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AUDITORIA TESORERIA

1. DEFINICIÓN:

Tesorería

La tesorería es el área de una empresa en la que se gestionan las acciones relacionadas con las operaciones de flujos monetarios. Incluye, básicamente, la ejecución de pagos y cobros, la gestión de la caja y las diversas gestiones bancarias. La contabilidad registra dicha ejecución.

2. OBJETIVO

Tesorería: _ El objetivo de la Tesorería en las grandes compañías es

"aglutinar" el dinero de sus diferentes filiales con objeto de poder realizar

mayores inversiones tanto financieras como de mercado

3. PERSONAL QUE INTERVIENE

TESORERO_ Un tesorero es la persona que se encarga en una empresa,

Entidad o asociación, de gestionar y dirigir los asuntos relacionados con los

movimientos económicos o flujos monetarios

OBJETIVO

Los objetivos en el departamento de tesorería son los siguientes: Custodia y salvaguarda de los fondos depositados y recibidos. Se

deberán adoptar procedimientos y controles adecuados sobre las entradas y desembolsos de dinero, evitando así situaciones de fraude, robos o malversación de fondos.

Exactitud de los registros, todos los movimientos de cuentas, tanto de caja como de bancos, de las que es propietario la empresa deben estar correctamente registrados, en cuanto a valoración, naturaleza y periodo.

Segregación adecuada de funciones que eviten o disminuyan el incumplimiento de cualquiera de los dos objetivos primeros

Operar de acuerdo a las políticas y criterios establecidos por la empresa.

La consecución de estos objetivos dará lugar a la obtención de una información financiera-contable adecuada y fiable.

1. DOCUMENTACION

Vale de salida de efectivo. Liquidación de fondo fijo.

http://es.wikipedia.org/wiki/Contabilidad

http://es.wikipedia.org/wiki/Empresa

Boleta de depósito de los bancos. Cheques. Recibos de cobranza. Liquidaciones de cobranza. Comprobantes de tesorería. Facturas. Boletas de Ventas. Autorizaciones internas. Comprobantes de servicios. Recibos de servicios públicos. Comprobante de pagos de arbitrios municipales.

ESQUEMA DEL DEPARTAMENTO DE TESORERIA Y SUS INTERRELACIONES

Ingresosefectivos

Compras

Desembolsos Efectivos

AccionistasFondos Propios

DesembolsosReintegros

ventas

Ingresos –gastosFinancieros

FinanciaciónFinanciero Contable

Personal

Cobros – pagosIngresos - gastos

Desembolsosefectivo

Tesorería

CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO 2/1

CLIENTE : EMPRESA CORPORACION XYS.A.C

PERIODO: DEL 01-01-2010 AL 31-12-2010

RUBRO : CAJA Y TESORERIA

Nº PREGUNTAS RESPUESTAS COMENT

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TESORERIA Y CAJA¿Existe un manual de procedimientos que registre, controle, custodie, asigne responsabilidad, autorice e indique las formas estándar que se usa en el control del efectivo de ingresos y egresos?¿Las funciones de los responsables del manejo de efectivo son independientes de las de preparación y manejo de libros?¿Existe adecuada protección física del área donde se encuentran localizadas las dependencias de cajas?¿La dependencia de caja es un área restringida?¿Existe caja fuerte para la custodia del efectivo y sus documentos?¿Es conocida la clave por el personal?¿Se canceran en caja fuerte los ingresos del día, hasta su depósito en Bancos?¿Se archivan en un lugar seguro y apropiado todos los comprobantes que soportan tanto ingresos como egresos?¿Se efectúan arqueos sorpresivos por parte de personas independientes de la caja?¿Las funciones de los encargados del manejo de caja son tales que no permiten el manejo de registro ni asientos para los libros de contabilidad?¿Se llevan a cabo arqueos periódicos de caja general y caja menor, bien sea por auditoria interna o por otra persona independiente de caja?¿Existen formatos apropiados para realizar los arqueos de caja menor y general?¿Los encargados del manejo de la caja menor son independientes del cajero general u otro empleado que maneja… de cliente u otra clase de dineros?

