trabajo final exposicion -cusco

1 Ingeniería de Procesos

UNIVERSIDAD ALAS PERUANAS

FILIAL AREQUIPA

FACULTAD DE INGENIERÍAS Y ARQUITECTURA

EAP DE INGENIERÍA DE SISTEMAS E INFORMÁTICA

TEMA:

MEJORAMIENTO DE PROCESOS – CASO PRÁCTICO

ASIGNATURA:

INGENIERÍA DE PROCESOS Y ERP

NOMBRES Y APELLIDOS

RONAL CORDOVA YAULI

DOCENTE:

ING. DANIEL AURELIO FEBRES PEÑALVA

AREQUIPA – PERÚ - 2014


1. Introducción

El término mejora continua, en lo que va del transcurrir de los últimos años,

se ha constituido en un término clave y de uso general en empresas que

apuestan por mejorar el desempeño de sus procesos para volverse

competitivas dentro de un mercado cada vez más exigente. No existe límite

para su aplicación y uso pues este en sí abarca el estudio sistemático de las

actividades y los flujos de cada proceso a fin de mejorarlo. Como toda

iniciativa dentro de la empresa, el mejoramiento no puede partir sin un

compromiso total de quienes lo promoverán hasta lograr los objetivos,

función que necesariamente deberá ser liderada por la alta dirección.

El mejoramiento continuo, en una empresa en vías de desarrollo como el

nuestro debe entenderse como el mecanismo viable y accesible del cual se

puede hacer uso para disminuir la brecha tecnológica que mantenemos con

respecto a los países desarrollados. El presente documento explora el

estudio desarrollado en la empresa METAL MECANICA SERV. TEMP. SAC

con el objeto de plantear mejoras que aporten beneficios a los procesos que

esta desarrolla.


2. Marco teórico

Una aplicación del mejoramiento continuo constituye un uso directo en los procesos

productivos de la empresa. Se define el mejoramiento de procesos como el estudio

sistemático de las actividades y los flujos de cada proceso a fin de mejorarlo. Su

propósito es aprender de los números, entender los procesos y desentrañar los detalles.

Una vez que se ha comprendido realmente un proceso, es posible mejorarlo. La

implacable presión por brindar una mejor calidad a menor precio significa que las

empresas tienen que revisar continuamente todos los aspectos de sus operaciones.

3. Descripción de la Empresa

Nombre de la empresa: METAL MECANCIA SERV. TEMP. SAC.

RUC: 20317600624

Dirección: Calle nueva baja 614 Espinar Cusco

Rubro: Mantenimiento mecánico eléctrico

Sector: Minería

Creación: Enero 2001

Nro. Personal: 150

Antigüedad: 13 años de servicio.

Habiéndose dado a conocer algunas definiciones sobre las operaciones de la empresa se

pasara a dar conocer más detalles sobre la misma. La presencia de la empresa METAL

MECANCIA SERV. TEMP. SAC. En el Perú data desde hace 10 años. En ese entonces se

contaba solo representación en el país y las labores efectuadas por el grupo se contrataban

a las plantas en el extranjero. Debido a la demanda de servicios especializados vinculados a

la generación de servicios en mantenimiento mecánico, METLA MECANICA amplía sus

operaciones industriales en el sector minero construcción de obras civiles y mecano

eléctricas a mantenimiento mecánico.

En la actualidad la empresa viene operando en provincia de Espinar del departamento del

Cusco, brindando los servicios de Mantenimiento mecánico eléctrico, Montajes, Obras

civiles, Obras eléctricas a la compañía minera Antapaccay. La empresa cuenta con tres

áreas operativas.

Área de Operaciones

Área de Seguridad

Área de Administración

Dado que el sector industrial metal mecánico en nuestro país está creciendo ya la calidad de

servicio debe ser de la más alta proporcionan de servicios contando con equipos de

manufactura moderna y procesos bien establecidos, la empresa maneja una ventaja


competitiva con relación a la competencia, que si bien es beneficiosa, debe ser mantenida

gracias a la mejora continua.

Es por esto último que resultó particularmente interesante analizar los procesos que esta

desarrolla, encontrándose que el control de lo mismo no resulta muy eficiente y que existían

problemas en la ejecución, lo que motivo a efectuar el estudio para identificar la causa de los

problemas y proponer alternativas de mejora.

Metal Mecánica tiene en la actualidad una homologación en SGI (sistema de gestión

integrado) por SGS del PERU, cada año SGS del Perú realiza una auditoria de todas sus

áreas y sus operaciones.

4. Definición de causas del problema.

Para la determinación de las causas de los problemas, se definió inicialmente que el

estudio tomaría como marco de referencia el análisis por separado de las actividades

señaladas por las cuales se acondicionan al negocio de la empresa.

En la actualidad la empresa tiene varias falencias en el control de proyectos. Porque los

costos de producción son muy altos en comparación a la utilidad esperada contra la

utilidad obtenida. En cada una de las áreas se encuentras bastantes procesos que se

ejecutan con mucha redundancia y poca eficiencia.

4.1 Macro procesos de producción de Metalmecánica

En el macroproceso de Metal Mecánica como se muestra en la imagen es un proceso

en general de producción desde la Licitación o Cotización, ejecución hasta la entrega y

recepción del proyecto. El macro proceso están implicadas las tres áreas de la empresa

Operación, Seguridad y administración.


4.2 Especificación del problema área de ALMACEN

Uno de los problemas más frecuente es en el área de administración y sub área de

almacén por las demoras de entrega en los requerimientos y de más falencias

encontradas como:

Diferencias de inventario. La falta de control genera que se incrementen los

errores en el los inventarios.

Demoras en atención y entrega. La demoras en las atenciones de los

requerimientos.

Falta de control de los bienes y la mala administración de almacen.

Al personal (03 operarios) que labora en el almacén se evalúa de forma rápida para

detección de problemas del área del almacén y se hizo una serie de preguntas para

saber de forma general y rápida el estado que se tiene el almacén del manejo y control.

