de la información.

La proliferación de líneas ADSL y los virus informáticos han resaltado la importancia de la seguridad, y hacen de ésta un componente fundamental en cualquier instalación. Garantizar la seguridad de la información digital, establecer planes de continuidad de negocio y mantener la seguridad informática actualizada, es un proceso continuo que afecta a todas las áreas de las unidades de información

La mejor manera de garantizarla es con el esfuerzo de profesionales instalen y configuren las herramientas necesarias para mantener la información digital a salvo. Estos profesionales, además, modificarán, adaptarán y actualizarán estos productos, obteniendo así una relación estrecha y continua con el cliente.

CONCLUSION El uso de las nuevas tecnologías de la información se ha

vuelto una necesidad para las empresas, es por esto que cada vez el auge de las herramientas que permitan la automatización de la información es mayor, y las herramientas cada vez mas completas y complejas.

digitalizar documentos mas que una ventaja, es la solución a muchas necesidades actuales .

a digitalización de documentos es el mecanismo más sencillo, eficiente y rentable para almacenar, administrar y consultar grandes volúmenes de documentos, en forma de imágenes digitales.

Las imágenes digitales se pueden almacenar en los discos internos de cualquier computadora personal, en arreglos de discos o sistemas de almacenamiento masivo, con respaldos en discos CD-R o DVD que garantizan su conservación en óptimas condiciones

BIBLIOGRAFÍA

BIBLIOGRAFÍA  ttp://www.monografias.com/trabajos10/digi/digi.shtml#ixzz2eJUD5e83  http://es.calameo.com/read/001429701ac549ee2653c  http://www.docsolutions.com/es/soluciones/servicios/

digitalizacion.html  www.slideshare.net/.../pautas-digitalizacion-14528803  http://boj.pntic.mec.es/jgomez46/documentos/cav/digitalizacion.pdf  programa.gobiernoenlinea.gov.co/.../guia-5-digitaliza..  www.decmexico.com.mx/marco_legal_digitalizacion....  www.infoesfera.info/.../digitalizaci-n-gesti-n-documen... http://eprints.rclis.org/10647/1/La_importancia_de_la_digitalizaci

%C3%B3n_de_archivos_para_la_bi%E2%80%A6.pdf www.docsolutions.com/es/.../digitalizacion.html