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Nº PREGUNTAS RESPUESTAS COMENTARIOSSI NO N/A

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¿Los fondos de caja menor se limitan a sumas razonables según las necesidades del negocio?¿Los comprobantes de caja menor tiene la firma del beneficiario?¿Están separadas adecuadamente las actividades de ingresos y egresos?¿La empresa tiene fondo fijo?¿El encargado del fondo fijo es independiente con relación a los empleados de cobros?¿Recae la responsabilidad principal de cada fondo fijo sobre una sola persona?¿Están los desembolsos del fondo fijo debidamente respaldados por comprobantes?¿En la reforante a estos comprobantes?¿Se preparan en forma tal que sea difícil su alteración?¿Están firmados por la persona que recibió el efectivo o dispuso de el?¿Están aprobados por algún empleado responsable?¿Se presentan para su inspección a la persona que firma los cheques, cuando esta firma el cheque de reembolso?¿Se cancelan con su sello fechador que diga pagado, una vez que se firma el cheque de reembolso por la persona responsable?¿Los pagos se encuentran debidamente autorizados?¿Existe un procedimiento de caja fija para los movimientos de caja?¿El movimiento de caja se deja para importes mínimos?¿Se emiten los cheques de reembolsos de fondo fijo a favor de la persona encargada de la custodia?¿Existe caja fuerte para la custodia del efectivo y sus documentos?¿Se conservan en la caja fuerte los ingresos del día, hasta su depósito en el banco?

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¿Se ha responsabilizado a una sola persona el manejo de las cuentas con cheques, detallando claramente los nombres de los responsables?¿Se expiden los recibos de caja al momento de efectuarse la recepción del dinero?¿Se codifican los comprobantes de egreso y se identifican con el nombre y firma del responsable que efectuó el gasto?¿Son archivados y sellados de manera adecuada los recibos de caja menor?¿Los recibos de caja anulados son conservados en forma consecutiva?¿Los recibos de caja en blanco son guardados en la caja fuerte?¿Los recibos anulados se conservan en forma consecutiva?¿Se arquea periódicamente la caja por personal independiente a la función de tesorería?¿Se realiza arqueos sorpresivos a los fondos recaudados?¿Se depositan diariamente los valores como se recauden los ingresos a caja?¿Se realizan arqueos sorpresivos a los fondos recaudados?¿Existen medidas correctivas cuando se presentan inconsistencia?¿Se deja constancia de los arqueos realizados?¿El encargado del custodio del dinero tiene manual de funciones?¿Cumple el encargado del custodio con sus funciones?¿Están debidamente registrados los recaudos de un libro auxiliar?¿Se encuentran con pólizas de manejo de cajero?¿Se tienen pólizas de manejo al tesorero?¿Están autorizadas por la Juntas General de Accionistas todas las cuentas bancarias, así como las combinaciones de las firmas que se requieren?

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¿Liste a continuación las personas autorizadas para firma de cheques, así como las combinaciones de las firmas que se requieren?


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¿Se ha responsabilizado a una sola persona el manejo de las cuentas con cheques, detallando claramente los nombres de los responsables?¿Están registradas en libros todas las cuentas bancarias que existen a nombre de la empresa?¿Se registran en todos los casos las transacciones de caja, en la fecha en que se recibe el efectivo o se emitan los cheques?¿Se endosan o cruzan los cheques al momento de ser recibidos para evitar que se cobren en efectivo?¿Se listan los cheques y otros valores recibidos por correspondencia por una persona diferente al cajero antes de entregárselos a este?¿Están pre-numerados todos os cheques?¿Se controlan todos los talonarios o formas de cheques que no están en uso, en forma tal que se impida su utilización indebida?¿Se expiden cheques de reembolso a favor de la persona encargada de la caja menor?¿Está prohibida la firma de cheques en blanco?¿Se mutilan los cheques anulados o se guardan para controlar que la secuencia numérica este completa?¿Se hacen los pagos únicamente contra comprantes aprobados?¿Se depositan las cobranzas intactas y diariamente?¿Se preparan y archivan duplicados de las fichas de depósito sellados por el banco?¿Se sellan los cheques en el momento en que se recibe con un endoso similar a este para abono en cuenta del beneficiario?¿Se entregan a una empleado distinto al

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que efectúa los depósitos de cheques, giros, etc. Devueltos y depositados por el banco por falta de cobro?¿Se concilian las cuentas bancarias en forma regular?¿Revisa las conciliaciones un funcionario responsable?