Nota. El personal del almacén labora 06 días a la semana con un horario de 07:00 a

18:00 (lunes a sábado).

¿Cuántos Ítem se tiene un en el inventario general?

Respuesta: su respuesta fue 2500 ítems aproximadamente, no muy exacta

porque no tenía un registro de inventarios actualizados.

¿Tiene el stock real y teórico de un artículo en especial (herramientas manuales)?

Respuesta: su respuesta fue que sí, pero se demoró en brindar dicha

información (20 min). No tenía documentación y registros.

¿Tienes control de kardex de artículos de entradas y salidas?

Respuesta: su respuesta fue que si tiene kardex. Solo mostro de los artículo que

tenía más movimientos y falta actualizar información por no contar con tiempo en

el trabajo.

¿Cuentas con un registro de entradas y salidas del almacén?

Respuesta: su respuesta fue que sí, mostro hojas de registro de cada ingresó o

salida que tenía el almacén. Pero si solicitan reportes de entradas o salidas por

fechas o por días que deberías de mostrar. Respondió: que sería necesario con

el apoyo de otra persona en el almacén para dividir los trabajos (ALM-F002 CONTROL

ENTRDAS.xls).

¿Tienes un reporte que muestre cuantos materiales se ha enviado a un proyecto

específico?

Respuesta: Su respuesta fue No, solo cuenta con documentos físicos y salidas

diarias en general.

¿Tienes un reporte que muestre la lista de préstamos de herramientas y/o

Equipos?

Respuesta: Su respuesta fue No, solo cuenta con documentos físicos de

préstamos diarios en general en formatos físicos.

¿Cuánto tiempo demoras en responder a una solicitud de información sobre un

stock real de una lista de artículos?


Respuesta: En la solicitud de información dijo que tenía que ver en stock

físicamente que cantidad tiene de dicho artículo y su demora fue unos 8 a 10

min aprox. Pero si es de una lista de más de 30 ítems, la demora es más de 1h.

Pero si es en atención y despacho la demora incrementa en más de 4h.

Detección de problemas según las actividades en el Almacén.

Para un análisis de problemas de forma general se solicitó información a la

personal de almacén para saber cuáles son las actividades que realiza con más

frecuencia. Se encontró estas actividades que se mencionan en esta tabla.

Actividad Descripción del Problema Consecuencia Áreas Afectadas

Control de stock El personal de almacén no tiene un control sistematizado del stock de artículos. Solo tiene control físico en hojas y son más de 2 mil ítem que se tiene en almacén. No se tiene un control de kardex de ningún artículo (se encontró hojas de kardex no llenadas más de 1000 registros sin llenar).

- No se sabe con exactitud el stock de un artículo en específico.

- No cuenta con un registro de entradas y salidas de almacén.

- Retraso en la planificación de recursos por área de operaciones.

- Operaciones - Seguridad - Administració

n Logística.

Ingreso de artículo.

El personal del almacén no tiene un adecuado control de ingreso, cunado un artículo ingresa solo se registra su cantidad y nombre en un formato en físico. El personal solo registra esos datos no contempla la codificación y el precio de cada artículo.

- No hay reporte de ingreso ocasiona mala información a los solicitantes.

- No tiene registro de artículos, descripción o precios para una cotización.

- Operaciones - Administración Logística.

Inventarios. El personal no cuenta con un programa adecuando de inventarios. En la actualidad solo hace inventarios 02 veces al año (según SGI) y con anotación en hojas y no registran las diferencias encontradas en el inventario anterior. No tiene ningún registro en medios digitales.

- No tienes un historial de inventarios.

- No hay registros de movimientos de artículo.

- Operaciones - Seguridad - Administració

n - Logística.

Control de préstamo y devolución de herramientas y equipos a proyectos

El personal sup. Requiere algunas herramientas y/o equipos para la ejecución de una tarea esto lo solicita al almacén y almacén no sabe con exactitud si tiene o no, el personal del ALM tiene que buscar al dicho artículo y esa tarea demanda bastante tiempo. Cuando se hace un préstamo de

- Retrasos en los préstamos y devoluciones.

- Perdida de horas hombre en realizar registros de préstamo.

- Ocasiona desorden y pérdida de

- Operaciones - Administració

n - Seguridad


herramientas o equipos el personal de ALM solo registra en un formato valido solo para la compañía minera y este proceso también demanda bastante tiempo porque el almacenero registra ítem por ítem. Cuando se procede a hacer una devolución por parte de un operario o supervisor el almacenero tiene que buscar su registro físico y esa tarea demanda mucho tiempo (15 min aprox). El personal de almacén no puede hacer un reporte de herramientas y equipos por proyecto porque no tiene un registro por préstamos.

herramientas. - Paralización de tareas

y retraso en el proyecto.

Salida de materiales y control de materiales por proyecto

En esta actividad también el personal del ALM tiene bastante perdida de tiempos y re trabajos. Si el sup. Solicita un requerimiento de material, y almacén debe de verificar si hay o no en stock caso contrario se solicita a administración para hacer la compra. Pero en la verificación de stock demanda bastante tiempo en verificar si cuenta o no con stock por no contar una base de información de stocks que se tiene en almacén. Cuando se hace un requerimiento de materiales, el personal de ALM solo registra en un formato valido solo para la compañía minera y este proceso también demanda bastante tiempo porque el almacenero registra ítem por ítem, esto ocasiona que el personal se quede más de las horas de trabajo y los requerimientos solicitado tiene que ser entregado o enviado al día siguiente ocasionado demoras en la ejecución de tareas. El personal de ALM no cuenta con un reporte que indique los materiales consumidos por proyecto.

- Perdida de horas hombre.

- Redundancia en la compra de materiales.

- Redundancia en los requerimientos.

- Falta de reportes para una toma de decisiones.

- Paralización de tareas y retraso en el proyecto.

- Disminución de utilidades.

- Operaciones - Administració

n - Seguridad

Entrega de EPP(equipo de protección personal)

El área de almacén está en la obligación de entrega estos EPP al personal operativo y supervisión, esto ocasiona formar una cola de más de 25 personas y al personal de almacén debe de estar más de la hora de trabajo (horas extras

- Pérdida del control de stock de EPP.

- No tener reporte de entregas de EPP (para el área de seguridad)

- Control de stock

- Operaciones - Seguridad


al personal necesario) porque tiene que entregar los EPP. El personal de almacén controla estos artículos en hojas físicas el cual tiene que ser registrado diariamente.

mínimo. - El personal operativo

realiza sus tareas con EPP no adecuados. Paralización de trabajos por seguridad.

4.2 Diagrama de iconos de proceso de atención en almacén

Almacen

Solicitante

Personal Solicita requerimiento

AdministracionPersonal de Compras

Administración envía lista de compras

aprobadas

Personal ALM verifica stock fisico

ALMACENERO

Personal ALM envía requerimiento a Aprobación para compra a falta de stock

Personal ALM Entrega requerimiento

ProveedorPersonal de solicita información de articulo

Personal de compras envía artículos comprados

Proveedor envía articulo solicitado

Personal ALM ingreso y almacenamiento de artículos comprado y o devoluciones de equipos y herramientas

ALMACENERO

Solicita EPP para cambio

Personal Almacén realiza llenado de formatos.


4.3 Diagrama de Sub Proceso de la Empresa de Metal Mecánica Actual

4.3.1 Diagrama de flujo de sud proceso atención en almacén.

PROCESOS: ATENCIÓN DE ALMACÉN EN METAL MECANICAAREA:ALMACÉN

Personal Compras Logistica

Administración Abrogación de compra

AlmacenSolicitante Operaciones,

Seguridad, AdministraciónProveedores

Fase

INICIO

Personal solicita requerimiento de

EQP/MAT/HER

Personal ALM recepcióna

requerimiento

Personal ALM procede a verificar

stock fisico

Existe stock

Personal ALM procede adjuntar

articulo a lista

SI

Personal sol. Recibe HER/EQP/MAT

solicitado

Personal ALM procede adjuntar lista de compras a

ser aprobadas

no

Administración recibe lista ser

aprobada para la compra

Aprobación de lista

Envía lista a personal de

compras

Personal de compras recepcióna

listasi

Evalúa compra

Solicita información a proveedores

Proveedores evalúa solicitudes

Existe articulo solicitado

Proveedor envía articulo

si

Personal de compras recepcióna artículos comprado

Envía artículos comprados

Solicitante recibe negación de compra

no

Adiciona información para

aprobación de compra

no

Personal de almacén procede

ingresar artículos y registrarlo en

formatos

Se almacena articulos

FIN

ALM envía requerimiento al área solicitada

Recepcióna requerimiento

ALM: AlmacénEQP: EquiposMAT: MaterialesHER: Herramientas

Diagrama de flujo de manejo de almacén según documento de referencia SGI (PC-ALM-

001 PROCEDIMIENTO GESTION DE ALMACEN)


La mejora de procesos se aplicara en el área de administración y a sub área de Alancen

ya que es el área donde se centra las operaciones preliminares e importantes para la

planeación de los proyectos. El almacén es una entidad muy importante de la empresa,

es donde se encuentra los bienes de la empresa y eso es dinero de la empresa.

El almacén tiene procesos donde intervienen las áreas de operaciones y seguridad, con

la solicitud de información necesaria para cada área para su proyección.

4.4 Diagrama de actividades del proceso

La evaluación de la primera situación es cuando en el almacén existe artículo (material,

herramienta, equipo) requerido, Se tiene 6 horas en terminar la atención a la solitud de

un lista de requerimientos de más 35 ítems.

Nota: la recepción de requerimientos en lista es hasta 15:00 horas y entregas de requerimientos a partir

de las 17:00 horas a 18:00.

La evaluación de la primera situación es cuando en el almacén NO existe artículo

requerido, Se tiene 34.54 horas en terminar la atención a la solitud de un lista de

requerimientos de 35 ítems.

Situción: EXISTE ARTICULO EN ALMACEN op ins tras demora de progrmada

Paso Actividad V.A. Control otrosTiempo

(horas)

ACT-1 Personal elabora requerimiento l x 0.30

ACT-2 Envió de requerimiento a ALM l x 0.10

Espera en recepción de requerimiento l x 0.50

ACT-3 Personal ALM revisa requerimiento l x 0.15

ACT-4 ALM procede a verificar stock l x 0.60

espera procede a verificar stock fisico en almacen l x 1.20

ACT-5 ALM procede a adjuntar artículos a la lista de requerimiento l x 0.30

ACT-6 Personal ALM realiza documento de salida de ALM l x 2.30

ACT-7 Personal ALM envía requerimiento al área solicitada l X 0.50

ACT-8 Personal solicitante recibe el requerimiento l x 0.20

ALM: ALMACÉN

Total (hor) 6.15


5. Indicadores de gestión de almacén

El éxito de un proceso de mejora continua depende en gran medida de la solidez de su

proceso de retroalimentación, es decir, la capacidad de ajustar lo necesario en marcha. Para

ello es necesario contrastar los resultados en datos numéricos.

Uno de los indicadores es que tiene para la muestra de datos es la cantidad de

requerimientos atendidos contra los todos los requerimientos atendidos.