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¿Están registradas a nombre de la entidad las cuentas de cheques que se manejan en ellas?¿Las firmas giradoras están debidamente autorizadas?¿Son estudiados los servicios prestados por cada uno de los bancos, antes de la apertura de una cuenta corriente?¿Las cuentas corrientes tienen destinación específica, según la naturaleza del gasto?¿Es verificado el número de cheques, al momento de ser entregados cada uno de las chequeras por parte del banco?¿Son guardados en caja de seguridad las chequeras en blanco?¿Se encuentran debidamente protegidos los cheques girados y no cobrados?¿Se encuentran debidamente custodiados los diversos sellos restrictivos?¿Se mantienen permanentemente actualizados en el banco y en las oficinas de la entidad el registro y autorización para expedir cheques?¿El giro de cheques lleva registro en los libros auxiliares de bancos?¿Se realiza verificación de cifras y números antes de su firma?¿Se expiden cheques con firmas mancomunadas?¿Se realiza confirmación telefónica por parte del banco para pagos superiores a S/ 1000.00?¿Existen horarios y días especiales para las entrega de cheques?¿Se utiliza sello protector de cheques?¿Existe alguna clase de política que contemple la posibilidad de cancelar en un tiempo determinado aquellos cheques en tránsito que no hayan sido cobrados?

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¿Se concilian periódicamente las cuentas corrientes bancarias, por personal independiente a contabilidad y tesorería?¿Se realiza un seguimiento de las diferencias detectadas en la conciliación?¿Se exige doble firma para disponer de fondos¿Se autoriza suficientemente la apertura de nuevas cuentas corrientes?

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Nº PREGUNTAS RESPUESTAS COMENT

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¿Se efectúa un control suficiente de las firmas autorizadas? ¿Se revisa al cierre las diferencias de conciliación con incidencia en contabilidad y se informa a la misma?¿Se controlan las cuentas inactivas?¿Se realizan conciliaciones de manera periódica?¿Se descuentan oportunamente las notas de debito?¿Son archivadas en orden secuencial las conciliaciones?¿El funcionario que realiza el pago y el que concilia es diferente?¿Se realizan los ajustes necesarios luego de elaborar las conciliaciones?¿Se elaboran informes y programas de flujo de efectivo para prever tanto la inversión de excedentes, como la obtención de créditos para cubrir necesidades?¿Se lleva un registro detallado del control de los desembolsos?¿El cajero toma vacaciones con regularidad?

Huacho, 15 de Enero del 2011

SANCHEZ RAMOS ELIOT

Contador Público Colegiado Certificado

Mat: 78132

Contador General

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PAPEL DE TRABAJO Nº 01

MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES DEL DEPARTAMENTO DE

TESORERIA Y CAJA

Con relación al Manual de Organización y Funciones de Departamento de Tesorería y Caja el día 21 de Enero del 2011, a horas 9:00 am, me constituí a los ambientes del departamento de tesorería y caja de la empresa corporación “SAN NICOLAS” S.A.C, contando con la presencia de la Lic. Danitza Ochoa Morales, jefe del Departamento de tesorería y caja, de dicha empresa; procedí a solicitarle el Manual de Organización y Funciones del departamento a auditar.

Posteriormente la Lic. Danitza Ochoa Morales, me entrego el Manual solicitado de la empresa corporación “San Nicolás” S.A.C., al revisar dicho Manual observe lo siguiente:

La empresa corporación “San Nicolás” S.A.C, cuenta con un manual de organización y de funciones desactualizado y poco útil.

En dicho manual no especifica claramente las funciones del personal que labora en el departamento de tesorería y caja.

El Manual de Organización y Funciones fue creado el año 2002 y no hay actualización alguna hasta la fecha.

El tiempo empleado en dicho papel de trabajo es de 4 horas.

Barranca, 21 de Enero del 2011

LIC. MENDOZA BRONCANO, LUISMATRICULA Nº 30205

AUDITOR LEGAL


CAJA CHICA

Continuando con la aplicación del programa de auditoría, efectuaremos el procedimiento correspondiente a caja chica. Con fecha 23 de Enero del 2011, a horas 8:00 a.m. Me constituí a los ambientes de la empresa corporación “SAN NICOLAS” S.A.C. Nos acercamos a la oficina del Gerente General de la empresa, la cual le solicite que me proporcionara los documentos que respaldan los ingresos y egresos de caja, siéndonos proporcionados.

Acto seguido nos presentamos ante el Gerente general, quien nos presentó al cajero el Sr. Bernales Antenor Julio, procediendo a efectuar las actividades señaladas en el programa de auditoría, de las cuales obtuvimos las siguientes observaciones:

En presencia del Sr. Bernales Antenor Julio, se practicó el arqueo de caja, la cual se obtuvo un sobrante de 575,440.00 nuevos soles.