# Pedidos Atendidos

# Total de pedidos

Situción: NO EXISTE ARTICULO EN ALMACEN


(horas)

ACT-1 Personal elabora requerimiento l X 0.30

ACT-2 Envió de requerimiento a ALM l X 0.10

Espera en recepción de requerimiento l X 0.30

ACT-3 Persomal ALM revisa requerimiento l X 0.15

ACT-4 ALM procede a verificar stock l X 0.30

espera procede a verificar stock fisico en almacen l X 1.20

ACT-5 ALM procede a enviar solitud a ADM a aprobacion para compra l X 0.10

ACT-6 ADM recibe solicitud y evalua l X X 0.10

ACT-7 ADM aprueba solicitud l X 1.50

espera a aprovacion verificacion con presupuesto de proyecto l X 1.80

ACT-8 ADM enviá lista aprobada a personal de compras l X 0.20

ACT-9 Personal de compras recepciona lista de compras l X 0.10

ACT-10 Persomal de compra solicita informacion a proveedores l X 2.50

espera información de articulos de distintos proveedores l X 5.50

ACT-11 Personal de compas realiza la compra l X 2.20

ACT-12 Personal de compras Envia articulos comprados a ALM l X 1.00

espera de envio trasnporte de material de un lugar a otro l X 12.00

ACT-13 Perosonal de ALM recepciona artiuclos l X 0.30

ACT-14 Personal de ALM realiza documento de entrada a ALM l X 2.10

ACT-15 Personal de ALM envia requerimiento a area solicitada l X 0.30

ACT-16 Perosonal ALM realializa documento de salida de ALM l X 2.30

ACT-17 Personal solicitante recibe el requimiento l X 0.20

ADM:ADMINISTRACION / ALM:ALMACÉN

Total (hor) 34.55


INDICADOR DE ACTIVIDAD DE ENTREGA DE EPP (equipo de protección personal)

La muestra tomada fu en plazo de 15 para la verificación de tiempos de atención de pedido de

EPP del personal operativo.

Pedidos

atendidos

Total de

pedidos

% de pedidos

atendidos

Todos los Pedidos

Atendidos

Semana 1 23 35 65.7% 100.0%

Semana 2 22 26 84.6% 100.0%

Semana 3 10 24 41.7% 100.0%

Semana 4 16 24 66.7% 100.0%

Semana 5 8 13 61.5% 100.0%

Semana 6 10 17 58.8% 100.0%

Semana 7 10 14 71.4% 100.0%

Semana 8 8 14 57.1% 100.0%

Semana 9 9 14 64.3% 100.0%

Semana 10 12 20 60.0% 100.0%

Semana 11 11 15 73.3% 100.0%

Semana 12 13 18 72.2% 100.0%

Semana 13 12 19 63.2% 100.0%

Semana 14 12 15 80.0% 100.0%

Semana 15 15 19 78.9% 100.0%

0.0%

20.0%

40.0%

60.0%

80.0%

100.0%

120.0% % DE REQUERIMIENTOS ATENDIDOS

% de pedidos atendidos

Tiempos de

Atención

/Nro. De

entrega de

EPP

Nro de Personas

solicitantes

Tiempo de

Atención

(min)

Día 1 17.0 51.0

Día 2 19.0 57.0

Día 3 24.0 72.0

Día 4 18.0 54.0

Día 5 12.0 36.0

Día 6 16.0 48.0

Día 7 20.0 60.0

Día 8 21.0 63.0

Día 9 15.0 45.0

Día 10 16.0 48.0

Día 11 15.0 45.0

Día 12 13.0 39.0

Día 13 16.0 48.0

Día 14 15.0 45.0

Día 15 18.0 54.0


Confiabilidad de StockDiferencias

encontrada

% de confiabilidad en

almacén

Stock Positivas 6 30%

Stock Negativas 11 55%

Stock reales 3 15%

La confiabilidad del almacén se mide en los inventarios que se hace. Se tomó la muestra de 20 tipos de

artículos se tomó inventario contra la relación en hojas físicas y se tuvo el siguiente resultado.

Este indicador de una muestra de toma de inventario se tuvo estas diferencias en los

stock encontrados, muestra que los artículos inventarios son 20 de los cuales se

encontró que el 30% de stock tiene diferencias positivas, 55% de artículos inventariados

tienen diferencias negativas y el 15% de artículos inventariados tienen stock físicos y

documentados iguales.

Cantidad real

Cantidad

teorica según

Inventarios

Diferencias

encontradasum

% de

confiabilidad

de stock

Articulo 1 67 70 3 und 95.7%

Articulo 2 45 45 0 mill 100.0%

Articulo 3 35 90 55 und 38.9%

Articulo 4 78 78 0 und 100.0%

Articulo 5 56 34 -22 und 164.7%

Articulo 6 49 60 11 und 81.7%

Articulo 7 89 100 11 und 89.0%

Articulo 8 78 58 -20 und 134.5%

Articulo 9 56 120 64 und 46.7%

Articulo 10 54 60 6 kg 90.0%

Articulo 11 97 60 -37 und 161.7%

Articulo 12 67 89 22 und 75.3%

Articulo 13 100 100 0 und 100.0%

Articulo 14 190 156 -34 und 121.8%

Articulo 15 200 256 56 und 78.1%

Articulo 16 345 376 31 und 91.8%

Articulo 17 26 45 19 und 57.8%

Articulo 18 19 67 48 und 28.4%

Articulo 19 27 13 -14 und 207.7%

Articulo 20 46 18 -28 und 255.6%


Estos datos muestran que en el área del almacén es confiable en sus stocks un 15% y

no solo es la falta de documentación de stock, es también el control de los activos no se

tiene un control adecuado del almacén.

Indicador de Gestión de atención de pedidos por tiempos Tiempos

6. Diagrama de Pareto.

Tabla de frecuencias

CAUSAS Frecuencia(*) Frec. Normaliza(**)

No tener stock suficientes 15 12.7%

Falta de identificación y verificación de artículos

13 11.9%

Demoras en la atención de requerimientos 14 11.0%

Herramientas en mal estado 10 8.5%

Compra de artículos sin certificación 7 5.9%

Compra de materiales a destiempo 6 5.1%

Falta de responsabilidad 3 2.5%

Falta de control de artículos O/C 3 2.5%

No tener artículos documentados 5 4.2%

Falta generación de informes 6 5.1%

Falta controles de kardex 8 6.8%

Falta controles de ingreso y salida de artículos

7 5.9%

Falta controles de préstamo y devolución de herramientas

8 6.8%

No tener historial de inventarios 6 5.1%

Falta mantenimientos de equipos 4 3.4%

No contar con TI para controles en Almacén

3 2.5%

Tiempos de

Atención

/Nro. De

pedidos

Cantidad Pedidos

Tiempo de

Atención

Horas

Día 1 4.0 7.0

Día 2 3.0 6.0

Día 3 2.0 5.0

Día 4 5.0 8.0

Día 5 4.0 7.0

Día 6 2.0 4.0

Día 7 3.0 7.0

Día 8 2.0 6.0

Día 9 3.0 6.0

Día 10 2.0 4.0

Día 11 1.0 3.0

Día 12 6.0 8.0

Día 13 2.0 5.0

Día 14 4.0 4.0

Día 15 5.0 7.0


Tabla de frecuencias ordenadas

CAUSAS Frecuencia (*) Frec.

Normaliza(**) Frec. Acumulada

No tener stock suficientes 15 12.7% 12.7%

Demoras en la atención de requerimientos

14 11.9% 24.6%

Falta de identificación y verificación de artículos

13 11.0% 35.6%

Herramientas en mal estado 10 8.5% 44.1%

Falta controles de kardex 8 6.8% 50.8%

Falta controles de préstamo y devolución de herramientas

8 6.8% 57.6%

Compra de artículos sin certificación

7 5.9% 63.6%

Falta controles de ingreso y salida de artículos

7 5.9% 69.5%

Compra de materiales a destiempo

6 5.1% 74.6%

Falta generación de informes 6 5.1% 79.7%

No tener historial de inventarios 6 5.1% 84.7%

No tener artículos documentados

5 4.2% 89.0%

Falta mantenimientos de equipos

4 3.4% 92.4%

Falta de responsabilidad 3 2.5% 94.9%

Falta de control de artículos O/C

3 2.5% 97.5%

No contar con TI para controles en Almacén

3 2.5% 100.0%

*Frecuencia: Es la cantidad numérica de causas que se repite en la elaboración y atención de

requerimientos en almacén.

**Frecuencia Acumulada: es el valor calculado en porcentaje (%). (

∑ )*100


El Análisis de este diagrama Pareto es que el 20% de demoras, falta de stock que son las causas en

general para que el 80% de los proyectos no culminen en el tiempo establecido según orden de

compra.

7. Diagrama de causa efecto.


8. PROPUESTA DE MEJORA Y REDISEÑO DE PROCESOS EN ALMACEN

Objetivo

El objetivo principal con el rediseño de procesos dela área de almacén es reducir el tiempo

de atención, mejorar el control de los activos y optimizar el trabajo del almacén.

Para logras estos objetivos es implementado y rediseñando el flujo de trabajo y dividiendo

las tareas en 03 procesos que se está implementado, para esto se desarrolló una

aplicación de escritorio. Esto sistema que se desarrolló es con el fin de apoyar y mejorar la

atención en el área del almacén.

8.1 PROPUESTA DE MEJORA CON APOYO DE UN SISTEMA DE INFORMACION.

La propuesta de mejora es el uso de un sistema de información, el cual automatice todo el

flujo de información que se tiene en el almacén.

La tarea principal de la logística de almacén es el mantenimiento de proceso sin

complicaciones de los diversos flujos de información y materiales. Solo mediante la

permanente optimización de los procesos logísticos es posible aprovechar adecuadamente

los potenciales de ahorro de gastos disponibles.

MEMESIS tomó este requerimiento central como una ocasión para incluir una solución

innovadora capaz de asegurar un control eficiente de complejos procesos de flujo de

materiales en todo momento en el sistema de administración de almacén desde el principio

mismo.

Aunque cada producto tiene por naturaleza sus propias características, es necesario

representar y respaldar completamente los procesos comerciales del operador del almacén

en una escala uno a uno.

El sistema de MEMESIS puede emitir estos reportes.

• Informes de stock y kadex de artículos.

• Reporte en el caso de extravío de herramientas o equipos.

• Reporte de entradas a la fecha de artículos

• Reporte de salidas de materiales a la fecha por día, por proyecto.

• Reporte de entrega de EPP por persona (cantidad consumida).

• Reporte de entrega de EPP por proyecto, por día.

• Reporten stocks mínimos.

• Reporte de inventarios.

• Reporte de préstamo de herramientas por fecha

• Reporte de préstamo de herramientas por responsable

• Reporte de préstamo de herramientas por proyecto


INFRAESTRUCTURA DE TRABAJO DE SISTEMA DE INFOMACIÓN MEMESIS

INTERNET

USUARIO

Sistema de Almacén MEMESIS

Servidor de Datos MySQL

Usuarios remotos

RED METAL

8.2 PROPUESTA DE MEJORA DE PROCESOS EN EL ALMACEN

Se identifica 03 procesos específicos para la mejora y rediseño de sus procesos de

ejecución de actividades.

El proceso de planificación y organización es de carácter estratégico y táctico, dado que tiene que

brindar soluciones de recursos en comunión con las políticas y objetivos generales que contempla la

estrategia de la empresa, en aras de potenciar las ventajas competitivas por las que apuesta la

misma. Dentro de las actividades o subprocesos que se deben realizar en el proceso de planificación

y organización se encuentran.

INFORMACIÓN


8.3 PROCESOS DE RECEPCIÓN, CONTROL E INSPECCIÓN

PROCESO:DE RECEPCIÓN, CONTROL E INSPECCIÓN ÁREA: ALMACÉN

ACTIVIDADES PROCESOS

Recepción de los artículos comprados, enviados al almacén principal de la empresa.

Inspeccionar cuantitativa y cualitativamente, el artículo comprados para determinar si el artículo cumple o el no con las condiciones negociadas según guía, facturas u orden de compra.

En caso de no cumplir con los requerimientos necesarios para el registro de los artículos comprados se envía a un área de espera de la documentación solicitada o devolución del artículo a proveedor.