Durante la verificación se observó que la empresa cuenta con una caja fuerte, en la cual se guardan los ingresos del día y documentos importantes como: escritura pública de constitución, estatuto de la empresa y otros. La cual solo tiene acceso a dicha caja el Gerente General de la empresa.

Procediendo con verificación observamos que la empresa cuenta con fondo fijo, el responsable de la custodia de dicho fondo es el cajero Sr. Bernales Antenor Julio, le pedimos al cajero que nos proporcionara todos los documentos sustentarios de los gastos incurridos del mes, entregándonos el cajero un archivador, donde observamos que se encuentran detallado todos los gasto incurridos con su debido comprobante y sin síntomas de alteración alguna, así como también pudimos observar, que cuando no contaba con comprobantes, existen declaraciones juradas que sustentar dicho gasto y la cancelación está a cargo del cajero. El cheque para cubrir el fondo fijo nos percatamos que sale a nombre del cajero el Sr. Bernales Antenor Julio.

La empresa cuenta con varias cuentas corrientes, lo cual observamos que cada una de ellas tiene destinación específica, las cuentas corrientes que tiene la empresa son las tres siguientes:

- CUENTA CORRIENTE: Banco de crédito.- CUENTA CORRIENTE: Banco de la nación.- CUENTA CORRIENTE: Banco continental.

Así la cuenta corriente del banco de crédito se utiliza para el pago de las mercaderías (giro principal de la empresa), la cuenta corriente del Banco de la Nación se utiliza para el pago de tesoreros y la cuenta corriente del Banco Continental se utiliza para el pago del

personal. Dichas cuentas corrientes han sido autorizados previamente por la junta general de accionistas de acuerdo al acta observada, también se verifica que

realizan registros de los montos depositados en la cuenta corriente en el libro de los Bancos de la empresa, efectuando conciliaciones bancarias mensualmente por el contador general de la empresa, según las constancias de conciliación, así como también existe constancias de arqueos realizados a la empresa.

Con relación a los ingresos, estos provienen de las ventas de las mercaderías, en la cual se expide comprobantes de caja al momento de recepción del dinero como son: las boletas y las facturas de acuerdo a lo que solicita el cliente, los ingresos de la empresa se encuentran ordenados de acuerdo al mes y registrados oportunamente en el libro de cuentas.

Referente a los ingresos de caja, se llevan un registro por mes a todas las erogaciones efectuados en efectivo o en cheques, cada modo de pagos están separados, también observamos cuando se reciben las mercaderías se pagan en efectivo y se paga en cheques cuando las mercaderías superan los 3,500 nuevos soles para cumpliendo así con la ley de bancarización.

En cuanto a los cheques, los responsables de las firmas es el contador general. Los cheques son documentos que están debidamente protegidos en la caja fuerte que posee la empresa. La emisión de los cheques se realiza los días jueves, el encargado para entregar los cheques es el contador General.

La actividad se dio por concluido en el transcurso de 3 horas.

Barranca, 23 de Enero del 2011

MORENO DÍAZ, JOSÉ A.MATRICULA Nº 55706

AUDITOR ECONOMICO

AUDITORES INDEPENDIENTESDireccion: Av.Alfonso Ugarte # 624

Telefono 2856983 Fax 2856478

CAJA BANCOS31/09/2015

DESCRIPCIÓN REF P/TSALDO

CONCILIADO AL 2005-02-31

AJUSTES Y RECLASIFICACIÓN

SALDO SEGÚN

AUDITORÍA AL 2005-12-

31DEBE HABERCAJA A-1 3,500.00 3,500.00FONDOS FIJOS A-2 8,500.00 8,500.00BANCOS CTAS CTES A-3 12,500.00 12,500.00

24,500.00 - - 24,500.00

Revisado por: Fecha:Aprobado por: Fecha:Archivado por: Fecha:

R.P.J

MODELO DE ARQUEO DE CAJA

Siendo las ……....horas del día ………. se realiza el Arqueo del Fondo para Pagos en Efectivo / Caja Chica del Instituto Geofísico del Perú, en cumplimiento de lo señalado en la Norma General de Sistema de Tesorería Nº 08 de las Normas Generales de los Sistema Administrativos aprobados con Resolución Directorial Nº 026-80-EF/77.15 del 06.05.80, con intervención del Sr.(a)

……………………..Encargado del Fondo para Pagos en Efectivo/ Caja Chica; Sr.(a) …………………….. de la Dirección de Contabilidad, efectuándose el recuento de los fondos en poder del cajero, de acuerdo al detalle siguiente:

1. DINERO EN EFECTIVO

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BILLETES DE S/.