Si el artículo comprado cumple con las exigencias de documentos y físicos se procede a registrar en el sistema según información de documentos. -Precios. -Cantidad. -Descripción.

Procede Identificar cada artículo con el código generado al momento de registrar los artículos. (MM-00001)

El personal de almacén debe de guardar una copia de documentos que se adjuntan al artículo, cuando este ingrese al almacén (facturas, boleta de venta, guías de remisión)

Procede a almacenar artículos según corresponda.

PROCESO:RECEPCION, CONTROL E INSPECCIONAREA:ALAMCÉN


Almacen ProveedoresSistema

MEMESIS

Fa

se

Inicio

Proveedor envía Artículos

Comprados

Personal Almacén

Recepcióna Artículos

Personal verifica

existencias y documentacion

Es conforme

Verifica envió de artículos comprados

No

Artículos enviados a área

de espera oSe envía a

Devolución

Personal Almacén Solicita documentación

a Logística

Personal Procede a registrar en el

sistema

SI

Datos Guardados

en el Sistema

Personal Procede a identificar los

artículos ingresados

Personal Procede a almacenar

artículos según corresponda

FIN


El flujo rápido del material que entra, para que esté libre de toda congestión o demora, requiere

de la correcta planeación del área de recepción y de su óptima utilización. La recepción es el

proceso de planificación de las entradas de unidades, descarga y verificación tal y como se

solicitaron mediante la actualización de los registros.

DIAGRAMA DE ICONOS DEL PROCESO DE RECEPCIÓN, CONTROL E INSPECCIÓN

Llegada de artículos

Control de existencias según Orden de compra, guías o facturas.

No es conformeEs

conforme

Área de no conformidad

No conformidad

Operario Almacén Procede a registrar en el sistema

-Precios-Cantidades-Descripcion

GuíasFacturas

O. de compra

A la espera de documentación por administración


Personal de almacén procede a Identificar articulo

ingresado. (MM-00001)Herramientas

EquiposMaterial

Procede al almacenar en el lugar adecuado según tipo

Material, herramientas o equipos

GuíasFacturas

O. de compra

Logística verifica envios


8.3 PROCESO DE ALMACENAMIENTO, CONTROL Y ENTREGA DE EPP

PROCESO: PROCESO DE ALMACENAMIENTO, CONTROL Y ENTREGA DE EPP

ÁREA: ALMACÉN

ACTIVIDADES DIGRAMAS Ubicar los artículos en los lugares determinados de almacenamiento según corresponda Herramientas, Equipos y Materiales (eléctricos y mecánicos). Guardar físicamente los productos hasta que sea demandado por el solicitante. El personal de almacén está en constate verificación de control de stock y de kardex según sea solicitadas por otras áreas. Para el control de stock, kardex y de más reportes es solicitado al sistema. Si hay diferencias de stock de cualquier artículo, se solicita aprobación de administración para ingresar o retirar la diferencia encontradas en el sistema previa investigación de stock por el kardex. En caso de que se encuentre equipos o herramientas en mal estado, perdida se realiza la salida en el sistema con previa autorización de administración con un reporte de avería o pérdida. El personal de almacén tiene que verificar la condición física del equipo para su mantenimiento correspondiente según cronograma de SGI (sistema de gestión integrado) El personal de Almacén tiene la labor de entregar EPP cuando es solicitado por el personal operativo. Para esto utiliza el sistema MEMESIS solicitando información al operario por su nro. de DNI.

PROCESO: PROCESO DE ALMACENAMIENTO, CONTROL Y ENTREGA DE EPP ÁREA: ALMACÉN

Personal Operativo

AlmacenAdministración

OperacionesSeguridad

Sistema MEMESIS

Fase

Inicio

Personal Almacén ubica

Y adecua los artículos en

almacén según corresponda

El personal Verifica Stock

físico, teórico y kardex

Realiza reporte stock y kardex

Se realiza cambios de stock en el

sistema según

articulo

Hay Diferencias

Solicita aprobación de Administración

SI

Administración recibe solicitud

previo documento (rtp.

Perdida, baja, variación de

stock)

Aprobación

Almacén procede a realizar los

cambios en el Sistema

si

Administración Solicita mas

información a Almacén caso

contrario procede ha

realizar descuentos

NO

Envía información al área solicitada

NO

FIN


El personal de almacén tiene la obligación de solicitar a administración la aprobación de compra de artículos de EPP para abastecimiento a proyectos y entrega al personal operativo. Si el área de seguridad solicita información de entregas de EPP al personal, este tiene que solicitar a almacén y solicitar el reporte al sistema. El personal del almacén tiene la obligación de la toma de inventarios programados cada 03 meces según cronograma de SGI (sistema de gestión integrado) para esto se solicita el reporte de inventarios al sistema MEMESIS.

PROCESO: PROCESO DE ALMACENAMIENTO, CONTROL Y ENTREGA DE EPP (entrega de

EPP al personal que solicita) ÁREA: ALMACÉN

Personal Operativo

AlmacenAdministración

OperacionesSeguridad

Sistema MEMESIS

Fase

Inicio

FIN

Personal Operativo

solicita cambio de EPPs

Personal Almacén recepciona solicitud

Personal Almacén procede a realizar el cambio

Realiza la entrega de EPP en el sistema

indicando Nro de DNI

del Operario

Personal Almacén Entrega EPP al Operario

Personal Operativo

recibe cambio de EPPs

Personal Almacén verifica stock mínimos de EPP

Administración aprueba compra de EPP

Es necesario

NO

SISe envía requerimiento personal de compras

Solicita reporte de

stock minimos

El almacenamiento o almacén es el subproceso operativo concerniente a la guarda y

conservación de los artículos con los mínimos riesgos para el abastecimiento y producción.

ZONAS DE UN ALMACÉN

Recepción: zona donde se realizan las actividades del proceso de recepción

Almacenamiento, reserva o stock: zonas destino de los artículos almacenados. De

adaptación absoluta a las artículos albergadas, incluye zonas específicas de stock para

artículos, materiales, equipos, herramientas, artículos espéciales, devoluciones, etc.

Preparación de pedidos o CheckList: zona donde son ubicados las artículos tras pasar

por la zona de almacenamiento, para ser preparadas según solicitud del área.

Salida, verificación o consolidación: desde donde se produce la expedición y la

inspección final de los artículos para ser enviados con documento de salida de almacén.

Paso, maniobra: zonas destinadas al paso de personas y máquinas. Diseñados también

para permitir la total maniobrabilidad de las máquinas.

Oficinas: zona destinada a la ubicación de puestos de trabajo auxiliares a las operaciones

propias de almacén.


Horario de atención de entrega de EPP. Se estableció un horario de entrega de EPPs y

es de 17:30 horas a 18:00 horas.

Horario de atención de entrega de requerimiento. Se estableció un horario de recepción

de lista de requerimiento hasta las 15:00 horas y el recojo de requerimientos de 17:00

horas a 18:00 horas.

DIAGRAMA DE ICONOS PROCESO DE ALMACENAMIENTO, CONTROL Y ENTREGA DE EPP

Personal Almacén


Operaciones

Administración Seguridad

Solicita Información

Verificación de Stock en el sistema

Impresión de reportes

-Almacenero procede a almacenar articulos según corresponda.-Verificación de stock físico. Esta información debe de Ser igual de cantidad que en el sistema

Administración

-Almacén Solicita aprobación de compra EPP*-Almacén Solicita aprobación de Retiros en el sistema (Avería, Perdida, diferencias de stock)

Logística

Envía solicitud de compra de EPP

Reportes

(*)EPP Equipo de Protección personal.

Informes de stock y kadex de artículos.Reporte en el caso de extravío de herramientas o equipos.Reporte de entradas a la fecha de artículosReporte de salidas de materiales a la fecha por día, por proyecto.Reporte de entrega de EPP por persona (cantidad consumida).Reporte de entrega de EPP por proyecto, por día.Reporten stocks mínimos.Reporte de inventarios.Reporte de préstamo de herramientas por fechaReporte de préstamo de herramientas por responsableReporte de préstamo de herramientas equipos por proyecto

Realiza modificación de stock en el sistema

DIAGRAMA DE ICONOS PROCESO DE ALMACENAMIENTO, CONTROL Y ENTREGA DE EPP(entrega de EPP)

Personal Operativo

Personal Almacén


Solicita cambio de EPP

Solicita Nro de DNI

-Hace entrega de EPP en el Sistema-Solicita reporte de entrega de EPP de un personal operativo en especial

Realiza el cambio

Entrega EPP


INDICADOR DE TIEMPO DE ATENCIÓN DE CAMBIO DE EPPs

Este indicador nos muestra que el tiempo de cerca disminuye de 3min. a 1.2min. la

espera de atención en el Almacén ha disminuido debido que el personal de Almacén ya

no tiene que buscar su registro y tampoco llenar los datos del personal solicitante. El

nueva actividad solo tiene registrar la entrega en el sistema y este automáticamente

disminuirá el stock de dicho artículo.

8.4 PROCESO DE RECEPCIÓN DE PEDIDOS Y ATENCION.

En eta parte del proceso primeramente se estableció el horario de atención.

Recepción de lista de requerimientos es hasta las 15:00 y el recojo de

requerimientos es a partir de las 17:00 horas a 18:00 horas con esta

modificación de actividades para el personal del almacén tiene como límite de

atención hasta las 18:00 caso contrario caerá en responsabilidad del Almacén

de todas las tareas retrasadas del proyecto en cuestión.

Se redujo la carga de personal de 03 a 02 operarios en almacén con horario de

trabajo de 07:00 a 18:00, de lunes a sábado.

PROCESO: ROCESO DE RECEPCIÓN DE PEDIDOS Y ATENCION ÁREA: ALMACÉN

ACTIVIDAD

El personal de almacén solo tiene que recibir los requerimientos de hasta 15:00 horas caso contrario el requerimiento se atenderá al día siguiente. Verifica la lista de requerimientos, artículos y stock que se tiene en el almacén. Almacén informa al supervisor residente de stock que no tiene para que solicite su requerimiento de compra. Almacenero procede a adjunta los artículos existentes a la lista de requerimientos según el proyecto solicitado. El almacenero procede a enviar los artículos al área de pedidos por recoger según orden de pedido.

Tiempos de

Atención

/Nro. De

entrega de

EPP

Nro de Personas

solicitantes

Tiempo de

Atención

(min)

Tiempo de

Atención

mejorado

(min)

Día 1 17.0 51.0 20.4

Día 2 19.0 57.0 22.8

Día 3 24.0 72.0 28.8

Día 4 18.0 54.0 21.6

Día 5 12.0 36.0 14.4

Día 6 16.0 48.0 19.2

Día 7 20.0 60.0 24.0

Día 8 21.0 63.0 25.2

Día 9 15.0 45.0 18.0

Día 10 16.0 48.0 19.2

Día 11 15.0 45.0 18.0

Día 12 13.0 39.0 15.6

Día 13 16.0 48.0 19.2

Día 14 15.0 45.0 18.0

Día 15 18.0 54.0 21.6

765.0 306.0


El Almacenero adjunta a los artículos solicitados los documentos (formatos y documentos de control interno) de salida del almacén, si es de préstamo de herramientas, equipos o material consumible. También se debe de adjunta documento de entrada a la minera como son los doc. ANEXO A (herramientas y/o equipos) y ANEXO B (materiales). Estos documentos se imprimen del sistema MEMESIS en el momento que se realiza la documentación de la salida de materiales de la empresa. Para el caso de las devoluciones de préstamo de herramientas y/o equipos el personal de almacén recepcionara según el código del articulo (MM-00001), esta determinara a quien y cuando fue prestada esta información es brindada por el sistema MEMESIS. Cada artículo prestado debe de ser regresado e ingresado a almacén debe de estas en condiciones operativas caso contrario se deberá hacer el reporte respectivo (según doc. SGI) para su mantenimiento o reemplazo respectivo esto aplica también cuando es por perdida de herramientas o equipos.