BILLETES DE S/.

BILLETES DE S/.

SUB-TOTAL S/.

MONEDAS

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MONEDAS DE S/.

MONEDAS DE S/.

MONEDAS DE S/.

MONEDAS DE S/.

SUB-TOTAL S/.

TOTAL S/.

2. VALES PROVISIONALES

TOTAL S/.

3. COMPROBANTES DE PAGO

TOTAL S/.

TOTAL S/.

Saldo /Libro de caja

OBSERVACIONES

RESUMEN

Total Asignado ……………………………

Total Rendido ……………………………

Saldo a favor/contra …………………………….

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Responsable de Fondo/Caja Responsable del Arqueo

Lima, ______ de ___________________ de _______.


PAGO AL CONTADO O AL CREDITO

Con relación al papel de trabajo nº 16 efectuamos la elaboración con la indagación correspondiente, para la cual nos atendió el Sr tesorero de la Empresa Corporación “SAN NICOLAS” SAC, y le solicitamos información y permiso para la auditoria.

Al ingresar luego a dicha oficina, nos dio la documentos correspondiente, luego pasamos a verificar todos los pagos que realizaba el sr tesorero obviamente con la debida autorización del gerente administrativo, como decía revisamos las facturas, notas de crédito, de débito, etc. Las cuales tienen ciertos parámetros establecidos por política interna de la empresa, como son los plazos establecidos que estaban entre el rango de 30, 60 y 90 días.

Vi que los que tenían plazos a 30 días son los pagos menores a S/. 5000, quiere decir que no sobrepasen este monto, ya que así se establece como límite.

También seguí revisando y me di cuenta que lo pagos a 60 días son los mayores de S/. 5000 pero menores de 15000, ya que así establece la empresa.

Y por último seguían los pagos a 90 días que incluyen los montos mayores a partir de S/.15000 hasta mayores, pero como estas cantidades son altas entonces son divididos en letras y pagados, vía transferencias, depósitos en cuenta porque como son mayores los montos se bancarizan.

También existen los proveedores que se les paga al momento que se crea la obligación.

Luego de revisar esa información y cuentas y todo lo concerniente, me quedo claro que todo esta estipulado por política de la empresa.

Este papel de trabajo a sido elaborado en 3 horas.

Barranca, 01 de Febrero del 2011

RUIZ PALACIOS, JUANDIGITADOR

R.P.J


RESPONSABILIDAD DEL TESORERO

Con relación al papel de trabajo nº 16 efectuamos la elaboración con la indagación correspondiente.

Al llegar a la empresa me encontré con el asistente en contabilidad y le pregunte si el sr tesorero pues realizaba sus funciones y responsabilidades al pie de la letra, ella me contesto que si era un persona muy responsable, me despedí de ella y para cerciorarme de lo dicho, fue en busca del señor gerente administrativo me recibió muy atento y efectivamente el gerente me dijo que el tesorero era una persona muy responsable, eficaz y eficiente, me dijo que le habían asignado responsabilidades como la administración financiera , la ejecución de ingresos, del gasto y demás implicancias , me dijo que el tesorero estaba cumpliendo con ellas funciones y responsabilidades.

Me dirigí directamente con el sr tesorero y le pregunte cual eran sus responsabilidades y me contesto que desacuerdo al sistema nacional de tesorería Ley Nº 28693, y también de acuerdo a las funciones que le han encomendado los dueños de la empresa los cuales son:

Conducir la ejecución de operaciones orientadas a la gestión de los fondos que administran.

Responsable directo de ingresos y egresos.

Centralizar y administrar el manejo de todos los fondos percibidos.

Entonces inmediatamente me di cuenta que el Sr. tesorero sabia de su trabajo de sus funciones y responsabilidades.

Me despedí de el y del gerente le di las gracias por sus atenciones y que me dio mucho gusto conocerlos y que pronto los estaría visitando.

Esta auditoria fue realizada en 5 horas.

Barranca, 02 de Febrero del 2011

RUIZ PALACIOS, JUANDIGITADOR

M.B.L

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