DIAGRAMAS

PROCESOS: Recepción de pedidos, atención y devolución de prestamos (DEVOLUCIONES)AREA:ALMACÉN


Administración Abrogación de

compraAlmacen

Solicitante Operaciones, Seguridad

ProveedoresSistema MEMESIS

Fase

INICIO

Realiza Solicitud de devolución de

equipos/herramientas

Condición Operativa?

Almacenero realiza

verificación física de las

devoluciones según lista

Verificación de código

SI

Procede a hacer la

devolución en el sistema Almacenero

ingresa artículos según

corresponda

Supervisión realiza reporte

NO

Envía reporte o informe a

Administración para aprobación

Aprobación Reporte

Almacenero procede hacer el

retiroSI

Retira stock del sistema

Se realiza el descuento

correspondiente

NO

Almacenero imprime

documentos para archivo adjunta

reporte o informe

FIN


PROCESOS: Recepción de pedidos, atención y devolución de prestamosAREA:ALMACÉN


Administración Abrogación de

compraAlmacen

Solicitante Operaciones, Seguridad

ProveedoresSistema MEMESIS

Fase

INICIO

Realiza Solicitud de requerimiento

de material o Prestamos de

equipos/materiales

Recibe lista de requerimietos

Verifica Lista de requerimiento

Informa solicitante de

Stock o material que no tiene en

Almacen

Existe articulo solicitado

NO

Realiza Solicitud de compra

Envía a Administración

para aprobación

Administración verifica lista

Aprueba?

Envía Lista a Logistica

si

Logística evalua solicitud y solicita

información

Recepciona pedido

Envia informacion Logística procede realizar la compra

Proveedor envía requerimiento

Verifica envíos al almacén principal

Almacén procede a adjunta los

artículos según lista

Si

Realiza los movimientos en el sistema

Almacenero realiza la

impresión de documentos de

salida según corresponda

NO

Almacenero envía documentos y

artículos al área de pedidos para

ser entregados al supervisor

Personal Supervisor

recepciona según lista lo solicitado

Artículos enviado al proyecto.

FIN

Verificación de stock en el sistema

DIAGRAMA DE ACTIVIDADES

Con la aplicación de este nuevo proceso y la ayuda del sistema MEMESIS se redujo bastante

tiempo en la realización de documentos de salida en 2.55 horas de una lista de más 35 ítems

Situción: EXISTE ARTICULO EN ALMACEN op ins tras demora de progrmada


(horas)

ACT-1 Personal elabora requerimiento l x 0.30

ACT-2 Envió de requerimiento a ALM l x 0.10

Espera en recepción de requerimiento l x 0.20

ACT-3 Personal ALM revisa requerimiento l x 0.15

ACT-4 ALM procede a verificar stock l x 0.10

espera procede a verificar stock fisico en almacen l x 0.10

ACT-5 ALM procede a adjuntar artículos a la lista de requerimiento l x 0.30

ACT-6 Personal ALM realiza documento de salida de ALM l x 0.60

ACT-7 Personal ALM envía requerimiento al área solicitada l X 0.50

ACT-8 Personal solicitante recibe el requerimiento l x 0.20

ALM: ALMACÉNTotal (hor) 2.55


INDICADORES DE TIEMPO DE ATENCION DE PEDIDOS EN AALMACEN

Con la ayuda del sistema y el rediseño de los proceso y actividades se redujo con bastante

eficacia el uso del tiempo de atención de pedidos en 3.7 horas aproximadamente por día de

trabajo.

VENTAJA OBTENIDAS DE LA APLICACIÓN Y MEJORA DE LOS PROCESOS EN EL

ALMACEN.

- Reducción de personal de 03 a 02 operarios en almacén

- Reducción de tiempo de atención de pedidos.

- Nuevos controles para la no perdida de herramientas y/equipos.

- Mejor desempeño en la ejecución de proyectos.

- Generación de reporte de control.

- Mejor control de los bienes de la empresa.

- Verificación de status de artículo proporcionado por el sistema MEMESIS.

- Mejor calificación obtenida en el SGI por SGS ( 95.8 pts Julio 2014 Proveedor A+)

CONCLUSIONES

Actualmente la empresa se encuentra en constante cambio para cubrir necesidades y

expectativas de los clientes y para poder anticiparse a los futuros requerimientos del mercado.

Por tanto, las empresas competitivas deben estar en constante cambio innovando y mejorando

sus procesos para hacerlos más eficientes y que generen mucho valor a la empresa.

Al estandarizar los procesos de manejo de almacén se logró que los tiempos de ocio de la

personal en almacén sean más aprovechados y se logró en la reducción de 01 personal

operativo.

Todos estos diagramas se adjuntan al procedimiento interno de Almacén según reglamento de la

empresa y SGI y fueron presentados SGS del Peru en la última auditoría realizada Julio 2014.

Tiempos de

Atención

/Nro. De

pedidos

Cantidad Pedidos

Tiempo de

Atención

Horas

Reduccion

de Tiempo

Día 1 4.0 7.0 3.3

Día 2 3.0 6.0 2.3

Día 3 2.0 5.0 1.3

Día 4 5.0 8.0 4.3

Día 5 4.0 7.0 3.3

Día 6 2.0 4.0 0.3

Día 7 3.0 7.0 3.3

Día 8 2.0 6.0 2.3

Día 9 3.0 6.0 2.3

Día 10 2.0 4.0 0.3

Día 11 1.0 2.0 0.2

Día 12 6.0 8.0 4.3

Día 13 2.0 5.0 1.3

Día 14 4.0 4.0 0.3

Día 15 5.0 7.0 3.3

trabajo final exposicion -cusco

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